BIAYA KUALITAS DAN BIAYA PRIDUKTIVITAS: PENGUKURAN, PENGUKURAN, PELAPORAN, DAN PENGENDALIAN
Peningkatan kualitas meningkatkan profitabilitas dalam dua cara yaitu melalui kenaikan permintaan pelanggan dan melalui pengurangan biaya. Dalam pasar yang bersaing, peningkatan permintaan dan penghematan biaya menunjukkan perbedaan antara usaha bertahan hidup dan berkembangnya perusahaan.
Definisi Kualitas Kualitas adalah derajat atau tingkat kesempurnaan, dalam hal ini kualitas adalah ukuran relatif dari kebendaan (goodness ). Secara operasional, kualitas produk atau jasa adalah sesuatu yang memenuhi atau melebihi ekspektasi/harapan pelanggan, yang diukur dari kepuasan konsumen. Produk atau jasa yang berkulitas memenuhi atau melebihi harapan pelanggan dalam delapan dimensi: 1.
Kinerja (performance ) mengacu pada konsistensi dan seberapa baik fungsi-fungsi sebuah produk jasa. Dalam jasa, prinsip tidak terpisahkan (inseparability principle) berarti jasa dilakukan secara langsung di hadapan pelanggan. Jadi dimensi, kinerja untuk jasa dapat didefinisikan lebih jah sebagai atribut daya tanggap, kepsatian dan empati. Daya tanggapa (responsivness) adalah keinginan untuk membantu pelanggan dan menyedaiakn pelayanan yang konsisten yang bersifat segera. Kepastian (assurance) mengacu pada pengetahuan, keramahan, dan kemampuan karyawan dalam membangun kepercayaan dan keyakinan pelanggan. Empati (emphaty) berarti pedul dan memberikan perhatian individual terhadap pelanggan.
2.
Estetika (aestahunetics) berhubungan dengan penampilan wujud produk serta penampilan fasilitas, peralatan, pegawai, dan materi komunikasi yang berkaitan dengan jasa.
3.
Kemudahan perawatan dan perbaikan (seviceability) berkaitan dengan tingkat tingkat kemudahan merawat dan memperbaiki produk.
4.
Fitur ( features) atau kualitas desain adalah karakteristik produk yang berbeda dari produk-produk sejenis dengan fungsi yang sama.
5.
Keandalan adalah probabilitas produk atau jasa menjalankan fungsi seperti yang dimaksudkan dalam jangka waktu tertentu.
6.
Tahan lama didefinisikan sebagai jangka waktu produk dapat berfungsi. Kualitas kesesuaian adalah ukuran mengenai apakah sebuah produk telah memenuhi spesifikasinya atau tidak.
7.
Kualitas kesesuaian (quality of conormance) adalah ukuran mengenai apakah sebuah produk telah memenuhi spesifikasinya atau tidak.
8.
Kecocokan penggunaan (fitness for use) adalah kecocokan dari sebuah produk menjalankan fungsi-fungsi sebagaimana diiklankan.
Dengan demikian, perbaikan kualitas berarti perbaikan pada suatu atau lebih dari delapan dimensi tersebut diatas sambil tetap mempertahankan kinerja dimensi lainnya. Menyediakan produk yang kualitasnya lebih baik daripada pesaing berarti mengungguli produk pesaing, setidaknya dalam satu dimensi. Tingkat kesesuaian adalah dimensi utama yang mendapat pakar kualitas percaya bahwa “kualitas adalah perhatian paling besar. Bahkan, pakar- pakar kesesuaian” merupakan definisi operasioanal terbaik.
Produk cacat adalah produk yang tidak sesuai dengan spesifikasinya. Cacat nol (zero defect) berarti semua produk yang diproduksi sesuai dengan spesiafikasinya. Pandangan
tradisioanal mengenai keseseuaian mengasumsikan bahwa terdapat rentang nilai yang bisa diterima setiap karakteristik kualitas yang ditentukan. Setiap produk yang berada dalam batas-batas yang telah ditentukan diaggap sebagai produk tanpa cacat (nondefective).
