CONTABILIDAD DE COSTOS
I. FUNDAMENTO DEL COSTO 1.1 CONCEPTOS GENERALES 1.1.1 Diferencia entre costo y gasto El sacrificio realizado se mide en unidades monetarias, mediante la reducción de activos o el momento de pasivos en el momento en que se obtiene el beneficio. En el momento de la adquisición se incurre en el costo, el cual puede beneficiar al periodo en que se origina o a uno o varios periodos posteriores a aquel en el que se efectúo. Gastos de venta: Son aquellos gastos en que se incurren para hacer llegar el producto al consumidor desde los almacenes. Gastos financieros: Son aquellos gastos que se originan por la obtención de recursos ajenos que la empresa necesita para su crecimiento. Gastos de administración: Son los que se originan por el control de las operaciones administrativas por ejemplo, la contabilidad. Los gastos de venta, administración y financiamiento no corresponden al proceso productivo, es decir no se incorporan al valor de los productos elaborados, sino que se consideran costos del periodo; se llevan al estado de resultados inmediatos e íntegramente en el período en que se incurre. Gasto se define como una erogación que ha producido un beneficio y que ya no es vigente Costo se define como los beneficios sacrificados para obtener bienes y servicios. Tanto el costo como el gasto son erogaciones, el costo se destinará a la producción y el gasto a la distribución, administración y financiamiento.
Por lo tanto en términos generales la diferencia entre costo y gasto son: a. Función a la que se asignan: Los costos se relacionan con la función de producción, mientras que el gasto lo hacen con las funciones de venta, administración y financiamiento.
b. Tratamiento contable: Los costos se importan a los inventarios de materias primas, producción en proceso y artículos terminados y se reflejan como activo circulante dentro del balance general; los costos de producción se llevan al estado de resultados mediata y paulatinamente, es decir cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el reglón del costo los artículos vendidos. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA CASHIN A. , James Fundamentos y Técnicas de Contabilidad de Costos Editorial Mc Graw Hill, página 18. GARCIA COLÍ, Juan Contabilidad de costos Tercera edición, 1998. McGraw-Hill
1.2 RELACIÓN ENTRE LA CONTABILIDAD DE COSTOS, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA.
Contabilidad Financiera: Sistema de información de una empresa orientada hacia la elaboración de informes externos, dando énfasis a los aspectos históricos y considerando las normas de información financiera. Contabilidad Administrativa: Sistema de información de una empresa orientada hacia la elaboración de informes de uso interno, que facilitan las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Contabilidad de costos: Es un sistema es un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de producción, venta, administración y financiamiento. La relación Administrativa-costos, define el tipo de decisiones que tome la dirección de la empresa, con respecto al manejo de la producción, la información contable de costos le dice a la empresa cono está funcionando un departamento de costos y de acuerdo al comportamiento de este, la dirección toma sus decisiones. Lo mismo sucede con la relación costos-financiera: el análisis financiero de una empresa tiene en cuenta el comportamiento de los costos de producción, pues estos hacen que la producción de un bien sea rentable o no y esto deriva una serie de decisiones en la parte administrativa de la empresa. La contabilidad de costos se relaciona con la acumulación, análisis, direccionamiento e interpretación de los costos de adquisición, producción, venta, distribución, administración y financiamiento para uso interno por parte de los directivos de la empresa en la planeación, el control y la toma de decisiones. Así mismo, los costos de los productos se requieren para cumplir con lo dispuesto en la Sección III “Del costo de lo vendido”, del Capítulo II, del Título II, de la LISR y su reglamento, por lo que son necesarios para la elaboración de los informes externos.
Por lo tanto, la contabilidad de costos cae dentro de la contabilidad administrativa y financiera. Además puede aplicarse a cualquier tipo de actividad económica, con la cual se obtienen grandes beneficios ya que proporcionan información a la dirección de la empresa para una mejor toma de decisiones.
La contabilidad debe ser integral, debe tener el control de cada uno de los aspectos que componen una empresa, la contabilidad es la base para toda operación y movimiento importante de una empresa, los impuestos se calculan con base a los reportes financieros, al igual que la dirección se vale del análisis financiero para hacer sus proyecciones y presupuestos, y el análisis financiero se hace con base al comportamiento de los gastos, costos e ingresos de la empresa. La contabilidad no solo registra los hechos ya sucedidos en la empresa, sino que con base a esos mismos hechos, se proyecta hacia el futuro, pues la contabilidad nos dice como han sucedido las cosas y por ende nos dará una luz de cómo serán en un futuro, permitiendo prever y adelantar los hechos futuros. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA: GARCÍA COLÍN, Juan. Contabilidad de costos Tercera Edición. 1998 McGraw Hill Backer, Morton y Jacobson, Lyle, Contabilidad de costos, un enfoque administrativo y de gerencia Segunda Edición.1983 McGraw Hill.
1.3 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer necesidades y deseos del cliente vendiéndole un producto o servicio por más dinero de lo que cuesta fabricarlo. La ventaja que se obtiene con el precio, se utiliza para cubrir los costos y para obtener una utilidad. La mayoría de los empresarios, principalmente de pequeñas empresas definen sus precios de venta a partir de los precios de sus competidores, sin saber si ellos alcanzan a cubrir los costos de sus empresas. La consecuencia inmediata derivada de ésta situación es que los negocios no prosperan. Conocer los costos de la empresa es un elemento clave de la correcta gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se invierte en la empresa den los frutos esperados. Por otra parte, no existen decisiones empresariales que de alguna forma no influyan en los costos de una empresa. Es por eso imperativo que las decisiones a tomarse tengan la suficiente calidad, para garantizar el buen desenvolvimiento de las mismas. Para evitar que la eficacia de estas decisiones no dependa únicamente de la buena suerte, sino más bien, sea el resultado de un análisis de las posibles consecuencias, cada decisión debe ser respaldada por tres importantes aspectos: 1. Conocer cuáles son las consecuencias técnicas de la decisión. 2. Evaluar las incidencias en los costos de la empresa. 3. Calcular el impacto en el mercado que atiende la empresa. Como se ve, el cálculo de costo es uno de los instrumentos más importantes para la toma de decisiones y se puede decir que no basta con tener conocimientos técnicos adecuados, sino que es necesario considerar la incidencia de cualquier decisión en este sentido y las posibles o eventuales consecuencias que pueda generar. El cálculo de costo, por ende, es importante en la planificación de productos y procesos de producción, la dirección y el control de la empresa y para la determinación de los precios. Toda empresa, cualquiera sea su naturaleza, persigue una serie de objetivos que orientan su actividad y ordenan el camino de sus acciones. Estos objetivos son de diversa característica y marcan el perfil y la visión del negocio; como por ejemplo: a. b. c. d.
Obtener dinero Desarrollarse Mantenerse en el tiempo Alcanzar nuevos mercados
e. Tener productos y servicios de buena calidad f. Prestar servicio eficientes g. Lograr la fidelidad de los clientes Uno de los objetivos empresariales más importantes a lograr es la "rentabilidad", sin dejar de reconocer que existen otros tan relevantes como crecer, agregar valor a la empresa, etc. Pero sin rentabilidad no es posible la permanencia de la empresa en el mediano y largo plazo. Cuando se analizan los Costos, ambos temas costos y rentabilidad tienen muchos puntos en común. Rentabilidad es sinónimo de ganancia, utilidad, beneficio y lucro. Para que exista rentabilidad, los ingresos tienen que ser mayores a los egresos. Lo que equivale a decir que los ingresos por ventas son superiores a los costos. Sin rentabilidad es imposible pensar en inversiones, mejorar los ingresos del personal, obtener préstamos, crecer, retribuir a los dueños o accionistas, soportar situaciones coyunturales difíciles, etc. La contabilidad de costos tiene por objetivo no solo reclasificar las cargas o los costos de la contabilidad financiera, según su destino, sino constituir una base de datos de información económica, interna a la empresa, a la que todo responsable de la empresa pueda acceder a obtener información necesaria. La contabilidad de costos es un sistema de información cuyos objetivos principales de acuerdo con Homgren (1984) son: Elaborar informes internos para los responsables de la gestión con el fin de ser empleados tanto en planificación y control de las operaciones corrientes como en la formulación de planes y políticas más amplias. Valorar los inventarios y determinar la renta, que satisface simultáneamente la demanda de información de terceras personas y de los directivos de la empresa.
La contabilidad de costos es un sistema de información cuyos objetivos principales de acuerdo con García Colín (2008) son: Contribuir a fortalecer el mecanismo de coordinación y apoyo entre las áreas (compras, producción recursos humanos, finanzas, distribución ventas, etc.) Determinar los costos unitarios
Generar información que le permita a la dirección una mejor planeación, evaluación y control de sus operaciones. Contribuir a mejorar los resultados operativos y financieros de la empresa. Contribuir a la elaboración de los presupuestos, en la planeación de las utilidades y en la elección de alternativas. Elaboración anticipada de los presupuestos de costos de producción, distribución, venta, administración y financiamiento REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA: Artículo: La contabilidad de Costos y la rentabilidad de la Pyme. Domingo García Pérez de Lema, Salvador Marín Hernández, Francisco Javier Martínez García Publicado: E-journal revista especializada de la UNAM GARCIA COLÍ, Juan Contabilidad de costos Tercera edición, 1998. McGraw-Hill
1.4 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS I. Por la función en que incurre: Costos de producción: Son los que se generan en el proceso de transformación de materias primas en productos elaborados. Son tres los elementos que integran el costo de producción a. Materia prima b. Mano de obra c. Cargos indirectos II. Por su identificación: a. Costos directos Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. b. Costos indirectos Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos.
III. Por el período en el que se llevan al Estado de Resultados a. Costos inventariables Son aquellos que están relacionados con la función de la producción. Estos costos se incorporan a los inventarios de materias primas, producción en proceso y artículos terminados y se reflejan como activo circulante dentro del balance general. Los costos del producto se llevan al Estado de Resultados, cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el reglón de costos de los artículos vendidos.
IV. Por su comportamiento respecto al volumen de producción terminada. a. Costos fijos Son aquellos costos que pertenecen constantes en su magnitud dentro de un período determinado, independientemente de los cambios registrados en el volumen de operaciones registradas. b. Costos variables Son aquellos costos cuya magnitud cambia con razón directa al volumen de las operaciones realizadas. c. Costos semifijos Son aquellos costos que tienen elementos tanto fijos como variables.
V. Por el momento en que se determina el costo: a. Costos históricos Son aquellos costos que se determinan con posterioridad a la conclusión del periodo de los costos. b. Costos predeterminados Son aquellos costos que se determinan con anterioridad al periodo del costo o durante el transcurso del mismo.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA GARCIA COLÍ, Juan Contabilidad de costos Tercera edición, 1998. McGraw-Hill
1.5 IMPORTANCIA DE LOS COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES Uno de los aspectos más importantes dentro del sector empresarial, es la toma de decisiones. No obstante, el proceso lo llevamos frecuentemente, aún cuando no lo notemos. Por ejemplo si vamos a comprar algún determinado producto y existen dos lugares en donde éste se encuentre a la venta, debemos decidir en donde comprarlo o incluso, si realmente nos conviene hacerlo. Aunque posiblemente el ejemplo anterior pueda parecer intrascendente, en él está teniendo lugar una elección y para estar seguros de que ésta fue la correcta, o al menos la más acertada, es necesario que conozcamos, al menos, lo que es el proceso de toma de decisiones, así como cuáles son los puntos que se deben tener en cuenta antes de disponernos a realizar tal o cual acción. Otro factor importante dentro de cualquier tipo de organización (lucrativa o no), es contar con un buen control de costos. Esto se realiza como un esfuerzo para tratar de obtener una producción o servicio de calidad, gastando la menor cantidad de dinero que sea posible. Lo anterior conducirá a la empresa a ofrecer a sus clientes precios razonables y quizá mejores que los de la competencia. El proceso de toma de decisiones, es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
¿Qué es la toma de decisiones? La toma de decisiones es un proceso de definición de problemas, recopilación de datos, generación de alternativas y selección de un curso de acción. Precondiciones para la toma de decisiones Los fundamentos de la toma de decisiones entran en juego cada vez que en una organización se realizan actividades de planeación, organización, dirección y control. Sin embargo, para que un proceso de toma de decisiones pueda considerarse completo es preciso que existan ciertas precondiciones. Estas precondiciones se cumplen cuando es posible responder “sí” a las cuatro preguntas siguiente: ¿Existe una diferencia entre la situación presente y las metas deseadas? ¿El responsable de tomar la decisión está consciente del significado de la diferencia? ¿El responsable de tomar la decisión se siente motivado a actuar para eliminar la diferencia? ¿El responsable de tomar la decisión cuenta con los recursos necesarios (capacidad y dinero, por ejemplo) para actuar a favor de la eliminación de la diferencia? Las condiciones en las que se toman las decisiones pueden clasificarse en términos generales como certidumbre, riesgo e incertidumbre. En la figura siguiente, estas condiciones aparecen como un continuo.
Certidumbre La certidumbre es la condición en que los individuos son plenamente informados sobre un problema, las soluciones alternativas son obvias, y son claros los posibles resultados de cada decisión. En condiciones de certidumbre, la gente puede al menos prever (si no es que controlar) los hechos y sus resultados. Esta condición significa el debido conocimiento y clara definición tanto del problema como de las soluciones alternativas.
Riesgo El riesgo es la condición en la que los individuos pueden definir un problema, especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar soluciones alternativas y enunciar la probabilidad de que cada solución dé los resultados deseados. El riesgo suele significar que el problema y las soluciones alternativas ocupan algún punto intermedio entre los extremos representados por la plena información y definición y el carácter inusual y ambiguo. El monto y calidad de la información disponible para un individuo sobre la condición pertinente de la toma de decisiones puede variar ampliamente, lo mismo que las estimaciones de riesgo del individuo. El tipo, monto y confiabilidad de la información influyen en el nivel de riesgo y en el hecho de si el responsable de tomar la decisión puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva en la estimación del resultado. Incertidumbre La incertidumbre es la condición en que un individuo no dispone de la información necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las soluciones alternativas. De hecho, quizá el individuo esté imposibilitado incluso para definir el problema, y mucho más para identificar soluciones alternativas y posibles resultados. La incertidumbre suele indicar que el problema y las soluciones alternativas son tanto ambiguos como extremadamente inusuales. En la siguiente figura se muestra el modelo racional de toma de decisiones, el cual consiste en un proceso de siete pasos. Este proceso comienza con la definición y diagnóstico del problema y recorre los pasos sucesivos hasta el seguimiento y el control. Cuando se toman decisiones rutinarias, los individuos pueden seguir estos pasos fácilmente. Además, existen más probabilidades de que se utilice este proceso en situaciones que implican condiciones cercanas a la certidumbre o de bajo riesgo, en las que es posible asignar probabilidades objetivas a los resultados. Las decisiones rutinarias en condiciones próximas a la certidumbre no requieren obviamente del seguimiento de la totalidad de los pasos de este modelo. Por ejemplo, si un problema en particular tiende a ser recurrente, quizá las decisiones (soluciones) deban consignarse por escrito en calidad de procedimientos o reglas operativos estándar. Adicionalmente, los individuos o equipos raramente siguen estos siete pasos secuencialmente al tomar decisiones adaptativas o innovadoras.
Paso 1: Definición y diagnóstico del problema. Si administradores, equipos o empleados en lo individual desconocen los problemas verdaderos y sus posibles causas, es imposible que se dé una toma de decisiones eficaz. La definición y diagnóstico de problemas supone tres habilidades de conceptualización: percepción, interpretación e incorporación. La percepción implica la identificación y monitoreo de numerosas fuerzas del entorno externas e internas y la conclusión acerca de cuáles de ellas contribuyen al problema o problemas. La interpretación supone la evaluación de las fuerzas percibidas y la determinación de las causas, no sólo de los síntomas, del problema real. Finalmente, la incorporación implica la vinculación de esas interpretaciones con las metas vigentes o deseables (paso 2) del departamento u organización. Si percepción, interpretación e incorporación se efectúan en forma incorrecta, es probable que, en definitiva, el individuo o equipo elija una solución deficiente. Al hacerse una amplia variedad de preguntas acerca de quién, cuándo, dónde, cómo y por qué, los individuos y equipos incrementarán las posibilidades de una eficaz definición y diagnóstico de problemas.
Paso 2: Establecimiento de metas. Una vez que individuos o equipos han definido un problema, pueden establecer metas específicas para su eliminación. Por ejemplo, supongamos que la alta dirección de una compañía ha definido como problema el excesivo nivel de los costos de manufactura, lo que en realidad es sólo un síntoma del problema real. El problema real podría ser que en el proceso de producción se emplean materiales (insumos) defectuosos, que las habilidades de control de calidad (inspección) de los trabajadores de producción son inadecuadas o muchas otras posibilidades. Sin embargo, la dirección podría convertir el problema aparente en una jerarquía de metas para los diversos niveles de la organización, desde el divisional hasta el integrado por los operadores de los tornos. En estas metas se formularían los resultados deseados: qué lograr y en qué fecha. En condiciones de incertidumbre, el establecimiento de metas precisas puede ser extremadamente difícil. Quizá los individuos o equipos deban identificar metas alternativas, compararlas y evaluarlas y después realizar una selección entre ellas. Por ejemplo, usted podría fijarse la meta general de desarrollarse profesionalmente en el campo de la administración, y aun así estar inseguro respecto de qué camino específico seguir. ¿Desea ser contador, representante de ventas o elegir una de las muchas otras ocupaciones que pueden ofrecer una satisfactoria trayectoria en la administración? Para determinar una respuesta, tendrá que considerar las rutas alternativas para el cumplimiento de su meta general. Paso 3: Búsqueda de soluciones alternativas. Los individuos o equipos deben buscar medios alternativos para el logro de una meta. Este paso podría suponer la búsqueda de información adicional, la reflexión creativa, la consulta a expertos, la realización de investigaciones u acciones similares. No obstante, cuando aparentemente no existe una solución factible para el cumplimiento de una meta, quizá sea preciso modificarla. Por ejemplo, algunas personas se fijan metas imposibles y después se empeñan en alcanzarlas, a menudo sin éxito. La solución elegida podría ser trabajar más tiempo, literalmente los siete días de la semana. El resultado podría ser en última instancia altos niveles de tensión e insatisfacción, lo que finalmente obligaría a esos individuos a reexaminar sus metas y decidir cuáles son realmente importantes.
Paso 4: Comparación y evaluación de soluciones alternativas. Luego de que los individuos o equipos han identificado las soluciones alternativas, deben compararlas y evaluarlas. En este paso se subrayan los resultados esperados y la determinación del costo relativo de cada alternativa.
Paso 5: Selección entre soluciones alternativas. La toma de decisiones suele asociarse con la realización de una elección final. La selección de una solución, sin embargo, es sólo uno más de los pasos del proceso de toma de decisiones racionales. Muchos administradores se quejan de que cuando empleados recientemente egresados de instituciones universitarias reciben la asignación de un proyecto, tienden a presentar y exponer únicamente una solución. En estas condiciones, en lugar de estar en posibilidades de comparar y evaluar varias alternativas, un administrador sólo puede aceptar o rechazar la opción que se le propone. Aunque la selección entre soluciones alternativas puede parecer sencilla, en realidad puede resultar sumamente difícil cuando el problema es complejo y ambiguo e implica altos grados de riesgo o incertidumbre.
Paso 6: Implementación de la solución seleccionada. El hecho de que la selección de una solución se haya realizado en forma correcta no significa necesariamente que su ejecución vaya a ser exitosa. Una decisión técnicamente correcta tiene que ser aceptada y apoyada por quienes serán los responsables de ponerla en práctica si efectivamente se desea que la decisión se eficaz. Si la solución seleccionada no puede ser puesta en práctica por alguna razón, se debe considerar otra.
Paso 7: Seguimiento y control. La sola implementación de la solución preferida no garantiza automáticamente el cumplimiento de la meta deseada. Los individuos o equipos deben controlar las actividades de implementación y mantener su seguimiento mediante la evaluación de los resultados. Si la implementación no produce resultados satisfactorios, será necesario emprender acciones correctivas. Dado que las fuerzas del entorno que influyen en las decisiones cambian constantemente, el seguimiento y control puede indicar la necesidad de redefinir el problema o de revisar la meta original. La retroalimentación derivada de este paso podría apuntar incluso a la necesidad de comenzar de nuevo y repetir en su totalidad el proceso de toma de decisiones.
El control de los costos es de vital importancia para cualquier empresa que se dedica a la fabricación de cualquier tipo de producto o a la prestación de un servicio, ya que esto sirve para determinar tanto el precio de venta como la utilidad que deseamos obtener.
Es conveniente destacar que el llevar un control de costos bajo principios perfectamente identificados no es exclusivo de las grandes empresas, es aplicable también a los negocios de poca o mediana amplitud tanto públicos como privados, rentables o sin fines lucrativos, pues estos principios se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada tipo de organización. La finalidad primordial de un control de costos es obtener una producción de calidad con el mínimo de erogaciones posibles, para a su vez, ofrecer al público el precio más bajo y con ello estar en posibilidades de competir en el mercado y tratar de obtener un equilibrio entre la oferta y la demanda de nuestros productos. También la contabilidad de costos es una herramienta que facilita a la gerencia la realización de sus actividades básicas como son las de planeación, organización, dirección y control para lograr una mejor toma de decisiones, así como una organización efectiva del equipo de trabajo. El grado de participación de la contabilidad de costos en la empresa depende de la misma, en algunos casos el departamento de costos se dedica solo a la compilación de los costos del producto; en cambio en otros se establece un equipo de contadores especializados para proporcionar todo tipo de información relacionada con los desembolsos que son necesarios para la fabricación del producto y la finalidad u objeto que tienen para éste.
