Defnición de Alcance Consultas y preguntas a cliente Módulos Finanzas y Control de Gestión
Julio 2016
1. Objetivo El presente documento tiene como objetivo, realizar un levantamiento ejecutivo de las funcionalidades de los módulo Financiero Contable ,Control de Gestión, Gestión de materiales y ventas que son posibles de implementar. Además sentar las bases para definir el alcance para la propuesta y la oferta de implementación. or lo anterior, a continuación se presenta un cuestionario que debe desarrollar el cliente
2. Consultas y/o preguntas FI/CO 2.1 Organización •
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!"a moneda de cada sociedad está definida en C"#
!Cuál es moneda de $rupo o cual es la moneda que presentar reportes consolidados# !E%isten un plan de cuentas corporativo#, es decir, todas las sociedades del $rupo lo utilizan. En caso de que la pre$untar anterior, e%isten más de plan de cuentas, indicar cuantos y que sociedades se les asocian
2.2 FI-GL Contabilia General •
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&ealizan su contabilidad en doble moneda resentan Estados Financieros en diferentes normas contables resentan Estados Financieros a 'ivel de l(neas de ne$ocios En la actualidad re$istran las variaciones de tipo cambio
En la actualidad en que sistema realiza la liquidación de remuneración. Como realiza Centralización de &emuneraciones )por cuenta y centro de costo* Como re$istra en su actual sistema Financiero Contable Centralización de &emuneraciones, en forma manual o v(a al$+n sistema de car$a Como realiza los Ajuste de nventarios, por medios de asientos de cuentas de mayor y-o a travs de ajuste en costos versus unidades. ndicar cuáles son los informes "e$ales y-o reportes que debe $enerar mensualmente or$anismos e%ternos fiscalizadores. or ejemplo, /alance General. 0ue cuales son tipo de 1A Crdito y 2bito que utilizan )ndicar porcentaje*
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0ue cuales son tipos retención que utilizan )ndicar porcentaje*
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Como realizar el proceso de Cierre de eriodo 3ensual.
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Como realizar el proceso Cierre de Ejercicio
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resentar al$+n tipo de informe o reportes especial para al$+n or$anismo fiscalizador
2.! FI-"# Cuentas por Cobrar •
En la actualidad realiza una al$+n tipo diferenciación entre sus cliente, 4i la respuesta es afirmativa, ndicar los criterios de cómo lo realizar.
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En la actualidad como realiza la evaluación crediticia
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Fijan la l(mite de crdito, por tipo de cliente
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3anejo al$+n tipo de bloqueo y 2esbloqueo de clientes
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En la actualidad como realiza el proceso de cobro de facturas ndicar que medios de pa$os son aceptados y-o utilizan sus clientes. or ejemplo, C5eque
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&ealiza al$+n tipo de cobro adicional a cliente distinto a los procesos de normales y-o 5abituales de facturación
2.$ FI-"% Cuentas por %agar •
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En la actualidad realiza una al$+n tipo diferenciación entre sus proveedores, 4i la respuesta es afirmativa, ndicar los criterios como lo realizar. Como realiza en l actualidad el re$istro de factura de compras 6iene al$+n circuito de compra importadas oseen en la actualidad al$+n circuito de aprobación de compras &especto de la pre$unta anterior, cuantos de niveles de aprobación de tiene en $eneral los procesos de compra. or ejemplo, 7efe área 89 7efe de Abastecimiento 89 7efe de Finanzas &ealiza al$+n proceso de preparación de nóminas de pa$o a proveedores: Cual es la periodicidad de estos procesos.
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&ealiza al circuito o $estión de anticipo a proveedores
Gestionan al$+n tipo de rendiciones de $astos y-o fondos a rendir de empleados
2.& FI-'# 'esorer(a
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Cuentos bancos y cuales utilizar en las actualidad.
Cuál es su banco pa$ador de nóminas o pa$os masivos a proveedores ndicar que medios de pa$os utiliza para el pa$os a proveedores y para su $estión diaria Gestionan el re$istro y contabilización de cartolas bancarias en su sistema actual. ndicar para que bancos las utilizan. Administran custodia de cartera de c5eques a fec5a.
2escriba como realiza actualmente el proceso de conciliación bancaria. Gestionan y realizan mantenimiento de c5equeras bancarias en su sistema actual. 0ue monedas distintas a C" utilizan en forma re$ular.
Como es proceso actual de car$a, actualización y mantención de tipo de cambio. Actualmente, ya en sistema u otro medios para al$+n tipo de reporte de flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un per(odo dado.
2.) FI- "* Gestión e "ctivos Fijos
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Apro%imadamente cuantos activos fijos tienen 0u tipos )clases* de activos fijos tienen. ndicar una descripción $enrica de cada uno de los tipo 6ienen la valorización separada de Activo Fijo, por ejemplo norma financiera y 6ributaria
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!&especto del punto anterior, ndicar cuantas normas de valoración distintas tienen# "a amortización - depredación de los activos fijos de que $estionan se valorizan en forma estándar, es decir, forma lineal
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Gestionan Activos Fijos en Curso u ;bra.
