Continous Improvement

PENGUKURAN DAN PERBAIKAN MUTU SECARA BERKESINAMBUNGAN (CONTINOUS IMPROVEMENT) PADA PT. SNACK ENAK

DiajukanSebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Tugas Mata Kuliah Sistem Manajemen Mutu Program Studi D-IV Manajemen Agroindustri Manajemen Agribisnis

Kelompok 4B : Danis Oktaviyani

D4 111 352

Deny Hidayati

D4 111 348

R. Bambang Poerwoko

D4 111 583

Krisman Budi B

D4 111 633

Tri Wahyuningtyas

D4 111 621

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN POLITEKNIK NEGERI JEMBER 2014

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perbaikan terus menerus atau continuous improvement(CI) dalam semua aspek bisnis sangat penting untuk menjaga tingkat keunggulan dalam menghadapi tantangan lingkungan bisnis yang cepat berubah saat ini. Perbaikan terus menerus merupakan salah satu strategi yang semakin populer. Konsep ini tidak hanya muncul dari negara Barat dalam konsep International standar organization (ISO), Malcolm Baldrige Quality National Award (MBQNA) atau yang lain namun juga sudah lama dilakukan di perusahaan – perusahaan Jepang dengan istilah yang berbeda. Kualitas baik itu menyangkut kualitas produk atau proses atau kualitas sumber daya manusia memiliki sifat yang sangat fluktuatif atau terus menerus bergerak. Kualitas produk, proses atau sumber daya daya manusia akan meningkat atau bahkan menurun setiap saat tergantung dari cara kerja faktor-faktor yang ada di sekelilingnya. Jika masalah kualitas tidak menjadi perhatian utama dalam suatu perusahaan, maka bila suatu saat terjadi penyimpangan kuallitas secara tiba-tiba yang pada akhirnya akan menyebabkan perusahaan mengalami persoalan yang rumit maka penanganan yang dilakukan akan cenderung lebih sulit. Hal seperti ini biasanya terjadi di perusahaan yang sudah mapan, dimana semua berjalan seperti biasa dan seolah-olah tidak ada permasalahan yang berarti. Bila terdapat usulan untuk perbaikan-perbaikan yang mengakibatkan adanya perubahan positif, seringkali kurang diterima untuk kemudian diterapkan dalam perusahaan. Dengan kondisi seperti ini maka sebuah perusahaan akan sulit untuk berkembang dan meningkat di dalam hal produktivitas. Mungkin dalam jangka pendek perusahaan tersebut akan survive, tetapi dalam jangka panjang belum tentu perusahaan itu akan survive. Secara realitas semua perusahaan competitor berlomba-lomba berusaha untuk menjadi yang terbaik dan menguasai pasar.

1

Untuk itu di setiap perusahaan diharuskan untuk membangun sistem kualitas modern sehingga kualitas dari semua faktor produksi akan dilakukan perbaikan secara terus menerus (continuous Improvement/CI) yang pada akhirnya akan meningkatkan profit. 1.2 Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini adalah : 

Menganalisis metode Continous Improvement pada perusahaan PT. Snack Enak



Membuat rencana perbaikan yang efektif dan efisien

2

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Continous Improvement Perbaikan berkesinambungan (Continuous Improvement/CI) mempunyai arti umum dan khusus dalam manajemen kualitas total. Arti umumnya adalah usaha terus-menerus secara sederhana untuk dapat melakukan perbaikan dalam setiap bagian organisasi. Arti khususnya adalah usaha yang berfokus pada perbaikan secara berkesinambungan dalam mutu proses. CI mencari perbaikan terus-menerus dari mesin, material, utilisasi tenaga kerja, dan metode-metode produksi melalui aplikasi dari usulan-usulan dan ideide anggota kelompok. Sehingga dengan usaha perbaikan tersebut CI akan dapat menghilangkan pemborosan-pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah (justru akan dapat menyebabkan berkurangnya profit) bagi produk/jasa dari perspektif consumen. 2.2 Tahapan Penerapan CI Beberapa langkah praktis yang dapat diikuti dalam rangka menerapkan perbaikan kualitas secara terus-menerus (CI) antara lain: a.

