Curso Wedding Planner Leccion 1

Organizador de Bodas UPOCT025 Lección 1/3

Curso de Organizador de Bodas

Contenido ¿QUÉ ES UN ORGANIZADOR DE BODAS? ...................................................................................... ...................................................................................... 4 Perfil del Gestor de Bodas ................................................................. ............................................................................................................. ............................................ 7 ¿Por qué contratar co ntratar un Wedding Planner? P lanner? .................................................................................. .................................................................................. 19 ¿Cómo funciona un Wedding Planner?........................................................ Planner?....................................................................................... ............................... 28 Las etapas del Wedding Planner P lanner ........................................................................................ ................................................................................................. ......... 31 La relación con los proveedores................................................................... proveedores.................................................................................................. ............................... 33 Habilidades sociales soci ales del Wedding Planner Pl anner.............................................................. .................................................................................. .................... 35 Herramientas de promoción .............................................................................................. ....................................................................................................... ......... 38 Tácticas para una buena atención al cliente ........................................................... ............................................................................... .................... 38

UPOCT www.upoct.com / [email protected]

2


CURSO DE WEDDING PLANNER: ORGANIZADOR DE BODAS LECCION 1: EL WEDDING PLANNER Y SU PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN DE BODAS


3


¿QUÉ ES UN ORGANIZADOR DE BODAS? El término Wedding Planner significa “organizador o planificador de bodas” pero es un término muy genérico que puede causar confusiones, es muy conocido en el ámbito anglosajón y casi pasa, tristemente desapercibido para la cultura española. El Wedding Planner nace en Estados Unidos como consecuencia de la falta de tiempo de las parejas que iban a casarse y necesitaban organizar su boda. Necesitaban de un profesional de confianza en el que poder delegar todas estas tareas que no podían realizar, salvo en los días libres de trabajo. Tanto en EEUU como en Inglaterra parece extraño que una boda se organice sin un Wedding Planner, es más, en ese caso la boda estaría incluso hasta mal mirada. Todos estos profesionales acreditan su currículo mediante un certificado o diploma. En España llega en torno al año 2000, pero aún es el eterno desconocido y poca gente sabe en qué consiste y cuál es su papel dentro de la organización de bodas., es un organizador profesional de bodas que sabe planificar, coordinar y dirigir todos los ámbitos que conciernen a una boda. A su vez conoce muy bien el mercado y a los proveedores que operan en el mismo utilizando los recursos que pose de la mejor forma posible en beneficio de los novios para garantizarles un éxito seguro ahorrándoles tiempo y dinero. Su función entre otras muchas es la de asistir a los novios en todos los detalles que implican la planificación del evento: selección del lugar para la recepción, elección del banquete, diseño y decoración de la fiesta y la ceremonia, coordinación de las invitaciones, sugerencias respecto a cantidad de comida, bebida, distribución de los invitados, presupuestos...en fin, se trata de alguien que buscará identificar las necesidades de la pareja y realizará todos los trámites para que la celebración del matrimonio sea un éxito absoluto. Le encomiendan el día


4


más romántico y feliz de una pareja, y ha de ser perfecto, porque probablemente será el único en sus vidas. Las parejas con los cambios sociales, y el papel de la mujer en la sociedad actual, no tienen tiempo de ocuparse de todos los grandes y pequeños detalles de una boda, desean hacer algo especial y maravilloso pero no saben por dónde comenzar y en qué persona apoyarse para confiarle uno de los días más importantes de su vida, saben lo que quieren hacer, pero requieren de un asesoramiento al respecto, quieren organizar la boda de sus sueños pero no quieren sufrir por ello. El Wedding Planner no tiene por qué ser un artículo de lujo, puesto que podemos como profesionales dar un servicio de calidad a buen precio, negociando con buenos proveedores que nos realicen descuentos y ganar en las comisiones, nunca sobrecargando al cliente. En la película de “Planes de Boda” o “Guerra de novias”, aunque no dejan de ser una ficción, dan una imagen

bastante real del trabajo de este profesional. Un Wedding Planner organiza la boda desde el más mínimo detalle hasta la finalización de la misma. Es importante centrarse en varias cuestiones como: - Reunirse con los novios para conocer los deseos de la pareja al detalle en cuanto al tipo de ceremonia y celebración que desean. - Cerrar un presupuesto y ajustarlo al máximo para conseguir una mayor rentabilidad del mismo. - Es muy importante el número de invitados asistirán al evento. Entre otras de gran interés.

Es importante que el Wedding Planner posea conocimientos sobre el mercado de las bodas, sus proveedores, tendencias del sector, novedades, y su experiencia, le confieren un completo equipo de herramientas con las que conseguir su objetivo final. UPOCT www.upoct.com / [email protected]

5


También existe la figura del Wedding Planner & Designer, un profesional de la producción y la logística, que coordina en función de una temática. Las bodas temáticas están en auge en los últimos años, pues se da mucho valor a que el invitado viva el evento a través de los cinco sentidos, transmitiendo sensaciones y emociones a través de un mismo hilo conductor en cada detalle, desde las invitaciones, los colores de la decoración floral, el lugar de la celebración y de la ceremonia, los aspectos decorativos de ambas. Ser Wedding Planner, es una profesión que además requiere una formación específica y sobre todo, experiencia. Un Wedding Planner es la persona que escuchará, orientará, asesorará y ayudará durante todo el duro y largo proceso de la organización de la boda, que conseguirá hacer a los novios despreocuparse de los detalles. De esta manera se intenta ahorra tiempo y dinero a los novios y garantizar el éxito de su boda aportando imaginación, recursos y experiencia sin descuidar ningún detalle, consiguiendo que cada evento sea único e irrepetible y de acorde al estilo y personalidad de los novios. A continuación hemos colgado en la plataforma, bajo este tema, un artículo de la revista de protocolo sobre el Wedding Planner para su lectura y comprensión.


