Universidad Galileo. Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. C oor di na naci ció ón A uto utom mati tiz zaci ció ón de Pr oce ceso sos s A dmi ni nistr stra ati tivo vos. s.
Caso de Estudio Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.
POR: Msc. Humberto Ajcu. MA/ Msc. Andrea Morales. Hugo Girón.
Octubre 2018.
De acuerdo con la lectura del caso de la empresa “Textiles H & A ” deberá de realizar el desarrollo de las tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los archivos generales de evaluanet: http://evaluanet.galileo.edu 1
Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
Introducción al Caso de Estudio APACE (Sistematización y Equipamiento de Procesos Administrativos ):
A raíz del análisis situacional, se pudo llegar a la determinación de distintos
A continuación, se da a conocer el
problemas a nivel operativo, productivo y
diagnóstico empresarial de la Textilera
administrativo, así como también las
Textiles H&A, que se dedica a la
estrategias que serán necesarias para
comercialización
de
elaborar un plan de acción. El caso enfoca
productos textiles, empresa guatemalteca
en forma global, el propósito de la empresa
con
mercado
en diferentes áreas, que pretenden mejorar
conformado por la industria maquilera a
ante todo los índices de productividad,
nivel internacional, siendo su público
ventas, mercado, tecnología de punta, la
objetivo la demanda de Estados Unidos.
que ayudara a incrementar los índices de
una
y
estructura
exportación de
productividad, por ello se tomaron en Se tomó en cuenta, la determinación del
cuenta todas las actividades necesarias
análisis del entorno que puede afectar el
para llevar a cabo el cumplimiento de los
mercado global, tanto externamente como
objetivos propuestos, a través de la
internamente apoyándose de herramientas
asignación de responsables y tiempos.
que ayuden a medir los índices de aceptación, para ello se utilizó la matriz de
A
partir
de
los
distintos
aspectos
los índices de factores internos y externos.
empresariales, deberá enmarcar el estudio del caso a un problema de carácter
Nota Importante: La automatización de procesos administrativos implica : Sistematización y equipamiento. La sistematización implica visualizar a la organización como un sistema, y el equipamiento implica el dotar del equipo necesario para realizar las tareas administrativas.
administrativo el cual deberá de resolver implementando
las
herramientas
aprendidas en los cursos del área de APA, y proveer así alternativas de solución que ayuden
a
desarrollar
procesos
administrativos en forma eficiente.
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ESTUDIANTE POR MEDIO DEL ESTUDIO DE CASOS:
Capacidad para realizar procesos de auditoría determinando puntos de
Aplicar
métodos
de
factibilidad
económica para determinar la viabilidad
Utilizar su criterio y experiencia para
de
analizar las causas y soluciones de un
inversión
en
Sistemas
de
Información (TI).
problema.
Identificar un problema utilizando las
OBJETIVOS DEL CASO:
herramientas y métodos aprendidos en los cursos del Área de Automatización
Que el estudiante este en la capacidad de:
de Procesos Administrativos.
Identificar
problemas
de
tipo
dentro
de
una
Determinar las acciones a seguir,
administrativo
después
organización y presentar soluciones
de
haber
evaluado
las
mediante
opciones de solución del caso.
la
automatización
de
procesos.
Capacidad de análisis, comprensión y diseño de soluciones a través de la implementación
de
Sistemas
de
Información (TI).
Aplicar apropiadamente la metodología de estudio de casos a procedimientos administrativos.
Tener la capacidad para desarrollar distintas propuestas de automatización de procesos administrativos utilizando tecnologías de información (TI).
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
METODOLOGIA GENERAL DEL METODO DE CASOS. RESULTADO ESPERADO. El método del caso es un modo de enseñanza en el que los estudiantes aprenden sobre la base de experiencias y situaciones de la vida real, permitiéndoles así, construir su propio aprendizaje en un contexto que los aproxima a su entorno. Este método se basa en la participación
activa
y
en
procesos
colaborativos y democráticos de discusión de la situación reflejada en el caso.
Basado en los datos presentados en el caso deberá de analizar, discutir, interpretar y establecer un solo problema, en el desarrollo del caso podrá identificar que la empresa en su estructura presenta actualmente varios problemas, a lo cual deberá de seleccionar un solo problema dado a que el caso está
Un caso representa situaciones complejas de
diseñado de tal forma, que puede identificar
la vida real planteadas de forma narrativa, a
varios problemas, pero partiendo de ello tendrá
partir de datos que resultan ser esenciales
que escoger un problema en el que pueda
para el proceso de análisis. Constituyen una
aplicar como solución la s is tematización y
buena oportunidad para que los estudiantes
equipamiento a un proces o adminis trativo.
pongan en práctica habilidades que son
Nota Importante:
también requeridas en la vida real, por ejemplo: observación, escucha, diagnóstico, toma de decisiones y participación en procesos grupales orientados a la colaboración.