Definisi Biaya Kualitas Kegiatan yang berhubungan dengan kualitas adalah kegiatan yang dilakukan karena mungkin (akan) atau telah dihasilkan kualitas yang jelek atau cacat. Biaya kualitas (cost of
quality) adalah biaya yang timbul karena mungkin atau telah dihasilkan produk yang buruk atau cacat kualitasnya. Definisi ini mengimplikasikan bahwa biaya kualitas berhubungan dengan dua subkategori, yaitu: a. Kegiatan pengendalian, dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah atau mendeteksi kualitas yang buruk. b. Kegiatan karena kegagalan, dilakukan oleh perusahaan atau pelanggannya untuk merespon kualitas yang buruk. Jika respon terhadap kualitas yang buruk dilakuakan
sebelum produk cacat samapai ke pelanggan, maka kegiatannya diklasifikasikan sebagai kegagalan internal. Sebaliknya, jika respon muncul setelah produk sampai ke pelanngan, maka kegiatannya diklasifikasikan sebagai kegagalan eksternal. Definisi mengenai kegiatan yanag berhubungan dengan kualitas juga menjelaskan empat kategori biaya kualitas: 1. Biaya pencegahan (prevention costs) terjadi untuk mencegah kualitas yang jelek pada produk/jasa yang akan dihasilkan. Apabila biaya pencegahan meningkat, maka biaya produk gagal diharapkan turun. 2. Biaya penilaian (appraisal costs) terjadi untuk menentukan apakah produk/jasa telah sesuai dengan persyaratan & kebutuhan pelanggan. Penerimaan produk (product acceptance) meliputi pengambilan sampel dari batch barang jadi untuk menentukan apakah telah memenuhi standar kualitasnya, bila memenuhi maka produk akan diterima. 3. Biaya produk gagal internal terjadi karena produk/jasa yang dihasilkan tidak sesuai dengan spesifikasi atau kebutuhan pelanggan. 4. Biaya produk gagal eksternal terjadi karena produk dan jasa yang dihasilkan gagal memenuhi persyaratan dan kebutuhan pelanggan setelah barang dikirim ke pelanggan.
Mengukur Biaya Kualitas Biaya kualitas dapat diklasifikasikan sebagai berikut: -
Biaya kualitas yang terlihat (observable quality costs) adalah biaya yang disajikan dalam catatan akuntansi organisasi
-
Biaya kualitas yang tersembunyi (hidden costs) adalah opportunity costs yang terjadi karena kualitas yang buruk.
Terdapat 3 metode yang disarankan untuk mengukur biaya kualitas, yaitu:
). Metode pengali mengasumsikan total biaya 1. Metode Pengali (multiplier method ). kegagalan adalah hasil pengalian dari biaya-biaya kegagalan yang terukur. Total biaya kegagalan ekternal = k (biaya produk gagal eksternal yang diukur) k adalah efek pengali dan k diperoleh berdasrakan pengalaman.
