BALANCE DE COMPROBACIÓN
1. DEFINICIÓN:
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero. El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa este bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones, de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. Por lo general el balance es un documento voluntario para el empresario, aun que recomendable para que este pueda conocer el estado financiero de su empresa.
2. FUNCIONES: -
Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio. A = P + C
-
Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos = Abonos.
-
Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y Síntesis)
3. ESTRUCTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN: - Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha - Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos. 4. PARTES Y REGLAS DEL BALANCE DE COMPROBACION: -
Columna para el código del plan contable general revisado del libro mayor Columna para el nombre de la cuenta del libro mayor Columna para el traslado de los totales del libro mayor tanto para el debe como para el haber , esta columna se les llama sumas del mayor
5. COLUMNA PARA LOS SALDOS /DEUDOR Y ACREEDOR/:
-
Si el debe es mayor que que el haber, el saldo es deudor Si el debe es menor que el haber, el saldo es acreedor Al final ambas columnas deudoras y acreedoras tienen tienen que tener cantidades iguales en la sumatoria vertical.
6. COLUMNA DE AJUSTES: Se ajustan ajustan las siguientes cuentas: PRIMER AJUSTE: TENEMOS LA COLUMNA DEL DEBE Y DEL HABER:
-
Los saldos de las cuentas de la clase nueve que están en la columna columna del deudor los saldos de las cuentas del haber de ajuste , con la contrapartida la cuenta 79 cargas imputables a cuenta de costos que esta en la columna de acreedor , pasamos a la columna de debe de ajustes , de esta manera cancelamos la cuenta 79
SEGUNDO AJUSTE:
-
Tomamos los saldos de las cuentas 61 variaciones de existencias y la la cuenta 69 costos de ventas y distribución de la siguiente manera: LA CUENTA 69
-
Siempre tiene tiene saldo saldo deudor, para efectos de ajustes ajustes su mismo importe pasa al haber de la columna Ajustes, estos mismos importes transferimos a la columna de perdidas en resultado por función
LA CUENTA 61:
-
Tiene saldo acreedor. el saldo deudor de la cuenta 69 se traslada al debe de la columna de ajustes a la altura de la cuenta 61 , luego en forma horizontal esa diferencia registramos en la columna de ganancias en resultado por naturaleza ,en caso que el resultado de ajuste sea negativo registrar entre paréntesis a la altura de la cuenta 61 , en la columna de ganancias en resultado 7.-Columna de inventario, tenemos activo y pasivo:
3.
Estructura Del Balance de Comprobación:
Su rayado esta estructurado para contener los siguientes datos. a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación. b). Columnas de: -
Folio del Mayor de cada cuenta
-
Código y nombres de las cuentas del Mayor
Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos. -
4.
Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.
Preparación:
Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento: 1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (estas sumas se toman toman de las que se hicieron previamente y anotaron a lápiz en cada una de las cuentas). La anotación incluye los datos del folio del Mayor , códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los códigos de las las cuentas. 2.
Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.
3. Determinación de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotación de los saldos deudores ó acreedores, según como corresponda. 4.
suma de las columnas de saldos deudores y acreedores del Balance.
Nota: Si en el 2° paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe
proceder a verificar el trabajo efectuado, para corregir y lograr el cuadre. 5.
Secuencia del Procedimiento:
Paso N° 7: Preparar Balance de Comprobación Fase N° 5: Preparación del Balance de Comprobación Este paso consiste simplemente en preparar el Balance de Comprobación al final del periodo (mensual, trimestral, etc.), cumpliéndose el orden establecido en su propio procedimiento (ver punto N° .4) Ejemplo de Aplicación:
Se muestra el siguiente cuadro del Balance de Comprobación, que se ha preparado siguiendo el orden establecido en su procedimiento y tomando los datos del Libro Mayor, desarrollado en el punto anterior. En este balance se observa que las sumas de las columnas del Debe y Haber son iguales en la cantidad de S/. 63.500.00, la misma que a su vez coincide con la suma acumulada de todos los asientos en el Libro Diario (F°3) según punto (1.9) También se observa la otra igualdad de la partida doble A = P + C, es decir la suma de los saldos deudores por S/. 35.500.00 es igual igual a la suma de los los saldos acreedores (ver funciones punto 2)
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente.
Partes del Balance de Comprabación 1. 2.
Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominacion del documento y la fecha. Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
Métodos de Formación del Balance de Comprobación Balance de Comprobación por Sumas
Se forma con el total de las sumas de las columnas delDEBE y el total de las sumas de las columnas delHABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.
Balance de Comprobación por Saldos Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en elDEBE si es un saldo Deudor o en elHABER si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.
Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en unBalance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactan, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono.
Concepto.
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero. El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobación comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa este bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones, de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. Por lo general el balance es un documento voluntario para el empresario, aun que recomendable para que este pueda conocer el estado financiero de su empresa.
Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La “balanza” casi siempre contiene los siguientes datos: a) folios de las cuentas; b) nombres de éstas; c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados; y d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre sí.
El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. EL BALANCE DE COMPROBACION 1. DEFINICION: Se sabe muy bien que los debitos y los créditos de los asientos de un diario deben ser iguales unos a los otros y estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas deberán igualar a total de los saldos acreedores .La igualdad de los debitos y créditos se resume en el balance de comprobación, por lo tanto diremos que el Lo primero que se hace en un negocio n egocio para logra un balance de comprobación es TOMAR del libro mayor los saldos ya sean deudores y acreedores para asentarlos en un registro por separado .Una vez hecho lo anterior se clasifican para su debida comprobación a fin de determinar su exactitud Según lo expresado nos indica que el balance de comprobación representa las sumas del debe y el haber del diario, d iario, los cuales tiene que ser equivalentes a las sumas del debe y el haber del libro mayor, es decir mediante el balance de comprobación comprobación se comprueba o verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente .Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono Así de esta forma el balance de comprobación comprobación sirve para resumir la información que el libro mayor da en detalle .Este resumen se prepara siempre al final del periodo contable, proporcionándonos de esta manera los elementos, necesarios para determinar los estados financieros. 2. OBJETO DEL BALANCE DE COMPROBACION:
Como vimos anteriormente en el libro mayor figura las mismas cantidades que en el libro diario, es decir que las cantidades que son deudoras en el libro diario serán deudores en el libro mayor y las que son acreedores en el e l libro diario serán también acreedoras en el libro mayor Al sumar ambos valores deudoras deudoras y acreedoras estas deben coincidir forzosamente forzosamente en los libros diario y mayor m tomando en consideración que en ambos libros siempre deben existir en las mismas cuentas Pero que sucede cuando los valor[***]es de deudores no coincide con los valores de acreedores .Si pasa esto entonces significa que algún error u omisión ha sido cometido, por lo tanto el balance de comprobación sirve para comprobar si los valores del libro diario han sido bien llevados o trasladados al libro mayor 3. PERIODICIDAD DE BALANCE DE COMPROBACION : La practica usual es hacer un balance de comprobación cada año sin embargo se puede reducir el periodo a un mes , un trimestre o semestre según la característica económica y financiera de la empresa.El balance balance de comprobación ha de comprender la la totalidad de los asientos anotados desde el principio del ejercicio hasta el final del periodo contable 3. IMPORTANCIA DEL BALANCE DE COMPROBACION De acuerdo a la nuevo dispositivo DL. 234-2006/SUNAT el balance de comprobación agrega las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, ingresos y gastos por los que e s considerado como una guía que facilita la formaron de los asientos finales y la posición en que las cuentas deben quedar en los estados financieros f inancieros .En si es un medio mecánico de varias columnas en donde se organiza ordenadamente la información contable. Después de que un negocio ha estado operando durante un tiempo los dueños desean saber si tuvieron utilidades o no, así como la naturaleza financiera y económica ocurrida desde que se inicio.Tales hechos y cifras le permitirán al o propietarios tomar decisiones, para ello harán uso de los estados financieros los que fueron confeccionados en base al balance de comprobación, e ahí su importancia El balance de comprobación contiene suficiente información como para atraer la atención de los dirigentes de un negocio, al proporcionarle datos iniciales para poder tomar decisiones y hacer planes con respecto a las actividades del negocio con anterioridad a la preparación de los estados financieros PARTES Y REGLAS DEL BALANCE DE COMPROBACION 1.- Columna para el código del plan contable general revisado del libro mayor 2.-Columna para el nombre de la cuenta del libro mayor
