LA DIFERENCIA ENTRE UN PROYECTO Y UN PROCESO
Por Jose Carlos Arce Rioboo. Explica la diferencia entre un proyecto y un proceso operativo de una empresa o institución y como en muchas ocasiones creemos que desarrollamos proyectos, pero en realidad estamos eecutando solamente un proceso. En muchas or!ani"aciones la #nica manera de conse!uir recursos o presupuesto adicionales es a trav$s de proyectos. Con los a%os este dinero es utili"ado en trabaos normales rutinarios, pero a%o con a%o, se si!ue pidiendo ese presupuesto maneando el trabao como proyecto cuando ya no lo es mas. Por otro lado hay muchos !erentes de proyecto que ven todo como proyecto& implementar un nuevo sistema de administración de pro yectos, es un proyecto' desarrollar un nuevo producto, es un proyecto. Pero hay trabaos que est(n consumiendo recursos que se deben de dedicar a proyectos reales que se utili"an en el otro tipo de trabao& procesos de ne!ocio. Es importante saber distin!uir cu(l es cu(l. )as or!ani"aciones reali"an dos tipos de trabao, o dicho de otra manera hay ha y dos maneras en que el trabao puede llevarse a cabo& mediante procesos de trabao o mediante proyectos. *odo *odo lo nuevo o lo meorado que ocurre es un u n proyecto. *odas *odas las operaciones rutinarias requieren de procesos de trabao. +n proyecto es un esfuer"o temporal que produce un producto, un entre!able o un servicio en la amplia definición de los mismos- #nicos. ebido a que un proyecto es temporal, se debe para reali"arlo, conuntar a un equipo que construye y eecuta un plan. Al acabar, el equipo se desinte!ra y re!resa a sus miembros a sus lu!ares de ori!en. /i el equipo si!ue trabaando y el proyecto parece empe"ar de temporada en temporada, mes con mes o a%o con a%o, probablemente la primera ve" fue un proyecto que el propio equipo operacionali"ó y al cual se le dele!aron las responsabilidades de repetirlo de manera recurrente y repetitiva pero ahora est(n trabaando en un proceso. +n proceso es un esfuer"o que se puede considerar como permanente en el sentido de que produce un entre!able o un producto repetitivo aunque puede tener peque%os ca mbios, y la manera de manear dichos cambios ca mbios deber0a de ser un proceso o parte del mismo-. Cada ve" que se reali"a el proceso, se obtiene mas o menos el mismo producto o output.. Como el proceso es permanente, hay personas asi!nadas a reali"arlo que hacen b(sicamente el mismo conunto de tareas y trabaos cada ve" que el proceso se lleva a cabo. Ambos son un conunto interrelacionado de actividades que van transformando insumos en productos o entre!ables a!re!(ndoles valor-. )os proyectos, en ese conunto de
actividades interrelacionadas y dependientes entre ellas, contienen actividades distintas, diferentes, #nicas, que probablemente nunca se hayan reali"ado antes en la or!ani"ación y que no se asemean a lo que antes se ha hecho. )os procesos u operaciones son un conunto de actividades, tambi$n interrelacionadas y dependientes que ya se han hecho de manera similar por lo menos una ve" antes en la or!ani"ación. Ambos, los procesos y los proyectos requieren de administrarse, pero solo sabiendo la diferencia entre ellos podremos ele!ir las t$cnicas y herramientas administrativas necesarias para llevarlos a cabo. )os proyectos requieren de administración de pro yectos, pero los procesos requieren de administración de procesos. +tili"ar administración de proyectos para administrar la operación de toda una or!ani"ación es altamente ineficiente. /upon!an que cada ve" que una empresa de entre!as que va a transportar un paquete, reuniera a un equipo de proyecto para reali"ar un plan y eecutar y monitorear las actividades del env0o. Es rid0culo, 1por qu$2 , porque ya se saben los requerimientos del cliente y se saben las tareas que se necesitan reali"ar para hacerlo, aunque el destino sea distinto cada ve", el peso del paquete, etc.. /e tienen un costo y un calendario para el proceso y es parte del presupuesto anual de operacionesy del eercicio de planeación anual que tambi$n es un proceso, no se empie"a de cero y aunque el plan sea distinto, la manera de hacer el plan es tambi$n un proceso-. /e tienen personas que reali"an los trabaos de ese proceso. 3o se necesita administración de proyectos. En al!unos casos, como el citado en la parte superior, la diferencia es obvia. )a confusión sur!e cuando hay procesos que reali"an los mismos outputs o productos o entre!ables en versiones que 4se hacen a la medida5. Aunque el proceso utili"a la misma serie de conunto de trabaos y pasos cada ve", con las mismas personas, el producto o entre!able puede variar. +na revista es un eemplo de un macro proceso que se hace a la medida. Cada edición de la revista tiene !eneralmente el mismo formato, pero diferente contenido, que puede hacer pensar y confundir que producir una revista es un proyecto. Pero no lo es, es un proceso. )a revista es un esfuer"o no temporal, es decir es permanente, recurrente repetitivo por lo que debe de ser predecible y confiable cada ve" que se realice. Reproduce un output o entre!able repetititivo la revista- cada ve" que el proceso se lleva a cabo una ve" al mes-. 6ay trabaos asi!nados definidos para las personas que trabaan en la editorial y en el proceso de producción. Es un proceso de ne!ocio costumi"ado o hecho a la medida y se debe de administrar con las t$cnicas de administración de procesos, meora continua, 7/8, etc. , con las m$tricas definidas, un presupuesto de proceso definido, con descripción de trabaos definidos, dia!ramas de fluos, pol0ticas de proceso definidas, etc., etc.. Para administrar una or!ani"ación como si todo fuera un proyecto es un error !arrafal, aun en empresas proyecti"adas, ya que estas tambi$n contienen operaciones. 9ientras mas proyectos y procesos se puedan hacer repetitivos, recurrentes y predecibles, meor. 9ientras menos ries!o y mas eficiencia meor. A estos se le aplica la
administración de procesos. /in embar!o, no todos los procesos pueden convertirse en procesos de trabao, el desarrollo de nuevos productos o desarrollo de soft:are son proyectos. +na empresa de capacitación, aunque el cliente sea nuevo, pida un curso especial, etc., tiene que llevar a cabo las mismas tareas& contactar al cliente, pedir requerimientos, ne!ociar, firmar contrato, dise%ar el curso, reproducir el material, etc., actividades que son parte de un proceso incluso certificable en 7/8, con controles y m$tricas definidas. Cuando se tiene un martillo todo parece clavo, pero no solo hay que aprender a usar el martillo bien sino hay que tener cuidado en no hacer que todo pare"ca un clavo, los tornillos y tuercas se tratan con herramientas diferentes. http://www.keisen.com/article62.html