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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA Departamento de Ingeniería Industrial CURSO: DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS Fuente Diagnóstico Organizacional Autor: Darío Rodríguez M. Editorial: Alfaomega Páginas: 23 y 24 FUNDAMENTOS DEL DIAGNÓSTICO El diagnóstico plantea el problema del conocimiento y así, nos lleva a algunas conside consideraci racione oness episte epistemol mológic ógicas as que se hace hace necesar necesarias ias para establ establecer ecer las bases sobre las que se apoya la posibilidad de realizar afirmaciones acerca del funcionamiento de la organización y, eventualmente, recomendaciones para su cambio.
¡Me alegra poder decirte que usted está bien! En la vida cotidiana nos encontramos constantemente haciendo diagnóstico de las diversas situaciones que enfrentamos. Cada vez que necesitamos tomar una decisión; cada vez que deseamos evaluar diferentes líneas posibles de acción; cada vez que buscamos coordinar nuestras acciones con otras personas; cada vez que queremos anticipar posibles consecuencias a reacciones motivadas por nuestras elecciones; hacemos un diagnóstico que pretende evaluar, anticipar o ponderar las alternativas presentes. Se trata, en todos los casos mencionados, de un esfuerzo de conocimiento, en que, a partir de la información disponible o mediante la adquisición de nuevos antecedentes, se busca encontrar criterios que permitan hacer relevantes algunos elementos y dejar otros como el trasfondo, como el medio de contraste que hace que los primeros se destaquen. En efecto, el adolescente que en una noche de insomnio se pregunta por sus posibilidades de obtener el sí de la niña de sus sueños; el matrimonio matrimonio que estudia su presu presupue puest sto o para para deci decidi dirr la comp compra ra de una una lava lavador dora; a; el empr empresa esari rio o que que pondera las posibles consecuencias de una campaña publicitaria y el mecánico que trata de encontrar las causas de las fallas de un automóvil, hacen diagnóstico que que –en –en la medi medida da que que sean sean acert acertado ados—c s—con onduc ducir irán án a deci decisi sione oness tamb tambié ién n adecuadas.
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Acaso la más frecuente referencia de la palabra diagnóstico sea de tipo médico. La visita a un especialista es, habitualmente, entendida como la solicitud por un diagnóstico autorizado, con el consecuente tratamiento para el mal detectado. De esta referencia, es posible extraer algunas consecuencias: i.
El diag diagnó nóst stic ico o es ent enten endi dido do por por una una par parte te de de la prác práctitica ca pro profe fesi sion onal al,, en en que un determinado especialista debe hacer uso de su conocimiento para interpretar los síntomas del interesado.
ii. ii.
Se esp esper era a que que el esp espec ecia ialilist sta a sea sea capa capaza za de de refe referi rirr las las info inform rmac acio ione ness que le entregue el cliente –más las que él mismo obtenga—al cúmulo de conocimientos que posee, de tal manera de reconocer la información relevante y desechar la no pertinente. El diagnóstico es considerado parte de un proceso en el que se adoptarán medidas a partir de esta primera fase diagnóstica.
iii. iv. iv.
El diag diagnó nóst stic ico, o, por por lo tant tanto, o, encu encuen entr tra a un senti sentido do en su apli aplica cabi bililida dad d práctica para la solución de un problema.
v.
El probl problem ema, a, en gene general ral,, es es exp exper erim iment entad ado o por por el paci pacien ente te,, que que acude acude al especialista en pos de alguna solución.
vi. vi.
El espe especi cial alis ista ta,, conoc conocie iend ndo o el func funcio iona nami mien ento to el cuerp cuerpo o huma humano no,, será será capaz de interpretar las molestias del paciente como indicadores, como guías.
vii.
En todo el proceso, el médico actúa como un << receptor activo>> , vale decir, como un observador que activamente busca evidencias que le permitan afinar su diagnóstico, pero no influyen en lo observado.
