Paula Marcela Moreno
Ministra de Cultura María Claudia López
Viceministra Enzo Rafael Ariza
Secretario General Germán Mejía
Asesor Ocina Bicentenario para las Independencias Luisa Fernanda Acosta Adriana Molano Rojas Juanita Alford Alford Diego Jaramillo Mus Douglas López Corcho Natalia Ramírez Lucía Otero
Equipo Asesor Centros Municipales de Memoria Adriana Molano Rojas Luisa Fernanda Acosta
Contenidos Rocío Parra Parra
Diseño y Diagramación Helena Castaño
Corrección de Eslo Luisa Fernanda Acosta
Coordinación Editorial www.mincultura.gov.co ISBN
978-958-8250-84-7
Tabla de Tabla de Contenido Presentación
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Gesón Cultural
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Planeación Estratégica
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Panorama Cultural Municipal
16
Formulación de Proyecto Proyectoss Culturales
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Ejecución de Proyectos Culturales
42
Evaluación de Proyectos Culturales
52
Divulgación Divulgac ión de Acvidades Culturales
62
Apoyo a la Gesón Cultural
72
Bibliograa
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Presentación Gestión Cultural Los Centros Municipales de Memoria se constuyeron como uno de los proyectos del programa desarrollado por el Ministerio de Cultura para la celebración del Bicentenario de las Independencias. Los Centros Municipales de Memoria –CMM – son un ejercicio concertado entre los miembros de la comunidad y las instancias públicas y privadas, que a nivel local están involucradas en los procesos de recuperación de la memoria de la comunidad. El objevo de los CMM es propiciar la arculación de los actores culturales en los municipios, en torno a proyectos concretos. El Programa contempla la formación de la comunidad en Gesón Cultural, como una clave para el desarrollo de dichos proyectos y de diversas acvidades culturales que fortalezcan la idendad local a parr de la recuperación de la memoria.
Las jornadas de formación en Gesón Cultural desde los Centros Municipales de Memoria, buscan la consolidación de las l as propuestas locales, presentes y futuras, a parr de la apropiación de conceptos y herramientas adecuadas para transformar las ideas de una comunidad en proyectos culturales tangibles.
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Gesón Cultural El concepto de gestón suele asociarse a las áreas administravas y nancieras de una organización. El origen de los modelos de gesón radica justamente en la administración y, gracias a sus buenos resultados, dichos modelos se han enriquecido para luego adaptarse a diversos escenarios sociales. La Gesón Cultural propone una ruta para converr ideas viables en propuestas que puedan ser ejecutadas, lo cual facilita la arculación arcula ción de las diferentes instancias y fuentes de recursos en torno a un sueño individual o colecvo: un carnaval, una convocatoria de narravas, una exposición, un archivo comunitario, un fesval gastronómico, en n.
Las manifestaciones culturales, tangibles o intangibles, requieren de gesón para el logro de mejores resultados.
e c u e r d e R
Cuando hablamos de Gesón Cultural nos referimos a un conjunto de herramientas que facilitan el desarrollo de proyectos culturales para obtener los mejores resultados con los recursos disponibles.
G E S T I Ó N
El punto de parda para alcanzar ópmos resultados en la gesón, consiste en la organización de equipos de trabajo que reúnan saberes y experiencias. Los Centros Municipales de Memoria son los escenarios ideales, porque en ellos se conforman grupos que arculan los diferentes ámbitos de la cultura local y dinamizan recursos en torno a resultados concretos. En el marco de las acvidades para los Centros Municipales de Memoria deniremos el concepto de Gesón Cultural, de acuerdo con unas caracteríscas y unos componentes que desarrollaremos a lo largo de esta carlla.
Caracteríscas de la Gesón Cultural Integradora Integradora
Flexible
Dinámica Dinámi ca
Efecva
Proyecva
Potenciadora Potenciado ra
Componentes de la Gesón Cultural Planeación Estratégica. Estratégica. Formulación de proyectos culturales. Ejecución de acvidades culturales. Evaluación de proyectos culturales.
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Planeación Estratégica El concepto de planicación planicac ión exige una reexión juiciosa en torno a una idea, un sueño, una meta. La reexión que parte de los equipos de trabajo, en el caso de la Planeación Estratégica para los CMM, debe ser muy cuidadosa, si se enen en cuenta los impactos que puede generar tanto en sus dinámicas de ejecución como en su proyección a nivel local y nacional. Adicionalmente, esta noción de planeación debería circunscribirse a las necesidades y potencialidades de la comunidad.
La Planeación Estratégica permite que las organizaciones culturales idenquen su situación actual, se propongan unas metas y proyecten las tareas que pretenden alcanzar. Cuando las acvidades se organizan a parr de una planicación estratégica, el equipo de trabajo logra unidad, se fortalece y dirige sus esfuerzos hacia un mismo norte, facilitando así el logro de los objevos.
Caracteríscas de la Planeación Estratégica e c u e r d e R
La Planeación Estratégica,
Dene objevos
a parr de la cual se proyectan
Opmiza recursos
estrategias y planes de acción que facilitan el logro de las metas propuestas, es uno de los componentes de mayor importancia dentro de la Gesón Cultural, por el reconocimiento de las condiciones internas y externas en las que se desarrollan las acvidades.
Flexible Dinámico
Facilita el seguimiento y control de la gesón Propicia procesos de seguimiento connuo y evaluación
Fortalece los equipos de trabajo
Componentes de la Planeación Estratégica Diseño estratégico estratégico CMM. Panorama Cultural Municipal. Formulación de estrategias estrategias y planes de acción.
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Diseño estratégi estratégico co Es el primer instrumento que vamos a ulizar dentro de las acvidades de la Planeación Estratégica; consiste en construir idendad en torno a la naturaleza del CMM y a los principios que sustentan sus acvidades. Esta herramienta permite alinear y comprometer a todo el equipo, a través de la construcción de un lenguaje común en torno a principios rectores y metas comunes. Este lenguaje, que se construye de forma colecva, supone la formulación de cuatro nociones de idendad para los CMM: Nombre, ¿Quiénes somos?, Misión, Visión y Principios y valores.
Programa Centros Municipales de Memoria
¿Cómo se llama el Centro?
Centro Municipal de Memoria “
“
¿Qué carácter quiere proyectar?
Nombre: El nombre del CMM se converrá en el referente de la acvidad cultural en los municipios. El tulo que se le asigne, que debe ser claro y conciso para facilitar su recordación, dará una orientación acerca de la labor que desarrolla el Centro y reejará su carácter organizacional.
Ejemplo:
Museo Arqueológico Guayupe (Inspección de Puerto Santander Municipio de Fuente de Oro. Departamento del Meta)
¿ Quiénes conforman el centro?
Quiénes somos? La respuesta a esta pregunta parte de la historia del Centro. Conene una breve descripción de las acvidades que se desarrollan y una referencia al po de organización.
Ejemplo: Red Nacional de Museos La Red Nacional de Museos es un programa del Museo Nacional de Colombia - Ministerio de Cultura, que adelanta acciones para el fomento, el desarrollo, la gestión y el apoyo a los museos del país y estimula e integra la coniguración de espacios de relexión, que den respuesta a las necesidades de los museos del territorio nacional, en lo que se relaciona con sus labores.
Misión: Para formular la misión, es necesario preguntarse por la razón que cumple el Centro, cuál es su obje vo y a qué se dedica. La misión describe las acvidades que desarrolla el CMM y orienta al equipo de trabajo acerca del po de acciones que se adelantarán.
