Excel Avanzado Curso Entero

EXCEL AVANZADO Version imprimible Este documento deber servir exclusivamente como material de apoyo al contenido del curso interactivo accesible a través de internet.

Indice Módulo I. Trabajo con Excel.......................................................... U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.......... 3 U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo............................ 6 U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición......................... 8 U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas........... 12 U.D. 5. Macros........................................................... 18 Práctica. Aplicar validación y formato condicional................. 25 Módulo II. Fórmulas y funciones..................................................... U.D. 1. Fórmulas......................................................... 27 U.D. 2. Referencias...................................................... 29 U.D. 3. Funciones........................................................ 31 U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39 Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones............ 44 Práctica. Creación de una tabla de doble entrada................. 45 Módulo III. Filtro y orden.............................................................. U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47 U.D. 2. Autofiltro..........................................................52 U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58 Práctica. Uso del orden y filtros....................................... 63 Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas......................................... U.D. 1. Subtotales....................................................... 64 U.D. 2. Tablas dinámicas............................................... 70 U.D. 3. Gráficos dinámicos............................................. 82 Práctica. Totalizar por grupos..........................................92

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Práctica. Tabla y gráfico dinámico.................................... 93 Módulo V. Herramientas avanzadas................................................ U.D. 1. Auditoría......................................................... 95 U.D. 2. Buscar objetivo................................................. 98 U.D. 3. Escenarios..................................................... 101 U.D. 4. Solver........................................................... 110 Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones................ 118 Práctica. Usar solver para tomar decisiones...................... 119 Links de interés......................................................... 120 EXCEL AVANZADO

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Módulo I. Trabajo con Excel. U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.

U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana. Si bien MS Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo, a cada uno de los documentos (o archivos con extensión XLS) que se generan con este programa se les llama "libros" ya que engloban varias hojas en el mismo, accesibles desde la zona inferior izquierda de la pantalla, como ya se profundizará en la siguiente unidad didáctica.

Cuando tengamos abiertos más de dos libros o documentos a la vez, podremos pasar de uno a otro mediante el menú Ventana.


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Según qué sistema operativo estemos usando también podremos cambiar de documento haciendo uso de la barra de tareas para cambiar de ventana o de la combinación de teclas Alt+Tabulador.

Control de distintas zonas de la hoja A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no estén juntas, para ello el menú Ventana nos ofrece tres posibilidades: •

Inmovilizar paneles. Muy útil cuando queremos fijar las primeras filas y/o columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos los encabezados de una tabla de datos.

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Si queremos que dejen de estar fijas estás zonas elegiremos Ventana/Movilizar paneles. •

Dividir. Con esta opción podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la hoja, independientemente de su situación, por ejemplo cuando queremos ver como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos valores mucho más arriba.

Si queremos volver a ver una sola zona elegiremos Ventana/Quitar división. Resulta más rápido arrastrar los

manipuladores que tenemos encima y a la derecha de las barras de desplazamiento vertical y horizontal, respectivamente. Plataforma de Teleformación de IFES

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•

Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que podremos volver por el menú Ventana tal y como se ha explicado al principio de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas, seguirá presentándose de esta forma la próxima vez que lo abramos. Abrir una nueva ventana es la única forma de ver a la vez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta el comando habría que ir a Ventana/Organizar... y elegir Mosaíco, Horizontal o Vertical.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo. Hemos visto que al lado de la barra de desplazamiento horizontal tenemos unas solapas selectoras de hojas. Pulsando sobre ellas con el botón izquierdo del ratón, cambiamos entre las distintas hojas que puede contener un mismo documento XLS. El número de hojas que tendrá un documento nuevo por defecto es el establecido en Herramientas/Opciones/Pestaña General/Número de hojas en nuevo libro.

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Pulsando en una de esas solapas sobre el botón derecho del ratón nos aparecen las siguientes opciones: • • • • •

Insertar una nueva hoja inmediatamente a la izquierda de la actual Eliminar la hoja actual (nos pedirá confirmación) Cambiarle el nombre a uno más descriptivo que “Hoja1”... Moverla o copiarla a otro sitio en la ordenación que llevan las hojas Seleccionar todas las hojas de vez (para imprimirlas o copiarlas, por ejemplo)

Los botones , que están al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera solapa, la anterior, la siguiente y la última. Si pulsamos sobre ellos con el botón derecho, nos aparece un menú conceptual con el que nos podemos dirigir directamente a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.


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Para hacer referencia a una celda de otra hoja dentro del mismo libro o documento de Excel, se antepone a la referencia normal el nombre de la hoja seguido de una exclamación “!”. Por ejemplo: Hoja2!H8 se refiere a la celda H8 de la hoja “Hoja2”.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición. VALIDACIÓN Mediante la herramienta de validación se puede controlar que el valor que se introduce en una celda cumple determinados criterios. Para usarla hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a la opciónDatos/Validación..., donde tendremos que especificar:

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• • •

El tipo de dato a permitir: cualquiera, números enteros, valores de una lista sacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos. El tipo de restricción a usar, dentro de las comparaciones lógicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual que otro valor. Los valores o límites a los que se refiere la restricción anterior.

También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula, donde pueden ser utiles las funciones de información, ESNUMERO(), ESTEXTO(), ESNOTEXTO(), etc. Existe la posibilidad de configurar que salga automáticamente un mensaje en el momento en que se entre en la celda con validación.


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Y también puede configurarse un mensaje de error que saldrá cuando el valor introducido no cumpla con las reglas de validación, en cuyo caso podrá tener tres estilos: • • •

Límite, avisará del error sin permitirnos que el valor no válido siga en la celda. Advertencia, avisará y nos dejará elegir si cambiamos el valor no válido o seguimos trabajando con él. Información, sólo informará de que no se cumplen las reglas de validación sin pedirnos que lo cambiemos.

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FORMATO CONDICIONAL Se trata de formatos que se aplican automáticamente siempre y cuando una celda o el resultado de una formula calculada cumpla una o varias condiciónes (hasta tres). Para usarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a la opciónFormato/Formato condicional...,nos saldrá un cuadro como el del siguiente ejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdas seleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".


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U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas.

U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas. Las barras de herramientas constan de distintos botones y listas despegables con las opciones más frecuentemente utilizadas en el uso del programa, evitando al usuario el rodeo de ejercitarlas mediante opciones de menú. Los botones están decorados con iconos más o menos representativos de su labor, además si situamos el puntero del ratón sin pulsarlo sobre cualquier botón al momento nos aparecerá una pequeña descripción de su función. Algunas de uso muy común son:

Barra Estándar

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La mayoría de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office: -con opciones generales del documento como existente,

guardarlo,

imprimirlo,

crear uno nuevo,

abrir uno

ver como quedaría antes de imprimirlo y

buscar errores ortográficos. -operaciones de edición como las del portapapeles ( copiar formato y

cortar,

-opciones de visualización como

Web y

Dibujo.

el zoom.

Si bien hay otros más propios de una hoja de cálculo como

selección,

pegar),

deshacer/rehacer acciones.

-botones que nos activan otras barras como

automática (autosuma),

copiar y

insertar una función,

ordenarla descendentemente y

insertar una suma

ordenar ascendentemente una ejecutar el asistente para gráficos.

Barra de Formato

Las celdas que conforman una hoja de cálculo van a tener un formato al que se sujetará su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de letra no cambian respecto a otros programas, la alineación se refiere a los límites de las celdas. Propios de la hoja de cálculo son los siguientes botones: Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido resultante. Aplica a las celdas seleccionadas el formato numérico de porcentaje. y

Aplican el formato numérico de contabilidad, el segundo sólo pone los puntos


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de millar mientras que el primero añade el símbolo monetario que se establezca enFormato/Celdas.../Númeroo, en su defecto, enInicio/ Configuración/ Panel de Control/ Configuración Regional/ Moneda. y

añaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia

arriba o hacia abajo, según el caso. Al añadir o quitar decimales, el valor que contiene la celda no cambia, el resultado es sólo a efectos de visualización. Si se quiere que los cálculos se limiten a los decimales que se ven habrá que ir a Herramientas/Opciones…/Cálculo/Precisión de Pantalla.

Las paletas de bordes

y rellenado

permiten cambiar estas características

de las celdas seleccionadas.

Barra de Dibujo

Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.

Barra de Imagen

Para insertar imágenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.

Barra Web

Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,

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como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.

Barra WordArt

WordArt es la denominación de unos llamativos rótulos con más posibilidades estéticas que el texto normal y que podremos manejar con los botones de esta barra.

Barra de Gráfico

Para modificar elementos y opciones de los gráficos.

Manipulación de las barras Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientaso más rápido pulsando con el botón derecho sobre cualquier barra de menus o de herramientas. De ambas formas nos aparecerá un menú con las posibles barras activadas (marcadas con a) o desactivadas, pudiendo respectivamente quitar o ponerlas con el botón izquierdo. Para cambiar la ubicación en la pantalla de las barras de herramientas debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por su barra azul de título o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas que tienen en su extremo, para luego arrastrar. Para añadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras de Herramientas/Personalizar…y arrastrarlos desde/hasta supestaña “Comandos”.Esto nos vendrá muy bien para ubicar botones de las macros que crearemos en un futuro. En la siguiente ilustración se está emplazando en la barra estándar un botón para activar el autofiltro sin necesidad de ir a su correspondiente menú.


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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastará con arrastrarlos desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaña un signo en forma de aspa "x".

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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisiésemos que volviera a estar como cuando se instaló el programa, iremos aVer/Barras de Herramientas/Personalizar…/Pestaña "Barras de herramientas"y pulsaremos el botón"Restablecer...".


