Costos estimados INTRODUCCIÒN El costo estimado indica lo que podría costar un artículo o grupo de artículos con un grado de aproximación relativo, ante la inexistencia de normas que permitan calcularlo con absoluto rigor. El costo real debe compararse con el estimado y ajustarse contra el primero. El objeto de los costos estimados es conocer de forma aproximada cual puede ser el costo de producción, sirviendo de base para la valoración de las existencias en proceso y la producción terminada, entregada y realizada. Las comparaciones se efectúan como sigue: •
Por totales, o sea costo total real contra costo total estimado, referidos al mismo período.
•
Por partidas de costo, es decir comparando el costo real de cada partida, de un período determinado, con los
costos estimados
respectivos. •
La comparación de los costos reales de departamentos, fábricas, establecimientos, brigadas, etc., con sus costos estimados, referidos al mismo período,
puede hacerse
por cualquiera de las
formas
mencionadas en los dos incisos anteriores, o combinándolas.
En general el análisis debe ser lo más profundo posible, ya que tiene por objeto determinar las variaciones entre lo real y lo estimado, y estudiar el por qué de las diferencias, a fin de hacer las correcciones y ajustes, que incluso pueden dar lugar a modificar las bases que sirvieron para la determinación del costo estimado. En otros casos, dichas variaciones y su estudio obligan a efectuar ciertos ajustes al control interno, de localizarse fallas en el mismo.
CONCEPTO.- Es el procedimiento de costeo que indica lo que costará un producto, servicio o proceso en un determinado tiempo de costo, cuyo
cálculo se puede realizarse tomando como referencia el costo
histórico, con la finalidad de reflejar el coso producción futuro en
la
gestión de la empresa.
CONTABILIDAD DE LOS COSTOS ESTIMADOS.- Es el proceso de registrar las distintas operaciones empresariales calculadas en forma anticipada con fines de información gerencial para tomar las decisiones administrativas,
financieras
y
económicas
que
considere
la
administración de la empresa.
METODOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO DE COSTEO.-Con la finalidad de determinar el cálculo de las variaciones de los costos reales y costos estimados, se propone la siguiente metodología: a.
Valorización de los productos terminados al costo estimado.
b.
Valorización de los productos en proceso al costo estimado.
c.
Determinación de los costos reales.
d.
Cálculo de los diferencia de los costos. e. Prorrateo de la variación entre los productos terminados y los productos en proceso.
f.
Determinación de los costos reales unitarios.
g.
Determinación del costo de venta real.
VENTAJAS
DEL
SISTEMA
DE
COSTOS
ESTIMADOS.
-Se conocen separadamente los costos de los materiales y de las operaciones, conociéndose así las alteraciones que ocurran. -Facilita contar con estimaciones seguras cuando se cambia el diseño -Su
de
un
estudio
producto conduce
o
el a
método los
de
fabricación.
costos
eficientes.
-Su obtención con anterioridad a la producción conduce a la adopción de normas correctas en las funciones de compra, producción
y
distribución.
-Se utilizan como escalón transitorio para llegar al desarrollo de un sistema más completo de costos. Es decir, para llegar así a la elaboración
de
la
hoja
de
costos
estimados.
DESVENTAJAS DE LOS COSTOS ESTIMADOS.-Entre las desventajas más relevantes podemos encontrar como es obvio la determinación del costo estimado en forma anticipada y que no coincidirá con los costos reales, por diferentes motivos como por ejemplo: variación de los precios, productos competitivos del exterior, volumen de producción. etc. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS ESTIMADOS.- Consideramos que los costos estimados son importantes por las siguientes razones: a. La conveniencia de llevar a cabo un proyecto de inversión, que mediante el análisis de la información se verá si es o no rentable dicho proyecto. b. Establecer políticas y estrategias para reducir costos operativos con la finalidad de poder competir en el mercado. c. Fijar el costo del producto o servicio que la empresa ofrece, teniendo en cuenta los precios del mercado. d. Establecer pautas generales sobre el manejo de los costos empresariales a nivel de la alta administración.