Tetapkan tujuan yang pasti ke arah perbaikan produk dan jasa. Tanpa tujuan pastilah kita tidak akan konsisten dalam menjaga kualitas secara terusmenerus;

b.

Susunlah standart kualitas kerja supaya terdapat langkah-langkah kerja yang tetap terjaga setiap saat dan diperlukan juga indikator-indikator yang menjamin kualitas tersebut;

c.

Libatkan seluruh karyawan agar tujuan dan standart di jalankan. Kualitas adalah milik seluruh anggota perusahaan karena itu melibatkan seluruh karyawan adalah hal yang sangat penting.

3

2.3 Syarat Keberhasilan CI Persyaratan manajemen untuk keberhasilan CI (Continuous Improvement) a.

Perbaikan memerlukan periode belajar sebelum mereka menberikan manfaat;

b.

Tenaga kerja dan manajemen harus saling mempercayai untuk menghasilkan arus ide yang bagus, untuk mendorong usaha CI;

c.

Suatu sistem penghargaan harus dapat meningkatkan kerjasama antar departement;

d.

CI sama dengan pelatihan berkesinambungan. Pelatihan berkesinambungan terdiri dari dua tipe yaitu: pelatihan dalam metode pemecahan masalah yang mengarahkan perbaikan, dan pelatihan dalam prosedur baru yang diperlukan untuk mengoprasionalkan perbaikan sendiri.

4

BAB 3. METODE PENELITIAN

3.1 Metode Diskusi Metode yang digunakan pada proses pembuatan makalah ini adalah Metode diskusi, dimana diskusi ini adalah suatu pertukaran fikiran, gagasan, pendapat antara dua orang atau lebih secara lisan dengan tujuan mencari kesepakatan atau kesepahaman gagasan atau pendapat. Diskusi yang melibatkan beberapa orang disebut diskusi kelompok. Bahan diskusi yang penulis lakukan merupakan data hasil dari analisis pada literatur. Bebepara orang berkumpul untuk membahas satu pokok bahasan untuk mendapatkan tujuan yang diinginkan terhadap sesuatu yang di diskusikan. Namun diskusi yang penulis lakukan merupakan jenis diskusi kelompok informal dengan bahan diskusi data yang penulis dapat dari beberapa literatur untuk menjawab beberapa pertanyaan yang ada pada BKPM mata kuliah Perencanaan dan Perancangan Produk.

5

BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Contoh Kasus Sederhana Suatu perusahaan bernama “PT. Snack Enak” yang bergerak di bidang agroindustri khususnya snack atau camilan anak-anak berbahan dasar jagung, pada 3 bulan terakhir ini omset penjualannya mengalami penurunan terus-menerus sehingga jika keadaan ini tidak segera diatasi, perusahaan akan mengalami kerugian. Maka dari itu pimpinan perusahaan memanggil beberapa manajer diantaranya : manajer kualitas, manajer R&D, serta manajer pemasaran dan segera melakukan rapat darurat untuk memecahkan permasalahan yang terjadi. Pertanyaan : Tentukan cara efektif dan efisien untuk memecahkan kasus diatas Kata Kunci : a. Bagaimana cara meningkatkan penjualan? b. Bagaimana cara menekan biaya? c. Bagaimana cara mendapatkan lebih banyak pelanggan? d. Bagaimana cara menciptakan loyalitas pelanggan? e. Bagaimana cara melakukan promosi yang benar?

4.2 Pemecahan Masalah Untuk memecahkan permasalahan pada PT Snack Enak, pihak pimpinan telah mengidentifikasi beberapa hal, antara lain : a.

Cara meningkatkan Penjualan Sebagai pebisnis, omset penjualan adalah salah satu faktor terpenting yang

tidak bisa diabaikan. Kesuksesan suatu bisnis sangat ditentukan oleh seberapa banyak produk yang terjual. Dengan kata lain, semakin besar omset penjualan, semakin tinggi keuntungan yang didapatkan. Namun, mendongkrak penjualan 6

bukanlah perkara yang mudah. Ada beberapa strategi yang harus diterapkan dan strategi tersebut tentu tidak akan memberikan hasil dalam waktu yang sangat singkat. Tidak ada yang instant dalam bisnis karena setiap pebisnis membutuhkan proses berkesinambungan untuk meraih sukses. Untuk meningkatkan omset penjualan dapat dilakukan dengan cara : 1. Utamakan Kualitas Produk Tidak bisa dipungkiri lagi, kualitas produk adalah salah satu syarat utama untuk meningkatkan tingkat penjualannya. Dengan produk

