Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Contador Público y Auditor Redacción de Informes
Dictámenes especiales (I parte) Son opiniones que el CPA emite sobre estados financieros que han sido preparados en las siguientes circunstancias: circunstancias:
Estados Financieros que se preparen de conformidad con una base comprensiva diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Opiniones sobre elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero.
Cumplimientos Cumplimientos de convenios contractuales o estipulaciones reglamentarias reglamentarias
Aunque regularmente solo se tipifican estas 3 clasificaciones como dictámenes especiales, existen dictámenes que actualmente se emiten emiten y de los que aun no se especificado su clasificación por lo que también se puede considerar como dictámenes especiales, tales como:
Dictamen sobre la capacidad administrativa
Dictamen sobre capacidad financiera
Dictamen sobre cumplimiento cumplimiento de condiciones con respecto a leyes y convenios aplicables.
Base comprensiva de contabilidad diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados En algunas ocasiones se puede solicitar a un CPA que informe sobre un conjunto de estados financieros preparados sobre una base de contabilidad distinta distinta a principios de contabilidad generalmente generalmente aceptado. Estas bases incluyen base de efectivo, base de impuestos o una base utilizada para cumplir con una agencia reguladora gubernamental. gubernamental. Cuando se emite una opinión sobre tales estados financieros, se debe incluir en el informe:
Un párrafo que identifique los estados financieros auditados y expresar si la auditoria fue realizada de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas.
Un párrafo que indique o se refiera a la nota de los estados financieros que explica la base de presentación de los mismos y de preferencia que indique como esa base difiere de los principios de contabilidad generalmente aceptados; además que indique que los estados financieros no pretenden estar de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. No obstante, es necesario cuantificar los efectos de las diferencias entre los principios de contabilidad generalmente aceptados y la base de presentación de los estados financieros sobre los cuales se esta informado
Un párrafo que exprese la opinión o se abstenga de emitir la misma sobre si los estados financieros están presentados razonablemente razonablemente de conformidad con la base de contabilidad descrita.
Ejemplo 1 Dictamen con salvedad, estado de rendición de cuentas. Base comprensiva diferente a los principios de contabilidad. Antecedentes: El 4 de agosto de 2005, la Organización de Desarrollo Internacional del gobierno de la Republica de Brasil y la Asociación de desarrollo agrícola en Retalhuleu, firmaron un convenio de donación por $1,000,000.00 con el propósito de fomentar y tecnificar la producción agrícola de pequeños agricultores, orientando su producción hacia la exportación. La implantación del proyecto fue planeada para un periodo de 4 años el cual termino el 4 de agosto de 2009. El proyecto comprende tres fases: Asistencia técnica y de maquinaria, adiestramiento para mejorar la productividad agrícola y apoyo técnico-financiero en la apertura de un mercado internacional para la colocación de producto.
Resultado de la Auditoria: 1. Durante la revisión se revelaron ingresos que no fueron declarados por la entidad administradora, ni como utilidades ni rebajados de los gastos del proyecto, y que son derivados de ventas de los productos agrícolas financiados por la entidad donante. 2. Se liquidaron gastos de los que no se encontró la documentación de soporte y/o se considero inadecuada la documentación presentada. 3. Se liquidaron con cargo al proyecto una cantidad correspondiente a pago de impuestos, que de acuerdo con la carta de convenio no son aceptados por la entidad donante.
PROYECTO DE DESARROLLO DE LA PRODUCTIVIDAD AGRICOLA ADMINISTRADO POR LA ASOCIACION DE DESARROLLO AGRICOLA. ESTADO DE RENDICIONES DE CUENTAS OPINION DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES. Hemos auditado el estado adjunto de rendición de cuenta del proyecto de Desarrollo de la Productividad Agrícola administrado por la Asociación de Desarrollo Agrícola, por el periodo comprendido del 4 de agosto de 2005 al 4 de agosto de 2009. El estado de rendición de cuentas es responsabilidad de la administración de la Asociación de Desarrollo Agrícola. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado de rendición de cuentas con base en nuestra auditoria. Nuestra auditoria se practico de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas y las normas de auditoria del Estado (edición 1994 emitidas por la Contraloría General de la Republica de Brasil). Dichas normas requieren que planeemos y ejecutemos la auditoria para obtener seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores de importancia. Una auditoria incluye el examen sobre una base selectiva de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como la
evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoria provee una base razonable para nuestra opinión. Como se indica en la Nota No. 4 al estado de rendición de cuentas, la Asociación de Desarrollo Agrícola utilizo como propios, ingresos derivados de ventas hechas con recursos del proyecto. Estas ventas se sumaron Q.185,638.00 no se presentan en el estado de rendición de cuentas, ni como ingresos, ni se reducen de los gastos reportados por el proyecto.