II. ELEMENTOS DEL COSTO ELEMENTOS DEL COSTO Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio:
Materias Primas directas (Materiales directos)
Mano de obra directa
Gastos indirectos de fabricación.
2.1 Materiales Directos Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de producción, lo que quiere decir las materias primas. Son los principales recursos de la producción. El costo de materiales puede clasificarse en materiales directos e indirectos. Materiales Directos: Constituyen el primer elemento de los costos de producción, estos son los materiales que realmente entran en el producto que se está fabricando. Un ejemplo de material directo es la tela que se utiliza en la fabricación de ropa. Materiales Indirectos: Son todos aquellos materiales usados en la producción que no entran dentro de los materiales directos, estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación. Ejemplo: La confección de ropa necesita para su fabricación una cantidad de hilo que forma parte del producto terminado y técnicamente se pudiera considerar como material directo pero su contabilización determinaría de cuanto su uso para cada pieza de la producción, lo que recargaría "El costo de la contabilización de costo", pues hay un costo en el tiempo necesario para calcular la cantidad de hilo, tratándose de un material de poco valor, no vale la pena tanta molestia y por lo tanto, este tipo de material se trataría como material indirecto e iría a formar parte de los costos generales de fabricación. Las materias primas Representan un factor importante del costo de elaboración, tanto porque es el elemento básico del producto como por la proporción de su valor invertido en el mismo. Las materias primas se presentan bajo los siguientes aspectos: 1.- Como material en almacén
2.-Como material en proceso de transformación. 3.-como material convertido en producto El primero y tercer aspecto nos presentan a los materiales en su forma estática y en el segundo en su forma dinámica. Los suministros de fabricación de oficina y de ventas son tipos de materiales que a veces se incluyen bajo la descripción general de "almacén", y a medida que se utilizan, se cargan a las cuentas de costos o gastos apropiados. Cuando se consumen, los suministros de fabricación se cargan a gastos generales de fabricación, que es un costo inventariable. Los suministros de oficinas y de ventas se cargan a gastos generales, administrativos y de ventas, como gastos del período. Objetivos del control de materiales 1. Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa. 2. No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones. 3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas. 4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos. 5. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias. 6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros. 7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas pérdidas debido a la falta de existencias. Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de materiales varían de una empresa a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones:
Compras. Recibo e inspección. Almacenes. Departamentos de producción de la fábrica.
Planeación de materiales.
Clasificación: Directos: Si su identificación en el producto final es física y económicamente posible. Indirectos: Si su identificación en el producto final no es física ni económicamente posible. La identificación debe ser posible tanto física como económicamente (en este caso, se da la condición física, pero por su significatividad o su costo no resulta conveniente realizarla). Un material puede ser directo para un departamento o centro, pero indirecto para el artículo.
Sistema contable – administrativo Compras. Los materiales conforman un proceso administrativo – contable que se inicia en el momento en que se detecta la necesidad de su tenencia (compra, recepción, utilización) en la producción y concluye con el pago al proveedor una vez recibidos los mismos. De dos situaciones surge la necesidad de su adquisición:
Reposición: la detecta el departamento Almacén de Materiales, cuando constata en la ficha de inventario permanente que sus niveles de existencia se aproximan al punto de pedido. Este nivel se calcula tomando en cuenta el consumo diario, multiplicado por los días que normalmente demora el proveedor para el abastecimiento.
Consumo diario x período de abastecimiento + stock de seguridad Los stocks de seguridad y otros que también son existencias, se prevén para salvar eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de algún material paralice la producción, que es el peor de los costos en el que puede incurrir una empresa y que se denomina costo de ruptura.
Nuevo material: si es un material que se va a utilizar por primera vez, el departamento de Planeamiento y Control de la producción es quien debe pedir su compra porque, precisamente, su función es programar la producción. Los nuevos materiales que demanda una pieza o producto están identificados en los planos, pliegos de especificaciones técnicas, memorias descriptivas, etc.
En ambos supuestos es conveniente, a los fines del control, que el pedido se canalice por el Almacén materiales. Para efectuar una adquisición, este departamento emite una solicitud de compra dirigida al departamento Compras, quien suscribe la orden de compra dirigida al proveedor. El departamento de compras es responsable de la adquisición de materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. También es responsable por la planeación de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de producción. La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se envía al vendedor es una autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los términos estipulados y en la fecha y lugar convenidos. Esta orden es un instrumento jurídico, que trasciende el interior de la empresa, y que la obliga contractualmente. Por ello es conveniente que este compromiso sólo sea suscripto por funcionarios con atribución y responsabilidad para dicho acto. Responsabilidades del departamento compras:
Obtener cotizaciones de precios.
Elegir entre los posibles abastecedores.
Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra.
Preparar y enviar órdenes de compra, que se preparan en múltiples copias, con la finalidad de: a. Autorizar al vendedor a realizar el envío. b. Notificar al departamento de recepción de materiales. c. Avisar al departamento de planeación. d. Notificar al departamento de contabilidad general.
Recepción e inspección de materiales El departamento de recepción e inspección tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes. Son funciones de este departamento: 1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. 3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos. 4. Entregar la mercadería a los almacenes. La guía de recepción es un documento básico para el control interno de la compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad sirve para comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el proveedor. También se envían copias al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados) y al departamento de planeación (para planeación del inventario). Cuando el proveedor envía la mercadería, acompaña a la misma con un remito, que sirve de base para la confección de la factura. Almacenes El papel que desempeña el departamento de almacenes es el siguiente: 1. Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén. 2. Asienta las entradas en el mayor de materiales. 3. Entrega los materiales a la fábrica. Departamentos de producción El control de fábrica sobre los materiales puede ejercerse de las siguientes maneras: 1. Comparando las cantidades reales de materiales empleadas por unidad de producción durante el período con los datos de períodos anteriores. Este método tiene mucha aplicación en empresas que producen un solo producto, sin embargo, puede conducir a resultados engañosos si se tienen muchos productos. 2. Fijando cantidades estándar de materias primas para cada unidad de producto fabricado y comparando las cantidades reales usadas con las estándar o permitidas. 3. Emisión de informes de desperdicios. En las compañías en las que los productos terminados deben ceñirse a tolerancias estrictas, las pérdidas por desperdicios representan una fracción importante del costo total. En estos casos, cuando se desperdicia un artículo, se prepara un informe que contiene información relativa al número de la pieza dañada, la etapa de procesamiento, el empleado responsable y la causa del desperdicio.
Contabilidad Finalmente, el departamento de Contaduría confecciona la orden de pago, previo control con los comprobantes: solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción e inspección, remito y factura del proveedor. Valuación Unidad de medición, a la moneda constante u homogénea.
Criterio de valuación, el de valores corrientes.
Gestión de stock Es la función que tiene a su cargo diseñar y definir políticas de abastecimiento que contribuyan a la gestión de ese elemento. Se debe contar con planes de producción que permitan programar el regular abastecimiento de materiales. En general, se usan dos métodos para establecer los equilibrios deseados del inventario de materias primas: Costos totales mínimos combinados de pedido y mantenimiento del inventario: Se incurre en dos tipos de costos en la administración de esta función: de adquisición y mantenimiento o de tenencia. El de adquisición es el costo de realizar pedidos, es decir, de todo el proceso administrativo – contable (comprar, recibir, controlar, pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costos de compras, procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente. Los costos de tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e incluyen espacios físicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanterías, etc., y los intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias, este costo crece. Se calcula generalmente en términos de tasa: Costos de tenencia / costo de materia prima a almacenar El tamaño óptimo del inventario se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento de inventario están en su punto más bajo. Para la selección del sistema de compra más conveniente, en ciertos insumos existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de otros criterios. Por ejemplo: materiales perecederos, características del mercado proveedor, cupos de importación, etc.
Para las industrias que administran stocks con elevada variedad de piezas (cientos o miles), no resulta operativa su aplicación, por lo costoso y complejo de su instrumentación. Por ello es que sólo se aplican a los materiales cuya importancia relativa en el costo total del producto es significativa. Para la selección de estos artículos, se cuenta con el criterio ABC o gráfica de Pareto que permite, frente a un número importante de casos, determinar cuáles son los de mayor significación. El ABC es un criterio empírico que define que generalmente el 20 o 30% de ciertos fenómenos provocan el 70 u 80% de los acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos controlando el mayor impacto (70 u 80%). Una de las decisiones en la gestión de materiales es cuánto adquirir cada vez que se formalice una compra. Esta cantidad se denomina lote económico (q), que es la cantidad que conviene comprar periódicamente para optimizar los costos de adquisición y tenencia que demanda la gestión de inventarios. Fórmula: q =(2.Q.P/c.i)1/2 Q = consumo del período P = costo de adquisición c = costo unitario de la pieza i = costo de tenencia (calculado en forma de tasa). Esta fórmula se deduce de: Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio. Costo de adquisición: (Q/q).P, siendo Q/q el número de compras. Costo total = costo de tenencia + costo de adquisición Que, precisamente, hace su punto mínimo en el mismo nivel que: Costo de tenencia = costo de adquisición A partir de esta igualdad: (q/2).c.i = (Q/q).P
Se despeja: q = q (q/c). (P/i)
A partir de este lote económico, se puede calcular:
Número de compras: N = Q/q = consumo del período / lote económico
Frecuencia de compras. Fr = 365 / número de compras.
Coeficientes de rotación de inventarios: Se calculan dividiendo el costo total de cada tipo de materia prima usada durante el año anterior entre el costo del inventario en existencia y al final del año. Esta relación también puede expresarse en términos del número de meses de uso representado por el inventario en existencia y un pedido. Posiblemente, la ganancia de la compañía establecerá un coeficiente de rotación estándar basándose en la experiencia anterior y en su pronóstico sobre sus futuras condiciones de operación. Este método no toma en consideración los costos de pedido, los descuentos por compra que se obtiene con los pedidos grandes, los ahorros de flete en los envíos grandes, los costos de mantenimiento del inventario, etc. Contingencias El mantenimiento de materias primas está sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo las más frecuentes:
Mermas: son las pérdidas en las cantidades de material por evaporación, disminución de humedad, de peso, etc., por el sólo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran como diferencias de inventarios, sino que se cargan a la producción mediante su incidencia en los materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a través de una cuenta especial, se cancelan como una pérdida.
Roturas: constituyen una pérdida y así se las expone en el cuadro de resultados. Es conveniente que se contabilicen a medida que las mismas se producen.
Robos o pérdidas: reciben igual tratamiento que las roturas.
Sobrantes: cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en otro artículo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto, se lo considera una ganancia.
Contabilidad de materiales El costo de los materiales que se usan en la producción incluye por lo menos el costo de factura de los materiales comprados. Otros renglones de costo que pueden ser cargados al costo de materiales son: los descuentos por compras, el recibo y la inspección y almacenamiento. Al incluir estos costos en el costo de materiales, se convierten en costos inventariables. La alternativa es considerarlos como gastos del período en el cual se incurrieron. Puede ser el método más sencillo. Sin embargo, la práctica de inventarios da como resultado una cifra de ingresos periódicos que se acerca más al objetivo de equiparar los costos de producción relacionados con el ingreso de ventas del período. Además, la identificación de estos costos como parte del costo de materiales es más útil para la toma de decisiones. La decisión de tratar los costos de transporte y almacenamiento como elementos del costo de materiales va acompañada del problema de identificar tales costos con las unidades específicas de materiales.
Métodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al contado sobre los materiales comprados:
Método A:
1. Se registra el precio bruto de factura en el momento de la compra. 2. Se reconoce el descuento por compra concedido como un renglón de ingresos en el momento en que se hace el pago.
Método B:
1. Se registra el precio neto de factura en el momento de la compra. 2. Se reconocen los descuentos por compra no obtenidos como un renglón de gasto o pérdida en el momento de efectuar el pago.
Utilización de materiales Puede usarse una requisición de materiales o una lista estándar de materiales como autorización o base para la contabilidad de la emisión de materiales. Una requisición de materiales indica el artículo, la cantidad, costo unitario, extensión, departamento que hace la requisición, las personas que la han aprobado y la cuenta de costo de trabajo a la cual debe cargarse la requisición. En una lista estándar de materiales se indican las
cantidades de materiales de cada tipo que se necesitará para completar un determinado trabajo o producto. Cuando la fábrica devuelve materiales no utilizados al almacén, puede prepararse un informe de devolución de materiales y asentarse una entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria a fin de anular la entrada para la emisión del material. Inventarios perpetuos, periódicos y físicos Bajo un sistema de inventario perpetuo, la cifra que aparece en los libros para el inventario final es una cifra que representa el saldo de las cuentas, la cual puede verificarse periódicamente contando físicamente los artículos (inventario físico). Bajo un procedimiento de inventario periódico, cuando no se mantiene un inventario perpetuo, se hace un inventario físico cada cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados es la cifra de saldo en las cuentas. En este caso, el costo de materiales empleados podría describirse de manera exacta como el costo de los materiales que se supone que se han utilizado. No hay ningún "rastro de papeleo" que pueda seguirse para descubrir la causa de las discrepancias. Para aliviar un poco la presión a fin del ejercicio sobre el inventario físico anual, muchas compañías usan una técnica llamada método cíclico, continuo o rotativo para hacer el inventario. Bajo este sistema, los distintos artículos del inventario se cuentan y verifican con el registro perpetuo cada día, semana o mes, durante el año. La diferencia de inventario puede cargarse o acreditarse a la cuenta de costos indirectos de fabricación y a una cuenta a diferencia de inventario en el mayor subsidiario, asentando una entrada compensadora en la cuenta de materias primas. Los registros del mayor de materiales subsidiarios también deben ajustarse. Los excesos en el inventario se registran como "recibos" y si hay déficit bajo "emitidos" en las tarjetas apropiadas.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA Reyes Pérez, Ernesto Contabilidad de Costos. 4 edición. Edit. Limusa Noriega Editores. México. 2000.
2.1.2 MÉTODOS DE CONTROL DE LOS MATERIALES DIRECTOS Algunos métodos que se emplean más frecuentemente son: 1. P.E.P.S. 2. U.E.P.S. 3. Costo de promedio móvil. 4. Costo promedio de fin de mes. 5. Detallista. El importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos. Para tener un adecuado control, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los que se les asigna un precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Es necesario cuidar los siguientes aspectos:
Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta.
Agrupación de artículos homogéneos.
Control de traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas.
6. Costos identificados.
Implicaciones administrativas de los métodos para la valuación del inventario Los métodos para la valuación al costeo del inventario son de interés para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa. Debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento en los niveles de precios, el método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación en los últimos años. Cuando aumentan los precios y los costos, si la empresa continúa operando, el método UEPS ofrece una cifra de utilidad real. Además, el inventario final se costea a un costo "más antiguo" (y menor). Por el contrario, si se aplica el PEPS, el inventario se costea con más aproximación a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo circulante) se declara con más aproximación a la unidad monetaria circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS.
Debido a que las condiciones de fluctuación de precios, ya sea en dirección ascendente o descendente, el método UEPS tiende equiparar los valores actuales de los costos del inventario con los valores corrientes, y a producir una fluctuación en la utilidad declarada de un período a otro. Durante períodos de inflación, las menores utilidades que resultan del UEPS significan una base más baja para los impuestos a la renta, una mayor relación de salarios empleados en comparación con las utilidades de los propietarios, una menor utilidad declarada para los propietarios y una menor relación de precio de venta a costo. En períodos de disminución en los precios y costos, el efecto de los métodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los precios aumentan. Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que se obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante períodos de deflación se consideran inflados. Regla de valuación, costo o mercado el menor (COME) Otros inventarios, como los de oro y ganado en pie, se llevan tradicionalmente según el valor en el mercado para ciertos propósitos, es decir, a un valor de venta en el mercado. Un método adicional para asignar una cantidad monetaria a los inventarios es el método COME. Al inventario se le asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones: 1. Los niveles de precios están disminuyendo. 2. Los inventarios están cayendo en la obsolescencia. El método COME tiende a producir una cifra menor de inventario en el balance general que los otros métodos. En el estado de resultados, que tiende a ser de mayor interés para los accionistas actuales y potenciales, acreedores a largo plazo, autoridades encargadas de impuestos, etc., el método COME puede reconocer las pérdidas del inventario antes de que se vendan los artículos. Cuando los precios fluctúan, el método COME cambia de un período a otro de costo a mercado y viceversa. Ya que este método anticipa pérdidas, pero no ganancias, también se lo considera como un método conservador. Justo a tiempo – Just in Time (JIT) Una de las nuevas técnicas para mejorar la gestión de inventarios es la denominada Justo a Tiempo. Trata de reducir los costos de estas existencias separando las actividades entre las que agregan y no agregan valor, porque se parte del principio de que una buena parte de los
costos de inventarios son fruto de éstas, por lo que se organiza la empresa y sus sistemas para trabajar con stocks mínimos casi cercanos a cero. Salvo consideraciones de tipo estratégicas en industrias altamente automatizadas, se puede trabajar con cantidades mínimas de materiales, de producción en proceso y terminados. Esto depende del poder de la empresa frente a sus proveedores. ¿Qué importancia tienen los métodos de valuación? Mínima, porque prácticamente no hay inventarios. En los procesos ocupa un rol fundamental la programación de la producción. Además, una nueva disciplina, la logística, va adquiriendo mayor relevancia para la resolución de un significativo número de problemas de la empresa, entendida como el conjunto de estudios aptos que contribuyen a un desarrollo más eficiente. Asigna especial importancia a la disminución de tiempos de:
Aprovisionamiento de materiales (para evitar sus existencias).
Procesos, con especial control de las interrupciones de los mismos (para acortar los ciclos de la producción).
Entrega a clientes (para minimizar inventarios de productos terminados).
De la observación de un organigrama, surge que los departamentos operativos (producción, comercialización y finanzas) realizan actividades logísticas: ciclos de compras, inventarios, aprovisionamientos, almacenes de materias primas y de productos terminados, transporte y producción, etc., y debajo de ellos, es necesario encontrar criterios de razonamiento para el análisis integral de estos problemas. El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin de que los materiales permanezcan en la línea de producción el menor tiempo posible. Sostiene que los costos son una responsabilidad de todos, manteniendo un flujo continuo de producción sin interrupciones y evitando acumular existencias. La función vital es la coordinación paralela de: Proveedor
=
Empresa
=
Clientes
Entradas
=
Procesos
=
Salidas
Para ciertas explotaciones se recomienda integrar en un solo inventario las existencias de materias primas y producción en proceso porque prácticamente la materia prima no pasa por almacenes, sino que ingresa en el momento en que se la necesita y en consecuencia se traslada directamente a los procesos. Es decir, llega justo a tiempo para la producción.
2.2.3 REGISTRO DE LOS MATERIALES El sistema de inventario perpetuo se utiliza por la mayor parte de las empresas manufactureras medianas y grandes; este sistema suministra mejor control y mayor información que un sistema de inventario periódico. Cuando los materiales se adquieren, se realiza un débito a la cuenta de inventario de materiales. Cuando los materiales directos se emplean en producción, debe hacerse un asiento para cargar el costo de los materiales al inventario de trabajo en proceso. El costo de los materiales indirectos se debe al control de costos indirectos de fabricación. Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso porque representan un elemento importante del costo de un producto y los indirectos en general representan cantidades insignificantes y / o no son directamente atribuibles a un producto y en consecuencia se cargan al control de costos indirectos de fabricación. El registro de estos elementos consta de dos partes: Concentración de los costos por elementos (el debe de la cuenta) Transformación de los elementos por su incorporación a los procesos (haber de la cuenta). La administración, planeamiento y control hacen a otra función: la coordinación, que está especialmente referida a: Número y calidad de las partes componentes. Niveles de inventarios (recursos físicos) o de disponibilidad (recursos humanos). Políticas de compras o aprovisionamiento y de contratación. Libro Diario: Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las operaciones realizadas. También es conocido como “libro de primera anotación”. En él se asienta por primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la entidad al inicio de sus operaciones. De este libro se toman los datos para su traspaso al libro mayor. Libro Mayor: El libro más importante en cualquier contabilidad, en el que se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y superávit de los gastos y productos; las ganancias y pérdidas y en general todas las operaciones de una empresa. En dicho libro se registran todas las transacciones anotadas en el diario principal o en los diarios especiales cuando los haya, ya sea particularmente o bien en totales. Balanza de Comprobación: Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y
créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.
2.2 MANO DE OBRA DIRECTA La mano de obra o trabajo fabril representa el factor humano de la producción, sin cuya intervención no podría realizarse la actividad manufacturera, independientemente del grado de desarrollo mecánico o automático de los procesos transformativos. Es el segundo elemento del costo de producción e indiscutiblemente se refiere al esfuerzo humano necesario para transformar la materia prima en un producto de manufacturado. Este esfuerzo es remunerador en efectivo valor que interviene como parte importante en la formación del costo de producción. Características de la mano de Obra Entra algunas de las principales características de la mano de obra encontramos lo siguiente:
Pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.
No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio personal.
Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apunto, voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por lo contrario, solamente contara con el si perciben que esa actitud va a ser provechosa en alguna forma.
Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva.
El total de recursos humanos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin: descubrimiento y mejoramiento.
