Sociedad de Beneficencia de Huancayo
ÁREA: GERENCIA GERENCIA GENERAL
“AÑO DE LA INVERSIÒN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA”
CARRERA
FROFESIONAL: CONTABILIDAD Y FINANZAS
CUESTIONARIO DE CONTROL Y MEMORANDUM DE CONTROL
PRESENTADO POR: CODIGO: Curso: Docente: VILCAHUAMAN Semestre:
HUAMAN OLIVERA DIANDRA C0403OH CONTROL INTERNO C.p.c.C. LOURDES GALVEZ
Vii
“A”
Huancayo_ Perú 2013
ÁREA: GERENCIA GENERAL
Sociedad de Beneficencia de Huancayo
COMPONENTE 1: AMBIENTE DE CONTROL CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
Marque con un aspa (X) la opción que considere adecuada 1
1.1 FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACION 1 2 3 4 5 6 7 8
9 1 0 1 1 1 2
Usted muestra interés de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a través de políticas, documentos, reuniones, charlas y otros medios. Usted reconoce y promueve los aportes del personal que mejora el desarrollo de las actividades laborales Usted incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la entidad. Usted toma decisiones frente a desviaciones de indicadores, desviaciones frente a los resultados contables dejando evidencia mediante actas Usted proporciona el apoyo logístico y de personal para el adecuado desarrollo de las labores de control Usted demuestra una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI Usted conoce si se evalúa y supervisa continuamente el funcionamiento adecuado del Sistema del Control Interno es decir efectuar controles. Usted conoce si se propicia un ambiente que motiva al personal a generar Medidas que contribuyan al perfeccionamiento del sistema de Control interno es decir Usted conoce el Control interno. Usted conoce si se han establecido mecanismos para promover, reconocer y valorar los aportes del personal que permitan una mejora continua en los procesos Usted conoce si la Sociedad de Beneficencia Pública de Huancayo en adelante la institución cuenta con mecanismos que expresan y transmiten que su gestión esta sie3ndo orientada hacia el cumplimiento de la misión institucional. Usted conoce si se promueve un ambiente que motive el desarrollo del control interno Usted tiene conocimiento si la actitud de la Alta Dirección respecto al Control Interno es claro en cuanto al cumplimiento de los controles internos en toda la entidad.
1.2INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS 13 14 15 16 17 18 19
20
La entidad cuenta con un código de Ética debidamente aprobado y difundido mediante talleres, reuniones, charlas y/o seminarios. La administración ha difundido la ley del código de ética de la función publica Usted conoce si se han incorporado principios y valores como parte de la cultura Organizacional de la institución. La Administración demuestra un comportamiento ético poniendo en práctica los lineamientos de conducta de la identidad. Usted conoce si se fomenta el logro de objetivos a corto plazo y se realiza una compensación o incentivos por estos logros. Usted conoce si se ha implementado mecanismos para verificar el cumplimiento de los valores éticos establecidos en la institución. Usted conoce si la Gerencia/Dirección sigue los lineamientos éticos cuando Empleados, proveedores, clientes, inversionistas, acreedores, aseguradores, competidores, reguladores y auditores internos y externos. Usted conoce si la Gerencia/Dirección monitorea la inobservancia del código de ética y toma medidas disciplinarias apropiadas
2
Valores 3 4
Comentario 5
Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL sancionándose de manera ejemplar. Se comunica debidamente a todos los miembros de la entidad las 21 acciones disciplinarias que se toman sobre viola ciones éticas.
