Cont a Bi Lid Ad General

GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO

MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA Colombia, 2008

COMITÉ DIRECTIVO Fray Marino Martínez Pérez Rector Hernán Ospina Atehortúa Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación José Jaime Díaz Osorio Vicerrector Académico Francisco Javier Acosta Gómez Secretario General

Contabilidad General Mario de Jesús Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Económicas y Contables: María Victoria Agudelo Vargas Corrección de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseño: Colectivo Docente Facultad de Administración Impresión: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medellín – Colombia 2008

Contabilidad General

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COMITÉ DIRECTIVO Fray Marino Martínez Pérez Rector Hernán Ospina Atehortúa Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación José Jaime Díaz Osorio Vicerrector Académico Francisco Javier Acosta Gómez Secretario General

Contabilidad General Mario de Jesús Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Económicas y Contables: María Victoria Agudelo Vargas Corrección de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseño: Colectivo Docente Facultad de Administración Impresión: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medellín – Colombia 2008


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CONTENIDO PRIMERA PARTE:

PROTOCOLO ACADÉMICO

PRESE PRE SENT NTACI ACIÓN ÓN 1. IDEN IDENTIF TIFICACI ICACIÓN ÓN

8 10

Ficha técnica................................................... ................................................... ........ ..........10

2. INTENCION INTENCIONALIDADES ALIDADES FORMATIV FORMATIVAS AS

11

2.1. Objetivo general...................................................... .......................................................................................... .......................................... ...... 11 2.2. Objetivos específicos................................................ ................................ ....................................... .......... ...11

3. UNID UNIDADES ADES TEM TEMÁTIC ÁTICAS AS

13

UNIDAD 1 ................................................ ......................................... ................................................ ............... ............... ...........13 UNIDAD 4 ................................................ ......................................... ................................................ ............... ............... ...........14 UNIDAD 6 ................................................ ......................................... ................................................ ............... ............... ...........14

4. METO METODOL DOLOGÍ OGÍA A GEN GENERAL ERAL

14

5. EVALU EVALUACIÓ ACIÓN N INT INTEGR EGRAL AL

17

5.1. Sistema de evaluación............................................... .................................... .......................................... ...... 17 5.2. Actividades de reconocimiento...................................................... .............................................................. ............... ............ ..... 18 5.3. Actividades de profundización................................................. ....... .............. ............... ........... ... 18

INTRO INT RODUC DUCCI CIÓN ÓN

20

JUSTIFIC JUST IFICACIÓ ACIÓN N

22

1. INTRODUCCI INTRODUCCIÓN ÓN A LA CONTABILI CONTABILIDAD DAD

24

1.1. Definición de contabilidad.................................................... ........................................................... ............... ............... .............. ....... 25 1.2. Objetivos de la contabilidad................................................. ....... ............... ............... .............. ....... 26 Contabilidad General

3

1.3. Clasificación de la contabilidad......................................................................... 27 1.3.1. Según el origen del capital.............................................................................27 1.3.2. Según la clase de actividad...................................................... ......................27

1.4. Cualidades de la información contable............................................... ..............28 1.5. Principios de contabilidad.................................................. ................................29 1.5.1. Entidad o ente económico ..................................................................... ....... 29 1.5.2. Equidad............................................... ............................................ ............... 29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha......................................... ........................29 1.5.4. Período contable....................................................... ..................................... 30 1.5.5. Unidad de medida.................................................. ........................................ 30 1.5.6. Valuación o medición..................................................... ............................... 30

1.6. Clasificación de las empresas.............................................................................30 1.6.1. Según su actividad................................................... ...................................... 31 1.6.2. Según su constitución legal.............................................. ............................. 32

1.7. La ecuación contable......................................................................................... 36

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO + PATRIMONIO

37

1.8. Estados financieros............................................................................................ 38 1.8.1 Estados financieros de propósito general...................................................... 38 1.8.2. Estados financieros básicos................................................. ......................... 39 1.8.3. Estados financieros consolidados........................................... ...................... 39

40 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL

41

2.1. Estado de resultados................................................... ........................................ 42 2.1.1. Estado de resultados acumulados......................................... ......................... 44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios .....................................45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48

2.2. El balance general ............................................................................................... 51 2.2.1. Clasificación de los activos............................................. ..............................52 2.2.2. Clasificación de los pasivos................................................ .......................... 57

2.3. Clasificación del patrimonio................................................. ............................. 60 Contabilidad General

4

2.3.1. El capital............................................... ........................................ .................61 2.3.2. Reservas .............................................................. ................................ .......... 61 2.3.3. Ganancias acumuladas ............................................... ............................. ...... 61

3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS

69

3.1. La ecuación contable.......................................................................................... 70 3.2. La cuenta............................................................................................................71 3.3. Naturaleza de los activos................................................................................... 72 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................ 72 3.5. Naturaleza de los gastos ................................................ ..................................... 72 3.6. Naturaleza de los ingresos.................................................. ................................ 73

4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

83

ESPECÍFICOS...................................................................................................... ..... 84 4.1. Efecto de los hechos económicos ....................................................................... 84 4.2. La partida doble................................................................................................. 86 4.2.1. Registros simples................................................... ........................................ 87 4.2.2. Registros compuestos............................................... ..................................... 87

4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad ......................................................88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad......................................... ...................... 89

ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100 No Corrientes

Patrimonio ................................................... ...............................101

Total activos $123.232920 ................................................... .................................101 Pasivo + Patrimonio $123.232.920 .........................................................................101


5

5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE

105

5.1. Período contable y preparación de estados financieros ................................106 5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable...........................106 5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja .............108 5.4. Asientos de ajuste................................................... ..........................................109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes................................................... ..........110 5.4.2. Clasificación de los ajustes..........................................................................111

5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados................................................. ......................112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................... .............114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros...................... 117

5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.......................................... ...........................119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos.............. 123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ...................... 128

5.7. Ajustes por depreciación................................................... ...............................129 5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones............................................ ...132 5.9. Asientos de cierre ..............................................................................................134 Dinámica para los asientos de cierre........................................ ............................. 135

6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL

144

6.1. ¿Qué son los estados financieros?...................................................................145 6.2. Clasificación................................................. .....................................................145 Estados financieros de propósito general................................... ........................... 145

ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN

162

BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL

174


6

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA


175

7

PRESENTACIÓN Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria Luis Amigó. Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y la tecnología con criterios éticos y de calidad. La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de formación que supere obstáculos representados en grandes distancias geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior.


8

Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo, creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda nuestra sociedad. Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el módulo de aprendizaje.

La guía considera las orientaciones sobre el

desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria, proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante.

El

módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo. Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos en este nuevo ciclo de su formación profesional.


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1. IDENTIFICACIÓN Ficha técnica

CURSO

CONTABILIDAD FINANCIERA

AUTOR

MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA


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INSTITUCIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ

UNIDAD ACADÉMICA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA

ADMINISTRACIÓN

PALABRAS CLAVE

ECUACIÓN CONTABLE

ÁREA DE CONOCIMIENTO

BÁSICA

CRÉDITOS

TRES (3)

CIUDAD

MEDELLÍN

FECHA

AGOSTO DE 2004

ACTUALIZACIÓN ADICIÓN DE TEMAS APROBADA POR

2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 2.1. Objetivo general El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la generación de información financiera, además analizará e interpretará la información contenida en los estados financieros de una empresa de servicios y de una empresa comercial.

2.2. Objetivos específicos


11



Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones.



Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones



Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño, procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución legal.



Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable con respecto al registro de la información contable



Utilizar correctamente

los

procedimientos contables

para

la

elaboración del estado de resultados y del balance general.



Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.



Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos.



Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período contable en la organización, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre.


12



Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de cierre efectuados en toda organización.



Comprender las principales clases de estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto 2649 y 2650 de 1993)

3. UNIDADES TEMÁTICAS UNIDAD 1 Introducción a la contabilidad

UNIDAD 2 El ciclo contable estado de resultados y balance general


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UNIDAD 3 La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas

UNIDAD 4 El proceso de registro de la información contable

UNIDAD 5 Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y aplicaciones). Asientos de cierre

UNIDAD 6 Estados financieros básicos y estados financieros de propósito especial

4. METODOLOGÍA GENERAL Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros. En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes;

para ello se

utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes


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sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en el tiempo destinado al trabajo independiente. Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de la siguiente manera: Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y

el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas de la primera y segunda unidad. Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber

conceptualizado las unidades 1 y 2. En la unidad 1, denominada “ Introducción a la Contabilidad”, conceptos básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra. La unidad

dos comprende “ El ciclo contable, el estado de

resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y 66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de Contabilidad General

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Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3. En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio personal de desempeño elaborado por el alumno. Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales,

en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “ La

ecuación contable y la naturaleza de las cuentas ” correspondiente a la unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo, además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad. Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos

los conceptos correspondientes al “ Registro de la ecuación contable” correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101 del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de contabilidad de Gonzalo Sinisterra. Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya

debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “ Terminación del

ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre ”, Contabilidad General

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recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103 y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la realización de trabajo para la sexta unidad “ Estados financieros básicos y

estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas 162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo. Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad

sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante podrá conocer la certificación final del curso.

5. EVALUACIÓN INTEGRAL 5.1. Sistema de evaluación Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como “ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis, comprensión e interpretación de información que permita a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter ético Contabilidad General

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El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante; en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos. La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil.

5.2. Actividades de reconocimiento Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos presentados en cada unidad.

5.3. Actividades de profundización Contabilidad General

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Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.


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INTRODUCCIÓN Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra. La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más fundamental: la del límite de una función. Contabilidad General

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El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y, por último, optimización y bosquejo de curvas. En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha unidad.

La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de profundización. Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración; además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que se presentan al estudiar el cálculo diferencial.


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JUSTIFICACIÓN Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es Contabilidad General

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dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para estudiar y aprender la contabilidad. Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida profesional.


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1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD OBJETIVOS

GENERAL Introducir

un

definiciones,

conjunto normas,

de

conceptos,

características,

obje objeti tivo vos s y term termin inol olog ogía ía util utiliz izad ados os en el lenguaje contable.

ESPECÍFICOS Contabilidad General

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1. Reconocer

la

importancia

de

la

cont contab abil ilid idad ad como como un sist sistem ema a bá bási sico co de información para las organizaciones. 2. Valorar

los los

objetiv tivos

y

la

imp importan tancia

contable en la toma de decisiones. 3. Conocer

los

organizaciones

diferentes definidas

tipos

de

según

sus

características de orden legal. 4. Dife Difere renc ncia iarr

las las

form forma as

de

org organ aniz izac ació ión n

legal de los entes económicos, a partir de sus activid actividade ades s y car caract acterí erísti sticas cas jurídi jurídicococontables. 5. Conocer Conocer las normas básicas básicas que regulan regulan la contabilidad en general.

1.1. Definición de contabilidad Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos moneta monetario rios, s, y de forma forma clara, clara, compl completa eta y fided fidedign igna, a, las opera operacio ciones nes y transacciones de una empresa.


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1.2. Objetivos de la contabilidad El obje objetitivo vo prim primor ordi dial al de la cont contab abililid idad ad es prop propor orci cion onar ar info inform rmac ació ión n financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades econ económi ómicas cas inter interes esada adass en cono conocer cer los result resultado adoss opera operaci ciona onales les y la verda verdader dera a situa situació ción n econ económi ómica ca de la misma, misma, con con el fin de que que pueda puedan n tomarse decisiones. La contabilidad suministra información de la empresa:

-

A los los admi admini nist stra rado dore res, s, como como cont contri ribu buci ción ón a sus sus func funcio ione ness de planea planeació ción, n, contro controll y toma toma de decis decisio iones nes;; de igual igual manera manera,, ellos ellos mismos mismos requier requieren en informac información ión financie financiera ra confiab confiable, le, comprens comprensible ible,, objetiva, razonable y oportuna.

-

A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administración.

-

A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.

-

A las las enti entid dades ades del del sect sector or públ públic ico, o, quie quiene ness hace hacen n uso uso de la infor informac mación ión sumin suminist istrad rada a por por la contab contabili ilida dad d cuan cuando do tiene tienen n que que determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa.


26

-

A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores.

1.3. Clasificación de la contabilidad 1.3.1. Según el origen del capital La contabilidad puede ser :

-

Privada o particular , si se ocupa del registro de transacciones y

preparación de estados financieros de empresas particulares. -

Oficial o gubernamental , si se ocupa del registro de información del

Estado en sus instituciones y diferentes organismos.

1.3.2. Según la clase de actividad

La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica desarrollada por la empresa: -

Comercial , si se registran las operaciones de empresas o negocios

dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de transformación de éstas.


27

-

Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas

dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de producción o de explotación. -

Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la

venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional.

1.4. Cualidades de la información contable Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes características básicas: -

Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de

entender por sus usuarios internos y externos.

-

Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar

decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas. -

Comparabilidad : la información debe prepararse y presentarse sobre

bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.


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1.5. Principios de contabilidad Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos. Los principios contables más importantes son: 1.5.1. Entidad o ente económico

Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueñas de la misma.

