CONTROL DE COSTOS CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS 1.- Por la naturaleza de las operaciones de producción: a) Por órdenes de producción - ordenes específicas o lotes - por clases de productos - de montaje b) por procesos de producción - de transformación o conversión - de transferencia c) mixtos
2.- Por el método de cálculo a) reales o históricos b) predeterminados o calculados - estimados - estándar
3.- Por el tiempo de su determinación - diarios - semanales - mensuales - trimestrales - semestrales - anuales - etc.
4.- Por la función dentro de la empresa a) de producción o de fabricación b) de ventas c) de administración
5.- Por su comportamiento en el volumen de producción a) fijos b) variables c) semifijos o semivariables
6.- Por su identificación con el producto a) directos b) indirectos
7.- Por su inclusión en el inventario a) de costeo total o de absorción b) de costeo variable o directo
LOS COSTOS PRODUCCIÓN
POR LA NATURALEZA
DE LAS OPERACI ACIONES NES
DE
Los costos por órdenes de fabricación obedecen, como su nombre lo indica, a órdenes concretas para que se fabrique o produzca un artículo o determinada cantidad de artículos. Los costos por procesos son aquellos que se estructuran para una producción homogénea y en forma ininterrumpida. Los costos por procesos se acumulan para las unidades producidas en determinado período. Los costos por procesos se dividen en costos de transformación, llamados también de conversión, y en costos de transferencia. Los costos de transformación o de conversión, son aquellos que se operan para transformar la materia prima, son los egresos por mano de obra y por costos indirectos. Cuando la fabricación se realiza a través de varios departamentos, los costos de conversión están dados para cada departamento, por la mano de obra directa y los costos indirectos empleados en el mismo. Los costos de transferencia son aquellos que tienen una labor de seguimiento con el producto que se halla en la fabricación, a través de los departamentos que aportan con su trabajo en la obtención de un artículo terminado.
LOS COSTOS POR EL MÉTODO DE CÁLCULO Esta clasificación se relaciona con el momento en que realiza el cálculo del costo, respecto del período de producción. Cuando el cálculo se realiza en forma previa a la realización del trabajo tenemos los costos predeterminados o calculados, cuando se calcula posteriormente a la terminación del trabajo los costos se denominan reales históricos. Los costos predeterminados o calculados son los que se establecen en forma a priori, constituyendo el conjunto de egresos que posiblemente habrán de efectuarse en la producción. Estos costos se subdividen en costos estimados y costos estándar, cuya clasificación depende de la mayor tecnología aplicada en su establecimiento. Los costos reales o históricos son aquellos que se obtienen a través del tiempo transcurrido desde la iniciación hasta el término de la confección de un artículo. Son la historia contable de los egresos realmente obtenidos.
LOS COSTOS POR EL TIEMPO DE SU DETERMINACIÓN Esta clasificación se refiere a la fabricación por procesos y toman el nombre del período en que se acumulan los egresos. Por otro lado se hallan íntimamente relacionados con el número de unidades que se produzcan en el período que se haya determinado previamente. Los costos totales del período se dividen para el número de unidades producidas en el mismo obteniéndose de esta manera los costos unitarios del período. Así los costos pueden ser diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, etc.
LOS COSTOS POR LA FUNCIÓN EN LA EMPRESA Las funciones generales de una empresa son tres: fabricación, ventas y administración. Los egresos, por lo tanto, se acumulan por separado para cada una de las funciones; siendo los egresos que correspondan a la función de fabricar lo que se conoce como “costos de fabricación” o “costos de producción”, en cambio que los egresos correspondientes a las funciones de vender se llaman
costos de venta y los de administrar se los conoce como costos de administración. Los gastos de venta y administración en conjunto se los conoce como “gastos comerciales” o “gastos de no fabricación”.
LOS COSTOS POR SU CONMPORTAMIENTO EN EL VOLUMEN DE LA PRODUCCIÓN Los rubros que conforman el costo total no siempre tienen el mismo comportamiento de acuerdo con el volumen de producción. Mientras algunos egresos aumentan conforme aumenta el volumen de producción, otros permanecen inalterables para cualquier nivel o número de unidades que se fabriquen, habiendo otros que sufren alteraciones eventuales en determinados niveles de producción. Consecuentemente, esta clasificación reconoce que los costos son fijos, variables, semifijos o semivariables. Costos fijos son aquellos que permanecen constantes en su valor cualquiera que sea el volumen de producción, incluyendo una producción igual a cero. Ejemplos; arriendos del local de planta, impuestos fijos a la propiedad, depreciaciones, sueldos fijos de supervisores, etc. Costos variables son los que aumentan o disminuyen proporcionalmente conforme aumenta o disminuye el volumen de producción. Ejemplo, materia prima directa, mano de obra directa, envases para productos terminados, etc. Costos semifijos o semivariables son aquellos que tienen un comportamiento fijo pero que llegado a un determinado nivel varían de acuerdo con la producción. Se componen de una parte fija y otra variable que para análisis deben separarse Ejemplo; la tarifa de la luz, que tiene una parte fija y una variable.