Al fina finall del del proc proces eso, o, el prof profes esio iona nall podr podrá á deci decirr al paci pacien ente te cuál cuál es su enfermedad, las causas de su mal e indicarle el tratamiento adecuado. Curiosamente, si el diagnóstico es: << ¡Me alegra poder decirte que usted está sano como una pera!>> , el paciente se queda con una sensación de mezcla de alivio alivio y desilusión. desilusión. Esta última indica que en la situación social del proceso de diagnóstico, se han desarrollado ciertas expectativas que quedan en cierta medid medida a defr defraud audad adas as al no ser ser segu seguido ido el diag diagnós nóstitico co por el trat tratam amie ient nto o correspondiente. En suma, el proceso de diagnóstico es iniciado por una consulta del interesado a un especialista, se produce una situación social en que se desarrollan expec expecta tatitiva vass y se esper espera a que que el espec especia ialilist sta a sea sea capaz capaz de inte interp rpret retar ar la
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información dentro del marco de sus conocimientos y de proponer soluciones el problema así detectado. Gran parte de las características reseñadas son extendidas al diagnóstico organizacional. La diferencia consiste en que el consultante ya no es una persona, sino u sistema social: la organización.
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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA Departamento de Ingeniería Industrial CURSO: DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS GENERALIDADES DEL MÉTODO DE DIAGNÓSTICO
Fuente Diagnóstico Empresarial: Método para identificar, resolver y controlar problemas en las empresas Autor: Salvador Valdez Rivera y Ofelia Amaro Martínez Pág. De la 5 a la 8
¿Qué es el método del diagnóstico?
Es un proceso de análisis que permite el cambio de una empresa, de un esta estado do de ince incert rtid idum umbr bre e a otro otro de conoc conocim imie ient nto o para para una una adecu adecuad ada a dirección y evaluación.
Es una una herra herrami mien enta ta que que permi permite te dete determ rmin inar ar cual cuales es son las las fuerz fuerzas as y debi debililida dade dess de una una empr empres esa a en su ámbi ámbito to fina financ ncie iero ro y oper operat ativ ivo, o, identificando las causas y efectos que generan sus limitaciones, para estar en posibilidades de realizarlas acciones necesarias para su solución.
Es un proceso de evaluación permanente de la empresa o negocio, a través de indicadores que permiten medir los signos vitales.
Ventajas del método del diagnóstico
Se aplica en un corto tiempo en forma general o específica de acuerdo con las necesidades de cada empresa o negocio.
Permite conocer la situación financiera de la empresa y priorizar sus riesgos para su análisis.
Se ela elabora bora por por el prop propio io perso ersona nall de la empre mpresa sa,, lo que que evit evita a la dependencia de asesoría externa.
Su valor agregado del cambio se desarrolla desde la perspectiva de los que dirigen y operan la empresa.
Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata.
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Proporciona los datos para estructurar un programa emergente, en tanto no se fijen los nuevos rumbos y cambios en los sistemas y procesos de la organización.
Permite capacitar al empresario o negociante respecto a una nueva cultura empresarial de conocimiento de sus fuerzas y debilidades para ubicarse en la economía abierta.
Promueve una mayor riqueza creativa en los niveles directivos y operativos, en virtud de que ellos son los responsables de estructurar el diagnóstico y los cambios requeridos en la mejora de los servicios que el cliente requiere para operar con productividad.
Beneficios del método de diagnóstico El diagnóstico de la empresa da la seguridad para tomar decisiones.
Las supo suposi sici cion ones es lleva levan n a la quie quiebr bra a a la empr empres esa a o negoc egocio io;; el conocimiento a través del diagnóstico lo evita.
El diagnóstico de la empresa o negocio da el poder de negociación.
Se conocen los signos vitales de la empresa por medio del diagnóstico.
La confianza del diagnóstico empresarial lleva por caminos seguros hacia el desarrollo integral de la empresa o negocio.
El diagnóstico garantiza la prosperidad de la empresa o negocio.
El diagnóstico señala los peligros y oportunidades de la empresa o negocio.
La información del diagnóstico da el poder y dominio sobre la empresa.
Mediante el diagnóstico se cuida a la empresa generando beneficios a los trabajadores, inversionistas y a la sociedad en general.
El diagnóstico en la empresa ayuda a tomar decisiones para cuidar los empleos, generar bienestar social y ayudar al país.
¡Toma decisiones mejores ahora mismo! Aplica Aplica en tu empresa o negocio el diagnóstico empresarial.
El diagnóstico permite conocer a la empresa a distancia, en los diferentes puntos del país o extranjero.
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El diagn diagnóst óstic ico o incre increme ment nta a la produc productitivi vida dad d de la empre empresa sa o negoc negocio io,, admini administr strando ando mejor mejor los recursos recursos humanos humanos,, materia materiales les,, tecnol tecnológi ógicos cos y financieros.