1.5.2. Equidad

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular. 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha


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Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar utilidades. 1.5.4. Período contable

Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. 1.5.5. Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa. 1.5.6. Valuación o medición

Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición

1.6. Clasificación de las empresas


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De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se entiende toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada a la prestación de servicios”. De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes económicos se suelen clasificar de la siguiente manera: 1.6.1. Según su actividad - Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura

y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas. -

Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los

recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas, piedras preciosas y otros minerales. -

Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias

primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán vendidos al consumidor final. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economía. -

Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin

transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo Contabilidad General

31

general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de cadena. -

Servicios : su actividad económica es vender servicios o capacidad

profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol, bancos, centros hospitalarios.

1.6.2. Según su constitución legal

De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal. -

Empresa unipersonal . Según la ley 222 de 1995, con la cual se

reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez Contabilidad General

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inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la razón social debe estar seguida de la expresión “empresa unipersonal” o de la sigla EU. -

Empresa multipersonal . Como su nombre lo indica, son empresas

que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por cuotas o partes de interés y sociedades por acciones. Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:

- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante otras

personas

(terceros),

en

forma

personal,

ilimitada

y

solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable entre la sociedad y los propietarios.


33

- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos, una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración, cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual valor cada una. La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podrá delegar la representación y la administración en un gerente.

- En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad

por las operaciones de la sociedad. Los

comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La Contabilidad General

34

administración de la sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la escritura de constitución. Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas por acciones y sociedad anónima.

- En comanditas por acciones : al igual que la sociedad en comandita simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía” o la abreviatura

“& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad

Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada acción suscrita. La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito. - Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el

nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de Contabilidad General

35

cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos aportes de capital La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un año.

1.7. La ecuación contable La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir, en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los Contabilidad General

36

derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede expresar de la siguiente manera:

PROPIEDADES

=

Bienes poseídos

PARTICIPACIONES Acreedores y propietarios

Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad económica se denominan Activos . Sus obligaciones con terceras personas (acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como

Patrimonio.

Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente ecuación:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

O mediante el siguiente esquema: Contabilidad General

37

PASIVOS ACTIVOS PATRIMONIO

1.8. Estados financieros Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general y de propósito especial. 1.8.1 Estados financieros de propósito general

Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera

y la

capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos estados caracterizados

por su claridad, neutralidad, concisión

y fácil

consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados.


38

1.8.2. Estados financieros básicos

Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son estados financieros básicos los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujo de efectivo 1.8.3. Estados financieros consolidados

Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen una sola empresa.


39


40

2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL OBJETIVOS

GENERAL Dar

a

conocer

principales elementos

al

estados de

estudiante financieros

acuerdo

con

las

los

dos

y

sus

normas

vigentes en Colombia.

ESPECÍFICOS 1. Presentar los elementos que conforman los estados financieros. 2. Clasificar

los

estados

financieros

de

acuerdo con las características de los usuarios a quienes se dirigen. 3. Comprender las normas básicas para la preparación y elaboración de los estados financieros. 4. Establecer modelos de presentación de los estados financieros.


41

5. Resaltar la importancia de los estados financieros

como

información económico

medio

contable para

de de

diferentes

presentar un tipos

ente de

usuarios.

2.1. Estado de resultados Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el período. Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias porque solamente

pertenecen al

período contable que se esté elaborando.


42

La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio. A continuación se describen los principales componentes del estado de resultados: -

Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por

la venta de bienes o servicios. -

Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente

con la

producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos. -

Gastos operacionales . Erogaciones o desembolsos de dinero

causados en las actividades de administración y comercialización de la empresa. -

Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades

diferentes del objeto social de la empresa.


43

-

Gastos no operacionales . Erogaciones de dinero realizadas por la

empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto social. -

Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes

vendidos por la empresa. -

Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante

un período contable. -

Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es

decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto. Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles, a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada una de las actividades económicas. 2.1.1. Estado de resultados acumulados

Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone de la siguiente manera:

Saldo período anterior

$ xxx

+ Utilidad neta período

$ xxx

- Dividendos decretados

$(xxx)


44

= Ganancias acumuladas

$ xxx

2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios

Ingresos operacionales (por venta de servicios)

$ xxxx

- Gastos operacionales

($ xxx)

Nómina

$ xxx

Servicios públicos

$ xxx

Papelería

$ xxx

Mantenimiento

$ xxx

Seguros

$ xxx

Arrendamientos

$ xxx

Intereses

$ xxx

Depreciaciones

$ xxx

Publicidad

$ xxx

= Utilidad operacional

$ xxxx

+ Otros ingresos no operacionales

$ xxx

Intereses

$ xxx

Arrendamientos

$ xxx

Asesorías

$ xxx

Capacitaciones

$ xxx

Descuentos

$ xxx

- Otros gastos no operacionales Contabilidad General

($ xxx) 45

Intereses

$ xxx

Arrendamientos

$ xxx

Reparaciones

$ xxx

=Utilidad antes de impuestos

$ xxxx

- % Estimado de impuestos

($ xxx)

= Utilidad neta período

$ xxxx

Ejemplo práctico Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Ingresos por servicios

$56.500

Ingresos por Intereses

$2.435

Utilidad en venta de activos

$1.250

Gasto servicios públicos

$952

Gasto depreciación

$1.360

Gasto impuesto predial

$3.575

Gasto asesorías

$2.125

Gasto Reparación

$645

Gasto nómina

$29.350

Gasto arrendamiento

$3.070

Gasto reparación

$300

Gasto mantenimiento

$540

Gasto honorarios

$1.750

Gasto seguros

$665


46

Ingresos por asesoría

$625

Gasto intereses

$1.520

ESTADO DE RESULTADOS INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X Ingresos x servicios

$56.500


($41.262)

Nómina Arrendamiento

$29.350 $3.070

Servicios públicos

$952

Mantenimiento

$540

Depreciación

$1.360

Honorarios

$1.750

Impuesto predial

$3.575

Seguros

$665


$15.238

+ Otros ingresos no operacionales Utilidad venta activos

$1.250

Intereses

$2.435

Asesorías

$625

- Otros gastos no operacionales Reparación Asesorías Contabilidad General

$4.310

($3.945)

$300 $2.125 47

Intereses

$1.520

= Utilidad antes de Impuestos

$15.603

- % Estimado de impuestos (38.5%)

($6.007)


$9.596

2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial Ingresos operacionales (venta de mercancías)

$ xxxx

- Devoluciones

($xxx)

- Descuentos

($xxx)

- Rebajas

($xxx)

= Ventas netas

$ xxxx

- Costo mercancía vendida (C.M.V)

($xxx)

= Utilidad bruta en ventas

$ xxxx


($xxx)

Nómina

$ xxx

Servicios públicos

$ xxx

Mantenimiento

$ xxx

Papelería

$ xxx

Seguros

$ xxx

Empaques

$ xxx

Publicidad

$ xxx

Seguros

$ xxx

Arrendamientos

$ xxx

Intereses

$ xxx

Depreciaciones

$ xxx

= Utilidad Operacional

$ xxxx

+ Otros ingresos no operacionales Intereses Contabilidad General

$ xxx $ xxx

48

Asesorías

$ xxx

Capacitaciones

$ xxx

- Otros gastos no operacionales

($xxx)

Intereses

$ xxx

Arrendamientos

$ xxx

Reparaciones

$ xxx

= Utilidad antes de Impuestos

$ xxxx

- % Estimado de Impuestos

($ xxx)


$ xxxx

Ejemplo práctico La presente información, suministrada por el contador de almacenes la Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Costo mercancía vendida

$46.800


$3.290

Ingresos por intereses

$1.300

Ingresos por arrendamiento

$2.600

Gasto publicidad

$2.450

Gasto mantenimiento

$1.200

Gasto depreciación

$987

Descuentos

$3.200

Ingresos por venta de mercancía

$90.000

Gasto reparación

$1.480

Gasto papelería

$1.540

Gasto nómina

$12.370

Gasto empaques

$4.670

Gasto intereses

$1.300


49

Gasto seguro

$2.000

Devoluciones

$2.600

ESTADO DE RESULTADOS ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X Ingresos por venta de mercancía

$90.000

- Devoluciones en ventas

($2.600)

- Descuentos en ventas

($3.200)

= Ventas netas

$84.200

- Costo mercancía vendida

($46.800)

= Utilidad bruta en ventas

$37.400


($28.507)

Servicios públicos

$3.290

Papelería

$1.540

Gasto nómina

$12.370

Publicidad

$2.450

Empaques

$4.670

Mantenimiento

$1.200

Depreciación

$987

Seguro

$2.000


$8.893

+ Otros ingresos no operacionales

$3.900


50

Intereses

$1.300

Arrendamientos

$2.600

- Otros gastos no operacionales Reparación

$1.480

Intereses

$1.300

($2.780)

= Utilidad antes de impuestos

$10.013


($3.855)


$6.158

2.2. El balance general Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la organización para la toma de decisiones gerenciales. El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus elementos los siguientes:


51

a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el

ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan beneficios futuros. b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del

ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes. c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico,

después de deducir todos sus pasivos. El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros. 2.2.1. Clasificación de los activos

Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:

•

Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas

partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas que los componen son:


52

- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de

propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta de bienes o servicios. - Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos

por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del mercado al cierre del período. - Cuentas por cobrar . Comprende el valor de las deudas a cargo de

terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar, anticipos y avances. - Documentos por cobrar . Deudas a cargo de terceros y a favor de

la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero, por

ejemplo,

letras,

pagarés,

cheques

posfechados,

avales

financieros. - Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter

temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o Contabilidad General

53

cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. - Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos

por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o adición. Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en proceso, de materias primas, de productos terminados. - Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados . Son los

desembolsos

de

dinero

que

el

ente

económico

realiza

anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del período respectivo. - Cargos diferidos . Son los desembolsos de dinero que realiza la

empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se espera rendimiento en el futuro.

•

Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo.

Están

constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente Contabilidad General

54

para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los activos no corrientes son las siguientes:

- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la

empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no renovables. - Edificios . Representan el valor de todos los bienes raíces que posee

la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20 años. - Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la

empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. - Muebles y enseres . Activos depreciables que poseen una vida útil

de 10 años. . - Equipos de oficina . Activos depreciables que poseen una vida útil

de 10 años.


55

- Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se

tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil de 5 años. - Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil

de 5 años. Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que se denomina depreciación acumulada. Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente manera:

Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales Vida útil

Depreciación mensual = Depreciación anual 12 meses


56

•

Activos intangibles . Son aquellos que no tienen presencia física pero

producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good will , las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how , las

franquicias y las concesiones.

2.2.2. Clasificación de los pasivos

Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:

•

Pasivos corrientes . Esta categoría incluye todas las obligaciones que

deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año. Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las siguientes:

•

Obligaciones bancarias u obligaciones financieras . Representan

todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras.

•

Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente

económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social. Contabilidad General

57

•

Cuentas por pagar . Comprenden las obligaciones contraídas por el

ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras.

•

Documentos por pagar . Su saldo representa el valor adeudado por

la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro de la obligación.

•

Dividendos o participaciones por pagar . Representan las utilidades

que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el período.

•

Impuestos gravámenes y tasas por pagar . Esta cuenta corresponde

al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas determinadas previamente por el Estado.

•

Prestaciones sociales por pagar . Son los valores que la empresa

adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales


58

son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores.

•

Pasivos

diferidos

o

ingresos

recibidos

por

anticipado .

Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía. Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.

Pasivos estimados

Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de

pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Pasivos largo plazo

Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:


59

•

Obligaciones bancarias a más de un año . Son obligaciones

contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de maquinarias y construcciones.

•

Documentos por pagar a más de un año . Deudas contraídas por la

empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un documento financiero.

•

Hipotecas por pagar . Deudas contraídas por la empresa las cuales

tienen como respaldo sus activos.

•

Cesantías consolidadas . Dinero que la empresa adeuda a todos

aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por le empresa.

2.3. Clasificación del patrimonio El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.


60

Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente manera: 2.3.1. El capital

El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico.

Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor acordado por los accionistas y que debe constar

en la escritura de

constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor nominal y otras características de las acciones. 2.3.2. Reservas

Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales. 2.3.3. Ganancias acumuladas


61

Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del período actual.

ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO Activos Corrientes

Pasivos Corrientes

Caja

$xxx

Obligaciones bancarias

$xxx

Bancos

$xxx

Proveedores

$xxx

CxC

$xxx

CxP

$xxx

DxC

$xxx

DxP

$xxx

Inventarios

$xxx

Dividendos x pagar

$xxx

Inversiones

$xxx

Impuestos x pagar

$xxx

Gastos prepagados

$xxx

Prestac. sociales x pagar

$xxx

Cargos diferidos

$xxx

Pasivos diferidos

$xxx

Total activos ctes

$xxx

Total pasivos corrientes

$xxx

No Corrientes Inversiones perm. Contabilidad General

Largo plazo $xxx

Obligaciones bancarias +1

$xxx

62

Propiedad-planta-equipo

Documentos x pagar + 1

$xxx

Terrenos

$xxx

Hipotecas por pagar

$xxx

Edificios

$xxx

Cesantías consolidadas

$xxx

Deprec. acum, (xxx)

$xxx

Total pasivos largo plazo

$xxx

Maquinarias

$xxx

Total pasivos

$xxx

Deprec. Acum. (xxx)

$xxx

Patrimonio

Muebles y enseres

$xxx

Capital

$xxx

Deprec. acum. (xxx)

$xxx

Reservas

$xxx

Equipos de oficina

$xxx

Ganancia acumuladas

$xxx

Deprec. acum. (xxx)

$xxx

Total patrimonio

Vehículos

$xxx

Pasivo + patrimonio

Deprec. acum. (xxx)

$xxx

Equipo de cómputo

$xxx

Deprec. acum. (xxx)

$xxx

Total activos no ctes.