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
Marque con un aspa (X) la opción que Valores considere adecuada 1 2 3 4 5
1.3 ADMINISTRACION ESTRATEGICA 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1
La Dirección ha difundido y es de conocimiento general la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la entidad. Usted conoce todos los niveles organizacionales si participaron en la formulación del Plan Estratégico y Plan Operativo, estos son comunicados a todo el personal de la institución. Usted conoce si la institución contempla en el proceso del Planeamiento Estratégico la revisión de los objetivos existentes y establece los nuevos objetivos cuando sea necesario La Dirección asegura que todas las áreas, departamentos, formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional. Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres están dentro de los niveles esperados. Los planes estratégicos operativos y de contingencia se elaboran, conservan y actualizan según procedimientos documentos. La entidad ha formulado el análisis de la situación en que se encuentra con participación de todas las gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de los servicios. Usted conoce si se realiza el seguimiento al cumplimiento y resultados que se obtienen de los presupuestos proyectados y ejecutados. Usted conoce si los cambios, adecuaciones o modificaciones al Plan Estratégico se formalizan en documentos debidamente aprobados y autorizados con arreglo a la normativa vigente respectiva. Usted conoce si los cambios, adecuaciones o modificaciones al Plan Estratégico consideran los riesgos o amenazas externas o internas en la determinación de sus objetivos y Estrategias Adjuntar las copias del documento sustenta torio no ser el caso informar los motivos de la no existencia de ,los documentos sustenta torios
1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3 2 3 3 3 4 3 5
¿La estructura organizacional se ha desarrollado sobre loa base de la misión, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la realidad? El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas. La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado. Todas las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza prevista en el PAP (Presupuesto Analítico de Personal) y un cargo incluido en el de Asignación de Personal (CAP)
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 3 La Administración se asegura de que los trabajadores conozcan los normativos (MOF, ROF, CAP) y demás manuales que 6 documentos regulan las actividades de la entidad. 3 Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos 7 de información.
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Usted conoce si las responsabilidades y funciones son compatibles con los cargos que se desempeñan, y estas han ido establecidas claramente evitando su incompatibilidad. Usted conoce si existe una asignación apropiada de la responsabilidad Para tratar como metas y objetivos organizacionales funciones operativas y requerimientos regulatorios. Adjuntar copia del documento normativo, relación de procesos y mapa de procesos o en defecto informar los motivos de la no existencia de los documentos sustenta torios
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
Marque con un aspa (X) la opción que Valores considere adecuada 1 2 3 4 5
1.5 ADMINISTRACION HUMANOS 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49
DE
LOS
RECURSOS
La entidad cuenta con mecanismos políticas y procedimientos adecuados para la Selección, Inducción, Formación, Capacitación y Evaluación de Personal Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personas necesarias para el adecuado desarrollo de sus actividades. La entidad elabora anualmente un plan de formación y capacitación de personas con la participación de todas las áreas y se da cumplimiento al mismo. La escala remunerativa esta en relación con el cargo funciones y responsabilidades asignadas. Usted conoce si la entidad elabora anualmente un plan Capacitación, con la participación de todas las áreas y se da cumplimiento al mismo. Usted conoce si se ha implementado un programa de evaluación del desempeño en el personal y si se ejecuta de acuerdo a lo programado. Usted conoce si la conducción y tratamiento del personal se realiza de forma justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad comportamiento ético y competencia. Usted conoce si la escala remunerativa esta en relación con las funciones responsabilidades y el puesto. Usted conoce si se aplican medidas disciplinarias como respuesta a acciones indebidas o a desviaciones respecto del cumplimiento de las políticas procedimientos de la institución. Usted conoce si se cuenta con un conjunto de lineamientos transparentes que permitan garantizar la permanencia del personal asegurando su desarrollo y promoviendo su realización personal en igualdad de oportunidades.
1.6 COMPETENCIA PROFESIONAL 50
Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP. han sido plasmadas en un documento normativo(perfil de cargo)
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 51 El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con la competencia establecida en el perfil de cargo 52 Usted conoce si el personal de la institución tiene la competencia y entrenamiento necesario para sus deberes asignados. 53 Usted conoce si la Gerencia7Direccion establece e implanta estándares para contratar las personas más calificadas con énfasis en estudios realizados, experiencia laboral logros realizados y evidencia de integridad y comportamiento ético. 54 Usted conoce si se han establecido procedimientos para la evaluación del personal que postula a plazas que tendrán acceso a los activos susceptibles a malversación. 55 Usted conoce si se han implementado sistemas de motivación para el personal de la institución. 56 Usted conoce si el titular, funcionarios y demás servidores son conocedores de la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del control interno.
Nota: visar cada una de las hojas.
