Contoh - Sistem Manajemen Perusahaan

No. Dokumen: SKP/KP0/M/001 Rev.0

Originator: Wakil Manajemen

Jumlah hal. isi: 40 lbr.

Diterbitkan tgl.: 29/03/2010

Disetujui: Direktur Utama

Lampiran

: 14 lbr.

MANUAL SISTEM MANAJEMEN HUTAMA

STATUS DOKUMEN

1 Dokumen tercetak Master sudah ditandatangani oleh yang berwenang. Dokumen terkendali hanya terdapat di Portal Hutama Karya atau Dokumen tercetak yang disyahkan oleh PPD dengan cap “TERKENDALI”

Kata Pengantar P.T. HUTAMA KARYA

(PERSERO)

sebagai perusahaan BUMN yang bergerak dalam bidang industri konstruksi memberlakukan

Manual Sistem Manajemen Hutama yang mengacu pada Standard International , antara lain ISO 9001:2008 (Mutu), OHSAS 18001:2007 (K3) dan ISO 14001:2004 (Lingkungan). Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan sistem yang mampu menggerakkan seluruh potensi dan sumber daya perusahaan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan serta mendukung upaya pemenuhan ekspektasi Pelanggan dengan melalui cara-cara inovatif dan professional, yang selaras dengan standar internasional tersebut. Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan penyempurnaan dan pengintegrasian dari sistem manajemen yang sudah ada di divisi-divisi P.T. HUTAMA KARYA

(PERSERO).

Manual Sistem Manajemen Hutama diuraikan dalam Prosedur-Prosedur yang mengatur

proses pelaksanaan berbagai fungsi/divisi didalam perusahaan dan diperjelas dalam suatu Instruksi Kerja. Hasil implementasinya dituangkan dalam bentuk Bukti Kerja / Rekaman. Dengan diberlakukannya Manual Sistem Manajemen Hutama ini, maka menyatakan tidak berlaku lagi bagi Manual-Manual yang sudah ada yaitu : Manual Manjemen Pemasaran, Manual Produksi, Manual Manajemen Keuangan, Manual Akuntansi, Manual Manajemen Sumber Daya Manusia, Manual Sistim Manajemen MK3L dan Manual Manajemen Risiko. Dengan demikian Sistem Manajemen Hutama dapat menjamin pencapaian Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan serta peningkatan yang berkesinambungan.

DAFTAR ISI Kata Pengantar............................................................................... Daftar Isi Bab I.

i

Bab VI Proses Bisnis Utama................................................. 16 6.1. Proses Pemasaran, Prakualifikasi ..................... 16

Pendahuluan

6.2. Proses Lelang..................................................... 19

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

6.3. Proses Pelaksanaan........................................... 19

Sejarah Perusahaan .............................................. 1 Tujuan Perusahaan................................................ 2 Ruang Lingkup....................................................... 3 Referensi................................................................ 4

Bab II. Visi, Misi, Budaya, Motto dan Kebijakan, ................ 5 2.1. Visi......................................................................... 5 2.2. Misi......................................................................... 5 2.3. Budaya................................................................... 5 2.4. Motto...................................................................... .5 2.5. Kebijakan................................................................ 6 Bab III Tanggung Jawab Manajemen & Organisasi................ 8

Bab VII Proses Bisnis Pendukung........................................ 22 7.1. Sumber Daya Manusia & Umum ........................22 7.2. Material, Peralatan dan Aktiva Tetap.................. 24 7.3. Keuangan............................................................27 7.4. Sistem & Kepatuhan........................................... 29 7.5. Pengembangan.................................................. 35 7.6. Kesekretariatan................................................... 37 7.7. Audit Internal....................................................... 38 Lampiran-lampiran

3.1. Tanggung Jawab Manajemen............................... 8

1. Terminologi / Daftar Istilah

3.2. Organisasi...............................................................8

2. Singkatan

Bab IV Sistem Dokumentasi..................................................... 9 4.1. Umum..................................................................... 9 4.2. Hirarki Dokumen..................................................... 9 4.3. Pengendalian Dokumen........................................11 Bab V Proses Bisnis Hutama Karya......................................14 5.1. Umum....................................................................14 5.2. Proses Bisnis................................................................14 5.3. Proses Bisnis Utama.....................................................14 5.4 . Proses Bisnis Pendukung............................................. 14

3. Diagram Proses Bisnis Hutama Karya 4. Diagram Proses Pelaksanaan 5. Diagram Arsitektur Human Capital 6. Disgram Proses HumanCapital

No Dokumen : SKP/KP0/M/001 Rev. 0 Diterbitkan tgl. : 29/03/2010 Jumlah hal. Isi : 1 dari 40 .

BAB I PENDAHULUAN 1.1.

Sejarah Perusahaan P T. Hutama Karya (Persero) selanjutnya disebut PTHK awalnya merupakan perusahaan swasta Hindia Belanda ‘Hollandsche Beton Maatshappij’ yang dinasionalisasi pada tahun 1961 berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) RI No. 61/1961 Tanggal 29 Maret 1961 dengan nama PN. Hutama Karya. Status perusahaan berubah menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 14 tahun 1971 juncto Akta Perseroan Terbatas No. 74 tanggal 15 Maret 1973, juncto Akta Perubahan No.48 tanggal

8 Agustus 1973 yang keduanya dibuat dihadapan Notaris Kartini

Mulyadi,SH. 1960 Merupakan tonggak transformasi Hutama Karya dari perusahaan swasta 'Hollandsche Beton Maatshappij ‘ menjadi

PN. Hutama Karya. Sejak fase transformasi, Hutama Karya telah menghasilkan karya konstruksi yang

bernilai sejarah dan monumental seperti Monumen Pancoran, Gedung DPR/MPR RI. 1970 Menandai dimulainya teknologi Beton pra Tekan

di Indonesia, dimana Hutama Karya telah mengenalkan sistem

prategang BBRV dari Swiss. Sebagai wujud eksistensi terhadap teknologi ini Hutama Karya membentuk divisi khusus prategang. Pada dekade ini Hutama Karya berubah status menjadi PT. Hutama Karya(Persero) 1980 Mengantisipasi

tantangan

bisnis

konstruksi

yang

semakin

berkembang

dan

kompetitif

PT.

Hutama

Karya (Persero) telah melakukan terobosan dengan diversifikasi usaha dengan mendirikan Unit Bisnis Haka Pole


yaitu Pabrik Tiang Penerangan Jalan Umum berbagai type dari baja bersegi delapan (Oktagonal) dan melakukan ekspansi usaha di luar negeri serta awal inovasi teknologi dengan ditemukannya LPBH-80 ‘SOSROBAHU’ (Landasan Putar Bebas Hambatan) oleh Dr. Ir. Tjokorda Raka Sukawati. 1990

Sejalan dengan pengembangan inovasi yang terus menerus dan mengikuti kemajuan teknologi konstruksi yang berkembang pesat, PT. Hutama Karya telah mampu menghasilkan produk dengan teknologi tinggi berupa: Jembatan Bentang Panjang (Suspesion Cable Bridge, Balanced Cantilever Bridge, Arch Steel Bridge). PT Hutama Karya telah memenuhi standar internasional dalam hal kualitas, keselamatan kerja dan lingkungan dengan didapatkannya sertifikasi ISO 9002:1994, OHSAS 18001:1999.

2000

Era millennia dimana dinamika ekonomi semakin pesat, PT Hutama Karya telah merevitalisasi diri dengan melakukan pengembangan usaha untuk sektor-sektor swasta dengan pembangunan: High Rise Building (Bakrie Tower, Apartemen), infrastruktur

(Jalan TOL). Seiring dengan perkembangan tersebut, kualitas dan mutu tetap

menjadi perhatian PT. Hutama Karya. Hal ini terbukti dengan didapatkannya ISO 9001:2000 dan ISO 14001:2004. 2009

Perubahan lingkungan strategis memacu PT. Hutama Karya untuk turut berubah. Berbagai rencana di masa depan dicanangkan, salah satunya adalah menjadi perusahaan terbuka pada tahun 2011.