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En este mismo cuadro tenemos un botón para crear una nueva barra de herramientas en blanco para personalizar añadiendo los botones que queramos.

U.D. 5. Macros.

U.D. 5. Macros. Por macro (abreviatura de macroinstrucción) podemos entender un pequeño programa compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecución en serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho lenguaje, un mínimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.

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Para grabar una macro, hay que ir aHerramientas/Macro/Grabar macro...,darle un nombre (sin espacios) a la futura macro y cuando aceptemos, la macro empezará a grabar nuestros movimientos hasta que accionemos el botón “Detener grabación” de la barra del mismo nombre.

Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botón “Modificar” del cuadro “Macro” deHerramientas/Macro/Macro....


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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas, empezando por procedimientos fáciles e introduciendo maniobras más complicadas paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programación. Pero a poco que persigamos unos resultados más sofisticados necesitaremos conocimientos de VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el código que construye automáticamente Excel al grabar la macro. Grabar una macro se podría comparar con grabar un mensaje en un contestador automático. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una máquina en nuestro lugar un número indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzo inicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la máquina deberá repetir en el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (por ejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) será repetido cada vez que ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oirá el estornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificar todos los pasos antes de empezar, así como asegurarse de que ninguno de los pasos está ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y así no se quede fuera de la grabación.

Ejemplo: Macro que borre sólo ciertas celdas En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienen los datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuarios posteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por

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paso: 1º. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de la macro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o sólo en este y reflejar algún comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.

2º. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos que se borren, aunque realmente estén en blanco...

...y después borrarlas con la tecla "Supr" o con la opciónEdición/Borrar/Contenido.


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Nótese que no hemos seleccionado las celdas con fórmulas, como las que calculan los subtotales, pues valdrán cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad" y "Precio" y además necesitamos que la fórmula permanezca intacta para futuros usos de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).

Si olvidamos detener la grabación con el botón de la ilustración anterior se seguirán grabando todos nuestros movimientos posteriores y que no tienen sentido en nuestra macro. Aunque pueda parecer raro, es un despiste muy habitual cuando se hacen las primeras macros. Un fallo relativamente habitual que debemos evitar al no detener la grabación es grabar incluso el momento posterior de comprobarla con lo que se produce un error de "memoria insuficiente", debido a que Excel nunca pararía de ejecutar la macro, pues una de sus instrucciones es ponerse en marcha de nuevo a ella misma, entrando en un bucle infinito.

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Con la acción anterior ya tenemos el botón preparado aunque de momento no se produce acción alguna al interactuar con él, por lo que hay que asignarle una macro como pasamos a ilustrar. Empezamos haciendo un clic derecho, eligiendo la opción"Asignar macro..."para seleccionar la macro por su nombre.


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Obsérvese en el menú contextual de la ilustración que hay ciertas opciones para darle un aspecto más personalizado al botón como elegir que su apariencia sea la de un icono (estilo predeterminado), un texto descriptivo o ambas cosas. Además se puede cambiar el icono por otros preestablecidos, modificarlo (con un rudimentario editor de mapa de bits a tal efecto) o incluso pegar cualquier imagen de pocos pixeles que tengamos en el portapapeles. A partir del momento en que cerramos el cuadro de personalizar ya tendremos el botón preparado para desencadenar mediante una pulsación todas las acciones que tenga la macro para la que está signado. En este caso: seleccionar determinadas celdas, borrar su contenido y desplazarse a otra celda para anular la selección. Dada la dificultad que entraña confeccionar macros, no nos extrañe tener fallos en los comienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarla tenemos dos vías: •

Si no tenemos conocimientos de VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje

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de programación que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras modificaciones) no nos queda más remedio que volver a grabarla desde cero, reemplazando a la existente. Con unas mínimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA y hacer los cambios pertinentes en su código, ahorrándonos la molestia de repetir la grabación. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado en ampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accede mediante la opciónHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante el botón"Modificar"de la opciónHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspecto como el de la siguiente ilustración.

Práctica. Aplicar validación y formato condicional.

Práctica. Aplicar validación y formato condicional. Esta práctica consiste en dotar a una hoja como la de la izquierda de las características que tiene la de la derecha:


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• •

Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducir valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de que se intente teclear un valor no válido. Formato condicional: que cada fila adopte un color en función del valor que tenga la calificación correspondiente de la columna E.

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aquí". Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo II. Fórmulas y funciones. U.D. 1. Fórmulas.

U.D. 1. Fórmulas. Básicamente, una celda tiene contenido y formato. El contenido es la información que alberga, puede ser de dos tipos: • •

dato, depende directamente de lo que introduzca el usuario. fórmula, es un cálculo cuyo resultado depende de sus operadores, sean valores constantes o variables (los de otras celdas que, a su vez, pueden ser datos o fórmulas).

El formato se refiere a la presentación del contenido en la cuadrícula (tipo de letra, alineación, bordes, tramas y formatos numéricos más allá de lo meramente estético como el número de decimales, el símbolo monetario, el porcentaje etc).

Dotar de contenido a las celdas Introducir datos y modificarlos Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, si bien es necesario un último paso: el dato no se considerará introducido hasta que se active otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento). Excel distingue automáticamente el tipo de dato (texto, numérico o fecha), alineándolo por defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los alinea a la izquierda. Nótese que mientras se está introduciendo un dato aparecen dos botones en la barra de fórmulas:


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Para cambiar un dato ya introducido, podemos: •

•

sustituirlo en su totalidad, activando la celda en cuestión e introduciendo el nuevo dato. Nótese lo volátil que es el contenido de una celda, pues cualquier cosa que se teclee dentro de ella sustituirá a lo existente. Por ello será útil proteger nuestra hoja para evitar errores ajenos e incluso propios. modificar sólo una parte, bien haciendo clic en el dato de la barra de fórmulas o bien haciendo doble clic en la propia celda, de ambas maneras aparecerá un cursor que nos facilitará esta labor. Proteger una hoja consta de dos pasos: 1º) Especificar qué celdas se quiere que no estén protegidas, es decir, en las que queremos dejar abierta la posibilidad de que sean cambiadas por futuros usuarios. Para ellos las seleccionamos y luego nos dirigimos a la pestaña Proteger de la opción Formato/Celdas... 2º) Elegir la opción Herramientas/Proteger/Proteger hoja... (este será el mismo camino que tomaremos para volver a desproteger la hoja)

Introducir y modificar fórmulas Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamente precedidas por el signo igual “=”, el cual lo podemos conseguir vía teclado o pulsando sobre el botón "=" de la barra de fórmulas (este último método tiene la ventaja de que nos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la fórmula). De hecho, la barra de fórmulas toma su nombre de que en ella aparece la expresión algebraica de la misma, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el valor que toma en ese momento.

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A efectos de detección de errores, si se desea se puede hacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulas en vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” de Herramientas/Opciones.../Ver (ahí también se puede especificar si se quiere dejar de ver los encabezados y las líneas de división de celdas), con el teclado es más rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”. Para modificar fórmulas, opérese de la misma forma que con los datos, si bien se finalizará o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botón de la barra de fórmulas, ya que activar otra celda podría ser considerado como que se está indicando una variable de la fórmula.

IMPORTANTE: cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de cálculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que sólo se puede romper mediante el uso de paréntesis, recordemos: 1º) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo “^”. Ejemplos: • •

23» 2^3 » 5^(1+1/2)

•

» (50*2)^(1/2)

2º) el producto y la división, caracteres “*” y “/”, respectivamente. Ejemplos: • •

2x3 » 2*3 » (5+3*2/6)/(2+7/2)

3º) la suma “+” y la diferencia “-”.

U.D. 2. Referencias.

U.D. 2. Referencias. Plataforma de Teleformación de IFES

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Cuando se copia una fórmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que copia la posición relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la fórmula =F6+F7, su copia en B2 resultará ser =C3+C4.

Si se quiere que alguna de las coordenadas de una referencia no varíe cuando posteriormente se copie, previamente debemos poner un signo “$” delante de esa coordenada que significa que esa referencia será absoluta y no variará cuando sea copiada. Así, si E5 contiene =$F6+F$7, su copia en B2 será =$F3+C$7. Explicado de otra forma: • • •

referencias absolutas que no cambian: las indicadas anteponiendo el signo "$". referencia relativa a la fila 6: lo que en la fila 5 es 6, en la 2 será 3. referencia relativa a la columna C: lo que en la columna E es F, en la B será C.

En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por debajo y por la derecha, obteniéndose los distintos resultados que seguramente contribuirán a una mejor comprensión de este concepto.

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Una forma rápida de cambiar el tipo de una referencia es pulsar la tecla F4 cuando se está con el cursor en dicha referencia, con cada pulsación cambiará en este orden: FC » $F$C » F$C » $CF » FC » $F$C » F$C » $CF...

U.D. 3. Funciones.

U.D. 3. Funciones. Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos. Por ejemplo: los argumentos de la función suma son sus sumandos, de tal manera que si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa función es 5.

Sintaxis de una función Una función requiere que se escriba con una sintaxis concreta. FUNCIÓN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n) El número (n) de argumentos (que siempre irán separados por punto y coma “;”) depende de la función utilizada: •

la mayoría tienen un número fijo. Por ejemplo, REDONDEAR(número;núm_decimales) tiene 2 argumentos: el número que se quiere redondear y los decimales que se desea conservar del mismo. REDONDEAR(4,5278;2) devolverá el valor 4,53.

