BG He thong thong tin quan ly.pdf

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

 Biên soạn: ThS. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp  Khoa Quản trị Kinh doanh 1

Hà Nội, Năm 2013

 Bài giảng HTTTQL

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức.  Nội dung bài giảng được được trình bày trong 7 chương: chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin ti n quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông thông tin hỗ trợ điều hành. Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: - Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý. - Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức. - Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các  bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này. Hà Nội, tháng 11 năm 2013 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

1

 Bài giảng HTTTQL

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức.  Nội dung bài giảng được được trình bày trong 7 chương: chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin ti n quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông thông tin hỗ trợ điều hành. Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: - Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý. - Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức. - Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các  bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này. Hà Nội, tháng 11 năm 2013 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

1

 Bài giảng HTTTQL

MỤC LỤC CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .......6 1.1

THÔNG THÔNG TIN ............................ ............................................ ................................. ................................. .............................. ................6  ..6  1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin .....................................................6 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức ................................................6 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức .......................................................8

1.2

 HỆ THỐNG VÀ VÀ HỆ THỐNG THÔNG THÔNG TIN ..................... .......... ...................... ..................... ...............9 .....9 1.2.1 Hệ thống.............................. .............................................. .............................. ................................ ...............................9 .............9 1.2.2 Hệ thống thông tin ............................................................................9 1.2.3 Quy trình xử lý thông tin ................................................................ 10

1.3

 HỆ THỐNG THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ........................... LÝ.................. .................... ...................... ................. ...... 13 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ............................ ................. ...................... ................. ...... 13 1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý ................... .......... ................... ..................... .............13 1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý ................................ 19 1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý ................ ........................ ........ 20

CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ...... ...... 23 2.1

TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG................... ........ .................... ..................... ..................... .................... .............23 2.1.1 Cấu trúc của máy tính ..................................................................... 23 2.1.2 Các dạng máy tính .......................................................................... 26 2.1.3 Lựa chọn phần cứng ....................................................................... 27

2.2

 HỆ THỐNG TRUYỀN TRUYỀN THÔNG THÔNG ..................... .......... .................... .................. .................... ..................... ............. ... 27  2.2.1 Phương thức truyền thông và các cá c kênh truyền thông .................... .......... ............. ... 28 2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông ................... ........ ...................... ..................... ............. ... 29 2.2.3 Phân loại mạng máy tính ................................................................ 29

2.3

TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM ..................... .......... .................... .................. .................... ..................... ............. ... 32 2.3.1 Phần mềm hệ thống ........................................................................ 32 2.3.2 Phần mềm ứng dụng ....................................................................... 33

2.4

TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC LỰC ...................... ........... .................... .................. .................... ..................... ............. ... 33 2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực ..................... .......... ...................... ...................... ..................... ............. ... 33 2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực ....................... ............ ....................... ....................... .............34

2.5

TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU..................... .......... ...................... ..................... ................... .................... ................. ...... 34 2.5.1 Hệ quản trị CSDL ........................................................................... 34 2.5.2 Mô hình CSDL ............................................................................... 35 2.5.3 Thiết kế CSDL ............................... ............................................. ............................ ................................ ...................... 38

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

2

 Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................40 3.1

 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .....40

3.2

 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống ....................................................... 40 3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa................ 41 3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ................................... 41

3.3

QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ..............................41 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích ...................................... 42 3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) .....................49 3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin ........................................ 58

CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................................ 61 4.1

QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................ 61

4.2

 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ .................................................................. 61 4.2.1 Xây dựng các thực thể .................................................................... 62 4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể .......................................... 66

4.3

 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU  ...............................................................................................................73 4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) ...........73 4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ......................... 75

4.4

CHUẨN HÓA DỮ LIỆU ......................................................................... 80 4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu .......................................................... 80 4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm ............................................................... 81 4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa .......................................... 82 4.4.4 Trộn các bảng thực thể ................................................................... 87

4.5

 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ ............................... 88 4.5.1 Thiết kế phần mềm mới .................................................................. 88 4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường ................................................ 93

4.6 

THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY .................................................. 95 4.6.1  Nội dung thông tin của các giao diện .............................................. 96 4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy .......................................... 99

CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .. 104 5.1

CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ........................................................................... 104

5.2

CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG .................................................................. 104 5.2.1  Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống ................................. 104 5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống ......................................... 107

5.3

 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG ....................................................... 110

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

3

 Bài giảng HTTTQL 5.3.1 5.3.2

Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện .......................... 110  Nội dung và phương pháp huấn luyện........................................... 110

5.4

 HỖ TRỢ SỬ DỤNG .............................................................................. 111

5.5

CẢI TIẾN HỆ THỐNG .......................................................................... 111

5.6 

 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH ............ 112 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống ............................................................ 112 5.6.2 Quản lý cấu hình........................................................................... 113

CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG .................................... 115 6.1

 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG .............................. 115 6.1.1 Khái niệm .....................................................................................115 6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 116 6.1.3 Các chức năng cơ bản ................................................................... 117 6.1.4 Công nghệ văn phòng ................................................................... 119 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng ................................................ 121

6.2

 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH ..................................... 123 6.2.1 Khái niệm .....................................................................................123 6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch .............................................................. 124 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến ......................................... 127

6.3

 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT .................................. 128 6.3.1 Khái niệm .....................................................................................128 6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 130 6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất.................................................. 130 6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất .................................................... 136

6.4

 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN............................... 137  6.4.1 Khái niệm .....................................................................................137 6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 137 6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán ............................................. 140 6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán ................................................ 145

6.5

 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING............................................... 149 6.5.1 Khái niệm .....................................................................................149 6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 150 6.5.3 Phân loại HTTT Marketing ........................................................... 151 6.5.4 Các phần mềm Marketing ............................................................. 156

6.6 

 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ............................... 157  6.6.1 Khái niệm .....................................................................................157 6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 158 6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực................................................. 159 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực ................................................... 163

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

4

 Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ............................................................................................ 169 7.1

 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH ......................... 169 7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức...................................... 169 7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định ............................................................ 170 7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm .......................................... 173

7.2

 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ................................. 174 7.2.1 Khái niệm .....................................................................................174 7.2.2 Mô hình hệ thống ......................................................................... 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 178

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

5

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức. Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng.

1.1 THÔNG TIN 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Để chuyển tải được thông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin. Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội. Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường. Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý. Thông tin kinh tế  là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

6

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

ẩn… của các tổ chức. Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức. Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại: - Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách. - Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lý này. - Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất... thuộc mức quản lý này. Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là: - Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

7

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính. - Thông tin chiến thuật   là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. - Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời.  Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức Đặc trưng Tần suất

Thông tin tác nghiệp Đều đặn, lặp lại

Thông tin chiến thuật

Thông tin chiến lược

Phần lớn là thường kỳ, Sau từng thời kỳ dài, đều đặn hoặc trong trường hợp đặc biệt

Tính độc lập Dự đoán trước được của kết quả

Dự đoán sơ bộ; một số Chủ yếu là không dự không dự đoán được đoán trước được

Mức chi tiết

Rất chi tiết

Tổng hợp, thống kê

Tổng hợp, khái quát

 Nguồn

Trong tổ chức

Trong và ngoài tổ chức

Chủ yếu từ bên ngoài tổ chức

Tính cấu trúc Cấu trúc cao

Chủ yếu là có cấu trúc, Phi cấu trúc cao một số phi cấu trúc

Độ chính xác Rất chính xác

Một số có tính chủ quan

Tính chủ quan cao

Thời điểm

Hiện tại và tương lai

Dự đoán cho tương lai là chính

Quá khứ và hiện tại

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin  bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức. - Nguồn thông tin bên ngoài: + Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

8

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

+ Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức.  Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp. - Nguồn thông tin bên trong : đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1 Hệ thống Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:  Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.  Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: - Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong); - Hệ thống con của hệ thống; - Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường… 1.2.2 Hệ thống thông tin  Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin. Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau: - Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. - Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. - Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

9

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. - Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. - Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.  Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả. Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. - Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau. - Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …). Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. 1.2.3 Quy trình xử lý thông tin Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả. Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả. Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. a/ Thu thập thông tin - Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm  bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức. - Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

10

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…). Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)… b/ Xử lý thông tin - Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình  phát triển của tổ chức. - Bao gồm 2 bộ phận: + Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho). Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng. + Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm). Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức. c/ Lưu trữ thông tin - Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài. - Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu. - Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn. d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để  báo cáo cấp trên hoặc thông báo). Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh. Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả. Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao. Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu Trong giai đoạn này máy tính được đưa vào tổ chức. Công việc xử lý dữ liệu được thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu. Xử lý dữ liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ được xác định rõ ràng, làm việc với một tập hợp các quy tắc nhất định, các lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại. Đây là tiền đề cho tự động hoá và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên. Giai đoạn này đã kết thúc. Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

11

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đã thấy hứng thú hơn với công nghệ mới. Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh. Giai đoạn này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính. Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý. Tuy nhiên cũng có nhiều người sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động. Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếu kinh nghiệm đã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việc không tốt. Chúng không đáp ứng được sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xem xét về lượng tiền đã chi ra và lợi nhuận thu được. Do đó các nhà quản lý dữ liệu tự động bắt đầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá xử lý dữ liệu và bắt đầu suy nghĩ theo nghĩa kinh doanh. Trách nhiệm của người sử dụng các nguồn lực thông tin đã được đặt ra trong tổ chức. Một loại nhân viên mới ra đời - cán bộ có khả năng về CNTT. Vì nhân viên xử lý dữ liệu và người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do đó cán  bộ xử lý dữ liệu tự động phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT. Điều này có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và các dự án mà họ đề xuất. Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh. Một số người cho rằng công nghệ mới đưa vào có thể đủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì đã có. Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 đã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lý thông tin trong một cấu trúc đơn giản. Trong giai đoạn này người sử dụng không còn phải chờ đợi để đề nghị ưu tiên cho vấn đề của họ. Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính. Giá cả của máy tính và  phần mềm giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng. Bộ phận chuyên trách về xử lý dữ liệu tự động tập trung những hoạt động của mình vào những công việc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng. Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT. Bộ phận quản lý HTTT đã nhận ra rằng thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng. Chính vì thế thông tin phải được quản lý một cách thích hợp. Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì sao cho mọi người sử dụng có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng. Tư tưởng này cho phép người sử dụng  phát triển ứng dụng của mình để sử dụng dữ liệu chung đó. Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có trách nhiệm chính đối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức. Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi Ở giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống. Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

12

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh.

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa. Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp. 1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức. Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các HTTTQL trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống. 1.3.2.1  Phân loại theo cấp ứng dụng Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.

 Hình 1.1. Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức. Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng. Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên… HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức  phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức. HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian. Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép. HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn. Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường. HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?... 1.3.2.2  Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia. a) Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS) Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê. Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…). Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện. Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống TPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự cố của TPS trong vài giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cực đến các tổ chức có liên quan.  Hình 1.2 mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS. Dữ liệu từ khách hàng như yêu cầu đặt hàng (tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) được kiểm tra tính ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

14

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

hợp lệ và làm cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền. Dữ liệu phát sinh ở các xử lý quan trọng (xuất kho, thu tiền) được đưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho) để lập báo cáo quản lý. Yêu c u đặt hàn

Khách hàng    )   g   n    à    H    (

Yêu cầu bị từ chối

1.0  Nhận yêu cầu

T    n   ơ i      đ  ề   n   a  t      ó r     H  ả 

4.0 Thu tiền

 Nhà kho Yêu cầu hợp lệ

Hóa đơn (Hàng)

h   à  D   u   o n     ầ   h  g  ữ    c   k l   i     u   tx  ệ   u  u    ê    ấ   u  ấ      Y  x  t  

Dữ liệu hàng xuất 3.0 Lập (Hàng) hóa đơn

2.0 Xuất kho Số lượng hàng xuất

Tiền nợ, tiền trả Công nợ

 (   H  à  n  g  )  

Doanh thu  bán hàng

5.0 Lập  báo cáo

Trị giá hàng xuất

Tồn kho

Báo cáo bán hàng  Người quản lý  Hình 1.2. Hệ thống phân phối bán hàng Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau: - Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn. Các xử lý tự động của TPS chỉ thực sự hiệu quả khi chúng đã được tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức. Do đó, các xử lý này cần phải dựa trên quy tắc và quy trình đã ban hành trong tổ chức, hoặc ngược lại, các quy tắc và quy trình phải được thiết kế để tối ưu hóa cho các xử lý này. - Thao tác trên dữ liệu chi tiết. Các mẩu tin được tạo ra từ TPS cần phải mô tả các hoạt động của tổ chức một cách chi tiết để giúp tổ chức nhận thức được đầy đủ những gì đã diễn ra và qua đó tổ chức có thể phát hiện và xác định vấn đề đang tồn tại. - Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra , không dự báo hoặc khuyến nghị. - Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản, như tổng doanh thu trong tháng, mức tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc. Các thông tin này được tạo ra từ các công thức biến đổi dữ liệu đơn giản để tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sử dụng đúng. b) Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS) HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

15

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường... là các HTTT phục vụ quản lý. MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức.  Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt động cơ bản trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức. Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS là từ các hệ thống TPS. Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưa vào CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn. Các hệ thống TPS Hồ sơ yêu cầu Hồ sơ sản phẩm Hồ sơ chứng từ

Hệ TPS  bán hàng Hệ TPS kho vật tư Hệ TPS thu chi

Hệ thống MIS Dữ liệu  bán hàng Dữ liệu sản phẩm Dữ liệu thu chi

P  h   â  n  t   í    c  h   ,  t    ổ   n h   ợ

Báo cáo Truy vấn

 t   h   ô  n  t   i   n

 Hình 1.3. Mô hình cấu trúc HTTT phục vụ quản lý trong nội bộ tổ chức c) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS) DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành t ừ  ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một  phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho  phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ban hành. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.  Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

16

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

- DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý. Vấn đề mà DSS giải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị,..). - DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án. - DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh. - DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu cầu sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán. d) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS) Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp  bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất. Chúng thường sử dụng các  phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?... ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp. ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin tổng quát. Ví dụ: CEO sử dụng ESS để xem lướt qua các hoạt động buôn bán theo sản phẩm, khu vực, tháng, thị trường của tổ chức lẫn các đối thủ cạnh tranh. Nếu phát hiện có vấn đề, CEO sẽ dùng công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) để tìm hiểu chi tiết hơn. Dựa vào  phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từng mức quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giải quyết ở từng mức quản lý. Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vị chính xác những vấn đề cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần đưa ra giải pháp chi tiết cho vấn đề. Các đặc điểm chung của các hệ thống ESS là: - Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO. - Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao). - Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. - Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

17

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

e) Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES) ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo. Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO). Một số hệ thống chuyên gia như: - Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao động tri thức (là những nhân công có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức mới). Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… - Hệ thống tự động hoá văn phòng  (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao động dữ liệu. Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao động tri thức, các đơn vị và  bộ phận chức năng. Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chức năng xử lý văn bản, chế  bản điện tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử và giúp liên lạc thông qua thư điện tử hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng… -  Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh  (Information System for Competitive Advantage, ISCA) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp... Khác với các hệ thống khác có mục đích trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành.

ESS MIS

DSS

KWS, OAS, ISCA ISCA

TPS

 Hình 1.4. Mối liên hệ giữa các hệ thống.

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tập trung vào HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường được dùng trong việc nghiên cứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định. Riêng đối với hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng. 1.3.2.3  Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược.  Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp HTTT Tài chính Kế toán chiến lược HTTT Tài chính Kế toán chiến thuật HTTT Tài chính Kế toán tác nghiệp

HTTT Marketing chiến lược

HTTT Quản trị  Nhân lực chiến lược

HTTT Sản xuất Kinh doanh chiến lược

HTTT Marketing chiến thuật

HTTT Quản trị  Nhân lực chiến thuật

HTTT Sản xuất Kinh doanh chiến thuật

HTTT Marketing tác nghiệp

HTTT Quản trị  Nhân lực tác nghiệp

HTTT Sản xuất Kinh doanh tác nghiệp

HTTT Văn  phòng

HTTT xử lý giao dịch

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức. HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như: - Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc từ xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

19

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

toàn cầu. Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu. - Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát sinh từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao. Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này, người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và giải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn. - Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện. - Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều năng lực hơn thực hiện (outsourcing). - Cải tiến các hoạt động kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý định vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử (ecommerce). - Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể. 1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác điều hành hoạt động SXKD. HTTTQL tin học hóa đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích to lớn của các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý và điều khiển sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

20

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1. Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức. 2. Khái niệm HTTT quản lý. Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của một HTTT? 3. Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng.

4. Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. 5. Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì? 6. Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì? 7. Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì? Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS. Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất? 8. MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ? 9. DSS khác với ESS ở những điểm nào? 10. Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS. 11. Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp quản lý trung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc gì? Case study 1: UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT. “Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành công trong hơn 90 năm qua. Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗi ngày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác. Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụ chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cách đầu tư lớn vào CNTT. Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng cấp dịch vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp. Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device), những tài xế vận chuyển hàng cho UPS ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông tin về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe tải - là một thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động. Thông tin về chuyến hàng được chuyển đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang New Jersey và Alpharetta, bang Georgia. Từ đó, thông tin có thể được truy xuất trên khắp thế giới về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận. Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xuyên suốt quá trình giao hàng. Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người nhận, máy đọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau đó được nạp vào máy chủ. Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm tra tình trạng của  bất kỳ gói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS. Khách hàng của UPS cũng có thể truy xuất thông tin này từ website của công ty bằng máy tính hoặc điện thoại di động của họ.  Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào Website của UPS để biết lộ trình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao hàng và lập kế hoạch giao nhận. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

21

 Bài giảng HTTTQL

Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL

Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh toán chi phí với UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng. Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy chủ xử lý và thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý. UPS cũng thiết lập dịch vụ chuyển tài liệu qua mạng Internet. Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả năng theo vết cho các tài liệu quan trọng. Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những công nghệ nào được sử dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ? Case study 2: HTTT của Cisco. Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối thủ trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet. Chìa khóa cho sự thành công của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa: các hoạt động của Cisco hầu như được thực hiện trên mạng Internet. Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Cisco chủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet, và 3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực. Khách hàng vào Website để cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco. Đơn đặt hàng được chuyển trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ở Singapore, làm ra sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng. Website của Cisco liên kết với Website của Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực tiếp các chuyến hàng đã gửi. Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển giao nhờ giảm bớt kho vật tư của riêng nó. Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượt truy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lòng, chi phí giảm được khoảng 600 triệu USD trong năm 2000. Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ mỗi ngày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao. Đối với chức năng tài chính kế toán, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh toán tiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu cầu. Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi phí. Vì dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết toán) trong vòng 24 giờ vào cuối mỗi quý. Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng. Cisco nhận được khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website. Nhân viên của Cisco sử dụng Website để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp. Công ty cũng chuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này. Cisco cũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh có thể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ.  Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

22

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HTTT quản lý gồm có các thành phần chính mà người ta gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông, tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu. Môi trường kinh tế Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông Tài nguyên về dữ liệu

 Nguồn

Lưu trữ Xử lý thông tin

Thu thập dữ liệu

Truyền đạt thông tin

Tài nguyên về nhân lực

Tài nguyên về phần mềm Môi trường kinh tế

 Hình 2.1. Các thành phần của HTTT quản lý

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG Tài nguyên về phần cứng của một HTTTQL là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Đó là hệ thống máy tính điện tử. Máy tính điện tử là thiết bị xử lý thông tin một cách tự động hóa: nhập và lưu trữ dữ liệu đầu vào, chuyển đổi các dữ liệu theo các lệnh và chỉ dẫn cần thiết, xuất và lưu trữ thông tin đã được xử lý. 2.1.1 Cấu trúc của máy tính Một máy tính bao gồm các bộ phận: Bộ xử lý trung tâm (CPU), Bộ nhớ (Memory), Bộ vào (Input Device) và Bộ ra (Output Device). Cấu hình chuẩn của một máy vi tính bao gồm các bộ phận: màn hình, bàn phím, bộ vi xử lý (Microproceser), máy in (Printer), chuột (Mouse), ổ đĩa mềm (Driver), ổ đĩa CD và ổ USB. - Bộ xử lý trung tâm (CPU – Central Processing Unit) là thành phần quan trọng nhất của máy tính, giúp xử lý các biểu tượng, chữ số, chữ cái,… đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống. CPU chứa hai bộ phận chính:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

23

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

+ Bộ số học và logic (ALU – Arithmetic Logic Unit) thực hiện các phép tính số học và logic cơ bản của máy tính như cộng, trừ, nhân, chia, xác định giá trị lớn hơn, nhỏ hơn… ALU có thể thực hiện các phép tính logic trên cả chữ số và chữ cái. + Bộ điều khiển (CU – Control Unit) không trực tiếp thực hiện các chương trình mà chứa các chỉ lệnh nhằm phối hợp và điều khiển các thành phần khác của hệ thống và phát tín hiệu để thực hiện chúng.  Ngoài ra, CPU còn có thêm một số bộ phận khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ truy cập nhanh (Cache): + Thanh ghi là vùng nhớ đặc biệt được CPU sử dụng để lưu trữ tạm thời các lệnh và dữ liệu đang được xử lý. Việc truy cập đến thanh ghi được thực hiện với tốc độ rất nhanh. + Bộ nhớ truy cập nhanh đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh ghi. Tốc độ truy cập đến bộ nhớ này khá nhanh, chỉ sau tốc độ thanh ghi. Bộ nhớ ngoài: - Đĩa từ - Đĩa quang - USB… Thiết bị vào: - Bàn phím - Nguồn dữ liệu tự động truy cập - Chuột vi tính - Màn hình cảm ứng - Thiết bị quét số…

Bộ xử lý trung tâm Bộ nhớ trong

Thiết bị ra: - Màn hình - Máy in - Máy vẽ - Loa…

Các tuyến bus  Hình 2.2. Cấu trúc của một máy tính - Bộ nhớ trong   (hay còn gọi là Bộ nhớ chính – Main Memory) là nơi chương trình được đưa vào để thực hiện và nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý. Bộ nhớ trong gồm hai  phần: + Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM – Random Access Memory) là nơi cất giữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý. RAM có ba chức năng: chứa một phần hoặc toàn bộ các phần mềm cần thiết; lưu các chương trình hệ điều hành quản lý hoạt động của máy tính; chứa các dữ liệu chương trình đang sử dụng (chỉ lưu tạm thời dữ liệu hoặc chỉ lệnh chương trình, không giữ được nội dung khi tắt máy tính). + Bộ nhớ chỉ đọc (ROM – Read Only Memory) chứa một số chương trình hệ thống được hãng sản xuất cài đặt sẵn để thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp ban ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

24

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động. Khi tắt máy tính dữ liệu trong ROM không bị mất đi. Nó được dùng để chứa những chương trình quan trọng hoặc thường dùng. Các đặc tính của CPU và RAM rất quan trọng trong việc xác định tốc độ và năng lực xử lý của máy tính. - Bộ nhớ ngoài (hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp – Secondary Memory) dùng để lưu trữ dữ liệu tương đối lâu dài bên ngoài CPU, ngay cả khi đã tắt máy tính. Những phương tiện lưu trữ thứ cấp thường là đĩa từ (đĩa cứng, đĩa mềm), đĩa quang (đĩa CD, đĩa DVD) và thiết bị nhớ flash. Để truy cập dữ liệu trên đĩa, máy tính có các ổ đĩa mềm, đĩa cứng, ổ đĩa CD, cổng giao tiếp USB. + Đĩa cứng  thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng (Hard Disk Driver - HDD). Loại đĩa này có dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi rất nhanh. Ngày nay, với các chuẩn giao tiếp ngoài như USB và FireWire, ổ đĩa cứng lắp ngoài cũng đã trở nên khá phổ biến và thông dụng với người dùng. + Đĩa mềm thường được sử dụng trước đây, còn ngày nay ít được sử dụng do một số nhược điểm: kích thước lớn, dung lượng lưu trữ thấp và dễ bị hư hỏng theo thời gian (chỉ dùng đối với một số máy tính đời cũ). + Đĩa CD (Compact Disk) sử dụng công nghệ laser lưu trữ dung lượng dữ liệu lớn dưới dạng nén, thích hợp cho các ứng dụng cần lưu trữ dữ liệu không đổi có dung lượng lớn hoặc ứng dụng có phối hợp văn bản, âm thanh và hình ảnh. Đĩa CD-R cho phép ghi dữ liệu một lần và đọc nhiều lần, còn CD-RW cho phép ghi đè dữ liệu lên nhiều lần. + Đĩa DVD (Digital Video Disk) cũng tương tự CD nhưng có khả năng chứa dữ liệu nhiều hơn hẳn CD. DVD cũng có nhiều loại như DVD-ROM (có dữ liệu chỉ có thể đọc mà không thể ghi), DVD-R (có thể ghi một lần, sau đó có chức năng như DVD-ROM), DVDRW (chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần)… + Thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường được gọi là USB. Chúng có nhiều ưu điểm hơn hẳn các thiết bị lưu trữ khác như nhỏ gọn, dung lượng lưu trữ rất lớn (hiện nay lên đến 256GB) và khá tin cậy nên ổ USB hoàn toàn thay thế cho các ổ đĩa mềm cho các máy tính cá nhân được sản xuất trong những năm gần đây.  Ngoài ra, một số công ty lớn đang hướng tới các cơ sở hạ tầng lưu trữ mới bằng  phương pháp nối mạng lưu trữ.  Nối mạng lưu trữ   (SAN – Storage Area Network) lắp đặt nhiều thiết bị lưu trữ vào một mạng tốc độ cao riêng biệt dành cho mục đích lưu trữ. SAN tạo ra một khu vực lưu trữ chung cho nhiều máy chủ giúp người sử dụng có thể nhanh chóng chia sẻ hoặc truy cập dữ liệu qua SAN. Phương pháp này khá tốn kém và khó quản lý nhưng rất có ích cho các công ty cần chia sẻ thông tin ở mức độ cao. Việc tổ chức dữ liệu ở bộ nhớ ngoài và việc trao đổi dữ liệu ở bộ nhớ ngoài với bộ nhớ trong được thực hiện ở hệ điều hành. - Thiết bị vào và thiết bị ra giúp người sử dụng tương tác với hệ thống máy tính. Thiết  bị vào tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điện tử để máy tính xử lý, còn thiết ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

25

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

 bị ra hiển thị dữ liệu từ máy máy tính sau khi chúng đã được xử lý. + Thiết bị vào (Input vào (Input Device) bao gồm: bàn phím (Key board – được sử dụng nhiều nhất để nhập dữ liệu); chuột vi tính (Computer mouse – dùng định vị con trỏ với chọn lệnh); màn hình cảm ứng (Touch screen – nhập dữ liệu bằng cách chạm ngón tay hoặc con trỏ vào màn hình); nhận dạng ký tự quang (công cụ chuyển đổi những ký tự, mã số, dấu hiệu đặc biệt thành dạng số hoá, ví dụ như mã vạch); máy quét hình kỹ thuật số (Digital scanner – tiến hành số hoá những văn bản và hình ảnh); thiết bị xử lý âm thanh (như micro – số hoá âm thanh để xử lý trên máy tính); webcam (camera kỹ thuật số - thu và truyền trực tuyến hình ảnh qua mạng); cảm biến (Sensor – thu thập dữ liệu trực tiếp từ môi trường để nhập vào máy tính. Ví dụ trong nông nghiệp có thể giám sát độ ẩm và tưới nước khi cần thiết); xác minh tần số video (Radio Frequency Identification – sử dụng các thẻ có gắn vi mạch để truyền thông tin về một vật và vị trí t rí của nó. Ứng dụng trong giám sát giao thông và vật nuôi…). + Thiết bị ra (Output ra (Output Device) bao gồm màn hình (Screen – hiển thị nội dung thông tin cần thiết để người sử dụng xem được); máy in (Printer – in văn bản hoặc các hình ảnh ra giấy); đầu ra âm thanh (Audio output – Thiết bị chuyển dữ liệu số thành âm thanh, ví dụ như loa); máy chiếu (Projector – dùng để hiển thị nội dung màn hình máy tính lên màn ảnh rộng). - Các tuyến bus cung bus cung cấp đường truyền dữ liệu li ệu và tín hiệu hiệ u giữa CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị khác của máy tính. 2.1.2 Các dạng máy tính Có nhiều cách thức phân loại máy tính, tuy nhiên người ta thường sử dụng kích thước và tốc độ xử lý của các máy tính để phân loại chúng thành máy tính lớn, máy tính mini, máy vi tính và máy trạm. - Siêu máy tính (Supercomputer) tính (Supercomputer) là máy tính vượt trội trong t rong khả năng và tốc độ xử lý. Siêu máy tính hiện nay có tốc độ xử lý hàng nghìn teraflop (một teraflop tương đương với tốc độ một nghìn tỷ phép tính/giây) và bằng tổng hiệu suất của khoảng 6000 chiếc máy tính hiện đại nhất hiện nay gộp lại. Có thể hiểu siêu máy tính là hệ thống những máy tính làm việc song song. - Máy tính lớn (Mainframe) lớn (Mainframe) là loại máy tính có kích thước lớn cho nhiều người dùng, được thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô lớn. Chúng được sử dụng chủ yếu bởi các công ty lớn như các ngân hàng, các hãng bảo hiểm... để chạy các ứng dụng lớn và xử lý khối lượng lớn dữ liệu như kết quả điều tra dân số, thống kê khách hàng và doanh nghiệp và xử lý các giao tác thương mại. Hiện nay thị trường máy tính lớn chủ yếu là của IBM. Ví dụ máy IBM Z9 (2008) có thể được cài 20 processor, đáp ứng 8 tỉ lệnh/giây và có thể hoạt động 24/24 giờ mỗi ngày, 7/7 ngày mỗi tuần, 365/365 ngày không ngừng. - Máy chủ doanh nghiệp: nghiệp: là một hệ thống máy tính chủ yếu dùng để phục vụ cho một doanh nghiệp lớn. Ví dụ các loại máy chủ như máy chủ web, máy chủ in ấn, và máy chủ cơ sở dữ liệu. Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây thiệt hại hơn cả việc mua mới và cài đặt mới hệ thống. - Máy tính mini  (Mini  (Mini computer) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô nhỏ. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

26

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

-  Máy trạm (Workstation) trạm (Workstation) dùng để chạy các chương trình ứng dụng trong một mạng cục bộ và đóng vai trò là một điểm để truy cập vào mạng. -  Máy tính cá nhân (Personal nhân  (Personal computer) được thiết kế gọn nhẹ cho một người dùng. Máy tính cá nhân xuất hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 70 của thế kỷ 20. Một số loại máy tính cá nhân: + Máy tính để bàn (Desktop) được thiết kế lần đầu bởi IBM vào năm 1979-1980. + Máy tính xách tay (Laptop hay Notebook) thường được thiết kế gọn, nhẹ, có thể mang xách được; xuất hiện lần lầ n đầu tiên vào năm 1981. + Máy tính bảng (Tablet) là một loại thiết bị máy tính tất cả trong một với màn hình cảm ứng, sử dụng bút điện tử hay ngón tay để nhập dữ liệu thay cho bàn phím và chuột máy tính. Là loại thiết bị di động thứ ba, không phải smartphone hay laptop mà là giao thoa giữa hai loại thiết bị này. Nó có thể có bàn phím hay chuột đi kèm, tùy model và tùy theo hãng sản xuất. Nhược điểm của loại này là thường thiếu các phần mềm doanh nghiệp.  Ngày nay, việc phân loại trở nên khó khăn hơn do dự phát triển mạnh mẽ của các loại máy tính. 2.1.3 Lựa chọn phần cứng Khi trang bị thêm thiết bị phần cứng cần chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị phần cứng sẵn có trong tổ chức nhằm đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống. Cần lưu ý một số nguyên tắc sau đây: - Sự tương thích (Compatibility): các thiết bị mới và cũ phải làm việc được với nhau.  Nếu không thì tổ chức phải mua thêm một số phần mềm hoặc phần cứng khác dùng cho việc chuyển đổi. - Khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable): giúp tổ chức không phải trang bị mới hoàn toàn các thiết bị khi cần phát triển hệ thống máy tính. Ngày nay, các tổ chức thường định kỳ mở rộng và nâng cấp hệ thống do nhu cầu về năng lực máy tính trong các tổ chức liên tục tăng lên, hơn nữa do sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực công nghệ thông tin (thường xuyên xuất hiện các phần cứng và phần mềm mới hiệu quả hơn). - Độ tin cậy (Reliability): cần lưu ý tìm hiểu các lỗi kỹ thuật của các phần cứng mới để đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp. Các thông tin này có thể tham khảo trên các ấn phẩm chuyên về công nghệ thông tin.

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG Truyền thông là truyền thông tin từ nơi này đến nơi khác nhờ phương tiện điện tử. Hệ thống truyền thông là một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi, truyền và nhận thông tin. Nó cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng như cơ sở dữ liệu, máy in…; làm tăng độ tin cậy của hệ thống và cung cấp các dịch vụ thông tin t in phong phú. Mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

27

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông Có một số phương thức truyền thông chủ yếu sau: - Truyền kỹ thuật số  (Digital   (Digital Transmission) sử dụng các tín hiệu số, chỉ truyền hai dạng tín hiệu giống như tắt và mở. - Truyền không đồng bộ (Asynchronous bộ  (Asynchronous Transmission) truyền các tin tức thành dãy các ký tự đơn lẻ. Mỗi ký tự được truyền một cách riêng rẽ như một đơn vị truyền bao gồm một bít bắt đầu, các bít mã hoá ký tự, bít chẵn lẻ để kiểm tra sự đúng đắn của việc truyền và một bít kết thúc. Như vậy, để truyền một ký tự ta phải mất thêm chi phí cho việc truyền một số bít ngoài tin tức. - Truyền đồng bộ  bộ  (Synchronous Transmission) cho phép truyền từng khối gồm rất nhiều ký tự. Đầu khối và cuối khối cũng phải thêm một số bít để thiết bị nhân biết khối được truyền. Tỷ lệ số bít phụ cho một ký tự nhỏ hơn nhiều so với truyền không đồng bộ, tuy nhiên máy gửi và nhận phải tối tân hơn và phải đồng bộ về đồng hồ đếm thời gian để nhận các tín hiệu. Một số mạng có các kênh chỉ truyền t ruyền thông tin theo một chiều (simplex) hoặc hai chiều luân phiên (half duplex); một số khác có các kênh truyền hai chiều đồng thời (full duplex).  Ngày nay, nhiều hãng truyền thông có cả ba loại đường đường truyền trên. Có hai nhóm kênh truyền thông chính: -  Kênh truyền thông hữu tuyến sử tuyến sử dụng các đường cáp để truyền thông tin. Các loại cáp có thể là: + Cáp đồng: Dây dẫn xoắn đôi (Twister pair wiring) thường được sử dụng cho các hệ thống điện thoại trong văn phòng, giá rẻ và dễ lắp đặt. Thông thường kênh này được sử dụng để truyền âm thanh và dữ liệu văn bản. Tốc độ đường truyền qua kênh này có thể đạt đến 100 Mbps và phụ thuộc vào phần cứng và các phần mềm quản lý quá trình truyền thông. Cáp đồng trục (coaxial cable) thường được sử dụng làm dây anten, nối các máy vi tính với nhau trong một ngôi nhà lớn hay vài toà nhà trong một khuôn viên (chính là các mạng cục bộ). Cáp đồng trục có khả năng truyền thông tin với tốc độ nhanh hơn và có thể truyền được nhiều dạng thông tin một cách hiệu quả…. 



+ Cáp quang (Fiber – optic) là dạng kênh truyền thông hữu tuyến hiện đại nhất sử dụng ánh sáng như một chất tải thông tin số. Do tốc độ truyền thông tin lớn, chi phí sản xuất, thiết lập và bảo trì thấp hơn các loại dây dẫn khác nên hiện nay cáp quang được sử dụng khá  phổ biến. - Kênh truyền thông vô tuyến: tuyến: không cần sử dụng bất cứ một loại dây dẫn nào để liên kết giữa các thiết bị thu phát thông tin. + Sóng viba (Microwave): sử dụng các tín hiệu radio tần số cao để truyền dữ liệu trong không trung. Tín hiệu vi sóng có thể được truyền đi với sự hỗ trợ của các trạm phát tín

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

28

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

hiệu trên mặt đất hoặc các vệ tinh truyền thông. Khoảng cách giữa các trạm phát tín hiệu là khoảng 30 dặm. + Vệ tinh (Satelliters): là phương pháp hiệu quả để truyền thông tin giữa các khoảng cách lớn, được thực hiện từ trạm này đến trạm khác thông qua vệ tinh. + Tia hồng ngoại (Infrared): truyền thông nhờ tia hồng ngoại dựa vào một bộ truyền và nhận kết hợp trong khoảng cách gần (khoảng 200m) với điều kiện các máy thu phát được đặt ở những vị trí có thể thấy nhau được. + Sóng radio: sử dụng như điện thoại di động. Các thông tin được gửi và nhận khi nó được thu và phát trên cùng một dải tần. + Bluetooth: sử dụng tần số radio thấp cho phép các thiết bị điện tử tự kết nối với các thiết bị khác trong khoảng cách gần mà không cần nối dây dẫn. Ưu điểm của công nghệ này là cho phép các kết nối không bị ngăn cản bởi các bức tường và giá khá rẻ so với các dạng truyền thông khác. 2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông Các thiết bị truyền thông có chức năng truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền thông, bao gồm các loại sau đây: - Bộ tiền xử lý (Front-end Processor) là một máy tính chuyên dụng cho quản lý truyền thông và được gắn với máy chủ. Nó thực hiện các chức năng như kiểm soát lỗi, giám sát, chỉ hướng, định dạng, chỉnh sửa, chuyển đổi tín hiệu… - Bộ tập trung tín hiệu (Concentrator) là một máy tính truyền thông dùng để thu thập và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ thiết bị cuối cho tới khi tập trung đủ số lượng để gửi theo lô. - Bộ điều khiển (Controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải thông điệp giữa CPU và các thiết bị ngoại vi. - Bộ dồn tín hiệu (Multiplexer) là thiết bị hỗ trợ kênh truyền thông đơn thực hiện truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn. Nó có chức năng phân chia kênh truyền thông để các thiết bị truyền thông có thể dùng chung một kênh. Các phần mềm truyền thông cần phải giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng với các chức năng cụ thể như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát sự truyền tín hiệu, phát hiệ n và sửa chữa lỗi, bảo mật. 2.2.3 Phân loại mạng máy tính Mạng máy tính phát sinh từ nhu cầu muốn chia sẻ và dùng chung dữ liệu và các tài nguyên phần cứng khác. Mạng máy tính dù phức tạp đến đâu thì cũng dựa trên nền tảng kết nối hai máy tính với nhau bằng các kênh truyền thông sao cho chúng có thể thực hiện mục đích này. Một số phương pháp phân loại mạng máy tính cơ bản:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

29

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

2.2.3.1  Phân loại mạng máy tính theo cấu trúc liên kết mạng Cấu trúc liên kết mạng (Network Topology) là cấu trúc hình học không gian của mạng mà thực chất là cách bố trí các phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng với nhau. Có dạng cấu trúc cơ bản là mạng sao, mạng bus và mạng vòng. - Cấu trúc liên kết mạng bus là phương pháp nối mạng vi tính đơn giản và phổ biến nhất, bao gồm một dây cáp đơn lẻ nối tất cả máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng chung và các máy chủ trong mạng theo một hàng.

 Hình 2.3. Cấu trúc liên kết mạng bus Máy tính trên mạng bus giao tiếp bằng cách gửi dữ liệu đến một máy tính xác định và đưa dữ liệu đó lên cáp dưới dạng tín hiệu điện tử. Số lượng máy trên bus càng nhiều thì số máy tính chờ đưa dữ liệu lên bus càng tăng và mạng thi hành càng chậm. Ưu điểm của mạng này là khi một nút bị hỏng thì không làm ngưng các nút khác trong mạng; việc phát triển mạng bus đơn giản, chỉ cần kéo dài bus và bổ sung thêm các nút cho đến số lượng cực đại có thể. Cách thiết kế này thích hợp với mạng nhỏ, thiết kế cho một  phòng máy trong phạm vi không lớn lắm. - Cấu trúc liên kết mạng sao (Star): các máy tính được nối cáp vào một thiết bị gọi là HUB (tức đầu nối trung tâm). Tín hiệu được truyền từ máy tính gửi dữ liệu qua HUB để đến tất cả các máy tính trên mạng. Cấu trúc liên kết này bắt nguồn từ thời kỳ đầu, khi việc tính toán dựa trên hệ thống các máy tính nối vào một máy trung tâm.

 Hình 2.4. Cấu trúc liên kết mạng sao Mạng sao cung cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung. Tuy nhiên, do mỗi máy tính nối vào một trung tâm điểm, nên cấu trúc liên kết này cần rất nhiều cáp nếu cài đặt mạng ở quy mô lớn. Ngoài ra, nếu trung tâm bị hỏng thì toàn bộ mạng cũng bị đứt. Trường hợp một

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

máy tính hoặc đoạn cáp nối máy tính đó với HUB bị hỏng thì chỉ máy tính đó mới không còn có thể gửi hay nhận dữ liệu mạng. Các máy tính còn lại trên mạng vẫn hoạt động bình thường. Loại mạng này thường có chi phí ghép nối cao hơn các loại khác, vì mỗi trạm đòi hỏi có đường cáp nối với máy xử lý trung tâm. Loại cấu trúc mày thường được sử dụng trong trường hợp thông tin trên mạng cần được xử lý tập trung và một vài nút trên mạng cần được làm việc độc lập. - Cấu trúc liên kết mạng vòng (Ring) nối các máy tính trên một vòng cáp, không có đầu nào bị hở. Tín hiệu truyền đi theo một chiều và đi qua từng máy tính. Khác với cấu trúc liên kết bus thụ động, mỗi máy tính đóng vai trò như một bộ chuyển tiếp khuếch đại tín hiệu và gửi nó tới máy tính tiếp theo. Do tín hiệu đi qua từng máy nên sự hỏng hóc của một máy có thể ảnh hưởng đến toàn mạng.

 Hình 2.5. Cấu trúc liên kết mạng vòng Tuy nhiên với những sơ đồ chấp nhận hỏng được phát minh gần đây đã cho phép mạng vòng tiếp tục hoạt động ngay trong trường hợp một hay nhiều nút hỏng. 2.2.3.2  Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý Mạng máy tính có thể phân bổ trên một vùng lãnh thổ nhất định và có thể phân bổ trong phạm vi một quốc gia hay quốc tế. Dựa vào phạm vi phân bổ của mạng người ta có thể  phân ra các loại mạng như sau: - Mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng nhiều loại  phương tiện truyền thông khác nhau để cung cấp nhiều loại dịch vụ trên mạng. Mạng Internet không có chủ nhân riêng mà có nhiều chủ nhân, mỗi chủ nhân làm chủ một phần của mạng. - Mạng GAN (Global Area Network) kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau. Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh. - Mạng WAN (Wide Area Network) – Mạng diện rộng, kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông. Khi một công ty hoặc một tổ chức lớn, hoạt động trên  phạm vi đa quốc gia có nhu cầu liên kết các trang dữ liệu trên diện rộng thì họ thường sử dụng hình thức này để thiết lập đường truyền riêng. - Mạng MAN (Metropolitan Area Network) kết nối các máy tính trong phạm vi một thành phố. Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao (50-

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

100 Mbps). Mạng MAN không được thiết kế với các đường điện thoại, người ta thường sử dụng cáp quang để thiết kế mạng này. - LAN (Local Area Network) –  Mạng cục bộ, kết nối các máy tính trong một khu vực  bán kính hẹp thông thường khoảng vài trăm mét, trong một tòa nhà hoặc vài tòa nhà rất gần nhau. Kết nối được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao ví dụ cáp đồng trục hay cáp quang. LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/tổ chức… Các LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN.