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4i la respuestas anterior es afirmativa, describa brevemente como el proceso de acumulación $astos de estos activos y como se liquidan para sus traspaso a activos fijos normales.
2.+ FI- CO Control e Gestión •
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Gestionan centros de costos y-o beneficios En la actualidad tiene y tiene una Estructura y 7erarqu(a de Centro de Costo y /eneficios Gestionan al tipo de Control del resupuesto por Centros de Costo Gestionan al proceso de cierre mensual de control de $estión Al final de periodo $estionan tipo al$+n de reclasifican de asi$nación de Asi$nación, 4ubreparto y-o 2istribución de Centro de Costos costo
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Genera al$+n tipo de reporte y-o un informe consolidado de los $astos y costos totales de las
!. Consultas y/o preguntas ** •
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Cuantos centros lo$(sticos y almacenes poseen# En cuantos almacenes se requiere implementar el modelo =34#
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oseen la cubicación de los almacenes que requieren =34#
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oseen un área de compras centralizadas#
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0ue volumen de compras mensual tienen#
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&equieren circuitos de compra espec(ficos para activos fijos e importaciones# &equieren autorizaciones electrónicas para las ordenes de compra# "os posibles traslados entre centros de la misma sociedad se encuentran cerca f(sicamente#, o debe e%istir un cobro de flete de por medio.
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Al e%istir sociedades diferentes y necesitan realizar traslados entre centros se debe tener en cuenta la confi$uración del modelo ntercompany.
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3anejan fec5as de caducidad en los lotes#
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3anejan consi$nación#
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, consumo estacional, etc?* Fabrican sus propios productos o solo comercializan los productos de terceros# 1an a requerir sistema de radiofrecuencia, pistolas lectoras de códi$os de barras o al$+n otro dispositivo e%terno#
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1an a emitir códi$os de barras desde el sistema#
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&equieren interfase con al$+n sistema#
$. Consultas y/o preguntas , $.1 Estructura ;r$anizativa de 1entas y 2istribución: •
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dentifique la estructura comercial principal )unidades responsables de la comercialización y distribución de los productos* )sales or$anizations*. ara cada una de las unidades identificadas en el punto anterior indique cuáles son los mercados que abastece )canales de distribución* )ejemplos, @5olesale, retail*
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Cuántas y cuáles l(neas de producto comercializan# 6ienen varias locaciones $eo$ráficas donde son procesadas las órdenes de venta# );ficinas de 1enta* !Cuántas# !2ónde# En cuántos depósitos almacenan y-o despac5an sus productos para la venta# !Cuál es su ubicación $eo$ráfica# 2entro de cada depósito o almacn !Cuántos s5ippin$ points )puestos de e%pedición embarque, 5ay#* E%isten reportes obli$atorios, o informes a casa matriz que deban ser emitidos# !2e qu sistemas provienen los datos de los mismos y bajo cuál o cuáles de los criterios anteriores son emitidos# ndique cualquier consideración or$anizativa adicional que considere de inters para la implantación.
$.2 •
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2atos 3aestros - Clientes
Cuántos clientes principales posee# 2e qu manera clasifica los clientes# or volumen de operaciones, situación $eo$ráfica, etc
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Es el maestro de clientes actualizado local o centralmente#
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En función de los canales de distribución a los que pertenece el cliente y-o de las l(neas de productos, !es posible que siendo el mismo cliente se manejen datos comerciales, datos de e%pedición o datos de facturación diferentes#
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Al$unos de sus clientes poseen estructura jerárquica#, por ejemplo, un solo cliente le realiza compras para un $rupo. ermiten sus clientes que consolide varios pedidos en una sola entre$a#
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E%isten clientes con diversas puntos o direcciones de entre$a de mercanc(as )destinatarios de mercanc(as*#
$.! Gestión de Crditos: •
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E%isten distintas clasificaciones de ries$o para los clientes en la $estión de crdito )por ejemplo clientes recientes tienen más alto ries$o que los clientes con una lar$a relación comercial con la empresa*. 4e verifica la disponibilidad de crdito del cliente al re$istrar la orden de ventas#. 0ue sucede si elcliente no tiene crdito#, por ejemplo, se bloquea el despac5o#. 4e verifica el crdito del cliente al iniciar el despac5o o al 5acer la salida de los productos# !0u sucede si se e%cede el l(mite o no se cumplen con los criterios del control de crdito#. 0uin, cómo y cuándo efect+an la liberación )aprobación* de los documentos que no aprobaron el control de crdito#
$.$ eterinación e ensajes. ndique los documentos que requiere $enerar a partir de las operaciones diarias. Ejemplo: confirmación de pedido de ventas, oferta o cotización, factura, nota de crdito, nota de dbito. or cual medio lle$an estos documentos al clente)impreso, por fa%, etc*.
$.& eterinación e precios
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Cuáles son los elementos principales que intervienen en su cálculo de precios de ventas# )por ejemplo: precio base, descuentos, recar$os, impuestos, etc*.
