Capítulo
2
Modalidades de Selección
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1. MODALIDADES ESPECIALES DE SELECCIÓN
SUBASTA INVERSA A través de esta modalidad las Entidades Púbicas contratan bienes y servicios comunes (Fichas Técnicas) mediante un proceso de selección en el que sólo se evalúa el precio. La subasta Inversa se puede realizar de manera presencial o electrónica.
CONVENIO MARCO A través de esta modalidad las Entidades Púbicas contratan directamente bienes y servicios (Fichas- producto) con proveedores que fueron previamente seleccionados por el OSCE y cuyos productos están registrados en el catálogo electrónico de Convenio Marco del SEACE.
2. SUBASTA INVERSA Directiva N° 015-2012-OSCE/CD, sobre aplicación de la modalidad especial de selección por subasta inversa, entró en vigencia, en lugar de la y Directiva Nº 006-2009-OSCE/CD, el 19 de diciembre de 2012. 2.1 Concepto.
La Subasta Inversa es la modalidad de selección por la cual una Entidad realiza la contratación de bienes y servicios comunes a través de una convocatoria pública, y en la cual el postor ganador será aquel que oferte el menor precio por los bienes o servicios objeto de la convocatoria. Esta modalidad de selección puede realizarse de manera presencial o electrónica.
Bajo esta modalidad sólo puede contratarse bienes que se encuentran incluidos en el Listado de Bienes Comunes.
2.2 Qué son bienes comunes Se consideran bienes o servicios comunes, aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor, tienen patrones de calidad y de desempeño objetivamente definidos por características o especificaciones usuales en el mercado o han sido estandarizados como consecuencia de un proceso de homogenización llevado a cabo al interior del Estado, de tal manera que el factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio al cual se transan.
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2.3 Consulta sobre bienes comunes Cuando el área usuaria requiera la contratación de un bien o servicio deberá consultar el Listado de Listado de Bienes Comunes. La contratación de un bien o servicio que se encuentra incluido en el Listado de Bienes y Servicios Comunes resulta obligatoria utilizando la modalidad de Subasta Inversa, a partir de los treinta (30) días calendario desde la publicación de las fichas técnicas respectivas en el SEACE, siempre que dicho bien o servicio no se encuentre incluido en el Catálogo de Convenios Marco, en cuyo caso deberá adquirirlo empleando tal modalidad. Antes del cumplimiento de dicho plazo, la utilización de la modalidad de Subasta Inversa es facultativa. En caso que, con anterioridad a la publicación de las fichas técnicas, las Entidades hayan convocado un proceso de selección sobre los mismos bienes y servicios, deberán continuar con dicho proceso. En caso que el proceso de selección convocado sea declarado desierto, la convocatoria ulterior deberá efectuarse por Subasta Inversa. RECUERDE Si un proceso de selección sujeto a la modalidad de Subasta Inversa es declarado desierto, la siguiente convocatoria se realizará bajo dicha modalidad, salvo que se haya excluido la ficha técnica objeto del proceso, en cuyo caso la contratación ulterior deberá efectuarse por un proceso de Adjudicación de Menor Cuantía no sujeto a esta modalidad.
2.4 Fichas técnicas y su contenido Las fichas técnicas contienen las características y especificaciones técnicas o términos de referencia que debe tener determinado bien o servicio al momento de su entrega o prestación a la Entidad, con independencia de a cantidad, lugar, fecha de entrega o prestación y demás condiciones establecidas en la pro forma del contrato a suscribirse. Las fichas técnicas no podrán hacer referencia a marcas, tipo o modelo del bien o servicio determinado, salvo para contrataciones por Entidades que han realizado previamente el respectivo proceso de estandarización, conforme lo dispuesto en el Reglamento y demás normas complementarias. 2.5 Nomenclatura de un proceso de selección por Subasta Inversa
Al tipo de proceso de selección que corresponda convocar dentro de los márgenes establecidos por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público, deberá agregarse la frase “por subasta inversa”, seguida del número correlativo, año y siglas de la Página | 6
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Entidad. Tal precisión no es necesario hacerla en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad. 2.6 Comité especial
El Comité Especial estará integrado por tres (3) miembros, de acuerdo a los dispuesto en el artículo 24º de la Ley, su conformación y actuación se sujeta a las reglas previstas en el Capítulo II del Título II del Reglamento, en lo que resulte aplicable al procedimiento de la modalidad de subasta inversa. 2.7 Fases de Subasta Inversa
CONTIENE
Las Bases
Fase Preparatoria
Los Requisitos de Habilitación
Presunción de cumplimiento
Fase Contractual
• Ficha técnica, Código de Listado • Convocatoria, Proforma de contrato • Condiciones para cumplimiento de prestación (plazos, forma, lugar)
• Declaración jurada de datos del postor • Declaración Jurada – art. 42 Reglamento • Promesa de Consorcio, de ser el caso • Otros: Registro Sanitario (medicamentos y alimentos) autorización DGH (combustibles) Se presume que los bienes y/o servicios ofertados cumplen con las características exigidas en las fichas técnicas y con las condiciones previstas en las Bases. Esta presunción no admite prueba en contrario
Se aplicarán reglas, requisitos, plazos, condiciones, formalidades, exigencias y garantías, establecidas en el Reglamento Certificación de Calidad La ficha técnica del bien o servicio establecerá si es obligatorio, prohibido u opcional para la Entidad la entrega de un certificado de Conformidad de Producto con valor oficial o Certificado de Inspección con Valor Oficial. Cuando sea opcional se deberá establecerlo en la proforma del contrato.
