CÍCLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
PRESENTADO POR: JENNIFER ACEVEDO KENDIX CORONADO DIANA MARIA GARAY
PRESENTADO AL DOCENTE: ALEX NIÑO
COMPENSAR-UNIPANAMERICANA COMPENSAR-UNIPANAMERIC ANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES FINANZAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES IV SEMESTRE SE MESTRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL MAYO DE 2011
CONTENIDO INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................
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OBJETIVO .........................................................................................................................................
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CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS
.......................................................................................... 5
ETAPAS DE LOS CICLOS DE VIDA DE LOS SISTEMAS ....................................................... 1.
5
IDENTIFICACION IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS. ............... 6 Estudios de Factibilidad. .............................................................................................................. 6
2.
3.
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS. .........................................................................................
8
2.1
Análisis Organizacional. ................................................................................................... 8
2.2
Análisis del Sistema Actual. ............................................................................................. 8
2.3
Análisis de requerimientos Funcionales.......................................................................... Funcionales. ......................................................................... 8
DISEÑO DE LOS SISTEMAS ............................................................................................
9
3.1
Diseño de interfaz de usuario. ........................................................................................ 9
3.2
Diseño de datos............................................................................................................. datos. ............................................................................................................ 10
3.3
Diseño de procesos ....................................................................................................... 10
3.4 Especificaciones de los sistemas ......................................................................................... 10
4.
ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS ................................................................................
5.
IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN ....................... 11
6.
MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN .................................... 12
CARACTERÍSTICAS DE LOS CICLOS DE VIDA .....................................................................
11
12
1.
VENTAJAS ..........................................................................................................................
12
2.
DESVENTAJAS ..................................................................................................................
12
CONCLUSIONES ...........................................................................................................................
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BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................................
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INTRODUCCIÓN En este trabajo encontrará toda la información relacionada con los ciclos de vida de los sistemas de información, teniendo en cuenta sus aplicaciones, parámetros y desarrollo para el perfecto funcionamiento de cualquier empresa. Al implementar un sistema de información, ya sea nuevo o mejorado, debe tenerse en cuenta la clasificación, esta se divide en 6 etapas o fases de desarrollo: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Identificación de problemas, oportunidades oportunidades y objetivos. Análisis de los sistemas. Diseño de los sistemas. Elaboración de prototipos. Implementación de un nuevo sistema sistema de información. Mantenimiento de los sistemas de información. información.
Cada una de estas etapas nos va dando las pautas para el correcto desarrollo del nuevo sistema propuesto, dado que, cada una forma parte de la siguiente y en ocasiones intervienen varias etapas a la vez.
OBJETIVOS 1. Conocer el ciclo de vida de los sistemas de información gerencial, sus etapas de funcionamiento, analizando cada etapa, objetivos y manera de desarrollo. 2. Identificar las características características del ciclo de vida de un sistema de información. información. 3. Analizar las ventajas y desventajas que ofrece la implementación de un nuevo sistema de información.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Se define como la metodología tradicional para desarrollar un sistema de información, el cual divide el proceso de desarrollo de sistemas en fases formales, que deben completarse secuencialmente con una división muy formal de las actividades de los usuarios finales y los especialistas de sistemas de información. El SDLC (Sistems Develoment Life Cycle ) es un enfoque para el análisis y diseño cuya propósito consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y del usuario; sin embargo, el enfoque del ciclo de los sistemas puede ser costoso, consumidor de tiempo e inflexible. 1 ETAPAS DE LOS CICLOS DE VIDA DE LOS SISTEMAS Está compuesto por 7 etapas, cada etapa debe ser aprobada antes de pasar a la siguiente: 2.
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
1.
Análisis de los sistemas.
4. 3.
Mantenimiento de los sistemas de información.
5.
Elaboración de prototipos.
6.
Diseño de los sistemas.
Implementación de un nuevo sistema de información.
(Siete fases del ciclo de vida de los sistemas)
1
Laudon, Kenneth. Sistemas de información gerencial, Fundamentos del análisis de sistemas, Pág. 10.
1. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS. Esta es la primera etapa en el proceso de desarrollo de sistemas, el analista define el proyecto, se determina si existe un problema y se puede resolver con un nuevo proyecto. Esta etapa es crítica para el éxito del nuevo proyecto, ya que el analista debe observar objetivamente lo que sucede con el negocio. 2 El primer paso en este proceso consiste en responder preguntas como:
¿Tenemos un problema (o una oportunidad) empresarial? ¿Qué está causando el problema? ¿Un sistema de información nuevo o mejorado ayudaría a solucionar el problema? ¿Cuál sería una solución de sistema de información viable para nuestro problema?