•

las hay que no tienen un número fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde 1 hasta 30 sumandos. SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvería el valor 48. PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmética de esos


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argumentos, cuyo valor es 5,333. •

otras no necesitan parámetro alguno, si bien conservan los paréntesis: HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula. ALEATORIO() devuelve un número al azar comprendido entre el 0 y el 1.

Argumentos posibles Los argumentos pueden ser •

Constantes, es decir, números, textos, fechas o valores lógicos cuyo valor no cambia en función del valor de otras celdas. Los dos únicos valores lógicos son “VERDADERO” y “FALSO”. Ambos son los dos únicos resultados posibles de evaluar una proposición o prueba lógica, de tal forma que la prueba 3<5 tiene el valor lógico “VERDADERO” mientras que 3>5 es igual a “FALSO”.

•

Variables, valores tomados por otras celdas. Se escribirá la referencia de la celda o bien su nombre. Como en las fórmulas puede resultar incómodo el uso de referencias como “B5”, se pueden definir nombres más claros para ciertas celdas en la opción Insertar/ Nombre/ Definir...,que tiene el siguiente cuadro de diálogo:

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También se puede dar nombre directamente a la celda activa escribiéndolo a la izquierda en la barra de fórmulas. Para usar un nombre en una fórmula bastará con escribirlo, si no lo recordamos exactamente podemos seleccionarlo de la lista que aparece en opciónInsertar/Nombre/Pegar.... Ejemplo: SUMA(100000;CAPITAL_PRESTADO;J5) devolverá la suma del valor constante 100.000 y los valores variables contenidos en las celdas “CAPITAL_PRESTADO” (referencia nombre) y J5 (referencia normal). •

Otras funciones. Una función secundaria queda englobada en los paréntesis de otra función principal de la cual es argumento. Por ejemplo: SUMA(2;8;REDONDEAR(5,32187;3)) devolverá el valor 15,321.

Introducción de funciones Una forma “arriesgada” de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor. Para ello tendremos en cuenta que la fórmula que contiene una celda puede componerse de una operación aritmética, una función o de una combinación de ambas cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habrá que olvidarse de poner el signo igual “=” al principio de la fórmula a la que pertenezca, o mejor aún: pulsando el botón


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“=” de la barra de fórmulas. Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer errores sintacticos al mínimo despiste. Estos errores son más prevenibles usando la opción “Insertar/Función...” o el botón . Lo primero que veremos será este cuadro de diálogo:

Una vez hayamos elegido la función nos aparece el cuadro de introducción de argumentos reproducido bajo esta líneas. Es fácilmente reconocible porque no tiene barra de título con la que moverlo, para ello basta con pinchar en cualquier parte gris del mismo y arrastrarlo.

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En dicho cuadro nos aparecerán unos campos en blanco con los distintos argumentos que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos tecleándolos o bien pinchando directamente en la hoja de cálculo tras minimizar este cuadro mediante el botón . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del campo, de esta forma:

Cuando se pulse sobre “Aceptar” quedará introducida la fórmula. Para modificarla basta con activar su celda y volver a “Insertar/Función...”, acto seguido nos aparecerán los argumentos de la misma. Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecerán serán los correspondientes a la función donde se encuentre situado el cursor, bastará moverlo para ver los parámetros de otra función (dentro de la misma fórmula). Tal y como dice la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra función hay que acudir al desplegable de la izquierda de la barra de fórmulas.


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FUNCIONES AVANZADAS Matemáticas y Trigonométricas •

• •

SUMA(número1;número2; ...) devuelve la suma de los argumentos (puede haber hasta 30 de ellos). Una forma muy rápida de insertar esta función es activar la celda donde se quiere tener el resultado de la suma y presionar el botón “Autosuma” de la barra Estándar. Si bien Excel nos propondrá un rango, nosotros podremos seleccionar otro distinto, incluso de celdas no adyacentes (valiéndonos de la tecla Ctrl). REDONDEAR, REDONDEAR.MAS..., hay varias formas de redondear. SUMAR.SI, suma las celdas de un rango si en otro rango encuentra cierto valor.

Búsqueda •

•

BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, buscan un valor en un rango (o matriz) y devuelve un dato relacionado en dicho rango. Por ejemplo, busca un código de cliente en la primera columna y devuelve sus apellidos en otra más a la derecha. INDICE, devuelve de un rango el valor especificado por unas coordenadas.

Texto •

• •

CONCATENAR(texto1;texto2; ...) concatena argumentos de texto, que serán o bien textos entrecomillados o bien referencias a celdas que contengan texto. Por ejemplo: CONCATENAR(“Fernando”;“ ”;“García”) devolverá el texto “Fernando García”. MAYUSC(texto) convierte el texto en mayúsculas, NOMPROPIO sólo pone en mayúscula la primera letra. TEXTO y MONEDA, convierten cifras en textos. VALOR hace lo contrario, algo muy util si involuntariamente alguna cifra de la hoja sólo es considerada como texto pero no se tiene en cuenta su valor a la hora de hacer cálculos, como ilustra la imagen bajo estas líneas. Suele pasar con valores sacados de archivos con formatos distintos al de Excel (por ejemplo, de una página web) o cuando a la celda se le asinó en el pasado la categoría de texto en la solapa"Número"de la opción"Formato/Celdas..."

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Financieras •

•

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) devuelve el pago constante de un periodo en un préstamo con sistema francés de amortización, donde tasa es la tasa de interés, nper el número de periodos del préstamo, va el valor actual de los futuros pagos (lo que se presta), vf el valor residual o saldo final (en un préstamo suele ser cero) y tipo es la modalidad del préstamo (0=postpagable, 1=prepagable). PAGOPRIN y PAGOINT calculan, respectivamente, la parte de devolución de principal (amortización del préstamo) la parte de interés de una cuota concreta.

Fecha y hora • •

AHORA() devuelve la hora y fecha del momento en que se calcula. HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.

Estadísticas • • •

PROMEDIO(número1;número2; ...) devuelve la media aritmética de los argumentos. CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el número de veces que se cumple cierto criterio en el rango especificado. Por ejemplo: CONTAR.SI(F4:F8;“Gil”). MAX(número1;número2; ...) devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.


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•

MIN(número1;número2; ...) devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Lógicas •

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) devuelve un valor si la condición especificada (prueba lógica) es VERDADERO (se cumple) y otro valor si dicho argumento es FALSO (no se cumple).

Ejemplo (siendo NOTA el nombre de una celda que contiene un número): SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;“APROBADO”) devolverá el texto “SUSPENSO” cuando NOTA sea menor que 5 y “APROBADO” en cualquier otro caso. Aunque es más claro hacerlo con la función BUSCARV, es usual anidar funciones SI unas dentro de otras (un máximo de 7) para conseguir clasificaciones, por ejemplo:

SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;SI(NOTA<7;“APROBADO”;SI(NOTA<8,5;“NOTABLE”;“SOBRESALIENTE”) devolvería las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada función SI es el argumento que da el valor si no se cumple la función precedente. •

•

O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Ejemplo: SI(O(NOTA<5;ASISTENCIA<80%);“NO APTO”;“ APTO”). Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Ejem.: SI(Y(NOTA>=5;ASISTENCIA>=80%);“APTO”;“NO APTO”). Los signos de comparación "menor o igual", "mayor o igual" y "distinto" en Excel se escriben, respectivamente, <=, >= y <>.

Funciones definidas por el usuario Un usuario conocedor de VBA puede construir sus propias funciones personalizadas. Como ejemplo sencillo de comprender, se muestra la función LETRANIF() que a partir de una cifra (dni) cálcula la letra del NIF correspondiente. Para hacerla hay que ir aHerramientas/ Macros/ Editor de Visual Basicy transcribir el

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siguiente texto en cualquiera de los módulos pertenecientes al libro de cálculo en cuestión: Function LETRANIF(dni As Long) As String ’la siguiente línea extrae (Mid) de esa cadena de letras ’una (1) posición correspondiente al resto (Mod) de dividir dni por 23, +1 LETRANIF = Mid("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE", (dni Mod 23) + 1, 1) End Function

U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.

U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables. Tablas de una variable Trabajando con la hoja de cálculo es habitual tener que comparar el abanico de resultados que pueden producirse al alterar el valor de una variable, almacenada en una celda, claro está. Para ello podríamos ir haciendo cambios sucesivos en esa celda, observando los efectos en los cálculos e imprimiendo o anotando de alguna manera los que nos interesaran. Creando una tabla de una variable nos podemos ahorra esa tediosa labor, facilitando el análisis conjunto de los posibles efectos en una o más fórmulas causados por el cambio de una celda (para el caso de dos celdas, más adelante se estudian las tablas de dos variables). Un ejemplo lo tenemos bajo estas líneas:


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En el ejemplo se analiza el efecto del cambio de la variable "unidades fabricadas" (D6) en los ingresos, los gastos y los beneficios, teniendo en cuenta las fórmulas de los mismos: • • •

Ingresos = Precio Vta. * Unidades = Gastos = Coste variable * Unidades + Coste fijo = Beneficio = Ingresos - Gastos = (Precio Vta. * Unidades) - (Coste variable * Unidades + Coste fijo) = Unidades * (Precio Vta. - Coste variable) - Coste fijo = D6 * (D5 - D4) - D3

Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremos cambiar y las fórmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:

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Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las fórmulas en la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila) y después elegimos la opciónDatos/Tabla...

Seguidamente se nos pedirá que indiquemos la celda de entrada o variable (que debe estar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente según los datos los hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro ejemplo, la celda toma los valores de la columna.