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng của HTTT quản lý. 2.3.1 Phần mềm hệ thống Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, máy fax, thiết bị nhớ…). Nó như một bộ  phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện. Có hai nhóm phần mềm hệ thống: - Hệ điều hành quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấp một giao diện để người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống (DOS, WINDOWS, UNIX,…). Nó có chức năng lên kế hoạch cho các chương trình của máy tính,  phân phối tài nguyên và giám sát các hoạt động của máy tính; cụ thể là: + Cung cấp chỗ trong bộ nhớ sơ cấp cho dữ liệu và các chương trình; kiểm tra các thiết bị ra, vào. + Phối hợp hoạt động giữa các khu vực của máy tính để đảm bảo cho người sử dụng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau. + Giám sát các hoạt động của máy tính, người sử dụng máy tính và bất kỳ sự xâm nhập trái phép vào hệ thống. Một số hệ điều hành đã và đang được sử dụng là DOS, Windows, UNIX, LINUX… Các hệ điều hành hiện đại như Windows của Microsoft sử dụng giao diện đồ hoạ với các biểu tượng, nút bấm, thanh công cụ sắp xếp dễ hiểu, thao tác thực hiện khá dễ dàng. Ban đầu là các  phiên bản như Windows 98, Windows 2000; hiện nay các phiên bản Windows XP, Windows 7 và Windows 8 rất mạnh, đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến nhất. - Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích + Các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt nhằm biến đổi các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán (như COBOL, FOTRAN, C…) sang ngôn ngữ máy để máy tính có thể thực thi được. + Các phần mềm tiện ích thực hiện các nhiệm vụ thông thường và có tính lặp như sao chép, sắp xếp phân loại, tính toán, xoá bộ nhớ sơ cấp… Chúng có thể được chia sẻ bởi tất cả mọi người sử dụng cũng như có thể dùng trong nhiều ứng dụng khi được yêu cầu.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

32

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

2.3.2 Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng thường là đã được viết hoàn chỉnh và đóng gói để phân phối đến các đối tượng người sử dụng khác nhau, tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành nhiệm vụ của người dùng cuối. Có thể phân thành hai nhóm: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng. - Phần mềm đa năng : + Phần mềm xử lý văn bản (Word processing) cho phép thực hiện các chức năng như soạn thảo văn bản, chèn biểu tượng, kẻ bảng biểu, lưu trữ và chỉnh sửa văn bản… Microsoft Word và Word Perfect là hai gói phần mềm xử lý văn bản phổ biến. + Phần mềm bảng tính (Spreadsheet) cho phép thiết lập bảng tính (hiển thị dữ liệu trong các hàng và cột) và thực hiện các phép tính toán, vẽ đồ thị… trên các dữ liệu đó. Phổ  biến nhất là Microsoft Excel, Lotus 1-2-3. + Các Hệ quản trị CSDL (Database Management System) như FOXPRO, ACCESS… cho phép lập ra và xử lý các danh sách, tạo tệp tin và cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu, từ đó có thể tổng hợp thông tin từ nhiều tệp tin để làm báo cáo. + Phần mềm đồ hoạ, trình diễn văn bản (Presentation graphics) dùng để tạo ra văn  bản trình bày chuyên nghiệp, chất lượng cao với các biểu đồ, đồ thị, âm thanh, hình ảnh động, trích đoạn video… Phổ biến nhất là Microsoft PowerPoint. + Ngoài ra, còn có các phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo (AutoCAD); Thư điện tử; Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép, danh thiếp, nhật ký…); Phần mềm đa phương tiện (trợ giúp kết nối dữ liệu dạng văn bản, hình ảnh và âm thanh trên các thiết bị video và audio); Phần mềm tự động hoá văn phòng. - Phần mềm chuyên dụng : bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên  biệt, như phần mềm kế toán, phần mềm ngân hàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm marketing…

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL. 2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm: - Nhóm thứ nhất là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. Họ có trách nhiệm thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo các quyết định, phục vụ khách hàng… - Nhóm thứ hai là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL như các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy… Họ có trách nhiệm cung cấp một môi trường công nghệ thông tin ổn định và tin cậy cho tổ chức. Tài nguyên về nhân lực là thành phần quan trọng của HTTTQL do chính họ là người thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì hệ thống có được thiết kế tốt đến đâu thì cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

33

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

sản xuất và kinh doanh. Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong các tổ chức thường bao gồm: - Quản trị viên hệ thống (System Administrator) - Lập trình viên (Programmer) - Nhà thiết kế hệ thống (System Designer) - Nhà phân tích hệ thống (System Analyst) - Trưởng phòng công nghệ thông tin - Giám đốc phụ trách CNTT (Chief Information Officer – CIO) 2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực Có hai vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm đối với tài nguyên về nhân lực: - Sự hiểu biết về công nghệ thông tin: Các tổ chức cần phải có nguồn nhân lực có kiến thức về công nghệ và thông tin. Một nhân công có kiến thức về công nghệ là người biết rõ cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là việc chúng ta nên mua những công nghệ nào, làm thế nào để khai thác hiệu quả các phần mềm ứng dụng và các cơ sở kỹ thuật nào là cần thiết để cho tổ chức có thể kết nối với các tổ chức khác. Một nhân công có kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần thiết, biết cách để có được thông tin đó và biết cách hành động hợp lý dựa vào thông tin nhận được để đem lại lợi ích tối đa cho tổ chức. - Trách nhiệm đạo đức đối với xã hội: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, khái niệm đạo đức trở nên quan trọng. Do với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người nhận được rất nhiều thông tin. Việc xử lý và sử dụng những thông tin đó như thế nào để có thể làm lợi cho tổ chức của mình mà không gây ra những hoạt động phi đạo đức đối với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công có trách nhiệm đạo đức đối với xã hội.

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL - Database). CSDL là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng và nhanh chóng. CSDL lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất. Các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực, CSDL tài chính, CSDL kế toán, CSDL công nghệ, CSDL kinh doanh… 2.5.1 Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL là phần mềm hay chương trình thiết kế để quản trị một CSDL. Các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính. Mỗi CSDL cần có một hệ quản trị CSDL. Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

34

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau: - Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :

+ Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: cho phép khai  báo cấu trúc của CSDL, các mối liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó. + Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá). + Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL. + Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng.,… - Từ điển dữ liệu: ghi các thành phần cấu trúc của CSDL, chứa định nghĩa các phần tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm dữ liệu, dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,… - Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử dụng: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu,  phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,… - Cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Sau một thời gian nhất định, hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Tuy nhiên cách này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn. Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE. 2.5.2 Mô hình CSDL Mô hình CSDL là tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để mô tả cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ giữa các dữ liệu trong một CSDL. Về cơ bản có thể chia mô hình CSDL thành hai nhóm: các mô hình khái niệm và các mô hình thực hiện. - Mô hình khái niệm: tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu. Nó chỉ quan tâm đến cái gì được biểu diễn trong CSDL hơn là làm thế nào để biểu diễn. Mô hình khái niệm gồm ba dạng quan hệ mô tả sự liên hệ giữa các dữ liệu, đó là quan hệ một – một, một – nhiều và nhiều – nhiều. Hộ gia đình 1 1 Chủ hộ

Khách hàng 1  N Đơn đặt hàng

Sinh viên  N  N Môn học

 Hình 2.6 . Ví dụ các dạng quan hệ của mô hình khái niệm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

35

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

- Mô hình thực hiện: khác với mô hình khái niệm, mô hình này quan tấm đến vấn đề làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một CSDL. Mô hình thực hiện có ba loại: mô hình dữ liệu thứ bậc, mô hình dữ liệu mạng lưới và mô hình dữ liệu quan hệ. + Mô hình CSDL thứ bậc: ra đời vào năm 1969 do nhu cầu quản lý dữ liệu thuộc dự án Apollo của Công ty North Americal Rockwell. Đây là mô hình đầu tiên có tí nh thương mại dành cho một CSDL lớn. CSDL thứ bậc được xây dựng như một cây từ trên xuống dưới với các nút là các báo cáo khác nhau của doanh nghiệp. Nút đầu tiên là nút mẹ, các nút ở tầng trên sinh ra các nút ở tầng dưới. Để tìm một nút nào đó, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn tới nút đó.  Những mối quan hệ trong dạng cấu trúc này là: một nút mẹ có nhiều nút con; mỗi nút con chỉ có một nút mẹ và duy nhất một nút mẹ mà thôi. Đây chính là mối liên hệ kiểu một – nhiều và thường gặp trong các tổ chức. Ví dụ một tổ chức có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có nhiều bộ phận… A

Tầng gốc

Tầng con thứ nhất

Tầng con thứ hai

Tầng con thứ ba

B

D

E

C

F

I

G

K

H

L

 Hình 2.7 . C u trúc của CSDL thứ bậc Các mô hình dữ liệu thứ bậc có một số ưu điểm cơ bản sau đây: tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các nút mẹ và các nút con và nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu từ trên xuống dưới; phù hợp với CSDL chứa một lượng lớn dữ liệu có quan hệ một – nhiều và khi tổ chức có một số lượng lớn các giao dịch sử dụng những mối quan hệ cố định trong một thời gian dài (ví dụ như các ngân hàng); CSDL được thiết lập từ đầu là rất lớn nên người lập trình có khả năng thiết lập các chương trình một cách có hiệu quả hơn… Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng sử dụng mô hình này do nó có một số nhược điểm sau đây: việc thiết kế CSDL rất phức tạp; CSDL khó quản lý, không linh hoạt; bất cứ thay đổi nào trong cấu trúc dữ liệu (như thiết lập lại các mô đun) đều đỏi hỏi thay đổi tất cả các chương trình ứng dụng; không phù hợp với những mối quan hệ nhiều - nhiều… + Mô hình CSDL mạng : được thiết lập để biểu thị những mối quan hệ phức tạp hơn mô hình CSDL thứ bậc. Chế độ báo cáo ở mô hình này được thiết lập từ nhiều nguồn, nghĩa là có nhiều nút mẹ tới một nút con. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

36

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

Phòng Bán hàng

Sản phẩm

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Phòng Kế toán

Hoá đơn thanh toán

Chuỗi đơn đặt hàng  Hình 2.8. Ví dụ về CSDL mạng Mô hình CSDL mạng có một số ưu điểm giúp nó khắc phục được những nhược điểm của CSDL thứ bậc: có thể dễ dàng biểu diễn các mối quan hệ nhiều – nhiều; việc truy cập dữ liệu và độ linh hoạt của CSDL cao hơn; cho phép nâng cao tính bảo toàn dữ liệu do người sử dụng buộc khai báo cáo chủ trước rồi mới đến báo cáo thành phần. Mô hình CSDL mạng đảm  bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất, một sự thay đổi ở dữ liệu này không ảnh hưởng đến các dữ liệu khác nên các chương trình ứng dụng cũng không phải thay đổi theo. Một số nhược điểm của mô hình này: khó thiết kế và sử dụng (người sử dụng phải nắm vững và quen thuộc với cấu trúc dữ liệu mới tận dụng được hết những ưu thế của hệ thống); khó có thể thay đổi trong CSDL (mặc dù có sự độc lập về dữ liệu nhưng nó lại không tạo ra sự độc lập về cấu trúc); môi trường truy cập phải theo một dòng thống nhất (ví dụ muốn đi từ biểu ghi A đến biểu ghi E trong dãy biểu ghi A, B, C, D, E, F thì phải đi qua B, C, D).  Nhìn chung, mô hình CSDL mạng chỉ thích hợp với những người lập trình và các nhà quản lý mà không tạo được hệ thống tiện ích cho người sử dụng nói chung. Do đó, mô hình này ít được sử dụng. + Mô hình CSDL quan hệ: do E.F. Codd phát minh vào năm 1970, đã khắc phục được những nhược điểm của CSDL mạng, tạo một bước ngoặt cho cuộc cách mạng về CSDL. Mô hình CSDL quan hệ được thực hiện thông qua một hệ thống CSDL quan hệ như một tập hợp các bảng biểu lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận gồm các hàng và các cột, các bảng có thể liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó. Dữ liệu ở các bảng hoàn toàn độc lập với nhau nhưng chúng ta vẫn có thể dễ dàng liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau. Mô hình CSDL quan hệ loại bỏ được hầu hết sự trùng lặp dữ liệu giữa các bảng khác nhau mà hệ thống các tệp thường mắc phải. Ưu điểm của mô hình này: CSDL quan hệ là một kho dữ liệu riêng biệt. Khác với CSDL thứ bậc và CSDL mạng, trong hệ CSDL quan hệ, người thiết kế và người sử dụng hoàn toàn không phải quan tâm đến cấu trúc CSDL – tức khía cạnh vật lý của CSDL, mà chỉ cần tập trung quan tâm đến khía cạnh logic của CSDL. Hệ CSDL quan hệ có khả năng linh hoạt ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

37

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

rất cao và dễ tạo ra một giao diện thích hợp với người sử dụng hơn các CSDL khác. Tuy nhiên, hệ CSDL này gần như che hết toàn bộ cấu trúc vật lý của CSDL nên đòi hỏi phải có hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo đối với người sử dụng. Hiện nay, khi hệ thống máy tính ngày càng phát triển thì các yêu cầu này được đáp ứng. 2.5.3 Thiết kế CSDL Trong một HTTT lớn thì CSDL thường được xây dựng thông qua một quá trình liên tục có lặp lại gọi là vòng đời của CSDL – với các bước cơ bản như sau: - Nghiên cứu ban đầu về CSDL: bao gồm phân tích tình trạng của tổ chức, xác định các vấn đề tồn tại, mục tiêu cơ bản, phạm vi thực hiện… Việc xác định chính xác những thông tin này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một CSDL hợp lý và hiệu quả trong công việc. - Thiết kế CSDL: cần tập trung phân tích những tính chất cơ bản của dữ liệu tạo nên CSDL. Các bước thiết kế CSDL: + Thiết kế khái niệm: nhằm tạo ra một cấu trúc CSDL ngắn gọn giới thiệu những đối tượng thực sự cần quản lý và cần đảm bảo rằng các dữ liệu đưa vào CSDL là cần thiết. Các công việc cần thực hiện: phân tích dữ liệu và nhu cầu thông tin, mô hình hoá và tiêu chuẩn hoá các mối quan hệ giữa các thực thể; kiểm tra mô hình dữ liệu (kiểm tra các quá trình chính, các giao diện, tính toàn vẹn dữ liệu…); thiết kế CSDL (xác định vị trí các bảng, nhu cầu truy cập…). + Lựa chọn phần mềm quản lý CSDL: nghiên cứu những ưu nhược điểm của các  phần mềm; các chi phí liên quan (chi phí mua bán, duy trì, điều hành, thiết lập, đào tạo và chi  phí chuyển giao); các công cụ và các đặc điểm của hệ quản trị CSDL; mô hình CSDL. + Thiết kế logic: chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mô hình bên trong của hệ thống quản lý CSDL được lựa chọn. Đối với hệ thống quản lý CSDL quan hệ, thiết kế logic  bao gồm thiết kế các bảng, các chỉ số, các giao diện, các chuyển đổi, các thủ tục truy cập thông tin… + Thiết kế vật lý: là quá trình lựa chọn việc lưu trữ dữ liệu và các tính chất của dữ liệu được cập nhật trong CSDL. - Thực hiện CSDL: đòi hỏi thiết lập các nhóm lưu trữ, các bảng và khoảng cách giữa các bảng. Sau khi đã tạo ra CSDL thì việc tiếp theo là đưa dữ liệu vào CSDL đó. Nếu dữ liệu đã được lưu trữ dưới dạng khác với dạng trong CSDL thì cần phải chuyển đổi cho phù hợp trước khi cập nhật vào CSDL. - Kiểm tra và đánh giá: Ngay khi dữ liệu được nạp vào CSDL thì hệ điều hành CSDL sẽ nhanh chóng kiểm tra khả năng thực hiện, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập đồng thời và độ an toàn dữ liệu. - Vận hành CSDL: cần dựa trên quan điểm vận hành CSDL của người quản lý, người sử dụng. Khi người sử dụng đã thực sự tham gia vào quá trình truy cập dữ liệu, cần lưu ý các sai sót xuất hiện để có hướng sửa chữa và nâng cấp. - Duy trì và phát triển CSDL: các hoạt động duy trì bao gồm bảo quản phòng ngừa, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

38

 Bài giảng HTTTQL

Chương 2. Các thành phần của HTTTQL

 bảo quản để hiệu chỉnh, bảo quản để thích ứng, ứng, tạo báo cáo thống kê trên dữ liệu… Trong Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhu cầu về các dạng báo cáo mới, các ứng dụng mới, các thay đổi nhỏ trong cấu trúc và nội dung dữ liệu sẽ xuất hiện nên cần định kỳ xem xét phát triển CSDL.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 1. Trình bày tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý. 2. Trình bày tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý. 3. Trình bày tổng thể nguồn tài nguyên về nhân lực của hệ thống thông tin quản lý. 4. Trình bày tổng thể về hệ thống truyền thông của hệ thống thông tin quản lý. 5. Hãy trình bày về mô hình cơ sở dữ liệu. Hiện nay người ta thường sử dụng các dạng mô hình cơ sở dữ liệu nào? 6. So sánh các dạng mô hình CSDL thứ bậc, mô hình CSDL mạng và mô hình CSDL quan hệ? Cho ví dụ về mỗi loại mô hình? 7. Nêu quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

39

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân Phân tích HTTT

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Toàn bộ quá trình xây dựng một HTTT quản lý trải qua 3 giai đoạn lớn được trình bày tương ứng với 3 chương sau đây: - Chương 3 - Phân tích HTTT: đánh giá thực trạng HTTT hiện tại, xác định HTTT hợp lý nhất để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt việc xây dựng HTTT quản lý mới. - Chương 4 - Thiết kế HTTT quản lý: dựa trên các căn cứ thu được từ giai đoạn phân tích HTTT ở trên, tiến hành thiết kế HTTT quản lý theo yêu cầu của tổ chức. - Chương 5 - Cài đặt và triển khai HTTT quản lý: là bước cuối cùng của quá trình xây dựng HTTT quản lý. Đây là giai đoạn thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai áp dụng HTTT quản lý mới trong toàn bộ tổ chức. Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình thiết kế một HTTT quản lý. Nó có ý nghĩa lý thuyết và thực hành quan trọng. Trong Chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu.

3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp. Vì chất lượng của các hoạt động phân tích t ích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính: kiến thức tổ chức, quản lý và công nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ thống trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó  phải có người am hiểu về tổ chức hiện tại. tại.

3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Trong quá trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận cơ  bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực. 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu các vấn đề kinh tế và xã hội. Yêu cầu c ầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống t hống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Trong một hệ thống phức tạp và nhiều mối quan hệ như hệ thống kinh tế, việc xem xét một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hóa một số bộ phận mà bỏ qua mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho toàn bộ hệ thống. Do đó ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

40

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân Phân tích HTTT

khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức. Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề cụ thể, cứ tiếp tục ngày càng chi tiết hhơn. ơn. Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình h ình cây. 3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa  Nguyên tắc t ắc này đòi hỏi việc phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự khoa học, đó là tiến hành từng bước từ phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin đến mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như mô hình chức năng kinh doanh, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thông tin ma trận… Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định có nên thiết kế HTTT quản lý hay không. Nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống.  Mô hình hóa: hóa: Để nhận thức rõ về bản chất của hiện trạng và làm rõ các bài toán trong giai đoạn phân tích, người ta thường sử dụng các mô hình (models) để diễn đạt nội dung thay cho các phát biểu mô tả chi tiết. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng (ở đâu, bằng công cụ gì, vào lúc nào...). Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản: - Ngữ nghĩa (semantics): nghĩa (semantics): nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc - Mô tả (presentation) tả (presentation) là hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc - Ngữ cảnh (context) cảnh (context) là kiến thức hiểu biết cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình. Mô hình có 2 đặc tính quan trọng: tính hoàn chỉnh (completeness) chỉnh (completeness) và tính nhất quán (consistency). Mô hình có tính hoàn chỉnh nếu các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy đủ. Mô hình có tính nhất quán chỉ khi không có sự mất cân đối hoặc chênh lệch… còn hiện diện trong mô hình. h ình. 3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc Trong quá trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ có cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với nguyên tắc phân tích hệ thống có cấu trúc. Một số các mô hình được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống có cấu trúc: - Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams Diagrams – BFD) - Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD) - Các mô hình dữ liệu li ệu (Data Models – DM) - Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây: - Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

41

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

- Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) - Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) - Lập báo cáo phân tích HTTT Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu chi tiết từng công đoạn của quá trình phân tích HTTT. 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Nếu chúng ta  biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì càng dễ thành công trong việc phân tích hệ thống. 3.3.1.1  Nội dung thông tin cần thu thập Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm: ♦ Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại: - Các thông tin chung về môi trường bên ngoài nói chung, về ngành mà tổ chức đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ… - Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm: Môi trường tổ chức: + Lịch sử hình thành và phát triển; Mô hình tổ chức. + Quan hệ giữa các phòng ban; Khối lượng công việc, những khó khăn trong công việc của từng phòng ban. + Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt động. + Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…) + Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động + Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý… + Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản… Môi trường vật lý: + Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý + Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống Môi trường kỹ thuật: + Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin + Các trang thiết bị kỹ thuật khác + Các CSDL đang sử dụng + Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…) ♦ Các thành phần của HTTT hiện tại: - Hoạt động của hệ thống; - Thông tin vào của hệ thống; ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

42

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

- Thông tin ra của hệ thống; - Các cơ sở dữ liệu của hệ thống; - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống. 3.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như: a) Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng đầu tiên nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu. Cách tổ chức nghiên cứu: - Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…) - Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận… Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT: Đề án: …………………………………………………………………………. BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG  Người thực hiện: ……………………………………………………………… Chủ đề nghiên cứu: …………………………………………………………… Thời gian: ……………………… Địa điểm: ………………………………… Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….  Nội dung nghiên cứu: - Hoạt động của hệ thống: ………………………………………………. - Thông tin vào của hệ thống: …………………………………………… - Thông tin ra của hệ thống: ……………………………………………… - Quá trình xử lý thông tin: ………………………………………………. - Cơ sở dữ liệu của hệ thống: …………………………………………….. - … Tóm tắt chung: ………………………………………………………………… Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….  Ngày … tháng … năm … b) Quan sát hệ thống (Observational research) Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác: không có trong tài liệu lưu trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

43

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

 Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những công việc gì và thực hiện công việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng. Ưu điểm: - Biết được tính chất của mỗi công việc. Qua quan sát, người ta nhận thấy rằng công việc của người quản lý thường hay bị gián đoạn do họ phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên (như vậy, HTTT quản lý cần có khả năng trợ giúp người quản lý “tạm ngưng” và “làm tiếp” công việc đang dở dang). - Đánh giá được cường độ làm việc (workload) của người nhân viên trong thực tế.  Nhược điểm: người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc hàng ngày; tốn thời gian ngồi quan sát. Kết thúc quá trình, chúng ta cần lập báo cáo kết quả quan sát hệ thống. c) Phỏng vấn (Interview) Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được  phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.  Những điều lưu ý khi phỏng vấn: - Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình. Nên quan tâm đến cả nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể không muốn nói ra. - Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn. - Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn. - Cố gắng tìm hiểu công việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ. - Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích đến cho người phân tích viên. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở - open questions, tùy ý trả lời và dạng đóng - closed questions, chọn lựa câu trả lời đã có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần  phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Câu hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết, câu hỏi đóng là để khẳng định chính xác những gì đã dự kiến trước. Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời. Ưu điểm: Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm về những gì vừa mới biết; biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.  Nhược điểm: Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn; tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều. Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người chủ chốt cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo; người phân tích viên sẽ đặt câu hỏi chung cho mọi người. Ưu điểm: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

44

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

- Gia tăng sự trao đổi thảo luận về những gì vừa mới được phát hiện ra; - Hạn chế bớt quan điểm cá nhân và hạn chế bớt mâu thuẫn giữa các câu trả lời; - Ít tốn thời gian hơn phỏng vấn cá nhân.  Nhược điểm: - Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn do có sự tham gia của nhiều người tại cùng một thời gian và địa điểm; - Có hạn chế chung của các cuộc họp: khi người quản lý cấp cao đã nêu ý kiến, những cán bộ cấp dưới sẽ không muốn đưa ra ý kiến ngược lại; và một người nào đó có thể nói rất lâu chiếm hết thời gian phát biểu của những người khác. d) Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires) Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu. Trong trường hợp phân tích HTTT, người ta thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, các cán bộ quản lý, các nhân viên trong bộ máy quản lý, các cán bộ tin học trong hệ thống. Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trò quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: - Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết - Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời đối với đa số người được hỏi. Để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng (như trắc nghiệm). Phiếu điều tra thường có các phần sau: - Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu điều tra để cuộc điều tra có kết quả tốt đẹp - Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ… - Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập (cơ cấu tổ chức cơ quan, quy trình xử lý thông tin trong hệ thống, việc sử dụng thông tin trong hệ thống, đánh giá về ưu, khuyết điểm của hệ thống…) - Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra. Ưu điểm: Ít tốn chi phí hơn các loại phỏng vấn khác; nếu có nhiều phiếu thăm dò quay về, người phân tích viên có thể nhận được thông tin tương đối khách quan.  Nhược điểm: Không có cơ hội để hỏi thêm; không chắc chắn ai là tác giả, và mức độ thông tin (trả lời) chính xác đến cỡ nào; số phiếu quay về có thể rất thấp và có thể mâu thuẫn nhau. e) Phương pháp thảo luận theo chuyên đề JAD (Joint Application Design) Tương tự như phỏng vấn nhóm, nhưng các cuộc họp được tổ chức chuyên sâu (thảo luận tường tận nhiều chuyên đề), có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú) và thực hiện có cấu trúc: - Trình tự thảo luận từng chuyên đề: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận. - Thiết lập nhiều vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

45

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

- Có nhiều chuyên viên tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả). Mục đích chính của JAD là làm gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát  biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông.  f) Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Bằng cách sử dụng mẫu (như chương trình “demo”), người sử dụng có thể “hiểu được” cách xử lý các công việc trong hệ thống sẽ xây dựng và nhờ đó, họ có thể góp ý để sửa lại “cho đúng”. Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng, bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng. Ưu điểm: - Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng. - Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng. Qua tương tác với  bản demo, họ có cơ hội hòa nhập với “hệ thống” ngay từ đầu và có cơ hội tham gia xây dựng hệ thống nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng.  Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống. 3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD) 3.3.2.1  Khái niệm Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó. Với sơ đồ BFD, chúng ta xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực hiện chúng (nhân lực, máy móc, trang thiết bị…). Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử lý như một phần của HTTT quản lý. Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức. - Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống. - Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. 3.3.2.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh - Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với các ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

46

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

thành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của chức năng. - Bước 2: Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản. - Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD. Trong từng bước, sơ đồ BFD được xây dựng xuất phát từ mô hình nghiệp vụ Business Model (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là thực hiện phân rã chức năng  (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây). Việc phân rã sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng quát đến cụ thể, trên cơ sở đó có thể lập kế hoạch chi tiết cho mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó. ♦ Các nguyên tắc phân rã chức năng : - Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó. - Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.  Lưu ý: - Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự  phân rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết. - Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ dàng phân biệt với các chức năng khác. Tên chức năng thường được đặt bằng động từ (hoặc tính từ) kèm theo bổ ngữ. ♦ Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD: - Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng, - Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng. Ví dụ 1. Với chức năng “Quản lý tài chính” của một đơn vị có thể phân rã thành 3 chức năng con theo sơ đồ sau: Quản lý tài chính

Quản lý vốn đầu tư

Lập kế hoạch ngân sách

Quản lý ngân sách

Phân bổ vốn đầu tư

Kế hoạch dài hạn

Phân bổ ngân sách

Quản lý các dự án

Kế hoạch ngắn hạn

Sử dụng ngân sách

 Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tài chính

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

47

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

Ví dụ 2. Cho một bản mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng như sau: “ Phòng tín dụng của Ngân hàng X có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ.  Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng,  sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ  phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ.  Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ ”. Sơ đồ BFD quản lý tín dụng của Ngân hàng trên được mô tả trong hình 3.2. Chức năng quản lý tín dụng được phân rã thành 2 chức năng “Cho vay” và “Thu nợ”. Để thực hiện chức năng “Cho vay” phải thực hiện 4 chức năng “Nhận đơn”, “Duyệt vay”, “Trả lời” và “Ghi sổ nợ”. Để thực hiện chức năng “Thu nợ” phải thực hiện các chức năng “Xác định kỳ hạn”, “Xử lý trong hạn”, “Xử lý ngoài hạn” và “Ghi sổ nợ”.

Quản lý tín dụng

1. Cho vay

2. Thu nợ

1.1. Nhận đơn

2.1. Xác định kỳ hạn

1.2. Duyệt vay

2.2. Xử lý trong hạn

1.3. Trả lời

2.3. Xử lý ngoài hạn

1.4. Ghi sổ nợ

2.4. Ghi sổ nợ

 Hình 3.2 Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại Ngân hàng X Ví dụ 3. Cho một bản mô tả như sau: “Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.  Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng ”. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

48

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

Từ đó ta có sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X ở hình 3.3. Quản lý bán hàng

Tìm kiếm thị trường

Ký kết hợp đồng

Giao hàng

Quảng cáo sản phẩm

Thỏa thuận PT thanh toán

Vận chuyển hàng

Giới thiệu sản phẩm

Thỏa thuận PT giao hàng

Thu tiền

Xác định nhu cầu về sản phẩm  Hình 3.3 Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X

3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) Sau khi xem xét HTTT theo quan điểm “chức năng” thuần túy, bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu. Công cụ mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu. 3.3.3.1  Khái niệm Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình và thông tin nào thu được sau khi thực hiện tiến trình đó. Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Tuy nhiên, sơ đồ DFD có một số tồn tại sau: - Không bao hàm yếu tố thời gian – không chỉ được thời gian thông tin cần để chuyển từ quá trình này sang quá trình khác. - Chỉ xác định một phần trật tự thực hiện các chức năng dựa vào việc chức năng này  phải được thực hiện dựa trên dữ liệu đầu ra từ chức năng khác. - Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu liên quan như khối lượng, xu hướng…; những thông tin là thành phần cơ bản trong quá trình phân tích. Do đó người ta phải bổ sung các công cụ khác như mô hình thông tin ma trận. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

49

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

3.3.3.2 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 ký hiệu của Chris Gane và Trish Sarson (1972): Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu (biến đổi dữ liệu ở đầu vào thành dữ liệu/thông tin ở đầu ra). Khi mô hình hóa một xử lý, chúng ta không quan tâm nó được thực hiện như thế nào. - Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ sơ đồ. Ví dụ: “1.2.3” là xử lý thứ 3 trong sơ đồ DFD 1.2. - Phần bên dưới của xử lý ghi tên của nó. Tên của xử lý bắt đầu bằng một  động từ, dạng động từ - bổ ngữ   và thường trùng với tên đã đặt cho các chức năng trong sơ đồ BFD. Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,… Lưu ý điều mà chúng ta quan tâm ở đây chính là thông tin chứa trong nó. Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ . Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống (đang xét), có thể nó là: + Một tổ chức, bộ phận như “Nhà cung cấp”, “Phòng Tổ chức”… + Một con người như “Khách hàng”, “Người quản lý”… Tương tự như Data store, tên của Source/Sink phải là một danh từ . Trong trường hợp dữ liệu được truyền giữa các tiến trình trên các trang khác nhau của sơ đồ DFD thì nguồn và đích là một chức năng hoặc quá trình bên trong hệ thống (còn gọi là tác nhân trong). Khi đó tên của chúng có dạng động từ - bổ ngữ . Data

Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). Data flow phải có nhãn là một danh từ   mô tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn đã kiểm tra”. Tên của các dòng dữ liệu khác nhau cần phải mang các tên khác nhau. Tuy nhiên cùng một dòng dữ liệu có thể đi vào một số tiến trình, khi đó trong sơ đồ sẽ xuất hiện một số dòng dữ liệu có tên trùng nhau. Trong một số trường hợp đặc biệt như đối với các dòng dữ liệu vào– ra các kho dữ liệu… thì có thể vẽ một dòng dữ liệu với mũi tên ở hai đầu và không cần gắn tên cho chúng.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

50

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

3.3.3.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc vẽ DFD: - Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn nó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink. - Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. Không có xử lý nào chỉ có inputs mà không có outputs, hoặc ngược lại. - Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau). - Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống. - Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau. - Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó). Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu thông thường rất phức tạp và không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được nên ta cần dùng tới các kỹ thuật phân rã (Exploision) theo thứ bậc để phân chia sơ đồ ra một số mức. Việc phân rã DFD dựa trên kỹ thuật phân tích thiết kế hướng cấu trúc (SADT, Structured Analysis Design Technique); mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ tổng quát đến chi tiết”. Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra. Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn (hình 3.4).

 Xử l i ở level n

DFD level n+1 cho Xử lý i

 Hình 3.4 Phân rã DFD

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

51

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

Sơ đồ bao quát cho toàn hệ thống là Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram). Sơ đồ ngữ cảnh chỉ có một xử lý duy nhất đại diện cho toàn bộ hệ thống (có số định danh là 0), các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra của hệ thống. Sơ đồ phân rã toàn bộ hệ thống là sơ đồ DFD mức 0 (ký hiệu là DFD-0), gồm có nhiều xử lý cơ bản bên trong hệ thống (được đánh số 1.0, 2.0, 3.0,…), các data store, source, sink và các dòng dữ liệu. Mỗi một xử lý trong DFD-0 có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn như minh họa trên hình 3.4. Sơ đồ này có số định danh là số của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0. Công việc được lặp lại cho đến khi toàn bộ hệ thống được vẽ xong. Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản ( primitive DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết. Trong khi phân rã các sơ đồ, chúng ta cần chú ý bảo toàn (cân bằng) cho các nội dung dữ liệu vào ra giữa các mức (không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát, hoặc không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết), như mô tả trong hình 3.5. Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu (splitting), sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu (được giải thích trong phần sau) để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ.

H H

Level n

X

A, B

Level n

A Level n+1

X

K a) Balancing (cân bằng)

B

Level n+1

X

X

 b) Splitting (chia nhỏ)

 Hình 3.5 Cân bằng các dòng dữ liệu và chia nhỏ dữ liệu. 3.3.3.4  Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu a) Xây dựng các sơ đồ luồng dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (sơ đồ phân rã chức năng) trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1… ♦ Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Các xử lý bên trong hệ thống không được vẽ. Mục đích của lược đồ là để chúng ta hiểu được chính xác giá trị của hệ thống đối với môi trường. Các dòng dữ liệu đi ra cho chúng ta biết hệ thống cung cấp những gì cho môi trường; các dòng dữ liệu đi vào cho chúng ta biết nó cần gì từ môi trường và nơi nào (hoặc bộ phận nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

52

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

♦ Sơ đồ DFD-0, DFD-1,…: được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Trong quá trình phân rã, cần lưu ý: - Trước hết, dựa vào các chức năng ở sơ đồ BFD để xác định các tiến trình tương ứng ở sơ đồ DFD, cứ mỗi chức năng ở sơ đồ BFD sẽ tương ứng với một tiến trình ở sơ đồ DFD. - Tiếp theo, phải xét đến tính cân bằng của sơ đồ: vị trí của các tác nhân, các luồng dữ liệu, các kho dữ liệu (nếu có) ở mức trước sẽ có vị trí tương ứng ở các mức sau sao cho đảm  bảo tính logic của vấn đề, phù hợp với mô tả của bài toán. Sơ đồ ngữ cảnh (Process 0)  Mức 0

DFD-0 (Process 1.0, 2.0)

DFD-1.0

DFD-2.0

(Process 1.1, 1.2, 1.3)

(Process 2.1, 2.2, 2.3)

 Mức 1

 Hình 3.6. Ví dụ hệ thống các sơ đồ DFD Ví dụ 1. Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức năng “Quản lý tín dụng” ở hình 3.2, ta vẽ được sơ đồ ngữ cảnh như hình 3.7 . Đây là sơ đồ DFD mức cao nhất, tương ứng với mức cao nhất trong sơ đồ BFD. Trong sơ đồ ngữ cảnh có 4 luồng dữ liệu: “Đơn vay” đi từ khách hàng vào hệ thống, “Tiền vay” đi từ hệ thống đến khách hàng; “Nội dung trả lời” đi từ hệ thống đến khách hàng và “Tiền trả” đi từ khách hàng vào hệ thống.  Lưu ý: với các luồng dữ liệu: “Đơn vay”, “Tiền vay”; “Nội dung trả lời” và “Tiền trả” – chúng ta quan tâm đến nội dung thông tin chưa đựng trong nó.

Đơn vay Khách hàng

Ti n vay

0 Quản lý tín dụng

Tiền trả  ND trả lời về tiền vay, tiền trả

Khách hàng

 Hình 3.7. Sơ đồ ngữ cảnh Quản lý tín dụng Tiếp theo, dựa vào văn bản mô tả và sơ đồ phân rã chức năng BFD, ta vẽ sơ đồ DFD mức 0 của “Quản lý tín dụng” như ở hình 3.8.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

53

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT Khách hàng

Khách hàng Tiền vay

Đơn vay

2.0 Thu nợ

1.0 Cho vay  ND trả lời về tiền vay

Thông tin tiền vay

Thông tin đối chiếu D1

Khách hàng

 ND trả lời về tiền trả

Ti n trả

Tiền còn nợ Sổ nợ

 Hình 3.8. Sơ đồ Quản lý tín dụng mức 0 “DFD-0”

Theo bản mô tả và sơ đồ BFD, chức năng “Cho vay” được phân rã thành 4 chức năng gồm: “Nhận đơn”, “Duyệt vay”, “Trả lời” và “Ghi sổ nợ”. Từ đó, ta vẽ được sơ đồ mức 1 của xử lý 1.0 như hình 3.9:

Khách Đơn vay hàng

1.1  Nhận đơn

Đơn đã kiểm tra

1.2 Duyệt vay Đơn đã duyệt

1.4 Ghi sổ nợ Thông tin tiền vay D1

Sổ nợ

1.3 Trả lời

Hóa đơn tiền va  ND trả lời về tiền vay

Tiền vay

Khách hàng

 Hình 3.9. Sơ đồ mức 1 của xử lý 1.0 (DFD-1.0)

Tương tự, chức năng “Thu nợ” được phân rã thành 4 chức năng gồm: “Xác định kỳ hạn”, “Xử lý trong hạn”, “Xử lý ngoài hạn” và “Ghi sổ nợ”. Từ đó, ta vẽ được sơ đồ mức 1 của xử lý 2.0 như hình 3.10:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

54

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT Khách hàng  ND trả lời về tiền trả

Tiền trả

2.1 Xác định kỳ hạn

 Nợ trong hạn

 Nợ ngoài hạn

Thông tin đối chiếu

2.2 Xử lý trong hạn

D1

Thông tin nợ trong hạn

2.3 Xử lý ngoài hạn

Sổ nợ Tiền còn nợ 2.4 Ghi sổ nợ

Thông tin nợ ngoài hạn

 Hình 3.10. Sơ đồ mức 1 của xử lý 2.0 (DFD-2.0)  Nhìn vào 2 sơ đồ mức 1, ta thấy được các tiến trình xử lý và sự di chuyển của các luồng dữ liệu. Nhờ đó mà ta có thể phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn. b) Sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung Tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý đã thiết lập sẵn. Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý. Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung cho các xử lý trong DFD, như ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language), cây quyết định (Decision Tree), hay bảng quyết định  (Decision Table) và sử dụng từ điển dữ liệu  (Data Dictionary). Ví dụ 2. Sơ đồ DFD diễn tả dòng dữ liệu tính lương trong tổ chức. Tên Smith

LoạiHĐ Tuổi Số giờ công/tuần H 25 44

 Dữ liệu trên dòng dữ liệu

1.2

1.3 Bảng ch m Tính lương công

1.1 Lập bảng chấm công

Bảng chấm công

Lưu bảng chấm công

Bảng lương

 Hình 3.11. Dòng dữ liệu tính lương trong tổ chức ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

55

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

Quy tắc quản lý trong quy trình tính lương tại một tổ chức: - Dữ liệu mô tả mức độ làm việc của từng người ở các bộ phận được ghi nhận mỗi tuần để lập ra bảng chấm công (gồm tên nhân viên, loại hợp đồng lao động, tuổi, và số giờ công). - Bảng chấm công được chuyển về phòng Tổ chức để lưu trữ và theo dõi. - Cuối tháng, phòng Tổ chức tập hợp các bảng chấm công chuyển cho phòng Kế toán để tính và phát lương cho từng người như sau: + Nếu hợp đồng là loại trả lương tháng (S): trả lương theo mức thỏa thuận trên hợp đồng. + Nếu hợp đồng là loại trả công theo giờ (H): tiền công = mức trả cho 1 giờ * 40 giờ/tuần + số giờ vượt trội hơn 40 giờ/tuần * mức trả cho 1 giờ chuẩn * 1.5 (hệ số phụ trội). ♦ Ngôn ngữ có cấu trúc giản lược: mô tả ngắn gọn về các quy tắc xử lý của mỗi xử lý ở mức cơ sở (không phân rã nữa) bằng ngôn ngữ tự nhiên. Trong nội dung mô tả, người ta thường chỉ rõ nơi thực hiện xử lý, sự kiện kích hoạt, ai hoặc chức danh nào thực hiện và thực hiện như thế nào.  Hình 3.12 là ví dụ sử dụng ngôn ngữ có cấu trúc giản lược để mô tả thêm cho dòng dữ liệu tính lương trong ví dụ trên. 1.1

Bảng chấm công

Lập bảng chấm công

Process logic 1.1  Nơi: Tổ sản xuất Xử lý: Cuối tuần Ghi số giờ làm của mỗi người vào bảng chấm công (BCC) nộp P.Tổ chức

1.2

1.3

Lưu bảng chấm công

Bảng chấm công

Process logic 1.2  Nơi: P.Tổ chức Xử lý: Nhận BCC, tập họp và chuyển cho P.Kế toán vào cuối tháng

Tính lương

Process logic 1.3  Nơi: P.Kế toán Xử lý: Cuối tháng IF Giờ > 40 & HĐ = ‘H’ THEN Trả = 40 * mức + (Giờ - 40)*mức*1.5 ELSE Trả = Giờ * mức …

 Hình 3.12 Sử dụng ngôn ngữ cấu trúc giản lược bổ sung cho DFD ♦ Cây quyết định: Sử dụng hình vẽ (cây) diễn tả các trường hợp xử lý rẽ nhánh, để tiện theo dõi.

1

Trả lương tháng

‘S’ < 40

‘H’ Chú thích: (1): Loại hợp đồng (2): Số giờ công

2

Trả công In báo cáo vắng mặt

= 40

Trả công

> 40 Trả công và Trả phụ trội

 Hình 3.13 Sử dụng cây quyết định bổ sung cho DFD ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

56

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

♦ Bảng quyết định: Thay thế cho ngôn ngữ cấu trúc giản lược để diễn tả các xử lý  phức tạp. Bảng gồm có 3 phần: các điều kiện phân lập từng trường hợp (conditions), các quy tắc xử lý cho từng trường hợp (rules), và các hành động chi tiết (actions).  Bảng 3.1 Các điều kiện

Quy tắc áp dụng

Loại hợp đồng

S

H

H

H

Số giờ công

-

< 40

40

> 40

Các hành động xử lý Trả lương tháng Trả công Trả phụ trội In báo cáo vắng mặt ♦ Từ điển dữ liệu: Là một bảng mô tả cho từng phần tử dữ liệu được dùng trong hệ thống. Thông thường, từ điển dữ liệu được lập thành một bảng gồm các cột như sau:  Bảng 3.2 Tên gọi

Ý nghĩa

Cấu trúc dữ liệu

Nguồn gốc

Bảng chấm công Ghi số giờ công của từng người

Tên, tuổi, số giờ công trong tuần

Xử lý 1.1

Tiền lương

Tiền công theo giờ công trong tháng

Mức chuẩn + phụ trội

Xử lý 1.3

Mức chuẩn

Mức lương trả trong định mức 40 giờ/tuần

Giờ công trong định mức * giá định mức

Xử lý 1.3

Phụ trội

Mức trả vượt định mức Giờ công vượt trội * 40 giờ/tuần giá định mức * 1.5

Xử lý 1.3

3.3.3.5 Các mức DFD được sử dụng để mô hình hóa hệ thống Cho hiện tại Cho tương lai Mức luận lý

(2) DFD mức luận lý mô tả hiện (3) DFD mức luận lý mô tả hệ thống trạng của hệ thống mong muốn trong tương lai.