$xxx

Activos intangibles

$xxx

Total activos

$xxx

$xxx

$xxx

Ejemplo práctico Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego realizar el balance general: Cuentas cobrar

$408.000

Cuentas x pagar

$345.800

Cesantías x pagar

$354.000

Ganan. acumuladas

$529.500

Deprec. acum. equipo

$322.500

Documentos x cobrar

$462.000

Deprec. acum. edificio

$345.000


63

Impuestos x pagar

$4.200

D x P largo plazo

$345.000

Edificios

$570.000

Bancos

$358.500

Capital

$750.000

Terrenos

$336.000

Equipo

$525.000

Inventarios

$390.000

Hipotecas x P

$390.000

Seg. prepagado

$336.500

BALANCE GENERAL COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X Activos Corrientes

Pasivos Corrientes

Bancos

$358.500

Cuentas x pagar

$345.800

Cuentas x cobrar

$408.000

Impuestos X P

$4.200

Documen. x cobrar

$462.000

Cesantías x P

$354.000

Inventarios

$390.000

Total pasivo Cte.

$704.000

Seg. prepagado

$336.500

Largo plazo

Total activo Cte.

$1.955.000

Documentos x P

$345.000

Hipotecas x P

$390.000

No Corrientes Terreno Contabilidad General

$336.000

Total largo plazo $735.000 64

Edificios

$570.000

Total pasivos

$1.439.000

Dep. acum. (345.000) $225.000 x

Patrimonio

Equipo

Capital

$750.000

Dep. acum. (322.500) $202.500 x

Ganan acum.

$529.500

Total activo No Cte. $763.500

Total patrimonio $1.279.500

Total Activos

$525.000

$2.718.500 Pasivo + Patrimonio $2.718.500

Ejemplo práctico La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general. Caja

$560

Gasto nómina

$4.200

Inventario

$3.815

Ingresos x asesorías

$510

Gasto publicidad

$310

Gasto reparaciones

$520

Gasto interés

$570

Gasto Intereses

$480

Obligac. bancarias

$4.600

Bancos

$1.340

Reservas

$1.675

Pasivos diferidos

$2.400

Edificio

$9.500

Cargos diferidos

$978


65

Muebles y enseres

$3.000

Gasto mantenimiento

$200

Cuentas x pagar

$2.500

Cuentas x cobrar

$5.120

Dep. acum. edificio

$3.400

Cesantías x pagar

$5.700

Documentos x pagar

$1.960

Capital

$9.838

Vehículo

$4.700

Dep. acum. vehículo

$1.250

Dep. acum. M y E

$870

Ganancia acumulada

$860

Gasto servi. públicos

$1.080

Gasto papelería

$450

Ingresos x servicios

$10.300

Inversiones

$9.040

ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Ingresos x Servicios

$10.300


($7.290)

Publicidad

$310

Interés

$1.050

Servipúblicos

$1.080

Nómina

$4.200

Mantenimiento

$200

Papelería

$450

= Ganancias operacionales + Otros Ingresos no operacionales Contabilidad General

$3.010 $510 66

Asesorías

$510

- Otros gastos no operacionales Reparaciones

($520)

$520

= Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de impuestos (38.5%)


$3.000 ($1.155)

$1.845

ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Saldo período anterior

$860


$1.845

- Dividendos declarados

$


$2.705

0

BALANCE GENERAL ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Activos Corrientes

Pasivos Corrientes

Caja

$ 560


$4.600

Bancos

$1.340

Cuentas x pagar

$2.500

Cuentas x cobrar

$5.120

Documento x pagar

$1.960

Inversiones

$9.040

Impuestos x pagar

$1.155

Inventario

$3.815

Cesantías x pagar

$5.700

Cargos diferidos

$978

Pasivo diferido

$2.400

Total activos Ctes.

$20.853

Total pasivos Ctes

$18.315

No corrientes Contabilidad General

Largo plazo

0 67

Total pasivos

Propiedad-planta-equipos

$18.315

Edificios

$9.500

Patrimonio

Dep. acum. ($3.400)

$6.100 x

Capital

$9.838

Muebles y enseres

$3.000

Reservas

$1.675

Dep. acum. ($870)

$2.130 x

Ganancias acumuladas

$2.705

Vehículo

$4.700

Total patrimonio

Dep. acum. ($1.250)

$3.450 x

Pasivo +patrimonio

Total activo no Cte.

$11.680

TOTAL ACTIVOS

$32.533


$14.218 $32.533

68

3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS OBJETIVOS

GENERAL Dar a conocer a todos los estudiantes la naturaleza de las cuentas que componen los estados financieros de una empresa.

ESPECÍFICOS Contabilidad General

69

1. Comprender

y

manejar

la

ecuación

contable. 2. Definir lo que es una cuenta. 3. Conocer las cuentas de naturaleza débito del balance general. 4. Clasificar las cuentas del pasivo y del patrimonio de acuerdo con su naturaleza. 5. Identificar los elementos débito y crédito que componen los estados de resultados.

3.1. La ecuación contable La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto internos como externos. En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.


70

Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueños y de terceros.

3.2. La cuenta En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se denomina Cuenta . La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita

efectuar las

mediciones

monetarias

de

los

aumentos

y

disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T. Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea Contabilidad General

71

horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo. A continuación se ilustra una cuenta T .

3.3. Naturaleza de los activos Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito; la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en el lado crédito.

ACTIVOS Aumentan +

Disminuyen -

3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan en el crédito y disminuyen en el débito.

PASIVOS Disminuyen -

Aumentan +

PATRIMONIO Disminuyen -

Aumentan +

3.5. Naturaleza de los gastos Contabilidad General

72

Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito.

GASTOS Aumentan +

Disminuyen -

3.6. Naturaleza de los ingresos Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito.

INGRESOS Disminuyen -

Aumentan +

Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito , y puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí recibe el nombre de asiento o registro crédito . La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas, se puede formular de la siguiente manera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos


73

La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes de efectuar los estados financieros.

Ejemplo práctico Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito realizará el siguiente ejercicio:

Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como aporte de capital de sus socios.

Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería:

BANCOS (1) 4.000.000


CAPITAL 4.000.000 (1)

74

Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor de $1.500.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las cuentas T aparecerían así:

BANCOS (1) 4.000.000

1.500.000 (2)

MUEBLES Y ENSERES (2) 1.500.000

Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por $8.000.000. Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias origina un crédito.

BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 Contabilidad General

1.500.000 (2)

OBLIGACIONES BANCARIAS 8.000.000 (3)

75

Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días. Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales originan un crédito.

PROVEEDORES NACIONALES

BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000

1.000.000 (4)

1.500.000 (2) 1.000.000 (4) EQUIPO DE CÓMPUTO

(4) BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000

2.000.000

1.500.000 (2)

CAPITAL 4.000.000 1

1.000.000 (4)

Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en 12.000.000

2.500.000

4.000.000

el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad principio de la 9.500.000 por partida doble, en el cual se basa el4.000.000 ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de MUEBLES Y ENSERES

OBLIGACIONES BANCARIAS

cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será débito,2 pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito. 3 1.500.000 8.000.000 En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron algún movimiento será el siguiente: 1.500.000 E UIPO DE CÓMPUTO Contabilidad General

(4) 2.000.000

8.000.000 PROVEEDORES NACIONALES 1.000.000 4 76

Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento débito siempre es igual al asiento crédito; éste es el punto inicial del sistema por partida doble. El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado cuentas del balance general, pero existen hechos económicos que comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado débito como los activos y los ingresos generan un aumento en el crédito como los pasivos y el patrimonio. Contabilidad General

77

La ecuación ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede formularse de la siguiente manera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos

Esta ecuación así planteada se denomina balance de prueba, en donde la suma de los saldos débito debe ser igual a la suma de los saldos crédito.

Transacción 5: La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito por $2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un activo y aumenta en el débito, e ingresos operacionales que se incrementa en el lado crédito.

CUENTAS POR COBRAR (5) 2.600.000


INGRESOS OPERACIONALES 2.600.000 5

78

Transacción 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta en el débito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado crédito.

BANCOS 1 4.000.000

INGRESOS OPERACIONALES 2.600.000 5

1.500.000 (2)

3 8.000.000

1.000.000 4

6 1.300.000

1.960.000 7

13.300.000

4.460.000

1.300.000 6

8.840.000

3.900.000

Transacción 7: la empresa registra el último día de mes los siguientes gastos: nómina $960.000, servicios públicos $685.000 y papelería por $315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado débito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crédito

GASTO NÓMINA

(7) 685.000

(7) 960.000


GASTO SERVICIOS PÚBLICOS

GASTO PAPELERÍA

(7) 315.000

79

Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y disminuciones en el débito y en el crédito, se puede realizar un breve repaso sobre los temas planteados en el capítulo anterior, tales como la elaboración del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general, de la siguiente manera:

ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Ingresos por servicios

$3.900.000


($1.960.000)

Nómina

$960.000

Servicios públicos

$685.000

Papelería

$315.000


$1.940.000

+ Otros ingresos

0

- Otros gastos

0

= Utilidad antes de impuestos Contabilidad General

$1.940.000 80


($746.900)


$1.193.100

ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Saldo período anterior

$

0


$1.193.100

- Dividendos decretados

$


$1.193.100

0

Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por cobrar, muebles y enseres y equipo de cómputo, cuyo resultado se encuentra en el lado débito. Además, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores nacionales e impuestos por pagar acompañadas de las cuentas capitales y ganancias acumuladas que tienen saldo crédito, se elaborará el balance general de la siguiente manera:

BALANCE GENERAL ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X ACTIVOS CORRIENTES

PASIVOS CORRIENTES

Bancos

$8.840.000


Cuenta x cobrar

$2.600.000

Proveedores nacionales $1.000.000

Total activos Ctes.

$11.440.000

Impuestos x pagar


$8.000.000 $746.900 81

No corrientes

Total pasivos Ctes.

Propiedad-planta y equipos

Largo plazo

0

Muebles y enseres

$1.500.000

Total pasivos

$9.746.900

Equipo de cómputo

$2.000.000

Patrimonio

Total activos no Cte.

$3.500.000

Capital

$4.000.000

Total activos

$14.940.000

Ganancias acum.

$1.193.100

Total patrimonio

$5.193.100

Pasivo + Patrimonio


$9.746.900

$14.940.000

82

4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE OBJETIVOS

GENERAL Desarrollar incluya

los

un

modelo

sistemático

procedimientos

que

normalmente

aceptados y utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos.


83

ESPECÍFICOS 1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuación contable. 2. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración periódica de los estados financieros. 3. Utilizar las reglas del débito y del crédito para el registro de hechos económicos en los libros de contabilidad. 4. Describir los libros de contabilidad y señalar la relación entre éstos y sus respectivos elementos. 5. Registrar

transacciones

en

los

libros

de

contabilidad. 6. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificación del sistema contable. 7. Utilizar

los

pasos

del

ciclo

contable

para

la

preparación de estados financieros.

4.1. Efecto de los hechos económicos Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación, el control de las actividades y la toma de decisiones. Contabilidad General

84

Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito, adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o el establecimiento de una cafetería en la empresa. Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros

Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y Contabilidad General

85

terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes casos:

•

Aumento en activo y disminución en activo . Ejemplo: la empresa

compra de contado un vehículo.

•

Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa

compra a crédito un equipo de cómputo.

•

Aumento en activo y aumento del patrimonio . Ejemplo: el ingreso

de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo.

•

Disminución en el activo y disminución en el pasivo . Ejemplo:

cancelación de una obligación bancaria.

•

Disminución en el activo y disminución en el patrimonio . Ejemplo:

retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.

4.2. La partida doble Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no Contabilidad General

86

exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas: 4.2.1. Registros simples

Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito. 4.2.2. Registros compuestos

Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el crédito.

4.3. Libros de contabilidad Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros Contabilidad General

87

de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos dos los los comer mercian iantes tien ienen oblig bliga ación ión de llev levar lib libros ros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros libros de conta contabil bilida idad d que que debe deben n lleva llevars rse e son: son: libro libro diario, diario, libro libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe Debe lleva llevarr (sin (sin registro registro)) los libros libros auxiliar auxiliares es que sean necesar necesarios ios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es oblig obligat ator orio io que, que, por por lo menos menos una vez al año, año, se pres presen ente te un balance general que refleje la situación económica de la empresa. e. Está prohibido prohibido borrar, tachar, en todo todo o en parte, los los registros. registros. f. Igu Igualme almen nte, te, arra rranca ncar hoja hojass, alter lterar ar el orde rden de las mi missmas mas o mutilarlas.

