FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN CARLOS RAMIREZ CARDONA ECOE EDICIONES Capítulo I APROXIMACIÓN A UNA DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN 1. Origen Origen etimológ etimológico ico e h histó istórico rico Administrar. (Del latín administrare), significa etimológicamente servir. En este sentido, puede definirse la Administración como la acción de servir a otro, de cuidar los bienes de otro, de encargarse de los asuntos de otro. Por extensión, administrar significa encargarse y cuidar de los asuntos de uno mismo. Cuidar y manejar los propios bienes y recursos. Administrar quiere decir también regir o gobernar. Significa dirigir los destinos de una organización, de una comunidad, de una ciudad, de un pueblo, de tal manera que se alcancen sus objetivos o propósitos y su progreso y bienestar. Estas definiciones se ajustan a las primeras concepciones sobre administración, cuando dicha actividad se confundía con las funciones políticas, gubernamentales y religiosas encomendadas al jefe de la tribu, al rey, al conductor del pueblo, al ministro del culto, etc. Con Con el desa desarr rrol ollo lo econ económ ómic ico o y soci social al y espe especi cial alme ment nte e bajo bajo el infl influj ujo o de la revolución industrial, el término Administración ha evolucionado de tal manera que hoy se consid considera eran n sus equiva equivalen lente tess palabr palabras as tales tales como: como: direcci dirección, ón, gestió gestión, n, gerencia. Sobre el significado de estas palabras se volverá más adelante.
2. Definici Definiciones ones modern modernas as sobre sobre Administr Administración ación Entre las definiciones modernas más usuales que se encuentran en la vasta bibliografía de los autores contemporáneos, se citan las siguientes: "La "La admi admini nist stra raci ción ón es un proc proces eso o que que cons consis iste te en prev prever er,, orga organi niza zar, r, dirig dirigir ir,, 1 coordinar y controlar" George R. Terri, remitiéndose a Henry Fayol, define la Administración como, un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección, ejecución y cont contro roll del del trab trabaj ajo o medi median ante te el empl empleo eo de pers person onas as y recu recurs rsos os de dive divers rsa a 2 índole". Herbert A Simón, define la administración como "acción humana, racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos".3 Admini nist stra raci ción ón "es "es el medi medio o por por el cual cual pued pueden en ser ser Robert Robert McNamara. McNamara. La Admi racionalmente organizados y extendidos al conjunto del cuerpo social los cambios sociales tecnológicos y políticos". 4 Frítz Mostern Marx. La Administración es "toda acción encaminada a convertir un prop propós ósitito o en real realid idad ad obje objetitiva va,, es el orde orden n sist sistem emát átic ico o de acci accion ones es y el uso uso 1
Fayol Henry. Administración Henry. Administración industrial y General, Buenos Aires, El Ateneo, 1980.
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Terry George. Principios George. Principios de Administración, Me Graw Hill, New York, "1961.
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Simón, Herbert A. Administrativo A. Administrativo Behavior, The MacMillan Company, New York, 1958.
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McNamara, Robert. Presidente del Banco Mundial. Citado por Gerardo Gutiérrez en su libro Administración, libro Administración, Ciencia y Arte, p. 22, Universidad
Externado de Colombia, 1982.
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calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito, previendo los obstáculos que pueden surgir en el logro del mismo. Es la acción de dirección y supervisión del trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el más bajo costo de energía, tiempo y dinero". 5 Luther Gulick.La Administración "es un sistema de conocimientos por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de cualquier situación en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes".6 Carlos Dáuíla. Administración "es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección organización y control". 7 Analizando las definiciones anteriores, se observa que tomadas indepe independi ndient enteme ement nte, e, ningun ninguna a es lo sufici suficient enteme emente nte clara clara y concre concreta ta pero pero con aporte de todas ellas se puede llegar a formar un concepto a priori que satisfaga la inquietud intelectual como el que se propone a continuación: La administración considerada como ciencia, puede definirse como el conjunto de conocimientos aplicables a cada una de las actividades humanas del proceso administrativo. La administración considerada como práctica, es una actividad humana por medio de la cual se procura obtener unos resultados. Esa actividad humana se desarrolla al ejecutar los procesos de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Quienes se inician en el estudio de la Administración encuentran dificultad para diferenciar los conceptos administrativos de otros conceptos que se refieren a diferentes campos del saber, es decir, a otros objetos de estudio. Se ha vist visto o que que la admi admini nist stra raci ción ón pued puede e defi defini nirs rse, e, en prim primer er luga lugar, r, como como la actividad actividad humana humana que consis consiste te en ejecut ejecutar ar los proces procesos os ya mencio mencionad nados os de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Considerada como ciencia, su objeto de estudio es la actividad humana administrativa y puede definirse como el conjunto de conocimientos sobre la forma y modalidades de esa actividad.
3. Los concept conceptos os de administ administració ración n y organizaci organización ón Con frecue frecuenci ncia a se emple emplea a el términ término o Admini Administr strac ación ión como como equiva equivalen lente te al de Organización. Veamos las diferencias: La administración debe entenderse como el conjunto de principios y técnicas que se explican para ejecutar las funciones del proceso administrativo. administrativo. Las Las orga organi niza zaci cion ones es son son grup grupos os de pers person onas as o ente entess soci social ales es temp tempor oral ales es o estables cuyos miembros interactúan entre sí para lograr fines determinados. Son ejemplos de organizaciones relativamente estables, la familia, una escuela, una 5 6 7
Mostern Marx Fritz. Elements Fritz. Elements ofPublic Adnünistration, Prentice Hall Inc., New York, 1946. Gulick, Luther: Science Volumen in Pnblic Administration, Instituto of Public Public Administration, Administration, New New York, York, 1937. Dávila L. de Guevara Carlos: Teorías, Organizaciones y Administración. Administración. Edit. Intera-mericana, Bogotá, 1985.
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empresa, una universidad, un Ministerio, una comunidad religiosa, un sindicato, un hospital, etc. Las temporales son aquellas que se crean para alcanzar objetivos en muy corto tiempo y luego se disuelven. Las Las orga organi niza zaci cion ones es,, esto esto es, es, los los grup grupos os de pers person onas as ejec ejecut utan an proc proces esos os de admi admini nist stra raci ción ón pero pero no son son la Admi Admini nist stra raci ción ón mism misma, a, aunq aunque ue en el leng lengua uaje je popula popularr se dice. dice. Admini Administ strac ración ión educat educativa iva para para referi referirse rse a las organi organizac zacion iones es denominadas escuelas, colegios, universidades; Administración de empresas para refe referi rirs rse e al conj conjun unto to de enti entida dade dess indu indust stri rial ales es,, come comerc rcia iale less y de serv servic icio io;; Administración de Justicia para referirse a los tribunales y Juzgados. Se dice también también Administr Administración ación municipal municipal para referirse referirse al conjunto conjunto de entes que prestan prestan servicios públicos a nivel de los municipios, etc. Es necesario distinguir entre lo que es una organización administrativa y lo que es la actividad humana administrativa. La primera es un ente social creado por los hombres para obtener determinados fines y la segunda se refiere tanto a los prin rincip cipios ios que conf onforman rman la teorí eoría a adm adminis inistr trat ativ iva a como omo a los los pro procesos esos administrativos administrativos que los hombres ejecutan para obtener unos resultados. Es importante anotar que las organizaciones se comportan como seres vivos: se crean, crean, se transform transforman, an, se multiplic multiplican, an, se deteriora deterioran n y se extinguen. extinguen. El interés por conocerlas, analizarlas y mejorar su eficiencia ha dado origen a la Teoría Teoría de organizaciones. Se constituyen en objeto de estudio de otras disciplinas como la Sociología, la Psicología, la Antropología, la Historia, etc. La teoría administrativa enfoca la organización como una estructura sistemática inte integr grad ada a por por pers person onas as que que inte intera ract ctúa úan n entr entre e sí y que que desa desarr rrol olla lan n proc proces esos os administrativos administrativos en busca de objetivos determinados. Entonces, desde el punto de vista de la ciencia administrativa interesa saber cómo y con con qué qué grad grado o de efic eficie ienc ncia ia las las orga organi niza zaci cion ones es real realiz izan an los los proc proces esos os de administración. administración. El interés por optimizar resultados ha llevado a los estudiosos de la organización al análisis de todos sus elementos y características con el fin de revitalizarlas, capacitarlas y adecuarlas para que su funcionamiento haga posible obtener resultados efectivos en la relación medios y fines.