La etapa de investigación incluye el estudio preliminar de soluciones propuestas con sistemas de información para problemas empresariales de usuarios finales. Cabe recordar que las oportunidades son las situaciones que se consideran susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados, el aprovechamiento de esas oportunidades hace que se logren ventajas competitivas. Estudios de Factibilidad. Factibilidad. Estudio preliminar que investiga las necesidades de información de usuarios potenciales y determina los requerimientos de recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto 3. Para reunir la información solicitada se deben utilizar los métodos de recolección de datos como entrevistas, cuestionarios, observaciones, videocintas, análisis de documentos, entre otros, para que luego se formalicen los hallazgos y de este modo se establezca el informe escrito donde se incluyen las especificaciones preliminares y un plan de desarrollo para el sistema propuesto. Si la gerencia aprueba el estudio se puede continuar con el proceso de desarrollo del sistema. La meta de los estudios de factibilidad consiste en evaluar sistemas alternativos y proponer los sistemas más factibles y deseables de desarrollo. La factibilidad de un sistema propuesto puede ser evaluada en cuatro categorías: 2 3
Laudon, Kenneth. Sistemas de información gerencial, Fundamentos del análisis de sistemas, Pág. 10. O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Págs. 93-94.
1.1.1 Factibilidad organizacional,
El sistema propuesto debe ir acorde a los objetivos y al plan estratégico de sistemas de información de la organización. 1.1.2 Factibilidad económica,
El sistema propuesto debe generar ahorros en los costos, incremento en los ingresos y en las utilidades, reducciones en la inversión y otros tipos de beneficios. 1.1.3 Factibilidad técnica,
Se demuestra a través de la compañía, adquiriendo o desarrollando el software y el hardware confiable en el tiempo requerido el cual debe ser capaz de satisfacer las necesidades de un sistema propuesto. 1.1.4 Factibilidad operacional,
Es la disposición y la capacidad de la gerencia, los empleados, los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema propuesto. Los estudios de factibilidad también abarcan un análisis de costos/beneficios los cuales pueden ser tangibles o intangibles, teniendo en cuenta, que estos se pueden o no cuantificar. Por ejemplo, los costos tangibles son los costos del software y del hardware y los salarios de los empleados, y los costos intangibles incluyen la pérdida de goodwill del cliente o la moral de los empleados por circunstancias generadas a través de errores en el software. Los beneficios tangibles pueden ser la disminución de los costos de nómina por una reducción de personal o una disminución en los costos de tener inventario represado, generado a partir del uso del nuevo sistema. Por el lado de los beneficios intangibles, se dice que son difíciles de estimar y pueden incluirse un mejor servicio al cliente o información más rápida y exacta.
2. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS. El análisis de sistemas es un estudio a fondo de las necesidades de información de los usuarios finales, genera los requerimientos funcionales, los cuales se emplean como base para el diseño de un nuevo sistema de información 4. Este análisis comprende un estudio detallado de:
Necesidades de información en la organización organización y usuarios finales. finales. Actividades, recursos y productos de cualquier SI actual. Capacidades de los sistemas de información que se requieren para satisfacer las necesidades de información.
2.1 Análisis Organizacional. Organizacional. Los miembros del equipo de desarrollo deben tener conocimientos sobre la organización, estructura gerencial, personal a cargo, actividades empresariales, sistemas de entorno con los que debe tratar, y sistemas de información actuales. De igual manera, para un mejor manejo de la información y su respectivo análisis, debe haber una persona del grupo que esté informada con más detalle sobre las unidades de negocio que maneje la compañía a tratar. 2.2 Análisis del Sistema Actual. Antes de diseñar un nuevo sistema, se necesita analizar que se desea mejorar o cambiar (si existe uno) en cuanto a dos aspectos: 1. Cómo utiliza los recursos de hardware, software, redes y personas para convertir los recursos de datos (de transacciones) en productos de información, como informes y presentaciones. 2. Cómo se logran las actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento, y control de los SI. SI. Este debe documentarse. 2.3 Análisis de requerimientos requerimientos Funcionales. Funcionales. Primero, se debe determinar con el equipo de trabajo las necesidades específicas de información empresarial, como que tipo de información se requiere, formato, volumen y frecuencia de la misma, y qué respuestas de tiempo son necesarias. Luego, se determinan las capacidades de procesamiento de información requeridas para cada actividad de sistemas (entrada, procesamiento, salida, almacenamiento, control), con el fin de satisfacer estas necesidades de información. 4
O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Págs. 95-96.
