Aquiles Julián
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Cómo tener siempre tiempo
Emprendedores 6
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Cómo tener siempre tiempo Aquiles Julián Edición digital gratuita de
Emprendedores 6 Escríbenos a:
[email protected] [email protected] Primera edición: Julio 2008 Santo Domingo, República Dominicana
¿Qué somos? Emprendedores, y sus colecciones complementarias Ciensalud, Libros de Regalo y Aprender Aprender a aprender, son iniciativas sin fines de lucro del equipo de profesionales de INTERCOACH para servir,
aportar, añadir valor y propiciar una cultura de diálogo, de tolerancia, de respeto, de contribución, de servicio, que promueva valores sanos, sanos, constructivos, edificantes edificantes a favor de la paz y la preservación de la vida, fauna y flora del planeta, acorde con las enseñanzas de Jesús y los principios cristianos. Los libros digitales son gratuitos, promueven promueven al autor y su obra, y se envían como contribución contribución gratuita a la educación, edificación y superación de l as personas que los solicitan sin costo alguno.
Este libro es cortesía de:
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Contenido ¿Tu vida la sientes como una carga o una bendición? El mito de la falta de tiempo Sólo hay una vida, ésta. ¿Qué significa la palabra “tiempo”? Estructura tu día ¿Cómo estructurar tu día? Controla tu agenda El tiempo no existe Hacer el Twist mental El banco Aprende a morirte de vez en cuando Eres el dueño de tu tiempo El valor del tiempo Eres quien eliges En el mismo tiempo en que alguien triunfa… ¿Cómo priorizar? - Análisis ABC - Análisis de Pareto - Encajar - Método POSEC - El método Eisenhower Los días son como maletas idénticas Cómo determinar la importancia de una tarea Asume la responsabilidad de ti mismo Los peores chupatiempos Recursos que ayudan Sé tacaño con tu tiempo y con tu vida
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Credenciales del autor
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4 ¿Tu vida la sientes una carga o una bendición? Depende de tu relación con el tiempo. Hay quienes viven como si esta vida fuera un ensayo para otra. Pero uno no vive dos vidas, vi das, vive sólo una: ¡ésta! Así que, ¿entiendes que no tienes otra vida? ¿Entiendes que sólo tienes una vida para vivir, y que en esta vida no tienes todo el tiempo del mundo? Lo que trato es de que despiertes y te des cuenta de que no puedes desperdiciar tu tiempo ni simplemente vegetar, existir pasivamente, tragado por rutinas insulsas y seudocompromisos, porque lo que desperdicias no es tu “tiempo”, lo que desperdicias es tu vida. La vida es una oportunidad maravillosa de expresarte, de crear, de arriesgarte, de ensayar y probar, de intentar i ntentar y volver a intentar, de equivocarte y levantarte de nuevo… ¡De vivir! Sin embargo, muchas personas están sobreviviendo en rutinas de trabajo y vidas sin entusiasmo y sin sentido para ellas, ellas, soportando la existencia existencia en vez de aprovecharla. Y principalmente esto sucede porque no tenemos conciencia del tiempo. ¿Cuántas personas dicen que no tienen tiempo? ¿Eres una de ellas? ¿Cuántas personas están consumiendo su tiempo en actividades que no les llenan ni les enriquecen, mientras dicen que no tienen tiempo para hacer las cosas que les interesan? ¿Cuándo tendrán tiempo para ellas? ¿Cuándo podrán vivir la vida, en vez de simplemente vegetar sin vivir? Espero que este e-libro te sirva para reevaluar el uso que haces de tu tiempo y que descubras que ¡tienes la misma cantidad de tiempo que tienen todas las demás personas! ¡No menos, tampoco más! ¡Siempre tienes tiempo! ¡24 horas cada día! El asunto es, ¿qué haces con él?
Aquiles Julián
5 El mito de la falta de tiempo ¿Eres de los que se quejan de tener poco tiempo? ¿Sientes que el día no te alcanza? ¿En ocasiones tienes la sensación de que no sabes en qué se te fue el tiempo? Quejarse de la falta de tiempo es un lugar común. Las personas caminan apresuradas. Vivimos la sensación de que el tiempo no nos alcanza. La prisa nos consume. Las tareas se acumulan. El estrés nos agobia. Nos sentimos abrumados y aplastados por compromisos y demandas de tiempo. ¿Ese es tu caso? Entonces, este e-libro es para ti. ¿Crees que tienes menos tiempo que otras personas? ¿De cuántas horas se compone tu día? ¿No serás que estás administrando mal tu tiempo?
