Digitalisasi warkah

TUGAS MATA KULIAH : MANAJEMEN MANA JEMEN PROYEK PROYEK SEKTOR SEKTOR PUBLIK

PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH MELALUI KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN

Oleh :

SAEFUL ZAFAR P.056081661.42

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL DAFTAR ISI BAB. BAB. I

BAB. BAB. II II

PEND PENDAH AHUL ULUA UAN N .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. . .. . . .. .. . .. . A. A. Pe Peng nger erti tian an War Warka kah h Penda Pendaft ftar aran an Tan Tanah ah.. . . . . . . . . . . . . . . B. Kondi Kondisi si Penge Pengelol lolaa aan n Warka Warkah h Penda Pendafta ftaran ran Tana Tanah. h. .. .. . . . . . . C. Pe Peng ngad admi mini nist stra rasi sian an War Warka kah h . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . D. Pe Peny nyed edia iaan an Inf Infor orma masi si War Warka kah. h. . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . E. Sistem Sistem Informasi Informasi dan Pengamanan Pengamanan Warkah Warkah Pendaftaran Pendaftaran Tanah . .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ..

1 1 2 3 3 4

ASPEK ASPE K TEKN TEKNIS IS DAN DAN TEKN TEKNOL OLOG OGIS IS . .. . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A. A. Tekn Teknik ik Dig Digit ital alis isas asi. i. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 6 B. Pe Peml mlih ihan an Teh Tehno nolo logi gi . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

BAB. BAB. III III ESTI ESTIMA MASI SI BIA BIAYA YA . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . A.. A.. Est Estim imas asii Biaya Biaya Peng Pengada adaan an Aset Aset Teta Tetap. p. . . . . . . . . . . . . . . B. Biay Biaya a Oper Operas asio iona nal. l. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Pe Pemb mbia iaya yaan an Ang Angga gara ran. n. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10 10 11 12

BAB. BAB. IV

DAMPAK DAMPAK SOSI SOSIAL AL EKONO EKONOMI MI YANG YANG DIHAR DIHARAPK APKAN. AN. . . . . . . . . . . A. Pening Peningkat katan an Pelaya Pelayanan nan Kepad Kepada a Masyara Masyarakat kat.. . . . . . . . . . . . B. Pe Peni ning ngk kata atan Pen Pend dap apa atan tan . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . C. Pe Peni ning ngka kata tan n Kuali Kualita tass Pegaw Pegawai ai . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .

13 13 13 14

BAB. BAB. V

PERA PERANA NAN N KEL KELEM EMBA BAGA GAA AN . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A. A. Kant Kantor or Pe Pert rtan anah ahan an . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Kant Kantor or Wil Wilay ayah ah BPN BPN Pro Propi pins nsii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Ba Bada dan n Perta Pertana naha han n Nasi Nasion onal al . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

16 16 17 17

BAB. BAB. VI VI

KESI KESIMP MPUL ULAN AN DAN DAN REKO REKOME MEND NDAS ASII . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 19 a. Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . 19 b. Reko ekomen end dasi. si. . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

LAMPIRAN

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen

B AB I PEND AHULU AN

A

PENGER TI AN AN W AR AR K K AH A H PEND AF AFT AR AR AN AN T AN AN AH AH

Istilah “warkah pendaftaran tanah” atau biasa disebut hanya “warkah” di lingkungan Badan Pertanahan Nasional merupakan kumpulan berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan suatu sertipikat tanah. Didalam warkah tersebut biasanya berisi berbagai berkas baik yang harus dipersyaratkan asli atau berupa fotocopi (salinan) yang secara umum terdiri dari : -

Fotocopi identitas

-

Bukti perolehan (akta-akta PPAT, Keterangan Waris, Letter C, dll)

-

Berkas-berkas pendukung lainnya yang berasal dari formulir yang dipersyaratkan (permohonan, pernyataan-pernyataan, berita acara, dll)

-

Lampiran-lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, bukti setor pajak, IMB, dll). Warkah pendaftaran tanah merupakan jenis dokumen yang

memiliki umur tidak terbatas dalam artinya bisa disebut juga sebagai “arsip hidup” sepanjang tanah yang disertipikatkan itu masih ada maka warkah itu masih tetap berlaku. Hal ini dikarenakan jika suatu saat muncul permasalahan yang ada kaitannya dengan bidang tanah yang sudah disertipikatkan tersebut maka warkah memegang peranan penting dalam menentukan siapa yang benar dari pihak yang bermasalah tersebut. Karena dari warkah yang ada akan diketahui apakah dalam proses pengajuan sertipikat tersebut prosesnya sudah sesuai dengan aturan yang ada atau tidak, dilihat dari prosedur maupun kebenaran dari data-data yang diberikan.


