Deskripsi Mata Kuliah Program Diploma III Kearsipan Dibagi persemester berikut penjelasan mata kuliahnya SEMESTER I 1. Pendidikan Agama (DBU 1101 – SMT I) 2 SKS Membahas konsep ketuhanan dan keyakinan terhadap Tuhan, fungsi dan peran agama dalam membentuk manusia ang berakhlak mulia (berbudi luhur), beramal soleh, berpandangan luas dalam membina keseimbangan hubungan manusia dengan Tuhan, antara manusia dengan sesama manusia, dan antara manusia dengan lingkungan hidupnya. 2. Pendidikan Pancasila (DBU 1102 – SMT I) 2 SKS Membahas Pancasila sebagai dasar ideologi negara dan sebagai dasar pembentukan jiwa dan semangat nasionalisme serta persatuan dan kesatuan bangsa. 3. Pendidikan Kewarganegaraan (DBU 1103 – SMT I) 2 SKS Membahas wawasan nusantara, ketahanan nasional, politik dan strategi nasional, politik strategi pertahanan keamanan nasional, dan system pertahanan keamanan rakyat semesta. 4. Bahasa Indonesia (DBU 1104 – SMT I) 2 SKS Membahas dan melatih mahasiswa dalam penerapan ejaan yang disempurnakan dan tata bahasa, ketepatan pemilihan kata atau atau bentuk kata dalam kalimat, serta ketepatan pengungkapan ide dalam kalimat efektif. 5. Bahasa Inggris I (DBU 1105 – SMT I) 2 SKS Membahas dan melatih ketrampilan berbahasa Inggris tingkat dasar, terutama penguasaan gramatika bahasa Inggris. 6. Sejarah Kearsipan (DBK 1110 –SMT I) 2 SKS Membahas sejarah perkembangan kearsipan, organisasi profesi kearsipan internasional dan regional, serta perkembangan lembaga dan sistem kearsipan di Indonesia , perkembangan dan fungsi lembaga arsip daerah setelah keluar UU No. 22 tahun 1999. 7. Pengantar Ilmu Kearsipan (DBK 1107 – SMT I) 2 SKS Membahas dasar-dasar kearsipan sebagai ilmu dan lingkup ilmu kearsipan, kaitannya dengan Ilmu administrasi, dokumentasi, perpustakaan, manajemen dan informasi, daur hidup arsip, dan kaitan antara records management, archives management dan records continuum model . 8. Pengantar Ilmu Administrasi (DBK1108 (DBK1108 – SMT I) 2 SKS Membahas konsep-konsep dasar dan perkembangan ilmu administrasi, ruang lingkup dan kerja administrasi, interaksi administrasi dan lingkungan, serta hubungan administrasi dan organisasi. 9. Pengantar Ilmu Komunikasi (DBK 1106 - SMT I) 2 SKS Membahas dasar-dasar teori komunikasi dan perkembangan ilmu komunikasi, komponen, proses, bentuk, sifat, metode, teknik, tujuan, fungsi, model, dan bidang komunikasi. 10. Sejarah Indonesia (DBK 1109 –SMT I) 2 SKS Membahas proses perkembangan dari munculnya kerajaankerajaan di Indonesia; kolonialisme kolonialisme di Indonesia; perlawanan perlawanan terhadap kolonial; munculnya pergerakan nasional sampai terbentuknya integrasi nasional, lahirnya negara RI/ kemerdekaan t tahun 1945, mencari bentuk demokrasi; zaman demokrasi terpimpin; masa Orde Baru sampai dengan akhir abad XX. SEMESTER II 1. Bahasa Inggris II (DBU 1205 –SMT II) 2 SKS
melanjutkan membahas bahasa Inggris I dan melatih ketrampilan korespondensi berbahasa Inggris.