El diagnóstico permite siempre estar al liderazgo de la empresa o negocio al conocerlo mejor.
El diagnóstico señala cual es la situación de la empresa e indica los procesos que requieren una modificación inmediata.
Cerr Cerrar ar la empr empres esa a es como como llev llevar ar al suic suicid idio io a los los inve invers rsio ioni nist stas as,, trabajadores trabajadores y a sus familias, familias, así como como a la paz social; esta esta situación situación se detecta a través del diagnóstico.
Las malas organizaciones operan como una anarquía, cada una de sus partes por su lado. ¡Esto se detecta por medio del diagnóstico!
Para darle un verdadero impulso productivo y competitivo a las empresas se debe aplicar el diagnóstico empresarial.
Requisitos de aplicación 1.- Contar con la aprobación de la máxima autoridad de la empresa o negocio. 2.- Difundir los objetivos del diagnóstico y los beneficios en cada uno de los niveles. 3.- Configurar grupos de trabajo internos que compartan el compromiso para operar el diagnóstico y los cambios. 4.- Contar con los estados financieros de la empresa o negocio (balance general y estado de resultados), así como información básica por áreas de responsabilidad. 5.- Fomentar una nueva cultura empresarial de cambio.
¿Cómo se aplica? Se aplica en forma modular de acuerdo con las necesidades de cada empresa o negocio: 1.- Módulo de diagnóstico general: En este módulo se determinan en forma macro
los los punt puntos os débi débiles les fina financi ncier eros os y los los proc proceso esoss opera operatitivos vos que que requi requiera eran n una una atención inmediata.
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2.- Módulo de diagnóstico específico: Aquí se analiza pormenorizadamente la
problemática financiera y operativa prioritaria que necesita atención inmediata. 3.- Módulo de diagnóstico estratégico: En este módulo se fijan las soluciones
inte integr gral ales es defi defini nititivas vas para para esta establ blec ecer er el plan plan estrat estratégi égico co y opera operarr con con alta alta productividad.
¿Cómo se obtiene el diagnóstico general? 1.- Se difunde y se capacita a los directivos respecto al plan de diagnóstico. 2.- Se estructura un pan de trabajo integrado por los primeros niveles para efectuar el diagnóstico general, dirigidos por asesoría externa. 3.- Se evalúa la información financiera con que cuenta la empresa por el grupo interno y los asesores externos para determinar el método de análisis a utilizar: o
Método de porcientos integrales (forma horizontal o vertical)
o
Método de razones financieras (selección de indicadores relevantes)
4.- Se realiza el diagnóstico por el grupo interno de acuerdo con el programa establecido, dirigido por la asesoría externa. 5.- Se elabora el reporte periódico periódico de evaluación de los resultados de la empresa en forma permanente para controlar sus avances y cumplir con los programas establecidos.
¿Cómo se obtiene el diagnóstico operativo? 1.- Se seleccionan el o proceso prioritarios ratificados para su análisis por los directivos de la empresa. 2.- Se difunde y se capacita a la empresa respecto al diagnóstico operativo. 3.- Se estructura un grupo de trabajo para elaborar el diagnóstico, integrado por los responsables de operar los procesos y sistemas que requieran cambios. 4.- Se opera el método de diagnóstico utilizando las herramientas necesarias de acuerdo con la información con que cuenta la empresa.
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5.5.- Se sele selecc ccio iona nan n y se apli aplica can n los los indic indicad adore oress neces necesari arios os para para elab elabor orar ar el diagnóstico específico, así como para medir los resultados y compararlos con lo buscado. 6.- Se elabora y se presenta en forma permanente ante los directivos el reporte periódico de evaluación de los resultados de la empresa para tomar decisiones, controlar sus avances y cumplir con los programas establecidos. 7.- Se evalúan los avances de los cambios de acuerdo con los estándares establecidos para retroalimentar el diagnóstico.