1.2. Tujuan Perusahaan Tujuan PT Hutama Karya sebagai perusahaan Industri Konstruksi adalah : a. Memberikan sumbangan bagi perkembangan perekonomian nasional pada umumnya dan penerimaan Negara pada khususnya; b. Mengejar keuntungan;


c. Menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa penyediaan barang / jasa yang bermutu tinggi bagi pemenuhan hajat hidup orang banyak; d. Menjadi perintis usaha yang belum dapat dilaksanakan oleh sektor Swasta dan Koperasi; e. Turut aktif memberikan bimbingan dan bantuan kepada pengusaha golongan ekonomi lemah, koperasi, dan masyarakat. 1.3

Ruang Lingkup Ruang lingkup

implementasi sistem manajemen di Perusahaan ini mencakup semua persyaratan yang diberlakukan

oleh ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 dan persyaratan perundangan lainnya mulai dari proses marketing-produksi sampai penyerahan ke pelanggan, yang juga didukung oleh proses pendukung lainnya, seperti Pengendalian Dokumen, Pengendalian Bukti Kerja, Tinjauan Manajemen, Pelatihan/Recruitment, Pengadaan dan Penyimpanan, pemeliharaan alat berat dan ringan, pengendalian peralatan inspeksi, ukur dan tes, pengendalian produk tidak sesuai dan tindakan koreksi/pencegahan, pengendalian keluhan pelanggan, rancangan dan pengembangan, pengukuran, analisa dan peningkatan termasuk kepuasan pelanggan, audit internal dan penggunaan teknik statistik ( lihat lampiran : Business Process Level 1 Perusahaan, dan Business Process Level 2 untuk semua sub proses lainnya.) Implementasi Sistem Manajemen Hutama Karya merupakan keputusan strategis perusahaan yang bertujuan untuk :

Membuat agar semua kegiatan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan pada sistem manajemen Hutama Karya,

agar dapat berjalan dengan lebih efektif, lebih efisien dan lebih produktif dengan terus mengupayakan peningkatan berkesinambungan.


1.4

Referensi Normatif Referensi Normatif dalam mengimplementasi Sistem Manajemen Hutama ini adalah sebagai berikut: -

ISO 9001:2008, Quality Management Systems - Requirements

-

ISO 9000:2008, Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary

-

ISO 14001:2004, Environmental Management System

-

OHSAS 18001:2007, Occupational Health & Safety management systems – Requirements

-

…….

-

…….


BAB II VISI, MISI BUDAYA DAN KEBIJAKAN 2.1.

Visi Menjadi Perusahaan Industri Konstruksi Yang Handal dan Terkemuka.

2.2.

Misi Meningkatkan Nilai Perusahaan di Bidang Industri Konstruksi secara profesional dan memenuhi harapan Pemangku Kepentingan (Stakeholder)

2.3.

Motto ”Inovasi Untuk Solusi ” Yang mengandung makna : “ Upaya untuk mewujudkan produk unggulan dan pembaruan yang disertai dengan sikap, pemikiran dan tindakan yang mendorong tercapainya solusi dengan produktivitas yang tinggi “.

2.4.

Budaya Perusahaan Profesionalitas Mempunyai keahlian yang dibarengi dengan etika nilai dan tindakan yang tepat sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi. Berorientasi Kepada Pelanggan


Senantiasa memelihara hubungan baik yang saling menguntungkan dengan menjaga kepercayaan dan mutu untuk memenuhi kepuasan Pelanggan. Inovasi Secara berkesinambungan melakukan pembelajaran dan riset guna memberikan solusi inovatif kepada Pelanggan. Kerjasama Tim Menjunjung tinggi kerjasama Tim guna memberikan pelayanan yang terbaik kepada Pelanggan Integritas Menghormati dan melaksanakan komitmen yang telah disepakati. 2.5.

Kebijakan PT. HUTAMA KARYA (Persero) yang bergerak dalam bidang Industri Konstruksi (Civil Engineering & General Contractors) berkomitmen untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan seluruh komunitas yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dengan cara mengendalikan setiap risiko terhadap Mutu,

Keselamatan, Kesehatan Kerja dan

Lingkungan sehingga akan dihasilkan proses kerja dan produk yang berkualitas, sehat dan aman baik terhadap manusia maupun lingkungan. Untuk mencapai komitmen tersebut Direksi menetapkan : 1. Mematuhi semua ketentuan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan, terkait dengan kegiatan perusahaan. 2. Memenuhi persyaratan untuk tercapainya kepuasan pelanggan. 3. Mencegah terjadinya bahaya yang dapat mengakibatkan cidera atau sakit akibat kerja.


4. Mencegah terjadinya pencemaran dan mengendalikan penggunaan sumber daya alam serta aspek lainnya yang berdampak negatif terhadap lingkungan. 5. Menjamin seluruh karyawan dan pihak terkait lainnya kompeten dengan cara memberikan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas-tugasnya. 6. Menjadikan kebijakan ini sebagai kerangka acuan dalam penetapan Tujuan dan Sasaran perusahaan. 7. Mengkomunikasikan kebijakan ini kepada seluruh karyawan maupun pihak pemasok atau sub-kontraktor terkait. 8. Menjalankan peningkatan berkesinambungan terhadap penerapan Sistem Manajemen Hutama Karya. 9. Menjamin agar kebijakan ini tersedia bagi publik yang memerlukannya.


BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN DAN ORGANISASI

3.1.

Tanggung Jawab Manajemen Manajemen PT Hutama Karya bertanggung jawab dalam mengelola perusahaan termasuk

menyediakan sumber daya

dalam rangka pengembangan, penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Hutama.

Sumber daya tersebut

meliputi sumber daya manusia, alam/material, peralatan, keuangan teknologi informasi, teknologi dan fasilitas kerja. Direktur

Utama

menunjuk

salah

satu

anggota

Direksi

sebagai

Wakil

Manajemen

Perusahaan

(Management

Representatif) guna memastikan bahwa Sistem Manajemen Hutama ditetapkan, diterapkan dan dirawat secara efektif.

3.2 . Organisasi Dalam menyikapi perubahan yang secara terus menerus terjadi secara cepat, baik perubahan di luar perusahaan maupun perubahan di internal perusahaan,

secara periodik Direksi selalu meninjau atas Struktur Organisasi yang ada

dan disesuaikan dengan kondisi pada saat mutakhir. Struktur Organisasi ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi.


BAB IV SISTEM DOKUMENTASI

4.1

Umum Setiap dokumen di PT Hutama Karya memiliki

tujuan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Oleh karena itu perlu

ditetapkan hirarki dokumen dan tata cara penyusunannya. 4.2

Hirarki Dokumen Bentuk dokumen Sistem Manajemen Hutama Karya adalah sebagai berikut: a) Manual (dokumen level 1), b) Prosedur (dokumen level 2), c) Instruksi Kerja (dokumen level 3), d) Bukti Kerja, dan dokumen lainnya yang terkait dengan sistem manajemen Perusahaan (level 4) 4.2.1. Manual Sistem Manajemen Hutama Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan dokumen tertinggi dalam hirarki dokumentasi di PT Hutama Karyan yang berisi pokok pokok kebijakan perusahaan dalam melaksanakan sistem manajemen guna mencapai tujuan perusahaan. Manual Sistem Manajemen Hutama Karya disusun dengan mengacu pada ISO 9001 : 2008, ISO 14001:2004,


OHSAS 18001:2007 dan persyaratan peraturan perundangan undangan. 4.2.2. Prosedur Prosedur merupakan dokumen level 2 yang menjelaskan pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan oleh seluruh karyawan. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/001

Judul Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen

4.2.3. Instruksi Kerja Instruksi kerja merupakan dokumen yang berisi penjelasan yang lebih detil dari suatu prosedur atau merupakan dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan. Instruksi kerja meliputi antara lain : a. Petunjuk Operasi; b. Cara Pelaksanaan Suatu Pekerjaan; c. Cara Pembuatan Gambar Kerja; d. dlll 4.2.4. Bukti Kerja Bukti kerja merupakan data/rekaman dari hasil kerja pelaksanaan sebagaimana yang dipersyaratkan dalam


Prosedur/Instruksi Keja atau bukti kerja lainnya yang berkaitan dengan sistem manajemen perusahaan. Bukti kerja terdiri dari bukti kerja aktif dan bukti kerja non aktif. Bukti kerja harus disimpan pada lokasi yang mudah dicapai dan diberi catatan waktu penyimpanan, dan sdapat mungkin bukti kerja disimpan dalam file elektronik. Bukti kerja aktif merupakan

hasil pelaksanaan operasional pekerjaan yang masih berjalan, sedangkan bukti kerja

non aktif merupakan bukti kerja yang sudah tidak digunakan karena pekerjaan sudah selesai dilaksanakan, tetapi kemungkinan masih akan digunakan pada waktu mendatang Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/SMK3L/P/001

4.3.