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2.8 Clases de subasta inversa Subasta Inversa Presencial
Subasta Inversa Electrónica
La Subasta Inversa Presencial se realiza en acto público por medio de propuestas de precios escritos y lances verbales. La Subasta Inversa Electrónica se realiza a través del SEACE.
A. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL Aplicación de las etapas del proceso de selección por subasta inversa presencial:
ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN POR SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: a. Convocatoria Publicación de las Bases en el SEACE
Las Bases deberán contener la convocatoria, la ficha técnica del bien o servicio requerido, la misma que se obtendrá del Listado de Bienes o Servicios Comunes publicado en el SEACE, la proforma del contrato, los plazos, la forma, el lugar y las demás condiciones para el cumplimiento de la prestación, siguiendo lo establecido en el artículo 26 de la Ley, en lo que resulte aplicable, entre otras condiciones mínimas que establezca el OSCE a través de directivas.
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La convocatoria debe contener como mínimo lo siguiente:
Identificación, domicilio, RUC de entidad
Descripción básica del objeto del proceso Calendario del Proceso
Valor Referencial Total
Decremento Mínimo (0.1% - 3%)
Condiciones de entrega de los bienes
b. Registro de participantes Cualquiera sea el tipo de proceso de selección convocado, el registro de participantes se realizará desde el día siguiente de publicada la convocatoria en el SEACE, hasta un día (1) antes de la fecha prevista para el acto público de presentación de propuestas, puja y otorgamiento de la Buena Pro. A efectos de registrarse, el participante deberá tener RNP vigente y no estar inhabilitado.
c. Acto público de presentación de propuestas, puja y otorgamiento de la Buena Pro: El acto público de presentación de propuestas, puja y otorgamiento de la buena pro, en adelante el acto público, es uno solo y, una vez iniciado, no puede suspenderse, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Asimismo, en los procesos convocados según relación de ítems, solamente podrá suspenderse el acto público cuando el horario no permita su continuación, para lo cual es necesario que se haya otorgado la buena pro o haya quedado desierto un Ítem determinado, debiendo reanudarse en el día hábil siguiente con el Ítem que corresponda. En el día, hora y lugar indicados se realizará el acto público para la presentación de propuestas, puja y otorgamiento de la Buena Pro, en presencia de Notario o Juez de Paz si es que en la localidad no hubiera acceso al primero. En el supuesto que el acto público se suspenda por alguna de las causales ante indicadas, los sobres quedarán en custodia del Notario o Juez de Paz hasta su reanudación.
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Introducción al Acto público En el lugar, fecha y hora indicados en la convocatoria, antes de dar inicio al acto público, el Comité Especial invitará a los participantes a formular preguntas sobre el proceso en general, debiendo absolverlas de inmediato. Cualquier desacuerdo que pudiera surgir en torno a las respuestas recibidas no dará lugar a procedimiento de reclamo alguno. La presentación de propuestas por parte de un postor significa su conformidad con las respuestas dadas en las consultas.
Presentación de sobres de habilitación y de propuesta económicas
Las personas naturales concurren personalmente o a través de su apoderado debidamente acreditadas ante el Comité Especial mediante carta poder simple.
Las personas jurídicas lo hacen por medio de su representante legal o apoderado. El representante legal acreditará tal condición con copia simple del documento registral vigente que consigne dicho cargo y, en el caso del apoderado, será acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, a la que se adjuntará el documento registral vigente que acredite la condición de éste. En ambos casos, en la carta poder debe establecerse la representación para formular propuestas, efectuar lances y para ejercer todos los demás actos inherentes a la Subasta Inversa durante el acto público.
Características técnicas Se presume que los bienes y/o servicios ofertados cumplen con las características exigidas en las fichas técnicas y con las condiciones previstas en las Bases. Esta presunción no admite prueba en contrario.
Forma de presentación de propuestas
El Comité Especial llamará a todos los participantes en el orden en que se hubieren inscrito, con la finalidad que presenten sus dos (2) sobres, de los cuales el primero, denominado sobre de habilitación, contendrá la documentación que acredite que el postor se encuentra habilitado para participar en el proceso de selección y cumple con el objeto de la contratación, y el segundo su propuesta económica. En caso de procesos de selección según relación de Ítems, los postores deberán presentar por cada Ítem el sobre que contenga la oferta económica y la garantía de seriedad de oferta, cuando corresponda.
Las propuestas se presentarán en hojas simples y se redactarán por medios mecánicas o electrónicos, debiendo de llevar siempre el sello y la rúbrica del postor y serán foliadas correlativas.