LOS COSTOS POR LA IDENTIFICACIÓN CON EL PRODUCTO QUE SE ELABORA Esta clasificación obedece a la facilidad con que los egresos se identifican con el producto o productos que se están elaborando. Así tenemos costos directos y costos indirectos. Costos directos son aquellos que en la confección de un producto o en la prestación de un servicio son perfectamente medibles y cargables a una unidad identificada. Ejemplo: la materia prima principal. Costos indirectos son aquellos que benefician al conjunto de unidades de fabricación pero que por su naturaleza de servicio general; no se pueden cargar a uno de ellos. Ejemplo : los pagos por consumo de energía eléctrica, los impuestos prediales, los sueldos de supervisores de producción , etc.
LOS COSTOS POR SU INCLUSIÓN EN EL INVENTARIO De acuerdo con esta forma de clasificar a los costos, tenemos: El costeo total o de absorción comprende a todos los costos de producción, tanto fijos como variables, en este caso los costos son absorbidos en su totalidad por la producción y consecuentemente se incluyen en los inventarios, ya sean de productos en proceso como de productos terminados.
El costeo variable o directo considera como costos de producción únicamente a los variables de producción, excluyendo a los costos fijos, los cuales no se consideran parte del costo de fabricación ni se incluyen en los inventarios.
LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL COSTO Con el fin de facilitar el control administrativo y el manejo contable de aquellas partidas que conforman el costo total de un artículo fabricado, convencionalmente se ha adoptado un criterio para agruparlos en tres elementos fácilmente identificables y diferenciados entre sí. Estos elementos a los que nos Referiremos con mucha frecuencia en adelante son: 1.- Materia prima directa o material directo 2.- Mano de obra directa o trabajo directo 3.- Costos indirectos de fabricación o costos generales de fabricación.
MATERIA PRIMA DIRECTA.- Este elemento del costo de producción se conoce también como material directo. La materia prima directa constituye los materiales necesarios para la confección de un artículo y que son además perfectamente medibles y cargables a una producción identificada.
MANO DE OBRA DIRECTA.- Este es el segundo elemento del costo que se le conoce también como trabajo directo. Es la mano de obra necesaria para la confección de un artículo y cuyos valores por salarios se los puede aplicar sin equivocación a una unidad de producción identificada. Los valores de la materia prima directa y los valores de la mano de obra directa sumados constituyen lo que se conoce como costo primo o costo directo.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.- Al conjunto de rubros que conforman este elemento se le conoce también como costos generales de fabricación o gastos de fabricación indirectos. Los costos indirectos de fabricación son los egresos efectuados con el fin de beneficiar al conjunto de los diferentes artículos que se fabrican o a las distintas prestaciones de servicios, pero que por su naturaleza no se pueden cargar a una unidad de producción definida. Estos costos indirectos de fabricación incluyen los costos de mano de obra indirecta, los costos de materiales indirectos i otros costos indirectos que son muy variados.
