Buku Pegangan Logistik Indonesia Satu

Widiyanto, IR, ASCM

Memadukan teori, praktek dan tips-tips didalam mengelola aktifitas logistik Indonesia Buku Ke Satu

Buku Pegangan Logistik Indonesia

Logistik Dalam Kata-Kata

Logistik saat ini menjadi sesuatu yang mahal untuk didapatkan dan sulit difahami. Secara harafiah, dikatakan mahal karena untuk mampu memahami logistik memerlukan biaya yang mahal. Kursus, training bahkan sertifikasi bukanlah yang murah bagi sebagian besar orang. Logistik adalah sulit difahami karena sebagian besar buku-buku tentang logistik berbicara dengan logat non melayu atau berbahasa Indonesia, tebal dan harganya terbilang mahal juga. Buku pegangan logistik ini bukanlah menjadi jawaban dari kedua pernyataan diatas, namun baru merupakan alternatif sumber referensi yang berdasarkan praktisi seseorang di industri logistik lokal dan ditambahkan dengan beberapa wawasan global. Secara sederhana, diharapkan buku pegangan logistik Indonesia I ini dapat memberikan gambaran bahwa logistik itu tidaklah selalu mahal dan bukannya sulit untuk difahami. Ulasan yang sederhana, mudah dan berisi kutipan video klip diharapkan akan semakin mempermudah pemahaman pembaca mengenai logistik. Kritik, saran dan sharing pengalaman selalu diharapkan demi kesempurnaan buku ini dan selanjutnya.

Penulis.

Halaman 2 rasional Warehouse


Buku ini sebagai dedikasi seorang ayah kepada anak-anaknya Alfreind, Davrinda dan Tsadiera

Dan istri tersayangnya Indra Astuti

Jakarta, 2010

Halaman 3 Sample Manual Template


DAFTAR ISI



Bab 1: Logistik Pemahaman logistic secara praktis Aktifitas pergudangan Syarat menjadi gudang modern Dasar-dasar Warehouse, Transportasi,

8

Inventory dan System 







Bab 2: Penerimaan Barang 30 Proses penerimaan barang Salah kaprah didalam penerimaan barang KPI penerimaan barang Bab 3: Penyimpanan Barang 52 Proses penyimpanan barang Salah kaprah didalam penyimpanan barang KPI penyimpanan barang Bab 4: Penyiapan Barang 82 Proses penyiapan barang Salah kaprah didalam penyiapan barang KPI penyiapan barang Bab 5: Pengiriman Barang 99 Proses pengiriman barang Salah kaprah didalam pengiriman barang KPI pengiriman barang


Buku Pegangan Logistik Indonesia 



Bab 6: Out Sourcing 109 Pemahaman dasar Out Sourcing dan 3rd PL Tehnik memilih out sourcing Alasan-alasan melakukan out sourcing Bab 7: Membangun Gudang Strategy membangun gudang baru

127

Dasar-dasar membuat lay out gudang 







Bab 8: Kinerja Gudang Pemahaman dasar mengenai gudang 13 jurus jitu mengelola gudang

144

Bab 9: KPI Pemahaman Dasar KPI Jenis-Jenis KPI Pembuatan KPI dan Penerapannya di lapangan

156

Bab 10: Management Transportasi 191 Awal proses pengiriman barang Efisiensi transportasi Cara pinter pilih transporter 10 noda transporter yang harus dihindari Bab 11: Inventory 226 Pemahaman Inventory 13 Jurus Ramal Inventory Kalau Over Stock, Haruskah Di return ? Management Barang Promosi Provisi, langkah jitu pengaman inventory





Bab 12: Stock Take Proses penyiapan stock take Pelaksanaan Stock Take Belajar untuk tidak kehilangan barang

261

Bab 13: System : SAP SAP, sebuah system yang mahal

277

Fungsi memerlukan dan peranan dukungan system Kapan system 







Bab 14: GDP 288 Pemahaman GDP Komponen-komponen GDP Menerapkan konsep GDP didalam Logistic Form Sederhana Pengecekan GDP Bab 15: HSSE Logistik Dasar-dasar safety Perlengkapan warehouse yang perlu diwaspadai KPI HSSE

305

Bab 16: SDM Logistik Standar SDM Warehouse dan Logistik “Tak Kenal Maka Tak Sayang” Training dan Evaluasi

318

Bab 17: Job Desc & SOP 326 Dasar-dasar pembuatan Job Des dan SOP SCM Penerapan SOP SCM



Pengembangan SOP SCM 



Bab 18: Racking 3B didalam memilih rak Analisa Bobot, Bibit dan Bebet

334

Bab 19: FMCG vs Farmasi 340 Dasar-dasar industri FMCG dan Farmasi

Pembanding-pembanding penting didalam kedua industri 





Bab 20: Cold Chain Management Cold chain : the top of Logistic Aktifitas cold chain

348

Bab 21: Logistik 2010++ Solusi Sistem Logistik Nasional Peluang Logistik Mikro

359

Bab 22: Blue Print Logistik

368



Ba b 1 : Lo g isti k Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas logistik secara detail : Pemahaman logistic secara praktis Aktifitas pergudangan Syarat menjadi gudang modern Dasar-dasar Warehouse, Transportasi, Inventory dan System    

Logistik Asal usul Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos yang berarti “rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi” Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas. Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar Logistikas’, yang bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang. Halaman 8 rasional Warehouse


Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengkontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik.

Defisini logistik berkembang masa kemasa ikut menyesuaikan kodisi dandari tehnologi yang membantu didalam pelaksaan aktifitas nya (Wikipedia, 2009).

Secara praktis pemahaman teranyar dari logistik praktis adalah Logis, Disiplin dan Unik.

1. Logis: seluruh aktifitas logistik adalah logic, dapat dihitung. Kebutuhan luasan gudang, Halaman 9 Sample Manual Template


kebutuhan pallet, waktu tempuh pengiriman hingga jumlah armada yang dibutuhkan selalu dapat dihitung. 2. Disiplin: karena aktifitasnya tidak hanya melulu pada barang, tetapi juga melibatkan manusia, systim dan persyaratan terhadap penanganan barangnya, maka satu hal pokok yang harus dimiliki oleh pelaksana logistik adalah tingkat kedisiplinan yang tinggi. System canggih yang digunakan hanyalah alat untuk mempercepat proses, tetapi jika dilaksanakan oleh orang yang tidak memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi, kecanggihan systim tsb malah akan menjadi malapetaka didalam operasionalnya. 3. Unik: penerapan ilmu logistik tidak dapat diterapkan secara sama dan persis dari satu industri ke industri lainnya. Sifat unik inilah yang menjadikan bahwa logistik harus disarikan dari jenis industrinya, barangnya, sistemnya dan manusia-manusia yang terkait didalamnya. Mengapa di Indonesia aktifitas Logistik belum memiliki “gairah” yang luar biasa dibandingkan negara-negara lain ?

Cakupan aktifitas logistik secara garis besar terdapat didalam aktifitas-aktifitas sebagai berikut :



1. 2. 3. 4.

Pergudangan Transportasi Inventory Informasi (System)

1.Pergudangan

Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Dengan kata lain, Gudang adalah suatu tempat dimana barang memperoleh/mengalami proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang. Tujuan dari adanya management pergudangan adalah:



1. Pengurangan biaya 2. Pengurangan modal/barang 3. Pencapaian waktu penanganan (ke proses berikutnya) lebih baik 4. Menjamin kualitas barang 5. Meningkatkan pelayanan ke customer Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyimpan barang didalam gudang: 1. Mengurangi aktifitas transportasi untuk biaya produksi. Pemindahan barang dengan menggunakan transport ada minimal volume yang menjadikannya lebih murah atau akan lebih mahal. Dengan meminimalkan pemindahan barang-barang dari pabrik ke gudang simpanan, akan menghemat dan mempercepat proses produksi selanjutnya. 2. Membantu bagian produksi didalam menyediakan barang. Untuk melakukan produksi suatu barang, pabrik harus melakukannya dengan minimal batch atau satuan produksi tertentu yang menyebabkan biaya produksi dapat lebih rendah. Jika penggunaan mesin produksi digunakan setiap saat barang dibutuhkan dengan jenisjenis yang berbeda, maka akan atercipta biaya tinggi dan waktu penyiapan yang tidak pendek. 3. Membantu bagian marketing didalam menyediakan pelayanan ke konsumen. Nilai tambah yang diharapkan oleh konsmen dalah kecepatan didalam pengirman barang pada Halaman 12 rasional Warehouse


saat dilakukan permintaan oleh konsumen. Untuk menjamin hal ini dapat terlaksana, salah satu caranya adalah memastikan bahwa stock barang tsb tersimpan dengan baik didalam gudang. 4. Menjaga mutu dan keamananbarang. Semakin seringnya barang dipindahpindahkan akan semakin tinggi peluang terjadinya kerusakan dan penurunan mutudi barang. Dengan melakukan penyimpanan gudang, maka barang akan terlindungi dan mutu tetap bertahan karena tidak berpindahpindah.

Tips : Syarat Menjadi Gudang Modern 1. Sumber Daya Manusia yang ‘mumpuni’ (mirip professional). Salah satu syarat menjadi gudang yang modern adalah memiliki sumber daya yang selalu bersikap dan bersiap menjadi professional. Bersikap dan bersiap disini mencerminkan adanya pelatihan dan training yang berkesinambungan. Hanya perusahaan yang modernlah yang memiliki semangat pelatihan dan training kepada karyawannya, tidak semata-mata kerja dan mendapat upah semata. Dengan training/pelatihan ini, otomatis karyawan akan diberikan pengetahuan-pengetahuan yang update masa kini alias modern. Oleh karena itu jika memang benar perusahaan/gudang anda sudah



melakukan ini terhadap seluruh karyawannya, maka banggalah karena anda sudah hidup disuatu pergudangan yang berpredikat modern. 2. KPI. Key Performa Indicator (KPI) atau bahasa gudangology adalah Indikator Angka Pencapaian (IAP) merupakan ciri utama dari modern tidaknya suatu pergudangan. Gudang yang hangar bingar besarnya namun saat Gudang General Managernya ditanya berapa kapasitas harian picking dan dijawab hanya dengan kata-kata “Pokoknya banyak sekali”. Itu adalah gudang tradisional 3. Safety dan Security. Manusia modern selalu mengutamakan safety dan security. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka kedua unsur tadi menjadi suatu sarat dasar yang harus dipenuhi oleh gudang yang mau dikatakan modern. Artinya, gudang modern selalu mengutamakan unsur safety dan security diatas tujuan lainnya. Jadi jika gudang anda yang ‘walau’ hanya berukuran 1400 m2 tadi tetapi sejak berdirinya 12 tahun lalu belum ada ‘time loss’ yang disebabkan kecelakaan dan keamanan yang terpadu yang ditandai dengan kehilangan barang yang berada dibawah standard (bahkan cenderung 0%), itulah salah dua yang namanya gudang modern. Masalahnya adalah, bagaimana gudang tersebut berusaha Halaman 14 rasional Warehouse


untuk mencapai tingkat safety yang tinggi tentulah memerlukan kerja keras dan standard operasional yang tinggi. Staff harus bersepatu safety, pallet diletakan ditempat khusus, tidak boleh makan didalam gudang dan selalu mencatatkan diri pada saat masuk atau pulang hanyalah beberapa usaha yang mulia yang mencerminkan kemodernan suatu pergudangan

Tes Visual : Modernkah Gudang ini ?

Dimanakah letak kelemahan gudang dibawah ini ? 1.

................................................................

2.

................................................................



Panca Aktifitas Pergudangan

Ada 5 aktifitas yang dikerjakan didalam sebuah gudang dan dikelompokan menjadi 3 group aktifitas besar. Hal ini berlaku untuk seluruh gudang, apapun jenis gudangnya baik gudang FMCG, Farmasi, Oli dll. 3 Grup dan 5 aktifitas didalam gudang adalah: Grup 1: Penerimaan barang Grup 2: Penyimpanan barang Put away Grup 3: Pengiriman barang Picking, Pack & Sortasi Penjelasan detail aktifitas tsb ada pada bab selanjutnya



2.Transportasi

Transportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktifitas sehari-hari. Transportasi sendiri dibagi 3 yaitu, transportasi darat, laut, dan udara. Dua fungsi utama dari transportasi : PEMINDAHAN BARANG dan PENYIMPANAN BARANG

Transportasi adalah elemen biaya logistik yang tertinggi. Hampir diseluruh aktifitas Logistik ada aktifitas transportasi yang menyertainya. Aktifitas transportasi pada dasarnya dikategorikan kedalam dua skala umum, yaitu:





Skala ekonomis (EoS) ;Biaya per unit transportasi akan menurun pada peningkatan volume yang dikirimkan Contoh: Jabotabek 2.000 kg by CDE: Rp. 350.000 Jabotabek 4.000 kg by CDD: Rp. 450.000 Skala jarak tempuh (EoD) ; Biaya per unit transportasi akan yang semakin jauhmenurun pada jarak

Contoh: Jakarta – Semarang (400km) Rp. 2.500.000 Jakarta – Surabaya (900km) Rp. 3.800.000 Didalam suatu penelitian di India yang dilakukan oleh Dr. B.S. Sahay Dean (Research & Consultancy) Management Development Institute Gurgaon, India, nampak bahwa biaya transportasi menempati tempat teratas yang menyumbangkan presentasi biaya terhadap seluruh biaya logistik. Transportation Inventories Losses Packaging Handling and Warehousing Customers' shopping


35% 25% 14% 11% 9% 6%


Semenjak tahun 1998 hingga sekarang, kenaikan porsi transportasi didalam biaya logistik terus meningkat dari 33% menjadi 55%.

Penyebab dari tidak efisiensinya transportasi adalah: A. Volume yang kecil yang diangkut oleh truck. Dengan rendahnya volume yang terangkut maka sudah pasti perbandingan biaya stock dengan penjualannya. B. Waktu tunggu di tempat penyerahan barang. Semakin armada kita menunggu terlalu lama di gudang konsumen maka semakin tidak efisien aktifitas pengiriman barang. C. Tidak seimbanganya antara kemajuan kota dengan kemajuan desa. Hal ini menyebabkan tidak adanya barang yang dikirim balik ke ibu kota setelah kapal atau pesawat membawanya ke Indonesia timur misalnya. Cara-cara meningkatkan efisiensi transportasi adalah:


Buku Pegangan Logistik Indonesia •

•

•

Mengubah cara kirim dari sistem Kg ke m3, dari LCL ke FCL atau dari LTL to FTL. Menghindari kompleksitas pengiriman barang dengan memanfaatkan kantor transit untuk konsolidasinya. Konsolidasi dengan industri lainnya agar volume pengiriman menjadi lebih besar. Dengan menggabungkan antara perusahaan A danhanya B maka pengiriman yang seharusnya menggunakan CDD, karena digabung maka dapat menggunakan Fuso dengan harga per unit yang relatif lebih murah.

Ronald H. Ballou didalam bukunya Business Logistic Management memberikan cara-cara optimalisasi biaya transportasi dengan cara pengaturan rute dan jadwal dengan lebih baik: 









Minimalisasi total waktu perjalanan per route Pemberhentian harus direncanakan untuk jadual yang ketat Route dimulai dari tujuan yang terjauh dari depot terlebih dahulu Urutan pemberhentian kendaraan sebaiknya disesuaikan dengan pola droping barang Route paling efisien adalah penggunaan truck yang besar





Pengambilan barang sebaiknya disatukan dalam route pengiriman daripada secara khusus setelah akhir route Berhenti pada waktu pengiriman yang ketat sebaiknya dihindarkan

3.Inventory

Inventory adalah harta dan inventory selalu menimbulkan biaya. Dengan kata lain semakin banyak inventory ada didalam gudang, maka semakin tinggi biaya yang akan timbul. Pertanyaan yang sering muncul adalah: “Berapa stock yang harus ada ?”. Ada anggapan salah bahwa rasa aman akan muncul jika stock digudang tersimpan dengan banyak. Pola fikir demikian sering timbul pada saat bagian sales/penjualan bertemu dengan bagian logistik.



Dengan pengelolaan dasar-dasar logistik yang baik, akan diperoleh acuan atau metode didalam menyimpan stock dan mendistribusikannya ke gudang-gudang yang ada didalam suatu jaringan perusahaan. Inventory ada diseluruh alur logistik suatu bidang industri. Mulai dari bahan mentah dari supplier, masuk kedalam pabrik, menunggu proses penyelesaian, pada saatsaat barang sudah siap jual hingga barang sudah berada digudang utama atau cabang bahkan pada saat barang ada ditangan konsumen, Inventory selalu ada disetiap tahapan tsb.

Prinsip Dasar Inventory Untuk menjawab pertanyaan “Berapa stock yang harus ada ?” sebelumnya perlu difahami dasardasar pokok fikiran untuk memastikan bagaimana pola dan cara untuk menentukan besaran kuantitas tsb.



Prinsip dasar inventory: Kapan barang harus diadakan Berapa jumlah yang harus diadakan Dimana barang akan diadakan   

A.Kapan Barang Harus Ada

Target yang harus dicapai adalah lakukan order pada waktu mengetahui kapan waktuyang yangtepat. tepatDengan untuk melakukan order/pengadaan maka pemenuhan kebutuhan konsumen akan terpenuhi dan stock barang akan tersedia dengan kuantitas cukup. Hal ini dapat dilakukan dengan cara: Cari sumber barang terdekat Tentukan metode pengadaan yang paling sesuai dengan industri dan jenis barangnya Minimalkan kerusakan barang  



B.Berapa Jumlah Yang Harus Ada

Traget yang harus dicapai adalah mengadakan stock dengan qty optimal. Perhitungan yang tepat yang menyangkut pola dan perilaku barang dan konsumen serta program kerja yang akan dicapai menjadi alat utama untuk memastikan bahwa stock yang akan diadakan adalah optimal. Hal ini dapat dilakukan dengan cara: Kurangi stock yang disimpan Cross docking  


Buku Pegangan Logistik Indonesia    

Rendahkan safety stock Adjust Re-order point level Promosi yang terencana Jangan jual barang yang “tidak jalan”

C. Dimana Barang Akan Diadakan

Target yang harus dicapai adalah bagaimana stock disimpanstock ditempat yangyang strategis. Penyimpanan ditempat jauh dari target konsumen akan menyebabkan masa tunggu dan masa kirim (lead time) menjadi lebih lama. Perlu dilakukan analisa lokasi berdasarkan tingkat keramaian pasar, luas gudang dan transportasi yang tersedia. Hal ini dapay di capai dengan cara: Simpan stock ditempat yang strategis Simpan barang maksimal di gudang utama Demand Forecast scorring  



4. Informasi (System)

Penerapan system dan tehnologi terbarukan didalam aktifitas logistik sudah tidak dapat dipisahkan. Kemajuan tehnologi yang sedemikian cepat membuat aplikasi-aplikasi system didalam warehouse, transportasi dan inventory menjadi titik penting didalam pencapaian efisiensi dan efektifitas.



Walaupun demikian, System komputerisasi bukanlah merupakan jaminan sebuah aktifitas logistik menjadi lebih baik. Banyak persyaratan yang diperlukan didalam penerapan sebuah system komputer agar diperoleh hasil kerja yang optimal.

“The Man Behind The Gun”, merupakan kunci sukses didalamKonsep penerapan sebuah system komputerisasi. praktis logistic “Disiplin” merupakan syarat wajib yang harus tersedia dan berkesinambungan diterapkan didalam aktifitas logistic sehari-harinya. Tanpa adanya rasa dan budaya “Disiplin”didalam penerapan sebuah system komputerisasi, dijamin perusahaan tsb hanya akan memperoleh “neraka”nya logistik dan jauh daripada “surga”nya logistik sebagaimana dijanjikan. Jenis-jenis system komputer yang digunakan didalam aktifitas logistic antara lain:        

SAP ISIS V3 MFGpro Vital Magic Oracle Dll



Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System yang didukung teknologi informasi untuk membantu pengawasan pergerakan barang masuk, pergerakan dalam warehouse dan barang keluar. Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambahMemudahkan warehouse, yaitu: pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisa untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien (Wikipedia). 







Transport Management System (TMS)

System komputerisasi yang diterapkan didalam aktifitas transportasi akan memberikan



kemudahan dan keakuratan didalam pelaksanaan dan pengontrolanya. GPS (Global Positioning System) adalah salah satu aplikasi system komputer yang diterapkan didalam aktifitas transportasi secara langsung. Kemudahan didalam mengontrol dan melihat keberadaan armada dilapangan memberikan kepastian terhadap konsumen kapan dan dimana sebuah pelayanan pengiriman barang akan disampaikan. Hasil yang akan diperoleh didalam penerapan sebuah system komputerisasi didalam transport management adalah: Kepastian ontime delivery yang lebih tinggi Biaya transportasi yang lebih rendah Keselamatan dan keamanan pengiriman yang lebih terjamin 

 

Inventory Management System (IMS)

Penerapan system komputer didalam aktifitas inventory sangat diperlukan untuk mencapai tingkat inventory yang paling optimal. Dengan ratusan atau ribuan kemungkinan yang terjadi didalam perjalanan sebuah barang mulai dari pembuatannya, penyimpananya hingga penggunaanya di konsumen, diperlukan catatan (history) database terhadap barang tsb yang kemudian akan digunakan sebagai peramalan



(forecast) terhadap perilaku barang tsb dikemudian hari. Hasil yang akan diperoleh pada saat penerapan system komputer didalam inventory management adalah: 









Akurasi tingkat kebutuhan barang yang tinggi stock yang diproduksi, disimpan Jumlah dan didistribusikan sesuai dengan kondisi pasar Jumlah ketersediaan bahan mentah yang aman Minimnya tingkat kadaluarsa barang karena over stock Penyediaan sarana warehouse dan transportasi yang cukup

Salah Kaprah Di Dalam Logistik Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam logistic diantaranya: 

Logistik adalah unik, tidak bisa dicopy dari industri A ke industri B.









Sumber daya manusia adalah optimalisasi yang terbaik selain penyediaan sarana yang modern Penanganan barang tidak Cuma menyangkut masalah keselamatan dan keamanan dalam bekerja Penanganan barang memerlukan kontinuitas didalam pendalaman dan pelaksanaan pekerjaan Semakin banyak stock, maka semakin tinggi penjualan.



Ba b 2 : Penerimaan Ba r a n g Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Penerimaan Barang (Goods Receiving): Proses penerimaan barang Salah kaprah didalam penerimaan barang KPI penerimaan barang   

Proses Penerimaan Barang (Goods Receiving) Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”



Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:   

Fisik barang yang diterima Dokumentasi Cara penangananbarang

1.Fisik Barang Yang Diterima

Fisik Barang adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan



proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb. 





 

Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja. Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran. Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. 



Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan. Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).



Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakahatau perluperlu ditangani padapenanganan suhu/temperatur khusus dilakukan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya. 





Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya o Suhu Kadaluarsa o o Maksimal tumpukan Gunakan peralatan yang sesuai o Pallet o Drum Forklit o Pahami aturan keselamatannya Kimia o o Racun o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.



Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi. Tahapan Penerimaan Barang: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Masuk gudang. Parkir dan antri. Bongkar muat di loading dock. Penyusunan barang bongkaran. Pengecekan barang vs dokumen. Pemasukan data kedalam system (GRN). 7. Legitimasi dokumen. 8. Keluar gudang. 1.Masuk Gudang Pastikan bahwa TRUK tsb memang menuju gudang anda dengan melakukan pengecekan dokumen masuk di pos pintu masuk areal



pergudangan. Pengecekan juga dilakukan terhadap kelengkapan keamanan alat transportasi. Pengecekan terhadap kondisi box – apakah masih terkunci atau memang sudah terbuka, atau ada security seal dll. Perlu dicatat jam berapa truk tsb masuk di pos gudang dan dicatat siapa saja yang ada didalam truck pada waktu masuk dan pada waktu truck tsb keluar dari gudang. 2.Parkir dan antri.

Parkir dan antri adalah kondisi yang paling sering menimbulkan kondisi negatif yang tidak dapat dikontrol secara langsung. Semakin lama mobil oarkir dan antri untuk membongkar muatan, semakin tinggi potensial terjadinya gangguan keamanan. Untuk menghindari hal tsb maka dapat dilakukan sbb: 





Dibuatkan jadwal kedatangan mobil yang diatur semenjak dari bagian pengadaan. Mobil pengirim barang yang telat datang dan tidak sesuai dengan jadual yang ditentukan harus antri mulai dari awal. Buatlah kartu parkir yang tidak mudah rusak. Jika Kartu parkir dan kartu antri sering kali rusak/dirusak oleh sopir/kenek,





maka berikan sangsi berat. Misalnya denda Rp. 100.000. Hindari kondisi parkir penuh sementara mobil pengiriman masih menumpuk di luar gudang. 3.Bongkar muat di loading dock.

Bongkardock muatakan yangberpotensi lambat dan penuh di loading menyebabkan tingkat akurasi yang rendah. Perlu dipastikan bahwa lokasi/luasan docking yang digunakan untuk membongkar muatan aman dan nyaman bagi beberapa mobil yang sekaligus melakukan pembongkaran. Keterlambatan dan potensi kesalahan yang timbul didalam pembongkaran barang tsb biasanya disebabkan oleh: 





 

Sopir pengiriman tidak membawa kenek/kuli untuk menurunkan barang. Sopir tidak mau mempergunakan jasa kuli bongkar gudang. Tempat penerimaan barang di gudang penuh, masih ada beberapa mobil yang menunggu di bongkar. Barang salah bongkar Pallet habis untuk bongkar barang 4.Penyusunan barang bongkaran.



Nampaknya sepele bagaimana sopir/kenet melakukan penyusunan barang-barang dari mobil keatas pallet, namun disinilah letak nilai kritis didalam akurasi barang. Pastikan bahwa pada saat barang di bongkar dari mobil, kenek atau helper sudah mengetahui berapa standar per layer (tir) barang-barang tsb.

Untuk memastikan akurasi penyusunan barangkebenaran bongkarandan perlu dilakukan: 







Sopir/kenek melakukan penyusunan barang diatas pallet/loading dock sesuai dengan petunjuk checker. Penyusunan diawasi oleh checker atau security. Training penyusunan barang diberikan kepada bagian pengiriman atau disiapkan gambar dan petunjuk yang membantu. Hati-hati terhadap antar tumpukan barang (tir) diatas pallet. 5.Pengecekan barang vs dokumen.

Pada saat barang-barang telah berada diatas pallet, ini adalah saat terbaik untuk melakukan pengecekan antara dokumen dengan barang. Harus dipastikan bahwa sebelum selesai di cek, pallet tidak boleh disimpan untuk menghidari salah hitung.



Hal-hal yang dilakukan didalam pengecekan barang adalah: 



Memastikan nama barang sesuai dengan dokumen yang terlampir Memastikan jumlah dan satuan barang sama dengan yang tertera didalam dokumen





Memastikan data kadaluarsa nomer batch sama dengan dokumendan yang menyertainya Memastikan bahwa kualitas barang baik dan sempurna (tidak ada yang pecah, penyok, basah dll)

Beberapa tips yang dapat digunakan didalam melakukan pengecekan barang vs dokumen adalah sbb: 

 





Label barang sebagai alat penghitung penerimaan barang. Dokumen dahulu atau barang dahulu Memberikan tanda pada dokumen pada saat barang selesai di cek. Memberikan komentar pada saat barang tidak sesuai dengan dokumen. Tanda tangan bersama antara checker dengan sopir. 6.Pemasukan data kedalam system (GRN).



Pastikan pada tahapan ini dokumen sudah benar-benar sesuai dengan fisik barang yang dipesan dan yang diterima. Kesalahan sekecil apapun akan menjadi sumber masalah yang besar setalah data tsb dimasukan kedalam system. 

Jika barang tidak sesuai dengan dokumen.









Barang yang diterima ber-lebih atau berkurang. Bonus dan hadiah bagaimana mengelolanya. Pengecekan ulang setelah memasukan data dan tanda tangan karyawan yang memasukan. Pencetakan dokumen dari system. 7.Legitimasi dokumen.

Memastikan bahwa keabsahan dokumen sudah terjamin dengan melengkapi dokumen dengan tanda tangan, nama jelas, stempel dan data lainnya yang mendukung proses penagihan kelak. 





Dokumen ini sebagai dasar penagihan ke perusahaan. Jika dokumen kotor/rusak pada saat akan diserahkan. Stempel, nama terang dan komentar. 8.Keluar gudang.





 



Tahapan terakhir untuk memastikan bahwa kendaraan pengirim barang sudah menurunkan barangnya membawa dokuemn yang benar. Saat kritis terjadinya potensi kehilangan barang. Pengecekan box. Penanganan jika barang masih ada didalam box karena ada pengiriman selanjutnya Catat kapan truk keluar dan siapa yang ada didalam truck.

Peningkatan Mutu Penerimaan Barang Beberapa gudang diindustri tertentu dapat melakukan aktifitas-aktiftas yang mengurangi proses berlangsungnya penerimaan barang mulai dari menyederhanakan tahapan-tahapannya hingga meningkatkan mutu sistem penerimaan barangnya. Pengiriman langsung ke tujuan 





Tenaga kerja yang minim, waktu yang singkat Mengurangi terjadinya kecelakaan/kesalahan. Mirip Just In Time (JIT)

Penerimaan terjadual





Optimalisasi penerimaan barang berkenaan dengan pemakaian loading, tenaga kerja, peralatan dan ruangan penyimpanan. Diperlukan WMS untuk pengontrolan keseimbangan penerimaan dan pengiriman barang

Penerimaan terencana  



Penjenisan pallet dan peralatannya Dokumen dan label yang telah tercetak dari pabrik/distributor Optimalisasi penyimpanan dan rencana transportasi

Cross Docking  

Barang langsung diterima di mobil lainnya Barang tidak perlu disimpan dahulu

Gambaran Cross Docking



Tips dan Trik Penerimaan Barang Waspada 1: Dokumen & Fisik Barang harus sama Ada beberapa gudang yang melakukan penerimaan barang asal terima dan waktu mencocokan dokumen ternyata bukan untuk gudangnya, padahal barang sudah ditumpuk

diatas pallet. Untuk menghindari kejadian ‚lucu’ ini pastikan bahwa dokumen pengiriman benar untuk gudang anda dan barang yang ada sesuai dengan dokumen yang melengkapinya. Waspada 2: Penyiapan perlengkapan penerimaan Bayangkan gudang anda bekerja dengan perlengkapan pallet. Pastikan bahwa pallet dan hand pallet telah tersedia dengan lengkap dan aman sehingga mempermudah waktu proses penerimaan nanti. Waspada 3: Kondisi fisik barang Yang mudah dilihat secara kasat mata adalah kerusakan fisik barang. Pastikan tidak ada yang penyok kemasan luarnya, tidak ada yang basah dan tidak ada yang pecah. Cara termudah dalam men-cek ini adalah guncangkan kardus yang anda terima dan jika terdengar bunyi barang pecah maka lakukan pembongkaran kardus. Bahkan ada salah satu perkulakan di Jakarta yang kardusnya bertanda produk elektronik tetapi berisikan batu bata didalamnya !.



Waspada 4: Barang bonus atau promosi Sepele memang, barang bonus atau promosi tidaklah mempunyai nilai tagihan. Namun pastikan bahwa pada saat menerima barang jika memang ada promosi dan bonusnya barangbarang tsb harus benar-benar diterima. Dampak yang akan terjadi jika anda terima barang tanpa

promosinya maka akan menghasilkan klaim/complain dari konsumen pada waktu barang tsb dipajang didalam toko. Waspada 5: Dahulukan barang keluar Mudah-mudah kondisi ini tidak terjadi didalam gudang anda. Namun jika memang harus terjadi dimana gudang dalam kondisi yang penuh, dahulukan proses pengeluaran barang baru kemudian lakukan penerimaan barang. Berikan pengertian kepada transporter agar mereka bersabar dan pada akhir pekannya laporkan kepada bagian merchandise/purchase mengapa mereka melakukan order melebihi kapasitas gudang.

Salah Kaprah Penerimaan Barang Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).



Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses penerimaan barang diantaranya: 1. Sopir tidur, hitunganpun hancur. 2. Dokumen kurang, tetapi karena penting barangnya maka tetap diproses 3. Meletakkan barang yang tersisa dari barang tempat 4. penerimaan Siapa bayar dia yangdisembarang lancar 5. Malas melakukan pengecekan barang full pallet 6. Waktunya “mepet” barangpun digencet

KPI Penerimaan Barang

KPI (Key Performa Indicator) penerimaan barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi,



volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management. Untuk mendapatkan KPI penerimaan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini: 

Aktifitas transportasi

   

Pengecekan dokumen dokumen vs vs barang dokumen Pengecekan Aktifitas barang vs lokasi (space) Aktifitas dokumen vs system

Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses penerimaan barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:     

  

Tidak ada jadual pengiriman Parkir kendaraan Loading dock tidak ada/penuh Sarana unloading kurang Warehouse penuh/Lokasi penyimpanan jauh Kondisi barang “recehan” Regristasi produksi : batch no, exp date Dokumentasi

Dengan mengetahui kedua hal tsb, maka management dapat menentukan KPI-KPI mana saja yang perlu diukur sehingga dapat diperoleh



penyelesaian-penyelesaian terhadap hambatanhambatan yang timbul. Contoh KPI : Jika terjadi penmpukan diarea parkir berlarutlarut maka perlu kiranya diukur KPI yang berhubungan dengan:

Waktu tunggu diukur semenjak truck masuk kedalam lokasi–perusahaan sampai truck parkir di dock atau barang-barang siap diturunkan Contoh: Jam 08-10 30 menit, Jam 10-12 55 menit, Jam 13-15 30 menit Unloading truck/tipe/jam – diukur waktu mulai truck menurunkan barang hingga dokumen pengiriman seleai di proses Contoh: CDE 30-45 menit, CDD 50-75 menit, Fuso 60-75 menit, Tronton 90 menit Pallet (karton)/jam – banyaknya pallet (atau yang setara dengan 1 pallet) yang diturunkan dari truck Contoh: 12 pallet/jam, 140 karton/jam

Referensi: Cross Docking, Apa Sih Hebatnya ?! Cross docking di Indonesia bukan hal yang baru. Hampir seluruh sopir-sopir truck sudah faham benar bagaimana cross docking ini dilakukan. Hanya saja, mereka tidak pernah tahu apa itu



namanya cross docking karena secara umum mereka menyebutnya pok. Definisi cross docking adalah pemindahan barang dari truck pada proses penerimaan barang langsung kedalam truck pengiriman. Proses ini sebenarnya adalah bagian daripada proses efisiensi penerimaan barang selain proses bulk storage (penyimpanan paletisasi) dan proses racking.

Pada dasarnya cross docking merupakan proses pemendekan pengiriman langsung dari



penerimaan barang tanpa melalui proses put away, refill dan picking. Gambar disamping ini akan memberikan bayangan bagaimana cross docking dapat menghemat tahapan aktifitas pergudangan dibandingkan pengiriman secara normal Persyaratan Cross Docking: 1.Barang diterima = barang dikirimkan.

Jika seluruh barang yang diterima gudang merupakan barang yang akan dikirimkan, dengan kata lain, barang yang diorder adalah barang yang sedang diterima digoods receiving, maka ini adalah kondisi ideal untuk melakukan cross docking. Untuk mencapai kondisi ini diperlukan kerja sama yang erat antara bagian order barang, purchasing dan distributor/principal dalam menentukan jenis dan kuantiti barang yang dikirim. Bagian yang paling ‘direpotkan’ jika kondisi ini akan dicapai adalah si distributor/principal dalam menyiapkan barangnya. Bisa saja gudang mengatur untuk 1 truck penerimaan akan di cross dockingkan kepada 2 atau 3 tujuan dengan 2 atau 3 truck yang berbeda, syaratnya adalah barang disiapkan oleh distributor/principal dalam satuan yang sudah tepat sesuai satuan ordernya.



2.Tersedia lokasi yang memadai.

Lokasi ini digunakan untuk membongkar barang terlebih dahulu digudang. Barang yang akan dinaikan langsung ke truck keberangkatan ditinggalkan dan sisanya disimpan dilokasi rak. Dengan cara ½ iniaktifitas maka gudang menghemat pickingsetidaknya yang tidaksudah dilakukanya. Disamping itu juga perlu disiapkan luasan loading dock yang sesuai agar cross docking dapat cepat dilaksanakan. 3.Kuantitas jenis barang yang terbatas.

Cross docking akan semakin efektif jika jenis barang yang akan di cross dockingkan tidak terlalu banyak, tetapi dalam kuantitas yang banyak. 4.Jadual kedatangan truck sama dengan jadual keberangkatan.

Hal ini yang terkadang sulit diatur. Untuk mencapai kondisi ini –sekali lagi-- diperlukan kerja sama yang erat dengan konsumen dan



distributor/principal. Pengaturan jadual yang sesuai antara kedatangan dan keberangkatan sangat mungkin jika outlet yang dikirimkan tidak terlalu banyak. 5.Jenis truck yang sepadan. Bayangkan jika truck kedatangan mempergunakan tronton dengan kapasitas 20 ton, tetapi truck yang

tersedia hanya 2 engkel Jelaslah melakukan cross dockingfuso. dengan baik.mustahil Kesepadanan jenis truck merupakan syarat pemercepat dalam proses cross docking 6.Dokumentasi yang mantap. Ini penting dikarenakan cross docking yang murni adalah pemindahan antar truck. Pastikan bahwa dokumen keberangkatan mempunyai data kuantitas barang yang sama dengan barang yang datang, tetapi bertujuan berbeda.

Keuntungan Cross Docking

Tanpa perlu memperdebatkan, keuntungan cross docking secara umum dapat mencapai 50% lebih efisiensi dibandingkan pola distribusi secara tradisional. Keuntungan ini dihasilkan dengan tidak dilakukannya proses-proses normal daripada proses pergudangan.



Jika gudang sudah dapat melakukan cross docking dengan normal dan lancar, maka proses efisiensi dapat lebih ditingkatkan dengan melakukan proses pengiriman langsung ke konsumen (direct delivery). Tentunya untuk mencapai kondisi ini tantangan yang akan dihadapi akan lebih besar.



Ba b 3 : Penyimpanan Ba r a n g

Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Penyimpanan Barang (Storage): Proses penyimpanan barang Salah kaprah didalam penyimpanan barang KPI penyimpanan barang  



Proses Penyimpanan Barang (Storage) Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.” Didalam aktifitas penyimpanan barang ini terdapat 2 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:





Menempatkan barang didalam kondisi tunggu Karakteristik barang

Menempatkan barang dalam kondisi tunggu; artinya barang dikondisikan untuk berada dalam satu satuan waktu dan selama didalam proses tunggu tersebut agar barang tetap “hidup” maka harus ditempatkan kondisi yang sesuai dengan karakteristikdidalam barangnya. Karakteristik barang; tergantung dari jenis barang yang disimpan dan harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanannya. Contoh, penyimpanan diruangan dingin diperlukan untuk menyimpan buah/sayuran, sedangkan untuk barang-barang pangan kemasan dapat disimpan didalam suhu normal (ambient).

salah satu metode penyimpanan barang dengan cara stapeling



Put Away dan Let Down Proses put away dan let down biasanya dilakukan untuk penyimpanan yang mempergunakan rak tinggi.

Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah dicatatkan kedalambarang systemdengan menujuaman dan ketempat penyimpanan sesuai dengan lokasi yang sedangkan Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan kuantitas yang tepat. Put Away dapat dilakukan dengan 2 cara:  

Direct put away Directed put away



Jika sebuah gudang tidak memiliki Warehouse Management System, maka put away/letdown dapat dilakukan dengan cara manual: 



Tentukan area penyimpanan sesuai dengan kelompok/jenis barang Letakan barang yang sering keluar/masuk didekat pintu keluar/pintu masuk

 



Catatperlu, lokasitentukan dimana barang diletakan Jika staff yang menangani barang per kelompok/jenis barang Lengkapi dengan pest control, monitor suhu dan pastikan tidak ada kebocoran pada atap gudang

Kunci sukses pelaksanaan put away dan let down adalah 3 L : Lokasi, Lokasi dan Lokasi.



Secara umum put away/let down dapat ditingkatkan dengan cara: 1.Direct put away Put away langsung ke lokasi picking atau penyimpanan Pengurangan penumpukan barang dan aktifitas inspeksi 



2.Directed put away WMS akan memberikan arahan lokasi penyimpanan dan dilakukan oleh operators. 3.Batched and sequenced put away Barang masuk akan di pilah-pilah untuk put away per zone di dalam Gudang dan per lokasi. 4.Interleaving Kombinasi antara put away dan let down

Salah Kaprah Put Away/Let Down Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses put away/let down diantaranya: Letak lokasinya jauh, letakan saja ditempat yang terdekat 


Buku Pegangan Logistik Indonesia    



Pallet bentrok, jalanpun berkelok Picking face penuh, sisa letdown terjatuh Tak ada forklift, memanjatpun jadi Konfirm dokumen put away sebelum put away Malas mencatat, (dijamin) malang didapat

Tahapan Penyimpanan Barang Tahapan Penyimpanan Barang

1. 2. 3. 4. 5.

Pengecekan barang. Penyiapan lokasi penyimpanan. Keberangkatan ke lokasi. Konfirmasi lokasi. Legalitas dokumentasi.

1.Pengecekan barang. Bahwa barang telah dicek oleh checker untuk memastikan bahwa barang benar sesuai dengan prosedur penyimpanan :  

Per pallet per jenis barang Per pallet per batch/expire date

2.Penyiapan lokasi penyimpanan. Calon lokasi penyiapan sebaiknya disiapkan sesuai dengan ketentuan penyimpanan. Bagaimana jika lokasi penyimpanan penuh ? Mencampurkan antara kelompok barang tertentu dengan kelompok barang lainnya.



3.Keberangkatan ke lokasi. Staff bertanggung jawab didalam membawa barang kelokasi penyimpanan sesuai dengan lokasi yang ditentukan. Pastikan kelayakan lokasi penyimpanan benarbenar aman dan sesuai dengan ketentuan.

4.Konfirmasi lokasi. Sebelum barang tiba di lokasi tujuan, lokasi tsb harus berstatus kosong (empty). Jika barang sudah tiba dilokasi, pastikan bahwa barang sudah dapat disimpan dilokasi yang dituju. 5.Legalitas dokumentasi. Tanda tangan staff yang menyimpan dan yang melakukan konfirmasi di dalam system.

Implementasi Warehouse Management System (WMS) WMS adalah suatu system yang digunakan didalam pengelolaan gudang yang mengatur proses penanangan barang semenjak dari penerimaan hingga pengirimannya. Seluruh proses dilakukan dengan mempergunakan suatu system tertentu dan biasanya dibantu dengan perangkat komputerisasi, pallet, forklift dan rak tinggi.



Didalam WMS seluruh penyimpanan barang diatur oleh system yang sudah di set up sebelumnya. Penentuan lokasi-lokasi penyimpanan sudah ditentukan terlebih dahulu seperti:  

Lokasi dry food Lokasi hard line

 

Lokasi soft freshline food Lokasi

Management rak yang berhubungan dengan fungsi rak per levelnya



Demikian juga mengenai berat dari barang sudah di atur sedemikian rupa sehingga pada saat barang masuk dengan jumlah tertentu, maka barang akan diarahkan untuk disimpan di level rak tertentu: 

Barang berat : level bawah – 3

 

Barang ringan sedang: :level level3-7 2-5 Barang

Penggunaan WMS memerlukan management rak yang sangat baik dan baku serta master data barang, lokasi/warehouse yang sangat detail. Jenis-Jenis Rak: 1.Type Selective



Rak type Selective adalah rak tinggi yang umum digunakan oleh banyak gudang. Karakteristik rak Selective adalah: Paling banyak digunakan Tinggi rak dapat disesuaikan dengan ketinggian Gudang Memerlukan ruangan yang luas Hampir seluruh gudang mempergunakan  

 



rak tipe ini LIFO FIFO, FEFO,

2.Type Drive In



Rak type Drive in memiliki karakteristik sbb: Digunakan untuk barang non selektif dan non rotasi. Untuk kapasitas penyimpanan yang besar. Mempergunakan rel Sistim LIFO. Forklift harus masuk kedalam rak untuk put away / let down. 

   

3.Type Double Deep

Rak type Double Deep memiliki karakteristik sbb: Penempatan rak yang saling Back to back (membelakangi) Hemat 30% space & 40% kapasitas •

•



•

Kapasitas simpan yang besar Maksimal 4 pallet

Untuk kelancaran operasionalnya, rak ini mempergunakan forklift yang didesainkhusus:

4.Type Flow Storage Rack

Rak ini memiliki karakteristik sbb: 1. Sistim FIFO



2. Barang akan bergulir otomatis karena adanya perbedaan ketinggian rak ke arah tempat pengambilan 3. Daya simpan yang besar

5.Type Push Back Rack



Rak ini memiliki karakteristik sbb: 1. Sistim LIFO 2. Dilengkapi dengan frame beroda dan diinstal miring agar barang dapat bergulir 3. Waktu yang tercepat untuk loading/unloading. 4. Forklift tidak perlu masuk kedalam rak 5. Penyimpanan sekaligus 2-4 pallet 6.VNA (Very Narrow Aisle)

VNA mempergunakan jenis rak selective sehingga beberapa kelebihan yang ada pada rak selective ada juga pada jenis rak ini. Bahkan VNA merupakan jawaban terhadap borosnya ruangan yang dikonsumsi oleh rak selective dimana VNA hanya memerlukan setengah jalur yang diperlukan. Kekurangannya adalah VNA memerlukan tehnologi forklift yang lebih tinggi.



Skema kerja rak VNA dengan forklifnya

Jenis-Jenis Penyimpanan Barang Penyimpanan barang-barang dapat dilakukan dengan mempergunakan rak dan non rak atau mempergunakan pallet dan non pallet. Beberapa aturan didalam penyimpanan barang adalah sbb: 







Barang tidak boleh langsung terkena lantai atau tembok untuk menghindari kelembaban/basah/kerusakan Dapat diidentifikasi dengan cepat pada saat dibutuhkan Mudah untuk dibersihkan baik barang maupun lokasi penyimpanannya Mudah untuk dipindah-pindahkan



Beberapa jenis penyimpanan adalah: Stapeling Peletisasi Rak tinggi Rak pendek    

1.Stapeling

Stapeling boleh dikatakan sebagai jenis penyimpanan barang yang paling tua yang dikenal di Indonesia. Bulog dan beberapa industri yang ada di Indonesia, sudah menerapkan cara penyimpanan barang dengan jenis ini. Barang ditumpuk meninggi keatas dengan ketinggian 5-10 meter dengan dilandasi oleh beberapa pallet sehingga berukuran besar mencapai lebih dari 4x4 m2 adalah ciri khas dari jenis penyimpanan stapeling.



Umumnya cara penyimpanan stapellng hanya dapat dipergunakan untuk barang-barang tertentu seperti gula, beras atau barang-barang yang menggunakan sak/karung. Keuntungan: Volume sangat tinggi Membutuhkan tempat yang minim   

Tidak memerlukan tambahan (forklift, hand palletperalatan dll) Kekurangannya: Berpotensi tinggi pada keselamatan kerja pada saat proses penumpukan Sulit didalam melakukan stock taking Hanya dapat diterapkan pada barang tertentu 

 

2.Paletisasi

Paletisasi merupakan jenis penyimpanan barang yang relatif baru diterapkan di banyak industri di



Indonesia. Jenis penyimpanan ini adalah perubahan dari konsep stapelling (palet besar) menjadi palet kecil-kecil. Keuntungan: Keselamatan kerja terjamin Dapat digunakan untuk berbagai jenis barang  





Akurasi tinggi didalam melakukan stock taking Mudah untuk dipindah-pindahkan

Kekurangannya: Boros tempat Tidak dapat ditumpuk, kecuali untuk barang-barang yang memiliki kemasan kuat Memerlukan alat bantu untuk menumpuk atau memindahkan pallet (forklift atau hand pallet)  



3. Rak Tinggi (High Racking Storage)



Penyimpanan jenis rak tinggi adalah penyimpanan yang paling modern yang diterapkan di industri-industri Indonesia. Kemudahan dan efisiensi yang diperoleh menyebabkan perkembangan penggunaan rak tinggi ini semakin luas. Keuntungan:   

  

Keselamatan kerja sangat terjamin. Efisiensi lokasi Dapat dipergunakan berbagai jenis barang dengan menyesuaikan jenis dan type raknya Akurasi yang tinggi didalam stock taking Mudah untuk dipindah-pindahan Rapih, bersih dan modern

Kekurangannya: Tidak umum untuk barang-barang dengan kemasan kecil Memerlukan alat bantu teknis (forklift, hand pallet) Memerlukan support system WMS Gudang harus tinggi Diperlukan disiplin kerja yang sangat tinggi 



  

4.Rak pendek Penyimpanan jenis rak pendek merupakan jawaban terhadap kelemahan pola penyimpanan rak tinggi untuk barang-barang kemasan kecil. Penyimpanan dengan mempergunakan rak



pendek banyak digunakan oleh industri kecil dan rumahan. Jenis penyimpanan ini terkadang disebut pula sebagai pigeon hole (sarang burung) Keuntungan: Keselamatan kerja 





 

maksimal terjamin Tidak memerlukan gudang dengan atap tinggi Tidak memerlukan alat pendukung teknis (forklift atau hand pallet) Akurasi tinggi Dapat digunakan semua barang dengan kemasan kecil

Kekurangannya: Volume tidak maksimal Harga per m2 relatif mahal 





Peningkatan Mutu Penyimpanan Barang Kapasitas dan kualitas penyimpanan barang dapat ditingkatkan dengan beberapa cara: 





     

Berdasarkan karakteristik order dan dimensi barang Barang kecil: carousels dll. bin shelving, laci, flow rack, Barang besar: ditumpuk, palletisasi, racking dll. Berdasarkan kelompok jenis barang Kelompok Mie instant Kelompok Perawatan rambut Kelompok Obat bebas - resep Berdasarkan prinsipal Biasanya untuk obat-obatan/pharma

KPI Penyimpanan Barang KPI (Key Performa Indicator) penyimpanan barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management. Untuk mendapatkan KPI penyimpanan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini: 

Pengecekan dokumen vs barang



Aktifitas barang vs lokasi (space)

Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses penyimpanan barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb: Lokasi penuh Pengeluaran sangat besar    

Lokasi penyimpanan Kerusakan barang salah

Dengan mengetahui kedua hal tsb, maka management dapat menentukan KPI-KPI mana saja yang perlu diukur sehingga dapat diperoleh penyelesaian-penyelesaian terhadap hambatanhambatan yang timbul. % Capacity – diukur dari total kapasitas simpan gudang yang dibandingkan dengan kondisi daya simpan yang ada : 1. Contoh: Tangal 1 – 70%, Tanggal 2 – 67%, tanggal 3 – 25% 2. Kerusakan barang – jumlah karton barang rusak dibandingkan dengan jumlah karton yang terproses in/out pada hari yang sama 3. Contoh: Tangal 1 – 0.1%, Tanggal 2 – 0.7%, tanggal 3 – 2%



Salah Kaprah Penyimpanan Barang (Storage) Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses penyimpanan barang diantaranya: 1. Tak perlu sampai di tujuan, yang penting barang sudah tersimpan. 2. Dendam antar shift atau petak umpet ?! 3. Menyimpan langsung ketempat penyiapan saja, beresss !. 4. Sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit

Referensi: Management Barang Rusak

Barang rusak identik dengan kerugian dan ‘dahsyatnya lagi’ langsung mengurangi



keuntungan (profit). Memang fatal kelihatannya namun kalau dilihat dari sisi sebaliknya barang rusak adalah potensi meningkatkan keuntungan, dengan mencegah kerusakan barang yang mungkin akan timbul maka otomatis kita mampu meningkatkan keuntungan yang bakal timbul. Hal sederhana bukan (atau bukan hal yang disederhanakan ?!) Definisi: 





Kerusakan barang dapat didefinisikan secara harafiah dimana barang benarbenar rusak dengan arti barang benarbenar mengalami perubahan dikarenakan tindakan eksternal yang lebih dari kemampuan barang itu sendiri. Kerusakan barang non harafiah berarti tidak dapat dijualnya barang tsb yang dikarenakan kondisinya secara non fisik tidak layak lagi Kerusakan barang sistematis, dimana barang secara fisik masih bagus dan tidak kadaluarsa tetapi dikarenakan kesalahan system yang diterapkannya maka barang menjadi tidak dapat terjual.

Pencegahan dan Penanganan Barang Rusak Nasihat orang bijak bahwa mencegah lebih baik daripada mengobati ternyata masih merupakan solusi yang jitu. Tanpa melihat jenis kerusakan yang terjadi pencegahan dapat dilakukan mulai



dari cara yang sederhana sampai dengan cara yang paling canggih. Pelatihan Penanganan Barang Klise memang kedengaranya. Seakan-akan pelatihan adalah resep mujarap dalam pencegahan kerusakan barang padahal memang

tidak !. Pelatihan hanyalah dasar atau basic dalam suatu proses pencegahan kerusakan barang yang memang sangat panjang. Dengan pemberian pelatihan terhadap cara penanganan barang yang benar dan dampak yang akan dihasilkan jika kesalahan dilakukan, maka karyawan diharapkan sadar dan tahu bagaimana barangbarang tsb harus ditangani. Pelatihan ini dapat langsung mengarah pada proses pengangkatan barang, proses pemajangan, proses penyiapan dan proses pengiriman barang dan lain-lainnya. Penyediaan sarana kerja yang cukup Sarana kerja adalah factor penunjang penting didalam unsur terjadinya kerusakan barang.



Lantai yang tidak rata misalnya, akan sangat mudah menyebabkan barang terjatuh pada saat menjalankan forklift. Lampu yang tidak sesuai daya terangnya (lux) akan menyebabkan barang ditaruh dilokasi yang salah dan cenderung akan rusak (secara system). Oleh karenanya, factor sarana kerja harus menajdi prioritas utama setelah seluruh karyawan sadar benar mengenai penanganan barang. Pemisahan lokasi barang rusak dan tidak rusak Seandainya harus terjadi bahwa barang menjadi rusak, pastikan ada lokasi dan sarana penanganan barang rusak yang terpisah dengan barang tidak rusak. Paling tidak ada dua alasan mengapa mereka harus dipisahkan: Mempermudah penanganan secara fisik, dengan memisahkan mereka maka barang-barang yang sudah rusak dapat ditangani secara khusus untuk dilanjutkan pada proses claim ke prinsipal atau pemusnahan. Menghindari barang salah kirim. Adalah kesalahan fatal jika barang yang sudah rusak terkirim ke konsumen, apapun alasanya !. Oleh karenanya pemisahan diperlukan agar karyawan dapat dengan mudah membedakan mana barang yang dapat dikirimkan dan mana yang tidak. 





Perjanjian dengan prinsipal yang jelas Alasannya sangat sederhana, dengan kejelasan agreement yang disepakati antara perusahaan dengan prinsipal maka seluruh proses penanganan barang rusak dapat dilaksanakan dengan cepat. Jika bisa di pulangkan, “it’s OKlah”. Tapi jika tidak bisa dipulangkan, maka perusahaan dapat menempuh preventive dengan

karyawan atau konsumen dengan mengadakan agreement tersendiri. Backup system yang handal Banyak gudang yang menganggap barang rusak adalah sampah sehingga proses penangananya tidak memerlukan WMS (system pergudangan). Ini adalah kesalahan nyata yang sudah membudaya !, padahal kenyataannya justru barang rusak inilah yang perlu diback up dengan system yang handal, minimal sama dengan system yang dipergunakan untuk barang tidak rusak. Dengan adanya back up system terhadap barang yang rusak, maka kecepatan, keakuratan dan ketepatan proses akhir barang rusak dapat terjamin dengan pasti. Penanganan K3 yang optimal Kenyataan yang ada dilapangan ternyata tidak pernah bohong, bahwa adanya kecerobohan yang menyangkut Keselamatan, Keamanan dan Kesehatan kerja kebanyak membawa dampak pada kerusakan fisik barang-barang atau alat



yang dipergunakan. Oleh karenanya dengan pengimplementasian K3 yang optimal, akan menambah keyakinan untuk mengurangi resiko kerusakan barang. Penentuan KPI yang wajar dan layak implementasi Ini adalah jurus akhir untuk anda yang mengelola

pergudangan. Pastikan anda ditargetkan nilai barang yang dapatbahwa rusak (damage allowance) dalam batas yang wajar dan layak. Perhitungkan resiko yang ada sesuai dengan kondisi pergudangan yang dipergunakan, peralatan, system, jenis barang dan nilai barang. Gunakan damage allowance ini untuk memberikan rangsangan kepada karyawan untuk tidak menyentuh maksimal point damage allowance. No Bodies Perfect, No Gudang With Zero Damage Gudang itu ibarat mahluk hidup, punya juga ketidak sempurnaan dalam tugasnya menyimpan barang. Hanya sebagian kecil gudang yang memiliki tingkat kerusakan nol (zero). Bagi gudang anda yang tidak dapat mencapainya, ada baiknya tips dibawah ini dijalankan agar bermanfaat disaat yang akan datang untuk menurunkan tingkat kerusakan barang.

Tips#1: Telaah seluruh areal pergudangan, dimana barang terbanyak yang ditemukan rusak.



Buatlah peta/lay out dan tandai dengan angka % ditemukannya barang-barang rusak. Ingat ! anda tidak perlu tahu berapa harganya, cukup banyaknya barang ditemukan rusak dilokasi tsb. Lakukan analisa setelah beberapa bulan anda memperoleh data dan lakukan dua alternatif pencegahannya: • Pindahkan barang-barang tsb dari lokasi

•

semula dimana ditemukan rusak.sering kali barang tadi Berikan pengawasan ekstra pada lokasi ini misalnya dengan tenaga pengawas atau kamera pengintai.

Tips#2: Berikan analisa khusus mengenai penyebab-penyebab kerusakan barang-barang tadi. Lakukan analisa lanjutan terhadap internal dan eksternal faktor penyebabnya dan lebih detail sampai dengan jenis kerusakan (misalnya: dimakan, jatuh, tertabrak forklift dsb). Setiap jenis penyebab kerusakan ini tentunya akan diimbangai dengan alternatif pencegahannya sehingga satu persatu akan dapat dituntaskan. Tips#3: Lakukan analisa terhadap jenis barang dan harga barang yang secara nominal menduduki peringkat 5 besar. Berikan alternatif dibawah ini untuk penanganan selanjutnya: • Pastikan bahwa lokasi penyimpanan barang tsb aman dan dalam jangkauan karyawan.



Pindahkan barang tsb kelokasi lain yang dapat dengan mudah diawasi.

Salah Kaprah Management Barang Rusak Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses penanganan barang rusak diantaranya: 1. 2. 3. 4. 5.

Karena sudah rusak, tak perlu bermartabat Bakar saja, beress ! Masih (nampak) layak untuk dimakan Hapus tanggal kadaluarsanya Bersatu namun tak bermutu



Ba b 4 : Penyiapan Ba r a n g Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Penyiapan Barang (Picking): Proses penyiapan barang Salah kaprah didalam penyiapan barang KPI penyiapan barang   

Proses Penyiapan Barang (Picking) Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Mempersiapkan pengeluaran fisik barang dari gudang yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. ”

Aktifitas Picking sangat kritis didalam suatu operasional warehouse. Edward H Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain Strategy Halaman 82 rasional Warehouse


menyatakan bahwa picking merupakan ½ dari aktifitas gudang .

Dengan porsi yang sedemikian besarnya, maka jelas bahwa penanganan proses picking didalam gudang akan berpengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektifitas operasional gudang secara umum. Masih didalam buku yang sama, Edward juga menyatakan bahwa perjalanan menuju kelokasi picking barang adalah bagian terbesar waktu yang di konsumsi. 60

55

50 40 30

20 20

15 10

10 0 Travelling

Searching

Extracing


Other


Artinya untuk meningkatkan produktifit as picking sebenarnya sangat sederhana yakni dengan memperpendek waktu perjalanan menuju ke lokasi picking.

Tahapan Penyiapan Barang (Picking)     

     

Prioritas picking Pembagian dokumen picking list Pencatatan personal dan waktu Pemilihan peralatan picking Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang Pencarian barang yang diminta Pengambilan barang Penataan barang diatas pallet/troley Pengumpulan hasil pickingan Konfirmasi picking Legalitas dokumen

1. Prioritas picking. Siapa sebaiknya yang mencetak picking list ? Penentuan penyiapan mana yang harus dipicking terlebih dahulu : Customer Multi drop Jenis barang Ketersediaan transport •

•

•

•

•

•



2. Pembagian dokumen picking list. Perlu adanya leading hand yang mengatur pembagian picking list. Pembagian berdasarkan urutan prioritas picking. Pembebanan picking sebaiknya adil antar picker. Pembagian jenis peralatan picking: •

•

•

•

•

Pallet Trolley Direct Perlu disiapkan team emergency picking •

•

•

3. Pencatatan personal dan waktu. Pencatatan diperlukan untuk mengukur produktifitas picking karyawan dan juga memantau terjadinya kesalahan picking. Seragam kerja sebaiknya diberikan nomor di punggung dan di dada (seperti sepak bola) •

•

4. Pemilihan peralatan picking. Peralatan picking hendaknya ditentukan sejak awal dan menjadi ‘dedicated’ per staff. Penggantian peralatan dapat dilakukan sesuai dengan produktifitas karyawan. •

•



5. Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang. Menentukan lokasi mana yang harus ditempatkan barang fast moving, slow dan medium. •

6. Pencarian barang yang diminta. •

Membaca picking list.lokasi penyimpanan vs 7. Pengambilan barang. Pengambilan barang tidak boleh dari bawah. Hati-hati terhadap lokasi barang yang tinggi. Sesuaikan dengan: Lokasi Nama barang Qty Batch/expire date •

•

•

•

•

•

•

8. Penataan barang diatas pallet/trolley. Barang ditata sedemikian rupa sehingga tidak ada barang yang menutupi jika dilihat dari samping. Jika menggunakan pallet, maka jangan mempergunakan jalur tengah pallet untuk meletakan barang. Jika mempergunakan trolley, pisahkan antara barang berat dan ringan. •

•

•



9. Pengumpulan hasil picking-an. Jika pallet/trolley penuh, pastikan barang tersimpan dilokasi yang ditentukan. Berikan tanda/nama picker, tujuan atau no picking. Kelompokan sesuai dengan tujuannya. •

•

•

•

Leading perlukah hand untuk picking, ?! penyiapan hasil 10. Konfirmasi picking. Konfirmasi picking diperlukan untuk mencetak surat jalan (DN) Konfirmasi dilakukan jika seluruh picking-an sudah selesai per tujuan atau per no picking list. Konfirmasi dilakukan hanya pada barang yang disiapkan, jika tidak ada barangnya (atau kurang) di konfirm sesuai dengan fisik barang saja. •

•

•

11. Legalitas dokumen. Tandatangan antara picker dengan checker atau staff yang konfirm kedalam system. •



Peningkatan Mutu Penyiapan Barang 1. Picking per pallet • Dilakukan untuk barang-barang yang fast moving atau order pada minimal qty per pallet. • Menekankan pada desain pack untuk full pallet 2. Picking dari storage area Menghindari perjalanan panjang • didalam warehouse 3. Penyederhanaan tugas picking Perjalanan ke, dari dan antar lokasi rak • Mengambil langsung dari areal • penyimpanan atau picking • Pencapaian langsung ke akses lokasi picking Penyederhanaan dokumen picking • • Kemasan barang yang dipicking • Pencarian lokasi picking 4. Pengumpulan order • Mengurangi waktu tempuh per pick dengan meningkatkan jumlah picking order selama proses picking. 5. Single order picking • Picking dilakukan satu-satu per waktu tertentu oleh picker khusus.



6. Batch picking Order digabungan untuk di pick pada waktu tertentu •

7. Zone picking Picker melakukan pengambilan barang pada areanya saja •

8. Picking Picking berurutan dilakukan sesuai urutan lokasi •

untuk mengurangi waktu perjalanan 9. Paperless picking Mengurangi dokumentasi dari order ke aktifitas picking •

Picking by light (picking tanpa mempergunakan kertas)



KPI Penyiapan Barang KPI (Key Performa Indicator) penyiapan barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management.

Untuk KPI penyiapan barang denganmendapatkan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini: Pengecekan dokumen vs barang Aktifitas barang vs lokasi (space) •

•

Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses penyiapan barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb: Pengeluaran barang lambat Pemasukan barang tinggi Lokasi penyimpanan salah Kerusakan barang Urutan rencana delivery tidak tepat Pembagian leading hand yang tidak baik Picking campuran Team picker yang kurang Lokasi penyimpanan salah Kerusakan barang          

Dengan mengetahui kedua hal tsb, maka management dapat menentukan KPI-KPI mana saja yang perlu diukur sehingga dapat diperoleh



penyelesaian-penyelesaian terhadap hambatanhambatan yang timbul.

1. Picking/jam – diukur dari total picking yang terjadi dibandingkan dengan waktu yang diperlukan Contoh: Pallet : 50 pallet/jam, Inner : 200 inner/jam, Pcs : 350 pcs/jam •

2. Akurasi picking – jumlah picking barang yang salah (tidak sesuai dengan instruksi picking) Contoh: Tangal 1 – 0.1%, Tanggal 2 – 0.7%, tanggal 3 – 2% •

Salah Kaprah Penyiapan Barang Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus



menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses penyiapan barang diantaranya: 1. Letak lokasinya jauh, ambil saja ditempat yang terdekat 2. 3. 4. 5. 6.

Ambil barang dari bawah tumpukan Picking face kosong, pickingnya ‘bodong’ Tak ada forklift, memanjatpun jadi Konfirm dokumen picking sebelum picking Kardus tak ada, jadi satu solusinya

Referensi: Tips MAK EROT Memperbesar Picking Kalau bicara memperbesar, pasti sebagian besar pria di Jakarta tahu siapa Mak Erot, si ahli yang mampu membuat yang kecil menjadi besar dan yang sebentar menjadi lama. Tapi kalau berbicara masalah gudang, Picking ternyata menjadi aktifitas digudang yang paling besar waktu prosesnya.



Beberapa data ilmiah menyatakan tidak kurang dari 50% aktifitas pergudangan adalah Picking Dengan kata lain, kalau kita dapat memperbesar produktifitas picking 10% saja, maka dengan perhitungan matematika kita sudah dapat meninggikan produktifitas gudang 5%. Lha kalau produktifitas gudang naik 5%, artinya akan ada kecepatan yang naiknya setara denganyang itu atau akan ada penurunan biaya di gudang identik dengan angka tadi. Yang pasti, untuk memperbesar produktifitas picking, ayo kita mencari Mak Erot ! Hambatan di Picking: 1. Secara umum, dengan meningkatnya tingkat order barang akan semakin menambah tingkat kesulitan picking. Padahal dengan meningkatnya order picking tsb maka perusahaan secara kuantitas akan lebih baik. 2. Semakin banyaknya barang yang ada, semakin komplek tingkat kesulitan dalam picking. Bayangkan jika barangnya beraneka ragam, ada yang karton dan yang pecahan, ada yang besar dan ada yang kecil, maka akan munculah masalah bagaimana memisahkan yang kecil dan yang besar, yang berat dan yang ringan atau yang murah dan yang mahal.



3. Semakin luasnya gudang, semakin memperpanjang waktu yang dibutuhkan oleh picker dalam menyediakan barang. Padahal, semakin luas gudang, itu pertanda semakin banyak barang yang ditanganni dan artinya semakin besar ‘tingkat kesejahteraan’ gudang itu sendiri.

Tips MAK EROT Tips I: MAK – Maksimalkan skedul order. MAKsimalkan skedul order. Dengan menganalisa tipe-tipe konsumen atau toko yang harus dikirimkan barangnya, buatlah suatu skedul order yang optimal. Kelompokan mereka dalam kategori harian, 2 harian atau mingguan. Pengelompokan ini berguna untuk memaksimalkan pengambilan picking dalam satu periode ‘putaran’ didalam gudang. Dengan memaksimalkan skedul order, maka akan diperoleh maksimalisasi pengiriman dan bagi gudang, mengambil 1 pcs dan 1 karton adalah sama biaya dan waktunya. Artinya denganmeningkatkan jumlah pengambilan dari 1pcs menjadi 6pcs misalnya, akan diperoleh dampak biaya yang 6 kali lebih hemat untuk barang tsb.



Tips II: E – Efisiensi Efisiensi disini bisa dipilah-pilah lagi menjadi 3 kelompok untuk lebih memudahkan dalam implementasinya. •

Picking per pallet Seperti di tips I,disinggung picking yang dilakukan dalam kuantitas besar pasti memiliki dampak penghematan yang besar pula. Apalagi jika picking tsb dilakukan per pallet, waktu yang diperlukan akan sama dengan jika picker melakukan picking untuk 1pcs. Jika satu pallet berisi 40 karton, maka produktifitas picker tadi adalah 40x dari biasanya.

•

Picking dari penyimpanan Picking per pallet tidak bisa diterapkan untuk semua industri dan untuk semua jenis barang. Barang yang slow moving misalnya, sangat sulit menerapkan tips ini. Picker tidak perlu melakukan replenishment atau picking dari lokasi



picking, tetapi untuk barang yang slow moving dapat dilakukan langsung dari lokasi penyimpanannya. Dengan menghemat waktu replenishment dan juga tidak memerlukan lokasi picking (pick face), maka waktu yang dibutuhkan picker akan semakin pendek. Matematikanya, dengan picking kuantitas yang lebih tetap pendek, tetapi dilakukan dengan waktu yang maka produktifitasnya (pick kuantiti/waktu) akan semakin besar. •

Batch picking Kombinasi dari keduanya adalah dengan melakukan ‘pengepulan’ picking. Picking dilakukan jika dari 5 konsumen sudah digabungkan dan diambil secara bersamaan dari lokasi picking untuk jenis barang yang sama. Artinya dengan waktu 1x saja, maka akan terambil minimal 5pcs barang untuk 5 konsumen yang pesan. Bayangkan, dengan melakukan batch picking ini, kecepatan yang dapat dibesarkan adalah 5x lipat.

Tips III: R – Ratio picking area

Ratio picking area harus diseimbangkan dengan jumlah picker yang ada dan juga peralatan yang mendukung. Bayangkan jika luas gudang adalah 30,000 m2 dan harus dilakukan picking kesemua lokasi seluas itu, --bisa sih bisa-- tetapi mungkin



akan menghabiskan waktu yang cukup lama. Oleh karenanya ada 2 ide yang dapat dipelajari disini yaitu: •

•

•

Pengumpulan order, hampir mirip batch order. Bedanya order dapat dilakukan per konsumen atau per jenis barang. Zone picking, picking dilakukan per zone oleh staff picking tertentu. A hanya mengambil dry goods, si B Si mengambil Soft line dan si C dikhususkan di Hard line. Penghitungan ratio ini memang agak rumit, tidak semata-mata menentukan AG di area I, H-K di area II dan seterusnya, tetapi lebih cenderung dilakukan berdasarkan tingkat kelakukan (movement level) dari product yang dikelolanya. Contoh sederhana, barang yang sangat fast moving, sebaiknya jangan diletakan dibagian paling belakang atau paling jauh dari meja admin/kasir.

Tips IV: O – Organisasi. •

Organisasi disini diantaranya membahas mengenai penyederhanaan tugas seorang picker. Mungkin ada baiknya picker tidak harus melakukan pengecekan atau pengepakan, tetapi hanya melakukan tugas pengambilan barang



•

sesuai dengan dokumen dan meletakanya diarea keberangkatan. Picker mungkin tidak harus mencatat waktu setiap kali pengambilan barang, menghitung jumlah label yang tersisa atau melakukan down load terhadap hasil scanner yang dilakukannya. Penghilangan aktifitas-aktifitas tsb diatas dijamin akan memperlancar pekerjaan seorang picker dan akan berdampak langsung pada ‘pembesaran’ producktifitas picking.

Tips V: T – Technology Support. •

Technology support yang diperlukan adalah kemampuan picking list memberikan acuan dilokasi mana yang harus dilakukan picking dengan urutan antar lokasi yang benar. Mulai dari mana si Picker melakukan picking sehingga tidak ada peluang picking berjalas bolak-balik. Technology yang handal juga akan menyebabkan paperless work, misalnya melalui scanner. Dengan penerapan technologi canggih ini, minimal akan diperoleh kecepatan proses dan penghematan biaya administrasi.



Ba b 5: Pengiriman Ba r a ng Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Pengiriman Barang (Delivery): Proses pengiriman barang Salah kaprah didalam pengiriman barang KPI pengiriman barang   

Proses Pengiriman Barang (Delivery) Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya” Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi). Halaman 99 Sample Manual Template


Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke route yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas truck dan route yang akan dilalui.

Dua fungsi utama dari transportasi : pemindahan barang dan penyimpanan barang



Yang terpenting dilakukan didalam proses pack dan sortasi adalah: 1. Adanya alamat/label untuk per tujuan Mengurangi waktu pencarian dalam packaging 2. Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs 3. boxes Memberikan label khusus untuk packaging 4. Menghitung jumlah koli 5. Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar Prinsip dasar didalam pack dan sortasi adalah: 1. Pengecekan dokumen vs barang 2. Aktifitas barang vs barang Hambatan-hambatan didalam pack dan sortasi adalah: 1. Pengeluaran barang lambat 2. Lokasi pra delivery tidak teratur 3. Kerusakan barang 4. Urutan rencana delivery tidak tepat 5. Truck yang tidak sesuai dengan rencana 6. Partial picking 7. Dokumen tidak lengkapc Sehingga didalam pack dan sortasi dapat juga di ukur KPI yang akan bermanfaat bagi management::



1. Rata-rata box/karton – diukur dari total box atau pcs yang ada dan berapa jumlah karton setelah dilakukan pengemasan Contoh: Tujuan Timur 100 boxes/karton, Tujuan Utara 40 boxes/karton •

Jenis-Jenis Truck CDE (Cold Disel Engkel) 4 wheels tons 9 m3   

CDD (Cold Disel Dobel) 6 wheels 4,5 tons 15 m3   



FUSO 6 wheels 8 tons 30 m3   

Tronton 10 wheels 12 tons 41 m3   



Efektifitas Pengiriman Barang (Delivery) Menurut Donald J Bowersox & Davids J. Close didalam bukunya Logistical tManagement, dinyatakan bahwa aktifitas Transportasi menghabiskan 44% dari total biaya logistic. Bahkan di Indonesia menurut beberapa sumber biaya transportasi bisa mencapai lebih dari 60%.



Donald J Bowersox & Davids J. Close juga membagi komponen biaya administrasi 6%, customer service 4%, inventory 20% dan warehouse 26%. Nampak jelas bahwa aktifitas transportasi merupakan aktifitas yang perlu dan harus ditangani dengan sangat serius. Didalam prakteknya, penghematan biaya transportasi dapat dilakukan langsung dengan menerapkan: 





 



  

Minimalkan waktu tunggu muat di gudang dan waktu tunggu bongkar barang di tujuan Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan L400, CDE, CDD, Fuso, Tronton atau Build Up Atur route yang akan dituju Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada pecahan atau kartonan Hindarkan biaya siluman. a) Container optimization Efektif volume pengiriman dan biaya kirim Volume yang tinggi M3 – Kg b) Automatic loading c) Menggunakan trolley/pallet d) Dock management



KPI Pengiriman Barang (Delivery) KPI (Key Performa Indicator) pengiriman barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management. Untuk mendapatkan KPI penyiapan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini: Pengecekan dokumen vs barang Aktifitas barang vs lokasi (space) Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses pengiriman barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:  



Pengeluaran barang lambat


Buku Pegangan Logistik Indonesia      

Kerusakan barang Urutan rencana delivery tidak tepat Armada angkutan yang tidak memadai Truck tidak sesuai standard Barang titipan (promosi) Pengurusan barang CN

Dengan mengetahui kedua hal tsb, maka management dapat menentukan KPI-KPI mana saja yang perlu diukur sehingga dapat diperoleh penyelesaian-penyelesaian terhadap hambatanhambatan yang timbul. 









Karton/jam – diukur dari total karton yang dimuat dan dibagi dengan waktu yang dibutuhkan Contoh: Loading rate – 100 karton/jam Ontime delivery – ketepatan waktu pengiriman dibandingkan dengan target yang ditentukan Contoh: On time delivery – 89% Damage on delivery – jumlah karton rusak dalam pengiriman Contoh: On time delivery – 89% Tujuan per trip – banyaknya jumlah tujuan per keberangkatan Contoh: Tujuan utara – 4 destinations/trip, Tujuan selatan – 3 destinations/trip Waktu tunggu – lamanya waktu tunggu yang diperlukan pada saat akan bongkar barang Contoh: Hero – 90 menit, Carefour – 65 menit



Salah Kaprah Pengiriman Barang Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa). Beberapa salah kaprahproses yang harus dihindari di gudang anda didalam penanganan pengiriman barang diantaranya:    



Biarpun botak, ban tetap berputar Ringan dibawah, berat diatas Kirim barang tanpa tanda serah terima Lempar loading sembunyikan kerusakan barang Katanya engkel, nyatanya double



Ba b 6: Out Sourcing Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Out Sourcing : Pemahaman dasar Out Sourcing dan 3rd PL Tehnik memilih out sourcing Alasan-alasan melakukan out sourcing 

 

Pemahaman Dasar Outsourcing dan 3rd PL Pengertian Outsourcing adalah pekerjaan didalam suatu perusahaan tetapi dikerjakan oleh fihak/perusahaan lain yang memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan tsb.