Pengendalian Dokumen 4.3.1 Pengendalian Manual, Prosedur dan Instruksi Kerja Manual Sistem Manajemen Hutama, Prosedur dan Instruksi Kerja yang telah disyahkan disimpan dalam Portal Hutama Karya yang dapat diakses oleh semua Karyawan PT Hutama karya.

Master dari Manual, Prosedur dan

Instruksi Kerja berupa berupa file elektronik yang berada di Portal Hutama Karya dan berupa 1 buah cetakan. Manual Sistem Manajemen Hutama Karya dan Prosedur-prosedur yang setujui oleh Direktur Utama, serta


Instruksi kerja yang disetujui Direktur, dalam peredarannya dalam bentuk cetakan harus dikendalikan dengan status “TERKENDALI”. Pusat Pengendalian Dokumen Kantor Pusat bertanggung jawab atas peredaran Manual, Prosedur dan Instruksi Kerja

yang

dalam

bentuk

cetakan,

termasuk

menyampaikan

revisinya

kepada

pemegangnya

bila

ada

perubahan/revisi Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/SMK3L/P/001


4.3.2 Revisi Manual, Prosedur dan Instruksi Kerja Dengan persetujuan Direksi, General Manager Sistem dan Kepatuhan akan meninjau Manual Manajemen Hutama Karya ini secara berkala sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen. General Manager Sistem dan Kepatuhan akan mengadopsi persyaratan-persyaratan internal yang muncul

kedalam Manual Manajemen Hutama Karya. Pemegang Manual Manajemen Hutama karya yang terdaftar diminta untuk merekomendasikan peningkatan yang bisa dilakukan pada Manual Manajemen Hutama Karya. Dengan persetujuan Direksi, General Manager/Deputy Direktur akan meninjau Prosedur secara berkala sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen. Dengan persetujuan Direktur, General Manager/Deputy Direktur akan meninjau Instruksi Kerja secara berkala


sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen. 4.3.3 Pengendalian Bukti Kerja Semua bukti kerja yang timbul dari kegiatan sistem manajemen Hutama karya harus dikelola secara baik dan dipastikan keamanannya, guna membuktikan kesesuaian persyaratan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen Hutama karya Bukti kerja sedapat mungkin disimpan dalam bentuk file elektronik. Bukti kerja tersebut harus diidentifikasi secara jelas dan dapat dengan cepat ditemukan bila diperlukan serta mudah dipahami. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/001



BAB V PROSES BISNIS HUTAMA KARYA

5.1.

Umum Proses bisnis Hutama Karya merupakan proses kegiatan yang efektif dan efisien guna menghasilkan sebuah produk yang dapat memenuhi kepuasan stakeholder (Pengguna Jasa, Pemegang saham, Karyawan dan Pemasok) yang terdiri dari Proses Utama (Key process) dan Proses pendukung (Supporting Process)

seperti tergambar dalam lampiran 3 (

Diagram Proses Bisnis PT Hutama Karya).

5.3 Proses Bisnis Utama Proses Bisnis Utama PT Hutama Karya meliputi beberapa proses yang terdiri dari : -

Proses Pemasaran, Prakualifikasi

-

Proses Pelaksanaan seperti tergambar dalam lampiran 4 (Diagram Proses Pelaksanaan).

5.4 . Proses Bisnis Pendukung Proses Bisnis Pendukung Hutama Karya meliputi pelbagai proses yang dilaksanakan di beberapa Divisi yang terdiri dari proses sebagai berikut :


- Sumber Daya Manusia; - Material, peralatan dan Aktiva Tetap - Administrasi & Keuangan; - Pengembangan; - Sistem dan Kepatuhan; - Sekretariat erusahaan; - Audit Internal.


BAB VI PROSES BISNIS UTAMA 6.1

Pemasaran dan Prakualifikasi Kegiatan Pemasaran merupakan faktor penting dalam suksesnya operasional pemasaran, implementasinya merupakan kemampuan untuk menjalankan dan mengelola kegiatan pemasaran dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan serta pengelolaan fungsi – fungsi pemasaran, dan didukung dengan instrumen pemasaran antara lain Liaison Officer/Kepala Perwakilan sebagai outlet pemasaran di daerah,

berfungsinya

Program SIMPAR sebagai alternatif komunikasi

antar bagian pemasaran terkait, terlibatnya lebih aktif bidang legal untuk manajemen kontrak, REM (Rapat Eksekutif Marketing) sebagai wadah komunikasi pemegang kebijakan untuk andil dalam pengelolaan pemasaran perusahaan. Untuk memperkuat Kegiatan pemasaran, perseroan telah membentuk Divisi Pemasaran di bawah Direktorat Utama guna melakukan akselerasi aktif serta mensinergikan kegiatan pemasaran yang telah dilakukan Wilayah / Divisi selama ini Proses kegiatan Pemasaran dimulai dengan mengolah Info Pasar sampai menjadi Pasar Dibidik dan menkoordinasikan Proses PQ & Tender sampai menjadi Kontrak. Beberapa Kegiatan Pemasaran secara fokus di perinci menjadi beberapa bagian yaitu : 1. Proses Kegiatan Pemasaran 2. Proses REM


3. Pemasaran dengan ”Create Project” 4. Proses Prakualifikasi Keempat proses dimasukkan secara detail pada prosedur pemasaran, namun kegiatan Lelang , REL dan Kontrak dimasukkan dalam prosedur

Produksi. Walaupun demikian secara terperinci selalu ada koordinasi sinergi antara

bagian terkait diatur tersendiri pada penjelasan flow masing – masing kegiatan dengan PIC yang tegas. Sebagai pedoman pokok dalam pemasaran ditetapkan kebijakan tahunan meliputi : a. Nilai kontrak proyek minimal. b. Prosentase Tender Dimenangkan. c. Portofolio Berdasarkan Sumber Dana : -

Pemerintah (Pusat / Daerah) .

-

Swasta Nasional & BUMN.

-

Swasta Asing.

d. Rasio Biaya Langsung -

Proyek Reguler (ke-PU-an )

-

Proyek Turnkey/CPF

-

PPH Final 3% sdh termasuk dalam HPP

e. Seleksi Pasar -

Kontrak Proyek untuk Divisi.

-

Kontrak Proyek Untuk Wilayah


6.1.1 Pemasaran Proses Kegiatan Pemasaran meliputi mencari info pasar, menetapkan pasar mana yang dirintis dan menetapkan pasar yang dibidik. Untuk menjaring lebih luas lagi diperkenankan juga melakukan Kegiatan ”create Project” dimana mengarahkan skema bisnis yang mengarah pada suatu pekerjaan yang akhirnya menjadi kontrak karya. Guna mengurangi risiko pemasaran, identifikasi, mitigasi risiko juga dibahas pada saat REM sehingga tindak lanjut nya bisa ditetapkan. Sebagai sarana komunikasi antara para pelaku pemasaran dengan manajemen digunakan Sistem Informasi Manajemen Pemasaran & Anggaran (SIMPAR). Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen

Judul Dokumen

MKT/DDM/P/001

Prosedur Kegiatan Pemasaran

MKT/DDM/P/002

Prosedur Perintisan Proyek

MKT/DDM/P/003

Prosedur Rapat eksekutif Marketing

6.1.2 Prakualifikasi Prakualifikasi digunakan sebagai sarana Pemilik proyek untuk menentukan rekanan yang mampu untuk


melaksanakan proyek-proyek yang direncanakannya. Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen MKT/DDM/P/001

6.2.

