Universidad Galileo. Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. C oor di na naci ció ón A uto utom mat atii zaci ció ón de Pr oce ceso sos s A dmi ni nistrativos. strativos.
Caso de Estudio Automatización de Procesos Procesos Administrativos Casos Casos Empresariales. Empresariales.
POR: Msc. Humberto Ajcu. MA/ Msc. Andrea Morales. Hugo Girón.
Octubre 2018.
De acuerdo con la lectura del caso de la empresa “Textiles H & A” deberá de realizar el desarrollo de las tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los archivos generales de evaluanet: http://evaluanet.galileo.edu
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.
Introducción al Caso de Estudio APACE (Sistematización y Equipamiento de Procesos Administrativos ):
A raíz del análisis situacional, se pudo llegar a la determinación de distintos
A continuación, se da a conocer el
problemas a nivel operativo, productivo y
diagnóstico empresarial de la Textilera
administrativo, así como también las
Textiles H&A, que se dedica a la
estrategias que serán necesarias para
comercialización
de
elaborar un plan de acción. El caso enfoca
productos textiles, empresa guatemalteca
en forma global, el propósito de la empresa
con una estructura de mercado conformado
en diferentes áreas, que pretenden mejorar
por
ante todo los índices de productividad,
la
industria
y
exportación
maquilera
a
nivel
internacional, siendo su público objetivo la
ventas, mercado, tecnología de punta, la
demanda de Estados Unidos.
que ayudara a incrementar los índices de productividad, por ello se tomaron en
Se tomó en cuenta, la determinación del análisis del entorno que puede afectar el mercado global, tanto externamente como internamente apoyándose de herramientas
cuenta todas las actividades necesarias para llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de la asignación de responsables y tiempos.
que ayuden a medir los índices de aceptación, para ello se utilizó la matriz de
A
partir
de
los
distintos
aspectos
los índices de factores internos y externos.
empresariales, deberá enmarcar el estudio del caso a un problema de carácter
Nota Importante: La automatización de procesos administrativos implica : Sistematización y equipamiento. La sistematización implica visualizar a la organización como un sistema, y el equipamiento implica el dotar del equipo necesario para realizar las tareas administrativas.
administrativo el cual deberá de resolver implementando
las
herramientas
aprendidas en los cursos del área de APA, y proveer así alternativas de solución que ayuden
a
desarrollar
administrativos en forma eficiente.
procesos
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COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ESTUDIANTE POR MEDIO DEL ESTUDIO DE CASOS:
Utilizar su criterio y experiencia para analizar las causas y soluciones de un
Identificar un problema utilizando las herramientas y métodos aprendidos en
OBJETIVOS DEL CASO:
los cursos del Área de Automatización de Procesos Administrativos.
Que el estudiante este en la capacidad de:
Determinar las acciones a seguir, después de haber evaluado las
Capacidad de análisis, comprensión y diseño de soluciones a través de la implementación de Información (TI).
Sistemas
de
Tener la capacidad para desarrollar distintas propuestas de automatización de procesos administrativos utilizando tecnologías de información (TI).
Identificar problemas de administrativo dentro de una
tipo
organización y presentar soluciones mediante la automatización de procesos.
opciones de solución del caso.
Aplicar métodos de factibilidad económica para determinar la viabilidad de inversión en Sistemas de Información (TI).
problema.
Capacidad para realizar procesos de auditoría determinando puntos de
Aplicar apropiadamente la metodología de estudio de casos a procedimientos administrativos.
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METODOLOGIA GENERAL DEL METODO DE CASOS. RESULTADO ESPERADO. El método del caso es un modo de enseñanza en el que los estudiantes aprenden sobre la base de experiencias y situaciones de la vida real, permitiéndoles así, construir su propio aprendizaje en un contexto que los aproxima a su entorno. Este método se basa en la participación activa y en procesos colaborativos y democráticos de discusión de la situación reflejada en el caso.
Basado en los datos presentados en el caso deberá de analizar, discutir, interpretar y establecer un solo problema, en el desarrollo del caso podrá identificar que la empresa en su estructura
presenta
actualmente
varios
problemas, a lo cual deberá de seleccionar un solo problema dado a que el caso está diseñado
Un caso representa situaciones complejas de la
de tal forma, que puede identificar varios
vida real planteadas de forma narrativa, a partir de
problemas, pero partiendo de ello tendrá que
datos que resultan ser esenciales para el proceso
escoger un problema en el que pueda aplicar
de análisis. Constituyen una buena oportunidad
como
para que los estudiantes pongan en práctica habilidades que son también requeridas en la vida real,
por
ejemplo:
observación,
s is tematización y equipamiento a un proces o adminis trativo. solución
la
Nota Importante:
escucha,
diagnóstico, toma de decisiones y participación en procesos grupales orientados a la colaboración.