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Tablas de dos variables Al hilo de lo anterior, se suele dar el caso de que nos preguntemos por los efectos no de una, sino de dos variables sobre el valor de una fórmula (no se puede de más, debido a que trabajamos sólo con dos dimensiones: filas y columnas). En este caso podremos hacer tablas de doble entrada de forma similar a como hemos hecho las de una sola variable. En este caso el ejemplo va a analizar el efecto de dos variables (el precio en D5 y las unidades en D6) sobre el resultado, cuya fórmula (D6*(D5-D4)-D3) está en la esquina superior izquierda de la tabla (H3).

Para ello disponemos la tabla de forma que la fórmula cuyos resultados queremos analizar esté en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a su derecha y los de la otra variable debajo en columna.

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Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe la fórmula de la esquina y los distintos valores a analizar y después elegimos la opciónDatos/Tabla...

Aquí también se nos pedirá que indiquemos las celdas de entrada o variables (que Plataforma de Teleformación de IFES

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deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes según los datos los hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de las unidades.

Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad de cálculos que nos hemos ahorrado.

Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones.

Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones. Esta práctica consiste en diseñar fórmulas de todo tipo en una hoja con datos variados. Para demostrar que se sabe copiar fórmulas y definir bien las referencias que deban ser absolutas, las fórmulas deben diseñarse sólo en las celdas verdes, las amarillas se completarán copiando las anteriores. Las fórmulas a desarrollar, por orden de dificultad son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Media de la fecha de nacimiento (PROMEDIO) Año de la media de encima (AÑO) Redondear a cero decimales los ingresos multiplicados por 166,386 (REDONDEAR) Contar cuantos son de cada situación laboral (CONTAR.SI) Sumar cuanto gana cada sexo (SUMAR.SI) Comparar sus ingresos con el Salario Mínimo Interprofesional (SI) Buscar el DNI que corresponde al código de encima (BUSCARV) Concatenar los apellidos con el nombre que corresponde al código de encima (BUSCARV anidada dentro de CONCATENAR)

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Aunque en esta imagen orientativa no se vean nítidamente los enunciados, en la hoja que tienes que descargar se visualizan sin problemas.

Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

Práctica. Creación de una tabla de doble entrada.

Práctica. Creación de una tabla de doble entrada. Esta práctica consiste en crear una tabla de doble entrada que calcule el Índice de Masa Corporal (IMC) a partir de el peso (Kg) y la talla (m) según la siguiente fórmula: IMC = Peso/Talla2 La tabla resultante tiene que parecerse a esta:


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Desarrolla el ejercicio desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo III. Filtro y orden. U.D. 1. Ordenar datos.

U.D. 1. Ordenar datos. El cometido principal de Excel es realizar cálculos numéricos de una manera potente y flexible, pero también es un buen aliado a la hora de manejar una sencilla base de datos. Si bien no es la herramienta adecuada cuando lo que se necesita es una base de datos relacional (la formada por varias tablas relacionadas entre sí), puede sernos muy util para crear y manejar bases de una sola tabla, también llamadas planas. Una tabla puede definirse como una cuadrícula en la que cada fila es un registro y cada fila es un campo, de forma que cada celda contiene el valor cierto campo de un registro concreto. En el ejemplo siguiente, una tabla de clientes, cada fila o registro es un individuo (Aarón Ramírez, Adrián González, Ainhoa García...) y cada columna o dato es un dato personal (el código de cliente, el nombre, los apellidos...) Cuando se manejan bases de datos hay tres necesidades básicas para gestionar los datos que Excel resuelve de manera sencilla: •

Ordenar registros respecto a uno o más campos, la forma más clásica de facilitar una búsqueda, por ejemplo: ordenar alfabéticamente los clientes por su apellido. En Excel se consigue con la opciónDatos/Ordenar...o con botones a tal efecto, y .

•

Buscar valores aunque los registros no esté ordenados, por ejemplo, buscar cierto NIF. Como en la mayoría de los programas que manejan texto la opción necesaria esEdición/Buscar...que cuenta con una variante muy util para realizar reemplazos rápidos:Edición/Reemplazar...Por ejemplo, podríamos ordenar que en la columna del campo "Sexo" se reemplazasen automáticamente todos los valores "H" por la palabra "Hombre" o la "M" por "Mujer", ahorrándonos el trabajo de hacerlo manualmente. Filtrar los registros que cumplen cierta condición dejando temporalmente invisibles los que no la cumplen, por ejemplo, ver sólo los clientes que son de Barcelona. Para ello, Excel, reserva las opciones del menúDatos/Filtro

•

Más adelante profundizaremos en estas y otras necesidades más avanzadas (o menos básicas pero verdaderamente útiles que veremos en el siguiente módulo) como


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conseguir subtotales e informes dinámicos. De momento nos centramos en la primera que hemos mencionado, ordenar, algo muy fácil pero que precisa tener unas cuantas consideraciones previas. En la siguiente ilustración se demuestra lo fácil que es ordenar una tabla por un sólo campo, tras seleccionar basta con pulsar el botón "Orden ascendente" (u "Orden descendente"

, en su caso). Sólo hay que tener cuidado de no seleccionar más de

una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de los no seleccionados. También hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila con todas las celdas en blanco, la ordenación no trascendería más abajo de la misma, en ese caso habría que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas en blanco) antes de ordenar.

El siguiente es un ejemplo de lo advertido anteriormente, si antes de ordenar se selecciona más de una celda sólo se ordenarán los datos seleccionados, disgregándose de los no seleccionados.

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Si no se tiene en cuenta lo anterior, ordenar puede convertirse en una maniobra peligrosa. Podríamos preguntarnos, ¿por qué Excel actúa de esta forma? Sencillamente porque puede haber muchas ocasiones en que sí que nos interes la disgregación de datos, es decir que sólo se ordene lo seleccionado, independientemente de los valores que lo rodean. El siguiente ejemplo ilustra uno de esos momentos, queremos ordenar descendentemente los participantes en un campeonato segun los puntos que han obtenido pero no nos interesa para nada que se desordene la columna "Puesto" que tiene que quedar inmutable. Para ello se han seleccionado previamente sólo los datos de las columnas "Participante" y "Puntos" y Excel se limita a ordenar dicho rango.


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Como hemos visto, por criterio de ordenación toma la celda activa, es decir, la única que no se oscurece al seleccionarla (en este caso la que tiene el valor "3"). Para cambiar de celda activa sin perder la selección basta con pulsar la tecla "Tabulador" (para pasar a la siguiente, o "Mayúsculas" + "Tabulador" para pasar a la anterior). Las posibilidades no se quedan en el orden por un solo criterio, sino que se puede ordenar hasta por un máximo de tres campos, para ello es necesario recurrir al menú Datos/Ordenar... y rellenar el siguiente cuadro en el que se especifican los criterios de ordenación (ascendente o descendente) por orden de prioridad. En el ejemplo se ordenan los datos prioritariamente por provincia, a su vez los de la misma provincia se ordenan por localidad y, por último, los de la misma localidad se ordenan por apellidos.

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Nótese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene una primera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1) contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes), para que no la incluya en la ordenación. Es habitual que así sea y Excel lo suele detectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este caso tiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dónde se especifica este aspecto cuando dicha fila no es detectada. Si se quiere ordenar por más de tres criterios debería recurrirse a una aplicación de bases de datos que permita realizar consultas como Access, Oracle, Fox Pro, MySQL... Aunque sin salir de Excel podría crearse una columna que concatenase los valores de los campos que se quieran tener como criterios y ordenar sólo por esa columna. Dicha columna contendría una función de esta forma: =CONCATENAR(columna 1ª, columna 2ª, columna 3ª, columna 4ª, etc...)


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U.D. 2. Autofiltro.

U.D. 2. Autofiltro. En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste en visualizar sólo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo: sólo los clientes que son de Teruel.

Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. En otras palabras, filtra sólo los que cumplen con determinados criterios, no en vano se suele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera . La variante más rápida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de una forma rápida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado. Como muestra la siguiente imagen, el autofiltro se activa y desactiva alternativamente desde la opciónDatos/Filtro/Autofiltro. Una vez activado, podremos establecer filtros desde los botones desplegables que acompañan a los títulos de las columnas (los que estén filtrando filas quedarán evidenciados en color azul) y fácilmente anularemos esos filtrados eligiendo en sus correspondientes desplegables la primera opción “(Todas)”.

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Bajo estas líneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuya provincia sea "Sevilla". Nótese como el correspondiente botón desplegable ha tomado color azul para advertir al usuario de que no está viendo todas las provincias.

Si se activan filtros en más de un campo, se hace un filtrado cada vez más excluyente ya que sólo se visualizan los registros que cumplen con todos y cada uno de los criterios. Esto en teoría de conjuntos nos buscaría la intersección del conjunto de registros que cumplen un criterio con el de los que cumplen con el otro. En el siguiente ejemplo sólo se filtrarán los registros que además de ser de la provincia "Sevilla" su sexo sea "M" (mujer). Nótese como a la izquierda los números que


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referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todos los que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rápido de los registros filtrados.

Si se quieren volver a ver todos los registros se puede acudir a la opciónDatos/Filtro/Mostrar todo. Si lo que queremos sólo es retirar un criterio del filtrado manteniendo el resto, nos dirigiremos al desplegable de la columna en cuestión y elegiremos "Todas". En esta imagen vemos como podríamos volver a visualizar registros de cualquier sexo, pero seguiría vigente el criterio de que sólo se vean los de la provincia "Sevilla".

También es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio de igualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores, comiencen, terminen o contengan cierta expresión. Para ello, elegiremos "Personalizar" y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.

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Cuando los datos no son numéricos, las comparaciones "mayor que" (>) o "menor que" (<) se refieren a su posición en orden alfabético. Por ejemplo: "Blasco" es "mayor que" (>) "Blanco".

Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es "Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea "Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado será que veremos registros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.

Personalizar el filtro de un campo nos permite además establecer un segundo criterio de comparación, unido al primero mediante dos posibilidades: • •

la conjunción "Y" (es decir, queremos que se cumplan ambos criterios, queremos registros que estén en la intersección de ambos conjuntos) la conjunción "O" (es decir, nos conformamos con que se cumpla alguno de los dos criterios o ambos, queremos registros que estén en la unión de ambos conjuntos)

El siguiente ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Ingresos Brutos" sea mayor o igual que 5.000 € y a la vez no pase de 10.000 €. Como lo que queremos es una intersección de conjuntos, unimos ambos criterios con "Y". Unirlos con "O" no tendría sentido, pues todos los registros superarían el filtrado, ya que todo el mundo gana o más de 5.000 € o menos de 10.000 € o ambas cosas a la vez.


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Por su parte, este otro ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Situación Laboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unión de conjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendría sentido, pues ningún registro superaría el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como "Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.

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Nótese en las dos imágenes anteriores como se nos propone el uso de los llamados "caracteres comodín" (? y *), de los que trata al final de esta unidad didáctica.

Otra posibilidad es filtrar un número fijo de elementos que sean los superiores o los inferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio en cuestión la opción "Las 10 más...", aunque esta denominación no hay que tomarla en sentido estricto, no tienen por qué ser 10 y pueden ser "las menos". También, en vez de un número fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo que en Estadística se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadro que emerge). En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes más ancianos, por lo que nos dirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores 20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tanto los de mayor edad.

Caracteres comodín Como adelantábamos en la nota anterior, es reseñable que para este ámbito de los filtros se aprovecha un clásico de la informática: los caracteres comodín. Se usan cuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La búsqueda tendrá éxito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla: Carácter comodín


Equivale a...

Ejemplo

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*

Cualquier número de caracteres (incluso ninguno)

co*ta encuentra “costa”, “corbata”, “cota”, etc...

?

Cualquier carácter individual

co?ta encuentra “costa”, “corta” pero no “corbata” ni “cota”

Aunque su utilización se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene", "comienza por" o "termina por", los usuarios que estén acostumbrados a usarlos no dudarán en hacerlo. Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle del Desengaño" pero sospechamos que también pueda venir escrita como "Calle Desengaño" podríamos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyo domicilio sea igual a "calle*desengaño*" evitándonos tener que filtrar aquellos cuyo domicilio comience por "calle" y contenga "desengaño". Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jiménez pero desconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habrá introducido con su correspondiente tilde en la "é" podríamos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a "?im?nez*". Así encontraríamos registros tuvieran su primer apellido Jiménez, Giménez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en las búsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algo que no pasa, por ejemplo, en la mayoría de los buscadores de Internet.

U.D. 3. Filtro avanzado.

U.D. 3. Filtro avanzado. Aunque se usa en casos más excepcionales, el filtro avanzado es una herramienta diseñada para llegar a los objetivos que no se pueden alcanzar con el autofiltro, como plantear criterios de comparación respecto a otra celda o a una fórmula, no necesariamente un valor constante. También permiten la unión no excluyente (mediante "O") de criterios en distintas columnas, algo imposible con el autofiltro. Otra ventaja considerable es que permiten indicar que las celdas filtradas resultantes se

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copien a otro punto de la hoja de cálculo. En el uso del filtro avanzado ya no especificaremos los criterios a golpe de desplegable sino introduciéndolos en celdas en la parte superior de la hoja, de hecho es preciso que la tabla deje libres para los criterios al menos tres filas libres por encima. Para utilizarlo hay que acudir a la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzado.Al ser de naturaleza más complicada, se hace necesario recurrir a ejemplos para facilitar su comprensión. Primer ejemplo: queremos que se filtren aquellos registros cuya columna "Ingresos brutos" tenga valores que no sobrepasen los del valor variable de una celda (Q2, que contiene el Salario Mínimo Interprofesional, cambiante de un año para otro). Lo primero que se ha hecho es introducir en la celda P2 la fórmula "=O6<=$Q$2" que le hace tomar el valor de dicha comparación (es decir, podrá ser VERDADERO o FALSO). Para que se entienda mejor la fórmula de la comparación, O6 se refiere al primer valor de la columna a comparar, por eso se ha dejado su referencia relativa (sin signos $), para que no sólo compare el registro de la fila 6 sino también de la 7, 8 y todas las inferiores. Por el otro lado, $Q$2 se refiere al valor de la celda variable con el Salario Mínimo Interprofesional, por lo que su referencia es absoluta (con signos $) ya que su posición no va a bajar de la fila 2 sea cual sea el registro que se compare con ella. Encima del criterio establecido en P2 se ha dejado una celda en blanco que da a entender que este criterio no se refiere a un campo concreto sino a una fórmula calculada a partir de uno de ellos. El siguiente paso es elegir la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzadoe introducir el rango de la lista (que lo detecta automáticamente si antes estaba seleccionada cualquiera de sus celdas), el rango con los criterios (no solo P2 sino también P1, que vendría a ser su título inexistente) y pulsar sobre "Aceptar".


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Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 €. Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes (intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2). Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.

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Tercer ejemplo: nos interesa ver los autónomos que ingresan más de 30.000 €. De nuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes (intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.

Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autónomos o bien ingresan más de 30.000 €, o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registros que cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unión de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, ambos criterios deben estar en distintas filas.


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Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremeña pero no de las capitales de provincia. Este caso es una combinación de lo dicho últimamente y junta la unión de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera de los siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cáceres pero de localidad distinta (<>) a Cáceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta (<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto: ((Provincia="Cáceres") Y (Localidad<>"Cáceres")) O O ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz")) Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unión con "O" de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.

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Práctica. Uso del orden y filtros.

Práctica. Uso del orden y filtros. Esta práctica consiste en ordenar y filtrar la tabla del libro a descargar: • •

Ordena los clientes ascendentemente por provincia, luego ascendentemente por localidad y luego descendentemente por fecha de nacimiento. Filtra de una sola vez tanto los jubilados como los desempleados de la provincia Madrid nacidos entre 1/1/1970 y 31/12/1989

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.


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Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas. U.D. 1. Subtotales.

U.D. 1. Subtotales. El uso de subtotales permite la realización rápida de cálculos estadísticos en una tabla de datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismo valor en un campo y les añade una fila debajo en la que ubica el cálculo solicitado: la suma, un recuento u otras estadísticas. Para ello sólo es preciso que la tabla esté ordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a un mismo grupo se encontrarían desperdigados por la hoja y en vez de una fila única con el subtotal, habría varios parciales que no servirían de mucho. Los cálculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes: • • • • • • • • •

Suma: de los valores numéricos. Contar: recuento de las celdas que no estén vacías, tal como haría la función CONTARA(). Promedio: La media aritmética de los valores numéricos. Máx: extrae el mayor valor Mín: extrae el menor valor. Producto: multiplicación de los valores numéricos. Contar números: recuento de las celdas con valores numéricos, tal como haría la función CONTAR(). Desvest y Desvestp: la desviación estándar de una población, donde la lista es la muestra o toda la población, respectivamente. Var y Varp: la varianza de una población, donde la lista es la muestra o toda la población, respectivamente.

En el sencillo ejemplo que sigue vamos a pedir un recuento de clientes de cada comunidad autónoma. Como ya se ha comentado, para conseguir una buena agrupación por dicho criterio previamente ordenaremos por el mismo para que los valores idénticos queden juntos. Para ello seleccionamos sólo una celda de la columna "Comunidad Autónoma" y pulsamos el botón "Orden Ascendente" .

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Hay que tener especial cuidado con que los valores de un mismo grupo estén escritos de forma idéntica (incluso en lo que se refiere a acentos y eñes, dando igual las mayúsculas), pues la mínima diferencia haría que Excel los separara en distintos grupos.

Una vez están ordenados los datos, vamos a la opciónDatos/Subtotales...y elegimos la columna por la que agrupar (por la que se ordenó), la función estadística a realizar, y el campo sobre el que dicha función va a realizar los cálculos.


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Nótese las tres casillas de verificación en la parte inferior del cuadro: • • •

Reemplazar subtotales actuales, está marcada por defecto para que al volver a pedir un subtotal borre el anterior, la desactivaremos cuando queramos hacer subtotales anidados, como en el siguiente ejemplo. Salto de página entre grupos: para que, a la hora de imprimir, no salgan dos grupos en la misma página. Resumen debajo de los datos: si se desmarca esta casilla, las filas con los subtotales se añadirán encima, no por debajo de los grupos que es la opción por defecto.

Además, el botón "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como al principio. El resultado es un esquema automático al estilo de los que se pueden conseguir manualmente desdeDatos/Agrupar y esquema/Agrupar...Este esquema encierra tres niveles a los que se puede acceder desde los tres botones numéricos que aparecen a la izquierda de los encabezados de columna: •

El 1 es el más resumido, que muestra el cálculo total de todos los registros (en este caso, el recuento de todos los clientes). Para desglosarlo al nivel 2 de subtotales también podemos pulsar sobre el botón "+" que aparece a la izquierda de los encabezados de fila (botón que se tornará en un menos si queremos recoger de nuevo las filas de ese subtotal).

•

El 2, desglosa propiamente los subtotales de grupos que se han pedido, ofreciendo el cálculo parcial solicitado (en este caso, el recuento de clientes de cada provincia). Para desglosar al nivel 3 algún subtotal y ver los registros concretos que lo han propiciado también basta con pulsar sobre el botón "+" que aparece a la izquierda de los encabezados de fila (botón que se tornará en un menos si queremos recoger de nuevo las filas de ese subtotal).