yang

berkualitas, Anda tidak perlu menunggu waktu lama untuk mendapatkan banyak konsumen. Saat satu konsumen puas dengan kualitas produk tersebut, dia tidak akan segan-segan mempromosikannya dengan orang lain. Daripada Anda membuang uang untuk melakukan promosi, biarkanlah pelanggan Anda yang melakukannya. Selama mereka diperlakukan

dengan

baik,

mereka

tidak

akan

sungkan

untuk

merekomendasikan bisnis Anda ke keluarga atau kerabat. 2. Beri Layanan Terbaik Kepada Semua Konsumen Semua konsumen pada dasarnya adalah sama. Mereka sama-sama membeli produk Anda karena didorong oleh suatu kebutuhan atau keinginan yang harus dipenuhi. Berapapun uang yang mereka keluarkan, berapapun produk yang mereka beli, mereka mempunyai hak untuk mendapatkan pelayanan terbaik. Jika mereka dikecewakan, mereka tidak akan sungkan-sungkan untuk menjelek-jelekkan bisnis Anda di depan banyak orang. Beri layanan yang memuaskan dan konsumen akan kembali kepada Anda. Salah satu indikator dari tingkat kepuasan konsumen adalah „repeat order‟. Jika konsumen puas saat membeli produk Anda untuk pertama kali, mereka akan datang lagi untuk membelinya dengan jumlah yang lebih besar dari pesanan pertama. 3. Beri Diskon Atau Penawaran Khusus Konsumen akan sangat senang jika mendapatkan diskon saat membeli produk. Untuk menawarkan diskon, ada beberapa hal yang perlu Anda

7

perhatikan. Berikanlah diskon rasional yang tidak memberatkan Anda. Jika memberikan diskon terlalu besar, itu akan menjadi bumerang sendiri bagi Anda. Jangan terus-terusan memberikan diskon karena diskon seharusnya diberikan pada saat tertentu dan dalam jangka waktu terbatas. Penawaran khusus terkadang lebih menarik daripada diskon. Berilah bonus berupa souvernir atau benda menarik lainnya untuk memikat konsumen. Anda bisa membuat souvernir sendiri atau memesannya dalam jumlah banyak dari pihak lain. 4. Keluarkan Lebih Banyak Modal Semakin banyak modal yang Anda investasikan untuk bisnis, semakin besar potensi keuntungan yang bisa didapatkan. Anda bisa mendatangkan investor untuk menanamkan modal di bisnis Anda selama bisnis tersebut memberikan potensi untung yang cukup menarik bagi mereka.

b. Cara menekan biaya Banyak perusahaan-perusahaan melakukan efisiensi dalam hal penggunaan / pemakaian biaya yang intinya bertujuan demi keberlangsungan operasional perusahaan tersebut serta tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan keuntungan yang signifikan, maka untuk tujuan tersebut dilakukanlah segala macam cara untuk menekan biaya / cost. Untuk menekan biaya dapat dilakukan dengan cara : 1. Memilih dan menentukan bahan - bahan produksi yang berkualitas dengan harga yang murah caranya yaitu tentukan jumlah supplier, minimal kita harus punya 3 perusahaan / supplier untuk barang yang sejenis, tujuanya adalah supaya tidak ada monopoli harga sehingga mereka bisa bersaing harga untuk masuk ke perusahaan kita. 2. Buat budget atau anggaran untuk biaya yang akan di gunakan terutama biaya produksi. Buat patokan biaya yang harus dikeluarkan dalam periode tertentu (perhari,perminggu,perbulan atau pertahun).

8

3. Control total pemakaian barang yang digunakan, sesuaikan pemakaian barang dengan kebutuhan supaya tidak ada barang yang terbuang (Control Store requestion dan Direct purchase) setiap hari. 4. Lakukan market survei minimal satu bulan satu kali. 5. Pergunakan sistem minimum stock untuk semua jenis barang. 6. Tentukan nilai cost untuk masing - masing jenis produk ( Food cost , Beverage cost , Material cost ). 7. Manage atau kelola alur cash flow, supaya kita bisa mengatur keluar masuknya uang perusahaan.

c.