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Sobre de habilitación En el sobre de habilitación los participantes deberán presentar:
a. Declaración Jurada conforme a lo establecido en el numeral 1) del artículo 42º
del Reglamento. b. Promesa de Consorcio, de ser el caso. c. Copia de aquellos documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Entidad por tener estricta relación con la habilitación de un postor para cumplir con el objeto de la convocatoria.
Propuesta económica La oferta económica se presentará en sobre cerrado, debiendo indicarse el precio o costo ofertado en función al valor referencial total establecido en las Bases, y deberá expresarse en dos decimales. La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos a que se refiere el artículo 63º del Reglamento y no podrá exceder el valor referencial total del proceso o Ítem, según corresponda. De acuerdo a lo establecido en el artículo 157º del Reglamento, los postores deberán presentar garantía de seriedad de oferta, cuando corresponda.
Acto de presentación de propuestas • Apertura de sobre de habilitación: De omitirse la presentación de algún documento, se procederá a la descalificación de la propuesta. • Apertura de propuesta económica de postores habilitados: Anunciará los montos ofertados. • Anotación en pantalla o pizarra: Se anotará lo anunciado en la pantalla, a través de un sistema informático, o directamente en la pizarra, ordenándolos de menor a mayor y garantizando la perfecta visualización.
Periodo de puja
• Los postores clasificados pasan a la puja. • El precio base - monto más bajo ofrecido. Página | 11
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• El postor de menor precio inicia la puja, realizando lances verbales, considerando necesariamente el valor monetario fijado como decremento mínimo, aplicado al monto más bajo ofrecido hasta dicho momento. • Un postor será excluido cuando manifieste su desistimiento. • El Postor contará como máximo 3 minutos para realizar sus Lances. • Culmina cuando se identifica el precio más bajo. Cabe señalar que, durante el periodo de puja los participantes pueden utilizar las coordinaciones internas que consideren pertinentes, ya sea vía telefónica u otros medios análogos disponibles, con la finalidad de hacer propuestas serias y reales. Sin embargo, considerando que se hallan en plena competencia, cualquier comunicación o coordinación entre ellos que sea detectada por el Comité Especial y el Notario Público o el Juez de Paz, será considerado como un acto de concertación prohibido por la Ley, y ocasionará la descalificación inmediata de los postores implicados. PRECIO
1 2
80 83
3
85
4
88
1º Puja 78
2º Puja DESISTE 74
77
DESISTE 75
Otorgamiento de Buena Pro
Valor Referencial = S/. 100.00 Decremento Mínimo = S/.
-
DESISTE
• Se otorga al postor de menor precio. • No se aplica bonificación especial a los postores de bienes o servicios nacionales. • Se requiere como mínimo 2 propuestas válidas. • Si hay un solo postor con propuesta válida, se declara desierto el proceso. • En caso de empate, sorteo en acto público PRECIO
1 2
80 83
3
85
4
88
5
90
1º Puja
2º Puja
ORDEN
78
DESISTE 74
1º
-
3º
DESISTE
4º 2º
77
DESISTE 75
Consentimiento de la Buena Pro
5º
Se entenderá que ha quedado consentida el día de su otorgamiento, si otorgada la Buena Pro del proceso o del Ítem, ningún postor hubiera dejado constar en el acta su intención de impugnar el proceso. Página | 12
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B. SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA APLICACIÓN ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN POR SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA: a. Convocatoria La convocatoria se publica en el SEACE y debe tener los siguientes requisitos:
• • • • • •
Identificación, domicilio, RUC de entidad Descripción básica del objeto del proceso Calendario del Proceso Valor Referencial Total Condiciones de entrega de los bienes Plazo entre la convocatoria y la Buena Pro: Licitación Pública y Concurso Público - no menor a 8 días hábiles. Adjudicación Directa - no menor a 5 días hábiles. Adjudicación de Menor Cuantía - no menor a 2 días hábiles.
b. Registro de participantes, registro y presentación de propuestas Se realiza a través del SEACE, desde el día siguiente de la convocatoria hasta la fecha y hora prevista en el calendario. Tres ciclos consecutivos
Registro de Participantes
CICLOS
Registro de Propuestas
Presentación de Propuestas
Acceso a través del SEACE. Ingreso con usuario y contraseña RNP. Declaración Jurada de aceptación de términos y condiciones de uso del sistema. Ingresar nuevamente su usuario y contraseña para ser verificado por el Sistema.
Se debe registrar por Ítem. Se debe adjuntar archivo de los documentos de Habilitación Consignar representante legal en el formulario correspondiente. Propuesta económica en función al Valor Referencial Total del ítem
A través del SEACE, previamente debe deberá aceptar con carácter de Declaración Jurada que: Inscripción vigente en el RNP Declaración Jurada, que cumple con las condiciones estipuladas en el artículo 42º del Reglamento. Los productos ofrecidos cumplen con las especificaciones técnicas y de calidad indicadas Página | 13 en las fichas técnicas, así como todas las condiciones solicitadas en las Bases.
