Contrataciones con el Estado

CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES CON EL ESTADO

“Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria”

CURSO: CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

ALUMNA: Abg. MELISSA LIZ MARTINEZ TARAZONA

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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO SEGUNDO EXAMEN 1.- Explique brevemente las Fases de la Contratación Estatal que comprende los Actos Precontractuales y la Etapa Contractual

FASES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Son dos: -

Actos Precontractuales (los Actos Preparatorios y la Selección)

-

Etapa Contractual (la Ejecución Contractual)

1.- LOS ACTOS PRECONTRACTUALES:Estos comprenden: - Los Actos Preparatorios: Este consiste en el Plan Operativo Institucional, el Presupuesto Institucional, el Plan Anual de Contrataciones, el Expediente de Contratación, laDesignación de Comité Especial, la Elaboración de Bases. - La Selección:En esta etapa se encuentra a: la Convocatoria, a las Consultas, las Observaciones, las Presentación de Propuestas, la Evaluación de Propuesta,la Adjudicación de Buena Pro, las Impugnaciones, el Perfeccionamiento del Contrato.

1.1. Fase de Actos Preparatorios: La primera fase implica la formación de la voluntad del Estado para contratar. Esta voluntad comprende diversas actividades que se inician con la definición de necesidades que tiene una Entidad, es decir, con la determinación de los bienes, servicios u obras que debe contratar en cada ejercicio presupuestal para cumplir con sus funciones y metas trazadas.Una vez programados los bienes, servicios u obras a contratar, éstos deben ser incorporados a un instrumento de gestión de uso obligatorio, denominado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.


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Debe tenerse en cuenta que los recursos que cada Entidad estime gastar en el año deben tener correspondencia con el presupuesto que le ha sido asignado. Este instrumento de gestión debe publicarse en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, que es un sistema electrónico que contiene toda la información referida a las contrataciones del Estado, independiente de la aplicación de regímenes especiales de contratación. Todas las entidades estatales están obligadas de publicar en dicho sistema todos los actos y acciones efectuadas durante las tres fases de la contratación. En la determinación de las necesidades de la Entidad, se deben precisar las características técnicas mínimas o requisitos técnicos mínimos que deben tener los bienes, servicios u obras que va a contratar, para asegurar la operatividad y uso destinado para su adquisición. Muchas veces, la eficiencia en la compra radica justamente en un correcto detalle de los elementos o características mínimas de sus necesidades. Sobre este aspecto, Alejandro Álvarez Pedroza señala:“En principio las características técnicas constituyen parte de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir”. Las características técnicas deben incidir los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras requeridos; sujetándose a criterios de razonabilidad, objetivos congruentes con el bien, servicio u obra requerido con su costo o precio. Está prohibido establecer características técnicas desproporcionadas o incongruentes en relación con el mercado y con el objeto de convocatoria. Determinada las necesidades de la Entidad, ésta debe establecer el valor referencial, es decir, el costo de contratar los bienes, servicios u obras con terceros. Este valor debe ser real, actual y de mercado. Es obligatorio establecer un valor referencial en consideración a que el Estado va a generar una erogación de fondos públicos. Sobre este aspecto, el artículo 12º de la Ley establece que la dependencia encargada de las Contrataciones es la que tiene como función determinar el valor referencial en base a indagaciones o estudios de mercado. Esta dependencia es la responsable de planificar los procesos de adquisición y contratación, por lo que le corresponde solicitar al área de Presupuesto de cada Entidad, la asignación presupuestal para cada contratación que se realice.