Sólo hay una vida, ésta. Si “no te da el tiempo para nada”, es importante que te des cuenta de que sólo hay una u na vida: ésta. No tienes la oportunidad de vivir de nuevo. Si ahora no haces lo que es valioso e importante para ti, ¿cuándo lo harás? No puedes aumentar la cantidad de horas del día, pero sí puedes manejar tu agenda de forma que dediques tu tiempo a lo “Si a usted le que es significativo, relevante, prioritario, gusta sacarle el impostergable y valioso para ti. Para lo más máximo provecho importante, siempre hay 24 horas. ¡Distribúyelas y a su tiempo, asígnalas con sabiduría! Para eso te las concedieron. sáquese el máximo
¿Qué significa la palabra “tiempo”?
provecho a si mismo”. John C. Maxwell
“Me hiciste perder media hora”, “Tengo cinco c inco minutos perdidos esperando mi turno”, “Me sobran dos horas”… Hablamos del tiempo de una manera
6 ligera, pero ¿realmente de qué hablamos cuando hablamos del tiempo? ¡Hablamos de tu vida! Si pierdes cinco minutos de tiempo perdiste cinco minutos irrecuperables de tu vida, que nunca podrás recobrar. ¿Estás desperdiciando tu vida, al descuidar el uso más eficiente de tu tiempo?
Estructura tu día Eso significa, asignar tiempo a las áreas más importantes de tu vida. Estas áreas, que siempre tienen que contar con tiempo, aún sean escasos minutos, son: • • • • • • • •
Tu relación con Dios Tu relación de pareja Tu salud Tu trabajo Tu desarrollo profesional Tus hijos Tus padres y hermanos Tus amigos
No puedes tener más tiempo: sólo puedes emplearlo mejor. Anónimo
Al estructurar tu día, puedes establecer rutinas que creen hábitos positivos en cuanto a actividades que se relacionen con esas 8 áreas básicas de tu vida. Esos hábitos pueden incluir una breve oración, una llamada rápida pero cargada de afecto, una pregunta interesándote interesándote en la otra persona, la lectura edificante y constructiva, un audiolibro para escuchar en tu vehículo, un nuevo aprendizaje que practicas hasta dominarlo, etc.
¿Cómo estructurar tu día? Establece una hora prudente de levantarte, que te permita realizar la siguiente rutina: •
Orar a Dios y realizar un breve devocional matutino para poner en sus manos el día y tus metas para él.
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Asearte y vestirte Hacer algo de gimnasia (10 a 15 minutos) Desayunar y suplementarte con complementos nutricionales. Dar cariño a tu pareja y tus niños Salir a tiempo para irte al trabajo sin gran presión Talvez al principio te resulte difícil. Todo cambio se siente así, pero no lo es. Simplemente estás integrando rutinas sanas a tu vida.
Al llegar a tu trabajo, tu primera tarea es organizar tu agenda del día. Conversa con tu superior jerárquico las prioridades. Es importante que estés dedicando tu tiempo a lo que tu superior jerárquico espera con mayor premura: trabajas para él o ella. Es esa persona la que fija las prioridades del trabajo. Si eres el presidente o propietario del negocio, entonces es importante que seas tú quien a primera hora fijes las prioridades y asignes las tareas del día a tu equipo de apoyo. En un receso o a la hora del almuerzo, saca tiempo para hacer dos o tres llamadas selectas a tus padres, tus hijos, tu pareja o a amigos. Eso te liberará de estrés y te enriquecerá emocionalmente. emocionalmente.
¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo. De ese material está hecha la vida. Benjamín Franklin
Hazles saber lo que los aprecias y lo importantes que son para ti. A las personas nos gusta oír eso.
Controla tu agenda ¿Quién decide qué es lo importante en tu vida? En realidad, ¡tú! ¿Qué pasa si permites que otra persona, ¡quién sea!, controle lo que es importante? No vas a vivir tu vida, vas a vivir un guión de vida escrito por otro. ¡Tú no quieres eso! ¡Tú quieres vivir tu vida, tomar tus decisiones, asumir tus riesgos y responsabilizarte de ti!