Lea detenidamente el caso, elabore un listado de los problemas identificados, priorice que problema es más importante de resolver. La selección del problema debe estar enfocado en la “Sistematización y Equipamiento “a un proceso administrativo. Para dar inicio con el desarrollo de las tareas (entregables) debe enfocar claramente la selección del problema y abordar el mismo tema en el desarrollo de cada entregable .
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Caso de Estudio Textilera “Textiles H& A”
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MARCO GENERAL DE REFERENCIA: El departamento de ventas y despachos tiene Textiles “Textiles H& A” inició sus operaciones
una de las tareas más esenciales, ya que de
en el año 1990; fue fundada por Carlos Morales, desde entonces vino a ser una de las más grandes exportadoras de algodón y
ellos depende que todos los clientes queden
tejidos.
departamento también depende que la
satisfechos tanto del servicio como de la entrega exacta de la mercadería. De este empresa crezca aún más, ya que este sirve
Dicha empresa se dedicaría a la importación de materias primas, maquinaria, insumos, etc., con el fin de producir hilazas de algodón para posteriormente hacer el tejido y luego hacer el acabado (teñirlas).
como filtro de control, ya que en está área ocurren regularmente robos de mercaderías. A medida que los clientes demandaban otro tipo de productos, “Textiles H& A” fue
acrecentado su producción; iniciando sus operaciones en la producción y proceso del algodón e hilado de telas, para lo cual adquirió
Después de casi un año de operación de la
la
empresa, cada día más ha ido creciendo, ya
procesamiento del material textil, requiriendo
que la cartera de clientes fue aumentada, los
para ello contratar a más personal para que
pedidos fueron más constantes, la maquinaria
realizaran dichas tareas productivas, y
y el personal no era suficiente para satisfacer
también las tareas administrativas como toma
las necesidades de los clientes. A medida de
de pedidos, elaboración de requisiciones y
esto
compras de productos.
se
decidió
importar
maquinaria
maquinaria
indispensable,
para
el
sofisticada para hacer una producción más efectiva y con una mejor calidad. También hubo la necesidad de contratar más personal para la operación de la maquinaria, y así hacer
aun
más
efectivas
las
tareas
productivas. La producción desde luego se incremento considerablemente, pero no se pensó en un departamento de despachos y empaques, que para la empresa es uno de los más importantes.
La demanda de los clientes permitió que “Textiles H& A” creciera y fue así como en el
año 1992, se enfoca en la elaboración de patrones de telas, según especificaciones requeridas por los clientes; para luego cortar y confeccionar todo tipo de ropa para ser vendidas a otras empresas y posteriormente son exportadas.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: Actualmente la empresa cuenta con un número de 1,500 empleados distribuidos en las distintas áreas de la empresa quedando distribuidos de la siguiente manera:
E laborado por: Autorizado por:
Carlos Morales. Lic. Humberto Ajcú Velásquez
R evisado por: Última fecha de revisión:
Licda. Andrea Morales Chan Octubre del 2018
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Se cuenta con materia prima de la mejor
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA:
calidad, importada desde Estados Unidos para la producción de los hilos 100% de
“Textiles H& A” es una empresa que se
algodón o mezclas algodón poliéster,
dedica a la elaboración y procesamiento
algodón,
de tejidos, pasando por varias etapas las
especificaciones del cliente.
nylon
etc.;
según
cuales se dividen, hasta llegar a la producción
y
elaboración
final
del
producto solicitado.
La
empresa
se
especializa
en
la
producción de diferentes tipos de telas de tejidos de puntos en PFD. Se trabajan los
“Textiles H& A” se destaca por su énfasis
en calidad, respuesta rápida y una
siguientes tipos de telas en varios anchos *Body Size” dependiendo del peso de la
capacidad mensual de producción de
tela:
360,000 piezas mensuales, la integración de
la
compañía
puede
suplir
las
Jersey 100% algodón,
Rib 1*1,2*1,
French Ferry,
demandas que los clientes necesiten. Algunos de los productos elaborados son: camisetas,
sudaderos,
pantalones,
vestidos; incluyendo cada una de las áreas especializadas en las fases de Producción: hilar, tejer, acabado, cortado, costura proceso de lavado y empacado.