6


Perfil del Gestor de Bodas Para ser un buen gestor de bodas, el profesional previamente debe tener buenos conocimientos en materia de organización, protocolo, comunicación y producción, por ello, es de suma importancia realizar cursos que reciclen la información o que hagan que adquiramos nuevos conocimientos en todas aquellas disciplinas transversales que puedan ser de interés para nuestra actividad diaria dentro de nuestra profesión. El gestor de bodas será un experto en protocolo, pero también será un buen Psicólogo, decorador, un experto en producción, un comunicador…etc. Por ello es fundamental seguir el Código Deontológico del profesional de protocolo que a continuación incluimos parte del mismo:

Código Deontológico de la OICP para la profesión del Protocolo

Código Deontológico de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo para la profesión de Protocolo Aprobado por la Asamblea General Zaragoza el día 26 de noviembre de 2006

celebrada

en

PREÁMBULO

(Exposición de motivos)

Officii frutus sit ipsum officium (Que el premio del deber sea el deber mismo)


7


El ejercicio profesional del Protocolo es una de las más antiguas actividades de la Humanidad, ya que en los albores de la sociedad organizada, los ritos, los hábitos, las costumbres, los usos sociales y las normas de conducta aparecen tempranamente. Antes de la promulgación de los primeros códigos jurídicos que organizaban la vida de los hombres y tasaban los efectos de vulnerarnos, antes incluso de que aparezca el concepto de norma moral, desprendida de las primeras creencias religiosas, cualquier agrupación social se fue dotando de reglas de organización, conducta y comportamiento práctico. En estas primeras reglas encontramos el camino del sentido de lo correcto a lo largo de la historia. No en vano, en nuestros días, las normas de protocolo responden al triple planteamiento de costumbres y usos sociales (normas sociales), reglas jurídicas (normas jurídicas) y normas éticas o modos correctos de hacer las cosas, conforme el común consenso de la llamada moral social. El concepto de profesión en sus orígenes posee una importante reminiscencia religiosa: la idea de misión encomendada por Dios, según la cual el hombre ha de seguir su llamada (vocación) en las tareas específicas de su circunstancia laboral, impregnándola de un fuerte carácter moral. Las profesiones deben entenderse como una particular manera de ser y de actuar, como un Ethos moral, al que, desde los códigos profesionales, cabe exigirle determinados comportamientos, que a su vez han de convertirse en hábitos que, a la larga, se conviertan en los actitudes habituales y significativas de una profesión. En este sentido, el código de deontología enseña la manera ética de ejercer una profesión de manera ordinaria o cotidiana. El modo deontológico de ejercer una profesión lo determinan el conjunto de las normas éticas objetivas de cada colectividad profesional, independientemente del grado de positivización a que hayan llegado, bien sean normas de rango legal estatutario de las organizaciones profesionales; normas convencionales, incorporadas o no a los convenios, o meros principios, aceptados comúnmente. En sentido estricto, las normas deontológicas se reducen a una serie de disposiciones, de menor grado de positivización, no sancionadas por el Estado.


8


Normas deontológicas son el conjunto de reglas que regulan el comportamiento ético de unos profesionales, quienes para serlo y por serlo han de asumirlas y respetarlas. Es su propia conciencia, ante todo, y en su caso, los órganos colegiados, dotados de dispositivos adecuados, los medios de respuesta para definir y precisar los comportamientos éticos, conforme al Código Deontológico de cada profesión. No obstante, conviene precisar que las sociedades democráticas no admiten fórmulas del pasado como tribunales de honor ni órganos dotados de capacidad sancionadora en este ámbito, donde la propia conciencia y el reconociendo social del desenvolviendo ético del profesional han de garantizar la efectividad de las normas deontológicas y el correcto proceder profesional o Lex Artis. En ese ámbito profesional los principios éticos adquieren especial relevancia. La aceptación de postulados de ética general, persiguen unos objetivos más concretos y limitados: el establecimiento de normas y pautas de conducta profesional que tiendan a garantizar una actuación honesta en interés de quienes demandan los servicios profesionales y de la propia colectividad o corporación profesional. La deontología es esencialmente la teoría del deber. El concepto de deontología profesional se remite a principios éticos asumidos explícitamente por una profesión determinada (tradicionalmente de carácter liberal y rango universitario). Dichos principios, formulados a modo de normas o leyes interprofesionales o agrupados en Códigos Deontológicos, constituyen los “deberes” que ha de observar cada profesional en el ejercicio de su profesión. La deontología profesional ha acabado por desarrollar su ámbito propio que, sin inscribirse estrictamente en el ámbito de las ciencias jurídicas, ha de tener en cuenta, ante todo, la inspiración ética que la fundamenta y ormularse positivamente para conseguir resultados prácticos, que es, en definitiva, lo que persigue. El prestigio y la autoridad que suele unirse al ejercicio de una profesión liberal supone en el interesado la presencia de dos condiciones: una competencia técnica reconocida y una moral indiscutible. La deontología profesional se nutre de las costumbres y buenos usos tradicionales de una profesión, de la jurisprudencia de los tribunales, del UPOCT www.upoct.com / [email protected]

9


ambiente moral de la sociedad y de las propias exigencias de ésta.

I. PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA 1. El profesional del Protocolo asume como valores fundamentales de su actividad los Principios de la Carta de las Naciones Unidas, la Declaración Universal de los Derechos Humanos y los pactos, acuerdos, protocolos, convenios, códigos de ética y el conjunto del sistema de valores que, a partir de aquéllos definen y rigen la sociedad internacional. 2. El profesional del protocolo asume como valores preferentes los que constituyan los fundamentos del ordenamiento constitucional de la sociedad donde desenvuelva su labor, siempre en sintonía con los principios de las Naciones Unidas y la sociedad internacional. 3. El profesional del Protocolo entiende que su actividad debe contribuir al mejor conocimiento de los hombres y las culturas, al desarrollo de la sociedad moderna, a partir del respeto por la cultura y las particularidades de todos los pueblos, que han de ser tenidos en cuenta siempre en sintonía con los anteriores principios arriba expresados. 4. En este sentido, tendrá especial sensibilidad para combinar los requisitos, usos, costumbres y modos de hacer de las diversas culturas, evitando todo tipo de colisiones entre las manifestaciones


10


externas de aquéllas. 5. El profesional del Protocolo entiende su actividad como una forma vigorosa de comunicación en orden a obtener la calidad y la excelencia máxima en la organización, desarrollo y ejecución de las actividades de la sociedad moderna. 6. El profesional del Protocolo asume, pues, los principios de la tolerancia, el respeto y la convivencia entre culturas, no obstante destacando siempre el respeto a los Derechos Humanos y los principios contenidos en la Carta de las Naciones Unidas. 7. El profesional del Protocolo respetará escrupulosamente las normas de carácter jurídico que le afecten en el desarrollo de su actividad; compaginará los usos y las costumbres de las diversas comunidades con las exigencias de aquéllas o la conveniencia de cada caso, y se atendrá a las pautas sociales que estén vigentes en la sociedad donde se desenvuelva; si bien, tendrá en cuenta el carácter laico de la sociedad moderna, en el ámbito civil, sin olvidar el respeto a todas las creencias religiosas. 8. En caso de conflicto, el profesional del protocolo debe evaluar el alcance de sus actos conforme la prevalencia de los valores a preservar, de acuerdo con este código. No obstante, nunca tratará de imponer sus criterios sino de exponerlos para convencer y debatir, dotándose siempre de los medios adecuados para esta


11


tarea. 9. El protocolo no es una ciencia exacta, sino una herramienta de la sociedad para el mejor ordenamiento de sus propias actividades públicas en los ámbitos oficiales, profesionales, corporativos, empresariales, institucionales y privados. En consecuencia, el profesional de protocolo, salvados siempre los irrenunciables principios que informan este código, actuará con tacto, delicadeza, inteligencia y sentido de la medida, a la hora de solventar situaciones controvertidas. 10. Aún en caso de conflicto, no perderá la calma. La palabra y el ejemplo, la paciencia, la tolerancia, la comprensión y el respeto al discrepante serán sus mejores medios de convicción.

II. LEX ARTIS (PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN) 11.El profesional del protocolo nunca utilizará en beneficio propio aquellas relaciones que trajeran causa de su actividad profesional ni tratará de obtener beneficio propio de cualquier otra circunstancia relacionada con su trabajo, contactos o relaciones. 12.El profesional de Protocolo actuará siempre con lealtad a las entidades u organizaciones a las que sirva o requieran sus servicios. 13.El profesional del Protocolo mantendrá siempre una actitud


12


abierta, cooperadora, no dogmática y dispuesta al diálogo con sus colegas,

especialmente

en

los

casos

de

confluencia

de

organizaciones en un evento, que exija actuaciones y toma de decisiones colegiadas, por consenso o convicción. 14.El profesional del Protocolo será leal con sus colegas y se avendrá a fórmulas transaccionales, de diálogo, pacto y diplomacia cuando la ocasión o la controversia surgida lo requieran. 15.El profesional de Protocolo se conducirá siempre con honestidad, sabrá guardar la confidencialidad exigida por su actividad y empleará siempre métodos dignos en orden a obtener sus objetivos. 16.La actividad del Profesional del Protocolo deberá estar guiada siempre por el respeto a la dignidad del Hombre y de todos los ciudadanos, con independencia de su raza, nacionalidad, sexo, cultura, religión, nivel económico o situación personal. 17.El profesional del Protocolo entenderá que su actividad no es un fin en sí mismo, sino una ciencia al servicio de la comunicación humana, las relaciones sociales y el perfeccionamiento de la sociedad. 18.El comportamiento del profesional de Protocolo debe ajustarse, en todas las circunstancias a merecer la confianza de aquellos con quienes se encuentre en contacto. Se somete, por tanto, al