2. Metode Penelitian Pasar. Digunakan menilai pengaruh kualitas yang jelek tahundp penjualan dan pangsa pasar. Hasil penelitian pasar dapat digunakan untuk memproyeksikan hilangnya laba di masa depan akibat kualitas yang buruk. 3. Fungsi Rugi Kualitas Taguchi. Definisi tanpa cacat tradisional mengasumsikan biaya kualitas yang tersembunyi hanya terjadi atas unit-unit yang menyimpang dari batas spesifikasi atas dan bawah. Fungsi kerugian Taguhi mengasumsikan setiap penyimpangan dari nilai target suatu karakteristik kulaitas dapat menimbulkan biaya kualitas yang tersembunyi. L (y) = k (y – T)
2
dimana: k = Konstanta proporsionalitas yang besarnya tergantung pada struktur biaya produk
gagal eksternal organisasi y = Nilai aktual dari karakteristik kualitas T = Nilai target dari karakteristik kualitas L = Rugi kualitas
Ilustrasi rugi kualitas Taguchi: k = Rp400, T = 10 inci, total unit yang yang dihasilkan 2.000 Unit
(y – T)
k (y – T)
1
Diameter aktual y – T ( y y) 9,9 -0,10
0,010
4,00
2
10,1
0,10
0,010
4,00
3
10,2
0,20
0,040
16,00
4
9,8
-0,20
0,040
16,00
Total
0,100
40,00
Rata-rata
0,025
10,00
Biaya per unit yang yang diharapkan = Rp10 (0,025 x Rp400) Rp400) = Rp100 Total kerugian untuk 2.000 unit= Rp20.000 (Rp10 x 2.000) = Rp400.000.000
PELAPORAN INFORMASI BIAYA KUALITAS Pencatatan biaya kualitas aktual secara terperinci berdasarkan kategorinya dapat memberikan dua masukan pandangan penting, yaitu: -
Mengungkap pola biaya kualitas dalam setiap kategori, sehinnga memungkinkan manajer menilai dampak keuangannya
-
Mengungkap distribusi biaya kualitas mnrt kategori, sehinnga memungkinkan manajer menilai kepentingan relatif setiap kategori
Laporan Biaya Kualitas
Signifikansi keuangan biaya kualitas dinilai dengan persentase dari penjualan aktual. Prinsipnya biaya kualitas kurang dari 2,5% penjualan
Kesempatan memperbaiki laba melalui pengurangan biaya kualitas (perbaikan kualitas) Contoh Laporan Biaya Kualitas:
LAPORAN BIAYA KUALITAS Biaya Kualitas
Biaya Pencegahan Pelatihan Kualitas Reliabilitas Mesin Biaya Penilaian Pemeriksaan Bahan Penilaian Produk Penilaian Proses Biaya Produk Gagal Internal Sisa Bahan Pengerjaan Ulang Biaya Produk Gagal Eksternal Keluhan Pelanggan Jaminan Perbaikan (Reparasi) Total Biaya Kualitas
% dr Sales
35.000 80.000
115.000
4,11
20.000 10.000 38.000
68.000
2,43
50.000 35.000
85.000
3,04
65.000 333.000
2,32 11,9
25.000 25.000 15.000
Terdapat dua pandangan mengenai biaya kualitas optimal, yaitu pandangan tradisional yang mengacu pada pencapaian tingkat kualitas yang bisa diterima (acceptable quality level – – AQL) dan pandangan kontempore sebagai pengendalian kualitas total
a. Fungsi Biaya Kualitas: Pandangan Kualitas yang Dapat Diterima Mengasumsikan bahwa terdapat perbandingan terbalik antara biaya pengendalian dan biaya produk gagal. Ketika biaya pengendalian meningkat, biaya produk gagal harus turun. Selama biaya penurunan biaya produk gagal lebih besar daripada kenaikan biaya biaya pengendalian, perusahaan harus terus meningkatkan usahanya untuk mencegah atau mendeteksi unit-unit cacat sehingga dicapai suatu titik yang dikenal sebagai tingkat kualitas yangdapat diterima (acceptable quality level – AQL)
b. Fungsi Biaya Kualitas: Pandangan Kontemporer Pandangan klasik, produk dikatakan cacat bila karakteristik kualitasnya berada di luar batas toleransi. Biaya produk gagal timbul hanya apabila produk tidak sesuai dengan spesifikasi dan timbul trade-off optimal antara biaya produk gagal dan biaya pengendalian. AQL mengijinkan dan, dalam kenyataannya, menganjurkan produksi dengan jumlah cacat tertentu. Pandangan kontemporer muncul dengan istilah model cacat nol (zero defect). Model ini menyatakan bahwa dengan mengurangi unit cacat hingga nol maka akan diperoleh keunggulan biaya.