Los recursos humanos son variables de una persona a otra; no todo mundo posee las mismas habilidades, conocimientos, etc.
Importancia de la Mano de Obra Su importancia radica en que es el factor de producción por excelencia, debido a que es el que desarrolla una serie de actividades y tareas, y ayudado por instrumentos, infraestructura, entre otros, produce bienes y servicios de una manera satisfactoria.
Clasificación La clasificación de la mano de obra va a depender directamente de la relación del trabajador con el proceso de fabricación del producto:
Mano de Obra Directa: es la fuerza laboral que se encuentra en contacto directo con la fabricación de un determinado producto que tiene que producir la empresa. Esta ha sido responsable del grueso manejo del trabajo por horas de las fábricas y el costo más importante de controlar y medir.
Mano de Obra Indirecta: es la fuerza laboral que no se encuentra en contacto directo con el proceso de la fabricación de un determinado producto que tiene que producir la empresa. Entre los tipos de manos de obra tenemos: la recepción, oficinistas, servicios de limpieza, dibujantes, etc. Ejemplos de mano de obra directa
Por ejemplo: el trabajo del operario de una máquina, que fabrica con ella un producto, es mano de obra directa. Sin embargo, un capataz supervisa muchos trabajos o productos diferentes. Su salario es un gasto indirecto, que se recoge como parte de los gastos generales de fabricación. En la cuenta de fabricación: Materiales directos + Mano de obra directa + Gastos directos = Coste primario.
Mano de obra directa extra Existen diversos criterios para la aplicación contable del tiempo extra por labor directa, pues mientras uno dicen que debe cargarse al costo del producto que la originó, otros opinan que el tiempo extra es defecto en la programación de la producción y por lo mismo derramarse en toda la elaboración del periodo y, por último, otros autores opinan que el importe del tiempo extra debe cancelarse contra los resultados de la empresa, haciendo una serie de razonamiento que no viene al costo analizar. En concreto existen tres formas de contabilizar el tiempo extra: a) Cargo al costo del producto que lo motiva; b) Cargo a gastos de fabricación, para su derrama en toda la producción del periodo, y c) Cargo a pérdidas y ganancias. En nuestro concepto, lo indicado es que la producción que origine el pago de tiempo extra, debe absorber su importe, lo cual daría como resultado:
1-. Conocer con precisión en cuánto salió el costo de esa producción. 2.- Al hacer resaltar un costo unitario más elevado del normal, propicia una investigación de sus causas, que dará como resultado la corrección de errores o defectos en el nivel en que sean localizados.
2.2.1 REGISTRO DE LA MANO DE OBRA El registro de la mano de obra generalmente comprende tres pasos: control de tiempo, preparación de la nómina y registro de la nómina. El control del Tiempo es a través de una tarjeta de tiempo o reloj y boleta de trabajo. La tarjeta de tiempo o reloj es utilizada varias veces en el día por el empleado: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina de trabajar con el fin de controlar el número de horas en determinada orden. La tarjeta muestra una descripción breve del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado, esta proporciona una fuente confiable para registrar el costo de la nómina. Formato de tarjeta de control de tiempo o reloj Esta es una tarjeta de tiempo de un operador de máquina de coser que es considerado como empleado directo en la producción. Las boletas de trabajo son preparadas diariamente por los empleados que están trabajando en determinada orden, indica el número de horas trabajadas, descripción breve del trabajo y la tasa salarial del empleado para ser enviadas al departamento de nómina. Formato de la boleta de trabajo La preparación de la Nómina está a cargo del departamento de nómina tomando como base el control de tiempo y las boletas de trabajo, la nómina debe incluir el importe bruto y la cantidad neta a pagar a los empleados después de las deducciones correspondientes como INSS, IR y otros. Este departamento distribuye la nómina y lleva el control del ingreso de los empleados, tasa salarial y clasificación de empleo. Una vez elaborada la nómina y revisada por el gerente producción, se envía al departamento de contabilidad de costos quien asigna los costos de la nómina a las órdenes de trabajo en proceso. El registro de la nómina generalmente se prepara semanal, quincenal o mensualmente. El salario bruto para un empleado se determina multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de tiempo o boleta de trabajo por la tasa por hora, más cualquier bonificación o tiempo extra. Asiento de diario para el registro de la nómina Inventario de producción en proceso - Mano de Obra C$ 14,800 Orden # 0201 C$ 12,333.33 Orden # 0202 2,467.67 Nómina por pagar C$ 14,800 Sumas iguales C$ 14,800 C$ 14,800
Este es el asiento de diario para registrar la nómina y el pasivo correspondiente,se prepara en cada período de la nómina. Usualmente los costos de nómina del empleador y la distribución de los mismos se registran al final del mes. El asiento de diario para el registro del pago de la nómina es como sigue: Nómina por pagar C$ 14,800 Efectivo en caja y bancos C$ 14,800 Sumas iguales C$ 14,800 C$ 14,800 Cuando se cancela la nómina se debe hacer un débito a la cuenta de provisión contra un crédito a la cuenta de caja y bancos.
2.3 Costos Indirectos de Fabricación Son todos los costos que no están clasificados como mano de obra directa ni como materiales directos. Aunque los gastos de venta, generales y de administración también se consideran frecuentemente como costos indirectos, no forman parte de los costos indirectos de fabricación, ni son costos del producto. Ejemplos de costos indirectos:
Mano de obra indirecta y materiales indirectos. Calefacción, luz y energía de fábrica. Arrendamiento del edificio de fábrica. Depreciación del edificio y del equipo de fábrica. Impuesto sobre el edificio de fábrica.
Al contabilizar los CIF se presentan dos problemas: - Una parte importante de los CIF es de naturaleza fija. Como consecuencia, el CIF por unidad aumenta a medida que disminuye la producción, y disminuye cuando ésta se incrementa. - A diferencia de los costos de materiales y de mano de obra, el conjunto de los CIF es de naturaleza indirecta y no puede identificarse fácilmente con departamentos o productos específicos. Es el más complejo de los tres elementos. En general, incluye todos los costos indirectos necesarios para el funcionamiento de una estructura fabril, y que no pueden asignarse directamente a la producción. Evolución. Su evolución histórica refleja un pronunciado y continuo avance con respecto a los otros dos elementos, por el elevado componente tecnológico de los procesos que economizan materia prima y sustituyen mano de obra directa. Para el planeamiento y control, cobra especial importancia su clasificación por áreas de responsabilidad, y una adecuada distinción entre los controlables y los no controlables. Estos costos indirectos de fabricación son los principales responsables de que no se pueda clasificar con precisión el costo exacto por la imposibilidad de su asignación directa al producto.
Naturaleza y clasificación de los Costos Indirectos de Fabricación Se denomina objeto de gasto al artículo u objeto en el cual se ha gastado o se van a gastar fondos. Los CIF pueden subdividirse según el objeto del gasto en tres categorías: materiales indirectos, mano de obra indirecta y costos indirectos generales de fabricación. 2.3.1 COSTO REAL CONTRA COSTO NORMAL Los costos normales se acumulan a medida a medida en que en ellos se incurren (materia prima, y mano de obra) y los costos indirectos de fabricación se aplican a la producción con base en producciones reales (horas o unidades) multiplicada por una tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos de fabricación. Los costos reales se acumulan a medida en que en ellos se incurren históricamente (materia prima, mano de obra y gastos indirectos). Sus costos se le denomina real, esto quiere decir que se conoce cuando se tiene una base real. Por lo anterior expuesto la diferencia entre costo real y normal, es que en el primero de ellos se aplica históricamente o real y en el segundo se aplican los gastos indirectos con base en una tasa predeterminadas, consecuentemente al comparar habrá una diferencia y tendrá que ser ajustada a lo real. En el sistema de costos reales, los costos del producto solo se registran cuando estos se incurren. Por lo general, esta técnica es aceptada para el registro de materiales directos y de mano de obra directa por que se les puede asociar fácilmente a las órdenes de trabajo. Los costos indirectos de fabricación debido a su naturaleza en el costo del producto, no pueden asociarse en forma fácil o conveniente a una medida que éstos se incurren con una excepción: los costos indirectos de fabricación se aplican a la producción con base en los insumos reales multiplicados por una tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos de fabricación, este procedimiento es necesario por que los costos indirectos de fabricación no se incurren uniformemente en un período, necesitando de estimados y de una tasa para aplicarlos a las órdenes a medida que se producen las unidades. Los dos factores claves para determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación para un período son: nivel estimado de producción y los costos indirectos de fabricación estimados. El nivel estimado de producción para el cálculo de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación para un período, es dividido entre el denominador de la tasa predeterminada correspondiente a los costos indirectos de fabricación totales.
El nivel estimado de producción no puede exceder en el corto plazo la capacidad de producción de la Compañía, la capacidad productiva de la Compañía depende de muchos factores como el tamaño físico y condiciones del edificio o del equipo de fábrica, disponibilidad de los recursos tales como fuerza laboral entrenada y diversidad de la materia prima, etc. Por lo general, la gerencia fija la capacidad productiva a partir de la demanda proyectada del mercado del producto. A los ingenieros se les asignan la tarea de diseño del producto y las especificaciones de la producción, sin embargo, uno de los mayores problemas es que la demanda proyectada para el producto en algunos casos es desconocida o varía anualmente. Para ayudar a la gerencia en la toma de decisiones relacionada con la capacidad óptima de la planta, se han desarrollado muchas técnicas innovadoras que hacen uso de herramientas sofisticadas. Para nuestros propósitos asumimos que se dispone de instalaciones de producción adecuadas en el lugar apropiado. El problema es estimar el número de unidades que se va a producir en el período, sujeto a las restricciones de los recursos productivos existentes durante el próximo período. Para proyectar el nivel de producción correspondiente a períodos futuros, se puede hacer uso de niveles de capacidad productiva. CAPACIDAD PRODUCTIVA TEÓRICA O IDEAL, es el rendimiento máximo que un departamento o fábrica es capaz de producir, sin considerar carencias de pedidos de ventas o interrupciones en la producción debido a paros en el trabajo, tiempo ocioso en las máquinas por reparaciones o mantenimiento, días festivos, etc. En este nivel de capacidad se asume que la planta funciona las 24 horas del día, 7 días de la semana y 52 semanas al año, sin tener en cuenta interrupciones que impiden alcanzar la mas alta producción física posible, es decir el 100% de la capacidad de la planta. CAPACIDAD PRODUCTIVA PRÁCTICA O REALISTA, es la máxima producción alcanzable, considerando interrupciones previsibles o inevitables en la producción sin tener en cuenta carencias de pedidos de ventas, la capacidad práctica es la máxima capacidad esperada cuando la planta opera a un nivel planeado de eficiencia. CAPACIDAD NORMAL O DE LARGO PLAZO, es la capacidad que se basa en la capacidad productiva práctica y que consulta la demanda de los clientes por el producto a largo plazo, la capacidad normal debe ser igual o menor que la capacidad productiva práctica. CAPACIDAD PRODUCTIVA ESPERADA O DE CORTO PLAZO, es la capacidad que se basa en la producción estimada del período siguiente, la capacidad productiva esperada puede ser
mayor, igual o menor que la capacidad productiva normal. En el largo plazo la capacidad productiva esperada total debe ser igual a la capacidad productiva normal. Los dos primeros niveles de capacidad productiva solo tienen en cuenta la capacidad física de la fábrica. Así, si una empresa pudiese vender todo lo que produce, estos niveles de capacidad podrían utilizarse para calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, sin embargo, esto raramente sucede porque la mayoría de empresas producen solo lo que esperan vender, por consiguiente las proyecciones de ventas son un factor vital en el proceso de planeación y deben tenerse en cuenta cuando se estiman los niveles de producción. La capacidad productiva normal o la capacidad productiva esperada es utilizada para calcular los costos indirectos de fabricación porque estas bases incluyen la demanda proyectada de los clientes en sus estimaciones. La capacidad productiva esperada debe usarse solo en teoría cuando es difícil estimar la actividad productiva normal. La capacidad productiva normal es utilizada por las empresas que consideran que el costo del producto debe basarse en un costo promedio que tenga en cuenta las interrupciones relacionadas con la producción y las fluctuaciones en la demanda, suponiendo que todos los otros factores permanecen constantes, la capacidad productiva normal da por resultado costos del producto uniformes por unidad a través de diferentes períodos de tiempo. El uso de la capacidad productiva esperada como una base provee una estrecha aproximación de la actividad del período siguiente, puesto que la capacidad productiva esperada se basa en una proyección de la producción de ese período, el monto de los CIF fijos no absorbidos por la producción deben mantenerse a un mínimo. El principal inconveniente al usar la capacidad productiva esperada es que resulta un costo unitario variable a través de los diferentes períodos de tiempo si la producción varía en forma considerable.
2.3.2 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ESTIMADOS Los costos indirectos de fabricación como lo indica su nombre son todos aquellos costos que no se relacionan directamente con la manufactura, pero contribuyen y forman parte del costos de producción: mano de obra indirecta y materiales indirectos, calefacción, luz y energía para la fábrica, arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del edificio y de equipo de fábrica, mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, seguro, inatec, prestaciones sociales, incentivos, tiempo ocioso son ejemplos de costos indirectos de fabricación. Cuando se determina el nivel de producción estimado, se deben desarrollar algunos procedimientos para obtener un cálculo satisfactorio de los costos indirectos de fabricación. Generalmente se prepara un presupuesto de los costos indirectos de fabricación estimado para el período siguiente. Las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación se fijan en córdobas por unidad de actividad estimada en alguna base. No hay bases absolutas para determinar que base usar como la actividad del denominador. Sin embargo, debe haber una relación directa entre la base y los costos indirectos de fabricación. El método empleado para fijar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación debe ser sencillo y fácil de calcular y aplicar. Una vez escogida la base para estimar los costos indirectos de fabricación totales, debe estimarse el nivel de capacidad normal con el fin de calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, cuya fórmula es la misma sin importar la base escogida. La base es expresada en córdobas, la tasa resulta en porcentaje y debe multiplicarse por 100. Las bases más usuales para la aplicación de los CIF son: Unidades de producción % del costo de materiales directos % del costo de la mano de obra directa Horas de mano de obra directa Horas máquinas Los costos indirectos de fabricación en base a su comportamiento respecto a la producción pueden ser: variables, fijos o mixtos.
Los costos indirectos de fabricación variables cambian en proporción directa al nivel de producción, cuando mayor sea el total de unidades producidas, mayor será el total de costos indirectos de fabricación variables. La mano de obra indirecta, materiales indirectos y la depreciación acelerada son ejemplos de costos variables. Los costos indirectos de fabricación fijos permanecen constantes durante un período relevante, independientemente de los cambios en los niveles de producción dentro de ese período. La depreciación lineal y el arrendamiento del edificio de fábrica son ejemplo de costos indirectos de fabricación fijos. Los costos indirectos de fabricación mixtos no son totalmente fijos ni totalmente variables en su naturaleza. Estos deben separarse de componentes fijos y variables para propósitos de planeación y control. Los arrendamientos de camionetas para la fábrica y el servicio telefónico de fábrica y los salarios de los supervisores y de los inspectores de fábrica son ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos.
2.3.3 ANÁLISIS DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN SUBAPLICADOS O SOBREAPLICADOS La diferencia entre los costos indirectos de fabricación aplicados y los costos indirectos de fabricación reales debe analizarse para determinar la causa que lo originó. La diferencia o variación puede separarse en las siguientes categorías: Variación precio: Surge cuando una empresa gasta más o gasta menos en los costos indirectos de fabricación que lo previsto. Por ejemplo, un aumento inesperado en el precio de los materiales indirectos incrementaría el total de costos indirectos de fabricación variables, Mientras que un aumento inesperado en el precio del seguro de fábrica incrementaría el total de costos indirectos de fabricación fijos. Variación eficiencia: Surge cuando los trabajadores son más o son menos eficientes que lo planeado. Es decir, los trabajadores pueden tomar más tiempo que el esperado para generar producción. Por consiguiente, el equipo (por ejemplo) utilizado para producir las unidades debe funcionar más tiempo de lo que debería funcionar, lo cual aumentará el total de costos indirectos de fabricación porque se gastará innecesariamente más combustible y otros costos relacionados con el equipo. Variación volumen de producción: Surge cuando el nivel de actividad utilizado para calcular la tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos de fabricación es diferente del nivel de producción realmente logrado. La variación volumen de producción constituye un fenómeno de los costos indirectos de fabricación fijos que resulta de tener que aplicar los costos indirectos de fabricación fijos a la producción como si fueran un costo variable con el objeto de determinar un costo del producto. Por ejemplo, cuando la producción real es menor que la actividad denominador, los costos indirectos de fabricación serán subaplicados. Continuando con el ejemplo de la Compañía santa, el presupuesto rígido preparado para 19x2 proyectaba un total de costos indirectos de fabricación de $1 000 000.00. Los costos indirectos de fabricación reales para 19x2 fueron $870 000.00. Parece que los costos indirectos de fabricación de la Compañía Santa fueron $130 000.00 (1 000 000 - 870 000) menos que lo esperado. Con base en esta comparación se concluye que la Compañía ahorró $130 000.00 en los costos indirectos de fabricación. El defecto principal de este análisis radica en que los costos indirectos de fabricación se compararon con un presupuesto rígido cuando deberían haberse comparado con un presupuesto flexible. Un presupuesto rígido muestra los costos indirectos de fabricación proyectados a un solo nivel de actividad. Cuando la producción real difiere de la producción estimada, se debe preparar un presupuesto flexible. El presupuesto flexible muestra los costos previstos a diferentes niveles de actividad. Lo anterior elimina los problemas inherentes asociados al tratar de comparar
dos niveles diferentes de actividad, actividad real versus presupuesto rígido de actividad. El presupuesto flexible para la Compañía Santa, basado en 200 000 unidades de producción real (en vez de 250 000 unidades de producción planeada como base de actividad) para 19x2 aparece en el cuadro siguiente. Obsérvese que en el presupuesto flexible de la Compañía Santa solamente el total de costos variables cambió a medida que el volumen de producción cambió a partir de 250 000 unidades y que los costos fijos totales permanecieron constantes. Lo anterior guarda armonía con la forma como los costos variables (el total de costos variables variará en proporción directa con los cambios en el volumen de producción) y los costos fijos (el total de costos fijos permanecerá constante a medida que el volumen de producción cambia) reacciona con los cambios en la actividad productiva. Ahora no resulta diferencia alguna cuando se comparan los costos indirectos de producción reales de $870 000.00 (del cuadro anterior) con los costos indirectos de fabricación del presupuesto flexible de $870 000.00 (del cuadro siguiente). Si no existe diferencia entre los costos indirectos de fabricación reales y los costos indirectos del presupuesto flexible, ¿por qué existe una diferencia de $70 000.00 entre los costos indirectos de producción aplicados ($800 000.00) y los costos indirectos de fabricación reales ($870 000.00)?. La diferencia en este ejemplo se relaciona solamente con la aplicación de los costos indirectos de fabricación fijos. Cuando se preparó la tasa estimada de costos indirectos de fabricación para la Compañía Santa, ésta se basó en 500 000 horas presupuestadas de mano de obra directa y las horas de mano de obra fueron solamente 400 000. Así, la Compañía Santa utilizó 100 000 horas de mano de obra directa menos que lo estimado; por lo tanto, los costos indirectos de fabricación fijos se subaplicaron en $70 000.00 (100 000 horas de mano de obra directa * la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación fijos de $0.70). A esta diferencia se le llama comúnmente variación volumen de producción o denominador porque surge cuando el nivel de actividad presupuestado empleado para calcular la tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos de fabricación difiere del nivel de actividad realmente alcanzado en el período.
2.3.4 CONTABILIZACIÓN DE LA DIFERENCIA ENTRE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN APLICADOS Y REALES La cantidad de costos indirectos de fabricación aplicados durante un período muy rara vez será igual a la de los costos indirectos de fabricación realmente incurridos, porque la tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos de fabricación se basa en un numerador estimado (costos indirectos de fabricación) y en un denominador estimado (capacidad productiva). Las diferencias pequeñas se tratan por lo general como un costo del período mediante un ajuste a costo de los artículos vendidos. Las diferencias significativas deben prorratearse a inventario de trabajo en proceso, inventario de artículos terminados y costo de artículos vendidos, en proporción al saldo de costos indirectos de fabricación no ajustado en cada cuenta. El objetivo es el de asignar los costos indirectos de fabricación subaplicados o sobreaplicados a esas cuentas que se encontraban distorsionadas mediante el uso de una tasa de aplicación que probó ser incorrecta y de ese modo ajustar sus saldos finales a lo que aproximadamente deberían haber sido, de haberse empleado la tasa correcta de aplicación. Cuando se utiliza el sistema de costos por órdenes, los costos indirectos de fabricación aplicados a cada orden se deben también ajustar. Bajo un sistema de costos por procesos, los costos indirectos de fabricación asignados a cada departamento se deben ajustar. Ejemplo de una empresa, supóngase la siguiente información adicional: (1) $720 000.00 / $800 000.00 = 90% (2) 80 000.00 / 800 000.00 = 10% Para prorratear los $70 000.00 de costos indirectos de fabricación subaplicado, se haría el siguiente asiento para la Compañía Santa: Distribución de las cuentas de costos indirectos para propósitos de costeo de productos. La determinación del costo de los productos fabricados implica la asignación de todos los CI incurridos durante un período a los productos fabricados durante ese período. Puesto que la producción pasa físicamente sólo por departamentos de producción, y no por los departamentos de servicios, todos los CI deben asignarse a los departamentos de producción para propósitos del costo de los productos. Distribución de costos indirectos. Al proceso de realizar la distribución de costos entre las áreas productivas y de servicio, se le conoce con el nombre de prorrateo primario. Junto con el problema del prorrateo primario, la organización se enfrenta al de distribuir los costos de los departamentos de servicio entre los departamentos o áreas que se benefician con dichos servicios, lo que se conoce con el nombre de prorrateo secundario.