4. El co conce ncepto pto de empres empresaa A través de los tiempos la palabra Empresa se ha usado con el significado de acción ardua que un individuo o grupo de individuos realiza para llevar a cabo un intento o designio. La voz arduo, (dua) viene del latín ardúus que significa muy difícil. Empresa, es una acción difícil que se acomete para lograr algo que se desea. La acci acción ón ardu ardua a o difí difíci cill llam llamad ada a Empresa8 pued puede e refe referi rirs rse e a cual cualqu quie ierr tipo tipo de
actividad humana como lo puede ser la construcción de una carretera o de un 8
Empresa (Español). Enterprise (Inglés), Emprehendimiento, Empresa (Port). Enterprise (Fran). Enterprinder (Rum). Impresa, Intrapresa (Ital). Unternehmen (Alem). Keieigaku (Jap).
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edific edificio, io, la organi organizac zación ión de un negoci negocio, o, una campañ campaña a milit militar, ar, una exped expedici ición ón científica, un propósito político, una exploración en la selva, una investigación tecnológica. Se trata de una acción valerosa y difícil que se efectúa para alcanzar un determinado objetivo bien sea social, económico, político, o simplemente por una curiosidad personal. La sociedad industrial se ha apropiado del vocablo empresa para denominar la actividad humana que se encamina a la producción de bienes y a la prestación de servicios. Esto significa que producir, negociar, comercializar y organizar servicios son tareas que implican grados de dificultad y de riesgo. La actividad industrial y la organización de servicios requieren de esfuerzo y de valor y de una voluntad expuesta al riesgo. De ahí que a esos quehaceres se le llame empresa. De esta manera el vocablo empresa pasó a ser utilizado como nombre de la actividad industrial o del ente en donde se combinan los factores de producción o de prestación de servicios y a la ciencia que se configuró con el conjunto de principios que se aplican a estos procesos se le llamó economía de empresa. Hoy se denomina empresa a una "Unidad económica autónoma organizada para combinar un conjunto de factores de producción con vista a la producción de bienes o prestación de servicios para el mercado".9 En los países del norte la conexión de la voz Economía con el de empresa sirvió de base a la elaboración de una teoría de la empresa llamada Economía Industrial. Con la aparición y auge de la ciencia administrativa se homologaron el vocablo empresa y el de organización por tener lugar en ambas el proceso administrativo. Entonces se comenzó a hablar de administración de empresas. Desde principios del Siglo XX en el círculo cultural de los Estados Unidos y en Latinoamérica se ha venido imponiendo como equivalente al nombre de Administración de empresas el de Administración de negocios, Busi-ness administration. industria ria,, negoci negocio o y organi organizac zación ión se usan De esta esta form forma a las las pala palabr bras as:: indust usan para para nombrar a ese ente de producción o de servicios que se denomina Empresa.
"La influencia de la nomenclatura de la Administración de Negocios no está exenta de razones//, dice Oreste Popescu. 10 La expresión Administración es mucho más amplia que la de Economía es susceptible de extensión tanto a los negocios particulares como a las operaciones gubernamentales. Esta expresión cubre en grandes líneas, el mismo campo que mantuvo por siglos la idea de empresa. Es a partir de la consideración del vocablo empresa como equivalente al de organ rganiz iza ació ción cuan uando aque aquelllla a comienz ienza a a tener ner inte interé réss para ara la cienc iencia ia administrativa. 9
Y. Bemard -J.C. Colli. Colli. Dicciomrio Dicciomrio económico y financiero, 3a. Edición, Hostales, Madrid, 1981.
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Popescu Oreste. Historia, Oreste. Historia, de la Economía de Empresas. Edit. El Ateneo, Buenos Aires, 1961.
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Las empre empresas sas consid considera eradas das como como organi organizac zacion iones es se aseme asemejan jan a organis organismo moss vivos. viv os. Nacen, Nacen, crecen crecen,, se deteri deteriora oran n y se exting extinguen uen.. Son unidad unidades es orgáni orgánicas cas integradas por personas con objetivos generales y propios. Estas personas con sus objeti objetivos vos y roles, roles, dispue dispuesto stoss de una determ determina inada da manera manera consti constituy tuyen en la orga organi niza zaci ción ón de la empr empres esa. a. Y es esta esta orga organi niza zaci ción ón y su comp compor orta tami mien ento to,, proce rocedi dim mient iento os y méto étodos dos de acc cció ión n lo que es obje objetto de estu studio dio de la admi admini nist stra raci ción ón y de apli aplica caci ción ón de los los prin princi cipi pios os admi admini nist stra ratitivo vos. s. Bajo Bajo esta esta cons consid ider erac ació ión n surg surge e la carr carrer era a o prof profes esión ión deno denomi mina nada da Admi Admini nist stra raci ción ón de empresas o Administración de negocios.
5. Tipo Tipolog logía ía eempr mpresa esaria riall Se acost acostumb umbra ra clasif clasifica icarr y denomi denominar nar las empre empresas sas en funció función n de difere diferente ntess criterios: Por su origen. Empresas públicas y empresas privadas. Las públicas se crean por la autoridad del Estado, las privadas se crean por voluntad de los particulares en uso del derecho natural conocido como libertad de iniciativa o libertad de empresa. Por sus objetivos. Industriales, Industriales, comerciales y de servicios. Por el destino de sus recursos recursos y de sus utilidade utilidades. s. Con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro. Por la pertenencia. Privadas, públicas y mixtas. Por el tipo de aportes, recursos y participación de sus miembros. Sociedades de personas y sociedades de capital y combinaciones de personas y de capital. Por su régimen jurídico. Sociedad anónima. Sociedad limitada. Sociedad en comandita. Sociedad de hecho. Por su tamaño. Empresa grande. Empresa mediana. Empresa pequeña, Microempresa. Por el ámbito territorial de su actividad. Empresa local. Empresas regionales, Empresas nacionales. Empresas multinacionales, multinacionales, etc. Toda empresa empresa supone supone una estructura estructura organizaci organizacional onal que reúne reúne y combina combina varios varios factores, por ejemplo, el trabajo y el capital que son agentes de la producción. El trabaj trabajo o interv intervien iene e en forma forma difere diferenci nciada ada:: hay tareas tareas de creaci creación, ón, planea planeació ción, n, mando, ejecución. Es en este campo donde la empresa y los empresarios están bajo la influencia de los principios y técnicas de la teoría administrativa que estudian los administradores de empresas.