Finalmente, se debe tratar de desarrollar requerimientos funcionales, que constituyen los requerimientos de información de usuarios finales, como: conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, objetivos, datos y procedimientos implicados. A continuación se describen algunas de las áreas clave donde debería desarrollarse requerimientos funcionales: Áreas Clave Requeridas de: Ejemplo Interfaz de usuario: Ingreso automático de datos de Necesidades de entrada/salida de los usuarios productos y pantallas de ingreso de finales respaldada a través del SI.(fuentes, datos fáciles de usar por parte de los formatos ,contenido, volumen, frecuencia de vendedores. cada tipo de entrada y salida) Procesamiento: Actividades requeridas para convertir la entrada en salida.(cálculos, operaciones de Cálculo automático y rápido de totales procesamiento y capacidad, rendimiento, e impuestos de ventas. tiempo necesarios para las actividades de procesamiento) Almacenamiento: Recuperación y actualización rápida Organización, contenido y tamaño de las bases de bases de datos de productos, de datos, tipo y frecuencia de actualización de precios y clientes. los registros e indagaciones. Control: Señales de errores en el ingreso e Exactitud, validez, solidez, seguridad y datos, y recibos fáciles de leer por adaptabilidad para las funciones de entrada, parte de los clientes. proceso, salida y almacenamiento.
3. DISEÑO DE LOS SISTEMAS El diseño de los sistemas, especifica cómo este logrará el objetivo del análisis de sistemas, que consiste en describir lo que un sistema debería hacer para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. 3.1 Diseño de interfaz de usuario. Es un proceso de elaboración de prototipos que se deben diseñar y modificar varias veces con retroalimentación de los usuarios finales. Se centra en el respaldo de las interacciones entre usuarios finales y sus aplicaciones que se basan en el computador. Genera especificaciones de diseño detalladas para productos de información como pantallas de de presentación, diálogos interactivos usuarios/computador, respuestas auditivas, formularios, documentos e informes. El diseño puede variar, puede darse en formas atractivas y eficientes de entrada y salida de usuarios, como página Web o intranet; o bien, mediante métodos para
convertir documentos legibles por el ser humano a entradas legibles por máquinas, cómo escaneo óptico de formularios empresariales. Se debe tener en cuenta que al momento de diseñar un sitio Web este debe ser: a. Simple: Evitar el vocabulario complejo, explicaciones demasiado elaboradas y digresiones confusas. La mira siempre debe estar puesta en el cliente. b. Claro: El sitio Web debe evitar presentaciones presentaciones sin fundamento de trucos trucos de tecnología que saturan el sitio. c. Organizado de forma lógica: Siga la regla de los tres clics, clics, muchas veces los usuarios que no encuentran las cosas en tres clics pueden abandonar el sito. 3.2 Diseño de datos. Se centra en el diseño de la estructura de bases de datos y archivos utilizados por un sistema de información propuesto 5. Consiste en descripciones detalladas de: a. Atributos de las las entidades (objetos, persona, lugares, eventos) sobre los cuales se debe mantener información en el SI propuesto. b. Relaciones que mantienen las entidades entre sí. c. Elementos de datos específicos (bases de datos, archivos y registros). d. Reglas de integridad que rigen la forma como cada elemento de dato es especificado y utilizado por el SI. 3.3 Diseño de procesos Su enfoque es el diseño de los programas y procedimientos que necesita el sistema de información propuesto. Este diseño de proceso del software se expresa como una arquitectura “de tres niveles” de servicios de procesamiento: 1. Servicios de usuario: software de cliente cliente front-end que se comunica con los usuarios a través de una interfaz de usuario gráfica. 2. Servicios de aplicación: módulos de software que imponen reglas empresariales, procesan información y manejan transacciones. 3. Servicios de datos: los los datos están disponibles para el software de servicios de aplicación para procesamiento. Es un sistema de administración de bases de datos. 3.4 Especificaciones de los sistemas En esta parte se formaliza el diseño y métodos y productos de la interfaz de usuarios de una aplicación, las estructuras de las bases de datos y los procedimientos de procesamiento y control. 5
O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Págs. 98-100.
El diseño final de sistema debe especificar:
Recursos de hardware: máquina y medios. Recursos del software: programas y procedimientos. Recursos de redes: medios de comunicaciones y redes. Recursos humanos: usuarios finales y staff de sistemas de información.
El resultado final de estas especificaciones será conocer cómo tales recursos convertirán los recursos de datos (almacenados y bases de datos) en productos de información (presentaciones, respuestas, informes y documentos).
4. ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS Esta fase consiste en el desarrollo rápido y la prueba de modelos adecuados, o prototipos, de nuevas aplicaciones en un proceso interactivo e iterativo que puede ser utilizado por analistas de sistemas y por usuarios, y que combina pasos del ciclo de vida de los sistemas. La elaboración de estos, hace que el proceso de desarrollo sea más rápido y más fácil para los analistas de sistemas, quienes en ocasiones, interactúan y trabajan conjuntamente con los usuarios finales en el desarrollo, prueba y refinación de prototipos, lo que hace que la elaboración de estos sea más accesible porque simplifica y acelera el diseño de sistemas 6. 5. IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN Esta etapa comprende: 1. 2. 3. 4.
