Pengenalan Pengawalan
ialah
tindakan
memastikan
aktiviti
organisasi
dilaksanakan
mengikut
perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.Perancangan dibuat oleh tiga peringkat pengurusan atasan,pengurus pertengahan dan pengurusan bawahan. Pengawalan melibatkan pelbagai alat untuk memantau aktiviti dengan merekodkan hasil yang diperoleh dan kemudian membandingkan pencapaian sebenar dengan pencapaian yang dirancang. Perbezaan antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang dirancang akan mewujudkan sisihan.Sisihan ini menunjukkan penyelewengan telah berlaku .Setiap penyelewengan harus dikenal pasti dengan segera supaya tindakan pembetulan yang tepat boleh diambil.
1
Kepentingan Pengawalan 1. Pengawalan yang berkesan membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang dilaksanakan dengan baik.Satu ketetapan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan penyelewengan daripada peringkat awal sehingga peringkat akhir pelaksanaan sesuatu aktiviti. 2. Pengawalan dapat membantu untuk mengelakkan sebarang penyelewengan yang boleh dijangka.Sekiranya penyelewengan yang sama tidak berulang pada masa akan datang. 3. Pengawalan juga sangat berguna untuk mendapatkan maklum balas .Melalui pengawalan,sebarang aktiviti yang telah berlaku akan direkodkan.Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk malakukan perancangan dan pengawalan pada masa akan datang.
2
Kawalan ke Atas Organisasi 1. Kawalan ke atas organisasi ialah kawalan yang melibatkan keseluruhan bahagian organisasi bagi memastikan matlamat organisasi tercapai.Pengawalan akan bermula daripada peringkat pengurusan atasan sehingga kepada peringkat pengurusan bawahan.Pihak pengurusan bawahan dikehendaki mematuhi sebarang perancangan dan pengawalan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan. 2. Kawalan ke atas organisasi adalah sangat penting bagi memastikan aktiviti yang dijalankan selari dan konsisiten dengan matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.Melalui prinsip kawalan ini,organisasi dapat bergerak ke arah pencapaian matlamat yang ditetapkan,selaras dengan peraturan dan polisi organisasi.
3
Tahap Kawalan ke Atas Program Tahap kawalan ke atas program merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku pada setiap peringkat perancangan dalam organisasi.Dibahagikan kepada tiga tahap kawalan program mengikut tahap-tahap pengurusan yang berlainan ,iaitu: a) Kawalan strategik b) Kawalan taktikal c) Kawalan operasi
Kawalan Strategik
Kawalan ini ialah kawalan terhadap kaedah pelaksanaan yang diamalkan oleh pengurusan
atasan.Tahap
kawalan
program
ini
melibatkan
keseluruhan
organisasi.Kegagalan tahap organisasi ini akan mengakibatkan kegagalan kawalan taktikal dan operasi serta keseluruhan organisasi.
Kawalan Taktikal
Kawalan ini ialah kawalan yang dijalankan bagi memastikan kaedah kawalan yang diamalkan oleh setiap bahagian dalam organisasi dapat mencapaiobjektif bahagian yang telah ditetapkan.Tahap kawalan ini dapat menyokong dan memperincikan tahap strategic.Pengurusan pertengahan merupakan pihak yang bertanggungjawab untuk menjalankan kawalan ini.
Kawalan Operasi
Kawalan ini berkait rapat dengan pelaksanaan aktiviti dalam organisasi.Tahap kawalan ini adalah penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi.
4
Jenis Kawalan Dibahagikan kepada 2 kawalan ,iaitu : a) Kawalan Dalaman b) Kawalan Luaran
Kawasan Dalaman 1)Kawalan dalaman merupakan satu bentuk kawalan kendiri. Dalam kawalan kendiri,pekerja akan menentukan objektif dan standard yang ingin dicapai. 2)Pekerja akan dipertanggungjawabkan terhadap hasil akhir yang dikeluarkan.Dari segi kepimpinan,pengurus yakin terhadap keupayaan pekerja untuk menyempurnakan tugasnya Pengurus akan menyediakan sumber atau kemudahan yang diperlukan dan pekerja akan diberi kebebasan untuk membuat keputusan.Ini bermakna pekerja perlu memegang akauntabiliti terhadap sebarang hasil kerja yang diperoleh.