6. Empresas Empresas virtua virtuales les y admini administrac stración ión virtua virtuall publicado ado en Londre Londress por Harpe Harperr Collin Collinss Patrik Patrik Dixon en su libro Futurewise public Publishers, 1998, afirma que toda empresa, aún la más pequeña, tiene hoy acceso al mercado global a través de la red. Se multiplican los casos de pequeñas empresa, y de microempresas, con sedes pequeñas que pueden estar haciendo nego negoci cios os tran transc scon ontitine nent ntal ales es medi median ante te Inte Intern rnet et.. Un caso caso típi típico co es el de una una pequeña librería, de Palo Alto, California, cuyas ventas se hacían localmente pero ahora el 30% de los pedidos los recibe por Internet de Lima, Lisboa, Los Ángeles o 5
Londres. Este ejemplo se tomó por el autor en 1998. Hoy ni siquiera sorprende la facilidad de hacer negocios por Internet desde la propia casa u oficina. Pero además, un ejecutivo con el computador portátil o el teléfono celular puede andar por el mundo haciendo relaciones, dando órdenes, dirigiendo a sus subalternos y administrando su empresa desde cualquier lugar en donde se encuentre. Al promediar la década de los años noventa, pocos bancos ofrecían servicios de red. Al finalizar 1998, el 60% de los bancos europeos ofrecían transacciones en red red que que sus sus clie client ntes es podí podían an util utiliz izar ar en cual cualqu quie ierr luga lugarr dond donde e tuvi tuvier eran an un computador conectado al sistema ciberespacial. Hoy las empresas pueden extender al mundo sus servicios o colocar sus productos en luga lugare ress leja lejano noss sin sin crea crearr sucu sucurs rsal ales es o empl emplea earr gran gran núme número ro de agen agente tess viajeros. Un sector que avanza con servicios en red es el sector educativo. La mayoría de las las univ univer ersi sida dade dess y cent centro ross educ educat ativ ivos os del del mund mundo, o, tien tienen en inst instal alac acio ione ness que que cons onstit tituyen uyen campu ampuss para ara la enseñ nseñan anza za virtu irtual al a trav ravés de Inte Intern rnet et;; la teleconferencia, la televisión conectada a redes y el uso de sofisticados medios de comunicación que utilizan el computador portátil y el teléfono móvil. La educación a distancia es una realidad que permite a millones de personas graduarse en una universidad, tomando cursos de educación continuada y reciclar conocimientos, desde su casa o en el sitio de trabajo o residencia, sin el desgaste y problemas del desplazamiento. En conclusión, es necesario aceptar la realidad de la empresa virtual. Es una empresa cuyas modalidades organizacionales y los métodos administrativos son diferentes a los modelos que surgieron de la revolución industrial. La Internet, la tecnología digital y las aplicaciones electrónicas han originado el boom industrial en la producción de cientos de productos sofisticados que están al alcance popular pero al mismo tiempo que producen confort general, temor por la inseguridad en que se coloca la privacidad personal, el secreto profesional, la sana competencia, la confiabilidad en los negocios, la autenticidad de la información, la confidencialidad y las identificaciones de las personas. En el cent entro de los los ava avances nces y cambio bios de la post postm mode odernid rnidad ad,, está stán los los empresarios y ejecutivos. Su formación gerencial ha de ser rigurosa. El desarrollo de sus sus pote potenc ncia ialilida dade dess empr empren ende dedo dora rass ha de ser ser máxi máxima ma,, acom acompa paña ñado do de conocimientos básicos y universales y desarrollo de capacidades comunicativas. En los gerentes, en los líderes empresariales, está la clave de la supervivencia y bienestar de los pueblos. Patrik Dixon afirma que más del (13%) por ciento de los negocios serían virtuales
en la presente década. Las organizaciones tendrán sus empleados más esparcidos 6
geog geográ ráfifica came ment nte e que que loca localiliza zado doss en las las sede sedess prin princi cipa pale les. s. Las Las estr estruc uctu tura rass administrativas de las organizaciones y empresas estarán cambiando rápidamente y muchas de las funciones de las compañías serán compartidas por asociados que trab trabaj ajan an con con inde indepe pend nden enci cia a medi median ante te conc conces esio ione nes, s, fran franqu quic icia ias, s, cont contra rato tos, s, subcontratos y diversas modalidades de participación empresarial. Much Muchos os de los los admi admini nist stra rado dore res, s, gere gerent ntes es de prod produc ucto to,, vend vended edor ores es de una una empresa trabajan desde sus residencias. Cerca de 10 millones de americanos trab trabaj ajan an ahor ahora a tiem tiempo po comp comple leto to o medi medio o tiem tiempo po en sus sus casa casas, s, vinc vincul ulad ados os a empresas virtuales, usando el correo electrónico, para comunicarse con las demás personas de la organización y con los clientes.
7. Empresari Empresarios, os, emprend emprendedor edores es e intraempres intraempresario arioss En el ámbito de esta disciplina se viene elaborando un lenguaje que se distingue de otros campos del saber. Un ejemplo son las denominaciones que reciben los administradores según sean dueños, promotores o gestores de las empresas y de emprendedores ores y de los sus procesos. Es el caso de los Empresarios de los emprended intraempresarios. Veamos a continuación una descripción de estos tipos: 7.1 El empresario Es quien intenta o acomete la acción difícil y valerosa de crear y poner en marcha una empresa. Es quien comanda la acción y quien se responsabiliza de ordenar todos los medios para la consecución de las fines. Como en toda acción difícil y valerosa, el empresario se arriesga. El elemento incertidumbre y el azar están presentes en la acción empresarial. Pero el empresario precavido calcula en lo posible el riesgo para evitar el fracaso. El empresario que no es precavido se lanza sin cálculo, corre el riesgo en forma temeraria. La formación de empresarios constituye una inquietud bastante generalizada. Hay universidades y escuelas que desarrollan programas en este sentido. Se investigan las las cara caract cter erís ístitica cass de los los empr empres esar ario ios, s, se orga organi niza zan n even evento toss naci nacion onal ales es e internacionales en donde los investigadores presentan perfiles empresariales y se hace toda clase de aproximaciones en la formulación de propuestas para impartir una educación empresarial. Esto es, para el desarrollo del Espíritu Empresarial. Como características características del empresario se enumeran las siguientes: • Gusto por el trabajo independiente.
• Visualización de Oportunidades.
• Tenacidad y constancia
• Animo de lucro.
• Disciplina.
• Sentido del logro.
• Amor a la autonomía.
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7.2 El emprendedor Dentro del campo de la formación profesional de empresarios ha surgido el término de emprendedor. Existen personas creativas que sin pretender ser dueños de una empresa estimulan la creación de entes empresariales impulsan y promueven empresas y son exitosos en el campo de la gerencia de empresas y de negocios. Son los emprendedores. Es en este proceso de formación específica de emprendedores en donde se pone en marc marcha ha una una meto metodo dolo logí gía a que que cont contri ribu buye ye al desa desarr rrol ollo lo de las las apti aptitu tude dess emprendedoras de los estudiantes. Las aptitu aptitudes des empre emprende ndedor doras as se manif manifies iestan tan por indica indicador dores es tales tales como como los siguientes: • Gusto por el trabajo. • Capacidad para buscar solución a problemas • Creatividad . • Capacidad para la dirección. • Capacidad de negociación. • Deseo de innovación. • Solidaridad humana. • Amor por la libertad. • Capacidad de análisis y de crítica. • Alto grado de responsabilidad. • Inconformidad con lo rutinario. • Deseo de éxito más que de Ganancias • Sentido de la sociedad, de la política y de la historia, etc. • Facilidad para simplificar acciones Para el desarrollo de las aptitudes emprendedoras se procura exponer al alumno a la investigación, a la reflexión y al análisis, y se le capacita para la proyección real o simulada de actividades empresariales.