4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su acti activi vida dad d econ económ ómic ica, a, con con el fin fin de cono conoce cerr en cual cualqu quie ierr mome moment nto o su Contabilidad General

88

situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueños o administradores. Los libros libros de conta contabil bilida idad d y los docume document ntos os const constitu ituye yen n prueb prueba a de los hech hechos os merc mercan antitile les, s, tant tanto o para para terc tercer eros os como como para para las las enti entida dade dess de vigilancia y control del Estado. 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad contabilidad

•

Libro diario diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico

todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombr nombre e de libro libro tres tres colum columnas nas,, un libro libro diario diario tiene tiene el sigu siguien iente te formato:

Fecha

Referencia

Detalle

Débito

xxx xxx

xxx xxx

xxx xxx

xxx

Crédito xxx

Para el manejo de los ejercicios ejercicios se utilizará el número del registro en cambio de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando la regla del débito y del crédito.

Ejemplo:


89

La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de 200x.

Fecha

Referencia

Detalle

Débito

200X 13 DE MAYO

COMPRA

VEHÍCULO

$25.000

200X

COMPRA

BANCOS

Crédito

13 DE MAYO

•

$25.000

Libro mayor y balances : en éste se registra la información contable

proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para para el mes mes sigu siguie ient nte. e. Para Para este este trab trabaj ajo o el libr libro o diar diario io esta estará rá representado por la cuenta T.

Ejemplo: Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x

VEHÍCULO (1) 25.000


BANCOS 25.000 (1)

90

•

Libros auxiliares : sirven para detallar en forma clara y precisa los

registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores. Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así como para las cuentas del estado de resultados

Ejemplo práctico La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice: registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba, estado de resultados, balance general. Contabilidad General

91

Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por $17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de $24.500.000.

Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320.

Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000. Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000. Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga el 45% de contado y el resto a 60 días.

Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000. Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito. Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina $1.259.460, asesorías $453.700.

Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por papelería del préstamo se pagan $850.000.

Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000. Contabilidad General

92

Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40% de contado y el resto a crédito.

Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado: nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y asesorías por $375.000.

Solución A. Libro diario

DETALLE

DÉBITO

(1) Inversiones

$38.250.000

Vehículo

$17.600.000

CxC

$18.200.000


CRÉDITO

93

Bancos

$24.500.000

Capital

$98.550.000

(2) Gasto impuesto. Industria y Comercio

$654.320

Bancos (3) C x C

$654.320 $2.560.000

Ingresos x servicios (4) Gasto papelería

$2.560.000 $465.000

Bancos

$465.000

(5) Muebles y enseres

$3.240.000

Bancos

$1.458.000

Cuentas x pagar

$1.782.000

(6) Bancos

$1.760.000

Ingresos x servicios (7) Bancos

$1.760.000 $15.750.000

Inversiones (8) Gasto mantenimiento.

$15.750.000 $320.000

CxP (9) Gasto nómina Gasto asesorías

$320.000 $1.259.460 $453.700

Bancos

$1.713.160

DETALLE

DÉBITO

(10) Bancos

$23.000.000


CRÉDITO

$23.000.000

Gasto papelería préstamo Bancos Contabilidad General

$850.000 $850.000 94

(11) Bancos

$9.500.000

CxC

$9.500.000

(12) Bancos

$1.040.000

CxC

$1.560.000

Ingresos x servicios (13) Gasto nómina Gasto reparación

$2.600.000 $1.745.600 $456.000

Gasto servicios públicos BANCOS

$760.000

Gasto asesorías

$375.000

1 24.500.000 Bancos 6 1.760.000 7 15.750.000 10 23.000.000 11 9.500.000 12 1.040.000

654.320 2 465.000 4 1.458.000 5 850.000 11 1.713.160 9 3.336.600 13

75.550.000

CAPITAL

1 38.250.000 $3.336.600 15.750.000 7

8.477.080

67.072.920

22.500.000

VEHÍCULO 1 17.600.000 B. Libro mayor (cuentas T)

CxC 1 18.200.000 3 2.560.000 13 1.560.000 22.320.000

9.500.000 11

9.500.000

12.820.000 CAPITAL


98.550.000 1

GASTO IMPUESTO I y C 2 654.320

95

GASTO PAPELERÍA

INGRESOS POR SERVICIOS

4 465.000

2.560.000 3 1.760.000 6 2.600.000 12

6.920.000

MUEBLES Y ENSERES

CUENTAS POR PAGAR

3 3.240.000

1.782.000 3 320.000 8

2.102.000 GASTO MANTENIMIENTO 8 320.000 Contabilidad General

GASTO NÓMINA 9 1.259.460 13 1.745.600

96

GASTO ASESORÍAS

OBLIGACIONES BANCARIAS

9 453.700 13 375.000

23.000.000 10

828.700

GASTO PAPELERÍA PRÉSTAMO 10 850.000

GASTO SERVICIOS PÚBLICOS


13 760.000

GASTO REPARACIÓN 13 456.000

97

BALANCE DE PRUEBA DETALLE

DÉBITO

Bancos

$67.072.920

Inversiones

$22.500.000

Vehículos

$17.600.000


CRÉDITO

98

CxC

$12.820.000

Capital

$98.550.000

Gasto Impuesto I y C

$654.320

Gasto papelería

$465.000

Ingresos x servicios Muebles y enseres

$6.920.000 $3.240.000

CxP

$2.102.000

Gasto mantenimiento

$320.000

Gasto nómina

$3.005.060

Gasto asesorías

$828.700


$23.000.000

Papelería Préstamo

$850.000

Gasto reparación

$456.000


$760.000

Sumas iguales

130.572.000

130.572.000

ESTADO DE RESULTADOS COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X


$6.920.000


$(6.883.080)

Nómina Contabilidad General

3.005.060 99

Industria y comercio

654.320

Papelería

465.000

Mantenimiento

320.000

Asesorías

828.700

Papelería préstamo

850.000

Serv. públicos

760.000

=Utilidad operacional

$36.920

+ Otros ingresos

0

-Otros gastos (reparación)

$(456.000)

= Utilidad antes de impuestos

$(419.080) $(419.080)

-% Estimado de impuestos

0


$(419.080)

BALANCE GENERAL COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X

ACTIVOS CORRIENTES


PASIVOS CORRIENTES

100

Bancos

$67.072.920

Oblig. bcarias.

$23.000.000

CxC

$12.820.000

CxP

$2.102.000

Inversiones

$22.500.000

Total pasivo Cte. $25.102.000

Total activos Ctes.$102.392.920

No Corrientes

Total pasivos

$25.102.000

Patrimonio

Muebles y enseres $3.240.000

Capital

$98.550.000

Vehículo

$17.600.000

Ganan. acumu.

($419.080)

$20.840.000

Total patrimonio $98.130.920

Total activos no Ctes.

Total activos $123.232920 Pasivo + Patrimonio $123.232.920

Taller de aplicación La compañía Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta las siguientes transacciones realizadas durante el mes.


101

Marzo 1: la compañía recibe como aportes de capital por parte de sus socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un vehículo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000.

Marzo 3: Se compra papelería por $3.250.000. Marzo 4: Se prestan servicios a crédito por $1.200.000. Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000. Marzo 8: Se adquiere Equipo de cómputo por $6.300.000, se paga el 45% de contado y el resto a crédito.

Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15 días.

Marzo 12: Se compra póliza de seguro por $5.000.000. Marzo 14: Se paga reparación del vehículo por $450.000. Marzo 15: Se paga nómina por $875.000 y capacitación por $350.000. Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000. Marzo 20: La compañía obtiene un préstamo bancario por $25.000.000, paga por papelería del préstamo $234.000 y por estudio del préstamo $180.000.

Marzo 23: El socio paga la deuda más $125.000 por intereses. Contabilidad General

102

Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el día 8. Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de contado y el resto a crédito.

Marzo 30: Se paga nómina por $978.000, servicios públicos por $564.000, asesorías por $200.000.

Se pide realizar: Registros contables (libro diario) Cuentas T (libro mayor) Balance de prueba Estado de resultados Balance general


103


104

5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE OBJETIVOS

GENERAL Realizar todas las actividades que tienen lugar al finalizar el período contable, las cuales permiten determinar razonablemente la

utilidad

del

ejercicio

y

la

situación

financiera de la entidad: asientos de ajuste y asientos de cierre.

ESPECÍFICOS 1. Aplicar

el

principio

de

contabilidad

de

causación. 2. Diferenciar la contabilidad de causación de la contabilidad de caja. 3. Comprender el proceso contable de manera integrada. 4. Definir y clasificar los asientos de ajuste que se deben realizar al finalizar el período contable. 5. Preparar el cierre de cuentas del período, utilizando para ello los asientos de cierre. Contabilidad General

105

6. Determinar

la

utilidad

del

ejercicio

y

los

impuestos de renta a cargo del ente económico. 7. Comprender el proceso de preparación de todo el ciclo contable.

5.1. Período contable y preparación de estados financieros Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos ejecutados por la empresa, en forma cronológica a lo largo de un período contable, se inicia, al finalizar cada uno, el proceso de ajuste de ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Este proceso contable tiene lugar al final de cada período y consiste básicamente en determinar, de la forma más razonable posible, la utilidad del ejercicio y la situación económica de la organización. Se conoce como

Terminación del ciclo contable. Se entiende por período contable el lapso en el cual una organización mide resultados

operacionales.

Los

cortes

respectivos

deben

definirse

previamente, de acuerdo con las normas legales vigentes y en consideración al ciclo de operaciones del ente económico. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 9 determina que por lo menos una vez por año, con corte a 31 de diciembre, la empresa debe emitir estados financieros de propósito general.

5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable


106

Con el

fin

de determinar

razonablemente

la

utilidad o

pérdida

correspondiente a un período contable, el ente económico debe asociar a los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, mediante el registro simultáneo de unos y otros en la cuenta de resultados. La mayoría de los gastos, especialmente aquellos que implican desembolsos en efectivo, son fácilmente identificables y asociables a los ingresos correspondientes al período. Por ejemplo, los gastos de nómina, los arrendamientos, los servicios públicos pagados en un mes, deben considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducir de los ingresos obtenidos durante ese mismo lapso y determinar así la utilidad o pérdida del período. Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificación con sus respectivos ingresos resulta más compleja, por el hecho de provenir de transacciones efectuadas en períodos contables distintos del mes corriente. Por ejemplo, para un vehículo, su gasto por depreciación debe cargarse no solamente para el año de compra, sino para todos los años de vida útil del activo. Algunos gastos en que se incurrido en el período corriente, pero cuyo pago no ha sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del período, independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo, sí al final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, éste debe asociarse a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se pague en el mes siguiente. Si en un período contable se logran asociar todos los ingresos realizados por la empresa con sus respectivos costos y gastos, la utilidad o pérdida así Contabilidad General

107

calculada se considerará más ajustada a la realidad. Si una partida no se puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados para el período corriente.

5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja Como se mencionó en el punto anterior, con el fin de determinar correctamente la utilidad o pérdida de un período contable, los ingresos operacionales realizados por la empresa deben asociarse a sus respectivos costos y gastos.

La contabilidad de causación o por acumulación, fundamentada en la norma técnica del mismo nombre, estipula que los hechos económicos deben reconocerse en el período en el cual se realicen y no solamente cuando se reciba o pague el efectivo o su equivalente. Según la norma, sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados, entendiéndose por tales cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados (internos o externos), el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrifico económico, o haya experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables. Para que un hecho económico realizado se pueda reconocer se requiere que corresponda a la definición de un elemento de los estados financieros, que sea medible, pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada


108

período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado del período.

5.4. Asientos de ajuste La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos tales como: recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones, entre otros. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar, en forma cronológica, todas las transacciones y hacer posible la verificación de los hechos económicos. Pero existen otras transacciones que no sólo afectan el período en que se realizan sino períodos posteriores; por ejemplo, cuando la empresa toma un crédito bancario y paga por anticipado el valor de los intereses. La entidad bancaria expide una nota débito y carga en la cuenta corriente de la empresa el valor de estos intereses que puedan corresponder a varios períodos (trimestre, semestre).


109

La empresa con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios o corrientes. Como estos intereses corresponden a varios períodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del pago correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con otro documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transacción. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realización del ingreso o la causación del gasto, según el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos

de ajustes y tienen los siguientes fines:

•

Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido.

•

Corregir los errores u omisiones cometidos en los asientos contables.

5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes

Reconocer el gasto causado y no pagado al final del período contable. Reconocer el ingreso por la prestación del servicio y no cobrado al final del período contable.


110

Reconocer la porción del gasto pagado por anticipado correspondiente al período contable. Reconocer la porción del ingreso recibido por anticipado correspondiente al período contable. Reconocer la porción del activo que expira durante el período contable. Corregir errores u omisiones cometidos durante el período contable. 5.4.2. Clasificación de los ajustes

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en: Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados :

a. Ingresos realizados pendientes de cobro. b. Gastos acumulados causados por pagar. Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados :

a. Ingresos recibidos por anticipado o ingresos diferidos. b. Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos. Ajustes por depreciaciones y amortizaciones

Corrección de errores y omisiones Contabilidad General

111

5.5. Ajustes acumulados 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados

Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente económico durante un período contable, y al final del mismo aún no han sido facturados o no se ha enviado la cuenta de cobro respectiva; la contabilidad debe reconocer estos servicios como ingresos operacionales del período.