Judul Dokumen Prosedur Prakualifikasi Lelang

Lelang Proses lelang dilaksanakan untuk mendapatkan proyek dengan harga yang kompetitif dan memenuhi persyaratan dalam dokumen lelang dan ketentuan-ketentuan yang berlaku, Prosedur ini berlaku untuk seluruh proses lelang di PT. Hutama Karya (Persero), termasuk pihak luar yang bekerja untuk atas nama PT.Hutama Karya (Persero) Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen OPS/DDO/P/001

6.3

Judul Dokumen Prosedur Lelang

Pelaksanaan Pelaksanaan pekerjaan merupakan bagoian dari proses bisnis PT. Hutama Karya (Persero), untuk memastikan bahwa seluruh proses pelaksanaan yang mencakup Pengendalian Kontrak, Anggaran Rencana Pelaksanaan, Penilaian Risiko, Keselamatan Kesehatan Kerja, Lingkungan dan Mutu, Pengelolaan Sumber Daya, Pengendalian proyek, pengeloaan keuangan operasi dan pengelolaan keluhan pelanggan ditetapkan, dilaksanakan dan dijaga konsistensinya


serta tidak menimbulkan permasalahan, hukum dan lingkungan dikemudian hari. Guna mencapai dan produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan sesuai dengan persyaratan perundangan undangan maka perusahaan harus menentukan proses yang dibutuhkan untuk memproduksi outputnya. Dalam hal sebagian proses pelaksanaan dilakukan oleh

Pihak Ketiga, maka perusahaan tetap harus dapat

mengendalikan proses yang dilaksanakan oleh Pihak Ketiga. Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan tahunan meliputi : -

Pekerjan swakelola maksimal.

-

Penggunaan mandor/vendor/ sub yang berbadan usaha

-

Meningkatkan Daya Serap Kontrak secara gradual.

-

Meningkatkan performance perusahaan di tingkat BUMN Karya

-

CoGS (Biaya Langsung) secara Korporasi.

-

Cost Reduction atas Biaya Langsung.

-

Kepuasan Pelanggan

Bagian-bagian yang diatur adalah: 1. Pengendalian Kontrak 2. Anggaran Rencana Pelaksanaan (ARP) 3. Rencana Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan Proyek (RMK3LP) 4. Rapat Eksekutif Pelaksanaan (REP) 5. Perhitungan Rencana Penyelesaian Proyek (PRPP) 6. Pengendalian waktu


7. Pengendalian Biaya 8. Rencana kerja dan keuangan proyek (RKK) 9. Pengelolaan Sumber daya 10. Kerja Sama Operasi 11. Keluhan Pelanggan 12. Pengendalian Gambar kerja 13. Penandaan dan pelacakan 14. Pengelolaan Keuangan Operasional

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen

Judul Dokumen

OPS/DDO/P/002

Prosedur Pra Pelaksanaan

OPS/DDO/P/003

Prosedur Pelaksanaan

OPS/DDO/P/004

Prosedur Karya Rampung


BAB VII PROSES BISNIS PENDUKUNG 7.1

Sumber Daya manusia & Umum 7.1.1 Sumber Daya Manusia Guna

menerapkan

peningkatan

dan

memelihara

Sistem

Manajemen

Hutama

Karya

dan

menjaga

kesinambungan

dan keefektifannya, perusahaan mengelola human capital dengan menempatkan Sumber Daya

Manusia sebagai asset atau modal utama yang memiliki bakat atau talenta (talent) dan kompetensi (competency) yang tinggi baik dalam Pengetahuan (Knowledge), Keahlian (Skill) maupun Perilaku (Behaviour) yang mampu dan bertanggung jawab dalam mengelola dan mengembangkan sumber daya secara optimal serta berperan aktif dalam

pencapaian

sasaran

dan

tujuan

bisnis

perusahaan

secara

berkesinambungan

sehingga

dapat

meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan perundangan lainnya. Perusahaan juga telah menetapkan dan menerapkan manajemen sumber daya manusia mulai dari penetapan kompetensi, rekrutmen, pelatihan, penempatan, penghargaan dan sanksi, jalur karir, remunerasi, penilaian sampai dengan pelepasan, sebagaimana tertera dalam Lampiran 5 (Kerangka Arsitektur Human Capital) lampiran 6 ( Manajemen Human Capital)


Sebagai pedoman pokok dalam manajemen sumbser daya manusia ditetapkan kebijakan sebagai berikut : 1. Sentralisasi SDM 2. Recruitment before graduate 3. Pengangkatan pegawai dengan masa kerja maks. 2th 4. Penerapan ketentuan reward & pinalty 5. Workflow/SDM online 6. Pengalihan Biaya Kesehatan ke Asuransi Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan Sumber Daya Manusia ialah: No. Dokumen

Judul Dokumen

PSU/PS/P/001

Prosedur Pelatihan

PSU/PS/P/002

Manajemen Kinerja

PSU/PS/P/003

Penghargaan dan Sanksi

PSU/PS/P/004

Pengembangan Karir

PSU/PS/P/PP5

Hubungan Industrial

7.1.2 Umum Dalam

rangka

mendukung

proses

bisnis

utama,

perusahaan

memelihara prasarana yang dibutuhkan antara berupa lain :

juga

telah

menetapkan,

menyediakan

dan


-

Bangunan, ruang kerja dan perlengkapannya

-

Peralatan transportasi dan komunikasi

-

Peralatan proses berupa perangkaat keras dan perangkat lunak.


7.2.

Judul Dokumen

PSU/UM/P/001

Prosedur Pengelolaan Aktiva Tetap

PSU/UM/P/002

Prosedur Pengadaan barang Non proyek

PSU/UM/P/003

Prosedur Pengelolaan Fasilitas Umum

Material, Peralatan dan Aktiva Tetap 7.2.1 Pengelolaan Material Dalam pengadaan material, perusahaan telah menetapkan bahwa semua pemasok material harus dievaluasi dan diseleksi berdasar kemampuan untuk memasok material sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan perusahaan. Material yang dibeli juga dipastikan sesuai dengan persyaratan pengadaan. Jenis dan tingkat pengendalian atas material

yang

dibeli

tergantung

pada

pengaruh

material

yang

dibeli

menggunakan material atau produk akhir. Material milik pelanggan juga dikendalikan dan dilaporkan kepada pelanggan.

terhadap

realisasi

produk

yang


Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan material ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut : -

Sentralisasi pengadaan material strategis

-

Kontrak payung (kontrak jangka panjang ) material strategis

-

Penggunakan rekanan Pabrikan atau minimal Distibutor Utama

-

Pemanfaatkan rekanan “Stockist” yang membeli material ke Pabrikan secara tunai

-

Batasan nilai Pengadaan materialdi Wilayah/Divisi atau di proyek

-

E-proc untuk material khusus

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SD/LPG/P/001

Judul Dokumen Prosedur Pengelolaan Material

7.2.2 Peralatan Peralatan yang digunakan selama proses proses produksi harus dapat menjamin bahwa selama proses produksi dan produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan lainnya. Peralatan dimaksud meliputi alat berat dan alat ringan serta peralatan ukur. Pemeliharaan alat berat dan ringan dilakukan secara berkala agar dapat menjamin kelangsungan produk. Pemeriksaan peralatan ukur terhadap ketepatan alat ukur dilakukan secara berkala dengan dikalibrasi.


Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan peralatan ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut : -

Sentralisasi pengelolaan Alat

-

Pemotongan fiskal dan R&O langsung oleh Kantor Pusat

-

Rekapitalisasi Alat yang masih produktif.

-

Efektifitas Alat (Utilitas Alat)

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SD/LAT/P/001

Judul Dokumen Prosedur Pengelolaan Peralatan

7.2.2 Aktiva Tetap Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan Aktiva Tetap ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut : -

Investasi dilakukan oleh Divisi Sumber Daya di Kantor Pusat

-

Investasi dilakukan pada aktiva penunjang produksi.

-

Penghapusan dan penjualan aktiva yang sudah tidak produktif dan telah memenuhi masa manfaat minimal.

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SD/LAT/P/002

Judul Dokumen Prosedur Pengelolaan Peralatan


7.3.