Mức vật lý

(1) DFD mức vật lý mô tả hiện (4) DFD mức vật lý mô tả hệ thống trạng của hệ thống trong tương lai

(1) DFD mức vật lý mô tả hiện trạng (current phisical DFD). Tên của các xử lý trong DFD gồm cả tên của người thực hiện xử lý, hoặc chức danh công việc, hoặc tên của hệ thống máy tính, để mô tả tính chất “công nghệ” của xử lý. Tương tự như trên, data flow và data ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

57

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

store có thể mang tên của thiết bị vật lý lưu trữ dữ liệu (sổ ghi chép, ổ đĩa). Mục đích của loại DFD này là để làm tăng tính trung thực (liên kết thực tế với mô hình) của các mô tả, đồng thời diễn tả rõ hơn khả năng của nguồn lực (kể cả công nghệ) đã được hoạch định cho các xử lý. (2) DFD mức luận lý mô tả hiện trạng (current logical DFD): tập trung mô tả khái quát các chức năng của hệ thống, loại bỏ bớt các loại thông tin mô tả tính chất vật lý nhằm xác định các chức năng cơ bản bên trong hệ thống hiện tại. (3) DFD mức luận lý mô tả hệ thống mới (new logical DFD). Mô hình này dựa trên mô hình DFD mức luận lý mô tả hiện trạng để xác định rõ những thay đổi cần thiết trong các chức năng hiện tại nhằm khẳng định hệ thống mới cần phải làm những gì. (4) DFD mức vật lý mô tả hệ thống mới (new physical DFD) . Tương tự sơ đồ DFD mức vật lý mô tả hệ thống hiện tại, sơ đồ này mô tả chi tiết vật lý cho hệ thống mới sẽ được triển khai, ví dụ như xử lý tự động hay nhân công, ai thực hiện,… 3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin Soạn thảo báo cáo là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. Các nội dung chính của báo cáo bao gồm: ♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống ♦ Mục lục: Các phần nội dung chính của báo cáo 1. Phương pháp luận phân tích HTTT 2. Phân tích chức năng trong HTTT 3. Sơ đồ chức năng công việc 4. Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi… 5. Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ thống 6. Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống ♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận. ♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề đặt ra và các kết quả thu được. ♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống. ♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu…

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

58

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3 1. Trình bày nội dung chính của các phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích HTTT, cụ thể: a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu.  b) Phương pháp quan sát hệ thống. c) Phương pháp phỏng vấn. d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề. f) Phương pháp làm mẫu. 2. Trình bày phương pháp phân tích chức năng và lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. Cho ví dụ cụ thể. 3. Trình bày khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các ký pháp, quy tắc vẽ và phương pháp xây dựng DFD. 4. Trình bày các nội dung chính của báo cáo giai đoạn phân tích HTTT. 5. Một cửa hàng bán quần áo muốn thiết lập một hệ thống giám sát bán hàng. Cửa hàng sử dụng bản copy của các biên lai thu tiền được giao khách hàng để cập nhật hồ sơ hàng đã bán, hồ sơ hàng tồn kho và hồ sơ doanh thu. Cửa hàng sử dụng các hồ sơ này để phát sinh báo cáo đặt mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho người quản lý. a) Hãy lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD.  b) Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh và DFD mức 0 của hệ thống. 6. Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng. Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai  bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng. Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý bán hàng thuộc Công ty X nói trên. 7. Một siêu thị có nhiều kho hàng đặt ở các vị trí khác nhau. Nhiệm vụ chính của các kho hàng là Nhập hàng và Xuất hàng.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

59

 Bài giảng HTTTQL

Chương 3. Phân tích HTTT

Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập hàng, người ta phải kiểm tra tính hợp lệ của phiếu. Nếu không hợp lệ thì trả lời cho nhà cung cấp. Nếu phiếu hợp lệ thì kiểm tra hàng nhập về chủng loại và số lượng theo nội dung ghi trong phiếu. Nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho, viết phiếu trả tiền cho nhà cung cấp, ghi sổ xuất nhập. Nếu sai thì thông tin lại cho nhà cung cấp. Khi xuất hàng, sau khi nhận được phiếu xuất từ khách hàng, người ta phải kiểm tra xem phiếu có hợp lệ hay không. Nếu không thì thông tin lại cho khách hàng; nếu hợp lệ thì kiểm tra lượng hàng trong kho còn đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng không. Nếu đủ thì xuất hàng, viết phiếu thu tiền của khách hàng và ghi vào sổ xuất nhập. Nếu không thì thông  báo cho khách hàng và bộ phận nhập hàng đăng ký với nhà cung cấp. a) Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý kho hàng  b) Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh, mức 0 (DFD-0) và mức 1 (DFD-1) của hệ thống quản lý kho hàng nói trên.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

60

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Sau khi nghiên cứu Báo cáo phân tích HTTT – kết quả của giai đoạn đầu tiên, các cấp lãnh đạo có thẩm quyền của tổ chức sẽ đưa ra quyết định có triển khai tiếp dự án xây dựng HTTT quản lý (mới) hay không. Nếu được sự phê duyệt của Lãnh đạo, các nhóm công tác liên quan sẽ thực hiện bước tiếp theo – thiết kế HTTT quản lý. Đây là một vấn đề có ý nghĩa lý thuyết và thực hành cực kỳ quan trọng. Trong chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các nguyên tắc và quy trình thiết kế HTTT quản lý .

4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Trong trường hợp tổng quát, quy trình thiết kế một HTTT quản lý gồm các giai đoạn: - Mô hình hóa thực thể - Xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể và thiết kế CSDL - Chuẩn hoá dữ liệu - Thiết kế phần mềm - Thiết kế giao diện người - máy Để tiến hành thiết kế HTTT quản lý, người ta sử dụng hệ thống các tài liệu đã thu được trong quá trình phân tích HTTT (Chương 2), các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD và sơ đồ luồng dữ liệu DFD.

4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ Trong chương 3, chúng ta đã xem xét việc phân tích hệ thống theo cách tiếp cận từ sơ đồ chức năng kinh doanh BFD đến sơ đồ luồng dữ liệu DFD. Sơ đồ DFD chỉ ra làm thế nào, ở đâu và khi nào dữ liệu được biến đổi từ đầu vào thành đầu ra, nhưng nó không định nghĩa cấu trúc và các quan hệ giữa các thành tố dữ liệu. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một cách tiếp cận thứ hai hoàn toàn khác với các tên gọi khác nhau như: Mô hình hóa thực thể, Mô hình hóa dữ liệu hoặc Phân tích dữ liệu logic. Phương pháp luận dùng để mô hình hóa dữ liệu bao gồm các kỹ thuật phân tích dữ liệu và các kỹ thuật phân tích quá trình.  Mô hình hoá thực thể hay phân tích dữ liệu là phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống, được gọi là các thực thể (Entity) và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng . Mọi thành phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ HTTT của tổ chức và có thể truy nhập được từ bất kỳ chương trình nào. Nói một cách ngắn gọn thì trong HTTT phải có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ đều phải ở đúng chỗ của nó.  Phân tích dữ liệu logic là cách xem xét dữ liệu hoặc thông tin được sử dụng theo quan điểm trừu tượng thuần túy mà không tính đến chức năng kinh doanh thực tại của nó, không tính đến người sử dụng nó, nơi nó được dùng hoặc khuôn dạng vật lý, tệp hoặc tài liệu chứa nó. Đây là phương pháp thâu tóm cấu trúc tự nhiên sẵn có của thông tin. Phân tích dữ liệu logic là xem xét chính các thực thể và cơ chế vận hành của chúng, tìm kiếm phương pháp tốt nhất để lưu trữ chúng và tạo điều kiện truy cập thuận lợi nhất cho mọi người có nhu cầu trong toàn bộ hệ thống. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

61

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

Trong mỗi tổ chức, giữa các bộ phận trong HTTT có mối quan hệ chằng chịt với nhau nên không thể tránh khỏi sự trùng lắp và dư thừa thông tin ( Hình 4.1). Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Tổ chức Cán bộ

Phòng Kế toán Tài chính

Phòng Kế hoạch

Phòng Đầu tư XDCB

Phòng Kinh doanh – Tiếp thị

 Hình 4.1. Các dòng thông tin trong một tổ chức Hiện nay tại nhiều tổ chức, mô hình được cải tiến bằng cách thiết lập một CSDL chung cho toàn bộ hệ thống. Các bộ phận trong guồng máy quản lý không liên hệ trực tiếp như trước mà thông qua CSDL chung ( Hình 4.2). Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Kế toán Tài chính

Phòng Đầu tư XDCB

Phòng Tổ chức Cán bộ

Cơ sở dữ liệu

Phòng Kế hoạch

Phòng Kinh doanh – Tiếp thị

 Hình 4.2. Mô hình CSDL trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp 4.2.1 Xây dựng các thực thể 4.2.1.1  Khái niệm Mô hình hoá thực thể hay mô hình dữ liệu logic (còn được gọi là Sơ đồ tiêu chuẩn) được xây dựng bằng bốn kiểu khối tương ứng với bốn khái niệm logic chính: -

Thực thể (Entity)

-

Cá thể (Instance)

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

62

 Bài giảng HTTTQL -

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

Thuộc tính (Attribute)

- Quan hệ (Relation) ♦ Thực thể  là một khái niệm dùng để chỉ một lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó. Mỗi thực thể có một tên duy nhất, không được trùng lặp với tên của các thực thể khác trong toàn bộ hệ thống. Ví dụ: thực thể “Nhân viên” dùng để chỉ những người nhân viên làm việc trong tổ chức, họ có các đặc tính chung cần quản lý là mã nhân viên, tên gọi, ngày sinh, công việc chuyên môn, trình độ, thâm niên công tác…; thực thể “Sinh viên” dùng để chỉ những người đang theo học và nghiên cứu ở các trường đại học với thông tin cần quản lý là mã sinh viên, họ và tên, ngày sinh, địa chỉ, chuyên ngành học, khóa học, lớp… Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau như: - Thực thể xác thực: mô tả cho các đối tượng hữu hình như xe đạp, nhà, máy tính… - Thực thể chức năng : mô tả cho mục đích, chức năng, hoặc nhiệm vụ của con người, thiết bị trong hệ thống hoặc tổ chức như sinh viên, nhân viên, khách hàng … - Thực thể sự kiện: mô tả cho sự kiện hoặc biến cố, như biên bản, biên lai, chứng từ kho, hóa đơn… - Thực thể quan hệ: mô tả quan hệ giữa các đối tượng như kết hôn, hợp đồng, chuyến hàng… Đây là một thực thể chứa mối quan hệ giữa các cá thể thuộc các thực thể khác nhau (thường có thêm dữ liệu riêng từ mối quan hệ đó). ♦ Cá thể: là một đối tượng cụ thể trong thực thể. Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực thể “Sinh viên”; Tivi Sony là một cá thể của thực thể “Hàng hóa”… ♦ Thuộc tính: là các đặc trưng riêng của các đối tượng trong thực thể. Mỗi thuộc tính có một tên riêng, không trùng lặp với tên của các thuộc tính khác trong cùng một thực thể. Ví dụ: thực thể “Sinh viên” có các thuộc tính là Mã sinh viên, Họ và tên sinh viên,  Ngày sinh, Địa chỉ, Trường, Khoa, Khóa học, Lớp học… Thực thể “Hàng hóa” có các thuộc tính là Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá… Các loại thuộc tính phổ biến: - Thuộc tính định danh (Identifer) (hay còn gọi là khóa): là một hay tổ hợp của một số thuộc tính mà giá trị của nó được xác định một cách duy nhất đối với mỗi cá thể của một thực thể. Giá trị của các trường này không thể trùng nhau đối với các cá thể khác nhau. + Khi chỉ một thuộc tính là thuộc tính định danh: khoá đơn + Khi một số thuộc tính là thuộc tính định danh: khoá kép Ví dụ: “số chứng minh nhân dân”, “mã nhân viên”, “mã hàng hóa”, “số hiệu khách hàng”… là các khoá đơn. Bộ hai thuộc tính “mã sinh viên, mã môn học” là khoá kép để xác định thuộc tính mô tả là “điểm thi”. - Thuộc tính mô tả (Description): để làm rõ tính chất và cung cấp thông tin về các cá thể của thực thể. Giá trị của các thuộc tính này có thể trùng nhau với các cá thể khác nhau của cùng một thực thể. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

63

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

Ví dụ: + Các thuộc tính mô tả của thực thể “Nhân viên” như Họ và tên, Năm sinh, Giới tính, Nghề nghiệp, Địa chỉ… ; + Các thuộc tính mô tả của thực thể “Sinh viên”: Họ và tên, Năm sinh, Giới tính, Trường học, Lớp học … + Các thuộc tính mô tả của thực thể “Hàng hóa”: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá, xuất xứ,… - Thuộc tính quan hệ (Relation): là những thuộc tính mà giá trị của nó cho phép xác định mối quan hệ giữa cá thể trong cùng một thực thể hoặc của thực thể này với cá thể của thực thể kia. + Nếu xét mối quan hệ giữa cá thể trong cùng một thực thể, thì thuộc tính quan hệ của một cá thể sẽ nhận giá trị ứng với giá trị thuộc tính định danh của cá thể mà nó có quan hệ. + Nếu xét mối quan hệ giữa cá thể của hai thực thể, thuộc tính này rất giống với thuộc tính mô tả thông thường trong bản thân thực thể chứa nó nhưng ở trong một thực thể khác thì nó là một thuộc tính định danh. Ví dụ: Trong thực thể “Hóa đơn” chứa thuộc tính “Mã khách hàng” – cho ta biết ai là người đặt hàng. Thuộc tính này đồng thời xuất hiện trong thực thể “Khách hàng” với tư cách là thuộc tính định danh. Tóm lại, thuộc tính “Mã khách hàng” chỉ ra mối quan hệ giữa một khách hàng với một hóa đơn. Điều này cũng nói lên không cần lưu giữ các thông tin khác của khách hàng trong bảng thực thể “Hóa đơn”, nếu muốn biết các thông tin chi tiết về khách hàng, chỉ cần dùng “Mã khách hàng” để dò tiếp trong bảng thực thể “Khách hàng”.

Thực thể Hóa đơn Số hóa đơn Thuộc tính lặp Th.tính thứ sinh

Thực th Khách hàng Mã khách hàng Thuộc tính định danh

Họ và tên

 Mã khách hàng

Địa chỉ

 Mã hàng hóa

Số tài khoản

Số lượng Thành tiền

Thuộc tính quan hệ

Tổng tiền Bằng chữ Ph.thức th.toán

Thuộc tính mô tả

Mã số thuế Thực thể Hàng hóa Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

 Hình 4.3. Các dạng thuộc tính của thực thể

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

64

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Thuộc tính lặp (Repeatable) là những thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị. Ví dụ: Kỹ năng là một thuộc tính lặp vì mỗi nhân viên có thể có nhiều kỹ năng như soạn thảo văn bản, lái xe, ca hát… Trong hóa đơn bán hàng, thuộc tính “Tên hàng hóa” là một thuộc tính lặp vì trong một hóa đơn có thể ghi nhiều tên hàng hóa. - Thuộc tính thứ sinh (Secondary): là những thuộc tính mà giá trị của nó có thể tính toán hoặc suy luận từ các thuộc tính khác. Ví dụ: thuộc tính “Thành tiền” trong hóa đơn bán hàng là thuộc tính thứ sinh vì nó được tính bằng số lượng nhân với đơn giá hoặc thuộc tính “Viết bằng chữ” cũng là thuộc tính thứ sinh vì nó được suy ra từ tổng số tiền phải trả. 4.2.1.2 Các phương pháp biểu diễn thực thể ♦ Biểu diễn thực thể trên sơ đồ: bằng cách dùng các ký pháp ở hình 4.4.

Thực thể

Thuộc tính mô tả

# ...

...

Th.tính định danh

Th.tính quan hệ

Th.tính lặp

 Hình 4.4. Các ký pháp biểu diễn thực thể

Mỗi ký pháp tương ứng với một khái niệm: thực thể, thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh (khóa), thuộc tính quan hệ và thuộc tính lặp.

Ví dụ, thực thể “Nhân viên” được vẽ như hình bên. Mỗi nhân viên có một mã nhân Kỹ năng #Mã nhân viên dùng để phân biệt nhau. viên NHÂN VIÊN Tổ chức chỉ quan tâm quản lý Mã Phòng CT Họ và tên nhân viên, địa chỉ  Hình 4.5. Thực thể Nhân viên nhà riêng, các kỹ năng và  phòng công tác của nhân viên. Cùng với khái niệm thuộc tính lặp còn có nhóm lặp lại: là nhóm gồm nhiều thuộc tính lặp của một thực thể liên quan nhau về ý nghĩa. Ví dụ: {Họ và tên người thân, Tuổi, Quan hệ} là tập các thuộc tính đa trị phụ thuộc vào mỗi nhân viên: mỗi nhân viên có một vài người thân (có thể là cha, mẹ, vợ/chồng, con), mỗi người thân có họ và tên, tuổi và mối quan hệ với người nhân viên (cha/mẹ/vợ/,…). Địa chỉ NR

Họ và tên

Họ và tên

Địa chỉ NR Kỹ năng

#Mã NV

NHÂN VIÊN

Họ và tên người thân, Tuổi, Quan hệ

 Hình 4.6. Thực thể Nhân viên ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

65

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

♦ Biểu diễn thực thể dưới dạng bảng: Bảng thực thể là một cấu trúc đơn giản gồm cột và hàng: - Mỗi cột của bảng thực thể tương ứng với một thuộc tính của thực thể, - Mỗi hàng của bảng quan hệ tương ứng với một cá thể trong thực thể. Các bảng thực thể của một hệ thống phải thoả mãn các điều kiện sau: - Mỗi bảng chỉ có một tên duy nhất  trong toàn bộ hệ thống. - Các giá trị của các cột đều là nguyên tố   (không chứa nhiều thành phần nhỏ hơn). Mỗi phần tử của bảng là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất được hệ thống lưu trữ và đọc ra. Như vậy, nếu thực thể khách hàng có thuộc tính “địa chỉ” gồm “số nhà”, “đường”, “phường”, “quận” mà hệ thống cần phải phân biệt trên từng thành tố này (ví dụ: để đếm số lượng khách hàng có trong một quận), thì bảng thực thể tương ứng sẽ phải có các trường “số nhà”, “đường”, “phường”, “quận” thay vì chỉ có 1 trường “địa chỉ”. - Mỗi dòng là duy nhất , không thể có 2 dòng hoàn toàn giống nhau trong một bảng. Tương tự như vậy  giá trị khóa của bảng không được rỗng và phải là duy nhất trong bảng . Khóa của bảng tương ứng với khóa của thực thể. - Mỗi cột có một tên duy nhất  trong bảng để phân biệt với các cột khác của bảng. Thứ tự của các cột trong bảng không quan trọng. Chúng ta không quan tâm đến cấu trúc lưu trữ vật lý (kiểu, loại) của bảng thực thể.  Ngoài việc bảo vệ toàn vẹn dữ liệu, chúng ta cần quan tâm hạn chế tối đa sự trùng lặp dữ liệu ở các dòng, vì khó bảo toàn được tính nhất quán cho dữ liệu khi chúng được cập nhật (thêm, xóa, sửa) và sẽ gây lãng phí không gian lưu trữ vật lý khi cài đặt bảng trên CSDL. Ví dụ:  Bảng 4.1. Bảng thực thể “NHÂN VIÊN” # Mã NV 

 Họ và tên

Ngày sinh

Địa chỉ

Kỹ năng 1

VP01

Nguyễn Văn An

…

…

…

VP02

Lê Thanh Bình

…

…

…

TCCB04

Trần Thu Hà

…

…

…

KT12 …

Vũ Ngọc Hoa …

… …

… …

… …

Kỹ năng 2

…

4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Trong thực tế, các thực thể không thể tồn tại độc lập mà chúng luôn luôn có quan hệ mật thiết với nhau. Quan hệ ở đây là mối liên kết giữa một hoặc nhiều thực thể   để chỉ ra sự liên quan về nội dung và ý nghĩa giữa các cá thể trong các thực thể. Ví dụ như mối quan hệ giữa thực thể “khách hàng” và thực thể “hóa đơn” (khách hàng mua hàng được liệt kê trong hóa đơn, trong mỗi hóa đơn có tên một khách hàng), mối quan hệ giữa thực thể “sản phẩm” và thực thể “nhà cung cấp” (một sản phẩm được cung cấp bởi một ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

66

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

số nhà cung cấp và một nhà cung cấp sẽ cung cấp một số loại sản phẩm nào đó). Quan hệ “ Mỗi sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia” thể hiện sự liên kết ý nghĩa của thực thể “Sinh viên” và thực thể “Môn học”. Khi xác định một quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của hai thực thể thì tất cả các cá thể trong thực thể đều được xét đến quan hệ này (có thể có hoặc không có quan hệ này). Giữa chúng có thể có nhiều quan hệ khác nhau, ví dụ giữa hai thực thể “Nhân viên” và “Công việc” có quan hệ “Thực hiện”, “Phân công”, “Kiểm tra”… Do đó, việc xác định quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của các thực thể mang tính chọn lọc, chỉ nên quan tâm đến quan hệ nào cần sử dụng trong hệ thống.  Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng hình thoi, bên trong ghi tên quan hệ, các đoạn thẳng nối từ hình thoi với các hình chữ nhật ghi tên các thực thể.

A

R

X

Y

B

A, B: Hai thực thể R : Quan hệ giữa A&B X, Y: Kiểu quan hệ giữa A&B

 Hình 4.7 . Biểu diễn mối quan hệ giữa hai thực thể ♦ Có hai khái niệm liên quan đến các mối quan hệ giữa các thực thể, đó là bậc quan hệ và kiểu quan hệ. - Bậc của quan hệ chỉ số lượng thực thể tham gia vào quan hệ đó, cụ thể là: + Quan hệ bậc 1 là quan hệ của một cá thể với các cá thể khác thuộc cùng một thực thể. + Quan hệ bậc 2 là quan hệ giữa 2 thực thể. Đây là quan hệ thường gặp trong thực tế. + Quan hệ bậc 3 trở lên được gọi quan hệ bậc cao. Người ta đã chứng minh được rằng mọi quan hệ bậc cao đều biến đổi được về quan hệ bậc 2. - Kiểu quan hệ liên quan tới mỗi cá thể   của một thực thể không liên kết hoặc có liên kết với một hoặc nhiều cá thể   của chính nó hoặc của các thực thể khác. Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của Mô hình thực thể: + Kiểu quan hệ Một – Một (1-1) + Kiểu quan hệ Một – Nhiều (1-N) + Kiểu quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N) Trong mỗi bậc quan hệ đều tồn tại các kiểu quan hệ nêu trên. 4.2.2.1 Quan hệ bậc 1 ♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 1: một cá thể không có quan hệ hoặc chỉ quan hệ với một cá thể khác thuộc cùng một thực thể.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

67

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

1  Nhân dân 1

Kết hôn

Ví dụ: Tình trạng hôn nhân của mỗi người có thể là độc thân hoặc đã kết hôn.  Nếu người đó đã kết hôn thì chỉ được kết hôn với duy nhất một người khác.

 Hình 4.8. Quan hệ kết hôn trong xã hội ♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 1: Trong cùng một thực thể, có hai loại cá thể, loại thứ nhất: mỗi cá thể có quan hệ với nhiều cá thể, loại thứ hai: mỗi cá thể chỉ có quan hệ với duy nhất một cá thể khác mà thôi.

1  Nhân viên  N

Phụ trách

Ví dụ: Xét thực thể là “Nhân viên” của một cơ quan. Một nhân viên có thể phụ trách nhiều nhân viên khác, nhưng tại một thời điểm, một nhân viên chỉ chịu sự phụ trách của một nhân viên – là người phụ trách khác mà thôi.

 Hình 4.9. Quan hệ phụ trách trong thực thể “Nhân viên” ♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 1: một cá thể đều có quan hệ với nhiều cá thể khác thuộc cùng một thực thể.  N Sản phẩm  N

Được cấu thành

Ví dụ: Xét thực thể là Sản phẩm, trong đó một sản phẩm được cấu thành từ một số sản  phẩm và nó cũng có thể là thành phần của nhiều sản phẩm khác.

 Hình 4.10. Quan hệ “Được cấu thành” trong thực thể “Sản phẩm” 4.2.2.2 Quan hệ bậc 2 Có hai thực thể tham gia mối quan hệ. ♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 2  Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-1 với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể của thực thể B hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể A. Có 2 cách biểu diễn quan hệ 1-1 được trình bày ở hình 4.11. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

68

 Bài giảng HTTTQL

A

1

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

R

1

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với tối đa là một cá thể của A A, B: Hai thực thể R: Quan hệ 1-1 giữa A&B

B

A

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với tối đa là một cá thể của B

B

 Hình 4.11.b

 Hình 4.11.a

 Hình 4.11. Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể A&B Ví dụ 1. Để quản lý một chung cư, người ta xây dựng hai thực thể “Hộ gia đình” và “Căn hộ”. Giả sử rằng: mỗi hộ gia đình chỉ sống tại một căn hộ, mỗi căn hộ có thể chưa có hộ gia đình nào sống hoặc nếu có thì chỉ có duy nhất một hộ sống tại đó mà thôi. Hộ gia đình

1

Sống tại

Căn hộ

1

 Hình 4.12. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Hộ gia đình” và “Căn hộ” Ví dụ 2. Xét hai hai thực thể “Phòng công tác”, “Lãnh đạo phòng” và quan hệ 1-1: “Một Phòng công tác bao giờ cũng có một Lãnh đạo phòng (Trưởng phòng hoặc Q.Trưởng  phòng hoặc Phó phòng – Phụ trách phòng). Một Lãnh đạo phòng thì chắc chắn lãnh đạo một Phòng công tác và chỉ một mà thôi”.

Lãnh đạo phòng

Lãnh đạo

1

1

Phòng công tác

 Hình 4.13. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lãnh đạo phòng” và “Phòng công tác” Ví dụ 3. Cho hai thực thể “Nhân viên” và “Name card”. Mỗi nhân viên có (duy nhất) một bộ Name card và mỗi bộ Name card tương ứng với (duy nhất) một nhân viên.

 Nhân viên

1

Có

1

 Name card

 Hình 4.14. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Nhân viên” và “Name card” ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

69

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 2  Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B chỉ liên kết với một cá thể của thực thể A. A

R

1

 N

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với một cá thể của A

A

B thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

B

 Hình 4.15.b  Hình 4.15.a  Hình 4.15. Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể A&B  Ngoài cách biểu diễn như hình 4.15.a, quan hệ Một – Nhiều còn được vẽ trong mô hình thực thể bằng một đường có hình tam giác ở một đầu, ứng với nhiều dòng của một bảng (thực thể B), còn đầu kia ứng với một dòng ở bảng kia (thực thể A) ( Hình 4.15.b). Ví dụ 1. Xét mối quan hệ giữa 2 thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn”. Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn mua hàng, nhưng trên mỗi hóa đơn chỉ ghi tên của một khách hàng. Khách hàng

1

Có

 N

Hóa đơn

 Hình 4.16. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn”

Khách hàng Hóa đơn

Ví dụ 2. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Lớp học” và thực thể “Sinh viên”. Một lớp học có nhiều sinh viên, nhưng mỗi sinh viên chỉ thuộc một lớp học. Lớp học

1

Có

 N

Sinh viên

 Hình 4.17. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lớp học” và “Sinh viên”

Lớp học Sinh viên

♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 2  Người ta nói thực thể A có quan hệ N-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B liên kết với nhiều cá thể của thực thể A. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

70

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

Khái niệm “nhiều cá thể” ở đây có thể là 0, 1 hay nhiều cá thể, có nghĩa là: mỗi cá thể của thực thể A liên kết với 0, 1 hay nhiều cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể của thực thể B liên kết với 0, 1 hay nhiều cá thể của thực thể A.

A

R

 N

 N

A

B

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với nhiều cá thể của A

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

 Hình 4.18.a

B  Hình 4.18.b

 Hình 4.18. Biểu diễn mối quan hệ N-N giữa hai thực thể A&B Ví dụ 1. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Sinh viên” và thực thể “Môn học”. Một sinh viên học nhiều môn học và mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia học tập.

Sinh viên

 N

Học

 N

Môn học

 Hình 4.19. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Sinh viên” và “Môn học”

Sinh viên Môn học

Ví dụ 2. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Hóa đơn” và thực thể “Hàng hóa”. Trong một hóa đơn dùng để thanh toán cho một hoặc nhiều hàng hóa và mỗi một hàng hóa có thể có mặt trong nhiều hóa đơn.

Hóa đơn

 N

Chứa

 N

Hàng hóa

 Hình 4.20. Mối quan hệ giữa hai thực thể Hóa đơn và Hàng hóa

Hóa đơn Hàng hóa

4.2.2.3 Quan hệ bậc 3 Ta xét 3 thực thể là “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu thị”. Quan hệ được xét là nhà cung cấp cung cấp hàng hóa cho các siêu thị.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

71

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 Nhà cung cấp  N

Cung cấp

Hàng hóa

 N

 N Siêu thị  Hình 4.21. Quan hệ bậc 3 giữa “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu thị” Ta có thể biến đổi quan hệ bậc 3 thành các quan hệ bậc 2 bằng cách thay thế quan hệ  bậc 3 bằng một thực thể ảo – “Kho hàng” – và xét quan hệ đã có với quan hệ này. Ta có bảng biến đổi như hình 4.22 sau đây:  Nhà cung cấp  N Gửi hàng  N Kho hàng  N

 N

Chứa

 N

Hàng hóa

Chuyển đến  N Siêu thị  Hình 4.22. Biến đổi quan hệ bậc 3 thành quan hệ bậc 2 ♦ Việc mô tả các mối quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của các thực thể khác nhau phụ thuộc vào kiểu quan hệ. - Đối với kiểu quan hệ 1-1 và 1-N : Chúng có thể được mô tả bằng một thuộc tính quan hệ ở một thực thể, thuộc tính này là thuộc tính định danh của chính thực thể đó hoặc của thực thể kia. Ví dụ. “Mỗi sinh viên thuộc một lớp học”. Có hai thực thể “Sinh viên”, “Lớp học” và mối quan hệ “Thuộc” được xét đến trong phát biểu trên. Để biểu diễn quan hệ “Thuộc”, ta sử dụng thuộc tính quan hệ “Mã Lớp học” như sau: Thực thể “Lớp học” có các thuộc tính: #Mã Lớp học, Khóa học, Ngành học, … Thực thể “Sinh viên” có các thuộc tính: #Mã Sinh viên, Họ và tên, …, Mã Lớp học Qua đó, chúng ta sẽ biết một sinh viên thuộc lớp học nào. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

72

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Đối với kiểu quan hệ N-N : cần xây dựng một thực thể quan hệ. Thực thể này thường có những thuộc tính riêng (trong một số ít trường hợp có thể không có thuộc tính riêng). Ví dụ 1. “Mỗi sinh viên sau mỗi lần thi một môn học sẽ có một điểm xác định cho lần thi đó”. Có 2 thực thể “Sinh viên” và “Môn học” được đề cập trong phát biểu; quan hệ “Thi” liên kết 2 thực thể này. “Lần thi” và “Điểm” là dữ liệu phát sinh sau khi thi nên chúng là thuộc tính của quan hệ Thi, không phải là thuộc tính của sinh viên hoặc môn học. Vì một sinh viên S có thể thi nhiều lần đối với một môn học M, nên quan hệ “Thi” cần có nhiều bộ dữ liệu (lần thi, điểm) để mô tả cho mối liên kết (S, M) trong quan hệ “Thi”. Như vậy “Thi” là một thực thể quan hệ, được vẽ trong hình sau:

Sinh viên

1

Mã SV

THI

 N Lần thi

 N Điểm

1

Môn học

Mã MH

 Hình 4.23. Thực thể quan hệ “Thi” Ví dụ 2. Có 2 thực thể “Giảng viên” và “Môn học”. Chúng ta muốn xác định “Danh sách các môn đã giảng dạy của giảng viên”. Khi đó cần xây dựng thực thể quan hệ “Giảng viên – Môn học” với hai thuộc tính quan hệ “Mã giảng viên” và “Mã môn học”. Trong trường hợp này, thực thể quan hệ có thể không chứa các thuộc tính mô tả riêng. Tuy nhiên, giữa giảng viên và môn học có thể quản lý một số thông tin như “Số năm đã dạy”, “Chất lượng giảng dạy” môn học đó…

4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) Sơ đồ Quan hệ - Thực thể là sơ đồ biểu diễn tất cả các thực thể mà tổ chức cần quản lý và các mối quan hệ giữa chúng. Sau khi đã nghiên cứu các thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể, chúng ta có thể xây dựng Sơ đồ Quan hệ - Thực thể ERD. Các bước xây dựng Sơ đồ ERD: 1. Xác định các thực thể  dựa trên vai trò, ý nghĩa của thực thể đối với hệ thống: - Đặt tên cho thực thể. Nên chọn danh từ để đặt tên cho thực thể, ví dụ như “Sinh viên”, “Môn học”, … Mỗi thực thể có một tên duy nhất trong toàn bộ hệ thống. - Xác định các thuộc tính của thực thể. Cần xác định đầy đủ (không thừa, không thiếu) các thuộc tính tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi tổ chức. Thêm thuộc tính để tăng tính mô tả, hoặc để có thêm dữ liệu phân biệt các cá thể; bỏ bớt thuộc tính nếu chúng dư thừa hoặc không liên quan đến vai trò, ý nghĩa của thực thể trong hệ thống. Tên các thuộc tính thường là danh từ. Cần xác định cụ thể và sử dụng thêm các ký hiệu để biểu diễn: + Thuộc tính định danh (Khóa): “#Tên thuộc tính định danh” ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

73

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

+ Thuộc tính mô tả: “Tên thuộc tính mô tả” - Lập bảng các thuộc tính của thực thể. 2. Xác định quan hệ giữa các thực thể , bao gồm mối quan hệ, bậc quan hệ, các kiểu quan hệ. Lưu ý: Trong quá trình xác định các mối quan hệ, cần xác định các quan hệ tiêu biểu mà tổ chức cần quản lý. Tên của các quan hệ thường được diễn tả bằng động từ hoặc tính từ để chỉ các hành động, sự kiện liên kết các thể hiện trong các thực thể có quan hệ nhau, ví dụ như “Có”, “Thi”, “Học”, … 3. Vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể. Ví dụ. Cho bản mô tả một hoạt động quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:  Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức khảo sát các trường Đại học. Mỗi trường Đại học có nhiều Khoa, mỗi Khoa có nhiều Bộ môn, mỗi Bộ môn có nhiều Giảng viên.  Để nâng cao chất lượng đào tạo, các trường quy định mỗi giảng viên chỉ giảng một môn học, mỗi môn học chỉ do một giảng viên phụ trách. Tại các trường, mỗi Khoa đều quản lý nhiều lớp, mỗi lớp có nhiều Sinh viên. Trong suốt các năm học tại trường, mỗi sinh viên  phải học nhiều môn học, mỗi Môn học có nhiều Sinh viên tham gia. Hãy vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể (ERD) để làm cơ sở thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu nhằm quản lý trường đại học.  Để xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể, chúng ta thực hiện các bước sau đây: Bước 1: Xác định các thực thể: Trường, Khoa, Bộ môn, Giảng viên, Môn học, Lớp, Sinh viên. Xác định các thuộc tính của các thực thể và lập bảng sau:  Bảng 4.2. Danh sách các thực thể và các thuộc tính Thực thể

Thuộc tính

Trường

#Mã trường, Tên trường

Khoa

#Mã khoa, Tên khoa, …

Bộ môn

#Mã bộ môn, Tên bộ môn, …

Giảng viên #Mã giảng viên, Họ và tên GV, Ngày sinh, Địa chỉ, … Môn học

#Mã môn học, Tên môn học, Số ĐVHT,…

Lớp

#Mã lớp, Tên lớp

Sinh viên

#Mã sinh viên, Họ và tên SV, Ngày sinh, Địa chỉ, …

Bước 2: Dựa vào nội dung của báo cáo khảo sát để xác định được các mối quan hệ giữa các thực thể: - Mối quan hệ giữa Trường và Khoa là quan hệ bậc 2, kiểu 1-N. - Mối quan hệ giữa Khoa và Bộ môn là quan hệ bậc 2, kiểu 1-N. -… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

74

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Riêng mối quan hệ giữa Sinh viên và Môn học là quan hệ bậc 2, kiểu N-N (với những thuộc tính riêng là “Lần thi”, “Điểm thi”). Bước 3: Vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể như sau: Bộ môn

1

 N Giảng viên

1

 N 1

1 Trường ĐH

 N 1

Môn học

Khoa 1

 N

 N

Lớp

1

 N

Sinh viên  N

 Hình 4.24. Sơ đồ Quan hệ - Thực thể quản lý trường đại học  Sự tương quan giữa DFD và ERD Cả hai sơ đồ đều dùng để mô hình hóa cho một HTTT. DFD được dùng để chỉ ra các xử lý trên dữ liệu, ERD dùng để mô tả nội dung của dữ liệu. Trong các sơ đồ này, nội dung xử lý và nội dung dữ liệu phải phù hợp nhau, đó là: - Nội dung dữ liệu từ tất cả các dòng dữ liệu cập nhật cho tất cả các kho dữ liệu của hệ thống phải đủ để diễn tả dữ liệu (thuộc tính của thực thể) trong sơ đồ Quan hệ - Thực thể. - Nội dung dữ liệu được lấy ra từ tất cả các kho dữ liệu phải nằm trong sơ đồ Quan hệ - Thực thể. Các ràng buộc này làm tăng tính nhất quán trong hệ thống và bỏ qua các loại dữ liệu thuộc về cấu hình của hệ thống (các loại dữ liệu mô tả cho các tùy biến làm tăng tính tiện nghi của hệ thống, như dữ liệu quy ước hiển thị màu sắc, hình dạng của các khuôn mẫu nhập/xuất dữ liệu, các quy ước báo lỗi trong chương trình…). 4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể 4.3.2.1  Khái niệm Trong phạm vi nội dung môn học, chúng ta sẽ nghiên cứu mô hình CSDL quan hệ. Việc thiết kế CSDL trong trường hợp này thực chất là xác định các tệp dữ liệu có liên quan đến nhau để phục vụ cho công tác quản lý của một HTTT quản lý. Xác định mỗi tệp dữ liệu là tìm xem trong mỗi tệp có các trường dữ liệu nào, trường nào là trường khóa chính, trường mô tả, trường quan hệ… Việc xác định các tệp dữ liệu này cần xuất phát từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ERD (với các thực thể đã được chuẩn hoá). Trường dữ liệu (Field): Mỗi trường dữ liệu lưu trữ thông tin tương ứng với một thuộc tính của thực thể. Bản ghi (Record): Tập hợp bộ giá trị của các trường tương ứng với một cá thể của thực thể. Bảng dữ liệu (Table) hay chính là tệp dữ liệu: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

75

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường dữ liệu. Bảng dữ liệu tương ứng với bảng thực thể. Trong phần này, chúng ta không đi sâu nghiên cứu lý thuyết về cách tạo lập c ác tệp dữ liệu mà chúng ta chỉ nghiên cứu thủ tục xây dựng các tệp dữ liệu nhằm đảm bảo tính chuẩn hóa theo nghĩa thông tin không thiếu, không thừa, không được trùng lặp…  Bảng 4.3. Sự khác nhau về tên gọi các thành phần tương ứng giữa thực thể và tệp dữ liệu Thực thể Thuộc tính (Attribute) Tên các thuộc tính có thể viết bằng tiếng Việt, có dấu Thuộc tính định danh (1a)

Tệp dữ liệu Trường (Field) Tên các trường viết bằng tiếng Việt, không dấu hoặc  bằng tiếng Anh Trường khóa chính (1b)

Thuộc tính mô tả (2a)

Trường mô tả (2b)

Thuộc tính quan hệ (3a)

Trường quan hệ (3b)

Ký hiệu/ Ví dụ Thuộc tính “ Họ và tên” Trường dữ liệu “ Hovaten” Dấu # và gạch chân dưới tên (1a) # Mã hàng hóa (1b) # Mahanghoa (2a) Tên hàng hóa (2b) Tenhanghoa Gạch chân dưới tên (3a) Mã vợ chồng (3b) Mavochong 

 Lưu ý: Khi nói đến thực thể, ta có các thuộc tính, nhưng khi nói đến các tệp dữ liệu, ta có các trường tương ứng. Khi viết tên các thực thể và thuộc tính của nó, ta có thể viết bằng tiếng Việt có dấu nhưng khi viết tên tệp dữ liệu và các trường tương ứng ta chỉ được viết tiế ng Việt không có dấu hoặc dùng tiếng Anh. 4.3.2.2  Phương pháp thiết lập CSDL từ sơ đồ ERD ♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 1: tạo một tệp dữ liệu duy nhất, xác định trường khóa chính, trường mô tả và trường quan hệ. Nếu cá thể X có quan hệ với cá thể Y thì giá trị trường quan hệ của X được xác định duy nhất  bằng giá trị của trường khóa chính của Y (Các giá trị của trường quan hệ không trùng nhau và có thể là rỗng). Ví dụ. Xét thực thể “Cán bộ” với quan hệ “Là vợ/chồng”. Ta tạo một tệp “Canbo” với trường khóa chính là #Macanbo, các trường mô tả là Hovaten, Ngaysinh, Diachi, …; trường quan hệ Mavochong.  Bảng 4.4. Tệp dữ liệu Cán bộ và quan hệ Vợ/Chồng # Macanbo

 Hovaten

Ngaysinh

Diachi

…

 Mavochong

A001

Nguyễn Văn A

10/01/1980

…

…

B005

…

…

…

…

…

…

20/5/1982

…

…

A001

…

…

…

…

B005 …

Lê Thị B …

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

76

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 Nhìn vào bảng trên, ta biết được Nguyễn Văn A có vợ là Lê Thị B, Lê Thị B có chồng là Nguyễn Văn A. ♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 1: tạo một tệp dữ liệu duy nhất, xác định trường khóa chính, trường mô tả và trường quan hệ. Giá trị của trường quan hệ được xác định không duy nhất  từ giá trị của trường khóa chính. Ví dụ. Xét thực thể “Nhân viên” với quan hệ “Phụ trách”. Ta tạo một tệp “Nhanvien” với trường khóa chính là #Manhanvien, các trường mô tả là Hovaten, Ngaysinh, Diachi, …; trường quan hệ Maphutrach.  Bảng 4.5. Tệp dữ liệu Nhân viên và quan hệ Phụ trách # Manhanvien

 Hovaten

Ngaysinh

Diachi

…

 Maphutrach

A001

Nguyễn Văn An

…

…

…

B002

Lê Thanh Bình

…

…

…

H004

H004

Trần Thu Hà

…

…

…

A001

H012 …

Vũ Ngọc Hoa …

… …

… …

… …

H004 …

 Nhìn vào bảng trên, ta biết được Nguyễn Văn An là người phụ trách của Trần Thu Hà, còn Trần thu Hà lại là người phụ trách của Lê Thanh Bình và Vũ Ngọc Hoa. ♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 1: tạo hai tệp dữ liệu, một tệp mô tả thực thể, một tệp mô tả quan hệ. - Đối với tệp thực thể: xác định trường khóa chính, trường mô tả. - Đối với tệp quan hệ: xác định trường quan hệ, trường mô tả. Giá trị của trường quan hệ được xác định không duy nhất  từ giá trị của trường khóa chính của tệp thực thể. Ví dụ: Xét thực thể “Sản phẩm” với quan hệ “Được cấu thành từ”. Ta tạo hai tệp: - Tệp “Sanpham” với trường khóa chính là #MaSP, các trường mô tả là TenSP, Donvitinh, Dongia. - Tệp “Quanhe” với các trường quan hệ là MaSP, MaSPNL; trường mô tả là Soluong.  Bảng 4.6. Các tệp Sanpham và tệp Quanhe # MaSP 

TenSP

Donvitinh

Dongia

Lm02

Lúa mạch

…

…

Bm01

Bột mỳ

…

…

Ba05 …

Bánh mỳ …

… …

… …

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

77

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 MaSP 

 MaSPNL

Soluong

...