8 Para eso necesitas controlar tu agenda. ¿Qué vas a hacer? ¿En ¿ En qué vas a concentrar tus energías y tu atención? ¡Esa decisión es indelegable!
El tiempo no existe Hablar de tiempo es engañarse. En realidad, el tiempo no existe. Es una palabra que asignamos a la medición de algo que, en verdad, no es más que… ¡tu vida! Sí, tu vida. De eso se trata. Si pierdes un minuto de tiempo, ¿en realidad, no has perdido un minuto de tu vida? El problema central de aprender a administrar nuestro tiempo es ése: no es administrar nuestro tiempo, es administrar nuestra vida. Es decidir qué es importante, relevante y prioritario para nuestra “Por cada minuto realización vital, por lo que recibirá nuestro limitado de enojo tiempo; y qué no lo es, y decidimos dejarlo pasar. Las personas que sienten que no tienen control sobre el tiempo, en realidad están admitiendo que no tienen control sobre sus vidas. Y si ellas no tienen control, ¿quién lo tiene?
perdemos 60 segundos de felicidad”. Emerson
Hacer el twist mental Tener siempre tiempo disponible es ser capaz de superar la superstición del tiempo. ¿En qué consiste esa superstición? En no entender que todos contamos con el mismo tiempo, 24 horas; que a nadie le dan más y a nadie le dan menos. Que nuestra única opción es administrar esa escasa materia: no podemos aumentarla ni disminuirla. Si todos tenemos la misma cantidad de tiempo, ¿por qué a algunos a lgunos parece rendirle más que a otros? Simplemente, hacen un uso más focalizado y priorizado de su tiempo, no se desgastan en minucias y tonterías, no quieren hacerlo todo y abarcarlo todo, aprenden a decir “No”, a delegar y apoyarse en un equipo, a centrarse en lo fundamental.
9 El banco
Imagínate que existe un banco, que cada mañana ma ñana acredita en tu cuenta la suma de S86.400.00 No exige documentos, firmas ni avales y cada día desinteresadamente te acredita esa misma exacta suma que supone tú necesitas para vivir. No arrastra el saldo del día anterior ni permite que hagas sobregiros. No acepta pagos diferidos ni depósitos a 30 días. Y cuando termina el día, da como perdido el saldo a favor que no hayas invertido en un buen propósito. ¿Qué harías? Retirar hasta el último centavo, por supuesto!!! Bueno... ahora sin quitar ese modelo de d e tu cabeza... continua leyendo... Cada uno de nosotros, tiene esa cuenta en el banco. Su nombre es: Tiempo. No tiene dueños ni directorio, cada uno de nosotros es gerente, tesorero y presidente cada día de la misma cantidad. No tiene cartel ni colores y cada día nos acredita 86.400 segundos, que no se pueden acumular o restar, sólo s ólo se nos invita a usarlos sin exigirnos devolución y sin tener que dar cuenta en qué y por qué los hemos gastado. Es el regalo de la vida, la vida que nunca pide nada a cambio. Necesitas utilizar hoy todos los depósitos de que dispones. Aprovechar al máximo el tiempo disponible con el fin de conseguir lo mejor en salud, felicidad, éxito y bienestar. El reloj sigue su marcha: Tú eliges que hacer con el tiempo cada día, cada hora, cada minuto y cada segundo. Tú decides. Nadie más. ¿Qué eliges?
Aprende a morirte de vez en cuando Un recurso que suelo utilizar es el morirme a conveniencia. Eso significa, tomar la decisión personal de tomar tiempo para mi crecimiento, aunque eso signifique romper con actividades rutinarias.
10 Mi vida es única y es lo más importante. Así que mi pregunta es: ¿Qué sucede si, de repente, me muero en este instante? Respuesta: el mundo sigue girando, se las arregla sin mí. Si es así, entonces, puedo decidir morirme por un par de días. El mundo se las va a arreglar sin mí y yo podré hacer algo importante y significativo para mi vida. Y si te sientes un poco irresponsable, aprende aprende esto: la principal responsabilidad tuya es para contigo mismo. Nada justifica que renuncies a lo que es importante para ti, porque hacer lo que es importante para ti es la razón principal para vivir.