2. Kebudayaan Indonesia (DBU 1207 – SMT II) 2 SKS Membahas kebudayaan material, imaterial, nilai budaya, variasi budaya, kebudayaan daerah dan kebudayaan nasional, serta proses perkembangan kebudayaan di Indonesia. 3. Manajemen Umum (DBU 1206 –SMT II) 2 SKS Membahas dasar-dasar pengetahuan dan konsep manajemen dan manajer, perkembangan teori manajemen, perencanan dan pengambilan keputusan, penyusunan personalia, pengendalian dan pengembangan organisasi, pengawasan dan evaluasi. 4. Metode Pengelolaan Informasi Lisan (DBU 1201 – SMT II) 2 SKS Membahas kedudukan MPIL dalam pengelolaan Arsip Audio Visual serta metode dan teknik pengumpulan informasi melalui wawancara ( oral history ) dengan sumber informasi (narator), teknik rekording, transkrip, indeks, prosedur tes, dan publikasi. 5. Sistem Informasi Manajemen (DBK 1203 – SMT II) 2 SKS Membahas pengelolaan informasi mulai dari pengumpulan data, sistematisasi, klasifikasi sampai dengan pengujian data, penggunaan teknologi informasi untuk perencanaan, pengambilan keputusan, dan evaluasi. 6. Organisasi dan Administrasi Pemerintahan (DBK 1204 –SMT II) 2 SKS Membahas struktur organisasi, tata kerja, tugas pokok, dan fungsi lembaga-lembaga negara serta badan-badan pemerintahan tingkat pusat dan daerah, kaitannya dengan organisasi kearsipan dan otonomi daerah. 7. Hukum dan Pengamanan Informasi (DBK 1210 – SMT II) 2 SKS. Membahas aspek-aspek hukum dalam kearsipan, keterbukaan ( freedom information, closed period , dan legal status ), dan ketertutupan arsip ( classified records) serta kejahatan dalam informasi. 8. Tata Naskah Dinas (DBK 1209 – SMT II) 3 SKS Membahas bentuk, susunan, sifat, jenis-jenis, dan aspek legalitas naskah dinas, kewenangan penandatanganan dalam suatu organisasi (baik organisasi pemerintahan maupun bisnis), pengendalian formulir untuk efektivitas dan efisiensi manajemen perkantoran dan kearsipan modern. 9. Pengurusan dan Pengendalian Surat (DBK 1202 – SMT II) 3 SKS Membahas tata cara pengolahan surat-surat masuk, surat intern, surat-surat keluar, pengorganisasian surat yang disesuaikan dengan ruang lingkup/beban tugas organisasi. Juga dibahas kemungkinan penggunaan teknologi maju (komputer) dalam pengendaliansurat di suatu organisasi. 10. Humas dan Kesekretariatan (DBK 1208- SMT II) 2 SKS Membahas tata cara komunikasi inter dan antarorganisasi maupun berbagai kontak kedinasan seperti pengaturan kontrak, protokol, dan pelayanan fasilitas bagi kepentingan penyelenggaraan organisasi, serta membahas jenis dan ruang lingkup tugas, penampilan dan etika sekretaris.
Semester III dan IV SEMESTER III 1. Ilmu Dokumentasi (DBK 2301- SMT III) 2 SKS Membahas konsep-konsep dasar ilmu dokumentasi dan perkembangannya, kedudukan dan fungsi unit dokumetasi dalam organisasi, rangkaian dokumenter ( tata cara pengadaan, penyimpanan, deskripsi, klasifikasi, indeks, katalog, temubalik informasi, jaringan system informasi dan dokumentasi, dan pelayanan). 2. Manajemen Pemberkasan I (DBK 2307 – SMT III) 3 SKS
Membahas fungsi dan tujuan pemberkasan, prosedur dan manual filing system (sistem pemberkasan manual) berdasarkan abjad, angka, geografis, subjek, kronologi atau gabungan, pola klasifikasi dan kode arsip, indeks relatif, pengindeksan dan tunjuk silang serta penerapannya dalam berbagai sistem pemberkasan.
3. Bahasa Belanda I (DBK 2308 – SMT III) 2 SKS Membahas dan memberikan ketrampilan dasar bahasa Belanda, khususnya penguasaan gramatika bahasa Belanda. 4. Manajemen Perkantoran Modern (DBK 2309- SMT III) 2 SKS Membahas manajemen perkantoran, pekerjaan, sistem, organisasi, kontrol, efisiensi, tata ruang dan perlengkapan perkantoran, serta laporan manajerial. 5. Jasa Rujukan (DBK 2302 – SMT III) 2 SKS Membahas ilmu perpustakaan secara umum, pengelolaan bahan-bahan pustaka khususnya pada bidang layanan kepustakaan kerja yang siap pakai pada kantor-kantor atau badan-badan usaha, baik milik pemerintah maupun swasta. 