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Asimismo:
Confirmación de la presentación de la propuesta para, de hacerse así, generar
el respectivo aviso electrónico en la ficha del proceso, indicando que la propuesta ha sido presentada. En los procesos según relación de Ítems, la presentación de propuestas se efectuará en una sola oportunidad y por todos los Ítems registrados.
c. Apertura de propuestas y periodo de lances Se realiza a través del SEACE, en la fecha y hora prevista en el calendario Dos ciclos consecutivos: 1. Apertura de Propuestas y Lances 2. Mejora de Precios (Lances en Línea) d. Apertura de Propuestas y Lances
Apertura de Propuestas Sistema realiza la apertura de propuestas e inicia los lances conforme a los valores configurados por el postor. Para tales efectos, el Sistema procesará la información de las propuestas económicas por Ítem, determinará las propuestas válidas y las ordenará según el valor total de la oferta, lo que determinará el turno de los lances.
Mejora de precios mediante lances en línea •
El postor podrá mejorar el monto de la propuesta económica de menor precio hasta ese momento y/o mejorar su propia propuesta económica durante el tiempo considerado en la convocatoria, enviando lances sin considerar el decremento mínimo establecido por la Entidad. • Duración mínima de 2 horas • Cierre aleatorio: Cada 5 minutos antes de la finalización del horario indicado en la convocatoria para efectuar la mejora de precios, el Sistema enviará una alerta indicando el inicio del cierre electrónico. La duración del cierre aleatorio será determinada por el Sistema en forma aleatoria, pudiendo variar entre 1 a 30 minutos.
e. Determinación del orden de prelación
Una vez culminada la etapa Apertura de Propuesta y Periodo de Lances, el Sistema procesará los lances recibido del Ítem o Ítems del proceso de selección, ordenando a los postores por cada Ítem según el monto de su último lance, estableciendo el orden de prelación de los postores. Página | 14
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f. Secciones de acta electrónica El Acta Electrónica se genera de la determinación del orden de prelación, el mismo en el cual se consignará el detalle del desarrollo de la Etapa de Apertura de Propuestas y Periodo de Lances, la cual quedará registrada en el Sistema y publicada automáticamente en la respectiva ficha del proceso. g. Otorgamiento de buena pro
Una vez publicada el Acta referida en el numeral anterior, el Comité Especial deberá verificar que los postores que han obtenido el primer y segundo lugar hayan presentado la documentación exigida en las Bases. En caso que dicha documentación reúna las condiciones requeridas por las Bases, el Comité Especial otorgará la Buena Pro al postor que ocupa el primer lugar, en caso de que alguna de ellas o ambas no reúnan dichos requisitos, se procederá a descalificarlas y revisar las demás propuestas respetando el orden de prelación. Para otorgar la Buena Pro a la propuesta de menor precio que reúna las condiciones requeridas en las Bases, el Comité Especial debe verificar la existencia como mínimo de dos (2) propuestas válidas.
h. Acta de otorgamiento de buena pro
El Comité elaborará el Acta del Otorgamiento de la Buena Pro con el resultado de la evaluación de los postores por cada Ítem y con el sustento debido en los casos en que los postores sean descalificados. El acta deberá ser publicada en el SEACE el mismo día del otorgamiento de la Buena Pro. ASPECTOS TRANSVERSALES A LOS PROCESOS POR SUBASTA INVERSA
Consentimiento de la buena pro Se entenderá que la Buena Pro ha quedado consentida si no se ha interpuesto Recurso de Apelación, dentro de los plazos fijados en el Reglamento.
Declaración de desierto Para otorgar la Buena Pro, el Comité Especial verificará que por lo menos haya dos (2) propuestas válidas, caso contrario el proceso se declarará desierto.
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En caso de declararse desierto el proceso, se convocará a una Adjudicación de Menor Cuantía por subasta inversa presencial o electrónica, salvo que se haya excluido al ficha técnica objeto del proceso, tal como lo dispone el artículo 91º del Reglamento. En caso que la Entidad opte por llevar a cabo una subasta inversa presencial, el plazo entre la convocatoria y la presentación de propuestas no será menor de dos (2) días hábiles. Para la interposición de recursos de apelación, se aplicará el plazo de 5 días hábiles establecidos en el artículo 96º del Reglamento.
Suscripción de contrato
Para la formalización y ejecución del contrato se aplicarán todas las reglas, requisitos, plazos, condiciones, formalidades, exigencias y garantías establecidos en el Título III – Ejecución Contractual del Reglamento.
Solución de controversias durante la ejecución contractual
Las controversias que surjan durante la ejecución contractual serán resueltas mediante Conciliación y/o arbitraje.
Si las controversias estuvieran referidas a la adecuación que debe existir entre las características del bien entregado y/o servicio prestado por el contratista a la Entidad y las especificaciones técnicas o términos de referencia contenidos en la ficha técnica, las partes podrán conciliar en función al dictamen pericial que emita el perito designado de común acuerdo por ellas.
