DIGITALISASI DOKUMEN

DIGITALISASI DOKUMEN Makalah disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah k uliah Otomatisasi Perkantoran.

disusun oleh

Ani Yulianti

1407226

Irfan Fi Firmansyah

140444

!idi "usti

140141#

$i%nielda

11000#0

DEPARTEMEN DEPARTEMEN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA BANDUNG 2015

KATA PENGANTAR

&egala 'u(i dan syukur ke'ada Allah &)t. yang *erkat 'etun(uk dan hidayah+,yalah digitali alisasi sasi dokumen dokumen disusun makala makalah h ini da'at da'at tersel terselesa esaika ikan. n. -akala -akalah h ini *er(udul *er(udul digit disusun untuk

memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran. -akalah ini *ertu(uan untuk mem*erikan )a)asan dan 'engetahuan yang le*ih luas tentan tentang g *agaima *agaimana na teknis teknis 'elaksa 'elaksanaa naan n digita digitali lisas sasii dokumen dokumen di kantor kantor yang sesung sesungguhn guhnya. ya. &emoga materi ini da'at men(adi *ekal untuk kita se*agai mahasis)a yang nantinya akan ter(un ke dunia ker(a *aik di intansi 'emerintah mau'un s)asta agar da'at mudah menyesuaikan diri dengan *udaya dan teknologi yang digunakan. Penyusunan makalah ini tidak sedikit menemukan ham*atan dan kesulitan namun *erkat dorongan serta doa restu dari *er*agai 'ihak maka 'enulis ingin mengu/a'kan terima kasih ke'ada seluruh 'ihak yang telah mem*antu ,amun dihara'kan semoga makalah ini da'at *ermanfaat *agi semua 'ihak yang memerlukannya. Amin

andung 2 uni 2016

Document Digitization Part II

Penulis

Page 1

Daftar I!

KATA PENGANTAR PENG ANTAR ....................................... ........................................................... ......................................................... ............................................ ....... i Daftar I!..................................... ......................................................... ........................................ ................................................ ......................................... ............. ii BAB 1 PENDA"ULUAN.................................................................................................1 1#1#

Latar B$laka%&...................................... .......................................................... ........................................ ........................................1 ....................1

1#2#

R'('a% Ma Maalah.............................................................................................1

1#)#

T'*'a%....................................... ........................................................... ....................................... .................................................. ............................... 1

BAB II KAJIAN TEORI..................................................................................................3 2#1

D!&!tal tal!a! D+k'($ '($% ..........................................................................................3

2#2

S!kl' D! D!&!tal!a!..................................... ......................................................... ........................................ ...................................... .................. 4

2#)

Pr+$ D! D!&!tal!a! ..............................................................................................7

BAB III PEMBA"ASAN...............................................................................................10 )#1

D!&!tal tal!a! D+k'($ '($% ........................................................................................10

)#2 )#2

Ma%f Ma%faa aat, t,K$ K$'% '%t' t'%& %&a% a% D!&! D!&!ta tal! l!a a! ! D+k'( D+k'($% $%..........................................................12

)#)

A-$k A-$k P$rat' P$rat'ra% ra%,L$ ,L$&a &al!t l!ta a D!&!ta D!&!tal! l!a! a! D+k'($ D+k'($% % .! .! Ka%t+ Ka%t+rr.....................................13

)#/ )#/

El$( El$($% $% P$%t P$%t!% !%& & .ala .ala( ( D!&! D!&!ta tal! l!a a! !......................................................................16

)#5

Proses Pen/i'taan Arsi' 3lektronik ........................................................................17 ........................................................................17

)#

+%t+h +%t+h P$%&a P$%&a-l! -l!ka ka!a% !a% D!&!t D!&!tal! al!a a!! D+k'($ D+k'($% % .! Ba.a% Ba.a% K$-$&a K$-$&aa! a!a% a% Da$rah Da$rah K+ta K+ta Ja(3! Ja(3!

20 DAFTAR PUSTAKA........................................ ........................................................... ....................................... .......................................... ...................... 30


Page 2

BAB 1 PENDA"ULUAN

1#1#

Latar B$ B$laka%&

igitalisasi 5digitizing 5digitizing  meru'akan se*uah terminologi untuk men(elaskan 'roses alih media dari *entuk ter/etak audio mau'un ideo men(adi *entuk digital. igitalisasi dilakukan untuk mem*uat arsi' dokumen *entuk digital untuk fungsi fotoko'i dan untuk mem*uat koleksi 'er'ustakaan digital. igitalisasi memerlukan 'eralatan dalam meru*ah dari dokumen ter/etak men(adi digital yang dise*ut se*agai Digitizer se*agai Digitizer /ontohnya /ontohnya se'erti se'erti kom'uter kom'uter scanner scanner  kamera dan lain+lain. okumen ter/etak da'at dialihkan ke dalam dalam *entuk *entuk digita digitall dengan dengan *antuan *antuan 'rogra 'rogram m 'enduku 'endukung ng scanning scanning dokumen se'erti Ado*e A/ro*at A/ro*at dan Omni'age. Omni'age. okumen suara da'at dialihkan dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah suara se'erti 8ool3dit dan etAudio. okumen ideo da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah ideo. 9u(ua 9u(uan n igi igita tali lisa sasi si tidak tidak lain lain adal adalah ah untu untuk k mend menda'a a'atk tkan an efis efisie iens nsii dan dan o'timalisasi dalam *anyak hal antara lain efisiensi dan o'timalisasi tem'at 'enyim'anan keamanan dari *er*agai *entuk *en/ana untuk meningkatkan resolusi gam*ar dan suara le*ih sta*il. &aat &aat ini ini *e*er *e*era' a'aa *idan *idang g kehi kehidu du'a 'an n seda sedang ng meng mengal alam amii 'ros 'roses es migr migras asii ke teknologi digital dengan tu(uan untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi. Antara lain digitalisasi *idang telekomunikasi *idang 'enyiaran data+data 'emerintah ds*. 1#2#

R'('a% Maalah 1# agaimana 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor: 2# A'a sa(a yang meru'akan hasil digitalisasi dokumen: )# agaimana as'ek 'eraturan kantor dalam mendigitalisasikan dokumen: /# A'a manfaat dari adanya 'rosedur ' rosedur digitalisasi dokumen di kantor


Page 1

1#)#

T'*'a% 1# 2# )# /#

-emahami /ara 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor; -engetahui hasil+hasil digitalisasi dokumen; -emahami as'ek 'eraturan kantor dalam digitalisasi dokumen; -engetahui manfaat dari adanya 'rosedur ' rosedur digitalisasi dokumen di kantor.


Page 2

BAB II KAJIAN TEORI

2#1 D!&!tal! D!&!tal!a! a! D+k'($ D+k'($% %

-enurut 8ho)dury 5. object>. -aksudnya digitalisasi adalah suatu 'roses mengalih *entuk dari fisik suatu *uku manuskri'?naskah kuno dan foto ke dalam *entuk digital. igitalisasi men/aku' 'em*uatan ko'i file digital dari suatu o*(ek yang yang *er*ent *er*entuk uk analog analog 5kolek 5koleksi si asli asli se*elu se*elum m *entuk *entuk digita digital. l. efini efinisi si le*ih le*ih lengka' lengka' diung diungka ka'ka 'kan n &mit &mith h dikut dikuti' i' 5&ar 5&ari i 200 200 yang yang meng mengat ataka akan n digi digita tali lisa sasi si adal adalah ah “the converting of a printed page to digital electronic form through scanning to create an electron electronic ic page image suitable suitable for computer storage, retrieval retrieval and transmissi transmission”. on”. &e/ara garis *esar *erarti *ah)a digitalisasi adalah 'roses konersi *entuk ter/etak ke dalam *entuk elektronik melalui 'emindaian 5s/an untuk men/i'takan halaman elektronik yang sesuai dengan 'enyim'anan temu kem*ali k em*ali dan transmisi /om'uter. "ard(ito 520021 mengatakan *ah)a kele*ihan *entuk digital di*andingkan dengan *entuk media lain adalah *ah)a informasi digital ikut mem*entuk se*agian *esar 'eningkatan *udaya *uda ya dan )arisan ) arisan intelektual *angsa serta mem*erikan manfaat yang 'enting *agi 'enggunanya. @emam'uan untuk menghasillkan mengha'us dan mengko'i informasi dalam *entuk digital menelusuri teks dan 'angkalan data serta mengirim informasi se/ara /e'at melalui sistem (aringan telah men/i'takan suatu 'engem*angan yang luar *iasa dalam teknologi digital. &alah satu /ontoh dari kele*ihan 'roduk digital ialah yang dikemas dalam *entuk 8+$O8+$O- dimana /ara 'enelusuran 'enelusuran informasinya informasinya *er*eda dari /ara 'engaksesan 'engaksesan informasi informasi melalui melalui (aring (aringan an intern internet. et. Pada umumnya umumnya 'ada 8+$O8+$O- 1 telah telah dileng dilengka'i ka'i dengan dengan 'erangkat lunak untuk 'engo'erasian 'enelusuran dan 'enganalisaannya.