13


principio del secreto profesional. Nunca podrá utilizar en beneficio propio la información confidencial que, llegado el caso, pudiera llegar a poseer. 19.Debe respetar sus compromisos, acuerdos y la palabra dada. Su actuación no debe crear nunca confusiones y, llegado el caso de producirse alguna, deberá rectificar con rapidez y eficacia. 20.La actividad del profesional del Protocolo debe realizarse abiertamente y ser en todo momento identificable. No obstante, su papel

es

de

absoluta discreción

sin

que

le

corresponda

protagonismo alguno en los eventos en los que participe o colabore. 21.El profesional del Protocolo no podrá aceptar otra remuneración, favores, regalías, compensaciones o viáticos por su trabajo que aquéllas que correspondan a la contraprestación (salario u honorarios) previamente pactados por sus servicios. 22.Cualquier actuación que contraviniere lo contenido en este código debería ser inmediatamente abandonada. En este sentido, debe negarse a realizar cualquier práctica que atente contra estos principios o los del conjunto de la profesión. 23.El

profesional

del

Protocolo

debe

actuar

con

especial

responsabilidad y rigor en el caso situaciones que puedan suponer discriminaciones por razones de sexo, raza, creencia o extracción


14


social y cultural.

III. CONSIDERACIONES FINALES 24.En toda circunstancia y lugar, el profesional del Protocolo actuará siempre con la ponderación, el equilibrio y la decencia de un caballero o una dama. Tratará de convencer antes que de imponer. 25.En cualquier situación de controversia o choque de criterios con otros colegas, sin perder la perspectiva general del acto o evento a organizar, estará abierto a la negociación, el pacto, la transacción y la tolerancia. 26. A partir del permanente respeto a todas las culturas, el profesional del Protocolo considerará infranqueables los límites de la dignidad humana que emanan de la Declaración Universal de Derechos Humanos. 27.Toda decisión o propuesta que adopte o formule será siempre fruto del conocimiento, la reflexión y deberá ser adecuadamente fundamentada y documentada. 28.El Profesional del Protocolo asumirá el deber de la formación permanente y la actualización de sus conocimientos como exigencia de su actividad. Asimismo, se dotará en cada ocasión de los medios de apoyo, documentación y consulta que sus actuaciones requieran, que serán al mismo tiempo medios de


15


refuerzo y convicción ante situaciones controvertidas. 29.El profesional del Protocolo renuncia a todo protagonismo y su presencia deberá notarse, pero no advertirse en todos los eventos que organice, dirija, asesore o controle. 30.La conducta ética, conforme a la pauta y el sistema de valores que conforman la convivencia

en la sociedad civilizada, deberá

constituir en sí misma la mejor recompensa para el profesional del Protocolo que la asuma como base de su proceder cotidiano. No esperará,

pues,

otro

reconocimiento,

otro

favor,

otro

agradecimiento que el saber qué hace las cosas como deben ser hechas.


16


A continuación reproducimos parte de una entrevista a Carmen Roma, directora de The Happy Day, una empresa joven que ofrece servicios de Wedding Planner con profesionales especialistas en diseñar el gran día.

¿Cómo define un Wedding Planner su profesión?

Me encanta esta pregunta. Ser Wedding Planner es muy gratificante, da igual el número de horas de trabajo (que son muchísimas con cada boda), el saber que estas organizando el día más feliz de una pareja, es precioso. Una Wedding Planner lo que hace es convertirse en esa persona que cumplirá los deseos de una pareja de convertir una boda, en su boda. Y como cada pareja es un mundo,

cada

boda

es

completamente

diferente.

Tenemos que tener la capacidad de diseñar algo mágico, de hacer que recuerden la boda todos los invitados como la mejor a la que asistieron, para que siempre quede en la retina. Si debo decir algo de mí, es que sin duda, ser Wedding Planner es poder vivir la boda de los demás como si fuera la tuya. Y esto es un lujo. Además, la capacidad de organizar, planificar, buscar, coordinar, diseñar y permitir que la última palabra la tengan los novios es muy importante. Somos Wedding Planner no impositores de gustos. Aconsejamos y damos ideas, que junto con las de los novios, producen un coctel perfecto y sorprendente!!!


17



18


¿Por qué contratar un Wedding Planner? La cultura americana ha sabido delegar en el profesional de la organización de bodas, Wedding Planner, su confianza ante su falta de tiempo, sus largas jornadas laborales, su falta de contactos y su inexperiencia hace que la tarea de organizar un evento sea difícil, costosa y lenta. La experiencia del organizador de eventos y su trayectoria organizando eventos, así como el conocimiento del sector hace que pueda aportar ideas innovadoras, divertidas y vanguardistas. Porque al funcionar como Project Manager del evento ayuda a controlar el presupuesto, a coordinar a los proveedores e invitados y consigue que todo salga perfecto según lo planeado.

Los novios, futuros esposos, ven necesario en muchos momentos el contar con un experto en la materia que les pueda solucionar problemas como su falta de tiempo, su distancia del lugar de la boda, sobre todo si viven fuera del lugar de la celebración, si están perdidos y no saben que tienen que hacer, y quieren una boda adecuada a sus gustos y su forma de ser, quieren un asesoramiento en los pasos a seguir y en quienes son los mejores proveedores, aunque prefieren que el profesional, gestor de bodas, les haga de intermediarios, pues desconocen el mercado que van a pisar, sus tendencias y sus precios. No saben muy bien las etapas y sus pasos y quieren que sus invitados estén bien atendidos y no quieren que falte ningún detalle.


19


Por ello, los novios se ven motivados a contratar un profesional que pueda asesorarlos, planificar los pasos y gestionarlos, a la vez que los supervisa y coordina el mismo día de la boda.