Administrasi & Keuangan Perkembangan dunia usaha jasa konstruksi saat ini telah terlihat kompleks, dengan berbagai macam jenis produk dan system usaha dalam berbagai keunggulan kompetitif. Hal ini tentunya telah menciptakan suatu system dan persaingan baru dalam dunia usaha jasa konstruksi, bukan hanya antar kontraktor tetapi juga antar lembaga keuangan dalam menyediakan fasilitas layanan bagi kontraktor. Sebuah fenomena nyata yang telah menuntut manajer keuangan untuk lebih antisipatif terhadap perubahan yang terjadi dalam bisnis usaha jasa konstruksi. Salah satu kunci keberhasilan pengelolaan perusahaan adalah keberhasilan para manajer dalam mengelola bidang keuangan. Untuk mencapai keberhasilan tersebut maka disusunlah Manajemen Keuangan PT. Hutama Karya (Persero). Manajemen Keuangan adalah implementasi dari pengetahuan dan kemampuan untuk menjalankan dan mengelola kegiatan

operasional

keuangan

dalam

mendukung

aktivitas

bisnis

perusahaan

serta

pengelolaan

fungsi-fungsi

keuangan yang pada dasarnya berkaitan dengan Fungsi Pengadaan Dana (Funds Raising) dan Fungsi Penggunaan Dana (Funds Allocation) serta pengelolaan aktifitas lainnya yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan bidang keuangan secara tertib dan terkendali dalam rangka pencapaian sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan sebagai berikut : 1. Tertib Adm. Keuangan 2. Percepatan Restitusi Pajak 3. Evaluasi Terhadap Post-post Biaya 4. Percepatan Pelaporan


5. Penyempurnaan Sistem Akuntasi 6. Konsisten terhadap Pelaksanaan Manual 7. Chaneling dengan Lembaga Keuangan 8. Tertib Administrasi Kredit 9. Percepatan Turn Over Piutang 10. Pencairan Piutang Lama Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen KU/KEU/P/001 KU/KEU/P/002 KU/KEU/P/003 KU/KEU/P/004 KU/KEU/P/005 KU/KEU/P/006 KU/KEU/P/007 KU/AKT/P/008 KU/AKT/P/009 KU/AKT/P/0010 KU/AKT/P/0011 KU/AKT/P/0012 KU/AKT/P/0013 KU/AKT/P/0014

Judul Dokumen Prosedur Pengeloaan kas/bank Prosedur Penagihan Prosedur Kredit Prosedur Pajak Prosedur Hutang Prosedur Valuta Asing Prosedur Kerja Sama Operasi Prosedur Transaksi Prosedur Penomoran Kode Akun dan master Prosedur Transaksi rekening Koran Prosedur Pelaporan Akuntansi Prosedur Penyimpanan Dokumen Prosedur Pelaksanaan Tutup Buku Prosedur Evaluasi Laporan Akuntansi Divisi/Wilayah


7.4

Sistem dan Kepatuhan 7.4.1 Sistem Manajemen Mutu K3 dan Lingkungan a. Penilaian Risiko Perusahaan akan melakukan suatu penilaian risiko terhadap semua kegiatan atau aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan baik yang bersifat rutin maupun non rutin, baik untuk kondisi normal dan normal. Hasil penilaian resiko akan diperbaharui secara teratur pada periode tertentu untuk memastikan kecukupannya. Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SK/PTH/P/010 SK/MK3L/P/002

Judul Dokumen Prosedur Manajemen Risiko Prosedur Identifikasi Bahaya dan Aspek Lingkungan

b. Identifikasi Persyaratan Peundangan dan Persyaratan Lainnya Perusahaan berkomitmen untuk mematuhi undang-undang

dan persyaratan lainnya yang telah ditetapkan

melalui penerapan ISO 9001 : 2000, ISO 14001 : 2004 dan OHSAS 18001: 2007 secara terintegrasi dengan tetap menjaga undang-undang

dan persyaratan lainnya

dalam kondisi terkini (up to date). Perusahaan

memastikan bahwa persyaratan peraturan perundangan serta persyaratan lainnya seperti standard eksternal, persyaratan pelanggan dan persyaratan organisasi terpenuhi.


Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SK/PTH/P/011

Judul Dokumen Prosedur Identifikasi Persyaratan Perundangan dan Persyaratan lainnya

c. Komunikasi, Konsultasi dan Partisipasi Komunikasi, konsultasi dan Pratisipasi baik secara internal maupun eksternal (kepada pelanggan, pemasok, sub kontraktor, komunitas dan pihak terkait lainnya) dalam rangka peningkatan pemahaman dan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Hutama di seluruh jajaran karyawan perusahaan dan pihak terkait lainnya serta untuk untuk memastikan bahwa semua persyaratan telah dipenuhi oleh perusahaan. Semua informasi yang mempunyai efek terhadap kinerja Hutama Karya juga akan dikonsultasikan ke seluruh pihak terkait untuk menjamin bahwa Sistem Manajemen Hutama diimplementasikan secara efektif. Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SK/MK3L/P/003

Judul Dokumen Prosedur Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi


d. Rencana Tanggap Darurat Perusahaan

menetapkan

kecelakaan,

insiden

atau

prosedur situasi

untuk darurat

mengidentifikasi lainnya

untuk

dan

mengantisipasi

mencegah

dan

potensi

menghilangkan

adanya

suatu

kemungkinan

terjadinya sakit, cidera atau kerusakan lingkungan yang diakibatkan oleh kondisi darurat tsb. Perusahaan akan mereview prosedur tanggap darurat tsb dan mengujinya jika memungkinkan untuk memastikan kecukupan dan keefektifannya. No. Dokumen SK/MK3L/P/004

Judul Dokumen Prosedur Kesiagaan Tanggap Darurat

e. Pengukuran dan Pemantauan Perusahaan telah menetapkan dan memelihara dokumen/ prosedur untuk mengukur beberapa karakteristik kunci dalam pelaksanaan operasi dan aktivitas yang dapat menimbulkan potensi bahaya dan dampak terhadap lingkungan yang juga dapat berpengaruh terhadap kualitas produk serta yang berpenaruh terhadap persepsi/pelanggan. Untuk menjamin pelaksanaan Sistem Manajemen Hutama dilaksanakan dengan baik dan konsisten maka dilakukan audit internal dengan interval waktu yang telah ditentukan.


Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen

Judul Dokumen

SD/LAT/P/002

Prosedur Pengelolaan Peralatan

SK/MK3L/P/005

Prosedur Pemantauan, Pengukuran dan Analisa

Spi/ai/p/001

Prosedur Pelaksanaan Audit Internal

f. Pengendalian Ketidak-sesuaian Perusahaan menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman, hal tersebut diatur dalam prosedur/instruksi kerja untuk kegiatan konstruksi. Semua ketidaksesuaian yang telah terdeteksi dan teridentifikasi baik ketidaksesuaian yang berhubungan dengan produk, kecelakaan dan insiden yang mempunyai efek negatif terhadap orang, aset dan lingkungan harus dikendalikan serta dicegah agar tidak dipergunakan atau dilanjutkan ke proses berikutnya, untuk mencegah terulangnya kejadian serupa. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/006

Judul Dokumen Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi serta Tindakan Pencegahan


g. Tindakan Koreksi dan Tindakan pencegahan Tujuan dari tindakan koreksi ialah untuk menghilangkan penyebab timbulnya ketidaksesuaian produk dalam rangka mencegah terjadinya pengulangan. Tujuan dari tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab apabila dipandang potensial akan terjadi ketidaksesuaian suatu produk agar tidak terulang hal yang sama. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/006

Judul Dokumen Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi serta Tindakan Pencegahan

h. Rapat Tinjauan Manajemen Rapat tinjauan manajemen dilakukan secara berkala di tingkat Kantor Pusat, Divisi/Wilayah dan Proyek, berdasarkan agenda yang telah ditentukan, hasilnya didokumentasikan dan diketahui oleh pihak-pihak yang terlibat, yang disebut secara spesifik untuk tindak lanjut yang diperlukan. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/007

Judul Dokumen Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen


i. Peningkatan Berkesinambungan Seluruh personil dan jajaran pimpinan bertanggung jawab untuk ikut serta melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektifitas sistem manajemen MK3L dengan mengacu kepada komitmen yang tertuang dalam kebijakan MK3L, sasaran MK3L, hasil audit, tindakan koreksi, tindakan pencegahan dan tinjauan manajemen. Perusahaan selalu melakukan analisa data untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen MK3L dan mengevaluasi di mana peningkatan berkesinambungan terlaksana secara efektif. Hal tersebut diatur di prosedur analisa data dan peningkatan. Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/MK3L/P/005

Judul Dokumen Prosedur Pemantauan, pengukuran dan Analisa

7.4.2 Teknologi Informasi Dukungan Teknologi Informasi menjadi sangat diperlukan untuk dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, service excellent serta pelaksanaan operasional perusahaan yang efisien, efektif dan optimal. Pengelolaan informasi, sistem informasi dan komunikasi yang efektif menjadi faktor kritikal dalam kesuksesan perusahaan disebabkan antara lain : •

TI selaras dengan kebutuhan bisnis,


•

TI dapat meng-enable bisnis dan memberikan benefit optimal,

•

Sumber daya TI digunakan dengan penuh tanggung jawab,

•

Risiko-risiko yang terdapat dalam TI dikelola dengan baik,

•

Kebijakan Tata Kelola TI diterapkan dengan baik,

•

Compliance (kepatuhan) terhadap aturan tata kelola yang diterapkan.