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Ejemplo: Fundación Nacional Batuta La Fundación Nacional Batuta, consciente del poder transformador de la música y del estímulo que la educación musical en grupo signiica para el desarrollo de las facultades del ser humano y de la sociedad, ejerce su liderazgo y responsabilidad como cabeza del Sistema Nacional de Orquestas Sinfónicas Juveniles e Infantiles de Colombia, a in de fortalecer e incrementar la enseñanza, la práctica y el disfrute de la música en el país y de garantizar su positiva incidencia en el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.
Visión: La visión es una declaración de intenciones y perspecvas hacia el futuro. Para construir la visión del Centro, hay que preguntarse por el lugar al que se quiere llegar, cómo se espera recibir reconocimiento y qué logros pretende alcanzar alca nzar..
¿Cuál es la Misión del Centro?
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¿Cuál es la Visión del Centro?
Ejemplo: Coldeportes El Instituto Colombiano del Deporte será una entidad líder, altamente competitiva y reconocida internacionalmente como un modelo de organización orientado al desarrollo del deporte, recreación, la educación ísica, el aprovechamiento del tiempo libre y la actividad ísica.
Principios y valores: Son los principios rectores de cada Centro que parten de su carácter; son los ideales y los valores que regirán su acción.
Ejemplo: Fundación Carnaval de Barranquilla •
Integridad
•
Proactividad
•
Respeto
•
Responsabilidad
•
Objetividad*
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¿Cuáles son los Principios y valores del Centro?
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Panorama Cultural Municipal
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Caracteríscas del Panorama Cultural Municipal Objevo
El Panorama Cultural Municipal es el segundo componente de la Planeación Estratégica de la Gesón Cultural, que permite dinamizar procesos en escenarios concretos; en consecuencia, para alcanzar los objevos es imprescindible idencar las caracteríscas del entorno, las necesidades y las potencialidades locales.
Exhausvo
Integrador
Construido colecvamente Proyecvo
Componentes del Panora Panorama ma Cultural Municipal Idencación de recursos. Idencación de aliados.
Contexto municipal Los CMM están adscritos a los municipios del territorio colombiano; cada uno se organiza y formula proyectos acordes con su experiencia y tradición local. El ejercicio de reconocer nuestros municipios permite idencar caracteríscas que favorezcan o diculten la ejecución de un proyecto. El contexto municipal hace una descripción profunda de los siguientes factores: territorio, contexto histórico, caracteríscas sociales, dinámicas sectoriales e instucionales y experiencias culturales exitosas desarrolladas en el municipio.
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¿Cuál es el contexto contexto del municipio?
Territorio
Dinámicas sectoriales e institucionales
Contexto Context o histórico
Características sociales
Experiencias culturales exitosas
Identiicación de recursos La noción de recursos se reere al conjunto de bienes materiales o inmateriales disponibles para el desarrollo de un proyecto cultural. La idencación de recursos está asociada al reconocimiento de todo aquello que agregue valor al proyecto y pueda constuirse en una de las claves para una gesón efecva. Para la idencación de recursos, los datos se clasican por categorías, de acuerdo con sus caracteríscas:
Manifestaciones culturales La Gesón Cultural parte de la idencación de las manifestaciones de la cultura en cada contexto. Cada comunidad ha construido históricamente sus formas culturales. La idencación de los bienes tangibles e intangibles del contexto, permite el reconocimiento y la elaboración de un inventario cultural úl para las fases posteriores de la gesón.
Ejemplo: Manifestaciones culturales tangibles
Manifestaciones culturales intangibles
Casa del prócer de la Independencia
Tradición oral
Pinturas rupestres
Mitos y leyendas entorno del río
Cestería
Celebración de la Semana Santa
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Manifestacioness culturales tangibles Manifestacione
Manifestacioness culturales intangibles Manifestacione
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Infraestructura Infraestructur a Cultural La infraestructura cultural se reere a los espacios públicos y privados que ofrecen condiciones favorables para desarrollar acvidades culturales.
Ejemplo: Infraestructura Infraestructur a cultural pública
Infraestructura cultural privada
Coliseo
Teatro de la fundación X
Auditorio Casa Casa de la Cultura Cultura
Sala de cine de la empresa X
Plaza de mercado
Auditorio colegio colegio privado
Infraestructura cultural pública
Infraestructura cultural privada
Agentes culturales Son todas las personas, instuciones, organizaciones y endades cuya acvidad esté directamente relacionada con la cultura o que, en cumplimiento de sus objevos, intervengan en procesos culturales.
En consecuencia, uno de los logros más representavos de los CMM es la arculación de estos agentes alrededor de los proyectos que benecien el desarrollo cultural local.
Ejemplo:
Instituciones
Personas
Secretaría Departamental / Municipal de Cultura
Don Pedro, el artesano
Casa de la Cultura
El profesor Rodríguez, historiador
ONG para el desarrollo de las artes Grupo de Vigías del Patrimonio
Instituciones
Personas
Identiicación de aliados Un aliado es un agente que cuenta con recursos, saberes, experiencia, capacidad de convocatoria y redes de contactos que puedan beneciar la gesón de los proyectos culturales. Adicionalmente, los aliados, en desarrollo de su acvidad, generan un alto impacto en las comunidades. Es posible que el listado de agentes culturales sea extenso, pero el de los aliados generalmente se limita a aquellas instuciones y personas que pueden hacer aportes al de-
sarrollo de una propuesta concreta. Por lo general, los aliados se encuentran vinculados con sectores diferentes al cultural; sin embargo, el po de programas que desarrollan en áreas especícas los conducen a apoyar acvidades culturales. La construcción de una base de datos que registre la información completa de los posibles aliados, es un valioso
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instrumento en la búsqueda de apoyo efecvo para la implementación de las propuestas. Es importante tener en cuenta que estas bases de datos deberán someterse a validación y actualización permanente, por parte del equipo de trabajo del CMM.
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Base de Datos Nombre:
Entidad:
Cargo:
Teléfono ijo:
Teléfono celular:
Correo electrónico:
Dirección en el municipio:
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Formulación de proyectos culturales
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La formulación de proyectos culturales es una herramienta de trabajo que permite transformar las ideas viables en planes de acción. Consiste en plantear de forma ordenada, coherente y argumentada un proyecto de trabajo. Estos suponen el desarrollo de una serie de etapas estructuradas que involucran a todo el equipo de trabajo, dado que se requiere de un gran volumen de información, de diversa naturaleza, conable y proveniente de múlples fuentes.
Las disntas manifestaciones de la cultura implican acvidades especícas; sin embargo, las etapas de formulación de proyectos culturales son aplicables a cualquier propuesta.
Etapas del Proyecto Cultural Diagnósco Cultural Formulación de objevos
Para lograr una adecuada estructuración de esta se requiere disciplina, claridad en el uso de las herramientas y conocimiento del campo en el que se quiere trabajar. El documento que conene el p royecto será la carta de presentación de las acvidades del CMM para gesonar apoyos, lograr vinculaciones y ejecutar las propuestas.
Juscación Estrategias Estrategias y acvidades Escenarios Beneciarios Plan de trabajo Cronograma Presupuesto
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Diagnósco Cultural El punto de parda para elaborar el Diagnósco Cultural es el Panorama Cultural Municipal; por lo tanto, es fundamental tener un contexto rico y validado, pues con un panorama detallado de los recursos con que cuenta el CMM es posible hacer un análisis que muestre las oportunidades con las que se cuenta y las amenazas que es necesario contrarrestar.