Ejemplos Asesorías y Consultorías S.A. prestó servicios de asesoría financiera y contable durante el mes de marzo de 200X a industrias Metálicas por valor de $2.600.000; al 30 de marzo no se ha enviado la factura respectiva. Como ese servicio fue prestado durante el mes de marzo, la empresa debe reconocerlo como un ingreso operacional para ese mes y elaborar el siguiente ajuste.

Marzo 30: DETALLE

DÉBITO

Cuentas por cobrar (asesorías)

$2.600.000

Ingresos por asesorías

CRÉDITO $2.600.000

El banco comercial le otorga un préstamo a Industrias Metálicas por valor de $5.000.000 el día 17 de marzo, con unos intereses del 30% anual, pagaderos junto con el capital a 3 meses de plazo. Efectuar los registros para el banco comercial. Contabilidad General

112

Datos del problema : K = Capital $5.000.000 I = Intereses 30% anual trimestre vencido Interés mensual en % = 30% / 12 = 2.5% mensual Interés mensual en $ = K x I x T = 5.000.000 x 2.5% x 1 = $125.000 mensuales

Marzo 17: Registro del préstamo: DETALLE

DÉBITO

CxC

$5.000.000

Bancos

CRÉDITO $5.000.000

Marzo 30. Ajuste x 13 días: DETALLE

DÉBITO

Intereses x cobrar

$54.166.66

Ingresos x intereses

CRÉDITO $54166.66

Abril 30. Ajuste x 30 días: DETALLE

DÉBITO

Intereses x cobrar

$125.000


CRÉDITO 113


$1.250.000

Mayo 30. Ajuste x 30 días: DETALLE

DÉBITO

Intereses x cobrar

$125.000


CRÉDITO $125.000

Junio 17. Cobro y ajuste x 17 días: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$5.375.000

CRÉDITO

CxC

$5.000.000

Intereses x cobrar

$304.166.66


$70.833.34

Un modelo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:

DETALLE ACTIVO INGRESO

DÉBITO CRÉDITO xxx xxx

5.5.2. Ajustes por gastos acumulados

Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo largo del período contable, pero que a la fecha de corte no se han reconocido. La razón para su no reconocimiento, al igual que la de los ingresos, es que hasta ese momento no se ha enviado la respectiva factura o cuenta de cobro y, por consiguiente, no han sido pagados. Contabilidad General

114

Estos gastos causados o incurridos deben reconocerse como gastos del período, independiente de su fecha de pago.

Ejemplo La Compaña Comercial Boyacá paga por el local donde funciona la suma de $1.500.000; al 28 de febrero, la empresa por diferentes razones no ha cancelado todavía el arrendamiento del mes; efectuar el asiento de ajuste necesario para que la Compañía reconozca el gasto.

28 de Febrero. Ajuste x 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto arrendamiento

$1.500.000

Arrendamiento x pagar

CRÉDITO $1.500.000

Ejemplo: El Banco Comercial le efectúa un préstamo de $5.000.000 a Industrias Metálicas, con un interés del 30% anual, intereses pagaderos con el capital en fecha de vencimiento, el préstamo se efectúa el 17 de marzo y tiene una duración de 3 meses. Efectuar los registros de Industrias metálicas hasta la fecha de pago.

Datos del problema : K = Capital $5.000.000 I = Interés mensual 30% anual trimestre vencido Contabilidad General

115

Interés mensual en % = 30% /12 = 2.5% mensual Interés mensual en $ = K x % x T = $5.000.000 x 2.5% x 1 = $1.250.000

Marzo 17. Recibe el préstamo: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$5.000.000


CRÉDITO $5.000.000

Marzo 30. Ajuste x 13 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto interés

$54.166.66

Interés x pagar

CRÉDITO $54.166.66

Abril 30. Ajuste x 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto Interés

$125.000

Interés x pagar

CRÉDITO $125.000

Mayo 30. Ajuste x 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto interés

$125.000

Interés x pagar

CRÉDITO $125.000

Junio 17. Pago y ajuste x 17 días: DETALLE

DÉBITO

Obligación bancaria

$5.000.000


CRÉDITO 116

Intereses x pagar

$304.166.66

Gasto interés

$70.833.34

Bancos

$5.375.000

Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el siguiente:

DETALLE GASTO PASIVO


5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros

Ingresos acumulados

Los ajustes por ingresos acumulados corresponden a todos aquellos ingresos realizados por el ente económico y que al finalizar el período contable aún se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar contablemente este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se puede resumir de la siguiente manera: -

Se reconoce un ingreso: dado que en el estado de resultados aumentan los ingresos operacionales, y/o los no operacionales, incrementándose la utilidad del ejercicio y, por ende, los impuestos de renta y complementarios. Lo anterior genera el aumento de un pasivo estimado como es el impuesto de renta y complementarios.


117

-

Se origina un activo, lo que implica un incremento en las cuentas por cobrar.

En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los resultados operacionales se presentarían disminuidos, ocasionándole problemas con la administración de impuestos y posiblemente con los socios o propietarios de la empresa. Gastos acumulados

Los ajustes por gastos acumulados tienen el propósito de reconocer un gasto incurrido o causado pero que a la fecha de corte se encuentra pendiente de su pago. Su efecto sobre las cuentas de los estados financieros es el siguiente: -

Se reconoce un gasto: en tanto que se incrementa el monto de gastos del estado de resultados, disminuyendo la utilidad operativa, si se trata de un gasto operacional, y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata de un gasto no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la disminución de los impuestos de renta y complementarios y, por consiguiente, la reducción del respectivo pasivo estimado.

-

Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas por pagar, obligaciones laborales u obligaciones financieras, dependiendo de si se trata de un gasto operacional y/o de uno no operacional.

En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se presentarían aumentados, produciéndose mayores utilidades, pagándose Contabilidad General

118

mayores impuestos de renta, y lo que es más grave distribuyéndose una utilidad no generada.

5.6. Ajustes diferidos 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos

En algunas ocasiones las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben determinada cantidad de dinero por concepto de servicios que se prestarán en el futuro o por ventas que se realizarán en otro período. Estos anticipos representan

pasivos para la empresa que los recibe, y se

denominan ingresos recibidos por anticipado, ingresos diferidos o

pasivo diferido. A medida que la empresa presta el servicio o realiza la venta, se deben amortizar utilizando para ello los llamados asientos de ajuste.

Ejemplo Compucentro Ltda. recibió el 21 de marzo la suma de $4.500.000 de Industrias Lomar S.A. por concepto de un contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de sus equipos de computación, por tres meses, a partir de la fecha. El registro del anterior hecho económico y los ajustes necesarios al final de cada uno de los tres meses de vida del contrato, se presentan a continuación: Contabilidad General

119

Valor servicio mensual = 4.500.000/ 3 = $1.500.000

Marzo 21. (Recibo el valor del contrato) DETALLE

DÉBITO

Bancos

$4.500.000

Ingresos recibidos por anticipado

CRÉDITO $4.500.000

Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro debe reconocer los ingresos generados por la prestación del servicio y disminuir el pasivo creado en el momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste es el siguiente:

Marzo 30 . Ajuste por 9 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Ingresos recibidos por anticipado $450.000 Ingresos por servicios

$450.000

Abril 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Ingresos recibidos por anticipado $1.500.000 Ingresos por servicios

$1.500.000

Mayo 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO


$1.500.000

Junio 21. Ajuste por 21 días: Contabilidad General

120

DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO


$1.050.000

Ejemplo El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferreterías Bolívar la suma de $54.000.000 a tres meses, con un interés del 36% anual, trimestre anticipado. La entidad financiera prepara sus informes contables cada mes.

Datos del problema : K = Capital $54.000.000 I = Interés 36% anual trimestre anticipado Interés mensual en % = 36% / 12 = 3% mensual Interés recibido por anticipado = K x % x T = 54.000.000 x 3% x 3 = 4.860.000 El asiento para registrar el préstamo y el cobro anticipado de los intereses en Financiamos S.A. es el siguiente:

Febrero 15 . Préstamo: DETALLE

DÉBITO

CxC

$54.000.000

Intereses recibidos por anticipado Bancos

CRÉDITO $4.860.000 $49.140.000

Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por intereses que va realizando y disminuir en esa medida el pasivo Ingresos Contabilidad General

121

recib recibido idoss por por antic anticip ipado ado.. El sigu siguien iente te es el asien asiento to de ajuste ajuste que que debe debe realizar el 28 de febrero, para reconocer los intereses ganados durante ese mes:

Febrero 28. Ajuste por 15 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Intereses Intereses recibidos por anticipado $810.000 $810.000 Ingresos por intereses

$810.000

El anterior valor resulta así: $4.860.000 x 15 / 90

Marzo 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Interese Interesess recibi recibidos dos por anticip anticipado ado $1.620.0 $1.620.000 00 Ingresos por intereses

$1.620.000

El valor anterior resulta de: $4.860.000 x 30/ 90

Abril 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Intereses Intereses recibidos por anticipado anticipado $1.620.000 $1.620.000 Ingresos por intereses

$1.620.000

Mayo 15. Ajuste por 15 días y cobro del préstamo: DETALLE

DÉBITO

CRÉDITO

Intereses Intereses recibidos por anticipado anticipado $810.000 Ingresos por intereses Bancos CxC Contabilidad General

$810.000 $54.000.000 $54.000.000 122

Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por anticipado, o diferidos, es el siguiente:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO PASIVO DIFERIDO xxx INGRESO xxx

5.6.2. 5.6.2. Ajuste Ajustes s por gastos gastos pagado pagados s por antic anticipa ipado do o por gastos gastos diferidos

Los Los gast gastos os dife diferi rido doss corr corres espo pond nden en a todo todoss los los dese desemb mbol olso soss que que ha efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente; ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos. Estos activos, de los cuales la empresa espera obtener beneficios económicos en otros períodos, deben amorti amortiza zars rse e a medida medida que que se utilic utilicen en en la gene generac ración ión del del ingres ingreso. o. Su amorti amortiza zació ción n real realiza izada da al final final de cada cada perío período do conta contable ble,, median mediante te los los asientos de ajuste, los convierte en gastos del período.

Ejemplo El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el cual pagó una prima de $2.400.000 con una cobertura de un año. El asiento para registrar la compra del seguro es el siguiente: Contabilidad General

123

Marzo 1. Compra del seguro: DETALLE

DÉBITO

Segu Seguro ro pag pagad ado o por por anti antici cipa pado do

$2.4 $2.400 00.0 .000 00

Bancos

CRÉDITO $2.400.000

Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros mensualmente,

al

final

de

cada

mes debe reconocer

el

gasto

correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto por seguro correspondiente a un mes es el siguiente: Gasto mensual: $2.400.000 / 12 = $200.000 El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo es el siguiente:

Marzo 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto seguro

$200.000

Seguro pagado por anticipado

CRÉDITO $200.000

Con Con este este asien asiento to la empre empresa sa reco reconoc noce e la part parte e del del seguro seguro pagad pagado o por anticipado que se ha amortizado y convertido en gasto. Ese mismo asiento deberá efectuarse al final de cada uno de los doce meses de duración del activo, hasta que éste expire. Contabilidad General

124

Ejemplo Industrias Manila S.A. obtuvo un préstamo el 20 de agosto por parte del banco verde, por un valor de $36.000.000, a tres meses, con un interés del 36% anual, trimestre anticipado. La compañía cierra libros y prepara estados financieros mensualmente. Efectuar asientos contables hasta la fecha de pago.

Datos del problema K = Capital $36.000.000 I = Interés 36% anual trimestre anticipado Interés mensual = 36% / 12 = 3% Interés pagado por anticipado = K x % x T = $36.000.000 x 3% x 3 = $3.240.000 El asiento para registrar el préstamo del banco verde sería el siguiente:

Agosto 20. Recibe el préstamo: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$32.760.000

CRÉDITO

Intereses pagados x anticipado $3.240.000 Obligaciones bancarias


$36.000.000

125

Al final de cada mes, la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste, al 30 de agosto, para reconocer los intereses causados durante este mes, es el siguiente:

Agosto 30. Ajuste por 10 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto intereses

$360.000

Intereses pagados por anticipado

CRÉDITO $ 360.000

El cálculo de los intereses causados durante los 10 días del mes de agosto es el siguiente: Intereses = $ 3240000 x 10 / 90 = $ 360000 El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el mes de septiembre es el siguiente:

Septiembre 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto intereses

$ 1.080.000


CRÉDITO $ 1.080.000

Octubre 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto intereses

$ 1.080.000


CRÉDITO 126


$ 1.080.000

El valor de los intereses calculados para los meses anteriores es el siguiente: Interés = $ 3.240.000 x 30 / 90 = $ 1.080.000

Noviembre 20. Ajuste por 20 días y pago: DETALLE

DÉBITO

Gasto intereses

$ 720.000

Intereses pagados por anticipado Obligaciones bancarias Bancos

CRÉDITO $ 720.000

$ 36.000.000 $ 36.000.000

Un modelo general de asiento de ajuste que tipifica los gastos pagados por anticipado es el siguiente:

DETALLE GASTO ACTIVO



127

5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros

Ingresos diferidos o pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado

El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el siguiente efecto en las cuentas de los estados financieros: -

Al reconocer un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se incrementa la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y la utilidad del ejercicio.