7.3 El intraempresario intraempresario Es esta otra denominación introducida en la tipología de los empresarios. El intraempresario se define como aquella persona que en empresas ya existentes desarrolla y promueve acciones que redundan en una alta productividad. Estas personas se caracterizan especialmente por desarrollar con éxito acciones tales como: Redefinición de objetivos y de estructuras internas. Introducción y administración de innovaciones operativas o de productos y servicios. Promoción de nuevas expresiones de la capacidad empresarial de las distintas unidades de la empresa. Apl Aplica icació ción n de nuev nuevas as técn técnic icas as para para medi medirr el clim clima a orga organi nizac zacio iona nal. l. Enri Enriqu quec ecim imie ient nto o del del trab trabaj ajo o en sus sus dife difere rent ntes es órde órdene nes s con con base base en estímulos estratégicos. Estas manifestaciones del hombre-empresario pueden darse en una misma persona y esta misma persona asume los diferentes roles según
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el contexto en que actúa. Con el conven convencim cimien iento to de que el proces proceso o de desarr desarroll ollo o económ económico ico y
social requiere de la acción empresarial, numerosas entidades educativas se ocupan de la formación de empresarios que puedan desempeñarse en la sociedad en los tres campos: Como empresarios propiamente. Como emprendedores y Como intraempresarios. intraempresarios. Para Para este este propós propósito ito la teoría teoría y técni técnicas cas admini administr strati ativas vas propor proporcio cionan nan aporte aportess valiosos y son objeto de estudio en las Escuelas de Administración de empresas.
8. Los concept conceptos os de dirección dirección,, gerencia, gerencia, gestión gestión y ejecució ejecución n En los textos de Administración y en el vocabulario de los administradores se usan las palabras dirección, gerencia y gestión, como equivalentes. Con Con el obje objeto to de prec precis isar ar un poco poco su sign signifific icad ado, o, cons consig igna namo moss aquí aquí unas unas reflexiones sobre estos términos tan importantes para el entendimiento tanto de la teoría como de la práctica administrativa. Sin desconocer que en lenguaje popular estas palabras se usan como sinónimas, aquí nos referiremos tanto a sus similitudes como también a sus diferencias. 8.1 Concepto de dirección El vocablo dirección, significa rumbo según la Real Academia Española. Dirección es el rumbo o camino que un cuerpo sigue en su movimiento. También significa consejo, enseñanza y precepto con que se encamina a otro hacia algún destino. Dirección de empresas hace referencia al conjunto de acciones que indican el
cam camino ino o el rumb rumbo o que que debe debe segu seguir ir la empr empres esa a y tamb tambié ién n al conj conjun unto to de enseñanzas y de preceptos que orientan y conducen a los grupos humanos que trabajan en ella. Quien ejerce la acción de dirigir, recibe distintos nombres como los de director/jefe, superior, gerente, presidente, etc. La función de dirigir implica ejercer autoridad sobre otras personas, disponer de medios para apoyar sus actividades y profesar un sistema de preceptos o normas que orienten la actuación y conducta del personal. Cuando un director consigue que el personal de la empresa acate su dirección, es porque tiene condiciones especiales para dirigir. Un director es un líder. Ser líder significa que una persona tiene capacidad para motivar a otros y lograr que lo sigan con confianza, con entusiasmo y con respeto. La palabra dirección se refiere al proceso de señalar el camino o rumbo, de orientar, de motivar a otros en procura de unos objetivos. La ciencia y técnicas administrativas señalan los principios y métodos para una dirección eficaz y enuncian las condiciones y personalidad del líder. 9
8.2 Concepto de gerencia El término gerencia aparece a partir del Siglo XIX simultáneamente con el auge de las empresas y de los negocios. Este término significa gestión y, a su vez, gestión significa administración. Gerencia es, pues, equivalente a administración. La Real Real Acad Academ emia ia Espa Españo ñola la defi define ne al gere gerent nte e como como pers person ona a que que diri dirige ge los los negocios y lleva la firma en una empresa o sociedad mercantil. De esta forma la palabra gerente, significa dos cosas: por una parte identifica a quien cumple procesos administrativos y, por otra, señala a quien lleva la representación de una empresa o negocio. Actualmente la palabra gerencia aparece como una traducción de la pala palab bra ing ingles lesa management que que tamb tambié ién n sign signifific ica a administración. Management es la sustantivación del verbo To Manage palabra que se traduce como el verbo administrar o el verbo manejar. El verbo Inglés, viene a su vez de palabr bra a lati latina na que que sign signifific ica a mano mano.. To Mana inglés és deno denota taba ba Manues pala Manage ge en ingl orig origin inal alme ment nte e entr entren enar ar caba caballllos os con con las las mano manos, s, ense enseña ñarl rlos os a anda andarr a hace hacer r ejercicios. To Manage es manejar, llevar de la mano las riendas del caballo. Luego el término vino a usarse en el sentido de administrar y quien administra se deno denomi mina na en ingl inglés és Manager cuya cuya equi equiva vale lenc ncia ia en espa españo ñoll es gerente o administrador.
puede e defi defini nirs rse e como como el conj conjun unto to de acci accion ones es que que dese desemp mpeñ eña a un Gerencia pued gerente para dirigir y representar los negocios de una empresa.11
8.3 Concepto de gestión La palabra gestión, significa, según la Real Academia Española, administrar. Es decir, hacer diligencias conducentes al logro de unos objetivos. A quien efectúe diligencias para lograr un objetivo se le llama gestor. Gestor, es, pues, quien gestiona, es decir, quien ejecuta acciones para llegar a un resultado. Como se ve, el término gestión se asemeja mucho al término gerencia y el de gestor al de gerente. Estas similitudes han llevado a los administradores a usar los términos de gerencia y gestión como equivalentes.
8.4 Concepto de ejecución La palabra ejecución viene del latín executionis. Significa hacer una cosa, llevar a la práctica, realizar una tarea, etc. Los directivos, gerentes, gestores, jefes se llaman ejecutivos porque su función es hacer las cosas, lograr que las tareas y funciones de la empresa se lleven a la práctica. La urgencia de impulsar el desarrollo ha originado la necesidad de establecer 11
Sobre el significado y usos de estos términos puede consultarse a Carlos Dávila, op. cit. p. 38 y siguientes.
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prog progra rama mass educ educat ativ ivos os para para la capa capaci cita taci ción ón y form formac ació ión n de admi admini nist stra rado dore ress estimulando el desarrollo de su espíritu empresarial y su capacidad de gestión a fin de que puedan obtener óptimos resultados y poner en práctica una administración creativa, dinámica e innovadora que, así entendida, trascienda los límites de la mera rutina administrativa y ponga al estudiante frente al reto de ser ejecutivo (director, gerente o gestor, jefe o empresario dueño de su propio negocio) dinámico agente del cambio del medio en que actúa. Un ejecutivo eficaz. Un ejecutivo capaz de lograr resultados para bien suyo y de aportar por su acción al progreso del país.
9. El eje ejecu cuti tivo vo efic eficaz az A partir de los escritos de Peter F. Ducker y en especial de sus libros titulados La gerencia de empresas y el Ejecutivo eficaz, las personas que ejercen cargos de direct directore ores, s, gerent gerentes, es, gestor gestores es,, se han conve converti rtido do en objeto objeto de estudi estudio. o. Para Para simplificar se les denomina ejecutivos jefes o máximo ejecutivo de la organización. El calificativo de jefe sirve para diferenciar al gerente, director o gestor general de los demás ejecutivos inferiores de una empresa, subgerentes, subdirectores, o jefes simplemente a cargo de unidades que integran la empresa. El mismo autor señala que las responsabilidades básicas del ejecutivo son: “Analizar “Analizar el negocio negocio de la empresa. empresa. Desarrollar Desarrollar y fijar objetivos objetivos generales. generales. Tomar las decisiones básicas que se necesitan para alcanzar estos objetivos. Comunicar sus sus deci decisi sion ones es a su pers person onal al,, al pers person onal al que que las las debe debe ejec ejecut utar ar.. Cote Coteja jarr el desemp desempeño eño con con las realiz realizaci acione oness y con los objet objetivo ivos. s. Recons Reconside iderar rar y altera alterar r obje objetitivo voss segú según n lo exij exijan an las las circ circun unst stan anci cias as.. Toma Tomarr deci decisi sion ones es en cuan cuanto to al personal superior. Se encarga de que se estén formando gerentes en toda la línea. Intr Introd oduc uce e camb cambio ioss orga organi niza zaci cion onal ales es.. Es su tare tarea a sabe saberr qué qué preg pregun unta tass debe debe formular a los gerentes, coordina las tareas de la compañía, actúa como arbitro en los conflictos y como capitán de un barco, toma el mando en las emergencias”. En conclusión, los términos de dirección, gerencia y gestión tienen significados que los diferencian entre sí pero son equivalentes en cuanto denotan procesos y actividades que se refieren a la conducción de las empresas y negocios hacia el logro de sus objetivos. Los directores, gerentes y gestores son los ejecutivos cuya función esencial es la de conseguir los resultados que la empresa debe alcanzar.
