UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS 1.1 Concepto y objetivo de la administración de compras 1.2 Características del área de compras 1.2.1 Objetivos 1.2.2 Organigrama 1.2.3 Funciones 1.2.4 Perfil del puesto 1.3 Estructura organizacional de las compras 1.3.1 Compras centralizadas 1.3.2 Compras descentralizadas 1.3.3 Compras mixtas 1.4 Diferentes tipos de compras 1.4.1 Compras nacionales 1.4.1.1 Compras en el sector privado 1.4.1.2 Compras en el sector público 1.4.1.2 a Licitación pública 1.4.1.2 b Invitación restringida 1.4.1.2 c Adjudicación directa 1.4.2 Compras internacionales 1.5 Coordinación de compras con otras áreas de la empresa 1.5.1 Ingeniería y producción 1.5.2 Almacén 1.5.3 Finanzas 1.5.4 Contabilidad 1.5.5 Mercadotecnia. Aplicación practica de la unidad. Cuestionario.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DEL AREA DE COMPRAS El Diccionario de la Real Academia Española afirma: Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero. Adquisición, del latín adquisitivo, - onis, acción de adquirir. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición. Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno” A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada y al precio adecuados y del proveedor mas adecuado. Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía. 1.2 CARACTERISTICAS DEL AREA DE COMPRAS 1.2.1 OBJETIVOS Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse en: 1. 2. 3. 4.
Mantener la continuidad de abastecimiento. Hacerlo con la inversión mínima de existencia. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso que se destinan. 5. procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos. 6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere. 1.2.2 ORGANIGRAMA. Tradicionalmente sabemos que existen 4 tipos de organización que son: lineal o militar, funcional de Taylor, lineal – staff como combinación de los dos anteriores y por ultimo el de comités.
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La percepción retroactiva es vital para las responsabilidades del gerente de compras y esta consiste en la capacidad para aprender a través de la experiencia y nunca dejar de hacerlo, es decir que nada se dará por supuesto aunque al parecer se haya demostrado con anterioridad. Ejemplos de organigramas del departamento de compras se presentan en las figuras 1.1 a 1.3.
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Figura 1.1 Organigrama jerárquico – funcional de un departamento de compras.
Gerencia de Compras
Investigación y
Asesoría Técnica
Sección de Compras
Sección de Seguimiento
Sección de Taquimecanografía
Sección de Archivo Cruzado
Venta de desecho, equipo obsoleto y materiales recuperados.
Materia prima, producto equipo Oficina Suministro
Contratos Inspección Construcción Modificaciones
Contacto Con Proveedores Y Representante s
Contacto con Transportistas y Fleteros
Autoridad lineal ------Autoridad staff -------
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Redacción de los pedidos
Correspondencia Teléfono Telégrafos
Requisición Pedido Informe de Recepción e Inspección de Calidad
Proveedor Cotización Catálogo Folleto Lista de Precios
Figura 1.2 Organigrama circular. Proveedores Cotizaciones
Requisiciones Pedidos Informes de Recepción e Inspección de Calidad
Catálogos Folletos Lista de Precios
Sección de Archivo Cruzado
Investigación y Asesoría Redacción de los pedidos
Correspon dencia Teléfono Telégrafos
Contacto Con Proveedores Y Representantes
Técnica
Sección de Taquimecanografía
Gerencia de Compras
Sección de Seguimiento
Sección de Compras
Venta de desecho, equipo obsoleto y materiales recuperados.
Materias primas, productos equipo Oficina Suministros Autoridad lineal ----Autoridad staff -------
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Contratos Inspección Construcción
Modificacio
Contacto con Transportistas y Fleteros
Figura 1.3 Organigrama escalar
Gerencia de Compras
Investigación y asesoría técnica Sección de compras
Venta de desechos, equipo obsoleto y materiales recuperados Materias primas, equipo de oficina, suministros Contratos de inspección, construcción y modificaciones
Sección de seguimiento
Contrato con proveedores Contratos con transportistas y fleteros
Sección de taquimecanografía Redacción de los pedidos Correspondencia, teléfonos, telégrafos
Sección de archivo cruzado Requisiciones, pedidos, informes de recepción e inspección técnica Proveedores, cotizaciones, catálogos, lista de precio, descuentos Autoridad lineal ----Autoridad staff -------
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1.2.3 FUNCIONES La función del departamento de compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa. En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos los materiales, a medida que esta crece se requiere la participación de una persona especializada en esta función a quien se le denomina jefe, gerente o director de compra. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia. 1.2.4 PERFIL DEL PUESTO El personal que realiza funciones de compras está en una posición vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las parti8das presupuéstales de su área cuando son compras que efectúa el Estado, por razón de las adquisiciones que realiza y por el trato continuo con fuentes externas a la compañía, de aquí que la conducta del personal de Compras deba estar libre de toda sospecha inmoral al realizar las adquisiciones, lo que le obliga a conducirse éticamente, es decir, con:
Honradez Integridad Equidad Probidad Responsabilidad
En materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los valores éticos antes mencionados. Además, el comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores, por razón de las excesivas atenciones que tuvieran éstos, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas “cortesías comerciales”. 1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS. 1.3.1 COMPRAS CENTRALIZADAS Tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas: 1. Reducir las inversiones de capital.
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2. Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas facilitando el control de las existencias. 3. Aprovechar los descuentos por pronto pago. 4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las escalas por cantidad que algunos proveedores tienen. 5. La estandarización de los productos se efectúa mas rápidamente. 6. Facilitar el desarrollo de los programas de simplificación de materias primas y métodos. 7. Proporcionar especialización al personal de compras a través de los diversos tipos de productos comprados. 8. Facilitar la planificación de la producción. 1.3.2 COMPRAS DESCENTRALIZADAS. En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que informan a sus jefes de las plantas o sucursales individuales o regionales, en vez de hacerlo a un solo jefe de adquisiciones en general. Entre sus ventajas podemos señalar: 1. 2. 3. 4.
Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas. Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro. Permite también en algunas ocasiones reducir los gastos de transporte. Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores generando intercambios de información técnica producto del progreso industrial. 5. Se puede realizar compras en forma más rápida, en situaciones urgentes. 6. Puede formar personal más experimentado y especializado. 7. Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad. Desventajas La empresa tiene menos control sobre las compras regionales. No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas. Los descuentos son menores. Se utiliza más personal de compras. Nos e pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista. En ocasiones, un comprador regional no requiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a necesitarlos. Lo cual ocasiona un mayor gasto en los transportes en relación con las cantidades menores de compra
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1.3.3 COMPRAS MIXTAS. Son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación, en esta clasificación la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y suministros para la producción dejando a las fábricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre las políticas generales de la matriz. Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una persona suficiente para llevar adecuadamente la función, sin embargo, deberá conocer perfectamente bien en el mercado de los productos que interesan a la empresa, lo cual no siempre es fácil, sobre todo si dicha persona asume otras responsabilidades. De cualquier forma es importante centralizar la función de compras y responsabilizar a una sola persona, de esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se puede permitir a la centralización de abastecimientos el beneficio de las fluctuaciones del mercado y asegurar el enlace con la administración de existencias. Una vez que la organización de las compras ha llegado a la etapa de la delegación de autoridad en una sola persona es necesario escoger el método de abastecimiento que se va a seguir. 1.4 DIFERENTES TIPOS DE COMPRAS. 1.4.1 COMPRAS NACIONALES Un porcentaje de los compradores, prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y a un elevado porcentaje de ellos, señalan que están dispuestos a pagar un poco mas, e incluso, a aceptar que la calidad del producto o el servicio sea poco menos satisfactorio comprando localmente, a pesar del TLC y la UE (Unión Europea) 1.4.1.1
COMPRAS EN EL SECTOR PRIVADO.
Es política del gobierno ayudar a conseguir, asistir, proteger los intereses de la comunidad, procurando atención a las pequeñas empresas, así como colocar en ellas, una buena proporción de las compras y los contratos gubernamentales de mercancías y servicios. 10
Las necesidades de la mayor parte de las empresas, frecuentemente son de índole especializado y los volúmenes de compras tienden a ser elevados. La cantidad de fuentes potenciales, podrá se muy reducida y existir pocos clientes dentro del mercado total. 1.4.1.2 COMPRAS EN EL SECTOR PÚBLICO Comprende los gobiernos federal, estatal, provincial, condados, municipios sistemas escolares del gobierno, bibliotecas públicas, universidades, colegios del gobierno, y demás aspectos gubernamentales. Los montos gastados por los administradores de compras en el Sector Público, merecen igual atención que en las compras efectuadas en el Privado. Puesto que el comprador en el Sector Público, gasta fondos que se generan por medio del Sistema Impositivo, los estatutos gubernamentales (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles, así como su reglamento). Normalmente establecen que el otorgamiento de contratos de compras, se deberán hacer sobre una base abierta y competitiva, esta garantiza que todos los proveedores calificados. 1.4.1.2 a LICITACIÓN PÚBLICA. (CONCURSO) Los concursos competitivos, consumen mucho tiempo y requieren de copiosos trámites administrativos, por esta razón los estatutos gubernamentales podrán establecer, que se utilicen propuestas informales como base de otorgamiento de contratos de compra, cuando los requerimientos sean inferiores a una determinada suma de dinero. En un sistema formal del concurso, al oferente típicamente se la remitirá: a) Una lista completa de especificaciones, que tiene el articulo por surtir (cuando se trate de compras algo complicadas, el conjunto de especificaciones, podrá constar de varias paginas, incluso, cientos de ellas en algunos casos) y se detallaran los diferentes tipos de procedimientos de control de calidad, que el Comprador utilizará para asegurarse de que los artículos por recibir, en efecto, cumplen con las especificaciones. b) Una lista de instrucciones, al proponente, especificando cómo, cuándo, dónde, y en que momento, habrán de presentarse las propuestas. c) Condiciones generales y legales especiales, que deberán ser satisfechas por un proveedor, para poder tener éxito. 11
d) Un modelo de propuesta, en el cual el vendedor indicara el precio, los descuentos, y demás información requerida. e) El proponente, típicamente deberá someter ofertas, en una fecha específica y hora determinada, no se admitirá alguna oferta después de la fecha y la hora de cierre, así como ningún cambio se habrá de permitir después de que la oferta formal se haya recibido. f) Deberá señalarse el lugar, en donde la oferta debe ser presentada, siendo por lo general en el Departamento de Compras, utilizará un recipiente cerrado para conservar las propuestas, hasta que llegue la fecha y la hora en que examine. A la hora y fechas señaladas en el instructivo, respecto al concurso, el vendedor abrirá las propuestas registradas a concurso. En algunos casos, dirá en voz alta el nombre del posible comprador y su oferta, para que un empleado registre la información, comprobando realmente la propuesta, la cantidad, certificando que la información anotada en el registro esta correcta. 1.4.1.2 b INVITACIÓN RESTRINGIDA. Participan por los menos tres proveedores o contratistas según sea el caso, y licitadores que reúnen ciertas características, por ejemplo, capacidad de producción especifica, maquinaria moderna o ciertos procesos de producción, que a juicio del estado y previa investigación tengan los proveedores. 1.4.1.2 c ADJUDICACIÓN DIRECTA Adjudicación directa es una figura que se presenta, en las operaciones de compra que efectúa el Gobierno Federal, su fundamento legal se encuentra plasmado dentro del Articulo 39 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. Este procedimiento surge, por la necesidad de simplificar el proceso de compra de algunos bienes; pero cuando la cuantía no es significativa, no se lleva acabo el proceso de concurso, pues sería laborioso, tardado y costoso, circunstancias por las que se procede a la Adjudicación Directa. Para lo anterior, existen ciertas restricciones, tales como no rebasar los montos máximos, que para este tipo de operaciones señala la Ley de Presupuesto de Egresos de la Federación y del Departamento del Distrito Federal. 1.4.2 COMPRAS INTERNACIONALES 12
En ocasiones no existe producción o fabricación nacional del bien o servicio que necesita la empresa, de tal forma que tiene que adquirirlo en otro país; en este momento estamos ante una compra internacional. El comprar en otro país comprende los siguientes tipos de adquisición: 1. Compras de importación 2. Compras para exportar El comprador de importación puede hacer uso de muchos canales de distribución, cuya selección dependerá del tamaño y capacidad financiera de su empresa. Compras de importación son aquellas que se hacen directamente a un proveedor extranjero establecido en el país del importador. Las compras para la exportación son las adquisiciones de materiales de fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar productos terminados a uno o varios países del exterior. 1.5 COORDINACION DE LAS COMPRAS CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA. El gerente de compras tiene que ser un diplomático con los responsables de las demás áreas de la empresa. 1.5.1 INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN. El departamento de Producción es el que utiliza mas las compras, las predicciones de ventas constituyen una ayuda, material para que el departamento de Compras pueda hacer los planes de su programa y también para llevarlo a efecto. 1.5.2 ALMACEN El control de calidad se realiza en el mismo lugar en que efectúa el control de cantidad por el departamento de compras. En algunas empresas la Administración se encuentra bajo la jurisdicción de Compras. 1.5.3 FINANZAS La relación existente entre las compras y finanzas es el de informar sobre los presupuestos y gastos. 1.5.4 CONTABILIDAD Los departamentos de Contabilidad y de Compras pueden ayudarse el uno del otro. El departamento de ingeniería debe colaborar estrechamente con el de Compras. 13
1.5.5 MERCADOTECNIA ( COMERCIALIZACION ) La relación que existe con mercadotecnia, es el momento en que se aplicaran los procesos como la “mix marketing”, al momento de comprar. APLICACIÓN PRACTICA DE LA UNIDAD 1. Toda empresa necesita un departamento de compras, no importando así el tamaño de la misma, ya sea pequeña, mediana o grande. Es indispensable ya que es el área donde se realizan todas las adquisiciones, ya sea, de papelería, materia prima, material requerido, maquinaria, etc. Esto es para abastecer y cubrir las necesidades de la empresa, es importante tener un control de inventarios, para así poder estar monitoreando las entradas y salidas de material, materias primas, y no interrumpir el funcionamiento de la compañía. El personal debe estar altamente capacitado, y lo más importante es que debe ser especializado, ya que muchas veces se trata de ingeniería, mecánica, entre otras. Esto es muy usual en las empresas de textiles, por ejemplo, para adquirir una maquinaria adecuada, es necesario saber, el como funciona las máquinas, l0os requerimientos de su mantenimiento, que máquinas pueden utilizar cierta tela, porque no toda la maquinaria puede utilizar todo tipo de tela, también para adquirir la tela, es necesario conocer y saber diferenciar las telas con solo tocarlas, el saber diferencial cual es algodón, lycra, seda, nylon, poliéster, lana, etc. Respecto a las compras centralizadas se da en las empresas grandes y tal vez en las medianas, y es cuando se van a realizar compras en un alto volumen y con un costo mayor, la cual implica inversiones sumamente fuertes, y se tiene que analizar y aprobar el pago , por ejemplo en la compra de activos, materia prima. Y en las compras descentralizadas se da con mayor frecuencia en las empresas medianas y en las pequeñas. O también en las franquicias, ya que estas adquieren por su parte artículos en los cuales no se adquiere un presupuesto muy elevado y que no afectarían en las operaciones de la empresa, por ejemplo artículos de limpieza, papelería, etc. Y por último tenemos las compras mixtas, éstas se dan en empresas grandes generalmente, en donde las centralizadas adquieren los artículos de mayor costo y las descentralizadas compran los artículos de menor volumen y costo más bajo.
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CUESTIONARIO DE LA UNIDAD I 1. Define el concepto de las compras. Adquisición de bienes y servicios de la calidad adecuada y al precio adecuados y del proveedor mas adecuado. 2. Menciona 3 de los objetivos principales del departamento de compras. 1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversión mínima de existencia. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales. 3. ¿Cuales son las cualidades que debe tener el personal de compras? Honradez, Integridad, Equidad, Probidad y Responsabilidad. 4. ¿Cuántos tipos de compras hay? Centralizadas, descentralizadas y mixtas. 5. ¿Cuales son las compras centralizadas? Son las que tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras en la cual se reúne personal especializado y competente. 6. ¿Cuáles son las empresas que realizan este tipo de compra? Las empresas que compran en gran volumen. 7. ¿Cuales son las compras descentralizadas? En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que informan a sus jefes de las plantas o sucursales individuales o regionales, en vez de hacerlo a un solo jefe de adquisiciones en general. 8. ¿Cuales son las compras Mixtas? En estas la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y suministros para la 15
producción dejando a las fábricas, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades.
9. ¿Como se subdividen las compras nacionales? En públicas y privadas 10. ¿Cuales son las compras públicas? Son las compras que efectúan los gobiernos para aspectos gubernamentales, como estados, provincias, escuelas públicas. 11. ¿Cuales son los diferentes tipos de compras públicas? Licitación publica, Invitación restringida y Adjudicación directa. 12. ¿A que se refiere la licitación pública? Los concursos competitivos, por esta razón los estatutos gubernamentales podrán establecer, que se utilicen propuestas informales como base de otorgamiento de contratos de compra, cuando los requerimientos son inferiores a una determinada suma de dinero. 13. ¿A que se refiere la invitación restringida? Participan por lo menos 3 proveedores, los cuales reúnen ciertas características. 14. ¿A que se refiere la adjudicación directa? Surge, por la necesidad de simplificar el proceso de compra de algunos bienes; pero cuando la cuantía no es significativa, no se lleva acabo el proceso de concurso, pues sería laborioso, tardado y costoso, 15. ¿Cuáles son las compras privadas? Estas se refieren a que en la mayoría de las empresas son de índole especializadas, y los volúmenes de compras tienden a ser elevados.
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UNIDAD 2 PLANEACION 2.1 Planeación 2.2 Pronósticos de Compras Los Objetivos Mejor Precio Mejor Calidad Mejores Condiciones de Pago y Entrega 2.2.1 Promedios Móviles Variables Método de promedio móvil. 2.3 Presupuesto de Compras Presupuesto de Operación. Presupuesto de Compras de Materiales o Partes Bases del presupuesto. 2.3.1 Determinación del Presupuesto, Restricción y Limitaciones. Presupuesto de ventas Presupuesto de Producción Presupuesto de Compras. Procedimiento para la elaboración del presupuesto de compras. Procedimiento 2.4 Programa 2.5 El Manual de Compras 2.5.1 Objetivos e Importancia 2.5.2 Contenido 2.5.3 Políticas y Procedimientos Fuentes de abastecimiento Especificaciones Precio y Calidad Investigación y Desarrollo Compras recíprocas Ética Compras Anticipadas Venta de Material Excedente y Desperdicio Ventajas de la Determinación y Conocimiento de las Políticas Ejemplos de Políticas Políticas de Relaciones Internas Políticas de Relaciones con los Proveedores Otras Políticas 18
2.5.4 Diagramas de Flujo Aplicación practica de la unidad Cuestionario. UNIDAD 2 PLANEACION 2.1 Planeación Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio mas bajo que permitan las exigencias de calidad y de servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Estas funciones constituyen la necesidad de comprar. La Planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. 2.2 Pronósticos de Compras La actividad comercial se reduce a una estrategia basadas en las opciones que ofrece diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opciones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades ya los peligros. Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de terminar las condiciones que probablemente existirá en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales. Los Objetivos Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y de entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Mejor Precio Este elemento requiere de una atención principal enla industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo 19
tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa.
En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores:
Costo del material. Costo de mano de obra. Costo de indirectos. Costos de operación. Volumen de compras. Facilidades de producción. Condiciones del mercado. Situación geográfica. Transportación Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.)
Es necesario llevar un control de los factores cecinados debido a que en esta época inflacionaria son elementos variables en la estructuración de un precio de venta o de compra. Es necesario mantener en estudio constante los probables cambios que puedan afectar dichos precios y limitar a reducir a un mínimo los riesgos que puedan originar un crecimiento en el precio. Mejor Calidad La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de compras. Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepción del material debe ser atendida tambien en cuanto a tipo de empaque y envase que salvaguarden la calidad e integridad de la mercancía. Mejores Condiciones de Pago y Entrega Las negociaciones de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador. Se justifica la atención en este punto si consideramos que la empresa esta obligada a lograr las condiciones de pago que favorezcan sus planes de financiamiento. 2.2.1 Promedios Móviles Variables 20
Los factores que intervienen en la planeación del Departamento de Compras de una empresa industrial difieren de los de una empresa que únicamente comercializa productos terminados. En el caso de una empresa industrial, el Departamento de Producción determinara la frecuencia y cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor que haya realizado el Departamento de Ventas, por lo que será necesario que en Almacén haya materias primas suficientes para no interrumpir o paralizar las actividades del departamento de Producción. En el caso de una empresa que solamente comercializa, las compras y el volumen de las mismas se determinaran básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas, es decir, la formula ideal seria no tener inventarios, de tal suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su pago. Se dice que para planear adecuadamente las compras de una empresa debe seguirse una regla juiciosa, pues las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser. En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que puedan realizarse correctamente. El pronóstico es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuanto debe comprarse, y encontrar ese adecuado equilibrio. Si se utilizan técnicas cuantitativas para pronosticar las compras futuras de una empresa, podrían partirse en principio de la referencia del consumo del último periodo anterior para prever existencias. Ejemplo: Método de promedio móvil. 1994 1995 1996 1997 1998
10 ton. 20 ton. 30 ton 40 ton. 50 ton. 150 ton. / 5= 30 ton.
En este ejemplo, observamos que las cantidades consumidas en los últimos cinco años son diferentes y el promedio ha sido de 30 toneladas; por lo tanto, para 1999 se consumirá en promedio 30 toneladas, lo que permitirá prever compras mínimas de 30 toneladas, mas la reserva intocable para cubrir contingencias. 2.3 PRESUPUESTO DE COMPRAS 21
El presupuesto se define como “la formulación de planes para un futuro periodo, dado en términos numéricos”. Como se podrá observar, los presupuestos forman parte de la planeación y representan la cristalización financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa. Constituye un medio de regulación entre los ingresos y los gastos de un periodo definido, y marcan los limites de actuaron de la empresa en cuanto a sus recursos materiales y son la guía a seguir para lograr las metas predeterminadas en un periodo especifico de tiempo. Los presupuestos caen dentro de la planeación como base de medición en la actuación real de la empresa, pues sin ellos no se tendrá una medida de comparación que permita evaluar los resultados.} Por lo tanto la formulación y aplicación de los presupuestos proporcionan: Establecimiento de controles financieros Instrumento de meditación de esfuerzos en la actuación de las diversas áreas integrantes de la empresa. Posibilidad de evaluación de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo paneado y determinar la corrección. Dentro del área de compras los presupuestos se pueden clasificar en: Presupuesto de operación de la gerencia de Compras. Presupuesto de compras de materiales o partes. Presupuesto de Operación. El presupuesto de operación de la gerencia de compras se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo la operación normal de la misma y comprende entre otros los siguientes conceptos:
Sueldos. Tiempo extra. Gastos de representación. Gastos de viaje. Comunicación (teléfono, telégrafo, télex, etc.) Papelería y artículos de escritorio. Mobiliario y equipo. Suscripciones. Curso de entretenimiento, etc.
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Estos gastos constituyen los medios indispensables para mantener la operación del área y poder lograr la finalidad que tiene asignada, por lo que la determinación de los mismos por su propia naturaleza no representa notoria dificultad. Presupuesto de Compras de Materiales o Partes Dentro de este presupuesto se incluyen todas aquellas partidas que viene a construir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de operación. Estas partes pueden considerarse como productos manufacturados desde el punto de vista del proveedor y material de ensamble desde el punto de vista del comprador, debido a que van a entrar a un proceso de ensamblación, con algunos costos y elementos inherentes a la misma. Bases del presupuesto. La base para el desarrollo del presupuesto se lleva a cabo de la siguiente forma: Presupuesto de producción. Explosión de compras. Piezas por volumen. Comparación contra el empleado en el año anterior. Revisión del resultado comparado con los puntos anteriores. Clasificación de los materiales a comprar. Analisis del intercambio del costo (materiales, mano de obra, gastos indirectos, etc.) de acuerdo al modelo inflacionario. Determinar los materiales vivos de sobrantes de producción del año anterior. Recalculo del volumen real a comprar. Determinación del presupuesto.
Básicamente la integración de este presupuesto como el de las otras áreas de la empresa dependen del presupuesto global o de ventas, pues será a través de esta función que se deriven los ingresos de la empresa, y por tanto la definición de los gastos futuros. Al ser elaborado el presupuesto de compras el gerente será responsable de aportar la mayor cantidad de datos que haga posible una integración atinada de este presupuesto. PRONOSTICO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE GASTOS DEL DEPARTAMENTO
PRESUPUESTO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
PRESUPUESTO DE COMPRAS
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PRESUPUESTO DE MATERIALES PRESUPUESTO DE FINANZAS
FIGURA 2.1 Representación grafica de los presupuestos básicos para la elaboración del presupuesto de compras
El pronostico de ventas es la base para la elaboración del presupuesto de ventas, el cual a su vez proporciona información para la elaboración de los presupuestos de producción y de compras (el de compras tambien recibe información del de producción y queda dividido en presupuesto de gastos del departamento y presupuestos de materiales). Quedando todos los presupuestos referidos comprendidos dentro del presupuesto de finanzas. 2.3.1 DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO, RESTRICCIÓN Y LIMITACIONES. Presupuesto de ventas La formulación del presupuesto general de operación comienza en el departamento de ventas debido a la importancia que este representa para la producción, las compras y las finanzas. Para que este presupuesto proporcione la ayuda que se requiere a los presupuestos de producción, compras y finanzas, es necesario que el total de las ventas sea expresado: En Unidades de artículos. En Unidades monetarias. Además, el presupuesto de ventas debe aparecer repartido en periodos de tiempo, debido a que en esta forma facilita grandemente tanto la programación de producción como la de compras. Finalmente cabe mencionar la importancia de la exactitud en el pronóstico de ventas debido a que en esta exactitud ayuda notablemente a que el departamento de compras coloque pedidos grandes que permiten la obtención de precios más ventajosos. Presupuesto de Producción En cuanto a importancia este es el presupuesto que sigue inmediatamente despues del de ventas del cual depende. 24
El calendario de producción se establece directa y fundamentalmente de las cantidades de ventas fijado, las cuales se expresan en unidades de artículos y unidades monetarias por periodos de tiempo, elaborándose por tanto, como parte de este presupuesto el calendario de producción correspondiente. Ahora bien, este calendario sirve a su vez para que se elabore como parte integral del presupuesto de Compras el programa de compras respectivo.
Presupuesto de Compras. Este presupuesto funcional se divide en dos tipos de presupuesto que son: Presupuesto de gastos del departamento. Presupuesto de materiales. Presupuesto de gastos del departamento. Consiste en estimar cuanto costara la actuación del departamento en el periodo presupuestario. Como subdivisión de este primer presupuesto de Compras constamos con las siguientes partidas. I. Gastos por concepto de sueldos. II. Gastos por concepto de suministros y de operación, tales como viajes y comunicaciones. Presupuesto de materiales. Consiste en la estimación de las cantidades y de los costos por concepto de materias primas partes y herramientas. La base de este presupuesto de materias se encuentra fundamentalmente en las necesidades de producción, las que permiten establecer la estimación de las cantidades requeridas dentro del periodo del presupuesto y según se haya estimado en el presupuesto de ventas. Los materiales se dividen en: I. Materiales directos. II. Materiales indirectos o auxiliares. Materiales directos son los que se convierten en componentes del proceso de producción. Materiales indirectos o auxiliares son aquellos que básicamente auxilian o presentan un servicio al proceso de producción y consiste principalmente en suministros.
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Tomando en consideración los conceptos de materiales directos, indirectos o auxiliares y considerando también las necesidades de producción se determinará la cantidad que se deberá adquirir de uno y otro tipo de material, los precios y vencimientos de pago. Esta determinación proporciona una ayuda directa dirigida al presupuesto de Finanzas a efecto de que en éste aparezca la programación de los pagos de las cantidades fijadas, así como los precios y vencimientos establecidos. El presupuesto de materiales debe quedar elaborado adoptando como requisito de forma una estructura de calendario, fijándose para tal efecto fechas de entrega mensuales, quincenales o semanales según sea el caso al departamento de Producción y/o Ventas, con el objeto de hacer posible una mejor coordinación y un mejor control por parte del departamento de Compras en el precio, la calidad y las propias entregas. Se puede establecer que el departamento de Compras tiene la obligación de expresar el presupuesto de materiales en términos económicos, debido a que este departamento tiene más que ninguno un conocimiento preciso de los precios actuales y de los posibles aumentos o precios futuros. Respecto a éstos, se deben tomar como base los precios pretéritos y sus tendencias de aumento sufridas, a fin de tomarlas como base para la estimación de los precios correspondientes al período presupuestario siguiente. Considerando la característica del presupuesto de ser flexible, la diferencia entré los precios estimados y los precios reales deben conciliarse mediante revisiones periódicas que es necesario practicar. Un requisito para la mejor realización de la función Compras es presupuestar lo referente a materiales dividiéndolos en grandes grupos, haciendo destacar los grupos más importantes, obedeciendo esto a que al adoptar este sistema se permite la asignación de compradores por grupo de materiales lográndose un mayor conocimiento en cada comprador del grupo que se le haya asignado y lográndose también un mejor control en el ejercicio del presupuesto de compra de materiales. La división del presupuesto de Compras en presupuesto de gastos del departamento y presupuesto de materiales tiene las siguientes finalidades: I. Cooperar más eficazmente con Producción, en tal forma que no Interrumpa su continuidad. II. Cooperar más eficazmente con Ventas, en tal forma que siempre preste inmejorable servicio a nuestra clientela. III. Procurar ahorro en los costos. IV. Cooperar en la obtención de mayores utilidades. Esta ventaja es consecuencia de haber logrado la ventaja número III. 26
V. Auxiliar a Producción en el control de materiales. VI.
Mantener equilibrio en los precios unitarios.
Procedimiento para la elaboración del presupuesto de compras. Breve descripción. Para establecer el procedimiento que se sigue por concepto de la elaboración del presupuesto de Compras es necesario considerar el encadenamiento de los presupuestos funcionales, debido a que se deducen unos de otros por ser cada uno la expresión de las actividades de sus respectivas áreas cuyo fin está expresado por el presupuesto de Ventas. Con el siguiente razonamiento podemos apreciar el encadenamiento lógico entre los presupuestos funcionales de la empresa. La satisfacción de las ventas define los objetivos del presupuesto de Compras y de Producción; la fijación de estos objetivos fijan a su vez los objetivos del presupuesto de las inversiones y cada uno de ellos define el programa para el presupuesto de gastos de Tesorería cuyos ingresos proceden de las Ventas, con lo que queda formado un círculo del cual su estructura es precisamente el encadenamiento de los presupuestos funcionales. Después de haber apuntado que para el, procedimiento que vamos a describir es necesario considerar el encadenamiento de los presupuestos funcionales procedemos a aclarar que no se pretende establecer un procedimiento analítico sino únicamente señalar las actividades elementales, dejando el análisis profundo que se requiere para cuando se desee la interpretación y adaptación en la práctica del procedimiento que estamos refiriendo. Procedimiento 1. Formación del grupo de trabajo que se deberá componer básicamente del jefe del departamento de Compras y de aquellas personas que ocupen puestos afines a la función presupuestal. 2. Fijación de las responsabilidades para los integrantes del grupo de trabajo. 3. Establecimiento de la coordinación con los grupos encargados de la elaboración de los otros presupuestos funcionales. 4. Especificación clara del programa de trabajo con determinación de tiempos en la realización de cada una de las actividades, indicando las etapas que se deberán cubrir.
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5. Programación de reuniones a efecto de aplicar correcciones en caso de ser procedentes y de calificar el grado de avance. 6. Elaboración de los documentos que contendrán la información presupuestal de compras. 7. Discusión del diseño de los documentos informativos con el grupo patrón o especializado en la elaboración del presupuesto general (este grupo patrón suele centralizar el diseño de los documentos informativos). 8. Estudio de los costos correspondientes al período presupuestal anterior y determinación de los índices de incremento. 9. Estimación de los costos del período presupuestal siguiente e igualmente estimación de los índices de incremento. (De acuerdo al largo plazo fijado para la elaboración del presupuesto general, lo expresado en este inciso abarcará un determinado número de años futuros.) 10. Recepción del pronóstico y del presupuesto de Ventas en calidad de proyectos, a fin de obtener las bases necesarias para la programación de Compras. 11. Recepción de los programas de producción establecidos en el proyecto del presupuesto de Producción. 12. Elaboración del proyecto de lo que será el presupuesto de Compras en sus divisiones siguientes: 12.1 Cantidades a comprar, 12.2 Costos de adquisición. 12.3 Fechas de compra. 12.4 Plazos de entrega. 12.5 Fechas de consumo. (Referimos el concepto consumo para calificar el uso de los materiales en producción, o bien para su distribución en caso de tratarse de artículos terminados.) 13. Análisis de las variaciones en los costos y cantidades a comprar y determinación de las ventajas o desventajas en relación a la utilidad. 14. Discusión del proyecto del presupuesto de Compras con el grupo patrón y reconocimiento de observaciones. 15. Aplicación de observaciones en caso de que éstas hayan existido. 16. Autorización de las observaciones aplicadas. 28
17. Comparación del proyecto definitivo del presupuesto de Compras con los proyectos decisivos de los presupuestos de Ventas y de Producción, así como con el pronóstico de ventas. 18. Visto Bueno en el proyecto definitivo del presupuesto de Compras del jefe de grupo que se formó para la elaboración de este presupuesto funcional. 19. Entrega del proyecto definitivo al grupo patrón y/o director del presupuesto general para su aprobación final. 20. Impresión formal del presupuesto de Compras como parte integrante del presupuesto general de operación de la empresas 21. Distribución del cuaderno del presupuesto a efecto de que constituya la base de control en el ejercicio presupuestal. En la descripción del anterior procedimiento se empleó el concepto "presupuesto de Compras" para referir en todos los casos primordialmente al "presupuesto de materiales", aunque se considera que con la misma secuencia de actividades se logra la elaboración del "presupuesto de gastos del departamento" y esto obedece a que en el procedimiento se limita únicamente al señalamiento de las actividades que se consideran elementales. Para la formulación de un presupuesto de compras, será necesario considerar las necesidades de producción y los inventarios que se deseen mantener en existencia. Para no incurrir en anomalías que perjudiquen a la negociación, antes de calcular las compras, se deberán analizar algunos aspectos de importancia. Desde el punto de vista de la producción, resulta de mayor importancia tener conocimiento de las diferentes cantidades de materia prima que se recibirán, que los pedidos que han sido colocados en un período determinado. En consecuencia, el control de los inventarios y la coordinación de las compras con la producción, deben tener especial atención en las fechas en que se recibirá el material, que las fechas en que se efectúen las compras. Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales necesarios para la producción presupuestada, considerando los inventarios, podremos determinar el presupuesto de compras. Suponiendo que tuviéramos los siguientes datos: + Presupuesto de producción - Inventario Final 380,000 Inventario Inicial 300,000 Requerimiento de Compras
7, 5000,000 80,000 7, 580, 000
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Del ejemplo anterior deducimos que, un presupuesto de compras es igual al presupuesto de producción, más la diferencia del inventario final menos el inventario inicial. Es una forma sencilla de ejemplificar un requerimiento de compras, sin embargo, en la práctica resulta más complejo cuando se trata de volúmenes mayores, ya que es necesario llevar a cabo un análisis completo y profundo de cada uno de los factores que intervienen en dicho proceso. 2.4 PROGRAMA El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para ala adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas limites de consecución. El proceso o etapas de que consta el Programa de Compras deben ser de acuerdo a las necesidades, fijando los pasos y fechas a partir de las dificultades de obtención de los materiales y la disponibilidad de tiempo. El programa de compras debe estar por lo tanto preparado con la debida flexibilidad para que haga posible atender las variaciones que se presenten y cumplir con control de producción en el momento requerido, puesto que los atrasos o desviaciones graves pueden traer consecuencias incosteables a la producción. 2.5 EL MANUAL DE COMPRAS En las empresas grandes, normalmente la Gerencia de Organización y Métodos, se encarga de la estructura del manual de compras, con el propósito de manejarlo como una herramienta constante de las actividades que realiza el área de Compras, manteniéndolo actualizado conforme las circunstancias lo requieran. El manual de compras proporciona una idea clara, lógica e integral de cómo opera el área de Compras y precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en cada una de las actividades que realiza. Sirve como medio de orientación al personal que labora en Compras, sobre todo al de nuevo ingreso, con ello se logra la optimización de los recursos humanos, con objeto de obtener el máximo beneficio para la realización de las adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la empresa. Lo anterior, ayuda a la empresa y le proporciona una razonable seguridad de que las actividades de compras se realizan de la manera previamente precisada por la Dirección General, el Comité de Compras o el Consejo de Administración de las empresas. Además, su adecuada aplicación proporcionará mayor beneficio que costo y se tendrá la seguridad de que todas las operaciones siguen una secuencia lógica y 30
quedan registradas en forma precisa y fiable, para la información que requiera Contabilidad en la preparación de sus estados financieros. 2.5.1 OBJETIVOS E IMPORTANCIA El manual de compras es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos del área de compras, así como las tareas específicas. Los objetivos del manual de compras son: a) Presentar una visión de conjunto de las compras. b) Precisar las funciones encomendadas a cada área para deslindar responsabilidades, evitar duplicar y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecución correcta de los labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Permitir el ahorro del tiempo y esfuerzos en la ejecución de las compras. e) Facilitar la selección de proveedores f) Actualización de los proveedores El manual de compras tiene alta importancia ya que por medio de el se especifica de forma clara, lógica, e integral el funcionamiento del departamento de compras y precisa los pasos que deben seguirse. El manual de compras orienta al personal sobre los pasos, los procesos, loa formatos y las áreas que afectan, con ello se logra la optimización de los recursos humanos para obtener el máximo beneficio de las actividades de la empresa. 2.5.2 CONTENIDO Normalmente, en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos:
Carátula Índice Introducción Objetivos Estructura orgánica del área de compras Políticas Procedimientos Diagramas de flujo Formatos que se emplearán en compras Instructivo para su usos 2.5.3 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 31
Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeación, establecen los límites de la supervisión y señalan los lineamientos de la acción administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de políticas como medio de soporte y significación de los objetivos. La elaboración y emisión de las políticas no debe ser estática, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes, lo que provoca continuos ajustes o acoplamientos. Esto no significa que las políticas deban cambiar ininterrumpidamente pues esto originaría consecuencias catastróficas. Como guías del pensamiento en la toma de decisiones, las políticas deben dejar margen para juzgar flexiblemente, de lo contrario serían reglas que no permitirían desviaciones. El gerente de Compras como responsable de la dirección de su área, es el encargado de emitir las políticas de compras que deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:
Deben estar claramente expuestas. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica. Indicar los factores limitativos y determinantes. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas. Niveles que deben abarcar.