6. Sistem Kearsipan Perguruan Tinggi (DBK 2304 – SMT III) 2 SKS Membahas sistem kearsipan di Perguruan Tinggi, pemberkasan, pengorganisasian, penataan dan pengendalian arsip, serta sarana dan prasarananya. 7. Rekam Medis dan Adm. Rumah Sakit (DBK 2303 – SMT III) 2 SKS Membahas organisasi dan administrasi rumah sakit (milik pemerintah dan swasta), pengetahuan dasar rekam medis, prinsip-prinsip pengelolaan rekam medis mulai dari pengelolaan informasi dan fisik arsipnya sampai dengan penyajiannya/temubalik, serta metode dan prosedur perlindungan asip baik fisik maupun informasinya. 8. Program Arsip Vital (DBK 2305 – SMT III) 2 SKS Membahas jenis-jenis arsip vital dalam organisasi (pemerintah maupun swasta), mulai dari tahap analisis organisasi, identifikasi, pengelolaan dan penyimpanan, penentuan retensi arsip vital, metode perlindungan, sarana dan prasarana sampai sistem pengamanannya. 9. Manaj. Arsip Bentuk Khusus (DBK 2306 - SMT III) 2 SKS Membahas pengertian, fungsi arsip bentuk khusus (kartografi, kearsitekturan, art works , dan ephemara ) bagi organisasi, serta tata cara pengelolaannya, sarana penemuan kembali, perawatan dan pemeliharaannya. 10. Eksibisi (DBK 2311 – SMT III) 2 SKS Membahas teknis dan cara menyelenggarakan pameran arsip, termasuk didalamnya bentuk-bentuk promosi pameran, setting ruang pamer, teknik display, prasarana dan bahan-bahan pameran, perlindungan dan pengamanan, serta cara-cara lain publikasi arsip untuk meningkatkan pengertian dan citra arsip di masyarakat. 11. Kepemimpinan (DBK 2310 – SMT III) 2 SKS Membahas konsep kepemimpinan (sifat, ciri, prilaku, dan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kepemimpinan administrasi), serta membahas pendekatan kepemimpinan antara lain pendekatan terpadu dan kontingensi beserta model-modelnya.
SEMESTER IV 1. Bahasa Belanda II (DBK 2408 – SMT IV) 2 SKS Melanjutkan pelajaran penguasaan bahasa Belanda secara pasif dan membahas beberapa literatur berbahasa Belanda mengenai kearsipan Indonesia. 2. Penyusutan Arsip I (DBK 2409 – SMT IV) 2 SKS Membahas dasar pertimbangan diperlukannya penyusutan arsip bagi suatu organisasi, hubungan fungsional arsip dengan administrasi, hubungan arsip dengan informasi, survai, pendekatan deskripsi, pembuatan daftar arsip, dan otorisasi penyusutan.
3. Manajemen Arsip Inaktif I (DBK 2404 - SMT IV) 2 SKS Membahas pengorganisasian penyimpanan asip inaktif sesuai dengan tipe dan jenis oranisasi meliputi penataan, penyimpanan, pengaturan tata ruang dan penggunaan peralatan penyimpanan dalam Pusat Asip ( Records Centre ), dan membahas jenis-jenis Records Centre (inside, Offside, dan commercial RC ) . 4. Desain Bangunan dan Kontrol Lingk. (DBK 2402 – SMT IV) 2 SKS Membahas prinsip-prinsip ilmu bangunan secara umum, desain bangunan gedung arsip (interior dan eksterior), penataan ruang dan perlengkapannya, dan kontrol lingkungan ( lokasi, sirkulasi udara, pencahayaan, dan sistem pengamanan). 5. Editing dan Penerbitan (DBK 2401 – SMT IV) 2 SKS Membahas pengetahuan teknis tentang karang-mengarang dalam dunia pers, konsep berita (layak berita, ragam berita, cara menulis), editing teks, dan perencanaan sampai dengan penerbitan. 6. Komputer (DBK 2406 – SMT IV) 2 SKS Membahas beberapa macam Hardware dan sistem operasi komputer (pengetahuan praktis). Kemudian dilanjutkan praktikum berbasis Windows : Microsoft Word, Microsoft Excel (D-Base), dan pengenalan internet. 7. Arsip Audio Visual (DBK 2410 – SMT IV) 3 SKS Membahas terminologi dan perkembangan arsip audio visual, penggolongan ( Still visuals, moving- images, audio, audio-visual ), bentuk media arsip audio visual, penyimpanan, pengolahan data, tata cara pemeliharaan, alih media dan perlindungan informasinya, dan penyajian pada pengguna. 8. Manajemen Pemberkasan II (DBK 2407 – SMT IV) 3 SKS Membahas tatacara penyusunan sarana temu balik seperti indeks relatif, indeks (bentuk kartu dan daftar) serta pengunaannya, prosedur pengendalian peminjaman berkas dan sarana yang digunakan, prosedur temu balik secara manual dan kemungkinan pengunaan komputer. 