10. La Administración considerada como ciencia, como técnica y como arte Se tiene conocimiento que administradores, políticos, economistas y autores se han referido a la administración como ciencia, como técnica y como arte, pero en definitiva los primeros que trataron la administración sistemáticamente como una ciencia fueron Frederick W. Taylor y Henri Fayol. A partir de ellos se ha hecho posible elaborar un conjunto de ideas que configuran las bases de una teoría administrativa. Antes de considerar la administración como ciencia, y como técnica y como arte, conviene entender con precisión qué significa cada uno de estos términos: La Administración considerada como ciencia se ocupa del estudio del fenómeno 11
administrativo administrativo en general. Como técnica, se ocup ocupa a de los los méto método doss que que se empl emplea ean n en las las dive divers rsas as actividades de la acción administrativa. Como arte se ocupa de las habilidades y destrezas del administrador y de la perfección que se alcanza en la ejecución de las diferentes actividades del proceso administrativo. Para comprender mejor la administración considerada como ciencia, como técnica y como arte, veamos un poco estas nociones desde el punto de vista conceptual.
10.1 Ciencia La palabra ciencia viene del latín scientia que significa conjunto de conocimientos sistematizados sobre un objeto. Estos conocimientos resultan de la observación del objeto o de las experiencias que se tienen sobre dicho objeto. Ahora bien: el conocimiento que se puede tener de un objeto puede estar en uno de estos tres nive nivele les: s: cono conoci cimi mien ento to popu popula lar, r, cono conoci cimi mien ento to de divu divulg lgac ació ión n y cono conoci cimi mien ento to cien cientí tífifico co.. Es impo import rtan ante te que que el estu estudi dian ante te dist distin inga ga esto estoss tres tres nive nivele less del del conocimiento. Para una mejor explicación de estos tres niveles de conocimiento hemos seguido las orientaciones que Felipe Pardinas trae en su obra titulada Metodología y Técnicas de Investigación en Ciencias Sociales. 12
El conocimiento popular
Este es el conocimiento que se tiene sobre las cosas sin profundizar en sus causas, en su naturaleza o en sus características. Ese conocimiento nos llega al entendimiento sin ninguna crítica o análisis y sin explicar la razón, las causas o los efectos. Por ejemplo: las noticias del periódico sobre un suceso. Conocemos muchas cosas a nivel de un conocimiento popular que nos llega por variados medios de información: prensa, radio, televisión, enciclopedias, noticias de persona a persona y simples percepciones directas del mundo que nos rodea. Este conocimiento puede ser verdadero o erróneo. Es decir, no es científico. Es una forma de información que se tiene sobre algo que pudo haber llegado a nosotros como información de primera o segunda mano. Más adelante se explican estos términos. El conocimiento de divulgación
El conocimiento de divulgación se refiere a toda información sistemática que se recibe sobre un objeto o fenómeno. Esta información se basa generalmente en datos ya elaborados por investigadores y autores como cuando se informa sobre un invento o descubrimiento. Este conocimiento está generalmente en libros y 12
Pardinas, Felipe. Metodología y Técnicas de Investigación en Ciencias Sociales Talleres Edigraf Buenos Aires, 1975. En su obra el autor clasifica
los niveles del conocimiento en conocimiento popular, conocimiento conocimiento de divulgación y conocimiento científico p 14 y 14 y siguientes.
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revistas científicas en los cuales se cita al autor, la época en que se conoció el dato y se hace una crítica que aclara los conceptos allí expuestos con alguna forma de análisis. Los conocimientos de divulgación serán más fieles cuanto más se acerquen a la versión original. Las Las fuen fuente tess del del cono conoci cimi mien ento to de divu divulg lgac ació ión n son son fuen fuente tess espe especí cífifica cass como como bibliotecas especializadas, estudios técnicos, revistas científicas, seminarios de especialistas, especialistas, investigaciones universitarias, conferencias de expertos, etc. El conocimiento científico
Se adquiere por investigación directa conducente a obtener información sobre un objeto o fenómeno determinado. La investigación es el estudio y análisis del objeto que se desea conocer y se realiza aplicando un método llamado Método científico. El conocimiento científico se obtiene a partir de las experiencias y observaciones sobre un objeto que se estudia metódicamente para descubrir sus causas y sus características, lo cual da una información cierta y de primera mano sobre dicho objeto. El conocimiento científico se refiere a las verdades que se pueden predicar de un objeto: qué es, cómo es, qué características tiene, cómo se comporta, para qué sirve, etc. Las verdades resultantes de la investigación se denominan leyes. La ley es el reflejo de lo que es constante en un fenómeno de lo que es de su esencia. Las leyes que se predican de un fenómeno forman una ciencia sobre ese fenómeno. ¿Qué son los fenómenos?
Fenómeno es toda apariencia o manifestación de lo cual nos formamos una idea a través de las percepciones de los sentidos o de la intuición de nuestra inteligencia. En el universo del cual formamos parte, existen innumerables fenómenos. Unos hacen parte del mundo físico que podemos palpar a través de nuestros sentidos. Otros son fenómenos que no podemos palpar por nuestros sentidos, pero los podemos conocer por nuestra inteligencia y razón y entonces decimos que son fenómenos del mundo metafísico. metafísico. Existen, pues, fenómenos como por ejemplo: el fenómeno de la ira, el fenómeno del amor, el fenómeno de la comunicación de unos con otros, el fenómeno de la organización en familias, tribus, naciones, empresas, asociaciones, agremiaciones, instituciones; el fenómeno de la luz, el fenómeno del calor, el fenómeno de la electricidad, el fenómeno del trabajo. Estos fenómenos se presentan a la mente humana como objetos que están allí en el universo de nuestras ideas. Algunos de estos objetos, en una determinada circunstancia, llaman la atención a la inteligencia del hombre y éste empieza a aislarlas y a clasificarlos para poderlos observar. Entonces se convierten en objeto de estudio. Para estudiarlos, el hombre utiliza un método. Es decir, va realizando 13
una serie de pasos y actividades hasta que llega a descubrir por ejemplo, qué es lo que causa el fenómeno de la luz, o del calor, o qué es lo que produce la ira en el hombre o porqué el hombre se asocia con otros para realizar un trabajo. Por observ observac ación ión,, experi experimen mentac tación ión,, reflex reflexión ión,, se establ establece ecen n las causas causas de los fenómenos y se puede formular una ley o conclusión, como por ejemplo: "Si suelto una piedra en el vacío, caerá. Esto es, nunca subirá, ni desviará su caída de su centro de gravedad, a no ser que otras fuerzas la obliguen a ello". Otro ejemplo. "El temor hace que el hombre busque el apoyo de otros hombres para para defe defend nder erse se de una una amen amenaz aza" a".. Esta Esta es una una conc conclu lusi sión ón de los los sicó sicólo logo goss sociales que cualquiera comprende por tener una experiencia sobre el fenómeno del miedo. Otro. "El hombre trabaja para satisfacer una necesidad". Esa es una ley que fácilmente aceptamos porque es la experiencia de nuestro diario vivir. Estas leyes o conclusiones que vamos descubriendo y que son verdades sobre el fenómeno que analizamos constituyen el conocimiento científico. científico. Las Las leye leyess tamb tambié ién n suel suelen en deno denomi mina nars rse e regl reglas as,, prin princi cipi pios os,, prop propos osic icio ione nes. s. El conjunto de estas leyes, reglas o principios sobre un fenómeno forma lo que se denomina la teoría. Teoría es un conjunto de leyes o proposiciones organizadas en forma lógica que explican la esencia y predican la conducta de un fenómeno. Las leyes científicas tienen ciertas características como las siguientes: • Objetividad: significa que la ley existe en todo objeto independientemente de la volu volunt ntad ad del del homb hombre re.. Lo que que hace hace el homb hombre re por por medi medio o de inve invest stig igac ación ión es descubrir las leyes que están en los objetos que son inherentes a ellos. • Practicidad: el hombre estudia los fenómenos que le llaman la atención o usa las leyes que le son útiles y que le sirven para transformar su propio mundo. • Carácter reflejo: toda ley surge como una imagen de lo que es el fenómeno. Esa imagen se refleja en nuestra mente. Es decir, la ley está contenida en el objeto pero se refleja en nuestra conciencia del objeto. Por el ámbito que una ley abarca, se clasifica en leyes universales, leyes generales y leyes específicas. específicas. Son universales las leyes que abarcan todos los fenómenos de universo como la ley de la causalidad: no hay efecto sin causa. Se aplica a todo fenómeno. Son generales las leyes que ya no abarcan todos los fenómenos sino grupos o
campos del saber como cuando se habla de la energía o de la astronomía, o de la biología en términos generales. Las leyes específicas se refieren a fenómenos más concretos como la ley de la 14
oferta y la demanda o la ley de los rendimientos decrecientes de que se habla en la teoría económica o ciencia de la economía. encarga del descubrimien descubrimiento to de las leyes leyes universa universales les y las ciencias La filosofía se encarga particulares descubren las leyes generales propias de un determinado objeto de estu estudi dio. o. La técn técnic ica, a, apoy apoyad ada a en la filo filoso sofí fía a y en la inve investi stiga gaci ción ón cien cientí tífifica ca,, descubre leyes más específicas que se refieren a objetos o fenómenos también más específicos.