LOS MATERIALES Los materiales, llamados también materia prima, constituyen el elemento principal del costo de fabricación, que al recibir los beneficios del costo de conversión se transforman en el producto terminado. De acuerdo con la identidad que puede tener con el producto terminado los materiales se clasifican así: a) materiales directos b) materiales indirectos Los materiales que se identifican claramente con un artículo terminado toman el nombre de materiales directos o materia primas directas, y tienen la particularidad de ser fácilmente medibles en la cantidad que forman parte del
artículo terminado, consecuentemente su costo es determinado sin dificultad y aplicado al costo de un artículo. Ejemplos: la tela que se emplea en la confección de un vestido. La madera que se utiliza en la fabricación de una mesa, etc. Los materiales indirectos, llamados también materia prima indirecta son aquellos que se emplean con la finalidad de beneficiar al conjunto de la producción de la fábrica, y por lo tanto, no puede determinarse con precisión la cantidad que beneficia a un artículo o conjunto de artículos determinados. Ejemplo: el valor de los lubricantes o combustibles que se emplean en una fábrica que produce diferentes clases de vestidos. Los materiales directos pasan a formar parte directa del costo de producción, en cambio que los materiales indirectos se agrupan bajo el nombre de costos indirectos de fabricación, para luego ser asignados a los artículos o procesos mediante procedimiento especial. Sin embargo de lo anterior, algunos materiales que pueden ser fácilmente cargados a una unidad de producción son contabilizados bajo el rubro de costos indirectos de fabricación, por su costo bajo o insignificante, con lo que se consigue ahorros en el trabajo de la contabilidad de costos. Los materiales tienen una relación fundamental con las actividades de producción a tal punto que resulta imposible pretender una idea separada. Las materias primas, según el estado en que se encuentran presentan mayores o menores necesidades de técnicas para su procesamiento, lo que da lugar a diversos tipos de industrias, como se verá a continuación: a) Industrias que utilizan materias primas que son almacenables en forma natural, porque pierden sus cualidades, razón por la cual deben ser consumidas o procesadas recién obtenidas. Ejemplo: leche, carne, frutas, hortalizas, etc. En este tipo de industria debe darse singular importancia a los controles de calidad, en forma previa a su aplicación en los procesos de transformación. b) Industrias que utilizan materias primas que deben ser extraídas y que a su vez, originan otro tipo de industrias por la necesidad de su posterior transformación. Ejemplo: petróleo, carbón, minerales, etc., son materiales que provienen de un almacenamiento natural. c) Industrias que utilizan materias primas almacenables durante períodos prudenciales, sin correr un riesgo extraordinario. Estas materias son las que dan lugar al mayor número de industrias. Ejemplo: algodón y fibras sintéticas para textiles, etc.
EL CONTROL DE LOS MATERIALES Al igual que el control de las mercaderías en el comercio, en toda industria la labor de controlar los materiales es de gran importancia para la economía de la empresa, a la vez que es de significativo apoyo para determinar los niveles de compras y de inventarios.
VENTAJAS DEL CONTROL DE LOS MATERIALES El control de los materiales, en una empresa industrial, ofrece las siguientes ventajas. 1.- reduce el riesgo de pérdidas por desperdicio y robo 2.- reduce los riesgos de pérdida por obsolescencia
3.- protege de pérdidas por desgaste natural 4.- protege de pérdidas por insuficiencia o exceso de inventarios 6.- protege de pérdidas económicas por exceso de capital inmovilizado
FUNCIONES DEL CONTROL DE MATERIALES Con el fin de llevar en debida forma la contabilidad y el control de los materiales dentro de una empresa industrial es preciso establecer las siguientes funciones: 1.- determinación de las necesidades o planeamiento previo 2.- adquisición de los materiales o compras 3.- inspección o recepción de los materiales llegados 4.- almacenamiento y entrega 5.- control de existencias 6.- contabilización En toda empresa la responsabilidad de cada una de estas funciones debe estar encargada a diferentes empleados, con el fin de que se lleven a efecto los procedimientos efectivos y ordenados para su cumplimiento. A pesar de que las funciones ordenadas tienen íntima relación entre sí, cada una requiere de un procedimiento técnico definido y de documentos de registro especiales,
DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Indudablemente que las necesidades de materias primas y otros materiales, nacen para las industrias en las estimaciones de programas de producción, sean estos de producción para stock o sobre pedidos. Una vez que se trazado el programa de producción, puede identificarse fácilmente el volumen de cada uno de los materiales necesarios. Es indispensable planificar la producción, de modo que los envíos de almacen satisfagan los pedidos de venta y las necesidades de inventarios de artículos terminados.
ADQUISICIÓN DE LOS MATERIALES La adquisición de materiales o materias primas se halla asignada específicamente a una persona o departamento de la empresa, que tiene como obligaciones las siguientes. 1.- Adquirir las materias primas para el normal desarrollo de la producción, procurando que éstas se hagan en el momento oportuno y en las condiciones más favorables para la empresa. 2.- mantener información permanente de las condiciones y precios de las materias primas que normalmente necesita la empresa. 3.- mantener información permanente sobre los proveedores y sus cotizaciones 4.- mantener información sobre las especificaciones de los materiales 5.- buscar información con respecto a posibles alteraciones de mercado de materias primas en sus transacciones normales.
ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE LOS MATERIALES Los almacenes o bodegas de la fábrica cumplen las labores de custodia de los materiales, abarcando un ciclo, desde su ingreso hasta la entrega a los talleres de la producción, pero el encargado de las bodegas deberá llevar registros independientes para los movimientos que operan con todos y cada uno de los
materiales, de manera que pueda justificar plenamente el cumplimiento de sus responsabilidades. 1.- registrar el ingreso de los materiales en el control, de existencias o kardex, debiendo cada vez ajustar los saldos 2.- archivar las copias de recepción junto con las órdenes de compra 3.- registrar el ingreso de los diarios de compra 4.- certificar, mediante firma, los documentos para contabilidad relacionados con la recepción y almacenamiento de los materiales. Las operaciones adicionales de la entrega de materiales son. 1.- registrar la salida de los materiales en el control de existencias, ajustando cada vez los saldos 2.- archivar los originales de la orden de requisición de materiales. 3.- registrar la salida en los diarios de entrega 4.- enviar a contabilidad los documentos relacionados con la entrega de materiales a producción. El bodeguero llevara sus controles solamente en unidades físicas, dejando el aspecto de valoración para ser llevado en contabilidad.
CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Se conoce como control de existencias de materiales a toda acción encaminada a garantizar la integridad física de las mismas y el abastecimiento correcto a los procesos de producción En consecuencia este control comprende fundamentalmente las siguientes etapas: A) Control físico B) tarjetas de control individual o kardex c) verificación de los límites de existencia El control físico de los materiales consiste en el resguardo de los mismos, cubriéndolos de pérdidas que pueden ocasionarse por deterioro o robo, para lo cual las empresas deben adoptar los mejores sistemas de precaución. Adicionalmente el control de las existencias está dado por la práctica de inventarios, es decir por el conteo físico de los materiales existentes en las bodegas y su verificación con los saldos de las respectivas tarjetas de control o kardex. Esto que llama inventario físico debe ser realizado por una persona o grupo de personas que no incluya a los encargados del cuidado de las bodegas. La operación de controlar las existencias mediante el inventario físico debe ser practicada en forma frecuente o a intervalos de tiempo, pero siempre cuidando que se cumpla este requisito. La verificación que se realice dentro de una empresa, puede presentarse de dos formas, la una cuando los materiales son de poca variedad se recomienda una verificación completa para todos los artículos, la otra cuando existe gran variedad de materiales, es recomendable hacer la verificación mediante un sistema de muestreo, pero cuidando que se programen las verificaciones para todos los materiales, a través de diferentes períodos de revisión.
MANO DE OBRA
El segundo de los elementos del costo constituye la mano de obra que se emplea en los procesos de fabricación. Mano de obra es el conjunto de pagos realizados a los obreros por su trabajo efectuado en una actividad productiva o de servicio, incluidos los pagos adicionales derivados por este mismo concepto. Las estimaciones sobre cuanto pagan las empresas a sus trabajadores, por salarios y sueldos, llegan a muchísimos millones de dólares por lo que es conveniente realizar un estudio detenido de este factor que viene a formar parte del costo de fabricación y, en consecuencia del precio que paga el consumidor por este artículo o servicio. La importancia del volumen que las empresas pagan por mano de obra, varía de una a otra, no existiendo ninguna relación con los pagos por concepto de materia prima de manera general. En algunas industrias el rubro de mano de obra puede superar el rubro de gastos por materia prima, en otras puede ser totalmente inferior, pero en ambos casos la administración de la mano de obra merece un trato cuidadoso
CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL DE UNA EMPRESA El personal que trabaja en una empresa industrial puede ser clasificado de acuerdo con la función a la cual presta sus servicios, así tenemos personal productivo, aquel que tiene relación con la producción, personal administrativo, aquel que desempeña labores en la administración general de la empresa y, personal de ventas, aquel que labora en la distribución y ventas de los productos fabricados
CLASIFICACIÓN DE LA MANO DE OBRA El trabajo que efectúa el personal productivo de una industria se divide en dos clases: trabajo directo o mano de obra directa, y trabajo indirecto o mano de obra indirecta. La mano de obra directa es la que se ocupa directamente de las tareas de producción, mientras que la indirecta siendo absolutamente esencial para complementar el funcionamiento de la fábrica, no puede ser atribuida a ninguna tarea o producto, de modo específico. Es necesario hacer una clara diferenciación de la mano de obra directa e indirecta, puesto que la primera es constituyente del costo primo y la segunda e los costos indirectos de fabricación. No siempre es fácil hacer está diferenciación y el contador de costos debe determinar mediante su propio juicio la correspondiente clasificación. Sin embargo de que existen diferencias entre la mano de obre directa e indirecta, muchos aspectos de la contabilidad son iguales, por ejemplo puede adoptarse los mismos formularios de nóminas y los mismos sistemas para medir el tiempo.