Halaman 1

Melihat sangat pentingnya fungsi dari warkah ini maka, sudah seharusnyalah dalam penyimpanan maupun pengelolaannya mendapatkan perhatian yang lebih serius dibandingkan yang telah ada selama ini.

B.

K ONDISI PENGELOL A AN W AR K K A H PEND AFT AR AN T AN AH

Warkah sebagai dokumen yang termasuk dalam paper based atau berupa kertas jelas sangat mudah rusak jika tidak ditangani dengan baik dan benar, kerusakan itu bisa dikarenakan rayap, terkena air, robek, terbakar dan banyak sebab-sebab lainnya. Meski penanganan warkah memerlukan perhatian yang khusus namun pada kenyataannya hampir di seluruh kantor wilayah maupun kantor

pertanahan,

pengelolaan

warkah

masih

ditangani

dengan

seadanya, baik dalam hal sumber daya manusia, proses penangananya maupun meliputi sarana gedung atau bangunan yang dibutuhkan untuk penyimpanan warkah tersebut. Hal ini dikarenakan keterbatasan anggaran yang disediakan dalam kegiatan pemeliharaan warkah, bahkan didalam renstra BPN RI tahun 2007-2009 disebutkan bahwa baru 10 % Kantor Pertanahan yang memiliki ruang penyimpanan arsip (gedung arsip) yang layak dan memenuhi standar. Melihat hal itu untuk mengharapkan dibangunnya gedung arsip yang layak untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan tentunya membutuhkan biaya investasi yang sangat besar sehingga tidak bisa terlaksana dalam waktu yang singkat, padahal jumlah warkah tiap tahun selalu mengalami pertambahan. Apalagi dalam strategi yang diterapkan oleh Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia yang dituangkan dalam Renstra 2007-2009 penguatan daya dukung sarana dan prasarana serta infrastruktur pertanahan melalui

program

peningkatan

sarana,

prasarana

serta

infrastruktur hanya berada pada urutan ke enam dari delapan strategi yang ada.


Halaman 2

C.

PENG AD ADMINISTR AS ASI W AR AR K K AH A H

Dengan perkembangan jumlah warkah yang ada semakin tahun semakin meningkat maka adanya sistim administrasi yang baik sangat dibutuhkan sehingga dapat memberikan kemudahan pada saat warkah itu dibutuhkan untuk keperluan tertentu. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengadministrasian yang baik untuk warkah antara lain : -

Mengikuti standarisasi pengarsipan yang ada.

-

Menentukan

petugas

khusus

yang

bertanggung

jawab

dalam

pengelolaan warkah. -

Petugas yang ditunjuk harus dibekali dengan ketrampilan dasar sebagai seorang arsiparis sehingga bisa melakukan pengadministrasian dengan baik dan benar

-

D.

Memberikan identitas (kodefikasi) yang lebih sederhana dan konsisten

PEN Y EDI A A N INFOR M AS A AN ASI W AR AR K K AH A H

Warkah sebagai dokumen yang memuat berbagai informasi tentang proses penerbitan suatu sertipikat, sangat dibutuhkan bagi para pihak yang sedang bermasalah terhadap bidang tanah tersebut. Biasa para pihak tersebut akan meminta untuk melihat warkah yang ada di Kantor Pertanahan. Penyediaan informasi warkah merupakan salah satu jenis kegiatan yang dikenakan biaya PNBP (Penerapan Negara Bukan Pajak) sesuai dengan Peraturan Pemerintah no. 46 tahun 2004 sehingga pelayanan yang diberikan bagi masyarakat yang membutuhkan harus mengacu pula pada SOPP Badan Pertanahan Nasional. Untuk bisa mendapatkan informasi dari warkah yang ada selain oleh pengadilan, maka masyarakat harus mengajukan ijin kepada Kantor Wilayah BPN setempat dimana Kantor Pertanahan berkedudukan yang tentunya harus memenuhi berbagai persyaratan yang ada.