Page 3

2#2 S!kl S!kl' ' D!&! D!&!tal! tal!a! a!

Ada *e*era'a taha' dalam melakukan 'roses konersi digital. -enurut eagrie and "reens "reenstei tein n 5atie 5atief f 2014 2014 istila istilah h ini dikenal dikenal dengan dengan siklus siklus digita digitalis lisasi asi.. era)al era)al dari dari identi identifik fikasi asi katego kategori ri menghim menghim'un? 'un?men mengum gum'ul 'ulkan kan koleks koleksi i digita digitalis lisasi asi 'engat 'engatalo alogan gan 'engelolaan dan terakhir 'endistri*usian. 1# I.$%t I.$%t!f! !f!ka ka!! Kat$ Kat$&+r &+r!!

Penet Peneta' a'an an

kateg kategori ori dari dari

'emi 'emili liha han n

info inform rmas asii

harus harus

di'e di'ert rtim im*an *angk gkan an

*erdasarkan ke*utuhan yang da'at me)akili ke'entingan *er*agai sektor. &etelah 'eneta'an kategori terse*ut di'ilih maka harus melihat 'ada hak /i'ta. ika dilindungi 20 oleh hak /i'ta maka kita harus menda'atkan i%in dari 'emilik hak /i'ta terse*ut. terse*ut. -enurut "ard(ito 52002 1B *erdasarkan *e*era'a kategori ini diteta'kan diteta'kan kategori 'okok yang di*edakan dari sum*er informasi tingkat 'ertama kedua dan ketiga. &e*agai /ontoh terda'at *e*era'a area 'okok yang da'at di'ertim*angkan dalam menentukan kategori dari informasi yang di'ilih antara lainC a. Pendi Pendidi dika kan n dan dan 'ene 'eneli liti tian an *. ahasa dan informasi umum /. @esehat @esehatan an 'u*li 'u*lik k dan fasi fasilit litas as keseh kesehatan atan d. &um*er &um*er++ sum*e sum*err 'emasu 'emasukan kan 'eme 'emerin rintah tah e. &um*er &um*er++ sum*e sum*err 'emasu 'emasukan kan non non 'emer 'emerint intah ah f. &e(a &e(ara rah h dan dan sum sum*er *er *uda *udaya ya g. @e'endu @e'enduduka dukan n dan dan sensus sensus 'enduduk 'enduduk h. Perk Perkot otaa aan n dan 'engem 'engem*a *anga nganny nnyaa i.

Perd Perdag agan anga gan n dan 'er 'erni niag agaa aan n

(.

Perundang+undangan dan masalah 'olitik


Page 4

2# M$%&h! M$%&h!(-'% (-'%,M$ ,M$%&' %&'(-'l (-'lka% ka% K+l$k! K+l$k!

@emudian @emudian menghim'un?m menghim'un?mengum' engum'ulkan ulkan koleksi koleksi yaitu dengan menyia'kan menyia'kan akses untuk di(adikan koleksi digital. "ard(ito 52002 1B mengatakan *ah)a terda'at *anyak organisasi mau'un kelom'ok tertentu yang menghim'un kandungan informasi informasi lokal dan mengolahnya mengolahnya dalam *entuk informasi informasi digital digital mereka memiliki memiliki 'andangan yang *er*eda dalam memanfaatkannya ada yang se/ara murni untuk ke'entingan 'elestarian dan ada 'ula yang le*ih mementingkannya untuk ke'erluan akse akses. s. Agar gar 'engh 'enghim im'un 'unan an da'at da'at dila dilakuk kukan an da'at da'at dila dilakuk kukan an se/ar se/araa o'tim o'timal al seharu seharusny snyaa setia' setia' 'usat 'usat dokumen dokumentas tasii dan inform informasi asi 5Pusdo 5Pusdokin kinfo fo mem'uny mem'unyai ai tanggung (a)a* yang sama dalam mengum'ulkan kandungan informasi.
)# D!&!ta !tal!a l!a! !

-elakuk -elakukan an digita digitali lisas sasi? i?'ro 'roses ses digita digital. l. Pengal Pengalih ih mediaa mediaan n inform informasi asi dari dari *er*agai (enis media da'at dilakukan dengan menggunakan *er*agai ma/am alat 'erekam 'oses yang 'aling sederhana adalah dengan memakai *antuan *an tuan alat 'erekam 5s/ann 5s/anner er atau atau kamera kamera digita digitall untuk untuk menghas menghasil ilkan kan gam*ar gam*ar elektr elektronik onik 5*itma 5*itma' ' images. @ualitas gam*ar sangat tergantung dari (umlah titik yang terekam oleh s/anner. Faktor lain dalam menentukan kualitas gam*ar dalam *entuk digital adalah (enis alat 'erekam yang digunakan yang mam'u merekam se/ara o'timal seluruh detailgam*ar dari fisik aslinya 5"ard(ito 2002 17. Ada'un 'rosedur yang di'erlukan 'ada saat 'engalihmediaan meli'utiC 1 Penge Penge/ek /ekan an kele kelengk ngka' a'an an sum* sum*er er info inform rmas asii a'ak a'akah ah tela telah h meme memenu nuhi hi syar syarat at se*agai dokumen.


Page 5

2 Pemil Pemilih ihan an 'era 'erang ngkat kat rekam rekam dan dan 'era 'erang ngkat kat lunak lunak yang yang sesu sesuai ai untuk untuk 'ros 'roses es 'engalihmediaan. e*era'a 'ertim*angan dalam memilih 'erangkat 'erekam ditentukan olehC a.

@ategor gori do dokumen ya yang akan di direkam kam

*.

@elengka'an dokumen.

/.

$esolusi yang di'erlukan.

d.

uml umlah dokume umen yan yang g ak akan di direkam

e.

@ual ualitas ke keadaan fisik dok dokumen

f.

@ema @emam m'uan 'uan 'er 'erangk angkat at luna lunak k yan yang g di diguna gunaka kan n

 Pem*uatan Pem*uatan ko'i untuk untuk 'engganti 'engganti a'a*ila a'a*ila ter(adi ter(adi kerusakan kerusakan 'ada 'ada media. media.

/# P$%& P$%&at atal al+& +&a% a%

Agar informasi terse*ut *eru'a data yang telah direkam dan da'at ditelusuri kem*ali maka di'erlukan metadata. -etadata da'at diartikan se*agai data tentang data yang mem'unyai kemam'uan dalam menemukan suatu sum*er menun(ukkan lokasi data?d data?dokum okumen en serta serta mem*er mem*erika ikan n ringka ringkasan san tentan tentang g a'a yang yang 'erlu 'erlu dimanf dimanfaatk aatkan. an. 9erda'at  hal yang di'erlukan dalam 'em*uatan metadata untuk se*uah informasi yaitu 'enyandian 5en/oding 'em*uatan deskri'si untuk informasi dan 'reserasi serta 'enyediaan akses untuk deskri'si terse*ut.

5# P$%&$l+ $l+laa laa%

"ard(ito 52002 17 mengatakan keterli*atan dan dukungan dari *er*agai 'ihak sanga sangatt di*u di*utu tuhk hkan an dala dalam m 'enge 'engelo lola laan an info inform rmas asii digi digita tal. l.

Page 6

dilaks dilaksana anakan kan agar agar 'engelo 'engelolaa laan n inform informasi asi teta' teta' terus terus *er(al *er(alan an dan di'ert di'ertahan ahankan kan kela kelangs ngsung ungan anny nya. a. 9aha' aha' 'eng 'engel elol olaan aan info inform rmas asii

digi digita tall

da'at da'at dila dilakuk kukan an oleh oleh

'emrakarsa 'em*uat 'eraturan 'em*uat?'en/i'ta 'emilik hak /i'ta 'enyandang dana 'endukung 'em*a/a dan konseator. a. emrakarsa

yait yaitu u

'eng 'engem em*a *ang ngan an

kole koleks ksi. i.

