DATABASE MAHASISWA

MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplika aplikasi si databa database se dalam dalam waktu waktu yang yang relatif relatif singka singkat. t. Biasan Biasanya ya diguna digunakan kan untuk untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan penjualan untuk toko. toko. Sebelum Sebelum mulai belajar jangan jangan lupa berdoa berdoa dulu kemudian kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, c. menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.

DataBase Mahasiswa

1 Created By Eko Priyanto Access 2002

1. Table Table Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Kasih tau dong caranya buat table . Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya 1.1

Table Table Mahas Mahasisw iswa a Fiels Name

Data Type

Nim Nama Tempatlahir TglLahir Agama JnsKelamin Alamat Telepon KdJurusan

Text Text Text Text Text Text Text Text Text

Fiels Size 10 35 20 Date/Time 15 15 50 15 5

Description Primary Key

Medium Date

Ket : 1. Fields KdJurusa KdJurusan n menggunakan menggunakan lookup lookup wizard yang yang datanya diambil diambil dari table Jurusan 2. Berikan Primary Key pada fields NIM

Langkah membuat Table

1. Pada jendela jendela database database klik Table. Table. 2. klik dua dua kali create create table table in design design view view 3. pada jendela jendela table ketikan ketikan field-field field-field table MHS beserta beserta tipe datanya, datanya, jangan lupa lupa tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase Mahasiswa


Gambar 1.2

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”. 5. Table MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya. 6. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya. 1.2

Table Jurusan Fiels Name KdJurusan Jurusan

Data Type Text Text

Fiels Size 5 35


Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key 1.3

Table Nilai Fiels Name Nim KdMatakuliah Absen Tugas Formatif Uts Uas Rata_Rata Mutu

Data Type Text Text Number Number Number Number Number Number Text

Fiels Size 5 5 Integer Integer Integer Integer Integer Decimal 2

Description Lookup Wizard

Ket : 1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key, Karena Pada field Nim dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain. Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. Anda pilih No untuk tidak memberikan primari key.

DataBase Mahasiswa


2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa

Gambar 1.3

1.4

Table Matakuliah Fiels Name KdMatakuliah Matakuliah SKS

Data Type Text Text Text

Fiels Size 5 5 2


Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key 2. Relationship Table

Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga menjadi bentuk one-to-many. Cara membuat Relationship : 1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog Show Table seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.4

DataBase Mahasiswa


2. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add, setelah anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu Anda tekan tombol Close untuk keluar dari Show table 3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Lihat pada Gambar 1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah

Gambar 1.5

4. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga tapil seperti gambar berikut :

Gambar 1.5

DataBase Mahasiswa


2. Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Query, Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “ MA001” b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “ 01200506 ” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai, Sebagai penghubungnya adalah field NIM. c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form. Bagaimanasih cara membuat query. Langkah-langkah membuat Query 1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2.1

2) Masukan table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol Add. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table. 3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu 4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA: ([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([uts]*0.25)+ ([uas]*0.35)

DataBase Mahasiswa


5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RAT A_RATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0)))) 6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai

Gambar 2.2

7) Tekan tombol ini :

(Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah

Gambar 2.3

8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa, TempatLahir, TglLahir, KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query tersebut dengan nama QueryTranskip. 9) Lakukan langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada gambar di bawah ini :

DataBase Mahasiswa


Gambar 2.4

3. Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan. 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard , klik New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.

Gambar 3.1 2. Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser dan letakan kedalam Form. 3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda inginkan. Contoh anda akan membuat tombol Add, anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini :

DataBase Mahasiswa


Gambar 3.2 4. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record, Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

Gambar 3.2 5. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan, Options Picture untuk bentuk gambar, dan tombol Browse untuk menceri file data gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in :

DataBase Mahasiswa


Gambar 3.3 6. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat, cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. Kemudian anda klik Finish 7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record, Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record 8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation, Go to First Record untuk data paling awan, Go to Previous Record untuk mundul, Go to Next Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir. 9. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion, Kemudian pilih Close form 10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan, Scroll Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No, Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.4

DataBase Mahasiswa


11. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.

Gambar 3.5 12. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.6

DataBase Mahasiswa


4. Membuat Sub Form Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1 Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form

1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai, Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini

Gambar 4.2

DataBase Mahasiswa


2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.3 3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya, bentuk Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next

Gambar 4.4

DataBase Mahasiswa


4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik tombol Next

Gambar 4.5 5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form, sebaga contoh kita ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish. 6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.5

5. Pembuatan Form Entry Data Transkip

DataBase Mahasiswa


Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip

1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik OK .

Gambar 5.1 2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini

Gambar 5.2 3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik kanan pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik

DataBase Mahasiswa


kanan lagi cari Properties , di lembar Data, cari “Control source = Agama, Row Source Type = Value List, Row Source = "ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA", klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties.

Gambar 5.3 4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox, klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb :

Gambar 5.4 Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard

DataBase Mahasiswa


Gambar 5.5 Pilih yes, the default choice is : Pria Klik tombol Next

DataBase Mahasiswa


Gambar 5.6 Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita mengandung nila 2, klik tombol Next

DataBase Mahasiswa


Gambar 5.7 Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields, cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin, Klik Next

Gambar 5.8 Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat, Klik Next

DataBase Mahasiswa


Gambar 5.8 Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat, misal anda ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish 5) Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada lembar Data, control source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query, Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN, [TABLE JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];

Gambar 5.9 6) Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian klik kanan pilih properties , pada lembar Data, Control Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)

7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip. a. Cari sub form yang ada pada toolsbox, kemudian anda klik lalu letaknakan kedalam form entry data transkip.

DataBase Mahasiswa


b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb :

Gambar 5.10 c. Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan muncul beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih nama form yang akan kita masukan kedalam form utama. Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya. d. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form, Klik tombol finish

DataBase Mahasiswa


DATABASE MAHASISWA

Recommend Documents