-

Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una disminución en los pasivos.

En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos, los ingresos operacionales y/o los no operacionales se presentarían disminuidos, lo cual arrojaría una utilidad menor y, por tanto, se pagarían menos impuestos, lo que posiblemente le traería a la empresa problemas con la DIAN. Así mismo, la utilidad del ejercicio aparecería reducida con el consiguiente problema para los socios o accionistas. Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos

-

Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer un gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por


128

tanto, aumenta el monto de los gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y complementarios. -

Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos corrientes de la empresa.

En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como la utilidad del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía el pago de mayores impuestos de renta y, lo que es más grave, se repartirían utilidades no generadas.

5.7. Ajustes por depreciación La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipos, a la generación del ingreso del ente económico, se debe reconocer en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación se debe determinar sistemáticamente a través de métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, suma de dígitos de los años, unidades de producción u horas máquina. La depreciación periódica debe tratarse como gasto, lo que genera un asiento de ajuste, el cual afecta los resultados operacionales de la empresa y su situación financiera. En el estado de resultados los gastos operacionales, así como los costos de producción, se incrementan como consecuencia de este ajuste, disminuyendo la utilidad del período y los impuestos de renta y complementarios. Por su parte, al reconocerse el gasto por depreciación, se incrementa la depreciación acumulada, disminuyendo el valor del activo en


129

libros, expresión esta última que se entiende como la diferencia entre el valor histórico del activo y su depreciación acumulada. Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de propiedades, planta y equipos, se presentará el método de línea recta, el cual consiste en aplicar para cada período el mismo monto por concepto de depreciación. Para calcular la depreciación anual, basta dividir el valor histórico ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipos contribuyan a la generación de ingresos.

Depreciación anual = Valor histórico ajustado Años de vida útil

Depreciación mensual = Depreciación anual 12 meses La empresa de transporte Conducciones las Arrieriítas adquirió una buseta por valor de $45.000.000 el día 13 de septiembre de 200X, pagando de contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a largo plazo. Se pide mostrar el valor de la buseta al 30 de noviembre del mismo año. El asiento contable para registrar el hecho de la compra es el siguiente:

Septiembre 13. Compra del activo: DETALLE

DÉBITO

Vehículos

$45.000.000


CRÉDITO 130

Bancos

$18.000.000

Hipotecas por pagar

$27.000.000

Cálculo de la depreciación anual = $45.000.000 = $9.000.000 5 años

Cálculo de la depreciación mensual = $9.000.000 = $750.000 12 Septiembre 30. Ajuste por 17 días: DETALLE

DÉBITO

Gasto depreciación vehículo

$425.000

Depreciación acumulada vehículos

CRÉDITO $425.000

Este valor resulta de la siguiente operación: $750.000 x 17 / 30

Octubre 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO


$750.000

Depreciación acumulada vehículos

CRÉDITO $750.000

Noviembre 30. Ajuste por 30 días: DETALLE

DÉBITO


$750.000

Depreciación acumulada vehículos Contabilidad General

CRÉDITO $750.000 131

Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de vida del activo, hasta que éste se termine, el activo se venda o se retire. Para mostrar el valor del vehículo a noviembre 30, se presenta de la siguiente manera:

Activos Vehículos

$45.000.000

Depreciación acumulada ($1.875.000)

$43.125.000

5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros contables o se omite involuntariamente alguna transacción. Como en los libros de contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y arrancar hojas, estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del período contable, mediante ajustes contables.

Ejemplo El 2 de mayo de 200X, Asesorías y Servicios S.A. recibió $400.000 por concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a


132

razón de $ 400.000 mensuales. Por error, el contador de la empresa realizó el siguiente asiento contable:

Mayo 2: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$2.400.000

Ingresos por servicios

CRÉDITO $2.400.000

Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar servicios por seis meses, el asiento correcto que el contador debería haber realizado es el siguiente:

Mayo 2: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$2.400.000


CRÉDITO $2.400.000

Al final del primer mes, el contador detecta el error, pues observa que los ingresos realizados durante el mes de mayo sólo alcanzan un monto de $400.000 y no de $2.400.000, $2.400.000, como los había reconocido reconocido el 2 de mayo. Con el fin de corregir este error, se debe realizar el siguiente asiento de ajuste al 30 de mayo:

Mayo 30. Asiento de ajuste para corrección de error: DETALLE

DÉBITO


$2.000.000

Ingresos recibidos por anticipado Contabilidad General

CRÉDITO $2.000.000 133

Con este asiento de ajuste, la cuenta ingresos por servicios, acreditada inicialmente por $2.400.000 y debitada en mayo 30 por $2.000.000, quedaría con un saldo crédito de $400.000, que son los ingresos realmente obtenidos durante el mes de mayo. Por su parte la cuenta ingresos recibidos por anticipado quedará con un saldo crédito de $2.000.000, valor que debe aparecer aparecer en el balance balance general general por preparars prepararse e el 30 de mayo. Cualquier Cualquier omisión cometida por contabilidad a lo largo del período contable se debe corregir en el momento de realizar los asientos de ajuste.

5.9. Asientos de cierre Al finalizar cada período contable, las organizaciones con el propósito de medir medir sus resulta resultados dos operacio operacionale naless y determin determinar ar su situació situación n financie financiera, ra, ajustan sus cuentas, cierran libros y preparan los estados financieros. El objetivo de este proceso, que tiene como fecha el último día de cada mes, es controlar la gestión de la administración y tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente ajustados, es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios del período y corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre. Esta etapa terminal del ciclo contable, cuyo objetivo fundamental es determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio, se conoce con el nombre de asientos de

cierre. Contabilidad General

134

Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de ajuste, se regi regist stra ran n prim primer ero o en el diar diario io,, medi median ante te comp compro roba bant ntes es de cier cierre re y, posteriormente, se pasa a su respectiva cuenta del libro mayor. Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del estado de resu result ltad ados os en cero cero.. Esta Estass cuen cuenta tas, s, deno denomi mina nada dass tamb tambié ién n cuent uentas as temporales, deben cerrarse al finalizar el período contable, con el fin de iniciar el nuevo período con un saldo igual a cero. Por ejemplo, los gastos de nómi nómina na del del mes mes de ener enero, o, corr corres espo pond nden en excl exclus usiv ivam amen ente te a ese ese mes, mes, debiéndose cerrar al finalizar el mismo, para poder así medir este mismo gasto durante el mes de febrero. Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus saldos constituyen el monto inicial para el período siguiente. Por ejemplo, el saldo final de la cuenta bancos en el mes de enero es el saldo inicial de esta misma cuenta para el mes de febrero. Dinámica para los asientos de cierre

La dinámica para realizar los asientos de cierre es la siguiente:

a. Las cuent cuentas as tempo tempora rales les que tengan tengan natura naturalez leza a débit débito o (gas (gastos tos y costos) se cierran efectuándoles un asiento crédito por el mismo valo valor; r; esos esos créd crédit itos os se cierr ierran an cont contra ra una una cuen cuenta ta temp tempor oral al denominada Ganancias y Pérdidas.

b. Las cuentas temporales que tengan naturaleza crédito (ingresos) se cierran efectuándoles un asiento débito por el mismo valor; esos Contabilidad General

135

débitos se cierran

contra una cuenta temporal denominada

Ganancias y Pérdidas.

c. Si al final el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas da resultado crédito, se cierra contra dos cuentas de balance llamadas Impuestos por pagar y ganancias acumuladas

Ejemplo La Compañía Dibujos Nacionales efectuó el día 30 del mes de junio las siguientes transacciones: Paga de contado los siguientes gastos: gasto nómina $2.400.000, gasto papelería $560.000, gasto mantenimiento $475.000, gasto reparación $360.000, gasto servicios públicos $1.300.000, gasto capacitación $280000, gasto publicidad $780.000. Además registra los siguientes ingresos: ingresos por servicios $5.700.000, ingresos por intereses $650.000, Ingresos por asesorías $400.000. Efectuar los asientos de cierre.

Junio 30. Registra los ingresos: DETALLE

DÉBITO

Bancos

$6.750.000

CRÉDITO


$5.700.000


$650.000


$400.000


136

Junio 30. Registra el pago de los gastos: DETALLE

DÉBITO

Gasto nómina

$2.400.000

Gasto papelería

$560.000

Gasto mantenimiento

$75.000

Gasto reparación

$360.000


$1.300.000

Gasto capacitación

$280.000

Gasto publicidad

$780.000

Bancos

CRÉDITO

$6.155.000

Estas cuentas deben trasladarse al libro mayor para poder efectuar los asientos de cierre.

BANCOS (1) 6.750.000

6.155.000 (2)

INGRESOS POR INTERESES C2 650.000


650.000 1

INGRESOS POR SERVICIOS C2 5.700.000 5.700.000 1

INGRESOS POR ASESORÍAS C2 400.000

400.000 1

137

GASTO NÓMINA (2) 2.400.000

2.400.000 (C1)

GASTO MANTENIMIENTO (2) 475.000

475.000 (C1)

GASTO SERVICIOS PÚBLICOS (2) 1.300.000

1.300.000 (C1)

GASTO PUBLICIDAD (2) 780.000


780.000 (C1)

GASTO PAPELERÍA 2 560.000

560.000 C1

GASTO REPARACIÓN (2) 360.000

360.000 (C1)

GASTO CAPACITACIÓN (2) 280.000

280.000 (C1)

GANANCIAS Y PÉRDIDAS (C1) 6.155.000

6.750.000 (C2)

(C3) 595.000

595.000 138

IMPUESTOS POR PAGAR

GANANCIAS ACUMULADAS

229.075 (C3)

365.925 (C3)

C1. Cierre de los gastos. (Empieza con ganancias y pérdidas)

DETALLE

DÉBITO

Ganancias y pérdidas

$6.155.000

CRÉDITO

Gasto nómina

$2.400.000

Gasto papelería

$ 560.000

Gasto mantenimiento

$475.000

Gasto reparación

$360.000


$1.300.000

Gasto capacitación

$280.000

Gasto publicidad

$780.000

C2. Cierre de los ingresos. (Termina con ganancias y pérdidas)

DETALLE

DÉBITO


$5.700.000


$650.000


$400.000


CRÉDITO

$ 6.750.000

C3. Cierre de ganancias y pérdidas

DETALLE

DÉBITO


$595.000


CRÉDITO 139

Impuestos por pagar (38.5%)

$229.075


$365.925

Ejercicio práctico Turismo Intercontinental S.A. se dedica a la industria turística nacional, y ha venido operando desde hace 5 años. Los siguientes saldos fueron tomados de sus libros de contabilidad al 31 de diciembre.

DETALLE

DÉBITO

Bancos

$2.500.000

Cuentas x cobrar

$4.200.000

Inversiones

$12.000.000

Seguro pagado por anticipado

$180.000

Equipo de oficina

$27.000.000

Depreciación acumulada Vehículos

CRÉDITO

$8.100.000 $48000000

Depreciación acumulada

$28.800.000

Cuentas por pagar

$2.600.000


$3.200.000


$9.000.000

Capital

$38.000.000

Reservas

$980.000


$3.200.000


140

A continuación se enumeran, en forma resumida, los hechos económicos ejecutados por la empresa durante el mes de enero del año siguiente: 1. Servicios prestados durante el mes: De contado

$6.800.000

A crédito

$22.400.000

2. Gastos operacionales pagados de contado: Nómina

$14.500.000

Arrendamientos

$1.200.000

Servicios públicos

$445.000

Reparaciones

$110.000

3. Abono de clientes

$21.200.000

4. Pago a proveedores

$1.400.000

5. El banco central envió una nota débito por concepto de intereses cobrados por anticipado

$540.000

6. Los datos para realizar los ajustes son los siguientes: a. Las inversiones devengan un interés anual del 30%, para cobrar trimestralmente. Contabilidad General

141

b. El saldo de los seguros pagados por anticipado tiene una vigencia de tres meses. c. La vida útil del equipo de oficina es de 10 años; vida útil del vehículo 5 años. d. El saldo de los ingresos recibidos por anticipado cubre 4 meses de servicios por prestar por parte de la empresa. e. Las obligaciones financieras incurren en un interés del 24% anual, trimestre anticipado.

Se pide realizar: Libro diario, Libro mayor, Balance de prueba, Asientos de ajuste, Asientos de cierre, Estado de resultados, Estado de resultados acumulados y Balance general.


142


143

6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL OBJETIVOS

GENERAL Conocer los principales estados financieros y sus

componentes

de

acuerdo

con

la

normativa vigente en Colombia.

ESPECÍFICOS 1. Identificar, según las normas, los estados financieros básicos. 2. Comprender las normas básicas para la preparación y elaboración de los estados financieros. 3. Presentar los elementos que conforman los estados financieros.


144

4. Clasificar los estados financieros según los usuarios.

6.1. ¿Qué son los estados financieros? Los estados financieros son el conjunto de informes, preparados bajo la responsabilidad de los administradores del negocio o empresa, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales del negocio en un período determinado.