9ugas ugasny nya a

mengu engum' m'ul ulka kan n

materi?informasi mutakhir *aik ter/etak?terekam yang 'erlu dialihmediakan dalam *entuk digital. *. embuat peraturan yaitu undang+undang undang+undang de'osit. de'osit. erke)a(i*a erke)a(i*an n menyerahkan menyerahkan kary karyaa /etak /etak dan karya karya rekam rekam ke lem* lem*aga aga yang yang *er)e *er)enan nang g untu untuk k disi disim' m'an an dilestarikan dan didayagunakan. /. embuat!pencipta yaitu yaitu 'em*uat 'em*uat digital digital re/ord. @urangnya 'enga)asan terhada' format yang digunakan mengaki*atkan tidak da'at dimanfaatkan informasi digital untuk ke'entingan lain yang *er*eda. d. emilik hak cipta yaitu menegakkan menegakkan ke*eradaan ke*eradaan hak /i'ta. /i'ta. Pemilik Pemilik *erhak untuk menuntut atas hak /i'ta dari karyanya yang dialihmediakan. e. enyandang

dana dana

mengu mengu'ay 'ayaka akan n keter keterse sedi diaan aan dana dana untu untuk k 'eny 'enyel elek eksi sian an

'enghim'unan 'engalihmediaan 'engemasan dan 'endistri*usiannya. f. endukung  mengu'ayakan *entuk dan media *aru dari *er*agai sum*er informasi yang di'roduksi dari *er*agai ma/am media. g. embaca embaca yang menda'atkan akses informasi. Pem*a/a akan menuntut materi dalam dalam format format yang yang mutakh mutakhir ir untuk untuk ditayan ditayangkan gkan termas termasuk uk (uga (uga *entuk *entuk digita digitall dalam kemasan lain. h. "onservator  men(aga kelestarian *entuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan informasinya untuk ke'entingan 'enelitian.


Page 7

# P$%. P$%.! !tr tr!3 !3' '!a !a% %

9aha' akhir dari 'roses digitalisasi ini adalah taha' 'endistri*usian. &istem 'endistri*usian informasi digital da'at dilakukan melalui situs )e* dari masing+masing 'er)akilan atau dari *adan?asosiasi yang men(adi 'usat 'engelolaan kandungan informasi lokal. Informasi yang dilayankan da'at *eru'a teks dan gam*ar. Dntuk karya yang *eru'a teks yang sudah dikategorikan )e)enang 'u*lik 5'u*li/ domain maka se/ara se/ara 'enuh?keselu 'enuh?keseluruhan ruhan 5fullteEt 5fullteEt da'at dilayanankan dilayanankan ke'ada masyarakat masyarakat demikian demikian 'ula halnya untuk karya lukisan mau'un gam*ar. ain halnya dengan a'a*ila karya terse* terse*ut ut masih masih dilind dilindungi ungi hak /i'ta /i'ta untuk untuk mendis mendistri tri*us *usika ikanny nnyaa se/ara se/ara luas luas dalam dalam *entuk digital 5"ard(ito 2002 1#. 2#) Pr+$ Pr+$ D!&!tal! D!&!tal!a! a!

-enurut Pendit 52007 10 'roses digitalisasi adalah 'roses mengu*ah dokumen ter/etak men(adi dokumen digital. Proses digitalisasi da'at dilakukan terhada' *er*agai *entuk *ahan 'ustaka se'erti 'eta naskah kuno foto karya seni 'atung lukisan dan se*againya. Proses digitalisasi untuk naskah kuno atau *uku yang sudah sangat tua da'at dilakukan dengan kamera khusus *eresolusi tinggi yang mam'u memotret setia' detail dari dari naskah naskah ters terse* e*ut ut.. Dntu Dntuk k nask naskah ah yang yang suda sudah h sanga sangatt ra'u ra'uh h di*ut di*utuhk uhkan an 'ros 'roses es laminating dengan 'lastik khusus se*elum dokumen terse*ut di s/an atau difoto. &elain itu Pendit 52007 106 mengatakan *ah)a 'roses digitalisasi di*edakan scanning  yaitu 'roses memindai 5men+s/an men(adi men(adi  5tiga 5tiga kegiatan utama yaituC (1) scanning

dokumen dokumen dalam *entuk /etak /etak dan mengu* mengu*ahny ahnyaa ke dalam dalam *entuk *entuk *erkas *erkas digital; digital; (2) editing  adalah 'roses mengolah *erkas PF di dalam kom'uter dengan /ara mem*eri

'ass)ord )atermark /atatan kaki daftar isi hy'erlink dan se*againya. @e*i(akan mengenai hal+hal a'a sa(a yang 'erlu diedit dan dilindungi di dalam *erkas terse*ut disesuaikan dengan ke*i(akan yang telah diteta'kan 'er'ustakaan; (3) uploading  adalah 'roses 'engisian 5in'ut metadata dan meng+u'load *erkas dokumen terse*ut ke digital li*rary. ari uraian terse*ut da'at dikatakan dikatakan *ah)a 'roses 'roses digitalisa digitalisasi si antara lain adalah sele seleks ksii kole koleks ksii yang yang akan akan didi didigi gita tali lisa sasi sikan kan mengu mengum' m'ul ulkan kan kolek koleksi si yang yang akan akan


Page 8

didigitalis didigitalisasika asikan n melakukan melakukan s/an mem*uat *a/k u' mem*eri mem*eri nama+nama nama+nama khusus agar mudah mudah ditemu ditemukan kan kem*al kem*alii dan dihu*un dihu*ungkan gkan ke dalam dalam )e*sit )e*sitee a'a*ila a'a*ila di'erl di'erluka ukan. n. &edangkan 9eknik igitalisasi di*agi men(adi dua yaitu dokumen capture dan dokumen management . okumen 8a'ture adalah Peru*ahan Format dari *entuk asli 5ooks Film

Audio ke digital digital missal dengan /ara dis/an se/ara manual dengan s/anner. s/anner. &edangkan okumen -anagement adalah 'roses 'engolahan koleksi digital misal diru*ah dari (enis file do/?Els?''t?('g ke 'df. 2#) P!ra%t! D!&!tal!a! D!&!tal!a! D+k'($% D+k'(

%$-enuru -enurutt 5! 5!ah ahyu yu &u'rian &u'rianto to Ahmad Ahmad -uhsin -uhsin 200 200 dalam dalam 'roses 'roses digita digitali lisas sasii dokumen dokumen di'erl di'erlukan ukan unsur+ unsur+uns unsur ur yang saling saling *erkai *erkaitan tan satu satu sama sama lain. lain. Dnsur+ Dnsur+uns unsur ur terse*ut antara lain; 1. Pengguna #users$ Pengguna meru'akan unsur utama dalam sistem digitalisasi. A'a misi organisasi ters terse* e*ut ut:: A'a ke*ut ke*utuha uhan n info inform rmas asii mere mereka ka:: &e*er &e*era'a a'a mele melek k mere mereka ka denga dengan n kom'ut kom'uter: er: agaim agaimana ana sika' sika' mereka mereka:: A'akah A'akah 'elati 'elatihan han di*utu di*utuhka hkan: n: Itu adalah adalah *e*era'a 'ertanyaan yang harus di(a)a* dalam mengem*angkan se*uah sistem digitalisasi?otomasi. 2.