Eres el dueño de tu tiempo
“Lo pasado ha huido, lo que esperas está ausente, pero el presente es tuyo”. Proverbio árabe
¿Quién más? Tú lo asignas. Tú decides qué haces. Tú eliges. La elección es tuya, de nadie más. Las personas a tu alrededor pueden influir, aconsejarte, intentar mandarte… Pueden coaccionarte, amenazarte, constreñirte… Y aún así, tú eliges. En toda elección algo se gana y algo se pierde, a algo se renuncia. Pero la elección es tuya, de nadie más. Así que, ¿de qué te quejas? Has hecho tus elecciones. Y las seguirás haciendo hasta tu último segundo de vida. La clave es saber que no se puede ser todo, hacer todo, dedicar tiempo a todo. Hay que elegir. Hay que escoger. Hay que aprender a renunciar a actividades para concentrarnos en las relevantes, en las prioritarias, en las fundamentales, en las decisivas. Ahora puedes elegir salir de la trampa mental de la falta de tiempo y descubrir qué tienes la misma cantidad de tiempo que todo el mundo: 24 horas cada día. Pero así como hay una cantidad limitada de horas en un día, también tú tienes una cantidad limitada de días en tu vida. ¿Cuántos? No lo sabes, sólo Dios. Por lo que, ¿por qué no empiezas a aprovecharlo intensamente desde ahora mismo?
11 El valor del tiempo
- Para entender el valor de un año, preguntémosle a algún estudiante que perdió el año de estudios. - Para entender el valor de un mes, preguntémos pr eguntémosle le a una madre que alumbró un bebé prematuro. - Para entender el valor de una semana, preguntémosle al editor de un semanario - Para entender el valor de una hora, preguntémosle a los amantes que esperan para encontrase. - Para entender el valor de un minuto, preguntémosle a una persona que perdió el avión. - Para entender el valor de un segundo, preguntémosle a una persona que por un segundo evitó un accidente. - Para entender el valor de una milésima de segundo, preguntémosle a la persona que ganó o dejó de hacerlo, una medalla de oro en las olimpiadas. Atesoremos cada momento que vivimos y atesorémoslo más si lo compartimos con alguien especial, lo suficientemente especial como para dedicarle nuestro tiempo y recordemos que el tiempo no nos espera El Ayer es historia. El Mañana, un misterio. Por eso aeste instante precioso es un inmenso inmenso regalo y le llamamos llamamos Presente !!!
Eres quien eliges Mantén eso siempre en tu mente: eres quien eliges, eres quien decide. Nadie más. Todo lo que haces es porque te da la gana. Tienes otras opciones. Y puedes crear muchas más.
12 Cuando alguien se queja queja de su vida, ignora que el presente presente siempre siempre es un resultado de decisiones tomadas en el pasado. Claro, hay una cuota de azar, pero mayormente son las consecuencias de decisiones personales. Puede que nos arrepintamos de muchas de ellas. Eso no nos las despinta. Pero si el presente es una consecuencia del pasado, el futuro será una consecuencia de nuestras elecciones y decisiones del presente.
Cuida los minutos y las horas se cuidarán a sí mismas. Lord Chesterfiel C hesterfieldd
No puedes cambiar tu pasado, no puedes cambiar tu presente, pero sí puedes cambiar tu futuro, elegir tu futuro, decidir tu futuro. ¿Por qué en vez de llorisquear y tener lástima de ti mismo no empiezas a actuar con madurez, hacer las elecciones que en verdad deseas y tomar las decisiones que cambiarán positivamente tu futuro? Total, no vivirás ni en tu pasado ni en tu presente: lo harás en el futuro. fu turo. Más vale que empieces a ocuparte de él.
En el mismo tiempo que alguien triunfa… Todos tenemos la misma cantidad de tiempo. Toma en cuenta esto: si a una persona le toma cuatro años graduarse de psicólogo, por ejemplo, ¿qué tiempo le toma a los que no se inscribieron o desertaron de la carrera no graduarse? ¡Los mismos cuatro años! El tiempo pasa igual para quienes estudian que para quienes no estudian; para quienes emprenden un negocio que para aquellos que están paralizados especulando si les irá bien o mal; para los que cuidan su salud que para quienes la descuidan. El tiempo pasa igual, pero los resultados son distintos.
13 Tú no puedes impedir que el tiempo transcurra, pero puedes elegir los resultados que te gustaría obtener. ¿Una carrera? ¿Un negocio propio? ¿Prosperidad ¿ Prosperidad financiera? ¿Salud? ¿Mejor relación con tu pareja?