Lea detenidamente el caso, elabore un listado de los problemas identificados, priorice que problema es más importante de resolver. La selección del problema debe estar enfocado en la “ Sistematización y Equipamiento “ a un proceso administrativo. Para dar inicio con el desarrollo de las tareas (entregables) debe enfocar claramente la selección del problema y abordar el mismo tema en el desarrollo de cada entregable .
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
Caso de Estudio Textilera “Textiles H& A”
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
MARCO GENERAL DE REFERENCIA: El departamento de ventas y despachos Textiles
sus
tiene una de las tareas más esenciales, ya
operaciones en el año 1990; fue fundada por
que de ellos depende que todos los clientes
Carlos Morales, desde entonces vino a ser
queden satisfechos tanto del servicio como
una de las más grandes exportadoras de
de la entrega exacta de la mercadería. De
algodón y tejidos.
este departamento también depende que la
“Textiles
H&
A”
inició
empresa crezca aún más, ya que este sirve Dicha empresa se dedicaría a la importación
como filtro de control, ya que en está área
de materias primas, maquinaria, insumos,
ocurren regularmente robos de mercaderías.
etc., con el fin de producir hilazas de algodón
A medida que los clientes demandaban otro
para posteriormente hacer el tejido y luego
tipo de productos, “Textiles H& A” fue
hacer el acabado (teñirlas).
acrecentado su producción; iniciando sus operaciones en la producción y proceso del
Después de casi un año de operación de la empresa, cada día más ha ido creciendo, ya que la cartera de clientes fue aumentada, los pedidos
fueron
más
constantes,
la
maquinaria y el personal no era suficiente para satisfacer las necesidades de los clientes.
A medida de esto se decidió
importar maquinaria sofisticada para hacer una producción más efectiva y con una mejor calidad.
También hubo la necesidad de
contratar más personal para la operación de la maquinaria, y así hacer aun más efectivas las tareas productivas. La producción desde luego se incremento considerablemente, pero no se pensó en un departamento de despachos y empaques, que para la empresa es uno de los más importantes.
algodón e hilado de telas, para lo cual adquirió la maquinaria indispensable, para el procesamiento del material textil, requiriendo para ello contratar a más personal para que realizaran dichas tareas productivas, y también las tareas administrativas como toma
de
pedidos,
elaboración
de
requisiciones y compras de productos. La demanda de los clientes permitió que “Textiles H& A” creciera y fue así como en el
año 1992, se enfoca en la elaboración de patrones de telas, según especificaciones requeridas por los clientes; para luego cortar y confeccionar todo tipo de ropa para ser vendidas a otras empresas y posteriormente son exportadas.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: Actualmente la empresa cuenta con un número de 1,500 empleados distribuidos en las distintas áreas de la empresa quedando distribuidos de la siguiente manera:
E laborado por: Autori zado por:
Carlos Morales. Lic. Humberto Ajcú Velásquez
R evisado por: Última fecha de revisión:
Licda. Andrea Morales Chan Octubre del 2018
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
Se cuenta con materia prima de la mejor
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA:
calidad, importada desde Estados Unidos para la producción de los hilos 100% de
“Textiles H& A” es una empresa que se
dedica a la elaboración y procesamiento de tejidos, pasando por varias etapas las
algodón o mezclas algodón poliéster, algodón,
nylon
etc.;
según
especificaciones del cliente.
cuales se dividen, hasta llegar a la producción
y
elaboración
final
del
producto solicitado.
La
empresa
se
especializa
en
la
producción de diferentes tipos de telas de tejidos de puntos en PFD. Se trabajan los
“Textiles H& A”
se
destaca por su
énfasis en calidad, respuesta rápida y una capacidad mensual de producción de
siguientes tipos de telas en varios anchos *Body Size” dependiendo del peso de la tela:
360,000 piezas mensuales, la integración de
la
compañía
puede
suplir
las
Jersey 100% algodón,
Rib 1*1,2*1,
French Ferry,
demandas que los clientes necesiten. Algunos de los productos elaborados son: camisetas, sudaderos, pantalones, vestidos; incluyendo cada una de las áreas especializadas en las fases de
Fleece,
Pique.
Producción: hilar, tejer, acabado, cortado, costura proceso de lavado y empacado.