Page 9

dari sistem kom'uter adalah untuk mengonersi mengonersi data men(adi informasi. informasi. ata da'at digam*arkan se*agai *ahan *aku a'akah dalam *entuk kertas elektronik atau *entuk lain yang di'roses oleh kom'uter. engan kata lain data terdiri dari fakta atau angka se*agai *ahan *aku yang di'roses men(adi informasi. Perangkat lunak (uga sering diartikan se*agai metode atau 'rosedur untuk mengo'erasikan kom'uter agar sesuai dengan 'ermintaan 'emakai *aik multi+tas multi+tasking king mau'un multi+user. multi+user. Perangkat Perangkat lunak 5soft)are untuk otomatis 'er'ustakaan se'erti 8&?I&I& dari D,3&8O yang da'at di'eroleh se/ara gratis melalui internet 4. ,et) ,et)or ork? k?a ari ring ngan an igitalisasi dokumen harus mam'u memenuhi ke*utuhan akan 'emanfaatan sum*er daya *ersama melalui teknologi informasi. B. ata -eru'ak -eru'akan an *ahan *ahan *aku *aku inform informasi asi.. ata ata da'at da'at *eru'a *eru'a al'ha*e al'ha*et t angka angka mau'un mau'un sym*ol khusus. 6. -anu -anual al?P ?Pan andua duan n O'er O'eras asio ional nal iasa iasa dise*ut dise*ut 'rosed 'rosedur ur adalah adalah 'en(ela 'en(elasan san *agaima *agaimana na memasa memasang ng menyes menyesuai uaikan kan men(alankan suatu 'erangkat keras atau 'erangkat lunak. -anual adalah kun/i *agi kelan/aran suatu sistem digitalisasi?otomasi.


Page 10

BAB III PEMBA"ASAN

)#1 D!&!tal! D!&!tal!a! a! D+k'($ D+k'($% %

Perkem*angan teknologi informasi yang semakin /anggih telah meram*ah ke *er*agai as'ek kehidu'an terutama dalam hal 'eke(eraan dan 'rofesi.
dokumen direkam menggunakan mesin s/anner atau kamera digital kemudian diolah sedemikian ru'a 'ada kom'uter hingga menghasilkan file do/. mau'un 'df. &edangkan 'ada taha' document management 4 metadata?data elektronik terse*ut diolah men(adi inform informasi asi menggun menggunaka akan n a'lika a'likasi si atau atau )e*site )e*site terten tertentu tu sehing sehingga ga mudah mudah diakse diaksess dan ditemukan kem*ali 'ada saat di'erlukan oleh 'ihak+'ihak yang *erke'entingan. Pemanf Pemanfaa aata tan n digi digita tali lisa sasi si dokum dokumen en ini ini *anya *anyak k dite ditera ra'k 'kan an di kanto kantor+ r+ka kant ntor or kearsi' kearsi'an an dan 'er'us 'er'ustaka takaan. an.

Page 11

kehil kehilan anga gan n dokum dokumen en mengh menghem emat at ruan ruang g 'enyi 'enyim' m'ana anan n dan dan memu memudah dahkan kan dalam dalam 'en/arian arsi' dan *uku yang (umlahnya tia' hari kian *ertam*ah digitalisasi dokumen adalah /ara 'aling efektif dan efisien yang dilakukan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan kearsi'an. igitalisasi dokumen ini terus dikem*angkan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan kearsi'an. Perkem*angan dunia 'er'ustakaan dia)ali dari segi koleksi data dan dokumen yang disim'an dia)ali dari 'er'ustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kum'ulan kolek koleksi si *uku *uku tan'a tan'a kata katalo log g kemu kemudi dian an mun/u mun/ull 'er' 'er'us usta taka kaan an semi semi mode modern rn yang yang menggunakan menggunakan katalog katalog 5inde'. inde'. Perkem*angan mutakhir adalah mun/ulnya 'er'ustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam ke/e'atan 'engaksesan karena *erorientasi 'ada data data digi digita tall dan dan medi mediaa (ari (aring ngan an kom' kom'ut uter er 5int 5inter erne net t..

&ist &istem em yang yang kemu kemudi dian an

dikem dikem*a *angk ngkan an kemudi kemudian an diken dikenal al deng dengan an sist sistem em otom otomat atis isas asii 'er' 'er'us usta takaa kaan n 5library automatic system system $omy 5200;1. alam dunia kearsi'an outcomes dari 'erkem*angan sistem digitalisasi dokumen ini adalah *eru'a arsi' media *aru atau arsi' elektronik. ayana ayanan n arsi arsi' ' medi mediaa *aru *aru ters terse* e*ut ut sanga sangatt mem'er mem'ermu muda dah h kita kita dalam dalam mela melaku kukan kan 'enelitian dan mengenal se(arah le*ih dalam karena dilengka'i dengan sistem informasi yang modern sehingga da'at diakses ka'an'un dan dimana'un se/ara online. ,amun di sisi lain 'rroses digitalisasi ini memerlukan *anyak 'ertim*angan se*elum melakukannya.

Page 12

2. @eun @eunik ikan an kole koleks ksii A'a*ila 'er'ustakaan hanya mem'unyai satu salinan koleksi atau koleksi langka maka 'erlu di'ikirkan untuk melakukan digitasi terhada' koleksi terse*ut. iasanya koleksi+koleksi yang *ernilai se(arah kuno langka dan tidak da'at ditemukan di tem'at lain men(adi 'ertim*angan *agi 'er'ustakaan untuk melakukan digitasi. . Priori Prioritas tas *agi komuni komunitas tas 'engggun 'engggunaa @e*utuhan @e*utuhan komunitas (uga men(adi men(adi 'rioritas 'rioritas tersendiri tersendiri *agi 'er'ustakaan 'er'ustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya. -isal adanya ke*utuhan kurikulum dari uniersitas yang me)a(i me)a(i*kan *kan adanya adanya sum*er sum*er+s +sum* um*er er inform informasi asi digit digital al yang diakse diaksess oleh oleh mahasis)a melalui 'er'ustakan. 4. @ema @emam' m'ua uan n staf staff f Per'ustakaan Per'ustakaan (uga harus da'at mem'ertim*a mem'ertim*angkan ngkan *agaimana *agaimana kemam'uan kemam'uan staff staff dalam dalam melakuk melakukan an mana(em mana(emen en koleks koleksii digit digital al mulai mulai dari dari 'enguas 'enguasaan aan terhada terhada' ' teknologi teknologi informasi informasi *agaimana teknis dan 'rosedur 'rosedur digitasi digitasi hingga *agaimana *agaimana melakukan 'engelolaan dan 'era)atan koleksi digital hasil digitasi.
)#2 Ma%faat,K Ma%faat,K$'%t'%& $'%t'%&a% a% D!&!tal!a! D!&!tal!a! D+k'(

%$eegen men(elaskan dalam *ukunya = Digital = Digital (utures” (utures” 5eegan dan 9annerC 2002C2 ada *e*era'a keuntungan digitalisasi digitalisasi yaitu yaitu antara lainC lainC a Akses /e'at ke item 'ermintaan tinggi dan sering digunakan * Akses mudah ke kom'onen indiidual dalam item 5/ontohC artikel dalam (urnal / Akses /e'at ke materi se/ara remote d @emam'uan untuk menda'atkan materi yang tidak diter*itkan lagi 5out of 'rint


Page 13

e er'otensi untuk menam'ilkan materi dalam format yag tidak da'at di/a'ai 5/ontohC ukuran terlalu *esar atau 'eta f -engi%inkan -engi%inkan 'enye*aran 'enye*aran koleksi koleksi dan digunakan digunakan se/ara *ersama *ersama g er'otensi er'otensi untuk untuk mem'resent mem'resentasikan asikan *enda *enda yang mudah mudah 'e/ah?asli 'e/ah?asli mahal mahal dengan 'engganti dalam format yang da'at diakses h -eningkatkan -eningkatkan kemam'uan kemam'uan 'enelusuran 'enelusuran termasuk termasuk full full te't i Integrasi Integrasi 'ada media media yang yang *er*eda *er*eda 5gam*ar 5gam*ar suara ideo dll ( -engurangi *e*an atau ongkos 'engiriman ari uraian di atas da'at disim'ulkan *ah)a *ah )a tu(uan digitalisasi adalah untuk 'erluasan 'emanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhada' sum*er daya informasi informasi elektronik (auh le*ih le*ih luas (ika di*andingkan dengan *ahan ter/etak. &um*er daya informasi elektronik da'at digunakan oleh *anyak 'engguna 5multi 5multi user dalam )aktu yang *ersamaan dan da'at dimanfaatkan dengan akses (arak (auh 5remote a//ess tan'a harus datang ke 'er'ustakaan? 'er'ustakaan?kantor kantor arsi'. Pemanfaatan Pemanfaatan sum*erdaya informasi elektronik da'at dilakukan tidak hanya oleh 'engguna dari internal institusi akan teta'i (uga oleh masyarakat luas sekaligus *erfungsi se*agai sosial kontrol a'a*ila sum*er daya terse*ut di'u*likasikan se/ara ter*uka di internet 5"am*ar ‐1. -elalui -elalui digitalisasi se*uah kantor da'at menyim'an ri*uan *ahkan (utaan dokumen?informasi tan'a tan'a di*a di*ata tasi si ruan ruang g dan dan )akt )aktu. u. eri erikut kut adal adalah ah gam* gam*ar ar /ont /ontoh oh dari dari 'erl 'erlua uasa san n 'emanfaatan dan kemudahan ke mudahan akses 'ada studi kasus digitalisasi karya ilmiah?skri'si 'ada salah satu 'erguruan tinggi.


