El gerente general de la empresa constructora SyM, cuenta con diferentes rubros de construcción como: construcción de inmobiliarias, colegios, plantas
hidroeléctricas y
construcción de autopistas, y para éste último rubro, ha decidido la contratación de un nuevo gerente, al cual se le pide que disponga de la información de los proyectos de autopista en tiempo real, dicha información corresponden a los gastos, ingresos y avance de cada uno de los proyectos, ubicados en diferentes puntos del país. Para cumplir con dicha función requiere la colaboración de los jefes residentes de cada obra y del gerente financiero. Los jefes de obra enviarán información diaria de los gastos y avance de su proyecto a cargo, además de un informe semanal detallado de los gastos realizados y del avance de obra. En el informe del estado de obra solicita evidenciar de manera visual dicho avance. Cada proyecto será filmado por un drone, que sobrevuela cada una de las obras, corroborando el avance indicado en el informe de cada proyecto presentado por cada jefe de obra. El gerente financiero deberá enviar la información de los ingresos inyectados en cada proyecto. El nuevo gerente realiza las coordinaciones necesarias con la secretaria ejecutiva de la empresa para que planifique y convoque a reuniones con los jefes residentes de cada obra, dichas reuniones se realizarán de manera semanal, esta deberá coincidir en horario con cada jefe de obra; donde cada uno deberá exponer sus informes. Otras reuniones se realizarán con los inversionistas de manera mensual, y éstas tendrán que ser en horarios disponibles por todos los involucrados. En dichas reuniones el nuevo gerente expondrá su informe mensual a los jefes de los diferentes rubros de la empresa y a los inversionistas. Al finalizar cada reunión, los documentos con las mejoras u observaciones de cada integrante muestra información a todos. El nuevo gerente deberá realizar un informe sobre el clima laboral dentro de cada proyecto.
La secretaria del Gerente debe ser muy minuciosa con sus apuntes tener su agenda donde anota sus apuntes, para no olvidar en la actualidad una secretaria debe ser ejecutiva, lista y segura de si misma, competitiva y debe conocer de todo.
La secretaria debe comunicar a los jefes, gerentes inversionistas, gerente de finanzas y otros que son involucrados diciendo que va haber una reunión de suma importancia sobre el avance y las observaciones observaciones de las obras. . Averiguar que hora podrán podrán asistir. . De ser de su interés poner la hora y la fecha de la reunión.
.- Comunicar al Gerente el día donde todos podrán asistir sin dificultad a la reunión y poner en el Pizarrín o en el periódico mural el comunicado para facilitar la visualización de la reunión y estar en alerta.
Si es bien para la Empresa reunir a los jefes de obras y demás jefes y gerentes de las entidades involucradas en el mismo, debería ver otra alternativa para no gastar mucho, tomar medidas con los jefes los que se encuentran directamente con la materia, poner un par ó sancionar por los incumplimientos de los avances actuar con mucha política por que cada empresa tiene su política de negocio. Poner un porcentaje de sanción a cada jefe x el incumplimiento de la misma para así recuperar el gasto ocacionado por la empresa.
Una vez subsanado las observaciones con su mejoras se recomienda felicitar y dar más trabajos a los que los merecen y generar mas ingresos para ambos, sabemos que estamos viviendo en un mundo competitivo debemos ser eficientes y eficaz.
Es muy interesante ese manera de vigilancia con DRONES, para minorar la deficiencia de los trabajos, para mi sería guardarle en un CD, bajarle por videos y guardarles para que en cualquier momento lo pueda ver los auditores en un control interno la misma que servirá como prueba para un futuro problema que pueda ocasionar.
No es necesario hacer una encuesta a cada trabajador, solo el puede solicitar la situación de cada oficina que se encuentra, como esta su área que le falta cuáles son sus avances y cuales son sus necesidades primordiales de su área, nada más sin crear mucha alboroto.