Halaman 3

Setelah ijin diperoleh maka Kantor Pertanahan akan menyiapkan warkah yang dimaksud setelah pemohon membayar biaya PNBP yang telah ditentukan. Namun dihampir seluruh Kantor Pertanahan yang ada permintaan itu baru bisa dipenuhi setelah 1-2 hari dikarenakan untuk melakukan pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama. Hal ini karena dalam penyediaan informasinya masih dilakukan secara manual yaitu petugas mencari warkah yang diminta sesuai dengan kode D.I. 208 dan tahun penerbitan yang tercantum dalam sertipikat tanah tersebut. Sehingga bisa dibayangkan berapa waktu yang diperlukan untuk mencari warkah tersebut dari banyaknya jumlah warkah yang ada, apalagi jika ditambah kondisi ruang arsip yang tidak memenuhi syarat sehingga mempersulit petugas dalam mencari warkah yang dibutuhkan.

E.

SISTEM INFORMASI DAN PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH

Melihat penyediaan informasi warkah yang ada dilaksanakan di Kantor Pertanahan yang cenderung memakan waktu cukup lama, hal ini dikarenakan dalam pelayanan informasi warkah masih berbasis manual. Untuk itu perlu kiranya dipertimbangkan untuk mulai membuat suatu sistem informasi warkah pendaftaran tanah yang berbasis pada komputerisasi sehingga akan lebih meningkatkan pelayanan informasi warkah kepada masyarakat yang membutuhkan. Adapun agar bisa membangun suatu sistem informasi warkah maka harus ada proses digitalisasi warkah yang ada sehingga merubah dari yang semua paper based menjadi digital atau elektonik based . Untuk selanjutnya dijadikan sebagai suatu database yang menunjang sistem informasi warkah yang akan dibangun. Dengan adanya warkah dengan format digital based selain bisa menunjang

sistem

informasi

warkah,

juga

bisa

menjadi

sarana

pengamanan dari warkah tersebut yaitu dengan adanya backup atau


Halaman 4

cadangan jika karena suatu hal warkah dengan paper based yang ada menjadi rusak atau bahkan musnah sama sekali. Adapun pendapat yang selama ini menjadi pegangan bahwa formal yang diakui oleh Pengadilan adalah dokumen yang berupa paper based tidak sepenuhnya dapat diterima. Karena dengan disahkannya Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik didalam pasal 5 ayat 1 yang berbunyi “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah” . Sehingga dokumen yang berbentuk digital atau elektronik sudah bisa diakui juga sebagai alat bukti yang sah. Meskipun untuk melaksanakan ketentuan tersebut masih harus menunggu peraturan pelaksanaan yang mungkin akan lebih rinci bagaimana bentuk dan format dokumen elektronik yang bisa dijadikan sebagai alat bukti yang sah, namun tidak ada salahnya kegiatan digitalisasi warkah itu mulai dilakukan paling tidak dapat digunakan sebagai backup atau cadangan jika adanya force majeur seperti yang terjadi pada Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur yang karena musibah kebakaran telah memusnahkan semua dokumen pertanahan yang ada termasuk warkahnya tanpa ada backup atau cadangan dari dokumen-dokumen tersebut.


Halaman 5

B AB II ASPEK TEK NIS D AN TEK NOLOGIS

A. TEKNIK DIGITALISASI

Digitalisasi warkah ini adalah dengan teknik scanning dokumen warkah yang ada dengan menggunakan perangkat keras (hardware) berupa Scanner untuk ukuran dokumen A3 dan Komputer Desktop Pentium IV sebanyak masing-masing 2 (dua) unit, dimana kedua komputer tersebut dilakukan sambungan LAN model PC-to-PC dengan salah satu komputer digunakan sebagai tempat penyimpanan data hasil digitalisasi tersebut. Setelah dilakukan scanning maka dilakukan penggabungan file-file tersebut sesuai dengan bendel warkah tersebut yang mengacu pada nomor D.I. 208 yang sudah ada untuk selanjutnya disimpan menjadi satu file dengan memberi nama sesuai dengan nomor D.I. 208 ditambah tahun penerbitan sertipikat. Dalam pengelolaan warkah yang paper based biasanya warkah yang ada dilakukan penjilidan dengan jumlah antara 30 sampai dengan 50 set berkas tiap jilidnya. Sehingga untuk memudahkan dalam pengadministrasian maka file hasil digitalisasi tadi digabungkan menjadi satu sesuai bendel jilidan yang ada dengan menggunakan software compress data. Data hasil compress yang berisi file hasil digitalisasi dari satu bendel jilidan warkah tersebut kemudian disimpan sesuai dengan jenis hak atas tanah yang diberikan apakah itu hak milik, hak guna bangunan, hak milik, dll. Adapun untuk backup atau cadangan data digunakan hardisk eksternal sebagi media penyimpanannya yang pada setiap akhir tahun Kantor Wilayah Badan Pertanahan setempat diberikan satu set lengkap hasil copy dari proses digitalisasi yang telah dilaksanakan. Adapun secara sederhana alur dari teknik kegiatan digitalisasi diatas dapat dilihat pada gambar berikut ini :