El método científico ¿Qué es el método científico? Las raíces de la palabra Método se encuentran en los vocablos Methodos del griego y Methodus del latín. Método significa camino. También significa el modo de decir o de hacer una cosa. El método es objeto de estudio de la metodología. La metodología enseña cómo hacer una cosa o cómo proceder en el desarrollo de alguna actividad. Por ejemplo, cómo enseñar a leer o cómo fabricar una mesa. Pueden, pues, utilizarse en las actividades humanas físicas e intelectuales metodologías adecuadas para cada caso. El método o metodología de la investigación científica es el camino o modo de llegar al conocimiento de algo. No se trata de buscar un conocimiento popular sino de descubrir las leyes y características de un fenómeno que nos interesa. La investigación científica es una manera de proceder en el campo de las ciencias. La palabr palabra a investigar vien viene e del del latí latín n in-vestigíum-ire que que sign signifific ica a ir tras tras los los vestigios hasta descubrir la realidad. En el campo de las ciencias la actividad investigativa se desarrolla por medio de la experimentación y de la observación. Por medio de estas dos actividades se llega al conocimiento del asunto que nos interesa, es decir al conocimiento del objeto de estudio o fenómeno. Los pasos que se siguen cuando se emprende una investigación utilizando el método científico, son en general, los siguientes: Fijación de la atención sobre un problema o interrogante, o toma de conciencia sobre un fenómeno que nos despierta interés (objeto, proposición, problema). Es decir selección del objeto de estudio. Recolección de información sobre el fenómeno objeto de estudio. Clas Clasifific icac ació ión n y anál anális isis is de la info inform rmac ació ión n (med (medic icio ione nes, s, cuan cuantiti-f -fic icac acio ione nes, s, ponderaciones, comparaciones, ordenamientos, etc.). Formulación de hipótesis sobre la causa y efecto del fenómeno. (Si existe. Si algo es. Cuáles son sus características, cuál es su naturaleza, cuál es la consecuencia de ser o cómo es su comportamiento.) Observación y prueba de la hipótesis. (Observar la naturaleza y la repetición del fenómeno).
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Formulación de una conclusión (principio o ley. Relación de constantes, de causas a efectos). Form Formac ació ión n de una una teor teoría ía comp compue uest sta a por por los los prin princi cipi pios os o leye leyess sobr sobre e el fenómeno objeto de estudio es decir sobre las conclusiones o verdades a que se ha llegado en su investigación.
De lo dicho hasta aquí podemos concluir: Que el universo está compuesto por fenómenos u objetos. Que cuando el hombre toma interés en un fenómeno lo aisla y aborda su conocimiento, lo convierte en objeto de estudio. Que para estudiarlo utiliza un método. Que por medio de este método llega a descubrir y conocer sus causas, consecuencias y aplicaciones, es decir, sus leyes. • •
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Entonces resulta que el conocimiento científico científico se puede distinguir de otras formas de conocimiento porque se estructura sobre las conclusiones que se obtienen del análisis de un objeto de estudio. A este conocimiento se llega mediante un método y de esta forma a la formulación de las leyes que caracterizan ese objeto. Las conclusiones o leyes que se van obteniendo del estudio del objeto forman la teoría, ésto es, la ciencia sobre este objeto.
10.2 El concepto de técnica La técnica es el conjunto de métodos y procedimientos aplicables en la fabricación o elaboración de una cosa o en la ejecución de una tarea o actividad concreta. Se refiere también a la pericia o habilidad para usar esos procedimientos y recursos. Entendemos, entonces que la técnica es a la ciencia y al arte como la calculadora al ingeniero, el telescopio al astrónomo y el pincel al pintor. La técnica sirve de instrumento a la expresión de la ciencia y del arte. La voz técnica viene del griego techne y se refiere a la manera como el hombre
produc produce e artifi artificia cialm lment ente e unos unos result resultado ados. s. Ejempl Ejemplos os:: técni técnicas cas para para elabor elaborar ar un producto o técnicas para planear, técnicas para organizar, técnicas para decidir, técn técnic icas as para para coor coordi dina nar, r, técn técnic icas as para para cont contro rola lar, r, técn técnic icas as para para elab elabor orar ar un presupuesto, técnicas para motivar al personal, técnicas de comunicación, etc.
10.3 El concepto de arte La palabra arte viene del latín Ars que significa virtud, disposición, habilidad para hacer bien una cosa. También significa conjunto de principios y reglas necesarias para hacer algo. Pericia para imitar o expresar lo material de lo inmaterial, se usa en muchas expresiones como, arte de la guerra, arte de las armas, etc.
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Se habla también de artes menores y de artes mayores para indicar con las primeras los oficios u obras que el hombre ejecuta o crea con una habili dad que no requiere gran refinanciamiento o desarrollo. Con las segundas se hace referencia a las bellas artes que expresan la belleza como la pintura, la música, la arquitectura, la escultura. Según el Diccionario Anaya de la Lengua Española, Arte es, ^conjunto de normas para hacer perfectamente una cosa" y artista quien hace obras de arte. Arte, es pues, conjunto de normas para hacer bien las cosas y artista quien tiene hora bie bien, en el camp ampo de las las pro profes fesion iones, es, habili habilidad dad para para ejecut ejecutarl arlas. as. Ahor ocupaciones y oficios se habla de artistas. Se dice, por ejemplo, que ese ingeniero es un artista o que ese sastre es un artista. Un trabajo bien hecho requiere que quien lo ejecuta comprenda la técnica y la ciencia de ese trabajo y conozca los métodos y recursos apropiados. Dicho de otra manera, requiere que el artista, léase ingeniero, médico, etc., conozca a cabalidad los principios en los cuales se fundamenta la ciencia de su especialidad y los métodos y técnicas, aplicables a su práctica. La Administración es también un arte en el que se aplican principios y métodos para que las actividades administrativas sean perfectas. El administrador exitoso, que todo lo hace bien, es también un artista. Hechas las anteriores consideraciones sobre lo que es ciencia, técnica y arte, pasemos ahora a considerar el fenómeno administrativo como objeto de estudio científico.
