Manajemen Pendidikan KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik. Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas wawasan mengenai sebuah topik yakni
Stuffing (Penyusunan Staf) yang kami sajikan berdasarkan pengamatan
‘’
’’
dari berbagai sumber. Makalah ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Kami sadari bahwa tulisan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.
Langsa, 14 Oktober 2012
Penulis
1
Staffing
Manajemen Pendidikan
DAFTAR ISI Daftar Isi ...................................................................................................................... i Kata Pengantar .......................................................................................................... ii A.
Definisi Staf ...................................................................................................... 3
B.
Macam-macam Staf ......................................................................................... 3 1. Staf Penasihat............................................................................................. 3 2. Staf Pelayanan ........................................................................................... 4
C.
Peranan Staf (Dalam proses manajemen) ..................................................... 4
D.
Fungsi-fungsi Staf ............................................................................................ 6
E.
Penyusunan Staf .............................................................................................. 7
Kesimpulan .................................................................................................................. 9 Daftar Pustaka
......................................................................................................... 10
2
Staffing
Manajemen Pendidikan Stuffing (Penyusunan Staf)
A.
DEFINISI STAF
Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. 1 Dimaklumi bahwa dalam suatu organisasi pimpinanlah yang bertanggung jawab akan pelaksanaan tugas-tugas organisasi, tapi tidak berarti ia harus mengambil alih semua tugas tersebut. Dalam pelaksanaan tugas, pimpinan dapat menunjuk staf (orang lain) untuk mengerjakannya dengan pemberian wewenang dan pembahagian tanggung jawab. Pada waktu-waktu tertentu pimpinan juga boleh membentuk panitia yang berfungsi sebagai staf atau sejumlah orang yang diangkat dan dipilih guna mempertimbangkan persoalan yang diajukan kepadanya (pimpinan). B. MACAM - MACAM STAF2 Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : Staf Penasihat dan Staf Pelayanan.
1. STAF PENASIHAT
Dibentuk guna memberi saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.
Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :
1
http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-umum.html diakses pada tanggal 13 Oktober 2012 2
Ibid
3
Staffing
Manajemen Pendidikan
1.
Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
2.
Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.
3.
Mengadakan evaluasi atau penilaian.
4.
Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.
5.
Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.
6.
Membuat kesimpulan.
7.
Merumuskan saran-saran/pertimbangan-pertimbangan dalam bentuk tertentu sehingga mudah dan dipahami oleh pimpinan.
2. STAF PELAYANAN ( Staf Specialis ) Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatankegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. C. PERANAN STAF (Dalam Proses Manajemen)
Dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah yang bertugas utama menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, lalu pihak lain bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya
4
Staffing
Manajemen Pendidikan peranan karyawan staf dalam membantu management members dalam mengambil keputusan. Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut : 3
Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatankekuatan yang dimiliki organisasi.
Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Uraian di atas diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dan dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan semua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan. Tugas-tugas yang diberikan kapada staff adalah sebagai berikut 4 :
Mengumpulkan data (fakta)
Menginterpretasikan data (fakta)
Mengusulkan alternatif tindakan
Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumen-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
3 4
Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta, 2003, hal. 119. Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), hal.101 5
Staffing
Manajemen Pendidikan
Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas operasional mengenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
Memberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas operasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.
Dari peranan staf sebagaimana diketahui bahwa staf yang diinginkan apabila :
Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) Bawahan belum mempunyai kemampuan (2) Secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.
D. FUNGSI-FUNGSI STAF
Fungsi staf menurut bidang yang di layani dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf lain/sebagainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi5:
1. Staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus sta f spesialis yaitu:
a) Terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi. b) Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi c) Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu
5
Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hal.90 6
Staffing
Manajemen Pendidikan 2. Staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis.Umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). Staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu :
a) Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponenkomponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi:
Executive assintants tugasnya memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan.
Administrative assistants bertugas memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi.
Special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.
b) Line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.