Fleece,
Pique.
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Misión: En
“Textiles
Visión: H&
A”
se
fabrica
y
comercializa a bajo costo productos
Aumentar el liderazgo en la producción,
textiles y productos relacionados para los
garantizando de esta manera mayor
mercados industrial y textil, en forma
satisfacción en las necesidades de los
innovadora.
clientes, en el mercado nacional e internacional, alcanzando el aumento en
Nuestro propósito es mantener posición de líderes en el mercado al satisfacer las necesidades del cliente y proporcionar un servicio de excelencia.
las ventas, a través del desempeño laboral el cual requerirá de una mayor instrucción, e inducción de diferentes métodos institucionales de mejora de calidad.
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¿En dónde Estamos? “Textiles
H&
A”
tiene
un
mercado
mayoritariamente comprendido por la industria maquilera a la que provee todo tipo de insumo necesario para la producción, uno de los mayores mercados es el mercado extranjero, donde es exportado el producto, y materiales, proveídos con la mayor gestión de calidad, mejores precios, es por ello que en el mercado extranjero prefieren importar de otros países, donde la mano de obra es más barata debido al subdesarrollo e inestabilidad económica en países como los nuestros, siendo de beneficio para la industria textil en Guatemala ya que es muy buen mercado siendo este los mayores consumidores del producto. Se cuenta con materia prima de la mejor calidad, importada desde Estados Unidos para la producción de los hilos 100% de algodón o mezclas algodón poliéster, algodón,
nylon
etc.;
especificaciones del cliente.
según
El mercado textilero, en Guatemala tiene diferentes segmentaciones, pero muchas veces no cuentan con los medios para poder comercializar sus productos, en comparación
con
sus
principales
competidores en Guatemala “Textiles H& A” sobrepasa los niveles de aceptación de
los clientes, por lo que se demostrara los porcentajes de ventas en comparación con otras textileras.
Principales
Competidores:
(Ver
Gráfica de Pie 1) L.A. M. A Textiles C&A Cotton S. A Politex Textiles H & A
10% 20% 15% 5% 49%
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¿A dónde queremos llegar?
objetivo de las mismas dar a conocer a los empleados sus atribuciones, permitiendo
Uno de los principales objetivos dentro de
de esta manera una mejor organización
la empresa es prestar un buen servicio al
dentro del trabajo y de esa manera los
cliente, ya que el servicio es indispensable
empleados sepan quienes son sus jefes
para cualquier empresa, por medio de
inmediatos.
este se puede perjudicar o beneficiar la imagen de la misma, por lo tanto se debe
También es necesario actualizar, los
de lograr satisfacer a los clientes, tener
mecanismos de seguridad tanto física
una buena organización dentro del
como de procedimientos, para que los
departamento, el que requiere un punto
empleados puedan trabajar con seguridad
especial de atención para maximizar las
dentro de las áreas que puedan ser
ventas.
expuestas al peligro, para ello es importante
establecer
propicias
a
equipos,
procedimientos llevados actualmente, los
accidentes, así como ampliación de áreas
cuales son muy lentos y radican en la
de salidas de emergencias, por lo que es
pérdida de tiempo, y descontrol de los
necesario reestructurar el manual de
mismos, por lo que se propone agilizarlos
contingencias actual.
el trabajo efectivamente, por lo que se determina que es importante realizar una reestructuración en las asignaciones de puestos, siendo el
áreas
y
Se pretende mejorar la efectividad en los
de tal manera, para que permitan distribuir
para
controles
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
¿Qué podemos hacer? 1. Incrementar las ventas actuales en
¿Cómo Podemos Lograrlo? 1.
Aumentar la producción actual en
un 50 % sobrepasando los niveles
un 75 % en un período de 6
de producción actuales, por lo que
meses, por lo que se requiere de
se requiere de un énfasis en el
mejores métodos de trabajo
mercado, pretendiendo optimizar un
dentro de la empresa, así como
nivel requerido de producción en el
de equipos que ayuden a mejorar
ámbito empresarial.
e incrementar la productividad.
2. Reducir costos operativos en un 50
2.