No es tarea fácil llevar a cabo ambas distribuciones o asignaciones de costos, sobre todo cuando se implanta en la empresa la contabilidad por áreas de responsabilidad, la que descansa en la división entre partidas controlables para fines de la evaluación de la actuación de cada área, de donde resulta un reto muy interesante la implantación de este sistema contable, que trae consigo la necesidad de establecer criterios claros y correctos en la distribución de los costos para evitar que el espíritu de este sistema de información se diluya. Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de actuación como partidas no controlables, porque se supone que el responsable del área no decidió la forma de la distribución y utilización de cierto servicio. Costeo real contra costeo normal de costos indirectos de fabricación. En un sistema de costos reales, los costos del producto se registran solamente cuando ellos incurren. Esta técnica es aceptada por lo general para el registro de los materiales directos y la mano de obra directa porque se pueden asociar fácilmente a las órdenes específicas (costeo por órdenes de trabajo) o a los departamentos (costeo por procesos). Los costos indirectos, por tratarse del elemento indirecto del costo del producto, no se pueden asociar fácil o convenientemente a una orden específica o departamento. Bajo el costeo normal, los costos se acumulan a medida que ellos incurren, con una excepción: Los costos indirectos se aplican con base en producciones reales (horas, unidades) multiplicadas por una tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos. Este procedimiento es necesario porque los costos indirectos no se incurren uniformemente durante el periodo. Para calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos para un periodo, el nivel estimado de producción (el denominador de la tasa predeterminada) correspondiente al periodo siguiente constituye una consideración importante porque los costos indirectos de fabricación totales son una combinación de variables, fijos y mixtos.
2.3.5 ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS PRESUPUESTADOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS A LOS DEPARTAMENTOS DE PRODUCCIÓN. Como los departamentos de producción se benefician directamente de los departamentos de servicios, el total de los costos presupuestados para operar los departamentos de servicios se deben asignar a los departamentos de producción. Una vez que el total de los costos presupuestados de los departamentos de servicios hayan sido asignados a los departamentos de producción, se puede calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación para cada departamento de producción. Una vez que se haya determinado una base para la asignación, se debe escoger un método de asignación. Los siguientes métodos se utilizan comúnmente para asignar el total de de costos presupuestados de los departamentos de servicios a los departamentos de servicios a los departamentos de producción. 1. Método directo. 2. Método escalonado. 3. Método algebraico. Analizaremos estos métodos partiendo de los siguientes datos de una compañía manufacturera sobre el total de costos indirectos presupuestados. Método directo. El total de los costos presupuestados de los departamentos de servicios se asigna directamente a los departamentos de producción, desconociendo cualquier servicio prestado por un departamento de servicio a otro. Método escalonado. Este método si tiene en cuenta los servicios que un departamento de servicios presta a otro y primero se asignan los costos de aquel departamento de servicios que presta servicios a un mayor número de otros departamentos de servicios y así sucesivamente. En este caso supondremos que el departamento de mantenimiento presta servicios al de transporte. La tasa de aplicación de los costos indirectos se determina igual que para el método directo. Método algebraico. Por este método los servicios recíprocos que se prestan los diferentes departamentos de servicios se tienen en cuenta, algo que no se logra con los demás métodos, por lo que se presenta como el más preciso de los tres cuando los departamentos de servicios se prestan servicios mutuamente. Como se ve en la tabla la columna que representa los servicios provistos por el departamento X no incluye los m2 del departamento X, puesto que todos los costos presupuestados de este departamento se van a asignar a los otros departamentos, lo mismo ocurre con las horas de mano de obra estimadas del departamento Y.
Los porcentajes de servicios provistos por un departamento de servicio a otro se pueden determinar: El costo presupuestado total que se va a asignar al departamento X es igual a 10 000.00 más el 20 % del costo del departamento Y. X = 10 000.00 + 0.20Y. El costo presupuestado total que se va a asignar al departamento Y es igual a 7 500.00 11.11 % del costo del departamento X. Y = 7 500.00 + 0.1111X. Resolviendo el sistema de ecuaciones: Y = 7 500.00 + 0.1111 (10 000.00 + 0.20Y). Y = 8 807. X = 10 000 + 0.20 (8 807) X = 11 761. Las tasas de aplicación de los costos indirectos se determinan igual que en los métodos anteriores. Siguiendo el ejemplo de la Empresa de Calzado procederemos a la distribución de los gastos indirectos entre los departamento productivos. Método escalonado. Distribución de gastos: Las bases parar la distribución serán: Dpto Transporte: Kilómetros Dpto Mtto: Horas máquinas El Dpto que presta servicio al mayor número de Dpto es el de transporte. 1- 3 989.07 / 350 = 11.40 * 180 = 2 052.00 Corte * 120 = 1 368.00 Acabado
* 50 = 569.07 Mtto
3 989.07 2- 7 747.20 / 3 200 = 2.421 * 2 000.00 = 4 842.00 Corte * 1 200.00 = 2 905.20 Acabado
7 747.20 3- Corte: 17 144 / 1 920 = 8.93 Acabado: 9 473.20 / 1 900 = 4.99
2.4 ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS El estado de costos de producción y ventas es un documento financiero que muestra detalladamente el costo de la producción terminada y el costo de los artículos vendidos de una empresa de transformación, durante el período de costos. Por su naturaleza es dinámica. Contenido del estado de costos de producción y ventas a-) Encabezado, debe de contener la siguiente información 1234-
Nombre de la compañía Mención de ser un estado de costos de producción y ventas Período que comprende Unidad monetaria
b-) Cuerpo del documento, cuya estructura comprende tres capítulos: 1- Costo de las materias primas directas 2- Costo de la producción terminada 3- Costo de los artículos vendidos c-) Firmas Alesca,S.A. Estado de costos de producción y ventas Del 1 de enero al 31 de diciembre de 20XX
Mas: Igual: Menos: Igual: Menos: Igual: Mas:
Igual: Más:
Inventario inicial de materias primas $17 500 Costo de materias primas recibidas 28 000 Materias primas en disponibilidad 45 500 Inventario final de materias primas 12 600 Total de materias primas utilizadas 32 900 Costo de materias primas indirectas utilizadas 4 900 Costo de materias primas directas utilizadas 28 000 Mano de obra directa utilizada 10 500 Total mano de obra $12 600 Menos mano de obra indirecta 2 100 Costo primo 38 500 Cargos directos 11 900 - Materia prima indirecta 4 900 - Mano de obra indirecta 2 100 - Diversas erogaciones fabriles 1 400
- Depreciaciones fabriles - Amortizaciones fabriles Igual: Costo de la producción procesada Más: Inventario inicial de producción en proceso Igual: Producción en proceso en disponibilidad Menos: Inventario final de producción en proceso Igual: Costo de la producción terminada Más: Inventario inicial de artículos terminados Igual: Artículos terminados en disponibilidad Menos: Inventario final de artículos terminados Igual: Costo de los artículos vendidos
3 500 0 50 400 11 900 62 300 16 800 45 500 21 000 66 500 24 500 42 000
III. SISTEMAS DE COSTOS HISTORICOS 3.1 ÓRDENES DE PRODUCCIÓN El maestro C.P. Armando Ortega Pérez de León menciona en su libro de Contabilidad de Costos, que sistemas de costos, en lo referente a la función de producción, son: el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles efectuadas. Una vez que se conoce el concepto de sistemas de costos, diremos que cada empresa debe diseñar, desarrollar e implantar su sistema de información de costos, de acuerdo con sus características operativas y necesarias de información, considerando tres aspectos importantes: I. Características de producción de la industria II. El método de costeo III. El momento en que se determina el costo
Desde el punto el punto de vista, la producción de cualquier industria asume dos aspectos diferentes el sistema de costos por órdenes de producción y por procesos. El sistema de costeo por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MP y MO) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción. Este método es el que usan la mayoría de las empresas que manejan por lotes, con algunos cambios en cuanto a sus unidades producidas, que fabrican productos sobre pedido y también en las cuales se puede separar el costo del material directo y la mano de obra en cada orden., como ejemplo podemos poner a las empresas que realizan muebles, herramientas, ensambladoras etc. En si los productos que son producidos por lotes, este
método tiene varias características, la principal de ellas es que permite separar los elementos del costo para cada orden terminada o en proceso. Otra característica es que para iniciar cualquier actividad productiva mediante este procedimiento se debe emitir una “orden de producción” para los departamentos productivos en la cual lleva la cantidad de productos que pidió un cliente o la disponibilidad de mercancía que existe, esto es para tener un buen control sobre la producción. Finalmente, en la orden de producción se lleva un conteo de las materias primas, mano de obra y gastos indirectos que se utilizaron en esa orden para sacar un costo unitario del producto de esa orden en especifico, para así poder tener datos concisos y totales. Este proceso tiene tanto ventajas como desventajas, entre los aspectos positivos vemos que nos da a conocer detalladamente el costo de cada orden de producción, así como también nos sirve para saber el valor de lo que está en proceso, también nos sirve para controlar operaciones que son de distintos productos, por ejemplo una embotelladora de distintos tamaños, una perfumería, etc. Así como tiene aspectos buenos, este método también tiene su lado malo, por su laboriosidad requiere de un mayor tiempo y estudio, y los resultados pueden no estar a tiempo.
Sistema de costos por órdenes de producción Se establece este sistema cuando la producción tiene un carácter interrumpido, lotificado, diversificado, que responda a órdenes e instrucciones concretas y específicas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar a los mismos. Por lo consiguiente, para controlar cada partida de artículos se requiere de la emisión de una orden de producción en la que se acumulen los tres elementos del costo de producción. Por su parte el costo unitario de producción se obtiene al dividir el costo de total de producción entre el total de unidades producidas en cada orden. Sistema de costos por procesos Se establece este sistema cuando la producción se desarrolla en forma continúa e ininterrumpida, mediante una afluencia constante de materiales a los centros de costos productivos. La manufactura se realiza en grandes volúmenes de productos similares, a través de una serie de etapas de producción llamadas procesos. Los costos de producción se acumulan para un período específico por departamento, proceso o centro de costos. La asignación de costos a un departamento es sólo un paso intermedio, pues el objetivo último es determinar el costo unitario total de producción.
3.1.1 COSTEO POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN Los sistemas contables de costos de producción de las industrias de transformación. Dichas industrias por su forma de producir, las podemos dividir en dos grupos: a. Los que producen por medio de ensamble o yuxtaposición de varias partes, hasta llegar a la unidad completa que se considera como un producto manufacturado. Ejemplo: industria mueblara, industria de calzado, ensambles de automóviles, etc. Estas industrias trabajan a base de órdenes de producción, en este sistema se expide una orden numerada para la fabricación de determinada fabricación de productos, en la cual se van acumulando los materiales utilizados, la mano de obra directa y los gastos indirectos correspondientes, esta orden es expedida por el jefe responsable de la producción o superintendente, para ser cumplida en su oportunidad por los departamentos respectivos. En algunos casos la orden expedida sólo indica las características de producción, así como las cantidades y calidades de los materiales, etc., sin acumularse en la misma los elementos del costo incurrido, los que se manejan en la “hoja de costos” especiales para cada orden numeración y con los datos extractados; en estas hojas se llevan de forma analítica los cargos por los elementos del costo y los traspasos al almacén por las unidades terminadas. El sistema de órdenes de producción es aplicado en aquellas industrias que producen unidades perfectamente bien identificable durante el proceso de transformación, siendo posible localizar los elementos del costo primo (materia prima directa, mano de obra directa) que corresponda a cada unidad y por lo tanto a cada orden. En las industrias ensambladoras, las órdenes de producción se subdividen en: Órdenes de producción de partes Órdenes de producción de sub-ensambles Órdenes de producción de ensambles
Por lo tanto el costo de producción de un artículo estaría formado por: el costo de las partes, el costo de sub-ensambles y el costo del ensamble final, que es donde se encuentran los costos anteriores.
Ventajas del sistema: Da a conocer con detalle el costo de producción de cada artículo. Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores Puede saberse que órdenes han dejado utilidad y cuáles pérdida Se conoce la producción en proceso sin necesidad de estimarla, en cantidad y costo. Desventajas del sistema: Su costo de operación es alto debido a la gran labor que se requiere para obtener todos los datos de forma detallada, mismos que deben aplicarse a cada orden de producción. En virtud de que la labor es grande se requiere mayor tiempo para obtener los costos, razón por la cual los datos que se proporcionan, casi siempre resultan extemporáneos. Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total se obtiene hasta terminada la orden. Sistema de costos por clases Este sistema es una forma condensada del procedimiento “Órdenes de producción”, debiendo entenderse por clase un grupo de productos similares en cuanto a su forma de elaboración, presentación y costo. Se utiliza en industrias que producen múltiples artículos catalogados por clases, líneas etc., teniendo la ventaja que economiza tiempo y gastos de operación contable, aprovechando el agrupamiento para calcular el costo por cada clase en vez de hacerlo por cada producto. Por lo tanto, para calcular el costo unitario, basta dividir el costo total de la clase entre la cantidad producida de la misma clase. Así por ejemplo, si tenemos tres clases agrupando 6 productos en cada una, los costos que se obtendrán serán de tres clases en lugar de calcular los costos de 18 productos. De la atinada clasificación de los productos depende la relativa exactitud del cómputo unitario.
3.1.2 ÓRDENES DAÑADAS, DEFECTUOSAS, MATERIAL DE DESECHO Y DESPERDICIO Órdenes Dañadas Se refiere a unidades que no cumplen con los estándares o requisitos establecidos por el departamento de producción y generalmente se venden a un precio más bajo o se descartan totalmente dependiendo del estado del daño. Por ejemplo, si se realiza un mal corte de la tela o pegado es posible que no sea recibido por el cliente y no puede mejorarse. Un buen sistema de contabilidad de costos permite registrar el costo de las unidades dañadas, debe suministrar a la gerencia información justa para determinar la naturaleza y causa del daño. La gerencia debe determinar un proceso de producción eficiente que disminuya al mínimo el deterioro o pérdidas por daño de unidades, el daño generalmente es considerado como normal o anormal. El daño que se genera aún teniendo un proceso de producción eficiente se denomina como deterioro normal y los costos relacionados se consideran inevitables cuando se producen unidades buenas a las cuales se les imputa como costo del producto. Esto se puede explicar de la siguiente forma: es casi imposible obtener una producción perfecta del 100% de los productos, la gerencia puede considerar como normal una tasa de deterioro del 5% en vez de planear la perfección. Para su registro existen dos métodos: I. ASIGNADOS A TODAS LAS ÓRDENES DE TRABAJO Éste método calcula un estimado del costo del deterioro normal (costo del deterioro normal menos cualquier valor residual estimado) y se incluye como parte de la tasa para la aplicación de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un daño normal el costo de las unidades se deduce del inventario de productos en proceso, ya que se ha contabilizado inicialmente como parte de la tasa de aplicación para los costos indirectos de fabricación aplicados. Al terminar la producción de las órdenes y una vez determinada las unidades dañadas se debe registrar como inventario de unidades dañadas el valor que se espera recuperar y la diferencia como control Costos Indirecto de Fabricación puesto que inicialmente se consideraron como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación. II. ASIGNADOS A CADA ORDEN DE TRABAJO Éste método no incluye el deterioro normal como parte de la tasa para la aplicación de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un daño normal se deduce del inventario de productos en proceso el costo de las unidades dañadas.
Este método en la contabilización excluye el control CIF debido a que el deterioro normal no fue incorporado como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación llevando el costo total al inventario de unidades dañadas. El primer método es apropiado cuando la gerencia considera el deterioro normal como inevitable en el proceso de producción y por lo tanto espera que resulten unidades dañadas en todas las órdenes de trabajo, el segundo método aplica cuando la gerencia espera que el deterioro se presente únicamente en algunas órdenes de trabajo. El exceso del daño considerado como normal para el proceso de producción se denomina deterioro normal. Este deterioro puede ser controlable por el personal de producción y su presencia es producto de las operaciones ineficientes, a diferencia del deterioro normal éste no se prevé y no se considera como parte de los costos de producción, el costo total de las unidades dañadas anormales se deduce de la cuenta de inventario de trabajo en proceso, el costo o las unidades que se consideran pueden venderse aunque a menor costo de lo normal se registran en el inventario de unidades dañadas, la diferencia se registra en los resultados como otros gastos por deterioro anormal. El costo de las unidades dañadas considerado como anormal se debe de contabilizar en una cuenta de resultados (otros gastos), el residuo de lo que se considera se puede recuperar es registrado en la cuenta de inventario de unidades dañadas y debe realizarse un crédito a la cuenta de producción en proceso. Formato de informe de unidades dañadas
Unidades defectuosas Se refiere a unidades que no cumplen con los estándares o requisitos establecidos por el departamento de producción y generalmente se venden a un precio más bajo o se descartan totalmente dependiendo del estado del daño. Por ejemplo, si se realiza un mal corte de la tela o pegado es posible que no sea recibido por el cliente y no puede mejorarse. Un buen sistema de contabilidad de costos permite registrar el costo de las unidades dañadas, debe suministrar a la gerencia información justa para determinar la naturaleza y causa del daño. La gerencia debe determinar un proceso de producción eficiente que disminuya al mínimo el deterioro o pérdidas por daño de unidades, el daño generalmente es considerado como normal o anormal. El daño que se genera aún teniendo un proceso de producción eficiente se denomina como deterioro normal y los costos relacionados se consideran inevitables cuando se producen unidades buenas a las cuales se les imputa como costo del producto. Esto se puede explicar de la siguiente forma: es casi imposible obtener una producción perfecta del 100% de los productos, la gerencia puede considerar como normal una tasa de deterioro del 5% en vez de planear la perfección. Para su registro existen dos métodos: I. ASIGNADOS A TODAS LAS ÓRDENES DE TRABAJO: Éste método calcula un estimado del costo del deterioro normal (costo del deterioro normal menos cualquier valor residual estimado) y se incluye como parte de la tasa para la aplicación de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un daño normal el costo de las unidades se deduce del inventario de productos en proceso, ya que se ha contabilizado inicialmente como parte de la tasa de aplicación para los costos indirectos de fabricación aplicados. Al terminar la producción de las órdenes y una vez determinada las unidades dañadas se debe registrar como inventario de unidades dañadas el valor que se espera recuperar y la diferencia como control CIF puesto que inicialmente se consideraron como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación. II. ASIGNADOS A CADA ORDEN DE TRABAJO: Éste método no incluye el deterioro normal como parte de la tasa para la aplicación de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un daño normal se deduce del inventario de productos en proceso el costo de las unidades dañadas.
Este método en la contabilización excluye el control CIF debido a que el deterioro normal no fue incorporado como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación llevando el costo total al inventario de unidades dañadas. El primer método es apropiado cuando la gerencia considera el deterioro normal como inevitable en el proceso de producción y por lo tanto espera que resulten unidades dañadas en todas las órdenes de trabajo, el segundo método aplica cuando la gerencia espera que el deterioro se presente únicamente en algunas órdenes de trabajo. El exceso del daño considerado como normal para el proceso de producción se denomina deterioro normal. Este deterioro puede ser controlable por el personal de producción y su presencia es producto de las operaciones ineficientes, a diferencia del deterioro normal éste no se prevé y no se considera como parte de los costos de producción, el costo total de las unidades dañadas anormales se deduce de la cuenta de inventario de trabajo en proceso, el costo o las unidades que se consideran pueden venderse aunque a menor costo de lo normal se registran en el inventario de unidades dañadas, la diferencia se registra en los resultados como otros gastos por deterioro anormal. El costo de las unidades dañadas considerado como anormal se debe de contabilizar en una cuenta de resultados (otros gastos), el residuo de lo que se considera se puede recuperar es registrado en la cuenta de inventario de unidades dañadas y debe realizarse un crédito a la cuenta de producción en proceso. Formato de informe de unidades dañadas
Son fragmentos o remanentes del material que queda después de efectuar ciertas operaciones de fabricación o de haberse terminado algunos tratamientos y que tienen un valor monetario o de uso. Son en cada caso una clase de materia prima que puede venderse en mercado libre y puede utilizarse a su vez como materia prima en las operaciones de fabricación o bien como suministro en otra fábrica.