Halaman

6

WARKAH Terdiri 5-20 lembar

Scanner

PC-Desktop a. Pengolahan b. Penyimpanan c. Penyajian SI

Orang/Badan Hukum Pengguna Informasi Hardisk Eksternal Backup Data

Kantah

Kanwil

Gambar 1 : Alur proses kegiatan digitalisasi warkah

B. PEMILIHAN TEHNOLOGI

Dalam kegiatan digitalisasi warkah ini pemilihan tehnologi secara umum didasarkan pada jenis instrumen yang digunakan yaitu : 1) Hardware (Perangkat Keras), yang digunakan yaitu : a. Scanner , dalam kegiatan ini digunakan scanner tipe flatbed dengan ukuran A3 dimana yang menjadi pertimbangan yaitu bahwa warkah yang ada sebagian ada yang berupa kertas berukuran A3 sehingga bisa dilakukan scanning dengan mudah, adapun contoh merk scanner ukuran A3 yang ada dipasaran misalnya “Microtek Scanmaker 9700 XL ” seperti gambar dibawah ini

Gambar 2 :

Microtek Scanmaker 9700 XL (sumber : www.fastncheap.com)


Halaman

7

b. Desktop PC , spesifikasi dari desktop PC yang dibutuhkan haruslah memiliki kapasitas penyimpanan yang besar dan dilengkapi dengan Network

Interface

Conection

(NIC)

sebagai

sarana

untuk

menghubungan kedua komputer tersebut untuk membuat jaringan PC to PC, adapun spesifikasi lain sesuai dengan standar komputer Pentium IV Dual Core yang ada, sebagai contoh yang ada dipasaran yaitu : “ LENOVO ThinkCentre M58e RN9 “ dengan spesifikasi seperti pada gambar dibawah ini : Platform

Corporate Desktop PC

Processor

Intel® Pentium® Dual-Core Processor E5200 (2.5 GHz, FSB 800, Cache 2MB)

Chipset

Intel® G41 Express Chipset

Standard Memory

1 GB DDR-2 SDRAM PC-6400

Video Type

Intel® Graphic Media Accelerator 4500 DVMT 224 MB (shared)

Hard Drive Type

320 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 8 MB

Optical Drive Type

DVD±RW

Networking

Integrated 10/100/1000 LAN

Network Speed

10 / 100 / 1000 Mbps

Interface Provided

6x USB 2.0, VGA, Serial, Parallel, LAN, Keyboard, Mouse, Audio

O/S Provided

Microsoft* Windows Vista Business

Power Supply Type Lenovo fixed 250w

Gambar 3 :

LENOVO ThinkCentre M58e RN9 (sumber : www.bhineka.com)

c. Hardisk Eksternal , untuk media penyimpan tentunya dibutuhkan kapasitas yang cukup besar dan kecepatan dan pembacaan datanya paling tidak 5400 rpm, mengingat besarnya data yang akan disimpan atau dibaca, sebagai salah satu contoh yaitu merek “Seagate” dengan kapasitas 250 GB seperti gambar berikut :


Halaman

8

Gambar 4 :

Hardisk eksternal Seagate 250 GB , 5400RPM, USB 2.0, 8MB Cache, 2.5" (sumber: www.bhineka.com)

d. Printer Inkjet, digunakan sebagai alat untuk menghasilkan salinan dari soft copy menjadi hard copy, dimana dibutuhkan jenis printer yang bisa mencetak dokumen sampai dengan ukuran A3, adapun jenis printer ini di pasaran cukup banyak tersedia seperti misalnya untuk merk Canon tipe yang populer adala Pixma IX-4000 atau IX-5000

Gambar 5 :

Printer Inkjet Pixma IX-5000 (sumber : www.fastncheap.com)