Page 14

"am*ar ‐1C Perluasan Pemanfaatan dan @emudahaan Akses

)#) A-$k P$rat'ra%,L$&al! P$rat'ra%,L$&al!ta ta D!&!tal!a! D+k'($% D+k'($% .! Ka%t+r

Ada'un 'enda'at yang selama ini men(adi 'egangan *ah)a formal yang diakui oleh oleh Pengadi Pengadilan lan adalah adalah dokumen dokumen yang *eru'a *eru'a paper based tidak se'enuhnya se'enuhnya da'at diterima karena dengan disahkannya Dndang+Dndang ,omor 11 tahun 200 tentang Informasi dan 9ransaksi 3lektronik didalam 'asal B ayat 1 yang *er*unyi *er*unyi “)nformasi *lektronik dan!atau d an!atau Dokumen *lektronik dan!atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”. sah”. &ehingga dokumen yang *er*entuk digital atau elektronik diakui se*agai alat *ukti yang sah. &elain itu Pasal 26 A. DD ,o. 20 9ahun 2001 9entang Pem*erantasan 9indak Pidana @oru'si menye*utkan *ah)a alat *ukti yang sah dalam *entuk 'etun(uk adalahC a. Alat Alat *ukti yang *eru'a *eru'a informa informasi si yang diu/a'ka diu/a'kan n dikirim dikirim diteri diterima ma dan disim'an disim'an se/ara elektronik dengan alat o'ti/ atau yang seru'a dengan itu;dan *. okumen yakni setia' rekaman data atau informasi yang da'at dilihat di*a/a dan atau didengar yang da'at dikeluarkan dengan atau tan'a suatu sarana *aik yang tertuang diatas kertas *enda fisik a'a'un selain kertas mau'un yang terekam se/ara elektronik yang *eru'a tulisan suara gam*ar 'eta ran/angan foto huruf tanda angka atau 'erforasi yang memiliki makna. &ela &elain in itu itu terd terda' a'at at DD @eter @eter*uk *ukaa aan n Info Inform rmas asii Pu*l Pu*lik ik dan DD+I DD+I93 93 200. 200.


Page 15

-isalnya untuk dokumen+dokumen elektronik 'erusahaan dalam @onsideran DD ,o  9ahun 1##7 tentang okumen Perusahaan dinyatakan 5huruf e *ah)a 'em*uatan dan 'enyim'anan dokumen teta' di'erlukan untuk men(amin ke'astian hukum dan melindungi ke'entingan 'ara 'ihak dalam suatu hu*ungan hukum karena itu ke)a(i*an mem*uat dan menyim'an dokumen harus teta' di(alankan dengan mengu'ayakan tidak menim*u menim*ulka lkan n *e*an *e*an ekonom ekonomis is dan admini administr strati atiff yang mem*era mem*eratka tkan n untuk untuk itu 'erlu 'erlu diadakan 'em*aharuan mengenai media yang memuat dokumen dan 'engurangan (angka )aktu 'enyim'anannya. &ementara itu dalam *agian lain 5huruf f dinyatakan *ah)a kema(uan teknologi telah memungkinkan /atatan dan dokumen yang di*uat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau di*uat se/ara langsung dalam media elektronik. Ada'un as'ek legalitas dinyatakan dengan (elas dalam Pasal 12 ayat 51 se*agai *erikutC “+etiap “+etiap pengalihan pengalihan dokumen perusahaan ajib dilegalisasi.” dilegalisasi.” 51 egalisasi egalisasi se*agaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilakukan oleh 'im'inan 'erusahaan atau 'e(a*at yang ditun(uk di lingkungan 'erusahaan yang *ersangkutan dengan di*uatkan *erita a/ara. a/ara. 52 erita erita a/ara a/ara se*agai se*agaima mana na dimaks dimaksud ud dalam dalam ayat ayat 51 sekura sekurang+ ng+kur kurang angnya nya memuatC a. @eterangan @eterangan tem'at tem'at hari hari tanggal tanggal *ulan *ulan dan tahun tahun dilakukanny dilakukannyaa legalisasi legalisasi;; *. @eterangan *ah)a 'engalihan dokumen 'erusahaan yang di*uat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan /. 9anda 9anda tangan tangan dan nama nama (elas 'e(a*at yang *ersangkutan *ersangkutan.. ari 'asal+'asal DD ,o.  9ahun 1##7 terlihat (elas *ah)a as'ek legalitas alih media dokumen atau arsi' se*enarnya terkait erat dengan masalah confidential, integrity, dan autenticity se*uah arsi' yang akan di(adikan alat *ukti. 1# 8onfidential 5@erahasiaan

-asalah kerahasiaan menga/u 'ada 'erlindungan arsi' terhada' akses dan 'eru*ahan arsi' dari yang tidak *erhak 5unauthorized 5unauthorized . . Dntuk masalah ini se*enarnya mesin 5kom'uter sudah menyediakan se'erangkat 'erlindungan misalnya melalui a//es


Page 16

/ontrols otorisasi en/ry'si dokumen dll. 2# Integrity 5integritas

&ementara itu masalah integritas menga/u 'ada 'erlindungan arsi' dari 'engha'usan reisi reisi dan 'eru*ahan. -asalah ini sudah ada metode 'erlindungannya 'erlindungannya misalnya misalnya dengan dengan /araC /araC 51 arsi' elektroni elektronik k harus harus di'rot di'roteks eksii se*aga se*agaii read-only read-only *uk *ukan an overritten; ritten; 52 $eisi dan 'eru*ahan hanya *oleh dilakukan terhada' /o'y 5ne 5ne record record  *ukan hasil arsi' alih media yang original; 5 @ontrol yang ketat harus di*erlakukan dalam 'eren/anaan 'emindahan 5migration 5migration planning  alih media atau teknologi *aru. )# Authenti/ity 5Otentisitas.

Ada'un Ada'un masala masalah h otenti otentisit sitas as terkai terkaitt dengan dengan 'erkem 'erkem*ang *angan an teknol teknologi ogi dan siste sistem m hukum. 9erda'at *anyak teknik 'enandaan yang mungkin digunakan untuk mem*uat arsi arsi' '

elek elektr tron onik ik

yang yang

tert tertan anda daii

se/a se/ara ra

digi digita tall

agar agar

ter( ter(ag agaa

oten otenti tisi sita tasn snya ya..

Watermarking adalah adalah salah satu metode mem*u*uhkan tanda 'ada arsi' elektronik

untuk men(aga otentikasi integritas dan alidasi tan'a mengu*ah *entuk atau'un isi dokumen yang *ersangkutan. 9eknik )atermarking yang *aik setidaknya memiliki kriteria se*agai *erikutC a $o*ustness $o*ustness yaitu arsi' arsi' harus teta' teta' terdeteksi terdeteksi di saat saat telah ter(adi ter(adi 'eru*ahan 'eru*ahan 'ada 'ada doku dokume men n yang yang dita ditand ndai ai.. $o*u $o*ust stne ness ss arti artiny nyaa kemu kemung ngki kina nan n usah usahaa untu untuk k menghilangkan atau mengganti )atermark akan sangat sulit tan'a melakukan 'eru*ahan yang sangat men/olok 'ada arsi' sehingga arsi' terse*ut men(adi tidak *erlaku lagi. * Im'er/e'ti*le yaitu untuk men(amin kualitas arsi' yang ditandai seda'at mungkin tidak tam'ak mem'engaruhi arsi' aslinya. / &e/uri &e/urity ty yaitu yaitu untuk untuk men(ag men(agaa agar agar 'ihak+' 'ihak+'iha ihak k yang yang tidak tidak memili memiliki ki otorit otoritas as tidak da'at mengetahui dan mengu*ah )atermark yang disisi'kan dalam arsi'. Idealnya )atermark harus tidak da'at dideteksi oleh 'ihak+'ihak lain. adi dokumen elektronik yang meru'akan hasil dari digitalisasi dokumen


Page 17

diakui se*agai dokumen yang sah dan diakui ke*eradaannya untuk di(adikan alat *ukti. ,amun 'roses digitalisasi dokumen tidak da'at dilakukan d ilakukan semena+mena oleh 'ihak yang .