El principal objetivo de Compras será el del abastecimiento de materiales que satisfagan las necesidades de producción. Para lograrlo, es necesario contar con las siguientes políticas: Fuentes de abastecimiento
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Para el desarrollo de políticas a este respecto es necesario atender los siguientes pasos: Tipo de materiales que requiere la integración de los insumos y disponibilidad de los mismos en el mercado. Competencia existente. Deberá desarrollarse dentro de las fuentes de abastecimiento existentes o el fomento de nuevas Condiciones prevalecientes entre los diferentes proveedores. Ubicación de las fuentes que permita tener disponibilidad de material en el momento y lugar oportunos. Solidez y solvencia financiera de los proveedores potenciales de acuerdo al análisis financiero. Aseguramiento de corriente interrumpida de materiales requeridos. Situación, prestigio y honradez del proveedor. Investigación de la actuación tenida con los proveedores de acuerdo a los antecedentes históricos y actuales. Especificaciones Señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas para las mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de "Producción, por lo que el gerente de Compras deberá hacerlo del conocimiento de su personal. Precio y Calidad Establecen lineamientos que equilibren la obtención del precio y calidad deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando en cuenta los diferentes factores que integran el costo. Investigación y Desarrollo Tienden a orientar la búsqueda de nuevos artículos o mejoras a los existentes, a ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer cálculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre proveedores, etc. Compras recíprocas
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Establecen los lineamientos que deben regir las transacciones para la compra de partes o materiales a cambio de los productos que fabrica la empresa. Ética Se define como los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operar los compradores en sus relaciones comerciales. Compras Anticipadas Previenen la incertidumbre en la obtención de volúmenes que hagan peligrar la producción en el futuro. .' Venta de Material Excedente y Desperdicio Material excedente. Son aquellas partidas de materiales y herramientas especiales que han sobrado y que carecen de aplicación económica inmediata a las operaciones normales de la compañía. Desperdicios. Son los materiales residuales que no pueden ser aprovechados nuevamente por el proceso que los originó. Venta a compradores externos. Existen además de los aspectos citados, otros más que son susceptibles de tomarse en cuenta para la formulación y emisión de políticas. El gerente de Compras deberá atender todas las variaciones que puedan afectar las políticas en curso, para hacerles los cambios necesarios, siendo conveniente al realizar modificaciones o supresiones tomar en cuenta la opinión de los subalternos en lo que a éstos afecte. Esto dará mejores resultados. La formulación e implantación de las políticas de compras le reportarán al gerente, entre otras, las ventajas siguientes: Permiten el ejercicio de la autoridad dentro de los límites establecidos. Permite enmarcar el control que debe ejercer. Permite nacer comprensibles y explicativos los objetivos fijados. Delimitan y ordenan en un grado más desarrollado la actuación de los miembros de su área. Le facilitan la resolución de problemas al haber establecido bases generales. A continuación se describen con carácter enunciativo y no limitativo ejemplos de las políticas que son propias de los departamentos de Compras y cuyo 34
establecimiento y formalización escrita es para orientar a la acción práctica a fin de propiciar la obtención del objetivo departamental. 1. Se centralizarán en el departamento de Compras todas las cotizaciones de proveedores, así como la selección de las mismas salvo el caso de determinadas operaciones especiales en las que se aceptará una opinión autorizada. 2. Toda comunicación que exista entre proveedores y jefaturas de otros departamentos deberá manifestarse al jefe de Compras para tomar conjuntamente la decisión final. 3. Toda correspondencia con los proveedores deberá ser canalizada a través del departamento de Compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con los mismos así como con las compañías transportadoras y compañías de seguros. 4. En los casos específicos de maquinaria, equipo e instalaciones de fábrica, la selección será hecha en conjunto con el gerente de Producción, aclarando cualquier diferencia de opiniones con el gerente de la Empresa. 5. Se establecerá hasta donde sea posible, la estandarización en las compras. 6. Se deberá contar con la coordinación necesaria con los otros departamentos a fin de contar con información suficiente sobre las características y normas de calidad requeridas. 7. No se otorgará en ninguna operación anticipos a proveedores, salvo casos especiales en que se cuente con autorización de la Gerencia de la Empresa. 8. En las operaciones de extrema urgencia en que haya existido necesidad de que el jefe de otro departamento colocara un pedido, éste es responsable de comunicarlo inmediatamente por escrito al jefe del departamento de Compras, acompañando a esta comunicación el comprobante correspondiente, a efecto de seguir el trámite formal y uniforme establecido. 9. La fijación de los máximos y mínimos de existencias deberán establecerse en común acuerdo por el gerente de la Empresa, el jefe del departamento de Compras y el jefe de Producción con base a los programas de fábrica, características de conservación y capacidad de almacenamiento. 10. Será responsabilidad de la jefatura de Producción o de las jefaturas de otros departamentos de Consumo, informar a la jefatura de Compras sobre la disminución de existencias a fin de contar en todo momento con las cantidades deseables previamente fijadas. 35
11. Serán considerados en carácter confidencial todos los presupuestos, cotizaciones e información general proveniente de proveedores respecto a agentes externos a la función Compras. 12. Se deberá conceder a todos los proveedores oportunidad de cotizar en igualdad de circunstancias. 13. No se deberá supeditar la función de Compras a uno o pocos proveedores existiendo oportunidad de contar con mayor número de ellos. 14. Los proveedores a quien se recurra deberán ser aquellos que reúnan las siguientes características: a) Buena posición financiera. b) Óptima calidad. c) Costos convenientes. d) Cumplimiento de contratos. e) Considerable ética. Ventajas de la Determinación y Conocimiento de las Políticas a) Se evita tomar decisiones particulares o diferentes, cuando se origina un problema, si se siguen los lineamentos establecidos. b) Al plasmarse las políticas en un manual, se asegura que se tomen decisiones y se realicen acciones, de acuerdo a un solo criterio, además de poder consultar dicha guía cuando surjan dudas. c) Si se aprueba una política, se delega autoridad durante una actividad señalada. Ejemplos de Políticas Políticas de Relaciones Internas Establecer si el Departamento de Compras, será centralizado o descentralizado (política general) que comprende: Autorización de los mínimos y máximos que de cada material deben de comprar. Establecer relaciones comunicación.
con
los
proveedores,
Procedimientos para realizar las compras. Técnicas para estudiar las cotizaciones. 36
utilizando
medios
de
Métodos para efectuar una requisición o un pedido. Políticas de Relaciones con los Proveedores Esta situación, también debe ser establecida de acuerdo con políticas administrativas; El Departamento de Compras debe elegir a los proveedores, de acuerdo a sus ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo, etcétera. Entrevistas con los proveedores. Confidencia de los informes que contengan cotizaciones. Hacer partícipes a futuros proveedores de sus cotizaciones, y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la Empresa. Otras Políticas Las requisiciones deben de ser, formuladas por el Departamento de Compras. Economizar en las adquisiciones. Establecer procedimientos y actividades, así como su supervisión y comprobación. Evitar compras injustificadas o cuando no exista la necesidad. Encaminar las actividades de compras, a conseguir crédito de los proveedores y pactarlas mediante un convenio, por escrito. Estudio y evaluación de las cotizaciones y servicios que otorgan los proveedores, así como formalizar garantía de entrega. Establecer un límite mínimo de proveedores. Al igual que en el punto de centralización y descentralización, las políticas deben adaptarse a las necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., por lo que deben de actualizarse en forma peri6dica, para que estén de acuerdo a los cambios que existan en la Entidad, considerando la disciplina y la ética de compras. 2.5.5 DIAGRAMAS DE FLUJO En este apartado los procedimientos tienen que representarse de manera grafica, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. 37
La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos se denomina “Diagramas de flujos”. Estos son idóneos para representar el flujo de los pasos de un procedimiento. Los diagramas de flujo muestran las unidades administrativas que intervienen en procedimiento, a los puestos que intervienen. Cada operación o paso descrito puede indicar además, el equipo que utilice en cada caso. Se utilizan principalmente en el analisis de los procedimientos, sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una descripción sintética de conjunto, que facilita la comprensión de los mismos. Cuando se incluyen en el manual diagramas de flujo, se recomienda la mejor calidad posible de símbolos, tales como los siguientes:
DOCUMENTO
INICIO 3 PASO (SECUENCIA)
ENVIO OPERACIÓN A ARCHIVO
ANOTA
22
A (ALFABETICO) N (NUEMERICO)
DESCRIPCION DE UN PASO
TERMINACION
38
FIGURA 2.2 Diagrama de flujo.
APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA UNIDAD 2 La planeación de ventas es fundamental en las compras ya que por medio de esta se aclaran y/o especifican varias funciones esenciales para las compras. Su aplicación en general es en la empresa en el departamento de compras ya que a través de esta se establecen los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. Dentro de la planeación se encuentran los pronósticos los cuales permite a la empresa saber cuando y cuanto pedir en el momento de la compra de algún suministró, como así tambien el presupuesto que es la cristalización financiera. En toda empresa se debe establecer políticas internas y externas, tanto en el departamento de compras como en cualquier área de la empresa, las políticas que se establecen en el departamento de compras tienen que hacer referencia en: Relaciones Internas y Relaciones con los Proveedores. En el manual de compras se especifica el nombre de la persona que esta a cargo de las compras, los procedimientos a seguir y las características de cada proveedor qué nos brinda diferentes suministros.
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CUESTIONARIO UNIDAD 2 1. ¿Qué es la planeación de ventas? La Planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. 2. ¿Cuáles son los elementos que intervienen en el proceso de la compra?
Comprador Vendedor Bien o servicio Negociación
3. Definición de pronostico de compras Es la predicción de eventos o cosas futuras, el pronostico en compras ayuda básicamente a determinar cuanto y cuando pedir. El pronóstico de compras se refiere al volumen. 4. Definición de presupuesto de compras El presupuesto se define como “la formulación de planes para un futuro periodo, dado en términos numéricos”. Como se podrá observar, los presupuestos forman parte de la planeación y representan la cristalización financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa. 5. Clasificación de presupuesto de compras Presupuesto de operación de la gerencia de Compras. Presupuesto de compras de materiales o partes. 40
6. Definición de presupuesto de operación El presupuesto de operación de la gerencia de compras se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo la operación normal de la misma. 7. Definición de presupuesto de compras de materiales o partes Dentro de este presupuesto se incluyen todas aquellas partidas que viene a construir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de operación. Estas partes pueden considerarse como productos manufacturados desde el punto de vista del proveedor y material de ensamble desde el punto de vista del comprador, debido a que van a entrar a un proceso de ensamblación, con algunos costos y elementos inherentes a la misma. 8. Definición del programa de compras El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para ala adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas limites de consecución. 9. ¿Que es el Manual de Compras? El manual de compras proporciona una idea clara, lógica e integral de cómo opera el área de Compras y precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en cada una de las actividades que realiza. Sirve como medio de orientación al personal que labora en Compras, sobre todo al de nuevo ingreso, con ello se logra la optimización de los recursos humanos, con objeto de obtener el máximo beneficio para la realización de las adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la empresa. 10. ¿Cuál es el contenido del manual de compras? Carátula Índice Introducción Objetivos Estructura orgánica del área de compras Políticas Procedimientos Diagramas de flujo Formatos que se emplearán en compras Instructivo para su usos 11. ¿Cuáles son los objetivos del manual de compras? 41
Presentar una visión de conjunto de las compras. Precisar las funciones encomendadas a cada área para deslindar responsabilidades, evitar duplicar y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro del tiempo y esfuerzos en la ejecución de las compras. Facilitar la selección de proveedores Actualización de los proveedores
12. Definición de políticas Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. 13. Mencione las ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. a) Se evita tomar decisiones particulares o diferentes, cuando se origina un problema, si se siguen los lineamentos establecidos. b) Al plasmarse las políticas en un manual, se asegura que se tomen decisiones y se realicen acciones, de acuerdo a un solo criterio, además de poder consultar dicha guía cuando surjan dudas. c) Si se aprueba una política, se delega autoridad durante una actividad señalada. 14. De cinco ejemplos de políticas El Departamento de Compras debe elegir a los proveedores, de acuerdo a sus ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo, etcétera. Autorización de los mínimos y máximos que de cada material deben de comprar. 42
Las requisiciones deben de ser, formuladas por el Departamento de Compras. Evitar compras injustificadas o cuando no exista la necesidad. Encaminar las actividades de compras, a conseguir crédito de los proveedores y pactarlas mediante un convenio, por escrito. Estudio y evaluación de las cotizaciones y servicios que otorgan los proveedores, así como formalizar garantía de entrega. 15. ¿Qué son los diagramas de flujo? Son representación grafica de los procedimientos.
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UNIDAD 3 PROVEEDORES 3.1 Proveedores 3.2 Comité de compras 3.3 Ética en las compras. Ética en las obligaciones. Objeciones y diversiones. 3.4 Evaluación y negociación con proveedores Evaluación formal e informal de los proveedores Evaluación informal Discusiones de ejecutivos de alto nivel Evaluación formal del vendedor y su clasificación Solicitud y evaluación de cotizaciones. La solicitud o invitación a cotizar. Evaluación de cotizaciones. Registros de cotizaciones 3.5 Desarrollo de proveedores Investigación. Situación financiera. Calidad. Equipo y maquinaria adecuada Deseo de promover buenas relaciones comerciales. Mejor precio. Análisis de alternativas Selección definitiva Desarrollo Evaluación Responsabilidades 44
3.6 Introducción a los sistemas de calidad Las diferencias entre el ISO 9000:1994 y el ISO 9001:2000 3.6.1 Aplicación en el área de compra Revisar la literatura de soporte y el software Formar un equipo y definir una estrategia Revisar opciones de consultoría Escoger una compañía certificadora Desarrollar un manual de calidad Desarrollar documentación de apoyo Implementar su Sistema Administrativo de Calidad Considerar una pre-auditoria Lograr el registro Evaluación continua (Auditoria de mantenimiento) 3.6.2 Acreditación y certificación Certificar un Sistema Administrativo de Calidad ¿Por qué se necesita la certificación? Introducción a los Sistemas de Administración Publicaciones Sistema de administración Ambiental Sistema de Administración Ambiental ISO 14001 Implementando EMS Formato para la cotización para una certificación Aplicación practica de la unidad Cuestionario.
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UNIDAD III PROVEEDORES 3.1 PROVEEDORES Conceptos de proveedores: Suministradores de mercancías y servicios utilizados en el proceso productivo. Compañías e individuos que proporcionan los recursos necesarios para que la compañía y sus competidores produzcan bienes y servicios. Es la persona física o moral que derivada del fallo económico resulte ganador. Dicho de otra manera es la persona física o moral que suministra bien sea de la materia prima, la maquinaria, los materiales y refacciones de la empresa; en el momento requerido, con la cantidad pactada, la cantidad ordenada y el precio acordado, con la finalidad de llevar a cabo el proceso productivo de la empresa. Se puede considerar como fuente de abastecimiento que permite transformar las materias primas en producto terminado o semiterminado, según al mercado al cual se dirige. 3.2 COMITÉ DE COMPRAS Es un equipo de individuos, a los cuales se les delega responsabilidad y autoridad de llevar a cabo ciertas actividades, parcialmente a relación al tiempo, ya que cada uno de sus miembros, tienen asignadas otras acciones particulares dentro de la organización, que deben cumplir; es decir, el comité se debe de coordinar para realizar algunas actividades, que le son propias durante un periodo no permanente, pues tienen otras funciones a cumplir y solo se reúnen para tratar aspectos relacionados con las compras, como son efectuar consultas, sugerir decisiones, etc. El comité puede ser de las siguientes formas: lineal, de servicio, formal e informal. Se implanta el comité de compras, cuando se quiere llevar a cabo un programa especial, con varios individuos que sean capaces y eficientes, para considerar 46
diferentes enfoques dentro de las compras. Una de las funciones a efectuar, por el comité, podría ser el análisis de cotización (el cual se trata con más amplitud en la técnica de análisis “tormenta de cerebros”) El comité de compras normalmente se maneja en empresas grandes (consorcios empresariales o gubernamentales), sin que esto sea una norma, y se constituye por acuerdo de los consejos de administración de las mismas, integrándose con directivos de otras áreas relacionadas con la de compras. Dicho comité tiene como propósito fundamental establecer mecanismos de coordinación que permitan el desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área. Su integración tiene como fin consolidar debidamente la organización de las distintas acciones que concurren en el desarrollo de los planes de la empresa, y frecuentemente se integra por las áreas de:
El director general de la empresa. Finanzas Producción Contabilidad Almacén Crédito y cobranzas.
Algunas atribuciones del comité de compras 1. Establecer las bases sobre las cuales deban formularse las adquisiciones, derivadas del presupuesto para tal fin. 2. Aprobar o modificar, según el caso, los programas de adquisiciones. 3. Establecer políticas y normas que deban observarse en las adquisiciones y selección de proveedores. 4. Establecer las bases para la estandarización de maquinaria y equipos. 5. Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones. 6. Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de las adquisiciones. 7. Recomendar la rotación o reorganización del comité a efecto de darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa. Apreciaciones dentro de la organización, respecto al departamento de adquisición y abastecimiento. 1. La empresa que considera al departamento de adquisiciones y abastecimientos, como centro de utilidades
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Gerencia general
Gerencia de áreas
Venta
Producció
Contralorí
Relaciones Industriales
Contabilidad de costos
Presupuesto
Adquisiciones y abastecimiento
Aseguramiento de calidad
Departamentos Contabilidad
Nacionale
Informátic a
Importación
FIGURA 3.1 Departamento de adquisiciones y departamentos en una organización centralizada.
Secciones 2.- Ubicación del departamento de adquisiciones y abastecimientos en un organismo descentralizado
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Director general
Recursos financieros
Almacén
Recursos materiales
Adquisiciones y abastecimiento
Recursos humanos
Servicios y garantía
Contratos
FIGURA 3.2 Departamento de adquisiciones y departamentos en una organización descentralizada.
3.- La compañía da relevancia a la estrecha relación del departamento de adquisiciones y abastecimientos, con el proceso productivo.
Gerencias de área
Ventas
Gerencia general
Producción
Contraloría
Relaciones industriales
Aseguramiento de calidad
Deptos.
Procesos
Almacén
Adquisiciones y abastecimiento Secciones
Proceso A
Proceso B
Nacionales
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Importación
FIGURA 3.3 El departamento de adquisiciones y abastecimiento y producción.
4.- Entidad mediana, en el que el departamento de adquisiciones y abastecimientos, es autónomo y solo reporta a la alta gerencia.
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Gerencia general
Gerencias de área Venta s
Producción
Departamentos
Adquisiciones y abastecimiento
Nacionales
Contraloría
Recursos humanos
Aseguramient o de calidad
Importación
Materiales
Secciones
Envases y empaques Partes y refacciones Bienes de capital
Diversos
FIGURA 3.4 Departamento de abastecimiento y adquisiciones y la alta gerencia.
3.3 ÉTICA EN LAS COMPRAS. Se refiere a los instrumentos básicos que la integran como son: los valores, los derechos, las obligaciones las reglas y el manejo de las relaciones interpersonales. La ética concierne a los tres principales grupos de una empresa como son: sus clientes externos, sus clientes internos y sus proveedores. Aun cuando no hay una definición universal aceptada, se entiende que se refiere a la moral y buenas costumbres. Ética: los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad y justicia. Por ello es importante fijar políticas que regulen la actividad de compras en este rubro. La ética comercial: sistema que regula sus propios estándares morales, en los que se desenvuelve la gente de negocios. Es decir, se requiere hacer y decir lo correcto (tener buena reputación).
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Para ello existen en el ámbito internacional los principios y normas de la práctica de compras, definida por la Asociación Nacional de Agentes de Compras (mismo código que se reproduce a continuación). Lealtad a su campaña. Justicia para aquellos con quien comercia. Fe en su profesión. De estos principios se derivan las normas de la práctica de compras de la ANAC: 1. Considerar, primero, el interés de su compañía en todas las transacciones y creer en, y seguir, su política establecida. 2. Estar dispuesto a aceptar un consejo competente de sus colegas y dejarse guiar por esos consejos, siempre que sean compatibles con la dignidad y responsabilidad de su cargo. 3. Comprar sin prejuicios, tratando de obtener en máximo valor para cada peso ganado. 4. Tratar conscientemente de adquirir conocimientos de los materiales y de los procesos de fabricación e implantar métodos prácticos para la ejecución de su trabajo. 5. Ser honrado y veraz cuando compra o vende, y denunciar todas las formas y manifestaciones de soborno comercial. 6. Conceder una recepción pronta y cortes, siempre que las condiciones lo permitan, a todos los que llegan a una misión comercial legitima. 7. Respetar sus obligaciones y exigir que las obligaciones para con el y con su trabajo sean respetadas, sin menoscabo de la buena practica comercial. 8. Evitar las prácticas indeseables. 9. Aconsejar y ayudar, siempre que la ocasión lo permita, a sus agentes de compras compañeros en el cumplimiento de sus deberes. 10. Cooperar con todas las organizaciones y con los individuos dedicados a actividades tendientes a aumentar el desarrolló y el prestigio de las compras. Ética en las obligaciones. No debe darse información confidencial a un proveedor competitivo. Cuando se soliciten muestras, y estas se le entreguen, debe sujetarlas a una prueba y notificar al proveedor los resultados de esta. El factor personalidad quedara eliminado cuando se evalúa a un proveedor. Un buen gerente de compras vera el asunto objetivamente y comprara a un proveedor aunque le desagrade tratar con el agente de ventas, siempre y cuando ofrezca en mejor producto al mejor precio. Un gerente de compras eficiente se mantendrá mentalmente dispuesto y receptivo a las nuevas ideas. No debe prejuzgar un artículo. Objeciones y diversiones. 52
Unas cuantas compañías han optado por una política rígida en el que la aceptación de obsequios de cualquier descripción es motivo suficiente para el despido inmediato de quien lo recibe. Otras, permiten que se acepten objetos tales como plumas y calendarios o agendas que llevan el nombre impreso del anunciante. En el punto 8 de Código de Ética se mencionan prácticas indeseables, debiéndose entender por tales, las siguientes: Solicitan mas ofertas a las necesarias, con la esperanza de que un proveedor cometa un error en su estimación, de la cual puede sacar ventaja el gerente o agente de compras. Dejar sobre su escritorio algunas copias de ofertas de proveedores competitivos o lisas de precios, de modo que estén claramente visibles cuando se negocia con un vendedor. Negociar en términos de grandes cantidades un contrato propuesto, animando al vendedor a que cuente con un fuerte volumen de negocios y cotice sobre la base de cantidad, cuando en realidad el requerimiento no calificara para considerarse como una compra por calidad. Los objetivos en las compras Gubernamentales son básicamente los mismos que para las compras industriales, e incluyen: a) Seguridad en el abastecimiento continúo para satisfacer las necesidades del servicio. b) Evitar duplicaciones y desperdicios mediante el uso de la estandarización. c) Mantenimiento de los estándares de calidad requeridos en los artículos y servicios comprados. d) Desarrollo de un ambiente de cooperación entre Compras y las oficinas y departamentos o secciones servidos. e) Obtención de los máximos ahorros por medio de una compra innovadora y por la aplicación de técnicas de análisis de valor. f) Administración de la función de compras con eficiencia interna. g) Compras al menor precio consiente con la cantidad, desempeño y requerimientos de envió. En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas que se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mínimo un departamento de compras sobre el que recaigan precisamente estas funciones, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo.
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Desde el punto de vista económico, es el área de compras la que debe de utilizar de la mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y pago, así como los servicios de postventa, para lograr el objetivo mencionado. El departamento de compras debe hacer una aportación muy significativa e importante a la productividad, comercialización o servicios por medio de las negociaciones que observe, ya que cualquier ahorro en el costo de las materias primas, servicios o mercancías adquiridas mejorara la posición competitiva de la empresa y redundara indudablemente en beneficios importantes para la misma. El enfoque mercadológico que compras aplique con sus proveedores es vital: por ejemplo, que en materia de publicidad y promoción los proveedores de la empresa participen con publicidad compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros; que se determinen canales de distribución; la creación de envases o empaques muy propios para la empresa compradora, así como investigación de mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o servicios a nuevos mercados, etc. 3.4 EVALUACIÓN Y NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES Para la evaluación se consideran los factores de calidad, estabilidades en el lugar requerido, con el embarque y empaque adecuado, las actitudes favorables y el deseo de cooperación. La evaluación se lleva a cabo en una escala de puntuación porcentual, en la que se evaluará la falla y el factor correspo0ndiente se irá restando de un valor total. Esto nos indicará la conveniencia o inconveniencia de seguir contando con los servicios del proveedor, o si es necesario desarrollar otros proveedores. En este renglón es conveniente informar a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo, según resultado de la evaluación, mencionando las causas y ver si se pueden emplear las medidas correctivas. Los registros para cada proveedor, según lo activo que cada uno sea, son necesarios; ya que esta es la única forma de cerciorarse de que un solo incidente actúe negativamente sobre quien, en otras condiciones, se habría considerado como un buen proveedor. Datos que deben incluirse en la evaluación:
Identificación del proveedor. Área de suministro o servicio que cubre. Registro de cada pedido adjudicado a la fecha. Cantidad en ($) pesos. 54
Día de retraso en la entrega. Volumen de material rechazado. Debe hacerse un resumen de cada uno de los proveedores durante un determinado periodo, por ejemplo durante 6 meses o un año, incluyendo los porcentajes de entregas atrasadas o de material rechazado durante todo el periodo. Se debe anotar en el registro si un proveedor requiere de un cierto cuidado a causa de su desempeño pasado, cuan frecuentes son los contactos con el vendedor, que servicios adicionales podría prestar) por ejemplo en cuanto a investigación y desarrollo9 asesoría sobre ciertos problemas y la frecuencia con que se presentan reclamos acerca de los productos, ya sea del precio personal o de clientes. La evaluación de los proveedores es una actividad continua del departamento de compras. Los proveedores actuales tienen que ser supervisados para comprobar si el desempeño esperado se materializa. Las fuentes nuevas deben ser analizadas para comprobar si su potencial garantiza una consideración seria en el futuro. Debido a que la mayor parte de las organizaciones tienden a asignar un porcentaje significativo de negocios repetitivos con los mismos proveedores, se considerara primero la evaluación de las fuentes actuales. Evaluación formal e informal de los proveedores Es indispensable hacer periódicamente evaluaciones formales e informales de los proveedores; entendemos por evaluación formal aquella que se sustenta en datos y análisis contra especificaciones de desempeño y estándares de actuación, e informal la que se realiza tomando en cuenta aspectos subjetivos de trato, actitud, presencia y otras. Un proveedor actual es aquel que ya ha pasado por los primeros análisis y ha recibido posteriormente al menos una orden. La mayor parte de los compradores tienden a separar a los proveedores actuales en dos categorías. Algunos vendedores aún son muy recientes como para tener un juicio claro de que tan buenos son. El segundo grupo lo constituyen los proveedores establecidos, quienes en el pasado probaron que son buenas fuentes, confiables. Algunos grupos son evaluados, continuamente, formal e informalmente. Evaluación informal Incluye la valoración de los contactos personales entre el vendedor y el personal de la organización compradora en todas las funciones en las que hay ese existe esa relación. Una pregunta típica que debe hacerse el personal de compras cuando hay un contacto con otras personas de su misma organización de ¿Cómo van las cosas con el vendedor x? en forma similar puede ser útil conversar fuera en reuniones profesionales, conferencias y por otros medios para comprobar y comparar esas impresiones personales. En organizaciones mayores las líneas de comunicación se han ampliado y los agentes de compras y usuarios pueden estar en localidades totalmente diferentes 55
por lo que por lo que deben formularse grandes contratos por el grupo de compras de la oficina central, mientras el vendedor contacto se maneja por el departamento de materiales en varias localidades. Si los vendedores son también grandes empresas, los requerimientos en diferentes partes del país o del mundo pueden satisfacerse con el mismo grado de éxito por plantas diferentes que corresponden a la misma empresa vendedora. Discusiones de ejecutivos de alto nivel Un medio sencillo para la evaluación semiformal al alcance de la empresa compradora, es la discusión regular anual de los administradores ejecutivos con los de la empresa vendedora. Normalmente, las discusiones a alto nivel ejecutivo están limitadas a los proveedores importantes de los requerimientos de mayor relevancia. La presencia de los ejecutivos de alto nivel de ambos lados aumenta el interés de la ocasión y permite una discusión del comportamiento anterior, de expectativas futuras, de tendencias sociales, económica y tecnológica, planes a largo plazo y demás en un contexto de alto nivel. La persona responsable de la administración de materiales es la encargada de hacer los arreglos para estas sesiones e invita a los ejecutivos apropiados para que tomen parte. Evaluación formal del vendedor y su clasificación Al evaluar las actuales fuentes de abastecimiento, la pregunta es ¿que tan bien se desempeño el proveedor? Al ser enviadas las ordenes, es posible seguir el proceso respecto de cómo se cumplieron los objetivos en calidad, cantidad, precio, envió, servicio y otros términos y condiciones. Los esquemas de clasificación de vendedores mas formales intentan seguir su desempeña a través del tiempo. Los esquemas de clasificación de vendedores formales verifican el desempeño del vendedor sobre calidad, precio, envió y servicio. Un esquema muy sencillo para pequeñas organizaciones puede incluir una anotación solamente, en la medida en que estos factores fueron o no aceptables para ordenes especificas recibidas. Una evaluación mas detallada puede incluir un resumen del desempeño del proveedor durante el tiempo. Alta calificación Buena Regular Insatisfactoria
a. Satisface las fechas de envió sin apresuramientos. b. Usualmente aceptan las fechas requeridas de envió. c. Usualmente satisfacen las fechas de embarque sin seguimiento sustancial. d. Con frecuencia es capaz de aceptar las fechas de embarque que se piden. e. Algunas veces los embarques son tardíos, se requiere una considerable cantidad de seguimiento. g. Los embarques usualmente tardíos, raramente se cumplen las promesas de envió, se requiere un apresuramiento constante. CUADRO 3.1 Ejemplo del comportamiento de envío.
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El desempeño actual en precios de un vendedor entre los precios contratados y facturados por los vendedores llama la atención de los compradores. La clasificación de los vendedores por precio es del tipo de comparación del precio real contra el mercado o el precio actual contra el precio menor recibido de otros vendedores que proporcionan el mismo articulo o servicio. Es necesario tener en cuenta que al realizar la evaluación de nuestros proveedores debemos revisar lo siguiente: Sus estados de resultados; quien trabaje con números rojos no puede ser confiable. Si la compañía no esta comprometida con lo que hace, tiene malos manejos, o problemas con el personal, tampoco es confiable. Verificar su plantación: de producción, de MKT y su organigrama. Verificar su dirección: su programa de capacitación de ventas y nivel de personal, esto se puede ver a través de sus mecanismos de control. Integración y estructura. Procedimiento de calidad: aseguramiento de certificación ISO 9000(calidad), premio nacional de calidad (secretaria de economía). Revisar sus laboratorios para ver sus procedimientos de verificación de calidad. Que hacen para cumplir con los estándares de calidad. Procedimientos de entrega de mercancía y fechas de cumplimiento. Verificar si han tenido demandas ente procuraduría del consumidor. Procedimiento de capacitación a clientes. Procedimiento de cobranzas. Procedimiento de crédito. Capacidad de producción, asegurarse de que cumplirán. Problemas de relaciones laborales, si no están en riesgo de huelga. Moralidad de los directivos. La mejor compra no necesariamente es la de mejor precio. Solicitud y evaluación de cotizaciones. Un vendedor frecuentemente cotiza precios de sus productos para presentarlos a sus clientes o prospectos de clientes por su propia iniciativa. Así los compradores tienen disponibles los medios para mantenerse informados en el mercado de ciertos bienes. La solicitud o invitación a cotizar. Una preparación cuidadosa de este documento es esencial para todo el entendimiento futuro entre el comprador y el vendedor; debe contener los siguientes puntos: 57
a. Cantidad requerida b. La descripción y especificaciones de los artículos requeridos que se desea comprar. c. Punto requerido de entrega. d. Tiempo o tiempos requeridos de entrega. e. Método de transporte. f. Fecha para la cual deben de recibirse las cotizaciones. g. Todas las condiciones especiales que puedan afectar el precio o habilidad del oferente para llevarlo a cabo. h. Deberá requerir que los concursantes identifiquen: La base del precio en relación con la amplitud de la cantidad a que se aplica. La base del precio con relación al número y a la periodicidad de las entregas. El periodo posterior a la fecha de la oferta para la cual los precios ofrecidos son firmes. Cualquier excepción o evento que pueda invalidar los precios cotizados. i. Debe incluir datos impresos de los términos y condiciones uniformes del comprador. Evaluación de cotizaciones. Las cotizaciones son en ocasiones tan simples que pueden ser fácilmente comprobables tan solo al leerse, o escribiendo lo esencial conforme se reciben por teléfono. Este es el caso de los artículos estandarizados en donde las diferencias en las especificaciones y la calidad entre los concursantes aceptables, son conocidas y aceptables por el comprador de antemano. Se presentan el precio y la entrega, y una decisión rápida como el aspecto más importante en la mente del comprador, y con suficiente experiencia, se justifica que los trate así. Es arriesgado asumir que otros elementos de la cotización no son importantes o, que no hay diferencias oscuras de consecuencias en la cotización. Una tabulación minimizara los riesgos de compromiso que se hayan olvidado; la tabulación es el único método seguro de comparar cotizaciones complicadas que involucran diferencias apreciables en los productos ofrecidos. Todas las tabulaciones deben de proporcionar una comparación fácil de lo siguiente: 1. Factores de costo Precio Costo de transporte. 58
Costo de instalación, si lo hay. Herramentaje y otros costos de preparación. Impuestos de ventas o comerciales que deben agregarse. Términos de pago; descuentos por pronto pago. Base del precio: si están involucradas entregas múltiples. Precio sujeto a captación en los siguientes ______ días. Protección de precio: firme, protegido contra baja, o sujeto a escala.
2. Entrega 3. factores de diseño o especificación.
Cumplimiento con la especificación Desviación de la especificación. Ventajas de la especificación. Dimensiones importantes. Pesos.
4. Factores legales.
Garantías. Provisiones de cancelación. Protecciones de patentes. Protecciones de responsabilidad civil y compensación a empleados. Cumplimiento con las leyes y reglamentos federales.
Al evaluar las adquisiciones complejas, es útil en ocasiones asignar pesos a los factores que se compraran y calificar a cada proveedor potencial en cuanto a su posición competitiva en ese factor. Registros de cotizaciones Los registros de cotizaciones pasadas y actuales y de la decisión tomada, son un activo definido para una operación de compras y se convertirán en una necesidad conforme una actividad pequeña se convierta en algo más grande. La economía de esfuerzos sugiere el uso simultáneo de dos métodos para mantener tales registros de cotización. 1. Tarjeta de artículo. Esta es una identificación simple de un producto estándar de catalogo, repetitivamente comparado. Incluye a la mayoría de los abastecimientos y artículos de operación y mucho de la llamada “ferretería” que se utiliza en la producción misma.
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2. Expediente de artículo. Este es un registro sofisticado; las compras de un valor grande en dinero, aquellas de diseño especial, la procuración de artículos requeridos continuamente para el producto final, grandes inversiones en equipo de capital, etc., son las áreas que justifican los registros de cotizaciones tan completos como el que proporciona este medio. El comprador debe pensar acerca del índice de su archivo. La mayoría de las organizaciones pequeñas consideran correctamente que el archivo por secuencia alfabética del grupo de artículos y subgrupos será lo adecuado. Conforme la compañía crezca secuencialmente, este sistema se convertirá en inoperante. Un sistema de codificación numérica de partes, es el único medio para lograr una rápida localización de la información. Este sistema a su vez, tiene su propia ventaja. Un sistema de numeración de partes es una base necesaria para los tipos de procesamiento electrónico de datos. 3.5 DESARROLLO DE PROVEEDORES En toda empresa cuyos productos requieren cierto grado de especialización es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que necesita para su transformación o manufactura, se va a encontrar en el mercado nacional. Como no siempre es posible disponer de fuentes de abastecimiento adecuadas o por lo menos de la existencia de ellas, se llega a la necesidad de propugnar por su desenvolvimiento. La función de fomento de proveedores tiene como principal responsabilidad la de encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores que suministren a la empresa los materiales necesarios para su eficiente operación. El esfuerzo será dirigido para localizar a los proveedores existentes, buscar nuevos proveedores que por medio de producción puedan fabricar las piezas necesarias y a desarrollar aquellas con potencialidad que desean colaborar con la empresa. Para esta función podemos clasificar su ejecución en: Investigación. Esta etapa trata de conocer básicamente la potencialidad del mercado, en cuanto a empresas establecidas como a empresas en proceso de desarrollo o de creación reciente. Hay que conocer el mercado que nos pueda servir conforme a nuestros requerimientos y necesitamos encontrar quien nos fabrique ésta o tal parte. Ambas situaciones implican una investigación minuciosa, la cual puede ser favorecida por los diversos medios. El punto de partida de la investigación lo vienen a construir las necesidades de la empresa apoyadas por las especificaciones de los materiales y el grado de dificultad de obtención. 60
Se investigan las necesidades de nuevos proveedores, ya sea por falla de los actuales, por necesidad de un mejor número de ellos o por cualquier otra causa que en estrecho contacto de los compradores se determine. Localizados los probables proveedores se acude a la investigación de facturas y requisitos que deben cubrir para llevar a cabo una evaluación que determine que tan idóneo o adecuados pueden resultar. Entre los factores se toman en cuenta: Situación financiera. Debe el proveedor potencial estar en una situación financiera apropiada que le permita hacer frente a los compromisos que implica la aceptación de un contrato de compra-venta, disponer de recursos suficientes que le permitan cubrir los gastos inherentes a la fabricación de una parte como adquisición de materia prima, mano de obre, gastos indirectos y de operación, etc. Dada la importancia que esto reviste, es necesario fomentar la recopilación de información sobre proveedores que permita un análisis de la misma, determinando hasta que punto puede ser recomendable operar con el proveedor elegido. Calidad. Debe asegurarse en la investigación que los sistemas de control de calidad sean adecuados a los productos que fabrica o si cuenta con los recursos que le permitan al proveedor cumplir con las especificaciones deseadas. La garantía de una buena calidad da una buena pauta para continuar en el proceso de investigación. Equipo y maquinaria adecuada Se pretende al investigar este factor que el proveedor cuente con instalaciones, equipo y maquinaria con capacidad, y estado de conservación y utilización suficiente para proveer los volúmenes determinados en el tiempo necesario que le permita los requisitos bajo las mejores condiciones. Deseo de promover buenas relaciones comerciales. Debe imperar en todo tipo de convenios, actitudes mutuas positivas que produzcan relaciones duraderas, pues estas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes. La empresa que lleva buenas relaciones comerciales con sus diversos proveedores, le beneficiara pues conseguirá condiciones equitativas para ambas partes, asegurándole a la empresa contar con abastecimiento continuo. Por su parte las empresas que venden sus productos, derivan sus beneficios de los grandes volúmenes de consumo. Mejor precio. 61
El obtener el mejor precio no implica el que sea el más bajo sino el más conveniente. Esto comprende el logro de los factores anteriores pues su consecución significa el mayor aprovechamiento de los recursos con que disponen ambas partes. Entre mayores esfuerzos se empleen en tecnificar, racionalizar los procesos y optimizar la administración, mayor será el rendimiento y se reducirán las diferencias en la utilización de los recursos. Entre los medios para llevar a cabo la investigación se cuenta con visitas a los proveedores potenciales; conocimiento de ellos a través de revistas especializadas; por medio de asociaciones, mismas que pueden proporcionar la información deseada; o por iniciativa de los mismos. Análisis de alternativas Terminado el proceso de investigación y recopilación de información se produce el análisis. No se puede afirmar que existan técnicas definidas para llevarlo a cabo, pues esto depende del tipo y necesidades de la empresa, por lo que debe emplearse en criterio en los casos particulares, apoyado en los resultados de la investigación. Es a través del análisis como puede determinarse con mayor visualización la potencialidad del proveedor. La empresa, en ocasiones y a pesar de hacer un análisis minucioso, al otorgar los contratos pasa por alto ciertas deficiencias, esto es producto de la escasa competencia por un lado y por otro la necesidad de utilizar materiales nacionales que permitan la integración. Se analizan asimismo las condiciones prevalecientes en el mercado que pueden llegar a modificar bruscamente las características deseadas y provocar en detenimiento en la adquisición de materiales. Selección definitiva Normalmente se trata de obtener, en el proceso de la selección, un mínimo de tres proveedores para un mismo producto. Este mínimo esta determinado para mantener la corriente interrumpida de suministro, además que establece competencia entre los seleccionados. Desarrollo Obtenidos los tres proveedores se busca posteriormente lograr su desarrollo. El enfoque que se adopta es con base en los resultados obtenidos en su actuación. Si se logran resultados favorables se avalúa la posibilidad de una mayor proyección de los mismos que en forma conjunta favorezcan los intereses de ambas partes. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor.