3. CONVENIO MARCO
El Convenio Marco es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y servicios que requieran y que son ofertados a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco. La definición de los bienes y servicios a contratar mediante esta modalidad, la conducción de los procesos de selección, la suscripción de los acuerdos correspondientes y la administración de los Convenios Marco, estarán a cargo de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS. 3.1 Marco legal
a) Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de Contrataciones del Estado b) Decreto Supremo Nº 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. c) Directiva Nº 017-2012-OSCE/CD – Directiva de Convenio Marco Página | 16
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3.2 Partes involucradas 3.2.1 OSCE Implementa, Desarrolla y Supervisa, la modalidad de selección de Convenio Marco. 3.2.2 Proveedor Adjudicatario
Proveedor que adquiere el derecho de incluir sus productos (Bienes y Servicios) en el Catálogo Electrónico de Convenio Marco. 3.2.3 Entidad Contratante
Contrata directamente con el proveedor adjudicatario a través del Catálogo Electrónico de Convenio Marco, publicado en el SEACE.
ESQUEMA DE UN CONVENIO MARCO
Entidad responsable – OSCE Proceso de Selección Proveedor(es) Convenio Marco SEACE: Catalogo - Entidad
3.2.4 Fases del Convenio Marco El desarrollo de la fase de selección se realizará a través de una Licitación Pública o Concurso Público que contendrá las siguientes reglas especiales: 1.
2. 3. 4.
5.
La elaboración de las Bases y desarrollo del proceso de selección para la generación de un Convenio Marco estará a cargo de la dependencia u órgano especializado de la Central de Compras Públicas – PERU COMPRAS. La absolución de consultas y de observaciones se efectuará en un plazo máximo de diez (10) días hábiles en cada caso, contados desde el vencimiento del plazo para su recepción. Los observantes tienen la opción de que las Bases y los actuados del proceso sean elevados al OSCE, siendo de aplicación lo dispuesto en el artículo 58°. Los proveedores están facultados a presentar más de una propuesta para cada ítem del proceso de selección, siempre que las Bases así lo hayan previsto y de acuerdo a lo señalado en la Directiva de Convenio Marco. Todas las etapas d l f l ió d d l t i h t l i ió d d d
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6.
La Buena Pro será otorgada a los proveedores que cumplan con las condiciones indicadas en las respectivas Bases. 7. Una vez que quede consentida la adjudicación de la Buena Pro, los proveedores adjudicatarios procederán a suscribir el correspondiente Acuerdo de Convenio Marco, mediante el cual éstos sólo adquieren el derecho de incluir sus productos en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco. 8. Las controversias que surjan en la selección darán lugar a la interposición del recurso de apelación ante el Tribunal, según las disposiciones contenidas en el presente Reglamento. 9. Cuando no exista más de un (1) proveedor que oferten cobertura en determinada área geográfica, previo informe que así lo justifique, será necesario realizar una convocatoria adicional del proceso de selección, aplicable a las áreas geográficas comprometidas, sin afectar la continuación del proceso original, la suscripción de los acuerdos, la catalogación de los ítems adjudicados y la obligatoriedad de contratar a través del Catálogo Electrónico. 10 L
ESQUEMA FASES DE CONVENIO MARCO Entidad Responsable Actos Preparatorios Selección
Catalogación
Ejecución Contractual –
Vigencia y Responsabilidad del Convenio Marco El plazo de vigencia de cada Convenio Marco será especificado en las Bases del proceso, y podrá ser renovado sucesivamente, previo informe del órgano técnico competente en el que se sustente la conveniencia técnica y económica de la renovación, de acuerdo con lo señalado en la Directiva de Convenio Marco. Página | 18
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En caso se decida renovar la vigencia de un Convenio Marco, se deberá implementar un procedimiento de incorporación de nuevos proveedores al Catálogo Electrónico vigente, siendo que dicha incorporación debe hacerse efectiva antes de la entrada en vigencia de la renovación.
Sin embargo, la Central de Compras Públicas - PERU COMPRAS podrá revisar los términos de un determinado Convenio con la finalidad de obtener condiciones más convenientes, pudiendo darlo por finalizado anticipadamente en caso las condiciones ofertadas no sean las más beneficiosas. La facultad de disponer la renovación o la revisión del Convenio corresponde a la Central de Compras Públicas - PERUCOMPRAS, de acuerdo a lo que establezca la Directiva de Convenio Marco que apruebe el OSCE. 3.2.5
Beneficios
3.2.5.1 Para proveedores a)
Elimina costos administrativos vinculados con la participación de los procesos de selección. b) Reduce los costos de producción con el Estado. c) Permite la promoción de productos de manera virtual. d) Permite, a través de una inscripción única, participar en distintos proceso de compra. 3.2.5.2 Para las Entidades
a)
Elimina costos administrativos vinculados con la participación de los procesos de selección. b) Permite el acceso a una variedad de productos y proveedores, a preciso y condiciones competitivas. c) Orienta las compras a la satisfacción de necesidades reales (no desabastecimiento, no sobreabastecimiento). d) Permite la disminución de costos de inventario.