Pemilihan mempergunakan out sourcing didasari pada perpindahan unsur investasi menjadi unsur biaya operasi (Operation cost). Unsur biaya logistic inilah yang secara umum menjadi dasar perkembangan industri outsourcing. Sebagai contoh, dinNegara maju, biaya logistik adalah 610% dari Sales namun di Indonesia Logistic masih di angka 25% Sales. Hal ini dapat terjadi karena banyak biaya yang TERSEMBUNYI didalam supply chain itu sendiri. Karena tidak Halaman 109 Sample Manual Template


mau report berurusan dengan hal-hal yang tersembunyi inilah, menjadikan outsourcing menjadi pilihan utama. Dengan mempergunakan outsourcing akan perusahaan memenuhi 2 tujuan pokok: Meningkatkan service level dengan cara improving fleksibilitas dan management 



inventory biaya Mengurangi

Third Party Logistics adalah bagian dari Out Sourcing yang khusus bergerak didalam bidang logistik. Yang ditangani oleh 3rd PL bisa secara keseluruhan atau hanya sebagain aktifitas dari sebuah rantai logistic berdasarkan kontrak waktu dan imbalan fee tertentu. Konsumen pengguna jasa 3rd PL di Indonesia pada umumnya adalah: 1. Perusahaan asing multinasional 2. Pabrikan 3. Ritel yang memiliki jaringan Secara umum ada 2 jenis pelayanan 3 rd PL: 



Pergerakan fisik barang (Pergudangan dan Transportasi) Management



Pelayanan 3PL : 



Basic Service : Tidak membutuhkan koordinasi yang bersifat dominan Physical contract logistic service : Perusahaan masih memegang kendali management, Hanya beberapa aktivitas fisik saja yang di outsorcing kan





Management contract logistic service: Management w/h dan transport mulai di sub kan Integrated Contract Logistic : Aktifitas fisik dan management di sub kan

Skup pelayanan 3rd PL: •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Supply Chain Management / Continuous Replenishment Warehouse Review Transportation Analysis Cycle Time Review Cost Analysis Service Analysis Operations Review Systems Review Negotiations with Transportation and other Logistics Providers Distribution Network Design Reengineering E-Commerce



Tingkatan kerja sama yang dilakukan outsourcing dari masa kemasa

Kenapa Harus Menggunakan 3rd PL Salah satu kelemalah logistik di Indonesia adalah tidak adanya data cukup yang dapat memberikan suatu alasan kegiatan 3rd PL. Oleh karenanya Mercer Management Consulting 1995, survey pada 500 Largest American manufacturers memberikan panduan dari hasil surveynya mengapa sebuah perusahaan menggunakan jasa 3rd PL: 1. Biaya lebih rendah (38%)2. Akses tehnologi baru dan pemecahan yang lebih innovative (pilihan w/h atau delivery yang baru dll) sehingga dapat meningkatkan kemampuan pasar (24%)



2. Dapat melakukan koordinasi lebih mendalam antara produsen dan distributor dan effisiency operasi (11%) 3. Improve Cust. Service (9%) 4. Perusahaan dapat melakukan penetrasi pada pasar lebih baik (core business) (7%) 5. Flexsibilitas yang lebih besar (mengurangi risk investment asset (kepemilikan truck, gudang dsb) (5%)

Sistim Kontrak 3rd PL Yang menarik didalam menggunakan jasa 3rd PL adalah menentukan cara-cara pembayaran fee yang tercantum didalam perjanjian kontrak. Ada beberapa dasar yang harus difahami telebih dahulu sebelum ditentukan sistem apa yang terbaik didalam pelaksanaan kontrak 3 rd PL tsb Ada 4 sistem yang umum diterapkan: 1. Fix rate 2. Cost Plus 3. Unit rate Pure Unit Rate o Volume rate o 3. Kombinasi “Share Saving”



1.Fix Rate Fix rate atau rate tetap adalah cara paling mudah dan paling sederhana yang “tidak umum” digunakan didalam industri 3 rd PL. Fix rate biasanya digunakan oleh perusahaan yang tidak dinamis operasionalnya dan yang memiliki jiwa ‘safety player”. Keuntungan penerapan sistim ini adalah: 



Perusahaan dan penyedia jasa 3rd PL mendapatkan kepastian biaya pada setiap bulannya. Tidak ada unsur tiba-tiba yang menjadikan biaya menjadi lebih tinggi atau lebih rendah.

Kelemahan penerapan sistim ini adalah: 



Tidak adanya rangsangan bagi kedua belah fihak untuk melakukan pengembangan kemampuan (improvement). Pada saat penualan turun, % biaya/sales akan menjadi lebih besar

Contoh: Perusahaan hanya membayar Rp. 10.000.000 kepada penyedia jasa pergudangan yang melaksanakan pekerjaan penerimaan barang, penyimpanan dan pengiriman barang. Jika



terjadi over time, maka over time tsb juga akan dibayarkan sesuai dengan yang terjadi tetapi tidak ada kenaikan didalam pembayaran jasa 3rd PL nya, yakni tetap Rp. 10.000.000,2.Cost Plus.

Sistem costawal plusjasa sangat baikBiasanya diterapkan bagi pengguna 3rd PL.. sistim ini akan di ganti menjadi sistem unit rate apabila pengguna jasa 3rd PL sudah merasakan manfaat dan besaran biaya yang akan dijadikan standard pengenaan fee selanjutnya. Keuntungan sistim ini adalah : 



Adanya keterbukaan bagi kedua belah fihak didalam pengelolaan biaya dan aktifitas logistiknya. Pengguna akan mendapatkan seluruh data yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional dan keputusan ya tidaknya suatu tindakan diberikan pada pengguna jasa tsb.

Kelemahan sistim ini dalah: 

3rd PL hanya mendapatkan fee yang tetap (fix) sepanjang masa kontrak.





Seluruh “jeroan” perusahaan jasa 3rd PL terbuka lebar untuk diketahui oleh pengguna jasanya. Tidak menimbulkan tantangan untuk bertindak “lebih”

Contoh: Jika didalam kontrak dinyatakan bahwa fee

3rd PL adalah 10%, maka biaya pengiriman barang dari Jakarta ke Surabaya dengan mempergunakan truck double (CDD) adalah Rp. 5.000.0000 per trip di tambah 10% sebagai fee jasa yang dilakukan. Share % Fee dari cost yang ditimbulkan untuk sistem cost plus biasanya:   

Industri FMCG : 10% - 20% Industri Minyak : 7.5% - 15% Industri Farmasi : 5% - 10%

3.Unit Rate Penerapan sistem Unit rate didalam kontrak jasa 3rd PL “lebih berwibawa” dibandingkan dengan sistem cost plus. Dikatakan demikian karena didalam sistim Unit rate ada unsur “resiko rugi” jika pelaksana 3rd PL menjalankan bisnisnya tidak dengan perhitungan yang matang dan metode pelaksanaan yang baik.



Keuntungan penerapan sistim ini adalah: 



Ada potensi untung lebih besar didalam aktifitasnya jika pelaksana 3rd PL mendapatkan efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi dari standard yang diterapkan. Adanya unsur persaingan yang tinggi untuk mendapatkan cara terbaik, waktu tercepat dan hasil tertinggi

Kelemahan penerapan sistim ini adalah: 

Ada potensi “rugi” jika penerapannya tidak mempergunakan cara yang benar atau salah didalam melakukan analisa biaya.

Contoh:

Harga handling fee (fee penanganan barang pada saat masuk atau keluar gudang) adalah Rp. 50.000 per pallet . Jika penyedia jasa 3rd PL bisa melakukan efisiensi daya simpan, misalnya dengan mempergunakan rak sehingga bisa menampung lebih banyak pallet, maka ybs akan mendapatkan “revenue” yang lebih besar dibandingkan melakukan penyimpanan tanpa memperguankan rak.



4.Kombinasi Share Saving Sistim kombinasi share saving dijadikan suatu acuan adanya kinerja 3 rd PL yang jauh lebih baik. Cara ini hanya bekerja dengan maksimal jika penyedia jasa 3rd PL dan penggunanya memiliki komitmen yang tinggi didalam mencapai target yang ditentukan. Dengan kata lain, puncak rd

daripada 3 PLcara adalah diantara sudah terjalin kerjajika yang selalu keduanya menuju kepada share saving (pembagian keuntungan) Keuntungan sistim ini adalah: 



Rasa kebersamaan dan kesatuan antara pengguna dan penyedia jasa 3rd PL sangat tinggi. Biasanya hubungan kerja samanya akanberlangsung lama karena sudah tercipta situasi win-win.

Kelemahan sistim ini adalah: 

Perlu waktu lama untuk menciptakan ‘rasa’ dan ‘aroma’ yang sama antara pengguna dan penyedia jasa.

Contoh:

Jika proses penerimaan dan pengurusan barang di pelabuhan biasanya dilakukan 7 hari dengan biaya per hari adalah 100 US $ Halaman 118 rasional Warehouse


dengan fee 10%. Maka jika pelaksana 3rd PL bisa melakukannya didalam waktu 5 hari, maka ia akan memperoleh fee:  





7 hari x 100 US $ x 10% = 70 US $ Share saving (20:80) = 200 US $ x 20% = 40 US $ Total fee yang diterima karena ia bisa mengematjasa waktu hari adalah : 110 US $ Pengguna 3rd2PL juga mendapatkan penghematan sebesar 200US $ - 40 US $ = 160 US $.

Yang Diharapkan Pengguna 3rd PL Dengan mengetahui harapan dari pengguna 3rd PL, maka akan diperoleh hasil yang optimal dan memenuhi kebutuhan dari pengguna dengan baik. Beberapa harapan dari pengguna 3rd PL diantaranya: 



Harus memiliki core business didalam logistik. Secara logika, dengan memiliki core bisnis didalam logistik maka 3 rd PL tsb mengetahui dengan benar mengenai detail operasionalnya. Harus memiliki nilai tambah disamping nilai pokok



3rd PL harus mampu memberikan nilai tambah disamping tugas pokok yang diberikanya kepada penggunanya. 

Fokus pada industri tertentu. Akan lebih baik jika 3rd PL menguasai industri tertentu, khususnya industri yang menuntut standar kualitas tinggi seperti industri Oil dan turunanya atau industri farmasi.





Cakupan pelayanan luas se Indonesia Dengan memiliki cabang, agen atau partner yang luas diseluruh Indonesia akan mempermudah pelayanan logistik yang diberikan baik didalam distribusi fisik barang maupun distribusi dokumentasi dan informasinya. Memiliki instrastruktur yang stabil. Dengan memiliki system operasional, pergudangan atau transportasi yang stabil akan memberikan “ketenangan” terhadap penggunanya.

Dari beberapa survey yang dilakukan oleh institusi logistic internasional, diperoleh beberapa hasil positif yang sangat membantu pengguna jasa 3rd PL didalam mengelola bisnisnya.



Dari data hasil survey tsb nampak bahwa penurunan biaya logistic dapat turun lebih dari 5% hingga 10% baik di Amerika utara maupun Eropa. Sedangkan inventory dapat diturunkan hampir 10%.

Source: Third-Party Logistics Study Results and Findings of the 2002 Eighth Annual Study1

Metode Pencarian 3rd PL Yang Sesuai Ada analogi tradisional yang menarik yang dapat digunakan untuk mendiskripsikan cara pencarian 3rd PL, Bibit, Bobot dan Bebet.



“Bibit” 1. Sumber daya manusia – “gudangmania” 2. Daya adjust kepada system operasional pengguna 3. Standardize implementasi (best practice) “Bobot” 1. Dukungan teknologi (SAP, V3, MFGpro, ISIS, dll) jangkau pelayanan 2. Daya 3. Fasilitas penanganan barang “Bebet” 1. KPI (Key Performa Indicator) 2. Type partnership (cost +, unit rate dll) Yang menarik adalah pada saat ditanyakan kapan harus memulai 3rd PL dijawab secara umum: Saat konsumennya menanyakan apa nilai tambah yang dapat diberikan perusahaan kepada konsumen Keputusan dari Management. 



Secara umum, sebelum menentukan 3 rd PL yang akan dijadikan partner, perlu dilakukan analisa terhadap:     

Warehouse Review Transportation Analysis Cycle Time Analysis Cost Analysis Kebutuhan perusahaan







apakah logistic adalah kompentensi yang utama ? Tangible value apakah ada kelebihan yang dapat diukur Komitment management

Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menenentukan apakah perusahaan akan rd

mempergunakan 3 PL adalah:   

Metode sederhana Max Well Chart Metode analisa sederhana Metode analisa mendalam

1.Metode Sederhana : Max Well Chart Pilihlah jawaban yang tersedia di masing-masing kolom sesuai dengan kondisi yang terjadi sebenarnya.



Jika salah satu jawaban dibawah Best Practice, maka artinya perusahaan anda memerlukan partner 3rd PL didalam aktifitasnya agar tercapai nilai keseluruhan menjadi Best Practice.

2.Metode Analisa Sederhana: Metode analisa sederhana memerlukan database yang cukup baik persyaratan agar diperoleh hasil analisa yang memenuhi untuk menentukan perlu tidaknya menggunakan 3rd PL. Adapun hal-hal penting yang harus dianalisa adalah: 





  

Besarnya target penghematan pada cost transportasi sekarang dan real pencapaian yang sudah didapatkan. Pembandingan total cost 3PL dengan cost perusahaan Mengembangkan fungsi kontrol yang jelas (KPI’s) Kualitas services Kuantitas Biaya operasi

3.Metode Analisa Mendalam: Metode analisa mendalam mensyaratkan kelengkapan data yang komplek dan jelas dan



memiliki ukuran (KPI) baik yang akan dicapai maupun yang sudah dicapai. Poin-pon yang dianalisa agar dapat diperoleh hasil yang terbaik adalah:  

Melakukan analisa internal Kondisi saat ini

            

Apa yangprovider akan dicapai 3PL tepat’ Memilih yang setelah ‘benar dan Existing client Financial Labor relation Capability Kejelasan KPI’s Kuantitas Kualitas Financial Kontract yang ‘menarik dan merangsang’ Terms of contract Reward and penalty

Salah Kaprah Management 3rd PL 1. Logistic adalah bagian yang sangat penting, ‘tabu’ di outsource-kan 2. 3PL merupakan saingan dari bag. logistic perusahaan pengguna jasa 3. Pengguna kehilangan control atas aktifitas operasi fisik



4. “Strategic risk”. Meng-copy prestasi suatu pelayanan dari pers. A ke pers. B yang sejenis 5. “Commercial risk”. Image pers. akan berhubungan dengan image 3PL 6. “Management risk”. Service level dan biaya yang tidak transparan dari 3PL



Ba b 7: M e m ba n g u n Gu d an g Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas membangun sebuah gudang:  

Strategy membangun gudang baru Dasar-dasar membuat lay out gudang

Study Case : Membangun Gudang Mari kita mencoba membangun sebuah gudang dengan data-data dibawah ini:  



Jenis industri, Oli. Sales per bulan : 2,500 ton, jenis barang drum dan karton dengan komposisi 80%:20%. Kapasitas terima barang 4 container per hari dan pengiriman 10 truck engkel dan 2 truck build up. Halaman 127 Sample Manual Template


Fasilitas yang dimintakan: kantin, ruang sopir, charge forklift dan gudang barangbarang promosi/botol.

Bisakah kita menentukan berapa m2 gudang yang harus digunakan hanya dengan data-data tsb didatas ? Yakinkah anda dapat menggunakan data-data tsb ? 



Cukupkah data itu untuk menentukan berapa m2 gudang yang akan digunakan dan berapa lama sewa yang harus diteken ? Pertanyaan lainnya, dimana gudangnya ? Di wilayah utara, timur atau barat ?



Metode “Pitu Mo” Ada metode sederhana yang dapat digunakan didalam menentukan berapa luasan gudang yang diperlukan dan metode-metode lainnya untuk membuat lay out gudang, perlengkapan peralatan kerja dan memilih staff yang akan melaksanakan pekerjaan tsb. Metode “Pitu (Tujuh) Mo” 1. Menentukan kapasitas simpan dan keluar. 2. Menentukan luasan gudang 3. Membuat lay out gudang 4. Mencari lokasi gudang 5. Menentukan harga sewa dan lama sewa 6. Melengkapi alat-alat pendukung operasional 7. Memilih staff dan training

1.Menentukan kapasitas simpan dan keluar.

Database yang digunakan adalah database yang ada pada study case. Kuncinya adalah dari data sales per bulan, dapat ditentukan berapa putaran barang yang harus disimpan didalam gudang setelah diketahui hari turn over simpanan (biasanya kelipatan bulan, 30 hari atau ada juga 45 hari dan 7 hari)



Hitunglah rata-rata isian per pallet normal sehingga akan diketahui berapa jumlah pallet yang harus disimpan, yang masuk dan yang keluar per hari atau per bulan. Kalau angka ini sudah ketemu, artinya satu tahapan awal dalam penentuan gudang yang tersulit sudah diselesaikan.

Tips#1: Jangan lupa, tentukan juga apa tipe pallet yang akan dipergunakan, apakah 1x1,2 m (amerika) atau 1x0.8 m (eropa). DATABASE Kg/Pallet Carton

Block

512.00

Drum

800.00 SpaceM2

Kg/Pallet 2 3

AvgStorage

Cases/pallet

6 1,024 2,400

200

4

AVGperM2

Carton

1,346.00

729,547

542.01

Drum

2,771.00

1,482,419

534.98

PalletSize(1.2X1.0)(M2)

Kg/Unit

32 1

1.2

RackSize(2bayX2rowX5Stack) (M2)

6.9

Freespace

9%

Data: Target Average

Dispatch

Receiving

Dispatch

Receiving

(Kg)

(Kg)

(Pallet)

(Unit)

%Storage

Carton

1,000,000

500,000

1,953

15,625

20.0%

Drum

1,500,000

1,000,000

1,875

5,000

80.0%

Average/month

2,500,000

1,500,000

3,828

20,625

Data-data yang diperlukan untuk menentukan kapasitas gudang



2. Menentukan luasan gudang

Jumlah pallet yang disimpan belumlah berarti apa-apa untuk menentukan besaran luas gudang yang akan disewa. Diperlukan kalkulasi kedua untuk menentukan berapa luas gudang jika pallet tsb ditumpuk atau di letakan di rack.

Level racking yang diinginkan menjadi bahan pertimbangan dan akanjuga berdampak langsung pada besaran m2 gudang yang akan disewa.

Tips#2: Jangan lupa tambahkan 3,10 m ukuran antar rack untuk keamanan maneuver forklift. Tips#3: Standard gudang di Indonesia rata-rata 9m bawah dan 12m atas. Sedangkan standard gudang yang agak baru adalah 12m bawah dan 16m atas. WAREHOUSEMODEL BLOK STACK StorageTarget

5,000,000

TO

ays

kg

60 d

Result:

Pallet Lajur /

Warehouse 7

Modul (row) X

7

Modul Y

Lebar (m)

46

Panjang (m)

178

33

5

Jarak dari dinding belakang

5

Jarak dari dinding depan

Pallets Req.

tacking 6,953

S

7,392

Warehouse (m2)

PalletsCapacity

T y poei tf e m

Pa ll et

2 8,228

Blok

P a l l e( tm 2 )

K g (s )

Carton

1,953

977

1,172

1,000,000

Drum

5,000

1,667

2,000

4,000,000

6,953

2,643

3,172

5,000,000

Eff.


39%


Tips#4: Jenis rack yang umum dipakai adalah selective dan jika jenis barang tidak banyak serta pengiriman rata-rata perpallet, pertimbangkan juga memakai rack jenis double deep agar lebih banyak daya muatnya 3.Membuat lay out gudang

Hal terpenting dari lay out tadi adalah, tentukan dimana in dan outnya barang serta tatanan pallet yang diinginkan. Tambahkan juga keperluan untuk penyiapan barang setelah terima dan sebelum pengiriman, yang luasannya tentunya bergantung pada banyaknya pengiriman dan penerimaan barang serta jadual/skedul pengiriman dan terima barang.

Tips#5: Rata-rata ukuran gudang yang umum adalah 23mx48m. In dan Out sebaiknya dilakukan pada



pintu yang berbeda dan memiliki alur yang searah (tidak bolak-balik). 4.Mencari lokasi gudang Carilah akses yang termudah dan ada alternative jika seandainya terjadi kemacetan dijalan, ukurlah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman barang dari pabrik/distributor ke gudang. Fasilitas pergudangan yang harus ada sangat bervariasi tergantung dari kebutuhan yang diperlukan. Biasana semakin lengkap fasilitas yang ada, akan mempengaruhi besaran harga sewa yang akan dikenakan.

Contoh data potensial pergudangan di Medan



Tips#6: Cara termudah dalam mencari gudang adalah melalui referensi dari perusahaan rack/forklift. Demikian juga untuk menggambar lay out, perusahaan racking akan memberikan bantuan yang sangat berarti.

Contoh pemilihan lokasi pergudangan di Jakarta 5.Menentukan harga sewa dan lama sewa „Berapa yang harus dibayar ?“ Adalah pertanyaan yang sulit dan penuh ketergantungan dengan kemampuan dalam bernegosiasi dan ketajaman informasi yang diperoleh dari referensi. Perhitungan antara luasan yang lebih besar untuk ukuran gudang standard dengan luas yang agak kecil dengan tinggi gudang yang sampai 16 m misalnya, akan sangat berbeda dan perlu



dijadikan dasar pertimbangan pengambilan keputusan

Tips#7: Biasanya landlord akan memberikan range penawaran antara 5%-15% dari harga final yang ditawarkan. Besaran sewa antar 1 tahun, 2 tahun atau 3 tahun juga memiliki beda yang cukup berarti. Tips#8: Bayarlah uang sewa per periode 3 bulan dengan deposit 3 bulan dimuka. Biasanya landlord akan meminta 1 tahun + 1 bulan deposit, coba perhitungkan dimana yang lebih menguntungkan untuk budget perusahaan. 6.Melengkapi alat-alat pendukung operasional

Untuk mengoperasikan gudang yang berskala internasional dan berstandard tinggi, pastikan bahwa seluruh peralatan dan perlengkapan yang diadakan sudah memiliki sertifikat uji yang layak. Tidak banyak pemain di logistic yang menyediakan rack, forklift, pendingin, genset, pallet dan peralatan lainnya. Hanya saja satu hal yang perlu diwaspadai adalah lama waktu pengadaan yang biasanya memakan waktu berbulan-bulan.

Tips#9: Racking adalah perlengkapan yang biasanya memerlukan waktu paling lama yakni



sekitar 8-12 minggu pengiriman dan 3-4 minggu instalasi. Perbandingan antara beberapa peralatan gudang berdasarkan Merk

7.Memilih staff dan training Gudang baru, alat baru dan staff yang baru. Ideal memang. Namun tidak semua gudang baru harus dikelola oleh staff yang baru, minimal harus dipilih dari staff yang memiliki kelebihan dalam hal implementasi. Training dan pelatihan adalah perlu untuk memastikan bahwa staff memahami benar



bagaimana alur kerja dan dokumen yang berlangsung digudang baru tsb. Tips#10: Gunakan waktu 1-2 minggu sebelum go live untuk melatih staff secara real life sehingga mereka siap pada waktunya dan kita tahu kekurangan/kelemahan alat dan perlengkapan yang ada digudang kita.

Organisasi Sebuah Supply Chain di Industri Farmasi



Referensi: Lay Out Gudang, Pentingkah ? Pertanyaan ini sangat sederhana didalam menjawabnya. Ya atau Tidak. Namun sebelum menjawabnya, bayangkan kalau anda diharuskan mengelola gudang kosong pada gambar diatas dimana kondisinya masih “perawan”. Yang ada disitu hanya lantai yang mulus, lampu dan tiang-tiang serta pintu di setiap sisinya. Masalahnya adalah barang FMCG (Consumer Goods) yang sangat beragam jenisnya dari yang fast moving sampai degan yang slow moving. Apa yang harus dilakukan ?

Lay Out mudah ! jika memang kompleksitas operasional gudang anda memang sangat sederhana. Katakanlah kalau anda hanya mengelola 1-5 jenis barang makanan khusus kemasan kaleng dengan jumlah outlet yang dilayani hanya 1-5 outlet per ‘bulan’ dan dengan luasan gudang yang cuma dibawah 1000 m2 serta karyawan yang rata-rata berjumlah 5 orang.

Lay Out itu sulit ! Namun membuat lay out akan menjadi sangat sulit jika anda mengoperasikan gudang dengan luasan 10,000 m2, 5,000 an jenis barang aneka ragam, 100 outlet perhari dengan jumlah Halaman 138 rasional Warehouse


karyawan diatas 100 orang serta masih harus berhubungan dengan pabrik dimana WIP (work in process—barang-barang setengah jadi) adalah bagian dari aktifitas keseharian anda

Contoh Lay Out Sebuah Gudang Pertanyaannya adalah : mengapa ruangan barang rusak diletakan di belakang kantor administrasi utama ? Dasar-Dasar Di Dalam Membuat Lay Out Gudang

1.Pemahaman industri yang akan dijalankan Lay out gudang tidak bisa dicontek secara langsung dari industri A ke industri C. Perlu dilakukan beberapa modifikasi yang beralasan



dari industri A ke C sehingga apa yang disyaratkan nanti akan terpenuhi. Pemahaman industri ini akan memberikan konsep dasar dimana pintu keluar dan masuk akan ditentukan, sarana bongkar muat kendaraan, lokasi penyiapan picking dan delivery serta lokasi sarana pendukung operasional yang disysratkannya 2.Komoditi barang yang dikelola Dengan mengetahui jenis komoditi barang yang akan dikelola, maka anda dalam menentukan lay out akan dapat memberikan gambaran dimana kelompok barang A yang fast moving ditempatkan, barang yang mudah pecah dialokasikan dan dimana barang yang memiliki bau yang menyengat diberikan tempat khusus. Kejelasan rencana pengelokasian ini akan memberikan kecepatan kerja yang tinggi dan juga resiko-resiko kerusakan barang yang minimal. 3.Ketahui luasan gudang yang ada Tidak perlu dipermasalahkan yang mana dulu harus ditentukan apakah luasan gudangnya atau gudang yang sudah diberikan dahulu. Tetapi dengan mengetahui luasan yang ada, maka akan lebih mudah anda dalam merencanakan lay out tsb. Adanya rencana rack dan non rack juga akan mempunyai pengaruh yang berbeda dalam menentukan besaran pallet yang tersimpan dan juga lay out gudang secara keseluruhan.



4.Jenis aktifitas yang dilakukan di gudang Bayangkan jika gudang anda ternyata harus melakukan salah satu operation support seperti repacking, maka sudah tentu anda harus menyediakan sarana ini dilokasi yang tepat dimana barang masuk dan keluar kelokasi repack ini tidak mengganggu aktifitas lainnya. Demikian juga dari segi pengamanan, lokasi repack ini harus terjamin keamananya baik dari kehilangan barang baku maupun sisi sisi penyimpanan barang jadi. 5.Fasilitas non operasional yang harus ada Didalam komponen suatu gudang, tidak cuma lokasi rak, pintu keluar masuk saja yang harus tersedia. Namun ada sarana-sarana yang harus disediakan dimana tidak secara langsung saranasarana tsb akan membantu kelancaran operasional. Sarana-sarana tsb antara lain, kantin, toilet, ruang ganti pakaian, mushola, ruang absent dan juga resepsionist. 6.Expansi gudang jangka panjang Dengan pemahaman yang jauh terhadap rencana perusahaan jangka panjang, akan memberikan penyiapan lay out yang mapan. Seandainya perusahaan sudah pasti akan memperluas gudang 3 tahun mendatang, lay out gudang harus memberikan jaminan bahwa perluasan tsb tidak akan merombak seluruh fasilitas yang ada. Minimal rak-rak yang sudah berdiri tidak perlu dipindahkan lagi hanya karena perluasan gudang



tsb. Demikian juga dengan sarana umum dan alur operasional tetap berjalan pada saat kelak dilakukan perluasan tsb Berikut ini adalah contoh desain gudang yang memenuhi ke 6 unsur diatas.

Perhatikan poin-poin penting gambar lay out gudang tsb: 

Pintu masuk dan keluar dipisahkan. Kepentingan akan keamanan barang masuk dan keluar menjadikan alasan utama didalam pemisahan ini.







Penempatan peralatan palet dan hand pallet didekat pintu masuk memberikan kemudahan terhadap masuknya barang Pintu emergency, tidak boleh ada barang disekitarnya yang menghalangi aksesnya Kantor lebih baik di dekat pintu keluar karena potensi kehilangan barang banyak terjadi pada saat barang akan keluar







Manipulasi tiang-tiang warehouse yang ditempatkan ditengah-tengah penyimpanan barang akan mengurangi tingkat kesulitan operasional gudang dan meningkatkan keselamatannya. Pembagian fast dan slow moving barang didepan dan dibelakang warehouse Pemisahan antara barang makanan dan obat



Bab 8: Kin er ja G u da n g Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas meningkatkan kinerja sebuah gudang: Pemahaman dasar mengenai gudang 13 jurus jitu mengelola gudang  

Gudang



Renungan … Gudang memang mahluk tidak hidup. Gudang tidak memerlukan makan,minum atau mandi sepertihalnya seseorang merawat binatang sapi atau tanaman hias. Namun demikian gudang tetap memerlukan sentuhan khusus agar ia dapat memberikan kondisi-kondisi yang diharapkan untuk nyamanbekerja dan aman untuk menyimpanbarang. Dengan terciptanya kenyamanan dan keamanan didalam suatu gudang maka kinerja yang akan dihasilkannyapun akan menjadi lebih baik. Didalam usaha untuk menciptakan suasana gudang yang nyaman dan aman, terdapat 13 cara mengelola gudang yang sukses. 13 Jurus sukses mengelola gudang:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Data pelaporan rutin Dinding, atap, lantai Kebersihan toilet dan kantin Palet, rak Forklift, hand pallet, loading dock Lampu penerangan, musik Ventilasi Udara dan Temperatur Akurasi penempatan barang Keamanan barang di picking face Tikus, lalat dan serangga lainnya



11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan 12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang (SOP) 13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja

1.Data pelaporan rutin TOTAL INBOUND vs PRODUCTIVITY

s e s a C l a t o T

1,000,000

500

800,000

400

600,000

300

400,000

200

200,000

100

Import

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug

Sep

Oct

Nov

Dec

145,084 117,523 158,064 154,396 178,223 337,736 147,596 250,831 151,635 234,649 160,476

Domestic 282,600 358,886 525,567 345,674 300,543 538,652 390,392 469,914 485,185 469,642 527,613 Productivity

278

312

376

350

304

457

373

364

374

375

336

By Month

Kelihatannya sepele, apa sih gunanya data prestasi gudang di sajikan secara rutin di papan pengumuman karyawan ? Ada yang bilang nanti malah buka aib bagi yang membacanya atau akan terkesan sombong ? Tujuan dari pencantuman prestasi tsb sebagai tolok ukur seberapa jauh prestasi atau kegagalan yang kita alami.


0

C a s e / M a n / H o u r


Jika semua karyawan tahu kondisi sebenarnya mengenai kinerja gudangnya, maka sebagai satu team operasional yang tangguh tentu akan mengambil suatu langkah yang strategis untuk menjalankan rencana selanjutnya.

2.Dinding, atap, lantai Keamanan adalah syarat mutlak yang harus dijamin 100%, karena keamanan merupakan salah satu jenis pelayanan yang diharapkan oleh sipengguna gudang. Pastikan dinding gudang dalam kondisi yang baik, tidak bolong-bolong atau mudah untuk memasukan/ mengeluarkan barang/ manusia. Yakinkan juga bahwa dinding gudang tidak rapuh sehingga mudah rubuh.



Atap juga perlu dicek kondisinya agar aman dari bocor pada saat hujan. Saat yang tepat pada untuk mengetahui kondisi atap adalah saat hujan, carilah tetesan air dan segeralah beri catatan dimana terjadinya kebocoran untuk diperbaiki. Lantai menjadi syarat pokok dalam hal penjaminan kebersihan dan keamanan barang. Lantai yang kotor berdebu pasti akan menjadikan barang juga kotor dan berdedu. Belum lagi masalah kesehatan karyawan. Sedangkan lantai yang berlubang/bergelombang perlu dibuatkan rambu-rambu agar forklit/hand pallet tidak melaluinya.

3.Kebersihan toilet dan kantin “Untuk melihat mutu suatu gudang, lihatlah kondisi kamar mandi/toiletnya.” Kata-kata bijak tsb mungkin ada baiknya kita terapkan disemua gudang. Kebersihan toilet,



kantin dan sarana karyawan lainnya memang tidak secara langsung mempengaruhi prestasi gudang, namun secara tidak langsung akan menciptakan dukungan moral dan fisik yang sangat baik terhadap karyawan dan pengunjung gudang lainnya. Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk menciptakan kebersihan ini andai kedisiplinan dan kontrol dilakukan dengan baik 4.Palet, rak

Paku yang menonjol diatas pallet sering dianggap sebagai hal biasa. Padahal paku ini dapat menyebabkan kejadian yang fatal bagi barang diatasnya dan mungkin juga bagi karyawan yang kebetulan menginjak pallet ini. Paku yang menonjol juga secara langsung mengurangi daya ikat kayu-kayu yang ada di pallet tsb dan hal ini tentunya sangat membahayakan.



Debu dari kotoran pallet dapat menyebabkan barang kotor dan kemungkinan terkontaminasi Sedangkan rak yang tanpa paku ‘sok’ yang menancap ditiang-tiangnya mungkin juga sering dianggap biasa, padahal –seperti halnya pallettanpa paku sok tsb kekuatan ikat antar besi rak menjadi lemah pada saat forklift mengangkat palletfatal. dari rak jika menyentuh rak diatasnya maka bisa

5.Forklift, 5.Hand pallet, loading dock Perawatan forklift, hand pallet maupun loading dock yang dilakukan secara rutin dan terjadual akan memberikan ‘garansi’ keamanan dan keselamatan kerja yang lebih pasti.



Pastikan seluruh prosedur perawatan dan penanganan peralatan kerja kita selalu dalam kondisi yang prima sebelum dipergunakan. 6.Lampu penerangan, musik Secara ilmiah cahaya yang diperlukan minimal 200 lumen. Penerangan yang sesuai akan memberikan kepastian dalam penyiapan barang pada waktu picker membaca dari picking list ke rak yang dituju atau juga memastikan bahwa antar rak terlihat dengan jelas. Beberapa gudang direkomendasikan untuk memutar lagu-lagu yang ‘semangat’ tidak mendayu-dayu atau terlalu romantis. Hindari memutar lagu yang hanya menjadi faporit seseorang saja atau lagu-lagu yang terlalu memukau. Instrumentalia dapat menjadi salah satu alternatif yang dapat dipilih.



7.Ventilasi Udara dan Temperatur

Pastikan tidak ada ventilasi udara yang terhalang barang atau tertutup sesuatu sehingga mengganggu kelancaran perputaran udara. Jika perlu pastikan bahwa temperatur ruang gudang selalu dicatat dan dikontrol untuk disesuaikan dengan standar suhu barang yang disimpan. Bahkan di industri kimia misalnya, barang yang harus selalu disimpan disuhuada tertentu agar tidak terjadi ledakan atau di industri consumer goods ada komoditi yang memerlukan suhu khusus agar barang tidak rusak texturnya. 8.Akurasi penempatan barang

Akurasi antara data di system pergudangan dengan fisik barang boleh jadi menjadi taruhan nama nomor satu dalam bidang logistik. Walaupun tidak didukung dengan system yang canggih, banyak gudang-gudang modern tetap melakukan cek dan recek terhadap akurasi antara barang dengan data komputernya secara periodik guna mencapai akurasi yang tertinggi. Tingkat akurasi ini dipengaruhi oleh: kedisiplinan staff gudang dalam menerima • barang, • kedisiplinan dalam menempatkan barang dirak, • kedisiplinan menurunkan barang dalam rangka refill ke pick face



kedisiplinan staff dalam penyiapan barang sesuai dengan yang tertera di picking list

9.Keamanan barang di picking face

Banyak staff picking yang mempersiapkan barang dari pick face dilakukan dengan cara ‘menggerus’ atau istilah lainnya adalah menggangsir tumpukan barang. Memang secara umum staff akan lebih mudah mengambil barang yang terdekat dari posisinya, oleh karena itu diperlukan komitmen dari semua staff untuk tetap mengambil barang dari pick face dari tumpukan teratas, mengangkat barang dengan hati-hati dan menumpuk di pallet berikutnya dengan aman. 10.Tikus,lalat

Kebanyakan gudang-gudang modern sudah bekerja sama dengan kontraktor pest control yang cukup kualified untuk mengontrol tikus, nyamuk, lalat dan sejenisnya. Namun tidak ada salahnya staff/manajemen gudang tetap melakukan kontrol dan cek-ricek terhadap kondisi umpan yang telah mereka siapkan. Banyak umpan yang ‘kadaluarsa’, tumpah atau hilang sehingga tidak akan pernah memberikan hasil yang maksimal. Mungkin perlu juga setiap 1 atau 3 bulan sekali menanyakan ‘hasil’ buruan dari kontraktor pest control.



11.Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan

Sebuah kritik : “Kotak P3K yang tersedia disetiap gudang kebanyakan kotak P3K untuk rumah tangga, bukan untuk industri atau gudang yang aktif dengan banyak orang dan hilir mudik dengan

segala atau aktifitas” Poster spanduk keselamatan juga sangat perlu untuk dikampanyekan disetiap sudut strategis didalam gudang untuk mengingatkan semua karyawan. Disalah satu gudang di Bekasi, didepan kantornya tertera jumlah jam terlampaui tanpa kecelakaan kerja serta sarana pendukung lainnya yang walaupun sederhana namun memberikan kesan kepedulian yang mendalam. 12.Prosedur penerimaan dan pengiriman

Kejelasan akan prosedur penerimaan barang dan pengiriman barang menjadikan jurus jitu yang layak dipertimbangkan dengan serius. Betapa tidak, dengan adanya aturan prosedur yang jelas didua bagian ini, maka akan menjamin akurasi barang dengan baik, kehilangan barang yang mungkin nihil, penyiapan barang yang cepat dan tentu kepuasan klien akan on time delivery yang kita lakukan. Tugas manajemen gudanglah untuk memastikan dengan baik adanya prosedur dan aturan yang jelas serta komitmen staff yang



tinggi untuk tetap terus mengikuti aturan yang telah disiapkan. 13.Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja

Sekali lagi untuk masalah keselamatan dan keamanan kerja tidak ada toleransi yang dapat mengamini untuk dilakukan Perlengkapan kerja, pakaian pelanggaran. kerja atau ID card adalah hal wajib yang harus diterapkan seharihari diwaktu bekerja. Di gudang industri baja -misalnya-- seluruh staff yang bertugas tetap konsisten memakai helm, sepatu pengaman dan kaca mata dalam aktifitas hariannya. Untuk mewujudkan hal ini, perlu komitmen tegas diantara karyawan dan manajemen dalam usaha menerapkan area kerja yang aman, nyaman dan selamat



Ba b 9 : KP I Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami Key Performa Indicator (KPI) didalam aktifitas logistik: Pemahaman Dasar KPI Jenis-Jenis KPI Pembuatan KPI dan Penerapannya di lapangan   

Rumusan KPI vs Rumusan Judi Togel Jangankan KPI (Key Performance Indicator), judi Togel-pun memerlukan rumusan yang tepat. Kalau di togel dikenal angka-angka mistik maka di KPI dikenal dengan angka-angka unik yang merupakan angka minimal ketercapaian indicator performance. Memang merumuskan KPI tidaklah sesulit merumuskan togel, sebab di KPI semua angka dicapai dengan dasar hitungan logika yang jelas dan mendasar. Sedangkan dalam merumuskan



togel, diperlukan angka-angka yang banyak muncul dari mimpi Sebelum memasuki pemahaman yang lebih mendalam, cobalah fahami pernyataanpernyataan berikut dan tentukan mana yang ada unsur KPI didalamnya dan mana yang tidak ada unsur KPI nya: 







 

Partai “XYZ” harus mendaftarkan kembali pada pemilu mendatang karena hanya memperoleh suara 2.6% …. Siti, salah satu peserta KDI memperoleh nilai sebesar 11.5% dari polling SMS yang masuk. Oleh karenya ia …… Dari 1000 Kepala Keluarga kelurahan Pondok Bambu Jakarta Timur yang didata, hanya 11% yang memperoleh BLT. Sedangkan sisanya …. Perpanjangan STNK akan diberikan jika uji emisi kendaraan yang diperpanjang memenuhi persyaratan sbb: CO = 0.001% b. H2O = 1% dsb. Untuk menjadi peserta kuiz Who is Millionare syaratnya sangat mudah, kirimkan SMS sebanyak-banyaknya ke …..