)#/ El$($% P$%t!%& P$%t!%& .ala( .ala( D!&!tal!a! D!&!tal!a!

&emua arsi' atau dokumen yang telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan men(adi arsi' atau dokumen elektronik? digital. egitu (uga arsi' yang se(ak ter/i'ta sudah *ermedia digital maka ia (uga men(adi arsi' elektronik?digital atau dokumen elektronik? digital. Arsi' elektronik yang memerlukan 'enyim'anan dan 'emeliharaan dalam (angka )aktu lama 'erlu mem'erhatikan langkah+langkah 'emindaian 5s/anning arsi' asli 5s'esifikasi format file metadata 'emeliharaan 5dok 5dokum umen enta tasi si

du'l du'lik ikas asi i

dan dan

deng dengan an

medi mediaa

ter* ter*ar aruk ukan an 

sert sertaa

ke*e ke*erl rlan an(u (uta tan n

ke*eradaannya. 1. &'esi &'esifi fikas kasii Pemi Peminda ndaia ian n Pemin Pemindai daian an arsi arsi' ' asli asli dire direkom komen endas dasik ikan an untu untuk k mengg menggun unak akan an reso resolu lusi si minimum 00 d'i 5dot 'er in/h dan disim'an dalam *entuk dokumen ele ktronik dalam dalam format format terten tertentu tu se'ert se'ertii P3" P3" dan PF. PF. Arsi Arsi' ' elektr elektroni onik k terse* terse*ut ut harus harus memiliki informasi yang sama se'erti dokumen aslinya. @alau ter'aksa dikom'resi se*a se*aik ikny nyaa

mengg menggun unaka akan n kom'r kom'res esii yang yang *ers *ersif ifat at loss lossle less ss 5tan 5tan'a 'a kehi kehila langa ngan n

informasi. 2. -etadata -etadata adalah informasi *eru'a atri*ut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskri'sikan kandungan lokasi dan nilai data. . Pemeli Pemelihara haraan an Arsi Arsi' ' 3lektr 3lektroni onik?i k?igit gital al Arsi' elektronik harus da'at di*a/a dengan menggunakan 'erangkat lunak tertentu. tertentu. engan demikian selain memelihara memelihara arsi' elektronik elektronik tere*ut tere*ut sangatlah sangatlah


Page 18

'enting untuk men(aga kesinam*ungan dari 'erangkat lunak yang digunakan agar teta' da'at mengakses arsi' terse*ut. &elain itu arsi' elektronik (uga harus da'at di*a/a oleh satu generasi 'erangkat keras ke generasi *erikutnya. &trategi terse*ut 'erlu didokumentasikan dengan *aik dan dimutakhirkan saat ter(adi 'eru*ahan teknologi. Peru*ahan sistem da'at *eru'a 'eru*ahan 'erangkat lunak ke ersi yang le*ih *aru teta'i teta'. 4. -igr -igras asii Ars Arsi' i' 3lekt 3lektro ronik nik Penentuan Penentuan 'erangkat 'erangkat lunak atau 'latform 'latform *aru selalu selalu harus didahului dengan u(i/o* u(i/o*aa untuk untuk men(am men(amin in ke'ast ke'astian ian kehanda kehandalan lan dan aksesi aksesi*il *ilita itass terhada terhada' ' arsi' arsi' elektronik elektronik yang telah ada. -endokumenta -endokumentasikan sikan 'eru*ahan+'e 'eru*ahan+'eru*ahan ru*ahan yang ter(adi ter(adi 'ada 'erangkat keras 'erangkat lunak dan format arsi' elektronik termasuk mendokumentasikan 'eru*ahan dari satu format ke format yang *aru. B. Penyim' Penyim'anan anan dan dan Pemusnaha Pemusnahan n Arsi' Arsi' 3lekt 3lektron ronik ik em*aga @earsi'an harus memiliki (ad)al 'emeliharaan arsi' dan ren/ana migrasi sistem. ad)al terse*ut (uga mengatur tentang 'enyim'anan dan 'emusnahan arsi' elektronik. Arsi' elektronik 'erlu disim'an sedemikian ru'a sehingga da'at diidentifikasi dan dimusnahkan saat 'eriode 'enyim'anan telah ha*is atau sudah tidak memiliki nilai kegunaan. kegunaan. Pengha'usan Pengha'usan Arsi' elektronik elektronik 'erlu diatur se/ara khusus khusus mengin mengingat gat masih masih akan akan mening meninggal galkan kan (e(ak+ (e(ak+(e( (e(ak ak digita digitall yang yang mungkin mungkin dida'atkan kem*ali. 9erhada' 9erhada' arsi' elektronik yang disim'an dalam media o'tik 58+$O- H dan dan se*a se*agai gainy nya a 'emus 'emusna nahan han dila dilaku kuka kan n denga dengan n /ara /ara meng menghan han/u /urk rkan an medi mediaa 'enyim'anan se/ara fisik. Pemusnahan dilakukan se/ara total termasuk 'emusnahan du'likat yang disim'an dalam media *a/ku' atau tem'at 'enyim'anan lainnya. )#5 Proses Pen/i'taan Arsi' 3lektronik

Proses 'en/i'taan arsi' da'at dilakukan dengan 2 /ara yaitu C 1. Pen/i't Pen/i'taan aan se/ar se/araa elektro elektronik nik atau atau otomas otomasii


Page 19

Pen/i't Pen/i'taan aan se/ara se/ara elektr elektroni onik k atau atau otomas otomasii adalah adalah men/i' men/i'tak takan an arsi' arsi' elektr elektroni onik k dengan menggunakan alat yang *ersifat elektronik se'erti /amera digital 'erekam suara 'erekam ideo dan khususnya kom'uter. 2. Pen/i'taan Pen/i'taan arsi' dengan /ara transforma transformasi si digital digital Proses 'en/i'taan arsi' dengan transformasi digital sering dise*ut 'roses digitalisasi dimana dimana digital digitalisa isasi si mem'uny mem'unyai ai arti arti se/ara se/ara umum umum adalah adalah 'roses 'roses 'en/i't 'en/i'taan aan arsi' arsi' elek elektr tron onik ik dari dari arsi arsi' '

kon konen ensi sion onal al deng dengan an tu(u tu(uan an untu untuk k

meli melind ndun ungi gi arsi arsi' '

konensional dari kerusakan se/ara fisik [1] [1]. Proses Proses ini memerl memerlukan ukan *e*era' *e*era'aa taha'an taha'an yang masing masing+ma +masin sing g taha' taha' akan akan memiliki aturan+aturan yang harus di'atuhi untuk men(aga keotentikan arsi' elektronik yang dihasilkan. &elain melalui *e*era'a taha'an 'roses 'en/i'taan arsi' elektronik memerlukan 'eralatan yang handal dan ruang sim'an yang *esar. Proses Proses 'en/i't 'en/i'taan aan arsi' arsi' konens konension ional al ke arsi' arsi' elektr elektroni onik k melalu melaluii *e*era' *e*era'aa taha'an *erikut C 1. 9aha' ha' Pem Pemil ilih ihan an alam taha' 'emilihan ini 'erlu di'erhatikan *e*era'a hal antara lain C !aktu !a ktu. . @egunaa @egunaan n Inform Informasi asi dan 'enyelam 'enyelamata atan. n. Pemili Pemilihan han *erdas *erdasark arkan an )akt )aktu u *era *erart rtii arsi arsi' ' di'i di'ili lih h *erda *erdasa sark rkan an 'ada 'ada )akt )aktu u 'enge 'engelo loaa aan n arsi arsi'. '. Pemilihan *erdasarkan kegunaan *erarti arsi' di'ilih *erdasarkan se*era'a tingkat 'enggunaan arsi' sering digunakan a'a tidak. Pemilihan *erdasarkan informasi *erarti 'emilihan arsi' dengan mem'ertim*angkan isi kandungan informasi informasi arsi'. arsi'. an 'emilihan *erdasar *erdasar 'enyelamatan 'enyelamatan *erarti *erarti 'emilihan 'emilihan dengan mem'erhatikan kondisi fisik arsi' semakain *uruk kondisi fisik arsi' semakin /e'at untuk diselamatkan. 2. 9aha' ha' Pemi Pemind ndai aian an Arsi' setelah di'ilih kemudian taha' *erikutnya dilakukan 'emindaian arsi' 'ada 'rinsi'nya 'emindaian arsi' hanya da'at dilakukan satu kali sa(a sehingga 'roses 'emindaian dilakukan dengat /ermat te'at dan dilakukan dengan tu(uan untuk menda'atkan master arsi' elektronik.