9. Standar dan Etika Profesi (DBK 2403 – SMT IV) 2 SKS Membahas pengertian standar dan etika profesi, perkembangan sebuah profesi kearsipan (records Manager dan archivist ), perluasan dan perkembangan profesi kearsipan di Indonesia, pemantapan dan pengakuan formal profesi kearsipan diIndonesia oleh negara, profesionalisme kearsipan di Indonesia dan permasalahannya. 10. Layanan dan Jasa Kearsipan (DBK 2405 – SMT VI) 2 SKS Membahas kegunaan arsip pada bidang-bidang keilmuan, pengelolaan ruang baca, ketentuanketentuan tentang akses dan pembatasan, penyajian arsip dan layanan bagi pengguna, layanan penggandaan dan microfilm, dan jasa (terjemahan, penelusuran arsip, dll)
Semester VI dan V SEMESTER V 1. Teknik Penulisan Tugas Akhir (DBK 3505 – SMT 5) 2 SKS Membahas cara-cara penelitian sederhana, mendesain proposal penelitian dan Praktik Kerja Lapangan, dan teknik penulisan Tugas Akhir (preliminaries, text, reference material, quotation, footnote, dan bibliography format ). 2. Arsip Elektronik (DBK 3507 – SMT V) 3 SKS Membahas pengetahuan dasar tentang pengertian, karakteristik, perkembangan dan dampak arsip elektronik dalam konteks manajemen kearsipan dinamis dan statis. Memberikan pengetahuan aplikasi sistem kearsipan elektronik dalam manajemen kearsipan sejak tahap penciptaan sampai dengan pelestariannya, penyimpanan dan penyajiannya. 3.
Penyusutan Arsip II (DBK 3508 – SMT V) 3 SKS
Membahas dasar pertimbangan dalam penilaian arsip, teknik penilaian, penyusunan Jadwal Retensi arsip (JRA) bagi suatu organisasi, penggunaan JRA dalam proses penyusutan, Penyusutan arsip tanpa dasart JRA, proses pemindahan dan pemusnahan arsip serta penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan
4. Preservasi dan Mikrofotografi (DBK 3503 – SMT V) 2 SKS Membahas tatacara pemeliharaan dan pengamanan informasi dan fisik arsip baik yang disebabkan faktor intern dan ekstern, serta teknologi mikrofotografi ( microfilm, microfiche, microcard, microprint ). 5. Manajemen Arsip Statis (DBK 3501 – SMT V) 3 SKS Membahas konsep umum archives management mulai dari akuisisi sampai layanan publik, tata cara pengelolaan arsip statis, pembuatan sarana penemuan kembali (senarai arsip, inventaris, dan guide, dll.), dan pengolahan arsip menjadi informasi. 6. Manajemen arsip inaktif II (DBK 3504 – SMT V) 3 SKS Membahas metode pengelolaan arsip inaktif teratur maupun tidak teratur, survai arsip, pendiskripsian, pemberkasan, pengaturan ulang arsip inaktif, pembuatan skema sampai dengan pembuatan DPA, prosedur layanan peminjaman berkas, pengendalian peminjaman dan sarananya. 7.
Komputer Terapan (DBK 3506 – SMT V) 2 SKS Praktikum pendalaman dan lanjutan D-Base, WIN-ISIS 5.0, CBRMS, dan dokumen imaging
8. Perencanaan dan Evaluasi Program MR (DBK 3502 – SMT III) 3 SKS Membahas program manajemen rekod mulai dari input (SDM, dana, peralatan, dll), proses ( creation, use and maintenance, disposal ), sampai output (informasi) dan kemungkinan penerapannya dalam berbagai jenis organisasi, serta tata cara mengevaluasi program manajemen rekod.
SEMESTER VI 1. Praktik Kerja Lapangan (PKL) (DBK 3601 – SMT VI) 4 SKS Mahasiswa secara kelompok (2 sampai 4 Mhs.) melakukan Praktek Kerja di instansi pemerintah atau swasta sambil melakukan penelitian sederhana untuk bahan menyusunan Tugas Akhir. 2. Tugas Akhir (DBK 3602 – SMT VI) 4 SKS Masing-masing kelompok mahasiswa menyusun Tugas Akhir Berdasarkan hasil Praktik Kerja Lapangan dan penelitian sederhana maksimal 50 halaman dengan dibimbing seorang dosen pembimbing kemudian diujikan di depan tim penguji.
*Dan Akhirnya selesai juga... Mari selesaikan semuanya itu dengan semangat dan ingatlah perjuangan untuk mendapatkan nilai-nilai terbaik di kelas mu juga teman-teman mu yang mendukung mu hingga semuanya selesai.
Salam Arsiparis dari Mahasiswa Diploma Siaplah menjadi yang terbaik untuk INDONESIA
III
Kearsipan
UGM.