¿Cómo priorizar? Hay distintos recursos disponibles para establecer prioridades. Compartamos algunos de ellos:
Análisis ABC
“La vida es corta, no sé cuando la perderé; un día perdido es irreparable”.
Está tecnica consiste en agrupar las actividades en Simón Bolívar grupos marcados A, B y C (pueden ser más). Las actividades que consideras de mayor prioridad son asignadas al grupo A y las de menor prioridad al grupo C. El análisis ABC con frecuencia se combina con el análisis de Pareto.
Análisis de Pareto En análisis de Pareto no es más que una reformulación de la Parábola del Sembrador formulada por Jesucristo. Estructura las tareas en dos grupos: el 80% y el 20%. El 20% 20 % tiene el 80% de importancia, mientras que el 80% restante apenas posee un 20% real de impacto. Al centrarse en el 20% de tareas que concentran el 80% de importancia real, se actúa sobre lo que realmente es determinante y crítico, en vez de diluir el precioso día en minucias y superficialidades que consumen tiempo sin aportar resultados.
14 Encajar Es ajustar los requerimientos de una tarea (locación, inversión financiera, tiempo, etc.) con los recursos disponibles en un momento determinado. Como estamos constreñidos externamente por agendas laborales, limitaciones de recursos, etc., encajar tareas con recursos nos permite maximizar nuestra productividad dados esos constreñimientos. Por ejemplo, si tienes una brecha de 15 minutos en tu agenda de trabajo, es más eficiente dedicarlo a una tarea que te requiera 15 minutos que a una que pueda ser hecha en 5 minutos o a empezar una que te tomaría dos horas. Eso también puedes aplicarlo a las horas del día y a los lugares, asignando tu tiempo de la forma más útil y provechosa posible.
Método POSEC POSEC es un acrónimo de Priorizar por Organizar, Simplificar, Economizar y Contribuir. Este modelo sugiere que si atiendes tus responsabilidades personales en primer orden, como individuo estarás mejor posicionado para responder a las responsabilidades colectivas.
“Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando durante todo el día”. Richard Whately
Implícitamente refleja la jerarquía de autorrealización que propuso Abraham Maslow:
Priorizar: Tu tiempo y definir tu vida por objetivos. Organizar: Cosas que tú tienes que lograr de forma regular para ser exitoso (familia e ingresos)
Simplificar: Cosas que a ti puede que no te guste hacer, pero que tienes que hacer (trabajo y quehaceres).
Economizar: Cosas que podrían gustarte hacer o no, pero por las que no hay urgencia (socializar y recreación)
15 Contribuir: Al poner atención en unas pocas cosas que hacen h acen una gran diferencia (obligaciones sociales)
El método Eisenhower Todas las tareas son evaluadas utilizando dos criterios: importante/no importante, y urgente/no urgente. Se estructura un cuadrante y se colocan según se evalúen. OCUPARSE PERSONALMEN PERSONALMENTE TE
Importante
DELEGAR A OTRO Y SUPERVISAR
No importante
U R G E N T E
DESESTIMAR N O U R G E N T E
Así, tenemos actividades que caen en el nivel de urgente/importante y otras no urgente/importante. E igualmente, algunas no importante/urgente y unas sin urgencia ni importancia. En función de este cuadrante asignamos nuestro tiempo. Lógicamente, el mayor tiempo se lo deben llevar las actividades urgentes e importantes y
16 luego, dar preferencia a las no urgentes/importantes y en tercer lugar a las urgentes/no importantes, las que, de ser posible, deben ser delegadas. Por último, prácticamente reducir al máximo el tiempo que dedicamos a las actividades no urgentes/no importantes. A Dwight D. Eisenhower, el héroe de la II Guerra Mundial que derrotó al nazifacismo y quien fuera presidente de los Estados Unidos en los años ´50 se le atribuye haber dicho: “Lo que es importante raramente es urgente y lo que es urgente raramente es importante”.
Los días son como maletas idénticas John C. Maxwell, la máxima autoridad mundial en liderazgo, escriben en su último best-seller Liderazgo: principios de oro , su experiencia cuando, iniciando su carrera como líder, asistió a un seminario sobre administración del tiempo. El conferenciante expresó que “nuestros días son como maletas idénticas. Aunque todas son del mismo tamaño, algunas personas son capaces de empacar más en ellas que otras. ¿La razón? Saben qué cosas empacar”.