Strategi untuk menekan biaya kualitas: (1) lakukan serangan langsung terhadap biaya produk gagal untuk memaksa menuju titik nol; (2) lakukan investasi pada kegiatan pencegahan yang tepat untuk memperbaiki kualitas; (3) kurangilah biaya penilaian menurut hasil yang dicapai; (4) lakukanlah evaluasi secara continue dan arahkan kembali usaha pencegahan untuk mendapatkan perbaikan lebih lanjut. Stategi ini berdasarkan premis bahwa:
Dalam setiap kegagalan sekalu ada akar penyebabnya.
Penyebab bisa dicegah .
Biaya pencegahan selalu lebih murah.
AnalisisTren Laporan biaya kualitas menyajikan jumlah dan dustribusi biaya kualitas diantara keempat kategori, sehingga mencerminkan peluang untuk perbaikan kualitas. Setelah ukuran perbaikan kualitas ditentukan, perlu ditetapkan apakah biaya kualitas telah berkurang
sebagaimana direncanakan.Laporan biaya kualitas tidak akan memperlihatkan apakah perbaikan program kualitas telah berjalan atau tidak. Untuk melihatnya diperlukan Laporan Trend Kualitas Multiperiode. Contoh:
Tahunn
Pencegahan
Penilaian
1994 1995 1996 1997 1998
2% 3% 3% 4% 4.10%
2% 2.40% 3.00% 3% 2.40%
Produk gagal Internal 6% 4% 3% 2.50% 2%
Produk gagal ekstenal 10% 8.60% 6% 4.50% 1.50%
12
10
8
6
4
PENCEGAH
PENILAI NILA I 2
n a e
PR.G.INT
0
PR.G.EKS
1994
1995
1996
1997
1998
TAHUN
PRODUKTIVITAS: PENGUKURAN, DAN PENGENDALIAN Produktivitas berkaitan dengan pembuatan output secara efisien dan secara spesifik menunjuk pada hubungan antara output (hasil produksi) dan input (bahan baku) yang digunakan untuk memproduksi output. Total efisiensi produktif adalah suatu titik dimana dua kondisi terpenuhi: (1) pada setiap bauran input untuk memproduksi output tertentu, tidak digunakan lebih dari satu input dari yang diperlukan dan (2) dengan bauran yang memenuhi kondisi pertama, dipilih bauran dengan biaya terendah. Kondisi pertama disebabkan oleh hubungan teknis, sehingga disebut efisiensi teknik. Kondisi kedua digerakkan oleh hubungan harga input relatif dan karena itu disebut efisiensi trade-off.
1. Efesiensi Teknik Produktivitas saat ini Input:
Output
Tenaga kerja
XXXX
OOO
Modal
$$$$
OOO
Output Sama, Lebih Sedikit Input Input:
Output
Tenaga Kerja
XXX
OOO
Modal
$$$
OOO
Lebih Banyak Output, Input Sama Input:
Output
Tenaga Kerja
XXXX
OOOO
Modal
$$$$
OOOO
Lebih Banyak Output, Lebih Sedikit Input Input:
Output
Tenaga Kerja
XXX
OOOO
Modal
$$$
OOOO
2. Efisiensi Trade Off Input Kombinasi I Efisiensi Secara Teknis Total Biaya Input =$20.000.000 Tenaga Kerja
XXX
OOOO
Modal
$$$
OOOO
Kombinasi II Efisiensi Secara Teknis Tenaga Kerja
XXX
OOOO
Modal
$$$$
OOOO
Pengukuran Produktivitas Parsial Pengukuran produktivitas (productivity measurement ) adalah penilaian kuantitatif atas perubahan produktivitas. Tujuan pengukuran ini adalah menilai apakah efisiensi produktif telah meningkat atau menurun. Pengukuran produktivitas aktual memungkinkan manajer aktual atau prospektif. Pengukuran produktivitas aktual memungkinkan manajer untuk menilai, memantau, dan mengendalikan perubahan. Pengukuran prospektif melihat ke masa depan, dan berguna sebagai input bagi pengambilan keputusan strategis.
Produktivitas input tunggal biasanya diukur dengan menghitunga rasio output terhadap input:
Rasio produktivitas =
Output Input
Pengukuran produktivitas parsial: Terjadi karena produktivitas hanya merupakan salah satu input yang sedang diukur. -
Ukuran produktivitas operasional: Apabila output dan input diukur dalam kuantitas fisik.
