Curso Excel Completo

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Sesión 1. Excel 1. ¿Qué es Excel? Excel es un programa de hoja de cálculo. Una hoja de cálculo nos permite manipular números y textos dispuestos en forma de tablas. Usualmente es posible realizar cálculos complejos usando fórmulas y hacer gráficas. Barra de fórmulas

Encabezado de columna

Encabezado de fila

Celda

Gráfico 2. ¿Cómo entrar en Excel? Para entrar en Word siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Inicio. 2. Haga clic en Programas o Todos los programas. 3. Haga clic en el icono Microsoft Excel.

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3. Escribir en Excel Una vez que se abre Word, se muestra una hoja de cálculo en blanco donde puede usted empezar a escribir. Vamos a hacer un pequeño ejercicio.

1. Abra Excel siguiendo los pasos descritos anteriormente. 2. Haga clic en la celda A1. 3. Escriba Planning semanal. 4. Observe como el contenido de la celda sale fuera de la columna. Para hacer más ancha la columna A, haga clic en la línea que separa la columna A de la columna B y, manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, arrástrelo hacia la derecha. 5. Ahora pulse la tecla Cursor derecho. La manera más fácil de moverse por una hoja de cálculo es usar los cursores. Esto le permite moverse por las celdas rápidamente. 6. Ahora está en la celda B1. Escriba Lunes. 7. Ahora pulse la tecla Cursor derecho 8. Está en la celda C1. Escriba Martes. 9. Siga pulsando el cursor derecho y escribiendo el resto de los días de la semana hasta que su hoja de cálculo tenga un aspecto similar al siguiente.

10. Haga clic en la celda A2. 11. Escriba 08:00-09:00. 12. Pulse la tecla cursor abajo para poner el cursor en la celda A3. 13. Escriba 09:00-10:00.

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14. Siga pulsando la tecla cursor abajo y escribiendo hasta que su hoja de cálculo tenga un aspecto similar al siguiente.

15. Ahora vamos a escribir el contenido de las celdas. Use los cursores para moverse entre las celdas y escriba de modo que la hoja de cálculo tenga el siguiente aspecto.

16. Ya hemos escrito el contenido de la hoja de cálculo. Ahora vamos a mejorar su aspecto. Primero tenemos que seleccionar las celdas. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda F11. 17.

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18. Observe como las celdas cambian su color, excepto la A1, que es aquella en la que hemos empezado a seleccionar.

19. Ahora vamos a darle formato. Haga clic en el menú Formato. 20. Haga clic en la opción Autoformato. 21. Se muestra la ventana Autoformato. En ella puede elegir entre distintos formatos para mejorar el aspecto de su hoja de cálculo. Haga clic en el que más le guste.

22. ¡¡Muy bien!! Ha realizado su primera hoja de cálculo. Ahora guárdela y póngale el nombre hoja de cálculo 1.

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Ejercicio. Realice la siguiente hoja de cálculo y guárdela con el nombre hoja de cálculo 2.

Pista: Para rellenar las celdas con las líneas en diagonal: 1. Menú Formato. 2. Celda. 3. Pestaña Tramas. 4. Lista desplegable Tramas.

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Sesión 2. Formato en Excel 2.1.

Copiar los datos

Antes de empezar a poner formato en la tabla, hemos de escribirla. Copie la siguiente tabla en Excel y guárdela con el nombre favoritos.

2.2 El encabezado Observe como el título de la tabla Sitios de Internet aparece solo en la primera celda.

Queremos que ocupe las dos celdas. Vamos a ver como se hace.

1.

Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo sobre la celda B1, para seleccionar las dos celdas.

2.

Haga clic en el botón Combinar y centrar en la barra de formato de Excel.

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2.3 Dar formato al título Vamos a darle un mejor aspecto al título. 1.

Haga clic en la lista Fuente para desplegarla.

2.

Elija el tipo de letra (fuente) que más le guste.

3.

Haga clic en la lista Tamaño para desplegarla.

4.

Elija el tamaño 20.

5.

Haga clic en la lista Color de fuente para desplegarlo.

6.

Elija un color a su gusto.

7.

Vamos a ver un botón nuevo. Despliegue el botón Color de relleno.

8.

Haga clic en un color de su gusto.

9.

Observe como el fondo de la celda toma el color que ha seleccionado.

2.4 Dar formato a la fila de títulos Ahora cambiaremos el formato de las celdas que contienen los textos Dirección y Contenido. 1.

Haga clic en la celda A2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda B2.

2.

Use los botones que hemos usado en el apartado anterior para cambiar el formato de esta columna a su gusto. Use todos los botones: tipo de fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación.

2.5 Dar formato a la primera columna Ahora cambiaremos el formato de la columna de direcciones de Internet. 1.

Haga clic en la celda A3 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda A9.

2.

Use los botones aprendidos para establecer los formatos que más le gusten.

3.

Además, haga clic en el botón Centrar para centrar las direcciones en sus celdas.

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2.6 Dar formato a la segunda columna Ahora cambiaremos el formato de la segunda columna. 1.

Haga clic en la celda B3 y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda B9.

2.

Ponga los formatos que más le gusten.

2.7 Bordes Para terminar la tabla, vamos a colocar bordes a toda la tabla. 1.

Haga clic en la celda A1 y arrastre el ratón hasta la celda B9 para seleccionar toda la tabla.

2.

Haga clic en el triángulo junto al botón Bordes.

3.

Haga clic en el borde Todos los bordes.

4.

Observe como se muestran los bordes alrededor de todas las celdas. Ahora vamos a poner un borde más grueso en la barra de título. Seleccione el título.

5.

Despliegue el botón Bordes.

6.

Haga clic en el borde Borde de cuadro grueso.

7.

Observe como se muestra el borde de cuadro grueso alrededor de la celda. Ahora seleccione el resto de las celdas. Haga clic en la celda A2 y arrastre hasta la celda B9.

8.

Despliegue el botón Bordes.

9.

Haga clic en el borde Borde de cuadro grueso.

10. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios.

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Ejercicio. Cree la siguiente hoja de cálculo respetando los formatos

Sesión 3. Formato en Excel (II) 3.1.

Formato de moneda Antes de empezar a poner formato en la tabla, hemos de escribirla. Copie la

siguiente tabla en Excel y guárdela con el nombre compra -------

El precio debería tener el símbolo de moneda € a la derecha del mismo. Vamos a ponerlo.

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Haga clic en la celda C3 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda C8.

2.

Siempre que hace una selección en Excel, la primera celda seleccionada está en blanco. Haga clic en el botón Estilo moneda

en la barra de formato de Excel.

3.

Observe como ahora se muestra el símbolo del € detrás de los números.

4.

Esta es una forma rápida de aplicar formato a los números.

3.2.

Hojas de cálculo dentro del libro Excel permite tener varias hojas de cálculo dentro del mismo archivo. Vamos a

escribir una nueva hoja de cálculo.

1.

Observe la zona inferior de la ventana de Excel. Cada una de estas pestañas es una hoja de Excel. Ahora mismo solo tiene algo escrito en la hoja 1. Haga clic en la pestaña que tiene el texto Hoja2.

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2.

Observe como la hoja 2 está en blanco.

3.

Copie la siguiente hoja de cálculo en esta hoja en blanco.

4.

Ahora vamos a cambiar el nombre de las hojas de cálculo. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña con el nombre Hoja1.

5.

Haga clic en la opción Cambiar nombre.

6.

Escriba Compra semanal.

7.

Para confirmar el nombre, pulse la tecla Intro.

8.

Ahora vamos a cambiar el nombre de la hoja 2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Hoja2.

9.


10. Escriba Diccionario. 11. Pulse la tecla Intro para confirmar el nombre. 11/218


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3.3.

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La barra de fórmulas La barra de fórmulas es un cuadro que permite ver el contenido de la celda en la que

estamos. Vamos a ver para que sirve.

1.

Haga clic en la Hoja3.

2.

Copie los siguientes datos en la nueva hoja.

3.

Haga clic en la celda A2.

4.

Observe la barra de fórmulas.

5.

En la barra de fórmulas siempre aparece el contenido de la celda activa, esto es, de la celda en la que esté colocado el cursor.

6.

Haga clic en la celda B5.

7.

Observe como en la barra de fórmulas está el texto Excel.

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8.

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Para terminar, cambiaremos el nombre de esta hoja de cálculo. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña inferior con el texto Hoja3.

9.


10. Escriba Horario. 11. Pulse la tecla Intro para confirmar el nombre.

Sesión 4. Sumar con Excel 4.1.

Sumar con Excel Excel es una hoja de cálculo y su principal misión es hacer operaciones con números.

Vamos a aprender a sumar con Excel.

1.

Primero abriremos Excel. Haga clic en el menú Inicio.

2.

Haga clic en Programas o Todos los programas.

3.

Haga clic en Microsoft Excel.

4.

Se abre la ventana de Microsoft Excel con un libro en blanco. Haga clic en el botón

5.

Escriba lo siguiente a partir de la celda A1.

6.

Bueno, ahora vamos a colocarnos en la celda donde aparecerá el resultado de la suma. Haga clic en la celda B6 para colocarse sobre ella.

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Observe la barra de herramientas de Excel. En ella se encuentra un botón que se llama Autosuma

8.

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. Haga clic sobre él.

Observe como aparece un rectángulo de líneas discontinuas alrededor de las celdas B2, B2, B4 y B5, que son las líneas que se van a sumar. Observe el contenido de la celda B6. Eso es una fórmula.

Una fórmula en Excel siempre empieza con el signo =. Después se muestra el nombre de la fórmula, en este caso, SUMA. Luego se muestran unos paréntesis, y, entre ellos, los números que queremos sumar. En este caso se muestran las celdas B2:B5. El símbolo de dos puntos significa que se sumarán desde la celda B2 hasta la celda B5, ambas inclusive.

9.

Para aceptar la fórmula, pulse la tecla Intro.

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10. Observe ahora como se muestra el resultado de la suma, 10.

11. Ahora vamos a ver donde aparece la fórmula. Haga clic en la celda B6. 12. Mire ahora la barra de fórmulas. En ella se muestra la fórmula que realiza la suma.

4.2.

¿Qué pasa si cambio los números? Suponga que se ha equivocado y el pan le costado 2 €. No tiene porque volver a

realizar la operación con Excel. Excel recalcula la suma cuando usted cambia los números. Vamos a probarlo.

1.


2.

Escriba 2 y pulse la tecla Intro.

3.

Observe como ahora el resultado de la suma es 11.

4.3.

¿Qué pasa si se me ha olvidado algo? Imagine que ha comprado también una lata de refresco y se le ha olvidado apuntarlo.

Vamos a ver como añadirlo.

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Haga clic en el cuadro con el número 4. Ese cuadro se llama selector de fila y le permite seleccionar una fila completa.

2.

Ahora haga clic en el menú Insertar.

3.

Haga clic en la opción Filas.

4.

Observe como se ha introducido una nueva fila vacía en la hoja de cálculo.

5.

Ahora haga clic en la celda A4.

6.

Escriba Refresco.

7.

Pulse la tecla Cursor derecho.

8.

Ahora escriba 1.

9.

Pulse Intro.

10. Observe como el resultado de la suma ha cambiado.

11. También cambia la fórmula. Haga clic en la celda B7. 16/218


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12. Mire la barra de fórmulas. Ahora la fórmula suma desde la celda B2 hasta la celda B6.

13. Ahora guardará la hoja de cálculo. Haga clic en el menú Archivo. 14. Haga clic en la opción Guardar. 15. Escriba autosuma como nombre de archivo. 16. Haga clic en el botón Aceptar.

Ejercicios. 1.

Realice la siguiente hoja de cálculo usando la Autosuma para calcular el resultado.

2.

Realice la siguiente hoja de cálculo usando la Autosuma para calcular el resultado.

3.

Realice la siguiente hoja de cálculo usando la Autosuma para calcular el resultado. 17/218


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Sesión 5. Factura en Excel 5.1.

Factura en Excel: introducir datos Bueno, ya sabemos sumar con Excel. Ahora vamos a aprender a escribir fórmulas.

Vamos a multiplicar. 13. Primero abriremos Excel. Haga clic en el menú Inicio. 14. Haga clic en Programas o Todos los programas. 15. Haga clic en Microsoft Excel. 16. Se abre la ventana de Microsoft Excel con un libro en blanco. Haga clic en el botón 17. Escriba lo siguiente a partir de la celda A1.

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18. Antes de seguir, vamos a guardar nuestro trabajo. Haga clic en el menú Archivo. 19. Haga clic en el botón Guardar.

20. Como nombre de archivo, escriba Factura. 21. Haga clic en el botón Guardar.

5.2.

Dar formato Antes de seguir, vamos a mejorar el aspecto de la hoja de cálculo.

1.

Haga clic en la celda A1, y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda D7.

2.

Haga clic en el menú Formato.

3.

Haga clic en la opción Autoformato.

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4.

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Se abre una ventana donde puede elegir el aspecto que tendrá su hoja de cálculo. Haga clic en el cuadro que más le guste. Nosotros hemos hecho clic en Lista 1, porque una fila tiene color gris y otra blanco, de modo que es más fácil distinguir una fila de otra.

5.

Haga clic en el botón Aceptar.

6.

Ahora vamos a poner los precios en euros, de modo que salga el símbolo del euro detrás de los números. Primero tenemos que seleccionar las celdas. Haga clic en la celda C2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda C6.

7.

Haga clic en el botón Estilo moneda de la barra de formato.

8.

Observe como ha cambiado el aspecto de su hoja de cálculo. Ahora haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

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5.3.

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Escribir la fórmula Para calcular lo que nos cuesta el pan, tenemos que multiplicar el número de

unidades que hemos comprado, 2, por lo que cuesta cada unidad, 0,5 €. Según esto: 0,5 € x2 1€ ¿Cómo se hace esto en Excel? Vamos a verlo.

1.

Haga clic en la celda D2.

2.

Observe como se muestra un cuadro alrededor de la celda. Esto significa que está seleccionada. Ahora escriba lo siguiente:

=B2*C2 3.

Pulse la tecla Intro. En la celda D2 se muestra el resultado de la operación, es decir, 1 €.

¿Qué ha pasado? En Excel, todas las fórmulas empiezan con el signo igual =.

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Después tenemos que escribir la operación que queremos hacer. Primero tenemos que escribir el número de barras de pan que hemos comprado. Este número es 2. ¿Por qué escribimos B2 y no 2? 4.

Vamos a cambiar las unidades de pan que hemos comprado. Haga clic en la celda B2.

5.

Escriba 3.

6.

Pulse la tecla INtro.

7.

Observe como Excel vuelve a calcular el Total que nos cuesta el pan. 3 unidades por medio € cada unidad dan un total de 1,5 €.

8.

Ahora vamos a dejar la hoja de cálculo como estaba. Haga clic en la celda B2.

9.

Escriba 2.

10. Pulse la tecla Intro. 11. El total de lo que nos vamos a gastar en pan vuelve a ser 1 €. 12. Si utilizamos el nombre de la celda (B2) en vez de el número que contiene (2), Excel puede volver a realizar la operación si cambiamos las unidades de pan que hemos comprado. Entonces, siempre que hagamos una fórmula, hay que usar el nombre de la celda en vez del número que contiene.

13. El nombre de una celda tiene dos partes: primero se pone la letra que indica la columna y luego el número que indica la fila. Así, la celda A2 contiene la palabra Pan y la celda C7 contiene la palabra Total.

14. Bueno, seguimos con la fórmula. Recordamos que la fórmula era:

=B2*C2 22/218


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¿Qué significa el símbolo asterisco * ? En matemáticas siempre hemos usado una equis para multiplicar, pero los matemáticos usan mucho la X para sus fórmulas. Por eso, los informáticos han decidido que usarán un símbolo distinto para el símbolo de multiplicar y este es el asterisco. 15. Y, para terminar, la celda C2 es el precio del pan. Vamos a probar a cambiar el precio del pan a ver si cambia el total. Haga clic en la celda C2. 16. Escriba 1. 17. Pulse Intro. 18. Observe como el total ahora es 3 €. Parece que funciona.

19. Vamos a volver el precio del pan al que era antes. 20. Haga clic en la celda C2. 21. Escriba 0,5. 22. Pulse la tecla Intro. 23. El total vuelve a ser 1,5 €. 24. Haga clic en el botón Guardar de la barra de formato. 25. Bueno, antes de ir al siguiente paso, compruebe que su hoja de cálculo tiene el siguiente aspecto.

5.4.

El remate de los tomates: copiar la fórmula Bueno, si compramos cinco cosas, podríamos escribir la fórmula 5 veces, pero

imagine que compramos doscientas cosas. ¿Tenemos que escribir la fórmula 200 veces? Por supuesto que no. Vamos a ver como se hace. 1.

Primero vamos a hacerlo directamente y luego veremos como funciona.

2.

Haga clic en la celda D2, que es la que tiene la fórmula. Recuerde que si quiere ver la fórmula, siempre puede mirar a la barra de fórmulas.

3.

Haga clic en el botón Copiar

de la barra de herramientas. 23/218


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4.

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Observe como se ven una serie de líneas moviéndose alrededor de la celda seleccionada. Esto significa que la celda está copiada.

5.

Ahora haga clic en la celda D2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda D6.

6.

Haga clic en el botón Pegar

de la barra de herramientas.

7.

¿Qué ha pasado? Observe como ahora aparecen los totales correctamente calculados. No es cosa de magia. Veamos lo que ha pasado.

8.


9.

Mire la barra de fórmulas.