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Se tiende a lograr los servicios de los proveedores por periodos largos que hagan costeable la adquisición de las mercancías, así como los estudios que ellos realizan. Se les indicará asimismo las políticas de la empresa en relación con estos.
Evaluación En esta etapa se viene a evaluar la actuación del proveedor en el periodo de duración del contrato. Para la evaluación se consideran los factores como calidad, estabilidad en el lugar requerido, con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseos de cooperación. Son los anteriores factores los que vienen a determinar la calificación que se les asigne y sirven a su vez como pautas para llevar a cabo las correcciones necesarias. La evaluación se lleva a cabo en base a una escala de puntuación porcentual, en la que cada valor se asignara dependiendo del área afectada, se evaluara la falla y se aplicara el factor correspondiente al cual se ira restando de un valor total. Indicara la evaluación, la conveniencia o inconveniencia de seguir contando con los servicios del proveedor que se encuentra en los rangos de eliminación de aprobación, o indicara si es necesario el fomento o desarrollo de otros proveedores. Responsabilidades Responsabilidades del encargado de fomento de proveedores: Mantenerse informado de la situación del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanta para artículos que se están comprando como para los de nueva integración. Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situación; también mantener al día los cambios, ampliaciones, revisión de contratos, etc. Mantener informados a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluación deficiente las causas y así también las acciones correctivas necesarias. 3.6 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE CALIDAD Los clientes se están volviendo más sofisticados, mejor informados y sus expectativas están creciendo. Para cualquier negocio, la única forma de mantenerse, es ofrecer un compromiso serio con la calidad. De hecho, cualquier organización, sin 63
importar su tamaño o sector industrial, puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado, utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado (Quality Management System QMS), tal como el ISO 9000. Los beneficios de la certificación son:
Mayor responsabilidad y cuidado de la calidad por parte del personal. Mejor uso de tiempo y de recursos Menor desperdicio (merma) y falla de productos Mayor consistencia y rastreabilidad de productos y servicios.
¿Qué es un QMS? Un Sistema Administrativo de Calidad es un sistema basado en el sentido común, bien documentado, que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo, incluyendo los productos y servicios que se crean. Basado en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad. ISO 9000 es la norma internacional más comúnmente empleada y que proporciona un marco normativo para un sistema administrativo de calidad. Las diferencias entre el ISO 9000:1994 y el ISO 9001:2000 La serie ISO 9000:2000 fue creada después de extensas consultas con los clientes. Es sencilla y flexible, para que las organizaciones asuman y aprovechen los principios del Planear-Hacer-Revisar-Actuar (Plan-Do-check-act.) y la Administración de Procesos. El cambio más significativo en el ISO 9001 es que se aleja de la forma basada en los procedimientos administrativos (cómo controlar sus actividades) y se acerca a una forma basada en los procesos (más acerca de lo que se produce). Este cambio permite que las organizaciones puedan enlazar sus objetivos más directamente con la efectividad de los negocios. La norma renovada se enfoca no solamente a las cláusulas habituales de la serie del ISO 9000, sino que las amplía para poder ver a la organización como una serie de procesos que interactúan entre sí. Los mismos procesos que elaboran los servicios y productos que los clientes adquieren. El ISO 9001:200 incluye las siguientes secciones principales: 1. Sistema Administrativo de Calidad - Una organización necesita asegurarse que tiene establecidos los procesos, cómo interactúan entre sí, qué recursos se requieren para proporcionar el producto y/o servicio y cómo medir y mejorar los procesos. Cuando se establece lo anterior, entonces se debe establecer un sistema para el control de la documentación, junto con el Manual de Calidad y los controles para conservar los registros.
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2. Responsabilidad de la Administración - La administración al más alto nivel de la organización (la alta dirección) tendrá que conocer a fondo esta importante sección de la norma. Es su responsabilidad implantar programas, objetivos, y revisar los sistemas, así como comunicar la efectividad de los sistemas dentro de la organización. 3. Administración de Recursos - Se ha dado mayor énfasis a los recursos que necesita una organización para asegurarse de que el cliente reciba lo que se ha acordado. No sólo cubre recursos humanos, sino también recursos físicos, tales como locales para el equipo y cualquier servicio de soporte que se requiera. 4. Realización del Producto - Esta sección cubre los procesos que se necesitan para proporcionar el producto/servicio. Estos procesos cubren actividades tales como cumplir con los requisitos y las instrucciones del cliente, el diseño y desarrollo de los productos, la compra de materiales y servicios y la entrega de los productos y servicios. 5. Análisis de Medición y Mejora - Es vital para la administración de los sistemas llevar a cabo la medición de los productos, la satisfacción del cliente, los sistemas administrativos y garantizar el mejoramiento continuo de los sistemas. En comparación con la norma anterior, la norma revisada: Aplica a todas las categorías de productos, sectores y organizaciones. Reduce la cantidad de documentación requerida. Conecta los sistemas administrativos a los procesos organizacionales Es un movimiento natural hacia un mejor rendimiento organizacional. Tiene mayor orientación hacia mejoras continuas y la satisfacción del cliente. Es compatible con otros sistemas administrativos tales como ISO 14001. Es capaz de ir más allá del ISO 9001:2000 en línea con ISO 9004:2000 (par consistente) para poder mejorar aún más el rendimiento de la organización.
3.6.1 APLICACIÓN EN EL ÁREA DE COMPRAS Estos son los pasos claves que deberá considerar toda compañía que desee implementar un QMS: Revisar la literatura de soporte y el software Existe una extensa gama de publicaciones de calidad y herramientas de software diseñadas para ayudarle a entender, implementar y alcanzar la certificación a un sistema administrativo de calidad. Formar un equipo y definir una estrategia 65
Debe empezar el proceso completo de implementación al preparar su estrategia organizacional en conjunto con los altos directivos. La responsabilidad de un QMS es de los altos directivos, por lo que es vital que estos estén involucrados desde el principio del proceso. Sea usted el Gerente de Calidad buscando implementar un sistema administrativo de calidad o un Gerente de área que quiere incrementar sus conocimientos generales del ISO 9001:2000, hay muchos talleres, seminarios y cursos de capacitación disponibles. Revisar opciones de consultoría Usted puede recibir orientación de consultores independientes sobre la mejor manera de implementar su sistema administrativo de calidad. Ellos tienen la experiencia en QMS y pueden ayudarle a evitar costosos errores. Escoger una compañía certificadora La compañía certificadora es la tercera parte, que evalúa la efectividad de su sistema administrativo de calidad, y emite un certificado, si cumple con los requisitos de la norma. Escoger una compañía certificadora puede ser un asunto complejo, porque existen muchas operando en el mercado. Los factores que debe considerar incluyen: experiencia en la industria, cobertura geográfica, precio y nivel de los servicio ofrecidos. La clave es encontrar una compañía certificadora que pueda cumplir mejor sus necesidades. Una buena manera de comenzar es contactándonos. Desarrollar un manual de calidad Un manual de calidad es un documento de alto nivel que delinea su intención de operar con procesos de calidad. Señala porque está en el negocio, cuales son sus intenciones, cómo está solicitando la norma y cómo opera su negocio. Desarrollar documentación de apoyo Esto es un típico manual de procedimientos que apoya al manual de calidad. Sencillamente, establece qué hacer para completar un trabajo. Describe quien hace qué, en qué orden y bajo cuál norma. Implementar su Sistema Administrativo de Calidad La clave para la implementación es la comunicación y la capacitación. Durante la fase de implementación, todos operan de acuerdo a los procedimientos, colectan y guardan los registros. Evidencias que demuestran que se está haciendo lo que se dice que se está haciendo. Considerar una pre-auditoria 66
Una pre-auditoria normalmente toma lugar alrededor de la sexta semanas después de la implementación del sistema de calidad. El propósito de la pre-auditoria es identificar áreas en las que no se está operando de acuerdo a la norma. Esto permite que usted pueda corregir cualquier área en que exista alguna duda, antes de la auditoria de certificación. Lograr el registro Debe arreglar su evaluación inicial con su compañía certificadora. En este punto, la casa certificadora debe revisar su sistema administrativo de calidad (QMS) y determinar si puede ser recomendado para su certificación. Evaluación continua (Auditoria de mantenimiento) Una vez que haya recibido la certificación y le haya sido entregado su certificado, puede empezar a anunciar su éxito y promover su negocio. Para mantener su certificación, todo lo que necesita hacer es continuar utilizando su sistema de calidad. Esto será auditado periódicamente por su compañía certificadora para asegurar que se continúan satisfaciendo los requisitos de la norma. 3.6.2 ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN Certificar un Sistema Administrativo de Calidad La certificación al ISO 9000 se lleva a cabo cuando una tercera parte acreditada, se visita a una organización, evalúa el sistema administrativo y expide un certificado avalando que la organización cumple los principios expuestos en el ISO 9001:2000. Su certificado de Sistema Administrativo de Calidad es una señal de aceptabilidad que le ahorra el tener que comprobar a todos los clientes sus normas de calidad. El lenguaje del ISO 9000 es internacional. ¿Por qué se necesita la certificación? Obtener la certificación en ISO 9000 ayudará a su organización a crecer. Si está buscando operar internacionalmente o desarrollarse localmente para llevar a cabo nuevos negocios, ISO 9000 le ayudará a demostrar a los clientes que tiene un compromiso con la calidad. El proceso regular de evaluación asegurará que las reglas establecidas continuamente se sigan y monitoreen, para mejorar sus procesos. La certificación puede mejorar el desempeño total, evitar la incertidumbre y aumentar sus oportunidades en el mercado. 67
Introducción a los Sistemas de Administración Las organizaciones vigentes en el Siglo XXI enfrentan muchos retos, incluyendo:
Rentabilidad Competitividad Globalización Rapidez en los cambios Adaptabilidad Crecimiento Tecnología
Todos son retos importantes. Las buenas organizaciones tendrán procesos, procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. Las grandes organizaciones requieren de la certificación de sus sistemas de administración. La implementación y certificación de un sistema de administración ayuda a que una organización logre mejoras continúas en su operación. El uso de un sistema de administración probado combinado con una validación externa en su desarrollo, permite a una organización modernizar continuamente su misión, estrategias, operaciones y niveles de servicio. La certificación de los sistemas de administración significa: verificar la práctica contra el proceso validación por una tercera parte o instancia puntos de referencia (Benchmarking) La Certificación de los Sistemas de Administración ayudan a las organizaciones a lograr una mejora continua en las áreas de realización de negocios y manejo de riesgos, al certificar sus sistemas de administración cuando satisfacen los requisitos de:
ISO 9000 - Administración de Calidad ISO 14001 - Administración Ambiental OHSAS 18001 - Administración de Salud Ocupacional y Seguridad BS 7799 - Administración de Seguridad de la Información.
Así como: QS-9000 / ISO/TS 16949 / VDA 6.1 - Administración de Calidad en la industria proveedora de la Industria Automotriz. AS 9100 - Administración de Calidad en la industria proveedora de la Industria Aeroespacial.
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TL 9000 - Administración de Calidad en la industria proveedora de la Industria de Telecomunicaciones. Los beneficios de la certificación incluyen: Aumento de oportunidades de mercado ya que los clientes lo verán más efectivo y mejor organizado. Ahorros en costos Mejoras en la responsabilidad, compromiso y motivación del personal. Sólida reputación a los ojos de otros asociados, por su compromiso en hacer bien las cosas. Los sistemas de administración están disponibles públicamente como normas publicadas. Implementar un sistema administrativo , sistemas de administración: Calidad - ISO 9000 - el primer sistema y el más popular; una manera bien documentada y con sentido común de cómo una organización lleva a cabo su negocio. Medio Ambiente - ISO 14001 - proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización. Automotriz - QS-9000, ISO/TS 16949, VDA 6.1 - una gama de normas de calidad para la industria automotriz. Seguridad en Información - BS 7799 - proporciona un acceso sistemático para manejar la seguridad de información confidencial y delicada de la compañía y del cliente. Salud y Seguridad - OHSAS 18001 (Salud y Seguridad) - permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo Publicaciones Para el proceso de certificación, existe una gama de publicaciones y software de apoyo. Algunos de estos le darán las introducciones básicas para los sistemas administrativos y otros lo guiarán por el proceso de implementación y le ayudarán a lograr su certificación. Proporcionan una amplia gama de información para los Altos Ejecutivos que toman las decisiones al implementar el sistema administrativo, el Gerente de Calidad responsable de la implementación del sistema y el personal que estará trabajando en los procedimientos del sistema y que desea tener un mejor conocimiento. Sistema de administración Ambiental
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Un Sistema de Administración Ambiental (Environment Management System EMS) que proporciona un marco normativo para administrar las responsabilidades ambientales y para que lleguen a ser más eficientes y más integradas al total de las operaciones de los negocios. Sin embargo, mucho más que esto, un EMS puede reducir costos, mejorar la eficiencia y brindar una ventaja competitiva. En esta sección encontrará información sobre todos nuestros productos y servicios EMS que le ayudarán a entender, implementar y a certificarse en un Sistema de Administración Ambiental. El rendimiento de una compañía ambiental puede tener un significativo impacto en su éxito. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los Sistemas Administrativos Ambientales (Environmental Management System EMS). La certificación al ISO 14001 le ayudará a cumplir con la norma y así mejorar la ventaja competitiva y la reputación de su organización. La certificación puede:
Demostrar altos estándares ambientales Demostrar cumplimiento con la legislación Reducir costos Mejorar la eficiencia.
Sistema de Administración Ambiental Un Sistema de Administración Ambiental proporciona un marco normativo para administrar las responsabilidades ambientales para que sean más eficientes y más integradas con el total de las operaciones del negocio. Los Sistemas de Administración Ambientales están basados en normas que especifican un proceso para mejorar continuamente y cumplir con la legislación en la materia. BSI, Inc. ofrece la certificación con la norma ISO 14001 que es la norma ambiental reconocida internacionalmente. La certificación puede: Evitar incertidumbre e inconsistencia, al administrar la desorganización y el desperdicio. Dar una ventaja competitiva para evitar las barreras de comercio internacionales (no arancelarias). Ayudar a las compañías a permanecer en el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios. Mejorar el rendimiento total. ISO 14001 ISO 14001 es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía consiste de: Requisitos generales 70
Política medioambiental Planeación Implementación y operación Revisión y acción correctiva Revisión administrativa.
Esto quiere decir que el cliente: Identifica elementos de su negocio que tienen impacto ambiental y logra acceso a la legislación ambiental adecuada. Produce un programa administrativo para lograr, con revisiones regulares, el mejoramiento continuo de los objetivos. Implementando EMS Estos son los pasos claves que cada compañía deberá considerar si quiere implementar un EMS: Revisar la literatura de soporte Existe una extensa gama de publicaciones ambientales diseñadas para ayudarle a entender, implementar y alcanzar la certificación a un Sistema Administrativo Ambiental. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área. Debe empezar el proceso completo de implementación, obteniendo el compromiso y el respaldo de los directores de área con la alta dirección. Están disponibles una gama de talleres de trabajo, seminarios y cursos de entrenamiento para ayudarle a implementar y evaluar su Sistema Administrativo Ambiental. Revisar las Opciones de Consultoría Usted puede recibir indicaciones de consultores independientes acerca de como implementar mejor su sistema de administración ambiental. Ellos tienen la experiencia en implementar un EMS y pueden evitarle costosos errores. Escoger una compañía certificadora 71
La compañía certificadora es una tercera parte, que evalúa la efectividad de su Sistema de Administración Ambiental y expide un certificado si cumple con los requisitos de la norma. Escoger una compañía certificadora puede ser un tema muy complejo, porque existen muchas compañías en el mercado. Los factores que debe considerar incluyen la experiencia en la industria, la cobertura geográfica, el precio y nivel de servicio que ofrecen. La clave es encontrar la compañía certificadora que mejor cumpla con sus requisitos. Un buen lugar para empezar es contactándonos.
Desarrollo de su sistema ambiental. Su programa de medio ambiente manifiesta su compromiso de acatar las exigencias legales y regulatorias, mejoramiento continuo y prevención de la contaminación. Este programa debe estar disponible para el público en general y el mercado (partes interesadas). Revisar y generar objetivos En esta etapa debe identificar los elementos en su negocio que tienen impactos ambientales, establecer acceso a la legislación y reglamentos ambientales relevantes, generar objetivos y metas que permitan mejoras en el medio ambiente así como un programa para alcanzarlas. Implementación y operación La clave de la implementación es la comunicación y capacitación del personal. Durante la fase de implementación debe proporcionar recursos para el personal y definir claramente los papeles dentro de su organización. En esta etapa, se documenta y controla el sistema administrativo y las operaciones de control que puedan tener un impacto ambiental. Lograr la certificación La certificación ISO 14001 involucra un proceso de auditoria de dos etapas, incluyendo un análisis de documentos y una visita al lugar. Debe coordinar la auditoria inicial con su compañía certificadora. A menudo es una buena idea incluir una pre-auditoria diseñada para funcionar como una evaluación de práctica. Después de la auditoria de certificación de dos etapas, el auditor determinará si puede ser recomendado para la certificación. Evaluación continúa (auditorias de mantenimiento) Una vez que haya recibido el registro y le hayan otorgado su certificado, puede comenzar a anunciar lo logrado y promover su negocio. Para mantener su certificación, usted debe asegurar el acatamiento legislativo, información de registros 72
de la operación de su EMS y demostrar mejoras continuas. Periódicamente su compañía certificadora hará revisiones para asegurarse que su Sistema Administrativo Ambiental continúa satisfaciendo los requisitos de la norma.
Formato para la cotización para una certificación
Perfil de la compañía Se hacen estas preguntas para poder brindarle una cotización lo más exacta posible. ISO 9001:2000
ISO 9001 / 9002:1994
ISO 14001
TL 9000
ISO/TS 16949
QS-9000
Suplemento TE de QS 9000
Ticket
AS 9000
AS 9100
BS 7799
ESD S20.20
OHSAS 18001 Servicios de CE Marking o Aparatos Médicos, CE Marking o Medical Devices (formularios en inglés). Las preguntas con un asterisco (*) son necesarias para poder completar con éxito su solicitud. Información de la compañía *¿Cómo supo de BSI? *Título: *Contacto: *Correo electrónico: *Nombre de la compañía *Dirección 1: Dirección 2: *Ciudad: *Código Postal: *País: 73
*Estado: *Teléfono: Fax: ¿Hace negocios bajo otro nombre?
Si
No
Si es así, favor de expresar:
¿Su compañía es parte de una Si No organización más grande? Información del personal ¿Consiste su compañía de varios sitios y todos están bajo una sola certificación? Si es así, por favor especificar: Si es así, favor de especificar:
Si
No
Total de empleados en su compañía: Total de empleados en esta dirección: Total que va a ser cubierto por la certificación: Favor de desglosar a continuación: Total de empleados en producción/servicio: Total de empleados en administración: Total de empleados en diseño: Total de empleados en calidad: Describa el alcance de la actividad de su negocio para el cual se requiere la certificación: ¿Su compañía trabaja con sistema de turnos? Si No Si es así, por favor especifique que cantidad de personal esta en la empresa durante el horario normal de oficina. ¿Opera su compañía en el local del cliente? Si No Enliste los productos/servicios que serán incluidos en la certificación
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Mencione los productos/servicios que serán incluidos en su certificación, pero que no fabrica o proporciona.
Enumere otros productos o servicios que se ofrecen, pero para los cuales no se está buscando la certificación.
¿Ya está listo su manual?
Si
No
Si
No
Si
No
Si no, ¿Cuándo estará listo? Describa sus certificaciones actuales, certificaciones de productos y/o membresías de asociaciones comerciales.
¿Está usted contemplando el uso de un consultor? Si usted tiene un comentario pertinente sobre cualquier aspecto de esta consulta o los Servicios de BSI en general, siéntase con la libertad de comentarlo a continuación: ¿Tiene usted interés de recibir información de otros servicios de BSI? Si es así, por favor seleccione los temas que le interesan.
Normas Pruebas
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Servicios Capacitación
de
Servicios Productos.
de
APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA UNIDAD 3. Para una empresa es de vital importancia saber que es lo que desea adquirir la empresa por ese motivo es necesario identificar y seleccionar a los mejores proveedores. Para este motivo la empresa reúne un comité de compra el cual les dará autoridad a las personas para realizar ciertas actividades y el delegar esta autoridad da al personal la total libertad de aprobar o rechazar los programas de adquisiciones, de igual manera vigilara el funcionamiento de las adquisiciones. La empresa debe de tener en consideración que es lo que se necesita y hacer una búsqueda de los mejores proveedores, no de los mejores precios, por el hecho de que el producto puede ser económico pero no es de buena calidad o simplemente el tiempo de entrega es tardío o las condiciones de pago son muy rigurosas. Toda empresa tiene que hacer una evaluación exhaustiva de sus proveedores ya que estos deben de realizar su servicio de proveer como se había acordado en un principio, también hay que analizar al momento de seleccionar a los proveedores que estos cuenten con la capacidad de producción. Se tiene que valorar al proveedor en cuanto a sus tiempos de entrega, sus estados de resultados por el hecho de que en el caso de trabajar en números rojos no nos da la seguridad de que la empresa nos entregue a tiempo el pedimento, la empresa debe de contar con certificados de calidad para asegurarnos de que el producto que se adquiere es el indicado para la empresa Hay que ver con detenimiento la potencialidad del mercado, hay que ver el mercado que necesita la empresa para satisfacer sus necesidades, la empresa debe de encontrar quien fabrique algún material o parte que necesite la empresa. Se tiene que hacer una visita a la empresa para ver la capacidad con la que cuenta la empresa en cuanto la maquinaria y el equipo, checar la sanidad financiera de la empresa, ver que proveedor ofrece el mejor precio con un producto de calidad. Ya visitadas las instalaciones de los diversos proveedores y después de haber checado todo lo referente a producto, finanzas, distribución, etc., se avaluara la posibilidad de una proyección del mismo. Es de vital importancia que una empresa piense en mejorar tanto su producto, instalaciones y mejorar el medio ambiente, esto implantando los sistemas de calidad, esto le dará a la empresa cierto prestigio de calidad en cuanto a su producto, su forma de producción, el sistema administrativo, etc. 76
CUESTIONARIO 1. ¿Qué es un proveedor? Compañías e individuos que proporcionan los recursos necesarios para que la compañía y sus competidores produzcan bienes y servicios. 2. ¿Qué es un comité de compras? Es un equipo de individuos, a los cuales se les delega responsabilidad y autoridad de llevar a cabo ciertas actividades, cada uno de sus miembros tienen asignadas otras acciones particulares dentro de la organización, que deben cumplir. 3. ¿Cuáles son las formas de organización del comité de compras? El comité puede ser de las siguientes formas: lineal, de servicio, formal e informal. 4. ¿Menciona las funciones del comité de compras? 1. Establecer las bases sobre las cuales deban formularse las adquisiciones, derivadas del presupuesto para tal fin. 2. Aprobar o modificar, según el caso, los programas de adquisiciones. 3. Establecer políticas y normas que deban observarse en las adquisiciones y selección de proveedores. 4. Establecer las bases para la estandarización de maquinaria y equipos. 5. Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones. 6. Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de las adquisiciones. 7. Recomendar la rotación o reorganización del comité a efecto de darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa. 5. ¿A que se refiere la ética en las compras? Se refiere a los instrumentos básicos que la integran como: los valores, los derechos, las obligaciones las reglas y el manejo de las relaciones interpersonales. 6. ¿A quien concierne la ética en compras? La ética concierne a sus clientes externos, sus clientes internos y sus proveedores. 7. ¿Qué es la ética comercial? 77
Es el sistema que regula sus propios estándares morales, en los que se desenvuelve la gente de negocios. Es decir, se requiere hacer y decir lo correcto
8. ¿Cuales son las obligaciones en la ética de compras?? No debe darse información confidencial a un proveedor competitivo. Cuando se soliciten muestras, y estas se le entreguen, debe sujetarlas a una prueba y notificar al proveedor los resultados de esta. El factor personalidad quedara eliminado cuando se evalúa a un proveedor. Un buen gerente de compras vera el asunto objetivamente y comprara a un proveedor aunque le desagrade tratar con el agente de ventas, siempre y cuando ofrezca en mejor producto al mejor precio. Un gerente de compras eficiente se mantendrá mentalmente dispuesto y receptivo a las nuevas ideas. No debe prejuzgar un artículo. 9. ¿Qué funciones cumple la evaluación proveedores? Supervisar a los proveedores para comprobar si el desempeño esperado se materializa. Analizar a los proveedores para comprobar si su potencial garantiza una consideración seria en el futuro. 10. Tipos de evaluar a los proveedores Formal e informal 11. ¿Cuáles es la diferencia entre la evaluación formal y la informal? La formal sustenta en datos y análisis contra especificaciones de desempeño y estándares de actuación, y la informal es la que se realiza tomando en cuenta aspectos subjetivos de trato, actitud, presencia y otras. 12. ¿Cuál es la evaluación informal? Incluye la valoración de los contactos personales entre el vendedor y el personal de la organización compradora en todas las funciones en las que hay ese existe esa relación. 13. ¿Cuál es la finalidad del desarrollo de proveedores? En toda empresa los productos requieren cierto grado de especialización por lo cual se debe contar con la seguridad de que las materias primas o productos que necesita para su transformación o manufactura.
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14. ¿Cuál es la principal función de fomentar proveedores? Es encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores que suministren a la empresa los materiales necesarios para su eficiente operación. 15. ¿Cuáles son las responsabilidades del encargado de fomento de proveedores? Mantenerse informado de la situación del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanta para artículos que se están comprando como para los de nueva integración. Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situación; también mantener al día los cambios, ampliaciones, revisión de contratos, etc. Mantener informados a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluación deficiente las causas y así también las acciones correctivas necesarias. 16. ¿Por qué introducir sistemas de calidad en una empresa? Los clientes se están volviendo más sofisticados, mejor informados y sus expectativas están creciendo. Para cualquier negocio, la única forma de mantenerse, es ofrecer un compromiso serio con la calidad. De hecho, cualquier organización, sin importar su tamaño o sector industrial, puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado, utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado 17. ¿Por qué se necesita la certificación? Obtener la certificación le ayudará a su organización a crecer. Si está buscando operar internacionalmente o desarrollarse localmente para llevar a cabo nuevos negocios, le ayudará a demostrar a los clientes que tiene un compromiso con la calidad. 18. ¿Cuáles son los beneficios de certificación? 1. Aumento de oportunidades de mercado ya que los clientes lo verán más efectivo y mejor organizado. Ahorros en costos 2. Mejoras en la responsabilidad, compromiso y motivación del personal. 3. Sólida reputación a los ojos de otros asociados, por su compromiso en hacer bien las cosas. 19. ¿Qué es un Sistema de Administración Ambiental y en que están basados? Proporciona un marco normativo para administrar las responsabilidades ambientales para que sean más eficientes y más integradas con el total de las operaciones del 79
negocio. Estas están basadas en normas que especifican un proceso para mejorar continuamente y cumplir con la legislación en la materia.
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UINIDAD 4 ALMACEN 4.1 Importancia del almacén en la estrategia de compras 4.1.1 Consideraciones generales 4.1.2 Tipos de almacenes 4.1.3 Planeación y organización 4.1.4 Planeación y manejo de almacén 4.2 Sistema de control de inventarios ¿Para que sirve el control de inventarios? Métodos de control de inventarios 4.2.1 Máximos y mínimos 4.2.2 Analisis de Paretto (abc) 4.2.3 Teoría justo a tiempo Elementos Internos 4.2.4 Transito y distribución 4.2.5 Ordenes especiales 4.3 Lote económico de compra El plan de compra para necesidades exactas. El plan de compra máximo Plan en base al tiempo de producción. Plan en base al precio del mercado Plan en base a cantidad indeterminada 4.4 Estandarización 4.5 Manejo de muestras, diseños y modelos Las muestras Los diseños y modelos 4.6 Analisis del valor y del producto 4.7 Fabricar, comprar o arrendar 4.8 Trafico Posición del departamento de tráfico 4.8.1 Embarque Las principales funciones del departamento de embarques son: 81
Organización del departamento. Tramitación 4.8.2 Recepción Sus funciones Aplicación practica de la unidad. Cuestionario. UNIDAD 4 ALMACEN 4.1. IMPORTANCIA DEL ALMACEN EN LA ESTRATEGIA DE COMPRAS Objetivo General: Al finalizar este capitulo se conocerán y entenderán las funciones mas importantes de almacén, trafico y principalmente de control de inventarios. 4.1.1 CONSIDERACIONES GENERALES. Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales (materias primas) o productos terminados. Por lo tanto, el almacenamiento o resguardo de los materiales ha de ser ordenado y con las condiciones mas favorables que ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa. Así, al comprar y guardar materiales en almacén se debe estar consciente de que es exactamente lo mismo que depositar dinero en un banco, pues su finalidad es: Protegerlos Generar utilidades Administrarlos correctamente Las inversiones en materiales se aprovechan mejor si la empresa puede convertirlas otra vez en dinero en el plazo mas corto posible. La formula de oro de una empresa que se dedica a la comercialización de productos terminados consiste en comprar y exhibir el mayor numero de productos y desplazarlos antes de la fecha limite de pago convenida 4.1.2 TIPOS DE ALMACENES Las compañías pueden utilizar ya sea bodegas de almacenamiento o centros de distribución 82
Bodegas de Almacenamientos.- Almacenan razonablemente largo hasta que se requiera
bienes
durante
un
periodo
Centros de Distribución.- Están diseñados para movilizar bienes, y no solo para almacenarlos. Se trata de bodegas grandes automatizadas, diseñadas para recibir artículos de una diversidad de fábricas y de proveedores, tomar pedidos,satisfacerlos de manera eficiente y enviar los artículos a los consumidores lo antes posible. Las instalaciones y la tecnología de las bodegas han mejorado notablemente en los últimos años. Las viejas bodegas de varios pisos, con sus lentos elevadores y anticuados métodos de manejo de materiales, enfrentan una fuerte competencia de las nuevas bodegas automatizadas de un solo piso, con avanzados sistemas de manejo de materiales bajo el control de una computadora central. En estas bodegas, son necesarios unos cuantos empleados. Las computadoras leen las ordenes y dirige a los montacargas, los elevadores eléctricos o los robots que reúnen los artículos, los llevan a los andenes de carga y envían las facturas. Estas bodegas redujeron lesiones de empleados, costos de mando de obra, robots, daños y mejoraron también el control de inventario. 4.1.3 PLANEACION Y ORGANIZACIÓN La forma de organizar y administrar un almacén depende, entre otros factores, de: Tamaño de la empresa. Organización de la empresa (Sistema centralizado, Descentralizado o Mixto) Diversidad en la producción Programación de la producción Las funcionas mas comunes que debe coordinar almacén son: Recepción de materiales ( maniobras de carga y descarga) Registro de entradas y salidas ( recepción y embarques) Almacenamiento de materiales (control de inventarios) Mantener en constante información a los departamentos de Compras, Ventas y Producción sobre las existencias reales de materia prima o productos terminados Interacción con los departamentos de Compras, Producción, Tráfico y Contabilidad.
PLANEACION Y MANEJO DEL ALMACEN Para la planeación y el manejo del almacén es preciso: Conocer los artículos que se almacenarán 83
Disponer de áreas suficientes para recepción, almacenamiento y entrega; así como maniobras de carga y descarga. Conocer dimensiones, peso, características por unidad de los materiales o productos. Saber la frecuencia de consumo (Control de Inventarios)
Aspectos que deben considerarse en el manejo de materiales Es indiscutible que el conocimiento de las características principales de los materiales ya que permitirá un buen manejo y una mejor clasificación de los mismos. Por ejemplo, si las características de los materiales son:
Liquido Gaseoso Frágil Inflamable Explosivo Polvo
Las condiciones ambientales del almacén, según el caso serán:
Seco Húmedo Cálido Frió Iluminado Oscuro
Es importante recalcar que son importar las condiciones del almacén, en todo momento deberán observarse estrictas normas de seguridad e higiene. Se ha mencionado que almacén es una unidad de servicio cuyo propósito es la recepción y el resguardo de los materiales que adquiere el departamento de compras y que, en una empresa industrial, almacén abastece de materiales al departamento de Producción; por lo tanto, corresponde al área de almacén administrar correctamente las existencias de los materiales, es decir, ejercer un buen control de sus inventarios, para asegurar el mantenimiento de las reservas a un nivel que permita satisfacer los planes de Producción. En otras palabras, el departamento de Almacén debe encontrar el equilibrio adecuado entre cuanto pedir y cuando hacerlo, es decir, siempre debe de tener 84
materiales a disposición para el momento que se requieran. Esto implica la existencia de una reserva en inventarios como parte de la relación Almacén-ComprasProducción. 4.2 SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS. CONTROL DE INVENTARIOS. ¿Qué es un inventario? En el mundo de los negocios se dice que es la verificación física que realiza el departamento de Almacén para cuantificar las existencias de todos los materiales, llámense materias primas, productos semiterminados o terminados. La Administración de inventarios es, según el Dr. Lewis, citado por P.J.H. Baily en su libro Administración de compras y abastecimientos, “ La ciencia basada en el arte de controlar la cantidad de existencias poseídas bajo diferentes formas dentro de un negocio para satisfacer de la manera mas apropiada los requerimientos impuestos sobre dicho negocio” ¿Para que sirve el control de inventarios? La unidad de un control de inventarios es evitar acumulación excesiva de materiales, así como su deterioro, mermas, obsolescencia y robo, entre otras. Desde el punto de vista financiero, el modelo ideal seria no tener inventarios, lo que podría ocurrir solamente en productos terminados si su desplazamiento (venta) sucede antes del vencimiento del pago de facturas, o bien de la instrumentación de la teoría Justo a Tiempo, lo que implicaría un cambio total en la cultura y filosofía del personal de la empresa Un ejemplo con estas características seria que los compradores negociaran como un mínimo de plazo para pago de 30 días, y que los materiales a su vez se desplazarán en el mismo periodo para evitar inventarios, por lo anterior, para controlar mejor los inventarios seria conveniente conocer la rotación o desplazamiento de ciertos productos, lo que puede lograrse mediante al siguiente razonamiento: Determinar el promedio diario de ventas “X” producto, para lo que habrá que dividir las ventas de un periodo entre el numero de días que participan en la integración del importe total de las mismas ( por ejemplo 30 días) Acto seguido, se valúan las existencias a precio de venta y se dividen entre el promedio diario de las ventas, lo que dará como resultado el numero de días en que el inventario podrá terminarse. Un buen empleado de almacén nunca permite que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar nuevos materiales
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Por otro lado, no debe evitar una requisición con demasiada antelación, ya que los materiales se pueden deteriorar antes de ser utilizados, además de que ocuparán un espacio innecesario por el que la empresa posiblemente este pagando un alquiler Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran su perfecto funcionamiento son cinco: 1. 2. 3. 4. 5.
Sencillez Flexibilidad Exactitud. Oportunidad. Confiabilidad.
Un sistema con estas características deberá poder hacer frente a cualquier exigencia razonable que se presente. Algunas consideraciones que deben tomarse en cuenta para establecer un buen control de inventarios son: establecer sistemas de información (manual o computarizado); manejo de datos (procesados preferentemente mediante computadora para un manejo rápido, sencillo, exacto y confiable) y contar con información oportuna y confiable que permita realizar acertados pronósticos para compras futuras, por ejemplo, instrumentar una información digitalizada de adquisiciones (INDA) Métodos de control de inventarios. Es el capitulo anterior se citaron algunos métodos para pronosticar las compras futuras de una empresa. Estos tienen plena validez para un aspecto tan importante como el control de inventarios. Por obvias razones, aquí solo se mencionaran y de pondrá mayor énfasis en el control de inventarios a través de máximos y mínimos y se explicará brevemente la teoría Justo a Tiempo. Para establecer un control de inventarios puede disponerse, entre otros, de los siguientes métodos:
Consumo del ultimo periodo Consumo del promedio Móvil Método ABC ( también conocido como análisis de Paretto) Máximos y mínimos (también conocido como cantidades fijas) Teoría Justo a Tiempo 4.2.1 MAXIMOS Y MINIMOS.
Conviene aplicar el método de Máximos y Mínimos en especial para materiales relativamente normalizados cuyos precios no fluctúan mucho y que se utilizan en cantidades bastante regulares. De ello se infiere que una empresa pueda recurrir a ese método para ciertas clases de materiales pero no para otras.
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El establecimiento de Máximos y Mínimos definidos de recompra fijos (plazo de reaprovisionamiento) implica varias consideraciones, por ejemplo: El mínimo real difiere del teórico, pues las existencias viejas deberían estar agotadas cuando llega una nueva partida; por ello, el mínimo teórico debería ser igual a cero. Sin embargo, no se puede planificar tan estrechamente, sino establecer un mínimo real con previsión de reserva (mínimo de seguridad) a la cual se podrá recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen. Esto depende de la velocidad de consumo, de la importancia del producto en el programa, de la disponibilidad de los sustitutos y del tiempo requerido para pedir y recibir los materiales. Por lo tanto, ese mínimo real ha de mantenerse tan reducido como sea posible, pero con un nivel de seguridad razonable. El sistema de Máximos y Mínimos supone el empleo de una requisición que representa la cantidad supuestamente más conveniente por comprar. Una vez fijada esa cantidad, servirá de pauta en forma más o menos automática para emitir la requisición en el momento apropiado. La requisición es emitida por Almacén en el momento en que el stock aun sobrepasa la cantidad mínima como para cubrir el consumo probable de material hasta la entrega de lo solicitado, conocido como punto de recompra o de reaprovisionamiento. El punto máximo de inventario se fijara como la suma del mínimo real más la cantidad de la requisición solicitada. El mínimo real significa establecer un mínimo por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas antes de que se efectuara un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna una nueva compra. Resumiendo lo anterior, el método de máximos y mínimos opera de la siguiente manera: Al retirar las existencias del almacén y disminuir el inventario máximo, se anota la cantidad de materiales que quedan en Almacén, hasta llegar al punto de recompra, y en este momento se solicitará a Compras, mediante una requisición, los materiales que se necesiten Mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irán disminuyendo hasta llegar al mínimo real, también llamado mínimo de seguridad. Por ultimo, el momento de recibir los materiales e introducirlos al Almacén, se entiende que las existencias llegaran nuevamente a su punto máximo.