El Wedding Planner debe estar presente en el montaje ante los proveedores contratados, sobre todo el día del evento, pues los novios y sus familiares ese día tienen un sin fin de tareas que realizar y no pueden acercarse al restaurante o ir a decorar el coche a la floristería. Ese día, los novios saben que si ocurre algo, o si sus invitados tienen algún problema, este profesional estará a su plena disposición, siempre.

Los novios deben contratar un Wedding Planner porque es una profesional que conoce perfectamente el sector, conoce a los proveedores y las nuevas tendencias, sabe negociar por su experiencia y es capaz de saber qué es lo que necesita cada pareja en cada momento, debido a la oferta que maneja. Además, es un punto de encuentro entre proveedores y los novios, centra la información y realiza diversos trámites, sobre todo solicitando presupuestos, ejerciendo de interlocutor o intermediario, se ahorra tiempo y dinero. Es un ingenioso en temas de creatividad, proponemos diseños de espacios, ideas diferentes en una medida mucho mayor que la de la propia pareja debido a nuestro actividad diaria.


20


El Wedding Planner hace una labor fundamental los meses antes de la boda, pero el día concreto de la misma, su función es fundamental puesto que en los actos, y especialmente en las bodas, los imprevistos que surgen son muchos y es necesario que alguien los solucione casi sin que los demás se den cuenta. Este profesional es nuestro mejor método de relajación y de tranquilidad para ese día, pues saben que está implicado al máximo en su boda.

Las empresas de Wedding Planner son asequibles, sobre todo aquellas que ofrecen precios por servicios o que trabajan a base de comisiones con los proveedores, sin aumentar el coste final del cliente ofreciendo los servicios con quien mejores negociaciones hayamos realizado.

Su tarea está a pie de campo, pero también en los despachos, donde deben pasarse largas horas buscando servicios adecuados y personalizados a cada pareja que toque su timbre pidiendo ayuda. Además, debe ser un comercial, buscar el proveedor y gestionar una comisión no es tarea fácil, cuanta más consiga mayor será su beneficio. Además, el Wedding Planner acude a cursos de reciclaje, visita espacios, acude a ferias y congresos para conocer de primera mano las tendencias y el mercado en el que se mueve.

El tiempo recomendado para contratar un Wedding Planner es de un año a seis meses de anticipación, ya que de esa manera se dispone de tiempo suficiente para contratar al proveedor que se desea y se elige y no únicamente al que esté disponible. También depende del tiempo que tengamos para la boda, en todo caso, cuanto antes es mejor, porque así la pareja se ahorrará dinero.


21


Ingrid Leyba propone unos puntos por los que contratar un Wedding Planner que a continuación reproducimos: 

Un WP lleva consigo una agenda nupcial todo el tiempo, por lo que las posibilidades de que se le pase un detalle, son mínimas.



Gracias a su experiencia pueden hacer mejor uso del presupuesto, una vez acuerdan cuanto vas a gastar, te organizan la boda en función de esa cantidad.



Un Wedding Planner se especializa en la asesoría, coordinación, logística y supervisión de eventos, brindando un servicio total e integral.



Al contratarlo, la pareja podrá invertir más tiempo en actividades personales, así como diseñar con más detenimiento su look nupcial.



Debido a la relación de los coordinadores de boda con los suplidores, pueden conseguir más descuentos y ofertas, lo que beneficia tu presupuesto.



Una organizadora, como experta en el tema de bodas te podrá informar acerca de las últimas tendencias en decoración para bodas.


22


Para Sonia Gurria, es necesario que al seleccionar a tu Wedding Planner tomes en cuenta algunas consideraciones importantes como las siguientes: 1.- Que haya tenido experiencia previa en la organización de bodas y eventos. 2.- Actualmente existen varias Asociaciones e Institutos que certifican a los Wedding Planner no solo por su experiencia, sino por su capacitación continua, que no te de pena y pregunta si están certificados y por quién?, así como a que Asociaciones están afiliados. 3.- Es importante que te puedan dar referencias de parejas que anteriormente han solicitado sus servicios. 4.- Verificar que cuenten con una amplia gama de proveedores en todas las áreas para la organización de una boda. 5.- Que te permitan siempre ver las facturas de los pagos que se les hacen a los proveedores. 6.- Que sean empresas bien constituidas, asegurándote que no desaparecerán de la noche a la mañana.


23


A continuación reproducimos parte de una entrevista a Carmen Roma, directora de The Happy Day, una empresa joven que ofrece servicios de Wedding Planner con profesionales especialistas en diseñar el gran día. En España la contratación de Wedding Planners aún no es muy común ¿Qué 3 razones darías a una pareja de novios para que contratara un servicio de Wedding Planner? 1. Ahorro de tiempo: Entiendo que para una boda estándar, cuatro cosillas son suficientes, pero una boda única y personalizada para cada pareja, llena de detalles que nadie olvidará, es muy larga de preparar y a pesar de que a nosotros nos lleva muchas horas de trabajo, en realidad es simplemente la búsqueda del proveedor ideal la que nos hace ahorrarles tiempo a los novios. Las entrevistas previas son muy necesarias. 2. Ahorro de dinero: Siempre buscamos llegar a un buen acuerdo con los proveedores que encontramos, pues al no cobrar ningún tipo de comisión, les agrada que sean los escogidos y repercute en una buena negociación económica de precios para los novios. 3. Tranquilidad de saber que con nosotros allí, los imprevistos estarán controlados. Es quizá la parte más bonita de todo, cuando alguien está tranquilo porque tu mano se encuentra con la de ellos. Además, las ideas y ventajas que podamos tener también dan mucha tranquilidad.