Kawasan Luaran 1)Kawalan luaran melibatkan pengawalan terhadap pekerja yang menjalankan sesuatu aktiviti.Seorang ketua akan bertindak mengawal dan menyelia pekerja bagi memastikan semua aktiviti berjalan seperti dirancang. 2)Sekiranya berlaku sebarang penyelewengan ,penyelia akan mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil.Jenis kawalan ini berasaskan system ganjaran dan hukuman.Pengurus boleh menggunakan peralatan teknologi untuk melicinkan pengawalan ini.
5
Proses dan Kitaran Pengawalan Proses dan kitaran pengawalan merujuk kepada langkah pengawalan yang tersusun dan sistematik .Dalam proses pengawalan,organisasi akan menetapkan standard,mengukur pencapaian,membandingkan pencapaian sebenardengan standard,dan mengambil tindakan pembetulan.Proses pengawalan yang berkesan memudahkan pencapaian organisasi.
Kitaran pengawalan merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam pengurusan organisasi.Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan maklum balas sebagai panduan untuk membuat perancangan pada masa akan datang. Proses pengawalan melibatkan empat peringkat,iaitu: a)menetapkan standard b)mengukur pencapaian c)membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan standard d)mengambil tindakan pembetulan
Menetapkan standard Standard
merupakan
asas
untuk
menilai
matlamat
ataupum
objektif
yang
ingin
dicapai.Standard mesti jelas,mudah difahami,boleh diukur dan dapat dicapai.Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti,kualiti,wang dan masa.
Mengukur pencapaian Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian organisasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti. Pencapaian boleh diukur dari segi masa,bentuk dan siapa dengan menggunakan pelbagai cara sama ada melalui pemantauan,secara lisan atau bertulis atau melalui kaedah automatic.Selain itu,pencapaian perlu diukur secara berkala dan berterusan.
6
Membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan standard Perbandingan antara pencapain sebenar dengan standard dibuat untuk mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan.Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang perbezaan atau sisihan antara pencapaian sebenardengan standard.Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah berlaku .Sisihan yang kecil lazimnya tidak memerlukan tindakan pembetulan.Sebaliknya,sisihan yang besar memerlukan tindakan pembetulan diambil dengan segera.
Mengambil tindakan pembetulan Tindakan pembetulan hanya diambil apabila penyelewengan yang besar atau ketara berlaku.Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat.Penyelewengan mungkin berlaku daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard.Tindakan pembetulan yang diambil harus dapat menghapuskan penyelewengan yang telah berlaku.Tindakan pembetulan lazimnya dilakukan pada peringkat transformasi dan output.
7
Kaedah Kawalan Kaedah kawalan dibahagi kepada tiga jenis,iaitu: a) Kawalan awalan b) Kawalan semasa c) Kawalan selepas
Kawalan awalan Kawalan awalan dilaksanakan seelum sebarang kerosakan atau penyimpangan berlaku.Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang melibatkan pengunaan mesin atau
peralatan.Pengawalan
boleh
dijalankan
dengan
memeriksa,memperbaik
atau
menggantikan peralatan atau mesin yang telah rosak.Kawalan awalan dilaksanakan sebelum sesuatu aktiviti dimulakan.Misalnya,sebuah mesin didapati rosak.Kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan mesin pencetak yang baru.
Kawalan semasa Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang berjalan.Kawalan semasaK melibatkan tindakan pemulihan,pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku.Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti,kawalan kuantitidan kawalan prestasi.Contoh kawalan semasa ialah pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang kerosakan .Seterusnya,tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampelyang rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti.
