Tema 9
Tendencias endenc ias en PMO
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PMOs en entornos ágiles PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO
PMOs en entornos ágiles El mundo Agile está entrando en el ámbito de competencias de la PMO, especialmente en las organizaciones que ejecutan ambas metodologías, Agile y tradicionales. Y adoptar las formas de trabajo de Agile pueden ser un reto para las PMOs, ya que significa sacar de la zona de confort al equipo. Tradicionalmente las PMOs se encargan de mantener el gobierno y control de los proyectos y programas, y podemos sentir que el mundo Agile se sale de los mecanismos normales de gobierno como los entiende la PMO. Por ejemplo: –
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Los casos de negocio son a menudo menos precisos. Los beneficios pueden ser imprecisos o cambiar durante el proyectos, haciendo que la priorización de unos proyectos sobre otros sea más dificultosa. Los Sprints Agile pueden no alinearse perfectamente con la presentación de informes estándar en el tiempo según define la PMO.
PMOs en entornos ágiles Estas nuevas aproximaciones a la forma de gestionar proyectos va a requerir que la PMO se centre más en un rol de asesoría o consultoría en vez de su tradicional rol de control. La PMO se debe centrar en disponer de los procesos y herramientas correctas, junto con personal entrenado, para abordar este tipo de proyectos que se adaptan más a una gestión Agile. Como hemos hablado durante el curso, tenemos que olvidar la metodología singular para trabajar con todo tipo de proyectos, y centrarnos en adoptar un set pequeño de buenas prácticas que irán desde las formas tradicionales de gestión a las Agile.
E independientemente del tipo de aproximación que los equipos usen para la gestión de los proyectos, la PMO debe velar porque los proyectos soporten los objetivos de negocio de la compañía.
PMOs en entornos ágiles Además, nuevos roles van a aparecer en las PMOs, como los Product Owners, encargados de trabajar con nuestras áreas de negocio para que los proyectos se centren más en proveer valor al cliente, frente a una gestión centrada únicamente en costes y cronogramas. Estos nuevos modelos suponen también un gran cambio para las áreas de negocio, ya que pone mucha más responsabilidad en ellos en relación a dirigir a los equipos de proyecto en la dirección correcta.
Las PMOs deben ser las que pongan criterio en la organización para evitar que de la noche a la mañana giremos a una forma de trabajo Agile para todo nuestro mix de proyectos, lo que puede llevarnos a perder por completo el alineamiento de los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO En los últimos años, la idea de la PMO Estratégica (SPMO) se ha vuelto más importante, ya que las organizaciones intentan ligar la ejecución de los proyectos con la estrategia corporativa . En muchos sentidos, estas son comparables a las PMO empresariales (EPMOs) en las que se trabaja a nivel de toda la organización. Sin embargo, a diferencia de muchas EPMOs, son más que un simple ejercicio de economía de escala y de normalización de procesos. Las PMOs Estratégicas conducen de forma verdadera el valor del negocio a través de las funciones de ejecución de proyectos de la organización.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO El problema con este enfoque es que hay una distancia jerárquica considerable entre la PMO Estratégica y los equipos de proyecto que tienen la tarea de cumplir la estrategia. Esto tiende a dar como resultado el mantenimiento de PMOs de gestión departamentales que supervisan la ejecución de proyectos dentro de sus propias áreas de negocio, así como la definición de los aspectos más tácticos de la ejecución del proyecto: procesos, formación, coaching, etc. Esto puede funcionar bien, pero la falta de un alineamiento consciente entre estas PMOs puede crear ineficiencias y fricciones entre ellas.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO
Muchas organizaciones están implementando una estrategia integral PMO que gestiona un ecosistema integrado de PMOs en lugar de tolerar múltiples PMO independientes a lo largo de la compañía. Eso es lo que vamos a explorar a continuación.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO El modelo integrado Multi-PMO Las PMOs Estratégicas deben ser la piedra angular el modelo integrado Multi-PMO. La PMO Estratégica genera valor para la organización a través de los proyectos, por lo que necesita estar en el eje de cualquier actividad relacionada con ellos. Además la PMO Estratégica debe ejercer una función de soporte que defina y promueva estándares a lo largo de la organización (de gestión de los procesos y metodologías tanto tradicionales como ágiles, de reporte consolidado, de actividades de control como auditorías, cumplimiento y gobierno, etc.)