Bm01

Lm02

5

…

Ba05 …

Bm01 …

1 …

… …

♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 2: tạo hai tệp dữ liệu mô tả hai thực thể. Xác định trường khóa chính, trường mô tả cho mỗi tệp. Trường quan hệ có thể thuộc tệp này hoặc tệp kia. Cả hai trường hợp thông tin thu được đều như nhau. Ví dụ.  Xét hai thực thể là “Trưởng phòng” và “Phòng công tác” với quan hệ “Lãnh đạo”. Ta tạo hai tệp theo hai trường hợp sau: - Trường hợp 1: + Tệp “Truongphong” với trường khóa chính là #MaTP, các trường mô tả như HovatenTP… + Tệp “Phongcongtac” với trường khóa chính là #MaphongCT, các trường mô tả như TenphongCT…, trường quan hệ là MaTP  Bảng 4.7.a. Các tệp dữ liệu Truongphong và Phongcongtac (Trường hợp 1) # MaTP HovatenTP

…

# MaphongCT TenphongCT

QL01

Đỗ Văn An

…

PCT01

Tổ chức CB

… QL02

QL02

Vũ Ngọc Thu …

PCT02

Kế toán

… QL01

QL03

Lê Xuân Hà

…

PCT03

Kế hoạch- ĐT … QL03

…

…

…

…

…

…  MaTP

… …

- Trường hợp 2:  Bảng 4.7.b. Các tệp dữ liệu Truongphong và Phongcongtac (Trường hợp 2) # MaTP HovatenTP

…  MaphongCT

# MaphongCT TenphongCT

QL01

Đỗ Văn An

…

PCT02

PCT01

Tổ chức CB

…

QL02

Vũ Ngọc Thu …

PCT01

PCT02

Kế toán

…

QL03

Lê Xuân Hà

…

PCT03

PCT03

…

…

…

…

Kế ĐT

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

…

hoạch- …

78

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

+ Tệp “Truongphong” với trường khóa chính là #MaTP, các trường mô tả như HovatenTP…, trường quan hệ là MaphongCT + Tệp “Phongcongtac” với trường khóa chính là #MaphongCT, các trường mô tả như TenphongCT… Trong cả hai trường hợp, ta đều có ông Đỗ Văn An là Trưởng phòng Kế toán, Bà Vũ  Ngọc Thu là Trưởng phòng Tổ chức CB, ông Lê Xuân Hà là Trưởng phòng Kế hoạch – ĐT. ♦ Kiểu quan hệ 1 – N của quan hệ bậc 2: ta tạo hai tệp dữ liệu mô tả hai thực thể. Xác định trường khóa chính, trường mô tả cho mỗi tệp. Trường quan hệ bắt buộc phải thuộc tệp tương ứng với thực thể đầu “Nhiều”, giá trị của nó được xác định từ các giá trị của trường khóa chính của tệp tương ứng với thực thể đầu “Một”. Ví dụ. Xét hai thực thể là “Lớp học” và “Sinh viên” với quan hệ “Có/ Thuộc”. Ta tạo hai tệp dữ liệu sau: - Tệp “Lophoc” với trường khóa chính là #MaLH, các trường mô tả như TenLH… - Tệp “Sinhvien” với trường khóa chính là #MaSV, các trường mô tả như HovatenSV…, trường quan hệ là MaLH.  Bảng 4.8. Các tệp dữ liệu Lophoc và Sinhvien # MaLH

TenLH

…

# MaSV

HovatenSV

…  MaLH

D07QT1 D07QTKD1 …

QT0015 Lê Thu Hà

… D07QT1

D07QT2 D07QTKD2 …

QT0037 Vũ Văn Nam

… D07QT1

C08QT

C08QTKD

…

QT0174 Trần Đình Chiến

… D07QT2

…

…

…

QT0185 Nguyễn Thu Thanh … D07QT2 QT0291 Trần Thanh Bình …

…

… C08QT … …

♦ Kiểu quan hệ N – N của quan hệ bậc 2: ta tạo ba tệp dữ liệu, hai tệp mô tả hai thực thể, tệp thứ ba mô tả quan hệ giữa hai thực thể đó. - Đối với hai tệp tương ứng với hai thực thể: xác định trường khóa chính, trường mô tả. - Đối với tệp thứ ba – tệp quan hệ: Hai trường quan hệ được xác định từ giá trị của hai trường khóa chính tương ứng với hai tệp thực thể. Tổ hợp của cả hai trường quan hệ này sẽ là trường khóa chính của tệp quan hệ. Sau đó xác định các trường mô tả của tệp quan hệ này. Ví dụ. Xét hai thực thể “Sinh viên”, “Môn học” và quan hệ “Thi”. Quan hệ này là quan hệ N-N với các thuộc tính riêng là lần thi và điểm thi. Từ đó, ta tạo 3 tệp dữ liệu: - Tệp Sinhvien với trường khóa chính là #MaSV, các trường mô tả là Hovaten, … - Tệp Monhoc với trường khóa chính là #MaMH, các trường mô tả là TenMH, … ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

79

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Tệp SVMH với trường khóa chính là tổ hợp của 2 trường quan hệ: MaSV, MaMH; các trường mô tả là Lanthi, Diemthi.  Bảng 4.9.a. Các tệp dữ liệu Sinhvien và Monhoc # MaSV

HovatenSV

…

# MaMH TenMH

QT0015 Lê Thu Hà

…

CB01

Toán cao cấp …

QT0037 Vũ Văn Nam

…

QT05

Kinh tế vi mô …

QT0174 Trần Đình Chiến

…

CB12

Lịch sử Đảng …

…

…

QT0185 Nguyễn Thu Thanh … …

…

…

…

…

 Bảng 4.9.b Tệp dữ liệu SVMH  MaSV

MaMH Lanthi Diemthi …

QT0015 CB01

1

8 …

QT0037 CB01

1

9 …

QT0174 CB12

2

6 …

QT0185 QT05

1

9 …

…

…

…

Qua 3 bảng, chúng ta biết được SV Lê Thu Hà thi Toán cao cấp lần đầu được 8 điểm, SV Trần Đình Chiến thi Lịch sử Đảng lần 2 được 6 điểm… Khóa chính của tệp SVMH được tổ hợp từ MaSV và MaMH.

Chú ý : - Những vị trí các dấu “…” là các trường mô tả. Tùy theo yêu cầu của công tác quản lý, chúng ta sẽ cần các trường mô tả cụ thể. Ví dụ về quản lý trường đại học, nếu cần thống kê số lượng GS, PGS, Tiến sỹ, Thạc sỹ đang giảng dạy tại trường thì trong tệp “Giangvien” cần bổ sung trường mô tả là Hocham, Hocvi (Học hàm, Học vị); cần thống kê và phân loại kết quả học tập của sinh viên thì trong tệp “Monhoc” cần bổ sung trường mô tả là SoDVHT (Số đơn vị học trình), trong tệp SVMH cần bổ sung thêm trường mô tả là DiemTP (Điểm thành phần)… - Đối với các trường hợp có 2 tệp trùng nhau (trường khóa chính trùng nhau) thì ta  phải tổ hợp chúng lại thành một tệp bao gồm tất cả các trường mô tả của cả 2 tệp.

4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu Chuẩn hóa dữ liệu là quá trình rà soát tất cả các danh sách thuộc tính của các thực thể, áp dụng một tập các quy tắc phân tích để chuyển chúng thành dạng sao cho:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

80

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa thông tin. Tình trạng một thuộc tính có mặt ở nhiều bảng thực thể chỉ xuất hiện đối với các thuộc tính định danh kết nối và là cần thiết để thể hiện các mối quan hệ. - Loại bỏ các trường hợp cùng một thuộc tính lại có tên khác nhau ở các bảng thực thể khác nhau. Ví dụ như thuộc tính “Mã sinh viên” và “Số hiệu sinh viên”. - Không để xảy ra tình trạng một thuộc tính chưa được hiểu rõ hoặc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau trong tình huống có nhiều người sử dụng thông tin. Ví dụ như thuộc tính “Địa chỉ” ở thực thể “Sinh viên” có thể hiểu là địa chỉ tạm trú hiện tại của sinh viên hay địa chỉ của gia đình (ở quê). Quá trình chuẩn hóa buộc người ta phải xem xét rất cẩn thận về ý nghĩa của từng thuộc tính, từ đó sẽ xây dựng mô hình quan hệ khi đã hiểu rõ tất cả các thuộc tính liên quan. Quá trình chuẩn hóa được thực hiện dựa trên khái niệm “phụ thuộc hàm” và mô hình được chuẩn hóa đầy đủ, lý tưởng là mô hình mà ở đấy, mỗi thuộc tính trong mỗi bảng thực thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào toàn bộ các thuộc tính khóa của bảng. 4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm Khái niệm phụ thuộc hàm giữa hai thuộc tính A và B được phát biểu như sau: “Thuộc tính B phụ thuộc hàm vào thuộc tính A, viết là A → B nếu với mỗi giá trị của A tương ứng với một giá trị duy nhất của B”. Nói cách khác là tồn tại một ánh xạ từ tập hợp các giá trị của A đến tập hợp các giá trị của B. Trong một thực thể, mỗi thuộc tính đều phụ thuộc hàm vào khóa - một thuộc tính duy nhất hoặc hai hay nhiều hơn nữa các thuộc tính khác (tạo thành bộ khóa). Ví dụ: Xét thực thể “Hóa đơn” với các thuộc tính Số hóa đơn, Tên khách hàng, Tên hàng hóa, Tiền mua hàng. Ta thấy có các sự phụ thuộc hàm sau đây: → và → Đối với các thực thể, bao giờ cũng phải xác định được ít nhất một thuộc tính là thuộc tính khóa. Ứng với mỗi giá trị của khóa, chúng ta xác định được một bộ giá trị duy nhất của các thuộc tính còn lại. Ví dụ: Trong bảng thực thể “Khách hàng” (#Mã KH, Tên KH, Địa chỉ KH), khách hàng có thể thay đổi địa chỉ của mình, nhưng vào mọi lúc, với một giá trị của khóa đã cho là Mã KH, ta có thể nói rằng có một bộ giá trị “Tên KH” và “Địa chỉ KH” duy nhất và luôn luôn xác định được.  Nếu một thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khóa thì nó phải thuộc một bảng thực thể khác. Ví dụ như thực thể “Sinh viên” không thể chứa thuộc tính “Điểm thi” vì thuộc tính này không phụ thuộc hàm vào khóa là “Mã SV” (một giá trị “Mã SV” ứng với nhiều điểm thi của các môn khác nhau, lần thi khác nhau).

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

81

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa Ta coi danh sách các thuộc tính của một bảng thực thể là “Chưa được chuẩn hóa” nếu nó chưa được xét trong quá trình chuẩn hóa. Quá trình “Chuẩn hóa” bao gồm việc áp dụng ba quy tắc kiểm tra liên tiếp nhau.  Nếu danh sách các thuộc tính của thực thể đã qua quy tắc kiểm tra thứ nhất thì nó được gọi là có “Dạng chuẩn 1” (1NF), nếu qua quy tắc kiểm tra thứ hai thì nó được gọi là có “Dạng chuẩn 2” (2NF), nếu qua quy tắc kiểm tra thứ ba thì nó được gọi là có “Dạng chuẩn 3” (3NF) và được xem như đã được chuẩn hóa đầy đủ. Lưu ý là trước khi thực hiện việc chuẩn hóa, chúng ta cần rà soát và loại khỏi danh sách các thuộc tính thứ sinh (do giá trị của các thuộc tính này có thể tính toán hoặc suy luận từ giá trị của các thuộc tính khác) và các thuộc tính không quan trọng (không cần quản lý).  Dạng chuẩn 1 (1NF- The First Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ nhất : Một thực thể hay một quan hệ được gọi là có dạng chuẩn 1 nếu nó không chứa các thuộc tính lặp. Hay nói cách khác là tất cả giá trị các thuộc tính của nó là sơ cấp.  Nếu trong danh sách thuộc tính của thực thể có chứa các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra thành danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh, kết hợp với thuộc tính định danh của danh sách gốc tạo thành một bộ khóa.  Dạng chuẩn 2 (2NF- The Second Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ hai: Một thực thể hay một quan hệ 1NF được coi là dạng chuẩn 2NF nếu tất cả các thuộc tính không phải là khóa đều phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chính (chứ không phải chỉ là một phần của khóa).  Nếu có một số thuộc tính chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa, ta phải tách chúng thành danh sách mới, lấy bộ phận của khóa đó làm thuộc tính định danh cho danh sách mới, gán cho nó một cái tên phù hợp với nội dung mà nó phản ánh.  Dạng chuẩn 3 (3NF- The Thirst Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ ba : Một thực thể đã là 2NF được xem là có dạng chuẩn 3NF nếu tất cả các phụ thuộc hàm giữa khóa chính và các thuộc tính khác của nó đều là trực tiếp (tức là không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính). Trong một thực thể không cho phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Giả sử có thuộc tính A phụ thuộc vào thuộc tính B, thuộc tính B phụ thuộc vào thuộc tính C thì chúng ta phải tách chúng ra làm 2 thực thể: thực thể thứ nhất chứa quan hệ A và B, thực thể thứ hai chứa quan hệ B và C. Ví dụ 1. Sau đây là một thực thể chưa có dạng chuẩn:  Bảng 4.10. Thực thể “Nhân viên – Khóa học” Mức Mã NV Họ và tên NV Phòng CT Khóa học ngắn hạn lương 100 Nguyễn Văn An Marketing 42,000 Quan hệ công chúng 100

Nguyễn Văn An Marketing

42,000 Thương hiệu

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

 Ngày hoàn thành 19/06/2009 07/10/2008 82

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

150

Phạm Ngọc Hoa Marketing

38,500 Quan hệ công chúng

19/06/2009

150

Phạm Ngọc Hoa Marketing

38,500 Nghiên cứu thị trường

12/08/2007

190

Vũ Minh Hà

38,000 Kế toán quản trị

07/05/1999

Finance

 Hãy thực hiện chuẩn hóa thực thể trên. Hướng dẫn làm bài: - Thực thể không chứa các thuộc tính thứ sinh hay thuộc tính không quan trọng. - Phân tích mối quan hệ phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính: Trong bảng trên, các thuộc tính không phải là khóa như “Họ và tên NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào “Mã NV”, trong khi đó “Ngày hoàn thành” lại phụ thuộc hàm vào bộ thuộc tính “Mã NV” và “Khóa học ngắn hạn”. Biểu diễn mối quan hệ phụ thuộc hàm như sau:

Mã NV

Khóa học ng.hạn Họ tên NV

Phòng CT

Mức lương

Ngày hoàn thành

 Hình 4.25. Các phụ thuộc hàm trong bảng thực thể “Nhân viên – Khóa học” Từ đó ta xác định bộ khóa chính của thực thể gồm hai thuộc tính là “Mã NV” và “Khóa học ngắn hạn”. - Thực hiện quá trình chuẩn hóa theo 3 bước: Bước 1. Thực thể này không chức các thuộc tính lặp nên đã có dạng chuẩn 1. Tuy nhiên, bảng thực thể có nhiều dữ liệu bị trùng lặp giữa các dòng. Trong ví dụ trên, dữ liệu trong các cột “Mã NV”, “Họ và tên NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” bị lặp lại khi một nhân viên học nhiều hơn một khóa học (như Nguyễn Văn An, Phạm Ngọc Hoa). Bước 2. Do các thuộc tính không phải là khóa như “Họ và tên NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào một phần của bộ khóa chính là “Mã NV” nên thực thể chưa có dạng chuẩn 2. Để chuẩn hóa thực thể “Nhân viên – Khóa học” dạng chuẩn 1 thành dạng chuẩn 2, chúng ta thực hiện 3 bước sau: - Thiết lập thực thể chỉ chứa các thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vào bộ khóa (hay gọi là khóa chính). Trong bảng “Nhân viên – Khóa học” chỉ có thuộc tính “Ngày hoàn thành” phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa chính “Mã NV” và “Khóa học ngắn hạn”, như vậy ta có bảng quan hệ R 1(Mã NV, Khóa học ngắn hạn, Ngày hoàn thành) là một bảng ở dạng chuẩn 2. - Thiết lập (các) thực thể chỉ chứa các thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm vào từng  phần của khóa. Trong bảng “Nhân viên – Khóa học” có các thuộc tính không khóa “Họ và tên  NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào “Mã NV”, như vậy ta thiết lập ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

83

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

được bảng quan hệ R 2(#Mã NV, Họ và tên NV, Phòng CT, Mức lương) là bảng thuộc dạng chuẩn 2. - Mối quan hệ giữa bảng R 1 và bảng R 2 sẽ được thể hiện bằng “Mã NV”. Sau 3 bước trên ta có thực thể như hình vẽ dưới đây. Các bảng R 1 và R 2 đều ở dạng chuẩn 2. Chúng cũng có dạng chuẩn 3NF do tất cả các phụ thuộc hàm giữa khóa chính và các thuộc tính khác của nó đều là trực tiếp. R 2

#Mã NV

Họ tên NV

R 1

Mã NV

Khóa học ng.hạn Ngày hoàn thành

Phòng CT

Mức lương

 Hình 4.26. Thực thể “Nhân viên” (R 2) và thực thể “Nhân viên – Khóa học” (R 1) ở dạng chuẩn 3

Ví dụ 2. Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà có hệ thống đại lý ở các quận trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Mỗi quận có một đại lý, mỗi đại lý có duy nhất một người phụ trách bán hàng và ngược lại mỗi người bán hàng chỉ phụ trách duy nhất một đại lý. Mỗi khách hàng bán lẻ lấy hàng ở một đại lý.  Nếu chúng ta xây dựng thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” như bảng 4.11 thì sẽ có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính: (1) Mã KH → Họ tên KH, Họ tên người bán hàng, Đại lý (phụ thuộc hàm vào khóa) (2) Đại lý → Họ tên người bán hàng (phụ thuộc hàm từ quy tắc)  Như vậy thực thể có chứa phụ thuộc hàm bắc cầu: Mã KH → Đại lý → Họ tên người  bán hàng.  Bảng 4.11. Thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” # Mã KH

Họ tên KH

Họ tên người bán hàng

231

Trần Đình Chiến

Lê Ngọc Hà

Đống Đa

179

Nguyễn Mai Hoa Lê Ngọc Hà

Đống Đa

167

Lê Kim Nhung

Nguyễn Văn Nam

Cầu Giấy

106

Vũ Thúy Hòa

Nguyễn Văn Nam

Cầu Giấy

370

Phan Thu Thủy

Hoàng Văn Hải

Hai Bà Trưng

…

…

…

…

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

Đại lý

84

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL  Bảng 4.12.b. Thực thể “Đại lý - Người phụ trách”

 Bảng 4.12.a. Thực thể “Khách hàng – Đại lý”

 Họ tên người bán hàng

# Mã  KH

 Họ tên KH

231

Trần Đình Chiến

Đống Đa

Đống Đa

Lê Ngọc Hà

179 167

Nguyễn Mai Hoa Đống Đa Lê Kim Nhung Cầu Giấy

Đống Đa

Lê Ngọc Hà

Cầu Giấy

Nguyễn Văn Nam

106

Vũ Thúy Hòa

Cầu Giấy

Cầu Giấy

Nguyễn Văn Nam

370

Phan Thu Thủy

Hai Bà Trưng

Hai Bà Trưng

Hoàng Văn Hải

…

…

…

…

…

# Đại lý

Đại lý

Vì thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” có chứa phụ thuộc hàm bắc cầu nên sẽ có một số khuyết điểm như sau: - Nếu một người bán hàng mới được giao nhiệm vụ phụ trách đại lý mới, hệ thống không thể nhập dữ liệu cho đến khi người đó tìm được một khách hàng nào đó (vì khóa “Mã KH” cần phải có giá trị không rỗng). - Giả sử đại lý “Hai Bà Trưng” chỉ có một khách hàng 370, nếu xóa khách hàng 370 ra khỏi bảng, chúng ta sẽ bị mất thông tin về người phụ trách bán hàng “Hoàng Văn Hải” đang  phụ trách đại lý “Hai Bà Trưng”. - Nếu người phụ trách bán hàng “Lê Ngọc Hà” chuyển sang phụ trách khu vực khác, nhiều dòng sẽ phải cập nhật lại... Để xóa bỏ phụ thuộc hàm bắc cầu, chúng ta chia bảng thành 2 bảng nhỏ tương ứng với hai thực thể “Khách hàng – Đại lý” và “Đại lý - Người phụ trách” (bảng 3.12.a, b). Hai thực thể mới không có các thuộc tính bắc cầu nên đều ở dạng chuẩn 3. Ví dụ 3. Để thiết kế các tệp dữ liệu quản lý các hóa đơn bán hàng (hình 4.27), chúng ta thực hiện các bước như sau:  Bước 1: Xác định các thông tin liên quan như danh sách khách hàng, danh mục hàng hóa, phiếu xuất kho…  Bước 2: Liệt kê tất cả các thuộc tính liên quan đến hóa đơn bán hàng, xác định các thuộc tính lặp (R) và thuộc tính thứ sinh (S). Đặt tên cho thực thể ban đầu là “Hóa đơn (1)” với các thuộc tính sau: Số hóa đơn, Liên số, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương thức thanh toán, Stt (R), Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R), Thành tiền (R) & (S), Tổng cộng (S), Thuế VAT (S), Tổng tiền thanh toán (S), Viết bằng chữ (S), Ngày bán, Người bán, Người mua.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

85

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

Vì “Số hoá đơn” đủ để phân biệt hoá đơn này với hoá đơn khác nên khoá chính của thực thể này là “Số hoá đơn”. HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số: 123/HĐ Liên số: 2 Mã khách hàng: A045 Họ và tên khách hàng: Nguyễn Văn Anh Địa chỉ khách hàng: Học viện Công nghệ BCVT Số tài khoản: 011001432 Mã số thuế: 0100684378082 Phương thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị Số Stt Tên hàng hóa Đơn giá Thành tiền tính lượng 1

Máy in Laser

Chiếc

4500000

1

4500000

2

Máy in HP

Chiếc

2350000

3

7050000

…

…

…

…

…

Tổng cộng: 11.550.000 đồng Thuế VAT: 1.155.000 đồng Tổng tiền thanh toán: 12.705.000 đồng Viết bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng./.  Ngày 18 tháng 5 năm 2009  Người mua Người bán V.Anh K.Liên  Hình 4.27. Ví dụ về hóa đơn bán hàng  Bước 3: Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính ít có ý nghĩa trong quản lý (Liên số, Stt), thực thể “Hoá đơn (1)” còn lại các thuộc tính sau: #Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương thức thanh toán, Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R), Ngày bán,  Người bán, Người mua.  Bước 4: a) Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 1, thực thể “Hoá đơn (1)” chứa các thuộc tính lặp là “Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R)” nên phải tách chúng ra thành danh sách con, gán cho nó một tên là “Hàng mua (1)” với thuộc tính định danh mới là “Mã hàng hoá”, kết hợp với thuộc tính định danh của danh sách gốc “Số hoá đơn” tạo thành một bộ khóa. Sau khi chuẩn hóa mức 1, ta được 2 thực thể: Hóa đơn (2)

Hàng mua (1)

#Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ Số hóa đơn, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương thức Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng thanh toán, Ngày bán, Người bán, Người mua. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

86

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

b) Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 2, trong mỗi thực thể, các thuộc tính không phải là khóa phải phụ thuộc toàn bộ vào khóa. Nếu có thuộc tính chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa, ta phải tách chúng thành danh sách mới, lấy bộ  phận của khóa đó làm thuộc tính định danh cho danh sách mới, gán cho nó một cái tên phù hợp với nội dung mà nó phản ánh. Thực thể “Hoá đơn (2)” đã có dạng chuẩn 2 do mọi thuộc tính đều phụ thuộc vào “Số hoá đơn”. Trong thực thể “Hàng mua (1)”, ta thấy thuộc tính “Số lượng” phụ thuộc toàn bộ vào khóa “Số hóa đơn” và “Mã hàng hóa”, còn các thuộc tính “Tên hàng hóa”, “Đơn vị tính”, “Đơn giá” chỉ phụ thuộc vào “Mã hàng hóa”. Chúng ta tách thực thể “Hàng mua (1)” thành hai thực thể “Hàng mua” và “Hàng hoá” có dạng chuẩn 2: Hàng mua

Hàng hoá

Số hóa đơn, Mã hàng hóa, Số lượng

#Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá

c) Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 3, trong các danh sách không được tồn tại sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Hai thực thể “Hàng mua” và “Hàng hoá” có dạng chuẩn 3. Trong thực thể “Hóa đơn (2)” tồn tại sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính: từ “Mã KH” có thể suy ra “Họ và tên KH”, “Địa chỉ KH”, “Số tài khoản”, “Mã số thuế”. Do đó, ta  phải tách từ thực thể “Hoá đơn (2)” một thực thể mới là “Khách hàng” và được 2 thực thể: “Hoá đơn” và “Khách hàng”. Trong thực thể “Hoá đơn”, thuộc tính “Mã KH” là thuộc tính quan hệ. Hóa đơn

Khách hàng

#Số hóa đơn, Mã KH, Phương thức thanh toán, #Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số  Ngày bán, Người bán, Người mua. tài khoản, Mã số thuế. Tóm lại, sau khi thực hiện chuẩn hoá mức 3, chúng ta thu được 4 thực thể có dạng chuẩn hoàn toàn sau đây:  Bảng 4.13. Các thực thể đã được chuẩn hóa Hóa đơn Số hóa đơn Mã KH Ph.thức thanh toán  Ngày bán  Người bán  Người mua

Khách hàng #Mã KH Họ và tên KH Địa chỉ KH Số tài khoản Mã số thuế

Hàng mua Số hóa đơn Mã hàng hóa Số lượng

Hàng hóa #Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá

4.4.4 Trộn các bảng thực thể Sau khi thực hiện chuẩn hóa, một số thực thể có thể bị thừa vì cùng mô tả cho một đối tượng giống nhau. Trộn các bảng thực thể (hay còn gọi là bảng quan hệ) là gộp các loại dữ ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

87

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

liệu cùng chung chức năng mô tả cho một đối tượng nào đó vào trong một bảng, để truy cập dữ liệu mức vật lý được nhanh hơn vì hệ thống không cần phải ghép chúng lại với nhau. Ví dụ ta có 2 bảng thực thể sau: GIANGVIEN 1(#MaGV, Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru) GIANGVIEN 2(#MaGV, TrinhdoCM, TrinhdoNN, Hocham, Hocvi) “Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru” và “TrinhdoCM, TrinhdoNN, Hocham, Hocvi” đều là các thuộc tính mô tả cho thực thể “GIANGVIEN”, nhưng lại được lưu trữ ở 2 bảng khác nhau. Chúng ta có thể gộp 2 bảng này lại thành 1 bảng GIANGVIEN: GIANGVIEN(#MaGV, Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru, TrinhdoCM, TrinhdoNN, Hocham, Hocvi) Tuy nhiên, việc trộn các bảng thực thể cần phải bảo toàn ý nghĩa của dữ liệu, đó là tránh các trường hợp thiếu sót do đồng nghĩa, sai sót do đồng âm khác nghĩa và phải loại bỏ  phụ thuộc bắc cầu nếu có xuất hiện.

4.5 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ Công đoạn cuối cùng và không thể thiếu được trong phần thiết kế HTTT quản lý là phải thiết kế phần mềm (mới) hoặc trong một số trường hợp - mua các phần mềm có sẵn trên thị trường cho tổ chức. 4.5.1 Thiết kế phần mềm mới Mỗi sản phẩm phần mềm là một công trình của sáng tạo và kỹ thuật. Nó là sản phẩm của các nhà phân tích viên hệ thống và các nhà lập trình. Đây là công đoạn không cần nhiều chi phí tài chính lớn và lao động nhưng lại cần một đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên cấp cao, am hiểu lĩnh vực quản lý và thông thạo các kỹ thuật sáng chế phần mềm. 4.5.1.1 Các bước thiết kế phần mềm Quy trình thiết kế phần mềm gồm 6 bước sau đây: - Xác định mục đích, yêu cầu của phần mềm - Thiết kế giải thuật - Chọn ngôn ngữ lập trình - Viết chương trình - Thử nghiệm chương trình - Biên soạn tài liệu hướng dẫn Xây dựng phần mềm là một quá trình phức tạp. Nó được coi là một nghệ thuật vì đòi hỏi trí tưởng tượng tốt, óc sáng tạo và sự khéo léo, đồng thời cũng là một khoa học vì cần áp dụng các kỹ thuật và phương pháp tiêu chuẩn liên quan đến công nghệ phần mềm (Software Engineering). Trước mỗi bài toán đặt ra, người lập trình phải biết lựa chọn cấu trúc dữ liệu phù hợp, trên cơ sở đó tiến hành một giải thuật hiệu quả nhất. Với một cấu hình máy tính đã được chọn, phải xác định được cách tổ chức lưu trữ dữ liệu và truy nhập tương ứng.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

88

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

4.5.1.2 Các phương pháp thiết kế giải thuật Một phần mềm tổng thể bao gồm nhiều “module con” (program) để giải quyết các vấn đề cụ thể nhằm thực hiện các chức năng đã được xác định đối với HTTT quản lý của tổ chức. Các module thường tương ứng với các tiến trình (hoặc xử lý) trong sơ đồ DFD, tuy nhiên số mudule bao giờ cũng nhiều hơn số process trên DFD vì một số module phải xử lý các vấn đề không thuộc chức năng (Non Functional) như sửa lỗi, tối ưu hóa hệ thống hay phân quyền… Các mdule không hoạt động riêng lẽ mà thường liên kết với nhau theo cách nào đó để thực hiện chức năng chung của hệ thống. Thiết kế giải thuật có chức năng xác định các module, vị trí và mối quan hệ giữa chúng trong toàn bộ HTTT quản lý cần thiết kế . Chúng ta sẽ xem xét hai phương pháp thiết kế giải thuật cơ bản của trường phái lập trình cấu trúc: phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống và phương pháp thiết kế từ dưới lên. Trong thực tiễn, tùy thuộc từng bài toán cụ thể, người lập trình sẽ chọn một trong hai phương pháp hoặc kết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chất lượng, tối ưu và hiệu quả. a) Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống (Top down design) Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa. Nội dung của  phương pháp thiết kế này như sau: Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà  bài toán yêu cầu, sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới. Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ tin học quản lý hóa đơn bán hàng (như ví dụ 3, phần 4.3.3) cho một công ty thương mại. - Số liệu ban đầu của các hóa đơn: Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương thức thanh toán, Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R), Ngày bán,  Người bán, Người mua. - Các phép toán cần xử lý: nhập số liệu cho tệp hóa đơn (cập nhật), xử lý (tìm kiếm) và lập các báo cáo tổng hợp. Ta có các nội dung chính của bài toán đặt ra: Quản lý hóa đơn

1. Cập nhật

2. Tìm kiếm

3. Tổng hợp

 Hình 4.28 Các module quản lý hóa đơn

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

89

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL Quản lý hóa đơn

1. Cập nhật

3. Tổng hợp

2. Tìm kiếm

1.1. Nhập dữ liệu

2.1. Theo mã KH

3.1. Theo tháng

1.2. Xem dữ liệu

2.2. Theo mã HH

3.2. Theo quý

1.3. Sửa dữ liệu

2.3. Theo PTTT

3.3. Theo năm

 Hình 4.29 Chi tiết hóa các module quản lý hóa đơn b) Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design) Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp thiết kế từ trên xuống và bao gồm các ý chính sau đây: Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên cho đến module chính. Tiếp đến, người ta sẽ thiết kế thêm một số chương trình còn khuyết nhằm làm đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh. Ví dụ: Giả sử trong một doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học trong quản lý đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau từ các thời điểm khác nhau. Kết quả là người ta đã thiết kế và đưa vào sử dụng một số chương trình quản lý tại các phòng ban (Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Vật tư,…). Danh sách các chương trình như sau: Program 1: Nhập số liệu cho tệp hồ sơ cán bộ (NhapHSCB) Program 2: Sửa chữa, bổ sung, cập nhật hồ sơ (CapnhatHSCB) Program 3: Tính lương cho cán bộ (LuongCB) Program 4: Nhập số liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ (DaotaoCB) Program 5: Nhập số liệu nguyên vật liệu nhập kho (NhapNVL) Program 6: Nhập số liệu hóa đơn bán sản phẩm (NhapHD) Program 7: Nhập số liệu nguyên vật liệu xuất kho (XuatNVL) Program 8: Lập bảng tính giá trị sản phẩm bán ra (GiatriSP) Tuy các chương trình này đang hoạt động ổn định nhưng có tính đơn lẻ, rời rạc ở từng  bộ phận. Do đó các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế một hệ chương trình thống nhất để phục vụ tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp này, chúng ta vận dụng phương pháp thiết kế từ dưới lên theo các bước sau đây: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

90

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 Bước 1: a) Gộp các program 1, 2 thành module “Quản lý hồ sơ cán bộ”, sau đó gộp module này với các program 3, 4 thành phân hệ “Quản lý nhân sự”. Quản lý nhân sự

QuanlyHSCB Prog1  NhapHSCB

Prog3 LuongCB

Prog4 DaotaoCB

Prog2 CapnhatHSCB  Hình 4.30.a. Phân hệ Quản lý nhân sự

 b) Gộp các program 5, 7 thành phân hệ “Quản lý kho hàng” Quản lý kho hàng

Prog5  NhapNVL

Prog7 XuatNVL

 Hình43.30.b. Phân hệ Quản lý kho hàng c) Gộp các module 6, 8 thành phân hệ “Quản lý bán hàng” Quản lý bán hàng

Prog6  NhapHD

Prog8 GiatriSP

 Hình 4.30.c. Phân hệ Quản lý bán hàng  Bước 2: Trên cơ sở chức năng của các phân hệ trên đây, chúng ta có thể tiến hành thiết kế thêm một số chương trình để bổ sung thêm những nội dung còn thiếu nhằm thực hiện đầy đủ các chức năng, ví dụ như: - Bổ sung Program 9 “Lập bảng tổng hợp hàng tồn kho” (TonghopHTK) vào phân hệ “Quản lý kho hàng”. - Bổ sung Program 10 “Dự báo mức tiêu thụ” (DubaoTT) vào phân hệ “Quản lý bán hàng”.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

91

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 Ngoài hai chương trình trên, chúng ta có thể bổ sung nhiều chương trình khác cho mỗi  phân hệ. Tuy nhiên cần lưu ý: các chương trình được thiết kế bổ sung phải phù hợp về mặt chức năng và phải tương thích với các chương trình đã được thiết kế.  Bước 3: Gộp ba phân hệ vừa thiết kế thành một HTTT quản lý thống nhất của doanh nghiệp như hình vẽ sau đây. Quản lý doanh nghiệp

Quản lý nhân sự Quản lý Prog3 Prog4 HSCB Luong Daotao CB CB Prog1  Nhap HSCB

Prog2 Capnhat HSCB

Quản lý kho hàng Prog5 Prog7 Prog9  Nhap Xuat Thop  NVL  NVL HTK

Quản lý bán hàng Prog6 Prog8 Prog10  Nhap Giatri Dubao HD SP TT

 Hình 4.31. HTTT quản lý doanh nghiệp

4.5.1.3 Các ngôn ngữ thiết kế phần mềm Khi lựa chọn ngôn ngữ lập trình, người ta thường căn cứ vào một số tiêu chuẩn như lĩnh vực ứng dụng tổng quát, môi trường hoạt động của phần mềm, độ phức tạp của thuật toán và của cấu trúc chương trình, tri thức của cán bộ phát triển phần mềm. Các ngôn ngữ lập trình được phân loại khái quát thành 3 thế hệ:  Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất : tiêu biểu nhất của dạng này là hợp ngữ. Các ngôn ngữ thế hệ thứ nhất có đặc điểm là phụ thuộc mạnh vào từng loại máy tính điện tử cụ thể và mức độ trừu tượng của các chương trình thường rất thấp.  Ngôn ngữ thế hệ thứ hai : được phát triển vào cuối những năm 50, đầu những năm 60. Các ngôn ngữ thế hệ thứ hai được đặc trưng bởi một thư viện các chương trình phần mềm liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. FORTRAN là ngôn ngữ thế hệ thứ hai được áp dụng phổ biến trong việc giải quyết các bài toán khoa học và kỹ thuật. COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai có khả năng định nghĩa dữ liệu rất tốt nên đến nay vẫn được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực thương mại và kinh tế. BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc. Khi xuất hiện mày tính cá nhân IBM PC, ngôn ngữ BASIC lại được phát triển rất mạnh với nhiều bản khác nhau như QBASIC, GWBASIC, BASICA.  Ngôn ngữ thế hệ thứ ba: là ngôn ngữ lập trình hiện đại với khả năng cấu trúc rất  phong phú và các thủ tục mạnh. Các ngôn ngữ thế hệ thứ ba có thể chia thành ba nhóm: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

92

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Ngôn ngữ cấp cao vạn năng như: ALGOL với khả năng đưa ra các kết cấu thủ tục và định kiểu dữ liệu. Trên cơ sở ALGOL, người ta đã sáng tạo ra các ngôn ngữ lập trình vạn năng khác như PL/1, PASCAL, MODULA – 2, C và ADA. - Ngôn ngữ cấp cao hướng đối tượng: được xây dựng trên các khái niệm đối tượng và các thuộc tính, lớp và thành phần, toàn thể và bộ phận. Các ngôn ngữ cấp cao hướng đối tượng tiêu biểu là C++, Object Pascal, Eiffel. - Ngôn ngữ chuyên dụng. 4.5.1.4  Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm là khâu cuối cùng của giai đoạn thiết kế phần mềm. Một tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu sẽ làm tăng đáng kể chất lượng của  phần mềm.  Ngoài các trang nhan đề và mục lục, các nội dung chính của tài liệu bao gồm: - Tóm tắt hệ thống: trình bày một cách ngắn gọn các vấn đề chủ yếu của phần mềm (quy trình thao tác, tài liệu đầu vào, tài liệu ra, thiết kế giao diện màn hình…) - Dữ liệu vào: nguồn gốc dữ liệu vào, các thủ tục kiểm tra dữ liệu, nơi nhập dữ liệu… - Tài liệu ra (các báo cáo ở đầu ra): mô tả xuất xứ, đặc điểm kỹ thuật của tài liệu, chế độ in, nơi nhận tài liệu, các tệp dữ liệu, giải thích các trường dữ liệu, các thủ tục bảo vệ an toàn, thủ tục khôi phục… - Các lưu đồ hệ thống, các sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển thuật ngữ… - Các tiến trình máy tính và tài nguyên máy tính. 4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường Chúng ta đã đề cập đến việc thiết kế phần mềm cho HTTT quản lý. Tuy nhiên, không  phải bất cứ lúc nào, việc xây dựng HTTT quản lý đều dẫn đến việc phát triển phần mềm. Trong nhiều trường hợp, chúng ta chỉ cần xem xét tính thích hợp của các phần mềm có sẵn trên thị trường để lựa chọn cho HTTT quản lý của mình. Tất nhiên không có một phần mềm nào là hoàn toàn phù hợp với hệ thống vì nó chỉ giải quyết các vấn đề tổng quát chứ chưa tính đến nét đặc trưng cho mỗi hệ thống cụ thể. Trong thực tế, người ta có thể lựa chọn một phần mềm có sẵn nếu nó đáp ứng khoảng 80% khối lượng công việc đã được tổ chức đề ra. Các tổ chức thường mua các gói phần mềm trong một số trường hợp sau: - Chỉ cần áp dụng đối với các chức năng phổ biến của tổ chức như kế toán, quản trị nhân sự… - Khi tổ chức không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế HTTT: không đủ nhân lực để thực hiện các dự án phát triển hệ thống, thiếu khả năng về tài chính… - Khi các ứng dụng trên máy vi tính được phát triển theo định hướng người sử dụng thì rất nhiều phần mềm được thiết kế sẵn cho máy vi tính là nguồn trợ giúp cho các doanh nghiệp với chi phí thấp. Các bộ phần mềm có sẵn trên thị trường thường có những lợi ích sau đây: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

93

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Giúp doanh nghiệp giảm bớt được thời gian thiết kế, tổ chức các tệp dữ liệu, xử lý các mối quan hệ và xây dựng các báo cáo… - Giá thành thấp hơn so với thiết kế phần mềm mới. - Có thể cài đặt vào các phần cứng khác nhau. - Có độ tin cậy tương đối cao do các gói phần mềm thường đã được kiểm tra trước khi đưa ra thị trường và thường đã được một số tổ chức khác sử dụng. Tuy nhiên việc sử dụng các phần mềm đó có một số điều bất lợi như sau: - Không có tính mềm dẻo, khó bảo hành. Các chương trình thương mại hoá không thể đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho các công việc đa dạng khác nhau. Thông thường các chương trình thường được thiết kế để thực hiện tốt một chức năng nào đó hơn là tạo một hệ thống với một lượng lớn các chức năng phức tạp. - Các gói phần mềm có thể không đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của tổ chức. Chúng thường được thiết kế phù hợp với những yêu cầu chung nhất của các tổ chức khác nhau. - Đôi khi, các gói phần mềm gây khó khăn cho việc phát triển do chi phí chuyển đổi quá cao. Để lựa chọn được một gói phần mềm hợp lý, tổ chức cần lập ra một danh sách chi tiết các câu hỏi liên quan đến các vấn đề sau: - Các chức năng đa dạng đã được thiết kế trong phần mềm: + Có bao nhiêu chức năng cần thiết được đáp ứng bởi gói phần mềm đó? + Có bao nhiêu chức năng trong số đó đã được chuẩn hoá, có bao nhiêu chức năng có thể sử dụng nhờ việc sửa lại mã phần mềm? + Những chức năng nào phần mềm không đáp ứng được? - Tính linh hoạt : + Phần mềm có dễ sửa chữa không? + Những đặc điểm nào có thể thay đổi được theo yêu cầu của người sử dụng? + Liệu nhà cung cấp có sẵn sàng sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng hay không? - Tính tiện tích cho người sử dụng : + Phần mềm có dễ sử dụng bởi những người không có kiến thức về CNTT không? + Yêu cầu về đào tạo để sử dụng được phần mềm có nhiều không? + Phần mềm cho phép người sử dụng kiểm soát tới mức độ nào? - Các đặc điểm của CSDL: + Phần mềm sử dụng cấu trúc dữ liệu gì? + Liệu CSDL có đáp ứng yêu cầu khôi phục dữ liệu và xử lý dữ liệu không? ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

94

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Các nỗ lực thiết lập hệ thống : + Phần mềm có đòi hỏi nhiều thay đổi về thủ tục không? + Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có khó khăn không? - Bảo trì: + Liệu nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ bảo trì và cập nhật mới cho phần mềm không? + Số lượng nhân viên tối thiểu cần có để bảo trì hệ thống là bao nhiêu? - Hệ thống tài liệu hỗ trợ : + Những tài liệu nào được trang bị cho phần mềm? + Chúng có dễ hiểu và dễ sử dụng không? + Mức độ hoàn thiện của các tài liệu này? - Chất lượng nhà cung cấp: + Nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng những hệ thống phần mềm này không? + Nhà cung cấp có tiếp tục cung cấp và hoàn thiện các phần mềm trọn gói đó không? - Chi phí mua phần mềm: + Giá mua phần mềm có bao gồm các mô đun phụ trợ, các phương tiện khôi phục dữ liệu, thời gian cố vấn, đào tạo và hỗ trợ thiết lập hệ thống không? + Chi phí để sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng là bao nhiêu? + Liệu có tồn tại chi phí bảo trì và các hợp đồng bảo trì hệ thống không? + Chi phí điều hành hàng năm cho khối lượng các công việc được xử lý bởi phần mềm này là bao nhiêu? Tóm lại, nếu tồn tại một gói phần mềm phù hợp với yêu cầu của tổ chức thì hoàn toàn có thể loại bỏ nhu cầu viết các chương trình phần mềm cần thiết và giảm được một khối lượng lớn việc thiết kế, kiểm tra, thiết lập và bảo trì.