A parr de ese conjunto de información local es conveniente idencar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, pues con la clasicación de los datos se obene una matriz de gran ulidad para el levantamiento del diagnósco.
Fortalezas (Condiciones que fortalecen)
Debilidades (Condiciones que se pueden mejorar) Antecedentes de diicult diicultades ades
Experiencia previa, reconocimie reconocimiento nto
Insuiciencia de recursos
Capacidad de gestión
Desorden organizacional
Amenazas (Condiciones que se prevén como una diicultad)
Planeación Estratégica
Ambiente social, político y económico
Vínculos con aliados
Ausencia de aliados
Políticas culturales
Desintegración CMM
Entorno global
Efectos perjudiciales
Consolidación CMM Impactos benéicos
Formulación de Objevos Objevo General Ahora, a parr de este diagnósco, se pueden ver en perspecva los objevos del CMM, las necesidades de la comunidad y los recursos disponibles para formular una propuesta cultural pernente dentro de las dinámicas de desarrollo local.
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Recursos con que se cuenta
Oportunidades (Condiciones que beneician)
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El Objevo General del proyecto cultural enuncia la meta que se propone alcanzar, idencando con claridad el po de acvidad que desarrollará y los resultados esperados. Para el logro del Objevo General se debe tener claridad acerca de la ruta, las acvidades y los procesos. procesos.
El Objevo General se puede concretar en un párrafo. El lenguaje adecuado y la claridad en la escritura constuyen una de las claves del éxito en la formulación del objevo. Es determinante comenzar el enunciado con un verbo en innivo como construir, desarrollar, promover, incenvar, diseñar, formular o elaborar, elaborar, para indicar con mayor claridad la ruta de acción en el desarrollo del proyecto cultural. Los criterios que se deben tener en cuenta para formular el enunciado son:
a. b. c. d. e.
El Objevo General deberá estar enmarcado dentro del Diseño Estratégico del CMM. El Objevo General deberá estar dentro del contexto local y recursos con que se cuenta. Claridad en la idencación de la meta general: qué va a hacer y qué va a obtener como resultado. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisión en el enunciado: evitar al máximo el uso de términos que sean suscepbles de múlples interpretaciones.
Objevos Especícos Los Objevos Especícos describen el orden del proceso, las acvidades y los resultados concretos que se espera obtener por acvidad. El proceso de formulación del proyecto cultural se desarrolla en acvidades ordenadas de acuerdo a la meta general. Por lo tanto, los Objevos Especícos de una propuesta son las metas concretas derivadas de la meta propuesta en el Objevo General . El número de metas concretas será determinado por la candad de acciones que se requieran para el logro del propósito nal. En cada caso, hay que asegurarse de que el proceso no se exenda inúlmente con acciones innecesarias o de que en éstas, no se omitan acvidades cruciales para el logro de la meta nal. Los criterios que se tendrán en cuenta para la formulación del enunciado son:
a. b.
Ejemplo: Desarrollar una muestra artística-cultural de jóvenes del municipio.
¿Cuál es el Objevo General General del proyecto?
c. d.
Idencación adecuada del proceso que se requiere para el logro de la meta general. Coherencia en la idencación de las acciones que llevarán al logro de la meta general: acciones especícas a realizar y resultados de cada acción. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisión en el enunciado: evitar al máximo el uso de términos que sean suscepbles de múlples interpretaciones.
Ejemplo: •
Motivar las manifestaciones culturales de artistas municipales.
•
Implementar talleres artísticos para que interesen a los jóvenes del municipio.
•
Formar y capacitar agrupaciones culturales de jóvenes del municipio.
•
Realizar muestras artístico-culturales en el municipio.
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¿Cuáles son los Objevos Objevos Especícos del proyecto?
Esta argumentación, en lo posible, deberá aportar solidez al proyecto en cuanto a la pernencia y la viabilidad de la propuesta. Es necesario que la argumentación sobre la pernencia sea coherente coherente en relación a la necesidad de las acvidades propuestas en el contexto municipal; la argumentación sobre viabilidad demuestra que los recursos necesarios son proporcionales a las condiciones municipales, al público al que van dirigidos y serán gesonables dentro del contexto idencado.
Ejemplo: La propuesta de generar espacios para las manifestaciones artístico-culturales en el municipio, responde a la gran demanda por parte de los diversos grupos artísticos que en ella se desarrollan. Existen una serie de escuelas de teatro, danza y pintura, que no tienen un lugar donde poder llevar a cabo sus muestras. Además, la gran cantidad de grupos musicales de carácter....
¿Cuál es la juscación del proyecto?
Jusicación La juscación parte de las necesidades idencadas en el diagnósco y demuestra, con argumentos sólidos, las razones por las cuales alcanzar la meta genera aportes al mejoramiento de las condiciones sociales y culturales del municipio. El Centro Municipal de Memoria busca arcular a los representantes de la cultura local y en función de ese ideal, formulará proyectos que benecien y vinculen las instuciones y la comunidad. En consecuencia, una buena juscación despertará el interés interés de las instuciones instuciones y, a parr de este, se logrará una gesón efecva de los recursos que cada uno de ellos le brinden a la propuesta.
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Viabilidad
¿Quiénes serán los beneciarios de este proyecto?
¿Por qué es posible ejecutar la propuesta? ¿Con qué recursos se cuenta?
Pernencia ¿El proyecto se relaciona con el objevo del CMM? ¿El proyecto brinda solución a alguna problemáca?
Beneciarios Los Centros Municipales de Memoria son el escenario perfecto para plantear disntos proyectos. Esto no signica nuestros proyectos, pero eso no signica que su alcance se limite a los miembros del CMM; más allá, el impacto en toda comunidad será decisivo para darle mayor proyección a la propuesta y consolidar progresivamente el Centro.
Escenarios El lugar en que se planea desarrollar la acvidad permirá que se logre beneciar el grupo al que hemos idencado como desnatario. Sin embargo, es denivo determinar las caracteríscas del espacio necesarias para el po de acvidad que se propone, pues cada acvidad requerirá de condiciones especícas como venlación, temperatura, dimensiones, acúsca, capacidad, etc. Si el escenario es abierto y de libre acceso, es posible que toda la población del municipio parcipe; pero si se propone un espacio cerrado con cobro de ingreso, es posible que los beneciarios se limiten a los directamente interesados en parcipar y la comunidad no se sienta integrada en la propuesta.
En este componente de la propuesta se idencan los beneciarios directos, es decir los agentes que se vinculan acvamente en la ejecución de las acvidades como los miembros del CMM y de otras instuciones vinculadas estratégicamente en el proyecto; y los beneciarios indirectos, en donde se idencan todos los agentes sociales que resultan favorecidos con la implementación, es decir los públicos asistentes y las familias de los beneciarios directos que reciben aportes simbólicos por la gesón.
¿En qué lugar se desarrollarán las acvidades?
Ejemplo: El taller artístico se realizará con jóvenes entre los 12 y los 25 años, residentes en el municipio. Se utilizará el auditorio de la Casa de la Cultura para realizar las sesiones de formación.
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¿Cuál es el lugar más conveniente para desarrollar las acvidades? ¿A cuántas personas se espera impactar?