“Me interesa el futuro porque es el sitio donde me voy a pasar el resto de mi vida”.
Fíjate: a nadie le dan una maleta más grande. La maleta de tu día ¿la rellenas de bagatelas, desperdicios, insulseces, boberías? O, por el contrario ¿las rellenas de aprendizajes nuevos, de experiencias Woody Allen nuevas, de nuevas relaciones, de crecimiento personal, de servicio solidario, de expresiones de amor y aprecio, de enriquecimiento espiritual, emocional, intelectual y financiero? ¿De qué rellenas cada día tu maleta? Tú puedes querer una maleta más grande. El asunto es ¿para rellenarla de qué? No es el tamaño de la maleta lo que cuenta, es de qué la rellenas. Esa maleta es tu vida, un día precioso de tu vida ¿con qué lo llenas? Y eres tú, realmente tú, quien decides qué metes en tu maleta y qué no.
17 Cómo determinar la importancia de una tarea Tomemos de John C. Maxwell un recurso que él nos comparte para determinar la importancia de una tarea en particular. No tenemos tiempo para hacer todo. Ni siquiera tenemos tiempo para hacer la mayoría de las cosas que nos gustarían, por lo cual, dado que no podemos ampliar nuestro tiempo, añadirle horas al día, tenemos que concentrar nuestro limitado y escaso tiempo en lo más importante y prioritario, porque eso sí está en nuestras manos hacer. Maxwell recomienda un proceso de tres pasos, que reproduzco a continuación: Paso 1: Clasifica la tarea en términos de su importancia:
No puedes tener más tiempo: sólo puedes emplearlo mejor.
Crítica = 5 puntos Necesaria = 4 puntos Importante = 3 puntos Útil = 2 puntos Marginal = 1 punto
Anónimo
Paso 2: Decide la urgencia de la tarea en cuanto a cuándo debe llevarse a cabo:
En este mes = 5 punto El próximo mes = 4 puntos Este trimestre trimestre = 3 puntos El próximo trimestre = 2 puntos puntos Al final del año = 1 punto. punto. Paso 3: Multiplica el puntaje de importancia por el puntaje de urgencia. Por ejemplo, 5 (crítica) x 5 (el próximo mes mes)) = 20
Entonces, evalúo cuándo debo llevar a cabo la tarea empleando la escala siguiente: A = 16 - 25 Tarea crítica crítica que que debe debe llevarse llevarse a cabo para fin de mes. B = 9 – 15 Tarea importante que debe terminarse para el fin del trimestre C = 1 – 8 Tarea de baja prioridad que debe terminarse para fin de año.
18 Asume la responsabilidad de ti mismo Nadie puede controlar tu propia vida, sólo tú. Si sientes que alguien lo haces, es porque le has cedido el timón de tu vida a alguien: dejas que te mangoneen para tener a quién echarle la culpa si las cosas van mal. Eso es, en el fondo, un acto de inmadurez e irresponsabilidad contigo mismo. Así que, campeón, campeona, asume la responsabilidad de tu tiempo, la responsabilidad de tu vida. Aquí te van algunas guías para reenfocar el uso de tu tiempo, pero si no haces conciencia de que se trata de cómo inviertes tu vida, de qué metes en la maleta de tu vida, de lo que asumes como prioritario, entonces todo es esfuerzo perdido. Entender eso es lo prioritario, lo crítico, lo impostergable. impostergable.
Los peores chupatiempos Los vampiros de tiempo, actividades que consumen valioso tiempo con escasa o nula utilidad, no te chupan la sangre pero sí el tiempo, por lo que, en el fondo, te chupan la vida. Son, principalmente:
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Simón Bolívar
Preocuparse, en vez de ocuparse Indecisiones y parálisis por análisis Empezar a actuar sin previamente pensar (para tener que echar para atrás) Interrupciones inútiles Procrastinar (dejar para después, en vez de hacerlo ya) Descuido y chambonería (no enfocarse en hacerlo bien, para tener que repetirlo) Estimaciones poco realistas de tiempo (para sentirse presionado de gratis) Remediar, en vez de prevenir (vivir de crisis en crisis) Desorganización y desorden Exceso de reuniones sin agenda ni foco •
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“El tiempo no decide nada. Las decisiones las toma cada uno”.