Así mismo se revelaron costos cuestionables por Q.25,492.00 que no se encuentran debidamente
documentados y entre estos Q.5,971.00 Corresponden a pago de impuestos que según la carta de convenio No. 2852584 no son admisibles de pago. Como se describe en la Nota No. 3 al estado de rendición de cuentas, es parte del convenio que la Asociación de Desarrollo Agrícola prepare la información financiera del Proyecto sobre la base de Ingresos y gastos en efectivo, que corresponde a una base comprensiva de contabilidad distinta a los principios de contabilidad generalmente aceptados. En nuestra opinión excepto por el efecto de los asuntos que se explican en el tercer párrafo anterior, el estado de rendición de cuentas examinado por nosotros, presenta razonablemente, de conformidad con las condiciones del convenio, los ingresos y gastos en efectivo del Proyecto de Desarrollo de Producción Agrícola, administrado por la Asociación de Desarrollo Agrícola por el período del 4 de Agosto de 2005 al 4 agosto de 2009. Este informe está destinado únicamente para uso de la Asociación de Desarrollo Agrícola y la Organización de Desarrollo Internacional de la República de Brasil. Esta restricción no pretende limitar la distribución del presente informe el cual de ser aceptado por la Oficina del Contador General, es un asunto de interés público. López de León Contadores Públicos Lic. Julio César López Retalhuleu 12 de septiembre de 2009.
Elementos, Cuentas o Partidas especificas de un estado Financiero Existen dos categorías de dictámenes de auditoría sobre elementos, cuentas o partidas específicas. 1. Un dictamen que expresa una opinión sobre uno o mas elementos, cuentas y partidas específicas de un estado financiero, por ejemplo arredramientos, participación en las utilidades a. Los trabajos para expresar una opinión sobre uno o más elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero, las medidas de importancia relativa y/o el nivel de precisión están relacionados con el elemento, cuenta o partida específica auditada, y no con la suma de los mismos o los estados financieros tomados en su conjunto. 2. Un dictamen relacionado con los resultados de aplicar procedimientos convenidos a uno o mas elementos, cuentas o partidas especificas de un estado financiero b. Para dictaminar sobre los resultados de aplicar procedimientos convenidos, el CPA debe cerciorarse de que: i. Todos los interesados tengan una clara comprensión de los procedimientos a realizarse; y ii. Que la distribución del informe será restringida a los interesados indicados de manera específica.
Ejemplo (Referencia al caso No. 2) Dictamen con Salvedad. Cuentas o Partidas Específicas de un estado de rendición de cuentas consolidado. Antecedentes La Asociación de desarrollo del Altiplano (ALDESA) es una institución fundada por la Organización Empresarial de Guatemala para la administración de proyectos de desarrollo, los cuales son financiados con fondos de entidades nacionales y extranjeras. Actualmente administra 4 proyectos de desarrollo en 4 departamentos del altiplano occidental del país. ALDESA posee una estructura administrativa compuesta por el siguiente personal -
Un gerente ejecutivo de proyectos.
-
Un administrados de oficina Un auditor interno
-
Un auxiliar de auditoria
-
Un contador general Un auxiliar de contabilidad Dos secretarias
-
Un conserje
Para mantener esta estructura administrativa así como para cubrir sus gastos administrativos tales como: alquiler de oficina, papelería y útiles, teléfono, energía eléctrica, depreciación de vehículos, kilometrajes, etc. ALDESA cobra a cada uno de los proyectos que administra un Overhead para funcionamiento administrativo, comprometiéndose a crear una reserva, para sufragar sus gastos si en el futuro no contara con suficientes fondos para mantener su estructura administrativa.
La Agencia de Ayuda Internacional, entidad donante de dos de los proyectos administrados por ALDESA, les autorizo la suma de Q.50,000 como overead del proyecto Totonicapán.