-
Ukuran produktivitas keuangan: Apabila output & input dinyatakan dalam rupiah.
Keunggulan Ukuran Parsial a. Ukuran parsial memungkinkan manajer untuk memusatkan perhatiannya pada penggunaan input tertentu.
b. Pengoperasian ukuran parsial memiliki keunggulan, yaitu mudah diinterpretasikan oleh karyawan, sehingga ukuran tersebut mudah digunakan untuk menilai kinerja produktivitas personil operasi.
Kelemahan Ukuran Parsial a. Ukuran parsial yang digunakan secara terpisah, dapat menyesatkan. Penurunan produktivitas suatu input mungkin diperlukan untuk meningkatkan produktivitas input lainnya. b. Trade-off seperti itu sangat diperlukan apabila biaya secara keseluruhan turun, tetapi pengaruh tsb akan hilang jika digunakan ukuran parsial lainnya.
Pengukuran Produktivitas Total Pengukuran total produktivitas adalah pemusatan perhatian pada beberapa input, yang secara total mencerminkan keberhasilan perusahaan Dua pendekatan pengukuran total produktivitas, yaitu: -
Pengukuran Profil Produktivitas
-
Pengukuran Produktivitas yang Berkaitan dengan Laba
a. Pengukuran Profil Produktivitas -
Pembuatan suatu produk membutuhkan beberapa input utama spt tenaga kerja, bahan, modal & energi.
-
Pengukuran profil menyediakan serangkaian ukuran operasional parsial yang berbeda & terpisah
-
Profil dapat dibandingkan dari waktu ke waktu untuk menyediakan informasi bagi manajemen mengenai pengaruh perubahan proses terhadap produktivitas secara keseluruhan
Ilustrasi: Kankul Co. menerapkan proses baru yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja & bahan.
1. Pengukuran Produktivitas: Analisis Profil tanpa Trade-off 1997 120.000 40.000 1.200.000
Jumlah produksi mesin Jam tenaga kerja yang digunakan Bahan yang digunakan (kilogram)
Rasio Produktivitas Operasional Parsial Rasio produktivitas tenaga kerja Rasio produktivitas bahan a
Tenaga kerja: Tenaga kerja:
120.000 40.000 150.000 37.500
1998 150.000 37.500 1.428.571
Profil 1997a 3,000 0,100 Bahan: Bahan:
Profil 1998 4,000 0,105 120.000 1.200.000 150.000 1.428.571
2. Pengukuran Produktivitas: Analisis Profil dengan Trade-off
Jumlah produksi mesin Jam tenaga kerja yang digunakan Bahan yang digunakan (kilogram)
Rasio Produktivitas Operasional Parsial Rasio produktivitas tenaga kerja Rasio produktivitas bahan a
Tenaga kerja: Tenaga kerja:
120.000 40.000 150.000 37.500
1997 120.000 40.000 1.200.000
1998 150.000 37.500 1.700.000
Profil 1997a 3,000 0,100 Bahan: Bahan:
Profil 1998 4,000 0,088 120.000 1.200.000 150.000 1.700.000
Analisis profil tak mampu mengungkapkan apakah trade-off itu baik atau buruk, & oleh karenanya perlu diketahui pengaruh ekonomis dari perubahan produktivitas (mrp sebuah ukuran total produktivitas)
b. Pengukuran Produktivitas yang Berkaitan dengan Laba -
Pengukuran produktivitas yang berkaitan dengan laba adalah pengukuran jumlah laba yang diakibatkan oleh perubahan produktivitas
- Memberikan informasi kepada manajer akan manfaat ekonomis perubahan produktivitas - Pengukuran ini menjumlahkan serangkaian ukuran operasional parsial yang berbeda sehingga ideal untuk menilai trade-off