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En términos contables, podría decirse que lo anterior se refiere a controlar el movimiento de la entrada y salida de los materiales con la denominación de inventario perpetuo. Consiste en el funcionamiento de dos cuentas que sirven para controlar las existencias por lo que al Almacén se refiere, y los resultados por lo que toca a Contabilidad. La primera se mueve con la denominación de Almacén y la segunda, con la de salidas de almacén. De esta manera, cuando las reservas sean de 10 unidades, será momento de que almacén emita la requisición para solicitar a compras nuevos materiales pues ya se sabe que tardará cinco días en promedio para que estas lleguen nuevamente al Almacén.
4.2.2 ANALISIS DE PARETTO (A B C) En las empresas comerciales una de las características con referencia a sus stocks radica en la abundancia y multiplicidad de productos distintos que contienen. Una de las formas más utilizadas en la práctica empresarial de utilizar los diferentes productos de una empresa es el método ABC. Para aplicar el método ABC se hace de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4.
Ordenar los productos según sus cifras de negocios de mayor a menor Obtener los porcentajes sobre el total de ventas y sobre el total de productos. Calcular los porcentajes acumulados. Representar gráficamente los resultados de la siguiente forma: En el eje de las abscisas el porcentaje acumulado que representa los productos y en el eje de las ordenadas el porcentaje acumulado.
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FIGURA 4.1 Grafica del analisis de Paretto.
Normalmente se establecen tres clases de productos: Clase A. Son los productos mas importantes y están contenidos en la Zona A de la curva Clase B. Productos de importancia intermedia, son los contenidos en la Zona B Clase C. Los productos menos importantes, son los incluidos en la Zona C Es fácil comprender por que esta clasificación recibe el nombre de ABC. Seil y Dayan establecen como valores normativos para la zona A 20/80, para la Zona B 30/15 y para la Zona C 50/5 En la Zona A, se observa claramente como un pequeño porcentaje de los artículos, representa la mayor parte de la demanda, mientras que en la Zona C ilustra como un gran porcentaje de artículos representa una demanda muy reducida. Esta propiedad permite efectuar una clasificación de los artículos, que guarda una relación estrecha con la importancia relativa. Una empresa dedicara más atención y esfuerzo a la gestión de stocks de los artículos más importantes de su gama de productos, que a la de los artículos que poseen una escasa importancia. Un producto de elevada contribución (margen unitario) y pocas ventas (demanda baja) puede resultar incluido en la misma clase que otro de pequeña contribución pero con elevada demanda. El objetivo es desarrollar reglas homogéneas para cada tipo o gama de artículos, diferenciando entre productos de alto o bajo movimiento en términos de la demanda durante el tiempo de espera. Los artículos de clase A son lo que exigen una mayor atención. La mayoría de las veces, un pequeño numero de artículos, que oscilan entre un 3% y 10% del total, pertenece a esta clase, representando mas de un 90% de la demanda total expresada en términos monetarios. Los artículos de la clase B, tienen una importancia secundaria con respecto a los anteriores, generalmente, es una clase bastantemente numerosa, ya que mas del 40% de los artículos representan la mayor parte del valor monetario de la demanda restante, si bien hay opciones que recomiendan un porcentaje menor de artículos dentro de esta categoría. Las reglas de decisión de stock de artículos de la clase B, son bastante fáciles de implantar un ordenado, aunque siempre es necesaria la intervención humana En caso de disponer de un ordenador, es conveniente que la clase B sea lo mas numerosa posible, ya que de este modo la mayor parte de los artículos serán 89
gestionados por medio de un sistema mecanizado. Las técnicas de gestión de stocks para los artículos B, pueden ser usadas en algunas ocasiones para los artículos comprendidos en la zona A, aunque en este caso, la intervención humana será más sencilla y los factores a tener en cuenta del modelo (demanda, costos y plazos) serán revisados con más frecuencia. Los artículos clase C, representan el resto de la demanda. Para estos productos, las reglas de decisión deben gozar de una gran simplicidad. Generalmente, es recomendable disponer de un stock de seguridad, alto, para estos artículos poco importantes, con el objetivo de minimizar los inconvenientes causados por una rotura de stock. En consecuencia, para los artículos C, se establece, normalmente, un nivel de servicios al cliente relativamente alto Muchos gerentes comparten la creencia de que un análisis ABC es la técnica de estudio de mayores beneficios No solo puede aplicarse al inventario, si no también a la ingeniería de valores, la planeación de ventas, el control de calidad y la estimación de costos, entre otras operaciones. El análisis ABC, tal como se aplica al control de inventarios, hizo valer sus meritos en 1950 cuando H. Ford Dickie, de General Electric Co. Empezó a publicar los resultados de su aplicación. Esta técnica no ha sido explotada en su totalidad. Normalmente los datos de entrada deben incluir:
Número de piezas Descripción o clave de la mercancía Costo unitario Utilización
Estos datos, para cada pieza del conjunto por analizar, se manejan de la siguiente manera: 1. Multiplicar la utilización por el costo unitario para obtener el valor de utilización 2. Clasificar el valor de utilización conforme a una secuencia decreciente 3. Hacer una lista de esa secuencia. Obténgase un recuento acumulado de los artículos, un porcentaje acumulado del total de los artículos, un valor acumulado de la utilización y un porcentaje acumulado del valor total. 4. Trazar los resultados en graficas. El eje X será el porcentaje total de artículos, el eje Y será el porcentaje del valor total de utilización. El análisis puede realizarse con la totalidad del inventario, con un producto en particular y aun con una clasificación de mercancías. Normalmente, la grafica resultante que un número relativamente escaso de artículos tiene un impacto relativamente más fuerte sobre el valor de utilización. A continuación se muestra un análisis ABC de una maquina herramienta tipo industrial de tamaño mediano. 90
Seria razonable clasificar el 20% de los artículos que forman el 87% del valor de utilización como artículos A de manera semejante, otro 20% se incluirá artículos hasta por 96% del valor de la utilización y podrán clasificarse como artículos B.
Hoja sinóptica de datos (análisis ABC maquina LBMF) 1,762 artículos, valor de utilización $2,023 Numero de Porcentaje de Valor de utilización Porcentaje del Artículos Artículos acumulado valor de utilización 20 1 $ 778 38 40 2 $ 958 49 60 3 $1,122 55 80 4 $1,217 60 180 10 $1,530 76 260 15 $1,661 82 360 20 $1,762 87 440 25 $1,882 90 620 35 $1,908 94 800 45 $1,959 97 880 50 $1,974 98 1762 100 $2,023 100
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Clasificación en el Inventario A B C
Numero de Artículos 360 340 1,062
Porcentaje de Artículos 20 20 60
Porcentaje del valor de utilización 87 9 4
FIGURA 4.2 Ejemplo del analisis de Paretto.
Un control extremo preciso de los artículos A realmente producirá un gran equilibrio en la inversión de inventario que se requiere para la marcha del negocio. Recíprocamente es probable que la precisión en el control de artículos C no justifique el gasto. El costo del control debería de ser más o menos proporcional al porcentaje del valor de la utilización que esta representando. Es aquí donde el analista, con sus conocimientos del negocio de que se trate puede hacer una aportación de tipo profesional. 4.2.3 TEORIA JUSTO A TIEMPO. ¿A que se le llama Justo a Tiempo? Es una filosofía de eliminación de todo lo que implique desperdicio, desde las compras hasta la distribución El concepto “Justo a Tiempo “apareció después de la Segunda Guerra Mundial como un sistema de producción de la empresa Japonesa Toyota. George Zalatan, consultor internacional y profesor de la Universidad de San Diego, California dice: “Es una estrategia para mejorar de manera permanente la calidad y productividad basada en el potencial de las personas; en la eliminación del desperdicio y en el logro de mayor velocidad en todos los procesos de trabajo” La eliminación del desperdicio da como resultado un proceso ágil, eficiente y orientado a la calidez, capaz de responder a las necesidades del consumidor o usuario, además de convertirse en un arma estratégica. Para JAT el inventario es un pasivo (mientras en el sistema tradicional es un activo)
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George Zalatan señala seis elementos internos y uno externo de la filosofía “Justo a Tiempo” Elementos Internos. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
La filosofía JAT en si misma La calidad de la fuente La carga fabril uniforme Las operaciones coincidentes (tecnología de grupo) Tiempo mínimo de aislamiento de maquinas Sistema de operaciones eslabonadas.
Elemento Externo 1. Las compras JAT La filosofía JAT: eliminación del desperdicio, es el punto clave de todo el fenómeno JAT, los seis elementos restantes en realidad son técnicas y formas para eliminar el desperdicio del JAT Principios básicos de JAT
Eliminar desperdicio Producir uno a la vez Mejoramiento constante Respeto a las personas
Eliminar el desperdicio.- El desperdicio es cualquier actividad que no aumente el valor para el cliente. Algo mas allá del mínimo un materiales, equipo, instalaciones y personal absolutamente esenciales para realizar el trabajo. Producir uno a la vez.- Se refiere a la producción solamente de las unidades necesarias, al tiempo indicado, es decir, eliminar todos los inventarios innecesarios. Mejoramiento constante.- Toda persona en la empresa esta dedicada a hacer todo mejor, sea algo grande o pequeño, este comienza con el concepto de que la perfección puede lograrse y que vale la pena buscarla. En el JAT, la mala administración de las personas es lo que provoca la mala calidad; los proveedores son socios miembros de confianza del equipo; la calidad es una función de todos los empleados en cada área de la organización; la innovación y solución de problemas son parte de la tarea de cada quien. 93
Respeto a las personas.- Pues ellas como recursos esenciales, no como elementos que representan un gasto (sin las personas no hay nada) En el JAT difieren de las tradiciones tanto como la fabricación JAT difiere de la tradicional, por lo anterior podemos decir que: Una empresa que desee aplicar la teoría JAT, debe eliminar cualquier desperdicio, sea interno o externo. Desperdicios “internos“que generalmente se presentan en las empresas:
Movimiento innecesarios en los materiales Reprogramaciones frecuentes de actividades. Verificaciones constantes de los materiales para constatar la calidad. Recuento constante de los materiales. Problemas por fallas o averías frecuentes de la maquinaria Porcentajes elevados de productos defectuosos entre otros.
Desperdicios “externos “que generalmente se presentan con sus proveedores:
Retraso frecuente en la entrega. Recepciones frecuentes de materiales defectuosos Recepciones frecuentes de materiales equivocados No sujetarse al procedimiento indicado por compras Recepción de materiales con calidad variable Mermas significativas en los materiales, y otros.
Por lo tanto, para eliminar desperdicios deben plantearse cambios profundos e inmediatos en los socios y altos directivos de la empresa, para que a su vez los transmitan a sus diferentes áreas, pero básicamente el área de compras, pues este departamento representa la parte esencial de sus inversiones De tal forma que lo primero sea buscar proveedores que estén de acuerdo y comprendan la importancia de:
Ofrecer materiales de alta calidad Mejorar su capacidad técnica y de producción Convertirse en socios de la empresa Participar del beneficio mutuo, perdurable y creciente Ofrecer los mejores precios y condiciones.
En segundo termino “compras” debe idear nuevas formas, políticas, procedimientos o sistemas con sus proveedores para lograr beneficios mutuos y perdurables, basados en la confianza, (recordemos que la confianza es básica y de gran valor en los negocios) para eliminar desperdicios en el proceso de compras, en las relaciones y en los mecanismos de control que rigen entre comprador y vendedor 94
4.2.4 EN TRANSITO Y DISTRIBUCIÓN Los costos de transportación han tenido una influencia sobre los costos de materiales. También los tipos de transportación han tenido una influencia importante sobre la política de inventario. Existen dos actividades básicas dentro de ese punto. 1. Seleccionar el transporte, documentación del embarque, el estudio de los servicios, precios del transporte, seguimiento del embarque, revisión y aprobación de los pagos por cargos de transporte y evaluación del desempeño del transportista. 2. El análisis se encarga de establecer el costo total de transportación, incluyendo carga y descarga. Los métodos de empaque, el tiempo en transito, hurtos y otras perdidas; el desarrollo de técnicas para reducir los costos generales de transportación. 4.2.5 ORDENES ESPECIALES. La orden será colocada en el momento en que el stock sea aun suficientemente elevado sobre la cantidad mínima para permitir el probable consumo del material en el periodo entre la colocación de la orden y la entrega del material. Este punto se le conoce como el punto de reorden. En otras palabras, para la fecha en que la orden sea colocada, que se reciba del proveedor, la cantidad en existencia presumible se habrá reducido al mínimo. 4.3 LOTE ECONOMICO DE COMPRA. El plan de compra para necesidades exactas. Se utiliza en aquellas fábricas que producen en base de pedidos ya fincados, en estas compañías los departamentos de ingeniería y producción calculan todos los materiales, componentes y suministros que serán utilizados al fabricar el artículo solicitado en determinada cantidad. En dado caso de que la producción durara varios meses se tendrá cuidado de comprar cantidades que den un margen de seguridad para su utilización en el futuro y no sobre una cantidad exacta, observando además el importe de los costos de almacenamiento, manejo de materiales, seguros, etc. El plan de compra máximo Basado principalmente en el control de inventarios y aplicado a artículos de uso repetitivo en la producción.
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Principia en una cantidad máxima que se va utilizando hasta llegar a un punto llamado “de pedido”, que es superior a una cantidad mínima que tiene por objeto garantizar la seguridad de continuar ininterrumpidamente la producción Plan en base al tiempo de producción. Reclama cantidades que cubren un pedido determinado. La cantidad se puede basar en la que habría de utilizarse en cierto numero de ciclos de producción ligados a las condiciones cambiantes del mercado, localización diferente de zonas de almacenamiento y otros factores Plan en base al precio del mercado La alta gerencia a través del departamento de compras procurará siempre tener reserva cantidades, para necesidades futuras apropiadas al ciclo productivo, de las materias primas sujetas a variaciones súbitas de precios por la ley de oferta y demanda en el mercado, ya que la naturaleza de alguna de ellas es de si expectativa Plan en base a cantidad indeterminada Este plan se basa en la compra de una cantidad indeterminada para cubrir necesidades, la responsabilidad es totalmente del vendedor ya que el riesgo de vender teniendo en consideración únicamente el historial de consumo y la buena fe del comprador, no contando con ningún otro dato de carácter objetivo o subjetivo que le pueda auxiliar. 4.4 ESTANDARIZACION En lo que sea posible, los artículos comprados. El mejor articulo posible, desde el punto de vista general de la compañía, para la aplicación que se pretende, debe comprarse. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un articulo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artículos diferentes hacían anteriormente, la organización puede ganar ventajas, de eficiencia o a través de un precio inicial mas bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversión en el inventario total sin obtener los niveles de servicio de una reducción en los costos de capacitación de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo y de una mayor competencia entre los proveedores. 4.5 MANEJO DE MUESTRAS, DISEÑOS Y MODELOS Las muestras 96
La compra-venta se efectúa muchas veces sobre la base de una muestra presentada al mismo tiempo que se hace la oferta Si tenemos a la mano muestras de lo que el proveedor esta dispuesto a suministrar, podemos establecer una comparación de la calidad y del valor antes de cursar el periodo y posteriormente una comparación de los artículos suministrados con la muestra original Los diseños y modelos Algunas veces las compras se basan en diseños y modelos, los cuales deben reunir los siguientes requisitos: 1. Definir de una manera sencilla la forma de la pieza 2. Los materiales deben ser de fácil montaje. 3. Se debe prever una existencia máxima de las piezas de uso constante Cuando el departamento de compras tenga dificultad para interpretar los diseños es conveniente que solicité el auxilio de elementos técnicos 4.6 ANALISIS DEL VALOR DEL PRODUCTO Compara la función realizada por un artículo comprado con el costo en un intento por encontrar una alternativa de costo inferior. Debido que las condiciones de compra son con frecuencia se toman bajo una alta presión de tiempo y dada la tecnología y los procedimientos de fabricación cambian demasiado rápido, en muchas ocasiones un artículo se compra a precio superior al necesario Se debe tomar e cuenta:
Alquilar o comprar Fabricar o comprar Empaque Disposición de desechos Especificación Estandarización Sustitución Transportación 4.7 FABRICAR, COMPRAR O ARRENDAR
Existen seis premisas que conducen a la conclusión de si es aconsejable fabricar o comprar, sobre las bases de factores de capacidad, trabajo, programación, destreza y comparación de costos .Cada cuestión, en cada categoría, es sopesada para llegar 97
a estas conclusiones. El paso final lo constituye la recapitulación de las seis respuestas, para determinar donde recaen las mayores consideraciones y para tomar la decisión consecuente. La lista de comprobación verifica las siguientes preguntas: Factores de calidad: ¿Existe control de calidad? Factores de capacidad: ¿Hay espacio utilizable? Factores de trabajo: ¿Se hace necesaria una preparación especial? Factores de programación: ¿Podemos conseguir a su debido tiempo todos los componentes necesarios? Factores de destreza: ¿Se puede conseguir el mejor diseño experimentado? Factores de costos: Sobre la base de cien piezas
Esta es la evaluación científica y muy completa del problema, que se refiere a los factores internos de la empresa que se ven afectados. Sin embargo, debe señalarse también que la decisión de fabricar o comprar tiene efectos exteriores y que existen algunas consideraciones amplias de esta naturaleza a las que, del mismo modo, debe concederse a una seria atención 4.8 TRAFICO La dirección de tráfico incluye temas de naturaleza altamente técnica y, en consecuencia, no puede estudiarse en todos sus detalles. Debido a su relación con las compras, en el caso de los materiales que llegas, el tráfico se estudiará en gran parte aquí desde este punto de vista. Los deberes más importantes que tiene que cumplir el departamento de tráfico son los siguientes: a) Mantener al día los archivos de las tarifas de transporte b) Mantener en contacto con los perfeccionamientos en el servicio de trafico y aprovecharlos c) Procurar que los embarques se describan y clasifiquen en forma adecuada d) Procurar que los embarques sigan rutas apropiadas. e) Procurar que los embarques no sufran retrasos de transito f) Tomar medidas, en algunos casos, para reunir los embarques de cantidades inferiores a un vagón para formar vagones completos g) Comprobar las facturas de fletes h) Preparar las reclamaciones hechas a los transportistas por cargos excesivos o por daños y perjuicios Posición del departamento de tráfico La situación de la función de tráfico en la organización es objeto de controversia. Si la organización es suficientemente grande, puede haber una sección de tráfico en el departamento de compras directamente responsable ante el jefe del mismo. Sin 98
embargo, algunas empresas son tan pequeñas que la función del tráfico no puede separarse con provecho de las demás funciones de compra. En esos casos, el empleado encargado del seguimiento, o el comprador, tiene que desempeñar las funciones de tráfico. A medida que aumenta la importancia de la empresa y crece el volumen de los embarques que recibe, llega un momento en que es conveniente contratar un empleado encargado del trafico, que especializándose en la ejecución de este, pueda realizar el trabajo con mas eficiencia y economía. Con el tiempo quizá se añadan otros empleados de trafico, y se establecerá una sección en el departamento de compras. Si la empresa continua ampliándose, mas tarde o mas temprano resulta económico convertir la función del tráfico en una unidad separada de las compras Cuando se establece un departamento de tráfico, su posición en la organización de la empresa es objeto de controversia. Por lo general hay una cantidad considerable de trabajo de trafico que hacer en relación tanto con lo embarques que salen de la empresa como con los que llegan. Por consiguiente, el director de ventas quiere que el departamento de trafico dependa directamente de el. El gerente de compras, por su parte, cree que debe tener autoridad sobre el departamento de tráfico, porque la manipulación de los embarques que llegan a la empresa le concierne directamente. En general, el departamento de tráfico debe estar bajo las órdenes de cualquiera de esos dos departamentos que maneje el mayor volumen de embarques. 4.8.1 EMBARQUE Las principales funciones del departamento de embarques son: a) embalar las mercancías en forma apropiada para su embarque b) Embarcarlas de acuerdo con las instrucciones recibidas de los departamentos de ventas y tráfico. c) Procurar que se envíen al cliente en fecha correcta las clases y cantidades correctas de mercancías d) Cargar los envases en los vagones en forma apropiada, para asegurar que las mercancías no sufrirán daños durante el transporte e) Estudiar mejores métodos para envasar y embalar los materiales, con el fin de asegurar el transporte seguro de las mercancías. Organización del departamento. Este departamento funciona bajo la dirección de un jefe de embarques. Los principales elementos de la organización del departamento de embarques son: a) la oficina del departamento de embarques (hace registros e informes de los embarques efectuados)
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b) El personal para la manipulación de las mercancías antes de cargarlas (se hace cargo de embarcar y las embala de acuerdo con las instrucciones que se hayan recibido del departamento de compras) c) El personal para cargar las mercancías (Mueve las cajas, bultos, etc. Desde el local de embalaje hasta los vagones y los carga) Tramitación 1. Se elabora una autorización para embarcar los productos. 2. Se elabora una orden de embarque dada por el departamento de ventas 3. Se anota en un borrador de recepciones 4. Se coloca en un archivador hasta que llegue la fecha apropiada. 5. Cumpliendo las ordenes de la oficina de embarques se localizan los vagones necesarios para su transportación 6. Se elabora un informe de carga que indica el número de cajas, barricas, canastas, etc. Que se enviaron en cada vagón 7. Se elabora un acuse de recibo para confirmar el estado en que se entregan las mercancías y se cierra el expediente
4.8.2 RECEPCION Casi toda la organización es dedicada a fabricar y distribuir, reciben constantemente un volumen considerable de materiales de todas las clases y descripciones. Esos materiales llegan de diferentes procedencias, por distintos medios y se entregan a diferentes almacenes, departamentos o individuos. Si no existe ninguna organización y un sistema adecuados para inspeccionar, registrar y manipular los materiales, estos pueden perderse o bien entregarse equivocadamente a un departamento que lo utilizará para fines distintos de aquellos a que se destinaba. El pedido puede estar incompleto, y los materiales que faltan pueden retrasar la fabricación o pueden entrar en la fabricación de materiales defectuosos. El departamento de compras tropezará con dificultades para cerrar sus registros, y el de contabilidad no podrá hacer una distribución adecuada a los cargos. Sus funciones: a) hacer un registro adecuado de la recepción de todos los materiales que llegan b) Determinar si el embarque se ajusta o no a los requisitos fijados en el periodo, desde el doble punto de vista de la clase y la cantidad. 100
c) Inspeccionar los materiales recibidos y, si es importante el mantenimiento de un estándar especificado de calidad en el material, tiene que determinar, por medio de pruebas adecuadas, si simple con ese estándar d) Avisar a los departamentos interesados de la recepción del embarque, junto con la información pertinente sobre el estado y la calidad de las mercancías. e) Entregar el material a las partes interesadas y registrar esa entrega
APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA UNIDAD 4 Para la empresa es muy importante tener un almacén ya que el se hará el resguardo, custodia, control y abastecimiento de la materia prima o de los productos terminados para con eso poder tener totalmente ordenado y contribuir con los objetivos que busca la empresa. La organización del almacén depende del tamaño de la empresa, el tipo de organización, los diferentes productos que manejan, etc., la empresa debe tener en mente que tipo de almacén es el que requiere, esto acorde a sus necesidades. La empresa debe conocer perfectamente los artículos que se van a almacenar, debe de disponer de un gran espacio para recibir, almacenar y entregar mercancía así como de igual manera tener el espacio suficiente para poder hacer maniobras de carga y descarga dentro del mismo. El conocer a fondo los materiales que se almacenaran dará a la empresa un mejor manejo y almacenamiento de los mismos Los inventarios nos darán la certeza de cuanta cantidad de materiales se tienen en existencia en determinado momento dentro de un negocio para saber en que momento se debe efectuar el pedido para reabastecimiento. De igual manera sirve para saber como se va desplazando un producto, las mermas que se tienen, los excesos de materiales, materia prima dañada, robo, etc. En las tiendas de venta nos ayuda a saber el promedio diario de ventas de cada producto, esto con el fin de saber en que momento se hará el pedido. 101
Para tener un buen control de inventarios primero que nada se debe escoger que tipo de inventarios manejarán dependiendo de las necesidades que la empresa tenga. El sistema de máximos y mínimos nos indica con precisión cual es el stock que la empresa debe manejar y en que momento debe realizar los pedidos al momento que ya tenga muy poca mercancía y que llegue el pedido a tiempo. El análisis de Paretto, esta es una forma muy exacta en cuanto a dividir los productos del almacén dependiendo de su valor, su desplazamiento, el numero existente, etc., Este sistema de inventarios es el mas utilizado en la actualidad ya que ayuda a la empresa a obtener los porcentajes sobre el total de ventas, la desventaja de este sistema es que es muy laborioso, pero al mismo tiempo efectivo. La teoría de Justo a Tiempo ayudará a la empresa a eliminar todo lo que sea desperdicio, desde que se compra la materia prima, hasta la distribución del producto terminado. La estandarización es buena cuando en vez de utilizar diferentes piezas para llegar a un mismo fin, la estandarización hará que se reduzcan los costos por adquisición de maquinaria, de igual manera se reducirán los costos por volumen de compra y esto hará mas fácil el armado de diferentes productos por el hecho de que tienen piezas muy similares. Una de las decisiones mas importantes para una empresa es elegir que deberá hacer, entre fabricar, comprar o arrendar; por el hecho de que se pueden ahorrar costos, pero esto lleva consigo implícito el hecho de que de diferentes maneras tendrá sus ventajas y sus desventajas en cada punto en que la empresa decida hacer un cambio, porque para la empresa seria mas factible en algunos casos por ejemplo el proceso de producción es algo que la empresa debería hacer por helecho de que la empresa podría estar verificando continuamente sus niveles de calidad, en cambio si le pagará a una empresa para que maquile su producto, no esta tan relacionado con los niveles de calidad que se le esta dando al producto. Por otra parte a la empresa le conviene rentar un servicio de transportación por el hecho de que se ahorra mantenimiento del equipo y el sueldo del conductor. Es por eso que la empresa debe tener en cuenta cuales de los servicios o procesos que deberían de rentar, fabricar o comprar, seria el más conveniente para la empresa en cuanto a costo y calidad.
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CUESTIONARIO. 1.- ¿Qué es un almacén? Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial. 2.- ¿Cuál es el propósito del almacén? El propósito del almacén es resguardar, custodiar y abastecer las materias primas o productos terminados, ordenadamente y con las condiciones mas favorables que ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa 3.- ¿Qué es lo que se debe de saber para hacer una buena planeación y un buen manejo del almacén? Se debe conocer los artículos que se almacenarán, disponer de áreas suficientes para la recepción, almacenamiento y entrega, así como maniobras de carga y descarga; conocer dimensiones, peso y características por unidad de los materiales o productos; así como saber la frecuencia de consumo 4.- ¿Qué es un inventario?
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En el mundo de los negocios se dice que es la verificación física que realiza e departamento de almacén para cuantificar las existencias de todos los materiales, llámense materias primas, productos semiterminados o productos terminados. 5.- ¿Para que sirve el control de inventarios? La utilidad de un control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales, así como su deterioro, mermas, obsolescencias y robo, entre otras 6.- ¿A que se le llama Justo a Tiempo? Es una filosofía de eliminación d todo lo que implique desperdicio, desde las compras hasta la distribución. 7.- Mencione los tipos de Almacén Las compañías pueden utilizar ya sea bodegas de almacenamiento o centros de distribución 8.- ¿Qué beneficios se obtienen con la estandarización?
Mejores precios y descuentos por volumen de compra Una menor inversión en el inventario total Reducción en los costos de capacitación de personal Reducción en los costos de mantenimiento
9.- ¿En donde se utiliza el plan de compra para necesidades exactas? Se utiliza en aquellas fábricas que producen en base de pedidos ya fincados, en estas compañías los departamentos de ingeniería y producción calculan todos los materiales, componentes y suministros que serán utilizados al fabricar el artículo solicitado en determinada cantidad. 10.- ¿En que se basan algunas veces las compras de diseños y modelos? Definir de una manera sencilla la forma de la pieza Los materiales deben ser de fácil montaje Se debe prever una existencia máxima de las piezas de uso constante 11.- ¿Qué función tiene el análisis del valor del producto? Compara la función realizada por un artículo comprado con el costo de un intento por encontrar una alternativa de costo inferior. 12.- ¿Qué factores deben tomarse en cuenta para considerar el fabricar, comprar o arrendar? 104
De Calidad De Capacidad De Trabajo De Programación De Destreza De Costos
13.- ¿Cuáles son los deberes mas importantes que tiene que cumplir el departamento de trafico? 1. Mantener al día los archivos de las tarifas de transporte. 2. Mantener en contacto con los perfeccionamientos en el servicio de trafico y aprovecharlos 3. Procurar que los embarques se describan y clasifiquen en formas adecuadas 4. Procurar que los embarques sigan rutas apropiadas 5. Procurar que los embarques no sufran retrasos de transito 6. Tomar medida, en algunos casos, para reunir los embarques de cantidades inferiores a un vagón para formar vagones completos 7. Comprobar las facturas de fletes 8. Preparar las reclamaciones hechas a los transportistas por cargos excesivos o por daños y perjuicios
14.- Mencione las principales funciones del departamento de embarque Embala las mercancías en forma apropiada para su embarque Embarcarlas de acuerdo con las instrucciones recibidas de los departamentos de ventas y trafico Procurar que se envíen al cliente en fecha correcta las clases y cantidades correctas de mercancías Cargar los envases en los vagones en forma apropiada, para asegurar que las mercancías no sufrirán daños durante el transporte. Estudiar mejores métodos para envasar y embalar los materiales con el din de asegurar el transporte seguro de las mercancías. 15.- ¿Qué es lo que se hace en la recepción? 1. Hacer un registro adecuado de la recepción de todos los materiales que llegan. 2. Determinar si el embarque se ajusta o no a los requisitos fijados en el periodo, desde el doble punto de vista de la clase y la cantidad 3. Inspeccionar los materiales recibidos 4. Estudiar el mantenimiento de los materiales 105
5. Avisar a los departamentos interesados de la recepción del embarque y en el estado en el que se encuentran las mercancías 6. Entregar el material a las partes interesadas y registrar las entregas
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UNIDAD 5. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRA. 5.1 Requisición en compra. 5.2 Localización y selección de fuentes proveedoras. Elección de proveedores. 5.3 Solicitud de cotización a proveedores. 5.4 La cotización. 5.5 Cuadros comparativos 5.6 Negociación. 5.7 Pedido u órdenes de compra. 5.8 Cláusulas contractuales 107
5.9 Aspectos esenciales a considerar en las compras precio 5.9.2 Calidad El control de calidad en las compras Control de calidad en compras: Tipos de descripciones de calidad: 5.9.3 Volumen. 5.9.4 Condiciones de entrega. 5.9.5 Garantía y servicio postventa. Garantía. Aplicación practica de la unidad. Cuestionario.
UNIDAD 5. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRA. 5.1 REQUISICION EN COMPRA. En cualquier tipo de prácticas comerciales, La requisición o solicitud de compra de interno que maneja una empresa, en la que se plasman las necesidades del departamento de producción, o alguno de sus departamentos o sucursales a través del departamento de almacén. En éste caso es recomendable que en la descripción de los materiales requeridos será con la mayor claridad precisión y detalle posibles, para evitar confusiones a solicitar las cotizaciones a los proveedores. Todo lo anterior debe considerarse como básicos e indispensables elementos los siguientes: a. Persona que solicitan material b. Departamento c. Sucursal 108
d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Fecha en que se formulará requisición Número Cantidad requerida Descripción clara, precisa y detallada del material solicitado. Clave, en caso de que haya catálogo de proveedores; se usan normalmente en refacciones. Partida, número de la partida presupuestal. Unidad de medida, ya sean piezas, metros, casas, litros, kilos, galones, etc. Nombres de madera persona que formuló la solicitud y el Vo. Bo. Del departamento correspondiente. Observaciones adicionales. 5.2 LOCALIZACIÓN Y SELECCIÓN DE FUENTES PROVEEDORAS.
Elección de proveedores. Al recibir el departamento de compras las decisiones éstos deberán registrarse, clasificarse y turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta la primera instancia del registro de proveedores reportan empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o bien acudir a la información que brindan las cámaras, instituciones bancarias, asociaciones, a fin de obtener información necesaria. Por ejemplo, si son distribuidores fabricantes, súplicas sino un, disponibilidad para las entregas y tiempos de entrega entre otras cosas más. No debe olvidarse que un buen proveedor es aquel que todo momento actúa con honestidad, integridad a, equidad y es justo conscientes, sus propios empleados y consigo mismo; se dispone de las relaciones y los conocimientos técnicos para el abastecimiento de materiales; qué cosa de salida financiera; precios razonables y establecer políticas progresistas, etc. es decir, que actúa bajo el principio de beneficio mutuo de aplicar adecuadamente la relaciones humanas y comerciales. A continuación se señalan los siguientes aspectos que son parte esencial y de mucha trascendencia para la elección de los proveedores: La capacidad financiera es la fiabilidad que pueda ofrecer un proveedor a en el caso de que se hayan de conceder anticipos. Y una situación financiera desfavorable puede limitar sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de la empresa. De capacidad técnica es importante polo se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. La capacidad de producción, ésta es esencial, ya que permite conocer sin empresa tiene disposición y puede cumplir con sus obligaciones de producir materiales en determinado tiempo. Puede considerarse también las características del inmueble, maquinaria y equipo en funcionamiento, 109
capacidad productiva global, disponibilidad de equipos especiales, número de empleados, así como lo establecido por las normas internacionales de calidad, que aseguren de manera satisfactoria a los compradores a que los proveedores están certificados en alguna de las normas como pueden ser la ISO 9001 o ISO 9002, por citar algunas. 5.3 SOLICITUD DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES. El comprador estará en posibilidad de solicitar la cotización al proveedor, misma que puede hacerse vía telefónica o por fax y ahora actualmente por correo electrónico, y en la que transcribe todos los datos inherentes a la solicitud de la requisición, además del indicado por el proveedor.
CompuSupport, S. A. de C. V. Primordial No. 3 Esq. Av. Vasco de Quiroga México, D.F. TEL. 52 34 28 81 al 83
solicitud de cotización
Fecha:
Nombre del proveedor: Domicilio: TEL. Partida
cantidad
Disponibilidad para entregar
.
No
R.F.C.
unidad de medida
descripción
condiciones de pago
clave
condiciones de entrega
Solicitado por: Nombre: firma
precio unitario
precio total
destino final
garantía
observaciones:
FIGURA 5.1 Formato de solicitud de cotización y elementos indispensables en ella.
5.4 LA COTIZACIÓN. Ese documento que generalmente envían los proveedores y n que manifiestan a los compradores, entre otros, el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garantía que ofrecen. A continuación se citan los más necesarios e indispensables: 110
a. Precio unitario y total. b. Condiciones de entrega (EXW = de fábrica). c. Disponibilidad de los materiales (Silos tiene para entrega inmediata puede tiempo en que puede sustituirlos. d. Condiciones de pago, si será riguroso contado: C.A.E., C.O.D., C.E., contado comercial: 30, 60, 90 días; o con anticipo, es decir, si se debe entregar algún anticipo y en qué porcentaje. e. Calidad (las bondades de sus materiales o productos con relación a los de la competencia, las características similares o mejores y de ser posible, la certificación ISO 9000). f. Garantía que tienen sus materiales o productos, su vigencia si es total o parcial. g. Servicios de posventa como lo es la capacitación y mantenimiento. h. Fecha, a nombre y firma de la persona que envía la cotización.
TEXA computadoras S. A. de C.V.
Cliente:
CompuSupport S. A. de C.V. Primordial No. 3 Esq. Av. Vasco de Quiroga México, D.F. TEL. 52 34 28 81 al 83
Contacto: At’n : ventas Srita : Sandra Villafranca Partida
cantidad
unidad de medida
descripción
precio unitario
precio total
Nota: condiciones generales de venta al reverso Atentamente Gerente de ventas Lic, Jaime Hdez. Hdez.Hernández a Hernández Cruz
FIGURA 5.2 Formato de cotización, con condiciones generales.
5.5 CUADROS COMPARATIVOS Este documento no maneja exclusivamente el departamento de compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características ofrecen los proveedores respetuosos materiales o productos y de esa manera estar en posibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compra. 111
Los principales elementos que deben contener cuatro o tabla comparativa de cotizaciones generalmente son: a. Descripción detallada del artículo conquistado (marca, modelo, número de serie, etc.). b. Cantidad. c. Unidad de medida, ya sea piezas, Km., metros, etc. d. Precio unitario total. e. Garantía mencionando su vigencia y si es parcial o total. f. Condiciones de entrega. g. Condiciones de pago. h. Número de cotización, fecha, vigencia. i. Nombre del proveedor. j. Fecha, nombre y firma de la persona que elaboró cuadros comparativos. k. Número y fecha de la requisición que se está atendiendo. l. Espacio para observaciones (normalmente se hace sugerencias sobre las decisiones que pueden tomarse). 5.6 NEGOCIACION. Ésta es la parte más importante de todo el proceso de compras, porque aquí el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisión, pero siempre con el principio de beneficio mutuo, porque cuando se manejan las relaciones comerciales en un solo sentido, la relación obtura mucho tiempo. Las buenas negociaciones son productos de las buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. En este punto se debe considerar a los proveedores como socios no como empresas extrañas, de tal suerte que efectivamente se aplique el principio de beneficio mutuo para lograr la mejor negociación comercial posible. 5.7 PEDIDO U ÓRDENES DE COMPRA. El pedido, es documento manejado comúnmente por las empresas y es considerado un tanto informan en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de presión, por las fechas de entrega, las garantías, o formas de pago; se emplea compras de poco valor, el embargo comprador debe llevar un registro minucioso de estas, ya que al final también se reflejan en las inversiones del empresa. La orden de compra es documento que maneja el departamento de compras y puede variar en su forma y extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa sin embargo las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmado de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos obligaciones para ambas partes. Generalmente consta de: 112
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m.
Número de la orden de compra. Fecha en que se formula. Nombre es razón social del comprador proveedor. Partida. Cantidad. Unidad de medida. Descripción de los artículos. Precio unitario y total. Condiciones entrega de los materiales o productos. Condiciones de pago. Firmas correspondientes. Observaciones. Cláusulas en las que se sujetarán comprador y vendedor.