11. 11. El fenó fenóme meno no ad admi mini nist stra rati tivo vo co cons nsid ider erad ado o co como mo objet bjeto o de estu estudi dio o científico Partiendo de la afirmación de que existe el fenómeno administrativo el cual cono conoce cemo mos, s, en prim primer er luga lugar, r, en el nive nivell de cono conoci cimi mien ento to popu popula larr como como una una acti activi vida dad d huma humana na,, surg surge e la inqu inquie ietu tud d de sí es posi posibl ble e cono conoce cerl rlo o tamb tambié ién n científicamente. Para Para ahon ahonda darr su cono conoci cimi mien ento to cien cientí tífifico co es nece necesa sari rio o defi defini nirl rlo o medi median ante te un concepto que exprese la forma como él se presenta a nuestra mente, es decir, como un objeto susceptible de observación y análisis. ¿Cómo es la apariencia de este objeto? ¿Cuál es su forma? Ese objeto esta constituido indudablemente por unos elementos que conocemos y que podemos definir, en abstracto, como una actividad humana que se expresa en la toma de decisiones y en el manejo de 17
recu recurs rsos os a trav través és de los los proc proces esos os de plan planea eaci ción ón,, orga organi niza zaci ción ón,, dire direcc cció ión, n, coordinación y control. Más concretamente, pudiéramos decir que el elemento que configura el fenómeno administrativo administrativo es: Una actividad humana específica que genera o desencadena otros procesos de
actividad también humana. Ahora bien, la actividad humana de tomar decisiones y los procesos de más acti activi vida dad d huma humana na que que ella ella gene genera ra,, (pro (progr gram amac ació ión, n, comu comuni nica caci ción ón,, cont contro rol,l, evaluación) dentro de las actividades de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, son el objeto de estudio de la ciencia administrativa. Indudablemente lo que llamamos ciencia administrativa tiene por objeto el estudio del fenómeno que pudiéramos definir como:
HOMBRE ACTUANDO Pero, desde luego, no en cualquier actuación, es en la que se refiere a planear, jo, es decir, al hombre orga organi niza zar, r, diri dirigi girr y cont contro rola lar r procesos de trabajo, administrando. Se puede concluir, entonces, que el objeto de estudio de la ciencia administrativa administrativa es: LA ACTIVIDAD HUMANA ADMINISTRATIVA Esta actividad humana administrativa es la que definimos anteriormente como dirección, gerencia y gestión.
Partiendo de esta premisa y aceptando que desde el comienzo de la humanidad el hombre hombre ha tenid tenido o que desarr desarroll ollar ar una activi actividad dad (traba (trabajo) jo) para para satis satisfac facer er sus necesi necesidad dades es de todo todo orden orden (mater (material iales, es, cultu cultural rales, es, social sociales, es, espiri espiritua tuales les), ), se comprenderá por qué la Administración toma tanta importancia a medida que aumenta la población y crecen las demandas de bienes y servicios para satisfacer las necesidades humanas también crecientes. No pudi pudien endo do el homb hombre re sati satisf sfac acer er por por sí mism mismo, o, indi indivi vidu dual alme ment nte, e, toda todass sus sus necesidades, se asocia en familias, tribus, clanes, gremios, estados, empresas, originando originando una variada variada tipología tipología organizacional organizacional que exige racionalizaci racionalización ón para lograr la supervivencia, el bienestar humano y la permanencia en la historia del hombre mismo.
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Las Las acti activi vida dade dess obje objeto to de raci racion onal aliz izac ació ión n se conc concre reta tan n en func funcio ione ness que que constituyen los ciclos de actuación humana denominados toma de decisiones, programación, comunicación, control y evaluación mediante las cuales es posible efectuar las fases del proceso administrativo de: • Planificación • Organización • Coordinación
• Dirección • Control
Cada función en sí misma, su característica tecnológica, la forma y modalidad como se cumple y el ámbito que abarca, debe obedecer a unos principios, reglas y técnicas que configuran el conjunto de conocimientos administrativos o ciencia administrativa administrativa que ha de aplicarse para lograr resultados satisfactorios en todas las actividades que el hombre realiza en procura de sus objetivos.
12. ¿Existe un método de investigación investigación de la ciencia administrativa? La investigación en el campo de la administración, como en las demás ciencias, se inst instru rume ment nta a con con el méto método do cien cientí tífifico co.. Apli Aplica cand ndo o este este métod étodo o se lleg llega a a conclusiones denominadas postulados, principios o leyes que configuran la teoría admini administr strati ativa. va. Tal Tal como como se enunci enunció ó anteri anteriorm orment ente; e; las fases fases princi principal pales es del método de investigación científica son: Identificación del objeto de estudio, es decir, de un fenómeno que debe ser investigado. Observación, experimentación y formulación de hipótesis sobre el fenómeno que se estudia. Form Formul ulac ació ión n de la ley ley o post postul ulad ados os o prin princi cipi pios os sobr sobre e la natu natura rale leza za y características características del fenómeno estudiado. Al igual que en otros campos del saber existe la posibilidad de investigar el acción humana humana administra administrativa. tiva. Por este fenóme fenómeno no admini administ strat rativo ivo.. Es decir decir la acción este cam camino ino se ha lleg llegad ado o a vari varias as teor teoría ías. s. Una Una de ésta éstas, s, tal tal com como lo veni venimo moss exponiendo, señala que las funciones administrativas de planeación, organización, dirección, coordinación y control se ejecutan mediante ciclos de acción humana que que van van desd desde e la toma toma de deci decisi sion ones es hast hasta a la acti activi vida dad d de eval evalua uaci ción ón que que retroalimenta todo el proceso y proporciona los fundamentos para las nuevas decisiones. •
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Tanto las funciones de planeación, organización, dirección, coordinación y control como las fases o ciclos mediante las cuales se ejecutan, son acción humana objeto de estudi estudio o de la cienci ciencia a admini administr strati ativa. va. Sobre Sobre la admini administr straci ación ón como como acción acción humana volveremos más adelante. 19
¿Con qué fin se investiga o estudia el fenómeno administrativo? Con el fin de racionalizarlo para obtener la máxima eficiencia en todos y cada uno de sus procesos y fases. La investigación nos lleva a conocer cómo se hace el trabajo, qué característica tienen todos sus componentes, cómo actúan los administradores, o mejor cómo se comporta el hombre como sujeto activo en los procesos de trabajo y cuáles son las características técnicas y artísticas que se expresan en esos procesos.
13. La Administración Administración como ciencia Se dijo anteriormente que la ciencia se refiere al conjunto de conocimientos que se tienen sobre un fenómeno, o al cuerpo ordenado de doctrinas que constituyen una rama del saber humano. En estricto sentido, ciencia es el conocimiento de las cosas por sus causas. ¿De ¿De acuer cuerdo do con con las las cons consid ide eraci racio ones nes anter nterio iore res s se podrá odrá decir ecir que que la Administración es una Ciencia?