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10. En la barra de fórmulas se muestra la siguiente fórmula:

=B3*C3 11. Excel sabe mucho. Cuando copiamos una fórmula, Excel la cambia según la operación que hayamos hecho antes. Excel dice: si para calcular el total de pan has multiplicado las unidades de pan, que están en la celda B2, por el precio del pan, que están en la celda C2, para calcular el total de leche multiplicarás las unidades de leche, 5, que están en la celda B3, por lo que cuesta la leche, que está en la celda C3. Y así lo hace y acierta. 12. Vaya haciendo clic en las celdas D4, D5 y D6 y mire las fórmulas. Parece que funciona.

5.5.

Susto: el total de la factura Ahora llega lo menos bueno: saber cuanto tenemos que pagar en total. Vamos a

usar el botón Autosuma que aprendimos en la sesión anterior.

1. Haga clic en la celda D7. 2. Haga clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas. 3. Pulse la tecla Intro.

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Excel ha calculado automáticamente el total de la factura.

Sesión 6. Plantillas en Excel 6.1.

Plantillas en Excel Una plantilla es un molde a partir del cual podemos crear documentos. Es como una

libreta de recibos o la libretilla donde toma notas el camarero. Tiene una serie de celdas con los datos escritos y otra serie de celdas vacías donde podemos escribir datos. Lo mejor de las plantillas es que pueden calcular automáticamente los totales.

Plantilla de Factura

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Plantilla de Factura con los datos introducidos

6.2.

Crear la plantilla de Factura Vamos a crear una factura a partir de una plantilla que tiene Excel.

1.

Primero vamos a abrir Excel. Haga clic en el menú Inicio.

2.

Haga clic en Todos los programas.

3.


4.

Se abre Excel. A la derecha debe aparecer el panel de tareas. Si no lo ve, haga lo siguiente: a. Haga clic en el menú Ver. b. Haga clic en Panel de tareas.

¡¡¡MUY IMPORTANTE!!! Cuando hace clic en una opción de un menú, es posible que no se muestren todas las opciones que contiene el menú, sino solo las más usadas. Para desplegar totalmente el menú puede hacer clic en la parte inferior del menú.

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5.

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Haga clic en el botón Crear un libro nuevo.

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En la zona inferior derecha del panel de tareas haga clic en el icono En mi PC dentro de Plantillas.

7.

Se abre la ventana de Plantillas. Haga clic en la pestaña Soluciones de hojas de cálculo. ¡¡¡MUY IMPORTANTE!!! No puede volver a escribir en la hoja de cálculo hasta que no cierre esta ventana.

8.

Haga clic en la plantilla Factura.

9.


10. Observe como se ha creado una nueva hoja de cálculo con el nombre Factura1. Mire en la barra de tareas como tiene 2 archivos de Excel abiertos: Libro1 y Factura1.

11. Antes de seguir, vamos a guardar la factura. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

12. Escriba en el cuadro Nombre de archivo lo siguiente: factura 1 de su nombre. Recuerde que al guardar un archivo, el cursor se coloca directamente en el cuadro Nombre de archivo para que escribamos el nombre del archivo. Recuerde también 29/218


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que todos los archivos se guardan en la carpeta Mis documentos (si no especificamos otra cosa).

13. Haga clic en el botón Guardar. 6.3.

Escribir datos en la factura Ahora vamos a rellenar la factura con datos nuevos.

1.

Haga clic en la celda cuyo texto es Escriba la información de la organización.

2.

Aquí tenemos que escribir el nombre y los datos de nuestra empresa. Escriba lo siguiente y NO pulse Intro después. AINTE INFORMÁTICA

3.

Ahora tenemos que escribir más líneas. En Excel hasta ahora siempre hemos escrito una línea en cada celda. ¿Cómo podemos escribir varias líneas en cada celda? Si pulsamos Intro, el cursor pasa a la siguiente celda. Hay un atajo de teclado que nos permite introducir una línea nueva en una celda. Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro.

4.

Escriba ahora lo siguiente: Calle Terraza 63 1º

5.

Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro para introducir otro salto de línea.

6.

Escriba ahora lo siguiente: 29680 Estepona (Málaga)

7.

Ahora pulse Intro. El cursor pasa a otra celda. 30/218


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8.

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Ahora escribiremos los datos del cliente. Vaya moviéndose por las celdas y escriba los siguientes datos.

9.

Ahora vamos a guardar otra vez. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

10. Ahora vamos a escribir el número de factura. Haga clic en la celda M3. 11. Escriba 1. 12. Pulse Intro.

13. Todas las facturas deben tener una fecha. Haga clic en la celda M13. 14. Escriba 22/02/2006. 15. Pulse Intro.

16. Ahora vamos a escribir lo que hemos comprado y vamos a comprobar como se calculan las cantidades automáticamente. Haga clic en la celda C19. 17. Escriba 1. 18. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse a la descripción. 31/218


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19. Escriba ORDENADOR. 20. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse al precio unitario. 21. Escriba 300. 22. Observe como se ha calculado automáticamente el total. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO. 23. El cursor pasa a la cantidad del segundo elemento.

24. Siga rellenando datos según la siguiente tabla:

25. Ahora vamos a ver el total de la factura. Haga clic en la barra de desplazamiento vertical hacia abajo hasta ver la celda de TOTAL. 26. Observe como se calcula automáticamente el subtotal de la factura. Solo nos quedan los impuestos. Haga clic en la celda L38.

27. Escriba 16%. 28. Pulse Intro. 29. Se calcula automáticamente el IVA y el total de la factura.

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30. Ya hemos terminado la factura. Ahora haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

6.4.

Ponerlo en Euros Parece que la plantilla no es muy moderna y tiene los datos en pesetas. Vamos a

ponerlos en euros. 1.

La factura creada tiene algunas celdas bloqueadas, de modo que no podamos, por error, borrarlas. Las celdas bloqueadas son las que tienen el fondo amarillo. Haga clic en cualquier celda amarilla e intente escribir. No puede porque está bloqueada.

2.

Haga clic en el menú Herramientas.

3.

Haga clic en el submenú Proteger.

4.

Haga clic en la opción Desproteger hoja…

5.

Ahora ya podemos modificar las celdas.

6.

Haga clic en la celda M19 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda M40. Con esto seleccionamos algunas celdas que están en pesetas.

7.

Haga clic en el botón Euro de la barra de herramientas.

8.

Ahora las cantidades están en euros. 33/218


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Haga clic en la celda L19 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda L35.

10. Haga clic en el botón Euro de la barra de herramientas.

11. Ahora guarde su factura. 12. Para volver a proteger la hoja, haga clic en el menú Herramientas. 13. Haga clic en Proteger. 14. Haga clic en Proteger hoja.

15. Haga clic en Aceptar.

¡¡¡Muy bien!!! Ya ha terminado su factura.

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Sesión 7. Base de datos en Excel 7.1.

¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una serie de datos relacionados. Excel no es un programa

para hacer bases de datos. Para eso podemos usar Access. Pero para tener una pequeña tabla con unos cuantos nombres, emails y teléfonos, Excel es más que suficiente.

7.2.

Escribir los datos Vamos a empezar escribiendo los datos de nuestra pequeña agenda.

1.

Abra Microsoft Excel (Inicio | Todos los programas | Microsoft Excel)

2.

Escriba los siguientes datos a partir de la celda A1.

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3.

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Ahora vamos a guardar el archivo. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de Excel.

4.

El cursor se coloca automáticamente en el cuadro Nombre de archivo. El texto está azul: esto significado que está seleccionado y que, cuando escribamos, este texto se borrará. Escriba agenda.

5. 7.3.

Pulse el botón Aceptar. El archivo queda guardado. Cambiar los datos Excel tiene una ventana que le permite introducir nuevos datos. Vamos a ver como

se hace. 1.

Haga clic en cualquier celda de los datos que acaba de escribir.

2.

Haga clic en el menú Datos.

3.

Haga clic en la opción Formulario.

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Se abre la ventana de edición de la tabla de datos. A cada columna de una base de datos se le llama CAMPO: así, está tabla tiene 4 campos, Nombre, Apellidos, Teléfono, Email. A la derecha hay una serie de botones para introducir datos y buscarlos. Vamos a introducir una nueva persona en nuestra agenda. Haga clic en el botón Nuevo.

5.

Se muestra un registro en blanco para que escribamos nuevos datos. El cursor está parpadeando dentro del cuadro Nombre.

6.

Escriba Ana. El cursor ahora está parpadeando detrás de lo que acaba de escribir.

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Ahora vamos a pasar al cuadro Apellidos pero no vamos a usar el ratón para ello. Pulse la tecla Tabulador. La tecla Tabulador está sobre la tecla Bloq Mayús en el teclado.

8.

Ahora el cursor está dentro del campo Apellidos.

9.

Escriba López.

10. Pulse el botón TABULADOR en el teclado. 11. Ahora está en el cuadro Teléfono. 12. Escriba 999 999 999. 13. Vuelva a pulsar el botón TABULADOR. 14. Escriba [email protected]. 15. Ahora haga clic en el botón Cerrar. 16. Observe como ha aparecido una nueva persona en su pequeña agenda.

Ejercicio. Añada dos personas más a su agenda usando la ventana Formulario

7.4.

Buscar datos

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Lo bueno que tiene una base de datos en un ordenador es que podemos buscar los datos rápidamente. Imagine que tiene una agenda de 1000 personas. Para buscar solo tenemos que escribir el nombre de la persona que queremos buscar. Vamos a ver como se hace. 1.

Haga clic en el menú Edición

2.

Haga clic en la opción Buscar.

3.

Se abre la ventana para Buscar. Vamos a ver como se busca.

4.

Escriba Isabel en el cuadro Buscar.

5.

Haga clic en el botón Buscar siguiente.

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Observe como la celda activa, que es la que tiene el borde alrededor más oscuro, es ahora la que tiene el texto Isabel. Excel encuentra los datos rápidamente.

7. Cierre la ventana de Búsqueda.

7.5.

Borrar filas A veces tendrá que borrar algunas personas de su agenda. Vamos a ver como se

hace. 1.

Cada fila de Excel tiene un cuadro a la izquierda con un número. Esto es el cuadro de selección.

2.

Para seleccionar una fila completa, haga clic en el cuadro de selección de la fila que quiera seleccionar. Nosotros vamos a seleccionar la fila 4, así que haga clic en el cuadro de selección con el número 4.

3.

Observe como toda la fila queda seleccionada.

4.

Ahora haga clic con el botón derecho encima del cuadro de selección con el número 4. Se muestra el menú objeto.

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5.

Haga clic en la opción Eliminar.

6.

¡¡¡La fila ha desaparecido!!!

Sesión 8. Porcentajes 8.1.

Calcular porcentajes Tenemos una empresa que vende ropa y nos han llegado los resúmenes de ventas

del trimestre. Vamos a comparar las ventas de cada uno de los artículos usando porcentajes.

8.2. Introducir los datos Lo primero que tenemos que hacer es escribir los datos en Excel. 1.

Haga clic en el menú Inicio.

2.

Haga clic en Todos los programas.

3.


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4.

Escriba los siguientes datos a partir de la celda A1:

5.

Ahora vamos a embellecer la hoja. Lo primero que vamos a hacer es que el título ocupe las columnas A y B. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda B1. Nota: es normal que la primera celda quede con el fondo blanco, la primera celda de una selección múltiple se queda en blanco.

6.

Haga clic en el botón Combinar y centrar de la barra de formato.

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7.

Observe como el texto queda centrado en las 2 celdas.

8.

Ahora vamos a poner los importes en Euros. Primero tenemos que seleccionar las celdas que contienen números. Haga clic en la celda B2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda B3.

9.

Haga clic en el botón Estilo moneda de la barra de formato.

10. Observe como ahora los importes están en euros.

11. Antes de seguir, guardaremos el archivo. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

12. Como es la primera vez que lo guardamos, se nos muestra la ventana Guardar como.

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13. Observe como, cuando va a guardar algo, la carpeta por defecto es Mis documentos. 14. Ahora escriba directamente el nombre del archivo, en este caso, Porcentaje de ventas.

15. Haga clic en el botón Guardar.

¡¡¡Muy bien!!! Ya podemos empezar a calcular.

8.3.

Hacer la suma Antes de calcular un porcentaje, tenemos que sumar todas las ventas que hemos

realizado. Vamos a usar el botón Autosuma. 1.

Haga clic en la celda B4. Observe que, al hacer clic en una celda, el borde ésta se hace más grueso.

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2.

Ahora haga clic en el botón Autosuma

de la barra de herramientas.

3.

Observe como se escribe la fórmula automáticamente en la celda B4. ¿Qué significa la fórmula =SUMA(B2:B3) ? Se van a SUMAr los números de las celdas desde la B2 hasta la B3.

4.

Para confirmar la fórmula, pulse la tecla Intro.

5.

Observe como se suma el importe automáticamente.

8.4.

Calcular los porcentajes Para calcular un porcentaje, tenemos que dividir una parte entre el total. Por ejemplo,

si tiramos 10 tiros a canasta y encestamos 5 veces, el porcentaje de acierto es: 5 canastas

50%

10 tiros 45/218


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Ahora vamos a calcular el porcentaje de ventas de hombre y de mujer. 1.

Haga clic en la celda C2.

2.

Escriba la siguiente fórmula:

=B2/$B$4

Los símbolos $ significan que esta referencia será absoluta, no cambiará en la fórmula cuando la arrastremos. 3.

Pulse la tecla Intro.

4.

Observe como en la celda está el número 0,25. Ahora vamos a poner este número en formato de porcentaje. Haga clic en la celda C2.

5.

Haga clic en el botón Estilo porcentual de la barra de formato.

6.

Ahora en la celda aparece un porcentaje del 25%.

7.

¿Tenemos que escribir la fórmula para cada porcentaje que queramos calcular? No.

8.

Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.

9.

Observe como alrededor de la celda seleccionada se muestran una serie de líneas moviéndose.

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10. Ahora haga clic en la celda C3 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda C4.

11. Haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

12. Ahora ya tiene la fórmula calculada para las ventas de mujer y, además, el total que es el 100%. La referencia absoluta hace que el total, que está en la celda B4, no cambie cuando copiamos la fórmula. De hecho, si hace clic en la celda C3, verá que la fórmula es =B3/$B$4. Siempre se calcula sobre la celda B4.

Ejercicio. Calcule los porcentajes de ventas de cada prenda usando las referencias absolutas.

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Ejercicio. Calcule los porcentajes de lluvia en cada estación del año.

Sesión 9. Gráficos 48/218


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9.1.

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¿Qué es un gráfico? Un gráfico es una representación descriptiva de los datos. En un gráfico podemos

comparar los datos visualmente: por ejemplo, podemos comparar si las ventas entre distintos meses han subido o bajado o comparar en un gráfico de sectores que es lo que más se vende en nuestra empresa.

9.2.

Comparación de datos Vamos a hacer un gráfico en el que analizaremos la evolución de los beneficios de

una empresa a través del tiempo. 1.

Entre en Microsoft Excel.

2.

Copie los siguientes datos.

3.

Antes de hacer cualquier gráfico, tenemos que calcular los beneficios. Haga clic en la celda D2.

4.

Ahora tenemos que restar los ingresos menos los gastos para calcular las beneficios. Escriba la siguiente fórmula

=B2-C2 5.


6.

Ahora vamos a copiar la fórmula. Haga clic en la celda D2.

7.

Haga clic en el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda D2 y, sin soltar el ratón, arrástrelo hasta la celda D13.

8.

Observe como se han calculado los beneficios.

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9.

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Bueno, ya hemos hecho los cálculos. Ahora vamos a hacer el gráfico. Antes de hacer un gráfico, tenemos que seleccionar los datos que queremos en el gráfico. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda D13.

10. Ahora haga clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas

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.


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11. Se abre automáticamente el asistente para gráficos. Aquí puede elegir que tipo de gráfico desea hacer. A la izquierda hay una lista para seleccionar el tipo de gráfico. En esta lista, haga clic en el tipo de gráfico Líneas.

12. Haga clic en el tipo de gráfico de línea en la celda superior izquierda.

13. Haga clic en el botón Siguiente en la zona inferior de la ventana. 14. Ahora puede seleccionar como quiere ver los datos, si en filas o columnas. Lo dejaremos en columnas. Haga clic en el botón Siguiente.

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15. Ahora puede cambiar algunas opciones del gráfico. Vamos a escribir el título del gráfico. Escriba Beneficios anuales.

16. Haga clic en el cuadro de texto Eje de categorías(X). 17. Escriba Mes. 18. Haga clic en el botón Siguiente. 19. Para terminar, puede seleccionar si desea que el gráfico esté en la misma hoja de cálculo o que el gráfico aparezca en una nueva hoja de cálculo. Dejaremos el gráfico en esta hoja. Haga clic en el botón Finalizar.

20. Ya tiene el gráfico en su hoja. Observe como aparece por encima de las celdas escritas en la hoja de cálculo. Para mover el gráfico, haga clic en una zona blanca de la zona interior del gráfico y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo.

21. Guarde el archivo con el nombre gráfico beneficios de su nombre. ¡¡¡Muy bien!!! Ya puede ver la evolución de su empresa.

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Academia Usero 9.3.

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Gráfico de sectores Un gráfico de sectores puede dar mucha información. Podemos comparar distintas

magnitudes en un solo gráfico. Vamos a ver como se hace. 1.

Entre en Microsoft Excel.

2.


3.

Ahora vamos a hacer el gráfico. Lo primero que vamos a hacer es seleccionar todos los datos. Haga clic en la celda A1, y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hasta la celda B5.

4.

Haga clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas.

5.

Como tipo de gráfico, seleccione Circular.

6.

En la zona derecha, para elegir el subtipo de gráfico, haga clic en el subtipo Circular con efecto 3D.