Así mismo autorizo Q.80,000 como
Overhead del proyecto Sololá. En total la Agencia autorizó a ALDESA Q.130,000 de Overhead para el año terminado el 31 de diciembre de 2010. La organización de Tecnología Internacional donante del proyecto Huehuetenango, autorizó un monto de Q.35,000 como Overhead para 2010 y la Fundación Europea de Capacitación donante del proyecto El Quiché autorizo a ALDESA un overead de Q.35,000. La suma autorizada como Overhead para ALDESA en 2010 fue un total de Q.200,000. La Organización Empresarial de Guatemala como organismo supervisor de ALDESA, ha contratado a nuestra firma de auditoria externa, para revisar la cuenta de Overhead componente del estado de rendición de cuentas consolidado para cerciorarse de la razonabilidad de los gastos registrados y pagados con este fondo.
Circunstancias de la opinión negativa 1. El gerente de proyectos de ALDESA, cobró como sueldo más de lo presupuestado 2. La cuenta de kilometraje se encuentra sobregirada 3. La cuenta de viáticos se encuentra sobregirada por viáticos no autorizados del gerente, del contador y de las secretarias que no están autorizados 4. La contabilidad muestra una cantidad como reserva de Overhead, el estado bancario muestra una muy inferior 5. ALDESA se sobregiró en el cobro de Overhead con los 4 proyectos que administra para cubrir sus gastos del año.
ORGANIZACION EMPRESARIAL DE GUATEMALA CUOTA DE GASTOS INDIRECTOS PARA FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO ADMINISTRADO POR LA ASOCIACION DE DESARROLLO DEL ALTIPLANO OPINION DE LOS CONTADORES PUBLICOS INDEPENDIENTES. Hemos auditado el rubro de Cuota de Gastos Indirectos para funcionamiento administrativo consolidado, administrado por la Asociación de desarrollo del Altiplano (ALDESA), por el año terminado el 31 de diciembre de 2010. Esta información es responsabilidad de ALDESA. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre este rubro basados en nuestra auditoria. Efectuamos nuestra auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas normas requieren que la auditoria sea planificada y realizada para obtener una certeza razonable de que el rubro “Cuota de gastos indirectos para funcionamiento administrativo” no contiene errores importantes.
Una auditoria incluye el
examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones del rubro “cuota de gastos
indirectos para funcionamiento administrativo”. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y las estimaciones hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación general del rubro. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión.
ALDESA incurrió en un sobregiro con respecto al presupuesto autorizado en los siguientes reglones: Sueldo del Gerente de proyecto Sueldo del administrador de oficina
Q.6,000.00 Q.4,000.00
Kilometraje Viáticos no autorizados del gerente de proyectos
Q.9,000.00
Contador y secretarias
Q.23,000.00
En total el sobregiro suma Q.42,000.00 Así mismo en los registros contables aparece la “Cuenta Bancaria para reserva de Overhead” por un valor de Q.78,642.00, sin embargo la cuenta bancaria para este fin presenta un saldo al 31
de diciembre de 2010 de Q.29,436.52 Para cubrir este sobregiro ALDESA cobró en exceso por cuota de Gastos Indirectos para funcionamiento administrativo, a los proyectos administrados las siguientes sumas: Proyecto Totonicapán
Q.12,965.00
Proyecto Sololá
Q.15,250.00
Proyecto Huehuetenango Proyecto Quiché
Q.9,500.00 Q.4,285.00
Como se describe en la nota no. 1 del informe, es política de la entidad preparar su información financiera sobre la base de ingresos y gastos en efectivo. Por consiguiente el informe del rubro de Gastos Indirectos para funcionamiento administrativo, no pretende presentar la situación financiera de
conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados. En nuestra opinión debido a los efectos de asuntos mencionados en el tercer, cuarto y quinto párrafos anteriores, e rubro de gastos indirectos según el procedimiento para el funcionamiento administrativo (Overhead) consolidado, administrado por la Asociación de Desarrollo del Altiplano no se presenta razonablemente, de conformidad con las sumas autorizadas por los proyectos administrados y el presupuesto de Gastos autorizado por la Organización Empresarial de Guatemala, los Egresos habidos por el año terminado el 31 de diciembre de 2010. Este informe está destinado únicamente para uso de la Asociación de Desarrollo del Altiplano (ALDESA), de la Organización Empresarial de Guatemala, de la Agencia de Ayuda Internacional, de la Organización de Tecnología Internacional y de la Fundación Europea de Capacitación y no debe ser utilizado para otro propósito. López de León Asociados Lic. Julio César López Quetzaltenango 31 de Enero de 2011
Ejercicio A continuación se le presentan los antecedentes y las circunstancias que generan una opinión específica del auditor sobre un caso en particular, se le pide que identifique y genere. -
Tipo de Dictamen Especial (según esta primera parte de Dictámenes Especiales) Tipo de opinión que merece las circunstancias
-
Dictamen Especial Redactado.
