Prannoy Roy writes to PM on Subramanian Swamy's malicious campaign against NDTV
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¿CÓMO EMPEZAR UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS? Alberto Domínguez – Domínguez – M.Sc, PMP
¿QUÉ ES UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS?
¿QUÉ ES UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS?
Portafolio
Programas
Proyectos
¿QUÉ ES UNA PMO?
¿POR QUÉ NECESITO UNA PMO?
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Entregas Entreg as tarde o con inconsistencias
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Proyectos Proye ctos simultáneos con recursos gerenciales limitados
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Complejidad y sensibilidad al tiempo tiempo
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Alto costo ante proyectos no exitosos
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Riesgo ante la continuidad de la organización
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Demanda de proyectos superior a la capacidad actual
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Prioridades asignadas con con criterios políticos o de urgencia
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Necesidad corporativa de cumplir con estándares estándares
¿POR QUÉ NECESITO UNA PMO?
Fuente: GanttHead – GanttHead – Who needs PMO?/ Octubre Octubre 21 de de 2008
LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS Fuente: Standish Group / 2007
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mantener estándares
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entrenar
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apoyar situaciones técnicas
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resolver o arbitrar inconvenientes
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asistir la planeación – scheduling
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crear y monitorear presupuestos
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asignar equipos de trabajo
RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
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reportar a los niveles superiores de la organización
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supervisar la labor de los gerentes de proyecto
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procurar los recursos
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tomar decisiones críticas asociadas a la gerencia de los proyectos
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proveer experiencia y conocimiento
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ayudar a hacer las cosas
RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
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estándares
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simplifica los procesos de certificación
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más simple que implementar un proceso de software
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acelera el time-to-market
BENEFICIOS
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
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situación actual
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estado de los procesos
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objetivo principal y alcance
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cultura organizacional
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presupuesto
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impacto
DETERMINAR LAS NECESIDADES
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procesos / áreas de conocimiento (PMI – PPM)
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PRINCE2
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Scrum
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Unified Process – (Rational, Enterprise, Agile)
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CMM-SW
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personalizado
ESCOGER Y/O ADAPTAR EL MODELO
DETERMINAR EL ESTADO ACTUAL
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KPI (objetivo / meta | SMART)
ESTABLECER EL PLAN DE MEDICIÓN
DEFINIR EL PLAN DE ACCIÓN
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dedicación
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estado de los procesos (metodología)
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integración entre unidades de negocio
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flujo de proyectos
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dificultades
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costos de las debilidades
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patrocinador ROI
CONSIDERACIONES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
MODELAR LA METODOLOGÍA
Cultura Organizacional
Equipo
Estándar
Recursos Metodología Personalizada
CONSTRUIR EL MODELO
CEO CFO CIO PMO
IDENTIFICAR PATROCINADOR
CEO CFO
CIO
PMO IDENTIFICAR PATROCINADOR
evitar control estricto
proyectizada
balance óptimo matricial
reporte de estado evitar
funcional
descentralizada
centralizada
ANALIZAR ESTRUCTURA Y CULTURA
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PMBOK – Cuarta Edición
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Standard for Program Management – Segunda Edición
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Standard for Portfolio Management – Segunda Edición
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Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) – Segunda Edición
EVALUAR METODOLOGÍAS ESTÁNDARES PMI 2008
n ó i c a i c i n I
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Escoger PM Determinar la cultura organizacional y los sistemas existentes Recolectar procesos, procedimientos e información histórica Dividir los grandes proyectos en fases Identificar los stakeholders
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Documentar las necesidades del negocio Determinar los objetivos del proyecto Documentar supuestos y restricciones Desarrollar la Carta del Proyecto Desarrollar el alcance preliminar
n ó i c a e n a l P
Definir el manejo de la planeación Definir el alcance Seleccionar al equipo WBS / Diccionario WBS Lista de actividades Diagrama de flujo Estimar recursos Estimar tiempo y costo Ruta crítica Cronograma Presupuesto Métricas y estándares Roles y responsabilidades Comunicaciones Riesgos Iteraciones (repetir) Compras y adquisiciones Definir el plan de ejecución y control Plan de mejoramiento de procesos Baselines Aprobación Salida (Kickoff)
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n Asignar al equipo ó i Ejecutar el plan c Completar el alcance u Recomendaciones c e j Comunicar E Implementar cambios, • • • • • •
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mejoras y correcciones Mejoramiento continuo Seguir el proceso Team Building Reconocimientos Reuniones de progreso Sistema de autorización de trabajo Proveedores
l Desempeño interno o r objetivos t Desempeño n Calcular varianzas o Verificar el alcance C Administración de y Configuraciones o Recomendaciones e integrado de r Control los cambios o t i Aprobar / Rechazar n solicitudes de cambio, o mejora o corrección M Auditoría de riesgos •
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Desarrollar los planes de cierre Cierres contractuales Confirmación del alcance Aceptación y recibo Reporte de desempeño Lecciones aprendidas Liberar el producto Liberar el equipo de trabajo
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e r r e i C
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Gestionar la reserva Bitácora de incidentes Resolución de conflictos Desempeño del equipo Reportar desempeño Estimar Contratos
¿dónde están los procesos en la escala de madurez?
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¿qué necesito? – en términos del negocio
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¿que debo hacer para lograr el objetivo?
ANÁLISIS DE BRECHA
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
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modificar los procesos según las conclusiones de la verificación
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aplicar las mejoras
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documentar el proceso
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publicitar el progreso y el avance – vender la idea
SIGUIENTES PASOS
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la implementación de una PMO es un proyecto
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ciclos de mejoramiento de 60 a 90 días
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el apoyo a los procesos de la operación implica la restructuración y/o definición de los procesos internos de la PMO
SUGERENCIAS
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ciclo A: implementación básica de gerencia de proyectos, incluyendo iniciación, planeación, control y ejecución, y cierre. ciclo B: gerencia del riesgo. Inclusión preliminar de programas y portafolios ciclo C: incluir administración cruzada de costos, proveedores y compras, calidad, riesgo y asignación recursos ciclo D: buscar economías de escala a través de la ampliación del portafolio de servicios.
EJEMPLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
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liderazgo
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alcance claramente definido
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equipo (implementación, estabilización y “on-boarding”)
GARANTIZAR EL ÉXITO
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¿está su organización preparada para manejar un gran cambio? ¿el cambio propuesto es consecuente con la cultura organizacional? planear con sumo detalle asegurarse que el plan de implementación es adecuado garantizar la disponibilidad de los recursos monitoreo continuo de la efectividad del cambio planteado
CONSIDERACIONES
CONCLUSIONES
¿PREGUNTAS?
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How to Get Started with a Project Management Office CA Advisor - George Hunt / julio de 2008 How to Implement a Project Management Office Into Your Organization CA Advisor – George Hunt / agosto de 2008 How to Evolve the Maturity Level of Your Project Management Office CA Advisor – George Hunt / septiembre de 2008 How to Increase Project Management Office Maturity Levels Through Multiple Releases CA Advisor – George Hunt / octubre de 2008 Benefits of Putting a Project Management Office in Place gantthead.com How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organization’s Culture Collegiate Project Services – Cynthia Hauck / 2007 Creating and Sustaining a PM Culture Expert Series – Curtis Cook / diciembre de 1999 PMP Exam Prep. Accelerated Learning to Pass PMI’s PMP Exam – On Your First Try Rita Mulcahy - RMC Publications / 2005 Who needs PMO? Michael Wood / octubre de 2008