2) Software (perangkat lunak), yang digunakan adalah : a. Microsoft Window Vista , sebagai Operating Sistem (OS) yang digunakan dalam komputer desktop tersebut. b. Microsoft Office 2007 , sebagai program pengolahan file hasil scanning yaitu “microsoft office document scanning ” yang berguna untuk menggabungkan tiap-tiap lembaran hasil scanning menjadi satu dokumen. c. PDF Conventer , program yang digunakan untuk mengubah file hasil scanning dari format “ jpg ” menjadi format “pdf ” yang lebih familiar dan memerlukan ruang penyimpanan (byte) dalam hardisk yang lebih kecil. d. Winzip , program compressor yang berfungi untuk mengabungkan berbagai set warkah hasil scanning sesuai dengan bendel warkah yang telah ada untuk digabungkan menjadi satu menjadi file “zip ”. e. Acrobat reader 9 , program yang digunakan untuk membaca file dengan ekstensi “pdf ”


Halaman

9

B AB III. ESTIM ASI BI A Y A

A. ESTIMASI BIAYA PENGADAAN ASET TETAP

Dari aspek teknis yang telah dikaji, Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen memerlukan pembangunan “Sistem

Informasi

Warkah”

Komponen-komponen

utama

dalam

pembangunan “Sistem Informasi Warkah” terdiri dari : 1. Pengadaan Scanner 2. Pengadaan Desktop PC 3. Pengadaan Printer 4. Pembuatan Jaringan PC to PC 5. Pengadaan Software Biaya pengadaan untuk pengadaan berbagai hardware dan software untuk standarnya di asumsikan untuk sistem informasi warkah ini secara umum menggunakan 2 (dua) komputer, adapun jika memang ada Kantor Pertanahan tertentu yang merasa jumlah tersebut kurang memadai maka bisa dilakukan penambahan sesuai kebutuhan. Tabel 1. Perkiraan biaya pembuatan “sistem informasi warkah” jumlah komputer 2 (dua) unit dengan jaringan PC to PC

Pengadaan Scanner

2

HARGA BAHAN (Rp) 5.000.000

II III IV

Pengadaan Desktop PC Pengadaan Printer Pembuatan Jaringan PC to PC

2 1 2

V

Pengadaan Software Microsoft Office 2007

No

JENIS PEKERJAAN

I

VI

Pengadaan Sofware Window Vista Bussines VII Pengadaan Software Pdf Conventer VI

VII

Pengadaan Sotfware Winzip Pengadaan Software Acrobat Reader 9 SUB TOTAL

VOL

HARGA UPAH (Rp)

SUB TOTAL (Rp

Ket

--

10.000.000

7.000.000 4.000.000 50.000

--100.000

14.000.000 4.000.000 300.000

2

2.000.000

--

4.000.000

2

--

--

--

2 2 2

----

--

--

5.000

5.000

5.000 PPN 15% TOTAL


Bundling dg Desktop PC Bundling dg Scanner

5.000 32.310.000 4.846.500 37.156.500

Halaman

Freeware Freeware

10

B.

BIAYA OPERASIONAL

Setelah proses pembuatan “Sistem Informasi Warkah”

beserta

kelengkapannya selesai maka dapat segera digunakan atau dioperasikan. Oleh

karena itu pada tahapan ini diperlukan biaya operasional.

Biaya

operasional adalah pengeluaran yang diperlukan agar kegiatan berjalan lancar sehingga menghasilkan output sesuai dengan rencana. Biaya operasional untuk “Sistem Informasi Warkah” meliputi biaya langsung dan biaya tidak langsung. Komponen biaya untuk kedua macam biaya tersebut dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Komponen Biaya Operasional Komponen Biaya A BIAYA LANGSUNG 1. Imbalan Jasa 2. Biaya Pelatihan SDM 3. Alat Tulis Kantor B

BIAYA TAK LANGSUNG 1. Honor Tim Teknis 2. Biaya Perjalanan 3. Biaya Pemeliharaan 4. Administrasi dan Umum 5. Daya Listrik

Besarnya biaya operasional diperhitungkan untuk penggunaan 2 (dua) unit Scanner dan Desktop PC. Dimana untuk volume pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) tahun anggaran atau 12 bulan kalender. Dimana untuk pelatihan SDM dialokasikan untuk 4 (empat) orang yang materi yang diberikan diantaranya meliputi tehnis scanning dokumen sampai dengan pengolahan file hasil scanning menjadi keluaran yang siap digunakan untuk menunjang “Sistem Informasi Warkah”, serta ditambah pengetahuan dasar tentang tata cara pengarsipan yang baik dan benar.