4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY Thiết kế giao diện người – máy nhằm tạo ra một sự giao tiếp thân thiện giữa người sử dụng và máy tính, phù hợp với các yêu cầu đã được đặt ra. Các yêu cầu của thiết kế giao diện là: - Dễ sử dụng: giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng ngay cả với những người ít kinh nghiệm sử dụng nhất; các lệnh dễ học, dễ dàng được người sử dụng tiếp thu và ghi nhớ. - Tốc độ thao tác đảm bảo đủ nhanh - Có độ chính xác cao và phân biệt rõ phạm vi của các chức năng - Dễ kiểm soát: Người sử dụng kiểm soát được hệ thống ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

95

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Dễ phát triển: tạo điều kiện dễ dàng phát triển trong tương lai Các giao diện người - máy là phương tiện để trao đổi thông tin giữa hệ thống với môi trường. Giá trị sử dụng của hệ thống được quyết định bằng các giao diện này; sự truyền tải thông tin không phù hợp nhu cầu của cả hệ thống lẫn môi trường đều là nguyên nhân làm cho hệ thống mất đi giá trị của nó. Do đó mà người ta đặc biệt chú ý thiết kế các giao diện trong hệ thống trước khi cài đặt các xử lý bên trong. Trong tất cả các hệ thống thông tin, các giao diện có 6 chức năng quan trọng: - Giữ an ninh, bảo vệ cho hệ thống tránh khỏi các yếu tố nguy hiểm từ môi trường. - Lọc bỏ dữ liệu không cần thiết  cho cả hệ thống (dữ liệu đi vào) lẫn môi trường (dữ liệu đi ra). - Mã hóa và giải mã các thông điệp vào và ra khỏi hệ thống. - Phát hiện và sửa lỗi trong các tương tác giữa hệ thống và môi trường. - Lưu trữ tạm thời dữ liệu để hệ thống và môi trường ít phụ thuộc nhau trong các tương tác. - Chuyển đổi dữ liệu sang khuôn mẫu cần thiết cho hệ thống hoặc môi trường. 4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện  Nội dung thông tin các giao diện thể hiện qua các mẫu nhập liệu (Forms), các báo cáo (Reports) và các thông tin trợ giúp trong quá trình tương tác người - máy. Mẫu nhập liệu (Forms) là tài liệu của tổ chức chứa đựng một số dữ liệu đã được xác định trước và các chỗ trống để điền thêm dữ liệu vào đó. Hầu hết các forms đều theo mẫu do các cơ quan quản lý nhà nước (Cục Thuế…), cơ quan chủ quản (Bộ GD&ĐT, Tập đoàn BCVTVN…) hay do chính tổ chức quyết định. Ví dụ: Hóa đơn GTGT, mẫu phiếu đặt hàng, đơn xin việc, phiếu đăng ký hội nghị… Hầu hết các mẫu nhập liệu truyền thống đều ở dạng giấy, nhưng ngày nay các mẫu nhập liệu được áp dụng ngay trên màn hình nhập liệu của máy tính do tính tiện dụng của phương thức nhập liệu này (ví dụ: form để đăng ký sử dụng Google mail, Yahoo mail). Báo cáo (Reports) là tài liệu của tổ chức chứa dữ liệu đã được xác định sẵn; chúng là tài liệu thụ động dùng để xem. Ví dụ: hóa đơn, báo cáo kế toán doanh thu cuối kỳ, hoặc biểu đồ phân tích thị phần… Chúng ta thường nghĩ các reports đều được in ra giấy, nhưng chúng còn có thể được in ra file, ra màn hình hay kết xuất thành dạng tài liệu phổ biến trên mạng Internet: trang Web. Thông thường các reports gồm các dòng và cột, nhưng chúng cũng có nhiều dạng khác như hình vẽ (nhãn hàng hóa, logo công ty,...), biểu đồ,… Sự khác nhau cơ bản giữa forms và reports là ở mục đích sử dụng đối với hệ thống: forms được dùng để đưa dữ liệu thuộc tính của thực thể vào trong hệ thống, reports dùng để đưa thông tin của hệ thống đến cho người đọc. Việc thiết kế forms và reports phụ thuộc nhiều vào người sử dụng chúng. Hiểu biết về người sử dụng, chúng ta sẽ hiểu được rõ hơn nội dung thông tin trên các forms và reports phải được tổ chức như thế nào để có hiệu quả tốt nhất. Để hiểu về những sẽ người sử dụng forms và reports đang được thiết kế, chúng ta cần trả lời các câu hỏi như: - Ai là người sử dụng forms và reports ? - Họ sử dụng forms và reports với mục đích gì ? ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

96

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

- Khi nào thì forms và reports được sử dụng ? - Nơi nào cần gửi forms và reports đến ? - Có bao nhiêu người cần sử dụng chúng? Khi trả lời các câu hỏi trên chúng ta sẽ biết thêm nhiều thông tin hữu ích về cách sử dụng các forms và reports để thiết kế các loại tài liệu trong tổ chức. Các tổ chức thường sử dụng các loại tài liệu theo 3 cách sau: - Tài liệu nội bộ là các tài liệu mang thông tin nội bộ. Thông tin nội bộ được thu thập,  phát sinh hoặc sử dụng bên trong tổ chức, như các báo cáo kết quả hoạt động của tổ chức, năng lực sản xuất, diễn biến sức tiêu thụ sản phẩm, dự báo xu hướng phát triển, hoặc đơn giản chỉ là các báo cáo kết quả công việc cho người quản lý. - Tài liệu bên ngoài là tài liệu mang nội dung thông tin được thu thập hoặc tạo ra cho khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư hoặc chính phủ, như biên lai, hóa đơn, phiếu mua hàng, công bố vốn điều lệ, mô tả sản phẩm... Cũng giống như các tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài được chuyển giao trên nhiều thiết bị ghi tin và khuôn mẫu khác nhau, như máy rút tiền tự động (ATM) in thông tin về tài khoản trên màn hình hoặc giấy in. Các tổ chức thường sử dụng thống nhất một khuôn mẫu chung cho các tài liệu phát hành ra ngoài, như sử dụng hệ thống nhận diện thương hiệu (logo, kiểu chữ, kích cỡ giấy in và màu sắc…) nhằm tạo ra ấn tượng tốt cho khách hàng. - Tài liệu xoay vòng   (turnaround document) là tài liệu mang thông tin chuyển đến khách hàng (outputs) mà sau đó chúng có thể quay về để cung cấp thêm thông tin mới (inputs) cho tổ chức. Đây là một dạng tài liệu kết hợp giữa tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài. Ví dụ điển hình là các loại tài liệu sử dụng bar-code (như nhãn hàng hóa trong siêu thị), hoặc thẻ rút tiền ATM cho các giao dịch tiền tệ. Hình thức sử dụng tài liệu xoay vòng thường trợ giúp tự động hóa nhập liệu, không những cải thiện tốc độ mà còn làm giảm sai sót thủ công một cách đáng kể. Forms và reports liên quan đến nhiều sơ đồ được lập ra trong quá trình phân tích hệ thống. Ví dụ, mỗi form nhập liệu liên kết với một bộ dữ liệu trên các dòng dữ liệu đi vào một xử lý (hoặc hệ thống) trong sơ đồ DFD, mỗi report tương ứng với một bộ dữ liệu trên các dòng dữ liệu đi ra khỏi xử lý. Điều đó có nghĩa là nội dung của forms và report tương ứng với các thành tố dữ liệu trên các dòng dữ liệu vào và ra. Hơn nữa, dữ liệu trên các forms và reports phải chứa các thành tố dữ liệu lưu trong các datastore hoặc được tính toán từ các thành tố dữ liệu này. Như vậy, các sơ đồ DFD, từ điển dữ liệu và Processing Logic là các tài liệu đầu vào để thiết kế cho forms và reports. Tương tự như thiết kế các bảng quan hệ trước khi thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, các form layout và report layout là những phác thảo sơ lược về cách bố trí nội dung trong các forms và reports sẽ được cài đặt thực tế.  Hình 4.32.a và 4.32.b diễn tả sự tương quan giữa form layout và form được cài đặt trên máy.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

97

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

 PINE VALLEY FURNITURE INVOICE No: ____ Date: ___________ Sales Invoice

SOLD TO Customer Number: _____________  Name: ________________________________ Address: ________________________________ City: _______ State: ________ Zip:________ Phone: ________________________________ SOLD BY:_______________________________ Product  No

Description

Customer Signature:  ________________ Date:____________

Quantity Unit Total Ordered Price Price

Ordered Amount: _______ Discount ___%_________ Total Amount : _________

Order No: 913-A36 Today: 11-oct-98

Customer Order Report Customer No : 1273  Name: Contemporary Designs Address: 123 City: Austin  State: TX  Product  Number M128 B381 B210 G200

Description Bookcase Cabinet Table Delux chair

Zip: 28384

Quantity Ordered

Unit Price

Total Price

4 2 1 8

200.00 150.00 500.00 400.00

800.00 300.00 500.00 3,200.00

Ordered Amount: 4,800.00 5 % Discount: 240.00 Total Amount : 4,560.00 Help

Print

Select customer

Exit

 Hình 4.32.a Forms trên giấy cho báo cáo hoạt  Hình 4.32.b Form trên máy tính để in báo cáo động bán hàng (công ty Pine Valley hoạt động bán hàng (công ty Pine Valley Furniture). Furniture). Thứ tự thể hiện các mục dữ liệu trên máy tính giống với form trên giấy. Hình thức trình bày của các form nhập liệu cũng tương tự như trên, các ô dữ liệu được dùng để nhập dữ liệu vào từ bàn phím. Để tạo ra các giao diện form/report phù hợp với công việc của người sử dụng, chúng ta cần xác định rõ khi nào thì các bộ dữ liệu cần thiết đã sẵn sàng để đưa vào forms hoặc kết xuất ra reports. Điều này phụ thuộc vào cách mà người sử dụng tương tác với hệ thống: - Tương tác trực tuyến (online processing). Là xử lý trên thông tin/dữ liệu một cách tức thời (không có trì hoãn) đối với người sử dụng. Đăng ký dịch vụ e-mail trên Internet là một ví dụ điển hình: một yêu cầu phát sinh bất kỳ lúc nào cũng đều được hệ thống đáp ứng ngay mà không cần phải chờ đợi lâu. - Tương tác dạng gói (batch processing). Ngược với tương tác trực tuyến, thông tin/dữ liệu được xử lý có định kỳ hoặc theo trình tự từng bước, mỗi bước cần một khoảng thời gian nhất định để thực hiện, như các báo cáo tổng hợp vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng... Thông tin được tạo ra trong chuỗi các xử lý dạng gói có thể bị lạc hậu so với yêu cầu sử dụng chúng; do đó các tài liệu mang nội dung này cần phải cho biết thêm thời điểm tạo ra chúng. Trong quá trình tương tác người – máy, sự trợ giúp của máy tính bằng tiện ích trợ giúp, chức năng trợ giúp (help), thông báo gợi ý cho từng tình huống, phát hiện và sửa lỗi… rất quan trọng. Đối với các trợ giúp trên máy, có 5 yêu cầu cơ bản như sau: - Có tính sẵn sàng . Người sử dụng cần trợ giúp bất cứ lúc nào trong suốt thời gian tương tác với hệ thống. Vì vậy, chức năng trợ giúp cần được kích hoạt bằng nhiều cách khác nhau vào bất cứ lúc nào như: sử dụng phím nóng, bấm phím chuột phải (dùng “context popup menus”), hoặc chương trình thường trú (giống như “Office Assistant” trong MS Office). - Có tính nhất quán. Tính nhất quán được hiểu là các chỉ dẫn về nội dung nhập liệu hoặc xử lý (nút lệnh, thực đơn liên kết với mã máy) phải liên kết hoàn toàn chính xác với nội

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

dung dữ liệu hoặc nội dung xử lý trong máy. Như vậy một nội dung dữ liệu chỉ có một tên gọi duy nhất trên tất cả các forms và reports. Tính nhất quán giúp hạn chế tối đa sai sót do hiểu lầm. - Có tính chính xác và đầy đủ. Các nội dung trợ giúp phải phù hợp với vấn đề mà người sử dụng cần được giúp đỡ, chẳng hạn như phần mềm có thể giúp được gì cho họ và ngược lại, bài toán của họ được giải quyết bằng cách nào trên máy. Phần mềm sẽ trở thành gánh nặng khó chấp nhận được nếu nhìn qua các giao diện, người sử dụng không thể biết được làm cách nào để sử dụng nó. Hơn nữa, các phần mềm thường được phát triển nhiều version mới, có cách thực hiện không giống như người sử dụng đã từng biết, do đó các hướng dẫn cũng phải chỉ ra chính xác sự khác biệt này để cho người sử dụng tránh được các sai sót chủ quan. - Có tính uyển chuyển (linh hoạt). Vì phức tạp trong kỹ thuật cài đặt các giao diện, nên đa số giao diện rất khó thực hiện được yêu cầu tùy biến (đa dạng hóa) các giao tiếp tùy theo ý thích của mỗi người sử dụng. Nhưng đây là một yêu cầu thực sự cần thiết để hệ thống thân thiện với người sử dụng (“user frendliness”). Một hệ thống trợ giúp linh hoạt sẽ cho phép người sử dụng khai thác được tối đa năng lực của hệ thống nhờ vào việc họ được giải thoát khỏi những quy ước cứng ngắt và nhàm chán của các giao tiếp người – máy. - Có độ tin cậy cao. Trong các giao tiếp người – máy, điều quan trọng nhất là hệ thống cần phát hiện lỗi và trợ giúp sửa lỗi cho người sử dụng, qua các thông báo lỗi và gợi ý các  phương án sửa lỗi. Nhờ cơ chế này, người sử dụng có thể yên tâm làm việc với hệ thống. 4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy 4.6.2.1 Thiết kế đối thoại Thiết kế đối thoại (hay là thiết kế hỏi – đáp) tạo điều kiện dễ dàng cho người sử dụng vì trên màn hình có các hướng dẫn cụ thể, thích hợp với nhiều đối tượng sử dụng. Theo cách này, trên màn hình sẽ xuất hiện các câu hỏi (hoặc các dấu nhắc) để người sử dụng điền vào. Ví dụ: Khi chạy chương trình trên màn hình hiện dòng chữ: “Nhập giá trị cho n: _”.  Hình 4.33 là một đối thoại đơn giản để nhập mã kho, mã hàng trong hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý kho Mã kho: ……………………………………………. Mã hàng: …………………………………………... Chọn một trong các nhóm sau đây: DM: Hàng dệt may TP: Hàng thực phẩm VPP: Văn phòng phẩm Chọn một trong các chức năng sau đây:  N: Nhập mới S: Sửa dữ liệu E: Kết thúc  Hình 4.33. Một đối thoại trong hệ thống quản lý kho ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

99

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

4.6.2.2 Thiết kế thực đơn Thiết kế giao diện kiểu thực đơn là một trường hợp riêng của thiết kế đối thoại. Khi khởi động hệ thống, trên màn hình sẽ xuất hiện một bảng liệt kê (gọi là thực đơn) các chức năng của hệ thống hoặc các phương án (câu trả lời) ứng với mỗi vấn đề để người sử dụng tùy chọn.

 Hình 4.34. Một thực đơn thuộc HTTT quản lý của VNPT Mỗi thực đơn được giới hạn bởi số lượng chức năng hay phương án xuất hiện trên màn hình. Nếu số phương án này quá nhiều sẽ làm chậm khả năng lựa chọn của người sử dụng nên trong một số trường hợp, người ta thiết kế thực đơn theo cấu trúc phân cấp. Khi chọn một phương án trong thực đơn chính, lập tức xuất hiện một thực đơn con với các  phương án chi tiết hơn để người sử dụng tiếp tục chọn. 4.6.2.3 Thiết kế các biểu tượng Đây là một kiểu thiết kế giao diện tương tự như thiết kế thực đơn, trong đó các chức năng của hệ thống được biểu diễn bằng các biểu tượng tương tự như các biểu tượng trên thanh công cụ trong các chế độ soạn thảo văn bản, bảng tính… Để chọn một chức năng nào đó, người sử dụng nháy chuột vào biểu tượng tương ứng. Hạn chế của việc thiết kế các biểu tượng là cần dùng thêm các phần mềm chuyên dụng.

 Hình 4.35. Các biểu tượng trong Windows

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

4.6.2.4 Thiết kế kiểu điền mẫu

 Hình 4.36 . Giao diện kiểu điền mẫu để đăng nhập vào Hệ thống VRS của VNPT Đây là một kiểu thiết kế giao diện được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Trong quy cách thiết kế này, trên màn hình hiện lên hình dạng của biểu mẫu, có tên biểu mẫu, thông tin về các trường dữ liệu, các thông báo hướng dẫn sử dụng, các phần trống để nhập dữ liệu… Con trỏ chuột là công cụ để di chuyển giữa các trường của biểu mẫu một cách nhanh chóng và thuận lợi. Phương pháp này rất gần gũi và dễ hiểu với người sử dụng. 4.6.2.5 Thiết kế màn hình Các kiểu màn hình sau đây là các kiểu thiết kế tiện dụng và phù hợp với mọi người sử dụng: - Màn hình nhập liệu (với nguồn số liệu sẵn có hoặc chưa có – nhập mới), cần có khả năng sửa sai ngay khi nhập dữ liệu. - Màn hình đối thoại: cần sử dụng các thông báo ngắn, có ý nghĩa; tại mỗi thời điểm chỉ đề cập đến một khái niệm, tránh gây hiểu nhầm; có sự phân biệt thông báo cho người sử dung và thông báo cho hệ thống. - Màn hình thực đơn: thực đơn phải được phân cấp từ cao đến thấp, sử dụng thực đơn một cách nhất quán, không nên thiết kế quá nhiều chức năng trên một thực đơn, có thể thoát ra bất cứ chỗ nào, cho phép truy nhập nhanh chóng và dễ dàng. Yêu cầu thiết kế: - Màn hình rõ ràng, không lộn xộn; có thể dùng màu sắc để tạo thêm vẻ sinh động nhưng cần đảm bảo sự hài hòa, không nên sử dụng quá nhiều màu gây rối mắt cho người sử dụng. - Từ khóa phải đơn giản, dễ hiểu - Xác định rõ chức năng, diễn đạt rõ cần thực hiện nội dung gì và cách thực hiện - Định vị nơi nhập thông tin một cách chính xác - Cung cấp khả năng lưu thông tin và thoát ra dễ dàng khi cần thiết - Cung cấp khả năng trợ giúp (Help) một cách rõ ràng.

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3

1. Mô tả chi tiết các bước của quy trình thiết kế HTTT quản lý. 2. Khái niệm thực thể và các loại thuộc tính. Cho ví dụ cụ thể. Dùng các ký pháp để biểu diễn thực thể và các thuộc tính theo ví dụ. 3. Phân biệt khái niệm kiểu quan hệ và bậc quan hệ. Nêu các kiểu quan hệ và bậc quan hệ, cho ví dụ cụ thể và biểu diễn bằng sơ đồ với từng trường hợp. 4. Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu. 5. Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa dữ liệu. Cho ví dụ minh họa. 6. So sánh sơ đồ quan hệ - thực thể (ERD) với sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). 7. Các bước xây dựng sơ đồ ERD. 8. So sánh khái niệm thực thể và tệp dữ liệu. 9. Nêu phương pháp thiết lập CSDL từ sơ đồ ERD. 10. Ưu và nhược điểm của việc thiết kế phần mềm mới và mua phần mềm có sẵn trên thị trường. 11. So sánh phương pháp thiết kế phần mềm từ đỉnh xuống và từ dưới lên. Cho ví dụ. 12. Trình bày các phương pháp thiết kế giao diện người – máy và cho ví dụ. 13. Dựa vào các phân tích sơ bộ dưới đây, hãy xây dựng sơ đồ quan hệ - thực thể (ERD), trên cơ sở đó thiết kế các tệp dữ liệu cho mỗi bài toán quản lý sau: a. QUẢN LÝ SỐ LƯỢNG NGÀY CÔNG CỦA CÁC NHÂN VIÊN Để quản lý việc phân công các nhân viên tham gia vào xây dựng các công trình. Công ty xây dựng ABC tổ chức quản lý như sau: Cùng lúc công ty có thể tham gia xây dựng nhiều công trình, mỗi công trình có một mã số công trình duy nhất (MACT), mỗi mã số công trình xác định các thông tin như: Tên gọi công trình (TENCT), địa điểm (ĐIAĐIEM), ngày công trình được cấp giấy phép xây dựng (NGAYCP), ngày khởi công (NGAYKC), ngày hoàn thành (NGAYHT). Mỗi nhân viên của công ty ABC có một mã số nhân viên (MANV) duy nhất, một mã số nhân viên xác định các thông tin như: Họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), giới tính (GIOITINH), địa chỉ (ĐIACHI). Công ty phân công các nhân viên tham gia vào các công trình, mỗi công trình có thể được phân cho nhiều nhân viên và mỗi nhân viên cùng lúc cũng có thể tham gia vào nhiều công trình. Với mỗi công trình một nhân viên có một số lượng ngày công (SLNGAYCONG) đã tham gia vào công trình đó. Công ty có nhiều phòng ban (Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức, Phòng chuyên môn, Phòng Tổng hợp). Mỗi phòng ban có một mã số phòng ban (MAPB) duy nhất, mỗi mã phòng ban ứng với một tên phòng ban ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

102

 Bài giảng HTTTQL

Chương 4. Thiết kế HTTTQL

(TENPB). Mỗi phòng ban quản lý nhiều nhân viên, mỗi nhân viên thuộc sự quản lý của một  phòng ban. b. QUẢN LÝ VIỆC MƯỢN/TRẢ SÁCH Ở MỘT THƯ VIỆN Một thư viện tổ chức việc cho mượn sách như sau: Mỗi quyển sách được đánh một mã sách (MASACH) dùng để phân biệt với các quyển sách khác (giả sử nếu một tác phẩm có nhiều bản giống nhau hoặc có nhiều tập thì cũng xem là có mã sách khác nhau), mỗi mã sách xác định các thông tin khác gồm: tên sách (TENSACH), tên tác giả (TACGIA), nhà xuất bản (NHAXB), năm xuất bản (NAMXB). Mỗi độc giả được thư viện cấp cho một thẻ thư viện, trong đó có ghi rõ mã độc giả (MADG), cùng với các thông tin khác như: họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), địa chỉ (ĐIACHI), nghề nghiệp (NGHENGHIEP), điện thoại liên hệ (SODT). Cứ mỗi lượt mượn sách, độc giả phải đăng ký các quyển sách cần mượn vào một  phiếu mượn, mỗi phiếu mượn có một số phiếu mượn (SOPM) khác nhau, mỗi phiếu mượn xác định các thông tin như: tên độc giả, mã độc giả, ngày mượn sách (NGAYMUON), tên sách (R), mã sách (R), ngày trả sách (NGAYTRA) (R). Thư viện viên căn cứ vào phiếu mượn để vào kho lấy sách cho độc giả. Thư viện viên ghi mã sách vào phiếu mượn, chuyển sách cho độc giả cho độc giả và đưa độc giả ký vào  phiếu mượn. Khi độc giả trả sách, thư viện viên tìm phiếu mượn, ghi ngày trả của tên sách tương ứng và ký nhận vào phiếu mượn. Các quyển sách trong cùng một phiếu mượn không nhất thiết phải trả trong một lần. Mỗi quyển sách có thể thuộc nhiều phiếu mượn khác nhau (tất nhiên là tại các thời điểm khác nhau).

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

103

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Cài đặt và khai thác hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu để xây dựng một HTTT quản lý. Nội dung của giai đoạn này là thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai sử dụng nó. Để đảm bảo không gây ra biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý, chúng ta cần xây dựng một kế hoạch cài đặt và chuyển giao thận trọng và tỉ mỉ.

5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc được trong hệ thống. Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào hiện trạng thực tế của hệ thống, như cấu hình của các thiết bị, nơi làm việc của người sử dụng, chế độ vận hành của hệ thống.  Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm: a/ Cài đặt phần mềm ứng dụng. Phần mềm ứng dụng thường được cài đặt chung với các  phần mềm khác, đặc biệt là nó được cài đặt trên một hệ điều hành cụ thể, do đó các phần mềm  phải có khả năng hoạt động chung với nhau. Nhiệm vụ của người cài đặt phần mềm sẽ là giải quyết các xung khắc giữa các phần mềm nếu nó xảy ra, giải quyết sự không tương thích giữa  phần mềm và lớp nền hệ điều hành hay các phần mềm hỗ trợ, như bộ gõ phím tiếng Việt.  b/ Thiết lập thông số cấu hình của hệ thống để hệ thống hoạt động tốt nhất và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Các thông số này quy định các tính chất xử lý của phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi. c/ Thiết lập quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho người sử dụng. d/ Lập hồ sơ về các thông số cấu hình cho hệ thống, gồm vị trí đặt thiết bị, thông số cấu hình, phiên bản cài đặt và các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng.

5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG Hầu hết các HTTT quản lý mới đều cần phải qua giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, cho dù hệ thống cũ có được thực hiện bằng máy tính hay không. Chuyển đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống cũ sang hệ thống mới và cần bảo đảm rằng tất cả các hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn hoặc ách tắc do hệ thống mới. Các tác nghiệp trong tổ chức liên quan rất nhiều đến các nguồn lực thực hiện, trong đó có nội dung thông tin, quy trình thực hiện, con người và các phương tiện mà họ dùng để làm việc như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu…  Những người nhân viên của tổ chức, với vai trò là đối tượng thụ hưởng thành quả của hệ thống mới, không phải là đối tượng cần chuyển đổi (thay bằng người nhân viên khác), nhưng họ cũng cần được huấn luyện để làm việc trên hệ thống mới. 5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống Vì tổ chức không thể duy trì song hành hai HTTT cùng chức năng (nhưng có thể tạm thời vận hành hai hệ thống trong thời gian chuyển đổi), nên việc chuyển đổi hệ thống luôn ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

104

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

luôn đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị trước cho nội dung cần chuyển đổi và trình tự chuyển đổi hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý mới Phần cứng  phần mềm

Công nghệ quản lý

Các biểu mẫu

Quy trình nghiệp vụ

Con người

CSDL

Hệ thống thông tin quản lý cũ Phần cứng  phần mềm

Dữ liệu

Công nghệ quản lý

Các biểu mẫu

Quy trình nghiệp vụ

Dữ liệu

Con người

Dữ liệu

 Hình 5.1 Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của HTTT quản lý, đó là: a/ Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị , nếu như chúng không còn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu. b/ Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần mềm của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường đòi hỏi hệ điều hành tương ứng (ví dụ, thay hệ điều hành Windows 98 bằng Windows XP để bảo mật tốt hơn cho các ứng dụng). c/ Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các HTTT đều cần có các biểu mẫu để định khuôn cho dữ liệu hoặc thông tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các  biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu cũ. d/ Chuyển đổi công nghệ quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống và phương thức lưu trữ thông tin. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

105

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

e/ Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trò, trách nhiệm của từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc). Việc ban hành quy trình nghiệp vụ mới có ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực để cho tất cả mọi người trong tổ chức ý thức được cách phối hợp thực hiện công việc trên hệ thống mới mà không bị lúng túng khi chuyển đổi.  f/ Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và các nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan. Trong tất cả các nội dung cần chuyển đổi nêu trên thì việc chuyển đổi kỹ thuật lại tương đối nhanh chóng và chuẩn mực hơn cả vì nó liên quan đến việc lắp đặt, thay thế các trang thiết bị, mạng máy tính, các phương tiện truyền thông thông tin… Còn việc chuyển đổi có liên quan đến yếu tố con người lại tương đối kéo dài và phức tạp hơn. Về cơ bản là cũng những con người đó với các thói quen, tác phong làm việc cũ, nay lại phải chuyển sang môi trường làm việc mới với những thay đổi cơ bản. Đó là một thách thức lớn, cần có thời gian để thích nghi. Các nhà tin học quản lý đưa ra khái niệm “hàng rào tâm lý” khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đó là việc các cán bộ quản lý cũ thường e ngại khi chuyển sang hệ thống mới, vị trí và quyền lợi của họ có thể bị ảnh hưởng. Trong nhiều tổ chức, các nhà quản lý thường có thâm niên công tác lâu năm, khả năng thích ứng với ứng dụng công nghệ mới không cao bằng đội ngũ cán bộ trẻ tuổi. Khi sang hệ thống mới, họ lại phải thích nghi lại từ đầu, phải cố gắng học hỏi để làm chủ được các trang thiết bị của hệ thống và công nghệ quản lý mới. Đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và các nhà quản lý trong bộ máy lãnh đạo nói riêng vì nếu không tạo được sự nhất trí, ủng hộ cao trong tập thể thì dù hệ thống mới có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể phát huy được hiệu quả to lớn vốn có của nó.  g/ Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Để tránh ách tắc công việc khi hệ thống mới chưa có dữ liệu, các nội dung dữ liệu trong CSDL cũ cũng được chuyển sang CSDL mới, theo cấu trúc mới.  Như chúng ta đã biết, dữ liệu có thể coi là mạch máu của các HTTT quản lý. Do đó việc biến đổi dữ liệu một vấn đề vô cùng quan trọng trong khi cài đặt HTTT quản lý. Nếu việc này làm không tốt thì quá trình cài đặt có thể bị thất bại. Trong mọi trường hợp, dữ liệu trong HTTT quản lý cũ dù có được lưu trữ thủ công hay không thì khi cài đặt hệ thống mới, các dữ liệu ấy đều cần có cách giữ lại để sử dụng.  Nhưng dữ liệu trong hai hệ thống thường không tương thích với nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập nên các thao tác biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Các nội dung cần thực hiện trong quá trình biến đổi dữ liệu: - Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi (thường là tương ứng với các tệp dữ liệu đã được thiết kế trong HTTT quản lý mới), xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

106

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

- Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi các nội dung dữ liệu cụ thể (thường là thuộc bộ phận chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó) - Xác định khối lượng và chất lượng của dữ liệu (độ chính xác, tính đầy đủ và thứ tự, dữ liệu có thể được lưu trữ thủ công hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính). Việc chuyển một tài liệu được ghi chép trên sổ sách, giấy tờ thành một tệp dữ liệu trên máy tính thường cần một kế hoạch chu đáo và đòi hỏi nhiều thời gian hơn cả thời gian thiết kế hệ thống mới. Cần xác định được chính xác khối lượng dữ liệu cần xử lý và chất lượng của các dữ liệu đó, từ đó mới ước lượng được thời gian, chi phí và nhân công tham gia quá trình chuyển đổi. - Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu. - Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt. - Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu được đưa vào CSDL của HTTT quản lý mới. - Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ thống quản lý cũ đã có các tệp dữ liệu trên máy tính thì tốt nhất là tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau đó mới đến các tệp mới chuyển từ phương pháp thủ công. - Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới. Cần lưu ý là cùng một nội dung thông tin có thể xuất hiện ở nhiều văn bản khác nhau, cùng một văn bản lại được gửi đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Riêng đối với các văn bản đến tổ chức và văn bản được tổ chức phát hành thường được lưu trữ đầy đủ ở bộ phận quản lý công văn của đơn vị (bộ phận văn thư). Do đó không nên đơn thuần đếm số lượng văn  bản khi đã biết văn bản đó đã được phân công cập nhật và chuyển đổi ở bộ phận khác. 5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống Trình tự thực hiện các công việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc vào các phương pháp chuyển đổi. Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên  Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất. 5.2.2.1  Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)  Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng. Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho phép thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so với HTTT quản lý cũ. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

107

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

 Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hoàn chỉnh hẳn), toàn bộ công việc sẽ bị ách tắc. Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp đó, cần tiến hành các thao tác sau đây: - Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ - Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu - Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống. - Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống - Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy in… Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản  phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả… Thời gian Chuyển đổi trực tiế

HTTTQL cũ

Chuyển đổi song song

HTTTQL cũ

Chuyển đổi theo giai đoạn

HTTTQL cũ

Chuy n đ i thăm dò

HTTTQL mới

HTTTQL mới

HTTTQL mới

HTTTQL cũ

HTTTQL cũ

HTTTQL mới

HTTTQL cũ

HTTTQL cũ

HTTTQL mới

HTTTQL mới

HTTTQL mới

HTTTQL mới

 Hình 5.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 5.2.2.2  Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)  Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức. Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

108

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn, thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.  Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống. Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây: - Xác định thời gian hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất. - Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được cập nhật vào Hệ thống mới. - Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. Thường thì lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống cùng hoạt động. 5.2.2.3  Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion) Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống. Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi. Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.  Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý  phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu. Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây: - Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo phương thức trực tiếp hay song song. - Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định không, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục không… - Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện - Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

109

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

5.2.2.4  Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion)  Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý công việc giống nhau (như các bưu cục), thì chuyển đổi bằng cách thăm dò sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là “pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt. Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu có chúng cũng được phân tán theo thời gian và không gian, tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hoàn chỉnh.  Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích.

5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện Mục tiêu của công tác huấn luyện là giúp những người sử dụng và những người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất. Các hệ thống mới thường đưa ra nhiều chức năng, tiện ích mà người sử dụng cần phải sẵn sàng để làm việc với nó, nhận biết được nó làm được gì cho họ, làm như thế nào và họ đã có đủ tự tin để làm việc với nó hay chưa. Trong khi đó, đa số các nhà quản lý, các nhân viên của tổ chức là các người sử dụng lại chưa được tiếp cận với hệ thống mới mà chỉ quen làm việc trong hệ thống cũ. Chính vì vậy, việc huấn luyện đặc biệt cần thiết khi thiết lập hệ thống mới. Công tác huấn luyện giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian bố trí cho các cán bộ nhân viên đi học các khóa học chính quy về các vấn đề liên quan; tối thiểu hóa các giám sát cần  phải có; tăng tính năng động và mức độ thích nghi của người sử dụng, cung cấp các kỹ năng, kỹ xảo sử dụng hệ thống; đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả trong quá trình vận hành. 5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện Có nhiều nội dung huấn luyện cần xem xét để thực hiện tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người sử dụng như các kiến thức cơ bản về máy tính và HTTT quản lý, kiến thức quản lý, các kỹ năng, kỹ xảo cần có… Mỗi nội dung huấn luyện được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như: hướng dẫn từng người, tổ chức lớp tập huấn, thực tập trên  phần mềm dùng để huấn luyện. Các nội dung huấn luyện cụ thể là: a/ Nhận thức về máy tính: giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết  bị; làm quen với các máy tính cá nhân, các khả năng của máy tính…  b/ Nhận thức về hệ thống: giới thiệu các chức năng của hệ thống, hệ thống có khả năng thực hiện được những công việc gì, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, các hệ thống mẫu  biểu, những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống và ngược lại, hệ thống tác động đến ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

110

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

những khía cạnh quản lý nào… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống (từ các nhà quản lý các cấp đến từng cán bộ, nhân viên). c/ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong toàn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chức năng liên quan của hệ thống, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin…; cần bố trí cho họ trực tiếp thao tác, giao tiếp với hệ thống một cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để bản thân họ  phát hiện ra được những vướng mắc, cách xử lý các sự cố… Phương châm của công tác huấn luyện là: - Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế - Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến hệ thống - Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng hệ thống - Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa hệ thống mới vào sử dụng. - Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện. Quá trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước: - Lập kế hoạch các nhu cầu: ai cần được huấn luyện, họ cần được huấn luyện vấn đề gì, khi nào cần huấn luyện và mức độ hoàn thiện cần đạt tới. - Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng: huấn luyện từng người tại nơi làm việc hay tổ chức lớp tập huấn. - Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện tương ứng: chuẩn bị các chuyên đề, bố trí giảng viên, lập thời khóa biểu huấn luyện. - Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành) - Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện.

5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG Mặc dù sau khi được huấn luyện, người sử dụng có thể an tâm làm việc trên hệ thống mới, nhưng họ có thể không xử lý được các tình huống khó khăn, như có thêm công việc chưa từng làm trên máy, bị hỏng dữ liệu, quên password, hay máy tính bị trục trặc…  Những tình huống khó khăn này phát sinh vào bất cứ lúc nào tại bất cứ nơi nào trong trong hệ thống và chúng cần được trợ giúp từ những người hiểu biết để tháo gỡ. Chúng được xếp vào loại “rủi ro” và hỗ trợ sử dụng là một dạng xử lý rủi ro của tổ chức. Vì vậy, các kênh hỗ trợ sử dụng được thiết lập cho phù hợp với việc khắc phục các tình huống khó khăn, hoặc gây nguy hại đến hệ thống và phải luôn luôn sẵn sàng. Tuy nhiên, việc khắc phục khó khăn do sự cố không phải lúc nào cũng thành công và thường tốn kém (vì phải duy trì thường xuyên nguồn nhân lực hỗ trợ). Do đó, xây dựng các biện pháp phòng tránh sẽ tốt hơn là chỉ quan tâm đến khắc phục sự cố.

5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG Sau khi được triển khai và ứng dụng, các tổ chức thường mong muốn kéo dài thời gian ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

111

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

sống của hệ thống bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Việc cải tiến hệ thống được thực hiện tuần tự theo 4 bước: a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi. Đây là một công việc quản lý cấu hình của hệ thống và được thực hiện bằng cơ chế giám sát, theo dõi của các nhà quản lý. b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với hệ thống . Việc phân tích yêu cầu thay đổi dựa trên cân nhắc giữa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng (lợi ích) của chúng đối với tổ chức và thường đưa đến các trường hợp được xếp theo thứ tự ưu tiên giải quyết như sau: - Sửa lỗi cho hệ thống (ưu tiên cao nhất). - Thay đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường mà hệ thống hoặc tổ chức đang vận hành (đáp ứng cho nhu cầu thích nghi). - Cải tiến hệ thống để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai (theo nhận thức của các nhà quản lý). c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu như thành lập dự án mới, sử dụng nhóm  bảo trì sẵn có hoặc thuê mướn các công ty khác thực hiện. d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống , trong đó các tài liệu cấu hình cần phải cập nhật lại cho phù hợp với thực tế, đặc biệt là các version/release của phần mềm.

5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống Việc biên soạn tài liệu hệ thống có vai trò rất quan trọng và là trách nhiệm của người thiết kế hệ thống. Tài liệu của hệ thống gồm hai loại chính: Tài liệu mô tả hệ thống , là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu cấu hình. Các loại tài liệu này có thể chia thành hai nhóm: tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu là mô tả chương trình và cấu trúc dữ liệu) và tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Các loại tài liệu của hệ thống được cập nhật suốt quá trình sử dụng và phát triển hệ thống để phản ánh đúng thực tế, làm cơ sở cho việc quản lý hệ thống. Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản, gồm số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng  NSD 1 NSD 2 và các thay đổi so với phiên bản trước. Vai trò

Chức năn 1

Chức năn 2

Vai trò

Chức năn 3

Chức năn 4

 Hình 5.3 Hướng dẫn sử dụng theo vai trò

Tài liệu sử dụng : là tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. Đối với người sử dụng, tài liệu sử dụng là cầu nối giữa các chức năng của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc và trách nhiệm của người sử dụng. Các nhu cầu này

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

112

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

được diễn tả thành các vai trò xử lý trên hệ thống, ví dụ: vai trò giám sát kho cần các chức năng tính số lượng hàng tồn kho, nhận hàng, xuất hàng; ngoài ra, một số nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò như vừa giám sát kho, vừa kết toán kho. Do đó, tài liệu này cần phải mô tả từng vai trò và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. Bằng cách này tài liệu sẽ hữu dụng vì theo sát với thực tế. Các nội dung và yêu cầu chi tiết của tài liệu hệ thống: a/ Phần mục lục: cung cấp thông tin cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát các nội dung một cách dễ dàng. Các nội dung cần được liệt kê theo cái nhìn của nhà quản lý chứ không phải theo cách nhìn của người thiết kế hệ thống.  b/ Trang nhan đề: Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc của tác giả, ngày xuất bản; tên và địa chỉ, số điện thoại liên hệ của người có thể giải đáp các thắc mắc khi cần thiết; tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về cập nhật thông tin của hệ thống. c/ Tóm tắt hệ thống: phần này nên ngắn gọn, dùng ngôn ngữ phi kỹ thuật bao gồm các nội dung: - Quy trình thao tác của hệ thống - Mô tả toàn bộ hệ thống; mô tả hoạt động cho mỗi phần hoặc mỗi vị trí liên quan - Lập thời gian biểu cho những hoạt động bị báo động về thời gian (ngày, tuần, năm…) d/ Các tài liệu/dữ liệu đầu vào cho máy tính: nguồn gốc của các dữ liệu vào; mô tả cách sử dụng các biểu mẫu; quy tắc cập nhật (tần suất, thời gian, số lượng…), kiểm tra dữ liệu vào; nơi nhận và có trách nhiệm nhập dữ liệu vào; cách hoàn chỉnh các trường dữ liệu, cách sửa chữa dữ liệu khi bị nhầm lẫn; giải thích các thông báo lỗi… e/ Các tài liệu/dữ liệu đầu ra từ hệ thống: mô tả xuất xứ các bản báo cáo, các mẫu báo cáo, giải thích nội dung các trường dữ liệu, cách xem và in các báo cáo, chế độ in (tức thời hay không tức thời), nơi nhận tài liệu, các thông báo lỗi… f/ Cơ sở dữ liệu: danh sách các tệp dữ liệu với mô tả ngắn gọn; danh sách các thông tin liên quan đến mỗi tệp dữ liệu; mô tả từng trường dữ liệu. g/ Các sơ đồ luồng dữ liệu và lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích các thuật ngữ kỹ thuật cần thiết, tên các quá trình trong máy tính h/ Các tiến trình/ xử lý trên máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo dữ liệu input và output, tham khảo các chương trình, giải thích các thông báo đối với mỗi tiến trình. i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng bộ nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ),  phân cấp các mức ưu tiên… 5.6.2 Quản lý cấu hình Quản lý cấu hình là các xử lý bảo đảm rằng chỉ có những thay đổi có kiểm soát mới được chấp nhận trong hệ thống. Điều này rất quan trọng trong các hệ thống quản lý có chất lượng (ISO, CMM, TQM,…), vì các thay đổi (thường liên quan đến nhiều công việc khác ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

113

 Bài giảng HTTTQL

Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL

nhau, hoặc nhiều người) phải được nhận thức (hoặc kiểm soát) từ góc độ của tổ chức chứ không phải từ một nhóm cá nhân. Ví dụ, một sự thay đổi trên phần mềm đã được thực hiện trên máy tính của người sử dụng (chức năng xử lý đã thay đổi) sẽ làm cho những người hỗ trợ sử dụng bị lúng túng nếu họ không biết về thay đổi này. Để quản lý cấu hình, thì tất cả các thông số cấu hình hệ thống (bao gồm cả version của chương trình, phân quyền sử dụng và quy trình khai thác) đều phải được ghi vết trong tài liệu quản lý cấu hình sau khi hệ thống được cài đặt hoặc cải tiến; và các yêu cầu thay đổi được giải quyết theo quy trình đã ban hành, hoặc theo cách nào đó mà tổ chức có thể kiểm soát được.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 1. Trình bày các nội dung chính của quá trình cài đặt HTTT quản lý. 2.  Nêu các bước cần thực hiện để biến đổi dữ liệu từ HTTT cũ sang HTTT mới. 3. Trình bày nội dung và yêu cầu của các phương pháp chuyển đổi HTTT. Nêu ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương pháp. 4. Vì sao phải huấn luyện người sử dụng? Hãy nêu nội dung và phương pháp tổ chức huấn luyện người sử dụng. 5.  Nêu nội dung chính của các tài liệu hướng dẫn người sử dụng.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

114

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG Sau khi nghiên cứu các nội dung có tính phương pháp luận trong quá trình thiết kế và cài đặt một HTTT quản lý, chúng ta sẽ tìm hiểu mô hình tổng quát của các HTTT quản lý đang được áp dụng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức). Các mô hình này là cơ sở quan trọng để xây dựng các HTTT quản lý ứng dụng trong thực tiễn. Trong chương 6, chúng ta sẽ được giới thiệu các mô hình HTTT quản lý cấp chuyên gia và các HTTT quản lý chức năng của các tổ chức, cụ thể là: - HTTT quản lý văn phòng  có chức năng quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; - HTTT xử lý giao dịch - giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD; - Các HTTT quản lý chức năng   được thiết kế để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng, hỗ trợ các quá trình ra các quyết định theo chức năng, bao gồm: HTTT Tài chính – Kế toán, HTTT quản lý sản xuất – kinh doanh, HTTT Marketing và HTTT quản trị nhân sự.