Por lo tanto en algunos formatos y en virtud de la seguridad y necesidades de cada empresa, también se incluyen documentos que sirvan de base a la orden de compra (diseño, catálogo, lista de precios, boletines) así como: a. Mención de los artículos de las leyes vigentes, por medio de los cuales se proteja legalmente la operación. b. Sanciones para casos incumplimiento o rescisión misma de la orden de compra. c. Condiciones para aceptar variaciones, mermas, pérdidas, deterioros, así como la garantía de los materiales amparados en la orden de compra, (el proveedor garantiza materiales o productos contra fallos de manufactura en condiciones normales de uso). d. Algunas instrucciones al proveedor , que generalmente se indican alcances de las órdenes de compra, por ejemplo: i. use nuestra forma de aceptación o recepción de materiales (acuse de recibido). ii. Proporcione los datos que se le solicitan cliente y entréguese de inmediato a nuestro departamento de revisión de facturas. iii. Comunique inmediatamente cualquier retraso en la orden de compra. iv. En toda correspondencia deberá citar necesariamente nuestro número de orden de compra. 5.8 CLÁUSULAS CONTRACTUALES La referencia que la ley hace a los usos no debe entenderse dirigida a los usos interpretativos o convencionales, sino a los usos normativos o generales Los primeros surgen de las relaciones entre personas determinadas; en cuanto a verdaderas cláusulas contractuales, que solo por comodidad y en obsequio a la rapidez no se enuncian explícitamente, tienen un valor similar a las estipulaciones de las partes, y pueden aplicarse únicamente a las personas en cuotas relaciones se han formado, y siempre que no se demuestre que el consentimiento tácito, en el cual descansa su fuerza obligatoria, es inexistente, ora porque se haya manifestado 113
voluntad expresa en contrario, ora porque una de las partes justifique su ignorancia respecto del supuesto uso que se trata de aplicarle. Unánimemente se distingue la doctrina entre usos mercantiles generales y especiales: aquellos son practicados por todo el comercio: estos los que solo se siguen en determinados ramos de el. En caso de divergencia entre ellos prevalece el uso especial sobre el general, regla que es sino un reflejo de la aplicable, en caso análogo, a las leyes, y que la muestra de Títulos y Operaciones y Crédito consagra, implícitamente, al declarar aplicables "los usos bancarios y mercantiles", de modo que enuncia en primer termino el uso especial (bancario), y en segundo, el general (mercantil) solo conocidos en una determinada plaza. Así como los usos especiales tienen primacía sobre los generales, los usos locales deben preferirse a los regionales o nacionales, pues no podrían estos aplicarse en un lugar en donde no se practican, sino que se observa un diverso uso peculiar. Son fuentes materiales del derecho la doctrina, las leyes extranjeras y la naturaleza de los hechos, que para algunos se pueden confundir como fuentes formales. Se pueden considerar entre las fuentes materiales los principios generales del derecho, ya que son los supuestos en que descansa todo él edificio de la legislación vigente, y que necesariamente han de influir en el sentido de las nuevas formas jurídicas. 5.9 ASPECTOS ESENCIALES A CONSIDERAR EN LAS COMPRAS Definiremos una compra como: la adquisición de bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados. Procurando siempre comprar al proveedor más confiable. En la empresa moderna las compras se deben realizar por un departamento que cuente con personal especializado y, además, debe de formar parte de la organización de la compañía. El departamento de compras, tiene objetivos muy claros en cualquier empresa tales como: Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios, con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siempre la posición competitiva de la empresa. 5.9.1 PRECIO El producto o servicio que se intercambia tienen valor para el público en la medida que es capaz de brindarle un beneficio, resolverle un problema, satisfacerle una necesidad o cumplirle un deseo; por ello, la palabra clave de esta definición conceptual de precio es valor. 114
Analizar la relación que se da entre el Valor y el Precio permite identificar la estrategia de precio que en el largo plazo puede resultar exitosa para una compañía. Por otro lado, analizar la relación que se da entre el Precio y el Valor permite tomar decisiones operativas que inciden sobre los resultados de corto plazo. El precio puede estudiarse desde dos perspectivas. La del cliente, que lo utiliza como una referencia de valor. Y la de la empresa, para quien significa una herramienta mediante la cual convierte su volumen de ventas en ingresos. Entre otras cosas, las empresas deben identificar claramente a qué consumidores se dirigen y comprender cuanto están dispuestos a pagar esos consumidores por determinado producto o servicio. Las empresas también deben reconocer la importancia de la fijación de precios como herramienta para diferenciar un producto o servicio del de los competidores, ya que el precio emite señales sobre su calidad y exclusividad. Además, es importante tener en cuenta el tipo de distribuidores que introducirán el producto en los mercados; si éstos no obtienen suficientes beneficios, las ventas se resentirán. Es más, las empresas deben darse cuenta de que por naturaleza la estrategia de fijación de precios debería ser de largo plazo, en el sentido de que debería allanar el terreno a la entrada de otros productos en el mercado. Más allá de la decisión financiera o funcional implícita en la fijación de precios, la empresa debe considerar los factores relacionados con la percepción del consumidor, puesto que el precio es parte del producto o servicio y, como tal, expresa algo acerca de él. Desde la perspectiva del Cliente, un precio alto denota calidad, prestigio, exclusividad, seguridad o confianza de obtener algo que brindará satisfacción, etc. Un precio bajo denota economía, accesibilidad, conveniencia, menor calidad, etc. Durante el proceso de toma de decisiones de compra lo que es importante para el cliente no es el precio en si, sino los precios relativos entre diferentes productos, así como el precio relativo que resulta de comparar lo que obtiene a cambio de lo que entrega a cada vendedor. En resumen, la percepción del precio que tiene el consumidor se ancla junto a la percepción de la marca. Desde la perspectiva de la Empresa, el precio es tanto un generador de ingreso como de participación de mercado. Por ello, debe hacer consideraciones tanto de corto como de largo plazo y los factores que orientan la fijación de precios están relacionados con el Medio Ambiente Económico y su incertidumbre; la Demanda, que se refiere al valor que los productos y servicios tienen para los compradores y que se analiza a la luz de la elasticidad precio y la elasticidad ingreso; la Tecnología y su grado de avance; los Costos Variables Directos de la empresa, actuales y futuros; los Objetivos de crecimiento y desarrollo de la empresa, tales como el flujo de efectivo o la rentabilidad, en el corto y largo plazo; la Competencia, expresada vía nuevos productos y dimensionada en términos de participación de mercado; la reglamentación gubernamental y la responsabilidad social de la empresa. 115
En términos generales, el nivel de precio de un producto o servicio tiende a ser:
CUADRO 5.1 Los niveles de precios.
5.9.2 CALIDAD El control de calidad en las compras Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. La calidad 2. La funcionalidad 3. El precio 1. La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. 2. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. 116
3. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. Control de calidad en compras: Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo: 1. La calidad de los materiales y de los componentes 2. La calidad del cliente como un todo Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad: 1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales 5. con el fin de comprobar que cumple con todos los requisitos 6. Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 7. Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que se le está solicitando en el producto comprado. La calidad tiene un significado especial en cualquier área de compras de todas las organizaciones, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio comprados, así como en los componentes inherentes a los mismos tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales utilizados en su fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc. El área de compras debe preocuparse por todos estos componentes y en especial por los que pueden ser medidos y definidos exactamente, ya que son los que deben ser solicitados al proveedor por parte del comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. 117
Esta definición de calidad en mayor o menor detalle debe aplicarse al describir cada artículo o servicio y debe ser transmitida al proveedor, correctamente descrita sobre la orden de compra o contrato. Tipos de descripciones de calidad: Para el propósito de las áreas de compra la calidad de un material puede ser definida en diferentes maneras, de acuerdo a los grados de variación de los diferentes tipos de órdenes de compra, la calidad puede ser descrita por: 1. Las características químicas o físicas 2. El grado del mercado 3. Marca 4. Especificaciones de desempeño 5. De acuerdo a una muestra 6. Estándares comerciales 7. Dibujos o diseños formales de construcción interna 5.9.3 VOLUMEN. El volumen o número de objetos. Esta debe entenderse en los términos necesarios para no perder la continuidad de la producción o comercialización, de acuerdo con lo estipulado en la orden de compra. En otras palabras, es importante conocer la rapidez con que serán utilizados los materiales por producción o comercializados por ventas. Asimismo, el periodo que transcurre entre la expedición de la orden y su entrega. El costo que implicaría comprar cantidades innecesarias. Señalando, en su caso, la calendarización necesaria para entregas parciales hasta lograr el total (cantidad) pactado en la orden de compra o pedido. 5.9.4 CONDICIONES DE ENTREGA. Si se parte de una identificación etimológica, la condición de entrega, según lo señala el diccionario de la real academia de la lengua española, proviene del latín condito: índole, naturaleza o propiedad de las cosas. Entregar, del latín integrare: restituir a su primer estado y agrega poner en manos o en poder de otro a una persona o caso. Acción y efecto de entregar. Sin embargo para compras las condiciones de compras involucran una serie de elementos que deben considerarse al negociar los materiales o mercancías para una empresa, por ejemplo. El tiempo en que el proveedor entregara los materiales. El lugar que entregara los mismos, por ejemplo. EXW. Bodega proveedor, termino en el que el vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en los locales del vendedor, el precio pactado y libre de cualquier otro (fletes, seguros, maniobras de carga y descarga, entre otros). Su disponibilidad para hacer las entregas. 118
La garantía parcial o total de los materiales que ofrece. Los porcentajes máximos considerados como tolerancias y mermas que sufrirán los materiales, previamente estipuladas y negociadas en la orden de compra, y otros. 5.9.5 GARANTÍA Y SERVICIO POSTVENTA. Garantía. Es el efecto de afianzar lo estipulado; y agrega: fianza, prenda, cosa que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad; compromiso temporal del fabricante o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente la cosa vendida en caso de avería. En este caso, el departamento de compras debe negociar esta condición y posteriormente vigilar que se cumpla los términos de la misma, es decir, si esta es total, parcial o por cierto tiempo. Servicio postventa. Esto se refiere a ciertos convenios que se celebran con los proveedores a fin de proporcionar a los compradores garantía, refacciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo) o capacitación del personal de la empresa, cuando las compras así lo requieran. Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de maquinaria y equipo.
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APLICACION PRÁCTICA DE LA UNIDAD 5 Esta unidad tiene gran importancia en los procesos internos para cada empresa que tiene relación con las actividades de adquisición de productos y/o servicios externos. Por medio de los cuales se complementa el giro de dicha compañía. En la búsqueda de las mejores opciones de negocio es indispensable tener el conocimiento de los distintos parámetros, como o pueden ser: tiempos de entrega, precios, disponibilidad, prestigio de la compañía proveedora, garantías, servicios de posventa, etc., que los proveedores nos estan ofreciendo, así como las características del producto, calidad, imagen, durabilidad, etc. No debe escatimarse en cada uno de estos puntos, ya que cada operación financiera de la empresa, representa una toma de decisiones dentro de la misma. Y siempre debe optarse por la mejor, que represente una adquisición optima.
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CUESTIONARIO 1. ¿Qué es una requisición en compra? En cualquier tipo de prácticas comerciales, La requisición o solicitud de compra de interno que maneja una empresa, en la que se plasman las necesidades del departamento de producción, o alguno de sus departamentos o sucursales a través del departamento de almacén. 2. ¿Cómo se hace la localización y selección de fuentes proveedoras? Al recibir el departamento de compras las decisiones éstos deberán registrarse, clasificarse y turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta la primera instancia del registro de proveedores reportan empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o bien acudir a la información que brindan las cámaras, instituciones bancarias, asociaciones, a fin de obtener información necesaria. Por ejemplo, si son distribuidores fabricantes, súplicas sino un, disponibilidad para las entregas y tiempos de entrega entre otras cosas más. 3. ¿Que es una cotización a proveedores? Ese documento que generalmente envían los proveedores y n que manifiestan a los compradores, entre otros, el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garantía que ofrecen. A continuación se citan los más necesarios e indispensables: 4. ¿Cuáles son los elementos de una cotización? a. b. c. d. e. f. g. h.
Precio unitario y total. Condiciones de entrega (EXW = de fábrica). Disponibilidad de los materiales (Silos tiene para entrega inmediata puede tiempo en que puede sustituirlos. Condiciones de pago, si será riguroso contado: C.A.E., C.O.D., C.E., contado comercial: 30, 60, 90 días; o con anticipo, es decir, si se debe entregar algún anticipo y en qué porcentaje. Calidad (las bondades de sus materiales o productos con relación a los de la competencia, las características similares o mejores y de ser posible, la certificación e ISO 9000). Garantía que tienen sus materiales o productos, su vigencia si es total o parcial. Servicios de posventa como lo es la capacitación y mantenimiento. Fecha, a nombre y firma de la persona que envía la cotización.
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5. ¿Qué son los cuadros comparativos? Este documento no maneja exclusivamente el departamento de compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características ofrecen los proveedores respetuosos materiales o productos y de esa manera estar en posibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compra. 6. ¿Cuáles son los principales elementos que debe contener cuatro o tabla comparativa de cotizaciones?
Descripción detallada del artículo conquistado (marca, modelo, número de serie, etc.). Cantidad. Unidad de medida, ya sea piezas, Km., metros, etc. Presión unitaria total. Garantía mencionando su vigencia y si es parcial o total. Condiciones de entrega. Condiciones de pago. Número de cotización, fecha, vigencia. Nombre del proveedor. Fecha, nombre y firma de la persona que elaboró cuadros comparativos. Número y fecha de la requisición que se está atendiendo. Espacio para observaciones (normalmente se hace sugerencias sobre las decisiones que pueden tomarse).
7. ¿Qué es la negociación? Ésta es la parte más importante de todo el proceso de compras, porque aquí el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisión, pero siempre con el principio de beneficio mutuo, porque cuando se manejan las relaciones comerciales en un solo sentido, la relación obtura mucho tiempo. Las buenas negociaciones son productos de las buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. 8. ¿Qué es un pedido? Es documento manejado comúnmente por las empresas y es considerado un tanto informan en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de presión, por las fechas de entrega, las garantías, o formas de pago; se emplea compras de poco valor, el embargo comprador debe llevar un registro minucioso de estas, ya que al final también se reflejan en las inversiones del empresa
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9. ¿Que es el precio? Es la expresión monetaria del valor. También se puede decir que el precio es la cantidad de dinero que tenemos que dar a cambio de mercancías o servicios, con lo cual lo que realmente hacemos es expresar monetariamente el valor de dichas mercancías y servicios 10. ¿Qué es la calidad? Es el grado hasta el cual los productos satisfacen las necesidades de la gente que los usa. 11. Menciona los 3 puntos de calidad. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requisitos 12. ¿Que es el volumen en una compra? El volumen o número de objetos. Esta debe entenderse en los términos necesarios para no perder la continuidad de la producción o comercialización, de acuerdo con lo estipulado en la orden de compra. 13. Menciona algunas de las condiciones de entrega. El tiempo en que el proveedor entregara los materiales. El lugar que entregara los mismos, por ejemplo. EXW. Bodega proveedor, termino en el que el vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en los locales del vendedor, el precio pactado y libre de cualquier otro (fletes, seguros, maniobras de carga y descarga, entre otros). Su disponibilidad para hacer las entregas. La garantía parcial o total de los materiales que ofrece. Los porcentajes máximos considerados como tolerancias y mermas que sufrirán los materiales, previamente estipuladas y negociadas en la orden de compra, y otros. 14. ¿Que es garantía? Es el efecto de afianzar lo estipulado; y agrega: fianza, prenda, cosa que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad; compromiso temporal del fabricante o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente la cosa vendida en caso de avería.
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15. ¿Cual es el servicio de posventa? Esto se refiere a ciertos convenios que se celebran con los proveedores a fin de proporcionar a los compradores garantía, refacciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo) o capacitación del personal de la empresa, cuando las compras así lo requieran. Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de maquinaria y equipo.
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UNIDAD VI COMPRAS EN EL SECTOR COMERCIAL 6.1. Entorno de la mercadotecnia. 6.1.1. Características de la empresa comercial. Características. Pequeñas empresa; Mediana Empresa: Grande empresa: 6.1.2. La importancia de la mezcla mercadológica en las compras. Producto 6.2. El mercado de consumo 6.2.1. Concepto Los Mercados de Consumo: Mercados de productos de consumo inmediato. Mercados de productos de consumo duradero. Método de siete pasos para segmentar mercados de consumo 6.2.2.- La conducta del comprador Papeles de compra Comportamiento de compra Conducta de compra compleja Conducta de compra que reduce la disonancia Conducta de compra habitual 6.3.- La comercialización ¿Que es la comercialización? Como se relaciona la comercialización con la producción ¿Cómo definir la comercialización? 6.3.1 Decisiones sobre la línea de producto Análisis de la línea de producto Longitud de la línea de producto. Decisión acerca de las características de la línea. Decisión acerca de la depuración de la línea. 6.3.2.- Decisiones sobre la mezcla de producto. 6.3.3.- Las tiendas comerciales y su clasificación. 126
Decisión de compra Tienda de Departamento Almacenes al descuento Tiendas de líneas limitada Tiendas de Especialidades Supermercados Tienda de Conveniencia Aplicación practica de la unidad Cuestionario.
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UNIDAD VI COMPRAS EN EL SECTOR COMERCIAL 6.1.- ENTORNO DE LA MERCADOTECNIA. 6.1.1.- CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA COMERCIAL. CARACTERÍSTICAS. Estas se dan según la magnitud de la empresa, que son:
Pequeña Empresa Mediana Empresa Grande Empresa Pequeña Empresa
Pequeñas empresa; El administrador supremo dedica solo parte de su tiempo en cuestiones administrativas, pues lo absorbe una gran cantidad de problemas técnicos de producción, finanzas, ventas personal, etc. No se requiere grandes previsiones o planeaciones Son mas frecuentes para solucionar los problemas los procedimientos de carácter informal, ya que la escasa complejidad de dichos problemas suplen con ventaja la pobre tecnificación de los procedimientos y tramites administrativos. Es mucho más factible una gran centralización y en cierto sentido puede ser más conveniente por la rapidez y unidad que imprime todos los trámites. Mediana Empresa: Suele ser una empresa de ritmo en crecimiento. Presenta problemas de la pequeña y grande empresa y más bien carece de los beneficios que son sus características en ellos. Como consecuencia de su crecimiento se ven en la necesidad de ir realizando una mayor descentralización y consiguientemente delegar. La alta gerencia comienza a sentir la necesidad de obtener conocimientos técnicosadministrativos. Paralelamente comienza a sentir la necesidad de hacer planes muchos más amplios y más detallados, requiriendo por lo tanto de cierta ayuda técnica para formular y controlar su ejecución. La gerencia de este tipo de empresa va sintiendo gradualmente como sus decisiones se van vinculando cada vez más a problemas de planeación y control, que a cuestiones de realización inmediata.
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Grande empresa: El administrador o los administradores, chocados en la más alta jerarquía, no solo se dedican la mayor parte de su tiempo alas funciones típicamente administrativas sino que requieren un staff más o menos grande de personas que lo ayuden a administrar. Se requiere un grupo muy grande de especialistas por que es imposible que los altos ejecutivos conozcan con profundidad toda la inmensa cantidad de técnicas e instrumentos concretos, detallados y cambiantes que cada día surgen sobre producción, finanzas, ventas, etc. Se impone un mayor grado de descentralización, delegando muchas funciones a jefes y aun a empleados que serán los únicos capacitados dentro de políticas y normas que se les fijan. Son indispensables una previsión y planeación realizadas a más largo plazo, y por lo mismo más técnicas detalladas y formales. Se convierte en problema vital el desarrollo de ejecutivos que no solo tengan conocimientos indispensables para ir ocupando los puestos que quedan en la empresa por ascensos, vacantes o expansiones, sino que reciban un adiestramiento práctico en estos difíciles problemas y desarrollen en ellos mismos las cualidades necesarias. 6.1.2.- LA IMPORTANCIA DE LA MEZCLA MERCADOLÓGICA EN LAS COMPRAS PRODUCTO Hay muchas variables de la mezcla comercial. Es útil reducir todas las variables de la mezcla comercial a cuatro grupos básicos. Producto Promoción Plaza Precio El cliente no forma parte de la mezcla comercial. El cliente debería ser la meta de todas las acciones comerciales. Producto: el adecuado para la meta. El campo del producto se ocupa de la creación del "producto" adecuado para el mercado meta. Lo importante que debe recordarse es que el bien debería satisfacer algunas de las necesidades de los clientes. Plaza: alcanzar la meta.
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La Plaza hace hincapié en obtener el producto "adecuado" para la Plaza del mercado meta. Toda vez que el producto comprenda un bien físico, el planeamiento de la Plaza incluye decisiones sobre la distribución física. (Transporte).
Promoción: información y venta al cliente. Se refiere a informar al mercado meta respecto del producto "adecuado". La promoción comprende: Venta personal, implica comunicación hablada directa entre vendedores y clientes en potencia. Venta masiva, comunicarse con gran cantidad de clientes al mismo tiempo. La forma principal es la publicidad. Precio: debe ser correcto. Al fijarlo, deben tener en cuenta la clase de competencia que se da en el mercado y el costo de toda la mezcla comercial. Es importante destacar que escoger un mercado meta y elaborar una mezcla comercial son tareas interrelacionadas. Ambas deben decidirse juntas. 6.2.- EL MERCADO DE CONSUMO 6.2.1.- CONCEPTO Los Mercados de Consumo: Son aquellos en los que se realizan transacciones de bienes y servicios que son adquiridos por las unidades finales de consumo. Estos mercados pueden dividirse en tres tipos principales: Mercados de productos de consumo inmediato. Son aquellos en los que la adquisición de productos por los compradores individuales o familiares se realiza con gran frecuencia, siendo generalmente consumidos al poco tiempo de su adquisición. Es el caso del pescado, de la carne, las bebidas, etc. Mercados de productos de consumo duradero.
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Son aquellos en los que los productos adquiridos por lo compradores individuales o familiares son utilizados a lo largo de diferentes períodos de tiempo hasta que pierden su utilidad o quedan anticuados, por ejemplo: los televisores, los muebles, los trajes, etc.
Método de siete pasos para segmentar mercados de consumo 1. Defina el producto-mercado amplio. En primer lugar, debe decidirse en qué producto-mercado amplio desea estar la firma. Esto puede exponerse en los objetivos de la empresa. O si ésta ya se encuentra en algún producto-mercado, su posición actual podría ser un buen punto de partida. 2. Enumere todas las necesidades de los clientes metas. Anote tantas necesidades pertinentes como pueda, teniendo en cuenta a todos los posibles clientes del producto-mercado amplio. 3. Forme submercados "homogéneos", por ejemplo productos-mercados "estrechos". Suponiendo que algunas personas tendrán diferentes necesidades que otras, forme un submercado alrededor de usted mismo (o de algún cliente "típico") y luego agregue personas similares en este segmento en la medida en que ellas puedan ser satisfechas por la misma mezcla comercial. Anote las necesidades importantes de estas personas para que le ayude a decidir si cada nueva persona debería incluirse en el primer segmento. También anote los aspectos relacionados con las personas. A las personas que no son "homogéneas" -aquellas que no encuadran en el primer segmento debería empleárselas para formar un nuevo submercado. Enumere sus diferentes necesidades. 4. Defina las características determinantes. Revise la lista de necesidades para cada segmento posible y señale las características determinantes. 5. Dé nombre (apodo) a los posibles productos-mercados. Revea las características determinantes y ponga nombre a cada uno sobre la base de la importancia relativa de las características determinantes (y ayudadas por su descripción de los tipos de clientes).
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6. Evalúe por qué los segmentos de los productos-mercados se comportan como lo hacen. Después de nombrar a los mercados, piense en qué otra cosa se sabe respecto de cada segmento para que le ayude a comprender cómo y por qué estos mercados se comportan de la manera como lo hacen. 7. Haga una estimación aproximada de las dimensiones de cada segmento de producto-mercado. Debemos tratar de unir nuestros productos-mercados con datos demográficos -u otros aspectos relacionados con el cliente- para facilitar la estimación de las dimensiones de estos mercados. Las clases de productos ayudan a planear las estrategias comerciales. Los productos de consumo son productos destinados al consumidor final. Los productos industriales son aquellos destinados a usarse en la producción de otros productos. Hay clases de productos dentro de cada grupo. Las clases de productos de consumo se basan en como los consumidores consideran y compran los productos. Las clases de productos industriales se basan en como los compradores consideran los productos, y como los usaran. Clases de productos de consumo. Las clases de productos de consumo se dividen en cuatro grupos: 1. De conveniencia 2. De compra Especiales, 3. no solicitados. 4. Cada clase se basa en la forma que las personas compran los productos. 6.2.2. LA CONDUCTA DEL COMPRADOR Papeles de compra Se pueden distinguir cinco papeles que la gente puede desempeñar en una decisión de compra: 1. De iniciador: el papel de la persona que primero sugiere la idea de comprar el producto o servicio. 2. De influencia: el papel de la persona cuya opinión o consejo influye en la decisión. 3. Comprador: la persona que realiza la compra propiamente dicha. 4. De usuario: persona que consume o usa el producto o servicio.
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Comportamiento de compra La toma de decisiones de los consumidores varia con el tipo de decisión de compra. Las compras complejas y caras seguramente requieren más deliberaciones por parte de comprador y por parte del participante. Se puede distinguir rasgos de conducta de los compradores con base en el grado de intervención del comprador y el grado de diferencias de las marcas.
Conducta de compra compleja Conducta de compra compleja: implica un proceso de tres pasos 1. El comprador desarrolla creencias acerca del producto. 2. El comprador desarrolla actitudes hacia el producto. 3. El comprador toma una decisión mediata. Los consumidores incurren en una conducta de compra compleja cuando se involucran mucho en una compra y tienen una serie de diferencias entre las marcas. Esto ocurre normalmente cuando el producto es caro, se compra con muy poca frecuencia, es riesgoso o es una forma importante de expresión de la persona. Implica un proceso de tres pasos. Primero el comprador desarrolla creencias acerca del producto, segundo desarrolla actitudes hacia el producto y tercero toma una decisión mediata. Se incurre en una conducta de compra compleja cuando se involucran mucho en una compra y son consientes de las diferencias entre marcas. Generalmente son productos caros, se compran con muy poca frecuencia, es riesgoso o es una forma importante de expresión de una persona. El mercadólogo debe desarrollar estrategias que ayuden al comprador a conocer los atributos del producto y su importancia y destacar la excelencia de la marca. Conducta de compra que reduce la disonancia El consumidor se involucra mucho en la compra pero no percibe grandes diferencias entre las marcas. La alta participación se basa en el hecho de que la compra es cara, es frecuente y arriesgada. Después de la compra, el consumidor podría experimentar disonancia si nota ciertas características perturbadoras o escucha cosas favorables acerca de otras márcasele consumidor se alerta a información que apoye su decisión. A veces el consumidor se involucra mucho en la compra, pero no percibe grandes diferencias entre las marcas. En este caso, la persona indagara en varios establecimientos para ver que ofrecen, pero comprara con relativa rapidez, tal vez 133
respondiendo a un buen precio o a la comodidad de la compra. Después de la compra, el consumidor podría experimentar disonancia si nota ciertas características o escucha cosas favorables de otras marcas, y estará alerta a la información que apoye a su decisión. En este caso, el consumidor actuó, luego adquirió nuevas creencias, y al final se quedo con un conjunto de actitudes. Las comunicaciones de marketing deben proporcionar creencias y evaluaciones que ayuden al consumidor a sentirse bien respecto a la marca que eligió.
Conducta de compra habitual Aquí los productos se compran en condiciones de baja participación y sin que haya diferencias importantes entre las marcas Los mercadólogos utilizan cuatro técnicas para tratar de convertir un producto de participación en uno de alta participación Lo primero que hacen es ligar el producto a una cuestión importante. Lo segundo es vincular el producto con una situación personal en la que se participe. La tercera posibilidad es diseñar anuncios de modo que provoquen emociones relacionadas con valores cuando la defensa del yo. La cuarta consiste en añadir una característica importante. En el mejor de los casos tales estrategias elevan la participación del consumidor de un nivel bajo a uno moderado no empujan al consumidor a un comportamiento de compra de alta participación Muchos productos se compran en condiciones de baja participación y sin que haya diferencias importantes entre marcas. Generalmente se compra la misma marca por habito y no porque exista una lealtad hacia la marca. En estos casos, la conducta del consumidor no atraviesa las etapas de creencia, actitud y conducta; son receptores pasivos de la información proporcionada, y la repetición de esta crea familiaridad en la marca en lugar de convicción en la marca. El proceso de compra se inicia con creencias de marca que se forma por aprendizaje pasivo, y van seguidos de una conducta de compra, que podría ir seguida de una evaluación. Se utilizan cuatro técnicas para convertir un producto de baja participación en uno de más alta participación. Primero tratan de ligar al producto con alguna cuestión importante, segundo vincular al producto con alguna situación personal en la que se participe, tercera, diseñar los anuncios de manera de provoquen emociones fuertes relacionadas con valores personales, y la cuarta consiste en agregar una característica importante al producto. En el mejor de los casos tales estrategias elevan la participación del consumidor de un nivel bajo a uno moderado. 134
Conducta de compra que busca variedad Son situaciones de compra que se caracterizan por baja participación pero importantes diferencias entre las marcas, Ej.: las galletitas. El líder de mercado tratara de fomentar la conducta de compra habitual dominando el espacio del anaquel, y con publicidad frecuente, las empresas retadoras fomentaran la búsqueda de variedad ofreciendo precio más bajo, promociones y publicidad que ofrece razones para probar algo nuevo. 6.3.- LA COMERCIALIZACIÓN ¿Qué significa el concepto de comercialización? El concepto de comercialización significa que una organización encamina todos sus esfuerzos a satisfacer a sus clientes por una ganancia. Hay tres ideas fundamentales incluidas en la definición del concepto de comercialización: 1. Orientación hacia el cliente. 2. Esfuerzo total de la empresa. 3. Ganancia como objetivo. El papel de la comercialización en la empresa El papel de la comercialización cambio mucho al transcurrir los años Las decisiones comerciales son muy importantes para el éxito de una firma. Se analizan 5 etapas en la evolución de la comercialización: 1. La era del comercio simple, cuando las familias traficaban o vendían sus "excedentes" de producción a los intermediarios locales. 2. La era de la producción, es decir, ese periodo cuando la firma se dedica a la producción de uno pocos productos específicos, quizá porque no los hay en plaza. 3. La era de la venta, se da cuando la compañía pone en énfasis en las ventas debido al incremento de la competencia. 4. La era del departamento comercial, es aquel momento en que, todas las actividades comerciales quedaron a cargo de un departamento para mejorar el planeamiento de la política de corto plazo y tratar de integrar todas las actividades de la empresa.
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5. La era de la compañía comercial es aquel momento en que, además del planeamiento comercial a corto plazo, el personal de comercialización elabora planes a largo plazo. ¿QUE ES LA COMERCIALIZACIÓN? "Es mas que vender o hacer publicidad" 1. Analizar las necesidades de las personas que juegan al tenis y decidir si los consumidores prefieren más cantidad o diferentes raquetas. 2. Prever qué tipos de raquetas desearan los distintos jugadores en lo que concierne a dimensiones de mango... y decidir cuales de estas personas tratara de satisfacer la firma. 3. Estimar cuantas de esas personas estarán jugando al tenis en los próximos años y cuantas raquetas compraran. 4. Prever con exactitud cuándo dichos jugadores desearan comprar raquetas. 5. Determinar en dónde estarán estos jugadores y cómo poner las raquetas de la firma a su alcance. 6. Calcular que precio estarán dispuestos a pagar por sus raquetas y si la firma obtendrá ganancias vendiendo a ese precio. 7. Decidir qué clase de promoción deberá utilizarse para que los probables clientes conozcan las raquetas de la firma. 8. Estimar cuántas empresas competidoras estarán fabricando raquetas, qué cantidad producirán, de qué clase y a qué precio. Las actividades anteriores no forman parte de la producción, ya que esta consiste en fabricar el producto o prestar servicios. Por el contrario integran un proceso mas vasto - llamado comercialización - que provee la orientación necesaria para la producción y ayuda a lograr que se fabrique el producto adecuado y que llegue a los consumidores. Como se relaciona la comercialización con la producción Si bien la producción es una actividad económica necesaria, algunas personas exageran su importancia con respecto a la comercialización. Creen que es solo tener un buen producto, los negocios serán un éxito.
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El caso es que la producción y la comercialización son partes importantes de todo un sistema comercial destinado a suministrar a los consumidores los bienes y servicios que satisfacen sus necesidades. Al combinar producción y comercialización, se obtienen las cuatro utilidades economi9cas básica: de forma, de tiempo, de lugar y de posesión, necesarias para satisfacer al consumidor. En este caso utilidad significa la capacidad para ofrecer satisfacción a las necesidades humanas. No hay necesidad por satisfacer y por ende no hay utilidad. La comercialización se ocupa de aquello que los clientes desean, y debería servir de guía para lo que se produce y se ofrece. Utilidad de posesión significa obtener un producto y tener el derecho de usarlo o consumirlo. Utilidad de tiempo significa disponer del producto cuando el cliente lo desee. Utilidad de lugar significa disponer del producto donde el cliente lo desee. ¿Cómo definir la comercialización? La comercialización es a la vez un conjunto de actividades realizadas por organizaciones, y un proceso social. Se da en dos planos: Micro y Macro. Se utilizan dos definiciones: Microcomercialización y macrocomercialización. La primera observa a los clientes y a las actividades de las organizaciones individuales que los sirven. La otra considera ampliamente todo nuestro sistema de producción y distribución. 6.3.1 DECISIONES SOBRE LA LÍNEA DE PRODUCTO Una línea de producto es un grupo de éstos que guardan una estrecha relación, debido a que realizan una función similar, se venden a los mismos grupos de clientes, se comercializan por medio de los mismos canales y conforman un rango de precios específico. Análisis de la línea de producto. Ventas y utilidades de la línea de producto: el gerente de línea de producto necesita conocer el porcentaje de ventas y utilidades con que contribuyó cada artículo de la línea. Una alta concentración de ventas en dos artículos significa vulnerabilidad de la línea. Es preciso vigilar y proteger con cuidado estos artículos. Perfil de mercado de la línea de producto: asimismo, el gerente de línea de producto debe revisar el posicionamiento de ésta contra los competidores.
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El análisis de productos es útil para diseñar la mercadotecnia y la estrategia de la línea de producto. Muestra qué artículos de los competidores compiten contra los de la empresa. Otro beneficio es que identifican segmentos de mercado. Longitud de la línea de producto. Una línea de producto es demasiado corta si el gerente puede elevar las utilidades al agregar artículos; es demasiado larga si el gerente es capaz de elevar las utilidades al eliminar puntos.
El aspecto de la longitud de la línea de producto recibe la influencia de los objetivos de la empresa. Las empresas que buscan alta participación en el mercado y crecimiento elevado, manejarán líneas más largas. Se preocupan menos cuando algunos artículos dejan de contribuir a las utilidades. Las empresas que hacen énfasis en la alta rentabilidad utilizarán líneas más cortas de artículos muy seleccionados. Las líneas de producto tienden a alargarse con el paso del tiempo. El exceso de capacidad de producción presiona al gerente de la línea a desarrollar nuevos artículos. Asimismo, la fuerza de ventas y los distribuidores presionan por una línea más completa para satisfacer a los consumidores. Pero a medida que se agregan artículos, surgen varios costos: de diseño e ingeniería, inventario, cambio de producción, proceso de pedidos, transporte y promoción de nuevos artículos. Un patrón de crecimiento indisciplinado de la línea de producto, seguido de una depuración masiva de éstos, se repetirá muchas veces. Una empresa extiende de dos maneras la longitud de línea: alargándola y rellenándola. Decisión de alargar la línea: la línea de producto de cada empresa cubre una determinada parte del rango total posible. Ocurrirá un alargamiento de la línea cuando la empresa alargue la línea de producto más allá del rango actual. La empresa podría estirar la línea hacia abajo, hacia arriba o en ambas direcciones. Estiramiento descendente: en principio, muchas empresas se ubican en el extremo superior del mercado y luego estiran la línea hacia abajo. Muchas veces, las empresas agregan modelos en el extremo inferior de la línea a fin de dar publicidad a su marca que comienza desde un precio bajo. La marca "promocional", si bien limitada, debe apoyar la imagen de calidad de la misma. La empresa podría estirarse hacia abajo por cualquiera de las siguientes razones: 1. Es atacada por un competidor en el extremo alto y decide contraatacar al invadir el extremo inferior del competidor. 138
2. Descubre un crecimiento más lento en el extremo más elevado. 3. En principio, la empresa entra al extremo elevado para establecer una imagen de calidad aunque pretenda descender. 4. Agrega una unidad en el extremo inferior para llenar un espacio en el mercado que de otro modo atraería a un nuevo competidor. Al estirarse hacia abajo, la empresa enfrenta riesgos. El nuevo artículo en el extremo inferior podría canibalizar a los artículos del extremo superior. O bien, el artículo en el extremo anterior podría provocar que los competidores contraatacaran moviéndose al extremo superior. O tal vez los distribuidores de la empresa no deseen o no sean capaces de manejar los productos del extremo inferior debido a que son menos rentables o diluyen su imagen. Estiramiento ascendente: las empresas en el extremo inferior del mercado podrían contemplar el ingreso al extremo superior. Quizás las atraiga una alta tasa de crecimiento, altos márgenes o la oportunidad de posicionarse como fabricantes de línea completa. Una decisión de alargarse hacia arriba puede ser arriesgada. No sólo los competidores en el extremo más elevado estarán bien atrincherados, sino que podrían atacar la parte inferior del mercado. Quizá los clientes no crean que una empresa del extremo inferior pueda producir artículos de primera calidad. Es posible que los representantes de ventas y distribuidores de la empresa carezcan del talento y la capacitación para servir al extremo superior del mercado. Estiramiento en ambas direcciones: las empresas que atienden el mercado medio podrían estirar la línea en ambas direcciones. Decisión de llenar las líneas: una línea de productos podrá estirarse al agregar más artículos dentro del rango presente de la misma. Existen varios motivos para llenar las líneas: aumentar las utilidades, tratar de satisfacer a los distribuidores que se quejan por artículos faltantes en la línea, utilizar la capacidad excedente, ser la empresa líder en la línea completa y rellenar varios vacíos para mantener fuera a los competidores. Las líneas se llenan en exceso si el resultado es el canibalismo y confusión de los clientes. La empresa necesita diferenciar cada artículo en el ente de los consumidores. Cada punto debiera tener una diferencia apenas notable. La empresa deberá verificar que el artículo propuesto satisfaga una necesidad del mercado y no se agregue simplemente para satisfacer una necesidad interna. Decisión de modernización de la línea. Incluso si es adecuada la longitud de la línea de producto, tal vez necesite modernizarse. La cuestión radica en remozar la línea por partes, o toda al mismo tiempo. Un enfoque por partes permite a la empresa percibir la reacción de los clientes y distribuidores ante el nuevo estilo. La modernización por pieza es menos perjudicial para el flujo de efectivo de la empresa. Una desventaja es que permite a los proveedores ver los cambios y comenzar su propio rediseño. 139
En los mercados de productos de cambios rápidos, la modernización se realiza de manera continua. Las empresas planean mejoras de producto para orientar la decisión de los clientes hacia artículos de precios más altos y de mayor valor. Un aspecto importante es el tiempo de las mejoras en la línea, de modo que no lleguen con demasiada anticipación (dañando las ventas de la línea actual de producto) demasiado tarde (después de que la competencia establezca una mejor reputación en el equipo más avanzado).