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7.

Haga clic en el botón Siguiente.

8.

Lo dejaremos en columnas así que haga clic en el botón Siguiente.

9.

En la siguiente ventana del asistente, haga clic en la pestaña Rótulos de datos.

10. Haga clic en la casilla Nombre de la categoría para activarla. Observe como aparece el nombre de la bebida en el gráfico. 11. Haga clic en la casilla Porcentaje para activarla. Observe como se muestra automáticamente el porcentaje en el gráfico.

12. Haga clic en el botón Siguiente. 13. Este gráfico lo pondremos en una hoja independiente. Haga clic en la casilla En una hoja nueva.

14. Para terminar, haga clic en el botón Finalizar. El gráfico se muestra en una hoja nueva.

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Sesión 10. Imprimir hojas de cálculo 10.1. Imprimir con Excel Imprimir con Excel es un poco más complicado que imprimir con otros programas. Una hoja de cálculo puede ser muy grande y estar organizada de distintas maneras. Por ello, Excel nos permite configuraciones de página para conseguir que todo lo que queremos imprimir nos quepa en una página. Vamos a ver como se hace.

10.2. Guardar un archivo de la red en nuestro ordenador Vamos a abrir un fichero de la red y luego vamos a modificarlo e imprimirlo. 1.

Haga doble clic en el icono Mis sitios de red en el escritorio.

2.

Dentro de la ventana Mis sitios de red aparecen una serie de carpetas. Cada una de esas carpetas es una carpeta compartida por otro ordenador. En nuestro caso, he compartido una carpeta con un par de hojas de cálculo para que podáis abrirlas y modificarlas. Haga clic en el enlace Ver equipos del grupo de trabajo en la zona izquierda de la ventana.

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Ahora se muestran todos los ordenadores que están en la red de la academia. Seguramente, usted tendrá más iconos, porque en el momento de realizar estos apuntes no estaban encendidos todos los ordenadores de la academia. Haga doble clic en el ordenador Profesor.

4.

Se muestran una serie de carpetas, que son las que están compartidas en el ordenador Profesor. Haga doble clic en la carpeta hojas de cálculo.

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Observe como tiene dos archivos, dos hojas de cálculo que vamos a abrir e imprimir. Vamos con el primero. Haga doble clic en el archivo ventas2006.

6.

Se abre el archivo. Puede ser que se le abra una ventana que dice que el archivo ya está abierto. Si es así, haga clic en Editar una copia de solo lectura.

7.

Ahora vamos a guardarlo en nuestro ordenador. Haga clic en el menú Archivo.

8.

Haga clic en la opción Guardar como.

9.

Se abre una ventana donde puede elegir donde y con que nombre guardar el archivo. Haga clic en el triángulo a la derecha de la lista Guardar en.

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10. Se despliega la lista Guardar en. Aquí tiene que seleccionar la carpeta donde quiere guardar el archivo. Haga clic en la carpeta Mis documentos. 11. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo.

12. Borre su contenido. 13. Escribe el siguiente nombre: ventas de su nombre. 14. Para guardar el archivo, haga clic en el botón Guardar. ¡¡¡Muy bien!!! Ahora el archivo está guardado en su ordenador.

10.3. Hoja en horizontal Vamos a imprimir una hoja de cálculo en horizontal de modo que no se salga de la página. 1.

Con el archivo ventas de su nombre abierto, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

2.

Se abre una ventana donde puede ver como va a quedar la hoja antes de imprimirla. Así no necesita hacer pruebas de impresión. Primero ve como le queda la hoja y, cuando le guste, ya puede pulsar el botón Imprimir.

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3.

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Tenemos un pequeño problema y es que está hoja de cálculo se va a imprimir en dos páginas. Un trozo de la misma cae fuera de esta hoja. Para verlo, haga clic en el botón Siguiente en la zona superior izquierda de la ventana de vista preliminar.

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Vamos a arreglar esto. Haga clic en el botón Configurar en la zona superior de la barra de botones de la vista Preliminar.

5.

En la ventana de configuración hay 4 pestañas. Haga clic en la pestaña Página si no está activa.

6.

Primero vamos a cambiar la orientación de la página. Haga clic en la opción Horizontal del cuadro de Orientación.

7.

Haga clic en el botón Aceptar. Observe como la hoja de cálculo ahora sí que cabe en una página.

8.

Vamos a cambiar algunas propiedades más de la configuración. Haga clic en el botón Configurar de la zona superior de la ventana de Vista preliminar.

9.

Haga clic en la pestaña Márgenes.

10. Active la casilla Horizontalmente del cuadro Centrar en la página. 60/218


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11. Active la casilla Verticalmente del cuadro Centrar en la página.

12. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página.

13. Haga clic en el botón Personalizar pie de página.

14. Escriba la palabra Ventas en el cuadro Sección izquierda. 15. Haga clic en el cuadro Sección central. 16. Haga clic en el botón Insertar número de página.

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17. Haga clic en el cuadro Sección derecha. 18. Escriba su nombre. 19. Haga clic en el botón Aceptar. 20. Haga clic de nuevo en el botón aceptar. 21. De vuelta a la página de vista preliminar, observe como se muestran en la zona inferior de la página los datos que acaba de escribir. 22. Para terminar, haga clic en el botón Imprimir. ¡¡Muy bien!! Ya tiene una flamante hoja de cálculo en sus manos.

10.4. Lista vertical Ahora vamos a imprimir una página en vertical. 1.

En la carpeta de red que todavía debe tener abierta, haga doble clic en el archivo verbosirregulares.

2.

Se abre una lista de verbos irregulares en inglés. Vamos a suponer que solo queremos imprimir los 20 primeros. Haga clic en la celda A1 y arrastre el ratón hasta la celda D20 para seleccionarlas.

3.

Ahora vamos a decir a Excel que solo queremos imprimir esa parte. Haga clic en el menú Archivo.

4.

Haga clic en el submenú Área de impresión.

5.

Haga clic en la opción Establecer área de impresión.

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6.

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Con esto hemos dicho a Excel que queremos imprimir solo esa parte de la hoja. Ahora haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

7.

Observe como ahora solo se muestra para imprimir la zona que hemos seleccionado. Haga clic en el botón Configurar.

8.

Haga clic en la pestaña Márgenes.

9.

Active la casilla centrar en la página Horizontalmente.

10. Active la casilla centrar en la página Verticalmente.

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11. Haga clic en la pestaña Página. 12. Haga clic en el cuadro Escala, Ajustar al

% del tamaño normal,

13. Escriba 130. 14. Haga clic en el botón Aceptar. Ahora la hoja se muestra a un tamaño mayor del real. De este modo rellenamos más la página y podemos leer más cómodamente. 15. Para terminar, haga clic en el botón Imprimir. ¡¡¡Muy bien!!! Ya tiene una página en vertical.

Sesión 11. Libros y hojas de cálculo 11.1. ¿Qué es un libro? Un libro es un conjunto de hojas de cálculo. Cada libro se guarda en un archivo. Para conocer cuantas hojas de cálculo tiene un libro, tiene que mirar en la zona inferior de la ventana de Excel. Un libro nuevo tiene tres hojas de cálculo:

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Puede agregar nuevas hojas de cálculo y cambiarles los nombres, como se muestra en la siguiente imagen:

Vamos a abrir un archivo para comprobar cuantas hojas tiene.

1.

Abra Excel.

2.

Observe como el archivo nuevo que aparece tiene tres hojas de cálculo.

3.

Ahora minimice la ventana de Excel.

4.

Vamos a abrir un archivo de la red. Haga doble clic en Mis sitios de red en el escritorio.

5.

Haga clic en el enlace a la izquierda con el texto Abrir equipos del grupo de trabajo.

6.

Haga doble clic en el icono Profesor.

7.

Haga doble clic en la carpeta Hojas de cálculo.

8.

Haga doble clic en el archivo equipos.

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Observe como este libro tiene 4 hojas de cálculo. Vamos a activar una hoja de cálculo.

10. Haga clic en la pestaña Memphis en la zona inferior. Observe como se muestran los datos del equipo de Memphis.

11. La hoja activa tiene su pestaña blanca.

11.2.Eliminar hojas de cálculo dentro de un libro Vamos a crear un archivo nuevo de Excel, y vamos a eliminar alguna hoja. 1.

Abra Microsoft Excel.

2.

Observe como tiene tres hojas, la hoja1, la hoja2 y la hoja3. Vamos a eliminar la hoja1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña hoja1.

3.

En el menú objeto de la pestaña, haga clic en la opción Eliminar.

4.

Observe como ahora solo tiene 2 hojas de cálculo.

5.

Ahora vamos a eliminar la hoja3. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Hoja3.

6.

Haga clic en la opción Eliminar. Ahora se ha quedado con una sola hoja de cálculo.

11.3.Cambiar el nombre de una hoja de cálculo Vamos a aprender a cambiar el nombre de una de las hojas de cálculo del libro. 1.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Hoja2, que es la única que nos queda.

2.


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3.

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Observe como ahora el texto se muestra en blanco sobre un fondo negro. Esto significa que está seleccionado. Escriba como nombre Estrellas y pulse la tecla Intro.

11.4.Crear nuevas hojas de cálculo Vamos a añadir dos nuevas hojas de cálculo al libro. 1.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Estrellas.

2.

Haga clic en la opción Insertar.

3.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar. Haga clic en el icono Hoja de cálculo.

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4.


5.

Observe como ha aparecido una nueva hoja de cálculo con el nombre Hoja4.

6.

Cambie el nombre a esta nueva hoja de cálculo y póngale Planetas.

11.5.Mover hojas de cálculo Puede cambiar el orden de las hojas de cálculo. Vamos a ver como se hace. 1.

Haga clic con el botón izquierdo del ratón sobre la pestaña Planetas y, sin soltarlo, arrástrelo a la derecha de la pestaña Estrellas.

2.

Observe como ahora la hoja Planetas está a la derecha de la hoja Estrellas.

Ejercicio. Cree una nueva hoja de cálculo, póngale el nombre Satélites y colóquela a la derecha de las demás. Cuando lo haya hecho, guarde este archivo con el nombre cuerposcelestes.

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11.6.Copiar datos de Internet a una hoja de cálculo 1.

Entre en la siguiente página web;

ainte.net/curso 2.

Haga clic en el enlace Estrellas a la izquierda de la ventana.

3.

Ahora tenemos que seleccionar toda la tabla. Haga clic a la izquierda del texto ESTRELLA en la celda superior izquierda de la tabla y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hacia abajo y hacia la derecha hasta seleccionar toda la tabla.

4.

Haga clic en el menú Edición.

5.

Haga clic en la opción Copiar.

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6.

Ahora vuelva a Excel.

7.

Haga clic en la pestaña Estrellas.

8.


9.

Haga clic en la opción Pegar.

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10. Ahora la hoja tiene los datos que hemos copiado desde Internet.

Ejercicio. Copie los datos de las páginas web de planetas y satélites en las hojas de cálculo correspondientes. 70/218


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Sesión 12. Estilos y referencias 12.1. Introducir los datos Introduzca primero los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo y guárdelo con el nombre ventas. Estos son los datos de las ventas de una empresa el año anterior.

12.2. Calcular los ingresos Vamos a calcular primero los ingresos por las ventas del año anterior. 1.


2.

Escriba Total y pulse Intro.

3.


4.

Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=B2*C2 5.

Observe como se ha calculado el total de ingresos para los pantalones. Ahora haga clic de nuevo en la celda D2.

6.

Haga doble clic en el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda. Observe como se ha copiado la fórmula al resto de las celdas.

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12.2. Calcular los gastos Ahora vamos a restar los gastos correspondientes. 1.

En la columna E2 introduzca los siguientes datos.

2.

Haga clic en la columna F1 y escriba Gastos.

3.

Haga clic en la celda F2.

4.

Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro:

=C2*E2 5.

Copie la fórmula como ha hecho anteriormente.

12.3. Restar los gastos Ahora vamos a calcular los beneficios: vamos a restar los ingresos y los beneficios. 1.

Haga clic en la celda G1.

2.

Escriba Beneficios y pulse Intro.

3.

Ahora escriba la siguiente fórmula:

=D2*F2 4.

Copie la fórmula como hizo anteriormente.

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12.4. Poner los botones de Estilo en la barra Formato En esta hoja de cálculo ha introducido un montón de datos. Algunos deben tener un formato numérico, otros un formato de texto. Vamos a definir formatos para cada tipo de datos y luego vamos a aplicar estos formatos a otras zonas de la hoja de cálculo. 1.

Primero vamos a sacar la lista de Autoformatos, que por defecto no se muestra en Excel. Haga clic en el menú Ver.

2.

Haga clic en el submenú Barras de herramientas.

3.

Haga clic en Personalizar.

4.

Se abre la ventana Personalizar. Haga clic en la pestaña Comandos si no está activada.

5.

En la lista de Categorías de botones, haga clic en la opción Formato.

6.

En la lista de Comandos, haga clic en la lista Estilo y, sin soltarla, arrástrela a la zona izquierda de la barra de formato.

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7.

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Ahora tiene en la barra de Formato la lista de Estilos, que le permite seleccionar un estilo definido.

8.

Arrastre también el botón Estilo de la lista de Comandos a la barra de Formato.

9.

Haga clic en el botón Cerrar de la ventana Personalizar.

12.5. Crear un estilo Vamos a crear un estilo para las celdas de título y luego lo vamos a aplicar a todos los títulos. 1.


2.

Aplique un tamaño de fuente de 12, el tipo de letra Times New Roman, un color rojo para la letra, un color de celda amarillo claro y una alineación centrada.

3.

Ahora vamos a crear un nuevo estilo. Haga clic en el botón Estilo… en la barra de formato.

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4.

En la ventana Estilo, haga clic en la lista Nombre de estilo y escriba Encabezado.

5.

Haga clic en el botón Agregar. Acaba de agregar un nuevo estilo llamado Encabezado.

6.

Ahora haga clic en el botón Modificar.

7.

Se muestra la ventana para modificar las propiedades de formato de la celda. Haga clic en la pestaña Fuente.

8.

Modifique el tipo de letra a Times New Roman y el tamaño a 12.

9.

Ahora haga clic en la pestaña Alineación.

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10. Cambie la alineación Horizontal a Centrar. 11. Ahora haga clic en la pestaña Tramas.

12. Haga clic en el color Amarillo claro para seleccionarlo. 13. Ya ha definido todas las propiedades. Haga clic en el botón Aceptar. 14. De vuelta a la ventana Estilo, haga clic en el botón Aceptar. 15. Ya hemos creado el estilo, ahora vamos a aplicarlo. Haga clic en la celda A2. 16. Pulse la tecla Mayúscula y, sin soltarla, haga clic en la celda G2. Esta es otra manera de seleccionar varias celdas sin tener que arrastrar.

17. Haga clic en la lista Estilo. Observe como se muestra el estilo Encabezado, que es el que acaba de crear. 18. Haga clic en el estilo encabezado.

19. Observe como ahora todas las celdas tienen este estilo. Los estilos son una forma simple y rápida de crear formatos que se pueden aplicar a muchas celdas de una vez.

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Ejercicio. Cree un estilo para las líneas de texto y otro estilo para las líneas de moneda que tengan un tipo de letra, un color y un relleno distinto.

12.6. Calcular Una vez mejorado el aspecto de la hoja de cálculo, vamos a hacer unos cálculos para actualizar los precios a los que vamos a vender nuestros artículos.

1. Vamos a introducir un porcentaje de incremento de precio en una celda aparte. Haga clic en la celda D10. 2. Escriba Porcentaje y pulse Intro. 3. Haga clic en la celda E10. 4. Escriba 0,1 y pulse Intro. 5. Haga clic en la celda E10. 6. Haga clic en el botón % de la barra de formato de Excel.

7. Observe como el número 0,1 se multiplica por 100 automáticamente y se le añade el símbolo de porcentaje.

8. Ahora vamos a introducir los nuevos precios de venta de nuestros proveedores. Introduzca los siguientes datos en la hoja de cálculo.

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9. Ahora le dejamos como ejercicio que calcule los gastos en esta temporada 2006, suponiendo que se compran las mismas unidades.

10. Ahora vamos a calcular los nuevos precios de venta si incrementamos en el porcentaje que hemos introducido antes los precios de venta. Haga clic en la celda J1. 11. Escriba Precios venta 2006. 12. Haga clic en la celda J2. 13. Escriba la siguiente fórmula:

=B2+B2*$E$10 14. Con esta fórmula, conseguimos sumar al precio del año pasado el 10% que hemos colocado en la celda E10. Ahora copie esta fórmula hacia abajo.

15. Calcule en la columna K el total de ingresos previstos para el año 2006. 16. Calcule en la columna L los beneficios del 2006. 17. Ahora use la función Autosuma para sumar las columnas.

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18. Los beneficios en este año son 7200€, mientras que el año anterior tuvimos unos beneficios de 8.950€. Vamos a subir el porcentaje de beneficio. Haga clic en la celda E10. 19. Escriba 45%. 20. Pulse Intro. 21. Observe como se recalculan automáticamente los precios de venta para este año. Observe también como los beneficios para este año son iguales que los del año anterior. De este modo, podemos calcular los incrementos de precios que tenemos que realizar para conseguir los mismos beneficios.

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Sesión 13. Medias 13.1. Introducir los datos Introduzca primero los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo y guárdelo con el nombre promedio ventas a mano. Este es el número de ventas diarios de cada artículo durante una semana.

13.2. Calcular los totales Vamos a calcular el total de ventas. 7.


8.

Escriba Media y pulse Intro.

9.

Ahora vamos a calcular el total de ventas de la semana. Haga clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas de Excel.