7
Staffing
Manajemen Pendidikan
Contoh Bagan Staf
E. PENYUSUNAN STAF
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyusunan staf, antara lain sebagai berikut6 : 1. Penyusunan staf berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan memangku jabatan yang ada dalam organisasi. Penyusunan staf adalah menyusun tenaga kerja sedemikian rupa sehingga tersedia tenaga kerja dalam kuantitas dan kualitas yang dibutuhkan 2. Melakukan analisis pekerjaan ( job analysis) yang menghasilkan uraian pekerjaan (job description) dan persyaratan jabatan ( job spesification) 3. Uraian pekerjan memuat nama pekerjaan, unit kerja, ikhtisar jabatan, tugas rutin (harian), tugas berkala (periodik), hubungan jabatan, wewenang, tanggung jawab dan persyaratan jabatan 6
http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal 13 Oktober 2012 8
Staffing
Manajemen Pendidikan 4. Persyaratan jabatan merinci syarat yang diperlukan pemegang jabatan, umumnya berupa pendidikan dan pengalaman 5. Melakukan analisis tenaga kerja (work force analysis) untuk menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan dengan menghitung cyclical time, non cyclical time, fatigue time, personnal time, waktu kerja per hari, hari kerja per bulan dan prosentasi absensi per bulan 6. Analisis tenaga kerja dimulai dengan menghitung total waktu yang berhubungan langsung dengan pekerjaan (cyclical time), waktu yang tidak berhubungan langsung (non cyclical time), waktu yang diperlukan untuk menghilangkan kelelahan ( fatigue time) dan waktu untuk keperluan pribadi ( personal time) 7. Hasilnya dibagi dengan hasil kali waktu kerja per hari dengan waktu penyelesaian kerja per bulan, kemudian hasil pembagian tersebut ditambah dengan prosentase absensi pegawai per bulan. Hasil perhitungan akhir menunjukkan jumlah tenaga yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan 8. Menentukan sumber tenaga yang diperlukan, baik sumber internal maupun eksternal 9. Sumber internal : diperoleh dari penataran (up grading ), pemindahan (transfering ), pengangkatan ( promoting ). Lebih disukai karena memberi motivasi kepada pegawai namun kualifikasi sering tidak terpenuhi 10. Sumber ekternal : berasal dari lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga, lembaga pendidikan, kursus, pesaing, migrasi. Kualifikasi tenaga yang sesuai sering ditemukan dari sumber eksternal. 11. Menentukan metoda penarikan (recruitment ) dan seleksi : 12. Penarikan dilakukan dengan menunggu lamaran, iklan, rekomendasi karyawan, lembaga pendidikan, serikat pekerja, internet 13. Seleksi meliputi wawancara pendahuluan, pengumpulan data, pengujian (tes tulis, praktik, integensi, kecakapan khusus),
wawancara mendalam, pemeriksaan
referensi/prestasi, pemeriksaan kesehatan, mengambil keputusan (menentukan calon terbaik), orientasi.
9
Staffing
Manajemen Pendidikan KESIMPULAN
Staf adalah individu/kelompok dalam suatu organisasi yang bertugas memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini atas perintah dari pimpinan organisasi. Atau bisa dikatakan
yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahliannya untuk
melaksanakan suatu tugas yang di-bebankan kepadanya. Terdiri atas staf penasihat dan staf pelayanan, yang mana keduanya mempunyai peran masing-masing. Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatankegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya paranan karyawan staf dalam membantu management members dalam mengambil keputusan. Diantara fungsi staf adalah : 1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf. 2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando. 3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis. 4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai nasihat, didorong berinisiatif.
10
Staffing
Manajemen Pendidikan
DAFTAR PUSTAKA
Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta, 2003 http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal
13
Oktober 2012 http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasiumum.html diakses pada tanggal 13 Oktober 2012 Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004) Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005)
11
Staffing