6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 6.1.1 Khái niệm HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát. Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho công việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành. Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức. Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu. Tính kiểm soát  thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử lý các báo cáo của người quản lý. Sơ đồ tổng quát về cơ chế hoạt động của HTTT quản lý văn phòng được biểu diễn trong hình vẽ 6.1. Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ giữa các tổ chức kinh tế diễn ra trên phạm vi ngày càng rộng. Nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin, tài liệu giữa các văn phòng ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

115

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

của các tổ chức là một tất yếu khách quan. HTTT quản lý văn phòng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực này. Nó có khả năng làm tăng năng suất của bộ máy quản lý và cho phép bộ máy này tiếp nhận một cách đáng kể các thông tin về kinh tế, thương mại… HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

Input

- Bàn phím - Máy đọc âm thanh - Máy quét…

Các chức năng xử lý và kiểm tra

Output

- Màn hình - Máy in - Máy phát âm thanh…

Lưu trữ

 Hình 6.1. Sơ đồ tổng quát HTTT quản lý văn phòng 6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra Các nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý văn phòng bao gồm tất cả các tài liệu, thư từ, văn bản, các yêu cầu… đến tổ chức (qua bộ phận văn phòng / văn thư của tổ chức).  Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài tổ chức, cũng có thể từ các bộ phận, cá nhân bên trong tổ chức. Các nguồn dữ liệu đầu ra từ HTTT quản lý văn  phòng bao gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, thống kê, trả lời các yêu cầu… - Văn bản đi - Báo cáo tổng hợp, thống kê… - Trả lời các yêu cầu - Lịch công tác - Giấy mời họp…

- Văn bản đến - Tài liệu, thư từ… - Đăng ký phương tiện đi lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị… - Thông tin giao việc Thông tin vào

HTTT VĂN PHÒNG

Thông tin ra

CSDL Văn phòng  Hình 6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT quản lý văn phòng Ví dụ như đối với chức năng quản lý công việc (theo dõi tình hình thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân) của hệ thống này, các dữ liệu đầu vào là các thông tin giao việc của ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

116

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

lãnh đạo (nội dung công việc, thời điểm hoàn thành, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp…); các dữ liệu đầu ra là các báo cáo kết quả công việc, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc của các đơn vị (theo tuần, tháng, quí, năm…). 6.1.3 Các chức năng cơ bản HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống quản lý. Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ thể, các chức năng của HTTT quản lý Văn phòng là: - Quản lý công văn (đến, đi, trình ký) - Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ… - Quản lý tình hình thực hiện công việc - Quản lý hồ sơ công việc - Quản lý quy trình làm việc - Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm) - Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm) - Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân - Quản lý văn phòng phẩm - Quản lý phương tiện đi lại… Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây: 6.1.3.1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài. a. Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ  phận thừa hành. Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định,  phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau: - Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy) để truyền đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện thoại, hoặc cuộc họp có biên bản. Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường ”, “khẩn”, “mật ”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này. - Khuôn mẫu cho thông tin. Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

117

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Trách nhiệm xử lý thông tin. tin. Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin hình thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi ro. - Quy trình xử lý. Quy lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho các công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiểm soát trạng thái diễn biến của công việc và cải tiến quy trình. b. Các kênh thông tin phi hình thức thường thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc các buổi họp không có biên bản. Mục đích của các kênh thông tin này là để giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước. 6.1.3.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của HTTT quản lý văn  phòng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi rã i nhất. Soạn thảo văn bản bả n là quá trình sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ thống quản lý, lưu trữ và in ấn các văn bản này. Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thống này. Người ta có thể sử dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, báo cáo của các công trình nghiên cứu… Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm tối thiểu sau đây: máy vi tính, máy in, máy m áy photocopy… 6.1.3.3  Xác thực thông tin, tin, phát hành và phân phân phối tài liệu Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức – các tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu). Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài liệu là tài sản của tổ chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm soát - chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Tài liệu đôi khi cần phải được chuyển giao gấp để giải quyết công việc cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyển giao như khẩn, mật. 6.1.3.4  Kiểm soát hiệu lực của của tài liệu Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm soát” (như quy trình, văn bản đang trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành. Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

118

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

 phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người người đang hoặc sẽ sử dụng. 6.1.3.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý. Kết quả xử lý một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo thành một chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu. Do đó, việc theo dõi kết quả thực hiện công việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức để đưa ra các biện pháp phù hợp. 6.1.3.6   Lưu trữ thông tin, tin, tài liệu Hầu hết các loại thông tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài trong tổ chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và đựợc quản lý theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ. Các phương  pháp lưu trữ có cùng nguyên tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin phải có phương pháp  phục hồi thông tin tương ứng. 6.1.4 Công nghệ văn phòng Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các HTTT quản lý văn phòng được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động quản lý văn  phòng. Hệ thống được liên kết với các máy in, máy photo thông minh, thiết bị quét quang học, máy fax, các hệ thống điện thoại, hội họp qua cầu truyền hình… 6.1.4.1 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa  In ấn, sao chụp là chụp  là một nhu cầu không thể thiếu được trong công tác văn phòng. Đó là quá trình tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu, kể cả những tài liệu đầu ra của quá trình soạn thảo văn bản hay quá trình trì nh xử lý số liệu. - Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp, trong trường hợp số bản cần in không nhiều hoặc trong trường hợp cần tạo hàng loạt những văn bản có nội dung gần giống nhau, chỉ khác nhau ở một số thông tin liên quan đến số liệu cá nhân (khi này, người ta sẽ sử dụng tính năng trộn văn bản của hệ soạn thảo văn bản). - Trong trường hợp số lượng bản in nhiều và tốc độ là vấn đề cần quan tâm thì có thể chọn phương pháp sao chụp như máy fotocopy. Thiết bị sao chụp tỏ ra ưu việt hơn cả là máy sao chụp thông minh. Các máy sao chụp này là những thiết bị điều khiển bằng máy tính có khả năng truyền thông với các máy má y tính khác hay các máy sao chụp thông minh khác. Vi đồ họa là họa là quá trình thu nhỏ văn bản giấy tờ trên giấy và lưu chúng trên film. Kỹ thuật vi đồ hoạ thường được sử dụng để giảm không gian lưu trữ một lượng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp. 6.1.4.2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh Các hệ thống số hoá chuyển hoá chuyển đổi các văn bản, sơ đồ và hình ảnh thành một chuỗi các điểm và chuyển các điểm này lên đĩa hay bộ nhớ nhưng không hiểu nó quét nội dung gì.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

119

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Fax là một dạng thiết bị số hoá đã được sử dụng từ lâu. Đó là một thiết bị quét quang học, có tác dụng “thu nhỏ” văn bản và hình ảnh đồ hoạ trên giấy thành các xung điện, có thể truyền tải tới các thiết bị fax tương thích thông qua đường điện thoại hoặc nối mạng khác. Các máy fax tốc độ cao có thể được trang bị bộ chọn tự động và nạp giấy tự động, vậy nên có thể thực hiện được việc nhận và gửi fax một cách tự động. Chúng có thể được sử dụng hỗn hợp với các hệ thống hội nghị viễn thông để thực hiện việc chia sẻ các tài liệu và gửi nhanh tới các địa điểm tham gia hội nghị. Các hệ thống nhận dạng quang học gồm học  gồm các thiết bị và phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR (OCR - Optical Character Recognition) Recognition) hay thiết bị và phần mềm nhận dạng ký hiệu. Thiết bị OCR không chỉ quét dữ liệu và văn bản mà còn “hiểu” “hiểu” những  những gì nó quét. Nó có thể quét văn bản trên giấy, chuyển đổi văn bản thành thông tin số và thực hiện lưu trữ chúng trên đĩa ở dạng các số và ký tự. Và một khi thông tin đã được lưu trên đĩa thì có thể dùng các  bộ xử lý dữ liệu và văn bản để hiệu chỉnh và và tiến hành những thao tác xử xử lý khác. Thiết bị OCR có thể được sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn bản thủ công sang hệ thống điện tử và từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác. Đối với các tổ chức phải xử lý một lượng lớn giấy tờ sổ sách được đánh máy hoặc in ra bằng máy tính thì các máy quét quang học tỏ ra rất kinh tế. 6.1.4.3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử Với các hệ thống thư điện tử  dựa  dựa trên máy tính, người dùng có thể truyền thư tín tới một hay tất cả mọi người sử dụng trên mạng mà không cần đến thư giấy. Người sử dụng có thể thực hiện truyền thư, xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh hoặc xoá thư và các bản thông báo mà không cần đến máy in. Một hệ thống thư điện tử cần phải có một mạng máy tính, một dung lượng đĩa nhất định và phần mềm quản trị và kiểm soát hệ thống thư. Mỗi người sử dụng phải có một thiết bị đầu cuối (như một máy tính cá nhân) có hoà vào một mạng cục bộ. Mỗi người sử dụng được phân một phần dung lượng đĩa và được gán một mã số E - Mail, giúp người sử dụng và các cá nhân khác định danh địa chỉ hộp thư của người đó.  Nhiều hệ thống thư điện tử còn cho phép người dùng gắn kèm các tệp tin nên người dùng có thể truyền tài liệu cùng các tệp tin kèm theo nội dung thư. Với những hệ thống thư điện tử tân tiến hơn, người ta còn có thể gắn kèm những nội dung âm thanh điện tử vào thư điện tử để gửi đi, như vậy khi nhận thư điện tử, người nhận còn được nghe một yêu cầu hay lời nhắc của người gửi thư như “Yêu cầu gửi ngay báo cáo bán hàng tháng 1!” và để trả lời thư điện tử, người nhận có thể chỉ cần nói một câu ngắn gọn “Tôi sẽ gửi ngay báo cáo trong ngày hôm nay” mà không cần soạn nội dung thư. Một trong những ưu điểm chính của thư điện tử là tránh được tình huống hay gặp phải khi sử dụng điện thoại để liên lạc, đó là khi gọi điện thoại mà máy bị bận hay người được gọi không có mặt. Các hệ thống điện thoại điện tử  thường   thường sử dụng phần mềm chạy trên thiết bị PBX –  P rivate B rivate Branch ranch E   E  xchange,  xchange, ví dụ như phần mềm Audix của AT&T hay phần mềm CINDI của tổ hợp điện tử Genessis, hay Phone Mail của tổ hợp Rolm. Những hệ thống kiểu này rất giống

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

120

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

với hệ thống thư điện tử, chỉ khác một điểm là thay vì một thông báo ở dạng văn bản là một thông báo ở dạng âm thanh. Các hệ thống điện thoại điện tử yêu cầu phải có một máy tính, bộ nhớ trên đĩa và các hộp thư như trong hệ thống điện thoại điện tử. Thiết bị gửi và nhận thông báo là một chiếc điện thoại. Các cuộc gọi đã số hoá có thể mở ra nghe lại, hoặc gửi cho một/ một nhóm hay tất cả các địa chỉ; có thể được lưu lại hoặc xoá đi như các thư điện tử. Người sử dụng có thể truy nhập vào hộp thư của mình bằng cách quay số từ một điện thoại bất kỳ và sử dụng các phím  bấm điện thoại để nghe lại một cuộc gọi trong hộp điện thoại điện tử. 6.1.4.4 Các hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử Hội thảo điện tử cho phép tiến hành các hội nghị mà các thành viên tham dự không cần đến những chuyến đi để gặp nhau tại địa điểm hội nghị như truyền thống. Có ba kiểu hội nghị điện tử khác nhau: điện thoại hội nghị, cầu truyền hình và hội nghị Internet.  Điện thoại hội nghị: Sử dụng điện thoại để giao tiếp giữa ba người hoặc nhiều hơn ở ít nhất hai địa điểm. Tuy vậy sẽ rất khó khăn khi số người tham gia đông vào cầu điện thoại. Cầu truyền hình: Cho phép người tham gia gặp nhau trực diện nhưng không phải đi đến cùng một địa điểm, loại trừ được lãng phí thời gian và công sức.  Hội nghị Internet: Là sự trao đổi điện tử các tài liệu ở dạng các bản viết được đưa vào máy tính ở các địa điểm khác nhau để thảo luận về một vấn đề nào đó. 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng 6.1.5.1 Các phần mềm chung Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn  bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử… Các phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp - gọi là chế bản điện tử - đã được kết hợp với các máy in chất lượng cao như laser, màn hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo ra các hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhận, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình hoạ trên một trang của tài liệu… chỉ bằng cách sử dụng một máy vi tính. Máy quét cho phép số hoá văn bản, hình ảnh, sơ đồ, các hình vẽ và chèn chúng vào các tài liệu, còn màn hình và máy in với độ phân giải cao đảm bảo một tài liệu có chất lượng cao.  Ngoài ra còn có những phần mềm cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ soạn thảo khác. 6.1.5.2 Các phần mềm chuyên dụng Các phần mềm chuyên dụng được thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn  phòng như quản lý công văn, hồ sơ công việc, quản lý tình hình thực hiện công việc; quản lý việc lập lịch công tác; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất (phòng họp, phương tiện đi lại, văn phòng phẩm…); quản lý các loại thông tin khác của tổ chức… Hiện tại, nhiều công ty phần mềm đã thiết kế và chào bán các phần mềm quản lý văn  phòng và các phần mềm này cũng đã được nhiều tổ chức sử dụng. Ví dụ như: ♦ Phần mềm PORTAL OFFICE  (trước đây là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS), là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

121

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng và là một sản phẩm thuần Việt cùng với những giao diện thân thiện với người sử dụng. Phiên bản mới, PORTAL OFFICE 2009, ngoài việc nâng cấp các chức năng có sẵn còn được bổ sung nhiều tính năng mới nhằm mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp trong việc tin học hóa các hoạt động quản lý và xây dựng hệ thống ISO điện tử. Sử dụng PORTAL OFFICE sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích thiết thực như: - Hỗ trợ cấp quản lý điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. - Tạo một văn phòng ảo, một cổng thông tin truyền thông, cộng tác kết nối các thành viên, phòng ban, chi nhánh. - Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, văn bản tài liệu, hồ sơ công việc,... Thông qua đó cung cấp thông tin cho đúng người cần, đúng thời điểm làm tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại. - Giải quyết được vấn đề có quá nhiều ứng dụng chồng chéo và không thống nhất, gây khó khăn cho việc sử dụng và tốn kém chi phí đầu tư. Giải pháp này đã được triển khai ứng dụng cho hơn 300 khách hàng với khoảng 5000 thành viên sử dụng mỗi ngày, trong đó có nhiều khách hàng lớn như: Ngân hàng TMCP EXIMBANK, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chế biến Dầu khí (PVPro), Công ty Cổ phần Đầu tư Khoan Dầu khí - PVD Invest và hàng trăm doanh nghiệp khác. ♦ HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN) với các tính năng nổi bật như sau: - Số hoá và lưu trữ mọi loại thông tin: công văn đến, công văn đi, báo cáo, tài liệu, hình ảnh, âm thanh …; Thống kê công văn, tài liệu theo nhiều tiêu chí; Cung cấp công cụ tra cứu công văn, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. - Chuẩn hoá việc quản lý văn bản theo quy định của Nhà nước - Theo dõi tiến độ thực hiện công việc từng ngày, tuần, tháng … - Tự động lập báo cáo theo các mẫu chuẩn, giảm thiểu thời gian tổng hợp thông tin. - Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành, quản lý công việc; Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác, kịp thời. - Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên - Xây dựng quy trình lưu chuyển thông tin tới người có trách nhiệm một cách chính xác, an toàn. - Kết hợp chặt chẽ với hệ thống MS Office: MS Word, MS Excel, Acrobat Reader … AIS không chỉ là một hệ thống quản lý văn bản thông thường, AIS còn hỗ trợ các lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động về mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu. AIS là một công cụ cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả CNTT vào công tác điều hành SXKD. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

122

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

♦ Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC, là hệ thống quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ chức trong một CSDL duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc. Các ứng dụng được xây dựng trên eDocman bao gồm: Quản lý điều hành tác nghiệp, quản lý hành chính, công văn giấy tờ, lưu trữ thông tin tài liệu, quản lý hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ khách hàng, ISO, khiếu nại tố cáo, đề tài nghiên cứu khoa học, quản lý quy trình thiết kế báo điện tử và nhiều ứng dụng theo yêu cầu... Trong số các phân hệ của eDocman, phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công việc” trợ giúp trực tiếp cho chức năng quản lý văn phòng với các tính năng chính như: - Quản lý quy trình xử lý công việc - Quản lý công văn, hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ - Tra cứu tìm kiếm công văn, hồ sơ - Kết xuất báo cáo - Nhắc việc tự động… Điểm nổi bật của sản phẩm: - Tổ chức quy trình động - Cung cấp khả năng tự định nghĩa quy trình xử lý văn bản, công việc, tài liệu liên quan tới hồ sơ công việc sao cho phù hợp với tổ chức; - Dễ dàng thay đổi cấu trúc tài liệu; - Tích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax; - Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối mạng internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt động trong tổ chức của mình; - Tính mở - Đó là khả năng tích hợp với trang thông tin Portal của một tổ chức, khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, CRM…

6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 6.2.1 Khái niệm HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại. Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

123

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3. Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây: Bước 1: Thu thập số liệu Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thông tin HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH Xử lý: - Theo lô - Theo thời gian thực

Thu thập số liệu

Phân phối Lập báo cáo

CSDL HTTT xử lý giao dịch  Hình 6.3. Quy trình xử lý giao dịch

Bước 1: Thu thập số liệu Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng  phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

đây. Trong phương pháp này, các Terminal (thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn hình để liên lạc với bộ xử lý trung tâm trong hệ thống máy tính) được bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý. Phương pháp này có các ưu điểm sau đây: - Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng. - Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng. - Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ… Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thông, chúng được truyền giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…). Những tài liệu thương mại khác nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng… được truyền đi trên mạng thông tin điện tử. Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm: - Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua  bưu chính. - Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng. Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này làm giảm từ 20% đến 50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thông, ở Mỹ hàng năm có thể tiết kiệm được 300 triệu đô la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt. Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã thu thập được trong giai đoạn thứ nhất và cập nhật CSDL. Người ta thường áp dụng hai phương  pháp là: xử lý theo lô và xử lý theo thời gian thực. ♦ Phương pháp xử lý theo lô Trong phương pháp này, các số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô bao gồm các bước sau đây: - Tích lũy theo từng nhóm (gọi là lô) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí… - Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ - Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (First– In– First– Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

125

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý các thông tin này. Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng lớn các giao dịch. Nhược điểm của phương pháp này là người ta không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức tại thời điểm giao dịch. ♦ Phương pháp xử lý theo thời gian thực Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp. Hình vẽ 6.4 dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại  bằng phương pháp xử lý theo thời gian thực. HTTT XỬ LÝ GIAO DỊCH THEO THỜI GIAN THỰC

Số liệu  bán hàng

CSDL về khách hàng

Lập BC Hỏi-Đáp

Xử lý giao dịch Cập nhật CSDL

CSDL về hàng hóa

CSDL về  bán hàng

 Hình 6.4. Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương mại Các hệ thống xử lý theo thời gian thực bao gồm:  Hệ thống thông tin tra cứu: hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện từ một cơ sở dữ liệu nguồn. Chẳng hạn các hệ thống cung cấp thông tin cho khách hàng khi họ muốn có tỷ giá hối đoái trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương thức thanh toán cho đơn đặt hàng…  Hệ thống thông tin thu thập số liệu: có chức năng thu thập và tích lũy số liệu một cách nhanh chóng nhằm xử lý các thông tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại, người ta thường thực hiện việc thu thập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày, ghi lên đĩa và sau đó xử lý ngay.  Hệ thống xử lý tệp: Các hệ thống này đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của hệ thống xử lý giao dịch, trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp khách hàng nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại các điểm bán hàng và in ra hóa đơn, tài khoản khách hàng…  Hệ thống cập nhật CSDL: là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử lý giao dịch. Trong hoạt động kinh tế và thương mại, người ta cần phải thường xuyên cập nhật ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

126

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

CSDL để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra trong doanh nghiệp. Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là soạn thảo các tài liệu và báo cáo tổng kết, bao gồm: - Đơn đặt hàng của khách hàng - Thông báo nhận đơn đặt hàng - Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng - Xác định mẫu mã sản phẩm - Giấy thông báo gửi hàng - Hóa đơn bán hàng - Séc trả tiền của khách hàng - Hóa đơn liên 2 giao khách hàng… 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý giờ công của nhân viên, Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống kiểm soát máy móc, Hệ thống vận chuyển vật tư,… Một số hệ thống xử lý giao dịch với khách hàng bên ngoài tổ chức như: Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khoán, Hệ thống thu ngân ở siêu thị, Hệ thống tính cước các dịch vụ viễn thông… Một số ví dụ về các HTTT xử lý giao dịch: ♦ Hệ thống quản lý tiền lương  Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các tổ chức, giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.

 Hình 6.5 Mô hình hệ thống quản lý tiền lương (payroll system)

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc (như tên, địa chỉ, mã số nhân viên…) được gọi là các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên. ♦ Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có một hệ thống xử lý giao dịch hoàn chỉnh với các thành phần sau đây: - TeleLink – Hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có khoảng 6000 khách hàng trên thế giới thường xuyên sử dụng TeleLink. - TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính - Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà.  Ngân hàng có khoảng 50.000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình. - Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng 400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng. ♦ Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy IBM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này, hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.

6.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 6.3.1 Khái niệm  Sản xuất   là hoạt động của các tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ và năng lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận. Các hoạt động sản xuất bao gồm hai nhóm chính: - Các hoạt động cần thiết để chuẩn bị cho quá trình sản xuất như: + Thiết kế và xây dựng nhà máy sản xuất; + Đánh giá và lựa chọn địa điểm sản xuất; + Đánh giá và lập kế hoạch phát triển công nghệ; + Xác định tiến trình sản xuất, quy trình thiết kế sản phẩm; + Đặt ra các mục tiêu sản xuất để đáp ứng các yêu cầu dự báo bán hàng do bộ phận Marketing đặt ra. - Các hoạt động sản xuất ra các sản phẩm mà hệ thống Marketing dự định đưa vào kinh doanh, cụ thể là: + Mua sắm, lưu trữ và đảm bảo sẵn sàng nguyên vật liệu cũng như các yếu tố sản xuất cần thiết khác cho quá trình sản xuất. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

128

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

+ Lên kế hoạch cho các thiết bị, điều kiện sản xuất và lược lượng lao động cần thiết để biển đổi các nguyên vật liệu thành sản phẩm, sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh của bộ  phận Marketing. + Thiết kế và kiểm nghiệm các sản phẩm. + Sản xuất đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng trong khuôn khổ chi phí ngân sách theo dự toán vào đúng thời điểm như mục tiêu sản xuất đã đặt ra. Sản xuất là một dây chuyền gồm nhiều công đoạn, mà sau mỗi công đoạn giá trị sử dụng được cộng thêm cho sản phẩm. Một cách tổng quát, dây chuyền sản xuất bao gồm các nhóm hoạt động cơ bản sau: - Mua nguyên vật liệu. Hoạt động này nhằm tìm kiếm và mua nguyên vật liệu và thiết  bị cần thiết để làm ra sản phẩm. Số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần mua phụ thuộc vào yêu cầu để làm sản phẩm và mức tồn kho. Việc mua hàng thường kèm theo các hoạt động đặt hàng, thanh toán tiền, kiểm kê và kiểm tra chất lượng của các loại nguyên vật liệu và thiết  bị trước khi nhập kho. - Dự trữ . Mục đích chính của dự trữ là đảm bảo nguồn nguyên liệu nhằm đáp ứng cho dây chuyền sản xuất trong điều kiện không chắc chắn về mức độ sử dụng chúng. Tuy mức độ dự trữ càng nhiều thì dây chuyền càng ổn định, nhưng chi phí dự trữ sẽ cao. Do đó, hoạt động này chủ yếu là hoạch định và duy trì mức độ dự trữ nguyên liệu hợp lý cho từng công đoạn sản xuất. - Sản xuất . Sản xuất là hoạt động cơ bản để biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm cung cấp cho thị trường, bao gồm thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm dựa trên việc xem xét năng suất, nguồn lực, chất lượng sản phẩm và trang thiết bị dùng để sản xuất. Vấn đề chính của các HTTT quản lý sản xuất là sản xuất sản phẩm có chất lượng và số lượng thỏa mãn thị trường nhưng với thời gian và chi phí chấp nhận được. - Phân phối , bao gồm các hoạt động nhập hoặc xuất hàng từ nơi mua nguyên liệu đến nơi lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất và từ nơi sản xuất đến nơi bán hàng. Do đó vấn đề cần quan tâm là phải tối ưu về thời gian và chi phí vận chuyển. Các HTTT quản lý sản xuất   cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành và quản lý sản xuất. Hệ thống này kiểm soát gần như toàn bộ các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện để tổ chức sản xuất và quá trình biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. Với HTTT quản lý sản xuất tốt, người quản lý có thể quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… Từ đó, tổ chức sẽ có được sản phẩm với chất lượng và chi phí hợp lý nhất. Các chức năng cơ bản: HTTT quản lý sản xuất cung cấp các thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định quản lý sản xuất và gồm các chức năng cơ bản như sau: - Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất; - Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng; ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

129

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất, các điều kiện sản xuất; - Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất; - Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ; - Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh; - Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất; - Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất; - Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình sản xuất… 6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về sản xuất - Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới… Thông tin vào

- Báo cáo kiểm tra chất lượng - Kế hoạch NVL - Lịch sản xuất - Mẫu thiết kế SP - Công nghệ SX… HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT

Thông tin ra

CSDL SXKD  Hình 6.6  Tổng quan về HTTT quản lý sản xuất  Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý sản xuất bao gồm: - Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp, - Các dữ liệu đầu ra từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống nhận và kiểm tra nguyên vật liệu, xử lý đơn đặt hàng, công nợ phải trả, công nợ phải thu, … - Các dữ liệu từ bên ngoài như thông tin về dây chuyền, công nghệ sản xuất mới; các kỹ thuật thiết kế mới… Các thông tin đầu ra của HTTT quản lý sản xuất bao gồm các báo cáo như báo cáo kế hoạch nguyên vật liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, lịch sản xuất, mẫu sản  phẩm,…; các quyết định chiến lược về sản xuất (phương án xây dựng nhà máy sản xuất, lựa chọn địa điểm sản xuất, công nghệ sản xuất…). 6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được chia thành 3 mức: mức chiến lược, mức chiến thuật và mức tác nghiệp. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

130

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Ở mức tác nghiệp là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng). - Ở mức chiến thuật là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho sản xuất. - Ở mức chiến lược là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp xác định kế hoạch sản xuất dài hạn, nơi đặt mặt bằng sản xuất, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện sản xuất mới, đầu tư vào công nghệ sản xuất mới… Các HTTT quản lý sản xuất về cơ bản thuộc mức tác nghiệp và chiến thuật, cung cấp thông tin để điều khiển và kiểm soát việc sản xuất ra sản phẩm cũng như phân bổ các nguồn lực để hoàn thiện các tiến trình sản xuất. Ngược lại, các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến lược nhằm trợ giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược với sự ràng buộc một lượng lớn vốn và các nguồn lực khác trong một thời gian dài. 6.3.3.1 Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp Có nhiều HTTT tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất như phân hệ mua hàng, giao hàng, quản lý chất lượng… a) HTTT mua hàng Để có được hàng hóa đầy đủ và đều đặn phục vụ quá trình sản xuất, HTTT quản lý mua hàng cần thực hiện các chức năng cụ thể sau: - Quản lý mua hàng , bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất và các loại phụ kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa và vận hành. Quá trình mua sắm bao gồm quyết định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp... Nội dung mua sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và các khoản tiền trả. Đây là những loại dữ liệu quan trọng mô tả chi tiết cho quá trình mua sắm mà HTTT cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời. + Phân hệ mua hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo về mọi giai đoạn của quá trình mua hàng với các tệp dữ liệu như tệp các đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu, tệp các nhà cung cấp… + Phân hệ nhận hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo nhận hàng với đầy đủ thông tin về ngày nhận hàng, mã và tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt và hàng thực nhận… - Quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu. HTTT cần trợ giúp giám sát và phát hiện ra mức tiêu thụ bất thường trong từng công đoạn sản xuất và ở từng bộ phận để tìm nguyên nhân giải quyết trước khi đưa ra quyết định mua. - Chọn nhà cung cấp. Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất dài hạn của tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến chính sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật và năng lực cung cấp hàng của các nhà cung cấp. Vì vậy, HTTT cần có khả năng tìm kiếm và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp  phù hợp nhất. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

131

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng . Khi thực hiện mua hàng, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán về giá cả, chất lượng hàng hóa, các đợt chuyển hàng, phương thức thanh toán... HTTT cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết các điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên để làm cơ sở cho quá trình thực hiện hợp đồng. HTTT cần theo dõi suốt quá trình thực hiện hợp đồng để phòng ngừa rủi ro hoặc điều chỉnh các điều khoản kịp thời. b) HTTT giao hàng Mắt xích cuối cùng của quá trình sản xuất là nhập thành phẩm vào kho hàng hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. HTTT giao hàng sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho và công nợ phải thu. c) HTTT quản lý chất lượng Chất lượng trong hệ thống sản xuất bao gồm hai loại: - Chất lượng sản phẩm thể hiện trên các đặc tính cố hữu của sản phẩm được đo theo các tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp thông tin về chất lượng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang và cho tới sản phẩm nhập kho. - Chất lượng của các tiến trình sản xuất   được đánh giá dựa trên thời gian thực hiện, mức độ tiêu tốn nguồn lực và mức độ hoàn thiện của kết quả so với những chỉ tiêu về thời gian, kinh phí, kết quả đã được hoạch định cho công việc. HTTT quản lý chất lượng hoạt động song hành với các tiến trình sản xuất và có 3 chức năng cơ bản là hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng. Các thông tin kiểm tra chất lượng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: - Có thể được hệ thống phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển. - Cần thiết cho bộ phận mua hàng để đánh giá chất lượng những hàng hoá đặt mua. - Giúp các nhà quản lý xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia sản xuất, những nhân lực không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao. 6.3.3.2 Các HTTT sản xuất mức chiến thuật Các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến thuật trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất. Đó là các hệ thống: a) HTTT quản lý hàng dự trữ (hay quản lý hàng tồn kho) Hệ thống này sử dụng thông tin của các HTTT tác nghiệp như hệ thống mua hàng, giao hàng và hệ thống xử lý đơn đặt hàng của người mua. Mục tiêu của quản lý hàng dự trữ là để giảm tối đa chi phí trong khi vẫn duy trì được tồn kho đủ để đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu có thành phẩm để  bán. Duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ tránh được tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu nguyên liệu hoặc mất doanh thu vì thiếu thành phẩm để bán. Mức độ tồn kho phụ thuộc vào số lượng và số lần nhập và xuất vật tư. Nếu nhập hàng nhiều lần với số lượng ít thì tổ chức sẽ tốn chi phí ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

132

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

đặt hàng nhưng mức tồn kho ít; ngược lại mức tồn kho cao sẽ phát sinh chi phí tồn kho cao (do tốn chi phí cho mặt bằng, vật tư giảm giá hoặc hư hỏng). Có hai cách cơ bản để quản lý hàng dự trữ: - Xác định mức tồn kho an toàn (hay mức đặt hàng lại RL- Reorder Level) là mức tồn kho tối thiểu thỏa mãn nhu cầu sử dụng vật tư trong khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng. Phương pháp này làm giảm số lần đặt hàng với số lượng ít.

   í    h   p    i    h    C

Tổng chi phí

Chi phí lưu kho Chi phí đặt hàng

EOQ

Lượng hàng mua

- Xác định mức đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity hay EOQ) là mức đặt hàng có chi phí tối ưu nhất, là điểm cân bằng giữa chi  phí lưu kho và chi phí đặt hàng (hình 6.7).

 Hình 6.7. Điểm đặt hàng tối ưu trong EOQ

ĐẦU VÀO - Nhu cầu hàng năm về một loại hàng dự trữ - Số ngày sản xuất trong năm - Thời gian vận chuyển một đơn hàng

Đ UV O - Nhu cầu hàng năm về một loại hàng dự trữ - Giá một đơn vị hàng - Chi phí đặt hàng trên một đơn hàng - Chi phí dự trữ trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm - Thời gian đặt hàng

Phương  pháp Reorder Level

ĐẦU RA Mức đặt hàng lại (RL) hay mức tồn kho an toàn

Phương  pháp Economic Order Quantity

ĐẦU RA - Lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần - Số lượng đơn hàng - Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng - Tổng chi phí dự trữ

 Hình 6.8 Thông tin đầu vào, đầu ra của mô hình RL và EOQ ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

133

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Hầu hết các hệ thống quản lý sản xuất đều có hệ thống quản lý hàng dự trữ. Số lượng tiêu dùng hoặc nhập kho của mỗi nguyên vật liệu được hệ thống theo dõi để từ đó tính được số lượng tồn kho và để biết khi nào cần mua thêm. Có một số HTTT giúp giải quyết triệt để vấn đề quản lý hàng dự trữ như: ♦ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP   (Material Requirement Planning) giúp xác định chính xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tính toán lượng hàng đặt với một chi  phí hợp lý nhất, sau đó tiến hành đặt mua tại một thời điểm thích hợp nhất để chắc chắn có chúng đúng lúc cần đến. ♦ HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT   (Just – In – Time). Phương châm của JIT là các hoạt động chỉ xảy ra đúng vào lúc cần thiết để duy trì lịch sản xuất. Để quản lý hàng dự trữ trong hệ thống JIT, cần thiết lập một chế độ kiểm soát sản xuất hiệu quả và duy trì sự phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp thông qua mạng truyền dữ liệu điện tử. Nhà cung cấp có thể theo dõi được mức hàng dự trữ của tổ chức và họ chỉ gửi nguyên vật liệu vừa đủ thỏa mãn nhu cầu sản xuất của tổ chức mà thôi. b) HTTT lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất là kế hoạch cấp phát nguồn lực có sẵn (công cụ, nhân lực và máy móc) cho các công việc cần thực hiện, để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. HTTT lập kế hoạch sản xuất (hay điều độ sản xuất) sẽ hỗ trợ quá trình sắp xếp các công việc cần thực hiện theo trình tự hợp lý, có xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ước lượng mức độ nguồn lực và thời gian cần thiết để thực hiện tất cả các công việc theo yêu cầu. Một phương pháp lập kế hoạch thực hiện công việc phổ biến là sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique). Nó cho biết các công việc cần phải được thực hiện trong thời gian bao lâu và những công việc nào không được phép trễ tiến độ (nằm trên đường găng). Từ sơ đồ PERT AON (Action – On – Node), sơ đồ Gantt được dùng để diễn tả chi tiết liên kết giữa công việc, thời gian và nguồn lực; phân tích cách sử dụng nguồn lực cho công việc (mức độ hiệu quả, phân bổ các loại nguồn lực cho công việc…). c) HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm Các tổ chức thường áp dụng hai hướng chính để phát triển và thiết kế sản phẩm: - Các nhà thiết kế có thể sử dụng máy tính để thiết kế sản phẩm mới một cách chủ động và sáng tạo. Tuy nhiên, bộ phận thiết kế thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu được từ quá trình khảo sát khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường; từ đó xác định sản  phẩm và các đặc tính của sản phẩm dựa trên mong muốn của người tiêu dùng. Để thực hiện được việc này, các HTTT cần cung cấp phương tiện để khách hàng có thể đặt ra yêu cầu về sản phẩm mà họ mong muốn. - Nhìn từ quan điểm thiết kế, sản phẩm là một cấu trúc nhiều thành phần liên kết với nhau. Theo xu hướng công nghiệp hóa, mỗi thành phần của sản phẩm ngày càng được chuẩn hóa và được nhiều nhà sản xuất cung cấp với giá cạnh tranh, do đó việc thiết kế sản phẩm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

134

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

ngày nay có xu hướng lắp ráp từ các mô-đun đã được chuẩn hóa. Điều này giúp cho tổ chức giảm nhiều chi phí. Quản lý việc thiết kế sản phẩm sẽ gồm các công việc phân tích xu hướng chuẩn hoá các sản phẩm và công nghệ, phân tích khả năng sử dụng các mô-đun chuẩn hóa đang bán trên thị trường cho từng sản phẩm, định hướng thiết kế sản phẩm theo các công nghệ chuẩn, quản lý các dòng sản phẩm... 6.3.3.3 Các HTTT sản xuất mức chiến lược Các HTTT này nhằm trợ giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược như: a) HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm sản xuất Hệ thống này dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức. - Nguồn thông tin bên ngoài bao gồm các CSDL trên CD - Rom, các nguồn thư viện truyền thống hay các CSDL trực tuyến duy trì bởi các cơ quan chính phủ, các tổ hợp công nghiệp, các nhóm nghiên cứu tư nhân hay các tổ chức tư vấn. Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể định lượng được như tính sẵn có và chi phí nhân công có tay nghề; phương tiện cùng chi phí vận chuyển hàng hóa; tính sẵn có của các vị trí mặt bằng, giá cả đất đai; sự thuận tiện trong vấn đề mua sắm nguyên vật liệu cũng như tiêu thụ sản phẩm; cơ sở hạ tầng, giá cả năng lượng… Một số thông tin khác mang tính chủ quan và định tính như thái độ cộng đồng đối với tổ chức, chất lượng các dịch vụ cộng đồng… - Các nguồn thông tin bên trong bao gồm các HTTT nhân lực, các HTTT tổ chức kế toán và các HTTT sản xuất. b) HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ Các HTTT đánh giá công nghệ cung cấp thông tin về các công nghệ sản xuất mới, có chức năng giúp các nhà quản lý xác định các công nghệ mới và đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ đó, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn công nghệ sản xuất cho tổ chức. c) HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm Một doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, sản xuất các phụ kiện, lắp ráp các phụ kiện thành các bộ phận, sau đó lắp ráp các bộ phận thành thành phẩm hoặc có thể quyết định mua các phụ kiện, các bộ phận từ một nhà cung cấp khác và chỉ giới hạn quy trình thiết kế ở khâu lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm. HTTT này sẽ xử lý các lượng thông tin khổng lồ từ nhiều HTTT bên trong và bên ngoài tổ chức và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định cuối cùng. d) HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp Để thiết kế một doanh nghiệp mới, tổ chức cần những thông tin về công nghệ sản xuất sẽ áp dụng, số lượng nhân công dự kiến cùng kế hoạch phân công lao động, bố trí sản xuất; hệ thống giao thông trong vùng; giá cả điện, nước và các nguồn năng lượng khác; giá cả và tính sẵn có của nguyên vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu đầu vào; giá cả vận chuyển hàng hóa; chi phí mặt bằng… Các thông tin này có thể có được từ các HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh, đánh giá công nghệ hoặc quá trình thiết kế sản phẩm và công nghệ.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

135

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất 6.3.4.1 Các phần mềm chung Các phần mềm chung như phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án thường được các nhà quản lý sản xuất sử dụng để hỗ trợ và cải tiến quá trình ra quyết định của họ. a) Phần mềm cơ sở dữ liệu Phần mềm CSDL sử dụng cho HTTT kế toán của một tổ chức thường xử lý rất nhiều dữ liệu được sử dụng trong các HTTT sản xuất, như hoá đơn, báo cáo và dữ liệu đầu ra khác, gắn liền với hệ thống mua hàng, nhận/ giao hàng; phân hệ hàng tồn kho... Các gói phần mềm ngôn ngữ hỏi và sinh báo cáo cho phép các nhà quản lý truy nhập CSDL để chuẩn bị các báo cáo đột xuất và để thu thập thông tin hữu ích cho quá trình lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược. b) Phần mềm bảng tính Phần mềm bảng tính cũng được sử dụng để hỗ trợ cho các nhà quản lý sản xuất: chuẩn  bị và kiểm tra ngân sách, đánh giá các quyết định đầu tư bằng cách sử dụng giá trị hiện tại thuần, tỷ suất hoàn vốn nội bộ, các phương pháp khấu hao và hoàn thành các hoạt động quản lý sản xuất khác. c) Phần mềm thống kê Phần mềm thống kê thường được sử dụng trong kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phần mềm thống kê thường cho phép các nhà quản lý lựa chọn dạng hiển thị kết quả khác nhau và  phong phú (như các dạng bảng hoặc đồ thị với nhiều kiểu khác nhau). d) Phần mềm quản lý dự án Phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng để tạo các sơ đồ Gantt và Pert. Bằng cách tạo ra một cách dễ dàng và nhanh chóng các sơ đồ này, các phần mềm quản lý dự án cho  phép người sử dụng dùng mô phỏng nhiều quyết định sách lược với dữ liệu trong các sơ đồ. Các sơ đồ Pert thường yêu cầu nhiều tính toán và nhiều thời gian để vẽ nếu thực hiện thủ công. Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, sơ đồ Pert có thể được thay đổi dễ dàng khi có sự thay đổi của các điều kiện đối với dự án. 6.3.4.2 Các phần mềm chuyên dụng Có rất nhiều gói phần mềm khác nhau được thiết kế dành cho những chức năng sản xuất chuyên biệt như phần mềm quản lý danh mục vật tư cần thiết để sản xuất ra sản phẩm, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm lên kế hoạch về năng lực sản xuất, phần mềm lập tiến độ sản xuất... Phần mềm quản lý SXKD hiện nay chạy được trên hầu hết các loại máy tính, từ máy vi tính tới máy tính lớn. Sau đây là một số phần mềm điển hình thường được sử dụng trong quản lý SXKD: a) Phần mềm kiểm tra chất lượng Phần mềm kiểm tra chất lượng thường gồm các phần mềm thống kê chuyên dùng cho việc kiểm tra chất lượng. Chúng có khả năng cung cấp các sơ đồ kiểm tra và các biểu đồ

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

136

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Pareto, trợ giúp các quản trị viên chất lượng. Sơ đồ kiểm tra là những công cụ đồ hoạ đo độ  biến thiên xảy ra trong quá trình sản xuất một sản phẩm hay một dịch vụ. Các biểu đồ khác như: đồ thị tán xạ (phản ánh mối quan hệ giữa các đặc tính tạo nên chất lượng), biểu đồ phân bố (mô tả tổng quan về biến động dữ liệu), biểu đồ kiểm soát… đều có thể dễ dàng vẽ được với sự trợ giúp của phần mềm máy tính. b) Phần mềm thiết kế sản phẩm Phổ biến nhất là các phần mềm trợ giúp thiết kế bằng máy tính CAD. Chúng được chia làm hai loại: - Loại trợ giúp các kỹ sư cơ khí và các kiến trúc sư, được dùng để sửa đổi, hoàn thiện các  bản vẽ, bản thiết kế, các sơ đồ một cách dễ dàng và nhanh chóng như phần mềm Auto Cad. - Loại dành cho các kỹ sư điện hoàn thiện một cách dễ dàng và nhanh chóng các sơ đồ mạch điện. Ví dụ như phần mềm EE Designer của Visionics Corporation. Cả hai loại phần mềm CAD đều đòi hỏi hệ thống máy tính phải được trang bị các thiết  bị đầu cuối và máy in đồ họa. Chúng cho phép các kỹ sư thực hiện những mô phỏng đối với sản phẩm (từ mô phỏng thiết kế cho tới mô phỏng sử dụng sản phẩm), cho phép tiết kiệm rất nhiều chi phí phát triển sản phẩm, giúp tổ chức mau chóng đưa sản phẩm được ra thị trường. c) Các phần mềm sản xuất khác - Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư. - Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực sản xuất. - Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing).