La mayoría de los autores y tratadistas coinciden en afirmar que la Administración es una ciencia nueva cuyo objeto y método de estudio aún se cuestionan pero, en todo caso, el fenómeno administrativo existe y debe seguirse observando con criterios y métodos científicos, científicos, como en el caso de las demás ciencias sociales. Los administrativistas administrativistas más entusiastas no vacilan en calificarla como la ciencia más importante del Siglo XX. Podemos decir que la Administración es una ciencia en formación. Conocemos un conju onjun nto de prin princcipio ipios, s, postu ostula lad dos y doct octrina rinass sobre bre la acc acción ión hum humana ana admi admini nist stra ratitiva va que que llam llamam amos os fenó fenóme meno no admi admini nist stra ratitivo vo.. Los Los inve invest stig igad ador ores es contin continúan úan observ observand ando o este este fenóme fenómeno no y establ estableci eciend endo o concl conclusi usione oness sobre sobre su causalidad y sus diferentes manifestaciones. Estas conclusiones van formando un conju onjun nto de prin princcipio ipioss o cuer cuerpo po de doc doctrin trina a que que deno denom mina inamos ciencia administrativa. Pero por ser la acción administrativa un fenómeno sometido a las contingencias del comportamiento humano, los investigadores siguen una continua observación de sus cambios y modalidades y cada vez habrá nuevos análisis, nuevas nuevas crític críticas as y nuevas nuevas concep conceptua tualiz lizaci acione oness que necesa necesaria riamen mente te se están están nutriendo de la influencia cambiante del hombre cuya actividad origina el fenómeno administrativo. Es por esto que debe acudirse al auxilio de otras ciencias como la psic psicol olog ogía ía,, la Soci Sociol olog ogía ía;; la Antr Antrop opol olog ogía ía y la polí polítitica ca para para ente entend nder er las las modalidades y características del fenómeno administrativo.
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14. La Administración Administración como técnica Si la técnica técnica es un conjunto de métodos y procedimientos, no podemos dudar que la Administración es también una técnica, en la medida en que dichos métodos y procedimientos se aplican para la organización y ejecución de las actividades humanas administrativas. administrativas. Tan cierta es esta afirmación afirmación que no hay actividad actividad administr administrativ ativa, a, por simple que sea ésta, que no se ejecute dentro de un procedimiento o método 'dado. Por ejemplo, la administración de personal se ejecuta mediante unos procedimientos y métodos especiales; el proceso de compras y suministros se efectúa igualmente medi median ante te unos unos proc proced edim imie ient ntos os.. Lo mism mismo o suce sucede de con con el proc proced edim imie ient nto o de investigación de mercados. Los métodos operativos que en la mayoría de los casos constituyen una parte del procedimiento, son instrumentos para poner en práctica procesos administrativos. Por ejemplo, el método de la correspondencia escrita, el de las comunicaciones comunicaciones por télex, etc. En consecuencia la Administración se practica mediante técnicas integradas por procedimientos y métodos. Estos procedimientos y métodos son partes o fases del fenómeno administrativo y, por consiguiente, pueden ser objeto de estudio científico. La prác práctitica ca admi admini nist stra ratitiva va es pues pues el desa desarr rrol ollo lo de un conj conjun unto to de técn técnica icass aplicables en los diferentes procesos administrativos. Por ejemplo: técnicas para estructurar planes; técnicas para distribuir y organizar el trabajo; técnicas para dirigir al personal; técnicas para coordinar las actividades; técnicas de control; técnicas para calcular un presupuesto; técnicas para diseñar un plan de ventas; técnicas para negociar con los compradores un lote de mercancías; técnicas para elevar la moral y motivación para el trabajo, etc. Cada proceso, cada actividad, cada cada tare tarea, a, pued puede e ejec ejecut utar arse se sigu siguie iend ndo o un méto método do espe especi cial al.. Las Las técn técnic icas as admini administr strati ativas vas son tan extens extensas, as, numero numerosas sas y variad variadas as como como numero numerosa sass y variadas y extensas son las actividades y las tareas que el hombre ejecuta en la realización de su trabajo.
15. La Administración como arte Si arte es hacer bien las cosas, es decir, creación, expresión nueva, perfección, es obvio obvio que la prácti práctica ca de la admini administ strac ración ión cient científi ífica ca busca busca lograr lograr result resultado adoss perfectos en la ejecución de las actividades y constituye también un verdadero arte. La práctica administrativa exige una comprensión de los elementos involucrados en cada proceso y una gran habilidad para el manejo de esos elementos, en especial el elemento humano, considerado como el más valioso de los recursos 21
para la racionalización del trabajo. La práctica administrativa debe cumplir con la exigencia de ser un fino arte, el arte de administrar. Las formas y modalidades de la habilidad y destreza humanas para administrar, para actuar, forman también parte del fenómeno administrativo y son objeto de estudio. La admi admini nist stra raci ción ón cons consid ider erad ada a como como Arte Arte,, se refi refier ere e a las las habi habililida dade dess del del administrador para lograr resultados óptimos. Una cosa es lograr resultados y otra cosa es lograr los mejores resultados. El arte se expresa cuando existe un medio adecuado. Ese medio está constituido por varios elementos: el artista, o sea la persona que posee habilidades capaces de producir una obra de arte; las condiciones sociales y culturales que facilitan el desarrollo de la expresión artística y un sistema organizacional adecuado en donde los los proce roceso soss y act actuac uacione ioness pueda uedan n desa desarrroll rollar arse se apr apropia opiad dame amente nte. La administración como arte se refiere a las habilidades y destrezas del hombre que hace administración, a la adecuación del medio en donde tiene lugar su actividad y a la idoneidad de los elementos que se utilizan en las distintas fases del proceso.
16. Semántica y usos del vocablo Administración El vocablo Administración se usa con otros significados diferentes a los expuestos anteriormente acompañados de calificativos que denotan la naturaleza del campo en el cual se ejecuta el proceso administrativo. Veamos algunos ejemplos: Administración de negocios: se refiere a los principios y técnicas administrativos aplicables en las actividades de carácter mercantil y en general a esa numerosa variedad de transacciones en asuntos comerciales. refier ere e al conj conjun unto to de prin princi cipi pios os y técn técnic icas as Administ Administración ración de empresas: empresas: se refi administrativas aplicables tanto a la organización como a los procesos operativos en las empresas de toda clase: industriales, ganaderas, agrícolas de servicios, etc. Administración pública: se refiere tanto al aparato del Estado, es decir, al ente Esta Estado do como como a los los demá demáss ente entess depa depart rtam amen enta tale les, s, muni munici cipa pale less y del del sect sector or desc descen entr tral aliz izad ado. o. Tamb Tambié ién n deno denota ta el conj conjun unto to de proc proces esos os y oper operac acio ione ness administrativos del sector público y frecuentemente, con esta denominación nos referimos al conjunto de funcionarios que trabajan en las instituciones oficiales. Administración municipal: la que compete a las municipios. Administ Administración ración militar: militar: conjunto de órganos y procesos destinados a la organización y funcionamiento del ejército. Administración de justicia: conjunto de órganos y procesos mediante los cuales se ejerce la acción de los tribunales y jueces.
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Podría seguirse en una enumeración interminable de denominaciones de este tipo como como Admi Admini nist stra raci ción ón hosp hospitital alar aria ia.. Admi Admini nist stra raci ción ón esco escola lar, r, Admi Admini nist stra raci ción ón universitaria, etc. El estudiante de Administración debe tener muy claro que este vocablo tiene numerosas acepciones y usos. Importa distinguir el objeto a que nos estamos refiriendo en cada caso a fin de no armar conceptualizaciones sobre administración fuera del contexto. En todo caso no hay que perder de vista que el fin del estudio de la administración es conocer el fenómeno administrativo en general y los principios y técnicas que son aplicables a esta actividad en cualquiera de los ámbitos en donde ella ocurre. Este objetivo va ampliándose cada vez más a medida que se avance en el aprendizaje de conocimientos, habilidades y destrezas que el administrador puede pone ponerr en jueg juego o para para logr lograr ar que que la admi admini nist stra raci ción ón alca alcanc nce e un alto alto grad grado o de eficiencia.
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