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A continuación debe designarse a los encargados de conducir un proceso de selección. Al respecto, el artículo 23º de la Ley establece que se debe designar a un órgano colegiado, denominado Comité Especial que debe conducir el proceso de selección. Este órgano colegiado cuenta con las características de autonomía, especialidad, solidaridad y responsabilidad, las que le permiten desarrollar un proceso de selección y tomar decisiones, sin injerencia de terceros; pero con sujeción a las normas aplicables. El Comité Especial debe establecer cuáles son las reglas del juego, reglas que están insertas en un documento denominado “Bases” del Proceso de Selección. Este documento contiene los requisitos, reglas, derechos y obligaciones que les corresponden a los participantes en un proceso y al Estado en su papel de contratante. En las Bases se deben incluir dos aspectos importantes pero distintos: i) Los Requerimientos Técnicos Mínimos, que son las características mínimas del objeto de contratación, que obligatoriamente debe cumplir el postor; ii) Los Factores de Evaluación a aplicarse, con la finalidad de seleccionar al mejor postor mediante la asignación de puntajes. Sobre la distinción de estos aspectos, Mario Linares precisa:“Mientras que las especificaciones técnicas cumplen la función de asegurar que el postor ofrezca lo mínimo necesario que asegure la funcionalidad y operatividad de lo requerido, equiparándose por tanto los requisitos técnicos mínimos a requisitos de admisibilidad de la propuesta; los factores de evaluación tienen la función de asegurar la calidad de la propuesta, de esto último se desprende la imposibilidad de que se tenga al mismo tiempo como factor de evaluación a un requerimiento técnico a menos que éste sea evaluado en torno a parámetros que superen el mínimo requerido”. Adicionalmente, las Bases deben contener un método objetivo de evaluación y calificación de propuestas técnica y económica, según el cual se asignará los puntajes a cada uno de los ofertantes; para luego determinar al postor que sea adjudicado con la buena pro (postor ganador). En lo que respecta a los factores de evaluación, la normativa establece que deben ser objetivos, razonables y congruentes con el objeto de contratación, y sobretodo, deben sujetarse a los principios de libre competencia y trato justo e igualitario; a fin de no restringir la participación de los postores y, permitir que todos compitan sometidos a las mismas reglas. En ese sentido, el artículo 31º de la Ley señala que: “El método de evaluación y calificación de propuestas que será establecido


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en el Reglamento, debe objetivamente permitir una selección de la calidad y tecnología requeridas dentro de los plazos más convenientes y al mejor valor total. El método deberá exigir la presentación de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores.El Reglamento establecerá los criterios, el sistema y los factores aplicables para cada tipo de bien, servicio un obra a adquirirse ocontratarse”. De acuerdo a dicha norma, el Reglamento establece factores y criterios de evaluación técnicos a aplicarse para cada objeto de contratación (bienes, servicios u obras), los cuales resultan obligatorios en algunos casos y facultativos en otros. Asimismo, establece el método de calificación de las propuestas económicas, las fórmulas y coeficientes a aplicarse para la determinación del puntaje total.

1.2.Fase de Selección: Una vez que el Comité Especial cuenta con las Bases debidamente aprobadas debe realizar un proceso de selección para determinar al postor que va a contratar con la Entidad. Los Procesos de Selección Los procesos de selección están regulados en la Ley y se definen en función del monto del valor referencial y del objeto de contratación, (bienes, servicios y obras). Existen cuatro tipos de procesos de selección: -Licitación Pública -Concurso Público -Adjudicación Directa (Pública o Selectiva) -Adjudicación de Menor Cuantía. De conformidad con el artículo 15º de la Ley, la Licitación Pública se convoca para la contratación de obras, para la adquisición de bienes y suministros. Asimismo, el artículo 16º de la Ley establece que el Concurso Público se convoca para la contratación deservicios de toda naturaleza. Finalmente el artículo 17º de la Ley señala que las Adjudicaciones Directas (Públicas o Selectivas) y las Adjudicaciones de Menor Cuantía se convocan para todo tipo de contratación estatal.


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Trámite del Proceso de Selección El Comité Especial debe publicitar dicho proceso a través de la convocatoria, a fin de que los potenciales proveedores tomen conocimiento del mismo y, si están interesados participen según las reglas establecidas en las bases. El acto de convocatoria se realiza a través del SEACE. Con el acto de convocatoria del proceso e selección se inicia la segunda fase del complejo proceso de contratación del Estado. Esta fase, denominada “fase de selección”, es entendida como la evidencia formal de la voluntad del Estado de contratar con terceros. En esta fase de selección, se manifiestan las voluntades de las partes que intervienen en una contratación pública, la Entidad convocando a proceso de selección y los participantes presentando sus propuestas técnicas y económicas en el plazo establecido en las bases. Cada uno de los postores que haya presentado sus ofertas técnica y económica se debe sujetar al método de evaluación y calificación de propuestas que establecen las bases. La aplicación de dicha metodología está a cargo del Comité Especial, en su calidad de órgano colegiado encargado de la conducción del proceso de selección. Al respecto, el artículo 69º del Reglamento establece lo siguiente:“La evaluación de propuestas es integral, realizándose en dos etapas. La primera es la evaluación técnica. Cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluación económica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta. Las propuestas técnicas y económicas se evalúan asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y calificación que se establezcan en las Bases del proceso. En ningún caso, y bajo responsabilidad del Comité Especial y del funcionarios que aprueba las Bases se establecerán factores cuyos puntajes se asignen utilizando criterios subjetivos”. Adicionalmente, el citado artículo establece las siguientes reglas: •Se debe verificar que las ofertas cumplancon los requerimientos técnicos mínimos establecidos en las bases a fin de admitir la propuesta técnica. • Se deben asignar puntajes a las ofertastécnicas de acuerdo a los factores de evaluación establecidos, a fin de verificar si la oferta obtiene el puntaje técnico mínimo para poder pasar al siguiente acto que es la evaluación económica. Las propuestas que no obtengan este puntaje técnico mínimo serán descalificadas. •En la evaluación económica se asigna elmáximo puntaje al menor monto ofertado y al resto de ofertas económicas se les asigna un puntaje resultado de la aplicación de la fórmula establecida en el artículo 69º del Reglamento.