3.2.6 Útiles de escritorio
Desde el 28 de febrero de 2011, se encuentra vigente el Convenio Marco de útiles de Escritorios, los cuales son 441 ítems que incluyen los rubros de útiles de oficina y papelería en general.
Mediante el Comunicado N° 004-2012-OSCE/PRE, se precisa el empleo del Convenio Marco en “Servicio de Emisión de Boletos Electrónicos para el transporte Aéreo Nacional de Pasajeros”. Página | 19
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Como participar en las compras por Convenio Marco 3.2.7 Consulta y elige bienes y servicios ofertados Cuando el área usuaria requiera la contratación de un bien o servicio deberá consultar el Catálogo Electrónico de Convenios Marco y verificar si la Entidad se encuentra dentro del alcance geográfico de aplicación del Convenio Marco comprometido. Si el Catálogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas y la Entidad se encuentra dentro del alcance geográfico de aplicación del Convenio Marco, el órgano encargado de las contrataciones, estará obligado a contratarlos de los proveedores adjudicatarios, previa verificación de la disponibilidad de recursos de acuerdo a lo señalado en la Directiva de Convenio Marco.
3.2.8 Solicita y recibe cotización por flete: A efectos de remitir la cotización a la Entidad, el proveedor deberá tener en cuenta los plazos señalados para tal efecto, ya que de no hacerlo dentro del plazo, el sistema automáticamente lo señalará como flete “o” 3.2.9 Emite orden electrónica
La orden electrónica es el documento que genera el pedido de atención de la Entidad contratante al proveedor al proveedor a través del SEACE. El proveedor está obligado a sujetarse al precio y demás condiciones vigentes al momento de generar la orden electrónica. 3.2.10 Emite orden de compra
El órgano encargado de las contrataciones de cada Entidad, previa verificación de la disponibilidad de recursos, deberá emitir la orden de compra, para la atención de sus requerimientos a los proveedores incluidos en el Catálogo a través del SEACE. 3.2.11 Notifica orden de compra
Una vez generada la orden electrónica, la Entidad debe remitir a través del SEACE la orden de compra u orden de servicio al proveedor identificado, en el plazo máximo de tres (3) días calendario, siendo la fecha de recepción de ésta última, la del perfeccionamiento de la relación contractual. 3.2.12 Propuesta técnica
Las propuestas, técnica y económica, se presentaran en acto público en las fechas, formatos, lugar y demás condiciones que sean establecidas en las Bases. Se podrá Página | 20
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programar la realización de actos públicos de presentación de propuestas en distintas sedes a nivel nacional. Se puede considerar que los proveedores presenten más de una propuesta por cada Ítem, de acuerdo a lo señalado en el informe de viabilidad correspondiente.
La propuesta técnica deberá contener como mínimo lo siguiente: 3.2.12.1 Declaración Jurada en la cual manifieste lo siguiente:
a) Que no tiene impedimento para contratar con el Estado, conforme el artículo 10º de la Ley. b) Que conoce y se somete a las Bases. c) Que es responsable de la veracidad de los documentos. d) Que se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir el Acuerdo de Convenio Marco, en caso de resultar favorecido con la Buena Pro. e) Que se compromete a atender las órdenes de compra o de servicio que se le notifiquen. f) Que se compromete a no ofrecer a ninguna Entidad mejores precios o condiciones que los que ofrece a través del Catalogo durante la vigencia del respectivo Convenio Marco. 3.2.12.2 Información y documentación que acredite el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia, según corresponda. 3.2.12.3 Promesa de Consorcio, de ser el caso.
3.2.12.4 Documentación relacionada con los factores de evaluación, de haberse previsto en las bases.
3.2.12.5 Documentación que por la naturaleza de los bienes y/o servicios materia del Convenio Marco sea requerida por las Bases.
3.2.13 Propuesta económica
La propuesta económica deberá incluir la totalidad de los conceptos que, de acuerdo a lo indicado en las Bases, fueron considerados para determinar el valor referencial. Por las particularidades del convenio marco, los postores no deberán presentar la garantía de seriedad de oferta. 3.2.14 Evaluación y calificación de propuestas
La evaluación y calificación de propuestas se realizará en la forma y oportunidad previstas en las Bases. La metodología de evaluación será establecida en las Bases en
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concordancia a lo dispuesto en la Ley, el Reglamento y la Directiva, de acuerdo a la naturaleza de cada convenio marco. La evaluación de las propuestas podrá sujetarse exclusivamente al cumplimiento de los requisitos de admisibilidad establecidos en las Bases, de acuerdo a lo señalado en el respectivo Expediente de contratación. 3.2.15 Buena Pro
La Buena pro será otorgada a través del SEACE al postor o postores cuyas propuestas hayan cumplido con los requisitos mínimos o igualen o superen el puntaje total mínimo previsto para su adjudicación, si esto último ha sido previsto en las Bases. El otorgamiento de la Buena Pro quedará consentido cuando, habiendo transcurrido el plazo de ocho (8) días hábiles de haberse producido, no se haya presentado recurso de apelación, en cuyo caso la Entidad responsable y el o los proveedores adjudicatarios quedan obligados a suscribir el Acuerdo de Convenio Marco. 3.2.16 Suscripción del acuerdo
La Entidad responsable citará a los postores adjudicatarios, a través del SEACE o por medio especificado en las Bases, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al consentimiento de la buena pro, otorgándoles un plazo no menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles para la suscripción del Acuerdo de Convenio Marco, previa presentación de la documentación requerida por las Bases para tal fin, la cual deberá ser presentada dentro del citado plazo. EL Acuerdo será sucrito por el postor adjudicatario, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratándose de persona natural, o a través de su representante legal o apoderado, tratándose de persona jurídica y por el Titular de la Entidad responsable o aquel funcionario que cuente con las facultades para tal efecto. 3.2.17 Catalogación
La Catalogación es el proceso de ingresar en el Catálogo la información de los proveedores adjudicatarios y de las características y condiciones de los bienes y/o servicios ofertados por éstos, las que serán sintetizadas y consolidadas en Fichas. La Catalogación será efectuada por la Entidad responsable y se producirá cuando se haya sucrito los Acuerdos con los proveedores adjudicatarios.