CONTROL DE LA MANO DE OBRA 1.- Evitar el desperdicio de la mano de obra disponible, controlando a su vez, las labores que ejecuta cada uno de los obreros. 2.- asignar los costos de mano de obra a labores específicas, proceso o actividades, a fin de proporcionar una base para la política de la dirección, producción y ventas.
3.- encargarse de proporcionar los pagos correcta y oportunamente a los trabajadores, en forma que sea satisfactoria para ellos. 4.- llenar los requerimientos legales y proporcionar una base para la preparación de los informes solicitados
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LA MANO DE OBRA 1.2.3.4.5.6.7.-
Controlar asistencia de los trabajadores prepara nóminas registrar o contabilizar nóminas pagar nóminas llevar registros de ingresos individuales controlar el trabajo de los obreros asignar costos de mano de obra
En una empresa grande, cada una de estas actividades deberá encargarse a diferentes unidades de la organización o diferentes empleados. De este modo se establecerá un control recíproco de las actividades de cada uno de ellos y las posibilidades de equivocaciones y apropiaciones indebidas de fondos se eliminan al mínimo.
CONTROL DE MANO DE OBRA DIRECTA El control del tiempo que los obreros directos emplean en la ejecución de sus tareas, tiene que ver con la distribución de los costos de la mano de obra directa entre las distintas órdenes de producción vigentes en un período determinado de tiempo, para lo cual es indispensable el uso de la tarjeta de tiempo, que es un registro diario e individual, en la que el obrero señala las diversas tareas desarrolladas en su trabajo. El control de mano de obra directa tiene la finalidad de mostrar para cada obrero como emplea el tiempo en la tarea encomendada, el total ganado durante el tiempo que abarca el registro, además de la fecha y descripción del trabajo, tiempo empleado, tarifa por hora, la cuenta que debe cargarse y el número de la tarjeta de tiempo.
CONTROL DE MANO DE OBRA INDIRECTA No ofrece mayores complicaciones porque es el resultado del total del trabajo del personal que realiza labores indirectas de fabricación. El único inconveniente es el que hay que controlar las horas o el tiempo que algunos obreros, cuyas actividades son de trabajo directo, permanezcan realizando trabajos clasificados como indirectos, para evitar este inconveniente es necesario que el jefe de la sección extienda un informe indicando la hora en que el obrero terminó su tarea y comenzó a laborar en otra actividad.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN En los sistemas de producción por órdenes, los costos indirectos de fabricación son los elementos que ayudan al trabajo de los obreros para transformar la materia prima en un producto terminado, son todos los rubros que no han sido considerados dentro de los costos directos.
Este grupo de egresos tiene una diferencia con los dos elementos estudiados anteriormente, por la dificultad que presentan para cargarlos al costo de los lotes de producción en forma directa, por lo que es necesario proceder al prorrateo en las diferentes unidades, sean estos artículos o lotes.
COMPOSICIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN 1.- materiales indirectos.-Son aquellos materiales que no pueden ser cargados directamente a una determinada unidad de producción 2.- trabajo indirecto.- Es la mano de obra que no puede ser cargada en forma precisa a una unidad de producción 3.- costos indirectos varios.- Son rubros que no pueden ubicarse en las partidas señaladas anteriormente. En esto tenemos depreciaciones, seguros, energía eléctrica, agua arriendos, impuestos, suministros de mantenimiento, calefacción, etc.
OBJETIVOS DEL CONTROS DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN 1.- Evitar el desperdicio de materiales indirectos 2.- evitar exceso de mano de obra directa 3.- procurar el mejor aprovechamiento de los servicios que se emplean (agua, luz, seguros, energía.etc) 4.- facilitar la elaboración y control de los presupuestos de la fábrica 5.- procurar la correcta aplicación de costos indirectos a la producción efectuada 6.- buscar la reducción de los costos excesivos mediante el análisis sistemático y permanente
FUNCIONES DEL FABRICACIÓN 1.2.3.4.5.-
CONTROL
DE
LOS
COSTOS
Acumulación de costos indirectos establecimiento de la cuota de distribución aplicación de costos reales a los productos cálculo y aplicación de las cuotas normales o e stimadas cierre de las variaciones.
INDIRECTOS
DE