Sebagai pedoman pokok dalam Teknologi informasi ditetapkan kebijakan sebagai berikut : -

Bisnis proses berbasis sistem

-

IT enables for business

Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah: No. Dokumen SK/PTH/P/011

Judul Dokumen Prosedur Teknoligi Informasi

7.4.2 Kepatuhan Guna mendapatkan efisiensi dan mencapai tujuan perusahaan,

pelaksanaan semua sistem yang telah

ditetapkan perlu dipantau secara kontinyu, melaui pelaporan-pelaoran kegiatan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur yang berlaku Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah:


No. Dokumen

7.5

Judul Dokumen

SK/PTH/P/008

Prosedur Kepatuhan

SK/PTH/P/009

Prosedur Sistem Pelaoran

Pengembangan Bidang riset dan pengembangan sebagai suporting dalam prose bisnis Hutama Karya, memiliki latar belakang untuk membantu pengembangan perusahaan, baik dari sisi riset terhadap kondisi internal maupun eksternal disamping riset terhadap teknologi dan metode kerja yang efektif dan efisien dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Sisi lain dari pengembangan adalah pengembangan SDM dalam bentuk Human Capital, dimana diperlukan langkah dan strategi yang

akurat

dalam

penanganan

SDM.

Untuk

menjalankan

fungsinya

maka

ditetapkan

pokok-pokok

kebijakan

pengembangan yang tertuang dalam prosedur-prosedur. Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan sebagai berikut : -

Strategi dan Pengembangan Bisnis Industri Konstruksi, termasuk di dalamnya Revitalisasi Asset.

-

Review Portofolio Usaha Korporasi

-

Kajian Kebijakan Manajemen Perusahaan (termasuk reorganisasi), untuk menyesuaikan pasar dan peningkatan kerja berkelanjutan.

-

Pengembangan dan Pengelolaan Teknologi Konstruksi, termasuk didalamnya Sarana Konstruksi

-

Memasuki industri konstruksi

-

Implementasi Human Capital



7.6

Judul Dokumen

PB/RST/P/001

Prosedur Rencana kerja Perusahaan

PB/RST/P/002

Prosedur Riset dan Teknologi

PB/RST/P/003

Prosedur Pengembangan Usaha

PB/RST/P/004

Prosedur Perancangan dan Prasarana

PB/SDM/P/005

Prosedur Pengembangan Organisasi dan Perencanaan SDM

PB/SDM/P/006

Prosedur Standar Kompetensi Pekerjaan

PB/SDM/P/007

Rekrutmen dan Seleksi

PB/SDM/P/008

Remunerasi

Sekretariat Perusahaan Sekretaris Perusahaan secara umum mengelola aktivitas yang terdiri dari: a. Kesekretariatan b. Kehumasan c. Corporate Legal.


Sasaran utama Sekretaris adalah terciptanya pencitraan perusahaan, peningkatan layanan kesekretariatan dan penegakan kepatuhan terutama pada keterbukaan informasi, corporate social responsibility dan penerapan good corporate governance serta korporat legal lainnya.

Untuk dapat terciptanya Sasaran Utama tersebut, maka diperlukan prosedur – prosedur yang mengatur sistim dan mekanisme dari setiap bidang, sebagai berikut: No. Dokumen

7.7

Judul Dokumen

SP/SK/P/001

Prosedur Kesekretariatan

SP/HUK/P/001

Prosedur Hukum/Legal

SP/HUM/P/001

Prosedur Kehumasan

SP/HK/P/001

Prosedur Korporasi

Audit Internal Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan sebagai berikut : Kebijakan Audit Internal : -

Tertib/Patuh terhadap Peraturan & Perundangan yang berlaku.

-

Penerapan Program Bisnis Perusahaan

-

Scope Pemeriksaan bergeser dari Audit Kepatuhan menjadi Audit Kepatuhan & Proses Bisnis.


-

Ikut dalam forum ke-SPI-an.

-

Melaksanakan Finalty

secara

konsisten

terhadap

pelanggaran

yang

perusahaan. Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah: No. Dokumen SPI/AI/P/001

Judul Dokumen Prosedur Pelaksanaan Audit Internal

berulang dan berakibat pada kerugian


KRONOLOGI DOKUMEN

No.

Status dokumen

Halaman yang berubah

1

Revisi 0

-

Uraian perubahan Merupakan penggabungan dari Manual SMK3L Rev.3; Manual Produksi Rev.0; Manual Pemasaran Rev.0; Manual SDM Rev. 0; Manual Keuangan Rev.0; Manual Akuntansi Rev.0

Tanggal mulai berlaku perubahan 29/03/2010

LAMPIRAN 1 # 6 TERMINOLOGI Air

: Semua air yang terdapat di atas dan di bawah permukaan tanah, kecuali air laut dan air fosil.

Air limbah

: Sisa dari suatu hasil usaha dan atau kegiatan yang berwujud cair.

Ambang Batas

: Batas maksimum energi suara / zat atau bahan pencemar yang boleh dikeluarkan langsung mis.;dari mesin dan/atau pipa gas buang kendaraan bermotor.

AMDAL

: Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup yaitu kajian mengenai dampak besar dan penting suatu usaha dan/atau kegiatan yang direncanakan pada lingkungan hidup yang diperlukan bagi proses pengambilan keputusan tentang penyelenggaraan usaha dan/atau kegiatan.

ANDAL

: Analisis Dampak Lingkungan Hidup yaitu telaahan secara cermat dan mendalam tentang dampak besar dan penting suatu rencana usaha dan/atau kegiatan.

Audit

: proses yang sistimatis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit (3.3) dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit (3.2) terpenuhi CATATAN : dalam beberapa kasus, khususnya dalam organisasi yang serupa, independen dapat ditunjukan dengan bebas dari tanggung jawab atas aktivitas yang diaudit

Auditor

: Orang dengan kompetensi untuk melaksanakan audit

Auditee

: Organisasi yang diaudit

Aspek lingkungan

: Unsur dari aktivitas atau produk atau jasa perusahaan (1.4.37.) yang dapat berinteraksi dengan lingkungan (1.4.30.). CATATAN : aspek lingkungan yang signifikan mempunyai atau dapat mempunyai dampak lingkungan (1.4.8.) yang signifikan

Bahan berbahaya dan beracun (B3) : Setiap bahan yang karena sifat atau konsentrasi, jumlahnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dapat mencemarkan dan/atau merusakkan lingkungan hidup, kesehatan, kelangsungan hidup manusia serta makhluk hidup lain;

Bahaya

: Sumber atau situasi yang berpotensi mencelakakan manusia atau sakit, kerusakan properti, kerusakan lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya.

Baku mutu lingkungan hidup : Ukuran batas atau kadar makhluk hidup, zat, energi, atau komponen yang ada atau harus ada dan atau unsure pencemar yang ditenggang keberadaannya dalam suatu sumber daya tertentu sebagai unsur lingkungan hidup. Bukti kerja

: Dokumen yang menyatakan hasil pencapaian atau penyiapan bukti dari aktivitas yang dilaksanakan

Dokumen

: Informasi dan media pendukungnya CATATAN 1: media dapat berbentuk kertas, disket komputer magnetik, elektronik atau optik, foto atau contoh master, atau kombinasi daripadanya CATATAN 2 : disadur dari ISO 9000:2008, 3.7.2

Dampak lingkungan

: Setiap perubahan pada lingkungan (1.4.30.) apakah merugikan atau menguntungkan, seluruhnya atau

sebagian yang dihasilkan dari aspek lingkungan (1.4.9.) perusahaan (1.4.1.) Identifikasi

: Proses pengenalan timbulnya bahaya (lihat 1.4.11.) atau aspek lingkungan (1.4.9.) dan mendefinisikan sifat-sifatnya.