6.2. Clasificación El decreto 2649 de 1993 en su artículo 20, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros en: estados financieros de propósito general y estados financieros de propósito especial. Estados financieros de propósito general

Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darles a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la capacidad de generación de fondos favorables por parte del ente económico. Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad concisión y fácil consulta. Los estados financieros de propósito general son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados. Contabilidad General

145

Los estados financieros básicos son los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen de una sola empresa Balance general

Esta información debe prepararse, como mínimo, una vez al año, aunque puede hacerse por períodos más cortos (mensual, trimestral), según los requerimientos de tipo administrativo o legal. Elementos del balance general

El decreto 2649 de 1993 establece los elementos de los estados financieros que, para el balance general, son los siguientes: activo, pasivo y patrimonio. -

El activo es la representación financiera de un recurso

obtenido por el ente económico, como resultado de eventos Contabilidad General

146

pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios futuros.

-

El pasivo es la representación financiera de una obligación

presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro deberán transferirse recursos o proveer servicios a otros entes. -

Patrimonio es el valor residual de los activos del ente

económico, después de deducir todos sus pasivos. Para facilitar un mejor análisis financiero, el balance general debe presentarse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, según el grado de realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos. Clasificación del balance general - Activos corrientes . Están representados por el disponible más todos

aquellos bienes que se pueden realizar, vender o convertir en disponible en un término inferior a un año. En estos activos se incluye el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales, parte corriente de las cuentas por cobrar, inventarios y los gastos pagados por anticipado. - Activos no corrientes. En este grupo están todos los recursos que

son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un año y los que representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social. Contabilidad General

147

Entre estos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no corriente de las cuentas por cobrar, las propiedades, planta y equipo, los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las valorizaciones. -

Pasivos corrientes: están representados por todas las obligaciones

que posee el ente económico con terceros, que deben cubrirse en un término inferior a un año. Su presentación en el balance general se da por orden de exigibilidad y son: Obligaciones bancarias a corto plazo, proveedores, cuentas por pagar, impuestos y gravámenes, obligaciones laborales, pasivos estimados, provisiones, pasivos diferidos y otros pasivos. -

Pasivos a mediano y largo plazo . Está clasificación incluye todas

aquellas obligaciones que posee la empresa con terceros, cuya exigibilidad es mayor a un año. Los grupos que conforman estos pasivos son los mismos de los pasivos corrientes, sólo que su vencimiento es mayor a un año. -

Patrimonio. El patrimonio lo conforman los siguientes grupos de

cuentas: capital social, superávit de capital, reservas, revalorización del patrimonio, dividendos o participaciones decretadas en acciones o partes de interés social, resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones.


148

Estado de resultados

Antes denominado estado de ganancias y pérdidas, es quizás el de mayor importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos en que ha incurridos la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o pérdida. Para la elaboración de este estado, debe aplicarse el principio de causación para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. La presentación del estado de resultados está dada por el grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales, producto de la venta de bienes o productos. A estos ingresos se les debe descontar el valor correspondiente a devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los ingresos netos del período; a los ingresos netos se les descuenta el valor correspondiente a los costos y gastos operacionales, para determinar el valor de la utilidad operacional del ejercicio. Para determinar la utilidad antes de Contabilidad General

149

impuestos se le adicionan los ingresos no operacionales y se le restan los gastos no operacionales. Para determinar la utilidad neta del período o del ejercicio, se calcula y estima el valor del impuesto de renta.

Los grupos de cuentas incluidas en este estado son: -

Ingresos operacionales: Corresponden a los ingresos generados por

la venta de bienes o servicios. -

Costo de ventas: son los cargos asociados directamente a la compra

o producción de bienes o servicios vendidos. -

Gastos operacionales : erogaciones causadas en las actividades de

administración y comercialización de la empresa. -

Ingresos no operacionales: Ingresos generados por actividades

diferentes del objeto social de la empresa. -

Gastos no operacionales : cargos o erogaciones realizadas por la

empresa que no corresponden directamente al objeto social.

Estado de cambios en el patrimonio

La determinación del cambio en el patrimonio se obtiene sumando, al monto inicial del patrimonio, los aumentos en sus diferentes componentes, y restando las disminuciones en los mismos para llegar al monto final. Contabilidad General

150

El simple cambio en el patrimonio es poco representativo y ningún beneficio le representa a la empresa. La importancia se éstos es conocer las causas del cambio en el patrimonio.

Las siguientes transacciones cambian el patrimonio:

- Los aportes de un nuevo socio que aumenta la cuenta capital y prima en colocación de acciones. - El retiro de un socio que origina la disminución de la cuenta capital. - El cambio de bonos convertibles en acciones origina un aumento en la cuenta capital. - Todo ingreso aumenta el patrimonio y todo gasto o costo disminuye el patrimonio; por tanto, la utilidad o pérdida son cambios netos en el patrimonio. Las utilidades tienen las siguientes distribuciones:

- Provisión para impuesto de renta - Apropiación para reservas - Declaración de dividendos - Las valoraciones de bienes de propiedad, planta y equipos e inversiones aumentan el patrimonio. Contabilidad General

151

En lo relativo a los cambios en el patrimonio, deben revelarse los siguientes aspectos: - Distribución de utilidades o excedentes decretados durante el período. - Utilidades no apropiadas - Reservas u otras cuentas incluidas en utilidades apropiadas - Prima en colocación de acciones y las valorizaciones - Revalorización del patrimonio - Otras cuentas integrantes del patrimonio Un modelo de estado de cambios en el patrimonio es el siguiente Saldo

Aumentos

Disminuciones Saldo final

30.000

10.000

40.000

Superávit de capital

6.000

3.000

9.000

Reservas

2.000

1.500

3.500

Revalorización patrimonio

1.200

950

2.150

Resultados del ejercicio

5.000

6.000

5.000

6.000

44.200

21.450

5.000

60.650

Capital suscrito y pagado

Totales Contabilidad General

152

Estado de cambios en la situación financiera

El estado de cambios en la situación financiera se conoce con otros nombres como: Estado de fuentes y usos de fondos Flujo de fondos Estado de origen y aplicación de fondos Estado de origen y aplicación de recursos Un estado de flujo de fondos es de considerable ayuda para los gerentes financieros o para un evaluador de crédito, porque permite ver el empleo de fondos que ha hecho la empresa y la forma en que esas utilizaciones fueron financiadas. Por fondos, la gerencia de una empresa puede entender su capital de trabajo, su efectivo, y sus títulos negociables. El concepto de capital de trabajo más usado, es el de activos corrientes menos pasivos corrientes. Un aumento en el capital de trabajo constituye una fuente de fondos, pues éstos se derivan de las ventas, las cuales originan aumentos en el efectivo y en las cuentas por cobrar. Los fondos provenientes de operaciones son un concepto un poco más complejo; por ejemplo: el gasto en depreciación, gastos de amortización, gastos de agotamiento, y la pérdida en venta de activos fijos que se restaron para determinar la utilidad pero que no Contabilidad General

153

originaron una disminución en el capital de trabajo; también, la amortización de ingresos diferidos y la ganancia en venta de activos fijos que antes se habían sumado para determinar la utilidad, pero que no originaron un aumento en el capital de trabajo. Fuentes

-

Fondos proporcionados de las operaciones:

-

El exceso de las ventas sobre costos y gastos e inversiones a largo plazo.

-

Disminución en activos no corrientes (venta de activos fijos, inversiones a largo plazo, pagarés a largo plazo).

-

Aumento en pasivo no corriente, emisión de bonos por pagar hipotecas, pagarés a largo plazo

-

Aumento en el capital de trabajo, emisión de acciones comunes y preferentes.

Usos

-

Aumento en activos corrientes

-

Adquisición de propiedad, planta y equipo

-

Disminución en pasivo no corriente, pago de deuda a largo plazo (bonos por pagar)

-

Disminución en patrimonio de accionistas, por ejemplo la declaración de un dividendo en efectivo

-

Fondos utilizados en operaciones: el exceso de los costos y gastos sobre las ventas


154

Estado de flujo de efectivo

El efectivo es el eje central, la médula espinal del sistema financiero de la empresa. El EFE proporciona información sobre el efectivo recaudado y los desembolsos de dinero de la empresa. Los usuarios pueden examinar la capacidad de la empresa para generación de flujos favorables de efectivo. Este estado muestra detalladamente el efectivo recibido o desembolsado durante un periodo por las siguientes actividades: - Actividades de operación: aquellas que afectan los resultados

operacionales de la empresa. Se consideran entradas de efectivo por actividades de operación: recaudos por venta de bienes o servicios, recaudos de cartera, rendimientos y cobro de intereses y rendimientos en inversiones. Se consideran desembolsos o salidas de efectivo por actividades de operación, los desembolsos para compra de materiales, pago de nómina, pago de impuestos e intereses, pago de prestaciones sociales.


155

- Actividades de inversión: son aquellas que implican cambios en los

recursos no operacionales. Son entradas de efectivo por actividades de inversión las producidas por venta de activos como propiedad, planta y equipo e inversiones. Constituyen desembolsos por actividades de inversión los pagos realizados por adquisición de activos no operacionales, como propiedad, planta y equipo e inversiones en bienes. - Actividades de financiación: son las transacciones que implican

cambios en el pasivo y en el patrimonio de la empresa. Se consideran entradas de efectivo por actividades de financiación los dineros recibidos por préstamos a corto y largo plazo y los aportes sociales. Se consideran desembolsos por actividades de financiación el pago de dividendos, reembolso de aportes de dinero y los pagos de obligaciones a corto y largo plazo. Métodos para elaborar el estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo puede presentarse por el método directo o por el método indirecto. La diferencia entre estos dos métodos radica en la forma de determinar el efectivo generado por las operaciones. Por el método directo, se obtiene ajustando el estado de resultados, presentado a base de causación, para convertirlo a base de efectivo; por el método indirecto se parte de la utilidad del ejercicio y se ajusta sumándole Contabilidad General

156

los gastos no pagados en efectivo o la disminución de activos; se le suman los aumentos de los pasivos circulantes y las disminuciones en activos corrientes, después se le resta el aumento de activos corrientes y la disminución de pasivos corrientes. Seguidamente debe presentarse el efectivo generado por las actividades de inversión y de financiación, que es el mismo para ambos métodos Por el método directo deben tenerse en cuenta los siguientes pasos: 1. Ajustar el estado de resultados y obtener el EGO 2. Determinar el efectivo generado y usado por las actividades de financiamiento e inversión Fuentes de efectivo por actividades de inversión: Venta de activos fijos. Fuentes de efectivo por actividades de financiación Adquisición de pasivos a largo plazo Aporte de los socios Usos de efectivo por actividades de financiación Pago de pasivos a largo plazo Pago por retiro de socios. Por el método indirecto, el flujo de efectivo por las actividades de operaciones se expresa así: EGO: Efectivo generado por las actividades de operación Utilidad del ejercicio. Más: Gastos de depreciación Gastos de amortización de crédito diferido. Gastos de amortización de intangibles Aumento en proveedores Contabilidad General

157

Aumento en otros pasivos corrientes operacionales Disminución en clientes Disminución en inventarios Disminución en gastos diferidos. Menos: Aumento en clientes Aumento en inventarios Aumento de gastos diferidos Disminución en proveedores Disminución en otros pasivos corrientes operacionales 1. Cálculo del efectivo recibido por recuperación de C x C (ventas)

2.

Saldo inicial C x C clientes

$110.656.919

+ Ventas

$151.593.374

- Saldo final C x C

$(85.797.025)

Efectivo recibido por ventas

$176.453.268

Cálculo de compras de inventarios

CMV = Inventario inicial + compras – inventario final

Compras = $549.462.226 + $1.640.584 – $17.551.651

Compras =

$533.551.159

- Devoluciones ($4.135.452) Compras =


$529.415.707

158

3.

Cálculo del efectivo utilizado para pago a proveedores de inventario

4.

5.

Saldo inicial C x P proveedores

$15.817.266

+ Compras

$529.415.707

- Saldo final C x P proveedores

$(60.890.642)

Efectivo pagado a proveedores

$484.342.331

Efectivo utilizado para pago de gastos operacionales Total gastos de administración

$255.450.772

- Depreciación

$(32.183.304)

Total gastos de admón. Desembolsados

$223.267.468

+ Saldo inicial gastos causados por pagar

$35.514.814

- Saldo final gastos causados por pagar

$(46917955)

Pago de gastos de administración

$212.864.327

Efectivo generado utilizado) por cuenta del activo corriente y pasivo corriente Disminución (aumento) de gastos C x Cobrar $(27.107.178) - Reclamaciones

(1.366.497)

- Anticipos Impuestos

(25.740.681)

- Disminución (aumento) de gastos pagados por anticipado Contabilidad General

$(2.868.815) 159

- Aumento (disminución) de retefuente por pagar

(1.244.000)

- De IVA por pagar

(9.139.000)

6.

Efectivo generado(utilizado) para impuesto de renta

7.