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Pr ocesos Administrativos.
Misión: En
“Textiles
Visión: H&
A”
se
fabrica
y
comercializa a bajo costo productos
Aumentar el liderazgo en la producción,
textiles y productos relacionados para los
garantizando de esta manera mayor
mercados industrial y textil, en forma
satisfacción en las necesidades de los
innovadora.
clientes, en el mercado nacional e internacional, alcanzando el aumento en
Nuestro propósito es mantener posición de líderes en el mercado al satisfacer las necesidades del cliente y proporcionar un servicio de excelencia.
las ventas, a través del desempeño laboral el cual requerirá de una mayor instrucción, e inducción de diferentes métodos institucionales de mejora de calidad.
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
El mercado textilero, en Guatemala tiene
¿En dónde Estamos? “Textiles
H&
A” tiene
un mercado
mayoritariamente comprendido por la industria maquilera a la que provee todo tipo de insumo necesario para la producción,
uno
de
los
mayores
mercados es el mercado extranjero, donde es exportado el producto, y materiales,
proveídos con la mayor
gestión de calidad, mejores precios, es por ello que en el mercado extranjero prefieren importar de otros países, donde la mano de obra es más barata debido al subdesarrollo e inestabilidad económica en países como los nuestros, siendo de beneficio para la industria textil en Guatemala mercado
diferentes segmentaciones, pero muchas veces no cuentan con los medios para poder comercializar sus productos, en comparación
con
sus
principales
competidores en Guatemala “Textiles H& A” sobrepasa los niveles de aceptación
de los clientes, por lo que se demostrara los
porcentajes
de
ventas
en
comparación con otras textileras.
Principales
Competidores:
(Ver
Gráfica de Pie 1) L.A. M. A Textiles C&A Cotton S. A Politex Textiles H & A
10% 20% 15% 5% 49%
ya que es muy buen siendo
este
los
mayores
consumidores del producto. Se cuenta con materia prima de la mejor calidad, importada desde Estados Unidos para la producción de los hilos 100% de algodón o mezclas algodón poliéster, algodón,
nylon
etc.;
según
especificaciones del cliente. 10
Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
¿A dónde queremos llegar?
objetivo de las mismas dar a conocer a los
empleados
sus
atribuciones,
Uno de los principales objetivos dentro
permitiendo de esta manera una mejor
de la empresa es prestar un buen
organización dentro del trabajo y de esa
servicio al cliente, ya que el servicio es
manera los empleados sepan quienes
indispensable para cualquier empresa,
son sus jefes inmediatos.
por medio de este se puede perjudicar o beneficiar la imagen de la misma, por lo
También es necesario actualizar, los
tanto se debe de lograr satisfacer a los
mecanismos de seguridad tanto física
clientes, tener una buena organización
como de procedimientos, para que los
dentro del departamento, el que requiere
empleados
un punto especial de atención para
seguridad dentro de las áreas que
maximizar las ventas.
puedan ser expuestas al peligro, para
puedan
trabajar
con
ello es importante establecer controles y Se pretende mejorar la efectividad en los
equipos,
para
áreas
propicias
a
procedimientos llevados actualmente, los
accidentes, así como ampliación de
cuales son muy lentos y radican en la
áreas de salidas de emergencias, por lo
pérdida de tiempo, y descontrol de los
que es necesario reestructurar el manual
mismos, por lo que se propone agilizarlos
de contingencias actual.
de tal manera, para que permitan distribuir el trabajo efectivamente, por lo que se determina que es importante realizar una reestructuración en las asignaciones de puestos, siendo el
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
¿Qué podemos hacer?
¿Cómo Podemos Lograrlo?
1. Incrementar las ventas actuales en
1.
Aumentar la producción actual
un 50 % sobrepasando los niveles
en un 75 % en un período de 6
de producción actuales, por lo que
meses, por lo que se requiere de
se requiere de un énfasis en el
mejores métodos de trabajo
mercado, pretendiendo optimizar
dentro de la empresa, así como
un nivel requerido de producción
de
en el ámbito empresarial.
mejorar
equipos
que
e
ayuden
incrementar
a la
productividad. 2. Reducir costos operativos en un 50
%,
para
el
proceso
de
2.