24


¿Cuáles son las claves para escoger a un buen Wedding Planner? ¿En qué se tienen que fijar más los novios? Considero que cada Wedding Planner tiene su propia tipología de novios, es decir, parece que cada una tenemos una impregnación de lo que intentamos transmitir en las bodas. No es solo organizar o decorar, sino conseguir un ambiente de tranquilidad y creatividad. Por lo que hay que buscar una Wedding Planner que cumpla esto. Sin dudarlo en asegurarse que van a pagar por sus servicios. En realidad nadie trabaja gratis. No nos olvidemos que tiene que haber un contrato y un presupuesto previo con todo aquello que vayan a ofrecer. Las palabras se las lleva el viento. Las fotos que muestren en su Web deben ser de esas Wedding Planner.


25


En este sector ¿Crees que cada vez hay una mayor profesionalización o hay mucho intrusismo?

Las dos cosas. Y me explico. Cada vez en España hay cursos relacionados con el tema, dando la oportunidad de ir poco a poco formándote y ganar profesionalidad en esto. La gran mayoría de WP venimos de otro trabajo anterior, o hemos estudiado carreras relacionadas, pero al no existir en este país un grado de ello, como si existen en otros países, no nos queda más que formarnos desde aquí y de este modo. Es cierto que hay WP que han podido formarse en el extranjero. Pero también he de decir, que para ser Wedding Planner no vale solo con tener muy buenos estudios, ya que como todo en la vida, hay que nacer con alguna aptitud relacionada, entre ellas, ser creativo y sensible a tu trabajo, teniendo capacidad para involucrarte en cada evento como si fuera lo último que se hiciera en la vida. Me gusta pensar que una Wedding Planner: Nace y se hace. El intrusismo es mucho más duro y triste. Es cierto que cada vez somos más las que nos decidimos a hacer de esto nuestra profesión, pero hay que tener la capacidad de hacerlo de una manera humilde y sencilla. Como decía antes, formarse es muy importante, pero la vida también da pautas de cómo ser honesto con tu trabajo, y para UPOCT www.upoct.com / [email protected]

26


mi gusto, un intruso es aquel que dice que no cobra a los novios por su trabajo, cuando en realidad, está lucrándose mucho más con ellos. Una Wedding Planner, tiene que cobrar unos honorarios por su trabajo, al igual que le pagas al fotógrafo, a la peluquera o al de la música. Da igual el tiempo que lleve, es una profesional y tiene que valorarse su trabajo. Valorar tu trabajo no es cobrar comisiones en todos los proveedores, porque solo sirve para que éstos les suban los precios a los novios y que al final sea más caro contratar a una WP que hacer la boda por tu cuenta, creando así mala fama.


27


¿Cómo funciona un Wedding Planner? El funcionamiento de un Wedding Planner, bien sea de un profesional o de una empresa, su servicio debe ser personalizado y director con los novios. Es fundamental realizar una entrevista gratuita con la pareja para conocerla y que ella pueda conocer al gestor de bodas, y poder realizar un briefing (sesión informativa) respondiendo a una serie de preguntas que lograran que pueda el profesional conocer las intenciones, gustos y personalidad de la pareja. Así, el organizador de bodas podrá llegar a comprender como quieren los novios que sea su boda. Con la entrevista realizada, se suelen elaborar diferentes propuestas buscando varias opciones para ofertar y presentar a la pareja buscando aquella que mejor encaje con las ideas iniciales y gustos de la pareja en función de sus necesidades y presupuesto. Una vez que los novios han seleccionado la forma de trabajo del Wedding Planner, todo queda en sus manos, el profesional, elaborará el trabajo y pasará los resultados a la pareja para que vaya supervisando los mismos.

Los servicios que ofrece un Wedding Planner principalmente son los siguientes:

Organización y gestión Integral de Bodas:. 

Diseño y Personalización de la boda



Búsqueda del lugar para la ceremonia



Búsqueda del lugar del banquete


28

Curso de Organizador de Bodas 

Selección de Catering y material de alquiler



Búsqueda de vestuario de novia/novio



Elaboración de Invitaciones y detalles para los invitados



Selección de Fotógrafo y Video



Búsqueda de proveedores para los servicios de estética, peluquería y maquillaje



Asesoramiento en decoración floral



Selección de proveedores de servicio de Dj, música, payasos, canguros, …



Organización despedida de soltero/a



Coordinación de servicios para invitados: alojamiento, transporte, peluquería, actividades, regalos



Coordinación del día de la boda.

Diseño y ambientación de los espacios: para aquellos novios que quieran una boda distinta, personalizada y única y que ya disponga de los proveedores, necesitando solamente una persona que les asesore en el diseño y montaje. Un factor muy importante en este apartado son las tareas de producción, puesto que la imagen final que queremos transmitir de nuestro evento pasa por coordinar elementos técnicos, decorativos, gráficos… todo aquello que pueda definir el estilo de celebración,

haciendo efectiva la teoría del caos al puzzle de Carlos Fuente y así dejar una huella en nuestros invitados que no podrán olvidar fácilmente. Ejecución y coordinación del día de la boda: El Gestor de bodas, puede aparecen exclusivamente para el mismo día del evento, puesto que los novios pueden haber seleccionado ya todos los detalles y proveedores para su boda pero quieren disfrutar al máximo de su día, por ello tener una Wedding Planner el día de su boda permitirá solventar cualquier imprevisto sin que ni los novios ni los invitados sean conscientes de ello.