Cara mendapatkan lebih banyak pelanggan Dalam dunia bisnis mencari Customer sebanyak-banyaknya merupakan hal

yang sudah rumlah di kalangan pengusaha kecil maupun pengusaha besar, oleh sebab itu sudah tak heran kalau banyak pengusaha-pengusaha besar maupun kecil yang berlomba-lomba untuk menarik minat konsumen dengan cara yang bermacam-macam, agar produk yang ditawarkan dapat dilirik oleh masyarakat luas.Untuk mencari lebih banyak konsumen dapat dilakukan dengan cara : 1. Buatlah Inovasi Baru dan Unik Buatlah sesuatu yang berbeda dari perusahaan pesaing yang lainnya. Hal itu bertujuan agar produk yang Anda tawarkan dapat dilirik oleh konsumen. Sebagai contoh Anda dapat membuat pelayanan terhadap customer dengan cara yang berbeda dan unik dari pelayanan biasanya. 2. Gunakan Teknologi yang Ada Di zaman sekarang teknologi merupakan sesuatu hal yang sangat penting dan telah menjadi kebutuan mendasar dalam sehari-hari. Banyak sekali alternatif pemasaran yang terkait dengan penggunaan teknologi seperti, Iklan Online yang bisa Anda gunakan sebagai media untuk mencari customer. 3. Gunakan lah Strategi Pemasaran yang Baru

9

Dalam proses bisnis tentunya Anda di haruskan untuk menggunakan strategi yang baru untuk memasarkan produk Anda, hal ini bertujuan agar produk yang Anda tawarkan dapat tetap dilirik oleh masyarakat dan tidak menimbulkan rasa jenuh di masyarakat. 4. Buatlah Suatu Event atau Kompetisi Buatlah suatu Event atau Kompetisi, dalam proses ini tentunya bertujuan untuk memperkenalkan sekaligus menarik minat masyarakat terhadap produk Anda. Sebagai contoh Anda dapat meminta orang-orang untuk memberikan komentar mereka mengenai produk yang Anda tawarkan. 5. Carilah Seorang Partner Bisnis 6. Dalam dunia bisnis tentunya sangat di perlukan sekali memiliki seorang partner bisnis, hal ini bertujuan agar usaha yang Anda jalani menjadi lebih mudah, selain itu dengan adanya seorang partner bisnis juga bisa menjadi keuntungan tersendiri untuk mempromosikan produk Anda. 7. Review Kembali Laporan Penghasilan dan Produk Anda Proses ini merupakan proses penting yang harus Anda lakukan, yang bertujuan agar Anda dapat mengetahui seberapa besar perkembangan usaha Anda, dan sampai mana tingkatan omzet yang Anda terima.

d.

Cara menciptakan loyalitas pelanggan Terciptanya kepuasan dan loyalitas para pelanggan, tentunya menjadi salah

satu aset penting dalam menjalankan sebuah usaha. Meskipun ini cukup klise, namun bagaimanapun juga para pelanggan menjadi kunci utama Anda untuk mendulang keuntungan besar setiap bulannya. Puas tidaknya para konsumen terhadap produk yang Anda tawarkan, pastinya akan memberikan imbas tertentu bagi perkembangan bisnis Anda. Apabila konsumen mendapatkan kepuasan dari produk yang Anda pasarkan, bisa dipastikan bila mereka akan melakukan pembelian ulang di masa-masa yang akan datang. Dan begitu juga sebaliknya, bila mereka kecewa dengan pelayanan yang Anda berikan, maka tidak menutup kemungkinan bila mereka akan kapok

10

melakukan pembelian di tempat Anda dan berpaling ke perusahaan lain. Untuk menciptakan loylitas pelanggan dapat dilakukan dengan cara :

