Daftar Isi BAB I ....................................................................................................................................................... 2 PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 2 1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................................................................. 2 1.2 Analisis Masalah ............................................................................................................................ 3 1.2.1 Identifikasi Masalah ................................................................................................................ 3 1.2.2 Analisis Permas Permasalahan alahan ....................... ......................... ......................... ......................... ........... 3 BAB II ...................................................................................................................................................... 4 IMPLEMENTASI........................................................................................................................................ 4 2.1 Tabel.............................................................................................................................................. 4 2.2 Query ............................................................................................................................................ 7 2.3 Form ............................................................................................................................................ 10 2.4 Report ......................................................................................................................................... 10 BAB III ................................................................................................................................................... 12 KESIMPULAN ......................................................................................................................................... 12 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................................. 12 PENUTUP............................................................................................................................................... 12
1
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi ini sistem informasi perlu dikembangkan guna melaksanakan pembangunan baik Sumber Daya Manusia maupun Sumber Daya Teknologi. Kedua sumber daya tersebut dikembangkan dengan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi untuk menghasilkan informasi. Dengan adanya komputer sistem pengolahan data dapat dilakukan secara cepat, tepat, akurat dan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Peranan komputer saat ini sangat penting terutama pada instansi-instansi khususnya pada CV Prima Reksa dalam kaitannya untuk mendapatkan dan memperoleh informasi. Sebagai sarana pemberi informasi yang semakin meluas pemakaiannya, komputer memberikan pengaruh yang cukup besar dalam fungsi penghematan dan efektifitas waktu. Dengan semakin kompleksnya masalah yang dihadapi oleh sebuah perusahaan ini sehingga pengolahan data penggajian yang merupakan unsur penting dan juga sebagai sumber daya bagi instansi ini. Agar efektifitas kinerja dicapai dengan hasil optimal, perlu adanya suatu sistem yang dapat yang dapat membant kegiatan sehingga berjalan sesuai yang direncanakan salah satunya adalah Sistem Penggolahan Data. Sistem Penggolahan Data yang dapat menyajikan informasi dengan mudah dan cepat dapat meningkatkan efisiensi kerja para pegawai. Pengolahan data dan penggajian pegawai pada CV Prima Reksa menangani data-data pegawai yang masih aktif dan data penggajian, yang pengolahan datanya masih menggunakan cara manual dan diarsipkan. Pada saat ini pengolahan data secara manual kurang efisien dan efektif karena dalam penyimpanan data/arsip akan membutuhkan tempat dan perlu suatu tempat yang lebih luas bila data/arsip sudah banyak. Akan lebih baik bila dalam pencarian data menggunakan proses komputerisasi, hal ini membuat CV Prima Reksa berusaha untuk meningkatkan pengolahan data pegawai dan penggajian pegawai dengan cara membangun sistem informasi. Solusi untuk mengatasi permasalahan CV Prima Reksa adalah perlu dibangunnya sistem informasi penggajian pegawai. Salah satunya kegunaannya dapat melakukan proses secara tepat dengan tingkat ketelitian yang tinggi dalam melakukan proses pengolahan data 2
penggajian pegawai, tidak saja pengolahan data pada sistem terpusat yang bersifat standalone tetapi juga pengolahan data pada sistem terdistribusi . Untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data tersebut dibutuhkan pengolahan data yang baik, sehingga dapat mengolah informasi dengan menggunakan konsep Microsoft Access 2007.
1.2 Analisis Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah Bagaimana membangun sebuah database penggajian data pegawai dengan mengimplementasikan konsep Microsoft Access 2007.
1.2.2 Analisis Permasalahan Dalam
pelaksanaan
pembuatan
database
seringkali
dihadapi
permasalahan
pada
penanaman prosedure pembuatan, pengolahan data-data, penyimpanan data maupun akses informasi. Hal-hal tersebut menyebabkan timbulnya pemasalahan seperti :
Proses pengolahan data dan penggajian pegawai yang masih menggunakan cara manual.
Ketidak teraturan penyimpanan data sebagai file, formulir dan dokumen.