Antecedentes: El 15 de febrero de 2009 el Fondo para la Vivienda Mundial de la República de Dinamarca, firmó un convenio con la Fundación de Alfabetización Rural por $.200,000 con el propósito de construir un edificio y tres viviendas de profesores, para llevar a cabo su misión de alfabetizar a la población rural de Guatemala. El convenio especifica que la construcción del edificio y las tres viviendas debía realizarse en el plazo de un año, y los fondos no utilizados en la construcción y equipamiento debían ser devueltos al fondo donante, previo una revisión de los fondos ejecutados. Así mismo en el convenio se especificaron una serie de estipulaciones que la fundación administradora del fondo debía cumplir, tanto relacionadas con la presentación de informes sobre la ejecución de fondos a la entidad donante, como en el sistema de contabilidad que debía implementar para revelar claramente el manejo del fondo recibido.
Circunstancia para la opinión: 1.
La fundación no presento presupuestos de Mano de Obra, Materiales de Construcción y equipo del edificio y vivienda de profesores, tal como lo específica el convenio.
2. La fundación no realizo la ejecución presupuestal de los fondos recibidos de acuerdo con los requerimientos establecidos en el convenio, ya que la misma no estaba ligada en forma racional con el sistema contable. 3. Los registros contables de la institución incluían transacciones financieras con otras instituciones, y no existían registros auxiliares que separaran las partidas especificas del fondo de las demás partidas de la fundación tal y como se especifico en el convenio.
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Dictámenes especiales (II parte) CUMPLIMIENTO DE CONVENIOS CONTRACTUALES O ESTIPULACIONES REGLAMENTARIAS Un convenio contractual, es un convenio entre el cliente y terceras personas distintas al auditor. En algunos casos se nos solicita expresar una opinión sobre si los estados financieros están presentados razonablemente en una base de contabilidad específica en un convenio. Una base de contabilidad específica en un convenio no es lo mismo que una base integral de contabilidad. Si el convenio especifica prácticas contables que se desvían de principios de contabilidad generalmente aceptados debemos utilizar el dictamen estándar con las modificaciones apropiadas para desviaciones de principios de contabilidad generalmente aceptados y, en un párrafo adicional al dictamen, podemos expresar sobre si los estados financieros están presentados razonablemente sobre la base contable específica en el convenio. La base contable y la razón por la cual dicha base fue utilizada, deben ser descritas en el informe de auditoría y en una nota a los estados financieros. Aunque no encontramos información en la Normas de Auditoria, se recomienda que si expresamos una opinión con salvedad o una opinión adversa debido a desviaciones de principios de contabilidad generalmente aceptados, nuestro informe debe revelar los principales efectos monetarios de las desviaciones sobre la situación financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de la entidad, si son razonablemente determinables. Si los estados financieros son presentados de conformidad con una base contable especificada en un convenio, el requisito de revelas los principales efectos monetarios ocasionados por las desviaciones de principios de contabilidad generalmente aceptados puede ser satisfecho por una referencia a una nota a los estados financieros que revela tales efectos. Si los estados financieros fueron preparados sobre una base especificada en un convenio, y la entidad no determinó los efectos de desviaciones de principios de contabilidad generalmente aceptados, es posible que podamos estimar razonablemente si tales efectos son suficientemente significativos que requerirían la emisión de una opinión con salvedad o serían tan significativos que requerirían la emisión de una opinión negativa. Si no podemos estimar razonablemente los efectos de desviaciones a principios de contabilidad generalmente aceptados, no debemos expresar una opinión respecto a la conformidad de los estados financieros con P.C.G.A. Sin embargo tal abstención de opinión no nos impide expresar una opinión respecto a si los estados financieros están presentados razonablemente de conformidad con una base contable especificada en un convenio.