Halaman

11

C.

PEMBIAYAAN ANGGARAN

Dalam kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui kegiatan digitalisasi dokumen ini dilaksanakan dalam waktu satu tahun anggaran, dimana anggaran ini dialokasikan dalam DIPA Badan Pertanahan Nasional dalam Kegiatan Program Tata Laksana Pertanahan, Sub Kegiatan Penyelenggaraan Perpustakaan/Kearsipan/Dokumentasi. Dimana dalam anggaran kegiatan tersebut terbagi menjadi berbagai jenis belanja yaitu : -

Belanja Honorarium

-

Belanja Barang Operasional

-

Belanja Modal dan

-

Belanja Perjalanan Keluaran yang ditargetkan pada kegiatan ini adalah sebanyak 10.000 set

warkah dengan waktu pelaksanaan selama 12 bulan atau satu tahun anggaran. Adapun contoh rancangan anggaran dan biaya (RAB) dan jadwal pelaksanaan untuk kegiatan tersebut terlampir pada bagian akhir paper ini. Sedangkan untuk warkah-warkah lain yang belum masuk dalam program ini yang jumlah bervariasi tiap-tiap Kantor Pertanahan pelaksanaannya dilakukan secara bertahan dengan membebankan pembiayaannya pada DIPA Kantor Pertanahan masing-masing untuk tiap tahunnya. Adapun porsi anggaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan ini secara rutin tiap tahunnya diambilkan dari pos pemeliharaan warkah baik dari anggaran yang bersumber dari APBN maupun anggaran yang bersumber dari PNBP.


Halaman

12

B AB I V D AMP AK SOSI AL EK ONOMI Y Y ANG DIH AR APK AN

A.

PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT

Kondisi warkah di hampir semua Kantor Pertanahan yang masih berupa paper based sudah sangat memprihatinkan, apalagi untuk warkah yang sudah berumur lebih dari 5-10 tahun secara alamiah tentu akan mengalami penurunan kualitas sehingga jika tidak dilakukan penangan yang benar maka dikhawatirkan akan mengakibatkan kerusakan yang parah sehingga jika ada permohonan dari masyarakat untuk memperoleh informasi dari warkah sebagai dokumen pendukung dalam proses penerbitan suatu sertipikat menjadi terganggu. Karena begitu banyaknya jumlah warkah yang ada sehingga jika ada masyarakat yang memerlukan informasi mengenai warkah biasanya harus menunggu 2-3 hari, belum lagi jika ternyata dalam satu bendel warkah itu kebetulan ada dua atau lebih warkah yang dibutuhkan oleh beberapa orang pada waktu bersamaan tentunya akan memerlukan waktu yang lebih lama lagi. Hal ini dapat dihindari dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berdasarkan dokumen digital sehingga pelayanan akan bisa diberikan lebih cepat yang pada akhirnya masyarakat yang memerlukan informasi dapt dilayani dengan lebih cepat dan baik. B.

PENINGKATAN PENDAPATAN

Sebagai kita ketahui permintaan informasi warkah merupakan salah satu pelayanan dari Kantor Pertanahan yang dibebani biaya Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2004 sebesar Rp. 25.000,Sedangkan sebagian besar petugas atau SDM yang menangani atau bertanggung jawab mengenai kearsipan adalah berasal dari seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah yang merangkap dengan pekerjaan pelayanan pertanahan lainnya. Sebagai contoh apabila petugas yang menangani kearsipan juga merangkap tugas sebagai petugas yang juga melayani informasi pertanahan lain