10. Pulse la tecla Intro para aceptar la fórmula. Esta fórmula suma la cantidad de ventas semanal de cada artículo, pero nosotros queremos calcular la media. Para calcular la media solo hay que dividir las unidades vendidas entre el total de días. Por ejemplo, si vendemos en total 20 camisas en los 5 días de trabajo de la semana, es como si cada día hubiéramos vendido 4 camisas. 20 4 5

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11. Ahora vamos a calcular la media. Haga clic en la celda G2.

12. Haga clic detrás de la fórmula en la barra de fórmulas.

13. Escriba lo siguiente tras la fórmula:

/5 14. Pulse Intro. 15. La fórmula debe tener ahora el siguiente aspecto:

16. Ahora observe la celda G2. Se ha calculado la media: si en total hemos vendido 5 camisas durante 5 días, es como si hubiéramos vendido una camisa cada día.

17. Copie la fórmula hacia abajo haciendo doble clic sobe el pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda G2. 18. Esta claro que lo que más se vende son las camisetas. Así, puede prever el número de camisetas que hará en el pedido para la próxima semana.

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a.

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Fórmulas estadísticas: promedio Excel tiene muchas fórmulas que nos hacen el trabajo más fácil. Vamos a usar la

fórmula Promedio para no tener que escribirla manualmente, como acabamos de hacer en el apartado anterior. 1.

Copie los mismos datos iniciales que usó para el apartado anterior y guárdelos con el nombre ventas con formula promedio.

2.


3.

Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

4.

Se abre la ventana Insertar función, donde puede buscar funciones o elegirlas de una lista. Haga clic en el cuadro de texto Buscar una función.

5.

Escriba lo siguiente: MEDIA

6.

Pulse Intro.

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7.

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Excel busca entre todas las fórmulas aquella que calcule algo parecido a lo que estamos buscando. En la lista Seleccionar una función, haga clic en la fórmula PROMEDIO.

8.


9.

Se abre la ventana donde podemos introducir los argumentos de una función. Los argumentos de una función son los números que tenemos que meter para que la función se pueda calcular. Por ejemplo, para calcular el promedio hemos de introducir, al menos dos números. Si queremos calcular una suma hemos de introducir por lo menos, dos números. Excel es muy listo y detecta que a la izquierda de donde queremos introducir la fórmula hay una serie de números y los coloca como argumentos de la función. Observe como en el cuadro Número1 aparece el texto B2:F2. Esto significa que se va a hacer el promedio de los números desde el B2 hasta el F2. Además, a la derecha se muestra la serie de números sobre los que se va a calcular la fórmula. Incluso, en la zona inferior, se nos da el resultado de la fórmula.

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10. Pero nosotros queremos aprender, así que borre el contenido del cuadro Número1.

11.

Ahora haga clic en el botón . Ahora puede seleccionar manualmente sobre que celdas se aplicará la función. Haga clic en la celda B2 y, sin soltarla, arrastre hasta la celda F2 para seleccionarlas todas.

12. Observe como aparece una barra llamada Argumentos de función que permite observar que celdas hemos seleccionado.

13. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón para volver a la ventana de fórmulas.

14. Para terminar de introducir la fórmula, haga clic en el botón Aceptar.

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15. Ahora la fórmula queda introducida y se calcula la media. 16. Copie esta fórmula para que se calcule la media para cada artículo.

17. Compruebe que la media da el mismo valor que en el apartado anterior.

b.

Otra función Imagine que tiene una lista de 1000 personas a las que tiene que enviar cartas y que

todos los nombres y apellidos están escritos en mayúsculas. Para hacer las cartas, nuestro jefe nos dice que no se pueden introducir todos los nombres en mayúsculas, sino que tienen que estar propiamente escritos, la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas. Tenemos dos opciones: volver a escribir toda la lista de personas o usar Excel. Vamos a usar Excel. 1.

Cree un nuevo archivo de Excel con el siguiente contenido y guárdelo con el nombre Lista Clientes.

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2.


3.

Escriba Apellidos2 y pulse Intro.

4.

Ahora mismo está en la celda C2. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

5.

En la ventana de Insertar función, haga clic en la lista O seleccionar una categoría para desplegarla.

6.

Haga clic en la categoría Texto.

7.

En la lista de funciones pertenecientes a la categoría Texto, haga clic en la barra de desplazamiento vertical hasta encontrar la función NOMPROPIO.

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8.

Haga clic sobre esta función para seleccionarla.

9.


10. Ahora tiene que seleccionar el argumento de la función. La función NOMPROPIO solo tiene un argumento, el texto que quiere modificar. Haga clic en el botón Ir a hoja de cálculo para activar la hoja de cálculo y seleccionar la celda deseada.

11. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda A2.

12. Pulse la tecla Intro.

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13. De vuelta a la ventana Argumentos de la función, pulse de nuevo la tecla Intro para confirmar.

14. Observe como ahora los apellidos aparecen con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula.

15. Copie la fórmula hacia abajo.

Ejercicio. Use la misma fórmula para modificar los nombres de las personas para ponerlos como nombres propios.

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Sesión 14. Máximos, mínimos, redondear, pi, potencia

14.1. Máximos y mínimos Tenemos una larga lista de días y ventas y queremos saber que cantidad se ha vendido el día que se ha vendido más. ¿Tenemos que ir buscando nosotros el mayor importe? No. Excel nos permite buscar el mayor valor de un rango de celdas. 1.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo y guárdelo con el nombre ventas diarias.

2.


3.

Escriba Máximo y pulse la tecla Intro.

4.


5.


=MAX(B2:B8)

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Como todas las fórmulas de Excel, esta fórmula empieza con un signo de igual. Luego se escribe el nombre de la función, en este caso, MAX. Y luego los argumentos. La función MAX usa, en este caso, un solo argumento: el rango de celdas del cual se va a calcular el máximo. Recuerde que un rango de celdas es un conjunto de celdas. Para expresar un rango en una fórmula, hemos de escribir la primera celda del rango, luego el símbolo : y, por fin, la última celda del rango.

B2

B8

6.

Pulse Intro y observe como la fórmula calcula el máximo valor de lo que se ha hecho en caja: 1945 €.

Ejercicio. Use la función MIN para calcular el Mínimo de Caja.

14.2. Redondear Una operación básica es redondear, es decir, tomar un número decimales determinado a partir de un número con más decimales. En nuestro caso, tenemos una obra y hemos medido las distancias en metros. Vamos a tener un detalle con nuestro cliente, hemos decidido redondear las medidas de modo que quitaremos los decimales. 1.

Cree una nueva hoja de cálculo en Excel, copie los siguientes datos y guárdelo con el nombre mediciones obra.

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2.


3.

Escriba medición2 y pulse Intro.

4.

Ahora estamos en la celda C2. Vamos a redondear la cantidad del suelo radiante. Haga clic en el botón Insertar fórmula de la barra de fórmulas.

5.

Se abre la ventana Insertar función. En el cuadro Buscar una función, escriba la palabra redondear y pulse Intro.

6.

Se muestra una lista de funciones que tienen que ver con la palabra redondear. Haga clic en la función REDONDEAR.

7.


8.

En la ventana de argumentos de la función, haga clic en el cuadro Número.

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9.

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Haga clic en la celda B2 para seleccionarla. Esta es la celda a redondear.

10. Ahora haga clic en el cuadro Núm_decimales . 11. Escriba 0. 12. Observe como el resultado de redondear el número 23,567 sin decimales es 24. 13. Haga clic en el botón Aceptar. 14. Observe ahora la barra de fórmulas: esta fórmula tiene 2 argumentos. El primero es la celda que vamos a redondear y el segundo el número de decimales que se mostrarán. En este caso, como es 0 el número de decimales, no se muestran cifras decimales.

15. Copia la fórmula hacia abajo. Compruebe como se han redondeado todos los números.

16. Ahora vamos a redondear la medición con un solo decimal. Haga clic en la celda D1 y escriba Medición 3. 17. Escriba en la celda D2 la siguiente fórmula:

=REDONDEAR(B2;1) 92/218


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18. Pulse Intro. Observe como ahora ha redondeado la medición con un solo decimal.

14.3. Un poco de matemática: PI y potencias Trabajamos en una empresa constructora y uno de nuestros clientes nos ha encargado unos cuantos corralillos para los animales. Estos pequeños corralillos tendrán forma circular así que, para calcular cuantos metros de barrera necesitamos para los corralillos, vamos a calcular la longitud de las circunferencias. Además, tenemos que calcular cuantos metros cuadrados de hierba tenemos que desbrozar, así que también necesitamos el área de la circunferencia. Tenemos 5 circunferencias: una de 20 metros de radio para los caballos, una de 5 metros para los cochinos, otra de 30 metros para las ovejas, otra de 7 metros para las gallinas y otra de 10 metros para los conejos.

1.

Cree una nueva hoja de cálculo, escriba en ella los siguientes datos y guárdela con el nombre corralillos.

2.


3.


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=2*PI()*B2 Estamos calculando la longitud de la circunferencia. La fórmula es dos veces el valor de pi por el radio de la circunferencia. En este caso, tenemos que usar la función PI(), que no tiene ningún argumento, por eso hay que escribir los paréntesis sin nada dentro. Esta función PI() da el valor 3,1416. 4.

Pulse Intro y compruebe que, efectivamente, se calcula la longitud de la circunferencia.

5.

Copie la fórmula hacia abajo.

6.

Estos números tienen demasiados decimales. Haga clic en la celda C2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta la celda C6.

7.

Haga clic 4 veces en el botón Disminuir decimales en la barra de formatos

8.

Ahora vamos a sumar todos los metros. Haga clic en la celda C7.

9.

Haga clic en el botón Autosuma para sumar cuantos metros de barrera nos hacen falta.

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10. Ahora vamos a calcular el área de las circunferencias. La fórmula para calcular el área es el número PI por el radio al cuadrado. Como necesitamos elevar un número al cuadrado, necesitamos una nueva función de Excel. La fórmula que calcula la potencia es POTENCIA. =POTENCIA(base;exponente) Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA(2;3) multiplica el número 2 por sí mismo 3 veces. Así, el resultado es 2*2*2, es decir, 8.

11. Haga clic en la celda D2. 12. Escriba la siguiente fórmula:

=PI()*POTENCIA(B2;2) 13. Pulse Intro y compruebe como se calcula el área del círculo. 14. Copie esta fórmula hacia abajo. 15. Use Autosuma para calcular cuantos metros cuadrados tenemos que desbrozar.

Ejercicio. Calcule cuanto dinero hemos de gastar en total si el metro lineal de barrera cuesta 4 € y el metro cuadrado de desbroce cuesta 15 €.

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Sesión 15. Relleno automático 15.1. Relleno automático Imagine que tiene que rellenar en una columna todas las fechas desde el 1 de Julio del presente año hasta el 31 de Julio del mismo. ¿Tiene que escribir todas las fechas? No. Excel lo hace por nosotros usando el relleno automático. 7.

Cree una nueva hoja de cálculo y guárdela con el nombre listas.

8.


9.

Escriba el número 1.

10. Pulse Intro. 11. Ahora haga clic en la celda A1. 12. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda A1. Observe como el cursor cambia a una cruz negra.

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13. Sin soltar el botón derecho del ratón, arrástrelo hasta la celda A15. 14. Suelte el botón derecho del ratón. Aparece el menú objeto. En él, haga clic sobre la opción Rellenar serie.

15. Magia. Las celdas se han rellenado con números consecutivos.

15.2. Rellenar fechas Vamos a rellenar una serie de fechas. 1.

En la Hoja2 de la anterior hoja de cálculo, haga clic en la celda A1.

2.

Escriba la siguiente fecha:

1/3/06 3.

Pulse Intro. 97/218


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4.


5.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el cuadrado negro de la esquina inferior derecha de la celda.

6.

Sin soltar el botón derecho del ratón, arrastre hasta la celda A15.

7.

Ahora suelte el botón derecho del ratón y observe el menú objeto.

8.

Tiene algunas opciones más que cuando anteriormente rellenó con un número. Haga clic en la opción Rellenar días.

9.

Más magia. Ahora se rellenan las fechas.

10. Ahora imagine que quiere rellenar solo los días hábiles, esto es, los que no son sábados y domingos. Vamos a ello. Haga clic en la celda B1.

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11. Escriba la siguiente fecha:

1/3/06 12. Pulse Intro. 13. Haga clic en la celda B1. 14. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda B1. 15. Sin soltar el botón derecho del ratón, arrastre hasta la celda B15. 16. Al soltar el botón derecho del ratón, se muestra el menú objeto. Haga clic en la opción Rellenar días de la semana.

17. Observe como ahora se rellenan todos los días menos aquellos que son sábados y domingos. Si no me cree, acceda al calendario de Windows.

18. Vamos un poco más allá. Haga clic en la celda C1. 19. Escriba la siguiente fecha:

1/3/06 99/218


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20. Pulse Intro. 21. Haga clic en la celda C1. 22. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda C1. 23. Sin soltar el botón derecho del ratón, arrastre hasta la celda C15. 24. Al soltar el botón derecho del ratón, se muestra el menú objeto. Haga clic en la opción Rellenar meses.

25. Ahora tiene todos los días primeros de cada mes desde el 1 de Marzo de 2006 hasta el 1 de Mayo de 2007.

Ejercicio. Cree una lista con los días 15 de Enero de los próximos 10 años.

15.3. Listas avanzadas

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Vamos a introducir listas un poco más complejas. Imagine que tiene que hacer una lista de números pares. 1.

Cree una nueva hoja de cálculo y guárdela con el nombre listas avanzadas.

2.


3.

Escriba 2 y pulse Intro.

4.


5.


6.

Haga clic en el submenú Rellenar.

7.

Haga clic en Series.

8.

En la ventana Series, puede especificar todas las opciones sobre Series. En el cuadro Series en active la opción Columnas.

9.

En la casilla Tipo, deje la opción Lineal.

10. En la opción Incremento, escriba 2. Este es el número que se irá sumando en cada celda. 11. En la opción Límite, escriba 20. 12. Haga clic en el botón Aceptar.

13. Observe como se rellenan las celdas con números de 2 en 2.

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14. Ahora vamos a calcular cuando tenemos que presentar nuestras declaraciones de IVA, que se producen al final de cada trimestre. Haga clic en la celda B1. 15. Escriba la siguiente fecha:

31/12/06 16. Pulse Intro. 17. Haga clic en la celda B1. 18. Haga clic en el menú Edición. 19. Haga clic en el submenú Rellenar. 20. Haga clic en la opción Series. 21. En la ventana Series, haga clic en la opción Columna. 22. En el cuadro Tipo, seleccione Cronológica. 23. En el cuadro Unidad de tiempo, seleccione Mes. 24. En el cuadro Incremento, escriba 3. 25. En el cuadro Límite, escriba 31/12/07.

26. Haga clic en el botón Aceptar.

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Sesión 16. Préstamos y depreciaciones 16.1. Hipotecas Excel dispone de multitud de funciones. Entre ellas hay algunas funciones financieras que nos permiten calcular cuanto tenemos que pagar cuando pedimos un préstamo. Veamos como funcionan. Compramos un piso de 295.000 €. Pagamos de entrada 30.000 € de entrada con lo que nos quedan por pagar 265.000 €. Queremos pagarlo a 20 años. Vamos a suponer que tenemos un interés fijo del 3%.

1.

Entre en Excel.

2.

Copie los siguientes números y encabezamientos para empezar.

3.

Guarde el archivo con el nombre Hipoteca.

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Ahora use las opciones para rellenar celdas del menú Edición para rellenar la columna A desde la celda A6 hacia abajo con los números desde el 1 al 240, que es el número de meses que hay en 20 años que deberemos estar pagando.

5.

Ahora vamos a ver cuanto tenemos que pagar de capital cada mes. Haga clic en la celda B6.

6.


7.

Despliegue la lista de categorías y haga clic en la categoría Financieras.

8.

En la lista de funciones, haga clic en la función PAGOPRIN.

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9.

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10. Se muestra la lista de argumentos de la función PAGOPRIN. Haga clic en el cuadro Tasa. Aquí debemos escribir el porcentaje de interés por periodo. Nuestro interés será del 3% anual, así que escriba en el cuadro tasa lo siguiente:

3%/12 Lo tenemos que dividir por 12 ya que vamos a calcular lo que debemos pagar cada mes.

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11. Ahora haga clic en el cuadro de texto Periodo. Aquí tenemos que introducir el mes en el que queremos calcular el importe del pago principal de la hipoteca. Escriba lo siguiente: A6 Esta es la celda en la que está el número 1, el primer mes de pago de la hipoteca.

12. Ahora haga clic en el cuadro Nper y escriba lo siguiente:

240 Este es el número de meses durante los que tenemos que pagar, es decir, 20 años por 12 meses.

13. Por último, haga clic en el cuadro Va y escriba lo siguiente: 265000 Este es el importe total de la hipoteca.

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14. Para terminar, haga clic en el botón Aceptar.

15. Observe como ahora tiene lo que va a pagar de capital principal. El número sale en negativo. Ahora copie esta fórmula hacia abajo. 16. Ahora siga los pasos anteriores pero con la fórmula PAGOINT para calcular los intereses que tiene que pagar cada mes.

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17. Por último, haga clic en la celda D6 y sume en ella el capital y el interés usando la siguiente fórmula:

=B6+C6 18. Copie esta fórmula hacia abajo.