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Conforme a lo antes señalado, una vez que se han evaluado las propuestas técnica y económica de los postores, debe establecerse cuál va a ser el puntaje total. Para ello, se debe aplicar las reglas establecidas en el artículo 72º del Reglamento. Una vez determinado los puntajes totales, se establece cual es el orden de prelación, a fin de saber quién sería el postor adjudicado con la Buena Pro y el orden de prelación de los postores restantes. Este acto que debe publicarse a través del SEACE, según lo establecido en el artículo 135º del Reglamento. No obstante haberse adjudicado la Buena Pro, ésta puede ser materia de impugnación antes de que quede consentido dicho acto; según lo establecido en el artículo 149º del Reglamento. En este caso, la Entidad debe suspender el proceso de selecciónhasta que el Tribunal emita pronunciamiento, momento en el que recién se determinaría el consentimiento de la buena pro. Una vez que la Adjudicación de la Buena Pro queda consentida, con o sin impugnación, significa que ya se determinó al postor ganador que va a contratar con la Entidad. Este procedimiento se sujeta a plazos y requisitos establecidos en el artículo 203º del Reglamento.

2.- La Etapa Contractual: 2.1. La Ejecución Contractual: Es esta etapa contractual se ve lo que es la Ejecución de Prestaciones, los Adicionales, las Reducciones, los Gastos Generales, las Penalidades, las Multas y las Moras, la Declaración de Conformidad y la Liquidación. Una vez que la Administración pública suscribe un contrato, las partes contratantes se sujetan a las reglas establecidas en dicho documento y en la Ley y su Reglamento. Estos actos corresponden a la tercera fase, denominada “fase de ejecución contractual”. No obstante contar con un contrato, existen muchas figuras administrativas que se pueden aplicar en la fase de ejecución contractual. También puede haber controversias que se susciten entre las partes, las que deben sujetarse a la aplicación de los mecanismos de solución de controversias regulados en la Ley y su Reglamento, que son la Conciliación y el Arbitraje. Esta fase culmina cuando el contrato se cumple, es decir, cuando las partes contratantes han cumplido el íntegro de sus obligaciones. Con este último acto se han realizado todas las fases de una contratación pública.


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2.- ¿En qué consiste el Plan Anual de Contratación PAC? y ¿Cuáles son sus finalidades y características?

El Plan Anual de Contratación (PAC) El Plan Anual de Contrataciones es el documento de gestión donde se consigna la programación de los procesos de selección, debe obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfacción de las necesidades de la Entidad, las que a su vez provienen de todos los órganos y dependencias de aquélla, en atención al cumplimientos de sus funciones y al logro de sus metas institucionales durante el año fiscal. El Plan Anual de Contrataciones comprende todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán durante el año fiscal, con independencia del régimen que las regule o fuente de financiamiento; así como de los montos estimados y tipos de procesos de selección previstos. El Plan Anual de Contratación de una Entidad es el programa detallado de todas las licitaciones, concursos y adjudicaciones directas que van a ejecutarse durante un ejercicio presupuestal en una determinada Entidad, pudiendo o no incluir a las adjudicaciones de menor cuantía. Su importancia radica en que permite prever y organizar una eficiente administración de los recursos de la Entidad. •

Es el documento de gestión que contiene las contrataciones de bienes, servicios y obras previstas para el corto plazo (año fiscal).

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Es el documento de gestión que contiene las contrataciones de bienes, servicios y obras previstas para el corto plazo (año fiscal).

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El PAC como instrumento para la programación, monitoreo y evaluación de las contrataciones, repercute en los resultados de gestión.