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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA Departamento de Ingeniería Industrial CURSO: DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS Fuente Título del libro: La planificación del cambio Autor: Pierre Collerette y Gilles Delisle Paginas: 53 a la 56 EL PROCEDIMIENTO DEL CAMBIO PLANIFICADO Al apoyar nuestras intervenciones en un procedimiento sistemático, la intención es acercar nuestras ambiciones a la realidad del vivir cotidiano. Las ideas y los ideales sólo pueden tener un impacto significativo sobre lo real en la medida en que sean utilizables dentro de eso real, sin lo cual corren el riesgo de nunca salir del reino de las ilusiones. El enfoque del cambio planificado se propone ser una herramienta herramienta que, al operacionalizar operacionalizar los propósitos de cambio, cambio, permita permita verificar verificar su reali realism smo o y sus limi limita taci cione ones, s, al mism mismo o tiem tiempo po que faci facililite te la elecc elecció ión n de los los procedimientos que se han de seguir. El procedimiento del cambio planificado puede resumirse en cuatro grandes fases: 1. 2. 3. 4.
El diagnóst diagnóstico ico de de la situación situación insatis insatisfactor factoria ia La plan planifi ificac cación ión de la la acció acción n La eje ejecu cuci ción ón de de la acci acción ón La eva evalu luac ació ión n de la la acció acción n
Especifiquemos que no se trata necesariamente de fases que deberán vivir los destinatarios del cambio. Más bien, son las fases que q ue deberá recorre el agente agen te de cambio para alcanzar los objetivos perseguidos.
El diagnóstico de la situación insatisfactoria La fase de diagnóstico incluye todas las actividades encaminadas a proporcionarnos una visión clara de la situación insatisfactoria, de tal manera que podamos abordarla en una forma lúcida y realista. Las actividades que suelen llevarse a cabo durante un diagnóstico gravitan en torno a tres dimensiones: 1. El acopi acopio o de datos datos relati relativos vos a la situ situació ación n 2. El aná análilisi siss de los los dato datoss 3. El realce realce de los los elementos elementos más más reveladores reveladores y signif significativ icativos. os.
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Se observará que, contrariamente a la impresión que pudimos formarnos a partir de nuestros contactos con la tradición médica, el diagnóstico no constituye un info inform rme e de las las concl conclusi usione oness sacad sacadas as del del análi análisi sis. s. Aquí Aquí,, hay de conce concebi birr al diagnóstico diagnóstico como una serie de actividades actividades que permitirán obtener una visión más clara de la situación. Por lo tanto, la expresión tiene un significado más bien dinámico que estático. El diagnóstico es algo más que un informe final, ya que abarca todo el procedimiento mediante el cual se esclareció la situación. Dentro de la perspectiva del cambio planificado, el diagnóstico del interventor nunca debería considerarse considerarse como una tarea terminada. terminada. En la medida en que rara vez se puede pretender tener una percepción clara y certera de la realidad, es conveniente que interventor mantenga una actitud abierta con respeto a sus percepciones, de manera de poderlas ajustar a lo largo del procedimiento de intervención. Además, si aceptamos que la realidad de los sistemas sociales está en continuo movimiento, el interventor tendrá interés en permanecer atento a esos movimientos, a fin de mantener al día su percepción de la situación insatisfactoria. Como se habrá comprendido, la utilidad de permanecer continuamente en estado de diagnóstico diagnóstico hará que siempre podamos adaptar mejor nuestras acciones acciones a las dife difere rent ntes es circ circuns unsta tanc ncia ias. s. En verdad verdad,, más más vale vale rect rectifific icar ar elem element entos os de una una planificación con la debida anticipación que lamentar acciones equivocadas, por no haber mantenido una actitud lo bastante abierta con respecto a nuestras percepciones. Ciertamente, no hace falta prever que, a corto plazo, las fluctuaciones de la situación en cuestión sean de tal magnitud que no obliguen a reconsiderar la totalidad de nuestro diagnóstico. En la mayoría de los casos, basta con efectuar algunas correcciones. En la misma línea de razonamiento, hay que considerar que, dentro del procedimiento procedimiento de intervención, intervención, las diferentes diferentes acciones realizadas pueden haber tenido un impacto apreciable sobre la situación, lo cual nos obligará a modificar modificar en consecuencia consecuencia nuestra percepción. percepción. Por ejemplo, ejemplo, el hecho de acudir a los destinatarios del cambio para el acopio de datos que puede tener como efecto el volver a aquellas personas más desconfiadas, inseguras, o tal vez, más receptivas receptivas y accesibles accesibles con respecto respecto al cambio proyectado, proyectado, y nuestro diagnóstico diagnóstico deberá tomar en cuenta esos fenómenos. Un diag diagnó nóst stic ico o com complet pleto o deber eberíía norma ormalm lmen ente te exh exhibi ibir las sigu siguie ient ntes es características: Definir la situación insatisfactoria y en qué aspectos se la considera como tal. Comprobar la magnitud de la diferencia entre las situaciones insatisfactorias y la situación deseada. Explicar estas diferencias. • •
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Tomar en cuenta vínculos e impactos recíprocos entre el sistema en cuestión y su entorno. Establecer la percepción que los individuos afectados tienen de la situación. Tomar en cuenta los recursos disponibles dentro del sistema. Tomar en cuenta los recursos y parcialidades del agente de cambio. Considerar la coyuntura general. Determinar la permeabilidad del sistema al cambio.