6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 6.4.1 Khái niệm HTTT tài chính kế toán là một HTTT phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức thông qua một số phương  pháp tính gắn liền với việc sử dụng 3 loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian, trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu. Hệ thống tài chính kế toán chịu trách nhiệm trả lời cho các câu hỏi như: giá trị tài sản hiện nay của tổ chức là bao nhiêu; mức độ lãi lỗ sau một khoảng thời gian hoạt động là bao nhiêu, các chứng từ thu tiền, ghi nợ, khấu hao, đầu tư từ nguồn vốn của tổ chức là gì…, để giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức. Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác.  HTTT tài chính kế toán bao gồm hai phân hệ: phân hệ tài chính và phân hệ kế toán.  Hai phân hệ này có mối liên hệ rất chặt chẽ với nhau. 6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 6.4.2.1  Phân hệ thông tin tài chính Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính trong mỗi tổ chức với các chức năng chính sau đây: - Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp liên quan đến hoạt ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

137

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

động tài chính vào một HTTT duy nhất. - Cung cấp dữ liệu một cách kịp thời phục vụ nhu cầu phân tích tài chính, tạo khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều đối tượng người sử dụng khác nhau - Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: theo thời gian, theo sản phẩm, khách hàng, vùng địa lý… - Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và dự báo trong tương lai; dự báo các dòng tiền trong tương lai; theo dõi và kiểm soát việc sử dụng các quỹ của tổ chức. Mô hình tổng quát của phân hệ này được biểu diễn ở hình 6.9. - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ chức - Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài chính

- Dự báo tài chính - Báo cáo tài chính - Thống kê tài chính về ngân sách, nhu cầu vốn bằng tiền… HTTT QUẢN LÝ

Thông tin vào

TÀI CHÍNH

Thông tin ra

CSDL Tài chính  Hình 6.9 Tổng quan về HTTT Tài chính Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT tài chính cần các dữ liệu và thông tin đa dạng. Các dữ liệu đầu vào chủ yếu là: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, dữ liệu từ các HTTT xử lý giao dịch (hệ thống quản lý tiền lương, hàng tồn kho…) và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức (các chính sách về thuế, thu nhập của người lao động, thông tin về đối thủ cạnh tranh,…). Đầu ra chủ yếu là các báo cáo tài chính, thống kê tài chí nh và các dự báo về tài chính. 6.4.2.2  Phân hệ thông tin kế toán Các loại tài sản mà tổ chức sở hữu (như tiền vốn, công cụ, nguyên liệu, thành phẩm…) thường xuyên biến động (tăng, giảm) theo các hoạt động SXKD của tổ chức, ví dụ: trích tiền vốn mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp hoặc ngược lại, bán sản phẩm và thu được doanh thu. Đối tượng theo dõi, đo lường và giám sát của HTTT kế toán là tài sản sở hữu và sự  biến động tài sản đó của tổ chức. Sự biến động tài sản của tổ chức phần lớn được diễn ra theo chu kỳ, ví dụ: tiền vốn– chi phí sản xuất – thành phẩm – hàng hóa – doanh thu – tiền vốn. Thước đo chung của chúng là giá trị được tính bằng tiền. Tiền là thước đo kết quả của các hoạt động SXKD của tổ chức ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

138

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

và được phản ánh trong các hoạt động kế toán cơ bản như sau:  Kế toán chi tiết   phản ánh chi tiết từng loại tài khoản sát với thực tế phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Mỗi chứng từ đã được lập ra là đầu vào cho kế toán chi tiết phân tích, định khoản trên các tài khoản và để đối chiếu với các nghiệp vụ thực tế tại mỗi thời điểm kiểm tra, nhằm bảo đảm cho việc phản ánh hoạt động thực tế được trung thực, chính xác. - Lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ đều có tên gọi, số và ngày phát sinh ra chứng từ, tên và chữ ký của người có liên quan, nội dung của nghiệp vụ mà trong đó có thể hiện rõ các số đo (số lượng, giá tiền…) cho các đối tượng kế toán phát sinh trong nghiệp vụ để đưa chúng vào các tài khoản kế toán tương ứng. - Lập và theo dõi biến động trên các tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là một cấu trúc diễn tả mối quan hệ đối ứng về giá trị tiền giữa các đối tượng kế toán trong trạng thái vận động. Mỗi tài khoản được mở cho từng đối tượng kế toán cần phải theo dõi thường xuyên qua số liệu đầu kỳ, phát sinh và cuối kỳ. Số hiệu của tài khoản được quy định thống nhất theo luật kế toán. Nội dung của tài khoản được lấy từ các chứng từ kế toán. - Ghi sổ kép. Ghi sổ kép là cách để ghi vết các biến động về giá trị tiền trên các tài khoản liên quan với mỗi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, để làm cơ sở phản ánh sự biến đổi giá trị tiền giữa các loại tài sản. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến ít nhất hai tài khoản kế toán. Việc xác định một (hoặc nhiều) tài khoản đối ứng và giá trị đối ứng được gọi là định khoản.  Kế toán tổng hợp. Kế toán chi tiết cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Yêu cầu tổng hợp các sổ kế toán chi tiết thành hệ thống các chỉ tiêu tổng hợp là vấn đề có ý nghĩa quan trọng về mặt quản lý tài chính. Các thông tin tổng hợp được gọi là các thông tin tài chính. Kế toán tổng hợp có 2 công việc quan trọng: - Lập bảng cân đối kế toán. Cân đối kế toán dựa trên nguyên tắc cân bằng giữa các giá trị tiền phản ánh trong các tài khoản kế toán qua phương pháp ghi sổ kép: với mỗi bút toán kế toán, ghi nợ luôn đi đôi với ghi có mà kết quả là tổng số tiền ghi nợ trên một tài khoản và tổng số tiền ghi có trên các tài khoản đối ứng là bằng nhau. Kết quả của việc cân đối kế toán là bảng cân đối kế toán; nó phản ánh một cách tổng quát kết cấu của tài sản và nguồn vốn hình thành nên tài sản tính đến thời điểm báo cáo. Dưới đây trình bày ví dụ về một bảng cân đối kế toán. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 30/6/2013  Đơn vị tính: 1.000 đồng Tài sản Loại A: Tài sản lưu động 1. Tiền mặt 2. Tiền gửi ngân hàng

Số tiền

Nguồn vốn

1.500.000 Loại A: Nợ phải trả 40.000 1. Vay ngắn hạn 800.000 2. Phải trả cho người bán

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

Số tiền 850.000 600.000 200.000 139

 Bài giảng HTTTQL 3. Nguyên vật liệu 4. Công cụ, dụng cụ 5. Thành phẩm Loại B: Tài sản cố định - Tài sản cố định hữu hình TỔNG CỘNG TÀI SẢN

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản 500.000 60.000 100.000 5.000.000 5.000.000 6.500.000

3. Phải trả khác Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu 1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Quỹ đầu tư phát triển

50.000 5.650.000 5.600.000 50.000

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN

6.500.000

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Cập nhật chứng từ vào máy Các tệp số liệu chi tiết T ng hợp s liệu định kỳ Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ (tuần, tháng, quí, năm...) Lập báo cáo Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán  Hình 6.10. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là bảng tổng hợp cân đối được sử dụng để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả lời lỗ của doanh nghiệp trong một chu kỳ nhất định. Tính chất tổng hợp biểu hiện ở việc xác định các chỉ tiêu cần báo cáo – là những chỉ tiêu phản ánh kết quả và chi phí của các loại hoạt động khác nhau. Báo cáo kết quả kinh doanh là thông tin tài chính quan trọng để đánh giá và phân tích tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. 6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán 6.4.3.1 Các HTTT kế toán mức tác nghiệp Các HTTT kế toán ở mức tác nghiệp là các HTTT xử lý giao dịch cho phép ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức. Các hệ ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

140

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

thống này cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định mức chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược. a) HTTT kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là giá trị tiền mà tổ chức dùng để trả cho người lao động để tái tạo lại sức lao động, đồng thời nó còn góp phần vào việc định giá thành sản phẩm. Hệ thống này có chức năng tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân… Với hệ thống lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương, thuế thu nhập và tổng hợp nó trong  báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát các tốt hơn các nghiệp vụ lương. Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làm việc theo giờ) hoặc hợp đồng lao động (đối với nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế toán tính lương, bút toán chi tiền khi phát hành séc thanh toán.  Báo cáo: Ghi chép lương (danh sách các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng lương, các khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm tra séc phát hành và báo cáo thu nhập. Sổ sách: ghi chép lương (ghi những tính toán cho tổng lương, các khoản trừ và tiền lương thực chi). b) HTTT kế toán tài sản cố định Tài sản cố định (TSCĐ) là những tài sản sở hữu của tổ chức có hình thái vật chất cụ thể hoặc có thể tồn tại dưới hình thái giá trị sử dụng để thực hiện một vài chức năng nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức. TSCĐ có đặc điểm là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá tài sản được xác định một cách đáng tin cậy và có thời hạn sử dụng lâu (thường từ 1 năm trở lên). HTTT kế toán TSCĐ có chức năng ghi chép chính xác về tất cả các tài sản, các khoản khấu hao thường kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này. Các kiểu nghiệp vụ: tăng TSCĐ, khấu hao và thanh lý TSCĐ. Các chứng từ: mua tài sản, khấu hao, thanh lý TSCĐ. Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ. Các sổ sách kế toán: sổ chi tiết TSCĐ. c) HTTT kế toán hàng tồn kho HTTT kế toán hàng tồn kho có chức năng ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu). Chứng từ: các chứng từ trong chu trình mua và bán hàng, yêu cầu nguyên vật liệu (xuất cho sản xuất).  Báo cáo: báo cáo tình trạng hàng tồn kho, báo cáo hàng cần bổ sung (các mặt hàng có mức tồn kho thấp hơn mức cho phép) và báo cáo số lượng hàng tồn kho. Sổ sách: sổ chi tiết hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên). d) HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

141

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Chi phí sản xuất là chi phí cần thiết để tạo ra sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác nhau như chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ… Giá thành sản phẩm là một đại lượng tương quan giữa chi phí sản xuất đã bỏ ra và kết quả sản xuất đạt được (Giá thành sản  phẩm = chi phí sản xuất / kết quả sản xuất). HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm kiểm soát việc sử dụng vốn đầu tư cho sản xuất sao cho có hiệu quả nhất, tiết kiệm và tránh lãng phí. Chức năng: tính toán và ghi chép kế toán chi phí tạo thành phẩm.  Nghiệp vụ: tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung tạo sản  phẩm và chuyển chi phí sản xuất thành giá trị thành phẩm. Chứng từ: yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời gian theo công việc, thẻ thời gian theo nhân viên, lệnh sản xuất đã hoàn thành.  Báo cáo: các loại báo cáo chi phí sản xuất. Sổ sách: sổ chi tiết chi phí sản phẩm. e) HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm Tiêu thụ sản phẩm là cung cấp cho bên ngoài các sản phẩm (thành phẩm hoặc bán thành  phẩm) mà tổ chức làm ra. HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm phản ánh các hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể hiện qua doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, trị giá hàng hư hỏng bị trả về hoặc các loại thuế có liên quan (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,…), để xác định chính xác doanh thu thuần bán hàng và lời lỗ.  f) HTTT kế toán quá trình kinh doanh Bán hàng hóa hoặc dịch vụ là hoạt động cơ bản của tất cả các tổ chức nhằm thực hiện chức năng liên kết giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động bán hàng, dự trữ hàng, trao đổi hàng được gọi chung là lưu chuyển hàng hóa nhằm tạo ra lợi nhuận cho tổ chức. HTTT kế toán quá trình kinh doanh phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa về mặt giá trị và hiện vật (nhập kho, xuất kho và tiêu thụ) và xác định kết quả kinh doanh.  g) HTTT kế toán đầu tư - xây dựng cơ bản Đầu tư xây dựng cơ bản (ĐT-XDCB) là quá trình chuyển một phần nguồn vốn của tổ chức thành TSCĐ (cửa hàng, mặt bằng, văn phòng…) bằng các dự án đầu tư để tạo ra năng lực sản xuất mới cần thiết cho hoạt động SXKD hoặc phục vụ cho đời sống của người nhân viên trong tổ chức. HTTT kế toán ĐT-XDCB phản ánh vốn ĐT-XDCB và quyết toán vốn đầu tư khi dự án, công trình đã được nghiệm thu, bàn giao. h) HTTT kế toán các loại nguồn vốn Bất cứ tổ chức nào khi muốn tiến hành hoạt động SXKD cũng đều cần phải có tài sản. Tài sản được tạo ra từ nguồn vốn của tổ chức. Tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn tạo ra tài sản chỉ là sự thể hiện trên hai mặt khác nhau của một lượng tài sản duy nhất của tổ ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

142

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

chức (được thể hiện bằng nhau trên bảng cân đối). Nguồn vốn được hình thành từ nhiều cách khác nhau như vay tiền ngân hàng, phát hành trái phiếu, hay vốn chủ sở hữu. Mỗi loại hình vốn có chi phí sử dụng khác nhau (vay ngắn hạn, vay dài hạn đều phải trả tiền lãi). HTTT kế toán các loại nguồn vốn hỗ trợ việc phân bổ tỉ lệ của mỗi loại nguồn vốn như thế nào để đạt hiệu quả đầu tư cao nhất. 6.4.3.2 Các HTTT tài chính mức chiến thuật Các HTTT tài chính chiến thuật cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo định kỳ, đột xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán. Các hệ thống này đặt trọng tâm vào vấn đề phân phối các nguồn lực của tổ chức, tăng cường khả năng kiểm soát của các nhà quản lý về các nguồn tài chính của một bộ phận hay toàn tổ chức. Điển hình là các HTTT ngân sách, quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản trị đầu tư. Các hệ thống này thường sử dụng thông tin thu được từ các HTTT kế toán. a) HTTT quản lý ngân sách HTTT quản lý ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thực thu, thực chi và so sánh chúng với các mức thu, chi theo kế hoạch; cho phép so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng  ban với nhau… Từ đó, các nhà quản lý có thể xác định được cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức. Hệ thống sổ cái chung của HTTT kế toán tự động hoá thường cho phép cập nhật các số liệu/ quy mô ngân sách thông qua số hiệu tài khoản, từ đó định kỳ xây dựng các báo cáo như: - Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục. - Độ biến động của ngân sách (chênh lệch giữa dự toán và thực tế) theo khoản mục. - Phân bổ ngân sách hiện nay so với phân bổ năm trước. - Thu nhập và chi phí hiện tại so với thu nhập và chi phí năm trước. - Thu thập và chi phí hiện tại của các đơn vị hay bộ phận khác nhau… Phần mềm bảng tính trợ giúp rất hiệu quả cho các nhà quản lý trong những câu hỏi dạng “What – If” về ngân sách, trên cơ sở đó có thể tạo ra nhiều tình huống phân bổ ngân sách khác nhau. b) HTTT quản lý vốn bằng tiền HTTT quản lý vốn bằng tiền đảm bảo cho tổ chức có đủ vốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thỏa mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ không đủ dòng tiền. Thông tin cung cấp bởi dự báo về dòng tiền vào/ ra sẽ trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền.  Nếu thông tin được lưu trữ trên các bảng tính điện tử, các nhà quản lý có thể mô phỏng hàng loạt tình huống kinh doanh có thể xảy ra, nhờ đó có thể ra các quyết định mang tính thông tin nhiều hơn về việc sử dụng vốn hay nhu cầu vốn cho các hạng mục cụ thể. c) Các HTTT dự toán vốn HTTT dự toán vốn cung cấp thông tin về dự toán mua sắm hay bán, chuyển nhượng tài ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

143

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

sản cố định trong năm tài chính. Nhà quản lý có thể thực hiện so sánh nhiều kế hoạch đầu tư vốn khác nhau bằng ba công cụ đánh giá chủ yếu: (1) Giá trị hiện tại thuần - NPV (Net Present Value) (2) Tỉ lệ thu thập trong kì của đầu tư - IRR (Internal rate of return) (3) Thời hạn khấu hao hay hoàn vốn - PP (Payback Period). Sử dụng ba tiêu chuẩn đánh giá trên, nhà quản lý tài chính có thể ra các quyết định mang tính thông tin trong việc sử dụng các tài sản mua sắm được cũng như trong việc xác định cách thức đầu tư tốt nhất cho việc mua sắm tài sản. Các công cụ phần mềm như bảng tính điện tử và phần mềm phân tích tài chính hỗ trợ các nhà quản lý hoàn thiện các chức năng này một cách nhanh chóng. Họ có thể tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi dạng “What – if”  bằng cách sử dụng phần mềm máy tính. d) Các HTTT quản trị đầu tư Theo dõi các khoản đầu tư của tổ chức cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn. Các HTTT quản trị đầu tư cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý các khoản đầu tư. Chúng bao gồm việc sử dụng các CSDL trực tuyến, cập nhật tức thời giá cổ phiếu, trái  phiếu và thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các công cụ phân tích đầu tư khác nhằm trợ giúp cho nhà quản lý đầu tư của tổ chức. 6.4.3.3 Các HTTT tài chính mức chiến lược  Ngược lại với các HTTT nêu trên, các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức. Các HTTT này thường liên quan đến nhiều loại dòng thông tin khác nhau: - Thông tin nội bộ phân tích điều kiện, tình hình tài chính của tổ chức. - Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai của tổ chức. - Các dự báo về tương lai của tổ chức trong môi trường xác định. Kết quả chủ yếu của HTTT tài chính chiến lược là các mục tiêu và phương hướng tài chính của tổ chức, bao gồm việc xác định các cơ hội đầu tư mới hoặc kết hợp các nguồn vốn để đầu tư cho tổ chức. a) HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Thực chất của việc phân tích tài chính của tổ chức là phân tích báo cáo tài chính. Những  báo cáo như vậy thường được cung cấp bởi các hệ thống kế toán dựa trên máy tính. Ngoài ra hệ thống còn sử dụng các thông tin từ các CSDL trực tuyến để phân tích tình hình tài chính của các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, khách hàng và các tổ chức khác. Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường tình hình tài chính hiện tại của một tổ chức và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính. Sau đây là ví dụ một phần bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp trong tháng của một đơn vị do một phần mềm kế toán cung cấp:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

144

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản Phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Từ ngày: 01/01/2013 đến 31/01/2013

Chỉ tiêu

Công thức tính

Tỉ lệ hiện hành

= Tài sản lưu động/ Nợ ngắn hạn

Chu kì thu hồi trung bình

= Các khoản phải thu/ Doanh số bán hàng trung bình 1 ngày

Vòng quay hàng hoá

 Nguyên giá hàng bán/ Giá trị kho hàng

 Khả năng sinh lời của tài sản

= Lợi nhuận kinh doanh trước thuế/ Tổng tài sản có

.................

...............

Kết quả 2,542 (lần) 55,251 (ngày) 5,487 (lần/năm) 9,101%

b) HTTT dự báo tình hình tài chính dài hạn Các nhà hoạch định chiến lược cần đến các dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến tổ chức. Ví dụ, dữ liệu về doanh thu trong quá khứ có thể được sử dụng để dự báo doanh thu trong tương lai. Một số dự báo lại dựa trên việc sử dụng dữ liệu phát sinh từ bên ngoài tổ chức hay cả hai nguồn dữ liệu này. Ví dụ, dự báo các chỉ tiêu kinh tế sẽ giúp cho các nhà hoạch định hình dung được môi trường kinh tế mà tổ chức sẽ tồn tại và hoạt động trong tương lai. HTTT dự báo tình hình tài chính của tổ chức thông qua các đánh giá tài chính dài hạn sẽ cung cấp cho nhà hoạch định nhiều cơ hội để xem xét các hoạt động giúp cho tổ chức vượt qua được những thời kỳ khó khăn hoặc tận dụng được các ưu thế của môi trường tương lai. Thông tin sử dụng trong dự báo môi trường tương lai bao gồm việc mô tả các hoạt động trong quá khứ của tổ chức, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai, thông tin về nhân khẩu học, cấu trúc nhân khẩu học hiện tại, các dự báo về cấu trúc nhân khẩu học, cấu trúc xã hội và đạo đức xã hội trong tương lai... 6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã được tung ra thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý hoạt động tài chính - kế toán. Chúng được phân thành 2 loại: Phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng. Các sản phẩm phần mềm đa năng được thiết kế để sử dụng chung cho nhiều đối tượng, ngược lại phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng cho các nhà quản lý tài chính, kế toán. 6.4.4.1 Các phần mềm đa năng Phần mềm máy tính điện tử hữu ích cho các nhà quản lý tài chính - kế toán là phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và dự báo, phần mềm quản trị CSDL. a) Phần mềm bảng tính Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ đa năng, toàn diện cho các nhà quản lý tài chính – kế toán. Một trong số đó là phần mềm bảng tính Excel hiện đang được sử dụng khá  phổ biến.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

145

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Các phần mềm này cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay các mẫu đồng bộ, gọi là các "Templates”. Các mẫu này chứa các tiêu đề, tên của các mục trong  bảng tính, các công thức được sử dụng để tính các tổng cột hay tổng dòng, trung bình dòng hay trung bình cột và các đại lượng thống kê khác trên CSDL được đưa vào Templates. Một khi template này đã được lưu lại thì có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý thường xuyên và tất cả những gì cần làm chỉ còn là động tác nhập dữ liệu cho các mục và hiệu chỉnh ngày cho đúng mà thôi. - Phần mềm bảng tính có thể được sử dụng một cách có hiệu quả cho nhiều chức năng tài chính, không chỉ để thực hiện phân tích ngân sách mà còn so sánh nhiều kế hoạch mua sắm tài sản; so sánh nhiều phương án đầu tư khác nhau; dự toán dòng tiền cho một tổ chức... Quan trọng là việc xác định được kiểu phân tích tài chính mà nhà quản lý muốn thực hiện. - Nếu ngân sách cần chuẩn bị hay cần thao tác là kết quả của việc tập hợp nhiều ngân sách khác nhau, thì việc sử dụng bảng tính điện tử cũng rất thuận tiện. Nó cung cấp khả năng hợp nhất nhiều ngân sách được xây dựng riêng biệt và tổ chức một ngân sách duy nhất một cách tự động. - Nếu Templates yêu cầu một lượng lớn dữ liệu đã có sẵn trong CSDL của tổ chức, lúc đó nên chọn phần mềm bảng tính có khả năng "Nhập" dữ liệu từ CSDL sẵn có của doanh nghiệp. Cách thức này giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu và cũng đảm bảo rằng, dữ liệu trong bảng tính luôn được cập nhật lại cho phù hợp với dữ liệu trong CSDL chung của tổ chức, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. - Phần mềm bảng tính cũng cung cấp khả năng đồ hoạ rất mạnh. Người dùng có thể vẽ các biểu đồ với nhiều kiểu dáng khác nhau, từ dạng bánh, dạng cột chồng hay dạng đường mô tả dữ liệu trong các bảng tính. Biểu diễn kết quả thu được trên bảng tính điện tử bằng các biểu đồ làm thông tin trở nên dễ đọc, dễ hiểu và hấp dẫn hơn.  Nhiều Công ty phần mềm cung cấp các Templates khác nhau cho phép thực hiện các  phân tích tài chính. Các templates này là các bảng tính trắng, chứa các tiêu đề, tên, nhãn và các công thức. Các templates thương mại được sử dụng cho các phân tích ngân sách, dự báo ngân sách, phân tích đầu tư và phân tích tài sản cố định. Ví dụ, phần mềm "Cashflow Sensitivity Analysis - Business Planning Software for Lotus Symphony”   cung cấp khả năng tính lợi tức đầu tư và các Templates phục vụ các phần khác của thị trường. Nó cũng bao gồm các biểu đồ để biểu diễn kết quả ở dạng đồ hoạ. Phần mềm "Budget express” cung cấp các Templates có thể được sử dụng để kiểm soát mục tiêu và hợp nhất nhiều bảng tính; phần mềm "Forecast! for 1-2-3” cho phép sử dụng rất dễ dàng các templates dành cho phân tích kiểu chuỗi thời gian và phân tích hồi quy. b) Phần mềm thống kê và dự báo  Nhiều phân tích tài chính thực hiện lập dự báo cho các sự kiện trong tương lai và đòi hỏi đến những công cụ thống kê (như kiểm định giả thuyết, hồi quy, phân tích chuỗi thời gian, trung bình động...). Cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu ứng dụng, trước khi lựa chọn phần mềm dự báo và thống kê để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược. Phần mềm được lựa chọn cần phải có: - Các thủ tục hoặc các phương pháp dự báo cần thiết. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

146

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Mô tả các thủ tục và phương pháp ở một mức độ phù hợp với trình độ về thống kê và dự báo của người sử dụng. Có một số phần mềm được thiết kế dành cho những người không có kiến thức về thống kê. Chúng thường sử dụng giao diện kiểu thực đơn và dấu nhắc, cho phép người sử dụng chưa có kinh nghiệm chọn lựa các thủ tục và nhập dữ liệu một cách dễ dàng. Nhưng đối với những người sử dụng có kinh nghiệm thì chúng lại tỏ ra không phù hợp do tốc độ nhập dữ liệu và tốc độ đạt đến kết quả thấp hơn nhiều. c) Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo  Nếu hệ quản trị CSDL có chứa ngôn ngữ truy vấn tin hay sinh báo cáo hoặc cả hai thì có thể sử dụng các công cụ này để rà soát dữ liệu trong khắp CSDL nhằm tìm ra những thông tin có ích cho những câu hỏi đặc biệt, đột xuất về quản lý tài chính. Một bộ sinh báo cáo là một công cụ phần mềm cho phép xác định những mục dữ liệu nào trong một bản ghi cần được liệt kê trên một báo cáo và cho phép định dạng lại báo cáo.  Nói cách khác, với bộ sinh báo cáo người dùng có thể thực hiện trích rút dữ liệu từ CSDL và định dạng chúng theo một cách sao cho có giá trị sử dụng đối với họ. Tất cả những gì cần làm chỉ là động tác chọn thực đơn và dấu nhắc do phần mềm sinh báo cáo cung cấp. d) Các phần mềm kiểm toán và an toàn tự động hoá Có rất nhiều chương trình kiểm toán tự động hoá có thể trợ giúp cho các nhà kiểm toán trong quá trình đánh giá hay theo dõi hệ thống kế toán tự động hoá. Các phần mềm kiểm toán chung cung cấp khả năng thâm nhập vào các tệp máy tính, cho phép các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu điện tử tạo các tệp kiểm toán, trích rút dữ liệu và tiến hành phân tích thống kê các dữ liệu; sẵp xếp, tóm tắt và lấy mẫu dữ liệu, sinh các báo cáo. Phần mềm kiểm toán chung còn cung cấp cho các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu điện tử các bảng liệt kê các mục cần kiểm tra và các nhắc nhở khác để kiểm tra tính an toàn của trung tâm xử lý dữ liệu, bao gồm an toàn vật lý của trung tâm và an toàn các thủ tục được sử dụng  bởi các nhân viên của trung tâm. Các hệ thống kế toán tài chính được bảo vệ bởi hàng loạt phần mềm an toàn khác nhau. Một số phần mềm cho phép truy cập tự động vào hệ thống kế toán tài chính thông qua việc nhận diện và kiểm tra đối tượng truy cập hệ thống. Nó duy trì việc ghi nhận mọi ý đồ truy cập, được phép hay không được phép. Nó cũng cho phép mã hoá hoặc giải mã dữ liệu được chuyển tới hay chuyển đi từ CSDL kế toán tài chính. Một phần mềm bổ sung thường được sử dụng để cung cấp tính năng tắt hệ thống an toàn trong trường hợp có sự cố về điện hoặc các sự cố khác. Restart and recovery software được sử dụng để khôi phục lại hệ thống và cứu lại tối đa dữ liệu được nhập vào trước đó. Thêm vào đó cũng cần bảo vệ hệ thống trước nguy cơ virus, có thể làm hỏng hay xoá sạch dữ liệu, thậm chí định dạng lại toàn bộ đĩa cứng chứa dữ liệu. Các biện pháp đề phòng là sử dụng các chương trình chống virus, những chương trình có khả năng phát hiện sự có mặt của virus, đồng thời bảo vệ hệ thống trước nguy cơ bị virus thâm nhập, diệt virus hiện hữu và kiểm soát được tác hại mà virus có thể gây nên.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

147

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

6.4.4.2 Các phần mềm chuyên dụng a) Phần mềm tài chính chuyên dụng Có nhiều phần mềm thương mại khác nhau có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ phân tích và lập kế hoạch tài chính. Các sản phẩm phần mềm này thường hạn chế trong một phạm vi ứng dụng nhất định. Ví dụ, có những phần mềm chỉ để hỗ trợ các nhà quản lý tài chính trong việc phát triển và phân tích lập ngân sách vốn trong tổ chức. Một số phần mềm khác lại hỗ trợ việc theo dõi và phân tích vốn đầu tư của tổ chức hay hỗ trợ quản lý dòng tiền của tổ chức. Ví dụ như với sự trợ giúp của phần mềm IFPS ( Interactive Financial Planning System), các nhà quản lý tài chính có thể xây dựng các mô hình tài chính và xử lý chúng nhằm mô phỏng các tình huống kinh doanh khác nhau. Sản phẩm phần mềm này chứa nhiều hàm tài chính, thống kê và toán học để hỗ trợ nhà quản lý trong nhiều tính huống nghiệp vụ khác nhau. Một trong những điểm mạnh của sản phẩm này là cho phép nhà quản lý tối ưu hoá, cho phép phát triển những mô hình và mô phỏng nhiều tình huống "What - if" khác nhau. IFPS cũng cho phép các nhà quản lý đặt mục tiêu cho một số yếu tố nhất định.  Nhiều gói phần mềm cũng được phát triển để giúp các cá nhân và công ty nhỏ quản lý tiền của mình. Một chương trình rất nổi tiếng trong số đó là “Managing your money” MYM của Andrew Tobia - cho phép người dùng ghi nhận lại các nghiệp vụ tài chính của mình trong một số kiểm tra, in séc, xây dựng một ngân sách gắn liền với số kiểm tra và ước tính các khoản thuế. Nó có thể trợ giúp người dùng quản lý được các khoản đầu tư của mình, thực hiện các thanh toán điện tử... Đối với hoạt động kinh doanh quy mô nhỏ, phần mềm cung cấp khả năng quản lý công nợ phải thu, phải trả với hạn thanh toán, dự báo ngân sách, tiền vốn và thuế, đánh giá mua, bán, cho thuê, in ấn hoá đơn, quản lý tài khoản chi phí và in ra các  báo cáo tài chính… b) Phần mềm kế toán chuyên dụng Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu. Các công việc trên có thể thực hiện trên phần mềm bảng tính MS-Excel hay một hệ quản trị CSDL như Visual FoxPro hay MS Access. Tuy nhiên, với Excel đòi hỏi kế toán viên cần có một trình độ tin học tương đối để có thể tự thiết kế và quản trị các bảng tính chứa dữ liệu. Ngược lại, với một phần mềm kế toán chuyên nghiệp (thường được viết trên nền một hệ quản trị CSDL), công việc của các kế toán viên chỉ đơn giản là: - Nhập dữ liệu kế toán và lên báo cáo quản trị - Nhập dữ liệu kế toán và thực hiện bút toán cuối kỳ, sau đó lên báo cáo quản trị hoặc  báo cáo tài chính. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau,  phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động SXKD của các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

148

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm thường được xây dựng mềm dẻo, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ công tác kế toán của tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Sau đây là một số phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam: Phần mềm Fast Accounting: Đây là sản phẩm của Công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997. Phần mềm này có thể đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng về quy mô, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu với ba dòng sản  phẩm chính: - Fast Start – dành cho doanh nghiệp nhỏ; - Fast Advanced – dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa; - Fast Enterprise – dành cho các doanh nghiệp lớn. Phần mềm Effect: Đây là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của Trung tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, được đưa vào sử dụng chính thức từ năm 1997. Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của Nhà nước. Nó bao gồm tất cả các phân hệ kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết, có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu tài chính cơ bản. Phần mềm Misa: MISA là phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp với đầy đủ các  phân hệ kê toán điển hình như kế toán theo dõi hạn mức kinh phí; kế toán tiền mặt, tiền gửi; kế toán nguồn kinh phí vốn, quỹ; kế toán các dự án; kế toán tiền lương, công nợ… Phần mềm AccNetiZ: là phần mềm kế toán mới của Lạc Việt – một công ty tích hợp giải pháp (mạng, phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam. AccNet là một phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như quản lý vốn bằng tiền, quản lý mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, quản lý kho và kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các phần thực hành bổ sung như kế toán TSCĐ, giá thành, lương… theo nhu cầu riêng của từng đơn vị.

6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 6.5.1 Khái niệm Chức năng marketing có trong hầu hết các tổ chức, dù là tổ chức sản xuất hay kinh doanh thương mại, tổ chức có mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận hay không có mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận. Mục tiêu chủ yếu của Marketing là thoả mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng. Chức năng Marketing bao gồm một phạm vi rộng lớn các hoạt động cần thực hiện để xác định rõ khách hàng hiện nay là ai? Ai sẽ là khách hàng trong tương lai? Các khách hàng này cần và muốn những gì? Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được các nhu cầu đó; Định giá cho sản phẩm và dịch vụ, quảng cáo khuyến mãi cho các sản phẩm và dịch vụ, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ này tới khách hàng. Kết quả của các hoạt động trên là một sự kết hợp hài hoà giữa sản phẩm và dịch vụ, quảng cáo, khuyến mãi, giá cả và hình thức cung cấp sản phẩm tới khách hàng của tổ chức và được gọi là Marketing hỗn hợp. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

149

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Quan điểm của các nhà quản lý về chức năng Marketing cũng dần thay đổi theo thời gian. Ngày nay, nhiều tổ chức đặt trọng tâm vào việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng trong tất cả các khía cạnh kinh doanh từ lập kế hoạch, phát triển, sản xuất đến  phân phối sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Một tổ chức như vậy thường xác định rằng, thành công nằm ở chỗ thoả mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng và được gọi là những “tổ chức hướng Marketing”. Các HTTT Marketing có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing. Chúng thu thập dữ liệu mô tả các hoạt động marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketing sẵn sàng cho các nhà quản lý, trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định. Các hệ thống này hỗ trợ các nhà quản lý tổ chức nói chung và các nhà quản lý Marketing nói riêng trong các hoạt động sau: - Xác định khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng; - Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới; - Định giá cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ; - Xúc tiến bán hàng; - Phân phối sản phẩm hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng… 6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT Marketing cần các dữ liệu và thông tin đa dạng. Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống này bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, dữ liệu từ các HTTT xử lý giao dịch và các dữ liệu từ bên ngoài (các thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trường, khách hàng…). Các dữ liệu đầu ra chủ yếu là các báo cáo bán hàng, phân phối và phát triển sản phẩm… - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu giao dịch marketing - Dữ liệu từ bên ngoài Thông tin vào

- Nghiên cứu Marketing - Báo cáo bán hàng - Chính sách phân phối - Chính sách phát triển sản phẩm, giá cả… HTTT MARKETING

Thông tin ra

CSDL Marketing  Hình 6.11. Tổng quan về HTTT Marketing

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

150

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

6.5.3 Phân loại HTTT Marketing Các HTTT Marketing được phân thành 3 mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược. HTTT Marketing cũng như các HTTT khác, sẽ không có sự phân chia ranh giới rõ rệt giữa các mức quản lý. Các quyết định của các HTTT Marketing là một sự nối tiếp liên tục, các thông tin ở mức tác nghiệp có thể được sử dụng ở mức chiến thuật, các thông tin ở mức chiến thuật có thể được sử dụng cả ở mức chiến lược. Một số HTTT Marketing như HTTT nghiên cứu thị trường và HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh hỗ trợ cả ở mức chiến thuật và chiến lược. 6.5.3.1 Các HTTT Marketing mức tác nghiệp Các HTTT Marketing tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng hoá và dịch vụ của tổ chức như: HTTT khách hàng tương lai, HTTT liên hệ khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, theo dõi bán hàng, HTTT thư trực tiếp, hệ thống quảng cáo sản phẩm… Nhiều HTTT tài chính tác nghiệp có vai trò hỗ trợ quan trọng đối với HTTT Marketing như HTTT xử lý đơn hàng, hệ thống hàng tồn kho và hệ thống tín dụng. a) HTTT khách hàng tương lai Xác định các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức. Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai thường rất khác nhau: thông tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, từ các phiếu thăm dò khách hàng… Các CSDL trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Các CSDL kiểu này cho  phép tìm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản đồ và cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo các vùng địa lý và hiển thị chúng lên trên bản đồ các vùng này. Khi tệp khách hàng tương lai được lưu trữ trên đĩa từ, các nhân viên bán hàng rất dễ tìm kiếm hoặc tổng hợp thông tin về họ. Như vậy đầu ra của HTTT khách hàng tương lai có thể gồm các danh mục các khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối với các nhà quản lý bán hàng. b) HTTT liên hệ khách hàng Hệ thống này cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về khách hàng, về sở thích các sản phẩm của họ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Khi thông tin đã được lưu trữ trong CSDL, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những khách hàng ưa chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể sẵn sàng mua thêm hàng đã mua lần trước; khách hàng nào đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm… c) HTTT hỏi đáp/ khiếu nại Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm của thì các khiếu nại đó cần được ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lý hoặc liên hệ kinh doanh. Cần lưu ý rằng, các khiếu nại cần được lưu trữ trên một phương tiện sao cho có thể dễ dàng tiến hành phân tích sau này. Khả năng này cho phép các nhà quản lý marketing phân tích yêu cầu của khách hàng, nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

151

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Một HTTT hỏi đáp có thể gồm hàng loạt các thư trả lời khách hàng, cung cấp thông tin cho khách hàng về các sản phẩm, có thể mua chúng ở đâu, hay các trả lời khiếu nại, hỏi đáp thông qua điện thoại. d) HTTT quảng cáo gửi thư trực tiếp  Nhiều tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi các cuốn sách nhỏ và các catalog hàng hóa và dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp. Để có thể phân phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lớn khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng, đa phần các phòng kinh doanh đều duy trì danh sách, địa chỉ khách hàng và thực hiện gửi tài liệu hàng loạt trên cơ sở danh sách đó. Danh sách này có thể có được từ các tệp khách hàng, các bản ghi công nợ phải thu của khách, các tệp khách hàng tương lai hoặc các CSDL thương mại. Danh sách này cũng có thể mua lại từ các tổ chức, doanh nghiệp khác. e) HTTT theo dõi bán hàng HTTT này cung cấp khả năng theo dõi đường đi của hàng hóa và dịch vụ thông qua hệ thống phân phối nhằm xác định và sửa chữa những sai sót trong phân phối và làm giảm thời gian phân phối. Một trong những tiêu chí dịch vụ khách hàng quan trọng đối với một tổ chức là tốc độ và độ an toàn trong phân phối hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng.  f) Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ Chức năng Marketing sử dụng rất nhiều dữ liệu được cung cấp bởi 3 HTTT tài chính tác nghiệp: hệ thống xử lý đơn đặt hàng, HTTT hàng tồn kho và HTTT tín dụng. - Hệ thống xử lý đơn đặt hàng : cung cấp cho nhà quản lý marketing dữ liệu ban đầu  phục vụ việc lập báo cáo về tình hình đặt hàng của khách theo thời kì, theo người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm. Thông tin này có thể được sử dụng để ra nhiều quyết định marketing ở các mức khác nhau như các dự báo bán hàng. Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập dữ liệu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng được bán ra. Thông tin ra từ hệ thống POS sẽ là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán tài chính, sau đó chúng được cung cấp tiếp cho HTTT marketing. - HTTT hàng tồn kho: cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hình xuất-nhập-tồn, về hàng hư hỏng... Nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lại lượng hàng còn tồn trong kho trước khi bán hàng cho khách. Như vậy, HTTT hàng tồn kho cung cấp cho hệ thống xử lý đơn hàng các dữ liệu quan trọng về mức tồn kho để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng, ví dụ nếu có mặt hàng nào không đủ cung cấp ngay tức thời, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng và thỏa thuận thời gian giao hàng hợp lý. - HTTT tín dụng : cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý tín dụng thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng. Thông thường, thông tin của hệ thống này được tích hợp với hệ thống xử lý đơn đặt hàng. Thực hiện tự động hoá các HTTT kể trên cho phép các nhân viên bán hàng tăng năng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng và mang lại những lợi ích khác cho tổ chức.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