Cocokan jawaban anda dengan jawaban yang ada di akhir bab ini.



Analogi Pesawat dan Mobil Didalam pemahaman KPI, sangat penting memahami arti bagus diketahui (should to know) dan perlu diketahui (have to know). Analogi pesawat dan mobil dibawah ini akan membantu apa yang dimaksud dengan bagus diketahu dan perlu diketahui. Analogi pesawat:

Nampak begitu banyak panel-panel yang harus dilihat dan diamati selama dalam penerbangan. Panel kecepatan angin, arah angin, tekanan udara, suhu luar, ketinggian, lokasi altitude dan latitude pesawat dsb adalah panel-panel yang perlu diketahui, bukan sekedar bagus diketahui. Seluruh panel-panel yang nampak diatas harus diketahui dan perlu dimengerti agar penerbangan menjadi selamat dan aman. Salah



satu saja panel yang tidak berfungsi, maka resiko tinggi pasti terjadi. Artinya, seluruh perlengkapan didalam sebuah pesawat adalah perlu diketahui, bukan bagus diketahui saja. Analogi mobil:

Bandingkan dengan panel-panel yang ada didalam sebuah cockpit mobil. Apakah diperlukan panel tekanan udara luar ? Apakah arah angin perlu diketahui dan diukur didalamnya ? Atau perlukah adanya panel yang menentukan berapa ketinggian mobil saat berada disuatu jalan tertentu. Lain halnya panel kecepatan, panel bahanbakar dan panel lampu sein belok kanan atau kiri, adalah panel-panel wajib yang harus ada dan harus difahami oleh pengemudinya. Apakah tidak boleh jika sebuah mobil memiliki GPS (Global Positioning System) yang dapat



mengukur ketinggian dari muka laut ? Tentu boleh, tetapi tidak harus setiap mobil memiliki alat ini. Dengan kata lain, alat GPS adalah bagus untuk diketahui tetapi tidak perlu untuk dijadikan wajib. Didalalam sebuah aktifitas logistik, banyak halhal yang dapat diukur dan ditunjukan menjadi “panel-panel” yang indahatau yang dapatdidalam diletakan didalam sebuahpesawat hanya sebuah mobil. Semakin banyak diukur dan diketahui tidak otomatis semakin baik operasional sebuah logistik.

KPI : Mahluk Apakah Dia ? KPI memiliki pemahaman yang berbeda bagi setiap tingkatan aktifitas logistik ataupun tingkatan management. Bagi Management, KPI adalah alat yang digunakan manager sebagai penentu bagaimana pencapaian dibandingkan target yang akan dicapai dan berhubungan dengan perencanaan, motivasi.” Nampak disini bahwa KPI hanyalah sebuah alat ukur tercapai tidaknya suatu target yang telah disepakati bersama antara management dengan teamnya. Berbeda dengan management, seorang karyawan/staff akan melihat KPI sebagai “suatu alat yang digunakan karyawan untuk



menentukan aktifitas kerjanya telah memenuhi parameter yang disetujui atau belum”. Dan bagi seorang konsumen, mereka melihat KPI dalam bentuk bagian penting dari suatu hubungan dengan konsumen. Konsumen akan menyatakan apakah kita telah dapat memenuhi sesuatu yang kita janjikan dengan yang kita lakukan” Jika diamati, nampak bahwa ketiganya mengandung satu unsur yang sama yakni pengukuran. Walaupun ketiganya mengukur objek yang berbeda namun kesamaan aktifitasnya menjadikan makna bahwa kalau sesuatu tidak diukur, apakah kita dapat memanage nya dengan baik ? Perlu diketahui juga kondisi-kondisi yang terjadi pada masa lalu dan masa sekarang yang berhubungan dengan KPI sebagaimana dianalisa oleh Dr. Richard Wilding, (KPis in The Su pply Chain): Masa lalu: • Kita mengukur hal yang salah Kita mengukur sesuatu yang memang • mudah diukur • Pengukuran membosankan dan tidak ada hubungannya dengan strategi bisnis kita • Masalah yang perlu diukur adalah masalah finansial saja



Masa sekarang: • •

•

•

Kita mengukur terlalu banyak Kita habiskan waktu terlalu banyak untuk mengukur sesuatu yang tidak dapat diukur Kita tidak tahu akan diapakan hasil pengukuran yang kita miliki Pengukuran kita sangat komplek dan tidak satupun yang memahaminya

Ciri-ciri KPI yang baik dan benar agar dapat menghasilkan tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Jelas dan memiliki hubungan dengan strategi perusahaan Pentingnya memahami visi, misi dan tujuan perusahaan akan mempermudah didalam membuat KPI yang akan berguna untuk mengukur kinerja perusahaan. Unsur “unik” didalam logistic, menyebabkan KPI yang dibuat oleh sebuah perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya. 2. Sederhana dan mudah dipahami Bayangkan jika untuk memahami KPI yang dibuat harus membuka kamus logistik karena kriteria yang komplek dan sulit dimengerti secara umum. KPI yang sederhana dan mudah dipahami akan mempercepat proses



pengukuran dan menjadikan acuan terhadap pencapaian target yang ditetapkan. 3. Memungkinkan untuk diawasi/kontrol oleh orang yang melakukan pengukuran tsb Pengawasan yang dilakukan oleh bagian terkait dan bagian internal akan menjadikan kontrol yang Oleh positifkarenanya dan “fair”perlu terhadap yang diukur. sekalihasil di buatkan KPI yang dapat difahami oleh seluruh team yang terkait, bukan hanya untuk team internal saja. 4. Ditentukan oleh konsumen dan perusahaan Cara termudah untuk mendifinisikan KPI mana yang bagus dan mana yang perlu diketahui adalah dengan koordinasi antara apa yang diinginkan oleh konsumen dan apa yang menjadi target dari perusahaan. 5. Menyajikan data yang akurat dan cepat Apa yang terjadi jika didalam mempersiapkan sebuah KPI anda memerlukan waktu cuti 2 hari ? Apapun alasannya jika diperlukan waktu yang sangat lama untuk mendapatkan KPI tsb, maka sudah dapat dipastikan bahwa KPI yang dibuat tidak baik !. 6. Informasi sebaiknya merupakan usulan yang saling berkait



Adanya angka-angka yang dijadikan target pencapaian harus saling kait berkait dengan target yang diberikan pada bagian lainnya. Semakin erat kaitanya dengan bagian lain akan menyebabkan kerja sama antar bagian yang lebih erat dan juga peluang pencapaian KPIs yang lebih tinggi.

Jenis-Jenis KPI KPI didalam logistik dikelompokan kedalam 4 jenis: 1. Keuangan (Financial) 2. Produktifitas (Productivity) 3. Kualitas (Quality) 1.Keuangan (Financial)

Jenis KPI Keuangan adalah KPI akhir yang biasanya menjadi alat ukur bagi management menengah keatas. Aktifitas biaya menjadikan basis untuk pembanding dari penyedia jasa logistik didalam proposal, pendanaan, pengukuran yang didasarkan pada jenis layanan warehouse. KPI jenis ini dapat dimulai dari yang sangat sederhana seperti biaya per Kg, biaya per Km hingga yang sangat komplek yang menyangkut masalah Return On Investment (ROI) dsb.



Contoh KPI Keuangan:

2.Produktifitas (Productivity) KPI untuk mengukur produktifitas sangat banyak dan beragam, Seluruh aktifitas didalam sebuah gudang misalnya, sangat mungkin dapat diukur mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, penyiapan hingga pengepakan dan pengirimannya. Secara umum KPI Produktifitas Memonitor produktifitas dan pemanfaatan dari asset penting warehouse seperti tenaga kerja, areal kerja, sistem penanganan barang dan WMS (Warehouse Management System)



Contoh KPI Produktifitas:

3.KPI Kualitas (Quality) Diantara ke empat KPI, KPI Kualitas adalah KPI yang paling sulit pencapaianya didalam suatu aktifitas logistik. Kualitas, adalah sesuatu yang tidak dapat diukur secara langsung, tetapi harus membandingkan terhadap suatu target tertentu yang terlebih dulu ditentukan. Didalam KPI Kualitas, Suatu angka yang dipergunakan untuk mengukur tingkat ketercapaian suatu aktifitas dan disampaikan dalam persentase. Pencapaian 100% biasanya merupakan pencapaian terbaik



KPI ini dapat juga dilakukan terhadap seluruh aktifitas logistik baik warehouse, transportasi ataupun inventory. Warehouse: Kebersihan gudang Kapasitas gudang  

Transportasi: On time delivery Kapasitas truck  

Contoh KPI Kualitas:

Tehnik Pembuatan KPI Membuat KPI merupakan ilmu tehnik dan ilmu seni yang tak dapat dipisahkan satu dengan lainnya. Dikatakan ilmu teknik karena apapun yang kita akan ukur, semuanya terukur pasti, dapat dihitung dan dapat direncanakan tingkat pencapaiannya. Sedangkan dikatakan sebagai Halaman 167 Sample Manual Template


ilmu seni karena diperlukan kemampuan dalam “melihat” mana yang bagus untuk diketahui dan mana yang perlu untuk diketahui sehingga KPI yang dibuat dapat tepat terap dan tepat guna.

Dimanakah KPI kau berada ? Didalam sebuah gudang, dapat banyak dibuat KPI yang memiliki unsur nice to have atau must to have. Salah satu tehnik membuat KPI yang praktis adalah dengan membuat definisi aktifitas yang akan diukur nantinya. Contoh 1: Area Penerimaan Barang Jika ingin dihitung berapa lama sebuah truk melakukan bongkar barang di gudang, maka seluruh definisi dari calon KPI tsb dapat dirangkum kedalam form sbb:



Nampak sangat sederhana form yang akan dijadikan acuan didalam pembuatan KPI yang terdiri dari Judul KPI, tujuan diadakannya KPI tsb, sumber dan fihak penanggung jawab, cara/metode penghitunan, frekwensi kapan penghitungan tsb dilakukan serta catatancatatan yang sekiranya perlu disampaikan. Hasil dari KPI tsb jika sudah diukur selama beberapa minggu akan nampak jelas bagaimana gudang memiliki kemampuan didalam penanganan penerimaan barang dan garis merah yang ada di grafik tsb merupakan KPI yang kelak



akan dijadikan alat ukur apakah prestasi yang dicapai gudang didalam menangani penerimaan barang dibawah atau diatas KPI yang ditetapkan.

Contoh 2: Area Penyiapan Barang Area penyiapan barang sangat penting untuk dilakukan pengukuran terhadap produktifitasnya sehingga dapat diketahui berapa kemampuan gudang didalam menyiapkan barang-barang pesanan konsumen.



Keindahan dari hasil pengukuran ini adalah management, staff maupun prinsipal dapat mengetahui seberapa jauh KPI picking rate ini dapat dicapai. Coba lihat salah satu hasil kumpulan KPI picking rate yang diukur secara rutin per minggu:



Dari grafik diatas nampak bahwa kinerja picking pada gudang tsb masih dibawah target yang ditetapkan yaitu 135 pick/jam sedangkan ketercapaiannya hanya berkisar antara 120 -130 pick/jam. Namun secara periodik, jika dilihat trend produktifitas picking nampak memiliki trend yang meningkat, pada suatu 3-4ini minggu kedepan artinya kemungkinan besarsaat target dapat dicapai.

Apa arti 135 picking/jam ? 135 adalah jumlah karton yang mampu dikerjakan oleh staff didalam penyiapan barang selama per jam. Kalau per hari bekerja rata-rata 7 jam (+1 jam istirahat), maka seorang staff akan mampu mempersiapkan sebanyak 135 x 7 = 945 picking per hari. Jika suatu saat management meminta anda untuk menyiapkan team yang akan menangani picking-an sebanyak 100.000 per bulan. Maka dengan sangat mudah dapat diperkirakan berapa orang yang dibutuhkan untuk melakukan hal tsb. Target picking KPI picking rate Jam kerja

: 100.000 per bulan : 135 pick/jam : 40 jam per minggu



Jumlah staff

: 100.000 / (135 x 40 x 4) = 4.6 staff atau dibutuhkan sekitar 5 staff. Contoh 3: Area penyimpanan barang Stock take adalah salah satu KPI yang paling

bergengsi di dalam suatu penanganan gudang. Semakin tinggi tingkat akurasi barang akan semakin tinggi “gengsi” yang dimilikinya. Mengenai detail bagaimana mencapai stock akurasi (IRA) yang tinggi dapat dibaca dibagian lain di buku ini.



Tehnik Presentasi KPI Yang Baik Hindari efek dinosaurus didalam pembuatan dan pelaporan KPI. Efek dinosaurus adakah kondisi dimana si pembuat KPI merasa bahwa pencapaiannya dimasa lalu masih menjadi kebanggaan padahal ybsupdate tidak pernah melakukan terhadap KPI itu sendiri dimasa sekarang. Contohnya adalah seorang manager transportasi merasa bahwa KPI pencapaian drop point (tujuan pengiriman) per mobil di Jakarta saat ini sangat rendah karena hanya mencapai 3 drop point per mobil. Menurutnya, pada tahun 1970an ia mampu mencapai 10 drop point per mobilnya. Managet tsb tidak membandingkan kondisi, situasi dan tingkat kemacetan yang ada pada tahun 1970an dengan tahun 2009an. Ini adalah efek dinosaurus yang pertama ! Kadang, standard KPI yang ditetapkan sudah menjadi kadaluarsa dan tidak effektif sehingga KPI harus diperbaharui secara Rutin dan disesuaikan dengan kondisi Bisnis yang sedang berjalan dan Pastikan bahwa KPI yang ditentukan tidak menjadi Belenggu didalam operasional kerja.



1.KPI yang dipresentasikan kepada karyawan Sebelum menyampaikan presentasi KPI kepada karyawan, sebaiknya perlu dipilah mana yang perlu disampaikan kepada mereka dan mana tang tidak perlu serta dilihat dari tingkat pemahaman terhadap KPI itu sendiri. Untuk presentasi dilakukan dengan:kepada karyawan sebaiknya •

•

•

•

Gunakan gambar lebih baik dari pada kata-kata Kumpulkan semua aktifitas yang berhubungan Hanya satu halaman saja, itu lebih baik Tampilkan permasalahan dengan jelas

Contoh:



Gambar diatas dengan sangat sederhana mempresentasikan kemampuan operator bernama Budiman yang memiliki target picking/jamnya 185 dan tingkat pencapaian beliau saat ini baru mencapai 155 picking/jam. Budiman masih aman diposisi saat ini karena ybs masih berada di zone minimal yaitu diatas 125 pick/jam. Contoh 2: Jika Budiman memiliki beberapa KPI yang saling berhubungan, misalnya tingkat kesalahan dan tingkat kerusakan yang akan diukur, maka penggambaran diatas akan sangat membantu ybs memahami dimana posisinya.



2.KPI yang dipresentasikana kepada management

Mempresentasikan KPI yang dicapai kepada management “gampang-gampang susah”. Belum tentu management menaruh perhatian kepada apa yang akan dilaporkan atau mungkin management belum memiliki waktu yang tepat untuk suksesnya membaca adalah, laporan berikan tsb. Kunci selalu laporan tertulis dan berkesinambungan. Tetapi perlu dicatat, kalau laporan yang diberikan terdiri dari berpuluh-puluh lembar, mungkin management merasa “kurang sreg” membacanya. Dengan kata lain laporan kepada management haruslah: tertulis dan mengandung sedikit halaman serta dalam bentuk yang dapat menampung keseluruhan isi pencapaian didalam periode tertentu.   

Contoh Laporan KPI: Hal 1: Sampul, 2: Execitive summary, 3:Kekuatan, 4: Kelemahan dan 5 dan 6: Isu & rencana









Referensi : Perlu “DOA” Saat Fahami KPI KPI (Key Performa Indicator) adalah kunci cara melihat sukses tidaknya operasional gudang yang dikelola. Pemahaman apa dan siapa KPI dapat dibaca dengan jelas di Rumusan Togel vs Rumusan KPI edisi sebelumnya. Namun ternyata masih diperlukan langkah selanjutnya untuk menjadikan KPI yang kita buat bermanfaat dan bermartabat. Diperlukan landasan DOA agar KPI yang telah dibuat dapat mencapai tujuan yang dicita-citakan. Membaca dan Memahami KPI

Kelihatannya memang klise kalau dikatakan banyak orang yang dapat membaca KPI tetapi sedikit yang mampu memahaminya. Pemahaman disini berhubungan dengan fungsi dari KPI sebagai alat penyaji hasil kerja dan fungsi kedepannya sebagai dasar pengambil kebijakan dan rencana kerja. KPI memang hanya sekumpulan angka-angka yang ditambahkan dengan sedikit keterangan dan persentase naik atau turun. Namun angka tsb tidak akan mempunyai banyak arti manakala sipembuat hanya bertujuan untuk enak dilihat saja (nice to look) bukannya untuk harus dilihat (have to look).



Seorang rekan yang sudah malang melintang di dunia logistic memberikan tips yang sangat brillian mengenai KPI. Katanya, untuk mampu memahami KPI harus dilandasi dengan DOA. Tiga huruf tersebut mencerminkan artian: D (Data base appreciate) artinya seseorang yang mau mampu memahami KPI haruslah orang

yang memiliki apreasiasi terhadap angka-angka (data). Jika orang tsb tidak memiliki kesukaan terhadap angka, mustahil ia mampu memberikan analisa yang benar. O (Optimist to the future) artinya orang tsb memiliki pandangan optimis terhadap masa depan. Kenapa hal ini disyaratkan ? sebab tidak semua KPI yang dibuat memberikan hasil yang diharapkan. Bahkan kebanyakan KPI memberikan fakta dan data yang tidak sesuai dengan target pencapaian. A (Achievement orientation) artinya harus memiliki orientasi terhadap hasil yang akan dicapai. Ada hasil yang dapat dinyatakan dengan angka untuk pencapaian dikemudian hari berdasarkan data-data pencapaian yang tertera pada KPI saat ini. Gabungan antara D, O dan A tsb jika disatukan dengan usaha dan doa yang asli akan menghasilkan kinerja yang sangat optimal dan berorientasi kedepan.



Mari Belajar Memahami KPI

Marilah kita ambil contoh KPI yang ada didalam edisi Rumusan Togel vs Rumusan KPI di gudangology yang lalu. Ada dua tabel KPI yang akan menjadi contoh bahasan bagaimana membaca dan memahami KPI.

Contoh 1:

Poin-poin yang menjadi titik perhatian: Kenaikan produksi 17% Penurunan jumlah karyawan 27% Peningkatan depot capital 50% Penurunan total cost 1% Penurunan cost/karton 17% Productifitas naik menjadi 62%      



Pemahaman KPI diatas mengandung makna sbb: 1. Tahun depan perusahaan akan meningkatkan produksinya menjadi 17% dari tahun lalu atau 4,5 juta karton banyaknya. 2. Untuk mencapai produksi tsb, diperlukan penambahan peralatan yang mendukung sehingga akan terjadioperasionalnya penambahan biaya 50% pada depot capital, namun secara keseluruhan akan menurun karena adanya pengurangan tenaga kerja (kontrak) sebanyak 27%. 3. Secara keseluruhan akan terjadi peningkatan produktifitas sebesar 62% dikarenakan jumlah produksi yang naik tetapi dilakukan dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit. Contoh 2

Poin-poin yang menjadi titik perhatian: Pencapaian 10% di Medan Pencapaian 81% di Balikpapan  



Pemahaman KPI diatas mengandung makna sbb: 1. Perlu segera dilakukan analisa terhadap jumlah jam kerja yang langsung berhubungan dengan jumlah karyawan di Medan. Ada dua kemungkinan penyebab merosotkan pencapaian yang hanya 10% tsb yakni karyawan yang berlebihan atau target kerja yang cenderung menurun. kelihatannya 2. Sedangkan untuk Balikpapan, dapat mengurangi adanya jam lembur untuk meningkatkan pencapaian dengan cara memanfaatkan jam-jam kosong untuk pekerjaan yang dilemburkan. Sebagai pengelola perusahaan atau pergudangan, sudah pasti anda harus mampu memberikan penjelasan dan rencana pekerjaan kedepan. Lalu kalau anda yang menjelaskan kedua KPI tsb diatas kepada saya (sebagai pimpinan anda-ceritanya) maka saya akan memberikan anda acungan jempol. Tips Memahami KPI

Ada beberapa tip yang dapat dijadikan acuan dasar dalam memahami KPI berdasarkan pengalaman dan sharing informasi.

Tips 1: Fokuskan pandangan pertama pada faktor „cost“



Kebanyakan perusahaan, apapun KPI yang diterapkan memiliki tujuan akhir yaitu penurunan biaya atau minimal tidak ada peningkatan biaya yang mengkuatirkan. Dengan memberikan fokus pada besaran biaya ini maka anda sudah memiliki rencana yang lebih mudah untuk mengarahkan aktifitas dan kebijakan kerja untuk mempertahankan atau menurunkan biaya yang sudah dicapai.

Tips 2: Perhatikan besaran produksi atau beban kerja yang dapat dicapai

Perhatikan contoh KPI diatas, jika secara umum beban kerja per bulan May 2003 sudah tercapai 99,9% maka akan dengan sangat mudah anda dapat mengira-ngira rencana kerja untuk bulan Juni 2003 nya.

Tips 3: Usahakan memiliki data sebelumnya Bagaimana anda dapat memberikan analisa jika anda tidak memiliki data pembanding pada bulan-bulan sebelumnya. Oleh karenanya sangat diperlukan anda memiliki data-data hasil kerja dibulan-bulan sebelumnya.



Tips 4: Mulailah dari yang paling sukses pencapaiannya baru kemudian yang kurang berhasil Dalam memberikan penjelasan hindari memulai dari angka-angka kegagalan. Selalu mulailah dari angka-angka yang berhasil baru kemudian menjelasakan angka-angka yang gagal. Tips ini memiliki tujuan ganda, pertama anda akan termasuk yang optimis danide-ide yang kedua terkadang andatipe akan mendapatkan atau rencana penanggulangan masalah terhadap angka-angka yang kurang berhasil dari angkaangka yang berhasil. 





Ternyata masih banyak orang yang belum mampu memahami KPI secara menyeluruh dibandingkan dengan kemampuan orang itu sendiri untuk membuat dan membacanya. Landasan DOA merupakan prasyarat yang harus ada didalam diri anda untuk dapat memahami KPI secara sempurna. Paling tidak ada 4 tips yang dapat memberikan anda kemudahan dalam memulai belajar memahami KPI yakni : o Tips 1: Fokuskan pandangan pertama pada faktor „cost“ Tips 2: Perhatikan besaran produksi o atau beban kerja yang dapat dicapai Tips 3: Usahakan memiliki data o sebelumnya



Case Study: Pelaporan KPI PT. ALI (ALI Logistik Indonesia) bergerak didalam pergudangan dan transportasi. Saat ini menangani FMCG yang didistribusikan keseluruh wilayah Jabotabek. Jumlah karyawannya adalah 100 orang mulai dari hingga manager gudang. bulanstaff lalugudang 10 orang dari staff gudang dan Pada administrasi tidak masuk karena sakit dan 5 orang lainnya tidak diketahui alasannya. Untuk menggantikannya, 4 orang staff terpaksa harus lembur masing-masing 3 jam selama 2 hari. Gudang yang ditangani seluas 1000 m2 (setara dengan 500 pallet penyimpanan). Per akhir bulan kemarin, rata-rata pallet yang disimpan adalah 300 pallet. Dengan perlengkapan 3 forklift yang ada, bulan lalu mampu menerima 5 kontainer (@ 50 pallet) dan mengirimkan ke konsumen sebanyak 400 pallet. Sayangnya, sejak 2 bulan lalu 1 forklift diantarnya rusak dan belum diperbaiki. Perusahaan saat ini memiliki 5 truck CDD dengan rata-rata pengiriman setiap bulannya adalah 10 trip setiap truck/bulan. 1 truck CDD rata-rata dapat mengirimkan maksilam 10 pallet/truck



Pada saat Jakarta dilanda banjir mereka tetap bekerja dengan rajin. Sayangnya, 2 dari staff yang berdinas saat itu perlu dirawat di RS selama 2 hari karena terjatuh pada saat menyeberang jalan ke gudang. Karena banjir tsb ditemukan sekitar 3 pallet barang-barang rusak terkena bocoran. Namun walaupun begitu, pada saat stockyang take terjadi akhir bulan, tidak ada satupun barang selisih antara stock fisik dengan stock system. Kondisi lokasi gudang yang terletak diantara 3 sungai itulah mungkin penyebab gudang ini harus bekerja ekstra keras pada saat banjir kemarin. Buatkan pelaporan kepada management dengan mempergunakan template sama dengan pelaporan sebelumnya. Jawaban pertanyaan diawal bab: 





Partai “XYZ” harus mendaftarkan kembali pada pemilu mendatang karena hanya memperoleh suara 2.6% BUKAN KPI Siti, salah satu peserta KDI memperoleh nilai sebesar 11.5% dari polling SMS yang masuk. Oleh karenya ia BUKAN KPI Dari 1000 Kepala Keluarga kelurahan Pondok Bambu Jakarta Timur yang didata, hanya 11% yang memperoleh BLT. Sedangkan sisanya KPI



 

Perpanjangan STNK akan diberikan jika uji emisi kendaraan yang diperpanjang memenuhi persyaratan sbb: CO = 0.001% b. H2O = 1% dsb. KPI Untuk menjadi peserta kuiz Who is Millionare syaratnya sangat mudah, kirimkan SMS sebanyak-banyaknya ke BUKAN KPI



Ba b 10 : M a n a g em en t Transpor tasi Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Pengiriman Barang Awal proses pengiriman barang Efisiensi transportasi Cara pinter pilih transporter 10 noda transporter yang harus dihindari    

Barang Terkirim Dengan Senyum Salah satu tugas akhir dari suatu gudang adalah melakukan pengiriman barang kepada konsumen/klien atau fihak yang tertera pada surat orderanya. Nampaknya sangat sepele aktifitas pengiriman ini bahkan cenderung beberapa gudang nampak mengabaikan aturanaturan dasar didalam pengiriman barang. Sekali lagi perlu diingat, pengiriman barang adalah tindakan mengeluarkan barang dari gudang, artinya jika tindakan tsb dilaksanakan dengan Halaman 191 Sample Manual Template


aturan benar maka benar hasilnya namun jika dijalankan dengan aturan yang salah, bablas lah barang anda.

Proses Pengiriman Barang Apakah begitu barang keluar dari gudang, maka proses yang dinamakan pengiriman barang (delivery/dispatching) telah dimulai ?. Ternyata tidak !. Mari kita runut kebelakang bagaimana sebenarnya proses pengiriman barang ini dimulai. 1.Picking Awal dari proses ini sebenarnya bermuara dari picking. Picking adalah proses penyiapan barang seusai dengan surat order dan menempatkan pada lokasi keberangkatan yang telah ditentukan. Proses ini menjadi demikian penting didalam dispatching dikarenakan akan



menentukan benar tidaknya barang yang akan dikirimkan dan tujuan yang akan dicapai. 2.Checking dan Packing Pada lokasi penyiapan keberangkatan, proses selanjutnya adalah checking dan packing. Proses ini bertujuan untuk mengelompokan urutan keberangkatan sesuai dengan daerah

tujuan. Biasanya jika tokonya akan dikirim pertama, maka akan dimasukan (loading) kedalam truck dan sebaliknya yang paling terakhir kali dituju akan dimasukan paling pertama kali. 3.Loading Proses loading adalah aktifitas dimana barang-barang dimasukan/dimuat kedalam truck untuk selanjutnya dikirim ke daerah tujuan. Pada proses ini terjadi transaksi antara transporter/sopir dengan fihak gudang yang diwakili oleh checker. Bagian inilah yang sebenarnya perlu mendapat perhatian besar karena saat itulah benar tidaknya barang dan daerah tujuan ditentukan. Proses serah terima perlu dilakukan dengan jelas agar pertanggung jawaban terhadap permasalah yang kelak timbul dapat dialokasikan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses ini diantaranya keutuhan fisik barang (tidak rusak/pecah atau cacat), jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan dokumen



penunjukan, daerah tujuannya sesuai dengan urutan route yang benar dan pastikan ada tanda serah terima (paraf/nama sopir dan no mobil serta jam keberangkatan) dari gudang serta kelengkapan dokumen yang benar. 4.Penyiapan Kendaraan Yang Aman dan Nyaman

manusia yangperjalannya, memerlukan kondisi Tidak aman hanya dan nyaman dalam barangpun menuntut hal yang sama. Dalam pengiriman barang, pastikan bahwa kendaraan yang digunakan memiliki box yang tidak bocor, kunci yang aman serta kelengkapan dan kondisi mesin yang prima. Jika pengiriman barang yang memerlukan penanganan suhu secara khusus, pastikan bahwa thermostat suhu berfungsi dengan baik sehingga kondisi suhu barang aman sampai ditujuan. Masalah yang sering muncul dalam pengiriman adalah kerusakan barang dan kesalahan bongkar barang. Kerusakan sering kali disebabkan karena sopir tidak disiplin dalam menjalankan kendaraannya, apakah sering melakukan rem mendadak atau sengaja melewatkan kendaraan pada jalan berlubang dengan kecepatan tinggi. Jenis kerusakan yang terjadi tidak hanya karena pecah, tetapi juga basah karena



tumpahan atau kerusakan didalam kemasan yang tidak nampak dengan mata. Ada satu aturan baku yang harus dijalankan oleh sopir dalam pengiriman adalah mencatat waktu keberangkatan dan kedatanganya di daerah tujuan yang disertai dengan jumlah KM yang dicapai.

5.Proses Bongkar Muat Barang Proses pembongkaran barang ditempat tujuan memiliki makna yang hampir sama dengan saat pemuatan barang. Bedanya adalah pada bongkar barang yang menyerahkan barang adalah sopir dan yang menerima adalah fihak toko/outlet. Seluruh dokumen dan aktifitasnyapun serupa, hanya bedanya (dan ini yang paling krusial) adalah Pak Sopir adalah wakil dari perusahaan kita. Pertanyaannya adalah : “Apakah pak Sopir bisa mewakili perusahaan dan berperan sebagai staff perusahaan ?”

Aktifitas yang harus menjadi bahan kajian pada saat bongkar barang di tempat tujuan adalah jadual kedatangan yang harus sesuai dengan waktu yang tersedia dan (lebih baik) jika kedatangannya menempati urutan awal atau akhir untuk mempercepat proses pembongkaran. Sopir hendaknya tahu jalan pintas menuju tempat tujuan dan jam berapa waktu sibuk (pick session) sehingga waktu tunggu dapat dipersingkat. Terkadang, sopir lebih tahu kepada siapa saja ia harus bertemu agar pekerjaannya



dapat terselesaikan dengan cepat. Sayangnya kondisi ini sering dijadikan alasan sopir untuk mengeluarkan biaya ekstra tanpa nota, oleh karena itu tips yang paling aman adalah selalu menganalisa jam tunggu yang terjadi untuk evaluasi diwaktu mendatang. Hal sederhana dan tidak boleh terlupakan adalah kelengkapan dokumen dan kelengkapan barang-barang promosi, pengembalian/tukaran dan hadiah atau leaflet yang mungkin ada. Mengapa ini menjadi penting, berdasarkan pengalaman di lapangan banyak took/outlet yang hanya karena hal-hal tsb mereka tidak bersedia menerima barang yang dikirimkan bahkan yang paling parah adalah barang diterima tetapi mereka tidak mau membayar tagihannya. Yang Sering Terabaikan: Pasca Pengiriman

Sekali lagi ---masih berdasarkan pengalaman--- ada proses yang sering terabaikan dalam pengiriman barang, yaitu pasca pengiriman. Ada beberapa proses yang harus dijalankan setelah aktifitas pengiriman dilakukan diantaranya: 

Prove on Delivery (POD): aktifitas ini berfungsi untuk memastikan seluruh proses pengiriman barang telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan dokumen dan telah terupdate didalam



system/fila pengiriman. Dengan proses POD, maka keseluruhan aktifitas mulai dari waktu order, penyiapan, pengiriman dan kembalinya sopir ke gudang akan terupdate dengan baik. o

Return/damage process (Proses barang pengembalian/barang rusak): proses ini “biasanya” menjadi aktifitas yang paling “menyebalkan” baik bagi sopir staff gudang. Barang rusak ataumaupun barang kembalian selalu berkonotasi dengan ‘bau’ dan ‘kotor’, padahal bagi perusahaan tidak ada bedanya antara nilai barang rusak dengan barang bagus, tetap sama dalam COGS nya (harga belinya). Prosedur yang benar adalah seluruh barang return atau rusak harus diproses begitu proses POD dilakukan – Jangan Di Tunda !. Pastikan bahwa proses POD juga merupakan proses yang menyangkut proses berapa barang yang baik yang terkirimkan dan berapa harga yang harus dipotong karena adanya barang return atau rusak.



Penyiapan Truck, yakni membersihkan box dari semua isi yang ada didalamnya. Sepele memang. Tetapi banyak sekali kejadian di gudang yang agak terlambat karena sopir perlu membersihkan dahulu box mobil sebelum barang-barang dimuat kedalamnya. Jadikan hal ini



sebagai suatu budaya (habit) bagi setiap sopir untuk melakukannya, plus mencuci kendaraan sehingga pada keesokan paginya siap digunakan. Tips: 



Pengiriman barang merupakan bagian paling kritis didalam suatu rantai logistic. Hal ini dikarenakan barang akan keluar darijika tempat penyimpanannya pada proses ini, dikeluarkan dengan prosedur yang benar akan benar pula datanya. Tetapi jika dikeluarkan dengan prosedur yang salah, pasti bablas barangnya --dengan kata lain, hilang--. Ada beberapa tahapan proses dalam pengiriman barang yang harus dilakukan dengan baik agar kepuasan konsumen dan keakuratan data barang tetap terjaga.

Effisiensi Transportasi Logistik

Dunia logistic tidak dapat dipisahkan dengan yang namanya transport. Memang unsur-unsur logistic secara global terdiri dari 4 point, yaitu warehouse, transport, management dan system. Namun kalau dihitung dari unsur biaya yang timbul karena aktifitas logistic maka unsur transport menjadi yang nomor satu, yakni sekitar 60%-75% dari seluruh biaya logistic yang dikeluarkan.



Transport secara hakikat erat berhubungan dengan truck atau mobil. Namun secara harafiah transport adalah kegiatan memindahkan suatu barang antar gudang atau antar tujuan. Untuk memindahkan memang diperlukan sarana moda transportasi dantruck. salah satunya adalah Sebagai pendukung aktifitas logistic di perusahaan, transportasi senantiasa berusaha memberikan biaya yang minimum untuk suatu kegiatan logistic yang diberikan. Untuk meminimumkan biaya ini, perlu kiranya suatu data-data yang dapat mengukur poin mana yang dapat diefisienkan atau kalau perlu ditiadakan tanpa menganggu kelancaran aktifitas operasional. Jika sudah ditemukan bagian mana yang dapat diefisienkan, maka kita harus dapat melakukan prioritas mana yang harus dijalankan terlebih dahulu sehingga tahap satu dengan tahap lainnya tidak akan saling mengganggu atau kontra produktif. Kalau transport menduduki ranking pertama dalam biaya atau sekitar 60% dari total biaya logistic, maka sudah sewajarnya kita semua



akan berkonsentrasi bagaimana mengefisienkan biaya yang ditimbulkan dari unsur transportasi ini. Masalahnya, tidak semua aktifitas logistic memiliki sarana transportasi sendiri. Banyak dari mereka menggantungkan ‘nasib biayanya’ kepada fihak ketiga atau yang lebih dikenal dengan nama 3rd party transporter.

Ide I : mengelola transporter sebagai partner

Bagi perusahaan yang mempunyai kebijakan untuk meminimalkan investasi didalam transportasi, perlu kiranya menggandeng erat teman-teman tranporter agar dapat melakukan pelayanan yang optimal. Namun untuk berpartner tidak sama halnya hanya membeli atau menjual jasa, perlu kejelasan asal usul (kalau bahasa jawanya bibit, bebet dan bobot) dan potensi resiko dari calon partner kita tsb. Langkah 1 adalah : lakukan assessment terhadap transporter yang mengajukan kerja sama. Assess dilakukan terhadap kantor, pool, kendaraan dan pola pengelolaan administrasi dan karyawan perusahaan transportasi tsb. Untuk memudahkan assessment ini sebaiknya perusahaan memiliki team management transportasi yang terdiri dari bagian operasional, finance dan HRD. Team ini akan melakukan assessment dan memberikan



penilaian yang layak dan independent terhadap calon partner ini. Langkah 2 adalah : lakukan pembandingan biaya kirim dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang sejenis. Pembandingan selayaknya dilakukan untuk mencari yang termurah namun disesuaikan dengan standard pelayanan yang dimintakan. untuk Oil industry, mungkin akan sedikit Contoh lebih mahal karena harus memenuhi persyaratan safety yang sangat tinggi. Tips: untuk beberapa gudang yang memiliki jadual pengiriman yang jelas atau dengan load yang sangat tinggi, dapat juga diambil alternatif untuk melakukan sewa kontrak mobil. Beberapa kontrak telah melakukan dan hasilnya lebih effectif, ternyata dapat menekan biaya yang timbul. Langkah 3 adalah melakukan training : training ini wajib dan perlu untuk menyamakan persepsi partner kita tentang perusahaan kita. Bayangkan, kalau ada sopir yang tidak tahu perusahaan yang meminta jasanya dan tidak tahu apa yang dikirimnya setiap hari dengan truknya, alangkah menyedihkan. Silahkan coba tes beberapa sopir dan tanyakan hal tsb diatas. Training juga baik untuk menerapkan kedisiplinan, keamanan dan pengamanan penanganan barang berbahaya.