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•

Por último, el nivel 3 desglosa al máximo detalle todos los registros de la tabla, con sus correspondientes filas de subtotales intercalada. Lógicamente no pueden desglosarse más, pero siguiendo con la misma pauta, pueden resumirse de nuevo a nivel 2 de subtotal pulsando sobre los botones "-" de la izquierda.


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También se pueden anidar unos subtotales dentro de otros, creando más niveles de desglose. Para ello, previamente habrá que ordenar por los criterios por los que se quiere agrupar, comenzando por el más amplio y terminando por el más concreto. Después se irán solicitando subtotales, teniendo cuidado de desactivar la casilla "Reemplazar subtotales actuales".

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Como ejemplo, supongamos que queremos un recuento de clientes de cada comunidad autónoma como antes, pero que cuente también los de cada provincia y, finalmente, los de cada localidad. Para ello, el paso previo es ordenar por los tres criterios, dando preferencia a los más amplios. Iremos aDatos/Ordenar...y ordenaremos ascendentemente por comunidad autónoma, luego por provincia (los que sean de la misma comunidad) y finalmente por localidad (los que sean de la misma comunidad y provincia).

Una vez ahí iremos tres veces a la opciónDatos/Subtotales...,donde pediremos un recuento del DNI tanto en cada cambio de comunidad autónma, después por provincia y finalmente por localidad (evitando borra los subtotales existentes en las dos últimas veces). La siguiente figura describe el proceso y el resultado final.


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Nótese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de los subtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.

U.D. 2. Tablas dinámicas.

U.D. 2. Tablas dinámicas. Las tablas dinámicas dan un paso más allá de los subtotales, pues también sirven para sacar toda clase de informes resumidos de grupos de registros, la diferencia es que las

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conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registros concretos a los que se refieren. El apelativo de dinámicas les viene de la facilidad con la que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o añadiendo criterios de agrupamiento y funciones de cálculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquiera puede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratón. Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenación previa, basta con tener una tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a la opciónDatos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...y al momento se iniciará un asistente (una sucesión de cuadros de diálogo) para orientarnos en las opciones a elegir.

En el primer paso se nos pregunta la ubicación de los datos, que puede ser: • •

• •

en una tabla del libro Excel (la opción por defecto y más usada). en cualquier base de datos externa compatible con los orígenes de datos ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panel de control de nuestro sistema operativo (véase "Herramientas Administrativas"). dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidación). en una tabla dinámica anterior, así ocupará menos memoria el archivo resultante (esta opción, lógicamente, sólo está disponible si ya existe otra tabla en el libro Excel.

También se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numérico) o un informe gráfico (opción que se estudia más a fondo en la siguiente unidad didáctica). En nuestro ejemplo no cambiamos ninguna opción por defecto y pulsamos sobre "Siguiente >".


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En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos a analizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquier celda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rango es el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".

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Por último (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de meta automovilística), el tercer paso nos permite decidir la ubicación de la tabla. La opción por defecto es en una hoja nueva, también es la más recomendable en los comienzos para verlo todo más claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, por lo que situar la tabla en una de las hojas existentes podría hacer peligrar los valores de otras celdas. En este momento, podríamos acceder al diseño a priori y a las opciones avanzadas de la tabla con los respectivos botones de la parte inferior, aunque seguramente se entienda todo más claro si se cambia a posteriori, por lo que pulsaremos sobre "Finalizar".

Al momento tendremos la tabla en blanco junto a una nueva barra de herramientas llamada "Tabla dinámica" que contiene los nombres de los campos de la tabla. Para darle contenido a la tabla basta con arrastrar los nombres de los campos a alguna de estas zonas: "Coloque campos de fila aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupación para formar categorías de registros

dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda (nótense las sutiles diferencias en el sombreado entre este y los tres siguientes). "Coloque campos de columna aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que


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sean criterio de agrupación para formar categorías de registros dispuestas en

columnas, una al lado de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. "Coloque datos aquí", ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se hagan cálculos (el repertorio de funciones es el mismo que

para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de valores de texto, sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. "Coloque campos de página aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma que podamos

optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. Vista la teoría, se entenderá mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado una tabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequeña empresa, como puede verse en la primera ilustración de esta unidad didáctica. Vamos a ir proponiendo enunciados de consultas estadísticas y comprobaremos como la tabla dinámica puede dar respuesta a todas ellas: Primer enunciado: ¿cuánto le hemos comprado a cada proveedor? Solución: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato. Al tratarse el dato de un número, automáticamente será sumado. Cada fila resumen es encabezada por un proveedor y una última fila cálcula el total general.

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Segundo enunciado: de lo que le hemos comprado a cada proveedor, ¿cuánto era de cada tipo de IVA? Solución: elegimos "% IVA" como campo de columna. Se separan los cálculos en tres columnas, una por tipo de IVA y una columna a la derecha calcula su respectivo total general.

Tercer enunciado: ¿bajo qué concepto contable realizamos esas compras de cada proveedor y de cada tipo de IVA?


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Solución: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a la izquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categorías por conceptos y después las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, el efecto de agrupamiento sería el inverso.

Otra forma de subdividir una categoría en otra es hacer un doble clic en cualquiera de los rótulos de los grupos existentes (cuidado, no en el campo de fondo gris, pues nos llevará a la configuración del campo) y eligiendo la subcategoría con el siguiente cuadro de diálogo:

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Cuarto enunciado: ¿cuánto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir por proveedor? Solución: arrastramos el campo "Proveedor" fuera de la tabla hasta que al puntero le acompañe el símbolo de un tachón rojo, como el que se observa abajo en la ilustración. La subcategoría "Proveedor" deja de actuar.


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Quinto enunciado: ¿cuánto hemos comprado cada día? Solución: arrastramos el campo "Concepto" fuera de la tabla y elegimos "Fecha" como campo de fila. Ahora, cada fila la forma la suma de las compras que se hicieron en un mismo día.

Sexto enunciado: estoy haciendo la declaración trimestral de IVA ¿cuánto he comprado en cada trimestre de cada tipo? Solución: hacemos un clic derecho en el campo de fila recién instaurado ·Fecha" y elegimos la opción "Agrupar".

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En el cuadro "Agrupar" que aparece seguidamente, elegimos "Trimestres" y al pulsar sobre "Aceptar" ya tendremos lo que buscábamos.


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Séptimo enunciado: No me basta con saber la BI de cada trimestre, necesito también el IVA y el total. Solución: elegimos "IVA" y "TOTAL" como campos de datos. Cada categoría de fila desglosará los tres cálculos, BI, IVA y total.

Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar sólo la suma del IVA. Solución: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluir desde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular sólo la suma del IVA.

Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separada conforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas. Solución: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y se convierta en campo de página. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (lo que antes estaba en la columna de más a la derecha) o el parcial de cada tipo, sin mezclarse con los otros, tan sólo accionando el desplegable de arriba del todo.

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Decimo enunciado: ¿qué importe tuvo la compra más importante que hice en cada trimestre? Solución: accionamos el botón "configuración de campo" de la barra "Tabla dinámica", también sale esta opción haciendo un clic derecho en el campo de la esquina superior izquierda de la tabla o, más rápido todavía, un doble clic (como se mencionaba en el truco anterior). Ahí cambiamos la configuración del campo de datos y elegimos la función "Máximo" en vez de "Suma".


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Como se puede observar en el cuadro de la derecha de la imagen, al configurar el campo, además de cambiar de función se puede cambiar el formato de número como se hace ordinariamente con las celdas.

U.D. 3. Gráficos dinámicos.

U.D. 3. Gráficos dinámicos. Los gráficos dinámicos son una herramienta de análisis visual derivada de las tablas dinámicas. Permiten la representación gráfica de los datos que resume una tabla dinámica al igual que un gráfico ordinario hace con series de valores en celdas. De hecho cuando creemos un gráfico dinámico, automáticamente se creará una tabla que le acompañará para proporcionarle los datos que necesita. Para crear un gráfico dinámico hay que accionar la misma opción que con las tablas dinámicas,Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...,pero eligiendo la opción "Gráfico dinámico", como es lógico.

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El siguiente paso nos volverá a preguntar por el área de celdas que contiene los datos a analizar, igual que con las tablas_

Si después del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,


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podremos basarnos en ella para ahorrar memoria, aunque serán interdependientes entre ellas. La elección es nuestra y nos será consultada con el siguiente cuadro:

En el caso de responder afirmativamente o si en el paso 1 hemos indicado que nos basaremos en otra tabla existente, deberemos indicarle cuál en el siguiente cuadro:

Finalmente, el paso 3 nos consultará dóde queremos ubicar la tabla que necesariamente tiene que acompañar a todo gráfico dinámico. Como ya hicimos en su momento, recomendamos desviarla a una hoja nueva para que no entre en conflicto con valores existentes en nuestras celdas.

