"#$%&'&($(&)* +, #-% #&./-% (-*0$.#,% 1 #$ +&2&%&)* +, #-% #&./-% $34&#&$/,% Por: Alma Ruth Cortés Cabrera
Como recordarás todos los registros de contabilidad de una entidad, se deben llevar en documentos de registro llamados libros contables ( Contabilidad financiera ). ). Estos libros contables se clasifican o dividen en libros principales, que son: balance, diario general, libros de mayor (T s de mayor). !
Los libros contables principales, contienen el resultado de las operaciones que se realizaron en un periodo determinado, sin embargo, el detalle de dichas operaciones se lleva en los libros Auxiliares, como apoyo o soporte para identificar las partidas contables. Por ejemplo: para cada cuenta de pasivo ( proveedores, acreedores diversos, cuentas por pagar , etc.) se requiere una cuenta, ya sea circulante fija o diferida. Es decir debemos tener en la contabilidad tantas cuentas como rubros de pasivo que maneje el negocio. De igual forma cada cuenta de mayor, debe estar integrada por tantas cuentas auxiliares o subcuentas, como sea necesario En la Figura 1, se m uestra la clasificación de los libros contables:
Figura 1. Clasificación de libros contables (Lara, 2008).
1 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Tipos de libros auxiliares Los libros auxiliares , como su nombre supone, son apoyo para llevar registros analíticos de las operaciones que realiza el ente económico, y sirven para controlar las partidas que a su vez forman otra cuenta, esto se comprende mejor al abordar las siguientes categorías de registros: Cuentas de control: Así se conoce a un libro que registra información de varias cuentas, su objetivo es detallar diversas operaciones de una cuenta. En la figura 2 se aprecia un ejemplo del registro en una cuenta de bancos:
Figura 2. Ejemplo de auxiliar de bancos (Escarpulli, 2001).
Subcuentas: Este es el libro contiene la información exhibida en los libros mayores y diario, y concentra los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Observa un ejemplo en la figura 3, donde el detalle está compuesto de las operaciones que conforman a la subcuenta Banco del Tepeyac, S.A., que es parte de la cuenta de bancos de la empresa.
2 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Figura 3. Ejemplo de auxiliar de bancos con subcuenta (Escarpulli, 2001).
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos, relacionada con entradas y salidas de dinero, o como se conoce ingresos y egresos. Auxiliar de vencimientos: Este registro se lleva como apoyo para conocer la antigüedad de las cuentas por cobrar o por pagar. En la figura 4, se muestra un ejemplo de auxiliar de proveedores. Este facilita el control de las cuentas por pagar a terceros, e igualmente controlar los vencimientos de las cuentas por cobrar.
3 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Figura 4. Ejemplo de auxiliar de vencimientos (Escarpulli, 2001).
!"#$%& ()*"+"($,& Los auxiliares son los libros de contabilidad y como tales deben ser dispuestos en orden. Su función es el registro analítico de operaciones y detallar los valores e información que incluyen los libros principales (libro diario general y mayor ). Cuando se lleva el registro manualmente se llevan en libros con hojas removibles, o bien se emplea un programa de cómputo, en ambos casos a cada cuenta y cada subcuenta se le asigna un folio. Te resultará útil observar la presentación de libros auxiliares en donde se aborda que llevar estos registros ofrece ventajas operativas para el personal encargado de la contabilidad, entre ellos identificar errores con facilidad, analizar minuciosamente las operaciones, reduce tiempos de revisión y preparación para los principales libros contables: Los auxiliares incluyen información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: 4 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
1. Registro de las operaciones cronológicamente. 2. Detalle de la actividad realizada. 3. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Observa el ejemplo de un mayor auxiliar para una subcuenta de bancos (Banco del Bajío, .S.A ): GRUPO OMEGA, S.A. DE C.V. AUXILIAR DE BANCO CON EL BANCO DEL BAJIO, S.A. CUENTA 2597-9 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008
Fecha Referencia Concepto 01/12/2008 1001 Apertura de cuenta 02/12/2008 ch. 101 Andrés García 03/12/2008 ch. 102 Cía. De Luz 03/12/2008 ch. 103 López Obrador 04/12/2008 ch. 104 Viana y Cía. 05/12/2008 ch. 105 Mecánica industrial 08/12/2008 1002 Cobranza 10/12/2008 ch. 107 Colegio de abogados 12/12/2008 ch. 108 I.M.S.S 15/12/2008 ch. 109 Industrias León 18/12/2008 ch. 110 El Surtidor 21/12/2008 1003 Cobranza 23/12/2008 1004 Préstamo bancario 29/12/2008 1005 Depósito 30/12/2008 ch. 114 Francisco López
$
Debe 5,000.00
Haber $ 1,000.00 $ 240.00 $ 400.00 $ 500.00 $ 1,200.00
$ 30,200.00
$ 45,600.00 $120,000.00 $ 13,975.00
$ $ $ $ $ $
2,600.00 5,700.00 2,700.00 5,000.00 -
$13,250.00
Saldo $ 5,000.00 $ 4,000.00 $ 3,760.00 $ 3,360.00 $ 2,860.00 $ 1,660.00 $ 31,860.00 $ 29,260.00 $ 23,560.00 $ 20,860.00 $ 15,860.00 $ 61,460.00 $181,460.00 $195,435.00 $182,185.00
Tabla 1. Otro ejemplo de auxiliar de bancos.