Kawalan selepas Kawalan selepas hanya dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat.Melalui kaedah kawalan ini,organisasi dapat mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuatatau sebaliknya.Kesannya,kecekapan dan keberkesanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan dapat dikenal pasti.Analisis varian yang boleh digunakan untuk menilai kejayaan atau kegagalan sesuatu proses atau aktiviti.Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan diambil terhadap proses pengawalan pada masa akan datang. 8
Alat Pengawalan Alat pengawalan dikenali sebagai alat perancangan.Jenis alat perancangan adalah seperti berikut: a) Analisis pulang modal b) Belanjawan c) Carta Gantt d) Analisis PERT/CPM
Fungsi alat pengawalan a) Fungsi analisis pulang modal ialah mengenal pasti unit pengeluaran minimum yang perlu dicapai supaya operasi perniagaan tidak mengalami kerugian dan seterusnya membolehkan perniagaan terus kekal dalam industri.Alat pengawalan ini juga berfungsi dalam mengawal jumlah kos operasi lebih bertumpu pada kos berubah.Selain itu,ia juga mengawal prestasi pekerja untuk memastikan segala aktivitiyang dijalankan dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan terhadap sasaran keluaran.Bukan itu sahaja,ia juga berfungsi dalam menetapkan untung sasaran melalui peningkatan kuantiti keluaran
dan
peletakan
harga
jualan
minimum
terhadap
setiap
unit
keluaran.Pengawalan boleh dilakukan dengan memastikan perniagaan mengeluarkan keluaran mengikut kuantiti dan menjual mengikut harga jualan yang telah ditetapkan. b) Fungsi belanjawan ialah memastikan setiap sumber kewangan yang diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yang dirancang.Contoh pengawalan ialah memastikan hutang dikutip dalam tempoh yang telah ditetapkan.Belanjawan ini turut berfungsi dalam memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.Selain itu,ia juga menentukan sumber pembiayaan dan bentuk perbelanjaan yang akan dilibatkan bagi seperti belanjawan hasildan belanja,belanjawan modal dan belanjawan bahan mentah supaya prestasi kewangan organisasi secara keseluruhan dapat ditingkatkan.Bukan itu sahaja,ia juga memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan belanjawan disediakan berdasarkan data berangka.Sebarang perbezaan dapat dikesan dengan cepat dan tindakan pembetulanboleh diambil dengan segera. c) Fungsi Carta Gantt ialah mengawal penggunaan masa dan mesin dalam proses pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan dengan cekap.Alat pengawalan ini juga memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut urutan yang betul supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti lain yang berkaitan.Selain itu,ia juga memastikan setiap 9
d) aktiviti disiapkan mengikut jadual masa yang telah diteeapkan.Bukanitu sahaja ia juga boleh memantau aktiviti yang perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkann pembaziran masa dan tenaga. e) Fungsi Analisis PERT/CPM ialah memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yang dirancang supaya keseluruhan projek dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.Ia juga berfungsi dalam memastikan semua aktiviti pendahulu disiapkan pada masa yang ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti berkaitan yang lain.Selain itu,ia juga memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yang ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.Bukan itu sahaja,Ia juga boleh berfungsi dalam mengawal aktiviti luar jangka yang mungkin berlaku dalam proses pengeluaran.Ini membolehkan tindakan pembetulan diambil dengan segera jika berlaku sebarang gangguan terhadap proses pengeluaran seperti kerosakan mesin atau bencana alam.
10
ISI KANDUNGAN Tajuk
Muka Surat
1.0 Pengenalan
1
2.0 Kepentingan Pengawalan
2
2.1 Kawalan Ke Atas Organisasi
3
2.2 Tahap Kawalan Ke Atas Program
4
2.3 Jenis Kawalan
5
2.4 Proses Dan Kitaran Pengawalan
6-7
2.5 Kaedah Kawalan
8
2.6 Alat Pengawalan
9-10
3.0 Penutup
11
4.0 Rujukan
12
Rujukan Buku
1. Mokhtar Pet.Noor Azman Hasan Mohmad Asri M.Rejab Rafidah Manaf Pengajian perniagaan 1 Diterbitkan pada tahun 2008 Oxford Fajar Sdn.Bhd
12
S.M.K TUN TUAH Pengawalan
NAMA
:YEO YONG KIET
KELAS
:6B2
TUGASAN INDIVIDU
:PENGAJIAN PERNIAGAAN
TAHUN
:2010
GURU PENASIHAT
:PN.ZURAINI BINTI IDRIS
Penutup Kesimpulannya,menerusi hasil kajian yang telah saya buat ini ,jelas menunjukkan bahawa pengawalan ini memang penting dalam sesebuah organisasi perniagaan. Pengawalan yang berkesan membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang dilaksanakan dengan baik .Satu ketetapan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan penyelewengan daripada peringkat awal sehingga peringkat akhir perlaksanaan sesuatu aktiviti. Pengawalan dapat membantu untuk mengelakkan sebarang penyelewengan yang boleh dijangka.Sekiranya penyelewengan telah berlaku pada masa lalu,pengawalan dapat memastikan penyelewengan yang sama tidak berulang pada masa akan datang. Kadang-kadang,penyelewengan tidak dapat dielakkan,terutama bagi aktiviti baru yang tidak mempunyai rekod masa lepas .Dalam keadaan ini,pengawalan membolehkan punca kesilapanatau penyelewengan dikenal pasti dengan segera supaya pembetulan yang tepat dapat diambil. Pengawalan juga sangat berguna sebagai satu cara untuk mendapatkan maklum balas.Melalui
pengawalan
sebarang
aktiviti
yang
telah
berlaku
akan
direkodkan.maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan pada masa akan datang.
11