29


Wedding Personal Shopper: Es una persona que presta sus servicios para ayudar en la compra de todos los elementos necesarios para la novia, novio o resto de familiares. Tener un Wedding Planner a la hora de elegir una tienda, una peluquería o un ramo de flores, les presentará nuevas opciones y les facilitará la elección de todo lo que mejor le sienta y favorece.


30


Las etapas del Wedding Planner

Primera etapa: Fase de reconocimiento Esta fase va dirigida a conocer a los novios, sus gustos, sus ideas, su estilo para poder diseñar el mejor boceto de su boda ideal. Presentando varias propuestas totalmente personalizadas a través de diferentes diseños.

Segunda etapa: Fase de estudio Esta fase es la de estudio del briefing realizado en la primera etapa. Se planifica todo lo que hay que hacer a través de una agenda de trabajo y se gestionan todos los detalles de la boda, acompañando un estudio contrastado de información sobre los proveedores, acompañando a los novios a sus visitas, llevado una agenda “al día” y el presupuesto de los

novios actualizado en todo momento.

La tercera etapa: Fase de Ejecución Esta fase se centra en el día antes del evento y el día clave. Consiste en supervisar y coordinar todos los aspectos de esos días, llevando un timing minucioso aprobado por todos los agentes externos implicados ese día, para que todo salga perfecto.


31


No olvides que el Wedding Planner es la persona de confianza de los novios, que pueden delegar en él todos los aspectos organizativos, sabiendo que cualquier mínimo problema será controlado, y esto es lo que debes transmitirle durante todo el proceso de trabajo.


32


La relación con los proveedores

La base de datos Es fundamental desarrollar una buena base de datos con los mejores proveedores en la zona en la que trabajemos. Para ello, es fundamental dividirla en campos de categorías: espacios para ceremonias y banquetes, floristería, etiqueta, vehículos, joyerías, recuerdos, materiales (carpas, atriles, sillas, mesas), invitaciones, catering…etc.

Una vez tengamos diseñada la base de datos con los principales proveedores, deberíamos solicitar un primer encuentro con ellos para presentarnos y ofrecerles nuestros servicios, y negociar con ellos una comisión a cambio de trabajar con ellos. Por norma general, la comisión comenzará siendo baja, y en función de las ocasiones en las que contratemos con ellos irá aumentando sustancialmente. La base de datos debe recoger todos los datos de contacto, así como aquellas consideraciones que sean de interés o para recordar antes de ponernos en contacto con ellos, por ejemplo, ¿Qué teníamos negociado con ellos?

Los honorarios y las comisiones Hemos visto que el profesional de la organización de bodas puede trabajar de dos formas diferentes:


33


1.- Cobrando por el servicio 2.- Por comisiones Claro está, que su labor no será gratuita, pero tampoco debe suponer un coste excesivo al cliente. En el primer caso, el Wedding Planner plantea un paquete de opciones, para que el cliente pueda elegir y seleccionar un presupuesto con unas acciones concretas. En el segundo caso, el profesional, trabaja contratando proveedores, y su ganancia es el beneficio obtenido en los descuentos que le practiquen sus proveedores. Por norma general, puede ser de un 20 % y a partir de ahí, dependerá de la capacidad de negociación que cada uno tenga.

Contratos

El Wedding Planner debe garantizar su trabajo y su cobro, pero el cliente, también debe tener garantizado el servicio y el coste del mismo. Por ello es fundamental unir al presupuesto una especie de contrato, donde se recojan las obligaciones para ambas partes. Este documento, debe cerrarse antes de empezar a trabajar para que no surjan problemas una vez terminado el evento o antes de empezar.

Por otra parte, el gestor de bodas, debe firmar convenios de colaboración con todos sus proveedores para así garantizar también la negociación realizada. Existen contratos de exclusividad, cuando un proveedor nos da un porcentaje muy alto a cambio de ser un proveedor exclusivo, es decir, un restaurante me ofrece una comisión muy alta a cambio de que solo trabaje con él. En el mundo de las bodas, esto no es tan viable, puesto que los novios quieren variedad donde elegir, y un único espacio haría que perdiéramos muchos de nuestros posibles clientes.


34


Habilidades sociales del Wedding Planner El gestor de bodas es un profesional de las relaciones sociales y de la comunicación verbal, no verbal y escrita. Su imagen debe transmitir confianza y seguridad a los futuros esposos, por ello debe trabajar estos aspectos para desarrollarlos lo máximo posible. Comenzamos con la importancia del lenguaje, como buen comunicador, debe cuidar su expresión oral y escrita, recurriendo a palabras sencillas y de fácil de comprender, claro y conciso, que hagan entender a nuestros clientes lo que pretendemos, cuidando las palabras que decimos y el tono que empleamos. Igual de importante es la comunicación escrita, pues muchos de nuestros trabajos escritos, serán vistos por todos los invitados (invitaciones, minutas…etc). No puede olvidarse tampoco del lenguaje no verbal, cuidando especialmente Contacto visual los gestos faciales (expresión de la cara), los movimientos de brazos y manos y la postura y distancia corporal.