Page 20

. 9aha' ha' Penye Penyesu suai aian an ,ama file dari hasil 'roses 'emindaian ' emindaian *iasanya *eru'a nama default 'em*erian mesin yaitu tergantung mesin 'emindai yang digunakan . &alah satu nama yang umum adalah =s/anEEEEE> dengan =EEEEE> adalah nomor urut 'emindaian. ,ama file terse*ut tidak men/erminkan isi dari arsi'. &ehingga 'erlu dilakukan 'enyesuaian nama file dengan mengikuti (enis arsi' fond arsi' nomor urut daftar nomor urut arsi' dan nomor urut lem*ar arsi'. 4. 9aha' ha' 'enda 'endaft ftar aran an &etelah arsi' hasil hasil 'emindaian disesuikan disesuikan dengan arsi' aslinya aslinya maka *aru dilakukan 'endaftaran atau 'em*uatan daftar. alam daftar yang di*uat di/antu di/antumka mkan n inform informasi asi tentan tentang g nomor nomor urut urut arsi' arsi' dan disesu disesuaik aikan an dengan dengan daftar 'ertelaan arsi' 5PA. Informasi terse*ut di'erlukan untuk men(amin keaslian dari arsi' elektronik yang dihasilkan dan men(aga dari kemungkinan 'emalsuan karena salah satu /iri arsi' yang *aik adalah asli dan autentik ter/a'ai. B.

9aha' 9aha' 'em*uat 'em*uatan an *eri *erita ta a/ara a/ara alam taha' ini adalah 'em*uatan *erita a/ara 'roses digitalisasi dari arsi' konensional kedalam arsi' elektronik. elektronik. alam taha' taha' ini men/antumkan 'enanggung(a)a* 'elaksanaan dan legalisasi dari 'e(a*at yang *er)enang (enis 'erangkat keras yang digunakan detail dan (enis kom'uter yang digunakan.

)# +%t+h P$%&a-l!ka!a% P$%&a-l!ka!a% D!&!tal!a! D!&!tal!a! D+k'($% .! Ba.a% K$-$&aa!a% K$-$&aa!a% Da$rah K+ta Ja(3!

5*ahasa InggrisC InggrisC digiti%ing digiti%ing meru'akan se*uah terminolog terminologii untuk D!&!ta D!&!tal! l!a! a! 5*ahasa men(elaskan 'roses alih media dari *entuk ter/etak audio mau'un ideo men(adi *entuk digital. igitalisasi dilakukan untuk mem*uat arsi' dokumen *entuk digital untuk fungsi


Page 21

fotoko'i fotoko'i dan untuk mem*uat mem*uat koleksi koleksi 'er'ustakaan 'er'ustakaan digital. igitalis igitalisasi asi memerlukan memerlukan 'eralatan se'erti kom'uter s/anner o'erator media sum*er dan soft)are 'endukung. okumen ter/etak da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'endukung s/anning dokumen se'erti Ado*e A/ro*at A/ro*at dan Omni'age. Fungsi digitalisasi tidak lain adalah untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi dalam *anyak hal antara lain efisiensi efisiensi dan o'timalisa o'timalisasi si tem'at 'enyim'anan 'enyim'anan keamanan dari *er*agai *entuk *en/ana untuk meningkatkan resolusi gam*ar dan file le*ih sta*il. &aat &aat ini ini *e*er *e*era' a'aa *idan *idang g kehi kehidu du'a 'an n seda sedang ng meng mengal alam amii 'ros 'roses es migr migras asii ke teknologi digital dengan tu(uan untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi. Antara lain digitalisasi *idang telekomunikasi *idang 'enyiaran data+data 'emerintah ds*. A. -en(alankan -en(alankan A'likas A'likasii igitalisasi igitalisasi Arsi' Arsi' @e'ega)aian @e'ega)aian A'likasi A'lik asi digit digitalisa alisasi si arsi' ke'ega)aian meru'akan a'lik a'likasi asi *er*as *er*asis is )e* untuk men(alankan a'likasi ini di*utuhkan *ro)ser se'erti -o%ila FirefoE Internet 3E'lorer "oogle 8rome O'era dan lain se*againya. alankan salah satu *ro)ser 'ada

kom'uter

anda

kemudian

ketik

alamat

*erikut

ini

'ada

address

htt-,,3k.#*a(3!k+ta#&+#!.,.!&!tal, # &et &etel elah ah add addre ress ss di diat atas as di diket ketik ik ma maka ka aka akan n

tam'il tam 'il tam tam'il 'ilan an a'l a'lika ikasi si ig igita itali lisas sasii Ar Arsi' si' @e' @e'ega ega)aia )aian n se' se'ert ertii 'ad 'adaa tam tam'il 'ilan an *erikut ini C


Page 22


Page 23

. Area Area -em -em*er *er A'likasi digitalisasi arsi' da'at digunakan oleh user yang terdaftar se*agai mem* mem*er er aatau aatau angg anggot otaa 5Peg 5Pega) a)ai ai ,eger ,egerii &i'i &i'il l atau atau user user yang yang ditu ditun( n(uk uk oleh oleh admini administr strator ator.. &etia' &etia' user user akan di*eri di*erikan kan Dser Dser I dan 'ass)o 'ass)ord. rd. A'lik A'likasi asi ini mem*agi user men(adi  *agian 5leel yaitu Administrator Admin &@P dan Dser 5Pega)ai. Dntuk masuk ke area mem*er silahkan ketik Dser I dan 'ass)ord 'ada tam'ilan *erikut ini C

A'a*ila user yang dimasukkan salah maka akan mun/ul komentar =Dser I dan 'ass)ord salah> se'erti 'ada tam'ilan *erikut ini C


Page 24

Dntuk user yang telah terdaftar maka akan di*erikan tam*ahan menu untuk mengelola arsi' atau dokumen. -enu da'at dilihat 'ada gam*ar *erikut ini C


Page 25

8. Pengelo Pengelolaa laan n Arsi Arsi' ' ? okume okumen n Pengelolaan dokumen ? arsi' da'at dilakukan dengan syarat 'engguna harus login terle*ih dahulu sehingga akan mun/ul menu 'ega)ai yang digunakan untuk men/ari 'ega)ai yang akan ditam'ilkan dokumen atau arsi'. Pengelolaan yang da'at dilakukan diantaranya C 1# P$%6ar!a% P$&aa!

-ela -elakuk kukan an 'en/a 'en/ari rian an 'ega 'ega)ai )ai da'at da'at dila dilakuk kukan an denga dengan n /ara /ara mengk mengkli lik k menu menu PEGA7AI 'ada menu utama maka akan tam'il informasi *erikut iniC

Dntuk men/ari 'ega)ai 'engguna da'at mengetik 'ada area &ear/h kemudian sistem akan men/ari a'a yang kita ketik 'ada area 'en/arian.


Page 26

2# M$%&&a%t! F+t+ P$&aa!

Foto 'ega)ai 'ada a'likasi ini da'at diganti dengan /ara mengklik ni' 'ada daftar 'ega)ai sehingga sehingga akan tam'il tam'il tam'ilan tam'ilan *erikut ini C

&elan(utnya &elan(utnya klik ganti Foto klik ro)se dan klik D'load se'erti 'ada tam'ilan tam'ilan *erikut iniC

)#U-l+a. D+k'($% P$&aa!

okum okumen en 'ega) 'ega)ai ai meru' meru'ak akan an arsi' arsi' yang yang dimili dimiliki ki oleh oleh masin masing+m g+masi asing ng 'ega)ai dan harus di u'load oleh administrator. angkah+langkah mengu'load

dokumen ? arsi' diantaranya klik menu P$&aa!  klik NIP -a.a .aftar -$&aa! se'erti 'ada tam'ilan *erikut ini C


Page 27

Pada tam'ilan diatas terda'at *e*era'a kategori arsi' ke'ega)aian untuk menam*a menam*ahka hkan n ? mengu'l mengu'load oad dokumen dokumen klik 'ada kategori kategori maka sstem sstem akan menam'ilkan informasi dari masing masing kategori data digitalisasi *ersum*er dari data*ase sim'eg. Informasi dari kategori da'at dilihat 'ada gam*ar *erikut ini C

Dntuk Dntuk mengu'lo mengu'load ad dokumen dokumen klik tom*ol tom*ol

sehingga sehingga akan

tam'il tam'ilan *erikut ini C

Dntuk mengu'load dokumen klik *ro)se selan(utnya 'ilih dokumen yang akan diu'load selan(utnya klik tom*ol DPOA.