Decisión acerca de las características de la línea. Por lo general, el gerente de la línea elige uno o varios artículos a los cuales se agregarán ciertas características. Los gerentes podrían presentar los modelos promociónales en el extremo inferior, como constructores de tráfico. Otras veces, los gerentes presentarán un artículo de precio superior para incorporar el prestigio a la línea de producto. Decisión acerca de la depuración de la línea. Existen dos ocasiones para ella: Cuando la línea de producto incluye artículos muertos que abaten las utilidades, que se identifican por el análisis de ventas y costos. Cuando la empresa carece de capacidad de producción, el gerente deberá concentrarse en producir los artículos con márgenes más elevados. En este caso, las empresas reducen sus líneas en períodos de gran demanda y alargan las líneas cuando la demanda es lenta. 6.3.2.- DECICIONES SOBRE LA MEZCLA DE PRODUCTO. Una mezcla de producto (también llamada variedad de producto) es el conjunto de líneas y artículos que un vendedor específico ofrece a la venta a los compradores. Una mezcla de producto de una empresa tendrá cierta amplitud, longitud, profundidad y consistencia. La amplitud de la mezcla de producto se refiere a la cantidad de líneas diferentes de producto que utiliza la empresa. La longitud de la mezcla de producto se refiere al número total de artículos en la mezcla. También es posible hablar de longitud media de una línea, que se obtiene de dividir la longitud total por el número de líneas.
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La profundidad en la mezcla de producto se refiere a la cantidad de variantes que ofrece cada producto en la línea. Al encontrar el número de variantes dentro de cada marca, es posible calcular la profundidad media de la mezcla de producto. La consistencia de la mezcla de producto se refiere a la cercanía relativa entre las diversas líneas de producto y su uso final, requerimientos de producción, canales de distribución o alguna otra forma. Estas cuatro dimensiones de la mezcla de producto proporcionan las bases para definir la estrategia de producto de la empresa. La empresa podrá ampliar sus operaciones en cuatro formas. Puede aumentar nuevas líneas de producto, ampliando a sí la mezcla de producto. También es posible alargar cada línea. Asimismo, puede añadir más variantes de producto y profundizar la mezcla. Por último, la empresa podrá buscar una mayor o menor consistencia de líneas, dependiendo de si desea adquirir una mayor reputación en un solo campo o participar en varios. La planeación de mezclas de producto es responsabilidad de los encargados de la planeación estratégica de la empresa. Se requiere evaluar, con la información proporcionada por los mercadólogos, qué líneas de producto deben crecer, mantener, cosechar o desviar. 6.3.3.- LAS TIENDAS COMERCIALES Y SU CLASIFICACIÓN. Decisión de compra Cadenas de Tiendas: Se trata de una organización detallista compuesta por dos o más unidades que dependen de un mismo propietario. Existen cadenas nacionales, regionales y locales. El tipo de propiedad también varía, puesto que, mientras en algunos establecimientos son totalmente propiedad de la cadena, en otros la propiedad se comparte entre la cadena y el director del establecimiento. Con frecuencia, todo los establecimientos de la cadena ostenta el mismo nombre, pero abundan también los casos en que usan nombres distintos. Los establecimientos afiliados o pertenecientes a la cadena se benefician de la utilización de los servicios comunes, aunque se ven obligados a repartirse también los costes de los mismos, pero todo ello les permite, a su vez, intercambiar experiencias, mercancías, etc. Tienda de Departamento Ofrece una mayor variedad de mercancía y servicios que cualquier otro tipo de tienda de venta al detalle. Tienen al mismo tiempo "mercancías suaves", como ropa, sábanas, toallas, cubre cama y "mercancía duras" entre las que se incluyen muebles, electrodomésticos. Las tiendas de departamentos también atraen, y satisfacen a los consumidores al ofrecer muchos servicios. La combinación de mercancías distintivas y atractivas, así como de numerosos servicios a los clientes, se ha diseñado para permitir a las 141
tiendas mantener los precios de ventas al detalle que sugieren los fabricantes. Es decir las tiendas por departamentos tratan de cobrar precios completos o sin descuentos. Almacenes al descuento Usa el precio como un punto de venta importante al combinar los precios relativamente bajos y costos rebajados de realizar operaciones. Varias instituciones que incluyen los detallistas a precios rebajados y las asociaciones de almacenes, se apoyan en la venta al detalle con descuentos como su principal estrategia de marketing. No es de sorprender que el principal ejemplo de la venta al detalle con descuento sea el almacén de descuento: una institución detallista a gran escala que tiene un surtido de productos ancho y de poca profundidad, insiste en precios bajos y ofrece relativamente pocos servicios a los clientes. Por lo común, el almacén de descuentos mantiene un surtido ancho de mercancías nuevas (en particular ropa) y marcas muy conocidas de mercancías duras (incluyendo efectos electrodomésticos y accesorios del hogar). El éxito de los almacenes de descuentos se puede atribuir a dos factores: primero, los otros tipos de vendedores al detalle normalmente tenían grandes márgenes de beneficios brutos en los efectos electrodomésticos y otras mercancías, con lo cual le proporcionaron a los almacenes de descuentos la oportunidad de fijar márgenes mas pequeños y cobrar precios inferiores, Segundo, los consumidores estaban deseando un formato de precios bajos y servicios limitados. Los almacenes de descuentos han tenidos una repercusión importante sobre la venta al detalle y han obligado a muchos detallistas a bajar sus precios. Tiendas de líneas limitadas Este tipo de institución tiene un surtido de producto estrecho pero profundo y servicios a los clientes que varía de una tienda a otra. Tradicionalmente las tiendas de líneas limitadas se esforzaron por mantener precios completos o sin descuentos. Sin embargo, en la actualidad nuevos tipos de detallistas de líneas limitadas han logrado una posición al insistir en los precios bajos. El ancho del surtido varía algo en las distintas tiendas de líneas limitadas. Una tienda quizá elija concentrarse en: Varias líneas de productos relacionadas (zapatos, ropa deportiva y accesorios) Una sola línea de producto (zapatos) o Parte de una línea de producto (zapatos para deporte)
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Las tiendas de líneas limitadas se identifican por el nombre de líneas de producto principal, por ejemplo, mueblería, ferretería, tienda de ropa. Algunos detallista como es el caso de las tiendas de abarrotes y las farmacias que antes eran tiendas de líneas limitadas, ahora trabajan surtidos muchos más anchos debido a la comercialización mezclada. Tiendas de Especialidades Ofrece a los consumidores un surtido de productos muy estrecho y profundo, que con frecuencia se concentra en una línea de producto especializada (bienes horneados) o incluso parte de una línea de producto especializada (canecillo de canelas). Algunos ejemplo de tiendas de especialidades son las panaderías, los las tiendas de zapatos para deportes, los mercados de carnes y las tiendas de ropa. (No se debe confundir las tiendas de especialidades con los bienes de especialidades. En un sentido el nombre se ha aplicado mal a las tiendas de especialidades, porque pueden manejar cualquier categoría de bienes de consumo, no sólo bienes de especialidades). La mayor parte de las tiendas de especialidades tratan de mantener los precios que han sugerido los fabricantes y proporcionar, por lo menos, servicios estándar al consumidor. Sin embargo, algunas tiendas de especialidades insiste en brindar amplio servicios a los clientes, en particular ayuda conocedora y amistosa en las ventas. El éxito de las tiendas de especialidades depende de su capacidad para atraer y después servir bien a los clientes cuyas dos principales preocupaciones son surtidos profundos y servicios amplios y de la más alta calidad. Supermercados Los supermercados se crearon a principios de la década de 1930 por establecimientos independiente para competir con la cadena de tienda de abarrotes. Tuvieron un éxito inmediato y las cadenas pronto adoptaron la innovación. En la décadas recientes, los supermercados han añadido varias líneas de productos que no se relacionan con alimentos para proporcionar a los consumidores la comodidad de comprar en un solo lugar y mejorar sus márgenes brutos globales. En la actualidad las tiendas que utilizan el método de venta al detalle de supermercados son las denominadas en la venta al detalle de abarrotes. Sin embargo se utilizan nombres diferentes para distinguir estas instituciones de acuerdo con su tamaño y el surtido que manejan, ha saber: Una súper tienda o Hiper Mercado es una versión mayor del supermercado. Ofrece más artículos de abarrotes y otros que no se relacionan con los alimentos que un supermercado convencional. Muchas cadenas de supermercados han comenzado a otorgar
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mayor importancia construcciones.
a
las
súper
tiendas
en
sus
nuevas
Tienda de Conveniencia Para satisfacer la creciente demanda de mayor comodidad por parte de los consumidores, en particular en las áreas suburbanas, hace varias décadas surgió la tienda de conveniencia. Esta institución de venta al detalle se concentra en abarrotes y artículos no alimenticios de conveniencia, tiene precios más altos que la mayor parte de la demás tiendas de abarrotes y ofrece pocos servicios a los consumidores. En Venezuela encontramos gasolinera que han abierto tienda por conveniencia, como por ejemplo las Bombas Texaco quienes tienen comida rápida y servicios selectos (como por ejemplo cajeros automáticos). El nombre refleja su principal atractivo y explica por qué se justifican precios algo más altos. Por lo común se localiza cerca de áreas residenciales y permanece abierta muchas horas; de hecho, algunas nunca cierran. Algunos ejemplo de tiendas de cadenas de conveniencia son 7 eleven (que antes abrían desde las 7 AM hasta las 11 PM, pero que ahora abren las 24 horas del día en la mayor parte de sus ubicaciones). Hasta cierto grado, las tiendas de conveniencia compiten tanto con los supermercados como con los restaurantes de comida rápidas. Más aún en la década de 1.980, las compañías petroleras modificaron muchas gasolineras eliminaron la sección para reparaciones de automóviles y añadieron una sección de abarrotes de conveniencia. Por ejemplo, Arco tiene los AM/PM Mini Marts y Shell Oil y Texaco tiene mercados de alimentos.
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APLICACIÓN PRÁCTICA DE UNIDAD 6 El método "abierto para compras". Ésta es una fórmula muy simple pero que no siempre es seguida y analizada como debería de ser. El plan de inventarios a fin de mes, o al final del día o a fin del año, con toda la ayuda tecnológica que tenemos en nuestras manos; el abierto para compras se nos facilita como una herramienta para administrar los inventarios, entonces se suma el plan de ventas del mes, las rebajas planeadas del mes y se le deduce el inventario inicial del mes siguiente menos los pedidos efectuados para el mes. Si se tiene un saldo negativo, quiere decir que yo tengo un exceso en mis inventarios, en mis compras, entonces es el mecanismo regulador que nosotros estamos vigilando y que debemos de vigilar. A continuación se presentan 6 decisiones que se deben de tomar: El inventario alto es correcto, es decir, que algunas veces se tiene que tener sobre inventarios. Reducir cantidades en existencia. Transferir mercancías. Devolución de mercancías a proveedores. Deducir de los inventarios las rebajas de las futuras compras. Aplicar los inventarios al margen bruto de utilidad.
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Todas estas decisiones que se deben tomar permiten no sobreinventarios, creo que es un elemento que se debe considerar para poder aplicar correctamente el abierto para compras.
Rotación de inventarios Es un análisis más completo para considerar el servicio e inventarios actualizados. Un cuarto de vuelta de rotación de inventarios equivale a 2.5% de utilidad bruta. Estas consideraciones hay que hacerlas cada vez que tomemos decisiones importantes para controlar los inventarios. No se citan con mucha frecuencia porque aunque a veces se hacen, no se formalizan.
El sistema de reposición. Va aunado a la rotación de inventarios El de transferencias, rebajas y devoluciones a proveedores. Va muy ligado con el de rotación de inventarios y el abierto para compra
CUESTIONARIO 1.- ¿Cuáles son los tipos de empresas comerciales que existen?
Pequeña Empresa Mediana Empresa Grande Empresa Pequeña Empresa
2.- ¿Cual es el concepto de mercado de consumo? Son aquellos en los que se realizan transacciones de bienes y servicios que son adquiridos por las unidades finales de consumo. 3.- ¿Cuántos tipos de mercado existen? Mercados de productos de consumo inmediato. Mercados de productos de consumo duradero. 146
4.- ¿Cuáles son los pasos para segmentar el mercado de consumo? 1. Defina el producto-mercado amplio. 2. Enumere todas las necesidades de los clientes metas. 3. Forme submercados "homogéneos", por ejemplo productosmercados "estrechos". 4. Defina las características determinantes 5. Dé nombre (apodo) a los posibles productos-mercados. 6. Evalúe por qué los segmentos de los productos-mercados se comportan como lo hacen 7. Haga una estimación aproximada de las dimensiones de cada segmento de producto-mercado 5.- ¿Cuáles son los mercados de consumo?
Los productos de consumo son productos destinados al consumidor final
6.- ¿Cuáles son las clases de los mercados de consumo? 1. De conveniencia, 2. De compra, 3. Especiales, 4. No solicitados.
7.- ¿Cuáles son los tipos de decisión de compra que existen? De iniciador: De influencia Comprador: De usuario: 8. ¿Que es la comercialización? El concepto de comercialización significa que una organización encamina todos sus esfuerzos a satisfacer a sus clientes por una ganancia. 9.- ¿Cuáles son las etapas de comercialización? 1. La era del comercio simple 147
2. La era de la producción 3. La era de la venta 4. La era del departamento comercial 5. La era de la compañía comercial 10.- ¿Qué es una línea de producto? Línea de producto es un grupo de éstos que guardan una estrecha relación, debido a que realizan una función similar, se venden a los mismos grupos de clientes, se comercializan por medio de los mismos canales y conforman un rango de precios específico. 11.- ¿Qué es la longitud de la mezcla? La longitud de la mezcla de producto se refiere al número total de artículos en la mezcla 12.- ¿Qué es la amplitud de la mezcla? La amplitud de la mezcla de producto se refiere a la cantidad de líneas diferentes de producto que utiliza la empresa. 13.- ¿Qué es la profundidad de la mezcla? La profundidad en la mezcla de producto se refiere a la cantidad de variantes que ofrece cada producto en la línea.
14.- ¿Cuáles son los tipos de tiendas que existen? Cadenas de Tiendas Tienda de Departamento Almacenes al descuento Tiendas de líneas limitadas Tiendas de Especialidades Supermercados 148
Tienda de Conveniencia 15.- ¿Cuáles son las tiendas que se crearon a principios de la década de 1930 por establecimientos independiente para competir con la cadena de tienda de abarrotes? Supermercados
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UNIDAD VII COMPRAS INTERNACIONALES A) Compras Nacionales. 150
• •
Locales Foráneas
B) Las compras internacionales • •
Compras de importación Compras de exportación
7.1 Importancia 7.1.1 Tratados y acuerdos comerciales Acuerdo de Cartagena Acuerdo de Marrakech Acuerdo del Grupo de los Tres (G-3) Acuerdo sobre Encomiendas Postales Acuerdos de Alcance Parcial Acuerdos de Alcance Regional Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI) Área de Libre Comercio de las Américas (ALCA) Asociación de Naciones del Sudeste Asiático (ASEAN) Asociación Económica Asia-Pacífico (APEC) Comunidad Andina Comunidad del Caribe (CARICOM) Conferencia de las Naciones Unidas Sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD) Consejo de Cooperación Aduanera (CCA) Convenio de Kyoto Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) Mercado Común Centroamericano (MCC) o (MCCA) Mercado Común del Sur (MERCOSUR) Organización Mundial de Aduanas (OMA) Organización Mundial del Comercio (OMC) Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLC) Unión Europea (UE) 7.2 Negociación internacional 7.2.1 Elementos a considerar en la negociación 7.2.2 Elementos de la negociación 7.3 Contratos internacionales Interpretación de los contratos 7.3.1 Estructura y tipos de contratos • Contrato de compra-venta. • Suministro. • Concesión. 151
• •
De comisión. De Aprovisionamiento.
7.3.2 Requisitos legales. 7.4 Términos comerciales internacionales (incoterms). FAS (Free Alognside Shipe). FOB (Free en Board). CFR (Cost and Freight). CIF (Cost Insurance and Freight). DES (Delivered ex Ship). DES (Delivered ex Ship). DAF (Delivered at Frontier). EXW (Ex Works). FCA (Free Carrier). CPT (Carriage Paid To). CIP (Carriage and Insurance Paid To). DDU (Delivered Duty Unpaid). DDP (Delivered Duty Paid). 7.5 Formas de pago. ¿Qué es una Transferencia de Fondos, qué modalidades existen y cómo se tramita? Transferencia de fondos enviadas al exterior Transferencias de fondos recibidas del exterior 7.5.1 Elementos ¿Por qué utilizar una carta de Crédito? 7.5.2 Medios de pago simples 7.5.3 Medios de pago documentarios ¿Cuáles son los tipos de cartas de Crédito? Revocable o irrevocable Revocable Irrevocable Avisada (sin confirmar) o confirmada Avisada Confirmada Transferible Con cláusula roja (red causé) Transferible Con cláusula verde (green cause) 7.5.4 Otros tipos de pago ¿Qué formas de financiamiento se podrían utilizar en las operaciones de Comercio Exterior? Financiamiento directo del comprador 152
Financiamiento directo del vendedor Financiamientos que se pueden dar en una Carta de Crédito Del Sistema Financiero Aplicación practica de la unidad Cuestionario.
UNIDAD VIII COMPRAS INTERNACIONALES Las compras se clasifican de acuerdo al ámbito en que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales. 153
A) Compras Nacionales. Son las que se llevan a cabo dentro de un país determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en: •
Locales
Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde está situada la empresa. •
Foráneas
Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero fuera de la plaza donde está situada la empresa. B) Las compras internacionales Es el intercambio de bienes y servicios entre países. Los bienes pueden definirse como productos finales, productos intermedios necesarios para la producción de los finales o materias primas y productos agrícolas. El comercio internacional permite a un país especializarse en la producción de los bienes que fabrica de forma más eficiente y con menores costes. El comercio también permite a un Estado consumir más de lo que podría si produjese en condiciones de autarquía. Por último, el comercio internacional aumenta el mercado potencial de los bienes que produce determinada economía, y caracteriza las relaciones entre países, permitiendo medir la fortaleza de sus respectivas economías. Estas compras a su vez se clasifican en compras de importación y exportación. •
Compras de importación
Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado, establecido en el país que realiza la compra. Aquí es importante resaltar un aspecto muy importante, que puede favorecer a la empresa, es el aspecto de los tratados de libre comercio que sostiene nuestro país con otras naciones como por ejemplo Chile, Estados Unidos, Canadá, Japón, Unión europea, entre otros países, de los cuales se logra la compra de las importaciones con la reducción o en algunos casos la anulación de tarifas aduanales en diversos productos, materias primas y/o servicios, lo importante es saber con que país se puede realizar la transacción para que pueda gastar nuestra empresa la menor cantidad de dinero posible, siempre cuidando que lo que compremos sea de la calidad requerida, que tenga tiempos de entrega relativamente cortos y las entregas sean realizadas en el tiempo establecido, y demás, ahora con los adelantos tecnológicos en comunicaciones y transportes, esto puede ser posible, solo 154
debemos de dominar bien el idioma inglés, además de manejar toda transacción en dólares. •
Compras de exportación
Son todas aquellas compras que re llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de importación o nacionales. En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en diseños o modelos específicos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales como: 1. Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza. 2. Los materiales necesarios deben de ser de fácil montaje. 3. Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de uso constante. En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento de compras debe recurrir a los departamentos especializados en diseño e ingeniería, con el propósito de recibir apoyo en la interpretación o elaboración de diseños, necesarios para la realización de la compra. 7.1 IMPORTANCIA En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. La importancia del comercio internacional varía en función de cada economía nacional. Ciertos países sólo exportan bienes con el fin de aumentar su mercado nacional o para ayudar en el aspecto económico a algunos sectores deprimidos de su economía. Otros dependen del comercio internacional para lograr divisas y bienes para satisfacer la demanda interior. Durante los últimos años se considera al comercio internacional como un medio para fomentar el crecimiento de una determinada economía; los países menos desarrollados y las organizaciones internacionales están fomentando cada vez más este patrón de comercio. Antes, las empresas estadounidenses prestaban muy poca atención al comercio internacional. Hoy, la situación es muy diferente. Los productos desarrollados en un país están encontrando entusiasta aceptación en otros países. La competencia global del presente se intensifica. La empresa que se queda en su país, para jugarla a la segura, no sólo podría perder la oportunidad de entrar a otros mercados, sino que también corre el riesgo de perder su mercado nacional.
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Una empresa enfrenta seis decisiones importantes para la comercialización internacional: 1. Analizar el entorno mercadotécnico internacional. 2. Decidir si sale al exterior. 3. Decidir a qué mercados entrar. 4. Decidir cómo entrar al mercado. 5. Decidir el programa de mercadotecnia. 6. Decidir la organización mercadotécnica. 7.1.1 TRATADOS Y ACUERDOS COMERCIALES Acuerdo de Cartagena Tratado internacional suscrito en el 26 de mayo del año 1969, por el cual se estableció el Acuerdo de Integración Subregional Andino. Ver Comunidad Andina de Naciones. Acuerdo de Marrakech Acuerdo mediante el cual se establece la Organización Mundial del Comercio (OMC), suscrito el 15 de abril de 1994. Ver Organización Mundial del Comercio. Acuerdo del Grupo de los Tres (G-3) Acuerdo firmado por los gobiernos de México, Colombia y Venezuela el 18 de junio de 1994, vigente desde el 01 de enero de 1995, mediante el cual establecieron una zona de libre comercio. Acuerdo sobre Encomiendas Postales Acuerdo que regula el intercambio de encomiendas postales entre los países integrantes de la Unión Postal Universal, cuyos fines son: perfeccionar y coordinar los servicios postales a nivel internacional, promover la colaboración internacional en este campo y constituir un único territorio postal de todos los miembros para el intercambio de correspondencia. Acuerdos de Alcance Parcial Es un mecanismo contenido en la Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI) para el logro de sus objetivos, el cual consiste en la suscripción de acuerdos entre dos o más países miembros, pero con la salvedad de que dichos acuerdos o tratados no configuren a la totalidad de los miembros, por cuanto se convertirían en 156
Acuerdos de Alcance Regional (o total). El propósito de dichos acuerdos es, fundamentalmente, el otorgamiento de preferencias relacionadas con los gravámenes y restricciones, aplicados a la importación de ciertos productos originarios de sus respectivos territorios, que sean objeto de negociación. Venezuela ha suscrito Acuerdos de Alcance Parcial con países como: México, Uruguay, Paraguay, Chile, Brasil, Argentina, entre otros. Acuerdos de Alcance Regional Es un mecanismo contenido en la Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI) para el logro de sus objetivos, el cual consiste en la suscripción de acuerdos la totalidad de los países miembros. Asociación de Estados del Caribe (AEC): La Asociación es un organismo de consulta, concertación y cooperación cuyo propósito es identificar y promover la instrumentación de políticas y programas orientados a: fortalecer, utilizar y desarrollar las capacidades colectivas del Caribe para lograr un desarrollo sostenido en lo cultural, económico, social, científico y tecnológico; desarrollar el potencial del Mar Caribe por medio de la interacción entre los Estados Miembros y con terceros; promover un espacio económico ampliado para el comercio y la inversión que ofrezca oportunidades de cooperación y concertación y, permita incrementar los beneficios que brindan a los pueblos del Caribe los recursos y activos de la región, incluido el Mar Caribe; y, establecer, consolidar y ampliar, según el caso, las estructuras institucionales y los acuerdos de cooperación que respondan a la diversidad de las identidades culturales, de los requerimientos de desarrollo y de los sistemas normativos de la región. Sus miembros son: Antigua y Barbuda, Antillas Neerlandesas, Aruba, Bahamas, Barbados, Belice, Colombia, Costa Rica, Cuba, Dominica, El Salvador, Granada, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, República Dominicana, St. Kitts y Nevis, San Vicente y Las Granadinas, Santa Lucía, Suriname, Trinidad y Tobago, Venezuela. Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI) Es una asociación conformada por los países de la Asociación Latinoamericana de Libre Comercio (ALALC): Argentina, Brasil, Chile, México, Paraguay, Uruguay, Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela. Se conformó a través de la suscripción, el 12 de agosto de 1980, del Tratado de Montevideo, pasando ALALC de una zona de libre comercio a una zona de preferencias aduaneras. Área de Libre Comercio de las Américas (ALCA) El esfuerzo por unificar las economías del Hemisferio Occidental en un solo acuerdo de libre comercio fue iniciado en la Cumbre de las Américas, llevada a cabo en diciembre de 1994 en la ciudad de Miami. Los mandatarios de las 34 democracias en la región acordaron establecer un "Área de libre comercio de las Américas" (ALCA) y concluir las negociaciones para el acuerdo antes del año 2005. Asimismo, los líderes se comprometieron a lograr un avance sustancial hacia el ALCA para el año 2000. 157
Sus decisiones se encuentran en la Declaración de Principios y el Plan de Acción de la Cumbre. La ambiciosa meta de crear un área de libre come rcio de las Américas, propuesta por los líderes del continente durante la Cumbre de Miami en 1994, recibió un importante impulso con la Declaración Ministerial de San José, del 19 de marzo de 1998, acordado por los Ministros de Comercio de las 34 democracias participantes en el proceso del ALCA, representa el compromiso para la realización del esquema más ambicioso de liberalización comercial desde la época de la Ronda Uruguay. Implica, asimismo, el esfuerzo más importante de integración regional llevado a cabo entre países desarrollados y países en vías de desarrollo, con el objetivo común de lograr el libre comercio y la inversión en bienes y servicios basados en reforzadas y disciplinarias reglas comerciales. Asociación de Naciones del Sudeste Asiático (ASEAN) Fue creada en 1967 por la declaración de Bangkok y está conformada por: Brunei, Camboya, Indonesia, Filipinas, Laos, Malasia, Singapur Tailandia y Vietnam. Su objetivo inicialmente, fue encontrar elementos aglutinantes frente al peligroso avance del comunismo en la región. Posteriormente, en 1992 decidieron la creación de una zona de libre comercio que entrará en vigencia en el año 2008 y en 1993 adoptaron una tarifa común preferencial que incluye bienes de capital, productos manufacturados y productos agrícolas procesados. Asociación Económica Asia-Pacífico (APEC) Fue creada en Camberra en noviembre de 1989; constituye el proceso de integración de la región, que se inicia y se desarrolla como consecuencia de una activa interacción entre las fuerzas empresariales del área, coordinadas de manera formalmente flexible, pero culturalmente estrecha, con los respectivos organismos oficiales e Instituciones académicas. En la actualidad el APEC está conformado por: Australia, Brunei, Canadá, Chile, China, Estados Unidos de América, Indonesia, Filipinas, Japón, República de Corea, Malasia, México, Nueva Zelanda, Nueva Guinea, Perú, Rusia, Singapur, Thailandia y Vietman. Es una entidad económica regional en formación, con importantes corrientes comerciales y de inversión. Comunidad Andina Es una organización subregional con personería jurídica internacional constituida por Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela; está compuesta por los órganos e instituciones del Sistema Andino de Integración. Sus principales objetivos son: promover el desarrollo equilibrado y armónico de sus países miembros en condiciones de equidad, acelerar el crecimiento por medio de la integración y la cooperación económica y social, impulsar la participación en el proceso de integración regional, con miras a la formación gradual de un mercado común latinoamericano y procurar un mejoramiento persistente en el nivel de vida de sus habitantes. El Sistema Andino de Integración (SAI) es el conjunto de órganos e instituciones que trabajan estrechamente vinculados entre sí y cuyas acciones están 158
encaminadas a lograr los mismos objetivos: profundizar la integración subregional andina, promover su proyección externa y robustecer las acciones relacionadas con el proceso. Los órganos son: el Consejo Presidencial Andino, El Consejo de Ministros de Relaciones Exteriores, La Comisión, La Secretaría General, El Parlamento Andino y el Tribunal Andino de Justicia. Entre las principales instituciones tenemos: El Consejo Consultivo Empresarial Andino, La Corporación Andina de Fomento, El Fondo Latinoamericano de Reservas y El Consejo Consultivo Laboral. Comunidad del Caribe (CARICOM) El 4 de julio de 1973 se suscribió el Tratado de Chaguaramas, mediante el cual se creó el Mercado Común del Caribe. Actualmente está conformado por: Antigua y Barbuda, Bahamas, Barbados, Belice, Dominica, Granada, Guyana, Jamaica, Monserrat, Saint Kitts y Nevis (San Cristóbal y Nieves), Santa Lucía, San Vicente y Granadinas, Trinidad y Tobago y Surinam. El CARICOM tiene suscritos acuerdos bilaterales tanto con Venezuela como con Colombia. Conferencia de las Naciones Unidas Sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD) Fue creada en 1964 como entidad intergubernamental permanente, es el principal órgano de la Asamblea General de las Naciones Unidas en la esfera del comercio y el desarrollo. Es el elemento central dentro de las Naciones Unidas para el tratamiento integrado de cuestiones del desarrollo y otros asuntos conexos en los sectores del comercio, las finanzas, la tecnología, la inversión y el desarrollo sostenible. Sus objetivos principales son: a) aumentar al máximo las oportunidades de comercio, inversión y progreso de los países en desarrollo y ayudarles a hacer frente a los retos derivados de la mundialización y a integrarse en la economía mundial en condiciones equitativas. La UNCTAD persigue sus objetivos mediante la investigación y el análisis de políticas económicas y de desarrollo, las deliberaciones intergubernamentales, la cooperación técnica y la interacción con la sociedad civil y el mundo de la economía. Actualmente tiene 188 Estados miembros. Muchas organizaciones intergubernamentales y no gubernamentales están reconocidas como entidades consultivas y participan en sus trabajos. Está situada en Ginebra (Suiza), sus 394 funcionarios forman parte de la Secretaría de las Naciones Unidas. Consejo de Cooperación Aduanera (CCA) Organismo de carácter internacional auspiciador de normativas y disposiciones en materia de comercio exterior. Ha jugado un papel muy importante en la racionalización y armonización de los datos de la documentación del comercio exterior; en la armonización de la designación y la codificación de los países, de las unidades, de cantidades, de los modos de transporte, entre otros. Hoy en día se le conoce como Organización Mundial de Aduanas (OMA). Convenio de Kyoto 159
Se llama así al "Convenio Internacional para la Simplificación y Armonización de los Regímenes Aduaneros" y sus anexos, relativos a cada régimen aduanero; firmado en Japón el 18 de mayo de 1973. Este convenio fue elaborado por el Consejo de Cooperación Aduanera (CCA) con el objeto de facilitar el desarrollo del comercio internacional mediante normas y prácticas recomendadas sobre los diferentes regímenes y procedimientos aduaneros, para orientación y modelo a las aduanas del mundo. Venezuela no forma parte del Convenio de Kyoto, sin embargo, nuestra legislación recoge ciertas disposiciones y recomendaciones inspiradas en sus anexos. GATT: Siglas que significan en in glés General Agreement on Tariffs and Trade. El GATT fue el sistema que encarnó el Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio, creado en 1947 como organismo asesor de las Naciones Unidas, para el análisis de los problemas prácticos que a nivel mundial planteó la comercialización de productos, no sólo a nivel de las tarifas que se relacionan con el aspecto económico fiscal, sino todas las implicaciones prácticas del comercio internacional de productos y servicios. Agrupaba a más de cien países, entre ellos Venezuela, quien ingresó de pleno derecho en el año 1990. El Acuerdo desarrollo varias Rondas, entre las que se destacan las de Tokio y Uruguay. En 1994 mediante el Acuerdo de Marrakech se estableció la Organización Mundial del Comercio (OMC), la cual sustituye al GATT. Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) Fue creado en 1964 por acuerdo suscrito entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Gobierno de la República Argentina. Desde el punto de vista institucional el INTAL forma parte del Departamento de Integración y Programas Regionales del BID. A lo largo de más de 30 años ha desarrollado tareas de investigación, cooperación técnica a gobiernos e instituciones en los ámbitos académico y empresarial y capacitación en apoyo a los procesos de integración y cooperación regionales. Mercado Común Centroamericano (MCC) o (MCCA) El Tratado General de Integración Económica Centroamericana, firmado en Managua el 13 de diciembre de 1960, por El Salvador, Guatemala, Honduras y Nicaragua, y por Costa Rica el 23 de julio de 1962, ha servido para sentar las bases de este mercado común. Panamá no es miembro del MCC pero participa en varios de sus organismos técnicos. Los organismos que llevan a cabo los programas de integración económica en la América Central son: El Consejo Económico Centroamericano, El Consejo Ejecutivo y La Secretaría Permanente del Tratado (SIECA).
Mercado Común del Sur (MERCOSUR) 160
Es una Unión Aduanera conformada por la República de Argentina, la República Federativa del Brasil, la República del Paraguay y la República Oriental del Uruguay; cuenta con Estados asociados como lo son Chile y Bolivia, con quienes ha establecido acuerdos comerciales. Los miembros, firmaron el 26 de marzo de 1991, el Tratado de Asunción constituyendo el Mercado Común del Sur (MERCOSUR), considerando que la ampliación de las dimensiones de sus mercados nacionales, a través de la integración, constituía condición fundamental para acelerar sus procesos de desarrollo económico con justicia social. Ese objetivo debía ser alcanzado mediante el más eficaz aprovechamiento de los recursos disponibles, la preservación del medio ambiente, el mejoramiento de las interconexiones físicas, la coordinación de las políticas macroeconómicas y la complementación de los diferentes sectores de la economía. Los órganos con capacidad decisoria son el Consejo del Mercado Común, el Grupo Mercado Común y la Comisión de Comercio del MERCOSUR. El Consejo de l Mercado Común dicta Decisiones; el Grupo Mercado Común aprueba Resoluciones y la Comisión de Comercio del MERCOSUR se pronuncia por Directivas. Otros órganos son la Comisión Parlamentaria Conjunta, el Foro Consultivo Económico y Social y la Secretaría Administrativa del MERCOSUR. Organización Mundial de Aduanas (OMA) Ver Consejo de Cooperación Aduanera (CCA). Organización Mundial del Comercio (OMC) Como sucesora del Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (GATT), la OMC, es el resultado del proceso de negociaciones surgidas en la Ronda de Uruguay concluida en 1994 con el Acuerdo de Marrakech. La OMC, constituirá el marco constitucional común para el desarrollo de las relaciones comerciales entre sus miembros en los asuntos relacionados con los acuerdos e instrumentos jurídicos conexos incluidos en los anexos del Acuerdo de Marrakech. Entre sus principales objetivos: a) Establecerse como un foro que Administrará la normativa multilateral de los intercambios comerciales de bienes y servicios; b) Mejorar el acceso a los mercados; c) Disciplinar el comercio desleal con respecto a las Exportaciones, evitando el flujo artificial de las exportaciones falsas; y, d) Establecer un Procedimiento de solución de diferencias que garantice la necesidad de obtener el reconocimiento de los derechos negociados y del cumplimiento de obligaciones asumidas con anterioridad. Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLC) Es el Acuerdo de libre comercio de América del Norte, suscrito entre Estados Unidos, Canadá y México. El Acuerdo fue suscrito el 17 de diciembre de 1992 y suplementado en 1993 con la negociación de Acuerdos Colaterales sobre normas laborales, de medio ambiente y cláusulas de salvaguardia. El TLC y los acuerdos colaterales entraron en vigencia el 1 de enero de 1994. El TLC es un acuerdo de libre comercio de amplio alcance, que además de establecer un calendario de 5 a 10 años para la eliminación de barreras arancelarias a la mayoría de los bienes, alcanza el 161
comercio de servicios, contempla la protección de las inversiones y la propiedad intelectual y contiene reglas sobre compras gubernamentales. Sus siglas en inglés NAFTA (North American Free Trade Agreement). Unión Europea (UE) Al considerar el desenvolvimiento cronológico de la integración europea, debe concederse prioridad a la Comunidad Europea del Carbón y del Acero (CECA) o (ECSC), la cual se estableció por el Tratado de París, el 18 de abril de 1951, para armonizar las políticas de producción y crear un mercado común para el carbón, el hierro y el acero. El 01 de julio de 1967, la CECA se integró a la Comunidad Económica Europea, creada por el Tratado de Roma, en el año 1957, con el objetivo de formar una amplia zona de política económica constituyendo una poderosa unidad de producción y permitiendo una expansión continua, una estabilidad mayor, y una elevación adecuada del nivel de vida y desarrollo armónico de las relaciones entre los miembros. En noviembre de 1993, tras la ratificación del Tratado de Maastrich, nace la Unión Europea, sustituyendo a la Comunidad Económica Europea. La Unión es el resultado de un proceso de cooperación e integración que se inició en 1951 entre seis países: Bélgica, Alemania, Francia, Italia, Luxemburgo y los Países Bajos. Tras casi cincuenta años y cuatro tandas de adhesión -1973: Dinamarca, Irlanda y Reino Unido; 1981: Grecia; 1986: España y Portugal; 1995: Austria, Finlandia y Suecia, cuenta hoy con quince Estados miembros y se prepara para su quinta ampliación, esta vez hacia la Europa Oriental y del Sur. La Unión Europea tiene como misión organizar de forma coherente y solidaria las relaciones entre los Estados miembros y sus ciudadanos. Se persiguen objetivos esenciales: a) el impulso del progreso económico y social; b) la afirmación de la identidad europea en la escena internacional; c) la implantación de una ciudadanía europea; d) el desarrollo de un espacio de libertad, seguridad y justicia; e) el mantenimiento y desarrollo del acervo comunitario. El funcionamiento de la Unión Europea recae en cinco instituciones: el Parlamento Europeo (elegido por los ciudadanos de los Estados miembros), el Consejo (que representa a los gobiernos de los Estados miembros), la Comisión (órgano ejecutivo que ostenta el derecho de iniciativa legislativa), el Tribunal de Justicia (que garantiza el cumplimiento de la legislación), el Tribunal de Cuentas (responsable del control de las cuentas). 7.2 NEGOCIACIÓN INTERNACIONAL La negociación empieza con una eficaz preparación, incluido el establecer objetivos realistas y alcanzables y determinar la mejor estrategia posible a ser usada. Llevar a cabo la negociación en si misma incluye el arte de la escucha activa y la pregunta, y usar tácticas y técnicas de persuasión adecuadas.