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Estrategia y Acvidades Una estrategia estrategia propone propone el direccionamiento direccionamiento de todas las acvidades idencadas para el logro de una meta. En el caso de un proyecto cultural, la estrategia se relaciona directamente con el objevo general y con el conjunto de decisiones que se toman para su ópmo desarrollo y cumplimiento. En un plan cultural, que incluye varios proyectos planeados desde una instución en un período de empo determinado, la estrategia servirá como orientación general de las propuestas y estará ligada a la planeación estratégica del CMM. En cada caso, la estrategia se construye a parr de los Objevos Generales y las acvidades corresponderán con los Objevos Especícos. Se construirán de forma progresiva en términos de complejidad y se dará prioridad de acuerdo a las caracteríscas de las acciones en coherencia con la ejecución, teniendo en cuenta que la arculación responde a un proceso.
Ejemplo: Estrategia Realizar muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio dándole prioridad a quienes no hayan expuesto su obra al público. Actividades Actividades a. Determinar áreas de interés de las muestras. b. Proponer actividades de las muestras. c. Deinir lugares y fecha. d. Conseguir auspiciadores. e. Realizar un inventario de posibles artistas. f. Convocar artistas. g. Conirmar participación. h. Difundir la muestra. i. Implementar el evento. j. Realización de la muestra. k. Evaluar sus resultados. l. Envío de agradecimientos.
¿Cuál será la estrategia del proyecto?
Las acvidades se reeren a las acciones que se deben desarrollar de forma progresiva para alcanzar la meta. Están contenidas en los Objevos Especícos pero deben presentarse como la ruta que se va a seguir para llegar a la implementación y evaluación del proyecto. Las acvidades se organizarán según su prioridad en relación con la estrategia estrategia denida. Es decir, no se comenzará el desarrollo por acvidades generales y de resultados cuando se requiera comenzar por acvidades concretas y direccionadas. Cada acvidad cumple una función dentro de todo el proceso, razón por la cual se debe idencar racionalmente su orden y coherencia en torno a la estrategia y al resultado esperado.
¿Para ejecutar el proyecto, en qué orden y qué acvidades son necesarias ?
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Responsables y Cronograma La estrategia servirá como orientación general de la propuesta; las acvidades serán la ruta de acción, se organizarán organizarán de acuerdo a su prioridad y estarán enmarcadas en la estrategia estrategia denida.
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Los Centros Municipales de Memoria propician la arculación de instuciones y recursos a nivel local. Los proyectos que desde allí se formulan proponen una serie de acvidades que requieren de la parcipación de agentes capaces de llevar a cabo estas tareas por lo cual es necesario asignar líderes de la comunidad para que asuman la responsabilidad de estas acvidades y garancen su ejecución. Es necesario administrar con mucha atención el empo, pues este es uno de los recursos más importantes para un adecuado desarrollo de los proyectos. La elaboración de un cronograma permite organizar las acvidades acvida des que hemos planteado y hacer un seguimiento de la ejecución de cada una respecto al empo total y al resultado nal.
Plan de Trabajo El plan de trabajo es la herramienta que permite orgaorganizar el proyecto para asignarle a las acvidades empos y responsables; así mismo, garanza el seguimiento efecvo de todo el proceso, facilitando la toma oportuna de decisiones de acuerdo al cumplimiento de los objevos y a los resultados obtenidos en cada etapa. Adicionalmente, nos permite idencar a empo los contextos problemácos, para mejorar así la capacidad de reacción del equipo, interviniendo y aplicando correcvos en el momento adecuado.
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El plan de trabajo permite visualizar las acvidades, los empos y los responsables. Al formular el plan se debe asignar un empo prudente para el desarrollo de cada tarea y un responsable capaz de ejecutarla de la mejor manera.
Plan de Trabajo Acvidad
Responsable
Mes 1 Sem. 1
Sem. 2
Sem. 3
Mes 2 Sem. 4
Sem. 1
Sem. 2
Sem. 3
Sem. 4
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Presupuesto En esta fase ya se ha formulado el proyecto cultural en cuanto a estrategias, objevos, acvidades, responsables y empos; sin embargo, aún no se han presupuestado los recursos necesarios y sus costos de ejecución. El presupuesto es una proyección nanciera de las acvidades a desarrollar; por lo tanto, los costos serán idencados en cada acvidad: costos operavos, desplazamientos, escenarios, alimentación, servicios técnicos y profesionales.
El presupuesto proyectará el estado nanciero de las acvidades. El detalle en los costos de cada acvidad y la claridad de la asignación del capital permirá una gesón adecuada de los recursos, que generará conanza entre los miembros del equipo y en los aliados. aliados.
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En el presupuesto se deben considerar los ingresos y los gastos que generará la ejecución del proyecto. La cuancación de las necesidades y las posibles fuentes de nanciación, internas o externas, facilita la gesón del proyecto porque se pueden ubicar posibles aliados que no aporten en dinero sino en materiales o equipos requeridos para la ejecución.
Presupuesto Rubro
Candad
Tiempo
Valor Unitario
Valor Total
INGRESOS
TOTAL INGRESOS
$
$
$ $
$ $
$ $ $ $ $ $ $
$ $ $ $ $ $ $
GASTOS Honorarios Gastos de Operación Inversión Imprevistos 10%
TOTAL GASTOS
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Ejecución de proyectos culturales
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La ejecución de las propuestas que se han proyectado corresponde a una de las etapas dentro del proceso de Gesón Cultural. En ella se materializan las acvidades propuestas y los beneciarios del proyecto parcipan directamente. La ejecución es una etapa planicada y requiere del trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.
Caracteríscas Planicada Coordinada Evaluación connua por acvidades Retroalimentación Retroalimentación permanente Experiencia
Componentes del Proyecto Cultural Pre-producción. Producción y Montaje. Post-producción.
Pre-producción
Ejemplo:
Para seguir con el plan de trabajo que se ha propuesto en la formulación del proyecto cultural, la etapa de Pre-producción se concentra conce ntra en el desarrollo de las gesones previas a la acvidad, necesarias para el logro de la meta.
Actividad: Inventario de artistas jóvenes del municipio que participarán en la muestra cultural. Tarea: Construcción de base de datos de los artistas. Pre-producción:
La idencación de acvidades, tareas, asignación de funciones y coordinación, a parr de la estrategia planteada, es el objevo fundamental de la Pre-producción. El trabajo en equipo y la arculación de las tareas serán la base para el éxito de la propuesta. La Pre-producción responde al plan de trabajo según el po de proyecto diseñado y se plantea por tareas derivadas de cada acvidad. Aunque cada acvidad ene un desarrollo parcular, la Pre-producción, por lo general, incluye los siguientes componentes: Coordinación y asignación asignaci ón de funciones y tareas según el plan de trabajo. Gesón de aliados.
•
Coordinación general: Comisión de emprendimiento CMM.
•
Funcionesasignadas: Las organizaciones participantes construyen la base de datos de sus artistas y la consolidan.
•
Aliados: Comité directivo CMM inicia contactos con la Alcaldía Municipal y la Gobernación Departamental, para gestionar apoyos e invitar a artistas locales residentes fuera del municipio.
•
Difusión: Cuñas radiales con la presentación de la actividad, así como la convocatoria para que los artistas se registren en la base de datos.
•
Consideraciones técnicas: Inclusión de datos técnicos de las obras de cada artista en el inventario inventario (tamaño, materiales, consideraciones especiales de manejo de la obra).
Gesón de permisos.
¿Cuál es la Pre-producción Pre-producción de una de las acvidades del proyecto?