Reducir los gastos operativos en
producción, lo que requerirá de un
un 50 %, en las áreas en las que
análisis del costo beneficio, de las
la producción muchas veces es
actividades que ameritan ser en
repetitiva, debido a los errores
este caso objeto de estudio.
que se cometen por la falta de control dentro de los procesos
3. Implementar un nuevo producto y
de trabajo, lo que lleva a
servicio dentro del mercado, el
provocar
excedentes,
que pretende
utilización
de
expandirse a otros
los
países en donde aún no llegan
disponibles,
estas exportaciones.
materiales utilizados. 3.
mala
recursos
desperdicios
de
En un período de 1 año y 6 meses se lanzará al mercado un nuevo servicio para abarcar diferentes grupos de mercado, por ejemplo: Ejecutivos, mujeres, niños,
dentro
de
un
poder
adquisitivo medio-alto. 12
Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
ANALISIS F FODA (( F FODA A ACTUAL) FACTORES IINTERNOS.
For talezas
Solidez en el mercado.
Calidad en producción.
Variada y moderna gama de productos textiles.
Amplia cartera de clientes.
Debilidades
No contar con controles de Inventarios de mercaderías
Tecnología obsoleta.
Conflictos laborales.
Falta de sistemas de información para la toma de decisiones.
Conocimiento de las exigencias del mercado. Capacidad de producción
Utilización de personal de forma ineficiente
Infraestructura inadecuada.
FACTORES E EXTERNOS.
Oportunidades
Accionistas extranjeros dispuestos a
Amenazas
Globalización, y competencia extranjera.
Mejor atención a los clientes por parte de la
invertir capital en la empresa.
Influencias extranjeras para adquirir materias primas a precios sumamente bajos.
Introducción de nuevos productos
competencia
Leyes fiscales
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
A continuación los principales hallazgos y evidencias del problema de acuerdo a cada departamento que conforma a la empres a, siendo los s ig uientes:
En el Departamento de ventas: Los recursos financieros con que cuenta la empresa, son manejados a través de los ingresos obtenidos por las ventas, es importante señalar que existen factores que inciden en la disminución y aumento de las mismas, siendo estos los factores externos e internos. Entre los factores externos se encuentran pagos excesivos de impuestos, presiones económicas, legales y sociales que se encuentran alrededor de la política gubernamental en nuestro país.
Entre los factores internos se pueden mencionar presiones internas por parte de los trabajadores, así como la desviación y mala utilización de recursos que incurren en desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la empresa, siendo factor determinante para establecer la situación financiera de la empresa, es por ello que es importante llevar el control de todos los recursos , así como de la ampliación del perfil de clientes , es por ello que se requiere de un control sistematizado de dicha tarea.
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Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Admini strativos
En el Departamento de Producción: En una empresa industrial, hay muchos factores a tener en cuenta, lo que la hace un tipo de empresa muy compleja. Evidentemente, se necesita tener una organización de primer nivel y conocimientos administrativos avanzados para poder mantener una corporación de este tipo funcionando perfectamente. No hace falta decir que uno de los
factores más importantes dentro de una
empresa del sector industrial es la producción de la misma. Sin embargo, muchas empresas de este sector suelen tener problemas principalmente para potenciar la productividad y mejorar la eficiencia. Es por ello que es importante mejorar los controles de la producción por medio del equipo y sistemas adecuados así como también capacitar al recurso humano, también es necesario tener un estricto control de la materia prima que se adquiere para producir. De lo anterior, se pueden
mencionar los principales problemas que se dan en el
área de producción, siendo los siguientes:
Duplicidad de órdenes de producción.
Conflictos entre los operarios y jefe de producción.
Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas.
Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas.
Pérdidas de tiempo en producción
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En el Depto. De Recursos humanos: Cuando hablamos de recursos humanos nos referimos a todos aquellos factores que rodean al potencial humano de la empresa. La capacitación del personal es uno de los factores que podría estar afectando la producción de la empresa derivado a que
cuando una empresa alcanza cierto tamaño, comienza a exigir a sus trabajadores desarrollar nuevas habilidades. De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área de Recursos Humanos, siendo los siguientes:
Desconocimiento de la estructura organizacional
Comunicación inadecuada
No se respeta la jerarquía de puestos
No se delegan responsabilidades
Falta de equipo y sistemas de información que permitan llevar mejores controles en los procesos administrativos.
Ms c. Humberto A jcu. Coordinacionapa.idea@ g alileo.edu MA / Ms c. A ndrea Morales . asis tentecoordinacionapa@ g alileo.edu Hugo G irón.
De acuerdo con la lectura del caso de la empresa “Textiles H & A” deberá de realizar el desarrollo de las tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los archivos generales de evaluanet : http://evaluanet.galileo.edu así como también encontrara en el material de cada semana : videos de apoyo, lecturas complementarias, y presentaciones de cada tema solicitado en las tareas
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