REQUISITOS PARA ESTABLECER COSTOS ESTIMADOS.- Entre los requisitos
para establecer costos estimados podemos considerar los
siguientes: a. Es importante la realización de diagramas, dibujos, etc. del producto que se desea fabricar. b. Es necesario un estudio del presupuesto con la finalidad de conocer el volumen de producción entre otras informaciones. c. Determinación de los costos meta, es decir aquellos que se determinan en función del mercado. d. La política salarial debe estar bien detallada con la finalidad de no sesgar kilos costos de producción. e. Trazar los objetivos de la producción teniendo como base el diagnóstico de la empresa y su entorno. CAUSAS DE LA VARIACION DE LOS COSTOS ESTIMADOS. Las causas de las variaciones en el costo de la materia prima pueden son las siguientes: a.
Variación asignada en los precios. a.1. Cambios en los precios de mercado. a.2. Políticas o normas inadecuadas en las compras. a.2.1. Cambios constantes en las políticas de compras. a.2.2.Cantidad incorrecta. a.2.3. Calidad o clase inadecuada. a.3. Errores en los registros.
b.
Variaciones originadas en el uso o consumo. b.1. Cambio en la maquinaria o herramientas. b.2. Cambios en los métodos de fabricación. b.3. Derecho y desperdicio en la producción.
b.4. Pérdidas en el almacenamiento de la materia prima, productos terminados, etc. b.5. Daños causados durante la manipulación o manejo de la maquinaria. b.6. Error humano en los cálculos predeterminados del costo. Las causas de las variaciones en la mano de obra directa pueden ser las siguientes: c. Variaciones originadas en las tarifas de los salarios. c.1. Cambios en las tarifas de salarios. c.2. Cambios en los sistemas de pagos. c.3. Cambios en la calidad de la mano de obra empleada. c.4. Error humano. d. Variaciones originadas en el tiempo o en la eficiencia influida por: d.1. Selección de operarios. d.2. Adiestramiento de los operarios. d.3. Frecuencia de los cambios de labores. d.4. Rotación de la mano de obra. d.5. Sistema de salarios a base de incentivos. d.6. Condiciones de trabajo. d.7.Horas de trabajo COEFICIENTE RECTIFICADOR Margen o porcentaje de error que tuvimos entre lo que realmente gastamos y lo que estimamos gastar. •
Las variaciones registradas en Producción en Proceso siempre deben registrarse abonadas en rojo o negro
•
Las variaciones registradas en las cuentas de variación se registran cargadas o abonadas pero siempre en negro
•
En costos estimados siempre lo mínimo y lo máximo a corregir es la producción terminada
•
Las cuentas de Producción en Proceso, Producción Terminada y Costo de Producción de lo Vendido se deberán corregir de Costos Estimados a Costos Históricos a través del Costo Unitario Ajustado
•
Se utilizaran tres cuentas de variación (Mano de Obra, Materia Prima y Gastos Indirectos)
•
Siempre deberán ser cargados los ajustes de las cuentas de Inventario Final de Producción en Proceso, a Producción Terminada y Costo de Producción de lo Vendido, independientemente del color que corresponda, las cuentas de Producción en Proceso se saldan a valor estimado
Fórmula: Coeficiente rectificador: Variación Producción Terminada Producción en Proceso A Costo Estimado + a Costo Estimado MECANICA CONTABLE DE LOS COSTOS ESTIMADOS PRODUCCION EN PROCESO (Cuenta Controladora del Costo) Costos Históricos
INVENTARIO DE PRODUCCIÓN EN PROCESO Costos Estimados
1.- Inventario Inicial 1.- Por los de Artículos Producción en Pro- Terminados 2.- Por el ceso y Averiada Inventario Final 2.- Costo Incurrido De Producción en Proceso 3.- Por el Inventario Final De Producción AveRiada y Defectuosa
1.- Producción en Proceso (Los tres eleMentos del Csoto) Al final del periodo, A Costo Estimado 2.- Variaciones de más O de menos, que reSulten en las cuentas Controladoras del Costo
4.- Por la Pérdida AnorMal de Producción
Su saldo representa las variaciones entre los costos estimados e históricos
ALMACÉN DE ARTÍCULOS TERMINADOS 1.- Producción Terminada, a Costo EstimaDo 2.- Variaciones de más o de menos, que resulten en la cuenta controladora del Costo
VARIACIÓN ENTRE EL COSTO ESTIMADO E HISTÓRICO
COSTO DE PRODUCCIÓN DE LO VENDIDO 1.- Producción Vendida a Costo Estimado 2.- Variaciones de más o de menos, que resulten en la cuenta controladora del costo
1.- Cuando la variación de la cuenta de Pro-
1.- Cuando la variación de la cuenta de Prodicción en Dicción en Proceso Proceso arroje saldo Arroje saldo deudor acreedor
CUATRO FRUTOS QUE SE OBTIENEN CON LOS COSTOS ESTIMADOS •
Auxilio enorme del Control Interno
•
Es una medida de comparación, donde las variaciones son unas verdaderas llamadas de atención