Ide II : mengkonsolidasikan tujuan pengiriman

Sebenarnya ide ini sudah sangat alami ada disetiap kepala sopir truck. Mereka sudah melakukan penggabungan pengiriman didalam truk yang sama untuk beberapa tujuan sekali jalan, dan hasilnya: sangat mengagumkan. Tidak salah kalau kita juga mencontoh ide tsb dengan perhitungan yang lebih baik lagi.namun Mari kita cari perusahaan-perusahaan yang memiliki ide dan kesamaan pola kirim sehingga antar keduanya dapat memperoleh penghematan yang cukup berarti. Hanya saja dalam hal ini perlu diperhatikan unsur keamanan barang dan lead time yang harus dicapai. Ide III : mengkonsolidasikan transporter

Budaya asli Indonesia dalam dunia bisnis adalah : belanja banyak akan lebih murah dibandingkan belanja eceran. Lalu bagaimana kalau beberapa kontrak dilayani oleh 1 atau 2 transporter saja dibandingkan dikelola oleh 5 atau 10 transporter. Yang pasti adalah harga per satuan pengiriman akan lebih rendah karena volume yang tinggi bagi perusahaan transport tsb. Hanya yang perlu dijaga adalah menghindarkan terjadinya monopoli transportasi sehingga dapat mengganggu kelancaran operasional.



Ide IV : memiliki transport sendiri

Ide ini mungkin dapat ditelaah dan didalami agar keputusan yang diambil dan disetujui oleh management akan benar-benar memiliki dampak yang diharapkan. Ada resiko dan keuntungan yang bakal diraih jika perusahaan memiliki transport sendiri. Mana yang lebih baik memiliki truck sendiri atau tidak, silahkan dianalisa sesuai dengan kondisi masingmasing. Ide V : melakukan penjadualan order dan pengiriman

Ide ini adalah penggabungan antara ideide sebelumnya dengan pola pelayanan management pergudangan. Tidak ada salahnya kalau staff transport/gudang memberikan ide yang cemerlang kepada pimpinanya untuk menurunkan biaya pengiriman melalui penjadualan order dan pengiriman. Jika sudah ada jadual yang disetujui, analisalah berapa buah kendaraan yang diperlukan dan bagaimana jenis pengadaannya, menyewa atau tetap berpartner seperti biasa. Jika perlu gabungkan ide IV, apakah lebih baik perusahaan memiliki kendaraan sendiri ?. Apapun yang kita lakukan terhadap aktifitas transportasi di dalam pelayanan gudang kepada customernya, perlu dipastikan bahwa



keamanan, keselamatan kerja tetap menjadi nomor satu. Efisiensi tanpa memperhitungkan keamanan dan keselamatan sama saja seperti kita melakukan taruhan/judi terhadap nasib. Idealnya adalah, selamat, aman, cepat, informative dan murah ongkosnya. Apa ada ?.

Cara Pinter Pilih Transporter 1. Pembuatan RFQ (proposal permintaan pelayanan). Ini yang sering terlupakan oleh perusahaan dalam mempersiapkan kebutuhan dan permintaannya. RFQ (proposal permintaan pelayanan) memberikan detail kebutuhan dan aturan main yang harus dipenuhi oleh transporter kelak. Didalam RFQ ini pula ada aturan-aturan administrasi dan (akan lebih baik) jika ada prosedur operasionalnya. Jangan lupa, masalah volume usaha dan lead time menjadi menu pokok didalamnya. 2. Pelengkapan form. Berikan waktu yang jelas kapan transporter harus mengembalikan form-form yang telah dilengkapi tsb didalam RFQ (proposal permintaan pelayanan). Periksalah bahwa seluruh form telah dipenuhi dan berisi informasi yang jelas.



3. Analisa pembandingan harga. Bagian ini yang sangat krusial. Salah pilih harga yang ‘cuma’ murah saja bisa-bisa kejeblos. Team komite transportasi yang dibuat haruslah mampu menganalisa harga yang ditawarkan dari segala sudut. Orang finance misalnya melihat dari besaran selisih yang ada dari keseluruhan transporter,harga-harga orang operasional melihat kewajaran dibandingkan dengan transporter lainnya. 4. Audit fisik. Dari 5 transporter yang ditender, usahakan ada minimal 3 yang masuk dalam kategori siap untuk diaudit. Tiga ini tidak berarti yang termurah, tetapi yang memiliki point terbaik setelah mempertimbangkan data-data di form yang dikirimkan dan kondisi penawaran harga yang disampaikan. Audit fisik dilakukan juga oleh team komite untuk melihat kebenaran data di lapangan. Pastikan bahwa setiap team telah memiliki serangkaian hal-hal yang akan menjadi bahan auditnya 5. Rekomendasi awal. Dari tiga yang telah terpilih, team harus melakukan summary decision dan memilih terbaik dari ketiganya. Rekomendasi ini adalah draft kontrak kerja setelah transporter



menyediakan tenaga-tenaga kerja yang siap ditraining. 6. Transporter training. Ini yang masih jarang dilakukan oleh pengguna jasa transport. Masih jarang perusahaan yang merasa perlu mentraining transporternya karena beranggapan itu adalah bukan tugasnya. knowledge, Training diberikan company productmeliputi handling knowledge, aturan keselamatan umum dan aturan lalulintas. Jika perlu dalam training ini juga diundang wakil dari jajaran polisi lalu lintas dan yang pasti tidak harus semua peserta training harus lulus jika memang kurang memenuhi syarat. 7. Kontrak kerja. Kontrak kerja perlu diberikan kepada transporter sebagai jaminan proses kerja sama dalam periode tertentu. Terbaik adalah pertahun dan ditinjau setiap 3 bulan sekali.

8. Pelayanan transporter. Sebaiknya transporter diberikan kesempatan untuk belajar praktek paling tidak 3 bulan pertama. Dimasa tsb antara pengguna jasa dan transporter saling menyesuaikan diri dan memantapkan setup system yang telah disepakati.



Tips: 1. 2. 3. 4. 5.

Katakan “No Additional Cost untuk harga yang ditawarkan”. Katakan „jangan pernah memberi uang kepada siapapun” Lakukan dua opsi: rit atau kubikasi Jangan terbujuk harga murah Perlakukan sama antar transporter

ada sopir yang benar-benar 6. yang Mintalah sopir, bukan sekedar sopir. 7. Jangan mencari truck dari pinggir jalan



10 Noda Transporter Yang Harus Dihindari Bukan bermaksud mengadili kesalahan dari transprter, tetapi cuma berniat untuk bagi informasi kepada pencinta logistic agar hal-hal negatif nanti yang dibaca disini tidak terjadi ditempat anda. Kalau yang positif sepertinya tidak perlu ditegaskan lagi, banyak sekali bantuan yang dapat diperoleh dari transporter. Dan sekali lagi, bagi transporter yang memang belum dan tidak pernah melakukan ‘noda-noda’ tsb tidak perlu kuatir, pertahankan iman dan komitment anda. Pepatah kuno yang masih patut kita renungkan : “Becik ketitik Olo ketoro – Yang baik akan tetap laik dan yang jelek pasti terdetek” Peranan Transporter Di Dalam Logistic

Coba baca kembali pada seri gudangology Effektifitas Transportasi Logistik, disana dinyatakan bahwa unsur transportasi mengkonsumsi lebih dari 60% biaya yang dikeluarkan untuk keperluan logistic. Transportasi memiliki peranan yang sangat vital didalam



mendistribusikan barang-barang dan sekaligus sebagai gudang berjalan. Tanpa adanya unsur transportasi, maka sebuah pergudangan hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan saja. Mengapa unsur biaya transportasi di Indonesia sedemikian besar, hal ini didukung dengan beberapa alasan klasik yang sering kita dengar dalam yang setiapbelum diskusi seperti kondisi innfrastruktur sempurna atau memang banyaknya biaya under table (tidak resmi) yang mesti dikeluarkan oleh fihak transporter dalam menjalankan tugasnya dan inilah yang akan dibahas disini. Daftar “Noda” Transporter

Dikatakan daftar noda sebab apa yang dilakukan oleh transporter tsb dapat membawa malapetaka pada fihak yang berhubungan dengannya, baik secara finansial yang berdampak pada biaya tinggi maupun mental dari karyawan yang dapat tercemari. Jenis Noda 1: Memberikan “fee” Secara bisnis uang yang diberikan kepada fihak perusahaan dari transporter adalah masuk unsur biaya. Tetapi kalau uang yang diterima tidak masuk kedalam kas perusahaan, tetapi langsung ke kantong pribadi oknum perusahaan jelaslah akan menjadi preseden buruk yakni penyuapan. Fee ini biasanya diberikan untuk



mendapatkan kontrak kerja pengiriman barang dan pemberian dapat bersifat sekali pada awal kontrak atau bersifat bulanan seperti halnya komisi dari besarnya pengiriman yang dilakukan.

Dampak ke perusahaan: Fee yang diberikan oleh transporter tsb langsung berdampak pada meningkatnya biaya pengiriman yang akansecara dibebankan oleh si transporter, kalaupun price list harganya masih rendah, berarti kalau tanpa fee tsb maka harga yang diberikan oleh transporter dapat lebih rendah lagi. Dampak kedua adalah kemungkinan terjadinya pengurangan kualitas pengiriman barang, bisa saja trucknya tidak standard karena berasal dari pinggir jalan (free lance), sopirnya asal bisa nyopir dan tidak jelas kapan pengembalian document pengiriman (POD). Jenis Noda 2: Investasi Truck oleh oknum karyawan Banyak alasan yang berkesan ideal saat transporter mengemukakan ide ‘briliant’ ini. Dengan invest truck dari oknum karyawan maka total truck akan lebih banyak, tidak akan melibatkan langsung oknum karyawan sehingga semuanya nampak rapih dan tidak berdampak langsung pada peningkatan biaya pengiriman. Sang oknum hanya menerima uang bulanan dalam bentuk keuntungan yang diperoleh sesuai dengan aktifitas truck yang dimilikinya.



Dampak ke perusahaan: Karena si oknum tsb memiliki truck sendiri yang dikelola oleh transporter dan ia mendapatkan uang dari kuantitas pengiriman yang dilakukan oleh truck tsb, maka tentu ia berharap semakin hari akan semakin tinggi keuntungan yang diperolehnya. Si oknum akan melakukan intervensi kepada si transporter untuk mendahulukan muatan dengan trucknya. Celakanya biasanya transporter tidak hanya ‘meracuni’ satu oknum karyawan saja, tetapi bisa lebih dari 1 sehingga kalau pas muatannya minim, maka akan terjadi ketegangan internal memperebutkan muatan. Jenis Noda 3: Memberikan Uang pada staff Sering kali kelihatan sopir transporter memberikan uang parkir (tidak resmi) kepada petugas, uang muat kepada staff lapangan dan uang rokok kepada staff dokumen transport. Nampaknya hal ini sudah membudaya dan wajar sudah menjadi rahasia umum.

Dampak ke perusahaan: Sopir akan berusaha mencari uang tambahan dengan segala cara, apakah ngobyek diluar, kerja sama dengan staff atau minta tambahan biaya kepada tarnsporternya. Belum lagi kalau sampai staff didalam gudang mengetahui hal ini, mereka akan komplen da n bisa-bisa mogok karena mereka yang



mempersiapkan barangnya kok yang dapat rejeki malah staff transport di loading dock. Jenis Noda 4: Menyulap Muatan Sebuah truk box yang dilegkapi security seal dari metal masih terdapat kekurangan pengiriman barang pada waktu dibongkar, padahal seal tsb masih erat menempel pada

pintu dan bernomor yang sama dengan pada waktu barang dimuat.seri Kejadian ini mungkin karena ”kelihaian“ sang sopir yang dapat menyulap pintu yang disegel dengan security seal dapat lepas karena dicopot engselnya tanpa merusak sealnya.

Dampak ke perusahaan: Jelas perusahaan akan menderita klaim dari consumen karena barang yang hilang tsb seolah-olah tidak dikirimkan oleh perusahaan. Transporter disini ’bersih’ karena sealnya masih utuh. Jenis Noda 5: Sopir Minum Bensin Ini adalah istilah yang membumi dikalangan sopir. Sopir mengurangi jatah solar dengan cara menjualnya atau mengurangi pada saat mengisi di POM Bensin.

Dampak ke perusahaan: Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.



Jenis Noda 6: Ngobyek - Lembur Kalau anda sering mendapatkan alasan as patah, persneling rusak atau ban kempes sebaiknya anda lebih berhati-hati. Sering kali oknum sopir mempergunakan alasan ini untuk mendapatkan objekan non tugasnya untuk mengirimkan barang lain atau untuk mendapatkan uang lembur.

Dampak ke perusahaan: Jumlah ritasi kendaraan akan semakin rendah dan biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal. Jenis Noda 7: Jual Ban Kalau anda sebagai supervisor transportasi yang mengelola truck-truck besar, pastikan anda memiliki cara bagaimana memonitor ban-ban baru yang ada di truck anda. Bagi oknum sopir, kesempatan jual ban baru dan ditukar dengan ban yang lama sudah menjadi standard operasinya.

Dampak ke perusahaan: Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal. Jenis Noda 8: Kong Kalikong Staff Pengiriman Istilah lainnya adalah “nyolong”. Oknum sopir dan oknum karyawan perusahaan memiliki deal jahat untuk melebihkan kuantitas pengiriman yang tidak sesuai dengan dokumen.



Barang akan dibongkar lebih dahulu untuk dikeluarkan dan kemudian melanjutkan pengirimannya ke konsumen yang dituju.

Dampak ke perusahaan: Barang di perusahaan akan berkurang tanpa sengaja dan ketahuan baru pada saat stock take.

Jenis Noda 9: ’asal-asalan’ Mengganti truck standard dengan truck Ada transporter yang nakal yang pada waktu mengadakan tender menunjukan truktruknya yang ”standard“, namun pada waktu kerja sama sedang berjalan ia menggantikan dengan truk yang asal-asalan.

Dampak ke perusahaan: Mengurangi kualitas pengiriman dan beresiko kehilangan barang karena trucknya tidak jelas asalnya. Jenis Noda 10: Kantornya hilang Kejadian nyata: transporter datang dengan penawaran yang menarik, harga sangat bersaing, mampu memberikan apa saja yang diminta. Namun setelah 3 bulan operasional, tiba-tiba 5 truck yang sedang melakukan pengiriman tidak pernah sampai ditujuan dan waktu kantornya didatangi ternyata sudah kosong.

Dampak ke perusahaan:



Kerugian yang sangat besar karena hilangnya barang dan nama baik perusahaan. Resep Pencegahannya

Mencegah lebih baik dari pada mengobati adalah kata-kata yang masih layak untuk diterapkan didalam bisnis transportasi. Untuk menghindari 10 noda transportasi, cobalahterjadinya ikuti petunjuk dibawah ini:

1.

2.

3.

4.

5.

Lakukan proses penjaringan transportasi dengan terbuka dan transparant, coba baca seri gudangology Cara Pinter Milih Transporter. Jalankan komitmen anti KKN dengan cara menerbitkan Surat Pernyataan Anti KKN baik kepada seluruh transporter dan karyawan perusahaan. Berikan sanksi yang tegas, siapapun terlibat pemberian uang tidak resmi akan berdampak pada 2 sisi, karyawan perusahaan dan transporter yang bersangkutan. Implementasikan tehnologi komunikasi dan deteksi (GPS) untuk setiap transporter yang menjadi partner untuk mengontrol keberadaan mobilnya. Terapkan standard K3 atau HSSE yang tinggi untuk mengindari adanya permainan oknum sopir.



6. Lakukan training sopir secara rutin dan berkesinambungan. 7. Adakan meeting rutin bulanan untuk memberikan laporan kinerja masingmasing transporter sehingga tercipta suasana kompetisi yang positif. 8. Tingkatkan norma-norma beragama dan social dilingkungan perusahaan. 9. Mintalah komitment daribersama-sama Management perusahaan anda untuk melakukan management yang clean and clear. Transportasi memiliki peranan yang sangat penting didalam aktifitas logistik, oleh karenanya ia mempunyai saham lebih dari 60% biaya yang harus dikonsumsinya. Paling tidak ada 10 noda transporter yang biasanya sering terjadi didalam bisnis logistik dan keseluruhan noda tsb dapat menyebabkan kerusakan moral karyawan dan juga biaya tinggi yang berlipat. Dengan melakukan pencegahan sejak diawal, tentunya perusahaan akan mendapatkan biaya yang paling kompetitif dan pelayanan yang paling tinggi. Diperlukan komitment yang tinggi dari perusahaan untuk dapat menciptakan suasana kerja yang bersih dan jernih (clean dan clear).



Pengiriman Yang Sering Terlambat Pasti Tamat Dunia logistic memang dunia yang penuh dengan” janji” dan “kejujuran”. Janji diucapkan semenjak seorang salesman menawarkan barang dagangannya hingga janji seorang sopir untuk mengirimkannya dengan aman dan tepat waktu. Kejujuran dalam logistic adalah kenyataan yang dapat dilihat secara kasat mata, gudangnya, barangnya, transportnya dan …..keterlambatan pengirimannya !. Paduan antara janji dan kejujuran didalam logistic akan menghasilkan ketepatan waktu dalam pengirimannya. Bagaimana resiko bagi yang sering terlambat – maaf- pasti tamat. Waktu: Dimensi Ukur Yang Paling General Siapapun anda dan dalam bisnis apapun anda, semuanya mengenal waktu. 24 jam sehari semalam menjadi panduan yang saat ini diberlakukan didunia ini, entah abad 22 nanti



mungkin akan berubah seiring dengan percepatan tehnologi yang kelak ada. Kenapa waktu menjadi tolok ukur yang paling general karena apapun pola dan cara yang dipergunakan, akan menjadi uniform (seragam) jika menggunakan detik, menit dan jam sebagai alat ukurnya. Dalam dunia logistic, waktu menjadi dasar yang paling menentukan dalam mengatakan apakah kepuasan konsumen sudah maksimal atau malah belum terciptakan. Seorang konsumen akan merasa gembira jika apa yang dijanjikan dalam pengiriman barang dapat ditepati dengan rentang waktu yang ditoleransikan. KPI (Key Performa Indicator) didalam logistic pun hampir keseluruhannya berhubungan dengan waktu. Picking per jam, loading per jam, pallet moving per jam dan kecepatan pengiriman per jam adalah contohcontoh KPI yang sering dijadikan bahasa standard per-logistikan. Tuntutan Konsumen

Mari kita samakan persepsi bahwa konsumen tidak hanya seseorang yang bersifat individu, tetapi lebih dari arti konsumen sebuah pergudangan yakni toko, apotik, salon, supermarket dsb.



Sebagai konsumen sebuah pergudangan mereka memiliki beberapa tuntutan yang mestinya sudah menjadi acuan gudang anda dalam melayani mereka misalnya: Kebenaran antara pesanan dan pengiriman

“Klop”nya antara barang yang dikirim dengandiungkapkan yang dipesanoleh adalah tuntutan yang sering konsumen pada saat menerima barang. Bahkan jika dibandingkan dengan harganya, kesamaan antara fisik dengan pesanan ini masih menjadi urutan pertama yang menjadi focus konsumen. Kemanan dan keutuhan barang

Sudah bukan rahasia umum bahwa konsumen mengharapkan barang yang dikirimkan memiliki keamanan dan keutuhan yang terjamin. Mereka melihat secara fisik dan kemudian melanjutkannya kedalam pengecekan kualitas (kadaluarsa, warna yang berubah, ada tidak nya hadiah dsb) Ketepatan waktu pengiriman

Memang nampak sederhana tuntutan konsumen yang berhubungan dengan waktu ini, padahal tuntutan pertama dan kedua diatas sangat erat berhubungan dengan fisik barang itu sendiri. Mengapa mereka menempatkam



ketepatan pengiriman diatas segalanya ? Jawabnya sangat sederhana: konsumen menghitungnya dengan satuan waktu yang telah dijanjikan oleh salesman. Waktu: Diantara Lorong Aktifitas Pergudangan

Nasehat bijak: janganlah menjanjikan lebih dari kemampuan gudangmu !. Penting bagi pelaksana pergudangan untuk dapat mengukur berapa lama waktu yang diperlukan dalam penyiapan barang hingga barang tsb diterima oleh konsumen. Dengan mengetahui data ini maka gudang dapat memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memenuhi janji kepada konsumennya. Mari kita belajar menghitung bagaimana waktu merambat didalam sebuah pergudangan Proses pendataan pesanan

5-15 menit rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh team order entry untuk mendata dan memasukan pesanan dari konsumen kedalam system. Pendataan ini tidak hanya dalam angka pesanan dan jenis barangnya saja, tetapi sudah meliputi ketersediaan dana dan limit kredit yang diperlukan. Proses penyiapan barang



60-120 menit rata-rata waktu yang diperlukan dalam memenuhi pesanan per konsumen. Waktu ini diperlukan untuk mencetak dokumen pengambilan barang, pembagian dokumen, pengambilan barang dan penyiapannya kedalam box atau kardus pesanan hingga barangbarang tsb siap didalam lokasi keberangkatannya. Proses penyiapan pengiriman 15-60 menit waktu rata-rata yang diperlukan untuk mempersiapkan pengiriman ke konsumen. Waktu ini dikonsumsi oleh pencetakan dokumen keberangkatan, pengecekan dan pengepakan serta pemasukan kedalam kendaraan yang siap untuk berangkat. Proses pengiriman Inilah waktu yang tersulit untuk diukur, terlebih lagi kalau pengiriman dilakukan di Jakarta dimana dekat jauhnya jarak sudah tidak berbanding lurus jika dihubungkan dengan satuan waktu lagi. Baiknya adalah lakukan analisa tersendiri dan khusus sesuai dengan letak gudang anda. Misalnya, jika gudang terletak di



daerah Bekasi maka pastikan bahwa anda perlu paling tidak 120-180 menit hanya untuk sampai di pintu tol Halim dipagi hari waktu jam kerja. Belum lagi mencapai dipintu parkir konsumen anda. Penelitian dan perkiraan yang terus menerus akan membantu anda dalam mencapai angka terbaik didalam proses pengiriman ini.

Proses bongkar muatan W a k t u y a n g d ibutuhkan diproses ini memang aneh. Dari beberapa kondisi yang diamati proses ini memerlukan waktu 30 menit tersingkat dan bisa 4x60 menit jika terjadi antrian yang lumayan padat. Proses bongkat muat sangat dipengaruhi dari tipe konsumen yang dilayani, jenis barang yang dikirimkan dan kondisi loading dock yang ada disana.



Siasat Jitu Menghitung Waktu

Dari kelima proses utama didalam pergudangan diatas, ada yang dapat diatur oleh internal dan ada yang memang sangat dipengaruhi oleh external. Yang internal jelas bisa dipercepat dan perlambat oleh kita sendiri. Picking contohnya, dapat dengan cara multi pick atau single pick,diatur pesanan dapat dilakukan dalam kondisi emergency (cito) atau rutin. Namun untuk yang external, beberapa siasat dibawah ini mungkin dapat membantu anda dalam menjadikan waktu semakin pendek. Pengaturan Jam Keberangkatan Kendaraan

Tentukan alokasi konsumen berdasarkan jam-jam kesibukan yang biasanya terjadi. Prioritaskan pengiriman untuk daerah yang relatif tidak macet hingga kedaerah yang memang sangat macet. Dengan cara ini minimal anda akan mendapatkan ‘tarikan’ lebih banyak dibandingkan jika dibalik. Salah satu retailer besar di Indonesia pernah melakukan konsep pengiriman tengah malam. Kenapa dilakuakan tengah malam ? karena memang kondisi di Jakarta pada waktu-waktu tsb sangat lenggang sehingga kecepatan dapat dicapai dengan baik, bahkan akan lebih baik lagi jika konsumen langsung melakukan penerimaan dan pemajangan barang diwaktu yang sama



sehingga pada waktu konsumen datang ketoko dipagi harinya seluruh barang telah tertata dengan rapih. Memperpendek Jarak Kirim

Memperpendek jarak kirim dapat dilakukan dengan cara menciptakan depo-depo disekitar daerah yang rawan macet. Dengandapat cara ini maka sebagian besar waktu pengiriman diperpendek dan konsumen dapat menerima barang tanpa harus menggerutu karena terlambat. Cara ini memang tidak 100% baik karena ada resiko investasi yang harus dibangun untuk mendukung pengadaan depo. Berikan Janji+50%

Istilah ini mirip dengan komisi atau cadangan waktu yang ditambahkan dari kondisi normal. Misalnya pengiriman dari Tangerang ke Bekasi biasanya 2 jam, maka katakan bahwa anda butuh waktu 3 jam. Dengan cara ini maka gudang memiliki lead tima (waktu tempuh) yang lebih panjang untuk menjaga-jaga kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi. Waktu adalah indikator pengukuran yang sangat general dan bersifat uniform. Siapapun mereka pasti memiliki standard yang sama terhadap besaran waktu.



Konsumen memiliki tuntutan terhadap hal-hal secara fisik seperti kesamaan antara pesanan dan pengiriman, keamanan dan keutuhan barang. Namun yang lebih penting sebelum itu semua adalah ketepatan waktu pengiriman. Perlu dilakukan penelitian dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan agar anda dapat mendata dan memetakan daerah yang macet dan tidak macet pada waktu tertentu. Beberapa siasat dalam memperpendek waktu dapat dilakukan seperti misalnya mendirikan depo-depo pengiriman, mengirimkan ditengah malam atau memberikan waktu cadangan dalam pengiriman.



Ba b 1 1 : I n v e n to r y Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami seluruh aktifitas mengenai Inventory (Pengadaan Barang): Pemahaman Inventory 13 Jurus Ramal Inventory Kalau Over Stock, Haruskah Di return ? Management Barang Promosi Provisi, langkah jitu pengaman inventory     

Pemahaman Inventory “Inventory” banyak mengandung makna. Salah satunya bermakna barang sediaan, yaitu barang yang tersedia didalam suatu bisnis. Yang biasanya dibahas adalah bukan definisinya, bukan pula bagaimana cara membelinya tetapi lebih banyak mengenai kapan dan berapa yang harus disediakan. Untuk menentukan kapan dan berapa yang harus disediakan diperlukan kemampuan peramalan (forecasting) yang baik. Tetapi jangan kuatir, Ilmu ramal inventory tidak



identik dengan ilmu karuhunan. Persamaanya cuma pada kemenyan dan komputer saja. Ramalan pasti tidak pernah tepat

Sekedar untuk tidak mengecilkan kemampuan meramal anda, didalam ilmu peramalan (forecasting) inventory ada kaidah yang menjamin bahwa forecasting pernah tepat, tentunya kalau tepat tidak bukanakan berarti forecasting.

Untuk mengatakan apakah ilmu ramal anda manjur atau tidak adalah keakuratan/kedekatan dari hasil ramalan terhadap hasil actual, katakanlah kisaran kedekatan tsb antara 75% sampai dengan 125%. Jika perbandingan antara ramalan dan actual anda masuk didalam range tsb, dapat dikatakan ilmu ramal anda sudah layak turun gunung.



13 Jurus Ramal Inventory Ada 13 jurus rahasia yang harus dikuasai oleh seorang pengelola inventory agar hasil ramalannya masuk kedalam range aman tsb. Jurus ke 1 : Data history

Data history adalah sejarah perjalanan suatu barang atau SKU (Sales Keeping Unit) dalam rentang waktu tertentu, setahun misalnya. Kegunaan data history untuk melihat pola jualan barang (trend) sehingga dapat dibuatkan perkiraan (forecast) bagaimana barang tsb diwaktu yang akan datang. Salah kaprah: “Semakin banyak data semakin baik”. Ah kata siapa itu !. Tidak menjamin jika anda mempunyai data sampai dengan 25 tahun yang lalu maka peramalan anda 

600

500

) 400 s it n u ( d300 n a m e D 200

100

0 0

2

4

6

8

10

12

14

16

Month


18

20

22

24

26

28

30




akan semakin baik. Rata-rata didalam bisnis yang dipergunakan adalah data 3 bulan hingga 12 bulan yang lalu. “Yang penting hanya hasil akhirnya saja”. Ini yang paling sering salah kaprah, justru yang penting adalah data detail per barang/SKU per kota atau per cabang. Bagi seorang inventory officer, bukan nilai uangnya yang dipentingkan tetapiutama. kuantitaslah yang menjadi acuan

Jurus ke 2 : Lead time

Lead time adalah rentang waktu yangdibutuhkan dalam pengadaan barang mulai dari pembuatan dokumen order hingga barang sampai di kota atau cabang yang bersangkutan. Komponen lead time terdiri minimal: Pembuatan dokumen Pengajuan order Persiapan picking dan dispacthing Pengiriman barang Penerimaan dan proses receipt kedalam system Put away     



Salah kaprah: “Lead time = waktu pengiriman”. Ini adalah pemahaman yang salah kaprah. Lead time tidak melulu hanya berkisar pada lamanya waktu pengiriman, tetapi 





lebih dari itu terdiri dari point-point tsb diatas. “Lead time dihitung mulai dari waktu barang berangkat”. Coba lihat point diatas, jika anda sudah setuju dengan penjelasannya maka tidak perlu ada penjelasan mengenai kesalah kaprahan ini.

Jurus ke 3 : DOI

DOI (Days Of Inventory) adalah berapa hari stock yang harus ada kota atau cabang tertentu. Perhitungan DOI didasarkan pada kondisi stock barang dibandingkan dengan ratarata penjualan periode tertentu. Perhitungan DOI yang akurat akan sangat membantu management dalam memberikan keputusan terhadap nilai inventory secara total. Salah kaprah: “Kapan mulai menghitung DOI ?”. Pertanyaan ini paling sering diperdebatkan didalam bahasan mengenai inventory. Dari pengalaman bisnis yang nyata, kebanyakan perusahaan menghitung nilai inventory per akhir bulan atau periode tutup buku. “DOI dihitung berdasarkan nilai rataratapenjualan 3 bulan terakhir”. Jika inginkan hasil DOI yang nyata, jangan pernah menggunakan rumusan ini. Lebih 





baik gunakan rumus stock akhir dibagi hasil penjualan bulan tsb. Jurus ke 4 : Safety stock

Safety stock adalah stock minimal yang harus tersedia disuatu cabang. Stock ini sebagai jaminan bahwa selama barang dikirimkan dari gudang pusat/principal, penjualansama masihdengan dapat dilakukan. Safety stock biasanya lead time pengadaan barang. Salah kaprah: “Semakin tinggi safety stock semakin baik service level”. Ada betulnya namun memiliki resiko tinggi terhadap DOI. Bahkan ada yang bilang, kalau cuma safety stocknya ditinggikan, buat apa ada forecasting segala …. “Safety stock hanya untuk barang fast moving saja”. Lebih baik setiap barang di tentukan safety stock yang harus disiapkan. Minimal anda tidak pilih kasih terhadap barang-barang yang “menderita” (slow moving gitu loh …) 



Jurus ke 5 : ROP

ROP (Re Order Point) adalah titik kondisi stock dimana cabang tsb sudah minta dilakukan alokasi pengisian kembali sebelum stocknya kosong dan dalam batas ekonomi yang terbaik.



Penentuan ROP memang memerlukan analisa mendalam yang meliputi 13 jurus ilmu peramalan inventory ini. Sekedar saran, ROP biasanya di set up 2x lead timenya.

Stock

Re-order

Safety

Lead-time

Salah kaprah: “Tidak mungkin memonitor stock setiap hari untuk setiap kota atau cabang”. Ini memang berhubungan dengan tehnologi yang dimiliki. Jika memungkinkan, mengapa tidak melakukannya ? “Alokasi barang, tunggu saja permintaan cabang”. Secara motivasi hal ini sudah jelas salah, tidak pro aktif jelasnya. Dengan mengetahui apa yang harus dikirimkan ke kota/cabang tertentu maka prinsip pro aktif tadi dapat diimplementasikan dengan baik. 





Jurus ke 6 :Stock level

Ini adalah yujuan dari ilmu “ramal” inventory. Bagaimana menentukan stock yang paling aman, paling ekonomis dan paling strategis disuatu kota/cabang. Stock level merupakan titik ketersediaan stock yang harus ada disuatu DOI cabang. Stockglobal level dalam ini merupakan penjabaran secara bentuk satuan SKU/item barang. Salah kaprah: “Semua jenis barang stock levelnya sama, misalnya 1 bulan stock”. Stock level tidak harus sama untuk setiap barang walaupun didalam suatu kota/cabang yang sama. “Stock level = DOI”. Stock level sebaiknya memang sudah mencakup DOI yang ditargetkan sehingga akan memudahkan didalam pengukuran dan pencapaiannya. 



Jurus ke 7 : Delivery

Delivery (pengiriman) adalah faktor teknis yang tidak dapat ditentukan oleh seorang inventory officer. Kesuksesan pengiriman ini lebih banyak ditentukan oleh keakuratan dari transporter yang dipergunakannya (dengan kata lain oleh seorang sopir).



Pengiriman barang mempunyai peranan penting dalam menyempurnakan management inventory. Semakin tinggi akurasi pengiriman barang maka akan semakin rendah resiko terjadinya kesalahan sediaan barang dan double pekerjaan. Salah kaprah: 



“KPI pengiriman barang delivery”. Seharusnya tidakadalah hanya ontime ontime delivery saja tetapi juga meliputi tingkat kerusakan atau kehilangan yang terjadi. “Semakin cepat kirim pasti semakin baik performancenya”. Hati-hati dalam menerapkan KPI ini. Salah-salah bukan pencapaian performan yang dicapai tetapai malah kecelakaan dikarenakan kebut-kebutan. Prinsipnya adalah biar cepat tetapi selamat.

Jurus ke 8 : Marketing vs Supply chain

Dua bagian ini biasanya selalu tidak mempunyai pandangan yang sama. Marketing/sales menginginkan stock yang sebanyak mungkin sedangkan Supply chain mempunyai rencana membatasi ketersediaan stock dalam batasan tertentu. Persamaan mereka adalah mencapai nilai sales semaksimal mungkin. Forecast sebaiknya dibuat oleh Suply chain dan di sempurnakan oleh Marketing. Marketinglah yang memiliki target penjualan



real, sedangkan Supply chain bergantung pada analisa data yang telah terjadi. Salah kaprah: “Supply chain yang bertanggung jawab membuat forecast”. Yang tahu apa yang akan dijual dibulan depan adalah bagian marketing/sales. Jadi sebaiknya yang 



menentukan target/forecast depan adalahberapa marketing/sales, bukanbulan inventory officer. “Berikan saya stock sebanyak-banyaknya dan saya akan jual”. Itu adalah ungkapan yang biasanya diucapkan oleh sales team dan ini adalah pola jualan “metode dulu”. Metode sekarang adalah perencanaan baru penjualan.

Jurus ke 9 : GIT

GIT (Goods In Transit) kadang menjadi factor yang tidak terduga didalam perencanaan inventory. GIT dapat terjadi di dua sisi, yakni principal dan ke cabang-cabang. Semakin rendah GIT yang ada akan semakin baik kualitas nilai stock yang tersedia. Salah kaprah: “Target GIT = Nol”. Apakah mungkin ?. Jika menurut anda memang hal tsb memungkinkan maka jalankanlah. Tetapi 





jika tidak mungkin, tidak mengapa. Sebab secara umum jarang sekali GIT yang dapat mencapai nol. Artinya anda tidak salah jika tidak dapat mencapai nol. “GIT dipengaruhi hanya oleh transportasi”. Secara umum memang benar. Transporterlah yang memiliki peranan besar didalam penentuan minimalisasi GIT.

Jurus ke 10 : PO

Kapan PO harus diterbitkan ? Adalah pertanyaan pertama setelah diketahui berapa qty barang yang harus di order. Pengadaan PO yang terjadual dengan baik akan mempermudah pengiriman barang dan memberikan kemudahan pula bagi principal



untuk mempersiapkan barang-barangnya. PO tidak harus diterbitkan sebulan sekali dan juga tidak harus setiap minggu. Salah kaprah: “Buat PO setelah stock kosong”. Dengan mengetahui ROP, maka hal ini tidak mungkin terjadi kecuali ada kondisi 



khusus memang peramalan. PO yangyang benar adalah diluar PO yang diterbitkan sebelum barangnya habis dan berisikan order barang dengan kuantitas yang benar pula (OQ = Order Quantity) “PO vs BO PO”. BO adalah back order, artinya PO-PO yang belum terpenuhi atau terkirimkan barangnya dari prinsipal. Membandingkan dan menganalisa kondisi BO akan memberikan garmbaran service level dari prinsipal sehingga akan menambah keakuratan peramalan inventory diwaktu mendatang.

Jurus ke 11 : Stock monitor

Monitor stock adalah kunci keberhasilan dari management inventory. Semakin akurat data yang termonitor akan semakin kecil kemungkinan out of stock dan juga excess stock. Kecanggihan teknologi didalam monitoring stock memegang peranan yang cukup berpengaruh, apalagi jika stock yang ditangani jumlahnya ribuan SKU.



Salah kaprah: “Kapan menentukan monitoring harian, mingguan atau bulanan ?”. Metode umum yang sering dipergunakan adalah metode pareto. Misalnya, 80% kota/cabang yang dominan dapat dimonitor harian, 15% lainya di monitor 



mingguan dan 5 % sisanya dimonitor bulanan. “Stock kosong, langsung alokasi”. Memang hal ini salah, kenapa harus kosong duluan baru diisi. Namun jika hal ini memang harus terjadi, maka yang harus dilakukan adalah bagaimana secepat mungkin barang tsb dapat diisi kembali.

Jurus ke 12 : Non saleable vs Saleable

Sadar atau tidak sadar kondisi stock non saleable (tidak layak jual) dapat menyebabkan stock ada tetapi tidak dapat terjual. Pemilahan non saleable dan saleable sangat penting untuk memastikan bahwa stock yang ada dicabang/pabrik siap untuk didistribusikan. Beberapa kriteria non saleable: Expiry Aging Rusak Non-release Stock promosi     



Salah kaprah: “Karena sulit memisahkan, jadikan satu lebih mudah”. Menjadikan satu untuk stock yang layak jual dan tidak layak jual adalah sebuah musibah. Apapun sistem yang digunakan sebaiknya kedua jenis barang yang tidak “sefaham” tsb 



dipisahkan jika memungkinkan barang yangdan non saleable dapat langsung dimusnahkan atau di return ke prinsipal. “Non Saleable sama dengan stock yang akan di obral”. Tidak harus diobral, jika memungkinkan lebih baik langsung direturn kepada prinsipalnya.

Jurus ke 13 : Score forecast

Tahapan ini adalah tahapan dimana



marketing dan supply chain memperoleh raport mengenai rencana pengadaan barangnya. Pembandingan antara rencana (forecast) dengan actual pengadaannya akan memberikan pembelajaran pada waktu mendatang. Salah kaprah: “Semakin tinggi score semakin baik 



nilainya”. nilai tertingginya cuma 125% atauAwas, sesuai dengan kesepakatan yang ada. Jika skor forecast sampai angka 1000% misalnya, wah, pasti marketing/sales tim yang ada sangatlah pesimis didalam merencanakan penjualannya. “Tidak perlu score yang penting salesnya tercapai !”. Sekali lagi, ini adalah contoh cara bisnis “model dulu”. Perencanaan, perencanaan dan perencanaan adalah ciri bisnis “model sekarang”.