1. Memberikan perhatian before dan after sales Berikan perhatian khusus kepada para konsumen baik sebelum terjadi transaksi pembelian maupun pasca pembelian. Misalnya saja dengan membagikan katalog menarik untuk memancing minat konsumen, serta memberikan garansi khusus pada produk unggulan yang Anda pasarkan. 2. Ciptakan sebuah hubungan yang saling menguntungkan Dalam memasarkan sebuah produk, tak jarang para pelaku pasar atau pedagang lebih mendominasi komunikasi yang terbangun. Mereka memposisikan para konsumen sebagai pendengar, dan pemasar sebagai narasumber utamanya. Strategi pemasaran seperti ini tentunya terbilang kuno, sebab sekarang ini para konsumen sudah mulai cerdas dan bisa menentukan produk-produk unggulan yang bisa memenuhi kebutuhan mereka. Oleh sebab itu, pastikan hubungan yang terbangun antara konsumen dan pelaku pasar bisa seimbang dan saling menguntungkan. 3. Melakukan follow up pasca penjualan Untuk mempertahankan loyalitas pelanggan, ada baiknya Anda mencatat semua customer yang pernah membeli produk Anda dan mencoba melakukan follow up ulang pasca pembelian pertama. Meskipun cara ini sangatlah mudah, namun sampai hari ini belum semua pelaku usaha melakukannya. Biasanya mereka kurang peduli dengan prospek yang sudah dimiliki, dan cenderung mencari sasaran (konsumen baru) dibandingkan harus mem-follow up ulang konsumen-konsumen yang pernah melakukan pembelian di perusahaan mereka. 4. Tawarkan program menarik untuk menjaga loyalitas pelanggan Mulailah dengan menawarkan sebuah keanggotaan atau member khusus yang akan memberikan banyak keuntungan bagi para pelanggan setia Anda. Misalnya saja menawarkan diskon khusus bagi para konsumen yang

11

memiliki kartu keanggotaan, atau menawarkan bonus tertentu bagi para member yang berbelanja cukup banyak di perusahaan Anda. 5. Memberikan keuntungan bagi pelanggan setia Selain menawarkan program menarik untuk menjaga loyalitas konsumen, Anda juga bisa menjalin kerjasama dengan para pelanggan setia Anda. Tawarkan peluang bisnis bagi para konsumen yang bisa memberikan untung besar bagi mereka dan sekaligus bisa membantu Anda dalam meningkatkan pemasaran produk. Contohnya saja dengan membuka program reseller untuk para konsumen yang tertarik memasarkan produk Anda. Strategi ini tidak hanya menguntungkan para reseller, namun juga mendorong para pelanggan untuk melakukan pembelian berulang-ulang

e.

Cara melakukan promosi Untuk meningkatkan penjualan di waktu sepi, pemilik bisnis harus berpikir

secara cermat. Cara yang biasa, seperti diskon misalnya, kadang bukan pilihan terbaik di saat bisnis sepi. Selain diskon, sebenarnya masih banyak pilihan promosi yang bisa Anda gunakan. Anda harus jeli mengamati target pasar, untuk menciptakan promosi yang tepat sasaran. 1. Beli 1 gratis 1 Daripada Anda memberi diskon 50%, skema beli 1 gratis 1 akan terasa lebih menguntungkan kedua belah pihak. Karena, pelanggan tetap membeli produk anda dengan harga utuh, sekaligus merasa beruntung mendapatkan 1 produk secara gratis. 2. Hadiah Gratis untuk jumlah pembelian tertentu Berikan hadiah untuk pelanggan yang membeli produk minimal. Misal memberi hadiah T-Shirt gratis untuk setiap pembelian minimal 20 dus. 3. Hadiah Kejutan untuk pembelian tertentu Kepuasan pelanggan terjadi ketika seseorang mendapatkan lebih dari yang dia harapkan. Atau, Anda memberikan sesuatu melebihi apa yang Anda janjikan. Untuk itu, berikan hadiah kejutan untuk pembeli dengan nilai transaksi tertentu, dan buat dia terpesona dengan layanan bisnis Anda.

12

4. Jual Paket Produk yang kurang laris di toko Anda, bisa dijual satu paket dengan produk yang banyak diminati pembeli. Daripada menumpuk di gudang, jauh lebih baik untuk secepatnya menjual produk yang kurang laku tersebut. 5. Berikan Voucher Pastikan pelanggan Anda kembali di lain waktu, dengan memberi voucher belanja produk Anda. Jangan lupa untuk mecantumkan masa berlaku voucher tersebut.

13

BAB 5. PENUTUP

14