3.2.18 Registro de mejoras 3.2.18.1 Publicadas las fichas en el Catálogo, los proveedores adjudicatarios podrán registrar directamente en el Catálogo las mejoras de precios, así como las condiciones previamente determinadas en el Catálogo las mejoras de precios, así como las condiciones previamente determinadas en el Acuerdo de Convenio Marco, las que podrán ser temporales o definitivas.
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3.2.18.2 Los proveedores usarán usuario o clave que se les proporcionará al suscribir el acuerdo. 3.2.18.3 Las bases podrán considerar reajustes.
3.2.19 Causales de exclusión de fichas
Las fichas de Convenio Marco serán excluidas del Catálogo Electrónico de Convenios Marco en los siguientes casos:
Vencimiento del plazo de vigencia del Acuerdo de Convenio Marco.
Efecto de la revisión del Convenio Marco.
Solicitud justificada del proveedor adjudicatario, aprobada por la Central de Compras Públicas - PERU COMPRAS.
Incumplimiento injustificado del proveedor adjudicatario de sus obligaciones contractuales derivadas de órdenes de compra o de servicios, según corresponda, que dé lugar a la resolución del contrato de manera consentida o arbitralmente firme.
3.2.20 Causales de exclusión de proveedor:
Un proveedor será excluido del Catálogo Electrónico de Convenios Marco en los siguientes casos:
Esté impedido para contratar con el Estado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley; Esté inhabilitado temporal o definitivamente para contratar con el Estado; o; No cuente con inscripción vigente en el RNP.
En estos casos, la exclusión se refiere a todos los Convenios Marco vigentes con el proveedor adjudicatario.
PAGO
Las Entidades que contraten a través de la modalidad de selección de Convenio Marco son responsables del pago al proveedor adjudicatario, el mismo que se debe hacer efectivo en el plazo máximo de veinte (20) días calendario de otorgada la conformidad de las prestaciones, no existiendo responsabilidad de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS. Un proveedor adjudicatario podrá rechazar la orden de compra o de servicio, cuando la Entidad tenga retraso en el pago de deudas derivadas de cualquier tipo de obligación con dicho proveedor o retraso en el pago de las obligaciones asumidas frente a otro proveedor adjudicatario en el catálogo del Convenio Marco en el que se emite la orden de compra o servicio. El incumplimiento en el pago acarrea responsabilidad de acuerdo con lo señalado en la Directiva de Convenio Marco. Página | 23
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4. COMPRAS CORPORATIVAS 4.1
Definición
Mecanismo de contratación que puede utilizar las Entidades para que, a través de un proceso de selección único, puedan adquirir bienes o contratar servicios en forma conjunta, en las mejores y más ventajosas condiciones para el Estado, aprovechando las economías de escala. La Economía de escala debe entenderse como la actuación conjunta de Entidades que debido al volumen de la contratación de bienes obtendrán un beneficio en condiciones por la mayor escala de la contratación.
4.2
Bienes y servicios susceptibles de ser homogenizados
Los bienes y servicios que pueden ser objeto de Compras Corporativas deben ser susceptibles de ser homogenizados (encontrar la especificación común). Pese a tener características diferentes, en el contexto de la Compra Corporativa pueden ser objeto de homogenización de modo tal que los bienes y servicios a adquirirse se asemejen para todas las Entidades participantes. La consolidación implica que la Entidad encargada junte en un todo orgánico los requerimientos de las Entidades participantes y, además tendrá la facultad de ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios, conforme a los indicados requerimientos. Necesariamente la Entidad encargada deberá expresar la Consolidación objetivamente, teniendo en consideración que en el fondo está realizando una actividad que corresponde a la fase de Ejecución Presupuestal; por lo tanto, la consolidación y homogenización tendrá en cuenta la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento, su identificación en el Catálogo de Bies y Servicios a que se refiere el artículo 10º del Reglamento, la denominación del bien o servicio (vestuario, procesamiento automático de datos, medicinas etc), la cantidad y el valor referencial.