19. Observe como todos los meses vamos a pagar lo mismo. Al principio se paga una cantidad mayor de intereses y una cantidad menor de capital. Al final, se paga una cantidad menor de intereses y una cantidad mayor de capital. 20. Para terminar, vamos a sumar cuanto hemos pagado de capital y de intereses. Vaya hacia abajo en la hoja hasta llegar a la fila 246. 21. Haga clic en la celda B246. 22. Haga clic en el botón Autosuma. 23. Observe como se van a sumar todas las cantidades de capital. 24. Pulse la tecla Intro. 25. Sume también las columnas de totales de los intereses y el total.

26. Observe como la suma de los pagos de capitales coinciden con el importe total del préstamo. Observe también la cantidad a la que ascienden los intereses.

16.2. Depreciación lineal Imagine que compramos un nuevo elemento para la empresa, digamos una camioneta. Esta camioneta supone unos gastos para la empresa que no se pueden imputar al ejercicio actual sin falsear la contabilidad. Lo que se hace es repartir el gasto que supone la compra de la camioneta durante la vida útil de la misma. Así, si la

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camioneta nos dura 8 años y nos cuesta 8.000 €, podemos suponer que cada año la camioneta nos ha costado 1.000 €. También tenemos que tener en cuenta el valor residual de la camioneta, que es lo que nos darían por la misma en el chatarrero. Por ejemplo, si las camioneta tiene un valor residual de 200 € y la tenemos en nuestra empresa durante 8 años, cada años nos costaría 975 €. Este es el método más simple para calcular la depreciación de un elemento. Vamos a verlo con Excel.

1. Abra Excel. 2. Escriba los siguientes datos.

3. Hemos comprado un coche que ha costado 12.000 €. Su valor residual será de 1.000 € y va a estar en la empresa durante 6 años. Vamos a calcular la depreciación o amortización anual del coche. 4. Haga clic en la celda B5. 5. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas. 6. En la ventana de fórmulas, seleccione la categoría Financieras. 7. Seleccione la fórmula SLN (Straight Line), depreciación en línea recta, es decir, todos los años se deprecia la misma cantidad.

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8. Haga clic en el botón Aceptar. 9. En el cuadro Costo escriba $B$1. En esta celda hemos escrito el precio al que compramos el coche. 10. En el cuadro Valor_residual escriba $B$2. Aquí escribimos lo que podremos obtener por el coche cuando acabe su vida útil. 11. En el cuadro Vida escriba $B$3. Aquí escribimos cuantos años estará el coche funcionando para la empresa.

12. Haga clic en el botón Aceptar. 13. Se ha calculado la depreciación anual del coche, que es 1.833,33 € al año. Si multiplicamos este número por 6 y le sumamos 1.000 €, obtendremos el costo del coche, esto es 12.000 €.

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16.3. Depreciación doble Cuando compramos un bien, por ejemplo, un ordenador, es lógico que al principio nos dé un rendimiento mayor. Por ello, normalmente se suele amortizar una mayor cantidad del importe del bien al principio, de modo que se impute un mayor gasto al bien cuando más rendimiento nos está dando. Vamos a calcular una amortización de este tipo usando Excel.

1.

Copie en una nueva hoja los mismos datos que en el apartado anterior.

2.

Introduzca en una columna los años en que el elemento va a ser útil en la empresa.

3.

Ahora haga clic en la celda B5.

4.


5.

Haga clic en la categoría Financiera.

6.

Busque la fórmula DB.

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7.


8.

En el cuadro costo escriba $B$1.

9.

En el cuadro Valor_residual escriba $B$2.

10. En el cuadro Vida escriba $B$3. 11. En el cuadro Periodo escriba A6. Observe como en esta celda no usamos referencia absoluta, ya que el periodo (en este caso, el año) irá cambiando.


13. Copie la fórmula hacia abajo para obtener la depreciación cada año. 112/218


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14. En la celda B12, sume todas las depreciaciones.

Sesión 17. Estadística 16.1. Fórmulas estadísticas: media, varianza y desviación típica

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Podemos usar fórmulas estadísticas para analizar series de datos. Vamos a ver un ejemplo. Tenemos dos tiendas de ropa y vamos a analizar las tallas que vendemos en 2 poblaciones distintas: Villaizquierda y Villaderecha.

1. Abra Excel y copie los siguientes datos.

2. Guarde el archivo con el nombre análisis estadístico. 3. Hemos apuntado las tallas de las prendas que hemos vendido en las dos tiendas. Ahora vamos a calcular la media de talla para cada población. Haga clic en la celda B12. 4. Escriba la siguiente fórmula en la celda y pulse Intro:

=PROMEDIO(B2:B11) 5. Copie esta fórmula hacia la derecha para calcular el promedio de Villaderecha.

6. La media es igual para los dos pueblos. ¿Significa eso que las personas de los dos pueblos son similares? Vamos a ver que no. Haga clic en la celda A13. 7. Escriba Varianza. 8. Haga clic en la celda B13. 9. Escriba la siguiente fórmula y pulse la tecla Intro. =VAR(B2:B11) 10. Copie esta fórmula hacia la derecha.

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11. La varianza mide cuanto se desvían las medidas reales de la media. Observe como en Villaizquierda las tallas que se han vendido varían mucho, hay tallas 36 y 56, mientras que en Villaderecha las tallas no pasan de 42 y 48. Vamos a calcular otro parámetro estadístico similar a la varianza. 12. Haga clic en la celda A14. 13. Escriba Desviación típica. 14. Haga clic en la celda B14. 15. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=DESVEST(B2:B11) 16. Copie la fórmula hacia la derecha. 17. Observe como las desviaciones típicas indican lo mismo que la varianza, la población de Villaizquierda es mucho más variable en talla que la población de Villaderecha.

18. Con estos datos, podemos redondear la desviación típica de Villaizquierda a 8 y la de Villaderecha a 2. Podemos decir que la mayoría de las personas de Villaizquierda tienen una talla entre la 37, que es 45 menos 8 y la 72, que es 52 más ocho. Sin embargo, en Villaderecha la mayoría de las tallas están entre la 43 y la 47. De este modo, podemos ajustar nuestro próximo pedido sabiendo que no debemos pedir tallas muy grandes o muy pequeñas para Villaderecha, mientras que tenemos que tener en cuenta que en Villaizquierda las tallas que se piden son más heterogéneas y tenemos que pedir de todo.

16.2. Relación entre 2 variables: gráfica de dispersión

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Cuando tenemos que estudiar la relación que hay entre 2 variables, necesitamos calcular coeficientes de regresión y correlación. Vamos a hacer un ejercicio para ver si hay relación entre dos variables.

1. Abra Excel. 2. Copie los siguientes datos en la hoja. 3. Guarde el archivo con el nombre gasolina. 4. Vamos a estudiar la relación que hay entre la cantidad de kilómetros que recorremos (esta es la primera variable) y la cantidad de gasolina que gastamos (esta es la segunda variable). Copie los siguientes datos en la hoja de cálculo.

5. Ahora vamos a hacer un gráfico que represente un punto para cada viaje. Seleccione todos los datos desde la celda A1 hasta la celda K2. 6. Haga clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas.

7. Seleccione el tipo de gráfico XY (Dispersión).

8. Haga clic en el botón Siguiente. 9. En la siguiente pantalla, haga clic también en el botón Siguiente. 10. En la ventana para definir los datos del Asistente para gráficos, haga clic en el cuadro Eje de valores(X) y escriba Kilómetros. 11. En el cuadro Eje de valores(Y) escriba Litros.

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12. Haga clic en el botón Siguiente. 13. En la ventana para elegir la ubicación del gráfico, haga clic en la opción En una hoja nueva. 14. Escriba como nombre de la hoja Dispersión.

15. Haga clic en el botón Finalizar. 16. Estos puntos nos indican la relación que hay entre los kilómetros que recorremos y los litros que gastamos. Puede observar que, cuantos más kilómetros recorremos, más litros gastamos.

17. Ahora una todos los puntos con una línea. Observe que se forma una línea que sube. Esto indica que hay una correlación positiva: a más kilómetros, más litros.

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Ejercicio. Use la siguiente tabla para analizar la relación entre el número de cajas abiertas en un supermercado y el tiempo medio de espera para cada cliente. Haga una gráfica para analizar la relación entre el número de cajas abiertas y el tiempo medio de espera. Cajas abiertas Tiempo medio de espera

3

5

8

10

12

15

15

12

10

8

5

3

16.3. Correlación Vamos a calcular con Excel el coeficiente de correlación entre 2 variables. El índice de correlación indica la relación que hay entre dos variables. Su valor está entre -1 y 1. Una correlación de 1 indica que hay una relación directa entre las dos variables. Si la correlación es -1 tenemos una correlación inversa entre las dos variables. Si la correlación es cercana a 0 significa que no hay ninguna relación entre las 2 variables.

1. Abra la hoja de cálculo de kilómetros y litros que creó anteriormente. 2. Haga clic en la celda A4. 3. Escriba Coeficiente de correlación. 4. Haga clic en la celda B4. 5. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=COEF.DE.CORREL(B1:K1;B2:K2) Esta fórmula calcula el coeficiente de correlación entre las 2 variables. Tenemos que especificar los dos rangos de celdas donde están las variables. Rango de datos de la primera variable

Rango de datos de la segunda variable

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6. Observe el resultado: 1. Esto significa que hay una relación directa entre las dos variables: a más kilómetros recorridos, más litros gastados.

Ejercicio. Calcule el coeficiente de correlación del segundo ejemplo

Ejercicio. Calcule el coeficiente de correlación y haga una gráfica a partir de estos datos sobre la latitud y la temperatura de unas ciudades europeas Ciudad Latitud (y) Temperatura (x)

Atenas 37

Lisboa 39

Madrid 40

Londres 53

Paris 49

Copenhague 54

24

19

19

14

15

49

Ejercicio. Calcula el coeficiente de correlación X (masa de la pesa)

0

9

30

60

90

120

150

Y (Alargamiento

0

0,5

1

3

5

6,5

8

200

250

350

10,2 12,5

18

Ejercicio. Calcula el coeficiente de correlación en esta tabla donde RPC es la renta per cápita y IN es el índice de natalidad. RPC

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

IN

10

6

8

5

7

4

1

3

8

2

Sesión 18. Tabla de cuentas 16.1. Tabla de cuentas: formato básico Vamos a crear una hoja de cálculo para llevar nuestras cuentas. 1. Entre en Excel.

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2. Copie los siguientes datos:

3. Embellezca la hoja cálculo añadiendo bordes y colores de relleno.

16.2. Tabla de cuentas: rellenar datos 1. Ahora escriba los siguientes datos en la hoja. Observe como hemos introducido una fila nueva para el salto anterior. También hemos dado formato de euros a las celdas que lo necesitaban.

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16.3. Calcular el saldo Ahora vamos a calcular el saldo para ver como nos ha ido el mes. 1. Haga clic en la celda E4. 2. Tenemos que calcular el saldo actual: para ello tenemos que sumar al saldo actual los ingresos y restar los gastos. En esta celda escriba la siguiente fórmula y pulse la tecla Intro.

=E3+C4-D4 La celda E3 tiene el saldo anterior, a este saldo anterior le sumamos los ingresos, que están en la celda C4 y los gastos, que están en la celda D4.

3. Ahora copie esta fórmula hacia abajo.

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¡¡¡Muy bien!!! Hemos conseguido llegar a fin de mes.

16.4. Siguiente mes Puede seguir calculando su saldo en los siguientes meses. 1. Rellene los siguientes datos por debajo de lo anterior:

2. Copie la fórmula para calcular el saldo hacia abajo:

16.5. Siguiente año

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Hemos terminado este año y queremos continuar el siguiente año en otra hoja. 1. Copie todo lo que ha realizado en la hoja1 y péguelo en la hoja 2. 2. Cambie el nombre de la hoja 1 por 2006. 3. Cambie el nombre de la hoja 2 por 2007. 4. Ahora borre todos los datos de la hoja 2007 desde la celda A4 a la celda D21.

5. Tenemos que cambiar el saldo inicial para poner el saldo final del año anterior como saldo inicial de éste. Haga clic en la celda E3 de la hoja del 2007. 6. Escriba el signo igual. 7. Haga clic en la pestaña 2006 para activar la hoja 2006. 8. Haga clic en la celda E21.

9. Pulse la tecla Intro. 10. Observe la fórmula que hay ahora en la celda E3. 123/218


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='2006'!E21 11. Esto significa que vamos a tomar la celda E21 de la hoja 2006, es decir, el saldo final del año 2006 como saldo inicial del 2007.

Sesión 19. Manos a la obra 19.1. Comenzar la obra Trabajamos en una empresa constructora y queremos llevar el control de las horas de los trabajadores. Además, necesitamos saber cuantas horas se trabaja en cada obra para luego poder repartir los gastos de nóminas según el número de horas que se ha echado en cada una. Vamos a suponer que tenemos una empresa con 9 trabajadores y 2 obras y vamos a ver como se calculan las horas, como se comprueban y como se calculan las horas extra, que se pagan aparte.

1.

Cree una nueva hoja de cálculo con los siguientes datos en dos hojas, una con el nombre JAEN, 3, que tal es la dirección de la primera obra y otra con el nombre DUERO, 16, que tal es la dirección de la segunda obra.

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19.2. Sumar las obras 1.

Vamos a calcular cuanto han trabajado durante toda la semana nuestros empleados. Copie el contenido de cualquiera de las dos hojas en una hoja nueva.

2.

Borre todos los números que indican las horas.

3.

Cambie el nombre de esta hoja a TOTAL.

4.

Para calcular cuantas hojas ha echado cada trabajador esta semana, vamos a sumar lo que han echado en las dos obras. Haga clic en la celda C2 de la hoja TOTAL.

5.

Escriba el símbolo =.

6.

Haga clic en la pestaña de la hoja JAEN,3.

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7.


8.

Pulse la tecla +.

9.

Haga clic en la pestaña de la hoja DUERO,16.

10. Haga clic en la celda C2. 11. Pulse la tecla Intro. 12. Ahora la celda suma las horas realizadas en toda la semana en las dos obras.

='JAEN,3'!C2+'DUERO,16'!C2 13. Vamos a copiar esta celda. Haga clic en la celda C2 de la hoja TOTAL. 14. Haga clic en el menú Edición | Copiar. 15. Ahora seleccione todas las celdas desde la C2 hasta la G10. 16. Haga clic en el menú Edición | Pegar.

19.3. Totales El total de horas de cada obra nos indicará cuantos recursos de fuerza de trabajo hemos usado para cada obra. 1.

Vaya a la primera hoja del libro.

2.

Haga clic en la celda H1.

3.

Escriba TOTAL.

4.

Haga clic en la celda H2.

5.

Use el botón Autosuma para calcular cuantas horas ha trabajado cada trabajador.

6.


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7.


8.

Escriba TOTAL.

9.


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10. Use el botón Autosuma para calcular cuántas horas se han trabajado cada día en la obra. 11. Copie la fórmula hacia la derecha. Observe como ha calculado también el total de horas trabajadas en la obra.

12. Use la misma técnica para sumar el número de horas en las hojas DUERO,16 y TOTAL.

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19.4. Horas extra El horario laboral es de 8 horas diarias. Para saber las horas extra, vamos a crear una hoja nueva donde en cada celda se reste 8 al número de horas trabajadas. Con esto tendremos una hoja donde se calculan las horas extra. 1.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja TOTAL.

2.

Haga clic en la opción Mover o copiar.

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3.

En la ventana Mover o copiar, haga clic en la casilla Crear una copia.

4.

En la lista Antes de la hoja, haga clic en la opción (mover al final).

5.


6.

Cambie el nombre de esta hoja a EXTRAS.

7.

Haga clic en la celda C2 de la hoja EXTRAS.

8.

Haga clic al final de la barra de fórmulas.

9.

Escriba lo siguiente para restar 8 del número total de horas:

-8 10. Pulse Intro para confirmar la fórmula.

11. Ahora vamos a copiar la fórmula. Haga clic en la celda C2. 12. Haga clic en el menú Edición | Copiar. 13. Seleccione las celdas desde la C2 hasta la G10. 14. Haga clic en el menú Edición | Pegar.

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19.5. Horas por obra En otra hoja haremos un resumen de las horas de cada obra y el porcentaje que representa cada obra respecto al total.

1.

Inserte una nueva hoja al final con el nombre RESUMEN.

2.

Escriba los siguientes datos en ella:

3.


4.

Escriba el siguiente símbolo para comenzar la fórmula:

= 5.

Haga clic en la pestaña JAEN,3 en la zona inferior para activarla.

6.

Haga clic en la celda H11 para colocar el número total de horas.

7.


8.

Repita esta operación para colocar en la celda B3 el número total de horas de la obra DUERO,16.

9.

Sume el total de horas de las dos obras en la celda B4.

10. Haga clic en la celda C2.

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11. Escriba la siguiente fórmula para calcular el porcentaje de horas correspondiente a la primera obra:

=B2/$B$4 12. Haga clic en el botón % de la barra de formato para expresar apropiadamente el porcentaje. 13. Copie la fórmula hacia abajo para calcular el porcentaje de la obra DUERO,16.

19.6. Pago de horas extra Vamos a calcular cuanto tenemos que pagar a cada trabajador por las horas extra que ha echado 1.

Active la hoja EXTRAS.

2.

Haga clic en la celda I1.

3.

Escriba HORA.

4.

Tenemos 2 categorías y, dependiendo de la misma, tenemos que pagar un precio por hora u otro a cada categoría. La hora extra de oficial se paga a 12€ y la hora extra de peón se paga a 10€. Haga clic en la celda I2.

5.


=SI(B2="Oficial";12;10) Esta fórmula permite elegir el contenido de una celda dependiendo del valor de otra. En este caso, se comprueba la condición B2=”Oficial”. Si se cumple esta condición, la celda tendrá un 12. Si no se cumple esta condición, la celda tendrá un 10. 6.