COMPONENTE 2: EVALUACION DE RIESGOS
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
Marque con un aspa (X) la opción que Valores considere adecuada 1 2 3 4 5
2.1 PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE RIESGO 1 Se ha desarrollado un plan de actividades de identificación, análisis
2 3 4 5 6 7
o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos. La Administración) Directorio, Dirección, Sub Dirección y Jefatura ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos. El planeamiento de la Administración de riesgos es especifico en algunas áreas como la asignación de responsabilidades y monitoreo de los mismos La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgo Usted participa en la planificación de la gestión de riesgos todas las áreas de la institución o solo una. Usted conoce la metodología, estrategias tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos, considera la participación de las diversas áreas en el proceso de identificación. Usted conoce la planificación de la gestión de riesgos, desarrolla una estrategia de gestión, que incluye su proceso e implementación. Se
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL definen claramente los objetivos y metas, se cuantifican, valoran, se monitorean, se documentan, reportan y se comunican oportunamente. 8 Usted conoce si la institución ha definido los niveles de Apetito y Tolerancia al Riesgo siendo estos aprobados por la Alta Dirección. 9 Usted conoce si se cuenta con un mapa de riesgos que contenga a nivel estratégico los mayores riesgos a los que se encuentra expuesta la institución permitiendo orientar las políticas de respuesta a reducir, transferir o aceptar el riesgo
2.2 IDENTIFICACION DE RIESGOS 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6
Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo Se han identificado los eventos negativos(riesgos que pueden afectar el desarrollo de las actividades) Ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o procesos En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad) se clasifican adecuadamente. Usted conoce si se toman en cuenta eventos y tendencias pasadas así como técnicas de prospectivas en general. Usted conoce si los riesgos son evaluados como parte de Planeamiento Estratégico. Usted conoce que técnicas se toman en cuenta a fin de identificar los riesgos.
2.3 VALORACION DE RIESGOS 1 7 1 8 1 9 2 0
En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados(probabilidad de ocurrencia) Usted conoce si los riesgos identificados son valorados desde la perspectiva de riesgo absoluto, riesgo residual y su probabilidad de ocurrencia y el impacto que ocasionaría al materializarse este. Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por escrito, o medios magnéticos. Usted conoce si se cuenta con una matriz de probabilidad e impacto para la valoración de los riesgos identificados.
Marque conAFIRMACION un aspa (X) laCONopción que Valores CALIFIQUE CADA DE ACUERDO LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION Comenta considere adecuada 1 2 3 4 5 rio 1.-No, sabe , no conoce 2.-No, se cumple 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
4.-Si,se cumple en mayor grado 5.-Si, se cumple plenamente
2.4 RESPUESTA AL RIESGO 2 1 2 2 2 3 2 4
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados. Se ha definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos. Usted conoce si los criterios de tolerancia al riesgo y costo beneficio son considerados al momento de seleccionar la respuesta de tratamiento de los riesgos (evitar, reducir, compartirlo y aceptarlo). Usted conoce si luego de seleccionar una respuesta se vuelve a medir el riesgo sobre una base residual
Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 2 Usted conoce si los cambios eventos internos y externos que incidan el desarrollo de las actividades de la institución para el logro de 5 en sus objetivos y su correspondiente entorno, son monitoreados permanentemente y son aportados oportunamente a los niveles de decisión. 2 Usted conoce si los procedimientos de monitoreo de los eventos e internos están establecidos en algún documento 6 externos normativo de gestión.
Nota: visar cada una de las hojas.
COMPONENTE 3: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
Marque con un aspa (X) la opción que Valores considere adecuada 1 2 3 4 5
3.1 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION Y APROBACION 1 Usted conoce si las responsabilidades de los funcionarios
2 3
trabajadores de la institución están claramente establecidas en un documento normativo de gestión y ha sido comunicado formalmente. Usted conoce si se cuenta con manuales de procedimiento donde se señalan las acciones de autorización y aprobación de los procesos actividades o tareas que se tengan que ejecutar en el desarrollo de sus funciones. Usted conoce si las instrucciones que se imparten a los funcionarios, servidores de la institución se dan principalmente por escrito u otro
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ÁREA: GERENCIA GENERAL medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido
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3.2 SEGREGACION DE FUNCIONES 4 Las actividades expuestas a riesgos de error
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o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. Usted conoce si las funciones establecidas toman en cuenta las acciones de autorización procesamiento, revisión, control, custodia, registro de operaciones y ar chivo de la documentación. Usted conoce si se tiene establecido una política de rotación de funcionarios o servidores públicos en procesos claves a fe de evitar la colusión (producto de un excesivo periodo de tiempo desempeñando las funciones en el proceso clave)
3.3 EVALUACION COSTO BENEFICIO 7 Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere
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el beneficio que se puede tener. Usted conoce si se realiza una valuación de costo-Beneficio en el diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control, estableciendo como criterios la factibilidad y conveniencia Usted conoce si se revisan y actualizan de manera periódica los controles existentes de manera que satisfagan los criterios de factibilidad y conveniencia.