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LOS BIENES Y SERVICIOS DEBEN SER SUSCEPTIBLES DE SER HOMOGENIZADOS
4.3 Alcances El encargo que se efectúe en las Compras Corporativas sólo alcanza las acciones necesarias que permitan a la Entidad encargada realizar el proceso de selección para obtener, de parte de los proveedores del Estado, una oferta por el conjunto de los requerimientos similares de las Entidades participantes, y sólo hasta el momento en el que se determine al proveedor seleccionado y la Buena Pro quede consentida, luego de lo cual, cada una de las Entidades suscribirá los contratos correspondientes con el proveedor o proveedores seleccionados por el o los requerimientos que hubiesen sido encargados.
Una vez consentida la Buena Pro, la Entidad encargada deberá comunicar a las Entidades participantes los resultados del proceso, dentro de un plazo no mayor de tres (3) días hábiles. El plazo del procedimiento para la suscripción del contrato previsto en el presente Reglamento se computará a partir del día siguiente de recibida la indicada comunicación.
Del mismo modo, el encargo efectuado no podrá, en ningún caso, ser interpretado como extensivo a la ejecución de las obligaciones y/o prestaciones que se generan en la fase de ejecución contractual propiamente dicha, tales como el pago del precio, la supervisión de la ejecución de las prestaciones, la liquidación de contrato y demás prestaciones inherentes a las Entidades participantes. 4.4 Clases
Las Compras Corporativas podrán ser facultativas, para lo cual las Entidades celebrarán un convenio interinstitucional, u obligatorias, cuando se establezca por Decreto Página | 25
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Supremo emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros.
4.5 Compras corporativas facultativas 4.5.1 Características Para las Compras Corporativas que se realicen de manera facultativa, se deberá elaborar un convenio que deberá ser suscrito por los funcionarios competentes de todas las Entidades participantes, en el que se establezca el objeto y alcances del mismo, las obligaciones y responsabilidades de las partes, así como la designación de la Entidad encargada de la compra corporativa.
4.5.2 Partes intervinientes 4.5.2.1
Entidades Participantes (Funciones)
Contratar con los proveedores seleccionados los bienes cuyo requerimiento haya sido materia de la Compra Corporativa. Página | 26
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Suscribir todos los documentos que resulten necesarios para la formalización del contrato que se derive del proceso de selección. Pagar al proveedor, previa conformidad. Registrar contrato en el SEACE. 4.5.2.2 Entidad Encargada (Funciones) Recibir los requerimientos. Consolidar y homogenizar las características de los bienes, así como determinar el valor referencial; Actos preparatorios para conformar y aprobar el Expediente de Contratación; Designar al Comité Especial; Aprobar las Bases; Resolver los recursos de apelación, en los casos que corresponda.
4.5.2.3
4.6
Comité Especial (Funciones)
Elaborar las Bases, conforme al contenido del Expediente de Contratación. En las Bases deberá distinguirse claramente el requerimiento de cada Entidad participante del convenio, para los efectos de la suscripción y ejecución del contrato respectivo. Una vez que quede consentido el otorgamiento de la Buena Pro, elevar el expediente al Titular de la Entidad encargada de la Compra Corporativa para su remisión a las Entidades participantes. Procedimiento
Determinación de la Entidad encargada
Ejecución contractual.
Determinación de los bines y /o servicios
Suscripción del convenio interinstitucional
La Entidad encargada debe consolidar y estandarizar los requerimientos.
Efectuar los actos previos para la conformación del expediente de contratación. Designar al Comité Especial.
Suscripción del contrato (lo suscribe el proveedor ganador con cada una de las Entidades.
4.7 Compras corporativas obligatorias 4.7.1 Características
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4.7.2 Participantes 4.7.2.1
Perú Compras Es la Entidad Encargada Consolida los requerimientos de las Entidades Participantes Determina el contenido, cantidad y oportunidad de entrega de información Remitir información que le solicite el OSCE
4.7.2.2
Entidad Participante Consolidar y homogenizar las características de los bienes y servicios Contratar con los proveedores seleccionados los bienes cuyo requerimiento haya sido materia de la Compra Corporativa. Suscribir todos los documentos que resulten necesarios para la formalización del contrato que se derive del proceso de selección. Pagar al proveedor, previa conformidad. Registrar contrato en el SEACE.
4.7.2.3. Entidad Técnica: Determina las características homogenizadas de los bienes y servicios, teniendo como base los requerimientos consolidados por Perú Compras. Ejemplo MTC: SOAT Internet Telefonía Móvil Telefonía fija
4.8 Beneficios
4.8.1 Para las Entidades Obtener mejores precios por economía de gran escala y mejores condiciones técnicas. Reducir y centralizar los procedimientos adquisitivos y sus costos administrativos. Racionalizar recursos generados por burocracia en las contrataciones del Estado. Estandarizar los bienes y servicios generales que se adquieren en función del promedio del mercado. 4.8.2 Para los Proveedores
Posibilitarles la producción de bienes y servicios. Disminuir compras de acceso a las compras públicas.
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