Copie la fórmula hacia abajo. Al copiar la fórmula se ve la utilidad de esta fórmula. Dependiendo de la categoría, la fórmula calcula la cantidad que tenemos que pagar por hora en el recibo.

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Para terminar, vamos a calcular cuanto tenemos que pagar por las horas extra. Haga clic en la celda J1 y escriba RECIBO.

8.

Haga clic en la celda J2.

9.


=H2*I2 10. Copie la fórmula hacia abajo.

Ejercicio. Use la hoja con los totales de los recibos y un documento de Word para obtener un recibo para cada trabajador.

Sesión 20. Formato condicional 20.1. Buenos resultados Tenemos una lista para de ventas diarias y queremos que el programa nos avise cuando obtenemos buenos resultados. Vamos a hacer esto usando un formato condicional: cuando los beneficios un día superen una determinada cantidad, vamos a a hacer que cambie el color de la letra, de modo que sea más visible. 1.

Abra Excel y escriba los siguientes datos.

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2.

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Haga lo necesario para calcular los beneficios diarios.

20.2. Cambiar el formato Ahora vamos a aplicar el formato condicional. 1.

Seleccione las celdas desde la D2 a la D16.

2.

Haga clic en el menú Formato | Formato condicional.

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3.

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En la ventana de formato condicional puede elegir entre varias condiciones. Haga clic en la lista para elegir el intervalo.

4.

Haga clic en la opción mayor que.

5.

Ahora escriba 1000 en el cuadro para que solo se marquen con un formato especial aquellas celdas cuyo valor sea mayor de 1000.

6.

Haga clic en el botón Formato.

7.

Se abre la ventana de formato donde puede especificar algunas opciones de formato. En nuestro caso vamos a cambiar el fondo de la celda, así que haga clic en la pestaña Tramas.

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8.

Haga clic sobre un color en el cuadro de selección de color.

9.


10. Haga clic de nuevo en el botón Aceptar para aplicar el formato condicional.

11. Observe como solo las celdas que tienen un número mayor o igual que 1000 tienen el fondo del color seleccionado.

Ejercicio. Haga lo necesario para señalar con un color distinto aquellos trabajadores que realizan horas extra en el ejercicio de la sesión anterior.

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20.3. Validación de datos Los seres humanos nos equivocamos: Excel nos permite darnos cuenta de ello usando la validación de datos. Cuando Excel valida los datos, comprueba que cumplen unas determinadas condiciones y, si no es así, nos avisa de ello. 1.

Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2.

Estamos haciendo una hoja para apuntar los cumpleaños de nuestros amigos para que no se nos olviden. Vamos a hacer que Excel compruebe que estamos introduciendo fechas y que además, estas fechas sean posteriores al año 2004. Seleccione las celdas desde la B2 hasta la B9.

3.

Haga clic en el menú Datos | Validación.

4.

En el menú de validación, despliegue la lista Permitir.

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5.

Seleccione la opción Fecha.

6.

En la lista Datos seleccione la opción menor que.

7.

Como fecha final, escriba la fecha de hoy. De este modo no podremos tener amigos que no hayan nacido aún.

8.

Ahora haga clic en la pestaña Mensaje entrante.

9.

Escriba como título Fecha de nacimiento y como mensaje de entrada Introduzca una fecha anterior a la actual.

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10. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. 11. Escriba en el Título Error de fecha y en el mensaje de error Introduzca una fecha que sea anterior al día de hoy.

12. Haga clic en el botón Aceptar. 13. Ahora haga clic en la celda B2. 14. Observe como se muestran los datos que hemos escrito en la pestaña Mensaje entrante en el cuadro amarillo de información.

15. Escriba la siguiente fecha y pulse Intro.

6/6/6 138/218


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16. Como la fecha es posterior a la fecha que escribimos en la ventana de validación, se muestra una ventana de error.

17. Haga clic en el botón Cancelar para no aceptar este dato. 18. Ahora escriba la palabra hola y pulse Intro. 19. Nos vuelve a salir el mismo mensaje de error. Haga clic en el botón Cancelar. 20. Ahora escriba una fecha anterior a la fecha de hoy y observe como este dato si se mantiene.

Validación de datos: lista Muchas veces necesitamos escribir muchas veces los mismos datos y perdemos el tiempo si los tenemos que escribir. Vamos a hacer que, al colocarnos en una celda, se despliegue una lista para que no tengamos que escribir el dato en la celda, sino que se rellene automáticamente al seleccionarlo.

1.

Abra Excel

2.

Introduzca los siguientes datos.

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3.

Seleccione las celdas desde la A2 hasta la A16.

4.

Haga clic en el menú Datos|Validación.

5.

En la lista Permitir, seleccione la opción Lista.

6.

Para seleccionar la lista, haga clic en el botón para ir a la hoja del campo Origen.

7.

Seleccione las celdas que tienen los nombres de los artículos, esto es, desde la F2 hasta la F8.

8.

Haga clic en el botón para volver la ventana de Validación.

9.


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10. Haga clic en la celda A2. 11. Observe como se muestra un triángulo negro mirando hacia abajo dentro de un botón. Esto indica que lo podemos desplegar. Haga clic en ese botón.

12. Se despliega la celda y puede seleccionar uno de los artículos que ha escrito. Esto prevé problemas y evita que se puede escribir el artículo de varias formas distintas.

Sesión 21. Si 21.1. Ahorrar escritura En la lista de trabajadores nos hemos hartado de escribir y queremos automatizar más la introducción de datos. Así, nos hemos propuesto asignar un número a cada categoría profesional. Categoría

Número

Encargado

1

Oficial

2

Peón

3

Vamos a crear una fórmula que traduzca los números que introduzcamos a las categorías. 1.

Abra Excel.

2.


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3.

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Ahora vamos a escribir una fórmula que traduzca los códigos de categoría al nombre de la categoría que le corresponde. Haga clic en la celda C2.

4.

Escriba la siguiente fórmula: =SI(B2=1;”Encargado”;SI(B2=2;”Oficial”;SI(B2=3;”Peón”))) Esta fórmula contiene 3 condiciones. Si en la celda B2 está el número 1, la categoría del trabajador es Encargado, si en celda B2 hay un 2, la categoría del trabajador es Oficial, si en la celda B2 hay un 3, la categoría del trabajador es Peón.

5.

Pulse la tecla Intro. Observe que, como el código de la categoría es 1, el nombre de la categoría es Encargado. Copie la fórmula hacia abajo y observe como cada trabajador tiene su categoría pero nos hemos ahorrado de escribir los nombres completos de las categorías.

21.2. Buscar Vamos a crear una hoja de cálculo que traduzca los números de las notas a letras. Si la nota está entre 0 y 5, la nota es suspenso, si la nota está entre 5 y 6 la nota es suficiente, si la nota está entre 6 y 7 la nota es bien, si la nota está entre 7 y 9 la nota es notable y si la nota está entre 9 y 10 la nota es sobresaliente.

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1.

Entre en Excel.

2.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo:

3.


4.


=BUSCARV(B2;$F$1:$G$6;2) La fórmula BUSCARV busca el valor de la celda B2 (2,3) en el rango de celdas donde hemos escrito las notas, es decir, de la celda F1 hasta la celda G6 y saca el valor de la segunda columna de la tabla, esto es, suspenso. 5.

Copie esta fórmula hacia abajo para comprobar que las notas se muestran correctamente.

21.3. Elegir Podemos elegir entre una serie de valores a partir de un número o índice con la fórmula elegir. Vamos a realizar lo mismo que hicimos en el apartado 1, pero usando la fórmula ELEGIR.

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1.

Curso de Excel

Recuerde que asignábamos un número a cada categoría. Copie los siguientes datos desde la hoja que realizamos en el apartado 1.

2.

Borre las fórmulas desde la celda C2 hasta la celda C10.

3.


4.

Escriba en C2 la siguiente fórmula y pulse la tecla Intro:

=ELEGIR(B2;"Encargado";"Oficial";"Peón") Esta fórmula asigna un texto dependiendo del valor de B2. Si B2 vale 1, se introduce el texto Encargado en la celda C2, si B2 vale 2, se pone el texto Oficial, si B2 vale 3, se pone el texto Peón. 5.


21.4. Contar en una tabla

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Tenemos una lista de ventas diarias y queremos saber cuanto se ha vendido de cada artículo. Vamos a ver como hacer que Excel sume automáticamente las apariciones de determinado producto. 1.

Abra Excel e introduzca los siguientes datos en una hoja de cálculo.

2.

Copie la siguiente tabla a la derecha de las ventas.

3.


4.


=CONTAR.SI($A$1:$A$20;C2) Esta fórmula cuenta cuantas celdas en el rango A1:A20, es decir, en la lista de ventanas, coinciden con la celda C2, es decir, el texto Camisa. 5.

Copie la fórmula hacia abajo y compruebe si efectivamente Excel ha contado correctamente.

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21.5. Varias condiciones Hemos realizado un examen y hemos hecho un trabajo. Los alumnos aprueban si y solo sí la nota del examen es mayor o igual que 5 y el examen ha sido realizado con éxito.

1.

Escriba los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo:

2.


3.


=SI(Y(B2>=5;C2="S");"Apto";"No Apto") Aquí hay una condición doble así que usamos el operador lógico Y, que hace que tengan que cumplirse las dos condiciones, que la nota sea mayor o igual que 5 y que, al mismo tiempo, se haya entregado el trabajo. 4.

Copie la fórmula hacia abajo y compruebe que efectivamente.

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Sesión 22. Fechas, formato, Sumar.si, subtotales 22.1. Fórmulas de fecha Tenemos un motel donde cobramos por día: en una tabla tenemos el nombre del cliente, el día de entrada y el día de salida. Cada habitación cuesta 15 €/día. Vamos a calcular cuanto tiene que pagar cada cliente. 1.

Abra Excel.

2.

Copie los siguientes datos:

3.


4.

Escriba la siguiente fórmula y pulse la tecla Intro.

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=C2-B2 5.

Si le sale el siguiente número, no se preocupe. Es que esta celda ha tomado el formato de fechas que tenían las celdas que están a la izquierda. Haga clic en la celda D2.

6.


7.

Haga clic en la opción Celda.

8.

En la ventana Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número.

9.

Haga clic en la categoría General.

10. Haga clic en el botón Aceptar. 11. Ahora el número se muestra correctamente. Vamos un poco más allá. Cambiemos el formato del número de modo que después del número se muestra la palabra “días”. 148/218


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12. Haga clic en la celda D2. 13. Haga clic en el menú Formato | Celda. 14. Haga clic en la pestaña General si no está activa. 15. En la lista Categoría, haga clic en la opción Personalizada. 16. En el campo Tipo, escriba lo siguiente:

# “ días” 17. El símbolo #(almohadilla) representa el número que hay en la celda. El texto días entre comillas indica que vamos a escribir este texto justo detrás de la almohadilla.

18. Haga clic en el botón Aceptar. 19. Observe como ahora se muestra el número seguido del texto días. Copie esta fórmula hacia abajo.

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20. Haga clic en la celda A14 y escriba Precio por día. 21. Haga clic en la celda B14 y escriba 15. 22. Ponga esta celda en formato €.

23. Haga clic en la celda E2.

24. Escriba la siguiente fórmula:

=D2*$B$14 25. Copie la fórmula hacia abajo.

Ejercicio. Tenemos un cyber y queremos saber cuanto tenemos que cobrar a cada cliente. Sabiendo que las horas se redondean hacia arriba (si un cliente está una

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hora y media tiene que pagar dos) y que cada hora cuesta 1,5 €, calcula cuanto ganamos en este cyber esta tarde.

22.2. Sumar.SI La función SUMAR.SI solo suma aquellas celdas de un rango que cumplen una determinada condición. Veamos un ejemplo.

1.

Copie los siguientes datos en Excel. Son las ventas un determinado día.

2.

Ahora vamos a sumar cuanto hemos obtenido por los pantalones. Haga clic en al celda E2.

3.


=SUMAR.SI($A$2:$A$20;D2;$B$2:$B$20) El primer parámetro indica el rango que va a ser evaluado, es decir, donde está la condición. El segundo parámetro es la condición. Y el tercer parámetro son las celda que se van a sumar. Sumamos esto si… Coincide con esta celda

el valor de esta columna

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Según esto, sumamos si nos encontramos con pantalones.

4.

Copie la fórmula hacia abajo y sume cuanto hemos vendido de cada artículo.

22.3. Agrupar los datos ¿Qué tal si pudiera crear la tabla de resumen de ventas por artículo automáticamente? Vamos a ver como. 1.

Cree una copia de la hoja que creo anteriormente.

2.

Borre de la tabla de resumen que está a la derecha.

3.

Antes de hacer un resumen, tenemos que ordenador los datos. Seleccione todas las celdas desde la A1 hasta la B20.

4.

Haga clic en el menú Datos | Ordenar.

5.

En la ventana de ordenación, seleccione la lista Artículo si no está seleccionada ya.

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6.

Haga clic en el botón Aceptar. La tabla queda ordenada.

7.

Ahora haga clic en el menú Datos.

8.

Haga clic en la opción Subtotales.

9.

En la ventana de Subtotales, haga clic en el botón Aceptar.

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10. Por fin, se resumen todos los artículos vendidos y se suman automáticamente sus importes.

Sesión 23. Tablas de simple y doble entrada 23.1. Tablas de una entrada Imagine que vamos a comprar un coche de 12.000 € y quiere saber cuanto debe pagar al mes dependiendo del interés. Para eso podemos usar una tabla de una sola entrada. 26. Abra Excel. 27. Copie los siguientes datos:

28. Haga clic en la celda C2. 29. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

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=PAGO(A2/12;60;$C$1) Esa fórmula calcula el pago mensual de un préstamo: el porcentaje anual está en A2, que, como está vacío, es 0. 60 es el número de meses durante el que vamos a pagar el préstamo y C1 es el importe del préstamo.

30. Ahora vamos a rellenar estos datos. Seleccione el rango de celdas B2:C9. 31. Haga clic en el menú Datos. 32. Haga clic en la opción Tabla.

33. Se abre la ventana Tabla, donde puede seleccionar que datos cambiarán en la fórmula que hemos introducido en la celda C2. Haga clic en el botón para seleccionar celda a la derecha del cuadro Celda de entrada (columna).

34. Haga clic en la celda A2. Esta es la celda que tiene el porcentaje de interés en la fórmula de la celda C2.

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35. Haga clic en el botón a la derecha de la ventana Tabla-Celda de entrada (colum…). 36. En la ventana Tabla, haga clic en el botón Aceptar.

37. Observe como se han rellenado los importes dependiendo del porcentaje de interés aplicado.

23.2. Tabla de doble entrada Igual que hemos calculado distintos valores dependiendo de una variable, en el caso anterior el porcentaje de interés, podemos calcular distintas cantidades dependiendo de dos variables. En nuestro caso, vamos a crear una tabla donde calcularemos el gasto dependiendo de los días que estemos en un hotel y la clase de habitación. 156/218


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1.

Entre en Excel y copie los siguientes datos:

2.

Vamos a escribir unos datos de prueba que necesitamos para que nuestra fórmula funcione. Haga clic en la celda A1 y escriba 2.

3.

Haga clic en la celda A2 y escriba 3.

4.

Haga clic en la celda B3, escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=A1*B1

5.

Ya lo tenemos todo preparado. Hemos introducido la fórmula de multiplicar porque para calcular cuanto se va a gastar en 5 días tenemos que multiplicar el precio diario por el número de días.

6.

Seleccione el rango de celdas B3:H6.

7.

Haga clic en el menú Datos.

8.

Haga clic en Tabla.

9.

Se abre la ventana de tabla.

10. Haga clic en el botón de selección de celda a la derecha del cuadro Celda de entrada (fila).

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11. Se abre la ventana Tabla – Celda de entrada (fila) para seleccionar una celda. Haga clic en la celda A1. Recuerde que la fórmula que escribimos tenía la celda A1. Esta fórmula será sustituida por toda la fila.

12. Haga clic en el botón a la derecha de la ventana Tabla – Celda de entrada (fila) para volver a la ventana Tabla. 13. Haga clic sobre el botón a la derecha del campo Celda de entrada (columna).

14. Se abre la ventana para seleccionar una celda. Haga clic en la celda B1.

15. Haga clic en el botón a la derecha de la ventana Tabla – Celda de entrada (colum…). La celda B1 será sustituida en la fórmula por todos los datos de la columna. 16. Haga clic en el botón Aceptar.

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17. Observe como ahora se ha rellenado cada una de las celdas con el resultado de multiplicar el número de días en la habitación por el precio de la misma.

23.3. Tablas de doble entrada: otra manera Hay otra manera de crear tablas de doble entrada usando referencias absolutas. 1.

Copie los mismos datos que en el ejercicio anterior en una nueva hoja de cálculo.

2.

Si tiene que calcular el precio total de 5 días en una habitación de tipo A, tiene que escribir la fórmula =B4*C3. Observe el resto de fórmulas que tiene que escribir en la tabla. 5 30,00 € 50,00 € 100,00 €

3.

=B4*C3 =B5*C3 =B6*C3

10 =B4*D3 =B5*D3 =B6*D3

15 =B4*E3 =B5*E3 =B6*E3

20 =B4*F3 =B5*F3 =B6*F3

25 =B4*G3 =B5*G3 =B6*G3

¿Qué tienen en común todas estas fórmulas? Observe que todas empiezan con una B. Además, todas terminan con un 3. La razón es que los precios están en la columna B mientras que el número de días está en la fila 3.

4.


5.


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=$B4*C$3 6.

Esta fórmula fija la columan B que no cambia y el número 3, que tampoco cambia. Ahora vamos a copiar la fórmula. Haga clic en la celda C4.