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Una vez pulsemos "Finalizar", tendremos el gráfico preparado en blanco y la correspondiente barra de herramientas de tabla dinámica, que ya nos es familiar, además de la barra de gráficos para editar el gráfico resultante conforme a nuestra conveniencia. Antes de seguir convendría recapitular qué es un gráfico y qué partes lo componen. Podría definirse gráfico como la representación visual de los datos o valores alcanzados por unas series a lo largo de ciertas categorías. Un ejemplo adaptado al fichero que usamos en la unidad didáctica anterior: si realizamos un gráfico que represente las compras (campo "BI") realizadas para cada concepto contable durante el año (campo "Fecha"), los datos serán las bases imponibles, las series los conceptos contables y las categorías las fechas. La pauta a seguir ahora es arrastrar los campos dónde les correponda, teniendo en cuenta que las 4 zonas que conocemos de las tablas dinámicas se ven un poco alteradas: "Coloque campos de categoría aquí" (el eje de abscisas, X), ahí arrastraremos opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupación para

formar categorías de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. "Coloque campos de serie aquí" (en la leyenda), ahí arrastraremos opcionalmente los


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sean criterio de agrupación para formar series de registros, cada una de un

color. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. "Coloque datos aquí" (en el área de trazado del gráfico), ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se

hagan cálculos y se representen los valores alcanzados (el repertorio de funciones es el mismo que para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de valores de texto, sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. "Coloque campos de página aquí" (arriba del todo), ahí arrastraremos opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma

que podamos optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda. Seguramente la siguiente imagen ayudará a comprender mejor este tema, teniendo en cuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente, la configuración de un gráfico que represente: • • •

las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que irá al área de trazado) ...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las series, por lo que irá a la leyenda) ...durante el año (el campo "Fecha" define las categorías del eje X, por lo que ahí hay que arrastrarlo).

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El resultado de la maniobra anterior nos devuelve un gráfico de columnas, cada color es una serie y las fechas se suceden en el eje X. Seguramente la información que suministra el gráfico será más util si agrupamos las fechas por trimestres, al igual que se hizo con las tablas dinñamicas, para que en el eje X solo haya 4 categorías: los 4 trimestres del año. Para ello nos valemos del clic derecho en el campo de las categorías ("Fecha").


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Bajo estas líneas se puede ver el gráfico resultante, con los trimestres como categorías. Si queremos cambiar cualquier opción podemos activar el asistente de gráficos desde el botón o desde el menúGráficoy acceder a cualquiera de sus 4 pasos: • • • •

Paso 1: tipo (columnas, barras, líneas, circular, etc...) y subtipo de gráfico (normal, apilado, porcentual, en 3 dimensiones, etc...). Paso 2: datos de origen, es decir, la tabla que alberga los valores a representar. Paso 3: opciones de gráfico, relativas al diseño (títulos, ejes, lineas de división, leyenda y tabla de datos). Paso 4: ubicación, o en una hoja nueva para él solo o flotando como un objeto en una hoja existente, conviviendo con los valores de sus celdas.

Cómo no, también podremos hacer uso de la barra de gráficos para cambiar el formato de cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable): •

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De esta forma se ha conseguido el siguiente ejemplo: es el mismo gráfico de antes pero de tipo "Áreas" y subtipo "Apiladas con efecto 3D" (además de algún que otro retoque de elementos sueltos: título, colores...).


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Otro ejemplo: de nuevo el mismo gráfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D" (además de algún que otro retoque de elementos sueltos: título, colores, alto de la base, giro en 3D...).

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Por último, la siguiente figura ilustra el gráfico anterior con otra ubicación: flotando como un objeto en la misma hoja que la tabla dinámica en la que se basa.


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Práctica. Totalizar por grupos.

Práctica. Totalizar por grupos.

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Esta práctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro a descargar: • • •

En la Hoja 1: el promedio de Ingresos Brutos de los clientes de cada sexo. En la Hoja 2: la suma de Ingresos Brutos de los clientes de cada localidad. En la Hoja 3: el cliente más viejo y el más joven de cada provincia.

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

Práctica. Tabla y gráfico dinámico.

Práctica. Tabla y gráfico dinámico. Esta práctica consiste en realizar una tabla y un gráfico dinámico sobre los datos del libro a descargar: •

La tabla debe contar cuántos hombres y cuántas mujeres tienen unos ingresos brutos comprendidos en estos tramos: de 0 a 9.999, de 10.000 a 19.999, de 20.000 a 29.999 y de 30.000 a 40.000.

Pista: hay que usar la opción de agrupar categorías. •

El gráfico debe representar mediante líneas los ingresos medios de cada sexo segú su situación laboral.


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Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo V. Herramientas avanzadas. U.D. 1. Auditoría.

U.D. 1. Auditoría. La barra de fórmulas (representada bajo estas líneas) debe su nombre a que en la misma aparece la expresión algebraica de la celda que esté seleccionada en ese momento, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el valor que toma.

Es inecitable que se produzcan errores en la elaboración de las hojas de datos. De algunos nos informan las propias celdas con los siguientes códigos de error: • • • • • • • •

##### #¡VALOR! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! #¡NULO!

Pero a menudo, los errores más peligrosos son los que no detecta Excel porque dan un valor correcto a efectos técnicos pero que no concuerda con el proposito para el que habíamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fácilmente desapercibidos entre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de cálculo. Para ello contamos con las herramientas de auditoría, que sirven principalmente como


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ayuda visual a la detección de ambas clases de errores, tanto técnicos como de formulación. A efectos de detección de errores, si se desea se puede hacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulas en vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” de Herramientas/Opciones.../Ver(ahí también se puede especificar si se quiere dejar de ver los encabezados y las líneas de división de celdas), con el teclado es más rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”.

Dichas herramientas se activan desde los botones de su propia barra, la de auditoría, accesible desdeHerramientas/Auditoriay son los siguientes: Rastrear y quitar precedentes (las que influyen en la celda activa) Rastrear y quitar dependientes (en las que influye la celda activa) Borrar todas las flechas Insertar comentarios que nos ayuden a explicar lo que vemos en las celdas. Rastrear precedentes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas que intervienen en el resultado de la celda activa. En este ejemplo (sencillo para una mejor comprensión) nos preguntamos por las celdas que influyen en el total de la factura.

Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar precedentes" de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas"

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(sólo

.

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Rastrear dependientes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas en cuyo resultado interviene la celda activa. Ahora nos preguntamos por las celdas en las que influye la base imponible del 4%.

Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar dependientes" de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas"

(sólo

.

Durante el proceso de detección de errores puede sernos de gran ayuda comentar las celdas, para un momento posterior en el que se necesite más información acerca del contenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de la hoja. Para insertarlos tenemos tres opciones: •

El botón

de la barra de auditoría.

• •

Clic derecho/Insertar comentario. MenúInsertar/Comentario.

Si necesitamos modificar el comentario tenemos dos opciones: • •

El botón "Modificar comentario" de la barra de auditoría. Clic derecho/Modificar comentario.


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Por último, si queremos borrar el comentario tenemos dos opciones: • •

Clic derecho/Modificar comentario. MenúEdición/Borrar/Comentario.

U.D. 2. Buscar objetivo.

U.D. 2. Buscar objetivo.

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Lo normal en las tareas diarias de Excel es diseñar fórmulas que nos lleven a averiguar un resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los que conocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las fórmulas que lo propician pero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variables para conseguir dicho resultado. Una forma manual y tradicional de solucionar el problema sería plantear en un papel aparte la expresión algebraíca del mismo, resolver la ecuación y trasladar la formula resultante a Excel sustituyendo el resultado deseado en la misma para que nos devuelva el valor de la variable. Un incoveniente puede radicar en que no confiemos mucho en nuestra solvencia con el abstracto mundo del álgebra. Además es un trabajo que nos podemos ahorrar con la función que estamos tratando ahora. Si no vamos tan bien en matemáticas, otra forma rudimentaria de conseguirlo sería ir introduciendo valores en las celdas precedentes para, por prueba y error, acercarnos al valor deseado. Tarea harto difícil cuando no interminable. En cualquier caso, si nos viésemos obligados a hacer "probatinas" siempre puede venir bien pedir a Excel que la pulsación de la tecla ENTER no cambie la selección a la celda de debajo. Para ello, basta con ir a la pestaña "Modificar" del menú Herramientas/Opciones...y desmarcar la casilla "Mover selección después de ENTRAR".

Desechemos pues esas opciones gracias a la herramienta "Buscar objetivo" siempre y cuando la incognita que tengamos sea sólo una, si son más necesitaremos del complemento "Solver" que se explica dentro de dos unidades didácticas. El uso de "Buscar objetivo" es muy sencillo: una vez hemos completado las fórmulas de la hoja y llega el momento en que nos preguntamos por la variable, nos situamos en la celda con el resultado (distinto al deseado, pues aún no conocemos el valor necesario de la celda variable). Paso seguido, nos dirigimos a Herramientas/Buscar objetivo... y rellenamos los datos que se nos piden: • • •

"Definir la celda" se refiere a la celda objetivo. "Con el valor" que deseamos que alcance dicha celda. "Para cambiar la celda" variable cuyo valor queremos obtener.

Acto seguido pulsamos "Aceptar".


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En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay que producir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cual hay pérdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En términos económicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad". Si el problema tiene solución, Excel nos informará con el cuadro de abajo a la derecha, además de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado para coincidir con el que deseábamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no: "Cancelar".

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U.D. 3. Escenarios.

U.D. 3. Escenarios. Introducción Una de las utilidades de la hoja de cálculo es realizar los cálculos necesarios para valorar situaciones o hipótesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiar numerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultados y sería una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento. Ahí radica la utilidad de los escenarios, en la posibilidad de guardar bajo una denominación las distintas combinaciones de valores que definen cada situación, para recuperarla en el futuro y compararla con las otras situaciones mediante informes a tal efecto. Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la función financiera PAGO() para calcular la cuota de un préstamo en función del capital prestado, los años de duración y el tipo de interés anual. Usaremos los escenarios para comparar las posibilidades cambiantes según cuánto capital pedimos, a cuántos años negociamos el préstamo y el tipo de interés aplicado en cada situación (o escenario, propiamente dicho).