•
Sirve como escalón para el establecimiento de la técnica de valuación estándar
•
Es relativamente barata su implantación, en relación con el costo estándar, pero mas caro administrativamente
•
Adopción de normas correctas de ventas, para poder competir adecuadamente en el mercado
•
Determinar anticipadamente las posibles utilidades a lograr, en relación a un volumen de operaciones a un periodo
•
En general, es muy útil para la administración respeto a la información, gran gama opera la toma de decisiones, fijación de precio de venta administración por excepciones, elaboración de cotizaciones, etc. CASOS EN LOS QUE ES ACONSEJABLE LA UTILIZACION DE LA TECNICA DE VALUACION ESTIMADA
Aun cuando los Costos Estimados representan un enorme adelanto en el Control Interno, en las tomas de decisiones, en el auxilio en la administración en general y por excepciones y desde luego en la determinación anticipada de las operaciones y de los resultados, no siempre se pueden aplicar, puesto que su implantación y costo debe estar en concordancia con la utilidad, el servicio, o el rendimiento que se espera de la técnica, independientemente de que se recomiende su empleo en los casos siguientes: Cuando las operaciones de fabricación no son complejas
Cuando los artículos a fabricar son poco numerosos de estilos, tamaños o formas similares, y repetitivos Cuando la experiencia indica pocas y no elevadas variaciones, tanto de un periodo a otro como del mismo lapso Generalmente, después de tener la experiencia del Costo Histórico Cuando sus costos de implantación y administrativos sean económicamente justificables SEIS CAUSAS DE LOS ERRORES EN LA ESTIMACION DE LOS COSTOS El elemento humano interviene en casi todas las causas, dado que su ejecución implica siempre una gran dosis de interpretación, de intuición, y de criterio personal. ERRORES CONTROLABLES Se deben a: •
Análisis insuficientes e inadecuados
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Mal o equivocada obtención uso de datos
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Omisiones y duplicaciones
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Baja capacitación
•
Prematura implantación
ERRORES NO CONTROLABLES Se deben a: •
Factores que no pueden predecirse o casos fortuitos o fuerza mayor
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Cambio en la eficiencia de los trabajadores
• •
Cambio en la capacidad productiva de la maquinaria y equipo
•
Los costos estimados representan únicamente una tentativa en la anticipación de los costos reales y están sujetos a rectificaciones a medida que se comparan con los mismos.
•
Este sistema consiste en: 1. Predeterminar los costos unitarios de la producción estimando el valor de la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos
indirectos que se consideran se deben obtener en el futuro, 2. Comparando posteriormente los costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes. 3. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideración la experiencia de ejercicios anteriores. Indica lo que puede costar producir un artículo, motivo por el cual dicho costo se ajustará al costo histórico o real. De la comparación resulta discrepancias entre lo estimado y lo real conocidas con el nombre de variaciones, mismas que serán una llamada de atención que obliga a estudiar el porque de la diferencia. El cálculo probable del costo de una unidad a producir: 1. Técnico.- señala los consumos necesarios para obtener un producto y sirve de base a la estimación contable. 2. Contable.- valuación y registro adecuado de los consumos determinados en las estimaciones técnicas. • •
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DEL SISTEMA DE COSTOS ESTIMADOS. 1. Los costos estimados se obtienen ANTES de iniciar la fabricación y DURANTE su transformación. 2. Se basan en cálculos predeterminados sobre estadísticas anteriores y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión. 3. Para su obtención es fundamental considerar cierto volumen de producción y determinar el costo unitario. 4. Al hacer la comparación de los reales con los estimados siempre deberán ajustarse a lo real, ajustándose en este momento a las variaciones. 5. El costo estimado indica lo que “PUEDE” costar un artículo. 6. Los costos estimados tienen como objetivo: a. Contribuir a fijar precios de venta con anticipación. b. Servir de instrumento de control preventivo e interno. c. Ayuda a la toma de decisiones gerenciales. d. Determinar cotizaciones. e. Evaluar la costeabilidad de producir un artículo.