Emisi

: Zat, energi dan/atau komponen lain yang dihasilkan dari suatu kegiatan yang masuk dan/atau dimasukkannya ke dalam udara ambien yang mempunyai dan/atau tidak mempunyai potensi sebagai unsur pencemar;

Insiden

: Kejadian yang timbul menjadi kecelakaan atau mempunyai potensi menjadi kecelakaan CATATAN : suatu kecelakaan di mana tidak terjadi sakit, luka, rusak, atau kecelakaan lain yang terjadi juga disebut sebagai “nyaris terjadi”. Istilah “insiden” termasuk “nyaris terjadi”(”near miss”).

Kebijakan

: Keseluruhan maksud dan arah perusahaan (1.4.37.) yang terkait dengan kinerja MK3L (1.4.16.)nya seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak CATATAN : kebijakan MK3L memberikan kerangka untuk tindakan dan untuk menetapkan sasaran MK3L (1.4.46.) dan target MK3L (1.4.48.).

Kecelakaan

: Kejadian yang tidak diinginkan yang mengakibatkan kematian, sakit, luka, kerusakan atau kehilangan lain

CATATAN : yang dimaksud dengan kerusakan atau kehilangan lain adalah kerusakan aset/harta benda ataupun kondisi lingkungan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja : Kondisi dan faktor-faktor yang berdampak pada kesehatan karyawan, pekerja kontrak, personel kontraktor, tamu dan orang lain di tempat kerja Keselamatan

: Bebas dari risiko kecelakaan yang tidak dapat diterima

Kesiagaan Tanggap Darurat : Kesiagaan perusahaan dalam menghadapi kondisi-kondisi darurat dan kecelakaan yang mungkin terjadi Ketidak-Sesuaian

: Tidak terpenuhinya persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004.

Kinerja

: Hasil yang dapat diukur dari sistem manajemen MK3L(1.4.47.), yang terkait dengan pengendalian sistem manajemen MK3L perusahaan, berdasarkan kebijakan dan tujuan organisasi CATATAN : pengukuran kinerja termasuk pengukuran aktivitas dan hasil pelaksanaan sistim manajemen MK3L. CATATAN : dalam konteks sistim manajemen MK3L (1.4.47), hasil dapat diukur terhadap kebijakan (1.4.19), sasaran (1.4.46), target (1.4.48) perusahaan (1.4.37.), dan persyaratan kinerja MK3L lainnya

Kompetensi

: Atribut pribadi yang ditunjukkan dan kemampuan yang ditunjukkan untuk menerapkan pengetahuan dan kacakapan

Kondisi Darurat

: Suatu kondisi baik kecelakaan / masalah lingkungan / ketidaksesuaian yang tidak bisa ditangani dengan pengendalian operasional yang normal.

Limbah

: Bahan sisa pada suatu kegiatan dan/atau proses produksi yang dibuang ke lingkungan dan diduga dapat menurunkan kualitas lingkungan

Limbah Bahan Berbahaya Dan Beracun, disingkat limbah B3, : Sisa suatu usaha dan/atau kegiatan yang mengandung bahan berbahaya dan/atau beracun yang karena sifat dan/atau konsentrasinya dan/atau jumlahnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dapat mencemarkan dan/atau merusakkan lingkungan hidup, dan/ atau dapat membahayakan lingkungan hidup, kesehatan, kelangsungan hidup manusia serta makhluk hidup lain; Lingkungan

: Keadaan disekeliling dimana perusahaan (1.4.37.) beroperasi, termasuk udara, air, tanah, sumber daya alam, flora, fauna, manusia, dan hubungan antar mereka.

CATATAN : keadaan disekeliling dalam konteks ini menjangkau mulai dari dalam perusahaan (1.4.37.) hingga sistim global. Manajemen

: Aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi CATATAN : istilah manajemen bisa merujuk pada orang atau kelompok orang yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab melaksanakan dan mengendalikan suatu organisasi.

Pelanggan

: Pemberi tugas atau direksi proyek

Pencegahan Polusi

: Penggunaan dari proses, praktek, teknik, bahan, produk, jasa atau energi untuk menghindari, mengurangi atau mengendalikan (secara terpisah atau dalam kombinasi) pembentukan, emisi atau pembuangan setiap jenis polutan atau limbah, dalam rangka untuk mengurangi dampak lingkungan (1.4.30) yang merugikan CATATAN : pencegahan polusi dapat termasuk pengurangan atau penghilangan sumber daya, perubahan proses, produk atau jasa, penggunaan sumber daya yang efisien, substitusi bahan dan energi, penggunaan ulang, pemulihan, daur ulang, reklamasi dan perawatan.

Pencemaran Lingkungan Hidup : Masuknya atau dimasukkannya zat, energi, dan/atau komponen lain ke dalam lingkungan hidup oleh kegiatan manusia, sehingga kualitasnya turun sampai ke tingkat tertentu yang menyebabkan lingkungan hidup tidak dapat berfungsi sesuai dengan peruntukannya; Penilaian Risiko

: Keseluruhan proses dari perkiraan besarnya risiko (1.4.42.) dan keputusan apakah risiko masih dalam batas toleransi atau tidak

Peningkatan Berkesinambungan : Proses peningkatan sistem manajemen MK3L (1.4.47.), untuk mencapai peningkatan-peningkatan kinerja MK3L secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan MK3L perusahaan. Perusahaan

: Adalah PT. Hutama Karya (Persero) yang bergerak di bidang jasa konstruksi yang beroperasi di seluruh Indonesia dengan kantor pusat di Jl. MT Haryono, Kav.8, Jakarta Timur

Pihak-Pihak Terkait

: Individu atau kelompok yang mempunyai perhatian atau mempengaruhi kinerja MK3L perusahaan

Produk Tidak Sesuai (PTS) : Produk berupa hasil pekerjaan, produk setengah jadi yang telah dinyatakan selesai atau bahan langsung yang sudah diterima tetapi ditemukan sebagai produk yang tidak memenuhi persyaratan. Program : Satu atau lebih rangkaian kegiatan sistem manajemen MK3L (1.4.47.)/audit (1.4.6.) yang direncanakan untuk kurun waktu tertentu dan ditujukan terhadap maksud tertentu.

CATATAN : program kegiatan sistem manajemen MK3L/audit termasuk semua kegiatan yang diperlukan uintuk perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan sistem manajemen MK3L/audit. Prosedur

: Cara yang ditentukan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau proses CATATAN 1 : peosedur dapat didokumentasikan atau tidak CATATAN 2 : disadur dari ISO 9000:2000, 3.4.5 CATATAN : disadur dari ISO 9000:2000, 3.7.6

Risiko

: Gabungan antara kemungkinan dan akibat (-akibat) dari terjadinya kejadian berbahaya atau dampak lingkungan yang ditetapkan

Risiko Yang Dapat Ditolerir : Risiko (1.4.42.) yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang mampu dipikul oleh organisasi yang berkenaan dengan peraturan hukum dan kebijakan K3 organisasi itu sendiri Rencana Pengelolaan Lingkungan Hidup (Rkl) : Upaya penanganan dampak besar dan penting terhadap lingkungan hidup yang ditimbulkan akibat dari rencana usaha dan/atau kegiatan; Rencana Pemantauan Lingkungan Hidup (RPL) : Upaya pemantauan komponen lingkungan hidup yang terkena dampak besar dan penting akibat dari rencana usaha dan/atau kegiatan; Sasaran

: Keseluruhan sasaran sistim manajemen MK3L, konsisten dengan kebijakan MK3L (1.4.19.), yang ditetapkan perusahaan (1.4.37.) sendiri untuk mencapainya

Sistem Manajemen Mutu, Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan (SMMK3L): Bagian dari sistim manajemen perusahaan (1.4.37.) yang digunakan untuk mengembangkan dan mengimplemetasikan kebijakan MK3L perusahaan (1.4.19. yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan. Hal ini termasuk struktur organisasi, perencanaan kerja, tanggung jawab, praktek, prosedur, proses, tinjauan dan pemeliharaan kebijakan MK3L perusahaan. CATATAN 1 : sistim manajemen adalah rangkaian unsur-unsur yang saling terkait yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran dan untuk mencapai sasaran tersebut Target

: Persyaratan kinerja yang terperinci, yang dapat diterapkan pada perusahaan (1.4.37.) atau bagian daripadanya, yang timbul dari sasaran MK3L (1.4.46.) dan yang perlu ditetapkan dan dipenuhi dalam rangka mencapai sasaran tersebut.