EJEMPLO DICTAMEN ESTANDAR PARA LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS EN UN CONTRATO DE PRESTAMO PARA CIERTOS ELEMENTOS Y DITAMEN NEGATIVO DE ESTADOS FINANCIEROS. CIRCUSNTANCIAS DE LA OPINION: El 21 de Enero de 2009 el Banco Constructor S.A. firmó un convenio de préstamo con la Industria Materialista de Construcción la Luna S.A. De acuerdo con este convenio la compañía debía presentar sus cuentas de propiedad, planta y Equipo a valores de tasación. El informe de auditoría, al revelar este asunto la nota a los estados financieros puede decir:
NOTA No. 10 Conforme a la sección 2.1.3 del convenio de préstamos No. 395-0365 entre la empresa y el Banco Constructor S.A. de fecha 21 de Enero de 2009, la entidad presenta las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo en base a valores de tasación y hace el cargo de depreciación en base a esos valores. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, requieren que las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo sean presentadas según su costo histórico de adquisición, reducidas por la depreciación la cual es calculada en base a ese costo histórico.
Debido a esta desviación
de los principios de contabilidad generalmente aceptados, los Inventarios de Materiales al 31 de diciembre de 2010 estan aumentados en Q. 25,485.52 como resultado de haber incluido en los Gastos de Fabricación la depreciación en exceso de la cantidad que resultaría de haberse calculado sobre el costo histórico, las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo, neto de la depreciación acumulada, se presenta por Q. 885,750.61 en exceso de la cantidad que se basa en el costo histórico; y el patrimonio de los accionistas se ha incrementado en Q. 792,285.41. Por el periodo que termino el 31 de diciembre de 2010, el costo de ventas esta aumentado en Q. 58,975.11 debido a los efectos de calcular la depreciación en la forma mencionada, lo cual resulta en una disminución de la utilidad neta de Q. 27,121.40.
INDUSTRIA MATERIALES DE CONTRUCCION S.A. BALANCE GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS Y FLUJO DE EFECTIVO AL 31 DE DICIEMBREDE 2010
OPINION DE LOS CONTADORES PUBLICOS Y AUDITORES INDEPENDIENTES Hemos auditado el Balance General adjunto de la Industria Materiales de Construcción S.A. al 31 de diciembre de 2010, y el correspondiente estado de resultados y Flujo de efectivo por el periodo contable terminado en esta fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administración de la industria.
Nuestra responsabilidad
es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestra auditoria. Nuestra auditoria se practico de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable de que los estados financieros están libres de errores de importancia.
Una auditoria incluye el examen sobre una base selectiva de la evidencia que
soporta las cantidades y relaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como la
evaluación de la presentación general de los estados financieros.
Consideramos que nuestra auditoria provee una
base razonable para nuestra opinión. Los estados financieros que se acompañan se han preparado para cumplir con y de acuerdo a las prácticas de contabilidad especificadas en la sección 2.1.3. de un convenio de préstamo entre el Banco de la Construcción S.A. y esta entidad, con fecha 21 de enero de 2009.
Como se describe en la nota No. 10 a los estados financieros, estas
prácticas de contabilidad difieren en algunos aspectos de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por consiguiente, los estados financieros que se acompañan no pretenden presentar y en nuestra opinión no presentan razonablemente, la situación financiera de los resultados de operaciones ni el flujo de efectivo de Industria Materiales de Construcción S.A. al 31 de diciembre de 2010 de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. En nuestra opinión, los mencionados estados financieros de Industria de Materiales de Construcción S.A. presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, conforme a la base de contabilidad descrita en la Nota No. 10 a los estados financieros. Este informe está destinado únicamente para uso de los accionistas y consejo de Administración de Industria de Materiales de Construcción S.A. y para la administración y Junta Directiva del Banco Constructor S.A. por lo que debe ser utilizado para otros fines.
Lic. Julio César López Colegiado 8486 Retalhuleu, 31 de Diciembre de 2010.
Ejemplos sobre otro tipo de Dictámenes Especiales Cuando se firman convenios entre entidades donantes y entidades administradoras de donaciones, sucede regularmente que las entidades donantes requieran para asegurarse de la correcta administración de los fondos , que las instituciones administradoras cuenten con una estructura administrativa y capacidad financiera suficientes para administrar y apoyar financieramente proyectos de desarrollo y que estos sean ejecutados de acuerdo con las estipulaciones y reglamentos convenidos. En estos casos se requiere que el CPA evalué y dictamine entre otros aspectos acerca de la capacidad financiera, estructura y/o capacidad administrativa, cumplimiento de condiciones, leyes y reglamentos de los convenios firmados, por parte de las instituciones administradoras de los proyectos de desarrollo.