35


Todos nuestros gestos transmiten algo, por ejemplo en el siguiente cuadro aparecen diferentes gestos y lo que transmiten a través del lenguaje no verbal: ACTO

LO QUE REFLEJA

Acariciarse la barbilla

Toma de decisiones

Entrelazar los dedos

Autoridad

Mirar hacia abajo

No creer en lo que se escucha

Frotarse las manos

Impaciencia

Apretarse la nariz

Evaluación negativa

Golpear ligeramente los dedos

Impaciencia

Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrás

Seguridad en sí mismo y superioridad

Inclinar la cabeza

Interés

Palma de la mano abierta

Sinceridad, franqueza e inocencia

Caminar erguido

Confianza y seguridad en sí mismo

Pararse con las manos en las caderas

Buena disposición para hacer algo

Jugar con el cabello

Falta de confianza en sí mismo e inseguridad

Comerse las uñas

Inseguridad o nervios

La cabeza descansando sobre las manos o mirar hacia el piso

Aburrimiento

Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el Aburrimiento pie Brazos cruzados a la altura del pecho

Actitud a la defensiva

Frotarse un ojo

Dudas

Tocarse ligeramente la nariz

Mentir, dudar o rechazar algo


36


En este tipo de comunicación, debemos utilizar los ojos como arma de expresión, mirar a los ojos de otra persona mientras hablamos genera confianza, Por eso, constituyen una ayuda poderosa en la conversación. Las manos, haciendo un uso adecuado del mismo, pueden complementar tus palabras y dar mayor fuerza a tu conversación. No las utilices inútilmente y mucho menos para hacer cualquier cosa que distraiga a la otra persona ni de un uso violento, palmoteo o pasándoselas casi en el rostro a la otra persona. También debemos tener cuidado con lo que tocamos, hay quien se siente muy molesto si le tocan, debemos mantener una distancia prudente. Ten cuidados con ciertos gestos, hay gestos que denotan impaciencia o aburrimiento, si tienes interés en una conversación, la otra persona se dará cuenta muy fácilmente por sus gestos y ademanes. Siéntate cómodamente, colócate en una posición cómoda y descansada que te permitir respirar mejor. Mantener el control de la mirada, es un gesto importante, pero sin fijarla en exceso. Controla la expresión de tu rostro, Intercalar sonrisas cálidas y francas en la conversación transmite confianza, alegría y buena disposición.


37


Herramientas de promoción Algunas de las herramientas que un Wedding Planner puede utilizar para promocionarse son las siguientes: 

Redes sociales



Medios de comunicación



Página web



Tarjeta de visita

Tácticas para una buena atención al cliente1 1.

Cortesía. Todos los clientes, sin excepción, merecen ser tratados con cortesía pero esta afirmación no siempre se respeta. Seguro que puede recordar unas cuantas experiencias en las que usted, como cliente, no ha sido tratado cortésmente. Por eso desde aquí queremos subrayar lo siguiente: aunque el cliente haya perdido la compostura, usted y sus empleados deben seguir comunicándose amablemente.

2.

Profesionalidad. Imagínese que usted entra a una tienda a solicitar información sobre un producto y, al llegar, el dependiente está hablando por teléfono sin preocuparse de su

1

http://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/89-10aspectos-claves-en-la-atencion-al-cliente


38


presencia. ¿Qué pensaría como cliente? Para ayudarle a discernir cómo deben ser los trabajadores que su empresa coloque de cara al público, le aconsejamos que lea nuestro artículo sobre el Perfil del Representante de Atención al Cliente. 3.

Cooperación. Su cliente debe percibir que tanto usted como su empresa están dispuestos a hacer un esfuerzo por cumplir con sus expectativas.

4.

Comunicación. Tanto usted como sus empleados deben esforzarse por establecer una buena relación con los clientes. Un saludo, una disculpa o un agradecimiento son la base para empezar cualquier diálogo comercial. Un aspecto muy importante es la Voz en su Comunicación con el Cliente.

5.

Rapidez y Eficacia. Procure tener a mano todo lo que necesite y que su equipo de trabajadores esté bien preparado y organizado. Al cliente cuyo Internet no le funciona, no le sirve de nada que le digan que un técnico pasará por su casa en tres días.

6.

Formación Constante. No basta con darle a sus empleados dos horas de charla el primer día que empiezan a trabajar. Para que su empresa crezca, su empleado también debe crecer.

7.

Capacidad Resolutiva. Los manuales están hechos para estandarizar ciertas pautas de actuación, pero tanto usted como sus empleados deben ser capaces de evaluar cuándo una situación debe ser solventada fuera del procedimiento. Una buena Atención al Cliente en lugar de limitarse a decir lo que no se puede hacer, debe buscar alternativas a través de lo que sí se puede hacer.


39

Curso de Organizador de Bodas 8.

Cumplir con la palabra. La imagen y reputación de su empresa se deben, en gran parte, a la veracidad de su marca. Y su marca se forjará en relación a la confianza que despierte la Atención al Cliente en los consumidores. Por este motivo consideramos que hay varias razones para tener una Cultura de Servicio al Cliente.

9.

Empleados Contentos. Si trata bien a sus empleados, su satisfacción se reflejará en la forma en que atienden a sus clientes.

10.

Fidelización. Nunca olvide que siempre será más rentable

mantener viejos clientes que conseguir nuevos.


40

Curso Wedding Planner Leccion 1

Recommend Documents