Gesón de Convocatorias. Descripción Descripció n de las acvidades acvidad es por realizar. Idencación de parcipantes. Presupuesto. Difusión y visibilidad visibilidad de la acvidad desde el el CMM. Consideraciones Consideracione s técnicas para tomar decisiones logíscas. El trabajo de Pre-producción requiere de atención especial para evitar que el esfuerzo realizado durante la Producción o Montaje se desvirtúe por no haber considerado todas las acvidades y tareas.
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La Pre-producción Pre-producción desarrolla las acvidades propuestas en el plan de trabajo y parte de la coordinación y asignación de tareas para alcanzar la meta propuesta.
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Formulación de convocatorias Para el desarrollo de las acvidades propuestas es necesario convocar a ciertos miembros de la comunidad a parcipar con sus manifestaciones arscas y culturales. En estos casos es necesario formular convocatorias incluyentes, arculadoras y objevas, que permitan la integración del mayor número de representantes culturales.
Para participar sólo es necesario que tengas entre 18 y 25 años y hayas nacido o residas en el municipio. La selección se hará atendiendo a la disponibilidad de espacios de exposición y al orden de presentación de las propuestas. Mayores informes: CMM – Sede Academia de Historia, Tel. 222 222
Encabezado: • • •
Título de la convocatoria. Fecha de apertura y cierre. Organizadores.
Objevo: • •
Propósito de la convocatoria. Requisitos de entrega de las propuestas.
Parcipantes: • •
Requisitos Requisitos de parcipación. Criterios de elección.
Ejemplo: Artes jóvenes en un municipio de tradición El Centro Municipal de Memoria convoca a “Presenta tu obra y hazla visible” Entre el 15 de enero y el 14 de febrero presenta a la coordinación del Centro una icha técnica con material multimedia de tus obras plásticas y escénicas y participa de la muestra artística y cultural que celebraremos.
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Además de la convocatoria a los parcipantes, se debe realizar una a los jurados que evaluarán las propuestas, para lo cual es necesario que tengan criterio e imparcialidad, para que generen la conanza necesaria que le dé transparencia a la elección. Así mismo, es ideal contar con una veeduría externa a los organizadores y a los miembros del jurado, que cerque la claridad del proceso de elección. El documento de convocatoria está constuido por tres partes básicas que le permirán cumplir con su meta:
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¿Cuáles son las condiciones condiciones de convocatoria para parcipar en la acvidad propuesta?
Producción y Montaje La etapa de Producción consiste en la materialización materializaci ón de la acvidad propuesta. En ella, el carnaval, la exposición, la ruta histórica o los talleres se celebran de acuerdo a lo proyectado. La coordinación es fundamental y la claridad en las responsabilidades y el cumplimiento de cada miembro del equipo, garanza el desarrollo exitoso de las metas y evita interpretaciones equivocas y protagonismos personales o instucionales. Los tres factores básicos para un buen Montaje son: • • •
Coordinación del equipo de trabajo. Coordinación del empo. Atención a requerimientos técnicos para el desarrollo de la acvidad.
Además de las tareas propias de la acvidad y de las derivadas de la planeación general, es importante considerar los siguientes aspectos durante el Montaje:
Escenarios Además de la selección realizada en la formulación del proyecto durante el Montaje, se deben considerar las dimensiones y las instalaciones técnicas necesarias para la ulización de los espacios durante el empo que dure la acvidad. acvidad . Así mismo, en la Pre-producción debió gesonarse oportunamente la solicitud de autorizaciones requeridas para la ejecución, de tal forma que durante el Montaje no haya imprevistos relavos a restricciones locavas.
Energía eléctrica En la Pre-producción se idencan las necesidades para que durante el Montaje no se presenten problemas con la compabilidad de los equipos técnicos y el voltaje del escenario, por lo cual es importante contar con plantas eléctricas y estabilizadores.
Iluminación La iluminación del escenario puede hacer más brillante u opacar la puesta en escena y su planeación en la etapa de Pre-producción es clave para el logro de los objevos. Sin embargo, para mejorar el desarrollo de la acvidad se debe considerar qué po de iluminación se requiere: Iluminación escénica: Corresponde a la iluminación del escenario y busca potenciar la puesta en escena. Se ejecuta según el plan técnico del grupo que se presenta. Diseño de iluminación: Corresponde a una propuesta de iluminación especícamente diseñada para la acvidad y puede incluir juegos y espectáculos lumínicos montados según el escenario.
Amplicación Amplicació n de sonido Responderá a los requerimientos técnicos gesonados en la Pre-producción y se considerarán las condiciones del espacio y las necesidades de amplicación, de acuerdo con el po de acvidad y según lo determine la legislación
respecva. Hay que tener en cuenta que un sonido fuerte no necesariamente es un buen sonido; por ello se requiere de asesoría técnica para contar con una excelente amplicación.
Seguridad Considerando el impacto que tendrán las acvidades, es importante contar con el apoyo de los organismos de seguridad locales, con los que se debe hacer un plan previo al desarrollo del evento, en la etapa de Pre-producción. Así mismo, hay que considerar y poner en conocimiento de los asistentes, el plan de evacuación y de emergencias.
Control ambiental De acuerdo con la cobertura de la acvidad, será necesario incluir, desde la Pre-producción, un plan de control ambiental y sanitario que incluya la recolección de basuras, el servicio de baños públicos y otros, acordes con nuestro proyecto.
Ejemplo: Actividad: Muestra artística cultural de los jóvenes del municipio. Montaje:
•
Escenarios: Sala de exposición de la Casa de la Cultura con 120 mts2 disponibles para montaje.
•
Energía eléctrica: Sala de exposiciones con iluminación propia. Cuatro tomacorrientes disponibles, dos con conexión de polo a tierra.
•
Iluminación: La sala de exposiciones, cuenta con spots que permiten iluminar adecuadamente las obras expuestas.
•
Sonido: La sala de exposiciones no cuenta con ampliicación de sonido. Se requiere equipo con reproductor de CD para reproducir sonidos de naturaleza que hacen parte de la obra del artista X.
•
Seguridad: La policía municipal prestará vigilancia permanente para asegurar la protección de las obras expuestas.
•
Control ambiental: Se alquilarán baños móviles.
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Elaboración del informe nanciero. Presentación del informe de gesón a los miembros del CMM y los aliados. Retroalimentación.
¿Cuáles son las consideraciones consideraciones técnicas generales que se deben tener en cuenta en el proyecto?
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Ejemplo: Actividad: Muestra artística cultural de los jóvenes del municipio. Post-producción:
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En la etapa de Producción y Montaje se ejecuta la acvidad propuesta y todos los recursos inverdos permirán alcanzar la meta.
•
Impacto: Asistieron 250 personas a la exposición, durante los 20 días que estuvo abierta al público.
•
Proyección de actividades: Se espera desarrollar una nueva muestra el próximo próximo año, que incluirá artistas infantiles.
• Agradecimie Agradecimientos: ntos: Autoridades administrativas, institucionales y civiles que apoyaron el evento.
•
Informe inanciero:
Total recursos recibidos = $10.000.000
Post - producción La etapa de Post-producción corresponde al cierre de la acvidad, pero esto no signica que sea el n de las tareas por realizar. En esta etapa se incluyen acvidades de evaluación, retroalimentación y proyección, y se ejecutan los pagos nales. Los componentes generales de la etapa de Post-producción son: Evaluación de impactos en relación con lo planicado. planicado . Proyección de acvidades acvidad es futuras de acuerdo con los resultados obtenidos. Elaboración y envío de cartas de agradecimiento.