152

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

6.5.3.2 Các HTTT Marketing mức chiến thuật Các HTTT marketing chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý marketing trong việc quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, các chiến dịch bán hàng, quảng cáo và khuyến mại, giá cả,  phân phối và cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Các nhà quản lý thường đưa ra các quyết định chiến thuật khi họ chuẩn bị và triển khai các kế hoạch Marketing nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận do mức chiến lược đề ra. Các HTTT marketing chiến thuật còn cho  phép tạo các báo cáo đặc biệt, cung cấp các thông tin tổng hợp. Chúng sử dụng các nguồn dữ liệu bên trong và cả các nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức. Sau đây là một số HTTT Marketing chiến thuật điển hình. a) HTTT quản lý bán hàng HTTT quản lý bán hàng cung cấp một lượng lớn dữ liệu về lịch sử bán hàng của mỗi nhân viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi đoạn thị trường, từ đó cung cấp các báo cáo phân tích hoạt động bán hàng để hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định đối với các nhân viên bán hàng, các sản phẩm và khách hàng cũng như trả lời các câu hỏi như: - Nên sắp xếp các điểm kinh doanh như thế nào? - Bộ phận bán hàng cần được phân bố như thế nào trên các địa điểm này? - Có điểm gì cần chú ý về các sản phẩm được chào bán cũng như về các khách hàng cần  phục vụ? - Nên thưởng cho nhân viên bán hàng như thế nào để nâng cao hiệu quả bán hàng? - Đoạn thị trường nào cần nhấn mạnh để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh tốt nhất? - Những sản phẩm và dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi đoạn?... b) HTTT xây dựng kế hoạch khuyến mãi và quảng cáo Các HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi hỗ trợ các nhà quản lý marketing phát triển các chiến thuật quảng cáo và khuyến mãi, quyết định xem nên sử dụng  phương tiện quảng cáo và hình thức khuyến mãi như thế nào để có thể giành được thị trường đã chọn, để đạt được kết quả kinh doanh đã đề ra. Khi đó, các nhà quản lý marketing cần đến những thông tin về lịch sử của thị trường, hiệu quả của các nỗ lực quảng cáo và khuyến mãi trước đó trên thị trường, lịch sử kinh doanh các sản phẩm trên thị trường... Các báo cáo dựa trên hệ thống xử lý đơn hàng có thể sử dụng để quyết định xem sản  phẩm hay dịch vụ nào cần tới sự giúp đỡ của quảng cáo và khuyến mãi. Các nhà quản lý có thể lập ra các kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi nhằm lấp khoảng trống giữa doanh thu thực tế và doanh thu theo kế hoạch, hoặc để mở rộng kinh doanh các sản phẩm bán chạy hơn so với dự tính... Các báo cáo chiến thuật dựa trên dữ liệu của hệ thống xử lý đơn hàng có thể cung cấp cho các nhà quản lý quảng cáo và khuyến mãi thông tin về tính hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và hình thức khuyến mãi hiện thời và như vậy, có thể tiến hành những sửa đổi kịp thời nếu cần thiết. c) HTTT định giá sản phẩm Các hệ thống này trợ giúp các nhà quản lý trong việc định giá cho sản phẩm. Điều này rất quan trọng vì giá của một sản phẩm ảnh hưởng đến doanh số và lợi nhuận của tổ chức. Để ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

153

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

có thể ra quyết định về giá, nhà quản lý marketing cần ước đoán được nhu cầu đối với sản  phẩm đó hay sản phẩm tương tự, lợi nhuận biên cần đạt được, chi phí sản xuất và kinh doanh dịch vụ, giá của những sản phẩm cạnh tranh… Giá của một sản phẩm cũng là một hàm của các chiến thuật về giá cả mà tổ chức áp dụng như: - Xác định chi phí của sản phẩm rồi cộng thêm một lượng vào chi phí để có thể mang lại lợi nhuận như mong muốn, gọi là "Giá cộng lãi vào chi phí ". - Định giá cho các sản phẩm trên cơ sở giá trị mà họ tin rằng khách hàng chấp nhận, gọi là "Giá cầu". - Áp dụng "Giá hớt ngọn" – là giá cao hơn cả chi phí cho sản phẩm và phần cộng thêm, đặc biệt đối với các sản phẩm mới cải tiến, không có đối thủ thực sự hay các sản phẩm tương tự và tổ chức hy vọng thu được lợi nhuận tối đa từ sản phẩm. Khi các sản phẩm tương tự xuất hiện, tổ chức sẽ thực hiện giảm giá để duy trì thị phần của mình. - Giá cả cũng có thể phụ thuộc vào các mục tiêu khác của tổ chức. Một tổ chức có thể lựa chọn mục tiêu tăng thị phần bằng cách đặt giá thấp hơn rất nhiều so với giá của các đối thủ cạnh tranh. Khi tổ chức đã đạt được một thị phần đủ lớn, họ có thể thực hiện tăng giá dần dần theo giá của các đối thủ cạnh tranh của mình. Giá này được gọi là " Giá bám chắc thị trường ". Để giúp các nhà quản lý Marketing định giá cho sản phẩm và dịch vụ, một số tổ chức đã  phát triển một mô hình giá cho phép các nhà quản lý nhập dữ liệu về nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giá như giá cạnh tranh dự đoán, chỉ số giá tiêu dùng dự đoán, thu nhập người tiêu dùng, lượng sản phẩm xuất ra, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí cho quảng cáo theo dự đoán. Mô hình sẽ sử dụng thuật toán mô tả giả thiết của tổ chức về mối quan hệ giữa các yếu tố đó, cho phép các nhà quản lý thay đổi các dữ liệu đầu vào sao cho có thể xác định được giá hợp lý nhất cho một sản phẩm trong số nhiều phương án có thể xảy ra. d) HTTT thiết lập kênh phân phối HTTT này có thể hỗ trợ các nhà quản lý marketing ban hành các quyết định mang tính chiến thuật khác là sản phẩm của tổ chức được đưa như thế nào đến tay người tiêu dùng? Tự tổ chức lực lượng bán hàng hay dựa vào lực lượng trung gian khác như nhà bán buôn, nhà bán lẻ, đại lý, môi giới hoặc nhà phân phối? Hay kết hợp các hình thức đó? Nếu bán lẻ trực tiếp thì cần lựa chọn hình thức bán lẻ nào?... Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin về chi phí của việc sử dụng các kênh  phân phối khác nhau, thông tin về mức độ tin cậy của các kênh khác nhau trong việc phân  phối sản phẩm và dịch vụ, sự bão hoà của đoạn thị trường do các kênh cung cấp. Hệ thống trợ giúp ra quyết định thiết lập kênh phân phối cũng theo dõi nhu cầu và tồn kho ở mọi mức của các kênh phân phối, sao cho nhà quản lý có thể dự tính trước được tồn kho trên mức tối đa và dưới mức tối thiểu để có được các điều chỉnh kịp thời. 6.5.3.3 Các HTTT Marketing mức chiến lược Các HTTT Marketing chiến lược hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất, bao gồm: - Phân đoạn thị trường thành những nhóm các khách hàng tiềm năng dựa trên các đặc ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

154

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

điểm hay nhu cầu, ý muốn của họ; Lựa chọn thị trường mục tiêu. - Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm mới để có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng. - Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm. a) HTTT dự báo bán hàng Đối với các tổ chức, dự báo bán hàng mức chiến lược thường gồm: dự báo bán hàng cho cả tổ chức, dự báo cho một loại sản phẩm hiện tại, dự báo bán hàng cho một sản phẩm mới. Kết quả của những dự báo này thường được phân nhóm theo địa điểm kinh doanh và theo bộ  phận bán hàng. Các dự báo bán hàng không chỉ dựa trên các dữ liệu lịch sử mà dựa trên cả các giả định về các hoạt động của các đối thủ, phản ứng của chính phủ, sự dịch chuyển cầu của người tiêu dùng, xu thế nhân khẩu và hàng loạt các yếu tố liên quan khác (như mùa vụ, thời tiết, môi trường…). Xây dựng dự báo bán hàng cho năm tiếp theo là một công việc rất quan trọng đối với các tổ chức, là cơ sở ra các quyết định chiến thuật của các chức năng khác. Dựa trên dự báo  bán hàng, nhà quản lý có thể ra quyết định giữ lại hay loại bỏ sản phẩm ra khỏi marketing mix hiện tại của tổ chức, lên kế hoạch phát triển các sản phẩm mới, phân bổ lại nhân viên bán hàng, phân chia địa điểm kinh doanh, lên kế hoạch cho các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi… Còn các nhà quản lý sản xuất sẽ phân bổ việc sử dụng các phương tiện nhà xưởng, lên kế hoạch mua nguyên vật liệu; xác định quy mô, thành phần và phân bổ lực lượng làm việc. Các nhà quản lý tài chính sẽ huy động vốn hay dự trữ vốn cần thiết để hỗ trợ các mức sản xuất và kinh doanh theo dự tính, dự báo lợi nhuận cho năm tài chính và lên kế hoạch cho việc sử dụng các dòng tiền của tổ chức… Dĩ nhiên trong các dự báo bao giờ cũng có sai số nhất định và nó sẽ ảnh hưởng đến hầu hết các khía cạnh của tổ chức. Chu kỳ dự báo càng dài thì sai số trong dự báo càng lớn. b) HTTT phát triển sản phẩm mới Các HTTT phát triển sản phẩm mới sử dụng dữ liệu về sự ưa chuộng của khách hàng thu được từ HTTT nghiên cứu thị trường cho việc phát triển các sản phẩm mới. Đầu ra quan trọng nhất của hệ thống này là một bộ các đặc tả của sản phẩm mới. Trong một tổ chức sản xuất, các đặc tả này sẽ được chuyển tới phòng thiết kế, nơi có nhiệm vụ thiết kế một sản phẩm mang các đặc tính cần thiết. Trong các tổ chức cung cấp dịch vụ cũng xảy ra các hoạt động tương tự. Sau khi đã phát triển sản phẩm mới, cần tiến hành các thủ tục hợp pháp hoá sản  phẩm mới. 6.5.3.4 Các HTTT Marketing mức chiến thuật và chiến lược Có hai hệ thống cung cấp các thông tin quan trọng, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở cả hai mức chiến thuật và chiến lược: HTTT nghiên cứu thị trường và HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh. a) HTTT nghiên cứu thị trường Đầu vào của HTTT nghiên cứu thị trường phần lớn là các nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức như: dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, dữ liệu từ các cuộc điều tra về kinh tế, dữ liệu về môi trường, dữ liệu về khoa học và công nghệ… Các dữ liệu này có thể thu được thông qua các công cụ như khảo sát trực tiếp các khách hàng, phỏng vấn các ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

155

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

khách hàng thông qua điện thoại, truy tìm ở thư viện, các báo cáo công nghiệp hay nghiên cứu các CSDL bên ngoài và các báo cáo được tập hợp bởi nhân viên bán hàng. HTTT nghiên cứu thị trường sử dụng các phương pháp thống kê trong việc phân tích dữ liệu thu thập được cũng như tổng hợp báo cáo cho tổ chức. Tính tổng, đếm, tính trung bình, tìm hiểu tương quan giữa các đặc điểm xã hội và kinh tế của khách hàng với thực tế mua hàng của họ, tiến hành các phân tích tí ch kiểu chuỗi thời gian của bán hàng trong quá khứ để lập dự báo  bán hàng cho một sản phẩm và thực hiện các giả định về phản ứng của khách hàng trước những bao bì sản phẩm khác nhau… là một số trong các thủ tục thống kê được dùng để phân tích thông tin dành cho các nhà nghiên cứu thị trường. Sau đây là một số chức năng đặc trưng của HTTT nghiên cứu thị trường: - Phân tích xu hướng bán các sản phẩm cùng loại hoặc tương tự sản phẩm mà tổ chức chào bán, nhằm xác định các sản phẩm đang có chiều hướng tăng hoặc giảm. - Phân tích dân cư và các đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu, đặc biệt là các xu thế hay sự thay đổi có c ó thể ảnh hưởng đến việc bán hàng của doanh nghiệp. - Phân tích và xác định sở thích của khách hàng về sản phẩm. Xác định sự hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm hiện có của tổ chức. - Ước đoán thị phần đối với các sản phẩm được chào bán. b) HTTT b) HTTT theo dõi các các đối thủ cạnh tranh HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh thu thập và phân tích thông tin về giá cả, sản  phẩm, hoạt động bán hàng, hàng, quảng cáo, khuyến khuyến mãi… của các đối thủ cạnh tranh. Thông tin về các đối thủ cạnh tranh có thể thu thập từ các báo cáo và tạp chí thương mại, như thông tin về các ngành công nghiệp, các loại sản phẩm và dịch vụ của các công ty khác nhau, những sản phẩm đang trong giai đoạn phát triển của một đối thủ… Hoặc thậm chí việc thay đổi công ty quảng cáo của đối thủ cũng mang một dấu hiệu về nội dung quảng cáo mới. Thông tin về hoạt động của đối thủ cạnh tranh cũng có thể thu được từ những cuộc nói chuyện với nhân viên của đối thủ trong các hội nghị. Nhân viên bán hàng trong đa phần các tổ chức có nhiệm vụ thông báo phản hồi về các hoạt động của đối thủ. Thông tin về đối thủ có thể thu được một cách hệ thống hơn bằng cách tra cứu theo từ khoá trên các CSDL trực tuyến, gồm các CSDL chung hoặc các CSDL marketing. 6.5.4 Các phần mềm Marketing Các nhà quản lý marketing có thể sử dụng các phần mềm máy tính chung để hỗ trợ trong quá trình ra quyết định như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm chế bản điện tử,  phần mềm quản trị tệp, phần mềm quản trị CSDL, phần mềm mề m bảng tính, phần mềm đồ hoạ, các hệ thống đa phương tiện, phần mềm thống kê, phần mềm CSDL trực tuyến, phần mềm thư điện thoại và phần mềm thư điện tử. Bên cạnh đó, có một số loại phần mềm chuyên dụng được phát triển riêng cho chức năng marketing như: phần mềm trợ giúp nhân viên bán hàng, phần mềm trợ giúp người quản lý bán hàng, phần mềm trợ giúp bán hàng từ xa, phần mềm hỗ trợ khách hàng và phần mềm chuyên dụng tích hợp của các loại phần mềm trên.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

156

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Hiện nay, trên thị trường sẵn có rất nhiều phần mềm marketing hỗ trợ đa dạng các chức năng marketing và hướng đến nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Ví dụ như Phần như  Phần mềm Vpar CRM  của   của Công ty cổ phần phần mềm BSC. Đây là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Điều lớn nhất mà Vpar đã làm được là: Những người dùng hiểu công việc kinh doanh của mình hoàn toàn có thể tự sử dụng Vpar thông qua bộ dữ liệu mẫu, thông qua hướng dẫn sử dụng theo tình huống. Ngoài ra, Vpar được thiết kế để bộ phận tư vấn luôn kề bên người sử dụng, luôn online, ngay trên Vpar. Với sự trợ giúp của một chương trình Vpar CRM, các tổ chức có thể: - Cung cấp cho khách hàng các dịnh vụ tốt hơn, nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ trợ khách hàng - Trợ giúp nhân viên bán hàng hà ng thực hiện đơn hàng một cách nhanh nhất - Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị và bán hàng - Phát hiện các khách hàng mới VPAR CRM hỗ trợ một giải pháp toàn diện diệ n cho các tổ chức với các nội dung sau: - Quy trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số. - Cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng dịch vụ, quản lý các cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng. - Quản lý việc lập các kế hoạch marketing mọi hoạt động tương tác với khách hàng. Thực hiện marketing phân loại - tập trung vào việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ đặc trưng tới từng nhóm đối tượng khách hàng. - Tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…  Phần mềm Marketing Plan Pro là Pro là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ lập các kế hoạch marketing của Công ty Palo Alto Software. Marketing Plan Pro cung cấp các hướng dẫn cụ thể để người sử dụng dễ dàng xây dựng một bản kế hoạch marketing theo định dạng chuẩn. Ưu điểm: dễ sử dụng, tích hợp các mục tiêu và hoạt động marketing, đo được sự thành công, có thể tạo ra một kế hoạch cơ bản trong thời t hời gian nhanh nhất.

6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 6.6.1 Khái niệm  Nhân lực là lực  là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ t ổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực th ực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

157

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.  HTTT quản trị nhân lực cung lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các HTTT quản trị nhân lực không những trợ giúp cho bộ  phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ… mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của c ủa HTTT quản trị nhân lực là: - Tuyển chọn người lao động. - Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức. - Lựa chọn, đề bạt hay thuyên t huyên chuyển người lao động. - Đào tạo và phát triển người lao động. - Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động. - Phân tích và thiết kế công việc. - Cung cấp báo cáo cho các cơ c ơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu c ầu - Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực. HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing. 6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL Thông tin vào

- Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo thi đua khen thưởng…

HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Thông tin ra

CSDL Quản trị Nhân lực  Hình 6.12. Tổng 6.12. Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

158

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

 Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức; các thông tin từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen… của nhân viên); các dữ liệu từ bên ngoài tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác…).  Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận; tổng hợp về lương, thưởng…; báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực; các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết… 6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực Cũng như các HTTT quản lý chức năng khác, dưới góc độ quản lý, HTTT quản trị nhân lực cũng được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật và mức chiến lược. 6.6.3.1 Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp Các HTTT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Các hệ thống này còn chứa các chính sách, quy định của Chính phủ về người lao động. a) HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương quản lý các dữ liệu liên quan đến cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức. Các dữ liệu này phụ thuộc vào quy chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí…). HTTT này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lý lương thuộc HTTT kế toán để thực hiện việc tính toán lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh toán cho người lao động trong tổ chức. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.  Nhờ có hệ quản trị CSDL nên dữ liệu giữa hai hệ thống quản lý lương thuộc chức năng kế toán và chức năng quản trị nhân sự sẽ không bị trùng lắp, đảm bảo sự tương thích và khả năng cung cấp các báo cáo tầm chiến thuật từ dữ liệu của hai hệ thống này. b) HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc Đánh giá tình hình thực hiện công việc (hay còn được gọi là đánh giá chất lượng công tác tháng, quí, năm) là quá trình so sánh kết quả thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm... Đối với các cán bộ quản lý, việc đánh giá có  phần phức tạp và khó khăn hơn. Mỗi tổ chức sẽ xây dựng một bộ tiêu chuẩn với các mẫu biểu cụ thể để đánh giá tình hình thực hiện công việc cho các nhóm đối tượng khác nhau. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

159

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là phát tới các khách hàng. Thông tin đầu ra từ hệ thống này là kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc và sẽ là dữ liệu đầu vào cho một số phân hệ khác như HTTT quản lý lương, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc... c) HTTT quản lý người lao động HTTT quản lý người lao động duy trì thông tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Ví dụ phân hệ thông tin này sẽ quản lý tệp nhân sự  chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, quá trình làm việc trong tổ chức... Một tệp khác có thể kể đến là danh mục các kỹ năng , chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm. d) HTTT quản lý vị trí làm việc Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động. Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ, phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người. Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp. e) HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí công việc đó, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còn trống. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.  f) HTTT báo cáo lên cấp trên Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc… có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

160

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Ví dụ, phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động, những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn tổ chức, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa điểm, các ngành nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung  bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc. 6.6.3.2 Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động. a) HTTT phân tích và thiết kế công việc Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc.  Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Bản đặc tả công việc nêu các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả. - Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ. - Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định chiến thuật như: + Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức. + Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ. Nếu nhà quản lý phát hiện một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc. + Kết nối với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kỹ năng và loại ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

161

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

nhân lực cần tuyển dụng. + Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. HTTT phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. b) HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; thông tin về kỹ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động… Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động. HTTT này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí công việc còn trống.. c) HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…). Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược SXKD chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quỹ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên. Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động. d) HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Dựa vào thông tin thu được từ HTTT quản lý vị trí làm việc và HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lý và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc. 6.6.3.3  HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược  HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định các thông tin có tầm chiến lược về nhân lực (số lượng và chất lượng người lao động), về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. Thông tin đầu vào của HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào SXKD…; thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. HTTT này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực. Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hóa sau: - Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược? ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

162

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì? - Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc? - Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược? - Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược? Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực. 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân lực. Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được  phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực. 6.6.4.1 Các phần mềm chung Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê. a) Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc… Với những tệp dữ liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What - If cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng. Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong một thời gian ngắn. Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực. b) Các cơ sở dữ liệu trực tuyến Các CSDL trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính  phủ về người lao động… c) Phần mềm bảng tính Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

163

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau… d) Phần mềm thống kê Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như: - Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên trong các  phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động. - Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật. Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường… - Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi  phí lương trong tương lai của tổ chức… 6.6.4.2 Các phần mềm chuyên dụng Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là: - Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất cả các tệp đó. - Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như  Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện. Tin học hoá chức năng quản trị nhân lực là một việc hết sức cần thiết, vì một lượng rất lớn các dữ liệu về các vị trí công việc và về các nhân viên cần được duy trì một cách chính xác và vì nhu cầu truy nhập dữ liệu thường xuyên để lên các báo cáo quản trị định kỳ và các  báo cáo dành cho các cơ quan quản lý một cách kịp thời. Hiện nay trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên dụng như Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS… Ví dụ về HTTT quản trị nhân lực: Để quản lý nhân sự trong một đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển một HTTT với đầy đủ các yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL nhân sự, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin. CSDL nhân sự sẽ bao gồm nhiều bảng/tệp dữ liệu có quan hệ với nhau. Quy mô, đặc điểm nhân sự và yêu cầu quản lý nhân sự của tổ chức sẽ quyết định quy mô và mức độ phức tạp của CSDL đó. Về cơ bản, CSDL nhân sự cũng chứa 3 loại bảng/tệp dữ liệu sau: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

164

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Bảng/tệp dữ liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục chuyên môn, danh mục dân tộc… - Bảng/tệp dữ liệu chính chứa các dữ liệu phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau như: lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng… - Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân sự như báo cáo tổng hợp lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá … Báo cáo nhân sự

Hồ sơ nhân sự       

 Danh mục đơn vị  Danh mục chức vụ  Danh mục chuyên môn  Danh mục dân tộc  Danh mục trình độ VH…  Lý lịch cá nhân Quyết định phân công, thuyên chuyển…

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC







 Danh sách nhân viên theo đơn vị.  Báo cáo tổng hợp lương.  Báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá...

 Hình 6.13. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự  Hệ thống danh mục trong CSDL nhân sự: Cũng như các CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân sự trong HTTT quản lý nhân sự là hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng trước khi bắt đầu quá trình cập nhật hồ sơ nhân sự. Số lượng danh mục có thể khác nhau giữa tổ chức với những đặc thù nghiệp vụ khác nhau. Sau đây là những danh mục nhân sự thường có trong một CSDL nhân sự: - Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý các đơn vị, phòng ban khác nhau trong tổ chức. Mỗi đơn vị được nhận diện thông qua mã của nó (mã đơn vị) và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, … - Danh mục dân tộc: dùng để quản lý các dân tộc. Mỗi dân tộc được gán một mã duy nhất và mô tả chi tiết thông qua tên của nó (tên dân tộc). - Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính của nhân viên. Bảng danh mục này tuy gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam và nữ, nhưng mỗi danh điểm vẫn cần được gán một mã riêng. - Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo của các nhân viên. Mỗi loại tôn giáo được gán một mã riêng và mã này được sử dụng để khai báo tôn giáo của một nhân viên trong hồ sơ của nhân viên đó. - Danh mục trình độ văn hoá: dùng để quản lý trình độ văn hoá của các nhân viên. Mỗi loại trình độ văn hoá được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và nhờ tính duy nhất này người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá, khi có nhu cầu. - Danh mục trình độ chính trị: dùng để quản lý các loại trình độ chính trị của các nhân viên. Mỗi loại trình độ chính trị được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và người ta có ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

165

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ chính trị khi có nhu cầu. - Danh mục chức vụ: dùng để quản lý các loại chức vụ mà các nhân viên đảm trách. Mỗi loại chức vụ được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, … DANH MỤC ĐƠN VỊ

HỒ SƠ NHÂN VIÊN

#Mã đơn vị Tên đơn vị …..

#Mã nhân viên Họ và tên đệm Tên Mã giới tính  Ngày sinh  Nơi sinh Quê quán  Ngày vào làm việc Mã đơn vị Mã dân tộc Mã tôn giáo Mã chuyên môn Mã chức vụ …..

DANH MỤC GIỚI TÍNH

#Mã giới tính Tên giới tính ….. DANH MỤC DÂN TỘC

#Mã dân tộc Tên dân tộc ….. DANH MỤC TÔN GIÁO

#Mã tôn giáo Tên tôn giáo …..

TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ

DANH MỤC NG.NGỮ

Mã nhân viên Mã ngoại ngữ Trình độ

#Mã ngoại ngữ Tên ngoại ngữ …..

DANH HIỆU KHEN THƯỞNG KẾT QUẢ TĐKT

Mã nhân viên Mã danh hiệu  Ngày khen thưởng

D.MỤC CHUYÊN MÔN

DANH MỤC CHỨC VỤ

#Mã chuyên môn Tên chuyên môn …..

#Mã chức vụ Tên chức vụ …..

#Mã danh hiệu Tên danh hiệu …..

HÌNH THỨC KỶ LUẬT

#Mã hình thức KL Tên hình thức KL …..

 Hình 6.14 Hệ thống các tệp dữ liệu trong CSDL quản lý nhân sự - Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý các mức ngạch công chức trong quy định. Mỗi ngạch công chức được gán một mã hiệu riêng. Danh mục này cùng với các danh điểm của nó được dùng để theo dõi ngạch và quá trình chuyển ngạch của cán bộ, công chức. - Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà các nhân viên được đào tạo hoặc đang đảm trách. Mỗi loại chuyên môn được gán một mã riêng. Mã này sẽ được dùng để khai báo chuyên môn của một nhân viên trong hồ sơ của người đó và thông tin này sẽ rất cần thiết trong việc sắp xếp hoặc thuyên chuyển vị trí làm việc cho các nhân viên. - Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý các loại ngoại ngữ mà các nhân viên biết hoặc thông thạo ở những mức độ khác nhau. Danh mục này chỉ thực sự cần thiết khi muốn quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên. Mỗi ngoại ngữ được gán một mã duy nhất và người ta dùng mã này để kết hợp với mã của một nhân viên để mô tả trình độ ngoại ngữ này của nhân viên đó. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

166

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

- Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý các hình thức khen thưởng có áp dụng trong tổ chức. Danh mục này cần thiết khi nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó. - Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý các hình thức kỷ luật được áp dụng trong tổ chức. Danh mục này chỉ cần thiết khi có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật đối với từng nhân viên trong tổ chức. Mỗi hình thức kỷ thuật được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó. Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ của từng tổ chức (hành chính sự nghiệp, kinh doanh thương mại hoặc sản xuất) mà hệ thống danh mục này được mở rộng thêm hoặc biến đổi phù hợp cho  phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự cụ thể. Các bảng/tệp dữ liệu chính trong CSDL nhân sự: Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý chính của HTTT quản lý nhân sự chính là hồ sơ của các nhân viên. Về nguyên tắc, sau khi xây dựng một cách có hệ thống bộ danh mục từ điển nhân sự như trên, có thể tiến hành cập nhật hồ sơ cho các nhân viên, trên cơ sở sử dụng  bộ danh mục đã có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu. ♦ Tuỳ nhu cầu quản lý nhân sự của mỗi tổ chức: bảng/tệp “ Hồ sơ nhân viên” có thể có ít hay nhiều các thuộc tính. Nhưng về nguyên tắc, để phân biệt các nhân viên một cách duy nhất, cần phải gán cho mỗi nhân viên một mã riêng (gọi là Mã nhân viên), ngoài ra mỗi nhân viên có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo (*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, Trình độ văn hoá (*), Trình độ chính trị (*), Trình độ chuyên môn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày xếp lương,… Trong đó các thuộc tính (*) là những thuộc tính mã đã được khai báo trong các bảng/tệp danh mục tương ứng và khi sử dụng phải dùng đúng mã như đã khai báo. Tuy thuộc vào mức độ chi tiết của nhu cầu quản lý nhân sự, có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính mô tả so với liệt kê đã nêu ở trên. ♦ Để quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên có thể dùng bảng/ tệp dữ liệu “Trình độ ngoại ngữ ” với các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ. ♦ Bằng cách sử dụng bảng/tệp “ Kỷ luật/khen thưởng ” có thể theo dõi được hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên. Bảng/ tệp này có các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, … Các báo cáo đặc trưng trong HTTT quản trị nhân sự: Để ban hành những quyết định về nhân sự, những người làm công tác quản lý thực sự cần có thông tin hỗ trợ. Những thông tin đó nằm chủ yếu trong các loại báo cáo khác nhau, do HTTT quản lý nhân sự cung cấp, ví dụ: - Trích ngang về một nhân viên. - Danh sách nhân viên theo đơn vị. - Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá. - Báo cáo tổng hợp theo dân tộc. - Danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc buộc thôi việc… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

167

 Bài giảng HTTTQL

Chương 6. Các HTTTQL cơ bản

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 1. Giới thiệu các HTTT quản lý cơ bản được ứng dụng trong thực tế. 2. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT quản lý văn phòng. 3. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT xử lý giao dịch. Giới thiệu một số HTTT xử lý giao dịch mà theo bạn là cần thiết đối với tổ chức. 4. Thế nào là các HTTT quản lý chức năng. Hãy giới thiệu khái quát về các HTTT quản lý chức năng mà bạn biết. Xác định các nguồn chính cung cấp thông tin đầu vào cho các HTTT quản lý chức năng. 5. Hãy phân loại các HTTT Tài chính – Kế toán theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT Tài chính hoặc Kế toán cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 6. Hãy phân loại các HTTT quản lý SXKD theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT quản lý SXKD cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 7. Hãy phân loại các HTTT quản trị nhân lực theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT quản trị nhân lực cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này. 8. Hãy phân loại các HTTT marketing theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định: - Các HTTT marketing cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp. - Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

168

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ điều hành được thiết kế để hỗ trợ trực tiếp cho các nhà quản lý trong quá trình ban hành các quyết định phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Các HTTT hỗ trợ ra quyết định cung cấp các mô hình để giải quyết các bài toán cụ thể của các nhà quản lý, ngược lại các HTTT hỗ trợ điều hành chỉ cung cấp các thông tin tổng quát, thông tin tầm chiến lược trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho các vấn đề đó.

7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Kể từ những năm 1970, một số tổ chức đã bắt đầu phát triển các HTTT thực sự khác  biệt với các HTTT quản lý truyền thống. Chúng có thể tác động qua lại và được thiết kế giúp đỡ người sử dụng khai thác dữ liệu và các mô hình hỗ trợ cho việc ban hành các quyết định không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Vào những năm 1980, các hệ thống này đã nhanh chóng  phát triển và nâng lên mức hỗ trợ tạo quyết định của các cá nhân, các nhóm và thậm chí toàn  bộ tổ chức. Đó chính là các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm. 7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức Trong các tổ chức, vai trò của các nhà quản lý thể hiện qua chính các hoạt động mà họ thường thực hiện và thường được chia thành 3 nhóm chính: vai trò giữa các cá nhân với nhau, vai trò mang tính thông tin và vai trò có tính quyết định. - Vai trò có tính cá nhân xuất hiện khi nhà quản lý hành động như một người đại diện của tổ chức ở môi trường bên ngoài tổ chức, hoặc với tư cách là nhà lãnh đạo chỉ bảo, khuyến khích và hỗ trợ cho những người làm việc dưới quyền. - Vai trò mang tính thông tin: khi nhà quản lý đóng vai trò trung tâm tiếp nhận thông tin mới nhất, chính xác nhất và phân phối những thông tin đó đến những nhân viên cần phải  biết về nó. - Vai trò có tính quyết định: khi nhà quản lý ban hành các quyết định, từ đó các đơn vị, cá nhân trong tổ chức sẽ phải thực hiện các quyết định đó. Theo các lý thuyết quản lý hiện đại, việc ra quyết định quản lý không hẳn là trung tâm của các hoạt động quản lý, tuy nhiên nó rất quan trọng và mang tính thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý. Các quyết định quản lý có thể được phân thành 3 mức: chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Trong mỗi mức, các quyết định còn được phân loại theo dạng có cấu trúc (có thể lập trình được), dạng không có cấu trúc (không lập trình được) và dạng bán cấu trúc. - Các quyết định không có cấu trúc là các quyết định mà các nhà ra quyết định phải tự đánh giá và hiểu rõ vấn đề được đặt ra. Những quyết định này thường quan trọng, mới lạ, không theo nguyên tắc và không có một quá trình nào có thể tạo ra chúng. Ví dụ các quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định mở ngành đào tạo mới, thiết lập một dây chuyền sản xuất ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

169

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

mới… - Các quyết định có cấu trúc được ban hành theo một quy trình gồm một chuỗi các thủ tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thông lệ. Ví dụ các quyết định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, quyết định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm… - Các quyết định bán cấu trúc là giao thoa của 2 dạng trên. Các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, một phần dựa vào những thủ tục đã thiết lặp sẵn; các quyết định ít có tính lặp lại. Ví dụ như các quyết định mức chi khen thưởng cho cán bộ có thành tích công tác tốt, cho sinh viên đạt kết quả học tập cao…  Nhìn chung, quá trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước: - Thu thập thông tin: tìm kiếm các thông tin từ các CSDL bên ngoài và bên trong tổ chức liên quan đến các vấn đề mà nhà quản lý cần ra quyết định. HTTT sẽ rà soát toàn bộ các dữ liệu trong quá khứ của tổ chức cũng như các dữ liệu từ môi trường bên ngoài liên quan đến chính sách, pháp luật của nhà nước, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp… Những thông tin thu được từ các HTTT sẽ giúp nhà quản lý nhận thức được các vấn đề thách thức hay các cơ hội đang xuất hiện với tổ chức của họ. - Thực hiện các hoạt động thiết kế : tùy thuộc vào đặc điểm của vấn đề cần giải quyết, các nhà quản lý sẽ xác định các quyết định ban hành có dạng cấu trúc hay phi cấu trúc. Đối với dạng quyết định có cấu trúc, cần chỉ rõ các bước cần thực hiện với những phương án cụ thể. Khi đó, các kỹ sư viết phần mềm dễ dàng lập trình để hỗ trợ việc ban hành các quyết định có cấu trúc. Ngược lại với các quyết định phi cấu trúc, do phần lớn các bước tiếp theo sau một hành động được lựa chọn là khó xác định trước, các kỹ sư viết phần mềm rất khó lập trình và chỉ có thể xây dựng một số tình huống dạng “Nếu – Thì”… - Lựa chọn một nhóm các quyết định cụ thể . Để có thể giúp cho nhà quản lý lựa chọn một quyết định nào đó, HTTT thường phải thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết và có một tập sẵn có các quyết định cùng các cân nhắc cần lựa chọn. Các nhà quản lý sẽ lựa chọn các quyết định trong một trạng thái “hợp lý có giới hạn”. Nói chung, HTTT thường giúp các nhà quản lý bằng cách đưa ra một số các nhận xét, trong đó nhấn mạnh những điểm cần cân nhắc với mỗi một phương án nào đó. - Thực hiện các quyết định đã được lựa chọn. Ở bước này HTTT cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo điều hành về các hoạt động đang được thực hiện bởi các quyết định đã được lựa chọn, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh quyết định nếu thấy cần thiết. 7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định 7.1.2.1  Khái niệm HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) là HTTT cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lý trong suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý. Các nhà quản lý có thể tìm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

170

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, điều khiển quá trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của các tổ chức. Trước đây, các HTTT trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản lý cấp cao, còn ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau: - Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức trong dài hạn. Vấn đề quan trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và môi trường mà tổ chức đang hoạt động trong đó. - Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến thuật để giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Việc điều khiển quá trình này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó của tổ chức. - Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức… - Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt động cụ thể như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được… Một số ví dụ về các hệ thống DSS: - Hệ thống xác định giá và tuyến bay của của các hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines…) - Hệ thống điều khiển tàu và tuyến đi của Southern Railway - Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ - Hệ thống định giá bán sản phẩm của Kmart… 7.1.2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống Mô hình tổng quát của HTTT hỗ trợ ra quyết định được biểu diễn trong hình 7.1. Một HTTT hỗ trợ ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản: - Phần cứng và hệ thống truyền thông : hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể trao đổi các mô hình phần mềm và các số liệu với các hệ thống hỗ trợ ra quyết định khác. - Nhân lực: bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống, các lập trình viên và các kỹ thuật viên quản lý hệ thống. - CSDL: bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ CSDL của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Hệ thống DSS bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, bản thân nó không tạo ra hoặc cập nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ liệu lại theo cách mà từng cá nhân hoặc từng nhóm nhận thấy là phù hợp để tạo quyết định dựa trên tình trạng thực tế. CSDL của mô hình này thường đã được tổng hợp và lưu trữ đặc ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

171

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

 biệt cho mục đích sử dụng riêng của hệ thống DSS do hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ CSDL của tổ chức, chống sự phá hoại từ những thay đổi đột ngột hoặc không thích hợp; nếu tự rà soát CSDL lớn của tổ chức thì đó sẽ là một quá trình chậm chạp và tốn kém.

Nhà quản lý

HTTT HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

Thông tin quyết định

Các mô hình

Xử lý các mô hình

Xử lý hội thoại

CSDL

Hệ quản trị CSDL

 Hình 7.1. HTTT hỗ trợ ra quyết định - Mô hình: tổng thể các mô hình phân tích và toán học sử dụng trong quá trình ra quyết định như mô hình thống kê, mô hình dự báo, mô hình điều hành, mô hình lập kế hoạch. Mỗi mô hình là một sự mô tả các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào đó, ví dụ như mô hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hoà vốn, mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính… Mỗi hệ thống DSS được xây dựng cho một tập hợp các mục đích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc theo mục đích mà nó hướng tới. - Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình thông qua quyết định và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống phần mềm DSS cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình của hệ thống một cách dễ dàng. Hệ thống phần mềm DSS cung cấp các biểu đồ dễ sử dụng và các giao diện linh hoạt, cho  phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng. 7.1.2.3  Phương pháp xây dựng hệ thống Do hệ thống DSS được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của nhà quản lý và chuyên dùng cho một lớp các quyết định nào đó nên trong quá trình xây dựng hệ thống DSS cần có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất. Hệ thống này chỉ sử dụng một số lượng nhất định các dữ liệu liên quan, không cần việc trao đổi các dữ liệu một cách trực tiếp và có xu hướng sử dụng những mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác. Quy trình xây dựng các hệ thống DSS thường có các bước sau:

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

172

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

- Phân tích: nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà nhà quản lý có thể cho là hữu ích trong việc dẫn dắt tới các quyết định liên quan tới vấn đề đó. Các bước cần tiến hành để thực hiện việc phân tích đạt kết quả cao: - Thiết kế : không giống như một chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc thiết kế hệ thống DSS được thực hiện theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm. Người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát hiện các sai sót hoặc bất hợp lý, thực hiện điều chỉnh…; cứ thế lặp đi lặp lại cho tới khi có được một sản phẩm được coi là “phù hợp”. - Thực hiện: Không giống như các HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT DSS không bao gồm việc thực hiện một cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống sẽ được thực hiện một cách liên tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, các nhà quản lý sẽ đánh giá hệ thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý của tổ chức. 7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm Do cách làm việc theo nhóm ngày càng gia tăng trong các tổ chức nên vào cuối những năm 1980, những người phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc phát triển các HTTT có khả năng hỗ trợ tạo quyết định theo nhóm. HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) được  phát triển để giải quyết các vấn đề không có cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của những cuộc gặp theo nhóm. Nhờ các hệ thống này, số lượng các cuộc gặp gỡ của các nhà ra quyết định tăng lên, thời gian họp cũng được kéo dài hơn và gia tăng số ý kiến tham gia để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Việc tạo ra các quyết định theo nhóm có đặc thù riêng và khác với việc ra những quyết định của mỗi cá nhân. Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm phụ thuộc vào những yếu tố sau: - Các đặc điểm của mỗi nhóm: số người trong nhóm, kinh nghiệm của từng người… - Đặc điểm tổ chức mà nhóm đang làm việc: quy mô, lĩnh vực hoạt động… - Đặc điểm của nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức năng hoạt động, nội dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian triển khai… - Việc sử dụng CNTT như hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị… - Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang sử dụng… Hệ thống GDSS có khả năng giúp giải quyết các vấn đề của các cuộc họp bằng cách như sau: - Phát triển các kế hoạch định trước để tạo cho cuộc gặp gỡ có hiệu quả hơn và thu được kết quả tốt hơn. Các bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm trên máy PC có khả năng cấu trúc lại các kế hoạch và do đó, phát triển những kế hoạch này. - Tăng khả năng tham gia. Hệ thống này khiến cho tất cả các thành viên đều có khả năng tham gia đầy đủ ngay cả khi số thành viên là khá lớn. Các thành viên có thể tham gia ý kiến đồng thời hơn vào cùng một thời điểm và do đó tạo hiệu quả cho các cuộc gặp gỡ. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

173

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

- Tạo không khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của các cấp quản lý khác nhau. Các thành viên ở cấp quản lý thấp có thể tham gia ý kiến mà không sợ bị các cấp quản lý cao chỉ trích. Các thành viên ở cấp quản lý cao tham gia cuộc họp mà cũng không lo rằng sự có mặt của họ sẽ điều khiển các luồng ý kiến và từ đó không thu được kết quả như mong đợi. Những người tham gia đều cảm nhận rằng với sự trợ giúp của hệ thống GDSS, việc đóng góp ý kiến trở nên tự do hơn, cởi mở hơn và từ đó sẽ có trách nhiệm cao hơn trong cuộc họp. - Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia sẽ tập trung đánh giá chính xác các vấn đề được đặt ra. Người đưa ra ý kiến có cơ hội tách biệt bản thân họ với ý kiến của họ để có một cái nhìn khách quan hơn. Việc đánh giá trong bầu không khí không xưng danh như vậy làm tăng độ chính xác của các ý kiến phản hồi. - Tổ chức và đánh giá các ý kiến: Các công cụ của hệ thống này được cấu trúc và dựa trên một phương pháp cụ thể, cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp những kết quả theo nhóm mà không cần xưng danh. Sau đó từng nhóm sẽ tổng hợp lại và phát triển các ý kiến đã được tổ chức này cho tới khi hoàn thiện được các tài liệu. - Tạo tài liệu của cuộc gặp: các thành viên có thể sử dụng dữ liệu của cuộc họp để tranh luận sau cuộc họp hoặc cung cấp với những ai không tham gia cuộc họp, thậm chí có thể tạo ra các bản trình bày từ những dữ liệu đó. Một số công cụ của hệ thống GDSS cho phép người sử dụng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép những người không tham gia cuộc họp có cơ hội tìm kiếm được các thông tin cần thiết sau cuộc họp… Hệ thống GDSS có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên nó khá phức tạp; tính hiệu quả của các công cụ được sử dụng phụ thuộc phần nào vào các thiết bị phần cứng, chất lượng của các kế hoạch, sự hợp tác của các thành viên…; chi phí cho những hệ thống này khá đắt nên thực tế việc đưa các hệ thống này vào sử dụng vẫn còn hạn chế.

7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 7.2.1 Khái niệm HTTT hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) là một HTTT có khả năng tương tác cao, cho phép các cấp lãnh đạo trong bộ máy quản lý truy cập thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc ban hành các quyết định quản lý. Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế để tổng hợp thông tin từ bên ngoài (môi trường vĩ mô, vi mô) và thông tin từ các HTTT nội bộ MIS, DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống này không có quy trình cụ thể mà đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình. ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải quyết các vấn đề không có cấu trúc ở mức chiến lược. Hệ thống chỉ cung cấp các thông tin trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho vấn đề đó. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

174

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

Các đặc điểm chính của các hệ thống ESS là: - Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. - Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp. - Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief Executive Officer) - Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao). 7.2.2 Mô hình hệ thống ESS hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông tin, một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thông. Nó cho phép truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các CSDL nội bộ và một số CSDL bên ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác. Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành được biểu diễn trong hình 7.2.

Lãnh đạo

HTTT HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH Phần mềm cung cấp thông tin

Thông tin chiến lược

Hệ quản trị CSDL

Ngân hàng dữ liệu

CSDL Khai thác

Phần mềm viễn thông CSDL Quản lý

 Hình 7.2. HTTT hỗ trợ điều hành Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản: - Phần cứng và hệ thống truyền thông : hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL. Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý một khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức của mình… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

175

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

- CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thông tin ở các bài báo, các tạp chí được lưu trữ trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức nhưng ở nhiều nước trên thế giới… Do đó, HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác. Đối với nguồn dữ liệu bên trong, ệ thống ESS chủ yếu sử dụng thông tin từ các HTTT nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như MIS, DSS của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược được thực hiện một cách nhanh chóng. - Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình cung cấp thông tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống này đòi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết xuất dữ liệu tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều  biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần mềm cung cấp các giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite được giới thiệu ở hình 7.3.

 Hình 7.3. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite

 Bài giảng HTTTQL

Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 1. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định. 2. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm. 3. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ điều hành. 4. Nêu điểm giống và khác nhau giữa HTTT trợ giúp ra quyết định và HTTT hỗ trợ điều hành. 5.

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT

177