El desecho (recortes, pedacería, fragmentos, etc.) por lo general se produce en las industrias que trabajan metales, en las operaciones de cortar, taladrar, perforar, tornear, etc. en las fábricas que trabajan madera, cuando esta se corta, se cepilla, se talla, etc. en las industrias que trabajan cueros o pieles y en la industrias textiles. El desecho legítimo es el que se determina previamente o se espera que se produzca cuando se calculan los costos, por ejemplo; sobrantes de las fundiciones. El desecho administrativo es el resultante de la obsolescencia de los modelos, porque la gerencia desea retirar el artículo de la venta o por alguna otra razón. El desecho por defectos del producto es resultante de la mala calidad de los materiales, mano de obra u otra causa que hace imposible vender el producto. El costo de los materiales usados en la producción es afectado por el desecho producido y por la forma de tratar éste en los libros, no existe ningún método específico para tratar el desecho, puede venderse o usarse otra vez como materia prima o como suministro. Teóricamente, el valor que debe darse al desecho es el costo, pero puesto que esto es prácticamente imposible en la mayoría de los casos, un método adecuado es el de valuar el desecho recuperado a su valor bruto o a su valor vendible, según la importancia de los gastos que impliquen el almacenamiento y la venta del producto. Algunas empresas valúan el desecho al precio promedio de mercado, basándose en los precios cotizados durante varios períodos, con el fin de regular los costos de los diferentes períodos, este método aplica cuando lo precios de desechos fluctúan frecuentemente. Cuando el desecho no tiene un valor definido en el mercado, puede utilizarse un costo estimado para el desecho que vuelve a incorporarse en la producción. Usualmente el material de desecho es registrado mediante dos métodos: I. ASIGNADO A TODAS LAS ÓRDENES DE TRABAJO: El estimado por la venta de desechos es incluido como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, el registro de la venta de desecho reduce entonces los CIF debido a que fueron considerados como parte de ello. Como se expresa en el asiento de diario la venta de desecho reduce el control de CIF debido a que estos fueron considerados al aplicar los CIF. II. ASIGNADO A UNA ORDEN DE TRABAJO ESPECÍFICA: Los ingresos por la venta de desechos no son considerados en la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación. Éste método al momento de vender el desecho afecta directamente la producción en proceso de la orden en la cual se produjo.
En algunas Compañías en las que la cantidad de desecho y el valor del mismo es insignificante no se hace ningún asiento de diario hasta que el desecho se vende. En estas condiciones no se reducen los costos de producción y no se registra en libros el valor del desecho.
Desperdicio Es el resultado de operaciones de fabricación y puede producirse en las siguientes condiciones: fragmentos o restos de materias primas sobrantes, como en el caso del desecho, pero que no puede venderse en el mercado o utilizarse de alguna manera, desaparición de una materia prima básica en el proceso de fabricación en forma de vapor, polvo, humo, etc. Para el registro del desperdicio existen dos métodos: DESPERDICIO ASIGNADO A TODAS LAS ÓRDENES DE TRABAJO: Es incluido como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación. Se prevé con anticipación el costo del material de desperdicio y se lleva a la cuenta de control de CIF contra cuenta por pagar. DESPERDICIO ASIGNADO A UNA ORDEN DE TRABAJO ESPECÍFICA: A diferencia del primer método no es incluido como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación y es cargado directamente a la orden de trabajo.
El costo de descartar material de desperdicio, es bajo cuando se compara con el costo total de la producción, sin embargo, este genera gastos administrativos significativos. Por ejemplo, material tóxico requiere de empaque especial antes de eliminarlo. El desperdicio invisible es la desaparición del elemento material y a menudo es un problema más complicado que el desperdicio que sí se puede medir, por la razón de que dicho desperdicio no es siempre constante y puede representar un porcentaje bastante definido del total del material en un período de producción dado y en cambio en otro período puede fluctuar mucho. Una atención especial al desperdicio invisible conduce a menudo a la gerencia a perfeccionar las operaciones de fabricación. Cuando una Compañía tiene problemas de desperdicio invisible puede establecer un porcentaje de desperdicio para utilizarlo en los cálculos de los costos o como una unidad para medir la eficiencia de operación, este porcentaje de desperdicio solo puede establecerse después de un período de pruebas hechas lo mejor posible, no pueden medirse o contarse de ninguna otra manera, estas pruebas incluyen seguir una cantidad concreta de la materia prima básica desde el estado bruto de la misma hasta el primer proceso de transformación, llevar una cuenta detallada de los materiales utilizados, obtener registros exactos y reales de la producción, anotar y clasificar el inventario de desperdicio visible en existencia y establecer así el porcentaje de desperdicio que ha desaparecido. El efecto en los costos, es que aumenta el costo unitario de producción, debido que el costo total se distribuye entre un número menor de unidades producidas. La práctica usual es la de incluir en el costo directo el valor perdido de los materiales desechados en un proceso dado. Esto significa la absorción en el costo de las unidades de productos acabados de todo el material, mano de obra y CIF menos el posible valor de venta. Formato de informe de desperdicio
3.2 PROCESOS El sistema de costos por procesos establece cuando los productos son similares y se elaboran masivamente en forma continua e interrumpida a través de una serie de etapas de producción llamadas procesos. Los costos de producción se acumulan para un período específico por departamentos, procesos o centros de costos. La asignación de costos en un departamento productivo es solo un paso intermedio, pues el objetivo final es determinar el costo unitario total de producción. Un producto en un ciclo de elaboración fluye a través de dos o más centros de costos productivos que realizan diferentes procesos, antes de que llegue al almacén de artículos terminados. Los costos de materia prima directa, mano de obra directa y cargos indirectos incurridos, en un periodo de costos, se cargan a la cuenta de producción en procesos y se direccionan hacia el centro de costo productivo. Así los costos incurridos por la producción terminada de un centro de costo productivo son transferidos al centro de costo productivo siguiente. La producción terminada de un centro de costos productivo se convierte en materia prima o semiproducto del siguiente, y así sucesivamente hasta que se convierte en artículo terminado. El costo unitario se incrementa a medida que los artículos fluyen a través de los centros de costos productivos.
Proceso A M,P.D M.O.D Cargos Ind.
Proceso B
Proceso C
Almacén de Artículos lo vendido terminados
Costo de
De acuerdo a la clasificación de la industria de transformación, y considerando los procedimientos generales de elaboración se divide a este grupo de industrias en dos clases: 1a Las que obtienen un producto perfectamente identificable a través de su transformación o ensamble, pudiéndose precisar los elementos del costo primo (materiales y mano de obra). 2 a Las que laboran sujetándose los materiales a una serie de procesos continuos, concibiéndose la producción como una corriente constante de transformación de esos materiales en la cual no es posible identificar cada unidad ni sus elementos básicos. Estos dos tipos de industrias de transformación dieron origen a los procedimientos de los costos. Desde el punto de vista contable, el problema fundamental de los costos por procesos estriba en la valorización de la producción transferida a otro proceso o terminada y la que queda como inventario en proceso, situación que no existe en el sistema de costos por ordenes de producción en la cual. Cada orden nos proporciona su propio costo y por lo mismo, estamos en condiciones de conocer con exactitud el valor de la producción terminada y el valor de la producción inconclusa. Base del procedimiento Los costos por proceso descansan en la teoría de los costos promedios correspondientes al volumen de producción. Los costos se acumulan por procesos o departamentos; el volumen de producción se registra diario, semanal, quincenal o mensualmente lo que cada proceso recibe y se entrega. Si hay existencias en procesos se calcula su equivalente (unidades terminadas más equivalentes en términos de terminadas de lo que existe en proceso). El volumen de producción indica la masa que ha sido puesta en proceso durante cierto periodo. Producción Equivalente La producción equivalente es la cantidad de unidades que se dan por acabadas en cada proceso, teniendo en cuanta la base del trabajo en que se encuentran con relación a su
terminación, así por ejemplo si existen 100 unidades al 50% de su acabado, equivalen a 50 unidades terminadas para fines de su valorización. Generalmente se busca un equivalente para los tres factores: materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación; pero en ciertas ocasiones la materia prima puede estar totalmente suministrada y solo es necesario encontrar la equivalencia para el costo de conversión.
3.2.1 CARACTERÍSTICAS Este sistema se emplea en aquellas industrias cuya producción es continua y en masa, existiendo uno o varios procesos para la transformación de la materia. Se cargan los elementos del costo correspondientes a un periodo determinado al proceso o procesos que existían, y en el caso de que toda la producción se inicie y termine en dicho periodo, el costo unitario se obtendrá: costo total acumulado dividido entre las unidades producidas. En el caso de quedar producción en proceso al final del periodo, es necesario estimar la fase en que se encuentra dicha producción, esto es, se calcula la equivalencia a unidades terminadas para poder valorizar toda la producción, como producto acabado. Las empresas que trabajan en base a procesos, miden lo que producen en unidades: kilos, litros, metros, etc. Este sistema es aplicable en aquellas industrias cuyos productos terminados requieren generalmente de largos procesos, pasando de un departamento a otro y corresponden a productos uniformes o más o menos similares. El énfasis principal está en la función tiempo y luego en el producto en sí para determinar el costo unitario, dividiendo el costo de producción del período entre el número de unidades procesadas. Según el tipo de productos a fabricarse, los costos pasan por los diferentes centros o departamentos en forma permanente; así por ejemplo, en la industria harinera, mientras por un extremo de la producción está ingresando el trigo para la primera etapa de lavado, en el departamento de secado, se está procesando la parte ya lavada; en el departamento de molienda se trata el trigo ya secado y en el departamento de tamizado se recibe el producto proveniente del molino, todo ello en una secuencia permanente hasta obtener la harina como producto terminado en el otro extremo de la producción. En condiciones normales de trabajo, en todos o casi todos los departamentos, existirán durante el período, inventarios de productos en proceso y la misma situación podrá presentarse al final de cualquier período, salvo que se hubiera planificado en otra forma. El sistema de procesos de varios productos que son elaborados en forma independiente unos de otros, ya sea desde el inicio de la producción o desde un punto llamado punto de separación, recibe el nombre de procesos paralelos, que son generalmente secuenciales en relación al mismo producto. Es decir que la producción de un departamento continúa en el siguiente y así sucesivamente hasta su terminación.
FLUJO DE LOS COSTOS EN PROCESO En el sistema de procesos continuos existe una secuencia y los costos son obtenidos en forma de departamento. De este modo, el segundo, tercero y cuarto departamento, recibe el costo de las unidades semiterminadas del departamento anterior y le añade sus propios costos, antes de transferir al siguiente y así sucesivamente hasta que el producto esté completamente terminado el gráfico nos muestra el flujo físico de un producto.
Dependiendo del tipo de producto y las técnicas de fabricación, los materiales pueden ingresar en todos los procesos o solo en algunos, generalmente el primero y el último, mientras que el costo de conversión, es parte del costo de todos y cada uno de los procesos o departamentos. Por tanto, son importantes; la identificación del centro de producción, la cantidad de unidades producidas en cada uno de ellos, el costo total acumulado de cada centro, el cómputo del costo unitario por departamento y el costo total por unidad. A manera de ejemplo: un producto X que sigue una secuencia de producción en tres departamentos, denominados 1º, 2º y 3º, en que los materiales ingresan en el primero y último departamento, tendremos el flujo de cuentas que se muestra en la figura.
Ejemplo numérico: Para facilitar la comprensión del flujo de costo por procesos, tomaremos un ejemplo sencillo, similar al mostrado en el diagrama de la figura 9.2. El producto X es elaborado a través de tres departamentos: Mezclado, Cocción y Envase, con los siguientes valores.
COMPUTO DEL COSTO UNITARIO.Para la determinación del costo unitario de un producto, se deberá seguir los siguientes pasos: 1. Acumular en forma independiente los costos por cada departamento o Centro de Costos (*). 2. Determinación de la producción en término de unidades en el mismo departamento. 3. División del costo total del departamento obtenido en el paso 1 entre el número de unidades determinado en el paso 2. 4. Acumulación de los costos de todos los departamentos que intervinieron en la producción para obtener el costo unitario del producto terminado o equivalente. IDENTIFICACION Y ACUMULACION DE COSTOS Identificados los departamentos de producción y acumulados los costos como en el ejemplo anterior, tenemos que: para la producción del artículo X se han requerido los siguientes costos por departamento: Mezclado $ 56,000.00, cocción $ 55,000.00 y envases $ 22,000.00. Sin embargo, es necesario hacer notar que no todos los productos, siguen una secuencia lineal como en el ejemplo y que pueden presentarse muchas variaciones de acuerdo al tipo de producto y proceso de fabricación, debiendo por tanto identificarse los Centros de Costo que intervienen en cada producto específico para la respectiva acumulación del costo. DETERMINACION DE LA PRODUCCION EN TÉRMINO DE UNIDADES En todos los casos se supone que los productos son homogéneos en cada proceso. La determinación del número de unidades en el ejemplo anterior dio 500 unidades que van pasando de un departamento a otro sucesivamente, sin dejar ninguna unidad en inventario en proceso ni haber recibido tampoco ningún inventario en proceso al comienzo del período. En la mayoría de los casos, en la práctica, existen unidades en proceso, en uno o varios departamentos. En tal situación, se apelará al instrumento de cálculo de unidades equivalentes que explicaremos más adelante en este mismo capítulo, para determinar el valor de inventarios en proceso. DIVISION DEL COSTO TOTAL DEL DEPARTAMENTO Este paso consiste en la determinación del Costo unitario departamental mediante la división del Costo total entre el número de unidades en él producidas en el mismo
período. Según nuestro ejemplo, efectuados los cálculos, tenemos que los costos unitarios por departamentos son de $112.00 para el departamento de mezclado, $110.00 para el departamento de cocción y $ 44.00 para el departamento de envase. ACUMULACION DE LOS COSTOS DEPARTAMENTALES La suma de todos los costos unitarios departamentales, dan como resultado el costo unitario del producto terminado. En el ejemplo anterior tenemos: $ 112.00 más $ 110.00 más $ 44.00 igual $ 266.00 que es el costo total de cada unidad terminada del producto X. Los costos del departamento de producción precedente, correspondientes a las unidades transferidas al siguiente departamento, son recibidas en este último como costo básico, sobre el cual se acumulan los costos propios y así sucesivamente. LOS COSTOS UNITARIOS Y SU DETERMINACION Posiblemente el aspecto más importante dentro de un sistema de costo por proceso en la determinación de los costos unitarios de producción, tanto en la etapa de proceso como terminados en un momento dado. Este aspecto es importante desde el punto de vista de la necesidad de una buena información para el control y la toma de decisiones. Por lo expresado no se debe pensar que la determinación del costo, es el objetivo final de la contabilidad de costo, si no solamente es un medio instrumental para la planificación y el control. Cuando hablamos del cómputo de los costos unitarios en el ejemplo anterior, no se presentó complejidad alguna, por haber sido preparado con el objetivo de comprender el ciclo del sistema; ahora bien, sobre esa base profundizando un poco más encontramos que en los procesos productivos, existen situaciones más complejas cuando durante un período se presentan pérdidas o disminuciones en el proceso productivo y, cuando los productos quedan todavía en proceso al terminar el período. En la presente sección, analizaremos estos dos aspectos: - Pérdidas en el proceso productivo. - Valoración de inventarios en proceso e inventarios terminados. PERDIDAS EN EL PROCESO PRODUCTIVO En la mayoría de los procesos productivos, aparece una disminución de los insumos cuando estos llegan a convertirse en productos terminados, debido a muchos factores, tanto de la producción en sí, como por evaporación, mermas, desperdicios, etc., u otros factores atribuibles a fallas humanas. Si bien existen varias formas de clasificar estas pérdidas, simplificaremos esta clasificación en dos grandes grupos, uno llamado normal y otro anormal.
La pérdida normal responde generalmente al proceso en sí, como una merma, debida por ejemplo a la evaporación en un proceso de cocción, los desperdicios resultantes en los cortes de la tela, del metal, de la madera, etc. Si para fabricar una mesa se precisaran 20 pies de madera de un determinado espesor, el producto acabado, si se mide en pies sólo tendrá 18 pies y un espesor menor, no obstante que se ha aprovechado el material en la mejor forma posible. En igual forma de 1000 litros de materiales para la elaboración de pintura, se obtendrán solamente 800 litros de producto acabado por efecto de la condensación. Este tipo de pérdidas, previsto y planificado según la técnica de producción, o simplemente por la experiencia de la firma no presenta mayores dificultades, pues el costo unitario se obtendrá por la división del costo total entre las unidades resultantes. En forma similar, es también aceptado reconocer como normal, en ciertos productos un porcentaje mínimo de pérdida, aunque se deba a fallas humanas, pero cuando las pérdidas pasan de esos niveles previstos y esperados, el tratamiento será el de una pérdida o merma anormal. Los costos de las pérdidas normales no se toman en cuenta ni se calculan, y son absorbidas por la producción calificada como buena, pero sí se pueden establecer niveles de rendimiento de los insumos, o costos departamentales unitarios, cuando el producto resultante de cada departamento puede ser dispuesto en otra forma que no sea precisamente la continuación de la producción en las siguientes etapas. Tomemos el siguiente ejemplo:
3.2.1 CARACTERÍSTICAS. Ejemplo numérico Al iniciar el presente período, sé han recibido unidades en proceso de la gestión anterior correspondientes a 200 unidades parcialmente terminadas en 1/4 del proceso con un costo de materiales de $ 600.00 y un costo de conversión de $375 haciendo un total de inventario inicial de productos en proceso de $ 975.00 durante el presente período, se han terminado completamente 1,000 unidades, habiendo sido los insumos de $ 3,300.00 en materiales, $ 3,500.00 en mano de obra directa y $ 3,625.00 en otros costos de fabricación. Al terminar el período han quedado 300 unidades en proceso de elaboración y parcialmente terminadas en un tercio del proceso. El insumo de materiales de esta parte ha sido de $ 3.00 por cada unidad aún en proceso. En base a los datos anteriores tenemos:
Costo de conversión por unidad equivalente:
El movimiento de las cuentas respectivas será: (figura 9.6)
Es importante notar que el costo de conversión de un período no será igual al costo de conversión de otro período. En el ejemplo dado, el costo de conversión del período anterior fue de 375/50= $ 7.50, mientras que en el período actual es de solo $ 6, 785714. En la misma forma los materiales pueden ser diferentes en costo, no solamente de un período a otro, sino también en las diversas partidas, dentro de un mismo período. El método de inventario de Promedio Ponderado podrán ser empleados, bajo las mismas condiciones que se utilizan en la actividad general de la empresa, dependiendo su adopción, de la política de la gerencia. En forma general, cuando los precios de los insumos sufren frecuentes variaciones, tales como incremento en el valor de los materiales, Mano de Obra y Otros costos de fabricación, es importante el método de inventarios seleccionados y el control que se establezca Un simple análisis de separación da los costos de productos terminados, entre los que se recibieron de la gestión anterior parcialmente terminados y los que se iniciaron y terminaron en el presente período, se establece, en base al siguiente cálculo de costos, se analizarán los efectos en la determinación del precio de costo:
La aplicación del método de unidades equivalentes, pueden ser empleada ya sea para la producción total o para el traslado de los productos en proceso de un departamento a otro, o de un centro de costos a otro, dependiendo del tamaño de la empresa. La suma de saldos de productos en proceso de los departamentos, da como resultado al final del período el inventario de productos en proceso en términos monetarios. SITUACIONES POSIBLES PARA EL USO DE UNIDADES EQUIVALENTES Se pueden presentar cuatro siguientes situaciones: 1) No existen inventarios en proceso, ni al principio ni al final del período, luego las unidades terminadas y las unidades equivalentes son las mismas: U.E. = U. Terminadas. 2) No existen inventarios en proceso al principio del período, pero si al final del mismo: U.E.= T ( % ) f
3) No existen inventarios en proceso al final del período, pero sí al inicio de la gestión: U.E.= T - ( % ) i 4) Existen inventarios en proceso al principio y al final del período: U.E. = T( % ) i + ( % ) f TRATAMIENTOS DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO Los materiales directos, mano de obra directa y otros costos de fabricación, son tratados en la forma general de acuerdo a las normas de la contabilidad de costos. Se acumulan los mismos, por centros de costo o departamentos, para determinar el costo departamental y calcular el costo unitario por simple división de dicho total entre las unidades equivalentes. La utilización de costos predeterminados para los OCF, es recomendable por las ventajas que significa, pero no tiene tanta importancia como en el sistema de órdenes de trabajo. Sin embargo, en situaciones en que la producción no sea estable entre un mes y otro, si se consideran períodos mensuales, deberá usarse Costos Predeterminados para el cálculo de los otros costos de fabricación. Más aún si el porcentaje de costos fijos es muy alto en relación a los variables; porque de otro modo los meses de mayor desembolso o cargos aplicados, afectarían los costos unitarios en forma desproporcionada. Los costos generales de la fábrica, del elemento Otros Costos de Fabricación, deberán a su vez, ser distribuidos sobre una base racional entre los diferentes centros de costo de producción o servicio. Resumen El Sistema de Costos por Proceso, se aplica en empresas donde la producción requiere pasos secuenciales para su terminación y el producto terminado es más o menos uniforme o similar .Tanto el producto semielaborado como sus costos, son transferidos de un departamento a otro. Los productos semiterminados en un primer departamento son considerados como terminados para este y como materiales o costo básico para el segundo y así sucesivamente hasta su definitiva terminación. Sobre el Costo del departamento precedente, el departamento receptor, acumula sus propios costos, hasta determinar el costo total de producción. Todos los departamentos de producción, pueden tener inventarios en proceso al cierre del período establecido, debido a la secuencia y flujo del proceso mismo, que traslada su producción en la medida que concluye el mismo. El cómputo de costos por departamento se determina por varios caminos, siendo recomendable la denominada unidad equivalente, en la situación dada de existir tantos productos en proceso como productos terminados, o solamente productos en proceso en cada uno de los departamentos.
La asignación de valores por unidades equivalentes, consiste en determinar el número de unidades del producto que con el mismo esfuerzo de costos se habría podido terminar, de no existir inventarios en proceso al principio o fin de un período. En algunos procesos o en ciertos productos, se presentan mermas o disminuciones que pueden ser normales o anormales; los primeros son absorbidos por el costo del producto y los segundos por la cuenta de Pérdida.