Referensi : Jika Barang Over, Haruskah Return ? Ada dua kata yang paling “amit-amit” bagi supplier dan pedagang, yaitu over stock dan return. Keduanya kalau bisa hukumnya ‘haram’ dan tidak boleh terjadi karena dampaknya sama yaitu rugi. Namun terkadang diantara keduanya tidak bisa menghindari pemakaian dua kata tsb, terlebih lagi menjelang akhir bulan atau akhir



pencapaian target penjualan, selalu muncul pemikiran ½ jahat : haruskan return ? Stock Barang

Siapapun anda yang bergerak didalam perdagangan dan jasa selalu memiliki stock barang (jasa) yang akan diperjual belikan. Stock barang diperlukan karena sediaan barang yang harusfaktor selalukesinambungan dijaga. Prinsipal atau distributor jarang yang dapat memberikan supply setiap hari sehingga tidak perlu adanya stock barang. Ideal memang, tetapi dagang tanpa stock adalah impian yang banyak orang masih sulit untuk dicapai. Pengadaan barang selalu berhubungan dengan kekuatan jual yang terjadi yang dihubungkan dengan lamanya waktu yang diperlukan oleh prinsipal mensuplay barangnya. Semakin sering prinsipal mengirimkan barangnya ke outlet, maka semakin kecilah stock barang yang harus ditimbun oleh pedagang. Namun hal ini akan memberatkan bagi transport prinsipal dimana secara otomatis akan meningkatkan biaya. Tentu harus ada salah satu yang berkorban (atau dikorbankan ?!) Fast moving dan slow moving

Secara umum ada beberapa tipe barang yang menjadi acuan dari pedagang. Di Jakarta,



yang namanya Gudang Garam Filter Merah adalah barang fast moving dikelompok rokok kretek atau air mineral cap “Jerami” adalah barang yang slow moving dikelompok air mineral dimana tingkat lakunya hanya 1 karton per bulan di warung pak Ahmad. Pengelompokan barang ini erat kaitannya dengan pola pengadaan barang dan banyaknya stock barang yang harus ditimbun. Artinya, Pak Ahmad akan berani menimbun rokok Gudang Garam FIM 10 slop per minggunya sedangkan beliau hanya akan belanja air minum cap “Jerami” 1 karton setiap bulannya. Bayangkan, begitu bedanya pola penimbunan stock barang yang dilakukan sekalipun oleh Pak Ahmad yang hanya berdagang di Kaki Lima depan Kalibata Mall tadi, apalagi untuk sebuah jaringan retail semacam Hero atau Matahari, pastilah mereka memiliki alat ukur yang lebih canggih dalam menentukan stock barang yang optimal untuk jaringannya. Return

Pemahaman return adalah pengembalian barang ke prinsipal yang dikarenakan barang tsb rusak, kadaluarsa atau kelebihan stok. Bahayanya, penyebab tsb dapat saling berhubungan satu dengan yang lainnya, misalnya kelebihan stok akan mengakibatkan barang kadaluarsa dan kalau didiamkan saja maka sudah pasti akan menyebabkan barang tsb rusak.



Tidak semua prinsipal menerapkan kebijakan return kepada pelanggannya, ambilah contoh Unilever, prinsipal mayoritas kebutuhan rumah tangga, mereka lebih baik memberikan tunjangan (allowance) 0.5 – 1% kepada pelanggannya tetapi mereka tidak boleh mengembalikan dengan alasan apapun juga. Atau ada juga yang memberikan kebijakan tukar guling dimana barang yang direturn kadaluarsa dapat ditukarkan langsungkarena dengan barang baru dengan syarat pelanggan tidak mendapatkan uang kembalian. Mengapa Stock Harus Over ?

Pertanyaan sederhana dimana cara menjawabnya memerlukan berbagai analisa yang mendalam. Namun dari beberapa narasumber dan pengalaman, penyebab stock barang over dikarenakan antara lain: Alasan 1: Salah perhitungan Ini adalah alasan yang sangat lumrah, manusiawi dan biasanya ditambahkan dengan kata-kata maaf untuk penyelesaiannya. Kesalahan hitung dapat disebabkan banyak baik mulai dari yang teknis terpuji (data yang salah, kondisi pasar yang berubah, pengiriman yang terlambat dsb) hingga yang berdasarkan caci maki (dapat sogokan, kongkalikong dengan supplier atau memang benar-benar goblok).



Alasan 2: Target yang berlebihan Biasanya bagian pembelian selalu menanyakan kepada bagian penjualan berapa banyak yang akan dijual pada bulan berikutnya. Pembelian akan dilakukan berdasarkan angka yang diberikan oleh bagian penjualan. Masalahnya adalah jika bagian penjualan salah memberikan target yang terlalu tinggi, maka sudah dipastikan akan terjadi over stock. Alasan 3: Pasar yang berubah Ini adalah bencana yang sering terjadi. Karena dukungan promosi yang kurang atau iklan yang sudah jenuh maka pasar tidak dapat menerima kembali barang-barang yang telah dibeli dan akibatnya dapat ditebak : over stock. Alasan 4: Persaingan yang tinggi Diera globalisasi ini, persaingan sangat mendominasi kuat tidaknya barang dipasaran. Target yang sudah diterapkan dengan optimis tiba-tiba dapat drop karena munculnya barang sejenis yang memiliki nilai jual yang lebih baik. Alasan 5: Stock yang tidak stabil Andaikan 4 alasan diatas tidak terjadi, tetapi masih dapat menyebabkan barang over stock dikarenakan pasokan barang yang tidak stabil dari prinsipal. Banyangkan jika toko harus mengorder barang 100 box dimana seharusnya datang pada awal bulan ternyata datangnya



pada minggu ke 3, maka jelas pada akhir bulan inventory toko tsb pasti memiliki raport merah. Jika Over Stock Lantas ..... Kalau 5 alasan diatas terjadi pada anda, jangan panik dulu. Masih ada jalan lain menuju yang stabil, aman dan stock teruji. Jika stock barang anda melebihi dari perkiraan maka lakukanlah langkahlangkah alternatif dibawah ini: Langkah 1: Lakukan promosi Buatlah program promosi khusus untuk mempercepat pengeluaran barang over stock tsb. Apakah beli 1 dapat 2, diskon khusus atau tempo kredit yang diperpanjang adalah contohcontoh promosi yang jamak dilakukan. Bahkan seorang teman di bagian purchasing sebuah retail besar melakukan cara yang sederhana untuk mengurangi stock barangnya yang over, menjadikan barang tsb sebagai sample atau dijadikan hadiah langsung tanpa diundi untuk pembelanjaan tertentu. Langkah 2: Distribusikan ke cabangcabang



Memang langkah ini terbatas hanya untuk yang memiliki lebih dari satu cabang. Pastikan bahwa cabang-cabang lain memiliki minimal stock yang dapat mengurangi banyaknya stock di gudang tertentu. Langkah 3: Mintalah perpanjangan waktu bayar Langkah ini memerlukan proses negosiasi yang agak panjang. Anda harus melakukan bargaining untuk mendapatkan pemanjangan proses pembayaran agar barang tsb pada waktu jatuh tempo dalam kondisi yang wajar Langkah 4: Tukar guling Sekali lagi langkah ini memerlukan proses negosiasi khusus. Bicarakan dengan supplier untuk dapat order barang lainnya tetapi langsung dibayar dengan cara tukar guling barang yang over stok tsb Langkah 5: Return+ Perhatikan tanda + (plus) diatas. Return+ adalah return dimana anda sebaiknya bernegosiasi dengan supplier agar mereka dapat menerima return anda tetapi anda juga akan melakukan ‘balas jasa’ kepada sales tsb suatu saat jika mereka memerlukan pencapaian target atau dengan kompensasi perluasan area display dsb.



Return+ ini adalah langkah win-win yang terbaik yang memberikan dampak kedekatan antar prinsipal dan outlet.

Langkah 6: Pamungkas Jika lima langkah diatas tidak mempan dan tidak dapat dilaksanakan karena alasan tertentu, -- maaf – andaanalisa sudah kembali dalam batas yang sulit. Perlu dilakukan terhadap pola order, perjanjian dengan suppier dan proses penjualan barangnya sehingga diwaktu mendatang tidak akan terulang lagi.

Referensi : Management Barang Promosi Dari beberapa pergudangan yang tergolong besar dan bahkan diantaranya bergelar multinasional ternyata belum memenejemeni barang promosi secara professional seperti halnya barang dagangannya. Barang promosi diletakan diprioritas ke tiga dalam maintenancenya setelah barang bagus dan barang rusak. Ada apa diantara mereka kok kelihatannya ½ hati menangani barang promosi ini padahal kalau anda sempat mengintip laporan biaya dibuku besar, lajur promosi selalu mendapatkan garis tebal dan garis bawah untuk diperhatikan.



Hakekat Barang Promosi Barang promosi adalah barang-barang pendukung barang dagangan. Kalau barang dagangan memiliki nilai didalam

penjualannya, barang promosi tidak mempunyai nilai alias nol rupiah. Tetapi diantara mereka ada kesamaan yang pasti yaitu masing-masing memiliki nilai beli atau biaya dan yang lebih penting adalah harus ditangani dengan baik keduanya. Masalahnya adalah, coba perhatikan barang-barang promosi diperusahaan anda, adakah mereka ditangani sebaik barang dagangan dalam hal penyimpanannya, penyiapannya dan pengirimannya ? Kalau barang dagangan, disiapkan dengan mempergunakan Warehouse Management System (WMS) apakah barang promosi dilakukan dengan WMS yang sama ?. Kalau barang dagangan dilakukan reordering dengan ERP system apakah barang promosi juga dikenakan system yang sama ?. Hampir sebagian besar dari anda akan menjawab : ada perbedaan penanganan antara barang promosi dan barang dagangan.



Barang promosi tidak cuma berupa barang-barang sejenis barang dagangan, tetapi lebih luas meliputi barang-barang pendukungnya seperti leaflet, slyer, hadiah-hadiah (misalnya gantungan kunci, panci, kulkas, pulpen dsb) hingga billboard dan reklame.

Kenapa Harus Dibedakan ?

Dalam beberapa kesempatan diskusi, saya tanyakan kepada pengelola gudang mengapa mereka membedakan penanganan antara barang dagangan dan barang promosi. Jawaban mereka hampir serupa walau tak sama seperti misalnya : 





 

Barang promosi sangat banyak jumlahnya Barang promosi hanya berlaku dalam waktu tertentu Jumlahnya tidak memiliki aturan baku dalam pengeluarannya Harganya mahal-mahal Tidak memiliki nilai jual

Alasan mereka memang masuk akal dan syah-syah saja. Tetapi coba bandingkan apakah barang dagangan tidak memiliki sifat-sifat tsb diatas ?. Barang dagangan juga beraneka macam jumlahnya, ada stock baru dan lama, pengeluarannya tergantung pesanan konsumen, harganya tidak semua murah-murah dan



(memang) memiliki nilai jual. Kalau cuma masalah nilai jual saja dijadikan alasan utama sehingga barang promosi tidak diperlakukan sama, rasanya tidak masuk akal. Lantas, bagaimana seharusnya barang promosi itu ditangani ? Penangan Barang Promosi

1.Ordering Karena sifatnya yang temporer dan erat berkaitan dengan target penjualan, maka sebaiknya order barang promosi selalu dikaitkan dengan budget penjualan yang akan dicapai dan waktu yang diberikan untuk mencapai target tsb, 2.Budget Ada beberapa metode dalam menentukan biaya promosi. Ada yang ditargetkan secara persentase atas keseluruhan penjualan atau memang diberikan budget tertentu sebagai dasar pengadaan barang promosi. Yang jelas pastikan bahwa berapapun budget yang diberikan, mereka adalah biaya (cost) yang tetap akan ditanggung oleh perusahaan. 3.Unit Pastikan bahwa jumlah barang promosi cukup untuk memback up penjualan unit barang dagangan yang dipromosikannya, rata-rata dari pengalaman mereka yang handal dalam



pengurusan masalah ini adalah 10-20% lebih banyak dibandingkan jumlah unit yang akan dijual. Penambahan 10-20% ini dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan, kehilangan dan kesalahan penanganan yang terjadi. Penyakit yang paling kronis didalam barang promosi adalah selalu menggoda hati ‚karyawan’ untuk memilikinya dengan gratis dan tidak ada yang menolakkaos kalau seorang karyawan diberikan sebuah berlogo susu kental manis misalnya. 4.Pengadaan Pengadaan barang promosi bukanlah hal sederhana. Harus dipastikan bahwa partner yang ditunjuk benar-benar profesional dalam bidangnya. Pastikan bahwa mereka mampu memberikan komitmen yang tinggi dalam hal pengadaannya. Masalah yang sering muncul adalah keterlambatan dalam pembuatan yang disebabkan alasan-alasan klasik seperti karyawan libur, bahan baku naik, transport jelek dsb. Berikan mereka target qty dan shedul yang jelas kapan dan kemana mereka harus mengirimkan. Jika perlu, berikan sangsi jika mereka melanggar kesepakatan yang ada. 5.Warehousing Barang promosi ditujukan untuk menarik perhatian konsumen sehingga diwajibkan tidak ada kesalahan yang muncul disana. Untuk menghindari kesalahan tsb, sangat penting



dilakukan pengontrolan dan pengecekan kualitas. Keduanya dapat dilakukan saat masih di pabrik atau pada saat barang-barang tsb dikirimkan kegudang kita. 6.Penerimaan Barang Pada waktu penerimaan barang adalah waktu yang paling penting melakukan pengecek kualitas barang. Pastikan bahwa barang yang diterima benar-benar sesuai dengan standard warna, jumlah, ukuran dan mutu yang disyaratkan. Oleh karenanya perlu juga bagian penerimaan barang mendapatkan spesifikasi order yang disepakati pada waktu tender dilakukan. 7.Penyimpanan Lakukan penyimpanan barang dengan mempergunakan WMS sama halnya dengan barang dagangan. Kalau anda melakukan hal ini, maka dijamin kemudahan dalam operasional akan anda dapatkan. Memang perlu disiapkan kode barang agar system dapat menerima dan mengolahnya dengan baik. Bicarakan dengan bagian IT anda untuk mensetup kode barang dan lokasi penyimpannya dengan baik serta pastikan bahwa bagian gudang telah menyiapkan lokasi sesuai dengan kualifiasi barangnya. 8.Penyiapan dan pengiriman Sering kali kasus yang terjadi adalah, barang dagangan dikirim tanpa barang promosi.



Masalahnya sederhana, yakni pada waktu penyiapan tidak dilakukan dalam saat yang sama dan tidak diberangkatkan karena truck sudah penuh. Ini semua terjadi karena tidak adanya system yang sinkron antara keduanya. Bayangkan kalau mereka ditangani dengan system yang sama, maka penyiapan dan pengirimannya sudah dialokasikan oleh system dengan baik. Ada baiknya barang promosi dilakukan audit pada saat selesainya periode yang berlangsung disamping dilakukan secara rutin bulanan sama dengan dengan barang dagangan. Dengan audit akhir periode ini akan menciptakan kondisi gudang dan barang yang rapih karena tidak ada lagi barang promosi yang tersisa sementara periodenya sudah berlangsung setahun lalu. 9.Keamanan Sekali lagi diingatkan, barang promosi selalu menggoda orang untuk memiliki. Ada rasa bangga dan senang jika seseorang memakai bolpen cap Anu yang diperoleh secara gratis dan ada keleluasaan bagi seorang manager atau supervisor untuk begitu saja memberikan barang promosi tsb kepada seseorang (atau- maafdimiliki sendiri). Oleh karenanya sangat penting barang promosi ini dijaga dengan baik dan memiliki pengawasan tersendiri. Namun dengan mempergunakan system yang sama dengan barang dagangan, maka dengan sendirinya anda



sudah menangani keamanan barang promosi dengan basic yang sama dengan barang dagangan. 10.Team Khusus Ada baiknya mencontoh beberapa perusahaan besar yang memiliki team khusus yang menangani barang promosi ini. Memang tidak mesti lengkap darikonsep R&D, purchasing pengirimannya, namun bahwa adahingga seseorang yang memiliki tanggung jawab terhadap barang ini adalah ide yang baik.

Jurus Pengaman Inventory : PROVISI Yang menyebalkan : “Inventory selalu tidak benar, karena forecastnya pun tidak pernah benar !” Jika hal tsb benar maka dampaknya hanya 2 kemungkinan, barang akan kadaluarsa atau menumpuk didalam gudang hingga berbulan-bulan. Tentu perlu jurus jitu Awas, bacanya Provisi bukan Provinsi ! Jelas bedanya. Walau cuma “n” yang membedakan keduanya, tetapi pemahamannya sangat jauh berbeda. Provisi adalah biaya yang diperkirakan akan menjadi tanggungan perusahaan dikarenakan adanya kesalahan atau permasalahan yang



mungkin akan timbul kelak yang berhubungan dengan keberadaan stock barang. Bagaimana provisi terjadi ?

Tidak ada satupun perusahaan yang menginginkan membayar provisi pada akhirnya. Karena setiap rupiah pembayaran atas provisi yang memotong terjadi merupakan kerugian langsung yang akan profit yang dihasilkan. Katakanlah anda merencanakan menjual produk X sebanyak 1000 pada bulan depan dan untuk mencapai penjualan itu anda diharuskan membeli barang sebanyak 1500 buah. Jika penjualan pada bulan mendatang mendekati 1000 atau lebih sedikit, itu tidak menjadi masalah. Namun, tiba-tiba terjadi suatu kondisi dimana karena suatu hal maka penjualan produk X tsb hanya terjual 50, 70 dan 90 pada tiga bulan berturut-turut. Disinilah masalah anda baru akan dimulai !. Bayangkan, dengan rata-rata penjualan yang hanya 70 unit perbulan, maka sisa stock saat ini menjadi 1290/70 atau sama dengan 18 bulan stock lebih. Dengan kata lain, anda akan menyimpan stock tsb untuk 1,5 tahun kedepan. Ada potensi kerugian yang akan terjadi jika barang tsb tidak terjual atau terjual tetapi dalam waktu yang demikian lama. Potensi inilah



yang akan diperkirakan dan dihitung menjadi “provisi”. Cara menghitung provisi Biasanya provisi ditentukan atas kesepakatan manajemen, khususnya keuangan. Misalkan didalam kasus ini ditetapkan bahwa provisi untuk over stock1adalah dibawah 6 bulan adalah 50% dan diatas tahun adalah 100%. Maka cara menghitungnya adalah sbb :

Misalkan masa kadaluarsa barang X adalah 12 bulan. Maka harus dihitung juga potensial kerugian terhadap barang-barang yang akan kadaluarsa menjelang 12 bulan kedepan. Semua barang X yang akan kadaluarsa 12 bulan kedepan harus dihitung sebagai ‘biaya’ yang harus dianggarkan dan menjadi potensial kerugian yang harus dibayar oleh perusahaan.



Contoh perhitunganya sbb :

Bagaimana Supaya Bebas Provisi ? Supaya bebas provisi ?! Gampang sekali. Paling tidak ada 4 cara mudah membebaskan perusahaan dari beban biaya provisi. 1. Pembelian dengan konsinyasi 2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal 3. Akurasi penjualan yang lebih baik 4. Penjualan barang dengan kondisi khusus Cara 1: Pembelian dengan konsinyasi Cara ini adalah cara termudah dimana perusahaan dijamin tidak akan dikenakan biaya provisi. Kesulitannya adalah bagaimana mengadakan perjanjian untuk mendapatkan fasilitas Konsinyasi tsb. Konsinyasi adalah perjanjian dimana prinsipal mengirimkan barangnya ke perusahaan dan



pembayarannya dilakukan berdasarkan barang yang terjual di perusahaan tsb. Artinya perusahaan tidak harus membeli kuantitas tertentu dan membayarnya dilakukan sesuai dengan barang yang terjual. Cara 2: Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal Jika konsinyasi tidak dapat carilah jalan bagaimana perusahaan dapatdicapai, melakukan pengembalian barang (return) ke prinsipal. Pengembalian ini dapat berupa pengembalian barang kadaluarsa, rusak atau kelebihan. Artinya, perusahaan dapat menghilangkan biaya provisi dengan melakukan pengembalian ‘resiko’ tsb ke prinsipal secara langsung. Masalahnya adalah tidak semua prinsipal mau melakukan perjanjian “return all in” (barang dapat dikembalian dalam semua alasan seperti diatas).

Cara 3 : Akurasi penjualan yang lebih baik Kalau kedua cara diatas tergantung dari fihak luar, maka untuk mengantisipasi dari dalam dapat dilakukan dengan cara memperbaiki akurasi (forecast) penjualan. Jika akurasi penjualan sangat tinggi, maka dapat dipastikan resiko biaya privisi akan menjadi minimal. Cara 4: Penjualan barang dengan kondisi khusus



Jika ketiga cara diatas tidak dapat dilakukan, ada cara lain yang masih memungkinkan perusahaan terbebas dari provisi, yakni dengan melakukan penjualan dengan kondisi khusus seperti pemberian diskon atau perpanjangan waktu pembayaran kepada konsumen. Cara ini memang tidak menjamin perusahaan terbebas 100% dari biaya provisi, tetapi palingtimbul. tidak dapat mengurangi biaya yang seharusnya Kesimpulan 





Provisi adalah perhitungan resiko yang menjadi beban perusahaan didalam aktifitas penyiapan persediaan barang (inventory). Provisi biasanya dikenakan pada dua kejadian: 1. Provisi atas barang-barang yang kadaluarsa 2. Provisi atas barang-barang yang berlebih dibandingkan dengan waktu bayar perusahaan (term of payment) Cara mencegah dikenakannya provisi ada 4 cara : 1. Pembelian dengan konsinyasi 2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal 3. Akurasi penjualan yang lebih baik 4. Penjualan barang dengan kondisi khusus



Semakin sedikit provisi yang dikenakan maka akan semakin tinggi potensi keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan.



Ba b 12 : Stock Take Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Stock Take di Warehouse: Proses penyiapan stock take Pelaksanaan Stock Take Belajar untuk tidak kehilangan barang   

Persiapan Stock Take Bagi orang gudang, Stock Take/Opname adalah: Hajatan besar dan ritual wajib untuk dilaksanakan Tingkat gengsi sebuah gudang 





Ajang “silaturahmi” antara gudang dan non gudang

Ada dua aktifitas yang hampir sama didalam proses penghitungan barang: Stock Take/Stock Opname: Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam periode tertentu. Halaman 261 Sample Manual Template


Cycle Count Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial setiap saat

Target yang akan dicapai didalam stock take adalah: 1. Barang dalam lengkap dengan data lokasi, qtykondisi dan kualitas 2. Waktu pelaksanaan : bulanan 3. Metode : • Blind checking • Double checking 4. KPI : 100%

Tips: Kesuksesan Stock Take bukan ditentukan di saat pelaksanaan stock take, tetapi akan ditentukan pada saat persiapan yang dilakukan menjelang stock take. Persiapan stock take yang sempurna akan menghasilkan akurasi stock take yang tinggi. Lima persiapan yang harus dilakukan: 

  

Menentukan tanggal pelaksanaan stock take Menyiapkan team Menata barang dan lokasi stock take Menata dokumen pendukung operasional



Training dan pelaksanaan stock take

1.Menentukan tanggal pelaksanaan stock take Stock take harus dilakukan pada saat tingkat operasional di warehouse sangat rendah. Semakin sedikit barang yang akan dilakukan stock take maka akan semakin akurat hasil stock take. Secara umum tanggal yang terbaik untuk melakukan stock take adalah pada minggu 1 atau maksimal minggu ke 2 dimana kondisi barang secara umum sedang dalam berada dititik terendah. Dikarenakan stock take kadang memerlukan waktu lebih dari 1 hari dan harus dilakukan tanpa terganggu adanya operasional, maka sebaiknya stock take dicarikan hari-hari libur seperti Sabtu – Minggu. 2.Menyiapkan team Team pelaksana stock take harus disiapkan dengan cermat karena ditangan merekalah akurasi dan kecepatan stock take dipertaruhkan. Team yang harus ada didalam pelaksanaan stock take:



a) b) c) d) e)

f)

Leader Help desk Counter 1,2,3 Data Entry Cross Check a. Counting b. Out put data entry General a. Non System b. System c. Konsumsi

Leader: adalah pemimpin didalam sebuah stock take. Biasanya leader stock take minimal seorang supervisor warehouse. Leader memiliki tugastugas sbb: Membentuk team stock take Briffing prosedur pada saat stock take dimulai Memantau pelaksanaan stock take Memastikan hasilnya akurat  

 

Help desk: adalah team yang mempersiapkan perlengkapan dan dokumentasi yang dibutuhkan didalam pelaksanaan stock take. Fungsi dari team ini adalah: Menyiapkan form A dan B Mendata team pelaksana Menyerahkan hasil hitungan ke Team Verifikasi   



Counter: adalah team yang melaksanakan stock take. Pada umumnya terdiri dari minimal 2 orang dimana salah satunya adalah orang non warehouse. Jika memungkinkan, 3 orang adalah yang terbaik dimana komposisinya adalah 1 orang warehouse, 1 orang finance dan 1 orang netral dari kedua department tadi.

Counter terdiri dari: Staff Penghitung Menuju lokasi yang ditentukan oleh staff pencatat Melakukan penghitungan sesuai lokasi Merapikan barang yang telah dihitung 

 

Staff Pencatat Menyaksikan kebenaran proses penghitungan Mencatat hasil hitungan sesuai dengan lokasinya Mencatat nama barang yang ditemukan didalam form tambahan Tanda tangan form dan menyerahkan kepada help desk 







Team recount: Menerima form A - form B yang berbeda Melakukan penghitungan sesuai lokasi Menentukan mana yang benar sesuai hasil hitungan ulang   



Tanda tangan dan menyerahkan kepada help desk

Data entry: adalah team yang memasukan data hasil penghitungan kedalam system. Memasukan hasil penghitungan kedalam system Paraf/tanda tangan pada form stok take 

 

Mencetak hasil input-an stock take

Cross check: adalah team yang melakukan pengecekan terhadap hasil hitungan baik sebelum diinput ataupun setelah diinput kedalam system. Untuk pengecekan hasil stock take sebelum di entry kedalam system, perlu dilakukan tahapan sbb: Cek hasil hitungan pada form A dan form B Jika sama, berikan tanda centang Jika beda, beri tanda stabilo Paraf/tanda tangan hasil verifikasi General: adalah team yang memiliki fungsi untuk mendukung aktifitas stock take agar lancar dan tidak ada hambatan didalam pelaksanaanya. Dukungan yang diberikan meliputi aspek fisik dan non fisik. 

  

   

Perapihan fisik Perlengkapan stock take Pulpen 2 warna Sticker 2 warna


Buku Pegangan Logistik Indonesia      

Kalkulator Meja jalan Stepler Meja kursi Tehnis Konsumsi

3.Menata barang dan lokasi stock take

Salah satu tugas dari team general adalah merapihkan barang dan lokasi stock take. Perapihan perlu dilakukan agar pada saat dilakukan penghitungan nanti tidak terjadi kesalahan isi karton atau kesalahan lokasi barang misalnya. Perlu diberikan tanda (signage) terhadap lokasi atau barang-barang yang tidak dihitung atau yang masih bermasalah dan belum diproses kedalam system. Kebersihan lokasi dan kerapihan barang-barang yang ditata di rak atau di pallet akan memberikan kecepatan dan keakuratan yang tinggi. 4.Menata dokumen pendukung operasional

Sama dengan penataan yang dilakukan terhadap barang, dokumen pendukung operasional pun perlu ditata dengan baik. Dokumen konsinyasi misalnya, adalah dokumen yang paling penting yang perlu disiapkan karena secara fisik barang tsb tidak ada tetapi masih tercatat didalam



system. Terhadap hal ini, perlu dilakukan stock take antara data yang tercatat didalam system dengan data yang tersedia didalam fisik dokumen pendukung konsinyasi tsb. Jika tidak terdapat dokumen konsinyasi yang sesuai dengan data system, sudah pasti akan terjadi miss stock – stock hilang.

5.Training dandilakukan pelaksanaan stock Training harus setiap saat take pelaksanaan stock take akan dimulai. Seperti halnya yang dilakukan oleh pramugari didalam pesawat pada saat akan take off, maka leader stock take harus melakukan training singkat kepada seluruh team pelaksanaan stock take. Proses stock take dilakukan dengan cara:     

 

Menuju lokasi barang Cek nama barang vs fisik Cek Batch No dan Expiry date Hitung kuantiti barang Tandai dengan sticker kertas sebelah kanan disamping kode rak Tanda tangani form stock take Serahkan kepada help desk



Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Stock Take 







Memindahkan barang-barang dari tempat semula tanpa persetujuan system Menginjak-injak barang-barang pada saat menghitung Menebak/menerka jumlah barang yang diragukan paletnya Menandai formulir dengan tulisan/angka yang menyesatkan

Tips2: Lakukan pada minggu-minggu sepi Minimalkan stock yang ditangani Pastikan bahwa semua team mengerti bentuk form yang akan dipergunakan Minimalkan staff menuliskan nama barang dan data pendukung lainnya Jangan merubah data-data didalam form stock take tsb Berikan solusi yang jelas dan sudah disetujui bersama: Barang tdk sama di lokasi dengan di form Barang beda batch number/exp date Barang kosong sementara di form disebutkan nama dan jenis barangnya Ada lebih dari 1 barang di lokasi yang sama   







  





Referensi: Belajar Untuk Tidak Kehilangan Barang Kehilangan barang, adalah salah satu aib bagi bisnis semacam 3RD PL. Alangkah malunya jika pada saat stock opname ternyata ada barang yang cuma tinggal nama, tidak ada fisik barangnya alias hilang entah kemana. Apakah kehilangan barang dapat diantisipasi dari awal ? Adakah cara effektif mencegah resiko kehilangan barang ? Teori Polisi : ANAK (Ada Niat Ada Kesempatan)

Kehilangan barang pada dasarnya terjadi karena adanya dua pertemuan antara Niat dan Kesempatan. Niat lebih cenderung dipengaruhi



oleh faktor individu misalnya alim tidaknya seseorang, kondisi perekonomian dan pengaruh dari teman-temannya. Sedangkan Kesempatan, lebih cenderung disebabkan karena lalainya kita dalam menjaga kondisi gudang, system, transportasi maupun segala aspek dari aktifitas pergudangan.

Menurut Pak tidak Polisi,bertemu jika salah satumustahil Niat atauakan Kesempatan maka terjadi kehilangan barang, paling tidak maksimal hanya salah meletakan barang saja. Oleh karena itu, dalam tulisan ini hanya akan membahas bagaimana mempersempit pintu Kesempatan agar tidak pernah bertemu dengan Niat dari oknum karyawan. Masalah Niat, merupakan bagian dari HRD dan kehidupan sosial yang akan membentuknya. Pintu-Pintu Yang Harus di Waspadai 1.Penerimaan barang

Kehilangan barang tidak hanya terjadi pada waktu barang sudah di gudang dan kemudian dikeluarkan lagi tanpa ijin dan dokumentasi, tetapi juga dapat terjadi barang tsb belum pernah masuk kedalam gudang tetapi sudah dilakukan manipulasi data untuk dimasukan kedalam system dan persetujuan dokumen oleh staff terkait.



Pintu penerimaan barang adalah bagian yang terbesar yang harus dijaga. Pastikan bahwa barang yang diterima ada fisiknya, sesuai dengan yang tertera di dokumen penerimaan barang baik jumlah, nama dan kualitasnya serta sudah diserahterimakan kepada bagian selanjutnya. Disinilah diperlukan prosedur pengecekan antara dokumen vs dokumen dokumen vs barang. Jika salah satunya tidakdan sesuai, untuk mengindari resiko barang hilang adalah dengan cara menolak dan mengembalikan seluruh dokumen serta barang yang tidak jadi diterima. Trik tipu-tipu di penerimaan barang: 











Kong kalikong antara transporter/supplier dengan oknum karyawan gudang Isi karton sudah diganti/dikurangi sehingga tidak sesuai dengan deskripsi barang yang dimaksud Mengurangi tumpukan didalam pallet (biasanya di tumpukan yang tengah) sehingga tidak terlihat dari arah luar. Melaksanakan proses return barang tetapi mengikut sertakan barang yang bukan haknya. Langsung mengambil barang dari dock pada saat tidak ada staff gudang. Penerimaan return barang dari customer yang tidak sesuai dengan dokumen barang



2.Penyimpanan barang – area gudang

Kesempatan yang ada disini biasanya bersifat semu, artinya barang tidak langsung dapat dibawa keluar. Hanya beberapa kasus yang terjadi dimana karena lemahnya pengamanan dan adanya banyak pintu atau lubang-lubang di gudang sehingga memungkinkan oknum staff dapat membawa barang yang tersimpan di gudang. Untukkeluar mencegahnya sangatlah sederhana yakni dengan memperkuat jajaran pengamanan, menjaga jam-jam masuk/pulang dengan lebih ketat, melakukan pengecekan fisik terhadap seluruh karyawan dan orang-orang yang keluar masuk gudang dan memastikan bahwa tiada lobang-lobang yang ada disekitar dinding gudang. Modus yang sering dilakukan didalam gudang adalah: Barang dikonsumsi oleh oknum karyawan Dimasukan kedalam baju/ransel/tas oknum karyawan Isi dari barang ditukar sehingga antara isi dan kemasan beda Salah picking barang Picking dilakukan lebih dari yang tertera di picking list Kong kalikong antara oknum staff gudang dengan oknum pengaman Barang dilemparkan keluar dari gudang  



 







Penyiapan return barang yang tidak sesuai dengan data barangnya

3.Pintu Pengiriman Barang

Pintu ini adalah pintu yang terberat yang harus dijaga oleh kita semua. Mottonya adalah “sekali barang salah keluar, maka lewatlah sudah”. Perlu dijaga bersama hal-hal yang mungkin akan terjadi yang dapat menyebabkan hilangnya barang gudang kita. Kebiasaan-kebiasaan buruk yang perlu diwaspadai bersama dipintu pengiriman barang ini: Barang dikirim tanpa dokumen Barang dimasukan ketruk yang salah baik sengaja maunpun tidak sengaja oleh oknum transporter atau oknum karyawan Barang dikirimkan lebih daripada yang direlease didalam dokumen keberangkatan Tidak dilakukan pengecekan secara menyeluruh atau sebagian saja Kong kalikong antara oknum staff dengan oknum transporter untuk titip barang dan setelah truk keluar maka barang tsb ‘diberakin’ (istilah untuk dibagi sama secara illegal) Barang rusak ditukar dengan barang baik pada saat pengiriman  













Adanya lubang di box truck yang dapat untuk mengeluarkan barang Pintu box yang dapat dibuka langsung di engselnya atau di las ulang

4.Pintu Karyawan.

Pintu karyawan bisa menjadi tempat yang paling mudahkehilangan dalam mengukur resiko barang seberapa yang ada besarnya didalam gudang tsb. Bayangkan jika pada saat keluar dan masuk, karyawan tidak dilakukan pemeriksaan badan (body checking), tas karyawan tidak di periksa dan karyawan keluar dengan leluasa tanpa ada pembatasan jam. Sayangnya, banyak karyawan dan setengah manajemen yang ‘terlihat’ risih pada waktu security melakukan body checking, padahal dengan dikenakannya standard pengecekan tsb, karyawan yang tadinya memiliki niat ‘nyolongan’ akan surut begitu melihat kenyataan bahwa untuk keluar gudang ia harus melewati body checking yang sangat ketat. Resikologi – Ilmu Pencegahan Resiko Setelah mengetahui trik, modus maupun perilaku yang ‘menyimpang’ didalam proses menghilangnya barang secara illegal, tentu kita dapat melakukan pencegahan melalui pengamanan pada aktifitas-aktifitas tsb. Paling



tidak ada 3 kelompok pencegahan yang dapat dilakukan: Penguatan didalam system pengawasan langsung – dapat dilakukan melalui penambahan tenaga pengawas/pengaman, pengaturan jam kerja yang effektif, penambahan alat monitor atau pengurangan dari akses keluar masuk dari dan ke gudang. Penguatan didalam system dokumentasi dan prosedur pelaksanaan – memastikan bahwa dokumen yang digunakan dan system yang mendukung aman dari segala macam tindakan criminal seperti manipulasi dan kolusi. Penguatan didalam system prosedur juga memungkinkan dilakukannya telaah tresibilitas (misalnya dengan implementasi ISO dsb) baik diinternal gudang kita maupun transporter dan customer kita. Penguatan team investigasi – seandainya kedua hal tsb diatas sudah dijalankan tetapi masih juga terjadi kehilangan barang, maka perlu kiranya dibentuk team investigasi yang memiliki kemampuan dalam mencari dan membongkar terjadinya kehilangan barang. Team ini tentu tidak bekerja sendiri tetapi terdiri dari masingmasing wakil karyawan/staff yang memiliki dedikasi tinggi dan telah memperoleh training yang sesuai.



Ba b 13 : SYSTEM : SAP Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami peranan dan dukungan sebuah system komputer didalam operasional Warehouse: SAP, sebuah system yang mahal Fungsi dan peranan system Kapan memerlukan dukungan system   

SAP ….. so what gitu lho ?! SAP, “Setan Aja Pusing !” , “Gak gaul kalau system gudang loe gak pake SAP !”. Mungkin begitu ungkapan yang rada pas kalau bahasa logistik diterjemahkan dalam bahasa gaul sehari-hari mengenai sebuah system komputer yang paling sering menjadi perhatian di dunia supply chain. Pertanyaanya adalah, apakah mereka benarbenar mengerti apa itu SAP atau mereka memang mengerti benar-benar bagaimana SAP itu. SAP: “Setan Aja Pusing !”



Peringatan: Jangan bayangkan ungkapan diatas !. Tidak ada hubungannya antara SAP dengan agama dan tidak ada hubungannya antara setan dengan system komputer. Banyak diantara kaum logistic berseloroh bahwa SAP memiliki arti demikian, Setan Aja Pusing. Yang dimaksud oleh mereka adalah begitu sulitnya SAP dalam persiapan, implementasi dan reviewnya sehingga bagi kalangan yang „setengah berputus asa“ menjadikan kepanjangan SAP menjadi demikian. Begitu juga bagi beberapa management level atas yang merasa ‚kisruh’ dengan SAP memiliki arti tersendiri, karena sering lambatnya koneksi dalam mengoperasikan SAP, maka yang muncul dibenak mereka pada saat mengoperasikan SAP adalah Sit And Pray (duduk dan berdoa). Taruhan, tanyakan pada teman anda yang katanya pernah ber-SAP-ria, apa kepanjangan



SAP. Pasti lebih dari 75%nya salah menjawabnya ! Kalau mau yang benar, silahkan teruskan membaca tulisan ini.

itu apa sih ? Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality Management) dan AM (Asset Management).



Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi. Seandainya Anda Harus Ber SAP

Yang terpenting dalam proses implementasi SAP adalah tahapantahapan yang harus dilalui dengan teratur. Tahapan ini saling mendukung satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan menentukan ‘kelaikan’ dari system ini. Dibawah ini adalah salah satu contoh tahapan yang biasanya dilakukan oleh konsultan SAP dalam melakukan perencanaanya: •

•

Kick Off Meeting : 8 December 20XX Blueprint : 29 Nov 2004 – 31 Dec 20XX • Gather Requirements : 30 Nov – 1 Dec 20XX Organization Structure : 2-3 Dec 20XX



•

•

•

Business Process Discussion : 6 – 17 Dec 20XX Business Process Documentation : 6 – 22 Dec 20XX Blueprint Validation : 27 – 28 Dec 20XX Blueprint Sign Off : 29 Dec 20XX

•

•

•

Realization : January – February 20XX Final Preparation : March 20XX Go Live and Support : April 20XX

Dari tahapan diatas nampaklah bahwa untuk menyiapkan SAP menjadi suatu system yang unggul dan berdaya guna, diperlukan waktu, tahapan dan biaya yang tidak sedikit.

9 Tips mencapai SAP yang Sukses dan Menggembirakan.

Sulit memang mencari komentar yang jujur mengenai ‘enak tidak’nya SAP menjadi sebuah system di perusahaan. Rata-rata mereka selalu membandingkan antara sebelum dan sesudah pelaksanaan SAP. Padahal biasanya perusahaan menerapkan SAP bukan hanya berfikir mengenai kemudahan saja terapi lebih



Paling tidak ada 9 tips yang dapat dijadikan referensi dalam pengembangan SAP mulai dari awal hingga berhasil dengan menggembirakan. Tips 1: Sumber data (Source data),dengan harus dipersiapkan baik dan benar. Jika data yang dipersiapkan memiliki banyak kelemahan dan kesalahan, dijamin 100% akan terjadi bencana nasional diperusahaan tsb dan sumpah serapah akan muncul karena operasional berjalan lebih lambat dari seekor siput dan lebih panjang dari yang dibayangkan. Tips 2: Stabilitas transaksi (Stability order transaction), SAP tidak dipersiapkan untuk pekerkaan yang ditumpuk atau ditunda-tunda. Demikian juga perlunya dipersiapkan rangkaian order yang stabil dan meningkat dari waktu kewaktu. Itulah sebabnya biasanya Go Live nya SAP selalu diawal bulan karena mengejar load yang sedang minim-minimnya. Tips 3: Training yang berkecukupan (Enough training, training tidak hanya dilakukan oleh staff inti (Super user) tetapi lebih penting adalah staff



yang terlibat langsung day to day operation. Semakin banyak berlatih dengan data simulasi yang ada, maka staff akan semakin canggih dan faham benar mengenai perjalanan system ini. Tips 4: Dokumentasi,adalah pencatatan mengenai problem dan solusi yang dilakukan. Semakin baiknya dokumentasi yang tersedia akan mempermudah staffyang untuk memecahkan permasalah serupa timbul. Seringnya diadakan review adalah salah satu cara terbaik dalam mengantisipasi permasalahan ini.

Tips 5: Kesiapan Mental (Mentality), perlu dipastikan bahwa seluruh staff telah siap dengan pengimplementasian SAP. Staff harus 2x lebih disiplin dibandingkan sebelumnya karena dengan SAP, mereka akan tahu apakah mutu kerja staff merah atau biru. Tips 6: Kreatifitas, kadang diperlukan kreatifitas yang ‘legal’ didalam pengembangan SAP. SAP diciptakan sangat ketat sehingga penyesuaianpenyesuaian perlu ditambahkan. Tips 7: Penyiapan Laporan (Report preparation), perlu dipastikan bahwa aneka macam report sudah dipersiapkan dalam tahapan-tahapan sebelum implementasi SAP. Hal yang lebih penting adalah memonitor progress SAP dari waktu kewaktu.



Tips 8: Impact didalam Administrasi (Administration impact), dari beberapa project yang diamati nampaklah bahwa konsumsi kertas dan waktu administrasi akan semakin besar. Dengan menyadari impact yang muncul ini, perlu sekali dipersiapkan sumber-sumber tenaga yang siap setiap saat. Tips 9: Impact didalam Transport, biasanya pelaksanaan SAP akan berdampak pada keterlambatan proses pencetakan dokumen seperti invoice, put away list dsb.

Alasan-Alasan Tidak Mau SAP

SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke Z. Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1 disini.



Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal. Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya-- adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3. Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP. Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system ---apalagi terpadu seperti SAP--- diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini.



Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik ... Smile And Proud.



Ba b 14 : GD P Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami pemahaman dan pencapaian standard Goods Distribution Practice (GDP): Pemahaman GDP Komponen-komponen GDP Menerapkan konsep GDP didalam Logistic Form Sederhana Pengecekan GDP    

GDP

GDP masih menjadi hal yang baru di Indonesia untuk diterapkan didalam aktifitas logistik seharihari. Standar penanganan logistik tertinggi ini masih belum banyak difahami oleh pegiat dan pekerja di logistik. Secara khusus GDP diterapkan didalam industri farmasi/obat-obatan dengan nama lokal yaitu CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik) dan dikontrol secara langsung oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Namun ternyata tidak ada yang salah saat prinsip-prinsip GDP ini



diterapkan disemua jenis industri selain industri farmasi. Good Distribution Practice atau GDP adalah sistem jaminan kualitas yang berhubungan dengan persyaratan : – pengadaan, – penerimaan, – –

penyimpanan dan pengiriman obatobatan

Dengan menerapkan klausul-klausu GDP didalam logistik yang dijalankan, maka akan diperoleh komitmen yang jelas terhadap tujuan pencapaian kepuasan pelanggan yang diakomodasikan pada pelayanan penanganan barang dengan sempurna dan pengiriman yang terjamin serta adanya pengembangan-pengembangan yang berkelanjutan terhadap system operasional logistik yang dijalankan. Komponen GDP terdiri dari 20 klausul yang dikontrol secara langsung oleh WHO dan edisi terakhir yang dipublikasikan adalah edisi tahun 2006. 17 diantaranya yang terpenting yang mencakup organisasi aktifitas logistic. Komponen-komponen GDP : 1. Organization and management 2. Personnel 3. Quality management



4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Warehousing and storage Vehicles and equipment Containers and container labelling Dispatch Transportation and products in transit Documentation Repackaging and relabelling Complaints

12. 13. 14. 15. 16. 17.

Recalls and returned products Rejected Counterfeit pharmaceutical products Importation Contract activities Self inspection

Penjabaran masing-masing klausul GDP akan dilakukan secara praktis dan disesuaikan dengan kondisi logistik di Indonesia secara umum: 1.Organization and management Diperlukan adanya struktur organisasi management yang jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung satu dengan yang lainnya. Karena fokus GDP lebih banyak kearah warehouse dan distribusi, maka harus dipastikan bahwa dibagian tersebut telah berjalan struktur yang jelas dan memiliki fungsi tangkal terhadap adanya suatu permasalahan. Kelengkapan Job description yang sejalan dengan kondisi gudang dan distribusi serta kelengkapan



Standard Operationg Procedure (SOP) yang dijalankan secara konsisten akan memberikan jaminan bahwa managemen memiliki komitmen tinggi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan sempurna. 

Struktur organisasi yang jelas – otorisasi & tanggung jawab

  

Job description yang jelas Change management Prosedur keselamatan – personel dan property, proteksi lingkungan.

2.Personnel

Persyaratan terhadap karyawan yang menjalankan aktifitas logistik harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh didalam pelaksanaanya. Seorang warehousmen misalnya, harus memiliki kapabilitas untuk membaca dan menulis, pendidikan minimal SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih adalah salah satu contoh bagaimana persyaratkan terhadap seluruh level posisi disiapkan. Training terhadap karyawan dan evaluasi yang dilakukan terhadap training tsb akan memberikan nilai tambah didalam pengembangan ketrampilan karyawan. • Training GDP bagi seluruh staff • Staff yang cukup dan berpengalaman didalam standar mutu nasional Data training yang tercatat •


Buku Pegangan Logistik Indonesia • • • •

Perlengkapan kerja Prosedur higienis karyawan Prosedur P3K Pembagian penempatan staff yang jelas

3. Quality management

Jaminan kualitas managemen merupakan suatu jaminan yangaktifitas diharuskan tersedia terhadap pelaksanaan logistik. Quality Management ini mencakup : • Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber. • Aktifitas yang sistematis. • Sumber barang dan partner yang disetujui Aktifitas yang dapat di tracking • • Inspleksi dan setifikasi (ISO) 4.Warehouse and Storage

Kondisi warehouse dan tempat penyimpanan menjadikan area yang paling banyak fokusnya didalam penerapan GDP ini. • Akses staff terbatas • Kapasitas yang cukup dan terpisah Kuarantine • Penolakan • • Pembatalan • Pengembalian (return) • Bersih dan rapih Suhu/Kelembaban yang tercatat •


Buku Pegangan Logistik Indonesia • • • • • • • •

Kebersihan Aman dari gangguan cuaca Barang berbahaya : dipisahkan FEFO Penerangan yang cukup Stock Rotasi & Stock Kontrol Stock take yang rutin Investigasi stock

5.Vehicle and Equipment

Kondisi kendaraan dan peralatan pendukung logistik merupakan bagian kedua yang memiliki klausul terberat yang meliputi: • SOP penanganan kendaraan secara keseluruhan Keamanan kendaraan terhadap barang • dan orang yang menggunakannya • Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang dibawanya Dedikasi khusus untuk obat-obatan, jika • tidak maka harus ada prosedur yang mengatur bagaimana proses penggantian untuk barang-barang non obat-obatan • Pest control pada kendaraan Bahan untuk membersihkan harus ramah • lingkungan dan tidak merupakan sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya



• •

•

Pencatatan suhu dan perubahanya, mapping suhu dan kalibrasi suhu kendaraan Kapasitas yang cukup Adanya pemisahan untuk barang yang baik, barang return/tolakan dan barang recall. Label yang jelas pada setiap kemasan barang

6.Container and Container Labelling

Penyediaan sarana pengemasan didalam pengiriman memerlukan perhatian penting terutama pemberian label alamat tujuan dan jenis barang agar kesalahan didalam pengiriman dapat dihindarkan. Kontainer pengiriman disyaratkan sbb: • SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi yang ditimbulkan Kemasan yang digunakan harus anti • kontaminasi dan tidak menimbulkan efek negatif pada obat-obatan yang ada didalamnya • Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi DIlengkapi dengan label-label yang • menjelaskan cara penanganan barang didalamnya • Kode international/national yang digunakan di label



Perlu penanganan khusus untuk barangbarang yang menggunakan dry ice.

7.Dispatch

Pengiriman barang atau dispatching harus memiliki hal-hal sbb: • • • • • •

• •

• •

SOP pengiriman yang jelas transporter Kontrak yang jelas dengan Datadata yang diharuskan ada: Nama & alamat Tanggal keberangkatan Nama barang, Qty dan batch number/Exp date No DN/Invoice Seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus dilakukan recall terhadap barang tsb. Skedul delivery LIFO (Last In First Out)

8. Transportation and products in transit

Jika memang pengiriman dilakukan dengan cara transit disuatu tempat, maka perusahaan harus memiliki aturan dan ketentuan didalam pelaksanaan transit barang tsb. • SOP - Mendapatkan informasi dari supplier/pabrik mengenai prosedur penanganan barang didalam transportasi dan transit



• •

•

•

•

•

•

•

•

Dilengkapi prosedur penyimpanan dan transportasi: Identitas barang tidak hilang Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan Tidak melebihi standard penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus yang disyaratkan Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda, khusus dan mudah diawasi Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas

9. Documentation

Salah satu yang sangat identik dengan ISO 9001 adalah masalah dokumentasi. Seluruh dokumen yang digunakan baik itu berupa SOP, Working Instruksi, Form maupun catatan (Record) harus memiliki identitas yang jelas dan pencatatan perjalanan dokumen yang tercatat.



•

•

SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan memiliki kejelasan nama masing-masing Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur pembagiannya Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi

•

•

•

•

•

•

•

Dokumentasi fihak-fihak harus dilengkapi dengandan tandatangan yang berhak bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan kadaluarsanya Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan lokal Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan aturan standar WHO/BPOM Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah barang yang disimpan Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up pencatatan secara manual



10. Repackaging & relabelling

Repacking adalah aktifitas pengemasan kembali kemasan terkecil suatu barang. Kemasan ini dapat berubah karena adanya peraturan mempergunakan bahasa Indonesia didalam kemasannya atau memang diperlukan pergantian kemasan besar menjadi kemasan yang lebih kecil. Secaraberdasarkan umum, aturan rapacking atau relabelling harus Goods Manufacturing Practice (GMP) sehingga sangat jarang perusahaan yang melakukan aktifitas ini. • Repacking dan relabeling harus disesuaikan dengan konsep GMP 11. Complaints

Penanganan klaim dari konsumen harus memiliki standar yang jelas mengenai berapa lama klaim akan diberikan tanggapan, siapa yang menanggapi dan bagaimana mencari akar permasalahan yang ada didalam perusahaan sehingga masalah serupa akan terhindarkan dikemudian hari. • SOP komplen harus tersedia. • Pembedaan komplen mengenai barang, kemasan dan pengirimannya. Komplen mengenai barang dan kemasan • harus secepat mungkin diinformasikan kepada supplier/vendor • Komplen mengenai barang palsu harus ditangani secara hati-hati dan melibatkan fihak-fihak yang berwenang



Hasil investigasi dari komplen harus didokumentasikan dengan baik

12. Recalls

Recalls adalah penarikan barang-barang yang telah beredar dipasaran yang dikarenakan alasan tertentu misalnya masalah mutu, kemasan, habisnya masa belakangan. eder atau kerusakan pabrik yang baru diketahui Sebaiknya perusahaan melakukan mock recall (recall pura-pura) terhadap suatu barang minimal 1x setahun untuk mengetahui seberapa lama penarikan barang dapat dilakukan dan sejauh mana jaringan distribusi yang dapat didata oleh perusahaan. SOP recall harus dipersiapkan • • Prosedur ini harus selalu diupdate secara periodik • Recall hanya diintruksikan oleh fihak yang berwenang dan mengetahui benar alasan recall tsb • Hasil recall harus di simpan ditempat khusus sambil menunggu proses selanjutnya • Barang yang direcall harus diberikan label yang jelas dan disimpan dengan penanganan yang sama dengan barang yang tidak direcall • Hasil recall harus di rekonsiliasikan untuk memastikan kelengkapan proses, hasilnya



dilaporkan secara lengkap dan dilaporkan kepada semua fihak yang terkait. 13. Rejected & returned products

Penolakan pengiriman dan pengembalian barang memerlukan penanganan khusus agar barangbarang yang ditolak atau dikembalikan oleh konsumen tidak penyelidikan/penelitian langsung terjual kembalimengenai tetapi dapat dilakukan alasan penolakan tsb. Gudang harus menyediakan ruangan khusus untuk “transit” barang-barang tsb dan juga harus menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan barang-barang yang memang tidak bisa dijual kembali dengan alasan kualitas barang. Penyimpanan barang-barang yang di • reject atau di return harus dipisahkan secara khusus dengan barang lain. • Pemusnahan obat-obatan harus dilakukan dengan standar yang berlaku Seluruh dokumentasi yang menyangkut • proses ini harus disimpan dengan baik 14. Counterfeit pharmaceutical products

Jika sebuah perusahaan memiliki cara bagaimana mencegah dan mengidentifikasi adanya pemalsuan barang-barang yang diproduksi, maka keamanan dan kualitas barang akan dapat dipertahankan dengan baik. Oleh karenanya diperlukan suatu cara khusus yang dapat mengidentifikasi adanya



pemalsuan barang atau cara bagaimanan menangani kasus pemalsuan barang-barang tsb. • Barang yang diduga palsu atau dipalsukan harus segera dipisahkan dari barang lainnya ditempat tersendiri dan khusus dan dilakukan pencatatan • Fihak-fihak yang berkaitan harus segera diinformasikan •

•

Barang-barang yang dimaksud tsb diberikan label secara jelas Pemusnahan harus segera dilakukan setelah mendapatkan konfirmasi dari fihak yang berwenang

15. Importation

Proses import harus memiliki aturan negara Indonesia dan juga WHO agar seluruh barang yang diimport dapat memenuhi persyaratan yang diberlakukan. • Harus disesuaikan dengan aturan (WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical • Preparations. Thirty-fourth Report. Geneva, World Health Organization, 1996 16. Contract activities

Tidak ada satupun perusahaan yang dapat berdiri sendiri pada saat ini. Seluruh perusahaan memerlukan partner didalam beraktifitas dan untuk mengikatkan diri antar mereka, diperlukan



sebuah kontrak khusus yang dapat menjelaskan hak dan kewajiban. Perusahaan wajib melakukan audit antar partner untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan kerja sama yang diberikan. • Pendelegasian pekerjaan harus dinyatakan dalam bentuk tertulis • Penjelasan hak dan tugas masing-masing • •

fihak Periode kontrak Penerima kontrak harus dilakukan audit secara periodik

17.Self inspection

Untuk menjamin kelancaran operasional agar sesuai dengan aturan kerja (SOP) dan juga peraturan pemerintah diperlukan adanya audit internal yang dilakukan oleh team. Audit internal ini dilakukan antar departmen dan saling mengaudit (cross audit). Temuan yang didapat harus diberikan kepada auditee untuk ditindak lanjuti dengan cara menerbitkan CAPA (Corrective and Preventive Action) yang meliputi analisa mengapa hal tsb terjadi, penyelesaian yang langsung dilakukan, pencegahannya, tanggal pelaksanaanya dan tanggal reviewenya. • Self inspection diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dijalankan dengan baik dan benar



•

Lebih baik dilakukan oleh fihak yang independen dan menguasai materinya Seluruh hasil self inspection harus di file dengan tertib dan jika ada temuan harus dilakukan corrective action

Form Audit Sederhana GDP

Untuk memastikan bahwa operasional gudang berjalan sesuai dengan kaidah-kaidah GDP, diperlukan sebuah alat yang dapat memantau kondisi gudang secara keseluruhan, dengan cara yang cepat dan mudah untuk difahami.

Paling tidak ada 7 fokus yang harus di cek didalam menjalankan kaidah-kaidah GDP secara utuh. Form ini harus dijalankan secara rutin untuk mengetahui dimana sebuah gudang harus memfokuskan diri agar kelemahan-kelemahan



yang ditemukan dapat diselesaikan dengan tepat. Form yang digunakan harus memiliki suatu point (nilai) agar management dapat melihat peningkatan yang terjadi dan juga dapat fokus terhadap hal-hal yang dianggap masih memiliki nilai rendah. Contoh form GDP sbb:



Ba b 1 5 : H S SE L o g ist i k Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami bagaimana menciptakan HSSE didalam operasional warehouse: Dasar-dasar safety Perlengkapan warehouse yang perlu diwaspadai KPI HSSE  



Safety,” Rawatlah Daku” Didalam suatu gudang, ada beberapa ‘habitat’ yang saling bantu membantu untuk mewujudkan aktifitas sehari-hari. Mulai dari manusia sebagai tenaga inti pemikir dan pelaksan dan, system computer yang memberikan alternative pilihan mana yang paling effisien. Namun ada satu habitat yang sangat berperan dalam membantu kecepatan dan kemampuan pekerjaan manusia sehingga target picking, put away, replenishment dan delivery dapat dicapai, yaitu habitat MHE (Material Handling Equipment). Sayangnya, habitat ini juga memerlukan imbal balik ‘kasih sayang manusia’ berupa perawatan (maintenance) dan jika ini dilakukan secara rutin, niscaya mereka akan Halaman 304 rasional Warehouse


memberikan dukungan dan keamanan (support and safety)

Habitat MHE, Siapa Saja Penghuninya Secara umum kalau kita sempat melihat data keuangandisana suatu pergudangan, didalam kelompok Biaya Operasi Gudang, akan ada habitat yang namanya MHE operation cost dan R&M MHE (Repair & Maintenance). Memang secara hitungan uang, total keduanya tidak terlalu besar dibandingkan dengan total biaya operasi pergudangan dalam perbulannya, namun kalau dilihat dari manfaat dan supportnya, boleh dikata tanpa adanya mereka dijamin gudang anda akan beroperasi layaknya seekor siput, maju tak segan mundur pun tak mau. Habitat MHE ini dihuni oleh berbagai peralatan dan sarana pergudangan. Mulai dari umum seperti Forklift hingga yang khusus seperti wrapping machine dan sejenisnya. Atau Racking anda yang sedemikian banyaknya di gudang, juga dapat dikategorikan sebagai anggota habitat ini.



Secara umum MHE dapat dikelompokan dalam 2 jenis, yakni yang bergerak dan yang tidak bergerak. Yang bergerak misalnya Forklift, Hand pallet baik mesin/manual, wrapping machine, shrinking machine dan conveyor. Sedangkan jenis yang tidak berberak misalnya pallet, rak, changer, loading dock dan loading bay. Namun jika didalam gudang anda ada peralatan yang mungkindalam belum termasukmana diatas tadi, silahkan masukan kelompok (terserah anda).

Kriteria Perawatan

Pertanyaan yang selalu terulang adalah: kenapa mereka harus dirawat ?. Dan jawaban yang sederhana (dan tidak pernah terulang) adalah karena mereka tidak dapat merawat diri sendiri sehingga memerlukan kita –-manusia—untuk merawat mereka. Dengan melakukan perawatan secara berkala dan sesuai dengan standard yang disyaratkan, dijamin mereka akan setia untuk selalu memberikan yang terbaik. Masalahnya adalah, bagaimana merawat mereka dan bagian apa saja yang perlu diperhatikan. Mari kita mulai dari yang paling beresiko sehingga anda dapat mengalokasikan perhatiannya sebelum menyelesaikan membaca tulisan ini.

Peralatan Yang Perlu Diwaspadai



Forklift. Apapun jenis forklift yang anda miliki digudang, camkan bahwa mereka adalah mahluk yang paling berbahaya. Besarnya tenaga forklift yang digunakan untuk mengangkat dan memindahkan barang hingga ketinggian diatas 10m misalnya, mencerminkan betapa dahsyat tenaga yang mereka miliki. Artinya, alat inilah yang menduduki ranking nomer satu dari segi resiko yang harus diperhatikan. Beberapa kasus akibat kelalaia penggunaan forlift dapat menyebabkan dinding gudang ambruk, rak barang roboh dan bahkan tidak tertutup kemungkinan mengakibabkan kematian bagi si sopir atau staff lainnya yang tergencet/tertubruk. Karena sifatnya yang paling berbahaya inilah maka forklift memerlukan penanganan yang lebih ‘telaten’. Mulai dari membersihkan kompartemen ruang kemudi untuk memastikan tidak adanya benda ‘asing’ yang mengganjal



pedal gas/rem (karena biasanya forklift reachtruck, yang tingginya bisa mencapai 10m keatas dioperasikan secara otomatis dengan menekan kompartemen kemudi), mendengarkan bunyi mesin “Adakah yang aneh/janggal pada suarany ?”, hingga memastikan bahwa air battery masih stabil dan tenaga yang terkandung didalamnya cukup untuk mengoperasikan mesin ini dari dan ke ruangan charger battery. Bagi perusahaan yang konsen pada safety dan security, banyak diantara mereka melakukan kontrak service dengan suppliernya. Kontrak service memang terkesan mahal pada saat kita membayarnya, namun kalau dihitung dengan rinci, dijamin ongkos kemudahan dan keamanan yang diperolehnya akan jauh lebih murah daripada menunggu service pada saat mesin ngadat. Sekali lagi, karena sifat mesin ini yang sangat berbahaya maka si sopir (forklift driver)nyapun harus memiliki SIO (Surat Ijin Operasi) khusus forklift. Untuk mendapatkan SIO ini jauh lebih mahal dan jauh lebih sulit dari pada saat anda mendapatkan SIM dan masa berlakunyapun lebih pendek. Mungkin ada baiknya apa yang dilakukan di salah satu Multinasional Logistik terkemuka dapat di’contek’, mereka menerapkan aturan yang sangat keras dan ketat. Siapapun yang



mengemudikan forklift tidak memliki SIO (bahkan Supervisor atau managernya sekalipun) pemecatan pasti akan terjadi, minimal SP II. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari seluruh sopir forklift harus menerapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) khusus forklift seperti misalnya jika akan berbelok maka sopir harus membunyikan klaksonya 2x, jika akan mundur membunyikan klaksonya 3x, tidak menjalankan forklift dengan beban padaboleh ketinggian diatas 50cm, menyalakan lampu pada saat berjalan lurus dilorong yang panjang dll. Ketidakpedulian yang sering dilakukan oleh sebagian gudang adalah menganggap forklift adalah alat transportasi atau bahkan kadang mainan. Staff dengan ‘enaknya’ naik di garpu depannya pada saat mesin ini berjalan atau yang lebih fatalnya adalah mengambil 1 karton barang dari level 4 dengan hanya mempergunakan forklift tanpa mempergunakan palet dan sabuk pengaman. Untuk kasus ini, paling tidak ada 3 kesalahan yang wajib diperbaiki: Pertama: harus mempergunakan pallet yang memiliki pengaman dibawahnya sehingga pallet tidak terpeleset dari garpu forklit atau jika memungkinkan gudang menyediakan ‘cage’ atau sangkar besi khusus untuk hal itu.



Kedua: kalaupun harus mempergunakan pallet, pastikan adanya sabuk pengaman yang terkait pada tempatnya dan yang ketiga: untuk pengambilan 1 karton yang benar adalah palletnya diturunkan, diambil 1 kartonnya dan kemudian dinaikan kembali kelokasi semula, bukan orangnya yang naik keatas !,

bahaya yangadalah tertinggiIngat, padakarena mesin tingkat inilah, maka forklift satu-satunya alat di gudang yang mengharuskan operatornya memiliki SIO. Aritinya, mesin ini tidak boleh dioperasikan oleh sembarangan staff dan tidak ada kewajiban bagi seluruh staff untuk bisa mengoperasikannya. Handpallet Electric (PE)

Tenaganya setara dengan yang dimiliki forklift, tetapi ia hanya



berfungsi untuk memindahkan barang secara cepat dari lokasi satu kelokasi lainnya. Ia adalah supporternya forklift dimana forklift akan mengangkat pallet ke level rak tertentu setelah di’umpankan’ oleh PE ini. Perawatan yang dilakukanyapun hampir sama dengan forklift karena memang yang membedakannya hanyalah tidak bisa hampir mengangkat barang keatas,iaselebihnya mirip. Bedanya, mesin ini tidak memerlukan SIO untuk mengoperasikannya tetapi tetap memerlukan pelatihan dan ketrampilan yang disyaratkan sehingga mesin inipun tidak semua staff dapat mengoperasikannya. Wrapping dan shrinking machine

Wrapping machine dipergunakan untuk mem’bungkus’ pallet dengan plastic wrap agar pallet ini aman pada waktu dinaikan ke rak atau



ke truck dan tetap bersih. Pengoperasiannya memang tergolong mudah dan tidak diperlukan pelatihan/ketrampilan khusus, namun tetap berbahaya jika tidak dirawat dan tidak dimaintain pengoperasiannya. Yang perlu diperhatikan pada perawatanya adalah memastikan bahwa tombol emergency denganada baik. Tombol ini berguna stop untukberfungsi sewaktu-waktu masalah maka mesin akan mati total. Yang kedua adalah panel pengatur kecepatan putaran wrapping, lokasi penempatan pallet tidak licin dan kotor serta posisi master plastic yang berada pada batasan yang diijinkan. Tidak kalah pentingnya adalah kabel-kabel listrik dalam kondisi terbaik dan bersumber pada batasan ‘power’ yang layak. Shrinking machinepun hampir memliki aturan perawatan yang sama dengan wrapping. Walaupun fungsinya berbeda, namun resiko yang dapat muncul hampir sama. Hand pallet manual (PE)

Alat ini adalah alat yang wajib dapat dioperasikan oleh seluruh staff gudang termasuk management gudang. Alatnya sederhana, tidak ada mesin yang dioperasikan (hanya tenaga hidrolik), berkecepatan rendah dan memiliki daya yang tergantung operatornya.



Resiko yang paling sering terjadi jika salah mengoperasikan alat ini adalah operatornya keseleo, patah tulang atau memar karena terseret alat ini pada waktu memberhentikan. Kesalahan yang sering muncul terjadi pada saat memasukan garpu alat ini kedalam pallet paletnya yang banyak menyebabkan kerusakan pada karena operator tidak mengangkat pengungkit hand pallet sehingga ujung garpu akan sedikit terangkat dan akan dengan mudahnya masuk kedalam pallet. Perawatan yang mesti dilakukan adalah memastikan tabung hidrolik tidak bocor, olinya cukup, pengunci hidrolik berfungsi dengan baik dan satu hal yang sering diabaikan adalah kondisi rodanya. Roda yang terawat dengan baik adalah roda yang terlapisi plastic dengan utuh, tidak ada kotoran yang menempel di’as’nya (seperti plastic, tali dll) serta garpu tidak melengkung. Khusus untuk roda, semakin baik jenisnya dan perawatannya maka



akan memberikan kemudahan dalam mengoperasikan karena akan meringankan pada waktu bergeraknya. Racking Memang rack tidak bergerak, sehingga dimanakah letak resiko dan perawatannya ?. Ini adalah yang paling jika kitapertanyaan mulai membahas HSSE sering (Healt,ditanyakan Secure and Safe Environment).

Rak didalam warehouse yang ambruk karena tertabrak Forklift Resiko yang potensial terjadi adalah pallet terjatuh karena pin pengaman rak lepas, rak tergeser atau kesalahan penempatan jenis pallet pada jenis rak tertentu oleh sopir forklift.



Untuk mencegahnya, perlu dilakukan pengecekan pin pengaman secara rutin, melihat kelurusan rak secara horizontal dan vertical (mungkin ada yang bergeser karena tertubruk sebelumnya). Pastikan pula bahwa kaki-kaki rak tidak ada yang terluka bekas forklift/hand pallet, garis pengaman rak terlihat dengan jelas dan tidak cukup kalah pentingnya adalah lampulengkap penerangan yang dan identitas rak selalu dan benar. Jika anda ingin mencapai tingkat keselamatan yang tinggi, pastkan juga bahwa tidak ada barang yang ditempatkan dengan posisi salah dan berbahaya, misalnya pallet ditumpuk depan rak. Pallet

Pallet kayu adalah pallet yang paling banyak digunakan didalam pergudangan selain plastic dan metal. Oleh karenanya kayu memerlukan paku untuk mengikatnya, maka pastikan bahwa paku-paku yang ada dipallet berfungsi dengan baik dan tidak ada menonjol atau terlepas. Jika paku terlepas, maka tingkat kekuatannya akan menurun dan jika paku menonjol keluar akan ada resiko staff terluka atau barang yang ditumpuk diatasnya akan terkoyak.



Secara rutin ada baiknya pallet diperiksa tingkat kelembabannya dan kondisi kayunya. Penyakit yang paling sering adalah adanya rayap sehingga menyebabkan kayu bolong/rapuh dan mengotori barang yang disimpannya. Biasanya pola penyimpanan pallet akan menentukan besaran masalah tsb diatas. Coba lihat digudang anda, adalah pallet kosong yang ditaruh secara berdiri tegak lurus di pinggir rak ? Jika ada, pastikan bahwa anda segera memindahkankanya pada lokasi penyimpanan khusus (biasanya diujung-ujung rak) atau segera miringkan salah satu sisinya sehingga tidak roboh setiap saat. Kesalahan peletakan pallet inilah yang paling sering terjadi di gudang dan paling sering menyebabkan kecelakaan karena ketiban pallet yang tersenggol.



Ba b 16 : S DM L o gi stik Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami penanganan Sumber Daya Manusia Logistik: Standar SDM Warehouse dan Logistik “Tak Kenal Maka Tak Sayang” Training dan Evaluasi   

Standar SDM Warehouse dan Logistik “The man behind the gun” adalah kata-kata yang sangat bijaksana untuk menggambarkan bahwa manusia adalah asset utama didalam suatu pelaksanaan pekerjaan.

Sudah menjadi Halaman 317 Sample Manual Template


suatu kebutuhan bagi warehouse dan logistik untuk memiliki SDM yang seuai dengan karakteristik pekerjaannya. Beberapa gudang memilki standar SDM untuk semua bagian sbb:

Salah satu syarat untuk menjadi gudang modern adalah memiliki sumber daya manusia yang mumpuni (mirip profesional) baru kemudian memiliki KPI dan yang terakhir adalah safety dan security. Dengan memiliki SDM yang mumpuni tersebut, maka KPI dan safety atau security akan dengan sangat mudah untuk dicapai. Kemampuan yang tinggi dari karyawan didalam Halaman 318 rasional Warehouse


mencapai kecepatan dan kualitas (KPI) serta kesadaran yang mendalam mengenai kesehatan dan keselamatan akan menjadikan asset perusahaan yang luar biasa. Nampak didalam daftar persyaratan SDM warehous dan logistik tersebut sebuah standard yang berbeda dari setiap posisi yang ada. Seseorang yang menjabat posisi manager diharuskan mampu memberikan kemampuan didalam menyampaikan training sedangkan untuk posisi admin warehouse diberikan standard khusus yakni mampu mengoperasikan SAP. Pemahaman suasana dan lingkungan kerja

Pergudangan identik dengan sebuah suasana yang penuh dengan barang, prosedur, aturan dan “pekerjaan yang selalu rutin”. Tanggung jawab yang besar terhadap kekayaan perusahaan dan keselamatan kerja yang tinggi menuntut karyawan warehouse dan logistik memiliki sedikit perbedaan dibandingkan dengan karyawan setingkatnya di kantoran. Karyawan warehouse

Pemahaman suasana dan lingkungan kerja ini diperlukan agar pada saat melakukan perekrutan karyawan di logistik mendapatkan standar yang



tepat sehingga tidak over kualifikasi dan juga tidak under qualifikasi. Warehousman Ada beberapa posis atau tingkatan karyawan yang bekerja di dalam gudang, diantaranya adalah:   

Picker Checker Forklift driver

Picker Posisi ini adalah posisi yang paling dipentingkan didalam suatu gudang. Pekerjaan yang dilakukan adalah mempersiapkan barang-barang yang dipesan oleh konsumen dengan jumlah dan kualitas yang baik. Persyaratan utama picker adalah mampu membaca dan menulis, mampu

mempergunakan peralatan kerja dengan aman dan tertib didalam penyelesaian pekerjaan. Picker tidak berkomunikasi dengan konsumen secara langsung, tetapi ia harus “berkomunikasi”



dengan lokasi barang dan checker pada saat penyelesaian kerjanya nanti. Checker Posisi ini memerlukan staff yang lebih fokus pada angka dan data. Ia diperlukan untuk memastikan bahwa barang-barang yang disiapkan telah dilakukan dengan benar baik secara kuantitas dan kualitas.

Kemampuannya pada “melihat” angka di dokumen dengan membandingkannya dengan fisik barang memerlukan stamina yang kuat. Di beberapa gudang, posisi ini sering digabungkan dengan bagian pengemasan (packing). Fokrlift Driver Posisi ini memerlukan staff yang memiliki nilai lebih didalam kesabaran didalam mengendarai forklift. Dengan ketinggian rak yang ada, jika sfaff ini tidak sabar maka sudah dapat dibayangkan bahaya apa yang akan terjadi. Staff ini harus memiliki Surat Ijin Operator (SIO) semacam SIM yang dikeluarkan oleh



Departemen Tenaga Kerja dan berlaku hingga 3 tahun. Selain kesabaran yang mutlak, staff pada posisi ini harus mampu membaca data putaway/letdown dan menempatkanya ke lokasi picking dengan benar.

Sopir Dibandingkan dengan forklift driver, sopir pengiriman barang memiliki “godaan” dan tantangan yang lebih menantang. Godaan yang dimaksud adalah ajakan atau bujukan dari rekan sekerja, konsumen atau fihak ke tiga yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan hal tercela.



Oleh karenanya untuk posisi ini diharuskan memiliki standar kejujuran dan jaminan yang tinggi dan disertai dengan prosedur kontrol yang ketat. Sopir tidak boleh masuk gudang, adalah salah satu contoh aturan umum yang banyak diterapkan oleh gudang untuk mencegah terjadinya ide-ide tercela tsb. Posisi Administrasi

Posisi ini hampir sama dengan posisi yang ada didalam administrasi kantor pada umumnya, Berdanya adalah bahwa administrasi logistik memerlukan orang yang ringan melangkahkan kakinya ke gudang atau melakukan pengecekan fisik kendaraan.

Posisi Manajerial

Ada bebera posisi manajerial yang diperlukan didalam logistik, diantaranya: Supervisor Manajer Secara umum posisi tersebut memerlukan orangorang yang memiliki kemampuan manajerial tinggi yang dilandasi dengan disiplin ketat akan keselamatan dan keamanan kerja. Background akan pengetahuan dan pengalaman kerja di logistic menjadi syarat mutlak bagi yang  



bersangkutan untuk dapat mengembangkan karir dan bekerja dengan hasil terbaik di logistik.

Training SDM Logistik Beberapa training yang wajib dilakukan didalam aktifitas logistik diantaranya adalah:    

Training HSSE Training Penanganan Barang Training Kedisiplinan Training Administrasi Barang

Seluruh materi training, kehadiran peserta training dan evaluasi yang dilakukan harus diarsip dengan baik agar dapat dilakukan review dikemudian hari.