Saldo inicial impuesto de renta por pagar

+ Provisión impuestos

$264.000 $3.167.000

- Saldo final impuesto de renta por pagar

0

Total impuesto de renta pagado EFE año 02

$3.431.000 Método directo

A. Efectivo generado en actividades de operación EGO Generado por ventas

$776.453.268 (1)

Menos: efectivo utilizado en: Pago a proveedores

$484.342.331 (3)

Pago gastos operacionales

$212.864.327 (4)

Pago de impuesto de renta

$3.431.000 (6)

Aumento de gastos C x C

$27.107.178 (5)

Aumento de gastos P x A

$2.868.815 (5)

Pago de retefuente e IVA

$10.383.000 (5)

740.996.651

Efectivo generado por actividades de operación 35.456.671 B. Efectivo generado por actividades de financiación Aumento de préstamos socios

28.806.031

Pago de intereses (gastos financieros)

(1.340.655)

Total efectivo generado (utilizado) en actividades de Contabilidad General

160

Financiación

27.465.376

C. Efectivo generado (utilizado) en actividades de inversión Valor de venta de A.F-

33.300.000

Valor de compra de A.F

(56.694.701)

Rendimientos financieros recibidos

6.708.557

Compra de inversiones a largo plazo

(1.235.000)

Total efectivo generado (utilizado) en actividades de Inversión

(17.921.144)

Aumento (disminución) de efectivo

45.000.849

Más efectivo inicial (Diciembre31/xx)

34.901.503

Efectivo Final (Diciembre 31/xx)

79.902.352

D. Gastos operacionales Pérdida en venta de A.F.

$2.568.365

Intereses pagados

$1.340.655

Total


$3.909.020

161

ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN UNIDAD 1. Introducción a la contabilidad 1. ¿Explique en que consiste el principio de valuación o medición? 2. Enumere tres (3) características de la empresa unipersonal. 3. Realice un paralelo entre la Sociedad Colectiva y la Sociedad de Responsabilidad Limitada. 4. ¿ Cuales son las principales diferencias entre la Sociedad En comandita Simple y la Sociedad En Comandita por acciones? 5. Enumere los estados financieros básicos. Contabilidad General

162

UNIDAD 2. El ciclo contable estado de resultados y balance general 1. ¿ Qué son gastos operacionales? 2. ¿ Cuál es la diferencia entre Costo y Gasto? 3. ¿ A qué es igual la utilidad bruta en ventas? 4. ¿ Porqué razón se denominan ingresos no operacionales? 5. ¿Qué son activos corrientes, 4 ejemplos? 6. ¿En que consiste la depreciación?

UNIDAD 3. La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas 1. ¿En Que consisten los Activos de una empresa? 2. ¿Por qué razón los activos se consideran de naturaleza Débito? 3. ¿Qué componen los pasivos de una empresa? 4. ¿Explique cual es la razón para que los pasivos se consideren de naturaleza Crédito? 5. ¿Cuáles cuentan componen el Patrimonio? 6. ¿Cuál es la naturaleza de las cuentas del Patrimonio? Contabilidad General

163

UNIDAD 4. El proceso de registro de la información contable 1. ¿En que consiste una transacción comercial? 2. ¿Qué significa el balance de prueba? 3. ¿En que consiste la partida doble? 4. ¿Qué son registros simples? 5. ¿Qué es un registro compuesto?

UNIDAD 5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 1. ¿En que consisten los asientos de ajustes? 2. ¿Cómo se clasifican los asientos de ajustes? 3. ¿Qué es un ajuste acumulado? 4. ¿En que consiste un ajuste diferido? 5. ¿Qué son asientos de cierre? 6. ¿Para que se utilizan los asientos de cierre?


164

UNIDAD

6.

ESTADOS

FINANCIEROS

BÁSICOS

Y

ESTADOS

FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 1. ¿Qué son estados financieros de propósito general? 2. ¿Cuál es la función del estado de resultados? 3. Mencione tres transacciones que cambien el patrimonio 4. ¿Qué se entiende por fondos en una empresa? 5. Mencione tres fuentes en una empresa.

EJERCICIOS PRÁCTICOS PROPUESTOS 1. La Compañía la Fuente SA le presenta los siguientes datos para el estado de Resultados para el mes de Mayo. Gasto mantenimiento $1.500.000 Gasto Papelería

$875.000

Ingresos x Interés

$1.000.000 Gasto Arrendamiento

Gasto Intereses

$760.000

Gasto Nómina

$4.120.000 Gasto servicios públicos $1.200.000


$8.000.000 Gasto depreciación

$300.000

Gasto publicidad

$650.000

Ingresos x capacitación

$720.000

Gasto reparación

$800.000

Gasto asesorías

$550.000


$1.150.000

Ingresos x Arrendamiento $900.000

165

2. Con los siguientes datos presentados por la Compañía X prepare el estado de Resultados y el Estado de Resultados Acumulados para Octubre de 200X Ingresos x Arrendamiento

$650.000

Gasto Impuestos


$8.952.000 Gasto interés


$956.000


$1.300.000 Gasto publicidad $1.230.000

Ingresos x interés

$765.000

Gasto nómina Gasto asesorías

$725.000 $552.000 $4.625.000 $300.000

3. La Compañía ABC empieza operaciones en Agosto de 200X y realiza las siguientes transacciones contables:

Agosto 1: Recibe aportes de Capital de la siguiente manera: Efectivo $24.000.000, Muebles y Enseres $3.800.000, Equipo de Cómputo $2.950.000, Inventario de Mercancías $36.000.000

Agosto 3: Paga Impuesto Mercantil por $1.715.000 Agosto 6: Vende Servicios por $20.000.000 – 60% de Contado y el resto a Crédito.

Agosto 8: Compra Papelería por $1.500.000 Agosto 12: Adquiere Edificio por $80.000.000 a crédito - 65% Terrenos y el resto es el Local.

Agosto15: Paga Nómina por $3.760.000, Publicidad por $1.900.000 y Mantenimiento por $760.000 Contabilidad General

166

Agosto 18: Vende Servicios de contado por $11.700.000 Agosto 20: Recibe préstamo del BBV por $45.000.000; paga gastos Financieros por $2.600.000

Agosto 25: Compra Vehículo por $17.000.000 – 75% de contado y el resto a crédito.

Agosto 30: Paga Nómina por $3.850.000, servicios Públicos por $1.100.000, Asesorías por $580.000.

Se pide: Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de resultados y Balance General.

4. La Compañía de Turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes transacciones correspondientes al mes de Febrero de 200X para que usted realice Registros en el Libro diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de Resultados y Balance General clasificado.

Febrero 1: La Compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de Capital: 85.000 Acciones de la Compañía X a $450 cada una, un Vehículo por $17.600.000, unas C x C por valor de $18.200.00 y un Efectivo de $24.500.000

Febrero 3: Se paga Impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320

Febrero 5: Se prestan Servicios a Crédito por valor de $2.560.000 Contabilidad General

167

Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000 Febrero 7: Se compran Muebles y enseres por valor de $3.240.000 se pagan el 45% de contado y el resto a 60 días.

Febrero 9: Se prestan servicios de Contado por valor de $1.780.000 Febrero 11: La Compañía vende 35 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza Mantenimiento del Vehículo por $320.00 a crédito. Febrero 15: Se realizan los siguientes pagos de contado: Nómina $1.359.460, Asesorías $453.700

Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000, se pagan por gastos financieros $850.000

Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000 Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, se recibe el 40% de contado y el resto a crédito.

Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos de contado: Nómina $1.745.800, Reparación $456.000, Servicios Públicos $ 760.000 y Asesorías por $375.000 5. Dadas las siguientes transacciones presentadas por la Compañía XX realizadas durante el mes de Junio de 200X, se pide elaborar el libro Contabilidad General

168

diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de Resultados, Estado de Resultados Acumulados y Balance General.

Junio 3: Inicia operaciones recibiendo $12.000.000 en Efectivo, C x C por $8.000.000 y un Vehículo por $11.000.000

Junio 5: Compra Bodega por $62.000.000 a crédito - 70% Terreno y el resto local.

Junio 8: Paga Impuesto Mercantil por $2.430.000 Junio 10: Se prestan Servicios por $6.730.000 – 60% de contado y el resto a crédito.

Junio 12: Se adquiere equipo e Cómputo por $4.800.000 a crédito. Junio 15: Se paga Nómina por $5.380.000, Papelería por $1.190.000, asesorías por $975.000

Junio 18: Se compran Muebles y Enseres por $9.200.000 – se paga el 65% de contado y el resto a crédito.

Junio 20: Se recibe bancario por valor de $32.100.000 – se pagan $2.800.000 de gastos financieros.

Junio 23: se prestan servicios a crédito por $3.750.000


169

Junio 25: Ingresa un nuevo socio el cual aporta Maquinaria por valor de $12.100.000

Junio 28: Se paga capacitación por $4.120.000 Junio 30: Se registran los siguientes pagos de contado: Nómina $4.910.000, Capacitación por $715.000, Mantenimiento por $861.000, Además servicios de Contado por $3.720.000 6. La Compañía Módulos y Módulos recibe un préstamo del Banco agrario por un Valor de $21.000.000 el día 16 de mayo, con una tasa de interés del 33.&5 anual Trimestre Anticipado, el préstamo tiene una vigencia de tres meses.

Se pide realizar: a) Registros efectuados por la Compañía hasta la fecha de pago. b) Registros efectuados por el Banco hasta fecha de cobro. 7. El Banco de Bogotá le presta a la Compañía XX la suma de $85.000.000 con una tasa de interés del 30% anual Trimestre vencido, el préstamo se efectúa el 12 de febrero.

Se pide realizar a) Registros efectuados por la Compañía hasta la fecha de pago. b) Registros efectuados por el banco hasta la fecha de cobro.


170

8. A continuación se detallan los resultados de la financiera La pastusa SA durante el mes pasado. Ingresos x arrendamientos

$2.670.000

Ingresos Operacionales

$24.805.000

Gasto depreciación Vehículo

$4.410.000

Ingresos x capacitación

$760.000

Gastos Intereses

$1.624.000

Gasto Reparación

$830.000

Gasto Nómina

$17.310.000

Gasto seguros

$1.120.000

Ingresos x asesorías

$570.000

Gasto Mantenimiento

$570.000

Gasto Asesorías

$1.250.000

Gasto Publicidad

$1.050.000

Se pide realizar: Asientos Corrientes, Asientos de Cierre, estado de resultados y balance general. 9. Los siguientes son los resultados logrados por la Financiera Cartagena Ltda. Durante el mes pasado. Ingresos por arrendamientos

$1.885.000

Ingresos Operacionales

$25.480.000

Gasto depreciación

$4.410.000


$267.000

Gasto Intereses

$1.462.000

Gastos de administración

$380.000

Gastos de nómina

$13.170.000


171

Gasto Impuesto Mercantil

$930.000

Gastos Seguros

$890.000

Ingresos x Interés

$840.000

Gasto de mantenimiento

$750.000

Gasto asesorías

$1.000.000

Se pide realizar: Asientos Corrientes, asientos de cierre, Estado de Resultados y Balance General 10.La Compañía de “Turismo Vamos a Pasear” le presenta los siguientes saldos a diciembre 30 de 2000X tomados de sus libros de contabilidad. Caja y Bancos

$2.500.000

Ganancias Acumuladas

$3.200.000

Cuentas X Cobrar

$4.200.000

Reservas Legales

$980.000

Inversiones temporales

$12.000.000

Capital

$38.000.000

Seguro Prepagado

$180.000

Obligaciones Bancarias

$9.000.000

Equipo de Oficina

$27.000.000

Ingresos Recibidos x Anticipado

$3.200.000

Depreciación Acumulada Vehículo $28.800.000 Cuentas X Pagar

$2.600.000

Vehículos

$48.000.000

Depreciación Acumulada Equipo

$ 8.100.000

Durante el mes de Enero la Compañía realiza los siguientes hechos económicos los cuales se enumeran en forma resumida. Contabilidad General

172

1. Servicios prestados durante el mes; De Contado

$6.800.000

A Crédito

$22.400.000

2. Gastos operacionales de Administración y Ventas pagados de contado Nómina

$14.500.000 Arrendamiento

Servicios Públicos $110.000

Mantenimiento

$1.200000 $445.000

3. Abono de Clientes $21.200.000 4. Pago a Proveedores $1.400.000 5. El Banco envió una Nota Débito por concepto de Intereses Cobrados por Anticipado por valor de $540.000 Los Datos para efectuar los ajustes son los siguientes: a) Las inversiones devengan un interés anual del 30% para cobrar trimestralmente. b) La cuenta Seguro Prepagado tiene una vigencia de tres meses c) Vida útil Equipo de Oficina 10años, y del Vehículo 5 años d) Los ingresos recibidos por anticipado cubren cuatro meses de servicios por prestar por parte de la Compañía Contabilidad General

173

e) Las Obligaciones Bancarias incurren en un interés del 24% Anual Trimestre Anticipado

Se pide realizar: Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Asientos de Ajustes, Asientos de Cierre, Estado de Resultados, Estado de Resultados Acumulados y Balance General.

BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL SINISTERRA, Gonzalo. Contabilidad sistema de información para las organizaciones. Edit. Mc Graw Hill. Cap. 1º - 2


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Cont a Bi Lid Ad General

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