Halaman 13

seperti pengecekan sertipikat yang juga dikenakan biaya PNBP sebesar Rp. 25.000,-. Maka jika dibuat perbandingan bahwa dengan untuk 1 (satu) permohonan informasi warkah yang paling cepat bisa diselesaikan dalam satu hari dengan asumsi petugas tersebut benar-benar hanya mengerjakan kegiatan tersebut dengan mengabaikan pekerjaan lainnya berarti dalam sehari petugas tersebut hanya menghasilkan PNBP sebesar Rp. 25.000,-. Sedangkan untuk untuk kegiatan pengecekan jumlah yang bisa dilayani dalam satu hari mencapai sekitar 30 (tiga puluh) permohonan sehingga dengan biaya PNBP setiap permohonan sebesar Rp. 25.000,- berarti pemasukan yang dihasilkan sebesar Rp. 750.000,-. Maka jika ada sebuah permohonan informasi warkah seorang petugas akan kehilangan potensi pekerjaan yang menghasilkan PNBP sebesar : Rp. 750.000 – Rp. 25.000 = 725.000 untuk satu hari kerja. Dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berbasiskan digital maka kehilangan potensi pekerjaan tersebut dapat di minimalisir karena dengan kegiatan tersebut pelayanan yang diberikan akan dapat diselesaikan dalam waktu yang relatif singkat, sehingga tidak mengganggu pekerjaan pelayanan yang lainnya. C.

PENINGKATAN KUALITAS PEGAWAI

Dengan diterapkannya kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui kegiatan digitalisasi dokumen dimana salah satu alokasi anggaran diperuntukkan untuk pelatihan pagawai mengenai pengetahui yang berkaitan dengan tehnis scanning dan penggunaan komputer secara umum. Ini berarti secara langsung diharapkan tingkat penguasaan petugas pengelola arsip terhadap teknologi komputerisasi menjadi bertambang meningkat yang diharapkan akan dapat memberikan pelayanan yang baik bagi kebutuhan masyarakat

yang memerlukan

informasi

warkah

pada khususnya

serta

keseluruhan pelayanan pertanahan pada umumnya Teknologi setiap saat berkembang dan terus akan dikembangkan sejalan dengan pengembangan pemikiran manusia dan kebutuhan yang ada. Teknologi yang diciptakan pada dasarnya adalah untuk memberikan nilai positif dan manfaat yang lebih besar bagi pemakainya.


Halaman 14

Selain itu, bila dirancang dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga hasil

digitalisasi

ini

bisa

diintegrasikan

dengan

program

Land

Office

Computerisation (LOC) maka akan menjadikan program LOC itu menjadi lebih sempurna karena didalamnya akan memuat semua informasi bidang tanah tersebut yang meliputi data yuridis dan data fisik serta ditambah dengan data warkahnya.


Halaman 15

BAB V PERANAN KELEMBAGAAN

A. KANTOR PERTANAHAN

Karena instansi yang mengelola warkah pendaftaran tanah adalah di tingkat Kantor Pertanahan maka peranan yang dipegang menjadi sangat penting dimana proses awal yang menentukan berhasil atau tidaknya kegiatan ini sangat ditentukan oleh kualitas keluaran yang dihasilkan oleh Kantor Pertanahan setempat. Hal ini terkait dengan pelaksanaan scanning itu sendiri yang diharapkan menghasilkan informasi yang jelas dan lengkap, kemudian dalam pengadministrasi file-file harus dilakukan secara cermat sehingga dalam pencarian sebuah file dapat dilakukan dengan lebih mudah. Disamping itu kaitannya dengan penyediaan alokasi anggaran tentunya dibutuhkan juga peran dari Kantor Pertanahan, hal ini dikarenakan anggaran yang disediakan oleh BPN Pusat hanya untuk satu tahun anggaran itupun hanya dialokasikan untuk 10.000 set warkah. Adapun untuk kelanjutan kegiatan ini selanjutnya diharapkan Kantor Pertanahan memberikan alokasi

dana untuk kegiatan,

dan

dikarenakan kewenangan penyusunan petunjuk operasional DIPA sudah menjadi kewenangan masing-masing Kantor Pertanahan, maka diharapkan Kepala Kantor Pertanahan sebagai Kuasa Pengguna Anggaran dalam melakukan penyusunan Petunjuk Operasional mengalokasikan anggaran untuk kegiatan Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen sesuai dengan kemampuan keuangan masing-masing Kantor apakah diambil dari anggaran yang bersumber dari APBN maupun yang berasal dari PNBP. Selain

itu

Kepala Kantor

Pertanahan

juga

bisa

melakukan

pendekatan kepada Bupati atau Walikota setempat untuk mengajukan


Halaman 16

permintaan bantuan anggaran untuk kegiatan ini melalui pos bantuan operasional Pemerintah Daerah yang berasal dari pengembalian porsi pembayaran Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) yang pada sebagian besar wilayah Kabupaten/Kota sudah rutin diberikan tiap tahun kepada Kantor Pertanahan setempat dengan jumlah dan bentuk yang bervariasi.