Team Audit

: Satu atau lebih auditor (1.4.2.) yang melaksanakan audit (1.4.6.), yang didukung, jika dibutuhkan, oleh tenaga ahli teknik (1.4.50.) CATATAN 1: satu auditor dari team audit ditunjuk sebagai ketua team audit. CATATAN 2: team audit dapat termasuk auditor magang.

Tenaga Ahli Teknik

: Orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada team audit (1.4.49.)

Tindakan Pencegahan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial. Tindakan Koreksi

: Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terdeteksi

Tujuan

: Sasaran MK3L (1.4.46.), yang ditetapkan perusahaan untuk dicapai. CATATAN : tujuan harus dikuantifikasikan bila dimungkinkan

Udara Ambien

: Udara bebas dipermukaan bumi pada lapisan troposfir yang berada di dalam wilayah yurisdiksi Republik Indonesia yang dibutuhkan dan mempengaruhi kesehatan manusia, makhluk hidup dan unsur lingkungan hidup lainnya;

Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL) Dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) : Upaya yang dilakukan dalam pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup oleh penanggung jawab usaha dan atau kegiatan yang tidak wajib melakukan Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup (AMDAL). LAMPIRAN 2 # 6

SINGKATAN 1.

ABL

:

Anggaran Biaya Lelang

2.

AHU

:

Air Handling Unit

3.

AI

:

Audit Internal

4.

APD

:

Alat Pelindung Diri

5.

AMDAL

:

Analisis Mengenai Dampak Lingkungan

6.

ANDAL

:

Analisis Dampak Lingkungan

7.

APAR

:

Alat Pemadam Api Ringan

8.

B3

:

Bahan Berbahaya dan Beracun

9.

BAPEDAL

:

Badan Pengendalian Dampak Lingkungan

10.

BOD

:

Biological Oxygen Demand

11.

BPLHD

:

Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah

12.

CAR

:

Corrective Action Request

13.

CEM

:

Continous Emission Monitoring

14.

COD

:

Chemical Oxygen Demand

15.

CPR

:

Cardio Pulmonary Resuscitation (bantuan pernafasan buatan)

16.

DAS

:

Daerah Aliran Sungai

17.

DPL

:

Dokumen Pengelolaan Lingkungan

18.

DPS

:

Daerah Pengaliran Sungai

19.

DP1

:

Direktur Produksi I

20.

DP2

:

Direktur Produksi II

21.

DS

:

Direktur SDM, Umum dan Pengembangan

22.

DU

:

Direktur Utama

23.

E

:

Environment (kode untuk dokumen Lingkungan)

24.

EPW

:

Evaluasi Pengendalian Waktu

25.

FIFO

:

First In First Out

26.

FSP

:

Formulir Service Periodik

27.

GFCI

:

Ground Fold Circuit Interuptor

28.

HS

:

Health and Safety (Kode untuk dokumen K3)

29.

HSE

:

Health&Safety and Environment (Kode untuk dokumen K3 & Lingkungan)

30.

HIRARC

:

Hazard Identification Risk Assessment and Risk Control (Identifikasi Bahaya, Penilaian Risiko dan Pengendalian Risiko)

31. 32.

IBAL IPAL

: :

Identifikasi Bahaya dan Aspek Lingkungan Instalasi Pengolahan Air Limbah

33.

ISO

:

International Organization for Standardization

34.

ISPU

:

Indeks Standar Pencemar Udara

35.

KITP

:

Kumpulan Informasi Tentang Penawaran

36.

KLPP

:

Kumpulan Laju Prestasi Proyek

37.

KSO

:

Kerja Sama Operasi / Joint Operation

38.

LKIK

:

Laporan Kecelakaan, Insiden dan Ketidaksesuaian

39.

LMP

:

Laporan Mingguan Proyek

40.

LOTO

:

Lock Out/Tag Out (Penguncian / Pelabelan)

41.

LPTS

:

Laporan PTS (lihat PTS)

42.

MCB

:

Miniatur Circuit Breaker

43.

MCCB

:

Moulded Case Circuit Breaker

44.

MK3L

:

Mutu, Keselamatan Lingkungan

45.

MoU

:

Memorandum of Understanding

46.

MSDS

:

Material Safety Data Sheet (Lembar Data Material Berbahaya)

&

Kesehatan

Kerja,

dan

47.

OHSAS

:

Occupational Health and Safety Assessment Series

48.

ODS

:

Ozone-Depleting-Substances

49.

P2K3

:

Panitia Pembina Keselamtan & Kesehatan Kerja

50.

P3K

:

Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan

51.

PHO

:

Provisional Hand Over

52.

PPB

:

Pesanan Pembelian Barang

53.

PPDSMMK3L

:

Pusat Pengendali Dokumen Sistem Manajemen MK3L

54.

PPE

:

Personal Protective Equipment (idem APD)

55.

PM

:

Pengawas Mutu (sebagai bagian dari Petugas MK3L)

56.

PRPP

:

Perhitungan Rencana Penyelesaian Proyek

57.

PSMMK3L

:

Pengendali Sistem Manajemen MK3L

58.

PTS

:

Produk Tidak sesuai

59.

Q

:

Quality (Kode untuk dokumen Mutu)

60.

QS

:

Quality and Safety (kode untuk dokumen gabungan Mutu dengan K3)

61.

QSE

:

Quality, Safety and Environment kode untuk dokumen gabungan Mutu, K3 dan Lingkungan)

62.

REL

:

Rapat Eksekutiv Lelang

63.

RKL

:

Rencana Pengelolaan Lingkungan

64.

RPL

:

Rencana Pemantauan Lingkungan

65.

RTM

:

Rapat Tinjauan Manajemen

66.

RMK3LP

:

Rencana Mutu, K3 dan Lingkungan Proyek

67.

RMK3LPP

:

Rencana Mutu, K3 dan Lingkungan Pemeliharaan Proyek

68.

SIO

:

Surat Ijin Operasi

69.

SIPA

:

Surat Ijin Pemanfaatan Air BawahTanah

70.

SIPPAT

:

Surat Ijin Usaha BawahTanah

71.

SIPLC

:

Surat Ijin Pembuangan Limbah Cair

72.

SMART

:

Specific Measurable Assignable Realistic Time limited

73.

SMM

:

Sistem Manajemen Mutu

74.

SMK3

:

Sistem manajemen K3

75.

SML

:

Sistem Manajemen Lingkungan

76.

SP

:

Sekretariat Perusahaan

77.

SPB

:

Surat Permintaan Barang

78.

SPI

:

Satuan Pengawasan Intern

79.

SPK

:

Surat Perintah Kerja

80.

SPP

:

Surat Perjanjian Pemborongan

81.

SPPA

:

Surat Perjanjian Penyewaan Alat

82.

SPPK

:

Surat Perjanjian Pelaksanaan Kerja

83.

TTD

:

Tim Tanggap Darurat

84.

TK / TP

:

Tindakan Koreksi / Tindakan Pencegahan

85.

TOR

:

Term Of Reference (persyaratan yang ditetapkan untuk melaksanakan rancangan dan pengembangan

86.

UKL

:

Usaha Pengelolaan Limbah

87.

UPL

:

Usaha Pemantauan Limbah

88.

WM

:

Wakil Manajemen

Perusahaan

Pemboran

Air

LAMPIRAN 3 # 6

Diagram PR ROSES BISNIS PE ERUSAHAAN

LAMPIRAN 4 #6

DIAGRAM P PROSES PEL LAKSANAAN

LAMPIRAN 5 # 6

LAMPIRAN 6 # 6

Diagram Ma anajemen Hu uman Capita al

Contoh - Sistem Manajemen Perusahaan

Recommend Documents