Sumber daya manusia terutama produktifitas kerja para pegawai yang masih minim dalam pengembangan, penguasaan teknologi komputer dan menganalisa informasi ke dalam bentuk yang terkomputerisasi khususnya pada penggunaan konsep Microsoft Access 2007.
3
BAB II IMPLEMENTASI 2.1 Tabel Di dalam sebuah database khususnya penggajian, pada implementasi secara nyata data-data yang digunakan sangatlah kompleks dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Untuk itu
disini disini
kita kita
membatasi penggunaan Tabel-tabel Tabel- tabel dan
menyederhanakannya.
Gmb1.. Relasi antar table Gmb1
1. Tabel Karyawan :
Terdiri dari
9 field, yaitu NIP (Primary Key ), ), Nama
Pegawai, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Agama, Alamat, No. Telpon dan Departemen. Didalam Tabel Karyawan terdapat 10 record yang memang pada CV Prima Reksa terdapat 10 pegawai. Pada Field NIP dilakukan
4
validation rule sehingga user hanya bisa memasukan nilai NIP yang benar. Pada field Agama, Jenis Kelamin dan Departemen menggunakan Lookup List Box . Tabel Karyawan juga merupakan tabel utama yang berelasi dengan seluruh tabel, jenis relasinya One to Many.
Gmb2.. Tabel Karyawan Gmb2
2. Tabel Jabatan Karyawan : Terdiri dari 3 field yakni NIP (Primary ( Primary Key ), ), ID Jabatan dan Jabatan.
Gmb3.. Tabel Jabatan Karyawan Gmb3
3. Tabel Penggajian : Tabel ini terdiri dari 5 field diantaranya NIP ( Primary Key ), ), Periode (tanggal/bulan menerima gaji), Potongan, Bonus, Tunjangan. Tabel ini nantinya akan berelasi dengan Tabel Kasbon dan Tabel Pembayaran Kasbon, yang jenis relasinya One to One. One .
5
Gmb4.. Tabel Penggajian Gmb4
4. Tabel Gaji : Tabel ini mempunyai 3 field, yakni ID Jabatan, NIP (Primary ( Primary Key ) dan Gaji Pokok.
Gmb5.. Tabel Gaji Gmb5
5. Tabel Kasbon : Terdiri dari 3 field yakni NIP (Primary ( Primary Key ), ), Jumlah Kasbon dan Tanggal (kapan kasbon itu dilakukan).
6
Gmb6.. Tabel kasbon Gmb6
6. Tabel Pembayaran Kasbon : Terdiri dari 3 field mirip dengan Tabel Kasbon yakni NIP (Primary (Primary Key ), ), Tanggal (waktu pelunasan/bayar cicilan) dan Jumlah.
Gmb7.. Table Pembayaran Kasbon Gmb7
2.2 Query Di dalam tugas ini saya membuat beberapa Query, untuk membantu mengolah data dan menampilkannya. Berikut ini contoh soal Query :
7
1. Menampilkan Data Pegawai yang berada pada Departemen “IT Staff” ? Pegawai yang berada pada departemen d epartemen “IT Staff” mempunyai NIP yang berawalan dengan Huruf “IT”, maka kita bisa menggunakan filter pada field NIP di ba gian Criteria dengan menggunakan expression
“Like IT*”
atau IT*. IT*.
Gmb8.. Query untuk menampilakan data pegawai yang ada di departemen “IT Staff” Gmb8
2. Menampilkan data Kasbon Pegawai yang memiliki Kasbon ? Pada Query ini kita bisa menggunakan fasilitas Totals pada Ribbon Show/Hide untuk menentukan jumlah kasbon. Pada kasus ini kita bisa mengguna menggunakan kan expession expession >=20000 yang di ketikkan di Criteria untuk melihat siapa saja pegawai yang mempunyai kasbon.
Gmb9.. Query untuk menampilkan data kasbon pegawai Gmb9
3. Menampilkan Jumlah Kasbon Pegawai ? Nilai kasbon sendiri bisa didapatkan dengan mengurangkan nilai Jumlah pada Tabel Kasbon dengan Jumlah pada Tabel
Pembayaran
Kasbon.