B. KANTOR WILAYAH BPN PROPINSI

Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Propinsi sebagai instansi yang memiliki tugas sebagai koordinator bagi Kantor-Kantor Pertanahan di wilayah dalam kegiatan ini memiliki tugas untuk menghimpun data-data hasil digitalisasi warkah tersebut dan melakukan penyimpanan data tersebut yang berupa hardisk eksternal untuk dikompilasi menjadi backup data warkah Kantor Pertanahan seluruh propinsi di wilayahnya. Adapun anggaran untuk keperluan pelaksanaan kegiatan tersebut dibebankan seluruhnya dengan anggaran rutin DIPA Kantor Wilayah bersangkutan, karena kegiatan yang dilaksanakan relatif tidak memerlukan biaya ataupun tehnologi yang mahal, sehingga masih bisa dipenuhi dari anggaran rutin yang ada.

C. BADAN PERTANAHAN NASIONAL

Badan Pertanahan Nasional sebagai instans vertikal yang termasuk dalam Lembaga Pemerintahan Non Departemen (LPND) yang membawahi Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan, dalam kegiatan ini memegang peranan

dalam

penyediaan

anggaran

untuk

kegiatan

ini

yang

diperuntukkan bagi keseluruhan Kantor Pertanahan di Indonesia yang berjumlah 350 Kantor Pertanahan. Karena besarnya alokasi anggaran yang dibutuhkan maka kegiatan ini oleh Badan Pertanahan Nasional tidak mungkin dapat menyediaan


Halaman 17

semua anggaran yang dibutuhkan untuk mendigitalisasikan semua warkah yang ada, untuk itu kegiatan ini hanya dialokasikan untuk pelaksanaan dalam satu tahun anggaran dengan target sebanyak 10.000 set warkah dapat tergitalisasikan. Hal ini diharapkan bisa menjadi dasar atau acuan bagi pelaksanaan kegiatan tersebut untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan sehingga cara pengelolaan

atau

pengamaan

warkah

pendaftaran

tanah

memiliki

standarisasi yang jelas. Dimana untuk masa-masa dalam 5 s/d 10 tahun mendatang diharapkan semua warkah yang ada bisa terdigitalisasikan maka ini akan dapat menunjang dalam melaksanakan 11 agenda kerja Badan Pertanahan Nasional yaitu dalam membuat SIMTANAS (Sistem Informasi Manajemen Pertanahan Nasional)


Halaman 18

B AB V V I K ESIMPUL AN D AN R EK OMEND ASI

A.

KESIMPULAN

Melihat kondisi penyimpanan warkah yang ada di hampir keseluruhan Kantor Pertanahan di Indonesia maka kegiatan pengamanan warkah harus lebih diprioritaskan. Digitalisasi warkah merupakan salah satu bentuk pengamanan warkah yang mutlak diperlukan untuk mengatasi kondisi warkah yang sebagian besar sudah mengalami penurunan kualitas baik yang diakibatkan karena usia warkah atau karena sebab-sebab lain. Perlunya pembuatan backup dari warkah-warkah yang ada untuk mengantisipasi jika ada berbagai force majeur yang ada seperti gempa bumi, kebakaran, banjir dan lain-lain. Mendesak diterapkan sistem informasi warkah yang berbasiskan dengan hasil digitalisasi

warkah tersebut

sebagai

salah satu cara

untuk

lebih

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi mengenai warkah. Dengan penerapan sistem informasi warkah akan dapat meminimalisir kehilangan potensi kerja dari petugas yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dari petugas tersebut dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan PNBP yang diterima oleh Kantor Pertanahan setempat. B.

REKOMENDASI

Badan Pertanahan Nasional perlu melakukan Dinas Pertanian uji coba (pilot project ) untuk kegiatan “pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui kegiatan digitalisasi dokumen” untuk beberapa Kantor Pertanahan untuk melihat bagaimana kelebihan dan kekurangan yang ada sehingga dapat digunakan sebagai bahan koreksi jika kegiatan ini diterapkan secara nasional. Bagi tenaga yang dipersiapkan sebagai petugas pengelola warkah akan lebih baik jika sudah memiliki dasar pengetahuan tentang komputerisasi sehingga dapat mempercepat pemahaman terhadap materi pelatihan yang akan diberikan serta akan lebih cepat untuk mengimplementasikannya dalam praktek.


Halaman

19

Digitalisasi warkah

Recommend Documents