3.2.1 CARACTERÍSTICAS.. Este valor unitario, puede ser empleado también, como costo de venta, en el caso de vender la mezcla a otras empresas. Cuando el proceso continúa dentro de la propia empresa, los $ 12.000.00 pasan a ser un costo de traslado interno departamental, que sumando al costo de conversión del departamento B debe ser dividido entre las unidades resultantes del proceso.
Costo por unidad: litro de pintura a granel 28.000/800: $ 35.00
Una forma alternativa de calcular el costo unitario en el departamento B es usando el nivel de rendimiento:
Las pérdidas anormales son evitables, por lo tanto controlables y se deben generalmente a errores humanos, tales como mal funcionamiento del equipo por descuido o negligencia
del operador o mantenimiento inadecuado, instrucciones erradas, mezclas indebidas, etc. En tales situaciones, los costos de la merma deben ser calculados en forma separada y cargados como cuenta de pérdidas del período. Asumamos que de los 1,000 litros de mezcla traspasada del departamento A al B, donde se esperaba un rendimiento de 800 litros de producto acabado, se han obtenido solamente 750, debido a una merma de 50 litros ocasionados por fallas humanas en la fabricación. Entonces tenemos una merma normal de 200 litros que es absorbida por la producción buena y una merma anormal de 50 litros. Como la falla ha sido detectada al final del proceso, el cálculo de la distribución de costos será: Costo acumulado $ 28,000.00 sobre producción esperada 800 litros 28,000.00/800.00 = $ 35.00 por unidad.
Cuando las mermas o producción defectuosa son detectadas, se las separa inmediatamente del proceso productivo, porque significan hasta ese momento una pérdida, tanto en materiales como en costo de conversión. El cálculo en tales casos se hará en forma independiente, tanto para los materiales como para el costo de conversión, pues cada uno merecerá un trato diferente. Si el material puede volver a ser utilizado como en el caso de la industria de la fundición, no existe pérdida de materiales, pero si de costos de conversión, en otras circunstancias, podrá perderse todo el material, pero solo un porcentaje del costo de conversión, especialmente en aquellos casos en que se pueda detectar la falla en una parte del proceso y el material no pueda volver a ser utilizado, como un corte malo de tela, una sobre cocción de un producto alimenticio etc. En esta situación se determinarán los siguientes aspectos: - Pérdida en unidades de media (litro, kilo, pie, etc.) - Departamento donde se produjo la falla. - Grado de elaboración del producto y su correspondiente separación.
- Cálculo de los costos unitarios de la merma y el resto de la producción que sigue su curso normal. La determinación de unidades equivalentes en tal situación es válida para el cálculo de los costos correspondientes. VALORACION DE INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO Y TERMINADOS POR MEDIO DE LAS UNIDADES EQUIVALENTES Si suponemos como hasta ahora que en un período se inicia y termina un ciclo productivo, no existirían productos en proceso ni al comenzar, ni al concluir el mismo y el costo por unidad se obtendría por la simple división del costo total, entre el número de unidades, como se tiene explicado. Pero tal situación es poco frecuente en un proceso continuo de producción y en la mayoría de los casos encontramos que durante un período se concluyen las unidades en proceso, recibidas al comienzo del mismo, se inician otras, unas son terminadas y algunas no se concluyen, siendo estas últimas las que constituyen el inventario de productos en proceso al final del período actual. La valoración de los inventarios de productos en proceso y terminados requiere, por lo tanto, de una base de medida para asignar los costos que corresponden a uno u otro inventario; para ello, se emplean las unidades equivalentes que consisten en determinar el número de unidades que con el mismo esfuerzo de costos se hubieran terminado de no existir inventarlos en proceso al principio y fin del período. Un ejemplo práctico nos permitirá una mejor visión. Una fábrica inicia el período con inventario de $ 3,100.00 de productos en proceso, comenzados en el período anterior correspondientes a 400 unidades que aún requieren la mitad del proceso para llegar a ser completamente terminados. Durante el período, se han acumulado nuevos costos por valor de $ 72,850.00 habiéndose concluido 4,800 unidades del producto, que se enviaron al almacén para su disposición final, quedando en proceso 300 unidades parcialmente terminadas, equivalentes a un tercio del proceso; y que serán concluidas el siguiente período. Representando gráficamente la información la figura nos facilita la interpretación.
Análisis: Se completaron 4,800 unidades que incluyen las 400 unidades en proceso recibidas al inicio del período, en las que se hizo un trabajo equivalente a la mitad faltante. Este es 1/2 de 400 igual 200 unidades equivalentes por otro lado, también se efectuó trabajo en 1/3 de 300 que aún están en proceso al final del período, lo cual significa 1/3 de 300 igual a 100 unidades equivalentes, ¿Cuántas unidades se habrían completado con el mismo tiempo y con el mismo costo?, de no existir inventario en proceso al principio y al final del período? Unidades Equivalentes = 4.800 - 400 (1/2) + 300 (1/3) = 4.700 El número de unidades equivalentes será igual al número de unidades terminadas, menos el porcentaje de unidades en proceso (por hacer) al inicio del período, más el porcentaje de unidades (hechas) en proceso al terminar el período. Resumiendo, si llamamos: i a los productos en proceso al inicio del período. f a los productos en proceso al final del período. T a los productos terminados en el período. UE a las unidades equivalentes. La figura representa las cuentas de productos en proceso y terminadas desde el punto de vista contable.
El cálculo anterior es válido, cuando los tres elementos del costo ingresan a la producción en forma continua. En muchos casos, los materiales ingresan al proceso en su totalidad, al comienzo del período y, ningún material adicional, en las otras etapas. En tales situaciones el costo de materiales, ya ingresado a proceso, se calculará por el monto total correspondiente a la parte aún en proceso, mientras que el costo de conversión, se aplicará solamente en la fracción del grado de terminación de los productos en proceso, al final del período.
3.2.1 INFORME DEL COSTO DE PRODUCCIÓN DEL PRIMER DEPARTAMENTO El informe de costos de producción se refiere a la historia de los volúmenes físicos de producción y sus respectivos costos en un período dado. De cada proceso se obtiene el correspondiente informe. Un sistema de costos por procesos determina como serán asignados los costos de manufactura incurridos durante cada período. Objetivo último es determinar el costo unitario total para poder determinar el ingreso.
Durante un cierto período algunas unidades serán empezadas, pero no todas serán terminadas al final de él. En consecuencia, cada departamento determina qué parte de los costos incurridos en su mismo departamento se pueden atribuir a las unidades en proceso y parte a las terminadas. 3.3 Costos Conjuntos y Subproductos Como ya sabemos el control de los costos es de vital para cualquier empresa que se dedica a la fabricación de cualquier tipo de producto ya que esto nos servirá para determinar tanto el precio de venta como la utilidad que deseamos obtener. Es conveniente destacar que el llevar un control de costos bajo principios perfectamente identificados no es exclusivo de las grandes empresas, es aplicable también a los negocios de poca o mediana amplitud tanto públicos como privados, rentables o sin fines lucrativos, ya que estos principios se pueden adaptar a las necesidades especificas de cada tipo de organización. La finalidad primordial de un control de costos es obtener una producción de calidad con el mínimo de erogaciones posibles, para a su vez, ofrecer al público el precio más bajo y con ello estar en posibilidades de competir en el mercado y tratar de obtener un equilibrio entre la oferta y la demanda de nuestros productos. También la contabilidad de costos es una herramienta que facilita a la gerencia la realización de sus actividades básicas como son las de planeación, organización, dirección y control para lograr una mejor toma de decisiones, así como una organización efectiva del equipo de trabajo.
El grado de participación de la contabilidad de costos en la empresa depende de la misma, en algunos casos el departamento de costos se dedica solo a la compilación de los costos del producto; en cambio en otros se establece un equipo de profesionistas especializados para proporcionar todo tipo de información relacionada con los desembolsos que son necesarios para la fabricación del producto y la finalidad u objeto que tienen para este. Los costos conjuntos es otra variante de los costos por proceso y analiza las situaciones en la que dos o más productos se fabrican en conjunto a partir de un solo grupo de registros de costos, que no pueden identificarse o relacionarse fácilmente con los productos individuales. En tales casos, debe emplearse algún método para asignar los costos totales entre los productos principales. De otra manera, no se pueden determinar costos unitarios de productos ni tampoco medir los ingresos del periodo. En muchas industrias el proceso de producción da como resultado varios productos diferentes. Por tal motivo cuando en un proceso de producción da como resultado más de un producto, se denominan productos conjuntos y subproductos y su costeo comprende la asignación de los costos conjuntos al producto apropiado y a sus valores relativos de venta, que dicha determinación depende del ingreso y los inventarios. Forman parte del sistema por órdenes de trabajo o del sistema de costos por proceso y no constituyen sistemas separados de acumulación de costos. Cuando una misma materia prima o de varias materias primas dan como resultado más de dos productos, se les conoce como producto principal y subproducto. La determinación de si dos productos que resultan de los mismos costos deben clasificarse como producto principal o subproducto, depende principalmente de los objetivos y políticas de la gerencia. No existe un criterio definitivo para hacer una distinción entre estas dos clases de productos. Generalmente, la diferenciación entre un producto principal y un subproducto tiende a basarse en las ventas relativas del producto. Aplicando este criterio, si los ingresos de cada uno de los dos productos son casi iguales en cantidad o al menos importante en relación con los ingresos totales, se les trata como productos equivalente. Si por otra parte, los ingresos de un producto son relativamente menores en importancia, el producto se debe clasificar como un subproducto. En términos del criterio de las ventas relativas, es posible que en un momento determinado, un subproducto se convierta en un producto principal y viceversa.
Empresas que tienen este tipo de costos son: Las compañías mineras en el proceso de extracción pueden obtener diversos materiales como por ejemplo: las industrias petroleras producen gasolina, aceites para calefacción y kerosene, todo esto a partir de la refinación del petróleo crudo, el oro, la plata, el cobre, el plomo etc. La actividad pesquera, una barca que se hace a la mar, puede obtener una gran cantidad de peces, este producto a su vez va a generar otros subproductos como por ejemplo aceite de pescado y otros. La actividad agrícola, también puede tener productos principales como también subproductos, como se observa en la siembra de trigo. Se obtiene el grano, la harina, cereal y otros.
Costos conjuntos Son aquellos en los que incurre la empresa al obtener de forma simultánea más de un producto, o al adquirir por medio de una misma operación de compra, materias primas de calidades diferentes. ¿Qué es el punto de separación? Equivale al lugar en el cual se separan los productos conjuntos y los subproductos. A partir de este punto los productos pueden ser procesados adicionalmente (cuando los ingresos adicionales superan los costos adicionales).
Productos conjuntos Productos elaborados o derivados de una misma materia prima, simultáneamente, no identificables individualmente hasta llegar a un punto de separación. Suelen clasificarse en: Primario: Los de mayor importancia, ya sea porque se producen en mayor volumen o porque genera mayores ingresos a la empresa
Secundario o Subproducto: Los de menor importancia pero que también generan ingresos a la empresa, en muchos de las casos requieren de un proceso adicional para poder ser comercializados
Métodos de asignación Existen tres enfoques de asignar costos con información basada en el mercado: Valor de Realización en el Punto de Separación Valor Neto Estimado de Realización Valor Neto Estimado de Realización de Porcentaje de Utilidad Bruta
La otra metodología de asignación es en base en medidas físicas como peso o volumen
Toma de decisiones en costos conjuntos Por ejemplo: decidir si los productos conjuntos se venden en su estado inicial, o si es más atractivo someterlos a un proceso posterior y convertirlos en otros productos de mayor valor comercial. Para tomar esta decisión, se debe aplicar el criterio incremental, este criterio no considera la asignación de costos conjuntos, solamente los ingresos y costos incrementales de la decisión a tomar.
3.3.1 Productos conjuntos Son individuales, cada uno de un valor de venta, que se producen como resultado de un proceso o de una serie de procesos comunes. También puede definírseles como productos elaborados o derivados de una misma materia prima, simultáneamente, no identificables individualmente hasta llegar a un punto de separación. Encontramos productos conjuntos en la industria extractiva, en la industria de explotación forestal y maderera y en las que trabajan en la carne de res, cerdo, pavo, pollo. En general encontramos productos conjuntos agrícolas, productos de la leche, de conservas, de vegetales, de refino de azúcar, despepite del algodón, etc.; en las industrias químicas de colorantes, solventes, fertilizantes, etc. Mencionado lo anterior se puede concluir que el costo conjunto es la inversión que corresponde a la fabricación simultánea de dos o más productos o bien que todos los artículos producidos sean de la misma importancia, en cuyo caso, se denominan productos conjuntos, conexos o coproductos. Características de los productos conjuntos: El procesamiento de uno de los productos conjuntos desemboca en el procesamiento de los otros productos, es decir, la producción de cantidades adicionales de un producto, hará que la cantidad de los otros productos se incremente proporcionalmente. La manufactura de estos productos tienen un punto de separación en el cual los productos aislados pueden ser vendidos o pueden ser utilizados para un procesamiento adicional. Ninguno tiene un valor significante mayor que el de los otros productos. Suelen clasificarse en: Primario: Los de mayor importancia, ya sea porque se producen en mayor volumen o porque genera mayores ingresos a la empresa
Secundario o Subproducto: Los de menor importancia pero que también generan ingresos a la empresa, en muchos de las casos requieren de un proceso adicional para poder ser comercializados
3.3.2 Costos conjuntos y punto de separación Costos conjuntos Son aquellos en los que incurre la empresa al obtener de forma simultánea más de un producto, o al adquirir por medio de una misma operación de compra, materias primas de calidades diferentes. Son aquellos incurridos en un proceso de producción hasta el momento en que los productos individuales pueden ser identificados.
¿Qué es el punto de separación? Equivale al lugar en el cual se separan los productos conjuntos y los subproductos. A partir de este punto los productos pueden ser procesados adicionalmente (cuando los ingresos adicionales superan los costos adicionales). El punto de separación, se presenta cuando cada producto separado, que tiene un valor de venta significativo, puede ser identificado. El momento de separación de los subproductos es el punto en el cual el producto principal, que tiene un valor de venta significativo, es identificado y emergen los subproductos asociados, que tienen un menor valor. Son indivisibles, esto es, los costos conjuntos no son específicamente identificables con algunos de los productos que se está produciendo simultáneamente. Los costos comunes son aquellos en que se incurre para producir productos simultáneamente, pero con la característica de que cada producto puede ser procesado separadamente, es decir, son divisibles y pueden ser identificados específicamente con cada uno de los productos producidos.
Dificultades asociadas a los costos conjuntos: Son indivisibles, esto significa que los costos conjuntos no son específicamente identificables con algunos de los productos que se están produciendo simultáneamente. Los costos comunes son aquellos en que se incurre para producir productos simultáneamente, pero con la característica de que cada producto puede ser procesado separadamente, es decir, son divisibles y pueden ser identificados específicamente con cada uno de los productos producidos.
3.3.3 Métodos para asignar los costos conjuntos a los productos conjuntos
A continuación se enlistan los casos que pueden presentarse en la producción de costos conjuntos y se agrupan como sigue: A. Cuando el valor del subproducto se contabiliza al venderse B. Cuando se asigna al subproducto un valor de mercado o de recuperación C. Cuando existe un punto de separación del producto principal y del subproducto. D. Cuando se fija un costo estándar a los subproductos. E. Utilizando el método de costos inversos
El estudio de los costos conjuntos tomando los casos enlistados anteriormente se pueden dividir en dos partes: I. Determinación del costo imputable al producto principal, fijando el valor de recuperación al producto secundario. Este procedimiento se aprecia en el inciso C, los incisos A y B registran el valor del subproducto al venderse, por lo tanto, todo el costo lo absorbe el producto principal. II. Determinación del costo de producción atribuible a cada producto, mostrando varios caminos para derramar lo más equitativamente dichos costos, partiendo desde los simples promedios hasta los pre-elaborados.
I. Considerando las ventas de subproductos como Ingresos varios. II. Incluyendo las ventas de subproductos en las Ventas totales. III. Disminuyendo el valor de recuperación del costo Total productivo. IV. Cuando el valor de recuperación del subproducto Incluye gastos de operación estimados, disminuyendo del costo total productivo la parte del costo Producto principal total productivo la parte del costo recuperable, y tratamiento del del subproducto. subproducto. V. Costo total menos valor de recuperación de los subproductos, hasta el punto de separación; los costos adicionales se cargan a los artículos que los originen.
COSTOS CONJUNTOS
VI. Costo total al producto principal, hasta el punto de separación, los costos posteriores se carga los artículos que los originan. VII. Costo total menos importe de subproductos a Estándar. VIII. Método de costeo inverso
I. Costo promedio unitario II. Prorrateo sobre unidades físicas Productos conjuntos (Base de materiales) ( Valorización hasta el punto de separación.) III. Prorrateo con base en valores relativos al mercado. IV. Aplicación del costeo estándar
3.3.4 Métodos para la Contabilización de los subproductos
Los costos de los productos conjuntos deben ser asignados a los productos individuales, con el fin de determinar el ingreso neto y el inventario final. Esto debe usarse en un método apropiado para asignar una proporción de los costos conjuntos a los productos individuales. Los siguientes métodos se emplean para asignar costos conjuntos: Método del valor de venta o mercado. Bajo este método los costos conjuntos se asignan de acuerdo con los valores de venta de los productos individuales. Sus defensores argumentan que existe una relación directa entre el costo y el precio de venta. Argumentan que los precios de venta de los productos se determinan principalmente por los costos comprendidos en la producción de esos productos. Los costos de los productos conjuntos deben ser asignados sobre la base del valor de venta de mercado de productos individuales. La asignación de los costos conjuntos sobre la base del valor de venta o de mercado es el método de asignación más común.
Los procedimientos que se usan en este método dependerán de: El valor de mercado en el punto de separación es conocido. El costo conjunto total se asigna entre los productos conjuntos mediante la división del valor total de mercado de cada producto producido entre el valor total de mercado de todos los productos producidos con el fin de obtener una proporción de los valores de mercado individuales con los valores totales de mercado. Luego se multiplica esta proporción por el total de costos conjuntos.
Formula: Asignación de costos conjuntos de cada producto
Valor total de mercado de cada producto* X Costos conjuntos Valor total de mercado de todos los productos**
* Valor total de mercado de cada producto es igual a las unidades producidas de cada producto por el valor unitario de mercado de cada producto. ** Valor total de mercado de todos los productos es igual a la suma de los valores totales.
Producto X $ 9,000.00 (1) / $ 240,000.00 (4) x $ 132,000.00 = $ 49,500.00
Producto Y $ 8,000.00 (2) / $ 24,000.00 (4) X $ 132,000.00 =
44,000.00
Producto Z $ 7,000.00 (2) / $ 24,000.00 (4) X $ 132,000.00 =
38,500.00
TOTAL
$ 132,000.00
Productos Conjuntos X Y Z Número de unidades producidas 30,000 32,000 20,000 Valor de mercado en el punto de separación Unitario $3.00 $2.50 $ 3.50 Total $90.000.00 $ 80,000,00 $ 70,000.00 Total de costos conjuntos $ 132, 000.00
Valor total de mercado de todos los productos Producto X $ 90,000.00 Producto Y
80,000.00
Producto Z
70,000.00 $ 240,000.00
Según el método del valor de mercado todos los productos son igualmente rentables, debido a los porcentajes iguales de utilidad bruta. Un defecto de esta conclusión es que este método considera solo el volumen producido de cada producto y no el volumen vendido de cada uno.
El valor de mercado en el punto de asignación no es conocido. Es posible que el valor de mercado de un producto conjunto no se pueda determinar fácilmente en el punto de separación. Por lo tanto, debe hacerse una pequeña modificación a la formula presentada anteriormente, es decir, debe calcularse un valor hipotético de mercado en el punto de separación. El valor hipotético de mercado se calcula substrayendo del valor de mercado del producto terminado el costo del procesamiento adicional. El costo total de cada producto (asignación de costos conjuntos + costos de procesamiento después del punto de separación) se computa de la siguiente manera:
El valor total hipotético de mercado de cada producto se divide por el valor total hipotético de mercado de todos los productos con el fin de determinar la razón del valor individual de mercado con el valor total del mercado. Esta razón se multiplica por el total de costos conjuntos y el resultado se añade a los costos de procesamiento de cada producto “después de la separación” Supóngase que se añade la siguiente información. Los productos conjuntos X, Y, Z, no tienen un valor de mercado en el punto de separación. Después de procesamientos adicionales los valores de mercado son los siguientes: Producto X ($ 4.50) Producto Y ($ 4.00) Producto Z ($ 4.00) Los costos adicionales de procesamiento después de la separación son los siguientes: producto X ($5000.00), Y ($10,000.00), Z ($2,500.00)
Formula Al valor total hipotético de Asignación de costos Mercado de cada producto* conjuntos de cada producto = procesamiento Valor total hipotético de mercado
X Ctos conj. + Ctos de de cada producto
De todos los productos**
después de la
separación
*valor total hipotético de mercado de cada producto = (unidades producidas de cada producto x valor hipotético de mercado de cada producto) – costos de procesamiento de cada producto después de la separación. **valor total hipotético de mercado de todos los productos = suma de todos los valores totales hipotéticos de mercado de cada producto
Producto X ($130000(1)/$325500(4) x $132000) + $5000 = $ 57,719.00 Producto Y ($118000(2)/$325500(4) x $132000) + $10000 =
57,853.00
Producto Z ($77500 (3)/$325500(4) x $132000) + $2 500 =
33,928.00
Total = $ 149,500.00
Valor total hipotético de mercado de cada uno y de todos los productos: Valor total hipotético de mercado de cada producto PRODUCTO
UNIDADES PRODUCIDAS
X Y Z
30,000 32,000 20,000
VALOR DE COSTOS DE VALOR TOTAL MERCADO PROCESAMIENTO HIPOTETICO DEL x DE CADA DESPUÉS DEL = MERCADO DE PRODUCTO PUNTO DE CADA PROD. SEPARACIÓN x $ 4.50 $ 5,000.00 = $ 130,000.00 x 4.00 10,000.00 = 118,000.00 x 4.00 2,500.00 = 77,500.00
Valor total hipotético de mercado de todos los productos $130,000.00 + $118,000.00 + $77,500.00 = $325,500.00
Según el método del valor de venta o de mercado, un cambio en el valor de mercado de algunos de los productos originará un cambio en los costos asignados a esos productos aunque no haya ocurrido cambio alguno en la producción.