HOJA DE COSTOS ESTIMADOS. Para la implantación de un sistema de costos estimados deberán seguirse las etapas siguientes: •
Ø Obtención de la hoja de costos estimados unitaria. Ø La valuación de la producción terminada a costo estimado. Ø La valuación de la producción vendida a costo estimado. Ø La valuación del inventario final de producción en proceso a costo estimado. Ø La determinación de las variaciones existentes, su estudio y su eliminación. Ø La corrección a la hoja de costos estimados unitaria. En la hoja de costos estimados según las experiencias pasadas se deberá calcular: a) La cantidad y el valor de los materiales necesarios para el volumen de producción. b) El tiempo fijado para el volumen de producción. c) En relación al volumen de producción y al tiempo fijado se predetermina el importe de los sueldos y salarios fabriles. d) En relación de los puntos anteriores se calculan los cargos indirectos de producción. Para la elaboración dela hoja de los costos estimados hay que considerar una serie de aspectos: 1. Estudios previos y análisis del proyecto del artículo. 1.1. Tiempo para desarrollarlo. 1.2. Datos para realizarlo tales como: 1.2.1. Separación de operaciones. 1.2.2. Separación de elementos del costo.
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• • •
1.2.3. Separación de partes. 1.2.4. Costos por clase, tamaño, peso, etc. 1.3. Especificaciones completas del artículo, planos, dibujos, etc. 2. Factores en la Estimación de los costos de producción. Ø Volumen aproximado de la producción que se pretende. Ø Capacidad de producción de la empresa. Ø Estudios, investigaciones y estrategias de mercado. Ø Fuentes de financiamiento. 2.1. Elementos auxiliares. 2.2. Predeterminación de los materiales directos incluidos en cada producto. Ø En cantidad: Ø Tipo de material. Ø Calidad y rendimiento. Ø Maximizar desperdicios. Ø Minimizar desperdicios. Ø En precio. o Estudio de mercado. o Adquisiciones adecuadas para reducir costos.
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2.3. La predeterminación de los sueldos y salarios directos (delinear las operaciones a ejecutar). Ø En cantidad. Ø Proyecto de la producción. Ø Estudio de operaciones productivas. Ø Grado de calificación o especialización requerida. Ø Estudios de salarios. Ø Estudio de métodos dentro del estudio de salarios. Ø Medidas de salarios. Ø En cuota. o Tabuladores según de acuerdo con la zona económica. o Condiciones del contrato colectivo de trabajo. o Prestaciones a los trabajadores. 2.4. Predeterminación de los cargos indirectos. (Fijos, variables y semivariables). Ø Establecer cuotas atendiendo a la capacidad de la producción. Ø Presupuesto de cargos indirectos. Ø Volumen de producción.
Ø Relaciones técnicas, gráficas, estadísticas, etc. 4- En cantidad. · Proyecto de la producción. · Estudio de operaciones productivas. · Grado de calificación o especialización requerida. · Estudio de salarios.
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3. Elementos auxiliares. 3.1. Hojas de costos estimados anteriores. 3.2. Elementos repetitivos sujetos o modificaciones. 3.3. Registros anteriores, comparación y comprobación de costos finales. Las principales formas de contabilizar las variaciones son: 1) A través del costo de ventas. 2) Por medio de una cuenta de resultados llamadas variaciones de costos estimados. 3) Llevarla contra deudores diversos. 4) Llevarla a la cuenta de inventario de producción en proceso. 5) Aplicar las variaciones por afectación al almacén de productos terminados y al costo de ventas sin incluir la producción en proceso. 6) Distribuirlas por medio de un coeficiente rectificador a fin de corregir la hoja de costos estimados y poder ajustar a él a) Costo de ventas. b) El almacén de artículos terminados. c) La producción en proceso.