7.

Haga clic en el menú Edición | Copiar.

8.

Seleccione el rango de celdas C4:H6.

9.

Haga clic en el menú Edición | Pegar.

¡¡¡Muy bien!!! Observe como se ha rellenado el precio para cada número de días y precio.

Sesión 24. Cambio, ocultar columnas, pronóstico 24.1. Calcular el cambio Vamos a hacer una pequeña hoja de cálculo que nos diga cuantos billetes y monedas tenemos que devolver según lo que nos paguen. Para ello necesitaremos la función Residuo, que calcula el resto de una división.

1.

Cree una nueva hoja de cálculo y copie en ella los siguientes datos:

2.

Escriba la siguiente fórmula para calcular la vuelta y pulse Intro.

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=B2-B1 3.

Ahora vamos a calcular cuantos billetes o monedas de cada tipo tenemos que devolver. Haga clic en la celda B4.

4.


=ENTERO(B3/A4) Esta fórmula divide la vuelta entre el valor del billete de 500 y nos dice cuantos billets de 500 tenemos que devolver al cliente. 5.


6.


=RESIDUO(B3;A4) Esta fórmula calcula el resto de dividir la vuelta que hay que dar y el billete de 500, así que calcula cuanto nos queda por devolver. 7.


8.


=ENTERO(C4/A5) 9.


10. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=RESIDUO(C4;A5) 11. Copie estas dos fórmulas hacia abajo para terminar de calcular cuantas monedas de cada tipo tenemos que dar al cliente.

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24.2. Inmovilizar Muchas veces tenemos hojas de cálculo muy largas. Cuando nos movemos hacia abajo, perdemos la primera fila, donde están los encabezados de las columnas. Vamos a aprender a dejar fija la primera columna de una hoja de cálculo.

1.

Abra el archivo inmovilizar.xls.

2.

Haga clic en la cabecera de la fila 2 para seleccionar la fila completa.

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3.

Haga clic en el menú Ventana.

4.

Haga clic en la opción Dividir.

5.

Observe como la hoja se divide en 2 partes. Una línea gris separa los dos paneles. En la zona derecha de la ventana tiene 2 barras de deslizamiento vertical, una para cada zona de la hoja. Ahora tiene dos vistas de la misma hoja de cálculo, dos paneles, cada uno de ellos independiente del otro. Esto es útil cuando tiene hojas de cálculo muy grandes y desea ver dos zonas bastante separadas.

6.

Ahora haga clic en el menú Ventana.

7.

Haga clic en la opción Inmovilizar paneles.

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Ahora desaparece la línea que separa los paneles. Sin embargo, los paneles siguen estando. Haga clic en la barra de deslizamiento vertical para comprobar como la primera fila se mantiene en su sitio.

24.3. Ocultar filas y columnas A veces nos interesará ocultar algunas filas y columnas. Realice el siguiente ejercicio. 1.

Queremos calcular los nuevos precios de nuestra gama de artículos al aplicar la rebaja. Copie los nombres, los precios y los descuentos y calcule el nuevo precio.

2.

Imagine que quiere imprimir una nueva hoja solo con los nuevos precios. Haga clic en el encabezado de la columna B con el botón izquierdo del ratón.

3.

Haga clic en la opción Ocultar.

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4.

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La columna ya no se muestra. Oculte también la columna C. Ahora, si imprime los datos no se verán las otras columnas.

5.

Y ahora, ¿Cómo volvemos a ver las columnas? Haga clic en el encabezado de la columna A y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta el encabezado de la columna D.

6.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los dos encabezados.

7.

Haga clic en la opción Mostrar.

24.4. Pronóstico

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La función Pronóstico analiza un conjunto de datos y prevé el comportamiento de una variable a partir de otra.

1.


2.

Haga clic en la celda A11 y escriba el 2010.

3.

Haga clic en la celda B11 y escriba la siguiente fórmula.

=PRONOSTICO(A11;B2:B9;A2:A9) Esta fórmula calcula cual es el número de personas que naveguen por Internet si se sigue esta tendencia. 4.

Como la tendencia es ascendente, el número que da la función Pronóstico es más grande:

Sesión 25. Aplicaciones prácticas 25.1. Calcular la gasolina

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Trabajamos en una empresa constructora y tenemos que ir por las obras mirando como van. La gasolina nos la tiene que pagar la empresa, así que vamos a hacer una hoja de cálculo donde podamos apuntar los kilómetros que hagamos y luego calculemos cuanto nos tienen que pagar. 1.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de cálculo. Use el menú Edición | Rellenar con la opción Días laborables para rellenar los días laborables de las dos semanas desde el 5 de Junio al 18 de Junio.

2.

Calcule los kilómetros recorridos al final del día.

3.

Ahora vamos a usar un concepto nuevo: los nombres de celda. En vez de referirse a una celda por su letra de columna y su número de fila, puede ponerle un nombre. De este modo, es más fácil acordarse de ella y referirse a ella en las fórmulas. Haga clic en la celda B1, que tiene el importe que vamos a cobrar por kilómetro

4.

Haga clic en el cuadro de nombres, que está en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

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5.

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Borre su contenido y escriba lo siguente: centimosporkm

6.

Pulse Intro. Ahora puede referirse a esta celda por centimosporkm en todas las fórmulas que use.

7.

Para calcular el importe diario que hemos de cobrar, vamos a usar el nombre que acabamos de definir. Haga clic en la celda E5.

8.

Escriba lo siguiente:

=D5*centimosporkm 9.


10. Ponga el formato a Euros. 11. Sume el importe total que tenemos que cobrar.

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25.2. Registro de facturas Vamos a crear una hoja de cálculo para llevar un control sobre las facturas que emitimos, los importes totales a los que ascienden, los descuentos que se hacen y el porcentaje de IVA que se aplica.

1.


2.

Calcule la base imponible usando la siguiente fórmula:

=E7-E7*F7 3.

Calcula el total de la factura usando la siguiente fórmula:

=G7+G7*H7 4.

Calcule la fecha prevista de pago sumando un mes a la fecha de la factura usando la siguiente fórmula:

=FECHA(AÑO(B7);MES(B7)+1;DIA(B7)) 25.3. Tabla de asistencia Vamos a crear una hoja de cálculo que cuente cuantos alumnos han asistido a clase. 1.


2.

Supongamos que tenemos un horario flexible, pero que tenemos que calcular cuantas horas trabaVamos a hacer una pequeña hoja de cálculo que nos diga cuantos billetes y

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monedas tenemos que devolver según lo que nos paguen. Para ello necesitaremos la función Residuo, que calcula el resto de una división.

12. Cree una nueva hoja de cálculo y copie en ella los siguientes datos:

13. Escriba la siguiente fórmula para calcular la vuelta y pulse Intro.

=B2-B1 14. Ahora vamos a calcular cuantos billetes o monedas de cada tipo tenemos que devolver. Haga clic en la celda B4. 15. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro:

=ENTERO(B3/A4) Esta fórmula divide la vuelta entre el valor del billete de 500 y nos dice cuantos billets de 500 tenemos que devolver al cliente. 16. Haga clic en la celda C4. 17. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro:

=RESIDUO(B3;A4) Esta fórmula calcula el resto de dividir la vuelta que hay que dar y el billete de 500, así que calcula cuanto nos queda por devolver. 18. Haga clic en la celda B5. 19. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=ENTERO(C4/A5) 20. Haga clic en la celda C5.

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21. Escriba la siguiente fórmula y pulse Intro.

=RESIDUO(C4;A5) 22. Copie estas dos fórmulas hacia abajo para terminar de calcular cuantas monedas de cada tipo tenemos que dar al cliente.

24.2. Inmovilizar Muchas veces tenemos hojas de cálculo muy largas. Cuando nos movemos hacia abajo, perdemos la primera fila, donde están los encabezados de las columnas. Vamos a aprender a dejar fija la primera columna de una hoja de cálculo.

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Abra el archivo inmovilizar.xls.

10. Haga clic en la cabecera de la fila 2 para seleccionar la fila completa.

11. Haga clic en el menú Ventana. 12. Haga clic en la opción Dividir.

13. Observe como la hoja se divide en 2 partes. Una línea gris separa los dos paneles. En la zona derecha de la ventana tiene 2 barras de deslizamiento vertical, una para cada zona de la hoja. Ahora tiene dos vistas de la misma hoja de cálculo, dos paneles, cada uno de ellos independiente del otro. Esto es útil cuando tiene hojas de cálculo muy grandes y desea ver dos zonas bastante separadas.

14. Ahora haga clic en el menú Ventana. 15. Haga clic en la opción Inmovilizar paneles. 172/218


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16. Ahora desaparece la línea que separa los paneles. Sin embargo, los paneles siguen estando. Haga clic en la barra de deslizamiento vertical para comprobar como la primera fila se mantiene en su sitio.

24.3. Ocultar filas y columnas A veces nos interesará ocultar algunas filas y columnas. Realice el siguiente ejercicio. 8.

Queremos calcular los nuevos precios de nuestra gama de artículos al aplicar la rebaja. Copie los nombres, los precios y los descuentos y calcule el nuevo precio.

9.

Imagine que quiere imprimir una nueva hoja solo con los nuevos precios. Haga clic en el encabezado de la columna B con el botón izquierdo del ratón.

10. Haga clic en la opción Ocultar.

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11. La columna ya no se muestra. Oculte también la columna C. Ahora, si imprime los datos no se verán las otras columnas.

12. Y ahora, ¿Cómo volvemos a ver las columnas? Haga clic en el encabezado de la columna A y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta el encabezado de la columna D. 13. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los dos encabezados. 14. Haga clic en la opción Mostrar.

24.4. Pronóstico

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La función Pronóstico analiza un conjunto de datos y prevé el comportamiento de una variable a partir de otra.

5.


6.

Haga clic en la celda A11 y escriba el 2010.

7.

Haga clic en la celda B11 y escriba la siguiente fórmula.

=PRONOSTICO(A11;B2:B9;A2:A9) Esta fórmula calcula cual es el número de personas que naveguen por Internet si se sigue esta tendencia. 8.

Como la tendencia es ascendente, el número que da la función Pronóstico es más grande:

Sesión 26. Objetivos y escenarios 26.1. ¿Cuánto debe ser el beneficio?

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1.

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Vendemos calcetines que compramos a 2 € con un porcentaje de beneficio del 15%. Queremos usar una hoja de cálculo para calcular los beneficios. Hoy hemos vendido 200 pares de calcetines. Hemos creado la siguiente hoja, donde le dejamos como ejercicio que calcule el precio de venta y el beneficio.

2.

El beneficio está bien pero se nos ocurre la siguiente pregunta. ¿Qué porcentaje de beneficio tendría que haber puesto para ganar 100€? Puedo calcularlo muy bien probando: cambio el número en B2 hasta que en el B6 tenga un 100. Pues no hace falta, ya que Excel lo hace por nosotros. Veamos como. Haga clic en la celda B6, que es la celda donde queremos tener un 100.

3.

Haga clic en el menú Herramientas | Buscar objetivo.

4.

Se abre la ventana Buscar objetivo donde debemos introducir los datos para el objetivo.

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5.

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Haga clic en el cuadro Con el valor y escriba 100, que son los beneficios que queremos obtener.

6.

Haga clic en el cuadro Para cambiar la celda. Aquí tenemos que seleccionar que celda tenemos que cambiar para cambiar el beneficio. Haga clic en la celda B2.

7.

Para terminar, haga clic en el botón Aceptar.

8.

Se abre la ventana donde puede ver el estado de la búsqueda. Se le informe de que se ha encontrado una solución. Haga clic en el botón Aceptar.

9.

Por fin, se han cambiado los datos. Observe como ha subido el % beneficio y , por tanto, también los ingresos.

Ejercicio. Sabemos que haciendo una hora de natación con un nivel de esfuerzo A adelgazamos 100 gramos. Nuestro peso actual es de 90 kg y, para estar más sanos, 177/218


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nuestro médico nos ha dicho que tenemos que bajar a 75 kg. ¿Cuántas horas de ejercicio necesitamos hacer para adelgazar esos 15 kgs si hacemos natación? ¿Y cuanto tenemos que adelgazar por hora si queremos adelgazar esos 15 kgs en 60 horas?

26.2. Escenarios Cuando tenemos que comparar varias ofertas, lo mejor es crear escenarios. Un escenario agrupa las variables que cambian en una hoja de cálculo de modo que las podamos cambiar todas a la vez y tenerlas agrupadas con un nombre.

1.

Tenemos dos ofertas de dos empresas EmpresaA y EmpesaB. Una nos vende los calcetines a 1,8 € y la otra a 1,9 €. Vamos a ver como influye este cambio de precio de compra en los beneficios. Copie la hoja de cálculo que creó anteriormente.

2.

Lo primero que tenemos que hacer es ponerle nombre a la celda que va a modificar el pedido. Haga clic en la celda B1.

3.

En el cuadro Cuadro de nombres, escriba preciocompra.

4.

Ahora haga clic en el menú Herramientas | Escenarios.

5.

En la ventana de Escenarios, haga clic en el botón Agregar.

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6.

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En la ventana de Agregar escenario hay que introducir los datos de la empresa. Haga clic en el cuadro Nombre del escenario.

7.

Escriba EmpresaA.

8.

Observe como la celda que va a cambiar es la celda B1.

9.


10. Ahora se nos pide que introduzcamos el precio de compra del elemento. Escriba 1,8 y haga clic en el botón Aceptar.

11. En la lista de Escenarios, se muestra el que acabamos de crear. 179/218


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12. Agregue otro escenario para la EmpresaB con un precio de compra de 1,9. 13. Ahora, para obtener una comparativa de las 2 empresas, haga clic en el botón Resumen. 14. Se muestra la ventana Resumen del escenario, donde podemos especificar las celdas de resultado. Haga clic en la celda B6, que son los beneficios que se mostrarán como resultados.

15. Haga clic en el botón Aceptar. 16. Se crea una nueva hoja de cálculo con el resumen: el beneficio con los valores actuales, el beneficio con la empersa A y con la empresa B.

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Ejercicio 1. Tenemos una farmacia. Nos ofrecen varias ofertas sobre un artículo: una empresa nos da un 20% de descuento, mientras que la otra nos hace una bonificación de 1 caja de regalo por cada 5 que compremos. Llega una tercera empresa y nos ofrece un 10% de descuento y 1 caja de regalo por cada 10 que compremos. ¿Qué empresa elegiremos?

1. Para hacer este ejercicio, primero cree la siguiente hoja de cálculo:

Las celdas B1, B2, B4 y B5 se rellenan manualmente. En la celda B3 tiene que escribir la fórmula: =B1-B1*B2 para calcular el precio quitando el descuento. En la celda B6 tiene que escribir la fórmula =B5/(B4+B5) donde calculamos el descuento que supone la bonificación. En la celda B7 tiene que escribir la fórmula =B3-B3*B6 donde calculamos cuanto cuesta el artículo finalmente tras el descuento y la bonificación.

2.

Una vez hecha esta hoja, vamos a poner nombre en algunas celdas. Haga clic en la celda B2.

3.

En el cuadro para los nombres de las celdas escriba descuento.

4.

Haga clic en la celda B4 y escriba como nombre de la celda base.

5.

Haga clic en la celda B5 y escriba como nombre de la celda bonificación.

6.

Ahora vamos a crear un escenario. Haga clic en la celda B2.

7.

Haga clic en el menú Herramientas | Escenarios.

8.

Haga clic en el botón Agregar.

9.

Como nombre del escenario, escriba Proveedor 1.

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10. Haga clic en el botón

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para ir a la hoja de cálculo para seleccionar las celdas

cambiantes. 11. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic en las celdas B2, B4 y B5.

12. Haga clic en el botón para volver a la ventana de creación de escenario. 13. Haga clic en el botón Aceptar. 14. En la ventana para especificar los valores del escenario, haga clic en el botón Aceptar.

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15. Ahora haga clic en el botón Agregar para añadir un nuevo escenario. 16. Como nombre del escenario escriba

17. Haga clic en el botón Aceptar. 18. Escriba los siguientes datos para los valores del escenario: descuento 0, base 5 y bonificación 2.

19. Haga clic en el botón Aceptar. 20. De vuelta a la ventana de Escenarios, haga clic en el botón Resumen. 21. Haga clic en el botón Aceptar. El resumen tendrá un aspecto parecido al siguiente:

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Sesión 27. Solver 27.1. Instalar Solver Excel dispone de una serie de complementos para solucionar problemas avanzados y algunas nuevas funciones. Vamos a instalar el complemento Solver.

1.

Haga clic en el menú Herramientas.

2.

Haga clic en Complementos.

3.

En la ventana Complementos, haga clic en la casilla Solver.

4.


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27.2. Usar solver Solver es una herramienta compleja con muchas opciones. Vamos a realizar un ejemplo simple para ver su utilidad.

1.

Copie los siguientes datos en una hoja de cálculo, calculando usted los beneficios totales y las sumas de unidades y beneficios:

2.

Tenemos una planta industrial donde producimos los productos A y B. Para el pedido de hoy necesitamos 30 unidades del producto A. Además, necesitamos producir varias unidades del producto B para pedidos posteriores, pero no sabemos cuantas. Por razones de costes y materiales, el número máximo de unidades del producto B que podemos producir es 40. Por razones de tiempo, no podemos producir más de 100 productos en total. ¿Cuántas unidades debemos producir de cada uno para maximizar el beneficio? Este es un problema para Solver. Vamos a ver como se usa. Haga clic en la celda D4.

3.

Haga clic en el menú Herramientas | Solver.

4.