Método de las unidades cuantitativas Según este método la cantidad de producción se utiliza como base para la asignación de costos conjuntos. La cantidad de producción se expresa en unidades las que pueden ser toneladas, litros o cualquier otra medida apropiada. La cantidad de producción de todos los productos conjuntos debe establecerse en los mismos términos. Cuando las bases de la producción varían de producto a producto, debe utilizarse un denominador común, tal como la cantidad por tonelada.
Los costos conjuntos asignados a cada producto se calcula dividiendo la cantidad de producción de cada producto por la cantidad total de producción de todos los productos producidos y se multiplica este resultado por el total de costos conjuntos. A continuación se presenta una ilustración de la asignación de costos conjuntos bajo este método:
Formula Asignación de costos conjuntos = unidades totales de cada producto conjuntos de cada producto unidades totales de todos los productos*
Cálculos Asignación de costos conjuntos de cada producto. Producto X 30,000 / 82,000(1) x $132000 = $ 48,293.00 Producto Y 32,000 / 82,000(1) x $132000 = 51,512.00 Producto Z 20,000 /82,000(1) x $132000 =
32,195.00
X Costos
Total $132,000.00
Método del costo unitario Cuando los productos se dan en la misma unidad de medida , el método del costo unitario puede ser apropiado. Para que este método pueda ser usado , las unidades producidas deben ser medidas en los mismos términos. Se usan corrientemente dos variantes de él: El costo unitario promedio simple. El costo unitario promedio ponderado
IV. COSTOS ESTIMADOS 4.1 COSTOS ESTIMADOS 4.1.1 Objetivos y antecedentes Son costos predeterminados aquellos que se calculan antes de la elaboración del producto y en ocasiones durante la producción del mismo. La diferencia con los costos históricos estriba en que éstos se obtienen después de haberse manufacturado al artículo. Los costos de producción predeterminados se dividen en:
Costos de producción estimados Costos de producción estándar
Los costos estimados fueron el primer paso para la predeterminación del costo de producción y tuvieron como finalidad pronosticar el material, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación a invertirse en un artículo determinado. El objetivo inicial que se persiguió en estimación del costo, fue en detener una base para cotizar precios de venta. La característica especial en un sistema de costos estimados es que al hacerse la comparación con los costos reales, aquellos deban ajustarse a la realidad, siendo posible lograr con el tiempo una predeterminación que se acerque más al costo real. Se pude resumir que los costos estimados se basan en cálculos sobre experiencias adquiridas y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión, calculo que de ninguna manera tienen base técnica, siendo necesario hacer las correcciones para ajustarlos al costo real. Se pueden hacer comparaciones de las siguientes formas: a) Comparando el costo total estimado de un periodo determinado, con el costo total incurrido en l mismo periodo. b) Comparando los costos estimados por elementos: materias primas, mano de obra y gastos de un periodo determinado con los costos incurridos correspondientes. c) Comparando los costos estimados departamentales, con los costos reales departamentales localizados en un periodo determinado. Esta comparación puede hacerse por totales o por los elementos del costo
Los costos estimados representan únicamente una tentativa en la anticipación de los costos reales y están sujetos a rectificaciones a medida que se comparan con los mismos. Este sistema consiste en: a. Predeterminar los costos unitarios de la producción estimando el valor de la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos indirectos que consideran se deben obtener en el futuro. b. Comparando posteriormente los costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes. c. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideración la experiencia de ejercicios anteriores. Indica lo que puede costar producir un artículo, motivo por el cual dicho costo se ajustará al costo histórico o real. De la comparación resulta discrepancias entre lo estimado y lo real conocidas con el nombre de variaciones, mismas que serán una llamada de atención que obliga a estudiar el porqué de la diferencia. El cálculo probable del costo de una unidad a producir: a. Técnico.- señala los consumos necesarios para obtener un producto y sirve de base a la estimación contable. b. Contable.- valuación y registro adecuado de los consumos determinados en las estimaciones técnicas. Características de los costos estimados: 1. Los costos estimados se obtienen ANTES de iniciar la fabricación y DURANTE su transformación. 2. Se basan en cálculos predeterminados sobre estadísticas anteriores y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión. 3. Para su obtención es fundamental considerar cierto volumen de producción y determinar el costo unitario.
4. Al hacer la comparación de los reales con los estimados siempre deberán ajustarse a lo real, ajustándose en este momento a las variaciones. 5. El costo estimado indica lo que “PUEDE” costar un artículo. 6. Los costos estimados tienen como objetivo: a. Contribuir a fijar precios de venta con anticipación b. Servir de instrumento de control preventivo e interno. c. Ayuda a la toma de decisiones gerenciales d. Determinar cotizaciones. e. Evaluar la costeabilidad de producir un artículo. Ventajas del sistema de costos estimados Se conocen separadamente los costos de los materiales y de las operaciones, conociéndose así las alteraciones que ocurran. Facilita contar con estimaciones seguras cuando se cambia el diseño de un producto o el método de fabricación. Su estudio conduce a los costos eficientes. Su obtención con anterioridad a la producción conduce a la adopción de normas correctas en
las
funciones
de
compra,
producción
y
distribución.
Se utilizan como escalón transitorio para llegar al desarrollo de un sistema más completo de costos. Es decir, para llegar así a la elaboración de la hoja de costos estimados.
4.1.2 Hoja de Costo Estimado Para la implantación de un sistema de costos estimados deberán seguirse las etapas siguientes:
Obtención de la hoja de costos estimados unitaria.
La valuación de la producción terminada a costo estimado.
La valuación de la producción vendida a costo estimado.
La valuación del inventario final de producción en proceso a costo estimado.
La determinación de las variaciones existentes, su estudio y su eliminación.
La corrección a la hoja de costos estimados unitaria.
En la hoja de costos estimados según las experiencias pasadas se deberá calcular: a. La cantidad y el valor de los materiales necesarios para el volumen de producción. b. El tiempo fijado para el volumen de producción. c. En relación al volumen de producción y al tiempo fijado se predetermina el importe de los sueldos y salarios fabriles. d) En relación de los puntos anteriores se calculan los cargos indirectos de producción.
Para la elaboración de la hoja de los costos estimados hay que considerar una serie de aspectos: a. Estudios previos y análisis del proyecto del artículo. b. Tiempo para desarrollarlo. c. Datos para realizarlo tales como:
Separación de operaciones. Separación de elementos del costo. Separación de partes. Costos por clase, tamaño, peso, etc.
d. Especificaciones completas del artículo, planos, dibujos, etc. e. Factores en la Estimación de los costos de producción. f. Volumen aproximado de la producción que se pretende. g. Capacidad de producción de la empresa. h. Estudios, investigaciones y estrategias de mercado. i. Fuentes de financiamiento. Elementos auxiliares.
Predeterminación de los materiales directos incluidos en cada producto. En cantidad Tipo de material. Calidad y rendimiento. Maximizar desperdicios. Minimizar desperdicios. En precio. Estudio de mercado. Adquisiciones adecuadas para reducir costos.
La predeterminación de los sueldos y salarios directos (delinear las operaciones a ejecutar).
En cantidad. Proyecto de la producción. Estudio de operaciones productivas. Grado de calificación o especialización requerida. Estudios de salarios. Estudio de métodos dentro del estudio de salarios. Medidas de salarios. En cuota. Tabuladores según de acuerdo con la zona económica. Condiciones del contrato colectivo de trabajo. Prestaciones a los trabajadores.
Predeterminación de los cargos indirectos. (Fijos, variables y semivariables) Establecer cuotas atendiendo a la capacidad de la producción.
Presupuesto de cargos indirectos. Volumen de producción. Relaciones técnicas, gráficas, estadísticas, etc. En cantidad. Proyecto de la producción. Estudio de operaciones productivas. Grado de calificación o especialización requerida. Estudio de salarios. Elementos auxiliares Hojas de costos estimados anteriores. Elementos repetitivos sujetos o modificaciones. Registros anteriores, comparación y comprobación
de
costos
finales.
Las principales formas de contabilizar las variaciones son: 1. A través del costo de ventas. 2. Por medio de una cuenta de resultados llamadas variaciones de costos estimados. 3. Llevarla contra deudores diversos. 4. Llevarla a la cuenta de inventario de producción en proceso. 5. Aplicar las variaciones por afectación al almacén de productos terminados y al costo de ventas sin incluir la producción en proceso. 6. Distribuirlas por medio de un coeficiente rectificador a fin de corregir la hoja de costos estimados y poder ajustar a él Costo de ventas. El almacén de artículos terminados. La producción en proceso. De acuerdo a la experiencia es factible determinar aproximadamente la cantidad y el valor de los materiales que se necesitan para producir en determinado tiempo cierta cantidad de unidades. En relación con lo anterior se calcula el costo de mano de obra a pagar en este tiempo y por ultimo en función del mismo tiempo o de la cantidad de unidades a producir se
calculan los gastos de producción utilizando para efecto el procedimiento de cálculo del “coeficiente regulador”.
Obtención del coeficiente rectificador Muestra el margen o porcentaje de error que hubo en exceso, o de menos, sobre el costo estimado aplicado en relación con el costo real. La base para la obtención del coeficiente rectificador es la diferencia que resulta entre los débitos y los créditos de la cuenta de producción en proceso y que representa la variación entre los costos reales y los costos estimados aplicados.
La determinación del coeficiente rectificador, puede obtenerse considerando las dos situaciones siguientes: I. Cuando no hay inventario en proceso Total de variación dividida por suma de créditos operados en la cuenta de “Producción en Proceso” El coeficiente indica que por cada peso estimado aplicado. El costo real fue mayor o menor en el porcentaje obtenido, según la naturaleza de la variación, deudora o acreedora. II. Cuando existen inventarios iniciales en proceso la obtención del coeficiente rectificador puede hacerse como sigue: Procedimiento A: El valor del inventario inicial en proceso, debe de corresponder a las primeras unidades que se terminen en el primer período productivo, así que por ejemplo: si hubiese al principio del mes 100 u al 50 % de su acabado, con costo de $200.00 en total, dicho valor debe de corresponder a las primeras 50 unidades elaboradas que ingresan al almacén; por lo tanto el costo incurrido en el mes que corresponden a la producción iniciada en el mismo mes dando lugar a su propio costo unitario que será para valorizar las siguientes entradas al almacén de artículos terminados. Con lo anterior se explica el porqué la designación en cuanto a la valorización de la producción terminada-primeras entradas, primeras salidas.
Fórmula del Coeficiente rectificador: Total variación Producción Terminada Producción en Proceso = % (porcentaje de corrección) A Costo Estimado – Inventario Inicial
Procedimiento B: En este procedimiento no se toma en cuenta el inventario inicial ni la cantidad de unidades en proceso al iniciarse el período, sólo se ocupa de las unidades terminadas y en proceso al final del mes (inventario inicial más costo incurrido) a dicha producción convertida a unidades equivalentes. En este caso se conjunta el valor del inventario inicial más el costo del mes para dar valor a la producción habida al final del mismo. Fórmula del Coeficiente rectificador: Total variación Total del crédito a la cuenta de art. terminados E inventario final en proceso a costo estimado.
= % (porcentaje de corrección)
HOJA DE COSTOS ESTIMADOS Base: 100 u.
Costos unitario
$ 14.25
Materiales Material A
150 Kgs. a $1.50
$225.00
Material B
200 Kgs. a $3.00
$600.00
Costo de materiales
$825.00
Mano de obra Operación 1
60 Hs. a $4.00
$240.00
Operación 2
20 Hs. a $6.00
$120.00
Costo de mano de obra Costos indirectos
$360.00 80 Hs. a $3.00
$240.00
Costo total unitario para 100 unidades
$1425.00
Costo estimado por unidad Materiales
$825.00 : 100 u.
$ 8.25
Mano de obra
$360.00 : 100 u.
$ 3.60
Gastos de producción
$240.00 : 100 u.
$ 2.40
Costo estimado por unidad
$14.25
4.1.3 Mecánica Contable. El término “mecánica contable” se refiere a los detalles específicos respecto a cómo una operación contable debe llevarse a cabo. En un sentido más general, “mecánica contable” no son más que los diferentes procedimientos y rutinas a seguirse para el adecuado y correcto registro de las transacciones en un sistema contable. El inventario de producción en proceso. El término “mecánica contable” se refiere a los detalles específicos respecto a como una operación contable debe llevarse a cabo. En un sentido más general, “mecánica contable” no son más que los diferentes procedimientos y rutinas a seguirse para el adecuado y correcto registro de las transacciones en un sistema contable. BASES PARA LA INCORPORACION DE LOS COSTOS INDUSTRIALES ESTIMADOS A LA CONTABILIDAD:
Obtención de la Hoja de Costos Estimados Unitaria
Valuación de la Producción Terminada, a Costo Estimado
Valuación de la Producción Vendida, a Costo Estimado
Valuación de la Producción en Proceso, a Costo Estimado
Valuación de la demás Producción, a Costo Estimado
Determinación de las Variaciones, su Estudio, y Eliminación
Corrección, en su caso, a la Hoja de Costos Estimados Unitaria
Obtención de la Hoja de Costos Con motivo de lo medular, básico y trascendente, que es la determinación confiable del Costo Unitario, puesto que de ahí depende que lo demás está bien, se le da una atención especial en su desarrollo. En estas condiciones, hay una programación de juntas o reuniones del Comité de Presupuestos, para múltiples posible acciones, teniendo entre ellas, como importante, el estudio y sugerencia de cada tipo de unidades que se van a vender, producir, administrar y financiar. Antes de proceder la elaboración de la Hoja de Costos, el encargado de acopiar los datos (contador de costos) deberá hacerse llegar de información accesoria sobre cada producto, pudiendo comenzar con el análisis del proyecto y estudios previo, para lo cual consulta con el proyectista sobre el tiempo para desarrollar el artículo; con El Ingeniero de
Producción, los datos para realizarlo (separación de partes, de operaciones, de los Elementos del Costo, así como métodos especiales por clase, tamaño, peso, etc. En esas condiciones, ya puede con más conocimiento, proceder a obtener los factores para la predeterminación de los costos, considerando que está definido, de cada artículo a fabricar, el volumen aproximados de producción que se pretende que fue resultado de los estudios y ajustes de la capacidad de elaboración, estudio del mercado, y el aspecto financiero. El paso siguiente es proceder la determinación de los elementos del costo, comenzando con los materiales directos, en cuanto a la cantidad y el precio. El segundo elemento del costo son los sueldos y salarios directos, el tercer elemento del costo, lo integran los gastos indirectos de producción. También se precisa la cantidad, en Horas-Hombre, que es la misma considerada para Sueldos y Salarios, ya que la operación se efectúa en el mismo tiempo, pero en el caso, que cada vez es más actual, en que las Horas-Maquina sean más que las Horas- Hombre, las primeras serán tomadas en consideración, o quizá una combinación de Horas-Hombre y Horas-Maquina. Es necesario precisar que se harán tantas hojas de costo de producción unitario estimado, como unidades por elaborar diferentes existan. VALUACION DE LA PRODUCCION TERMINADA, A COSTO ESTIMADO El Costo Unitario Estimado, es la base para valuar la Producción Terminada en el periodo, la cual se encuentra analíticamente en el “Informe Diario de Producción”, resultando de este registro un asiento de concentración que puede ser diario, semanal, mensual, etc. VALUACION DE LA PRODUCCION VENDIDA, A COSTO ESTIMADO El registro del “Costo de Producción de lo Vendido”, en el que se analiza la venta habida pro artículos o unidades, se valoriza tomando como base las Hojas de Costos Estimados, con lo que se obtiene el asiento de concentración. VALUACION DE LA PRODUCCION EN PROCESO, A COSTO ESTIMADO Para esta valuación es necesario determinar, la fase o el grado de avance en que se encuentra la Producción en Proceso, a efecto de determinar o convertir la producción, equivalentemente, a unidades terminadas, y valuarlas a costo estimado. En el caso de
órdenes de producción no es necesario determinar la producción equivalente, puesto que se conoce el costo de producción de cada orden, sin ser indispensable saber si está terminada o no. VALUACION DE LAS DEMAS PRODUCCIONES Las producciones faltantes son: Averiada (que finalmente es “En Proceso”), Defectuosa (que puede estar con toda la inversión o no) Perdida Anormal de Producción (que es por causas fortuitas o de fuerza mayor, por lo tanto va a ”pérdidas y ganancias”). DETERMINACION DE LAS VARIACIONES, SU ESTUDIO, Y SU ELIMINACION La obtención de las variaciones es relativamente sencilla, si se utiliza para el control contable de los costos, una cuenta de Producción en Proceso, para cada elemento del costo, o igualmente como subcuentas como sigue:
Producción en Proceso, Materiales
Producción en Proceso, Sueldos y Salarios
Producción en Proceso, Gastos Indirectos
O bien, una cuenta, con una subcuenta para cada elemento del costo.
La mecánica contable consiste en cargar las cuentas anteriores a “Costos Reales” y abonarlas a “Costos Estimados”, siendo la diferencia entre el monto de lo cargado y lo abonado, la “variación”. Si el saldo es deudor, es porque los costos estimados fueron menores a los “reales” o insuficientes, y si por lo contrario, el saldo es acreedor, indicará que los costos estimados se excedieron de los históricos.
CORRECCION DE LA HOJA DE COSTOS ESTIMADOS UNITARIA Cuando las variaciones han sido de importancia, normales o propias de la producción, es conveniente ajustar la Hoja de Costos Estimados, haciendo las correcciones, con el fin de acercarla a lo más posible a los costos reales. En caso de no existir variaciones de importancia, conviene conservar el Costo Estimado por el mayor tiempo posible, ya que las diferencias de un mes, pueden ser compensadas con la de los demás meses subsecuentes.
4.1.4 Determinación y cancelación de las Variaciones Las variaciones son fáciles de determinar abriendo una cuenta de producción en proceso para cada elemento del costo y tendremos: Producción en proceso: materiales Producción en proceso: mano de obra Producción en proceso: gastos de producción Estas cuentas son cargadas a costos reales y acreditados a costos estimados, por lo tanto el saldo representara la variación entre lo real y lo estimado. Cuando en estas cuentas el saldo es de naturaleza deudora indicara que los costos estimados fueron insuficientes, y si por el contrario, si el saldo es acreedor, indicara que los costos estimados fueron superiores a los reales. Las cuentas de producción en proceso son saldadas por una cuenta de “variaciones” para cada elemento del costo. Las variaciones habidas entre costos estimados y reales se pueden tratar como sigue: a) Cancelarlas por “Costo de Ventas” b) Cancelarlas por “Pérdidas y Ganancias” c) Rectificar el cálculo estimado por medio de un coeficiente rectificador, obteniéndose nueva hoja de costo unitario para futuros periodos y absorbiéndose las variaciones en cualquiera de las formas siguientes: 1. Corrigiendo las cuentas afectadas por el costo estimado anterior: producción del periodo existente en almacén de terminados: costo de venta de la misma producción vendida e inventario final en proceso. Nota: este procedimiento es aconsejable cuando las variaciones son de importancia y por lo mismo es necesario corregir aquellos conceptos notoriamente erróneos. Desde luego, lo anterior implica un doble trabajo que nulifica el empleo del sistema estudiado. 2. Obteniendo nueva “hoja de costo estimado” con base en el coeficiente rectificador, corrigiendo solo la producción en proceso en su inventario final y, cancelando el saldo de “variaciones” por cualquiera de las formas señaladas en los incisos (a) y (b).
Características
Las variaciones registradas en Producción en Proceso siempre deben registrarse abonadas en rojo o negro
Las variaciones registradas en las cuentas de variación se registran cargadas o abonadas pero siempre en negro
En costos estimados siempre lo mínimo y lo máximo a corregir es la producción terminada
Las cuentas de Producción en Proceso, Producción Terminada y Costo de Producción de lo Vendido se deberán corregir de Costos Estimados a Costos Históricos a través del Costo Unitario Ajustado
Se utilizaran tres cuentas de variación (Mano de Obra, Materia Prima y Gastos Indirectos)
Siempre deberán ser cargados los ajustes de las cuentas de Inventario Final de Producción en Proceso, a Producción Terminada y Costo de Producción de lo Vendido, independientemente del color que corresponda, las cuentas de Producción en Proceso se saldan a valor estimado
Obtención del coeficiente rectificador Margen o porcentaje de error que tuvimos entre lo que realmente gastamos y lo que estimamos gastar. El coeficiente rectificador muestra el porcentaje de error que hubo en exceso, o de menos, sobre el costo estimado aplicado en relación con el costo real. La base para obtener el coeficiente rectificador es la diferencia que resulta entre los débitos y créditos de la cuenta-producción en proceso y que representa la variación entre los costos reales y los costos estimados aplicados. La determinación del coeficiente rectificador, puede obtenerse considerando las situaciones siguientes: 1. Cuando no hay inventarios iníciales en proceso:
Total variación dividida por suma de créditos operados en la cuenta “Producción En Proceso”.