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Si bien, para conseguir unos resultados más claros en el uso de los escenarios, es recomendable hacer uso de los nombres de celdas en lugar de sus referencias, por lo que vamos a hacer un inciso para detallar su funcionamiento.

Uso de nombres para las celdas Como íbamos diciendo, usar nombres en las celdas permite referirse a ellas por un nombre más fácil de entender y recordar que lo que viene siendo su referencia. En este ejemplo se entiende mejor "Cuota_Mensual" que "D7". La forma más rápida es seleccionar la celda, escribir el nombre que queramos en el cuadro de nombres (parte izquierda de la barra de fórmulas) y pulsar ENTER.

A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre ("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7"). Página 102 de 120

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Al asignar un nombre a una celda este se referirá a la referencia de la misma en términos absolutos (añadirá símbolos $), por lo que no es recomendable usar nombres en fórmulas que usan referencias relativas y van a ser copiadas a otros puntos de la hoja. A no ser que se quite la referencia absoluta en el cuadro Insertar/Nombre/Definir.... Si tenemos los nombres que queremos asignar etiquetados junto a las celdas en cuestión podemos ahorrarnos el trabajo de ir una por una seleccionando tanto las celdas a nombrar como las que contienen los nombres y acudir a la opciónInsertar/Nombre/Crear.

Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (también llamadas "etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.


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Las fórmulas creadas con anterioridad a la definición de nombres no se actualizarán para reflejar los nuevos (seguirán con las referencias anteriores) pero las fórmulas que hagamos a partir de ahora tomarán esos nombres (a no ser que tecleemos las referencias).

Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excel podemos ir aInsertar/Nombre/Definir...

Teniendo en cuenta lo anterior, si en nuestro ejemplo volvemos a construir la fórmula de la cuota mensual, quedará como sigue.

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Uso de escenarios Una vez tenemos planteadas las fórmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdas cambiantes (para ahorrarnos especificarlas después) y vamos a Herramientas/Escenarios... Como no tenemos ningún escenario comenzare mos a agregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de diálogo: • •

el primero nos pregunta un nombre por el que referirse en el futuro al escenario, las celdas cambiantes (si estaban seleccionadas puede verse que no hace falta) y un comentario opcional de parte del autor. el segundo nos pide los valores que tendrán en ese escenario las celdas cambiantes.


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Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamos directamente mediante el botón "Agregar"...

...el tercero...

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...el cuarto...

y el quinto, no necesariamente el último porque siempre se pueden añadir más en el futuro, además de modificarlos o eliminarlos.


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Como ya no agreganmos más, pulsamos sobre "Aceptar" y volvemos al administrador de escenarios, donde podremos pasar de una a otro (y observar sus efectos en las celdas de detrás) con el simple gesto de hacer doble clic en sus nombres. En este mismo cuadro podremos agregar más escenarios, modificar o eliminar los existentes.

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Si pulsamos en el botón "Resumen..." se nos preguntará cuál es la celda resultante que queremos incluir en el informe y se nos darán dos opciones: •

una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinaciones de valores y su resultado. Obsérvese lo bien que viene haber definido nombres, de no haberlo hecho, veríamos las clásicas referencia, dificultando su comprensión.


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•

o una tabla dinámica en una nueva hoja con los datos todavía más resumidos.

U.D. 4. Solver.

U.D. 4. Solver. Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permitía resolver problemas con una incognita. Solver llega más lejos, se hace necesario recurrir a esta

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otra herramienta cuando hay más de una incognita. Quién necesite resolver enunciados de programación lineal tiene aquí un buen aliado. Antes de nada hay que asegurarse de que Solver está disponible en el menú Herramientas, pues depende de la modalidad que se eligiera al instalar Office. Si no lo está, tendremos que activarlo desde la opción Herramientas/Complementos o agregar componentes desde el programa de instalación de Office.

Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondrá instalar dicho complemento.

Tendremos preparado el CD de instalación de Office para cuando nos sea solicitado mediante el siguiente cuadro.


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Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servirá de ejemplo en las explicaciones: Enunciado: una pequeña empresa farmacéutica elabora artesanalmente dos preparados A y B, que vende a 56 €/u y 44 €/u, respectivamente. Cada frasco de preparado A necesita 12 cc de principio activo, 88 cc de excipiente y lleva 3/4 de hora de preparación. Por su parte, cada frasco de preparado B necesita 8 cc de principio activo, 92 cc de excipiente y conlleva 1/2 hora de preparación. Contamos con que este año pueden adquirir un máximo de 50.000 cc de principio activo a 0,75 €/cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 €/cc y que sus trabajadores tienen contrato por 3.000 h con un coste de 10€/h y no contemplan realizar horas extra. Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 €, ¿qué cantidad debe fabricar de cada preparado para conseguir el máximo beneficio? Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos con los que contamos y crear las fórmulas necesarias para calcular los recursos empleados y el resultado final. No hay qué disponer las celdas de ninguna forma especial pero procuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a la hora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedaría de esta forma:

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Para una mejor comprensión del ejemplo, estas son las fórmulas que, lógicamente, no se pueden ver en la cuadrícula (a no ser que elijamos ver las fórmulas en la solapa "Ver" deHerramientas/Opciones...).

Estamos listos para ir aHerramientas/Solver...y especificar los siguientes parámetros: • • • •

Celda objetivo: aquella de la que queremos conseguir un resultado (saldrá automáticamente la que estuviera seleccionada). Valor de la celda objetivo: lo que queremos conseguir con la celda anterior: el máximo, el mínimo o un valor concreto. Cambiando las celdas: especificamos el rango en el que están las variables. En el cuadro de restricciones, vacío de momento, empezamos a agregar restricciones.


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La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, a las que añadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tener decimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restricción" tiene tres partes: • •

La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la fórmula cuyo resultado se quiere restringir. El tipo de restricción a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=), igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un número entero (int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).

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Una vez agregamos la última restricción pulsamos en "Aceptar" y estaremos de nuevo en el cuadro de "Parámetros de Solver" donde el botón "Opciones" nos lleva a otro cuadro en el que podemos especificar opciones avanzadas respecto al método iterativo con el que Excel va a intentar resolver el problema. De entre todas, destaquemos la posibilidad de especificar que asuma que las variables halladas no pueden ser negativas, lo que nos ahorrará introducir (si viéramos que alguna variable arrojaba un valor negativo sin poder serlo) restricciones de tipo "mayor o igual que cero" (>=0). También se puede especificar el tiempo máximo en segundos o el número máximo de iteraciones que se le concede a Excel para resolver el problema en el caso de que tenga que hacer muchas. Una iteración es el cálculo y comparación del resultado final de cada posible solución (que cumpla con las restricciones). El método iterativo no calcula la solución, sino que la busca a partir de hacer pruebas con todas las combinaciones posibles a las que le da tiempo.


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Una vez pulsemos el botón "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemos concedido (100 segundos en este caso) Excel nos informará de la mejor solución que ha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla, elegiremos "Utilizar solución de Solver", si no nos convence restauraremos los valores originales. Si queremos someter la solución a un futuro análisis, podemos almacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan sólo se nos pedirá un nombre de referencia.

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Antes de pulsar sobre "Aceptar" en el cuadro anterior también se pueden pedir informes de respuestas, de sensibilidad y/o de límites. Si alguno de ellos carece de sentido, se nos informará con un cuadro como el siguiente:

Este es el aspecto que presenta un informe de respuestas.


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Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones.

Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones. Esta práctica consiste en usar escenarios para almacenar datos de distintas hipótesis para ayudar en la toma de decisiones. Además de manejar el uso de escenarios, se quiere valorar tu capacidad para plantear las fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de 50.000 € y unos costes variables de 50 € por cada unidad. El precio al que vendamos el producto influirá en la demanda del mismo en el mercado. Tanto precio como demanda influirán en los ingresos totales y, por lo tanto en el beneficio. Por ello hemos encargado a una empresa consultora un estudio de mercado en el que ha estimado la demanda que tendrá nuestro producto según el precio de lanzamiento. Un resumen de ese estudio plantea 4 posibles estrategias: • • • •

Salir con un precio de venta de 100 € provocaría una demanda de 5.000 unidades. Con un precio de 90 €, una demanda de 6.000 uns. Con un precio de 80 €, una demanda de 9.000 uns. Y con un precio de 70 €, una demanda de 15.000 uns.

Se te pide que generes un informe de escenarios en el que podamos comparar las distintas alternativas y decidir cuál es la más lucrativa y cuál es la que menos.

Práctica. Usar solver para tomar decisiones.

Práctica. Usar solver para tomar decisiones. Esta práctica consiste en solucionar un problema de programación lineal con dos incógnitas mediante la herramienta Solver. Además de manejar esta herramienta concreta, se quiere valorar tu capacidad para plantear las fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

Problema: Fabricamos dos artículos, A y B, que nos reportan un beneficio de 3 y 4 unidades monetarias, respectivamente. Disponemos de 180 unidades de materia prima, necesitando 2 para cada unidad de A y 3 para cada unidad de B. A su vez, no podemos superar las 320 unidades de mano de obra, requiriendo 4 cada unidad de A y 5 cada unidad de B. Queremos saber cuántas unidades tenemos que fabricar de cada artículo para obtener


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el máximo beneficio.

Links de interés

Links de interés Microsoft, información del producto Lotus 1-2-3, información del producto (en inglés) Alternativa gratuita a Office: OpenOffice Artículo en Wikipedia PP+FF y trucos de Excel Manuales de Excel Casos resueltos de Excel para economistas Modelos económicos y financieros Ejemplos de Excel Galería de imágenes

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