Los montos estimados a ser ejecutados durante el año fiscal correspondiente deberán estar comprendidos en el presupuesto de la entidad pública. Asimismo, para la elaboración del PAC se establece un cuadro de necesidades donde las áreas usuarias solicitan bienes, servicios u obras. Luego de aprobado el Presupuesto Inicial de Apertura (PIA), se aprueba el PAC que materializa la programación de compras de bienes y servicios en el año, registrando los tipos de procesos de selección con fecha estimada de convocatoria.


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El PAC como Instrumento de Gestión Logística: *Sus Finalidades y Características:

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3.- ¿En qué casos se puede modificar el Plan Anual de Contratación? Los montos estimados a ser ejecutados durante el año fiscal correspondiente deberán estar comprendidos en el presupuesto de la entidad pública. Asimismo, para la elaboración del PAC se establece un cuadro de necesidades donde las áreas usuarias solicitan bienes, servicios u obras. Luego de aprobado el Presupuesto Inicial de Apertura (PIA), se aprueba el PAC que materializa la programación de compras de bienes y servicios en el año, registrando los tipos de procesos de selección con fecha estimada de convocatoria. Puede ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de metas institucionales: - Para incluir o excluir procesos de selección - El valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.


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4.- En su opinión personal ¿Cuál es la finalidad del Expediente de Contratación? Es necesario saber: 1.- ¿Qué es un Expediente de Contratación?

2.- ¿Por qué es necesario contar con un Expediente de Contratación? Es necesario contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado, lo cual se encontrará dentro del Expediente de Contratación.

3.- ¿Cuál es la finalidad del Expediente de Contratación? La finalidad del Expediente de Contratación es reunir todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. El Expediente de Contratación Debe estar bajo custodia del Órgano Encargado de la Contratación (OEC). El Área Usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones técnicas o términos de referencia. Debe definir la finalidad pública de la contratación.


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5.- Diferencie Ud. los casos en que culmina (una vez elaborado el expediente de contratación) un Contrato de Bienes y Servicios, y los Contratos de Ejecución o Consultoría? Una vez aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán a este todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato. *Casos en que culminan: - En el caso de los Contratos de Bienes y Servicios, éstos culminan con: o La Conformidad de Recepción de la Última Prestación y o El Pago Correspondiente. - Tratándose de Contratos de Ejecución o Consultoría de Obras, éste culmina con: o La Liquidación y o Pago Correspondiente.

6.- Indique Ud. la diferencia entre un Comité Especial (Ad Hoc) y el Comité Especial Permanente:

EL COMITÉ ESPECIAL


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*El Comité Especial esta conformado por: -Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el objeto de la contratación. -La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo). -Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el Expediente de Contratación. NOTA: En la conformación del Comité Especial Permanente sólo se exige que 01 sea representante del Órgano Encargado de Contrataciones.

*Tipos de Comité Especial: o

Comité Especial (Ad Hoc): -Se forma para cada proceso de selección. -Es el encargado de llevar adelante los procesos de selección que por su monto correspondan a una Licitación Publica o Concurso Publico. -La Adjudicación de Menor Cuantía deriva de un proceso de selección declarado desierto será conducida por el mismo Comité Especial que llevo a cano el proceso desierto.

o

Comité Especial Permanente: - Se forma para varios procesos de selección. - Está designado para las Adjudicaciones Adjudicaciones Directas Selectivas.

Directas Públicas y

- Tratándose de Adjudicaciones de Menor Cuantía, estarán a cargo del Órgano Encargado de Contrataciones de la Entidad (Logística), sin perjuicio que el Titular de la Entidad pueda designar un Comité Especial Ad Hoc o Permanente para que conduzca las Menores Cuantías. NOTA: ¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial? Para procesos de Menor Cuantía y en las Contrataciones Exoneradas.


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7.- ¿Quienes se encuentran impedidos de integrar un Comité Especial como parte de la Etapa Preparatoria?

Impedidos de Conformar el Comité Especial:  El Titular de la Entidad.  Todos los Funcionarios que tengan las atribuciones de Control o Fiscalización tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el Órgano de Control Institucional d ela Entidad sea el Área Usuaria.  Los Funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases, o tengan facultades para resolver el Recurso de Apelación.  Los Funcionarios que hayan sido sancionados pro su actuación como integrantes de un Comité Especial. Al respecto, debe indicarse que el funcionario o servidor no podrá ser designado en tanto su sanción se encuentre vigente. Así por ejemplo, si solamente fue sancionado con una amonestación, el impedimento culminará cuando reciba la amonestación, luego podrá ser designado como miembro del comité especial.

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