ANTECEDENTES: El 1 de enero de 2008 la fundación internacional para la Paz y la Asociación de amigos de la paz (ASAPAZ), firmaron el convenio de donación No. 0152-1295 por la suma de Q.1,000,000.00 para el desarrollo de un proyecto de adquisición y acondicionamiento de tierras para campesinos en el exilio, el cual fue administrado por ASAPAZ. Esta entidad también ejecuta proyectos de desarrollo con otras entidades donantes. Entre las condiciones del convenio firmado. ASAPAZ se comprometió a lo siguiente:
Aportar un equivalente al 25% del total de la donación recibida en sueldos y gastos administrativos y en donación directa a los beneficiarios.
Implementar manuales administrativos y contables para la adecuada ejecución del fondo
Proporcionar una estructura administativa adecuada para la ejecución del proyecto.
Adoptar algunas políticas establecidas en el convenio, con respecto a la adquisición de activos fijos. Estas políticas se refieren a la condición de adquirir activos fijos nacionales, y de marcas de de los Estados Unidos de Norteamerica en el caso específico de vehículos.
Entre el aporte del 25% figuraban el pago de impuestos de origen guatemalteco por gastos y compras de activos.
Todas las compras y gastos debían realizarse a empresas y/o personas que no tuvieran ninguna relación con la entidad administradora.
Con fecha 31 de Agosto de 2009, la fundación internacional, ha requerido que se evalué la capacidad financiera y administrativa de ASAPAZ con respecto a la administración y ejecución de este proyecto o proyectos futuros, así como el cumplimiento de las condiciones, leyes y reglamentos estipulados en el convenio firmado.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
ASAPAZ ha realizado otras actividades y proyectos no relacionados con el proyecto, sin embargo al momento de revisar sus estados financieros ser reveló que no elabora estados de Ejecución Presupuestaria que consolide sus actividades, programas y proyectos ejecutados.
No se cumplió con la donación de la contraparte del 25%
Los manuales administrativos y contables implementados no fueron los aprobados en el convenio firmado
Las atribuciones administrativas de los funcionarios de ASAPAZ no se delinearon adecuadamente
No se siguieron los procedimientos aprobados para la adquisición de bienes y servicios.
CAPACIDAD FINANCIERA. ABSTENCION DE OPINION Convenio de Donación No. 152-1295 DE LA FUNDACIÓN INTERNACIONAL PARA LA PAZ ADMINISTRADO POR LA ASOCIACION DE AMIGOS DE LA PAZ DICTAMEN SOBRE CAPACIDAD FINANCIERA Opinión del Auditor Independiente. He realizado un estudio y evaluación de la capacidad financiera de la Asociación de amigos de la paz (ASAPAZ) relacionada con la ejecución del convenio de donación No. 152-1295, por el cual es responsable. Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre la capacidad financiera de ASAPAZ con base en mi auditoria. Excepto por lo que se menciona en el párrafo siguiente, mi trabajo se realizó de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas y las Normas de auditoría Gubernamental emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. Como se menciona detalladamente en las observaciones del informe, la política de registro contable de ASAPAZ, no nos permitió evaluar el sistema de información financiera en su conjunto. Las limitaciones al alcance de nuestro trabajo se refieren a lo siguiente: 1) ASAPAZ no presentó estados de ejecuciones presupuestarias consolidadas de sus diferentes proyectos, actividades y programas. 2) ASAPAZ no elaboró un informe que resuma sus flujos de efectivo. 3) ASAPAZ no elabora informes consolidados de fondos donados en calidad de contrapartida. Además los fondos de contrapartida donados por ASAPAZ a este proyecto específicamente no son de acuerdo al porcentaje convenido. Debido a las limitaciones y deficiencias referidas en el párrafo anterior, no estoy en posición de expresar y no expreso, un opinión sobre si ASAPAZ tiene o no la capacidad financiera requerida para seguir administrando y ejecutando el convenio de donación No. 152-1295 de la Fundación Internacional para la Paz, por el cual es responsable, o proyectos futuros. Este informe está destinado únicamente para uso de ASAPAZ y la Fundación Internacional para la Paz. Esta restricción no pretende limitar la distribución de este informe, ya que es un asunto de interés público. Lic. Julio César López Colegiado 8486 Retalhuleu 30 de octubre de 2009
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA. DICTAMEN CON SALVEDAD Convenio de Donación No. 152-1295 DE LA FUNDACIÓN INTERNACIONAL PARA LA PAZ ADMINISTRADO POR LA ASOCIACION DE AMIGOS DE LA PAZ DICTAMEN SOBRE CAPACIDAD ADMINSITRATIVA Opinión del Auditor Independiente. He llevado a cabo un estudio y evaluación de la capacidad de ASAPAZ para administrar en forma adecuada el convenio de donación No. 152-1295 de la Fundación Internacional para la paz por el cual es responsable. responsabilidad es expresar una opinión sobre la capacidad administrativa de ASAPAZ en base a mi auditoria.