Lalu
ketikkan
expression
Sisa:
[TKasbon]![Jumlah]-[SumOfJumlah] pada kotak expression builder dan ganti Group By pada sel Totals menjadi Expression. Expression.
Gmb10.. Query untuk menampilkan jumlah kasbon pegawai Gmb10
4. Menampilkan Umur Pegawai dan ditampilkan dari pegawai yang mempunyai umur paling tua ? Pada kasus ini kita dapat menggunakan Expression UMUR:
8
Int((Date()-[TKaryawan]![Tanggal Lahir])/365) pada kotak expresion builder, kemudian ganti Sort-nya menjadi Descending.
Gmb11.. Query untuk menentukan umur pegawai Gmb11
5. Menampilkan Jumlah gaji dalam suatu bulan ? Query ini merupakan query yang paling penting karena akan menetukan besar jumlah gaji yang didapatkan seorang pegawai. Jumlah Gaji meruapakan penjumlahan dari Gaji Pokok, Tunjangan, Bonus, Potongan dan Jumlah Kasbon. Dalam kasus ini kita menentukan jumlah gaji pada bulan Juni yang dilakukan pembayaranya pada awal bulan. Kita dapat mengetikkan expression Gaji Bulan Juni: [TGaji]![Gaji Pokok]+[TPenggajian]![Tunjangan]+[TPenggajian]![Bonus][TPenggajian]![Potongan]-[TKasbon]![Jumlah]-([TKasbon]![Jumlah][TPembayaranKasbon]![Jumlah]) pada kotak expression builder. Untuk melihat hasilnya langsung Run!
Gmb12.. Query untuk menentukan jumlah gaji pegawai pada suatu bulan Gmb12
9
2.3 Form Pada bagian form, merupakan implementasi antar muka ( interface) interface ) yang dimana user bisa memasukkan (input (input ) data ke dalam database melalui form ini yang mana nantinya data yang telah dimasukkan akan digunakan pada pengolahan database. Form ini juga secara berurutan, jadi user bisa langsung menyimpan data mereka secara langsung kedalam setiap record tabel. Urutan form-nya dari Form Data Karyawan, Form Data Jabatan Karyawan, Form Data Gaji, Form Data Kasbon, Form Data Pembayaran Kasbon dan terakhir Form Data Penggajian. Didalam form setiap juga mempunyai pengaturan properties nya seperti Input Mask, Validation Rule, Validation Teks, dan Format.
Gmb13.. Form Input Data Gmb13
2.4 Report Hasil akhir dari sebuah pengolahan database tentu saja dapat berupa laporan. Dari laporan inilah kita juga dapat melakukan melakukan control secara menyeluruh pada pada hasil proses pengolahan data. Kita Juga dapat dengan mudah untuk mencetak setiap report dengan mengklik Views > Print Preview > Print.
10
Gmb12.. Report Data Gmb12
11
BAB III
KESIMPULAN Dari hasil pembuatan tugas ini dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
Pembuatan sistem penggajian dengan mengimplementasikan konsep Microsoft Access 2007 ini dimaksudkan untuk dapat mengelola data penggajian pegawai secara efisien dan efektif.
Diharapkan dengan digunakannya Microsoft Access 2007 sebagai platform penggolahan data penggajian sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktifitas kerja.
DAFTAR PUSTAKA Riki Satya Graha, 2007, Sistem Informasi Penggajian Pegawai Balai Konservasi Smber Daya Alam (BKSDA) (BKSDA) Jabar I Berbasis Berbasis Client Server Server , Bandung. Permana. Budi, 1999, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Access 2000, 2000 , Bandung: Elex Media Komputindo. http://www.belajaroffice.com, Video Tuturial Microsoft Access 2007 http://www.latihanoffice.com, Video Tuturial dan eBook Microsoft Access 2007
PENUTUP Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan, atas diberikannya kemudahan selama mengerjakan Tugas Besar Database Penggajian ini. Kami sadar didalam penulisan buku ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis sangat menghargai saran dan masukan dari pembaca sehingga kita kedepan kita mampu lebih baik lagi dalam berkarya. Semoga pembaca mendapatkan pengetahuan baru setelah membaca laporan ini.
12