. Penge Pengelo lola laan an Port Portal al


Page 28

Portal *erisi informasi atau *erita serta 'engumuman yang akan disam'aikan ke'ada seluru seluruh h 'ega)a 'ega)aii neger negerii si'il. si'il. Dntuk Dntuk menge mengelol lolaa *erita *erita user user da'at da'at mengk mengklik lik Portal Portal selan(utnya klik 9am*ah erita sehingga akan tam'il tam'ilan *erikut ini C

Form *erita terdiri dari udul *erita Isi erita dan Foto dari *erita ? informasi yang akan ditam'ilkan.. 3. o)nlo o)nload ad okume okumen n ? Arsi Arsi' ' Pega)ai Pega)ai A'likasi digitalisasi menyediakan fasilitas untuk melakukan do)nload terhada' dokumen+dokumen yang telah diu'load oleh administrator. o)nload da'at dilakukan dengan /ara melakukan login se*agai user 5'ega)ai dengan mengetik DserI *eru'a ,IP A$D dan 'ass)ord 5sesuai dengan yang di*erikan oleh administrator. administrator. &elan(ut &elan(utnya nya klik menu menu Ar!- 'ilih kategori arsi' dan klik 'ada dokumen yang akan dido)nload. &e'erti 'ada tam'ilan *erikut ini C


Page 29

F. Penutu' igitali igitalisasi sasi arsi' ke'ega)a ke'ega)aian ian adalah adalah a'likasi a'likasi yang di*angun di*angun utuk mem*eri mem*erikan kan kemudaha kemudahan n ke'ada ke'ada seluruh seluruh 'ega)ai 'ega)ai negeri negeri si'il si'il dilingku dilingkungan ngan kota am*i am*i untuk untuk da'at da'at memanfaatkan dokumen yang disim'an se/ara digital ka'an'un dan dimana'un. &emoga a'likasi yang di*angun ini da'at mem*erikan manfaat yang *esar. 9erima @asih am*i -aret Penulis


Page 30

BAB IV KESIMPULAN

igitalisa igitalisasi si 5digiti%in 5digiti%ing g meru'akan meru'akan se*uah terminologi terminologi untuk men(elaskan men(elaskan 'roses 'roses alih media media dari *entuk *entuk ter/et ter/etak ak audio audio mau'un mau'un ideo ideo men(ad men(adii *entuk *entuk digita digitall /ontohny /ontohnyaa se'ert se'ertii okumen ter/etak da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'endukung scanning dokumen dokumen se'erti Ado*e A/ro*at dan Omni'age. okumen suara da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah suara se'erti 8ool3dit dan etAudio. okumen ideo da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah ideo. igitalisasi dokumen 'ada saat ini telah diatur dalam Dndang+undang ,o.  tahun 1##7 9enta 9entang ng okumen okumen Perusa Perusahaa haan n sehing sehingga ga dokume dokumen n elektr elektroni onik k yang yang meru'a meru'akan kan hasil hasil dari dari digitalisasi dokumen diakui ke*enarannya se/ara sah *aik se*agai alat *ukti mau'un ke'erluan admini administr strati atiff lainny lainnya. a. okume okumen n dalam dalam *entuk *entuk elektr elektroni onika ka digit digital al men(ad men(adii ke*utu ke*utuhan han dan tuntutan di (aman era teknologi system informasi kele*ihan dokumen digital di*anding dengan analaog adalahC 1. &istem &istem digi digital tal le*i le*ih h mudah mudah diran/ diran/ang ang;; 2. Inform Informasi asi le*ih le*ih mudah mudah disi disim'a m'an; n; . e*i e*ih h men menghe ghema matt rua ruang ngan; an; 4. a'at diakses diakses oleh oleh *anyak *anyak orang orang dalam dalam )aktu )aktu yang yang *ersamaan *ersamaan;; B. 9idak 9idak di*a di*atas tasii oleh oleh ruang ruang dan dan )akt )aktu; u; 6. okumen okumen yang tersim tersim'an 'an da'at da'at diakses diakses dengan dengan /e'at /e'at te'at te'at dan dan akurat; akurat; 7. okumen okumen da'at *er*entuk *er*entuk multime multimedia dia 5@om*inasi 5@om*inasi antara antara teks teks gam*ar gam*ar dan suara. suara.


Page 31

Oleh karena itu igitalisasi tidak lain adalah untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi dalam *anyak hal antara lain efisiensi dan o'timalisasi tem'at 'enyim'anan keamanan dari *er*agai *entuk *en/ana untuk meningkatkan resolusi gam*ar dan suara le*ih sta*il serta mem'erm mem'ermudah udah 'engaks 'engaksesa esan n data?i data?info nforma rmasi si ketika ketika di'erl di'erlukan. ukan. &aat ini *e*era *e*era'a 'a *idang *idang kehi kehidu du'an 'an seda sedang ng menga mengala lami mi 'ros 'roses es migr migras asii ke tekno teknolo logi gi digi digita tal l denga dengan n tu(u tu(uan an untuk untuk menda'atkan menda'atkan efisiensi efisiensi dan o'timalisa o'timalisasi. si. Antara lain digitalisa digitalisasi si *idang telekomunik telekomunikasi asi *idang 'enyiaran data+data 'emerintah ds*.


Page 32

DAFTAR PUSTAKA

Dndang+undang ,o.  9ahun 1##7 9entang 9entang igitalisasi okumen Ar*ai Ar*ai . <. 5201 5201.. I"I9 I"I9A AI&A&I I&A&I O@D-3 O@D-3, , @A$Y @A$YA I-IA< I-IA< -3,A -3,AII O8A O8A 8O,93,;. 2. 3na &ukmana &ukmana &. 5200B 5200B.. igita igitalis lisasi asi Pustak Pustaka. a. +emina +eminarr eran eran ustak ustakaa aan n di *ra Digita Digital. l. andungC Forum Pustaka)an Perguruan 9inggi a)a arat. -. Asi/hin &. -. 520 -ei 2014. As'ek egal Arsi' 3lektronik. &orkshop "earsipan +*/ utentikasi rsip *lektronik *lektronik dan rsip 0asil D)gitalisasi D)gitalisasi 5'. 20. andung. Priyatna A. 5200. 9ransformasi igital. 4. &ekar andhi -. A. 5201B. est Pra/ti/e in igitisation Planning and !orkflo) Pro/esses. *merging echnologies echnologies and (uture of 2ibraries3 )ssues and %hallenges %hallenges 8ha'ter . !ahyu &u'rian &u'rianto to Ahmad -uhsin -uhsin.. 5200 5200.. eknologi eknologi )nformasi )nformasi erpustakaan erpustakaan.. YogyakartaC @anisius. !hitney !hitney AleEand AleEander er and aid aid rian rian
&ri
$ei @us)ara. Jt.th.K. -anual s/anning o/umentC 'anduan o'erasional s/anning image'df L O8$. andungC @no)ledge -anagement $esear/h "rou' I9

htt'C??li*)e*.anglia.a/.uk?a/ademi/?files?igitisationMFANs.'df 5dia 5diaks kses es 'ada 'ada tangg tanggal al  uli uli 2016 htt'C??))).'ri/es/an./om?items htt'C??))).'ri/es/an./om?items 5diakses 'ada tanggal 4 A'ril 200B

Asmara . P. 52014. igitalisasi Arsi' okumen Penting &e*agai File okal Interest 5I engan &oft @om'uting &e*agai aya a ya ukung Informasi er*asis I89. "orontalo


Page 33


Page 34

DIGITALISASI DOKUMEN

Recommend Documents