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO El modelo integrado Multi-PMO Existen muchas organizaciones que hacen de esa función de soporte parte de las actividades de la PMO Estratégica, y ambas son controladas por la misma persona de la organización.
Otras organizaciones están haciendo que ambas funciones (estrategia y soporte) sean estructuralmente independientes, porque mientras que ambas funciones son para toda la empresa, hay una diferencia en el enfoque de las dos áreas. Y unirlas puede hacer que la PMO Estratégica pierda precisamente su foco en la estrategia.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO El modelo integrado Multi-PMO En los niveles inferiores de la organización las PMOs se estructuran de forma más flexible (PMOs departamentales, Oficinas de Programas creadas para iniciativas específicas y que luego se disuelven, y PMOs de servicios compartidos a través de áreas de negocio más pequeñas) El problema es que pocas veces se considera como se integran unas PMOs con otras, y en particular a nivel estratégico. Y si se considera, se limita sólo a la integración de ciertos procesos comunes y el intercambio informal de ideas.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO El modelo integrado Multi-PMO Por ejemplo, una función de consolidación de informes dentro de la PMO Estratégica puede identificar cualquier variación en la forma en que un área realiza el reporte del avance del proyecto, y hacer que se sigan los estándares de la organización. Lo mismo puede ocurrir con las auditorías de proyectos o el entrenamiento de la plantilla. Lo anterior es importante, pero solo cubre los aspectos tácticos de la ejecución de proyectos. Puede ayudar a la mejora de la eficacia y eficiencia de los proyectos, pero las organizaciones deben dar de forma consciente un paso adelante para mejorar también a nivel estratégico, no solo táctico.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO Integración Estratégica: Un pensamiento estratégico debe impregnar a cada uno de los niveles organizativos que ejecutan proyectos, y de ahí nace la idea de integración estratégica actualmente en muchas organizaciones. Las organizaciones actuales están cada vez más facilitando una integración cercana entre la gestión de la cartera de proyectos (Portfolio Management) y la gestión individual de los proyectos. Y para que ocurra de forma exitosa y consistente, la PMO Estratégica que gestiona la cartera de proyectos estratégicos se está integrando en las estructuras de gestión de proyectos en las PMOs departamentales .
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO Integración Estratégica: La integración estratégica se está haciendo en forma de modelo de representación (modelo Proxy), de tal forma que las PMOs distribuidas a lo largo de la organización actúan como representantes ( Proxy) de la PMO Estratégica. Esa función Proxy opera mediante la monitorización del progreso de los problemas a nivel de cartera/estrategia, asegurándose que existe una correcta comunicación y asegurándose de que la ejecución del Proyecto siempre se realiza con conciencia del impacto estratégico. Como sólo un set de los proyectos de las PMOs departamentales son estratégicos en naturaleza, el servicio Proxy actúa como una capa adicional de tareas para ese set de proyectos estratégicos.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO Integración Estratégica: En muchas PMOs departamentales, una persona actúa como el representante de la cartera de proyectos estratégicos. Esta persona combina un conocimiento de las prioridades de la organización con un conocimiento detallado de los retos específicos de cada Proyecto, y es capaz de interpretar cómo cada Proyecto impacta y es impactado por la estrategia de la organización.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO Integración Estratégica: En estas organizaciones la relación entre los diferentes niveles de PMOs es impulsado por constantes comunicaciones multidireccionales entre la PMO Estratégica y los representantes a nivel de PMO departamental. En un día cualquiera, puede haber comunicación acerca de las variaciones que podrían afectar la capacidad del proyecto para ofrecer los beneficios esperados, actualizaciones sobre los riesgos en uno o más proyectos que puedan afectar a la cartera, la notificación de un cambio en las prioridades corporativas, u otros cambios importantes que afectan a otras áreas de la organización. También habrá comunicación a nivel táctico entre áreas.
PMOs Estratégicas y estrategias Multi-PMO En resumen: Muchas PMOs departamentales, sin tener que reestructurar sus funciones tácticas y de gestión de proyectos, están contribuyendo a la estrategia global añadiendo un pequeño elemento de gestión estratégica a las actividades que ya realizan.
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