3.4 CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6
Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos. El acceso a los recursos o archivos queda evidenciados en documentos tales como recibos, actas, entre otros Periódicamente se comparan ,los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos inventarios u otros) Se han identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizados y se han establecido medidas de seguridad para los mismos. Los documentos internos que se genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos. Usted conoce si se lleva un control periódico del inventario para resguardar los bienes patrimoniales de la Institución a fin de detectar pérdidas, sustracción o robos a los que están expuestos estos archivos. Usted conoce si se ha identificado recursos o activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado y se han establecido medidas de seguridad para los mismos
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
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3.5 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES 1 7
Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la ejecución de los procesos actividades y tareas.
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 1 Periódicamente se comparen los resultados con los registros de los 8 procesos actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes.
1 9
Se tienen establecidos procedimientos para el debido y oportuno registro de las transacciones y actividades de la Institución que permitan su verificación y posterior conciliación.
3.6 EVALUACION DE DESEMPEÑO 2 0 2 1 2 2
La entidad cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas en el desempeño institucional. La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales disposiciones normativas vigentes. Usted conoce si los indicadores establecidos tanto en el Plan Estratégico como en el Operativo, son de carácter cualitativo y cuantitativo
3.7 RENDICION DE CUENTAS 2 3 2 4 2 5
La entidad cuenta con procediemientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas.
2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2
El personal conoce que procesos involucran a su unidad orgánica y que rol le corresponde en los mismos.
Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de cuentas. La administración exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su personal
3.8 DOCUMENTACION ACTIVIDADES Y TAREAS
DE
PROCESOS,
Los procesos actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones. Usted conoce si el personal de la Gerencia/Dirección tiene conocimiento de los procedimientos que realiza el área y que función o actividades a cargo de ellos. Usted conoce si los procesos cuentan con objetivos claramente establecidos, indicadores de desempeño. Usted conoce si las unidades orgánicas responsables de los procesos se encuentran claramente identificadas. Usted conoce si los procesos, actividades y tareas se encuentran documentados y revisados periódicamente se actualizan y comunican oportunamente. Usted conoce si se crea un ambiente en el que se promueva las mejoras a los procesos en caso de detectarse deficiencias en estos.
3.9 REVISION DE PROCESOS ACTIVIDADES Y TAREAS 3 3 3 4
Se revisan periódicamente con el fin de que están desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Se implementa las mejores propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúen las correcciones necesarias
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 2.-No, se cumple 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
4.-Si,se cumple en mayor grado 5.-Si, se cumple plenamente
ÁREA: GERENCIA GENERAL
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Marque con un aspa (X) la opción que Valores considere adecuada 1 2 3 4 5
4.0 COMUNICACION 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 4 0 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 4 6 4 7 4 8 4 9 5 0
Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información. Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos a las redes instalada, así con el respaldo de la información (backup) Los Sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la información. La entidad cuenta con un plan operativo informativo La entidad cuenta con un plan de contingencia. El Área de informática cuenta con un plan de contingencia Se ha definido los controles de acceso general (seguridad física y lógica de los equipos centrales) Se ha creado perfiles de usuarios de acuerdo con las funciones de los empleados creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente. Los programas informáticos (software) de loa entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso. Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas sobre su uso y cuando el personal se desvincula de las funciones. L entidad ha establecido controles para la adquisición de paquetes de software. Usted conoce si han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente. Usted conoce si los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso. Usted conoce si la entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones. Usted conoce si la entidad ha establecido controles para la adquisición de paquetes de software
Nota: visar cada una de las hojas.