En la ventana de Solver, lo primero que hay que seleccionar es que celda queremos optimizar. En este caso queremos maximizar los beneficios, por eso hemos seleccionado antes la celda D4, que contiene los beneficios. Además, el valor de la celda objetivo debe ser máximo, por eso está activada la opción Máximo.

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5.

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Ahora vamos a seleccionar las celdas que deben cambiar. Haga clic en el botón para seleccionar celdas del cuadro Cambiando las celdas.

6.

Seleccione el rango de celdas B2:B3, que contienen las unidades que vamos a producir de cada artículo.

7.

Haga clic en el botón

para volver a la ventana de Solver.

8.

Ahora tenemos que definir las restricciones. Haga clic en el botón Agregar del cuadro de restricciones.

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9.

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Anteriormente hemos especificado que tenemos que producir al menos 30 unidades del producto A para satisfacer el pedido de hoy. Para especificar esta condición, escriba en el cuadro Referencia de la celda lo siguiente: B2 que es la celda que contiene el número de unidades del producto A.

10. Despliegue la lista de condición y seleccione >=. 11. En el cuadro Restricción, escriba 30. Esto indica que la celda B2, es decir, el número de unidades del producto A tiene que ser mayor que 30.

12. Haga clic en el botón Aceptar. 13. Observe que se muestra la restricción que acabamos de añadir en la lista de restricciones.

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14. Ahora vamos a añadir la otra restricción. Recuerde que, por motivos técnicos, no podemos producir más de 40 unidades del producto B. Haga clic en el botón Agregar del cuadro de restricciones. 15. En el cuadro Referencia de la celda escriba B3. 16. En la lista de condición seleccione <= 17. En el cuadro Restricción, escriba 40. Con esto especificamos que el número máximo de unidades del producto A que podemos producir es 40.

18. Haga clic en el botón Aceptar. 19. Nos queda definir una restricción más. Haga clic en el botón Agregar del cuadro de restricciones. En el cuadro de Celda escriba B4, que es la celda que contiene el número de unidades totales. 20. En la lista de condición especifique <=. 21. En el cuadro Restricción escriba 100.

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22. Haga clic en el botón Aceptar. 23. Ya tenemos especificadas las celdas que queremos optimizar y las restricciones.

24. Ahora haga clic en el botón Resolver. 25. Se muestra la ventana Resultados de Solver, donde se nos informa de si Solver ha encontrado una solución. En este caso, sí ha encontrado una solución. Haga clic en el botón Aceptar.

26. Excel actualiza automáticamente los contenidos de las celdas con las unidades de los productos. Esta claro que el producto que más tenemos que producir es el B para obtener el máximo beneficio. Así que producimos el máximo que podemos del producto B, esto es 40, y el resto, hasta llegar a 100, lo producimos del producto A.

Sesión 28. Formato avanzado 189/218


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28.1. Lo que vamos a hacer Somos psicólogos y tenemos que preparar una hoja donde podamos apuntar los progresos que hacen las personas que tratamos. Como somos psicólogos de niños, vamos a poner algunas imágenes y vamos a poner muchos colores en nuestra hoja de cálculo. Vamos a realizar el siguiente trabajo:

28.2. Tamaño de filas y columnas

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Vamos a establecer el tamaño de las filas y las columnas antes de empezar a escribir. 1.

Vamos a seleccionar las primeras cuatro columnas. Haga clic en el encabezado de la columna A y sin soltar, arrastre hasta el encabezado de la columna D para seleccionar las 4 columnas.

2.


3.

Haga clic en el submenú Columna.

4.

Haga clic en la opción Ancho.

5.

Se abre una ventana donde usted puede especificar el ancho de las columnas. Escriba 18 en el cuadro Ancho de columna.

6.

Pulse el botón Aceptar.

7.

Observe como las columnas han aumentado su tamaño.

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Academia Usero 8.

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Ahora vamos a aumentar el tamaño de las filas. Haga clic en el encabezado de la fila 1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta la fila 15.

9.


10. Haga clic en el grupo Fila. 11. Haga clic en la opción Alto.

12. En el cuadro Alto de fila, escriba 23.

13. Haga clic en el botón Aceptar. 14. La primera fila ha de ser un poco más alta. Haga clic en el encabezado de la primera fila. 15. Haga clic en el menú Formato | Fila | Alto. 16. Escriba 87. 17. Pulse la tecla Intro. 192/218


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18. Este es el aspecto actual de la hoja de cálculo.

28.3. Bordes Vamos a poner bordes en nuestra hoja de cálculo. 1.

Haga clic dentro de la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta la celda D15.

2.


3.

Haga clic en la opción Celdas.

4.

Se abre la ventana de formato de celdas. Haga clic en la pestaña Bordes.

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En la pestaña Bordes tiene todas las opciones necesarios para colocar bordes a la hoja de cálculo. Primero vamos a poner un borde de contorno. En la lista Estilo dentro del cuadro Línea, haga clic sobre la línea doble que está en el extremo inferior derecho del cuadro.

19. Despliegue la lista color y seleccione el color rojo.

20. Haga clic en el botón Contorno para aplicar este borde doble de color rojo en el contorno de la hoja.

21. Ahora vamos a aplicar otro borde a las celdas interiores. En la lista de estilos de línea, haga clic en la línea simple que está justo a la izquierda de la línea doble.

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22. Haga clic en la lista Color y seleccione el color que más le guste. 23. Haga clic en el botón Interior para colocar este tipo de borde en las celdas interiores de la selección.


25. Si algún borde no nos gusta, lo podemos cambiar desde la barra de formato. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hasta la celda A4.

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Recuerde que, aunque la primera celda aparezca en blanco, sí que está seleccionada.

26. Haga clic en el pequeño triángulo a la derecha del botón Borde de la barra de formato.

27. Se despliegan los tipos de bordes que puede poner. Haga clic en el borde grueso exterior.

28. El borde ha sido colocado, pero no se ve en la zona izquierda y superior porque son tapados por los encabezados de columna y fila.

29. Si quiere ver como lleva su hoja de cálculo, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

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30. Se muestra una vista donde puede ver como va a quedar su hoja de cálculo. No se preocupe si los bordes no se muestran en color, esto depende de su impresora. Haga clic en el botón cerrar en la zona superior de la ventana de Vista preliminar.

28.4. Texto 1.


2.

Escriba lo siguiente: FECHA

3.


4.

Escriba lo siguiente: PUNTOS

5.

Ahora vamos a seleccionar las dos celdas y vamos a hacer algunas operaciones sobre ellas. Haga clic en la celda A1.

6.

Pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic sobre la celda A4. Ahora las dos celdas están seleccionadas.

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7.

Haga clic en la lista Tamaño de fuente para desplegarla.

8.

Haga clic sobre el tamaño 22.

9.

Ahora vamos a colocar el texto en el centro de la celda. Haga clic en el menú Formato.

10. Haga clic en la opción Celdas. 11. Haga clic en la pestaña Alineación. 12. Haga clic en la lista Vertical dentro del cuadro Alineación del texto. 13. Haga clic sobre Centrar.


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15. Ahora los textos están en el centro de la altura de la celda. Para centrarlos en anchura, haga clic en el botón Centrar de la barra de formato.

28.5. Insertar imágenes 1.

Haga clic en el botón Insertar imagen de la barra de Dibujo.

2.

Se abre la ventana Insertar imagen. Busque el archivo con la sonrisa y haga doble clic sobre él.

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Academia Usero 3.

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La imagen se inserta en la hoja de cálculo. Para cambiarle el tamaño, haga clic en el tirador (un círculo blanco en la esquina inferior derecha de la imagen) y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastre hacia arriba y hacia la izquierda.

4.

Para mover la cara hacia la celda A2, haga clic sobre la misma cuando el cursor tenga la forma de 4 flechas y arrastre hasta colocarla en su sitio.

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Academia Usero 5.

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Haga lo mismo para colocar la imagen triste en su lugar.

28.6. Imprimir 1.

Primero vamos a decirle a Excel que zona de la hoja de cálculo queremos imprimir. Seleccione desde la celda A2 hasta la A15.

2.

Haga clic en el menú Archivo.

3.

Haga clic en el submenú Area de impresión.

4.

Haga clic en la opción Establecer área de impresión.

5.

Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

6.

Haga clic en el botón Configurar en la zona superior de la ventana de vista preliminar.

7.

En la ventana Configurar página, haga clic en la pestaña Márgenes.

8.

Haga clic en la casilla Centrar horizontalmente.

9.


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10. Si quiere imprimir la hoja, haga clic en el botón Imprimir en la zona superior de la ventana de vista preliminar.

11. Se abre la ventana Imprimir. Haga clic en el botón Aceptar en la zona inferior derecha para imprimir el documento.

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Sesión 29. Lo simple es bonito 29.1. Contar dinero Tenemos que contar una serie de billetes y, para calcular a cuanto asciende el importe, vamos a hacer una hoja de cálculo que compute cuanto dinero tenemos a partir del número de billetes.

1.

Entre en Excel.

2.

Copie los siguientes datos y aplíqueles un formato bonito:

3.


4.


=A2*B2 5.

Pulse Intro.

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6.

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Copie la fórmula hacia abajo para calcular cuanto dinero tenemos por cada tipo de billete:

7.

Calcule el total de dinero que tiene usando la función Autosuma.

29.2. Diploma Puede usar Excel para preparar una hoja que certifique la asistencia a un evento. Vamos a ver como se hace. 1.

Abra Excel.

2.

Modifique los tamaños de las columnas según se indica a continuación: A 15 B 5 C 12 D 20 E 14 F 9

204/218


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3.

Copie el siguiente texto en las celdas indicadas:

4.

Cambie el formato del texto: modifique el tipo de letra, el tamaño, el color. En este ejercicio lo más importante es que quede bonito:

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5.

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Primero vamos a rellenar el fondo de todo el diagrama. Seleccione desde la celda A1 hasta la celda F34.

6.

Haga clic en el botón Color de relleno y seleccione el color que más le guste.

7.


8.

Haga clic en Celdas.

9.

Haga clic en la pestaña Bordes.

10. Seleccione el borde que más le guste. 11. Use el botón de Bordes de la barra de formato para encuadrar algunas zonas del diploma. Haga clic en la celda C4 y arrastre hasta la celda E6.

12. Haga clic en el botón Borde de la barra de herramientas. 13. Seleccione el borde grueso. 14. Haga clic en el botón Color de relleno de la barra de herramientas.

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15. Seleccione el color que más le guste. 16. Use la misma técnica para poner bordes en otras zonas del diploma.

17. Vamos a añadir un dibujo y un Wordart para hacer más atractivo el diploma. Haga clic en el botón Insertar imagen prediseñada en la zona inferior de la ventana.

18. A la derecha se muestra el panel Imágenes prediseñadas, donde puede buscar imágenes en la página web de Microsoft. Haga clic en el cuadro Buscar, escriba ordenador y haga clic en el botón Buscar.

19. En unos momentos se muestran imágenes que tienen que ver con lo que usted ha escrito. Haga clic en una imagen que le guste para insertarla en la hoja de cálculo.

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20. Haga clic sobre la imagen y, sin soltar, arrastre para mover la imagen a la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

21. Para cambiar el tamaño del objeto, haga clic en cualquiera de los círculos blancos que se muestran alrededor de la imagen y, sin soltar, arrastre.

22. Para terminar, insertaremos un Wordart. Haga clic en el botón Wordart de la barra de dibujo.

23. En la ventana de Wordart, haga clic sobre uno de los wordarts verticales que están a la derecha.

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24. Haga clic en el botón Aceptar. 25. Escriba Diploma. 26. Haga clic en Aceptar. 27. El Wordart se muestra en la página. Mueve y cambie el tamaño del Wordart para adaptarlo a la zona izquierda del diploma.

28. Para terminar, vamos a imprimirlo. Seleccione toda la zona del diploma. 29. Haga clic en el menú Archivo | Área de impresión | Establecer área de impresión. 30. Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas

31. Haga clic en el botón Configurar en la zona superior de la ventana Vista preliminar. 32. Haga clic en la pestaña Márgenes. 33. Haga clic en las casillas Horizontalmente y Verticalmente de la sección Centrar en la página.

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34. Haga clic en el botón Aceptar. 35. Haga clic en el botón Imprimir.

29.3. Números al azar Esta es una función que puede parecer poco útil, pero imagine que tiene que hacer una rifa entre 10000 números. ¿Cómo lo haría? Excel tiene una forma muy simple de hacerlo. 1.

Cree una nueva hoja de cálculo.

2.


3.

Escriba la siguiente fórmula: =ALEATORIO()*10000 La función ALEATORIO da un número al azar entre 0 y 1. Al multiplicarlo por 10000, conseguimos que ese número esté entre 0 y 9999.

4.

Pero tiene decimales. Vamos a quitárselos. Haga clic en la celda B1.

5.


=REDONDEAR.MENOS(A1;0)

6.

Observe como el número se redondea al menor.

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29.4. Un problema matemático Tenemos una empresa de fabricación de radios. Para mantener la fábrica abierta, tenemos unos gastos mensuales de 10000 €. Además, el coste de cada radio que fabricamos es de 5 €. ¿Cuánto gastamos al mes si fabricamos 1000 radios? ¿Y si fabricamos 2000? 1.

Para calcular esto primero tenemos que hallar la función que calcula cuanto gastamos. Por ejemplo, para 1000 radios tenemos que sumar los gastos de mantenimiento, que son 10000 € más lo que gastamos fabricando cada radio por las radios que fabricamos, es decir, 5 por 1000. Por tanto, serían 15000 €. Para 2000 + radios serían 20000 €. La fórmula sería 10000 + 5 x número de radios fabricadas. Expresando esto en forma de función podemos escribir: f(x) = 10000 + 5x donde x es el número de radios que vamos que fabricar. Para hacer esto en Excel, escriba lo siguiente en una nueva hoja de cálculo:

2.


3.

Haga clic en el cuadro para el nombre de la celda y escriba radios.

4.

Haga clic en la celda B2, escriba lo siguiente y pulse Intro.

=10000+radios*5

Sesión 30. Proteger hojas, bloquear celdas 30.1. Celdas bloqueadas y hojas protegidas

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Normalmente, las celdas se pueden modificar sin más. Pero en un entorno empresarial, es posible que no desee que algunas celdas puedan ser modificadas, y que incluso algunas hojas tengan contraseña.

8.

Entre en Excel.

9.

Copie los siguientes datos y calcule los precios según el porcentaje de descuento indicado.

10. Por defecto, todas las celdas están bloqueadas. Si están bloqueadas, ¿por qué podemos escribir sobre ellas? Mientras no protejamos la hoja de cálculo, podemos seguir escribiendo en ella. Vamos a protegerla. Haga clic en el menú Herramientas.

11. Haga clic en el submenú Proteger. 12. Haga clic en la opción Proteger hoja.

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13. No vamos a poner contraseña, así que haga clic en el botón Aceptar.

14. Ahora intente escribir algo en cualquier celda. Obtendrá la siguiente ventana.

15. No puede modificar ninguna celda porque todas están protegidas. Ahora vamos a desproteger la hoja. Haga clic en el menú Herramientas. 16. Haga clic en el submenú Proteger. 17. Haga clic en la opción Desproteger hoja.

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18. Ahora la hoja se comporta como lo hace normalmente. Bueno, esta hoja de cálculo se usa en uns empresa y sirve para que los vendedores sepan los precios de los artículos que van llegando a la tienda. Pero los vendedores no ponen el descuento, sino que lo hace el gerente, así que tenemos que proteger la hoja de modo que solo el gerente pueda modificar el porcentaje de descuento. Haga clic en la celda A4 y arrastre hasta la celda C10 para seleccionarlas.

19. Haga clic en el menú Formato. 20. Haga clic en Celdas.

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21. En la ventana de formato de celdas, haga clic en la pestaña Proteger.

22. En la pestaña Proteger, puede ver como todas estas celdas están Bloqueadas. Esto significa que, cuando Protejamos la hoja, no podremos modificar estas celdas. Vamos a desbloquearlas. Haga clic en la casilla Bloqueada para desactivarla.

23. Haga clic en el botón Aceptar. 24. Ahora vamos a bloquear la hoja con contraseña. Haga clic en el menú Herramientas. 25. Haga clic en el submenú Proteger. 26. Haga clic en la opción Proteger hoja. 27. En la ventana Proteger hoja, haga clic en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja.

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28. Como contraseña, escriba gerente. 29. Haga clic en el botón Aceptar. 30. Se le vuelva a pedir que escriba la contraseña. Escriba de nuevo gerente. 31. Haga clic en Aceptar.

32. Ahora haga clic en la celda B1. 33. Intente escribir algo y observe como se muestra la ventana que le indique que esta celda está bloqueada. 34. Ahora haga clic en la celda B6. 35. Escriba un nuevo precio para los calcetines. Observe como ahora sí que puede modificar estas celdas, ya que están desbloqueadas.

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30.2. Guardar como página web Aunque mucha gente tiene Excel en su ordenador, puede ser que quiera enviar una hoja de cálculo a una persona que no tenga Excel. En tal caso, puede guardar su hoja de cálculo como una página web y enviárselo en este formato. 1.

Abra la hoja de cálculo que creó anteriormente.

2.

Desprotéjala.

3.

Haga clic en el menú Archivo.

4.

Haga clic en Guardar como página web.

5.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. Observe como el formato en el que se guardan las páginas web es HTM. Haga clic en el botón Guardar.

6.

Ahora cierre Excel.

7.

Entre en la carpeta Mis documentos o en aquella donde haya guardado la página web. Observe como se muestra el archivo.

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8.

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Haga doble clic sobre el archivo. Se abre el navegador con la página que acaba de crear.

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