Reducir los gastos operativos en
%, para el proceso de producción,
un 50 %, en las áreas en las que
lo que requerirá de un análisis del
la producción muchas veces es
costo beneficio, de las actividades
repetitiva, debido a los errores
que ameritan ser en este caso
que se cometen por la falta de
objeto de estudio.
control dentro de los procesos de trabajo, lo que lleva a provocar excedentes, mala utilización de
3. Implementar un nuevo producto y servicio dentro del mercado, el
los
recursos
desperdicios
que pretende expandirse a otros países en donde aún no llegan estas exportaciones.
disponibles, de
materiales
utilizados. 3.
En un período de 1 año y 6 meses se lanzará al mercado un nuevo servicio para abarcar diferentes grupos de mercado, por ejemplo: Ejecutivos,
mujeres,
niños,
dentro de un poder adquisitivo medio-alto. 12
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ANALISIS FODA ( FODA ACTUAL) FACTORES INTERNOS.
Fortalezas
Solidez en el mercado.
Calidad en producción.
Variada y moderna gama de productos textiles.
Amplia cartera de clientes.
Debilidades
No contar con controles de Inventarios de mercaderías
Tecnología obsoleta.
Conflictos laborales.
Falta de sistemas de información para la toma de decisiones.
Conocimiento de las exigencias del mercado. Capacidad de producción
Utilización de personal de forma ineficiente
Infraestructura inadecuada.
FACTORES EXTERNOS.
Oportunidades
Accionistas extranjeros dispuestos a
Amenazas
Globalización, y competencia extranjera.
Mejor atención a los clientes por parte de la
invertir capital en la empresa.
Influencias extranjeras para adquirir materias primas a precios sumamente bajos.
Introducción de nuevos productos
competencia
Leyes fiscales
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Administrativos
A continuaci ón los principales hallazgos y evidencias del problema de acuerdo a cada departamento que conforma a la empresa, s iendo los s ig uientes :
En el Departamento de ventas: Los recursos financieros con que cuenta la empresa, son manejados a través de los ingresos obtenidos por las ventas, es importante señalar que existen factores que inciden en la disminución y aumento de las mismas, siendo estos los factores externos e internos. Entre los factores externos se encuentran pagos excesivos de impuestos, presiones económicas, legales y sociales que se encuentran alrededor de la política gubernamental en nuestro país.
Entre los factores internos se pueden mencionar presiones internas por parte de los trabajadores, así como la desviación y mala utilización de recursos que incurren en desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la empresa, siendo factor determinante para establecer la situación financiera de la empresa, es por ello que es importante llevar el control de todos los recursos , así como de la ampliación del perfil de clientes , es por ello que se requiere de un control sistematizado de dicha tarea.
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En el Departamento de Producción: En una empresa industrial, hay muchos factores a tener en cuenta, lo que la hace un tipo de empresa muy compleja. Evidentemente, se necesita tener una organización de primer nivel y conocimientos administrativos avanzados para poder mantener una corporación de este tipo funcionando perfectamente. No hace falta decir que uno de los factores más importantes dentro de una empresa del sector industrial es la producción de la misma. Sin embargo, muchas empresas de este sector suelen tener problemas principalmente para potenciar la productividad y mejorar la eficiencia. Es por ello que es importante mejorar los controles de la producción por medio del equipo y sistemas adecuados así como también capacitar al recurso humano, también es necesario tener un estricto control de la materia prima que se adquiere para producir. De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área de producción, siendo los siguientes:
Duplicidad de órdenes de producción. Conflictos entre los operarios y jefe de producción. Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas. Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas. Pérdidas de tiempo en producción
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En el Depto. De Recursos humanos: Cuando hablamos de recursos humanos nos referimos a todos aquellos factores que rodean al potencial humano de la empresa. La capacitación del personal es uno de los factores que podría estar afectando la producción de la empresa derivado a que cuando una empresa alcanza cierto tamaño, comienza a exigir a sus trabajadores desarrollar nuevas habilidades. De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área de Recursos Humanos, siendo los siguientes:
Desconocimiento de la estructura organizacional Comunicación inadecuada No se respeta la jerarquía de puestos No se delegan responsabilidades
Falta de equipo y sistemas de información que permitan llevar mejores controles en los procesos administrativos.
OBSERVACIONES: De acuerdo con la lectura del caso de la empresa “Textiles H & A” deberá de realizar
Ms c. Humberto A jcu.
[email protected] MA/ Ms c. A ndrea Morales . asis tentecoordinacionapa@ g alileo.edu Hugo G irón.
el desarrollo de las tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los archivos generales de evaluanet : http://evaluanet.galileo.edu así como también encontrara en el material de cada semana : videos de apoyo, lecturas complementarias, y presentaciones de cada tema solicitado en las tareas
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