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Total recursos invertidos = $10.000.000
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La Post-producción permite evaluar y retroalimentar el proyecto para formular nuevas y mejores propuestas.
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Evaluación de proyectos culturales
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La evaluación es una de las herramientas más importantes del proceso de gesón del proyecto cultural con la cual se mide su ejecución y resultados. Gracias a los datos que arroja la evaluación, se puede saber en qué medida se lograron los objevos y con ello tomar decisiones que benecien el desarrollo de nuevas propuestas.
Caracteríscas Sistemáca Planicada Proyecva
Funciones de la Evaluación Al igual que las otras etapas del proceso la evaluación cumple unas funciones especícas dentro de la Gesón Cultural que buscan mejorar de forma connua la ejecución de las propuestas: Reorientar la formulación del proyecto cultural para mejorar la ejecución y alcanzar los objevos propuestos. Actualizar el proyecto de acuerdo a los cambios en el contexto, equipo de trabajo o aliados. Juscar la connuidad en el mediano y largo plazo o la cancelación deniva de la acvidad propuesta. Tomar decisiones frente al equipo de trabajo para mejorar las condiciones de ejecución.
Criterios a evaluar
Tipos de evaluación
Al plantear una evaluación se deben considerar algunos criterios que cubren una amplia gama de conceptos medibles:
Los resultados y los procesos pueden medirse desde dos perspecvas: cualitavas o cuantavas. En el ámbito de la cultura se produce información expresada en cifras y en percepciones; por ello es necesario combinar los dos pos de evaluación para hacer una medición completa del proyecto.
Pernencia y viabilidad Se evalúa el diagnósco y la información que juscó el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta su pernencia y viabilidad en la ejecución de la acvidad.
Evaluación cuantava
Validez
Se evalúa la validez de los objevos propuestos en el marco del alcance de cada uno de ellos durante la ejecución del proyecto y su correspondencia dentro del diagnósco de necesidades y oportunidades oportunidades locales.
Proceso
En cada uno de los procesos se evalúan el cumplimiento de las acvidades propuestas y la administración de los recursos.
Expresa los resultados en cifras e indica niveles del logro de los objevos. Las preguntas se formulan cerradas para arrojar datos concretos.
Ejemplo: Cantidad de personas asistentes a la actividad: 1.204 Cantidad de beneiciarios indirectos de la actividad: 4.816
Impacto
Se evalúa el impacto y los beneciarios del proyecto en el municipio. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo, a parr del momento en el que se termina la acvidad.
¿Qué po de componentes se pueden evaluar cuantavamente dentro del proyecto?
Sasfacción Los beneciarios del proyecto evalúan si con su implementación sienten sasfecha la necesidad planteada desde la formulación y el contexto local.
Sostenibilidad
Se evalúa si los resultados obtenidos son sostenibles en el empo. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo.
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La evaluación no sólo se focaliza en el alcance de objevos sino que considera otros factores que ilustran y enriquecen la comprensión y visión de todo el proceso.
Evaluación cualitava Se concentra en percepciones, opiniones y expresiones derivadas de la implementación de la propuesta. Las preguntas formuladas son abiertas y permiten la explicación de las respuestas. Pueden traducirse a datos comparables.
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Evaluación de procesos
Ejemplo: ¿La actividad desarrollada cumplió con las expectativas de la comunidad? De 1 a 5, evalúe el grado de satisfacción con la actividad desempeñada, siendo 1 ninguna satisfacción y 5 satisfacción total.
¿Qué po de componentes se pueden evaluar cualitavamente dentro del proyecto?
Se realiza durante la ejecución del proyecto, desde su formulación hasta la producción de la acvidad. Se evalúa la forma en que se desarrollan las tareas propuestas, el trabajo del equipo, la asignación de recursos y todas aquellas acvidades que se están ejecutando. Permite tomar medidas prevenvas y correcvas para alcanzar las metas propuestas.
Evaluación de productos Se realiza durante y después de la ejecución del proyecto y mide los resultados de los productos propuestos desde su formulación. En ella se calcula el impacto de piezas de comunicación, convocatorias y demás trabajos realizados en la ejecución.
Evaluación de resultados Corresponde a una evaluación posterior a la ejecución y se concentra en los impactos generados con la implementación de la propuesta. Plantea una evaluación comparava entre los resultados esperados en la formulación del proyecto y los que se alcanzaron efecvamente.
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La información cualitava y cuantava en la evaluación permite comparar los resultados para reorientar la gesón y mejorar la ejecución del proceso.
Objeto de la evaluación La evaluación es un proceso permanente que se ejecuta en paralelo al desarrollo de la propuesta. Esto signica que no sólo se realiza después de nalizada la acvidad sino que todas las etapas del proyecto están sujetas a evaluación y retroalimentación, por eso se consideran los siguientes objetos de evaluación:
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La evaluación no sólo se ejecuta al nalizar el proyecto; debe hacerse de forma connua desde su inicio y en cada etapa, para realizar los ajustes necesarios oportunamente.
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Fases de la evaluación ¿Cuál podría ser un indicador cuantavo del proyecto?
Al ser un proceso, la evaluación está compuesta de fases progresivas que permiten obtener resultados válidos sobre la ejecución del proyecto.
Fase de diseño
Objetivo:
Comprende la selección de la etapa a evaluar y el po de evaluación que se seguirá. Así mismo, se formularán los indicadores indicadores necesarios para llevarla a cabo.
Indicadores Los indicadores son instrumentos que permiten hacer una medición completa de un aspecto especíco dentro de la ejecución y que pueden arrojar datos de po cualitavo o cuantavo, atendiendo unas caracteríscas básicas: • • • • •
• • • •
Conabilidad. Claridad. Comparables en el empo y el espacio. Sujetos a actualización periódica. Accesibles y relevantes para la medición del proyecto. Construidos antes de la ejecución. Ligados a los objevos. Neutros, no interpretables. Ligados a un instrumento de medición (encuestas, censos, sondeos de opinión, observación, etc.).
Ejemplo Indicador Cuantitativo: •
Objetivo: Lograr que el 30% de la población municipal asista a la muestra artística juvenil.
•
Indicador: Número de asistentes a la muestra artística juvenil.
•
Instrumento de medición: Censo de población vs. conteo de ingresos a la sala de exposición.
Indicador:
Instrumento de medición:
Ejemplo Indicador Cualitativo: •
Objetivo: Visibilizar la producción artística de los jóvenes del municipio.
•
Indicador: Los jóvenes artistas del municipio son identiicados por la comunidad.
•
Instrumento de medición: Sondeo de opinión a grupos de la comunidad para conocer si identiican o no a los artistas jóvenes.
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¿Cuál podría ser un indicador cualitavo del proyecto?
Objetivo:
Indicador:
Instrumento de medición:
Fase de descripción Incluye la aplicación del instrumento de medición para así recolectar, ordenar y sistemazar la información recopilada.
Fase comparava En esta fase se hace el análisis cuantavo y cualitavo de los datos obtenidos, consolidando la información y permiendo que se haga una valoración de los aspectos posivos y negavos presentes a lo largo del proceso.
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La evaluación es un proceso que, a través de datos consolidados, permite la idencación oportuna de problemas y la comprensión de cada etapa de avance en la ejecución del proyecto, facilitando la toma de decisiones.