La adquisición de hardware y software. software. El desarrollo de software. La prueba de programas programas y procedimientos. El desarrollo de documentación y una variedad de actividades de instalación. 5. Un proceso de conversión desde el uso de un sistema actual ala operación de una aplicación nueva o mejorada.
6
O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Págs. 102.
La implementación puede ser un proceso difícil y que demanda mucho tiempo, cabe mencionar que es esencial para garantizar el éxito de cualquier sistema recientemente desarrollado7. 6. MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Es la etapa final del ciclo de vida de los sistemas. Comprende la supervisión, evaluación y modificación de un sistema para realizar mejoramientos deseables o necesarios. Asimismo, como apoyo en esta etapa final se debe reconocer la elaboración de prototipos, ingeniería de sistemas asistidas por computador (CASE, computer-aided systems engineering ) y desarrollo del usuario final. La evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases, no solamente en esta etapa. El trabajo de sistemas es cíclico, cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado 8. CARACTERÍSTICAS DE LOS CICLOS DE VIDA Proceso secuencial formal paso a paso Especificación y aprobaciones por escrito Rol limitado de usuarios
• • •
1. VENTAJAS Necesario para proyectos y sistemas grandes y complejos. 2. DESVENTAJAS • • • •
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Es costoso, tardado e inflexible. Es necesario repetir los pasos. Desalienta los cambios Excesiva documentación para manejar. No es orientado a la toma de decisiones.
Laudon, Kenneth. Sistemas de información gerencial, Fundamentos del análisis de sistemas, Pág. 13. Laudon, Kenneth. Sistemas de información gerencial, Fundamentos del análisis de sistemas, Pág. 13. O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Págs. 103.
CASO PRÁCTICO: REEBOK INTERNACIONAL Reebok Internacional Ltda. Ha acudido al software de colaboración para transformar su sitio World Wide Web en una experiencia interactiva y hacer que sus clientes continúen regresando. Por el camino se han reducido sus problemas que tienen que ver con actualización de los contenidos siempre cambiantes del sitio Web. El fabricante de calzado y ropa deportiva, con sede en Stoughton. Massachusetts, rediseñó recientemente su sitio Web en www.reebok.com utilizando Radent WebShare, un sistema groupware basado en la Web. Reebok está utilizando hooks de correo electrónico incorporados, grupos de discusión tableros de anunciados y postales de correo electrónico para hacer del sitio mucho más interactivo que cuando debutó en 1994, según Marvin Chow, director de marketing interactivo de Reebok. La meta que se fijó esta compañía era fomentar una comunidad de usuarios por que en ese tiempo recibía alrededor de 800.000 hits diarios y la compañía ha enrolado cerca de 25.000 miembros del sitio. Actualmente, Reebok ofrece cuatro micrositios, cada uno dedicado a una determinada categoría de aptitud física, donde los usuarios pueden interactuar de una forma muy dinámica con atletas y entrenadores de su interés, pueden ver el perfil, enviar postales, hacer y obtener sugerencias, ver noticias actuales sobre sus deportes favoritos, entre otras aplicaciones. La entrega de este contenido personalizado hizo que Reebok experimentara con algo inusual, pero que captara la atención de una audiencia más joven que buscara una nueva cantidad de esplendor. Por otro lado, Reebok eligió WebShare por que le proporcionó a sus empleados la capacidad de poder actualizar los contenidos de la pagina Web, como actualizaciones sobre noticias de figuras deportivas, utilizando un explorador del Web. Además, las características del flujo de trabajo en WebShare ayudan a Reebok en el manejo de su sitio, por ejemplo, actualizar la información y trasladar esos cambios automáticamente al personal apropiado. Este tipo de actualización “hágalo usted mismo” que ahora disfruta Reebok es una de las principales ventajas de utilizar una herramienta de desarrollo de colaboración basada en la Web 9. 9
Tomado de Barbara Cole-Gomolski,Groupware Gives Lift to Reebok Site,Computer world, January 19, 1998.
O’Brian, James. Sistemas de información gerencial, 2001, Cap. 3, Solución de problemas, Pág. 109.
CONCLUSIONES 1. Se logró conocer el ciclo de vida de los sistemas de información información gerencial, sus etapas de funcionamiento, analizamos cada etapa, objetivos y su manera de desarrollo. 2. Identificamos las características del ciclo de vida de un sistema de información y sus aplicaciones. 3. Se analizaron las ventajas y desventajas que ofrece ofrece la implementación de un nuevo sistema de información.
BIBLIOGRAFIA
LAUDON, KENNETH JANE. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. EDITORIAL MC GRAW WILL. 2004 O´BRIAN, JAMES A. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. 2001