Ba b 17 : Jo b D es c & S O P Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami pembuatan, fungsi dan penerapan Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP): Dasar-dasar pembuatan Job Des dan SOP SCM Penerapan SOP SCM Pengembangan SOP SCM 

 

Job Description dan SOP SCM Job Description (Penjabaran Kerja) adalah: Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didalam suatu organisasi kerja yang mencakup hak dan kewajibannya yang berkaitan dengan fungsinya didalam menjalan tugas sehari-hari

Standard Operating Procedure (SOP) adalah: Halaman 325 Sample Manual Template


Cara menjalan tugas (dengan baik dan benar) agar sesuai dengan Jobs Description dan dapat dijadikan PATOKAN terhadap suatu proses kerja baik yang berhubungan dengan system, operasional dan antar organisasi Job Description didalam penerapannya harus memenuhi beberapa persyaratan:   



Mewakili posisi/jabatan didalam gudang Tidak mengenal jumlah karyawan Dapat disiapkan terlebih dahulu sebelum posisi tsb ada Merupakan target KPI yang harus dicapai

Didalam sebuah warehouse, Job desc dapat disiapkan untuk posisi-posisi yang berhubungan dengan proses kerja dan aktifitas pergudangan. Secara lebih besar, didalam suatu organisasi sebuah Supply Chain Management yang besar, Job Desc tetap menjadi acuan penting didalam setiap kegiatannya. Job Description di Warehouse:       

Warehouseman Forklift Driver Checker (in/Out) Warehouse Supervisor (Adm/Return dll) Warehouse Administration Warehouse Manager Return Administration



Inventory Control

Salah Satu Struktur Organisasi Supply Chain Yang Besar

Bentuk umum Job Desc: 







 



Posisi: detail jabatan per masing-masing posisi Department: bagian dimana jabatan tsb berada Supervisor: atasan dari jabatan yang dimaksud Tujuan: apa yang akan dicapai dengan adanya posisi tsb Tugas & Tanggung Jawab: Kewajiban dan tanggung jawab dari jabatan tsb KPI: angka-angka atau kualitas yang terukur pada posisi tsb Halaman 327 Sample Manual Template




Standard Operating Procedure (SOP) SOP di Logistik:        

SOP Goods Receiving SOP Put Away SOP Picking SOP Return SOP Inventory Pengiriman SOP Checking SOP Stock Take SOP Penanganan Komplen

Didalam sebuah SOP harus berisi hal-hal sbb: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definisi Tujuan Jenis aktifitas Bagian terkait Referensi PROSES Perubahan Major dari versi sebelumnya

1.Definisi Menjelaskan mengapa diadakan aktifitas tsb dan mengapa harus ada SOP untuk pengaturan pelaksanaanya. Contoh pada SOP Penerimaan barang: “Goods Receiving adalah aktifitas penerimaan barang dari local dan import kedalam gudang



pusat untuk kemudian dilakukan aktifitas put away (PA)” 2.Tujuan Apa tujuan aktifitas yang dilakukan sehingga karyawan dapat mengetahui mengapa ia melakukan pekerjaan tsb. Contoh pada SOP Picking: “Picking dilakukan untuk mempersiapkan barangbarang pesanan dari konsumen dan alokasi ke distributor/cabang-cabang sesuai dengan Picking list yang tercetak” 3.Jenis Aktifitasnya Ada berapa jenis aktifitas yang berhubungan dengan SOP tsb. Contoh pada SOP Penerimaan barang: “Mengambil barang dari principal Menerima barang dari prinsipa” 4.Bagian terkait Didalam menerapkan SOP tsb, agar diperoleh hasil yang maksimal maka diperlukan kerja sama antar bagian. Perlu dijelaskan bagian mana saja yang harus ikut membaca dan menerapkan SOP. Contoh pada SOP Picking: Admin staff W/H Team Leader Warehouseman   



Forklift driver

5.Referensi Referensi diperlukan jika perusahaan memiliki standard tertentu didalam pelaksanan pekerjaan tsb. Misalnya ISO 9001 atau GDP atau GMP. Contoh :  

Referensi GDP ISO 9001:2008 Referensi Klausul 17QM 3.13

6.Proses Ini adalah inti dari SOP. Didalam proses dijelaskan secara detail bagaimana proses dimulai, dilaksanakan dan diakhiri. Jika diperlukan proses ini dapat berhubungan dengan SOPlainnya atau dilengkapi dengan Working Instruction. 7.Perubahan Major dari versi sebelumnya Jika ada SOP sebelumya, maka harus dicantumkan perubahan-perubahan yang dlaksanakan pada point apa dan mengapa hal tsb dirubah.



Contoh sebuah SOP mengenai Penerimaan Barang



Ba b 18 : R a ckin g Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami fungsi rak didalam operasional warehouse: 3B didalam memilih rak Analisa Bobot, Bibit dan Bebet  

3 B Didalam Memilih Rak Setelah memiliki gudang yang lebih baik, tentu diperlukan perlengkapan tambahan yang sepadan sekaligus berfungsi sebagai penambah kapasitas daya simpan gudang. Perlengkapan tsb adalah Rak. Masalahnya adalah ada syarat tertentu yang harus dipenuhi sebelum diputuskan untuk mengadakan rak dan masalah kedua adalah rak jenis mana yang paling cocok untuk bisnis yang dijalankan. Seperti halnya menentukan pasangan hidup, analisa “bobot (mutu), bibit (jenisnya) dan bebet (keluarga)” masih diperlukan dalam kegiatan ini.



Periksa Dulu Kondisi Gudang

Lihatlah gambar disamping ini. Ada beberapa point penting yang perlu diperiksa secara seksama agar ide

pengadaan rak ini tidak menimbulkan permasalahan dikemudian hari. Tips 1 : Periksa tinggi gudang

Ketinggian atap gudang akan banyak mempengaruhi layak tidaknya perlengkapan rak digunakan. Jika ketinggian gudang hanya 6 meter misalnya, ini adalah ketinggian yang paling riskan untuk menerapkan system rak. Sebaiknya jika ketinggian gudang mencapai 9 atau 14 meter, adalah ketinggian ideal untuk menerapkannya. Manfaat lain dari ketinggian gudang ini adalah memungkinkan menambah kapasitas daya simpan dan sirkulasi udara menjadi lebih baik.



Tips 2 : Periksa kekuatan lantai Rak selalu berdiri diatas lantai dengan sebuah tumpuan yang sangat kecil areanya sementara harus mendukung berat yang luar biasa. Jangan pernah mempergunakan rak tinggi jika lantai gudang hanya terbuat dari lapisan semen dan pasir sederhana. Kekuatan yang umum adalah 5 ton/m2 untuk komoditi retail dengan ketinggian rak mencapai 5-7 susun. Semakin berat beban yang akan disimpan, tentunya akan semakin tinggi kekuatan daya topang lantai per m2nya. Tips 3 : Periksa fasilitas gudang Pastikan bahwa fasilitas gudang seperti pintu masuk, loading dock, lampu atau pendukung lainnya memang layak untuk mendukung kelancaran perencanaan atau penerapkan system racking ini. Jangan sampai pintu masuk gudang tidak layak untuk keluar masuknya forklift misalnya, listrik tidak cukup untuk penerangan dilevel paling bawah dsb. Analisa Bobot, Bibit dan Bebet Arti dari analisa “bobot” adalah mutu, “bibit” adalah jenis raknya dan “bebet” sama dengan (keluarga) perlengkapan yang menyertainya.



Analisa 1 : “Bobot” Rak Rak tinggi pada umumnya terbuat dari besi baja dan mutu rak dilihat salah satunya dari kemampuan lenturnya setelah rak tsb menerima beban dalam penyimpannya. Rak yang baik adalah rak yang kembali seperti semula setelah beban diatasnya diangkat atau dipindahkan. Tidak ada bekas “melengkung/bengkong” yang terjadi pada rak tsb. Beberapa kontraktor multinasional memberikan garansi penuh terhadap kondisi kelenturan besi baja yang digunakan, sehingga akan lebih mudah jika berkonsultasi dengan mereka untuk memperoleh mutu rak yang sesuai dengan beban dan biaya yang dianggarkan.



Analisa 2 : “Bibit” Rak

Menentukan jenis rak apa yang cocok bagi industri yang dikelola. Cara termudah menentukan jenis ini yang cocok dapat dilakukan bersama-sama dengan provider rak.     

Jenis Drive Selective Jenis in Rack Jenis Double deep Jenis Push Back Rack Jenis Flow Storage Rack

Analisa 3 : “Bebet” Rak

Dari segi bebet, rak-rak tsb memiliki keluarga dekat yang harus dikenal juga. Mereka memiliki fungsi beragam tetapi bertujuan satu, yakni mempercepat pekerjaan dan mempermudah beban kerja. Forklift, adalah keluarga terdekat dari rak. Ia membantu dalam memenuhi kapasitas yang ditargetkan untuk menyimpan barang di levellevel atas. Scanner berfungsi untuk mempercepat proses peng-inputan data barang dan data rak tempat penyimpanan. Saat ini, bahkan scanner dapat juga dijadikan sebagai konfirmasi dari picking, put away maupun transfer barang.



Hand pallet, alat ini mirip adik dari forklift. Bentuknya kecil namun memiliki daya angkat dan gerak seperti forklift. Bedanya, hand pallet hanya untuk memindahkan dari satu lokais kelokasi berikutnya, tidak mempunyai kemampuan untuk mengangkat.

Pallet, alat ini merupakan teman “sehidup semati dari rak. Tanpa pallet, niscaya sebuah rak tidak akan memiliki arti yang sebenarnya. Pallet terbuat dari kayu atau plastik dan metal. Ukuran pallet beragam tetapi yang umum adalah tipe amerika dan tipe eropa, ukuranlah yang membuat mereka menjadi beda.



Ba b 19 : FMCG vs Farmasi Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami perbedaan prinsip dasar antara industr Fast Moving Consumers Goods (FMCG) dengan industri Farmasi: Dasar-dasar industri FMCG dan Farmasi Pembanding-pembanding penting didalam kedua industri Peluang 3PL Farmasi  



FMCG vs FARMASI Ada pertanyaan menarik saat kumpul-kumpul dengan teman-teman yang berkecimpung didalam Logistic dan 3PL, “Kenapa masih jarang 3PL untuk barang-barang farmasi ?”. Coba lihat TNT, Exel, Davids atau Linfox, 3PL yang berlebel asing atau yang buatan local seperti Gotrans, SCL dan sejenisnya kebanyakan mereka berkutat dalam Fast Moving Consumer Goods (FMCG) seperti Sabun, Shampoo, Susu atau Minyak Goreng. Lantas kenapa group Pinisilin,



Kapsul, Jarum Suntik dan Cairan Infus jarang (kalaupun ada sangat kecil) terpublikasikan ? Apa sih sebenarnya beda penanganan antara FMCG dan Pharmacy ? Logistik: harga barang bukanlah pembatas

logistic Orang biasanya orang yang paling bijaksana. Ia tidak membedakan penanganan antara barang A dan barang B hanya dikarenakan perbadaan harga. Baginya, harga adalah sesuatu yang ‘tabu’ untuk menjadi konsumsi umum. Baginya pula, apapun jenis barangnya, pelayanan nomor satu adalah kewajibannya. Pengantar tsb diatas ada hubungannya dengan pendapat dari sebagian insan logistic yang bilang bahwa banyak 3PL yang tidak menangani farmasi karena harga barang-barangnya sangat mahal. Dengan pendapat ini, maka gugurlah teori harga mahal tsb. Artinya tidak ada pembatasan yang menjadikan barang-barang farmasi ‘haram’ disamakan perlakukanya sebagaimana FMCG mendapat perlakukan 3PL.



Kenyataannya, pernyataan ini belum menjawab pertanyaan diawal bahasan ini bukan ?! Oleh karenanya mari kita bahas secara komparatif antara FMCG dan farmasi. Komparatif FMCG dan Farmasi: 1.Komparatif didalam Volume FMCG sangat besar bermain didalam volume. Coba bayangkan Makro, Carefour atau Giant yang hampir 99% barangnya adalah FMCG. Apakah ada toko yang berjualan farmasi sebesar mereka ? Seberapa besarkah apotik yang terbesar yang menjual produk-produk kesehatan ?. Pasti tidak ada yang menyamai luasan yang dibutuhkan oleh FMCG. Sayangnya, besarnya volume yang dibutuhkan dalam penanganan FMCG tidaklah sebanding dengan besarnya nilai inventory yang harus disandang. Mari bandingkan lagi harga sekarton mie instant yang berukuran 40 cmx 50 cmx 50cm (1000cm3) dan bernilai maksimal Rp. 40,000 dengan salah satu obat hormonal pertumbuhan yang cuma membutuhkan ukuran 4 cmx 5cmx 5cm (100cm3) memiliki nilai inventory Rp. 4,000,000. Luar biasa ! dengan volume yang hanya 1/10nya tetapi farmasi mempunyai nilai inventory yang 100 kali.



2.Komparatif didalam penanganan barang FMCG adalah barang sehari-hari yang umumnya ditangani dengan cara yang sangat sederhana sebagaimana kita menangani barangbarang tsb dirumah. Bayangkan bagaimana anda menangani shampoo atau pasta gigi, pasti tidak sesulit anda menangani sebuah obat untuk pencegah diare yang harus disimpan didalam lemari berpendingindan ketat dengan jadual kadaluarsa yang pendek serta harus peka terhadap perubahan warna cairan yang didalamnya. Tanggal kadaluarsa mungkin masih dibilang sama pentingnya antara FMCG dengan farmasi, namun kalau dilanjutkan dengan kode produksi (batch number) dan suhu penanganan barang pastilah FMCG tidak sedemikian ketat. Farmasi mengharuskan penanganan barang hingga kelevel kode produksi dan penanganan suhu yang sangat keras aturannya. Secara umum farmasi memiliki 4 level suhu penanganan yaitu suhu kamar (25-30oC), suhu dingin (15-23oC), suhu chiller (2-8oC) dan suhu beku (-20oC). Range yang terbesar terletak diantara suhu dingin dan suhu chiller dimana jumlah jenis



barang ini sekitar 60-80% dari total rata-rata barang yang ditangani. Kekhususan penanganan barang farmasi ini tidak hanya diharuskan didalam warehouse saja, tetapi sudah dimulai pada saat penerimaan barang hingga barang dikirimkan ke konsumen. Didalam transportasi, penanganan farmasi tetap memerlukan khusus yang tidak boleh dikurangi. Icejurus-jurus pack, dry ice dan sterofom box adalah perangkat tambahan yang paling sering dikenal didalam industri farmasi ini disamping pallet, rak, forklift dan shrinking plastic yang umum didalam FMCG. 3.Komparatif didalam tipe konsumenya Secara sederhana tipe konsumen farmasi pasti berbeda dengan tipe konsumen FMCG. Lihatlah truck-truck susu yang antri di Carefour atau Matahari, mereka antri berjam-jam dan memerlukan waktu yang berjam-jam pula didalam pembongkarannya. Transporter antri menunggu jadual konsumen yang memang setiap harinya menangani berpuluh-puluh prinsipal. Lalu tengoklah transporter yang antri di Apotik Bhakti Farma misalnya, hampir tidak ada antrian yang serupa. Atau mampirlah ke RS Karya Medika Bogor, adakah truck yang antri disana melebihi 5 setiap waktunya ?.



Konsumen farmasi sangat berbeda dengan konsumen FMCG didalam pola kebutuhan barangnya. Sangat jarang apotik atau RS yang menyimpan barangnya sebagai bagian dari inventory mereka, alasanya sederhana karena harganya yang mahal dan jenis barangnya yang beragam serta sudah menjadi bagian dari pelayanan umum bahwa setiap saat mereka butuh 3-4 prinsipal harus segera mengirimnya dalam waktu jam. Service ini sering disebut Cito. Cito menjadi bagian paling bergengsi dari setiap prinsipal atau distributor farmasi dimana semakin pendek waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang semakin „hebat“ lah ia didalam dunia persilatan farmasi. Dari segi jumlah konsumennya, jelas FMCG lebih banyak dibandingkan dengan farmasi. Bahkan untuk beberapa jenis farmasi tertentu –misalnya obat pengembangan bayi tabung—tidak disetiap kota besar ada dan dapat dihitung jumlahnya didalam satu negara. Secara umum bisalah dikatakan kalau transport FMCG menunggu antrian diarea parkir, sebaliknya transporter farmasi ditunggu oleh konsumennya. 3PL Farmasi : Kenapa Tidak ?! Membandingkan (komparasi) antara volume, penanganan barang dan tipe konsumennya sebenarnya sudah dapat menjawab bagaimana tipical dari inventory yang harus melandasi bisnis



di industri ini. Volume yang kecil, harga yang tinggi, penanganan yang komplek dan tipe konsumen yang menunggu adalah kunci didalam pengelolaan inventory farmasi. Ke empat kunci tsb akan mensyaratkan inventory di farmasi haruslah ramping namun lengkap dan terkoordinir namun fleksibel. Peranan analisa dan system yang dipergunakan harus mampu memberikan rasa aman bagi team inventory untuk memastikan bahwa barang-barang yang diorder/disimpan telah memenuhi ke 4 kunci utama tsb. Lantas bagaimana dengan 3PL nya ? Bisnis 3PL haruslah menyelami pola inventory yang ada didalam industri ini sesuai dengan tujuan 3PL yaitu memberikan kecepatan dan keoptimalan inventory dengan biaya yang serendah-rendahnya. Ada baiknya 3PL memikirkan kondisi warehouse yang harus minimal 3x lebih bersih dan lebih baik dibandingkan FMCG namun dengan luasan yang bisa 1/5xnya. Jumlah karyawanpun demikian, tidak perlu sebanyak FMCG tetapi dengan mutu dan kualitas yang lebih baik untuk pemahaman penanganan barangnya. Yang sulit adalah transportasinya, karena volume yang kecil dan jumlah outlet yang juga tidak banyak maka penanganan transportasi farmasi memerlukan inovasi yang lebih tinggi. Kondisi kendaraan tidak bisa sama dengan kondisi kendaraan yang dipergunakan oleh FMCG secara umum dan



tipical sopirnyapun tidak sama dengan tipe sopir yang biasa melayani FMCG. Disinilah sebenarnya kartu truft 3PL farmasi, bagaimana penanganan transportasi sehingga biaya yang ditimbulkan akan seringan mungkin.



Ba b 20 : Co ld C h a i n M an ag am e nt Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami aktifitas Penanganan barang dingin (cold chain): Cold chain : the top of Logistic Aktifitas cold chain  

Cold Chain : the top of Logistic Cold chain adalah barang-barang yang memerlukan penanganan dengan suhu yang diatur dibawah suhu ruangan (ambient). Cold chain adalah barang-barang yang memerlukanpenanganan extra khusus didalam proses logistiknya mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, penyiapan hingga pengirimannya.

Cold chain is a always a risk ! Tidak salah jika barang-barang cold chain dikatakan selalu



berhubungan dengan resiko. Resiko yang terbesar adalah penanganan suhu yang sangat memerlukan perhatian khusus. Barang-barang yang dikategorikan cold chain diantaranya adalah Vaksin, obat-obtan hormonal dan untuk FMCG misalnya coklat.

Karena sifatnya yang sedemikian ketat didalam prosedur penangannya, maka cold chain dikatakan sebagai puncak dari pada logistik. Untuk menangani barang-barang cold chain diperlukan peralatan yang komplek dan bahkan terkadang memerlukan biaya yang sangat besar. Peralatan yang diperlukan diantaranya:     

 

Termometer alat pengukur suhu Chiller alat pengatur suhu Dehumidifier alat pengatur kelembaban Data logger alat pencatat suhu Ice pack alat pencipta suhu dingin dipengiriman Cold box alat pengiriman Sticker suhu

Masing-masing peralatan juga memerlukan penanganan khusus yang berhubungan dengan kalibrasi, validasi ataupun pencatatan-pencatatan lainnya.



Peralatan Yang Dipergunakan Pada Penanganan Cold Chain

Aktifitas Cold Chain Didalam menangani barang-barang cold chain harus dilakukan 8 proses yang secara rutin harus dilakukan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Validation Temperature mapping Thermometer Calibration Goods Receiving Storage Pick and Pack Delivery Temperature Control



1.Validation Validasi adalah proses penentuan standard ice pack yang dipergunakan untuk melakukan suatu pengiriman. Validasi ini diperngaruhi oleh jenis cold box dan juga jenis ice pack yang dipergunakan. Hasil akhir yang yang akan diperlukan diperoleh adalah jumlah ice pack untuk berapa pengiriman barang pada suhu dingin selama 2 jam, 4 jam atau 24 jam.



2.Temperature mapping

Pemetaan suhu dilakukan pada ruangan penyimpanan dengan tujuan untuk mengetahui dititik mana terjadi suhu terpanas dan suhu terdingin. Titik-titik terpanas dan terdingin tsb akan dipergunakan sebagai tempat diletakannya sensor data logger sehingga dan batas bawah yang baik. diperoleh batas atas Temperature mapping dilakukan minimal 1x per tahun. 3.Thermometer Calibration

Kalibrasi termometer dilakukan untuk memastikan bahwa pengukuran suhu dengan menggunakan peralatan yang ada sama dengan standar pengukuran suhu yang ditentukan. Kalibrasi dilakukan minimal 1x setahun oleh badan yang berwenang (kalibrasi external) dan dapat pula dilakukan oleh perusahaan (kalibrasi internal)



4.Goods Receiving

Penerimaan barang dingin tidak boleh dilakukan diareal terbuka di loading bay sebagaimana melakukan penerimaan barang non cold chain. Penerimaan barang harus dilakukan diruangan dingin dan yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan adalah mengukur suhu penerimaan barang pada selainumumnya. melakukan proses penerimaan barang 5.Storage

Penyimpanan barang dingin dilakukan didalam ruangan suhu dengan rentang suhu yang diijinkan. Biasanya suhu yang dimaksud adalah 28 C. 6.Pick and Pack

Bagian tersulit didalam proses penanganan barang cold chain adalah pada saat pengemasan (pack). Pada saat pengemasan biasanya akan terjadi penurunan suhu ektrim dari ice pack yang dapat mencapai suhu dibawah 0 (minus) dan hal ini akan menyebabkan kerusakan pada barang-barang yang akan dikirimkan.



Perlu dilakukan penyesuaian pada saat penyiapan ice pack dengan suhu ruang dingin selama 5-10 menit sebelum barang cold chain dimasukan kedalam kemasan kirim. 7.Delivery

Pengiriman barang-barang cold chain harus dijaga waktu pengiriman agar suhu yang telah disiapkan tetap pada batas yang diijinkan. Proses penting yang harus dilakukan pada saat proses serah terima adalah memastikan bahwa suhu kemasan (packing) masih berada dalam range yang diijinkan dengan cara meminta tanda tangan dari konsumen yang menerimanya. Proses serah terima ini harus langsung dilakukan oleh fihak konsumen yang berwenang, tidak boleh dititipkankepada security misalnya. 8.Temperature Control



Pencatatan suhu penyimpanan dan pengiriman wajib dilakukan dengan mempergunakan data logger yang dapat mencatat pergerakan suhu dan diback up dengan melakukan pencatatan manual 2-3x per hari pada jam-jam tertentu. Pencatatan suhu ini diperlukan untuk memastikan bahwa selama proses penyimpanan dan pengiriman barang cold chain selalu berada didalam kondisi yang aman.



Ba b 21 : L og ist ik 2 01 0 + + Pada bab ini pembaca akan diajak untuk berfikir mengenai logistik setelah tahun 2010: Solusi Sistem Logistik Nasional Peluang Logistik Mikro  

Solusi Sistem Logistik Nasional Pemilu 2009 sudah berakhir dan memenangkan pasangan presiden in cumbent yang didukung oleh tim ekonomi dan keuangan yang sangat berpengalaman. Namun untuk permasalahan logistik Indonesia setelah 2009, secara makro masih belum memiliki fokus yang jelas dengan belum terbentuknya Dewan Logistik Nasional yang bekerja keras untuk menciptakan Blue Print Logistik Nasional. Berikut ini adalah pendapat dari Presiden Asosiasi Logistik Indonesia (ALI), Zaldi yang menuliskan ide-idenya dimajalah Swa beberapa waktu yang lalu.



Indonesia sebagai negara kepulauan terbesar di dunia yang berlokasi di antara dua benua dan dua samudra, membutuhkan sistem logistik terpadu yang multimoda. Selain itu, dengan penduduk 230 juta jiwa – terbesar keempat di dunia – menuntut adanya sistem distribusi yang efisien dan reliable. Perkiraan biaya logistik di Indonesia yang sekitar 25%-30% dari Produk Domestik bisnis logistik sebagai salah satu Bruto bisnismembuat yang sangat menarik sejak Indonesia merdeka. Namun, kenyataan di lapangan sangat jauh berbeda. Sistem logistik nasional kita bisa dikatakan tertinggal 30 tahun dibanding negara maju. Kondisi demikian menimbulkan sejumlah akibat buruk, antara lain: sering terjadinya kelangkaan sembako; perbedaan harga yang mencolok antara Jawa dan luar Jawa; ekspor terhambat karena biaya dari pabrik sampai pelabuhan sangat tinggi (sekitar US$ 700/kontainer – menurut Euro Chamber); dan harga produk impor yang lebih murah dibanding barang sejenis dari dalam negeri. Sistem logistik Indonesia yang tidak efisien menyebabkan rakyat harus membayar lebih mahal karena biaya logistik yang tinggi. Survei internasional menunjukkan bahwa peringkat logistik Indonesia cukup memprihatinkan:

(1). Indonesia peringkat 54 untuk Country Halaman 356 rasional Warehouse


Competitiveness Index (World Economy Forum), di mana logistik menjadi elemen yang kritis untuk meningkatkan daya saing nasional. (2). Indonesia peringkat 43 untuk Logistics Performance Index (Bank Dunia), di mana biaya logistik domestik kita berada di urutan 92. Dan lebih parahnya, sejak dulu Pemerintah Indonesia– tidak mempunyai visi dan misikita? logistik nasional mau dibawa ke mana logistik Masing-masing mempunyai pendapat yang berbeda. Ada yang berpendapat, karena terletak di lokasi yang strategis, Indonesia harus menjadi hub di Asia Pasifik. Pertanyaannya, mampukah kita bersaing dengan Singapura atau Hong Kong? Dengan dana yang terbatas, waktu yang tidak banyak, dan untuk kepentingan mayoritas rakyat, kita harus mempunyai sistem logistik nasional (SLN) yang bisa menurunkan biaya logistik dan memberi arahan yang jelas bagi semua pihak. Adapun tujuan SLN:

(1) Memperbaiki sistem distribusi domestik sehingga setiap simpul ekonomi di semua daerah bisa terhubung, dan menjadikan logistik domestik Indonesia terintegrasi. (2) Mendukung ekspor dengan mempermudah aliran barang dari sentra produksi sampai ke pelabuhan dan terhubung dengan jaringan



internasional. (3) Prioritas pembangunan infrastruktur berdasarkan moda transportasi dan geografi yang akan memberi dampak ekonomi terbesar secara jangka panjang. (4) Memberi arahan yang jelas pada setiap departemen, pemakai jasa logistik dan penyedia jasa logistik, agar terjadi sinkronisasi dalam membangun SLN. (5) Pada akhirnya, menurunkan biaya logistik nasional dan meningkatkan kecepatan pergerakan barang di Indonesia. Ada 6 penggerak utama SLN yang perlu dijabarkan programnya secara detail, yaitu: (1) Peraturan. Semua peraturan yang berhubungan dengan logistik, yang sekarang tersebar di berbagai departemen, harus sinkron dan mendukung satu sama lain. Peraturan mengenai bisnis logistik juga harus jelas untuk mempermudah proses outsourcing logistik. (2) Produk unggulan. Prioritas produk unggulan untuk meningkatkan ekspor ataupun ketahanan pangan nasional. Setiap produk unggulan mempunyai sistem supply chain yang akan didukung SLN untuk meningkatkan daya



saingnya. (3) Infrastruktur. Pembangunan infrastruktur yang terpola dan terintegrasi akan memberi multiplier effect yang besar pada bisnis logistik. Perencanaan dan prioritas dibutuhkan untuk membangun infrastruktur yang mempunyai nilai logistik tinggi. (4) Sumber daya manusia (SDM). Ini merupakan salah satu kendala utama pembangunan logistik di Indonesia. Peningkatan SDM Indonesia di bidang logistik sangat dibutuhkan untuk mendesain SLN yang efisien dan menjalankan best practice logistik. (5) Informasi dan teknologi komputer, yang merupakan tulang punggung pergerakan barang. Sistem informasi yang andal dan murah akan mempercepat akselerasi SLN yang efisien. (6) Penyedia jasa logistik (logistic service provider), yang peranannya sangat penting untuk memastikan SLN yang efisien dapat diimplementasi dengan baik. Paradigma dalam melihat bisnis logistik juga harus berubah. Logistik harus dipandang sebagai enabler dari bisnis atau perdagangan. Sehingga, semakin efisien sistem logistik, maka perdagangan akan berkembang semakin pesat. Bisnis logistik tidak bisa lagi dilihat secara



eksklusif dan vertikal. Setiap industri atau bisnis membutuhkan logistik untuk menunjang perkembangannya. Logistik tidak hanya dibutuhkan di kota, melainkan di setiap pelosok, sehingga bisa meningkatkan pertumbuhan di desa. Kita harapkan dengan adanya SLN yang efisien, maka rakyat Indonesia akan semakin menjual produknya di dalam ataupunmudah ke luar negeri, dan semakin murah membeli produk di pasaran (SWA).

Peluang Logistik Mikro Secara mikro logistik, andalah –kita—sebagai pengelola logistik dimasing-masing perusahaan yang paling tahu bagaimana menciptakan Sistem Logistik Mikro yang bermanfaat bagi perusahaan. Bandung – Jakarta Kemudahan transportasi antar kota Jakarta dan Bandung yang dapat ditempuh dibawah 2 jam memberikan peluang yang sangat besar untuk melakukan penghematan didalam penyediaan stock antar kota. Kalau dahulu harus ada gudang di Jakarta dan gudang di Bandung, apakah sekarang masih diperlukan untuk melakukan hal tsb ? Jika dapat menghemat inventory untuk gudang Bandung, maka akan terjadi efek domino yang



akan mempengaruhi penghematan dalam hal tenaga kerja, sewa lokasi, penghematan penanganan kualitas gudang, biaya gudang dll. Untuk transportasi, tidak perlu ragu lagi. Adanya banyak perusahaan yang menyediakan jasa transport shutle memberikan kemudahan dimana setiap jamnya akan ada armada yang bergerak dari Jakarta ke Bandung sebaliknya. tidak diperlukan adanya atau kendataan besarArtinya seperti truk yang harus disewa per iritasi. Bagaimana dengan Solo – Yogya – Semarang atau Surabaya – Madura dan malang ? Konsolidasi Transportasi Saat ini, transporterlah yang mengatur perusahaan-perusahaan untuk melakukan pengiriman ke gudang cabang-cabang di Indonesia. Karena volume yang rendah maka perusahaan harus membayar minimal M3 atau mempergunakan Kg yang pasti jauh lebih mahal harganya jika dibandingkan dengan mempergunakan full truck atau full container. Diperlukan adanya konsolidasi yang tinggi untuk menciptakan harga murah didalam pengiriman barang. Perusahaanlah yang mengkoordinir pengiriman dengan menggabungkannya menjadi satu dalam satu tujuan. Dengan mempergunakan truck yang besar, maka biaya dapat di tanggung bersama sesuai dengan besaran volume yang terkirimkan.



Quality Focus Menghadapi persaingan yang sangat ketat dari manca negara, diperlukan persiapan kualitas yang sangat tinggi. Persaingan kedepan tidak hanya dengan rendahnya harga pelayanan, tetapi akan ditentukan pertama kali oleh kemampuan

standar kualitas yang harus dipenuhi. Dengan memfokuskan usaha pada kualitas disaat kondisi perekonomian sedang berjalan perlahan, maka akan diperoleh hasil yang sempurna pada saatnya nanti perekonomian sudah berputar kembali.



Ba b 22 : Blu e P rin t Lo g i s t i k Pada bab ini pembaca akan diajak untuk memahami cetak biru (blue print) logistik Indonesia 2025 yang disusun oleh pakarpakar logistik nasional

Rangkuman Eksekutif Manajemen Logistik adalah bagian dari Manajemen Rantai Suplai yang merencanakan, menerapkan dan mengendalikan tingkat efisiensi dan efektifitas dari arus dan penyimpanan barang, jasa dan informasi yang terkait, dari hulu-ke-hilir dan sebaliknya, mulai dari titik asal barang tersebut hingga titik tempat digunakan atau dikonsumsinya barang tersebut, untuk dapat memenuhi persyaratan dan permintaan dari pelanggan (Council of Supply Chain Management Professional – CSCMP).



Dalam 10 tahun terakhir ini, praktek logistik dalam industri mengalami perubahan yang sangat luar biasa. Kecenderungan global mendorong ekspansi pasar perdagangan internasional hampir terjadi pada semua wilayah terutama di Asia-Pasifik. Kompetisi global dalam pasar produk dan jasa mendorong keragaman produk untuk memenuhi kebutuhan segmen pasar yang beragam, standar produk tinggi,juga penyerahan barang tepatkualitas waktu yang sangat tergantung ketersediaan dan kondisi infrastruktur publik yang disediakan pemerintah suatu negara. Akibatnya tuntutan efisiensi dalam kegiatan logistik semakin tinggi, termasuk tingkatan kualitas keamanan, keselamatan dan pelayanannya. Dipihak lain sumber energi (fosil) yang saat ini semakin mahal dengan tingkat polusi lingkungan yang diakibatkannya, semakin dituntut untuk dikurangi, tetapi menimbulkan peningkatan biaya pemakaian energi. Menekan biaya dan meningkatkan kualitas sistem logistik dan transportasi akan meningkatkan akses ke pasar internasional, yang akan bedampak langsung pada peningkatan perdagangan, dan melalui hal ini, akan meningkatkan pendapatan dan berarti mengurangi tingkat kemiskinan secara signifikan (World Bank). Penelitian dan survey Global Competitiveness Index (GCI) yang dilakukan oleh



World Economic Forum pada tahun 2007-2008 menempatkan Indonesia pada urutan ke 54 dari 131 negara yang disurvey, berada dibawah Thailand (28), Malaysia (21), dan Singapura (7). Dalam laporan survey Logistics Performance Index (LPI) tahun 2007, Bank Dunia menempatkan Indonesia pada posisi ke 43, dari 150 negara yang di survey, berada dibawah . Khusus Singapura, dan Thailand salah satu Malaysia dari 7 (tujuh) tolok ukur yanguntuk ada dalam LPI diatas, indikator biaya logistik domestik Indonesia berada di peringkat 92 dari total 150 negara yang disurvey.

Persaingan saat ini adalah persaingan antar rantai suplai. Logistik adalah kegiatan dalam Rantai Suplai. Sektor logistik penting dalam peningkatan daya saing negara. Porsi biaya logistik terhadap harga barang adalah sekitar 20% lebih. Biaya logistik negara di dunia memiliki besaran sekitar 10%-20% untuk negara maju dan berkembang. Kondisi ini telah menginspirasi banyak negara untuk melakukan penataan dan merumuskan kebijakan nasional mereka dalam sektor logistik. Indonesia bisa menjadikan perkembangan di beberapa negara sebagai referensi yang sangat berharga. Australia misalnya, mematok sasaran dan strategi bisnis logistik sebagai bagian dari daya saing nasional. Untuk itu, mereka membentuk Australian



Logistics Council yang khusus menangani masalah ini. Hong Kong mencanangkan visi sebagai “Gateway for Pearl River Delta”, yaitu pintu gerbang ke wilayah China di sekitarnya. Singapore jelas menempatkan strategi sektor logistik menjadi primadona industrinya dan memiliki visi “A Leading Integrated Logistics Hub in Asia by 2010”. Masyarakat Ekonomi Eropa, melalui “EULOC Visionantar 2015”, mendukung terbangunnya “linkage” negara anggota, untuk meningkatkan daya saing satu Eropa, melalui peningkatan standardisasi logistik. Amerika Serikat memiliki “VISION 2050: An Integrated National Transportation System” yang fokus pada pembangunan sarana dan prasarana transportasi yang dibutuhkan oleh semua industri. Sementara Thailand, merencanakan menjadi “Regional Logistics Hub” untuk kawasan Indochina (Vietnam, Laos, Kamboja, Myanmar dan sebagian Mainland China). Thailand juga mencanangkan tujuan untuk dapat menurunkan total biaya logistik-nya sebanyak 9% selama 5 tahun ke depan. Belajar dari pengalaman negara-negara sebagaimana tersebut di atas, Indonesia selayaknya sudah dapat menentukan “Visi” ke depan yang tersendiri untuk mengembangkan sektor logistik nasional yang kemudian dijabarkan dalam “Strategi” dan “Peta Jalan (Roadmap)” sebagai acuan pembangunan dan pengembangan sektor lain yang terkait.



Rumusan Visi Logistik Indonesia harus mewakili karakter Indonesia yang unik, antara lain: (a) perspektif Indonesia sebagai “supply side”, sekaligus “demand side”, dalam rantai suplai global, juga terdiri dari kepulauan yang luas (peran sebagai “hub” atau sejenisnya bukan pilihan), (b) memberikan gambaran tantangan global yang kemampuan saat ini dan menghadapi masa depan dalam era kompetisi rantai suplai, (c) mencerminkan suatu mimpi yang ingin diwujudkan, (d) suatu visi sebaiknya dapat dinyatakan dalam satu kalimat, dengan Headline-nya fokus pada katakata pembeda dibanding visi-visi terkait/pesaing yang lain, dan Statement-nya menyatakan visi secara lengkap, dan (e) menunjukkan suatu sasaran yang jelas (waktu atau jumlah). Dengan pertimbangan tersebut, maka Headline dan Statement dari Visi Logistik Indonesia adalah: “Vision 2025: Locally Integrated, Globally Connected“ (Visi 2025: Terintegrasi Secara Lokal, Terhubung Secara Global)

“Pada tahun 2025, Sektor Logistik Indonesia, yang secara domestik terintegrasi antar-pulau dan secara internasional terkoneksi dengan ekonomi



utama dunia, dengan efisien dan efektif, akan meningkatkan daya saing nasional untuk sukses dalam era persaingan rantai suplai dunia” Sebuah Visi akan semakin kuat dan berdampak lebih besar pada penentuan arah kebijakan bila dilengkapi dengan “Goals” (Sasaran) yang ‘solid’. Selain sasaran dalam bentuk tahun (2025) yang tertulis diatas, untuk sasaran lainfokus yang dapat dipertimbangkan dijadikan juga adalah seberapa jauh (dalam %) penurunan biaya logistik nasional yang ingin dicapai pada tahun 2025 tersebut. Penentuan sasaran ini perlu diformulasikan dengan lebih seksama dan detail, sehingga studi lebih lanjut perlu dilakukan oleh Komite Logistik Indonesia (KLI) yang direkomendasikan untuk dibentuk. Visi dicapai melalui penerapan Strategi. Strategi Logistik Indonesia memiliki prioritas pada 6 (enam) penggerak utama logistik nasional, atau ”the 6 (six) major national logistics drivers”, yaitu:  

 





Komoditas Penentu (Key Commodities), Peraturan dan Perundangan (Laws and Regulations), Prasarana dan Sarana (Infrastructure), Sumber Daya Manusia dan Manajemen (Human Resources and Management), Teknologi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication Technology) Penyedia Jasa Logistik (Logistics Service Providers).



Berdasarkan Visi dan Strategi Logistik Nasional tersebut, dan mengacu pada Prinsip-prinsip Dasar Kebijakan Logistik Nasional, maka pemerintah Indonesia melalui dokumen Cetak Biru Logistik Nasional ini menetapkan Arah Kebijakan Logistik Nasionalnya, menyarankan pentingnya pembentukan Kelembagaan Logistik Nasional, dan merencanakan pelaksanaan Peninjauan semua rencana aksi yangdan akanPemantauan dilakukan. terhadap



Referensi Praktis:     

Logistik FMCG Logistik Oil & Stell Logistik Pharma Logistik 3PL Mailist Asosiasi Logistik Indonesia

Teori: 

   

Business Logistic Management, Ronald H Ballou Logistic Management, Donald J Bowersox Modern Warehouse, Ernst F. Bolte Supply chain management, Sunil Chopra Supply chain strategy, Edward H. Frazelle


Buku Pegangan Logistik Indonesia Satu

Recommend Documents