El coeficiente indica que por cada peso ($) estimado aplicado, el costo real fue mayor o menor en el porcentaje obtenido, según la naturaleza de la variación, deudora o acreedora. 2. cuando existen inventarios iníciales en proceso la obtención del coeficiente rectificador puede hacerse como sigue: Procedimiento (Base P.E.P.S.) El valor del inventario inicial en proceso, debe corresponder a las primeras unidades que se terminen en el periodo productivo.
Fórmula: Coeficiente rectificador = Variación / (Producción Terminada a Costo Estimado + Producción en Proceso a Costo Estimado)
Corrección de la hoja de costos estimados unitaria Cuando las variaciones han sido de importancia, normales o propias de la producción, es conveniente ajustar la Hoja de Costos Estimados, haciendo las correcciones, con el fin de acercarla a lo más posible a los costos reales. En caso de no existir variaciones de importancia, conviene conservar el Costo Estimado por el mayor tiempo posible, ya que las diferencias de un mes, pueden ser compensadas con la de los demás meses subsecuentes.
MECANICA CONTABLE El inventario de producción en proceso Se carga:
Se abona:
Por el inventario final de producción del
El inventario final de producción en
ejercicio anterior, a costo estimado
proceso a costo estimado ajustado.
ajustado.
Por el costo estimado. Materia prima en proceso Se carga:
Se abona:
1. - Por el inventario inicial a costo estimado. 1. - Por la producción estimada a costo estimado.
2. - Por los costos incurridos a costo real. 2. -Por el inventario final a costo estimado ajustado.
Saldo: Va a ser la variación entre los costos estimados y los reales, si el saldo es deudor es desfavorable, si es saldo es acreedor es favorable.
Mano de obra en proceso. Se carga: 1. -Por el inventario inicial del costo estimado. 3. - Por la producción terminada a costo estimado.
Se abona: 2. - Por el costo incurrido a costo real. 4. Por el inventario final a costo estimado ajustado.
El saldo es una variación entre los costos estimados y los reales.
Cargos indirectos en proceso Se carga: 1. - Por el inventario inicial del costo estimado. 3. - Por la producción terminada a costo estimado.
Se abona: 2. - Por el costo incurrido a costo real. 4. Por el inventario final a costo estimado ajustado.
El saldo es la variación entre los costos estimados y los reales.
Almacén de materias primas. Se carga:
Se abona:
1. - Por mi costo real.
2. Por mi costo real
Mano de obra. Se carga: 1. - Por mi acumulación a costo real.
Se abona: 2. - Al costo real.
Cargos indirectos. Se carga: 1. - Por mi acumulación a costo real.
Se abona: 2. - Al costo real.
Almacén de artículos terminados. Se carga:
Se abona:
1. - Por la producción terminada a costo
1. - Por la producción vendida a costo
estimada.
estimado.
Costo de Ventas.
Se carga: 1. - Por la producción vendida a costo estimado.
Se abona: 1. - Por la producción vendida a costo estimado.
EJEMPLO DE COSTOS ESTIMADOS
4.2.1 Tipos de costos estándar El sistema de costos estándar es una técnica que se ubica en la etapa de planeación, coordinación y control del proceso administrativo. Se entiende que el término estándar se refiere al mejor método, condición o el mejor conjunto de detalles que se puedan idear en un momento determinado, tomando en consideración todos los factores restrictivos. Es decir, el estándar constituye la medida bajo la cual un producto o la operación de un proceso deben de realizarse con el mayor grado de eficiencia. El sistema de costos estándar puede utilizarse con un sistema de costos por órdenes de producción o con un sistema de costos por procesos. Sin embargo, en el sistema de órdenes de producción hay que tener cuidado, ya que puede darse el caso que los costos estándar sean poco prácticos en virtud de que su producción es variada. Entonces, en lugar de establecer un costo estándar para cada orden de producción podría ser más factible usar un sistema de costos estimados cuyo calculo es un tanto general y poco profundo, basado en la experiencia que la empresa tiene en periodos anteriores, considerando también la condiciones económicas y operativas, presentes y futuras. Los costos estimados nos dicen cuánto puede costar un producto o la operación de un proceso durante un cierto periodo de costos. Cuanto más repetitivo sea el ciclo de producción más ventajosa serán las técnicas de costos estándar.
Costos estándar Los costos estándar son costos predeterminados que indican, según las empresas, debe de costar un producto o la operación de un proceso durante un periodo de costos, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y otros factores propios de la empresa. El sistema de costos estándar es el más avanzado de los predeterminados y está basado en estudios técnicos contando con la experiencia del pasado y experimentos controlados que comprenden: 1. Selección minuciosa de los materiales 2. Un estudio de tiempos y movimientos de las operaciones 3. Un estudio de ingeniería industrial sobre maquinaria y otros medios de fabricación.
El costo estándar por su forma de cálculo representa un instrumento de medición de eficiencia en la fábrica, ya que está basado precisamente en la eficiencia de trabajo de la misma. La eficiencia de la fabrica debe medirse en su volumen de producción normal, considerándose los medios de trabajo de que dispone como son: a. Tipo de equipo b. Personal calificado c. Todas las inversiones necesarias para poner en movimiento esta conjugación de elementos a fin de obtener el volumen de producción en su punto normal. Durante este cálculo se incluyen las pérdidas de tiempo necesarias, o indispensables que deben de sufrir para poner las máquinas de trabajo, como son arreglos de las mismas, suministros de las materiales y pérdidas normales en tiempos operarios para lunch y cambio de ropa. El sistema de costos estándar tuvo su origen a fines de la primera década del presente siglo, como consecuencia del desarrollo del mecanismo o sea del esfuerzo humano por la maquinaria, estudios que hizo entre otros el ingeniero Federico Taylor. En dicha época fue posible estandarizar las operaciones y las unidades considerando dentro de estas últimas cantidades, considerando en estas últimas cantidades de materia y horas de trabajo, Posteriormente dichas unidades fueron cuantificadas en valores, llegándose a lo que ahora denominamos costos estándar y, que por las bases de cálculo empleadas son considerados como instrumento de medición de eficiencia, con lo cual queremos que el costo estándar indica lo que un artículo “debe costar” y que difiere del costo estimado, que solo es pronóstico que indica lo que un artículo “puede costar”. En razón de lo anterior, los costos estándar deben ser la base para justificar los costos históricos y por el contrario, los costos estimados deben ajustarse a los costos históricos. Tipos de costos a. Estándares circulantes, corrientes o actuales b. Estándares fijos, básicos o de medida. Estándares circulantes, corrientes o actuales Son aquellos que representan lo que debiera ser el costo en las circunstancias imperantes. Se considera por lo general como un costo real que hay que llevar a los libros y a los estados financieros. Estos estándares deben revisarse con la frecuencia que las
necesidades lo ameriten, para que reflejen los cambios en los métodos de producción y precio, pues de otra manera dejarían de ser costos representativos. Objetivos: a. Son cálculos predeterminados que facilitan la fijación de precios de venta. b. Son medidas de control de las operaciones y sirve para conocer anticipadamente las posibles utilidades a lograrse en un determinado volumen de ventas. c. Ayudan a estandarizar los procedimientos productivos. d. De la comparación con los costos reales, es posible determinar variaciones que indicarán deficiencias superiores, que al analizarse permitirán conocer el origen de las mismas. e. Permite conocer la capacidad ociosa y su valor. f. Permite información oportuna. g. Facilitan la elaboración de presupuesto. Estándar fijo, básicos o de medida. Es aquel que sirve únicamente como punto de referencia o medida, con el que pueda compararse los resultados reales y aunque posee algunas de las características de los estándares circulantes, se parece más a la base que sirve para calcular un índice de precio, pues el procedimiento a emplearse con este tipo de estándares, consiste en reducir los costos a porcentajes relativos del costo estándar que se tome como base. Una característica básica de los estándares fijos, es que facilitan la exposición de las tendencias de los costos corrientes con relación al costo estándar básico. Estos cálculos exigen que la base que se utilice para comparar, permanezca fija y, que por consiguiente, los costos estándares básicos solo se cambiarán cuando se alteren radicalmente los métodos de fabricación. Relación entre estándares fijos y circulantes Cuándo se aplican los estándares fijos es necesario emplear también los circulantes, aunque estos últimos pueden utilizarse sin los primeros. La razón de lo anterior, es que el estándar básico por sí mismo no representa lo que debiera ser el resultado en un período dado, sino que solo sirve como base para medir los cambios o variaciones. Por lo tanto, cuando se emplea el sistema de costos estándares fijos, hay que tener en cuenta las reglas siguientes:
I.
Se determinan los estándares corrientes y se expresan en porcentajes de las cifras estándares básicos correspondientes. Por ejemplo: el estándar básico es de 100% y el porcentaje correspondiente al estándar actual es de 115% indica que este último está arriba del básico de un 15%.
II.
Después, comparar los costos reales (históricos) expresado en porcentajes del estándar básico, con sus estándares corrientes, para hallar hasta qué punto se ha desviado el resultado real de lo que debiera haber sido y, con el estándar básico para conocer las tendencias de un período a otro; esta última comparación no será por supuesto posible, midiendo las variaciones con respecto a un estándar básico variable.
Ejemplo: Estándar básico 100% Estándar circulante 115% Estándar real (Histórico) 145% Analizando los porcentajes anteriores tenemos que es costo histórico es superior al costo básico en un 45% (145-100) Y el costo estándar actual es superior al básico en un 15% (115-100) y que el costo histórico es superior al costo estándar actual en 30 puntos que representan un aumento de 26% (115:100::30:X).
4.2.2 Determinación de Estándares. En la elaboración de los costos estándar se requiere el conocimiento de una serie de datos formulados por varios provisionales como son: ingenieros industriales expertos en tiempos y movimientos, economistas y contadores públicos, etc., que permitan fijar el estándar en todos sus aspectos entre ello. I. Estandarización de los productos II. Estandarización de las rutinas de producción III. Estandarización de las rutinas de operación, en los aspectos: a. Manejo de materiales b. Manejo de equipo y herramientas c. Manejo de productos elaborados IV. Formulación de instrumentos de trabajo. Por lo tanto, la implantación de los costos estándar en la acepción rigorista del término, requiere una serie de trabajos previos, que pocas empresas que pueden sufragar, optándose entonces por estudios basados en la propia experiencia de la fábrica, para llegar a predeterminar datos que se pondrán a prueba para modificarse o corregirse, a efecto de que lleguen a satisfacer condiciones de “costo patrón” aplicable.
Formulación de los costos estándar A continuación se explicará en forma breve cómo se integra la hoja de costos estándar para cada producto. I. Predeterminación de los materiales. Este dato debe de calcularse en los renglones de cantidad y valor. El dato de cantidad puede obtenerse de dos formas: a. Utilizando la propia experiencia resumida en órdenes o procesos trabajados del mismo producto. Conviene estudiar el mayor número de experiencias y hacer una depuración de las mismas a fin de llegar a promediar aquellos trabajos que se hayan realizado en condiciones normales para obtener una cifra promedio en cantidad utilizada de materiales para cada unidad, que representará un dato razonable que se empleará en vías de experimentarlo como cantidad estándar. A este tipo de estudios, algunos autores le denominan “Costos estándar razonables”
b. El dato valor deberá ajustarse a: Experiencias y conocimientos del encargado de compras, quien estando en constante contacto con los proveedores podrá dar orientaciones definidas respecto a los precios que deberán regir para los diferentes materiales estandarizados, así como para su probable período de vigencia. El problema se solucionará cuando las empresas puedan firmar contrato con sus proveedores en grandes cantidades a un precio base, con el cual se asegure al abastecimiento de material y la fijeza en su precio por un tiempo determinado. En caso extremo, deberá contratarse el servicio profesional de un experto de mercados para que mediante el estudio de las tendencias, determine los probables precios que regirán en nuestros diferentes ciclos de costos. En resumen, se hace notar que siendo el factor precio un elemento fluctuante, las variaciones que resulten al respecto serán perfectamente definidas, no obligándonos a rectificación alguna a cifras estándar, salvo que se opere un franco cambio de precios fijados.
II. Predeterminación de la mano de obra El estándar de este elemento del costo, implica el conocimiento de cantidad – tiempo que deberá emplear el obrero en la fabricación de un artículo y el salario que proporcionalmente que corresponda a ese tiempo empleado. El dato tiempo puede obtenerse, encargado a los profesionales en los estudios de tiempo y movimientos (normas y métodos) que determinen la cuota aplicable a la unidad producida, considerada sobre cierto volumen de producción trabajada en condiciones de eficiencia normal, es decir, incluyendo pérdidas de tiempo, también normales en el propio trabajo. Los estudios en cuestión proporcionarán para cada operación o trabajo, producción por hora-maquina u hora-hombre y, en algunas ocasiones será conveniente establecer la producción la producción por hora-hombre equipo. De no ser posible la contratación de técnicos en tiempos, la empresa recurrirá al estudio de sus propias experiencias, logrando una cifra promedio que represente un dato razonable que se aplicará en vías de experimentación, hasta logar adoptarlo como tiempo estándar.
Por lo que hace a la valorización de una cuota-tiempo establecida en la forma antes indicada, en nuestro medio deberá tenerse en cuenta los tabuladores de salarios contratados, la vigencia de los mismos y su forma de computarse por tiempo o destajo e incluir en la determinación de la cuota estándar, la parte relativa de al séptimo día. En el caso de existir incentivos estos deberán cargarse a los gastos indirectos del departamento respectivo.
III. Predeterminación de los costos indirectos de fabricación Son elementos del costo de producción que prácticamente no pueden ser aplicados o apreciados en forma precisa en una unidad trabajada, haciéndose su absorción en los costos de elaboración, por medio de derramas bajo las siguientes bases, según sea el caso. También sabemos que bajo este concepto de gastos indirectos se agrupan todos los elementos necesarios para que el hombre transforme la materia prima, como son: lugar, tiempo, herramientas, energía eléctrica, y todos los demás elementos que coadyuvan en la producción, ahora bien, todos los elementos agrupados bajo el concepto comentado deben de responder a cierto volumen de producción. Es un problema bastante complejo el determinar el volumen de producción que corresponde a cierto volumen de indirectos, y al estudiarse, que corresponde a cierto volumen de indirectos y al estudiarse, deberá ponderarse una situación de trabajo normal para encontrar la eficiencia normal de fabrica, descontando por supuesto la llamada eficiencia teórica o sea aquella que solo existe en catálogos. Pero sin dejar por eso de reconocer que sea medida puede ser base para después de localizar la eficiencia normal. Por otra parte, no debemos perder de vista que los indirectos, en términos generales, reúnen cierta característica en relación con los volúmenes de producción, distinguiendo por lo tanto “gastos constantes” y “gastos variables”. Los primeros mantienen más o menos su mismo valor sea cual fuere su producción y los segundos aumenten o disminuyen en relación con dichos volúmenes. De acuerdo con lo anterior, es establecimiento de los estándares para gastos indirectos requiere: Gastos de fabricación Este concepto obliga a conocer la capacidad de producción instalada. Está integrada por la inversión hecha por la empresa para producir, la cual está dirigida a instalaciones, maquinaria, construcciones, capital humano, etc. Esa inversión puede medirse en unidades, horas-hombre, kilos de materia prima, horas maquina. La estadística contable
puede proporcionar todos los datos necesarios que, una vez ponderados y actualizados, nos permitirá calcular la cuota de capacidad aplicable y, además integrar el presupuesto de gastos de fabricación, que a su vez está ligado al presupuesto de ventas. La capacidad productiva puede ponderarse a varios niveles de eficiencia, partiendo del teórico o ideal. I. Presupuesto de gastos de producción Considerando las constantes y variables, tomándose para e efecto, los datos estadísticos de la propia empresa, relacionados con los volúmenes de producción trabajados. Es conveniente tomar mayor número de meses anteriores para analizar concepto por concepto a fin de eliminar aquellas partidas erogadas en situaciones anormales , originadas por causas que seguramente no vuelen a repetirse, también será necesario actualizarse o modificar otros conceptos, de tal manera que se esté en condiciones de obtener el costo indirecto que corresponde a la capacidad productiva presupuestada. II. Conocidos los presupuestos de gastos y volúmenes de producción se obtienes el factor de aplicación ya sea por hora-máquina, hora-hombre, o unidad producida. Por ejemplo: Presupuesto de gastos Volumen de producción horas-hombre Cuota por hora Producción propuesta
$ 20,000.00 10,000 $ 2.00 500 unidades
Si suponemos que los gastos reales fueron de $ 21,000.00, 9,500 las horas directas trabajadas y la producción obtenida 460 piezas; los gastos aplicados a la producción serían (460 x 20 hrs. x $2.00) = $ 18,400.00 existiendo por lo tanto una diferencia de 4 2,600.00 en relación con los gastos reales, sujeta al análisis.
4.2.3 Análisis de las desviaciones Al igual que en los costos estimados, las diferencias que existen entre los costos estándar y costos históricos, se les denominan variaciones o desviaciones y que según se naturaleza deudora o acreedora, indicarán que el costo real fue superior o inferior al costo estándar operando. Dada la forma de calcularse el estándar, las variaciones resultantes según antes se indica, pueden ser analizadas cuando su monto lo exija, para conocer la razón de esas diferencias, lo que permitirá evaluar la eficiencia fabril operativa de la empresa y corregir oportunamente las fallas o defectos observados, análisis que resulta innecesario en el caso de los costos estimados. En cualquier forma, dichas variaciones se cancelarán por pérdidas y ganancias. Las variaciones las podemos subdividir por su origen en: Variaciones en materiales directos Variaciones en labor directa Variaciones en costos de producción El análisis de las variaciones correspondientes a los dos primeros elementos del costo (materiales y labor) se pueden operar subdivididas como: Variaciones en cantidad Variaciones den precio Las variaciones en cantidad representan diferencias entre los estándares físicos calculados y las cantidades reales consumidas o utilizadas originadas por errores o deficiencias en operación; las variaciones en precio reflejan desajustes entre las cuotas predeterminadas y las realmente pagadas por causas externas y que en algunos casos podrían ser previstas por la administración del negocio. Ejemplo: Material A Precio estándar por Kgs. Precio real Cantidad a utilizarse por pieza producida Piezas producidas Materiales utilizadas
$ 10.00 12.00 8 Kgs. 500 unid. 4,500 Kgs.
Variación Consumo real Consumo estándar
4,500 kgs. $12.00 4,000 Kgs. $10.00
Análisis En cantidad: Cantidad estándar Cantidad real Exceso
En precio: Precio estándar Precio real Pagado de más
4,000 Kg 4,500 Kg. 500 Kg. X $10.00 = $ 5,000.00
$ 10.00 12.00 $ 2.00 en 4,500 kg. = $ 9,000.00 Total Variación $14,000.00
En lo referente a la variación en Gastos de producción, se puede hacer en cualquiera de las dos formas siguientes: Procedimiento A Variaciones en presupuesto Variaciones en capacidad y capacidad estándar utilizada Procedimiento B Variación en presupuesto Variación en capacidad Variación en eficiencia En el primer caso determinamos la capacidad sub-aprovechada o sobre-aprovechada de un período en el relación con el estándar aplicado; en el segundo caso, calculamos la capacidad no aprovechada o aprovechada de más en relación con la realidad operada y posteriormente comparamos esa capacidad trabajada con el estándar que debería haberse logrado, obteniendo la deficiencia o sobre-eficiencia obtenida. Lo anterior quedará mejor explicado, analizando la variación que aparece en el ejemplo. Presupuestos de costos de producción Capacidad de producción horas-hombre Cuota por hora
$ 20,000.00 10,000 2.00
Horas-hombre trabajadas Producción Costos reales de producción Costos de producción aplicado (460 u x 20 hr. X $2.00) Variación en costos
9,500 460 Pieza 21,000.00 18,400.00 2,600.00
Análisis Procedimiento “A” En presupuesto: Cantidad presupuestada Cantidad real Cantidad excedida En capacidad: Capacidad presupuestada Capacidad estándar utilizada (460 x 20) Capacidad no aprovechada TOTAL VARIACIÓN
$ 20,000.00 21,000.00 $ 1,000.00
10,000 hrs. 9,200 hrs. 800 Hrs. a $ 2.00 1,600.00 2,600.00
Procedimiento “B” En presupuesto: Cantidad presupuestada Cantidad real Cantidad excedida En capacidad: Capacidad presupuestada Capacidad estándar utilizada (460 x 20) Capacidad no aprovechada En eficiencia: Tiempo estándar en 460 piezas Tiempo real empleado Exceso en tiempo empleado TOTAL VARIACIÓN
$ 20,000.00 21,000.00 $ 1,000.00
10,000 hrs. 9,500 hrs. 500 Hrs. a $ 2.00
1,000.00
9,200 hrs. 9,500 hrs. 300 hrs. X $2.00 600.00 $ 2,600.00