-%./$%+ 0, 1(2%$,& ()*"+"($,& Para realizar el registro en los libros auxiliares , la contabilidad se apoya de diversos documentos, por ejemplo las pólizas. Las pólizas sirven para asentar de manera detalla, las operaciones de la empresa, y permitir su fácil identificación. Las pólizas son una evolución más de los métodos de registro manuales, que consisten, en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso de registro de las operaciones. Actualmente los programas de cómputo soportan y facilitan estos registros mecanizando los procesos de información. En la tabla siguiente se muestra, a manera de ejemplo, las operaciones que realizan las entidades económicas, mismas que señalan como documento contabilizador a los distintos tipos de póliza .
5 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
EJEMPLO Funciones básicas de una entidad Documento Documento
Descripción No .
operación
1
Fuente
Conexo
Ventas al contado
Copia de factura
Ficha de depósito
2
Ventas a crédito
3
Por el costo de lo vendido
4
5
Pago de nómina quincenal
Compra de mercancía al contado
contabilizador
Cuentas Cargo
Abono Ventas IVA por pagar Ventas IVA por pagar
Póliza de ingreso
Bancos
Copia de factura
Póliza de diario
Clientes
Nota salida de almacén
Póliza de diario
Costo de ventas
Almacén
Nómina
Copia de cheque
Póliza de egresos
Gastos de Admón. Gastos de venta
Bancos impuestos por pagar
Factura
Copia de cheque Nota de entrada al almacén
Póliza de egresos
Almacén IVA Acreditable
Bancos
Tabla 2. Funciones básicas de una entidad (Guajardo, 2004).
Recuerda que también existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, son los llamados libros sociales , como por ejemplo el libro de actas y registro de socios , el libro fiscal, el registro de facturación etc. Guajardo (2005), señala que los libros auxiliares generalmente se emplean para las siguientes cuentas: • • • • • • • • • • •
Auxiliar de bancos. Auxiliar de clientes. Auxiliar de proveedores. Auxiliar de cuentas por pagar. Auxiliar de gastos. Auxiliar de ventas. Auxiliar de mercancías. Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones. Auxiliar de cuentas por cobrar. Auxiliar de inmuebles, planta y equipo. Auxiliar de aportaciones de capital.
6 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Las cuentas por cobrar, así como las cuentas por pagar se clasifican en orden alfabético, de acuerdo con el nombre del cliente o acreedor.
3-41% &, 5,$6( ). +"#$% ()*"+"($ ,. +( 7$89/"9(: El modelo más usual de hoja de mayor auxiliar está formado por tres columnas, de saldo continuo, con columnas para el debe, haber y saldo, como se muestra en seguida: MODELO DE MAYOR AUXILIAR Nombre: Harinera la Providencia, S. A. Dirección: Av. Las Américas 550 Col. Cuauhtémoc Ciudad y Estado: Monterrey, N. L. Condiciones: 2/10 n 30 Fecha
Referencia
Mar-04
Debe
Haber
1 D-1
$40,000
Saldo
$40,000
Observa otro ejemplo de mayor Auxiliar, pero esta vez para una subcuenta de clientes. La empresa lleva la cuenta de clientes por un total de $120,450.00., de los cuales, el señor Juan Hernández Lira, es uno de ellos: Empresa X Libro auxiliar de clientes: Juan Hernández Lira. Fecha Febrero 28/09 Mar. 02 Mar. 02 Mar. 05 Mar. 07 Mar. 07 Mar. 20 Mar. 21 Mar. 25 Mar. 30 Mar. 31
Concepto
Factura 14 Ch. No. 15 Ch. no. 16 Factura 254 Ch. no. 17 Factura 406 Factura 417 Ch. no. 18 Ch. no 18 Factura 803
Referencia
Debe
Haber
Saldo $10,000.00
$2,000.00 $1,000.00 500.00
11,000.00 10,500.00
1,000.00
10,200.00 11,400.00 12,200.00 10,200.00 9,200.00 10,200.00
700.00 1,200.00 800.00 2,000.00 1,000.00 1,000.00 Tabla 6 .- Ejemplo de auxiliar de clientes.
7 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
!"#"$"%&'() Escarpulli, A. (2001). Apuntes de contabilidad I . México: IMCP. Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera . México: Mc Graw Hill. Lara, E. (2008). Primer curso de contabilidad . (22a. ed.). México: Editorial Trillas.
8 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