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ÁREA: GERENCIA GENERAL
COMPONENTE 4: INFORMACION Y COMUNICACION CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
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4.1 FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION 1 2 3 4
La información gerencial es seleccionada, analizada y sintetizada para la toma de decisiones. Se han definido niveles de acceso de información al personal al sistema de información. Se ha establecido requisitos mínimos de calidad, veracidad, objetividad, suficiencia, pertinencia, relevancia, oportunidad y utilidad de la información. Se ha normado y regulado el uso de la información en la institución
4.2 INFORMACION Y RESPONSABILIDAD 5 6 7 8
Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas. ¿Se cuanta con políticas y procedimientos que garantice el adecuado suministro de información para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades. Usted conoce si han establecido políticas y procedimientos para brindar un tratamiento transparente y fluido a la información que genera la Institución indique los mecanismos implementados para que este sea fluido, y sea de conocimiento interno y externo. Usted conoce si los funcionarios y titulares identifican las necesidade3s de la información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas.
4.3 CALIDAD INFORMACION 9 1 0 1 1 1 2
Y
SUFICIENCIA
DE
LA
¿La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades? ¿Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información? Usted conoce si la información pública tiene niveles de restricciones en cuanto a su contenido, en concordancia con la ley de transparencia. Usted conoce si hay un control de calidad previo de la información publicada y entregada en virtud a la Ley de Transparencia.
4.4 SISTEMAS DE INFORMACION 1 3 1 4
L a entidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades. Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar mejoras.
4.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO 1 5
Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se diseñan para asegurar su adecuado funcionamiento
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 1 Se realiza un seguimiento de los avances tecnológicos a efectos de 6 determinar la conveniencia de su incorporación.
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 2.-No, se cumple 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
4.-Si,se cumple en mayor grado 5.-Si, se cumple plenamente
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4.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL 1 7 1 8 1 9
Se cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación y otros medios que contienen información generada por la entidad y qué criterios se adoptan para esta. L a administración de los documentos y otros medios que contienen información se realiza de acuerdo con políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos) Los ambientes utilizados para los archivos institucionales cuentan con ubicaciones y acondicionamientos apropiados.
4.7 COMUNICACIÓN INTERNA 2 0 2 1 2 2 2 3
La entidad ha elaborado y difundido documentos Permita que las diversas áreas tengan claro el rol que les corresponde en ese sentido. La administración mantiene actualizado sobre desempeño, desarrollo de riesgos principales iniciativas y cualquier otro evento resultante. La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal. Usted tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal.
4.8 COMUNICACION EXTERNA 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional. La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (ley transparencia y Acceso a la información Publica) a los requerimientos externos acorde a la ley de transparencia y acceso a la información publica. E l portal de transparencia de la entidad se encuentra adecuadamente implementado y actualizado Usted conoce si existen restricciones para tratamiento, procesamiento de la información que se difunde al exterior. Usted conoce si se proyecta una comunicación al exterior que la institución se encuentra comprometido con la lucha contra la corrupción.
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4.9 CANALES DE COMUNICACION 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4
Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa considerándose diversos tipos de comunicación, memorando, paneles, informativos, boletines, revistas. Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna Usted conoce si los canales de comunicación oficiales toman en consideración los niveles jerárquicos y autorización correspondiente a sus emisores y receptores. Usted conoce si la Gerencia realiza un seguimiento oportuno y apropiado respecto a las comunicaciones recibidas de los clientes, proveedo0rs, reguladores y otras partes externas y se han establecido tiempos prudentes de respuesta. Usted conoce si la comunicación a través de la organización es adecuada completa y oportuna para facilitar a los trabajadores a desempeñar sus deberes efectivamente Usted conoce si existe un canal de comunicación establecido para que el personal reporte (anónimamente cuando sea apropiado) actitudes, actividades sospechosas y la Gerencia motiva al ismo a utilizar dichos canales cuando sea necesario.
CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
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Usted conoce si las incidencias son investigadas oportunamente y se toman acciones disciplinarias cuando sea necesario. Usted conoce si se ha implementado alguna política que estandariza una comunicación interna y externa considerándose diversos tipos de comunicación memorando, paneles informativos, boletines revista. Usted conoce si los deberes y responsabilidades de control del personal se comunican oportuna y efectivamente.
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COMPONENTE 5: SUPERVISION CALIFIQUE CADA AFIRMACION DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE ESCALA DE VALORACION 1.-No, sabe , no conoce 4.-Si,se cumple en mayor grado 2.-No, se cumple 5.-Si, se cumple plenamente 3.-Si,se cumple de forma insuficiente
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5.1 ACTIVIDADES MONITOREO 1 2 3 4 5
DE
PREVENCION
Y
En el desarrollo de sus labores se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si los procesos en los que se interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos, quedando evidencia de ello. Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo) Usted conoce si se ha implementado mecanismos de monitoreo de los procesos y operaciones de la institución que permitan conocer oportunamente si estas se realizan en forma adecuada para el logro de sus objetivos. Usted conoce si la gerencia promueve el desarrollo y mantenimiento de una actitud permanente de cautela por anticipar contrarrestar, mitigar y evitar errores, deficiencias, desviaciones y demás situaciones adversas para la institución. Usted conoce si la gerencia responde rápidamente a las recomendaciones planteadas en los informes de auditoria.
5.2 SEGUIMIENTO DE RESULTADOS 6 7 8
La deficiencia y los problemas detectados en el monitoreo se registra y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que toman las acciones necesarias para su corrección. Cuando se descubre oportunidades de mejora se dispone medidas para desarrollarlas. Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas detectadas por el OCI.
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Sociedad de Beneficencia de Huancayo ÁREA: GERENCIA GENERAL 9 Usted conoce cuando se detecta e informa sobre alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno institucional se determinan sus causas y se plantean opciones de solución disponibles, adoptándose las medias correctivas. 1 Se realiza el seguimiento de las medias correctivas, tomándose en 0 cuenta los plazos para su implementación
5.3 COMPROMISO DE MEJORAMIENTO 1 1 1 2 1 3
La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permiten proponer planes de mejoramiento que son ejecutados posteriormente. Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas. Se implementan las recomendaciones que formulan los órganos de control las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento.
MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE
: CPC. Gladys Mandujano Matos JEFA DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL SOCIEDAD DE BENIFICIENCIA DE HUANCAYO
A
: Gerencia General
FECHA
: 0 7 de julio de 2013
En virtud de lo establecido en artículo 18, inciso f, hemos realizado el control interno imperante de la BENIFICIENCIA DE HUANCAYO. Este examen de Auditoria Interna se realizó de acuerdo con las normas generales de auditoria NAGA, y las normas de auditoria Gubernamental, la aplicación de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente la auditoria, consecuentemente se debe evaluar la estructura y sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad delos mismos, que permita determinar áreas críticas y puntos de atención para la ejecución de la auditoria. En el proceso de la planificación se realizó la evaluación de la estructura de control interno y en la fase de campo, entre otros aspectos, se probó la solidez, confianza y efectividad, determinándose algunas deficiencias y debilidades que inciden en la gestión administrativa y operativa de la Entidad. Debemos señalar que los aspectos y hemos planteado en el presente documento fueron oportunamente comunicados a los diversos niveles funcionales de las áreas y unidades de la entidad a efectos que conocidos los hechos se dispongan las medidas correctivas que el caso
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ÁREA: GERENCIA GENERAL
requería, habiéndose obtenido receptividad y siendo informados de las acciones dispuestas para corregir a subsanar los mismos. En tal sentido, continuación presentaremos los aspectos de mayor relevancia, en los cuales se consideran casos cuyas acciones correctivas ya han sido dispuestas, con la finalidad de que se tome conocimiento y se realice el seguimiento de las medidas correctivas, otros que están en proceso de implementación, para que los niveles de gerencia y administración efectúen la supervisión correspondiente, asimismo, formularios las recomendaciones que deben entenderse como complemento a las acciones ya dispuestas a como alternativa en los casos que se encuentren en proceso de evaluación previa. Atentamente,
GLADYS A MANDUJANO MATOS JEFA DE OCI