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Divulgación de actividades culturales
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La divulgación de las acvidades culturales culturales es uno de los componentes de la Gesón Cultural; esta se desarrolla de forma simultánea a la ejecución del proyecto y los recursos que requiere deben estar considerados desde la formulación de la propuesta.
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La divulgación permite hacer visible nuestro proyecto y ampliar la parcipación en las acvidades planteadas, lo cual permite aumentar el impacto.
Divulgar es visibilizar, visibi lizar, dar a conocer la propuesta. Para ello es necesario desarrollar un plan que tenga las siguientes caracteríscas:
Organizado Estratégico Ajustado al contexto Concentrado en el proyecto
Plan de divulgación
El plan de divulgación da la posibilidad de coordinar los recursos en comunicación y de orientarlos hacia la puesta en circulación de los mensajes que benecien el desarrollo de la acvidad y que la comunidad debe conocer. El plan contempla tres grandes componentes que deben actuar en conjunto y ser conocidos por todos los miembros del CMM, en especial por el comité encargado de la presentación pública del proyecto, a n de transmir información clara y lograr vinculaciones posivas para la propuesta.
El público está compuesto por todas aquellas personas e instuciones a las que están dirigidas las acvidades y a quienes se quiere convocar para su parcipación directa o indirecta. Además de los beneciarios directos e indirectos, es necesario incluir a los posibles aliados, a las autoridades autoridades civiles y administravas a nivel local, departamental y nacional, a los turistas y visitantes del municipio.
Mensaje
El mensaje se reere a las caracteríscas o componentes que se quieren dar a conocer del proyecto y su objevo principal es informar y persuadir a quienes lo reciban para que se vinculen a la acvidad. Debe ser claro y conciso para evitar interpretaciones equivocadas. Un plan de medios pude incluir un mensaje principal y otros secundarios, orientados a alcanzar objevos especícos.
Públicos
Ejemplo: Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Públicos: Convocatoria beneiciarios directos: Artistas jóvenes del municipio Aliados: Instituciones y organizaciones municipales Beneiciarios indirectos: Comunidad municipal y regional
Ejemplo:
¿Cuál podría ser el público del plan de divulgación divulgación de la acvidad programada?
Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Mensaje general: Artes jóvenes en un municipio de tradición. Mensaje especíico de Conv Convocatoria ocatoria para los artistas: Artes jóvenes en un municipio de tradición. Presenta tu obra y hazla visible.
¿Cuál sería el mensaje general del plan de divulgación de la acvidad propuesta?
Medios
El panorama cultural incluye la idencación de medios de comunicación acvos en cada municipio, con los cuales se debe establecer una relación posiva en benecio de la acvidad propuesta. Al determinar los medios que se incluirán en el plan de divulgación, se deben considerar los siguientes pos:
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• Personales Contactos directos, interacción personal, voz a voz. • Impresos Periódicos, revisas, bolenes, volantes, etc. • Audiovisuales Radio, televisión, cine, perifoneo. • Mulmedia Medios digitales. • Alternavos Espacios al servicio de organizaciones organizaciones sociales, puestas en escena, representaciones públicas, etc.
Ejemplo: Actividad: Actividad: Muestras artístico-culturales con jóvenes del municipio. Medios por utilizar: Voz a voz, contactos directos, emisora comunitaria, periódico regional.
Piezas de comunicación Considerando el plan de divulgación se deben diseñar unas piezas de comunicación que informarán al público sobre la acvidad. Las piezas se diseñarán según el po de medios idencados y seleccionados; así, para una emisora se grabarán cuñas radiales y para una cartelera instucional se diseñará un aviso. En cualquier caso, las piezas de comunicación deberán contener la siguiente información básica sobre la acvidad: • • • • • • • •
Nombre de la acvidad. Organizador: CMM. Breve descripción de la acvidad. acvidad. Programación parcipantes. Lugar – fecha – hora. Costo de ingreso. Datos de contacto. Instuciones que apoyan la acvidad.
Ejemplo: ¿Cuáles son los medios incluidos en el plan de divulgación de la acvidad propuesta?
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El plan de divulgación coordina y orienta los recursos en comunicación para transmir un mensaje claro y persuasivo sobre la acvidad, a un público especíco, a través de los medios disponibles.
Artes jóvenes jóvenes en un municipio de tradición El Centro Municipal de Memoria invita a toda la comunidad a participar de las muestras artísticas y culturales de los jóvenes del municipio, con la participación especial del Maestro Pérez, las cuales se celebrarán entre el 14 y el 21 de Marzo de 2010 en el Salón de Exposiciones de la Casa de la Cultura. La muestra estará abierta entre las 9:00 AM. y las 5:00 PM.
Apoyan:
Entrada libre
Casa de la Cultura Alcaldía Municipal Empresa XXX
Historia - Tel.: Tel.: 222 222 Mayor información: CMM Sede Academia de Historia
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Presentaciones para medios ¿Cuál podría ser la información información básica de la acvidad programada? programada?
Son reuniones acordadas, como ruedas de prensa con varios medios de comunicación, en las cuales se hace una presentación general del CMM y del proyecto cultural en desarrollo. Requieren de una organización especial y deben ser pactadas con anterioridad para contar con la asistencia de los periodistas. En estas se entregan documentos de presentación de la acvidad, una carpeta muy completa y organizada y material mulmedia publicable en sus medios.
Cubrimiento de acvidade acvidadess
Relaciones con los medios de comunicación Los medios de comunicación permiten que los mensajes lleguen a un público amplio y diverso. Su labor es comunicar mensajes de forma oportuna y veraz a las comunidades, por lo cual es importante que las relaciones que se establezcan con ellos sean co-responsables, posivas y de solidaridad.
Durante el desarrollo de la acvidad es recomendable contar con la presencia de representantes de disntos medios de comunicación que hagan el cubrimiento y recojan información de primera mano sobre el desarrollo e impacto del evento. El acompañamiento permanente a los periodistas será una labor del equipo designado para este propósito y facilitará la divulgación de información que benecie el proyecto.
Visita a medios de comunicació comunicación n En cumplimiento de su labor, los medios de comunicación enen la capacidad de dinamizar la información proveniente de los CMM como instución arculadora de la cultura municipal. En consecuencia, es muy importante que el Centro genere información clara y precisa en el marco de sus funciones dentro de la comunidad a la que pertenece, para facilitar las tareas de los comunicadores.
Comunicados de prensa Son documentos escritos de carácter informavo que se desarrollan; estos documentos se entregan a los disntos medios y deben contener una breve descripción descripc ión de contexto local y responderán a preguntas básicas como qué, quién, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué de la acvidad que se desarrollará. Teniendo en cuenta de que se trata de un proyecto cultural, es conveniente que el comunicado contenga información fotográca y mulmedia relacionada con el municipio, el CMM y la acvidad programada. programada.
Como parte del plan de divulgación hay que considerar la visita de los representantes del CMM a los medios de comunicación locales y regionales, con el n de ofrecer información ocial sobre la acvidad que se desarrollará y fortalecer los vínculos con los comunicadores. Las visitas deben ser pactadas previamente y se entregará material informavo sobre el Centro y la acvidad que el medio pueda difundir.
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Los medios de comunicación facilitan la comunicación de las acvidades programadas por el CMM, por ello es necesario establecer y fortalecer de forma permanente vínculos de cooperación con sus representantes.