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Las metodologías establecidas por el derecho internacional para la solución de conflictos abarcan pasos tales como: 1) Negociación directa entre las partes. En este caso se trata de una situación de diferendo en el que no hubo ruptura entre las partes. Ellas buscarán mecanismos para la resolución de sus conflictos de manera directa. En el caso de que haya habido ruptura de relaciones se procede a la vía diplomática, en la que intervienen terceros: 2) Buenos oficios, orientado a restablecer las relaciones entre las partes y buscar formas de resolución del diferendo. 3) La investigación. Se trata de la constatación de los hechos generadores del conflicto. 4) La mediación, en la que un tercero acerca a las partes alternativas de resolución del conflicto, siguiendo la documentación e información que cada parte aporta. 5) La conciliación, que comprende alternativas relacionadas a la mediación (4) y a la investigación. Pasadas estas situaciones, la resolución pacífica de conflictos se realizará por métodos jurisdiccionales, a través de la intervención de "jueces": 6) El arbitraje, es un método de solución jurisdiccional. 7.2.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA NEGOCIACIÓN Un profesional de compras, debe tener una cualidad muy importante que lo distinga entre los demás empleados, esta es, la habilidad para analizar los precios, con el propósito de tomar decisiones adecuadas, además de lograr los mejores arreglos con los proveedores. La negociación, se debe considerar como el arte de lograr ventajas que no sólo beneficien a una parte, sino que sean equitativas tanto para el proveedor como para el comprador, sin que esto cree fricciones o rivalidades entre ellos. Cuando un comprador se abstiene de negociar los precios cotizados por el proveedor, se deduce que está aceptando dichos precios como los mejores del mercado y que satisfacen sus expectativas, así como las de la empresa para la cual trabaja. No debemos olvidar que la responsabilidad del comprador es, lograr el ahorro máximo para su empresa, sin que ello perjudique la calidad de los productos, materiales o servicios que éste compre. Por lo anterior, el comprador se debe preparar para realizar una negociación, estableciendo respuestas a las siguientes preguntas: 163
1. ¿Cuáles son mis objetivos? 2. ¿Cuál será la actitud probable del vendedor? 3. ¿Qué concesiones estoy dispuesto a hacer? 4. ¿Cuáles son lo hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse en este artículo? También deberá establecer una agenda con los puntos a tratar, participantes, fecha y lugar de realización. Cuando haya iniciado la negociación, no adopte una postura ofensiva, si es necesario recurra a concesiones recíprocas, y cuando logre un objetivo cambie inmediatamente de tema. 7.2.2 ELEMENTOS DE LA NEGOCIACIÓN
Tener claros los objetivos que se persiguen en la negociación. Saber preparar y planificar la negociación. Conocimiento de la materia sobre la que se negocia. Capacidad para desarrollar relaciones con personas de otra parte. Saber escuchar y valorar la información que transmite la otra parte. Soportar bien la ambigüedad e incertidumbre generada por la otra parte. Ser paciente durante todo el proceso de negociación. Conocer el proceso de roma de decisiones en cada país. Conocer las costumbres y usos sociales de los países que se visitan, 7.3 CONTRATOS INTERNACIONALES
El contrato especifica las obligaciones principales de comprador y vendedor, y determina el contexto total bajo el cual la relación de negocios se llevará a cabo. Es importante entender cuáles términos se relacionan con el tipo de relación contractual deseada, y cómo tratar con temas relaciones con la aplicación de la ley, el incumplimiento contractual y la solución de disputas. La Convención de México (1994), es una de las fuentes más importantes para la interpretación de los contratos comerciales internacionales. Para efectos de este ensayo, los logros de la Convención, se pueden resumir en: Se consagra la autonomía de la voluntad como principio rector para la determinación del Derecho aplicable a los contratos internacionales, Como conexión subsidiaria, para el caso de que las partes no hubieran elegido el Derecho aplicable o si su elección resultase ineficaz, el contrato se regirá por el derecho del Estado con el cual tenga los vínculos más estrechos, Dispone que el Tribunal tomará en cuenta todos los principios generales del Derecho comercial internacional y, 164
Se aplicarán cuando corresponda, las normas, las costumbres y los principios del Derecho comercial internacional, así como los usos y prácticas comerciales de general aceptación con la finalidad de realizar las exigencias impuestas por la justicia y la equidad en la solución del caso. 1 El reconocimiento que se hace en esta convención a los principios generales del Derecho comercial internacional, aceptados por los organismos internacionales no gubernamentales, impulsa a los árbitros a recurrir a las reglas de interpretación e integración establecidas en los Principios UNIDROIT, por lo que se harán las referencias que se estiman necesarias para este análisis, en el siguiente apartado. Interpretación de los contratos En sentido estricto, es decir, para determinar el significado que deba dárseles a los términos que resulten poco claros, los Principios UNIDROIT establecen los criterios siguientes: Prevalecerá la intención común de las partes , para determinar el significado de un elemento el contrato, en su defecto, Se interpretará conforme al significado que le habrían dado personas razonables, de la misma condición de las partes , con excepción de las cláusulas estándar, las que deben interpretarse de acuerdo a lo que establecen la mayoría de los usuarios, Las declaraciones y otros actos de una parte, se interpretarán conforme a su intención , siempre que la otra parte la haya conocido o no la haya podido ignorar (aplicable generalmente en el proceso de formación del contrato), si esto no es procedente, prevalecerá el significado que le hubiese otorgado una persona razonable de la misma condición que la otra parte, El criterio de razonabilidad, se determina considerando las circunstancias pertinentes al caso – negociaciones previas de las partes, prácticas establecidas entre ellas, actos realizados por los contratantes con posterioridad al contrato, naturaleza y finalidad del contrato, significado común que se le atribuye en el ámbito comercial a los términos y expresiones utilizadas y los usos - Artículos 4.1, 4.2 y 4.3. El contrato debe ser interpretado en su conjunto, conforme a la totalidad de sus términos, incluyendo declaraciones y expresiones utilizadas, La interpretación debe orientarse a dar un efecto a los términos del contrato, antes de privar de efectos a alguno de ellos, Si los términos dictados por una de las partes no son claros, se preferirá la interpretación que perjudique a esa parte, En caso de discrepancia en la redacción, cuando se hace en dos o más versiones de leguaje, prevalecerá la versión original. 165
7.3.1 ESTRUCTURA Y TIPOS DE CONTRATOS Contrato de compra-venta. El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transacción comercial, constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurídico de la actividad económica mundial. En el proceso de comercio internacional se realizan diversos contratos. El principal de ellos es el contrato de compraventa internacional de mercaderías. De igual manera, la comercialización de productos en un país determinado puede dar lugar a contratos de agencia, de distribución y de representación. También es posible concertar contratos de “Joint Venture” para la producción de bienes y su posterior comercialización internacional. En el caso de Bolivia, la legislación contempla este tipo de contratos. El contrato de compraventa internacional de mercaderías está regido por la Convención de las Naciones Unidas sobre Contratos de Compraventa Internacional de mercaderías, que fue aprobada y suscrita en Viena el 11 de abril de 1980. Este convenio entró en vigencia el 1 de enero de 1988. El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con relación a la compraventa de mercaderías. Por otra parte, en los contratos de compra - venta se señalan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarán las operaciones comerciales. Suministro. A los efectos de esta Ley se entenderá por contrato de suministro el que tenga por objeto la compra, el arrendamiento o la adquisición de productos o bienes muebles, salvo los relativos a propiedades incorporales y valores negociables que se regirán por la legislación patrimonial de las Administraciones Públicas aplicable a cada caso. Concesión. En reciente foro que realizara la Contraloría General que tuvo que ver con el tema de las concesiones hoy tan en boga en Colombia, una de las conclusiones a las cuales se llegó luego de una muy fecunda discusión, es que el negocio de las concesiones, lejos de ser uno de construcción, cuando de infraestructura se trata, es un negocio financiero. Los participantes que se ocuparon del asunto señalaron que el tiempo de la construcción en frente a aquel de la concesión es algo así como el 20% o 30% del total y que aquella es uno de los insumos que el concesionario propone al 166
concedente en su propuesta financiera. La ley 80 de 1993, hoy en proceso de revisión y una de las razones de ser de esta reunión convocada en buena hora por la Contraloría y por Fonade, define en su Art. 32 los contratos de concesión así: “Son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de…..o la construcción, explotación y conservación, total o parcial de una obra o bien destinados al servicio o uso público así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente De comisión. Es un contrato de mandato, sólo que con características especiales frente a los demás mandatos del derecho común, debido a la naturaleza del negocio encargado y a las partes involucradas. Por tanto la diferencia con el mandato civil radica en razones objetivas (tiene por objeto un acto u operación de comercio) y en razones subjetivas (que el comitente o el comisionista sea comerciante). De Aprovisionamiento. Se trata de contratos de compra-venta que no se agotan con el cumplimiento de una o más entregas, sino con el cumplimiento de la prestación convenida. El interés no esta dado por la cosa vendida sino por la capacidad de producción de un vendedor para asegurar una determinada cantidad de productos, para que de este modo el comprador vea abastecido su establecimiento de forma constante. La finalidad de este contrato esta dado por el compromiso de cumplir lo convenido. 7.3.2 REQUISITOS LEGALES. Principal obligación del vendedor es la entrega de la mercancía y la transmisión de la propiedad y/o dominio al comprador. Cumpliendo la mercancía con la calidad, clase, tipo, uso y especificaciones estipuladas y determinar con claridad todas sus características. Nombre y dirección de las partes. Producto, normas y características: El contrato de exportación debe especificar explícitamente el nombre del producto y sus normas técnicas, tamaños en que se provee el producto, normas y características nacionales e internacionales, su posición arancelaria, requisitos especiales del comprador, características de las muestras, envase, embalaje, etc. Cantidad: La cantidad debe redactarse en cifras y letras especificando si se trata de unidades, peso o volumen. Cuando la cantidad de los productos se mencione por peso o volumen, deberá mencionarse la unidad de que se trata. Por ejemplo: toneladas, kilogramos, etc. 167
Embalaje, etiquetado y marcas: Los requisitos referentes a embalaje, etiquetado y a las marcas varían cuando se exporta y se deberá describir claramente en el contrato. Asimismo si la mercancía estará utilizada. Ej.: en pallets, contenedores, etc. Valor total del contrato: El valor total del contrato debe mencionarse en letras y números, así como la moneda utilizada y el país al que hace referencia. Condiciones de entrega: El precio del contrato debe estar relacionado directamente con un Termino de Comercio que estipule las condiciones de entrega (preferentemente de conformidad con los Incoterms 2000) Descuentos y comisiones: El contrato deberá estipular también a cuanto se eleva el descuento o comisión, quien debe pagarlas y a quien. La base del cálculo de la comisión y el porcentaje también deben mencionarse claramente. Los descuentos y/o comisiones pueden estar o no incluidos en el precio de las exportaciones, según lo decidan conjuntamente el exportador y el importador. Impuestos, aranceles y tasas: De acuerdo a las condiciones de entrega se entiende que el precio establecido por el vendedor incluye impuestos, aranceles y tasas relativas a la exportación de la mercancía. De igual manera, las eventuales tasas del país importador corren a cargo del comprador. Lugares: Aunque el Termino de Comercio indica específicamente un solo lugar, es conveniente especificar el lugar de despacho y el lugar de entrega y de ser posible debe indicarse el lugar de toma a cargo por el transportista, el punto de embarque, el punto de desembarque y el destino de la mercancía. Periodos de entrega o de envío: Las fechas de la entrega o de envío deberán mencionarse, en lo posible específicamente o ya sea a partir de 1°) la fecha del contrato, 2°) la fecha de notificación de la emisión de una carta de crédito irrevocable o 3°) de la fecha de recepción del anuncio de la concesión de la licencia de importación por el vendedor. Asimismo debe indicarse la fecha tope para la presentación de los documentos a partir de la fecha de embarque. Envío parcial / transbordo / agrupación del envío: El contrato debe estipular explícitamente si las partes en el contrato han acordado un envío parcial o un transbordo, así como el punto de transbordo y eventualmente el número de envíos parciales concertados. Cuando se prevea enviar los bienes bajo régimen de “agrupación de envío de exportación”, esto se mencionará en el contrato. Condiciones especiales de Transporte: Si bien el Termino de Comercio acordado, puede estar relacionado con el medio de transporte, este Termino de Comercio no debe confundirse con las condiciones de la Contratación del 168
Transporte, debiendo especificarse en el contrato cualquier condición especial que sea requerida Ej.: Si el flete incluye los gastos de descarga. Condiciones especiales de Seguros: De acuerdo al Término de Comercio y en forma similar al transporte, el contrato debe estipular claramente las condiciones del seguro de la mercancía contra las pérdidas, desperfectos o destrucción que puedan ocurrir durante el transporte. El contrato debe mencionar la cobertura de riesgos, su incidencia, la moneda del seguro, la suma asegurada, etc. Documentos: Cuando se trate de otros documentos distintos a la Factura Comercial, al Documento de Transporte o al Documento de Seguro, debe estipularse en el contrato que otros documentos son necesarios y quien debe emitir estos documentos con sus especificaciones. Inspección: Aunque muchos productos están sometidos a inspecciones antes de la expedición por agencias designadas, los compradores extranjeros pueden estipular sus propias condiciones y tipo de inspección y exigir que lo efectúe otra empresa. Las partes deben establecer claramente la naturaleza y método de inspección, así como la agencia encargada de efectuar la inspección de los bienes, cuando difieran de los previstos en el control de calidad y las normas de inspección antes de la expedición, en estos casos debe aclararse en el contrato quien asumirá estos costos por inspecciones adicionales. Licencias y permisos: La obtención de una licencia para la internación de ciertos productos en el país del comprador puede ser más difícil en algunos países que en otros, por lo que las partes en el contrato deben declarar claramente si la transacción de exportación requiere o no una licencia de importación y quien debe solicitarla. Condiciones de pago: Debe indicarse si el pago es anticipado, al contado o al crédito, e incluso para aquellos casos de “al contado” si el pago se realizara al embarque o contra presentación de documentos ya sea en el país del exportador o del importador. Un solo contrato puede estipular diferentes condiciones de pago dividiendo en porcentajes la transacción. 7.4 TERMINOS COMERCIALES INTERNACIONALES (INCOTERMS). Los términos de comercio internacional, conocidos como Incoterms, fueron el primer logro en la estandarización de las prácticas de comercio internacional. Desarrollados en 1936 por la Cámara Internacional del Comercio (CCI), ayudan a clarificar los puntos básicos de una transacción comercial de carácter internacional. Además de detallar en qué punto se realiza la entrega de la mercancía y qué costes debe asumir el vendedor y cuáles el comprador, establecen los derechos y obligaciones de las partes. Existen dos grandes grupos de Incoterms: los polivalentes, que se pueden 169
utilizar para cualquier transporte, incluido el marítimo, y los exclusivamente marítimos o fluviales. No existe un Incoterm ideal para realizar una exportación, ni es aconsejable - aunque algunas empresas lo hacen - utilizar el mismo para todas las operaciones comerciales. Hay que tener en cuenta las variables que rodean a la operación: tipo de empresa, de transporte, país de destino, forma de pago, etc. Aunque su utilización no es de obligado cumplimiento y las dos partes deben de estar de acuerdo en recurrir a ellos, es aconsejable su uso, incluso para operaciones dentro de la Unión Europea, ya que marcan una pauta de actuación reconocida a escala mundial. FAS (Free Alognside Shipe). La entrega de la mercancía se realiza cuando el vendedor la coloca al costado del buque en el puerto de embarque convenido. Los costes y riesgos de pérdida o daño de la mercancía desde ese momento son por cuenta del comprador. Este Incoterm exige al vendedor despachar la mercancía en aduana para la exportación FOB (Free en Board). El vendedor tiene la obligación de cargar la mercancía a bordo del buque en el puerto de embarque especificado en el contrato de venta. El comprador selecciona el buque y paga el flete marítimo. La transferencia de riesgos y gastos se produce cuando la mercancía rebasa la borda del buque. El vendedor se encarga de los trámites para la exportación. CFR (Cost and Freight). El vendedor paga los gastos de transporte y otros necesarios para que la mercancía llegue al puerto convenido, pero el riesgo de pérdida o daño de la mercancía se transmite de vendedor a comprador una vez haya sido entregada ésta a bordo del buque en el puerto de embarque y haya traspasado la borda del mismo. Exige que el vendedor despache la mercancía de exportación. El comprador se encarga del seguro. CIF (Cost Insurance and Freight). El vendedor tiene las mismas obligaciones que bajo la modalidad CFR, si bien, además, ha de contratar y pagar la prima del seguro marítimo de cobertura de la pérdida o daño de la mercancía durante el transporte. Se ocupará además del despacho de la mercancía en aduana para la exportación. DES (Delivered ex Ship). El vendedor deposita la mercancía a disposición del comprador a bordo del buque, en el puerto de destino convenido, sin llegar a despacharla en aduana para la importación. El vendedor asume los costes y riesgos de transportar la mercancía 170
hasta el puerto de destino, pero no de la descarga. Sólo se usa cuando el transporte es por mar. DES (Delivered ex Ship). El vendedor deposita la mercancía a disposición del comprador a bordo del buque, en el puerto de destino convenido, sin llegar a despacharla en aduana para la importación. El vendedor asume los costes y riesgos de transportar la mercancía hasta el puerto de destino, pero no de la descarga. Sólo se usa cuando el transporte es por mar. DAF (Delivered at Frontier). El vendedor cumple su obligación, cuando, una vez despachada la mercancía en la aduana para la exportación la entrega en el punto y lugar convenidos de la frontera, antes de rebasar la aduana fronteriza del país colindante y sin responsabilidad de descargarla. Es de vital importancia que sea definido con precisión el término frontera. EXW (Ex Works). El vendedor está obligado a poner la mercancía a disposición del comprador en un establecimiento o lugar convenido (fábrica, taller, almacén, etc.), sin despacharla para la exportación ni efectuar la carga en el vehículo receptor. FCA (Free Carrier). El vendedor entrega la mercancía y la despacha para la exportación al transportista nombrado por el comprador en el lugar convenido. El lugar de entrega elegido determina las obligaciones de carga y descarga de la mercancía en ese lugar. CPT (Carriage Paid To). El vendedor contrata y paga el flete de transporte de la mercancía hasta el lugar de destino convenido. El riesgo de pérdida o daño se transfiere del vendedor al comprador cuando la mercancía ha sido entregada a la custodia del primer transportista designado por el vendedor, caso de existir varios. El despacho en aduana de exportación lo realiza el vendedor. CIP (Carriage and Insurance Paid To). Este término obliga al vendedor de igual forma que el CPT y además debe contratar el seguro y pagar la prima correspondiente para cubrir la pérdida o daño de la mercancía durante el transporte, si bien, solo está obligado a contratar un seguro con cobertura mínima. DDU (Delivered Duty Unpaid).
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El vendedor entrega la mercancía al comprador en el lugar convenido del país del comprador, no despachada para la aduana de importación y no descargada de los medios de transporte. El vendedor debe asumir todos los gastos y riesgos relacionados con llevar la mercancía hasta el lugar convenido. El comprador ha de pagar todos los gastos adicionales y soportar los riesgos en caso de no poder despachar la mercancía en aduana para su importación a su debido tiempo. El término DDU puede utilizarse en cualquier medio de transporte. DDP (Delivered Duty Paid). El vendedor realiza la entrega de la mercancía al comprador, despachada para la importación, pero no descargada de los medios de transporte a su llegada al lugar convenido del país de destino. El vendedor asume todos los gastos y riesgos, incluidos derechos, impuestos y otras cargas por llevar la mercancía hasta aquel lugar, una vez despachada en aduana para la importación.
7.5 FORMAS DE PAGO. ¿Qué es una Transferencia de Fondos, qué modalidades existen y cómo se tramita? Son las órdenes de pago que emite un banco a solicitud de un cliente para pagar a un beneficiario que se encuentra en otro país. Estas operaciones son aceptadas en todo el mundo, favorecen las transacciones entre compradores y vendedores de distinta nacionalidad, idioma, ley, uso y costumbre. Dentro de las transferencias de fondos se pueden determinar dos tipos: Transferencias de fondos emitidas al exterior Transferencias de fondos recibidas del exterior En lo referente a los datos que debe contener una orden de pago, es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Transferencia de fondos enviadas al exterior Del Solicitante: Nombres y Apellidos o Razón Social, dirección, teléfono, número de cuenta a debitar y opcionalmente el concepto de pago. Del Banco Pagador: Nombre, dirección, ciudad, estado, país.
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Para transferencias a USA, es recomendable indicar el número de ABA, código numérico que consta de 9 dígitos (Fedwire Routing Number) del banco del beneficiario y la dirección completa del mismo (ciudad, estado y país). Para transferencias al Resto del Mundo, es recomendable indicar el código SWIFT, código alfanumérico que consta de 8 u 11 caracteres, del banco del beneficiario y la dirección completa del mismo (ciudad, estado, país). Existen otros códigos de compensación dependiendo del destino de la transferencia tales como: EE.UU - CHIPS (6 dígitos) Gran Bretaña, Great Britain SC - Sort Code (6 dígitos) Alemania/German BLZ - Bankleitzahl (8 dígitos) Canadá – CA, Canadian Payments Asociación (9 dígitos) De ser estos códigos de su conocimiento es recomendable consignarlos en la oportunidad de su solicitud. Del Beneficiario: Nombres y Apellidos o Razón Social, importe y moneda, número de cuenta en el banco pagador (si la tuviese), donde el beneficiario recibirá los fondos, país de destino, dirección y teléfono. Del Banco Intermediario (opcional): Nombre, dirección, ciudad, estado, país, ABA (opcional) o SWIFT (opcional) y el número de cuenta del banco pagador en el banco intermediario.
Transferencias de fondos recibidas del exterior De instruir el beneficiario peruano la transferencia a su favor, deberá recomendar al ordenante en el exterior tener en cuenta lo siguiente: El mensaje que el banco del exterior envía al banco local deberá contener claramente y en forma completa el número de cuenta en la cual se abonarán los fondos. En el Banco de Crédito las Ctas. Ctes. y Maestras constan de 13 dígitos y las Cuentas de Ahorros de 14. De indicarse el número de Tarjeta Credimás, considerar que dicha numeración consta de 16 dígitos. El nombre del beneficiario en el mensaje deberá coincidir con el nombre del titular de la cuenta indicada en el mensaje de transferencia. En caso de que el beneficiario de los fondos no tenga cuenta se deberá indicar el nombre completo y dirección así como el número de documentos. 7.5.1 ELEMENTOS ¿Por qué utilizar una carta de Crédito? 173
Porque favorece las transacciones entre compradores y vendedores, ya que es un instrumento que protege a las partes involucradas de las dificultades que podrían surgir por los distintos usos comerciales. Es recomendable el uso de la carta de crédito por las consideraciones que a continuación detallamos: El vendedor no conoce al comprador No tiene confianza en el comprador La situación política y económica del país del comprador, es inestable. A pesar de tener confianza en el comprador, la importancia de la operación amerita solicitar una garantía mayor por el buen fin de la transacción que, en caso de no concluirse, podría poner en riesgo los intereses de la empresa. La mercadería contratada tiene características particulares como calidad y/o cantidad (por ejemplo la entrega completa de maquinaria para equipar una planta) y por lo tanto no puede correr el riesgo que el comprador no cumpla con el contrato, por lo que estaría imposibilitado de colocar la mercadería en el mercado en condiciones aceptables. Protege al comprador cuando éste requiere que la mercadería sea materia de verificaciones efectuadas por terceros, ya que le facilita exigir la entrega de las certificaciones respectivas. En otros casos, de acuerdo a las leyes de algunos países, es obligatorio el uso e cartas de crédito para perfeccionar las operaciones de compra – venta.
7.5.2 MEDIOS DE PAGO SIMPLES Los Medios de Pago; todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operación. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no sólo por ser la forma como se realiza la transacción, sino porque dan origen al financiamiento. Los principales medios internacionales de pago son los siguientes: 1. Pago Anticipado; éste consiste en que el importador, antes del embarque, sitúa en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envío de las mercancías o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el único proveedor del producto de la tecnología. 2. Pago Directo; éste se constituye cuando el importador efectúa el pago directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efectúe este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago más comunes 174
para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignación. El pago directo representa una cierta forma de anticipación con la variante de que quien recibe toda la ventaja es el comprador, quedando el vendedor en absoluta inferioridad, pues debe enviar las mercancías y esperar el pago hasta que estas hayan llegado a destino. Puede suceder que el importador retire las mercancías y demore deliberada e indebidamente el pago, o que finalmente no lo realice, con graves pérdidas para el exportador quien, en el mejor de los casos tendrá que hacer regresar los bienes a su destino, asumiendo costos no previstos, con lo cual habrá sufrido una pérdida efectiva. En esta modalidad no existen garantías, la intervención de un banco queda limitada a facilitar un giro bajo instrucciones del cliente. 3. Cobranzas Documentarias; éstas se definen como el manejo por los bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; según las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptación de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco para que éste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo pago y/o aceptación. La Cobranza Documentaria representa menos riesgos que el pago directo y el anticipado ya que en esta modalidad intervienen uno o más bancos, pero dicha intervención no constituye una garantía en el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de compra-venta acordado entre las partes.
7.5.3 MEDIOS DE PAGO DOCUMENTARIOS Un Crédito Documentario (CD, Letter of Credit -L/C-) es un convenio en virtud del cual un Banco, actuando a petición de un importador y de conformidad con sus instrucciones, se compromete a efectuar un pago a un exportador contra presentación de una serie de documentos exigidos dentro de un tiempo límite especificado, siempre y cuando se hayan cumplido los términos y las condiciones del crédito. El Crédito Documentario es más favorable al exportador que al importador. Es un instrumento diseñado para proteger al exportador. En esta parte se practicará con diferentes casos reales sobre créditos documentarios, analizando SWIFTs, condiciones, documentos, etc. Los créditos documentarios están regulados por la Cámara de Comercio Internacional (CCI) a través de los Usos y Reglas Uniformes Relativas a los Créditos Documentarios (URU). La última revisión de dichas reglas se recogen en la publicación 500 de la CCI. En un Crédito Documentario, el Banco del importador se compromete previamente (por cuenta del importador) a atender el pago de la operación, es decir, el Banco del Importador avala el pago (a la vista o a plazo) y además este aval se establece con 175
anterioridad al envío de la mercancía y de los documentos. Hay que señalar que los Bancos nunca trabajan con mercancías, siempre lo hacen con documentos. Si los documentos no cumplen estrictamente los términos y condiciones establecidas las condiciones del crédito, entonces hablaremos de reservas. Existen diferentes tipos de cartas de crédito, las cuales pueden ser:
Revocable Irrevocable Avisada (sin confirmar) Confirmada Transferible Con Cláusula Roja Con Cláusula Verde
Es importante resaltar que la Carta de Crédito es un medio de pago que facilita tanto al comprador como al vendedor la obtención de financiamientos tales como: Crédito del proveedor, crédito del banco emisor, financiamiento pre y post embarque para el vendedor, compra de documentos.
¿Cuáles son los tipos de cartas de Crédito? Describimos brevemente algunos tipos de cartas de crédito: Revocable o irrevocable Revocable El uso de este tipo de carta de crédito es poco frecuente, ya que no otorga seguridad al beneficiario (vendedor) , debido a que puede ser revocada o anulada en cualquier momento, así como también puede ser modificada sin necesidad de acuerdo del beneficiario, salvo que éste haya entregado al Banco los documentos de embarque en orden, según los términos de la carta de crédito, antes de haberse producido modificación alguna. Irrevocable Este tipo de carta de crédito constituye la modalidad más usada, ya que ofrece garantía al beneficiario (vendedor). Es un compromiso de pago en firme por parte del 176
Banco Emisor, el cual no puede ser modificado ni revocado sin contar previamente con el consentimiento del beneficiario. Cualquier modificación respecto a las condiciones de la carta de crédito original para que tenga validez, necesita del acuerdo de las partes involucradas, en caso contrario no se tomará en cuenta. Avisada (sin confirmar) o confirmada Avisada Es emitida por el banco del ordenante (comprador) en el extranjero, quien designa en el país del vendedor a otro banco intermediario para efectuar la notificación y entrega de la carta de crédito al beneficiario. El banco emisor se compromete irrevocablemente a pagar al beneficiario (vendedor), siempre y cuando éste último cumpla con todos los términos y condiciones. El Banco avisador no está obligado a pagar ni a asumir compromiso de pago alguno, ya que el único obligado es el banco emisor. El vendedor asume el riesgo banco emisor y el riesgo país del comprador. Confirmada Es el medio de pago que ofrece mayor seguridad al beneficiario (vendedor). Este tipo de carta de crédito es emitida por el Banco del comprador en el extranjero y es confirmada generalmente por un Banco en el país del vendedor. El vendedor tiene, adicionalmente a la garantía que otorga el Banco Emisor, el compromiso formal del Banco Confirmador de pagar o negociar o asumir compromiso de pago a plazo o aceptar letras a término, según sea el caso, siempre y cuando los términos y condiciones de la carta de crédito se cumplan. En ese sentido, el vendedor elimina los riesgos comprador y país del comprador. Transferible Este tipo de carta de crédito se configura mediante la inclusión de una cláusula adicional específica, en base a la cual se establece que la misma puede transferirse parcial o totalmente, (dependiendo de si los embarques parciales estén permitidos o no) a favor de otro, que en muchos casos es el productor de la mercadería. El beneficiario puede solicitar transferencias a favor de segundos beneficiarios hasta por el valor total de la carta de crédito original, las mismas que sólo pueden ser efectuadas por el Banco Confirmador, si lo hubiere, o por el Banco expresamente designado para tal fin. 177
Solamente se puede transferir una carta de crédito en los mismos términos y condiciones señalados en el texto original, con la excepción de: El importe de la carta de crédito, que puede reducirse, Cualquier precio unitario indicado en el mismo, que igualmente puede reducirse, La fecha de vencimiento, la última fecha de presentación de los documentos y el plazo de embarque, los mismos que pueden adelantarse, El porcentaje por el cual se debe efectuar la cobertura del seguro, que puede aumentarse hasta el monto de cobertura estipulado en la carta de crédito original, Documentos originales que pueden ser requeridos. Un segundo beneficiario no tendrá derecho a solicitar transferencia a favor de un tercer beneficiario. El primer beneficiario de ser el caso podrá sustituir sus propias facturas a cambio de las del segundo beneficiario, por importes que no excedan el valor y precios unitarios de la carta de crédito original. Con cláusula roja (red causé) La inclusión de esta cláusula en la carta de crédito prevé pagos anticipados al beneficiario (exportador) por una parte o el valor total de la carta de crédito antes de que la mercadería sea embarcada. El pago se realiza contra la presentación de un simple recibo. Por su naturaleza muy especial las cartas de crédito con esta cláusula, generalmente se utilizan cuando hay una estrecha relación de negocios entre el importador y el exportador, ya que existe el riesgo de que el exportador pueda girar un anticipo y no embarcar la mercadería vendedor. El vendedor tiene, adicionalmente a la garantía que otorga el Banco Emisor, el compromiso formal del Banco Confirmador de pagar o negociar o asumir compromiso de pago a plazo o aceptar letras a término, según sea el caso, siempre y cuando los términos y condiciones de la carta de crédito se cumplan. En ese sentido, el vendedor elimina los riesgos comprador y país del comprador. Transferible Este tipo de carta de crédito se configura mediante la inclusión de una cláusula adicional específica, en base a la cual se establece que la misma puede transferirse parcial o totalmente, (dependiendo de si los embarques parciales estén permitidos o no) a favor de otro, que en muchos casos es el productor de la mercadería.
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El beneficiario puede solicitar transferencias a favor de segundos beneficiarios hasta por el valor total de la carta de crédito original, las mismas que sólo pueden ser efectuadas por el Banco Confirmador, si lo hubiere, o por el Banco expresamente designado para tal fin. Solamente se puede transferir una carta de crédito en los mismos términos y condiciones señalados en el texto original, con la excepción de: El importe de la carta de crédito, que puede reducirse, Cualquier precio unitario indicado en el mismo, que igualmente puede reducirse, La fecha de vencimiento, la última fecha de presentación de los documentos y el plazo de embarque, los mismos que pueden adelantarse, El porcentaje por el cual se debe efectuar la cobertura del seguro, que puede aumentarse hasta el monto de cobertura estipulado en la carta de crédito original, Documentos originales que pueden ser requeridos. Un segundo beneficiario no tendrá derecho a solicitar transferencia a favor de un tercer beneficiario. El primer beneficiario de ser el caso podrá sustituir sus propias facturas a cambio de las del segundo beneficiario, por importes que no excedan el valor y precios unitarios de la carta de crédito original.
Con cláusula verde (green cause) Tiene los mismos alcances de la cláusula roja, excepto que bajo la carta de crédito emitida con cláusula verde el pago anticipado es efectuado contra presentación de un certificado de depósito o warrant, que asegure que la mercancía (total o parcial) está a disposición del ordenante (comprador).Esta cláusula tiene un menor riesgo para el comprador. 7.5.4 OTROS TIPOS DE PAGO ¿Qué formas de financiamiento se podrían utilizar en las operaciones de Comercio Exterior? Podemos encontrar una variedad de formas de financiar las operaciones desde distintos momentos, dependiendo del ciclo productivo, los cuales pueden ser desde la ejecución de un proyecto, adquisición de envases, contratación de fletes, 179
almacenamiento de mercadería (warrant) , formación de stock, pre y post embarque, o simplemente la venta de sus pasivos. Dentro de las negociaciones se van generando distintas posibilidades de financiamiento entre comprador y vendedor, los cuales en algunos casos como veremos mas adelante, no son otorgados en forma directa por los bancos, es por esto que vamos a detallar brevemente las variadas formas de financiamiento que se pueden concertar tanto en forma directa, como algunos que son otorgados por los bancos: Financiamiento directo del comprador Por lo general cuando un exportador (vendedor) no cuenta con línea de financiamiento en un banco o su línea se encuentra totalmente utilizada, puede recurrir a esta modalidad que se da a través de las cartas de crédito y pueden ser: Cláusula Roja: Adelanto que se otorga amparado en la L/C y se desembolsa contra la presentación de un simple recibo emitido por el beneficiario. Cláusula Verde : Adelanto que se otorga amparado en la L/C y se desembolsa contra la presentación de un simple recibo emitido por el beneficiario y además contra la presentación del Certificado de Depósito o Warrant, en donde se evidencia que la totalidad o parte de la mercadería se encuentra almacenada como garantía.
Financiamiento directo del vendedor En este caso, el exportador (vendedor) de acuerdo a la ley de la oferta y la demanda del mercado internacional, se ve obligado a ofertar sus productos otorgando financiamientos directos a sus compradores a través de alguna de las modalidades de pago internacional, es decir bajo ventas a crédito, las cuales pueden ser: Cobranza Documentaria de aceptación Cobranza Documentaria Avalada Carta de Crédito de aceptación o de pago diferido Financiamientos que se pueden dar en una Carta de Crédito Adicionalmente dentro de una Carta de Crédito se pueden encontrar varias formas de financiar las operaciones de compra de mercadería, tales como:
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Cartas de Crédito Transferibles: Mediante esta modalidad un intermediario podrá transferir al productor la L/C por un valor determinado, pudiendo posteriormente reemplazar la factura Comercial, cobrando el diferencial de la venta a su favor. Contra Crédito: bajo esta forma se podrá emitir una nueva L/C a favor de otra parte tomando como garantía la misma L/C recibida del comprador. Cesión del Producto del Crédito: Se realiza mediante una "Carta Compromiso" que emiten los bancos, en donde se ceden los derechos de cobro del importe de la L/C a favor de un tercero. Bajo esta modalidad se podrá garantizar el pago de fletes, gastos de agencias de aduana, servicios de supervisión, servicios de mensajería internacional / courier, etc. Del Sistema Financiero Financiamiento de Exportación: Esta modalidad financia las ventas internacionales (post-embarque) o formación de stoks para la venta internacional (pre-embarque), Financiamiento de Importaciones: Modalidad de financiamiento de compras internacionales. Para ambos casos, se financia hasta el 100% de la importación / exportación. En este caso, debe evidenciarse la existencia de la transacción comercial entre el comprador y vendedor, ya sea a través de una Cobranza o Carta de Crédito. Factoring (Compra de documentos de exportación) : Modalidad de inversión en valores mediante la cual un cliente exportador nos cede los derechos de sus efectos por cobrar con el exterior, contra pago bajo la par a un precio convenido. Esta modalidad es Sin Recursos, por lo que deberá estar sustentada en Carta de Crédito con negociación de documentos de embarque limpios. No afecta la disponibilidad de las líneas de crédito que el cliente mantenga con el banco para el financiamiento de sus exportaciones. Además se aplica básicamente a operaciones de corto plazo. Financiamiento a Mediano Plazo El Banco de Crédito cuenta con diversas Líneas de Financiamiento a Mediano y Largo plazo, ofrecidas por bancos corresponsales a nivel mundial, que nos permiten atender los requerimientos de financiamiento de las empresas en el Perú. Líneas de Bancos comerciales: Líneas de financiamiento con plazo de hasta 3 años, que financian las operaciones relacionadas al comercio exterior. Líneas de Crédito con cobertura de una Agencia de Crédito: 181
Son líneas ofrecidas en su mayoría a través de bancos comerciales, que financian la importación de bienes de capital, donde la aseguradora asume el riesgo comercial, de transferencia y político del país del importador cobrando una prima por la cobertura, cuyo monto dependerá de la calificación otorgada por el OECD (Organization for Economic, Cooperation and Development) y de las características del financiamiento. El plazo a financiar es de hasta 7 años, pudiendo llegar a plazos mayores, dependiendo del tamaño de la transacción. Asimismo, es requisito que más del 50% del contenido de la mercadería sea del país de origen y dependiendo del contenido del país de origen, es posible financiar hasta el 85% del valor FOB. Adicionalmente, por el 15% restante, BCP ofrece financiamiento hasta 3 años mediante sus líneas de crédito comerciales. A continuación mencionamos las principales Agencias de Crédito:
Cesce – España ERG – Suiza Hermes – Alemania EDC – Canadá Eximbank – USA Eximbank – China Corfo – Chile Coface – Francia ECGD – Reino Unido SACE – Italia CCC – USA Eximbank – Corea Exim BNDES – Brasil
Financiamiento a las importaciones de productos agroindustriales procedentes de los Estados Unidos. El Departamento de Agricultura de los Estados Unidos promueve la exportación de productos de origen agrícola y agropecuario a través de la CCC (Commodity Credit Corporation), que a través de programas de garantía de crédito, ofrece el Programa GSM-102, que permite financiar hasta por un plazo no mayor de 3 años a tasas muy competitivas. Este programa financia desde productos tradicionales como trigo, soya, algodón, hasta productos terminados como por ejemplo productos lácteos, alimentos balanceados para animales, cueros, productos derivados de la carne, vegetales frescos ó congelados, etc. 182
Financiamiento de Proyectos: Dentro de las diferentes alternativas para proyectos a mediano y largo plazo, contamos con Líneas de Crédito otorgadas por empresas de desarrollo extranjeras y nacionales (IFC - USA, FMO - Holanda, DEG - Alemania y COFIDE, entre otros). Estas líneas nos permiten financiar la adquisición de activos fijos, obras civiles, capital de trabajo asociado al proyecto, servicios técnico-gerenciales y operaciones de leasing.
APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA UNIDAD 7. Las prácticas modernas de compras gubernamentales hacen un uso extensivo de las tecnologías de la información más reciente para aumentar la eficacia y eficiencia de las Operaciones de compra y descansan en Internet para alcanzar la transparencia y Aumentar la competencia entre los proveedores. El uso de Internet también apoya la Modernización de los aspectos internacionales de las compras gubernamentales. En muchas regiones del mundo, la modernización de las compras gubernamentales mediante el uso de herramientas de gobierno electrónico ha generado ahorros por una Cantidad que oscila entre el 10 y el 30 por ciento del costo total de las mercancías, los servicios y las obras públicas para gobiernos nacionales, estaduales y municipales. Hará una economía de América Latina y el Caribe de mediano tamaño que compra entre US$ 1 y 5 mil millones anuales, esto representa un ahorro mínimo de US$ 100 Millones que podrían emplearse en la implementación de programas sociales y otras Iniciativas de desarrollo muy necesarias. Las prácticas de compras gubernamentales que hacen un uso extensivo de Internet, han demostrado 183
ser eficaces para aumentar la transparencia y reducir la corrupción Desde las primeras etapas del establecimiento de las mismas. El uso de Internet también facilita la participación de todo tipo de empresas en las compras del sector público, en particular las pequeñas empresas ubicadas en zonas remotas, al tiempo que contribuye a fortalecer a los gobiernos locales. En países como el Brasil, Chile y México, las compras del sector público por medio electrónico contribuyen actualmente a reducir los costos, aumentar las oportunidades de desarrollo empresarial y fortalecer la gobernabilidad democrática. Las lecciones aprendidas en las Américas y otras regiones del mundo recomiendan que los gobiernos consideren la posibilidad de hacer el mayor uso posible de mejores prácticas y capacidades ya probadas para las compras gubernamentales en línea con el fin de acelerar la obtención de beneficios y reducir los riesgos políticos, técnicos y financieros inherentes al proceso de cambio. Esas lecciones subrayan igualmente que la decisión de adaptar y aplicar una mejor práctica probada ya existente o crear una serie nueva de soluciones debe ser siempre responsabilidad de quienes son responsables de la toma de decisiones y la formulación de políticas en el país que ha de usar dichas prácticas, bajo la orientación de los objetivos generales de desarrollo y modernización del gobierno.
CUESTIONARIO 1. ¿Cuáles son y como se clasifican las compras nacionales? Son las que se llevan a cabo dentro de un país determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en; Locales y Foráneas 2. ¿Cuáles son las compras de importación? Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado, establecido en el país que realiza la compra. 3. ¿Cuáles son los elementos de la negociación? Tener claros los objetivos que se persiguen en la negociación. 184
Saber preparar y planificar la negociación. Conocimiento de la materia sobre la que se negocia. Capacidad para desarrollar relaciones con personas de otra parte. Saber escuchar y valorar la información que transmite la otra parte. Soportar bien la ambigüedad e incertidumbre generada por la otra parte. Ser paciente durante todo el proceso de negociación. Conocer el proceso de roma de decisiones en cada país. Conocer las costumbres y usos sociales de los países que se visitan,
4. ¿Qué es el contrato de compra-venta? Es el factor central de toda transacción comercial, constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurídico de la actividad económica mundial 5. ¿Cuáles son los elementos del contrato? Nombre y dirección de las partes. Producto, normas y características Cantidad Embalaje, etiquetado y marcas Valor total del contrato Condiciones de entrega Descuentos y comisiones Impuestos, aranceles y tasas Lugares Periodos de entrega o de envío Envío parcial / transbordo / agrupación del envío Condiciones especiales de Transporte Condiciones especiales de Seguros: Documentos Inspección Licencias y permisos Condiciones de pago 6. ¿Qué son los INCOTERMS? Fueron el primer logro en la estandarización de las prácticas de comercio internacional. Desarrollados en 1936 por la Cámara Internacional del Comercio (CCI), ayudan a clarificar los puntos básicos de una transacción comercial de carácter internacional. 7. ¿Qué es una Transferencia de Fondos, qué modalidades existen y cómo se tramita? Son las órdenes de pago que emite un banco a solicitud de un cliente para pagar a un beneficiario que se encuentra en otro país. Estas operaciones son aceptadas en todo el mundo, favorecen las transacciones entre compradores y vendedores de 185
distinta nacionalidad, idioma, ley, uso y costumbre. Dentro de las transferencias de fondos se pueden determinar dos tipos: Transferencias de fondos emitidas al exterior Transferencias de fondos recibidas del exterior 8. ¿Por qué utilizar una carta de Crédito? Porque favorece las transacciones entre compradores y vendedores, ya que es un instrumento que protege a las partes involucradas de las dificultades que podrían surgir por los distintos usos comerciales. 9. ¿Cuáles son los tipos de carta de crédito? Revocable o irrevocable Avisada (sin confirmar) o confirmada Transferible Con cláusula roja (red causé) Con cláusula verde (green cause) 10. ¿Qué son los medios de pago? Todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operación. 11. ¿Qué formas de financiamiento se podrían utilizar en las operaciones de Comercio Exterior? Podemos encontrar una variedad de formas de financiar las operaciones desde distintos momentos, dependiendo del ciclo productivo, los cuales pueden ser desde la ejecución de un proyecto, adquisición de envases, contratación de fletes, almacenamiento de mercadería (warrant), formación de stock, pre y post embarque, o simplemente la venta de sus pasivos. 12. ¿Qué es el financiamiento directo del vendedor? El exportador (vendedor) de acuerdo a la ley de la oferta y la demanda del mercado internacional, se ve obligado a ofertar sus productos otorgando financiamientos directos a sus compradores a través de alguna de las modalidades de pago internacional, es decir bajo ventas a crédito, las cuales pueden ser: Cobranza Documentaria de aceptación Cobranza Documentaria Avalada Carta de Crédito de aceptación o de pago diferido 13. ¿Qué es el financiamiento a mediano plazo?
186
El Banco de Crédito cuenta con diversas Líneas de Financiamiento a Mediano y Largo plazo, ofrecidas por bancos corresponsales a nivel mundial, que nos permiten atender los requerimientos de financiamiento de las empresas en el Perú. 14. ¿Qué son las Líneas de Crédito con cobertura de una Agencia de Crédito? Son líneas ofrecidas en su mayoría a través de bancos comerciales, que financian la importación de bienes de capital, donde la aseguradora asume el riesgo comercial, de transferencia y político del país del importador cobrando una prima por la cobertura, cuyo monto dependerá de la calificación otorgada por el OECD (Organization for Economic, Cooperation and Development) y de las características del financiamiento. 15. ¿Qué son las Líneas de Bancos comerciales? Son las líneas de financiamiento con plazo de hasta 3 años, que financian las operaciones relacionadas al comercio exterior.
187
UNIDAD 8 CONTROLES ADMINISTRATIVOS 8.1 Controles administrativos Registro o formas de control 8.1.2 Registro de compras La orden de compra 8.1.3 Registro de proveedores 188
El registro de proveedores La clasificación o registro de proveedores puede hacerse por orden: Tarjeta para control de proveedores 8.1.3 Registro de contratos especiales Libro II. De los contratos especiales del comercio. Título I. De las compañías mercantiles Sección I. De la constitución de las compañías y de sus clases 8.2 Reportes emitidos por el área de compras Pedido Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones 8.3 Evaluación de los resultados logrados por el departamento de compras 8.4 Sistema de compras automatizado El Sistema de información Aplicación practica de la unidad Cuestionario.
8.1 CONTROLES ADMINISTRATIVOS REGISTRO O FORMAS DE CONTROL En estos casos, es recomendable que toda empresa lleve uno o más registros de control en sus diferentes departamentos. Compras lleva normalmente los siguientes registros: 8.1.2 REGISTRO DE COMPRAS En tarjetas o expedientes se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de 189
entrega, así como el cumplimiento o fallas detectadas, calificando al proveedor según sea el caso como: a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo. La orden de compra La orden de compra es un documento que maneja el Departamento de Compras, y puede variar en su forma y extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo, en las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de Compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos y obligaciones para ambas partes. Generalmente consta de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Número de la orden de compra. Fecha en que se formula. Nombre y razón social del comprador y proveedor. Partida. Cantidad. Unidad de medida. Descripción de los artículos. Precio unitario y total. Condiciones de entrega de los materiales o productos. Condiciones de pago. Firmas correspondientes. Observaciones. Cláusulas a las que se sujetarán comprador y vendedor.
Por lo tanto, en algunos formatos y en virtud de la seguridad y necesidades de cada empresa, también se incluyen documentos que sirvan de base a la orden de compra (diseño, catálogo, lista de precios, boletines, etc.)*, Así como: a) Mención de los artículos de las leyes vigentes, por medio de los cuales se proteja legalmente la operación. b) Sanciones para casos de incumplimiento o la rescisión misma de la orden de compra. c) Condiciones para aceptar variaciones, mermas, pérdidas, deterioros, así como la garantía de los materiales amparados en la orden de compra. (El proveedor garantiza sus materiales o productos contra fallas de manufactura en condiciones normales de uso.) d) También, algunas instrucciones al proveedor, que generalmente se indican al calce de las órdenes de compra, por ejemplo:
190
Use nuestra forma de aceptación o recepción de materiales (acuse de recibo). Proporcione los datos que se le solicitan y entréguese de inmediato a nuestro Departamento de Revisión de Facturas. Comunique inmediatamente cualquier retraso en el surtido de la orden de compra. En toda correspondencia deberá citar necesariamente nuestro número de orden de compra.
FIGURA 8.1 Ejemplo de orden de compra.
8.1.3 REGISTRO DE PROVEEDORES De la misma manera que en el punto anterior, se deben anotar básicamente los siguientes datos: Nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro al que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombre de los representantes, funciones; calificando también, de acuerdo con la experiencia obtenida en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y condiciones de entrega, como a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo. El registro de proveedores 191
La organización de las compras debe basarse en información completa y amplia de todas las fuentes de abastecimiento, por lo que es conveniente tomar en consideración los siguientes puntos: a) Formar un directorio alfabético pormenorizado de los proveedores, en el que consten los datos necesarios para facilitar las compras, como:
Nombre y dirección del proveedor. Giro a que se dedica. Si es fabricante o distribuidor. Reputación del proveedor. Condiciones de pago que ofrece. Descuentos, entre otros.
b) Formar un expediente de cada proveedor, que se archivará en orden alfabético y con los siguientes elementos:
Listas de precios. Catálogos. Copias de las órdenes de compra. Cotizaciones. Copias de las facturas. Copias de las requisiciones. Seguimiento de las órdenes de compra. Toda correspondencia relacionada con el proveedor.
c) Llevar una relación de las operaciones consumadas con los proveedores, misma que deberá contener:
Fecha de la orden de compra. Condiciones de embarque. Clase y cantidad del material requerido. Precios concertados. Fecha de entrega. Condiciones de pago, etcétera
La clasificación o registro de proveedores puede hacerse por orden: Alfabético
Se archiva en el orden del abecedario.
Cronológico Por riguroso orden de fechas. Geográfico
Se hace por zonas, localidades o países, según sea el caso. 192
De asuntos expediente. Numérico asuntos).
Se clasifica todo lo relativo a un mismo negocio en un solo Complementa cualquiera de los sistemas anteriores (principalmente el de
O bien mediante la combinación de los anteriores, es decir: Alfabético, geográfico, cronológico. Numérico, por asuntos, geográfico, etcétera. No.
Catálogo
Proveedor
Artículos que fabrica
F-1
Fábrica nacional de metales Brocas, Av. Uno, México, 20, D.F. tornillos, TEL. 544-20-30 tuercas, llaves
F
FIGURA 8.2 Tarjeta para control de proveedores
Ahora bien, si deseamos saber más del proveedor, recurriremos al "Registro de Proveedores Alfabético", y vamos a encontrar que:
8.1.3 REGISTRO DE CONTRATOS ESPECIALES LIBRO II. DE LOS CONTRATOS ESPECIALES DEL COMERCIO. TÍTULO I. DE LAS COMPAÑÍAS MERCANTILES SECCIÓN I. DE LA CONSTITUCIÓN DE LAS COMPAÑÍAS Y DE SUS CLASES Artículo 119. 193
Toda Compañía de comercio, antes de dar principio a sus operaciones, deberá hacer constar su constitución, pactos y condiciones, en escritura pública que se presentará para su inscripción en el Registro Mercantil, conforme a lo dispuesto en el artículo 17. A las mismas formalidades quedarán sujetas, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, las escrituras adicionales que de cualquier manera modifiquen o alteren el contrato primitivo de la compañía. Los socios no podrán hacer pactos reservados, sino que todos deberán constar en la escritura social. Los contratos especiales son muy comunes, pero generalmente se desconocen sus mecanismos de acción, lo que usualmente coloca a una de las partes en desventaja con respecto a una o más partes involucradas en una transacción. Aquí deben conservarse en expedientes (se recomienda que sea por proveedores), las copias de contratos, convenios y circulares que se han efectuado con los proveedores, así como copias de las O.C. o pedido. 8.2 REPORTES EMITIDOS POR EL AREA DE COMPRAS Reportes a la gerencia En el departamento de compras se obtienen varios reportes que muestran de una manera verás, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos:
194
CUADRO 8.1 Comparativo de cotizaciones.
195
1. Reporte de pedidos generados. Pedido Este documento manejado comúnmente por las empresas se considera un tanto informal en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega, la garantía, etc.; y se emplea normalmente para compras de poco valor y se formula generalmente por vía telefónica o fax. Sin embargo, el comprador debe llevar un registro minucioso de éstas, ya que al final también se reflejan en las inversiones de la empresa. Es oportuno mencionar que una orden de compra o incluso el mismo pedido pueden convertirse en un contrato, cuando sus especificaciones se amplifican en esa forma por tiempo determinado y en materiales o productos invariables. Para evitar posibles equivocaciones y para no dar lugar a dudas respecto a la forma de interpretar una orden de compra, y a la consiguiente responsabilidad legal que de ella se origine, en las órdenes de gran escala se acostumbra que el comprador haga con toda minuciosidad las especificaciones de los materiales o productos que necesita, auxiliado por el área jurídica de la empresa, de forma tal que el proveedor se obligue a entregar precisamente lo señalado, por lo que las especificaciones deben ser claras, precisas y con buena redacción para evitar malas interpretaciones.
Dato
Columnas
Comentarios
Número de pedido
1a7
Si se deja en blanco, el ACTIENDA asignará de forma automática el número de pedido en turno.
Control de ACTIENDA
8a9
Debe dejarse en blanco puesto que el ACTIENDA utiliza estas posiciones para controles internos.
Tipo de pedido
10 a 10
Debe ser una S o una P, donde S = pedido de una Sucursal y P= pedido de un Proveedor.
Código origen
11 a 16
Código de la sucursal origen si el tipo de pedido es S. Código del proveedor si el tipo de pedido es P.
Código destino
17 a 19
Código de la sucursal que debe recibir o surtir el pedido.
Fecha pedido
20 a 27
En formato aaaa/mm/dd.
Código artículo
28 a 47
Código ACTIENDA, alterno o de barras del
196
artículo. Si es el código ACTIENDA y tiene atributos, debe considerarse el carácter separador de los mismos. Cantidad
48 a 57
Cantidad de artículos del pedido. 7 enteros y 3 decimales sin punto decimal explícito.
Costo pedido
58 a 67
Costo del artículo. 8 enteros 2 decimales sin punto decimal explícito. Si se deja en blanco será considerado como cero.
Tipo cambio costo
68 a 77
Tipo de cambio para el importe del costo del artículo. 6 enteros 4 decimales sin punto decimal explícito. Puede dejarse en blanco si el costo está en pesos, en cuyo caso se asignará un valor de 1.
Código empleado
78 a 79
Código del empleado que elabora el pedido.
Código movimiento
80 a 83
Código del movimiento que debe utilizarse para generar el movimiento al inventario.
Fecha de pago
84 a 91
En formato aaaa/mm/dd.
Observaciones
92 a 181
Puede dejarse en blanco.
CUADRO 8.2 Reporte de pedido generados-
1. Reporte de los descuentos obtenidos.
Institución o Asociación Sinergia Empresarial
Nova de Monterrey
CORDEM, A.B.P.
ITESM, Hospital San José y Servicios Hospitalarios
Porcentajes de descuento 30% Carreras Profesionales. 30% Preparatoria 20% Maestría 10% Diplomados 30% Carreras Profesionales. 30% Preparatoria 20% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría
197
Vigencia Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta May-Ago de 2005
Hasta Sep-Dic de 2003
Agua y Drenaje de Monterrey
Grupo XIGNUS (AXXA)
IMSS
TELMEX
LAMOSA
Universidad de Monterrey
Municipio de San Pedro
Sector Bancario
Grupo FEMSA
10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados 40% Carreras Profesionales. 40% Preparatoria 30% Maestría 10% Diplomados
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Ene-Abr 2004
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta May-Ago de 2003
Hasta Sep-Dic de 2003
Hasta Ene-Abr de 2005
CUADRO 8.3 Reporte de descuentos obtenidos.
Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones Este documento lo maneja exclusivamente el Departamento de Compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características que ofrecen los proveedores respecto a sus materiales o productos, y de esa manera estar en posibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compra. Los principales elementos que deben contener un cuadro o tabla comparativa de cotizaciones generalmente son:
198
1. Descripción detallada del artículo cotizado (marca, modelo, número de serie, entre otros). 2. Cantidad. 3. Unidad de medida (pieza, caja, metros, kilogramos, litros u otras). 4. Precio unitario y precio total. 5. Garantía (vigencia, si es parcial o total). 6. Condiciones de entrega (en bodega del vendedor o del comprador, disponibilidad, entre otros). 7. Condiciones de pago ("contado riguroso": C.A.E., C.O.D., C.E.; "contado comercial" 30, 60 o 90 días); "con anticipo": descuentos ofrecidos por volumen, por pago anticipado, etcétera). 8. Número de cotización, fecha, vigencia. 9. Nombre del proveedor (indicar si es fabricante, distribuidor, si está en el país, en el extranjero, etc.) 10. Fecha, nombre y firma de la persona que elaboró el cuadro comparativo. 11. Número y fecha de la requisición que se está atendiendo. 12. Espacio para observaciones (normalmente se hacen sugerencias sobre las decisiones que pueden tomarse).
199
CUADRO 8.4 Tabla comparativa de cotizaciones
2.Reporte de requisiciones recibidas. Semana del 18 al 22 de abril de 2005 R/RECIDIBAS 051 084 102
UNIDAD GESTORA
DESCRIPCIÓN DE LO SOLICITADO
10 LLANTAS 6.50X14 DE 8 LONAS SEMITRACCIÓN CON TUBO/ 10 LLANTAS 700X15 DE 8 LONAS-TRACCIÓN/ 6 LLANTAS 8.25X20 DE 14 LONAS CON TUBO 1 MOTOR DE ¼ HP-3450 RPM PARA QUEMADOR Y 1 MOTOR AG.DE CHEPO DE 1 HP 1725 RPM PARA REVERSIBLE 1 BOMBA CENTRÍFUGA DE 1 HP / 110-220 VOLTIOS / 3400 REG.DE CHIRIQUI RPM / 2 TUBERIAS DE ENTRADA Y 1 TUBERIA DE SALIDA DE 1¼ REG.DE VERAGUAS
200
113 114
120
121
122
128
131
133
137
138
REPARACIÓN DE BOMBA DE INYECCIÓN DE PICK UP MITSUBISHI CON PLACA # 3821 REPARACIÓN DEL SISTEMA DEL AIRE ACONDICIONADA DEL TRANSPORTE PICK UP MITSUBISHI CON PLACA #7534 1 LÁMINA GALV. 4X8 CAL.10 / 3 LAMINAS GALV.4X3 CAL.12 / 3 ANGULOS 1 ¼ X 1 ¼ X 3/16-NEGRO / 2 ANGULOS 2X2 X 3/16DIREC.NAL DE NEGRO / 2 CEPILLOS DE ALAMBRE CIRCULAR DE 7/8 / 5 SERV. A LA LBS.DE SOLDADURA DE 1/8 / 2 CEPILLOS DE ALAMBRE DE AGROING. MANO / 3 GLS.DE MINIO PLATEADO / 1 BROCHA DE 3“ / 1 GL.DE AGUARRAS DIREC.NAL DE 500 TORNILLOS HEXAG.DE 1 1/4X3/8 / 100 TORNILLOS DE 2 X SERV. A LA ½ / 4 BALINERAS DE 1“ / 4 BALINERAS DE 2“ / 1 SPROKER DE AGROING. 24“X 60 DIREC.NAL DE 27 VIDRIOS DE PALETA 33“ CORRUGADO / 3 OPERADORES SERV. A LA DE VIDRIOS / 1 VENTANA DE ALUM. 1.15 X 1.83 / 1 VENTANA AGROING. DE ALUM. 1.15 X 1.15 10 ANGULOS DE ALUM. 12' MF / 8 TEE DE ALUM.12 MF / 55 DIREC.NAL DE TEE DE ALUM.4 MF / 63 LAMINAS DE ALUM.4MF / 2 SERV. A LA LBS.CLAVOS DE ACERO / 3 LB.ALAMBRE GALV. / 8 UNIONES AGROING. PARA CIELO RASO. 1 ACOPLE SUPERIOR DE LA TRANSMISIÒN / 1 ACOPLE INFERIOR DE CAUCHO / 1 BOMBA DE FRENOS / 4 AMORTIGUADORES TRASEROS Y DELANTEROS / 1 FILTRO REG.DE HERRERA DE ACEITE / UNA DE AIRE / 1 DE PRESIÒN / 1 DISCO DE EMBREGUE Y 1 FILTRO DE PRESIÒN PARA VEHÌCULO LADA 1995 2 AMORTIGUADORES DELANTEROS / 2 AMORTIGUADORES TRASEROS / 1 JUEGO DE CAUDHO PARA MUELLE / 1 JUEGO DE CAUCHO DE LOS PLATOS DELANTEROS ARRIBA Y ABAJO / 1 JUEGO DE CAUCHO PARA LA BARRA ESTABILIZADORA / 2 JUEGOS DE BALINERAS PARA TREN DELANTERO / 2 REG.DE RETENEDORAS PARA TREN DELANTERO/ 1 REGULADOR DE VERAGUAS ALTERNADOR TERMINALES DE ADENTRO Y AFUERA DEL TERCER BRAZO / 1 JUEGO DE TACOS / 1 JUEGO DE BANDAS / KIT DE FRENOS PARA SISTEMA DE FRENO DELANTERO / GANCHOS PARA SISTEMA DE FRENOS TRASERO PARA PICK UP MITSUBISHI L-200- 1998 4 AMORTIGUADORES-2 DELANTEROS Y 2 TRASEROS / 1 JUEGO DE CAUCHO DE MUELLE TRASERO / 1 FILTRO DE ACEITE / 1 FILTRO DE DIESEL / 1 FILTRO DE AIRE / 1 JUEGO REG. DE DE ZAPATOS DE FRENO TRASEROS / 1 JUEGO DE TACOS DE HERRERA FRENO DELANTERO / 1 BOMBA DE EMBRAGUE DE ESCLAVOS / 1 BOMBA DE FRENOS / 1 TERCER BRAZO DE LA DIRECCIÓN PARA PICK UP MITSUBISHI 2 AMORTIGUADORES DELANTEROS / 2 AMORTIGUADORES TRASEROS / 1 JUEGO DE CAUCHO PARA MUELLE / 1 JUEGO DE CAUCHO DE LOS PLATOS DELANTEROS (ARRIBA Y ABAJO) / 1 JUEGO DE BALINERA PARA TREN DELANTERO / 1 REG. DE JUEGO DE CAUCHO BARRA ESTABILIZDORA / 2 VERAGUAS RETENEDORAS TREN DELANTERO, TERMINALES DE ADENTRO Y AFUERA DEL TERCER BRAZO / TERMINALES BRAZO PIGMA / JUEGO DE TACOS / JUEGO DE BANDAS PARA PICK UP MITSUBISHI - AÑO 2001 REG.DE COCLÉ
201
REGIONAL 150 TARIMAS CON MEDIDA 4 X 4 AL CUADRADO METROPOLITANA 45 GL.PINTURA CHOCOLATE ACEITE / 18 GLS.PINTURA VERDE ACEITE / 18 GLS.PINTURA AMARILLO ACEITE / 5 GLS. AG.DE CAPIRA PINTURA VERDE PARA PISO / 10 GLS. PINTURA BLANCA ACEITE / 40 GLS. PINTURA BLANCA AGUA / 4 BROCHAS DE 2“ / 4 RODILLOS / 8 GLS.DE TINER 15 PIES DE TUBO FLEX 1/4“ / 15 PIES TUBO FLEX 1/2“ / 15 TRAMOS ARMAFLEX 1 1/2“ X 1/2“ / 3 VARILLAS SOLD.15 * / 3 AG.DE CHEPO CODOS ½ X 90 LARGO / 8 LBS. REFRIGERANTE R-22 MENUDEO. CORREA DE TIEMPO GRANDE/ CORREA DE TIEMPO CHICO/ TENSOR DE LA CORRES DE TIEMPO GRANDE/ TENSOR DE LA CORRES DE TIEMPO CHICA/ BOMBA DE ACEITE/ EMPAQUE DE CRANKEY DE CARTON/ TUBO DE SILICON TRANSPORTE GRIS/ 2 BUJES DE LOS BALANCEADORES/ RETENEDORA DEL ARBOL DE LEVA/ 2 RETENDEDORAS DE LOS EJES BALANCEADORES/ RETENEDORA DEL CIGÜEÑAL DELANTERO PARA PICK UP MITSUBISHI, AÑO 2001. 20 GLS DE PINTURA BLANCO HUESO DE ACEITE, 20 GLS DE REG. DE COLON PINTURA CHOCOLATE DE ACEITE, 4 GLS DE PINTURA VERDE DE ACEITE Y 4 GLS DE AGUARRAS.
149
180
182
201
204
TOTAL DE REQUISICIONES RECIBIDAS: 18 CUADRO 8.5 Reporte de requisiciones recibidas.
2. Reporte de requisiciones atendidas. DIRECCION DE ADMINISTRACION SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CONTROL Y SEGIMIENTO DE PEDIDOS 2002 Adquisiciones: Con base en los Lineamientos para el Ejercicio Presupuestal, emitidos por la Oficialía Mayor de la SEGOB, la compra de los pedidos son realizadas por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales "(Unidad Administrativa Contratante)", conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. PEDIDO No.
PARTIDA
145
2106
145
2106
145
2106
145
2106
145
2106
DESCRIPCION
UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA
Toner para impresora LEXMARK C710 pza 10E0043 Toner para impresora LEXMARK C710 pza 10E0042 Toner para impresora LEXMARK C710 pza 10E0041 Toner para impresora LEXMARK C710 pza 10E0040 Cartucho de transferencia para pza impresora LEXMARK C710 10E0045
FACTURA
PROVEEDOR
PRECIO
3
1610
Roilis, S.A. de C.V.
3,191.25
3
1610
Roilis, S.A. de C.V.
7,707.30
3
1610
Roilis, S.A. de C.V.
7,707.30
3
1610
Roilis, S.A. de C.V.
7,707.30
3
1610
Roilis, S.A. de C.V.
4,419.45
202
145
2106
145
2106
145
2106
145
2106
Toner para impresora LEXMARK E312 pza 13T0101 Toner para impresora LEXMARK T616 pza 12A5845 Cartucho de tinta pza 51640A Cartucho de tinta pza 51625A
2
1610
Roilis, S.A. de C.V.
547.40
6
1610
Roilis, S.A. de C.V.
16,663.50
5
1610
5
1610
Roilis, S.A. de C.V. Roilis, S.A. de C.V.
Total 145
1,368.50 1,368.50 50,680.50
CUADRO 8.6 Reporte de requisiciones atendidas.
7. Reporte de órdenes vencidas, etc. Es conveniente que también el gerente o jefe de compras elabore un reporte respecto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que los resultados se logran gracias al elemento humano y si este trabaja en un ambiente satisfactorio, sus esfuerzos se traducirán en excelentes resultados, por consiguiente, se hace necesaria su valuación. Todos estos reportes se deben generar de preferencia mensualmente.
8.3 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS LOGRADOS POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras Esto consiste en la medición de la eficiencia mediante la cual un departamento de compras desempeña sus funciones. Para poder establecer los parámetros de medición y evaluación, la administración debe conocer claramente las funciones del departamento. Uno de los principales problemas que se encontrarán al tratar de establecer un método de evaluación para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varían constantemente en el accionar del departamento. Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si fuera una empresa individual y será más fácil la medición del desempeño, si se utiliza un método de evaluación enfocado a la cuestión técnica del trabajo realizado en determinado período de tiempo. La base para la evaluación será constituida por cierta información que sea entendida por el personal que realizará la evaluación, la información requerida incluye lo siguiente: 203
1. ¿Cuál es el trabajo o responsabilidad que se va a evaluar? Las definiciones de las funciones y la asignación de las responsabilidades deben proveer esta información. 2. ¿Existen objetivos específicos establecidos para un período dado? ¿Son los objetivos entendidos por el personal responsable de las operaciones involucradas en su obtención? Los presupuestos, el uso de costos estándar, la determinación de variaciones, los objetivos de reducción de costos, son fuentes de información. 3. ¿Están las políticas y procedimientos apropiadamente escritos? Los manuales de políticas y los procedimientos cuidadosamente planeados proporcionan la información básica necesaria para comparar el desempeño con los estándares predeterminados. Los métodos a utilizar en la evaluación del departamento de compras: El método de evaluación más utilizado se conoce como “Auditoria Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos. 1. ¿Son seguidos las políticas y procedimientos detallados en el manual de compras? 2. ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el departamento de compras con los demás departamentos? 3. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre inventario? 4. ¿Se controlan los récords de compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente? 5. ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de compras? 6. ¿Llena la estructura de la organización de compras las necesidades de la empresa? Un segundo método de evaluación que es ampliamente utilizado consiste en el análisis de los ahorros obtenidos por el departamento de compras. Un tercer método compara los precios actuales pagados con un costo estándar predeterminado, ya sea por promedio o por el último precio pagado el año anterior. La efectividad de este método depende en parte de la naturaleza de los materiales y mercancías compradas. Evaluar la función de compras es de suma importancia, tanto para los dirigentes de la empresa como para el personal del departamento de compras. La fijación de estándares necesarios para la medición del desempeño del departamento de compras, deberá ser de importancia para la dirección, debido a que será quien tendrá que entender los grandes beneficios que se derivan para la empresa cuando el funcionamiento del departamento de compras está totalmente incorporado a la estructura de la organización como un todo y, además, el departamento de compras 204
es aceptado con la categoría necesaria para tratar a la misma altura con las demás funciones de la empresa y, además, cuenta con personal altamente especializado. Cuando la función del departamento de compras es realizada de la manera más eficiente posible, las utilidades de le empresa se verán incrementadas en grandes proporciones. 8.4 SISTEMA DE COMPRAS AUTOMATIZADO ¿Qué es un sistema? Robert G. Murdick y Joel E. Ross, en su libro Sistemas de Información basados en computadoras para la Administración Moderna, Edit. Diana. 13a. impresión, 1994, señalan: Es una serie de elementos unidos que forman una actividad o un procedimiento y que buscan una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar información. El Sistema de información Es una serie de elementos que escogen, almacenan, procesan y recuperan datos en forma ordenada y lógica, para la toma de decisiones. Por lo tanto, y en virtud de la importancia que representa un sistema de información para las empresas, éste debe ser altamente confiable, eficaz, rápido, ordenado y lógico. Recuérdese que compras representará siempre un desembolso llamado inversión. En la actualidad (la era digital) las empresas, aun las pequeñas, tratan de implantar un buen sistema de información, confiable, rápido y eficaz, que permita tomar decisiones adecuadas; en la era digital, un sistema con esas características podría quedar de la siguiente forma:
205
FIGURA 8.1 El sistema de información.
206
FIGURA 8.2 Sistema de información.
Es oportuno mencionar que una "información digitalizada de adquisiciones" (INDA) debe seguir los mismos pasos que en los métodos manuales. El cambio sólo existe en la forma en la que se realizan esas etapas esenciales. Además, cuando se implanta una información digitalizada de adquisiciones (INDA), se obtienen tres ventajas fundamentales: 1. El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados a un mínimo considerable. 2. La información a partir de los registros está disponible en forma casi instantánea. 3. Se mejora el control de las operaciones no sólo por la disponibilidad de la información para la toma de decisiones, sino también por la flexibilidad y facilidad para manejar grandes detalles, con lo que se dispone de nuevas herramientas para el comprador.
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APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA UNIDAD 8 Los controles administrativos Los controles administrativos que limitan el tiempo que los trabajadores dedican a un trabajo peligroso se pueden utilizar junto con otros métodos de control para disminuir la exposición a los riesgos. Algunos ejemplos de controles administrativos son: Cambiar los horarios de trabajo (por ejemplo, hacer que dos personas realicen durante cuatro horas cada una un trabajo en lugar de que un solo trabajador haga ese trabajo ocho horas). Dar a los trabajadores períodos de descanso más largos o turnos de trabajo más cortos para disminuir el tiempo de exposición; trasladar un procedimiento de trabajo peligroso a una zona en la que haya menos personas expuestas; cambiar un procedimiento de trabajo a un turno en el que trabajen menos personas. Un ejemplo de controles administrativos utilizados junto con controles mecánicos y equipos de protección personal es el siguiente: límite de cuatro horas al trabajo en una zona totalmente confinada con elevado nivel de ruido en la que es menester utilizar protectores de los oídos. Recuerde: los controles administrativos únicamente disminuyen el tiempo que se está expuesto a un riesgo. No eliminan las exposiciones
Puntos que hay recordar sobre los controles administrativos
Los controles administrativos que limitan el tiempo que se dedica al trabajo peligroso se pueden emplear junto con otros métodos de control para disminuir la exposición a los riesgos. Los controles administrativos no eliminan las exposiciones; únicamente reducen el tiempo de exposición.
CUESTIONARIO
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1. ¿Qué es un registro de compras? En tarjetas o expedientes se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de entrega, así como el cumplimiento o fallas detectadas, calificando al proveedor según sea el caso como: a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo. 2. ¿Qué es la orden de compra? La orden de compra es un documento que maneja el Departamento de Compras, y puede variar en su forma y extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo, en las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de Compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos y obligaciones para ambas partes. 3. ¿De qué consta la orden de compra? Generalmente consta de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Número de la orden de compra. Fecha en que se formula. Nombre y razón social del comprador y proveedor. Partida. Cantidad. Unidad de medida. Descripción de los artículos. Precio unitario y total. Condiciones de entrega de los materiales o productos. Condiciones de pago. Firmas correspondientes. Observaciones. Cláusulas a las que se sujetarán comprador y vendedor.
4. ¿Qué es el registro de proveedores? De la misma manera que en el punto anterior, se deben anotar básicamente los siguientes datos: Nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro al que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombre de los representantes, funciones; calificando también, de acuerdo con la experiencia obtenida en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y condiciones de entrega, como e) Excelente 209
f) Bueno g) Regular h) Malo. 5. ¿Qué es un pedido? Este documento manejado comúnmente por las empresas se considera un tanto informal en virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega, la garantía, etc.; y se emplea normalmente para compras de poco valor y se formula generalmente por vía telefónica o fax. Sin embargo, el comprador debe llevar un registro minucioso de éstas, ya que al final también se reflejan en las inversiones de la empresa. 6. ¿Qué es un cuadro o tabla comparativa de cotizaciones? Este documento lo maneja exclusivamente el Departamento de Compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características que ofrecen los proveedores respecto a sus materiales o productos, y de esa manera estar en posibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compra. 7. ¿Qué es un sistema de información? Es una serie de elementos que escogen, almacenan, procesan y recuperan datos en forma ordenada y lógica, para la toma de decisiones. Por lo tanto, y en virtud de la importancia que representa un sistema de información para las empresas, éste debe ser altamente confiable, eficaz, rápido, ordenado y lógico. 8. ¿Cuáles son las 3 ventajas fundamentales que se obtienen cuando se implanta una información digitalizada de adquisiciones (inda)? El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados a un mínimo considerable. La información a partir de los registros está disponible en forma casi instantánea. Se mejora el control de las operaciones no sólo por la disponibilidad de la información para la toma de decisiones, sino también por la flexibilidad y facilidad para manejar grandes detalles, con lo que se dispone de nuevas herramientas para el comprador. 9. ¿Qué es un sistema? Es una serie de elementos unidos que forman una actividad o un procedimiento y que buscan una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar información. 10. ¿Cuál es el método de evaluación mas utilizado? 210
El método de evaluación más utilizado se conoce como “Auditoria Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos. ¿Son seguidos las políticas y procedimientos detallados en el manual de compras? ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el departamento de compras con los demás departamentos? ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre inventario? ¿Se controlan los récords de compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente? ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de compras? ¿Llena la estructura de la organización de compras las necesidades de la empresa? 11. Mencionan los datos necesarios para elaborar un directorio alfabéticamente pormenorizado de proveedores.
Nombre y dirección del proveedor. Giro a que se dedica. Si es fabricante o distribuidor. Reputación del proveedor. Condiciones de pago que ofrece. Descuentos, entre otros.
12. Cláusulas a las que se sujetarán comprador y vendedor. Mención de los artículos de las leyes vigentes, por medio de los cuales se proteja legalmente la operación. Sanciones para casos de incumplimiento o la rescisión misma de la orden de compra. Condiciones para aceptar variaciones, mermas, pérdidas, deterioros, así como la garantía de los materiales amparados en la orden de compra. (El proveedor garantiza sus materiales o productos contra fallas de manufactura en condiciones normales de uso.) También, algunas instrucciones al proveedor, que generalmente se indican al calce de las órdenes de compra, 13. ¿Cómo se pueden clasificar o registrar los proveedores por orden? Alfabético Cronológico Geográfico De asuntos expediente.
Se archiva en el orden del abecedario. Por riguroso orden de fechas. Se hace por zonas, localidades o países, según sea el caso. Se clasifica todo lo relativo a un mismo negocio en un solo
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Numérico el de asuntos).
Complementa cualquiera de los sistemas anteriores (principalmente
O bien mediante la combinación de los anteriores, es decir: Alfabético, geográfico, cronológico. Numérico, por asuntos, geográfico, etcétera. 14. Importancia de los controles administrativos. Los controles administrativos que limitan el tiempo que se dedica al trabajo peligroso se pueden emplear junto con otros métodos de control para disminuir la exposición a los riesgos. Los controles administrativos no eliminan las exposiciones; únicamente reducen el tiempo de exposición. 15. ¿Por qué es conveniente realizar un reporte del desarrollo y evolución? Es conveniente que también el gerente o jefe de compras elabore un reporte respecto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que los resultados se logran gracias al elemento humano y si este trabaja en un ambiente satisfactorio, sus esfuerzos se traducirán en excelentes resultados, por consiguiente, se hace necesaria su valuación. Todos estos reportes se deben generar de preferencia mensualmente.
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