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Querer hacerlo todo en vez de permitir a otros desarrollarse y crecer. Enfocarse en lo urgente en vez de realizar las tareas prioritarias. Pobre planificación y carencia de planes de contingencia. Fallar en delegar y entrenar a otros. Falta de prioridades, estándares, políticas y procedimientos. Permitirle a otros controlar nuestra agenda (llamadas, interrupciones, etc.) Carecer de una lista de tareas por prioridad, importancia y urgencia.
Recursos que ayudan Los principales recursos para utilizar mejor tu tiempo, incluyen: Dirigir el proceso de toma de decisión más que las decisiones. Establecer prioridades a corto, mediano y largo plazo. Manejar la correspondencia con cortas y rápidas cartas y memos. Desprenderse de las tareas innecesarias (delegarlas o postergarlas indefinidamente) indefinidamente) Establecer fechas límites tanto a nivel personal “Hoy es como para colaboradores el mañana de tu y equipos. ayer. ¿Cómo será No desperdiciarle su el mañana de tu tiempo a otra persona. hoy?”. Asegurarse de que cada reunión tenga un Anónimo propósito, un tiempo límite y que incluya sólo a las personas indispensables. Evita el estar ocupado sin sentido, el trabajo rutinario. Sal de él rápido. Mantén calendarizado todo de forma precisa. Abre hojas de proceso con fechas y plazos límites definidos y haz saber que quiere que sean respetados. Aprende cuando detener una tarea, una política o un procedimiento. Delega todo lo que sea posible y empoderar a tus subordinados y colaboradores. Mantén las cosas lo más simples posible. Dedica la parte mejor de tu tiempo diario a resolver las tareas de más alta prioridad (si eres subordinado de alguien, discute con él o ella la prioridad, pues es esa persona quien la fija). Saca tiempo para pensar, evaluar y reflexionar. • • • •
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Estructura tu tiempo con checklists y Listas de Tareas por Hacer. Reajusta las prioridades en función de nuevas asignaciones y tareas. Cada 40 minutos haz una pausa, respira y cambia de actividad. Eso te recarga las pilas y evita el atascamiento a tascamiento mental. Ocúpate de hacer un trabajo de calidad. Exígete a ti mismo un alto nivel de excelencia en todo. Para los demás eres lo que haces. h aces. Da la milla extra: haz el sacrificio adicional, no dejes que el haragán que todos tenemos dentro tome el control de tu vida y tu trabajo. Descubre en qué momento del día trabajas mejor y dale ese tiempo a tus tareas de mayor prioridad. Divide las grandes tareas en tareas menores. Al delegar, recuerda que se delega la tarea, pero no la responsabilidad. Asegúrate de que la persona cumpla. Afila tu sierra: mantente aprendiendo, mejorando, perfeccionando, actualizándote. Revisa cómo asignas tiempo y a qué dedicas tiempo, para detectar posibles desperdicios o asignaciones inútiles de tiempo, de cara a optimizar el uso de tu tiempo y tu vida. Establece rutinas de trabajo y aplícalas lo más estrictamente posible. Haz el hábito de asignarle un tiempo limitado a las tareas que te propongas hacer y trata de aprovechar ese tiempo asignado al máximo. • •
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Sé tacaño con tu tiempo y con tu vida Sólo tienes una cantidad limitada de tiempo y de vida. Inviértelo en lo significativo, lo vital, lo crítico y fundamental para ti. La vida es muy breve para hacer las cosas más importantes. Mucho se quedará por hacer. No dejes que lo esencial no se realice. No malgastes tu tiempo. No eches a la basura tu vida. Tienes 24 horas para hacer lo fundamental, fu ndamental, lo prioritario, lo importante. Y sólo tienes tiempo para eso. Despójate de lo no necesario, de lo no importante, de lo superfluo.