Peraturan Terkait Laba (Profit-linkage Rule):Untuk mengaplikasikannya, perlu dihitung input yang akan digunakan, misalkan PQ adalah jumlah input tanpa perubahan produktivitas
=
PQ
Output berjalan Rasio produktivitas periode dasar
Ilustrasi dengan trade-off input: 1997
1998
Jumlah produksi mesin
120.000
150.000
Jam tenaga kerja yang digunakan
40.000
37.500
Bahan yang digunakan (kilogram)
1.200.000
1.700.000
Harga jual per unit (mesin)
Rp50
Rp48
Upah tenaga kerja per jam
Rp11
Rp12
Biaya bahan per kg
Rp2
Rp3
Output berjalan tahun 1998 150.000 mesin, rasio produktivitas periode dasar (1997) untuk TK dan BB masing-masing 3 & 0,10 sehingga jumlah input dan bahan yang akan digunakan tahun 1998:
PQ (tenaga kerja)
=
PQ (bahan)
=
150.000 3 150.000 0,10
= 50.000 jam
= 1.500.000 kg
Untuk mengetahui biaya yang dikeluarkan, dihitung dengan mengalikan jumlah setiap input (PQ) dengan harga berjalan (P) Biaya tenaga kerja: PQ x P = 50.000 x Rp12
=
Rp600.000
Biaya bahan: PQ x P = 1.500.000 x Rp3
=
Rp4.500.000
Total biaya PQ
=
Rp5.100.000
Biaya input aktual diperoleh dengan mengalikan jumlah input aktual AQ (AQ) dengan harga berjalan setiap input (P)
Biaya tenaga kerja: AQ x P = 37.500 x Rp12
=
Rp450.000
Biaya bahan: AQ x P = 1.700.000 x Rp3
=
Rp5.100.000
Total biaya berjalan
=
Rp5.550.000
Pengaruh produktivitas terhadap laba dihitung dengan: Pengaruh terkait laba
=
Total biaya PQ - Total biaya berjalan
=
Rp5.100.000 - Rp5.550.000
=
Rp450.000 penurunan laba
Pengukuran produktivitas terkait laba Input Tenaga kerja Bahan
1 PQ* 50.00 0 1.500. 000
Total
2 PQ x P Rp600.00 0 4.500.000 Rp5.100.0 00
3 AQ 37.50 0 1.700. 000
4 AQ x P Rp450.00 0 5.100.000
2-4 Kenaikan laba 150.000
Rp5.550.0 00
Rp(450.000)
(600.000)
Komponen Pemulihan Harga Ukuran terkait dengan laba menghitung jumlah perubahan laba dari periode dasar ke periode berjalan sebagai akibat perubahan produktivitas. Jumlah tersebut umumnya tidak akan sama dengan total perubahan laba anatar dua periode. Selisih antara perubahan laba total dan perubahan produktivitas terkait dengan laba disebut komponen pemulihan harga (price recovery component). Komponen ini adalah perubahan pendapatan dikurangi perubahan biaya input, dengan asumsi tak ada perubahan produktivitas.
Ilustrasi:
1997
1998
Selisih
Pendapatana
Rp7.200.000
Rp6.000.000
Rp1.200.000
Biaya input
5.550.000
2.840.000
2.710.000
Laba
Rp1.650.000
Rp3.160.000
Rp(1.510.000)
a
Rp48 x 150.000; Rp50 x 120.000 (Rp12 x 37.500) + (Rp3 x 1.700.000); (Rp11 x 40.000) + (Rp2 x 1.200.000)
Pemulihan harga
= Perubahan laba – Perubahan produktivitas terkait laba = Rp(1.510.000) – Rp(450.000) = Rp(1.060.000)
Kualitas & Produktivitas -
Perbaikan kualitas dapat meningkatkan produktivitas, bila pengulangan kerja berkurang karena menurunnya unit produk cacat, maka lebih sedikit tenaga kerja dan bahan yang digunakan untuk menghasilkan output yang sama, dan sebaliknya.
-
Penurunan jumlah unit cacat memperbaiki kualitas
-
Pengurangan jumlah input yang digunakan meningkatkan produktivitas