Mi
Mi estudio y evaluación cubrió aquellas áreas que consideré relevantes con los criterios expresados en la definición del convenio arriba mencionado. Mi trabajo se realizó de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas y “Las Normas de auditoría Gubernamental” emitidas por el Contador General de los Estados
Unidos de Norteamérica. Los procedimientos administrativos de ASAPAZ no estaban bien definidos, por lo que se observaron deficiencias administrativas importantes detalladas en la Nota No. 6 al Informe. Con base a mi estudio y entendimiento de los criterios incluidos en la definición del trabajo incluida en el segundo párrafo anterior y excepto por el efecto de los asuntos mencionados en el tercer párrafo anterior considero que la Asociación de amigos de la Paz (ASAPAZ) cuenta con suficiente capacidad administrativa para seguir administrando este y futuros proyectos. Este informe está destinado únicamente para uso de ASAPAZ y la Fundación Internacional para la Paz. Esta restricción no pretende limitar la distribución de este informe, ya que es un asunto de interés público. Lic. Julio César López Colegiado 8486 Retalhuleu 30 de octubre de 2009
Los asuntos a los que hace referencia el párrafo de opinión del dictamen, puede redactarse asi: Nota No. 6 LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ASAPAZ NO FUERON ADECUADOS EN AREAS DE IMPORTANCIA. Condición: Los procedimientos administrativos ejecutados por ASPAZ no estaban bien definidos, observándose las siguientes deficiencias importantes.
Los manuales de organización y de procedimientos de ASAPAZ no estaban bien definidos, observándose las siguientes deficiencias importantes.
La Función de auditoría interna no fue adecuada durante la ejecución de proyecto
La asignación de funciones al departamento de contabilidad no fue congruente con lo estipulado en los manuales de procedimientos.
Criterio: La observación de procedimientos administrativos bien definidos es importante para la efectiva y eficiente administración de las actividades del proyecto
Causa: No se previó el crecimiento de las actividades de ASAPAZ, con respecto a éste y otros proyectos, por lo que no se definió oportunamente la implementación de procedimientos administrativos con el fin de fortalecer la capacidad administrativa de ASAPAZ.
Efecto: Procedimientos administrativos incompletos e inadecuados pueden afectar seriamente la estructura de control interno e impedir el logro de los objetivos del proyecto.
Recomendaciones: La fundación internacional para la paz debe requerir de la administración de ASAPAZ un mayor interés en incrementar y fortalecer los procedimientos administrativos aplicados para el desarrollo de las actividades de ASAPAZ. Estos procedimientos deben definirse por escrito para cada una de las áreas de importancia del proyecto.
EJERCICIO Valor 2 puntos Utilizando todos lo aprendido en el curso de Redacción de Informes realice el siguiente dinámica de trabajo. 1. Conforme grupos de trabajo (2 grupos) 2. Elabore los antecedentes y datos relevantes de la auditoria en X empresa en el area agrícola, educativa, comercial , Etc. (Debe procurar ser explícito en su explicación) 3. Al finalizar deberá presentar los datos al otro grupo de trabajo. 4. Al recibir la información del otro grupo deberá analizar a. Tipo de informe que se debe de generar (Estandar o especial) b. Tipo de opinión que deberá emitir c. Construcción del informe 5. Al finalizar debe presentar su informe al otro grupo y recibir el de ellos, donde calificara. a. Elección del tipo de informe 0.5 puntos b. Elección del tipo de opinión 0.5 puntos c. Redacción del dictamen (Que cumpla con los requisitos necesarios) 1 punto