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Seguimiento de la información Las herramientas de seguimiento y evaluación son aplicables al plan de divulgación. El seguimiento incluye la invitación a los medios, la recopilación de información publicada y el agradecimiento a los periodistas por el trabajo desarrollado. El seguimiento permite al CMM: •
Vericar el cubrimiento efecvo de la acvidad y la publicación de información coherente con los resultados obtenidos.
•
Medir el impacto de la acvidad a través de los tesmonios de los parcipantes y asistentes que han sido recopilados recopilados y publicados por los medios.
•
Fortalecer los vínculos con los medios de comunicación y facilitar futuros contactos.
•
Constuir un dossier de de prensa que luego será parte de la presentación del CMM.
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El seguimiento de la información permirá conocer la información que circula sobre la acvidad y el CMM, y suministrará datos para la medición de los impactos.
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Apoyo a la gestión cultural Una de las herramientas más importantes en la gesón de proyectos culturales es la búsqueda de apoyos y fuentes de nanciación que aporten con diversos recursos a la ejecución de las propuestas. Los apoyos que se gesonen pueden encontrarse en el ámbito público o privado así como en el nacional o internacional.
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La gesón de apoyos para el desarrollo de proyectos culturales es una herramienta de la gesón y debe responder a los principios de transparencia y reinversión.
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Los apoyos ofrecidos por las disntas organizaciones están representados en aportes en dinero o en especie y todos ellos deben ser registrados en el presupuesto ocial e inverdos completamente en el desarrollo de la acvidad. Las futuras nanciaciones dependerán de la buena gesón que se le dé a los recursos.
Para gesonar apoyos a los proyectos culturales es necesario adelantar tres procesos: Idencar el po de apoyo buscado. Idencación de posibles fuentes de nanciación. Presentación formal del proyecto.
Tipos de apoyo a la gestión cultural Existen disntos pos de apoyo a la gesón de proyectos culturales. Antes de presentar las propuestas ante una organización, es necesario necesa rio idencar el po de apoyo que se solicitará y estudiar con mucho cuidado qué suele ofrecer la organización.
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Es posible gesonar disntos pos de apoyo provenientes de diversas organizaciones pero hay que tener claridad sobre quiénes son, qué ofrecen y las contraprestaciones que solicitan a cambio.
Patrocinio Hace referencia al aval que una instución ofrece al CMM o al proyecto en parcular. No implica aportes en dinero o especie pero brinda el respaldo necesario para gesonar otros apoyos. El patrocinio debe estar formalizado con un documento que establezca el po de vinculación entre las instuciones.
Auspicio Hace referencia al aporte en recursos que una instución realice al proyecto. Suele canjearse por publicidad y la organización aportante adquirirá algunos derechos de uso del nombre de la acvidad y presencia en los eventos. Requiere de un documento que aclare la vinculación y las limitaciones de uso de espacios publicitarios y de parcipación.
Colaboración
Hace referencia a los aportes entregados por una organización a manera de canje con el CMM. A través de la colaboración se reciben recursos en dinero o especie y se entrega a la organización una obra de arte, una exposición o una muestra escénica, entre otros. Pueden pactarse espacios en la publicidad y durante el evento, pero deben quedar espulados en un documento escrito formal.
Identiicación de posibles fuentes de inanciación A nivel local y nacional existen disntas instuciones y organismos que apoyan la ejecución de acvidades culturales que propician el desarrollo de las comunidades locales. El panorama cultural municipal y los contactos previos son el punto de parda para acercarse a las fuentes de nanciación. Existen tres pos de fuentes básicas básica s a considerar en la gesón de proyectos culturales, culturales, y cada una ofrece apoyos especiales dependiendo del campo de acción de la propuesta. Para aprovecharlos de la mejor manera es necesario conocer las polícas y legislación que ampara cada po de apoyo.
Fuentes consider consideradas adas por la legislación nacional Atendiendo las polícas culturales nacionales, la legislación colombiana establece apoyos directos a la cultura, derivados de los presupuestos nacionales y departamentales. Para ampliar la información sobre estas fuentes es necesario consultar directamente la legislación y acercarse a las instuciones que intervienen para recibir orientación especíca sobre los pos de apoyo y los procedimientos requeridos: • Sistema general de parcipaciones, parcipac iones, Ley 715 de 2001. • IVA de la telefonía móvil. Estatuto Tributario, Numeral 468-3, Parágrafo 2.
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• Estampilla Procultura. Actos Administravos Territoriales. • Presupuesto municipal. Plan de Desarrollo Territorial.
Carta de presentación: Presentación del CMM. Objevos del proyecto. Apoyo solicitado. Ofrecimientos desde el CMM.
Fuentes de la empresa privada La empresa privada, en el marco de su acvidad y en consideración a los impactos que genera en sus áreas de inuencia, desarrolla programas de Responsabilidad Social Empresarial desde los cuales es posible gesonar apoyos a los proyectos culturales. Para acceder a los recursos disponibles, es necesario tener claridad sobre las polícas organizacionales y programas globales que desarrolla y así presentar las propuestas del CMM de forma atracva y benéca para las dos organizaciones, estableciendo vínculos de solidaridad y co-responsabilidad. co-responsabilidad.
Agencias de Cooperación Internacional Los gobiernos de disntos países cuentan con dependencias creadas para apoyar el desarrollo internacional, haciendo énfasis en determinadas áreas que se pactan entre las dos naciones. De ella se derivan líneas de acción y programas que distribuyen recursos para organizaciones y programas especícos. Para acceder a los recursos de estas agencias, es necesario conocer sus líneas de acción y presentar proyectos en los términos de sus convocatorias, demostrando la consolidación del CMM, experiencia en gesón de proyectos culturales y capacidad de ejecución de las acvidades con énfasis en el desarrollo municipal.
Presentación del Proyecto Cultural Luego de la idencación del po de apoyo que se gesonará y de la organización ante quien se adelantará el proceso, es necesaria una presentación formal del Proyecto Cultural. La presentación describirá puntualmente las metas y proyecciones de la acvidad y se organizará en una carpeta con la siguiente información:
Proyecto cultural:
Proyecto cultural en los términos desarrollados desarrollado s previamente: Diagnósco. Juscación. Formulación de Objevos. Idencación de beneciarios. beneciarios . Idencación de escenarios. Plan de trabajo. Acvidades a realizar. Cronograma. Presupuesto. Plan de divulgación divulgación Descripción Descripci ón de ofrecimientos desde el CMM
Curriculum del CMM: Diseño estratégico. Experiencias exitosas. Patrocinios con que se cuenta. Proyección del CMM. Dossier
Publicaciones Publicaci ones en medios de comunicación. comunicació n. Archivos mulmedia con información del CMM y la acvidad propuesta.
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La carpeta de presentación del proyecto cultural es la puerta de entrada hacia la gesón de recursos. La imagen, claridad, coherencia y organización de la información es decisiva para propiciar vínculos efecvos con las organizaciones y lograr así los apoyos requeridos.
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Bibliograa Ballart Hernández, Josep. Tresserras, Jordi Juan i. Gestión del patrimonio cultural . Ediciones Ariel. Barcelona, 2001. culturales. Barona Tovar, Fernando. De lo sensible a lo tangible: Identiicación, formulación y presentación de proyectos culturales. Cámara de Comercio de Cali. Colombia, 1997. Planiicación Estratégica y Control de la Gestión Cultural. Centro Cultural de España. 2009. Castillo Urtubia, Eliana. Planiicación
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