21 Aprende a decir “No”, a ser tacaño con tu tiempo y tu vida. Si fuera uno u no de tus últimos días, ¿a qué lo dedicarías? ¿Es el mejor uso el que estás haciendo ahora mismo de tu tiempo? Centra tu tiempo en actividades que te aseguren: Acercarte a Dios Expresar amor a los tuyos Aprender y crecer Construir y edificar relaciones y amistades Sólo le falta tiempo al Ampliar y construir experiencias que no sabe Construir libertad financiera aprovecharlo. Fortalecer tu salud Aportar y contribuir • • • • • • • •
Jovellanos
En cuanto a cualquier otra cosa, no importa lo que otros opinen, ellos no son tú. Ellos tienen su tiempo y sus vidas para hacer lo que crean prioritario e importante. No dejes que te manipulen y muevan como una marioneta para acá y para allá. Tú viniste con una Misión de Vida que cumplir, con un aporte que hacer, con un servicio que prestar, dados por Dios. Cumple con tu Misión. Ella arde en tu corazón: la sientes, sabes cuál es. Realízala. Para eso tienes la vida y el tiempo de vida que te ha sido concedido. c oncedido. No le falles a Dios. No te falles a ti mismo. Carpe diem
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Aquiles Julián Entrenador empresarial, especialista en mercadotecnia integrada y gerencia, programación neurolingüística, PNL, Business Coaching, desarrollo de equipos de alto desempeño y neurocompetencias.
Formación Formación profesional en mercadotecnia y gerencia. Master coach certificado por Performance Consultants y Master Practitioner certificado por el Instituto Español de Programación Neuro-Lingüística, PNL. Desempeñó posiciones gerenciales en importantes empresas nacionales, entre ellas McCann-Erickson Dominicana, Retho Publicidad, Banco del Comercio Dominicano, Laboratorios Rysell, Refrigeración Antillana, Publicitaria del Caribe, Systema Creativo, Latina Publicidad y otras. Fue consultor gerencial de Muebles de Oficina OMAR, Fábrica de Colchones Rex, Herrera Pérez & Co., Tecnoimport, DAC, S.A. y otras empresas. Impartió docencia en las universidades APEC, INTEC, UCSD, Universidad del Caribe y los monográficos de mercadeo de la UNPHU. En 1993 fundó Maxiventas, S.A., la primera empresa dominicana especializada en mercadotecnia integrada. En el 2001 se fusionó con Optimus, Colombia, para crear la empresa de formación de capital humano dominico-colombiana, IDEACCION, S.A .,., que actualmente, evoluciona en su visión para transformarse en INTERCOACH. Tiene certificación en Gestión por Competencias por Martha Alles Capital Humano, y Coaching Cognitivo por The Freeman Institute, entre otras. Ha escrito varios varios libros y ganado importantes importantes concursos literarios. Edita las colecciones digitales Libros de Regalo, Emprendedores, Ciensalud y Aprender a aprender. Ha publicado los libros La esencia del coaching, PNL, El software del cerebro, El origen del mal servicio al cliente, El activo más desperdiciado en las empresas, entre otros textos
especializados en el área empresarial, además de su producción literaria.
Libros de Regalo Colección gratuita enviada por email, obsequio de INTERCOACH
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Libros de Regalo 1. Llevar a Gladys de Vuelta a Casa y otros cuentos 2. Letras sin Dueños (Selección de parábolas) 3. Música, Maestro 4. Una Carta a García 5. 30 Historias de Nasrudín Hodja 6. Historias para Crecer por Dentro 7. Acres de Diamantes 8. 3 Historias con un país de fondo 9. Pequeños prodigios 10. El Go-getter 11. Mujer que llamo Laura 12. Historias para cambiar tu vida 13. El ingenio del Mulá Nasrudín 15. Algo muy grave va a suceder en este pueblo 16. Cuatro cuentos 17. Historias que iluminan el alma 18. Los temperamentos 19. Una rosa para Emily 20. El abogado y otros cuentos
Aquiles Julián Aquiles Julián Aquiles Julián Elbert Hubbard Aquiles Julián Aquiles Julián Russell Conwell Armando Almánzar R. Aquiles Julián Peter Kyne Aquiles Julián Aquiles Julián Aquiles Julián G. García Márquez Juan Bosch Aquiles Julián Conrado Hock William Faulkner Arkadi Averchenko
CIENSALUD 1. Inteligencia de Salud y Bienestar: 7 pasos 2. Cómo prevenir la osteoporosis
Cristina Gutiérrez Cristina Gutiérrez
Emprendedores 1. La esencia del coaching 2. El Circuito Activo de Ventas, CVA 3. El origen del mal servicio al cliente 4. El activo más desperdiciado en las empresas 5. El software del cerebro: Introducción a la PNL 6. Cómo tener siempre tiempo
Varios autores Aquiles Julián Aquiles Julián Aquiles Julián Varios autores Aquiles Julián
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Colección
Libros de Regalo ©2008