Más aún, una situación insatisfactori insatisfactoria a dentro de un sistema sistema organizacional organizacional puede con frecuencia ser explicada de diversas maneras. Por lo tanto, para ser útil, el diagnóstico debe prestar mayor atención a aquellos factores sobre los cuales es capaz de intervenir intervenir el agente agente de cambio, sin dejar dejar de usar como telón telón de fondo los demás factores, a fin de obtener una mejor perspectiva del posible impacto del cambio. Por ejemplo, bien pudiera ser que un factor explicativo importante en un problema dado fuera la dominación y la explotación de una clase social por otra, o bien las tendencias actuales en Occidente en el área de la administración de personal. Sin querer discutir a cerca de la validez de esos elementos del diagnóstico, conviene reconocer reconocer que, a corto plazo, el agente de cambio no puede tener gran influencia influencia sobre ellos. No es capaz de intervenir utilizando tan sólo esta parte de análisis. Por ello, el diagnóstico se beneficiará si se concentra en una masa de datos informativos poco diferenciados. Las actividades de diagnóstico tocarán dos niveles de la realidad: el contenido de la situación insatisfactoria y el proceso concomitante. En términos generales, los princi principale paless instru instrumen mentos tos que se emplea emplean n para para efectu efectuar ar el diagnó diagnósti stico co son el modelo del campo de fuerzas de Kurt Lewin, el proceso racional de resolución resolución de problemas, problemas, así como los esquemas esquemas de análisis de la psicología psicología social, social, entre los cuales figuran las teorías relativas a los grupos, las actividades y la motivación. En la figura 1, se encuentra la ilustración que sintetiza las actividades ligadas con el diagnóstico. Dicho en otras palabras, las actividades de diagnóstico deberían apoyarse en dos preocupaciones preocupaciones fundamentales: fundamentales: por una parte, proceder a un estudio estudio sistemático sistemático de la situación insatisfactoria a fin de desarrollar soluciones adecuadas; por otra parte, realizar realizar un estudio estudio del contexto contexto a fin de destacar sus peculiaridade peculiaridadess y, así, poder recurrir a procedimientos y modos adecuados de intervención.
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La plan planifific icac ació ión n es la fase fase en la que que el inte interv rven ento torr eleg elegir irá á y elab elabora orará rá los los procedimientos apropiados para actuar sobre la situación que desea modificar. Situación deseada
Explica
DISTANCIA
Situación insatisfactoria
Diagnóstico Aclarar
Proceso en el entorno
Instrumentos útiles Modelos del campo de fuerzas P.R.P. Teorías acerca de Los grupos Las actitudes La motivación Otros conocimientos específicos
Fig. 1 Esquema-síntesis del diagnóstico Es evid eviden ente te que que norm normalm almen ente te,, al elecc elecció ión n de los los medi medios os de acción acción deberí debería a hace hacers rse e en func funció ión n de los los dife difere rent ntes es elem elemen ento toss pues puesto toss en reli reliev eve e en el diagnóstico. Si el interventor no se preocupa por apoyarse en los elementos destacados en el diagnóstico, éste no habrá sido más que un vano ejercicio intelectual. En tant tanto o que que el diag diagnó nóst stic ico o se carac caracte teri riza zaba ba por por acti activi vida dades des de búsq búsqued ueda, a, anál anális isis is,, refl reflex exió ión n e inte interr rrog ogac ació ión, n, la plan planifific icac ació ión, n, por por su part parte, e, suel suele e caracterizarse por la decisión, la concepción y la preparación.