3.-Columna para el traslado de los totales del libro mayor tanto para el debe como para el haber, esta columna se llama SUMAS DEL MAYOR 4.1 COLUMNA PARA LOS SALDOS /deudor y acreedor/ Para obtener los saldos deudores y acreedores se restan en forma horizontal la columna de SUMAS DEL MAYOR de una misma cuenta o 4.1 si el debe es mayor que el haber, el saldo es deudor o 4.2 Si el debe es menor que el haber, el saldo es acreedor Al final ambas columnas deudoras y acreedoras acreedoras tienen que tener cantidades iguales en la sumatoria vertical 5. COLUMNA DE AJUSTES: Se ajustan las siguientes cuentas: PRIMER AJUSTE: Tenemos la columna del debe y del haber Los saldos de las cuentas de la clase nueve que están en la columna del deudor los saldos de las cuentas del haber de ajuste , con la contrapartida la cuenta 79 cargas imputables a cuenta de costos que esta en la columna col umna de acreedor , pasamos a la columna de debe de ajustes , de esta manera cancelamos la cuenta 79 SEGUNDO AJUSTE: Tomamos los saldos de las cuentas 61 variaciones de existencias y la cuenta 69 costos de ventas y distribución de la siguiente manera LA CUENTA 69 Siempre tiene saldo deudor, para efectos de ajustes su mismo importe pasa al haber de la columna Ajustes, estos mismos importes transferimos a la columna de perdidas en resultado por función LA CUENTA 61: Tiene saldo acreedor. el saldo deudor de la cuenta 69 se traslada al debe de la columna de ajustes a la altura de la cuenta 61 , luego en forma horizontal esa diferencia registramos en la columna de ganancias en resultado por naturaleza , en caso que el resultado de ajuste sea negativo registrar entre paréntesis a la a ltura de la cuenta 61 , en la columna de ganancias en resultado 6.-Columna de inventario, tenemos activo y pasivo EN LA COLUMNA DE ACTIVO
Se transfiere los saldos de las cuentas desde la 10 1 0 hasta la 39 inclusive. Los saldos de las cuentas y divisorias deben ir en el pasivo porque siempre tienen saldos acreedores que representan disminución de activos EN LA COLUMNA DE PASIVO Se consideran los saldos de las cuentas desde la 40 hasta la 59 luego, sume en forma vertical las columnas del activo y del pasivo, una vez obtenido los totales reste total con total y hallaras una diferencia, esa diferencia representa a una perdida o a una ganancia en un tiempo determinado 7.-Columna de resultado por función, tenemos pérdidas y ganancias EN LA COLUMNA DE LAS PÉRDIDAS Se considera los saldos de las siguientes cuentas: 66, 69,74 y l a clase 9, esta última se designa según la necesidad de la empresa EN LA COLUMNA DE GANANCIAS: Se considera los saldos de las cuentas 70, 71, 72, 73, 75, 76, 77, y 78 Una vez transferido los saldos de las cuentas ya mencionadas se suman en forma vertical ambas columnas perdidas perdidas y ganancias y el resultado representa una utilidades una perdida .Si la columna de ganancias es mayor que la columna de perdidas significa una utilidad y cuando la columna de perdidas es mayor que la columna de utilidad y cuando la columna de perdidas es mayor que la columna de ganancias significa perdidas, esa diferencia obtenida tiene que ser igual al resultado obtenido en la columna de inventarios 8.-COLUMNA DE RESULTADOS por naturaleza, tenemos pérdidas y ganancias EN LA COLUMNA DE PERDIDAS se consideran los saldos de las siguientes cuentas, 60, 652, 64, 65, 66, 67, 68, y 74 EN LA COLUMNA DE GANANCIAS Se consideran los saldos de las cuentas 61,70,71,,72,73,75,76,77,78,Una vez transferida los saldos de las cuentas mencionadas se suman en forma ambas columnas y obtenemos los totales ,restamos as columnas de total de perdidas con total ganancias y esa diferencia es igual a los resultados obtenidos en las columnas de inventarios y resultado por función
4.
Preparación:
Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento: 1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (estas sumas se toman de las las que se hicieron hicieron previamente y anotaron a lápiz lápiz en cada una de las cuentas). La anotación incluye los datos del folio del Mayor , códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los códigos de las cuentas. 2.
Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.
3. Determinación de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotación de los saldos deudores ó acreedores, según como corresponda. 4.
suma de las columnas de saldos deudores y acreedores del Balance.
Nota: Si en el 2° paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe proceder a verificar el trabajo efectuado, para corregir y lograr el cuadre. 5. Secuencia del Procedimiento: Paso N° 7: Preparar Balance de Comprobación Fase N° 5: Preparación del Balance de Comprobación Este paso consiste simplemente en preparar el Balance de Comprobación al final del periodo (mensual, trimestral, etc.), cumpliéndose el orden establecido en su propio procedimiento (ver punto N° .4) Ejemplo de Aplicación: Se muestra el siguiente cuadro del Balance de Comprobación, que se ha preparado siguiendo el orden establecido en su procedimiento y tomando los datos del Libro Mayor, desarrollado en el punto anterior. En este balance se observa que que las sumas de las columnas del Debe y Haber son iguales en la cantidad de S/. 63.500.00, la misma que a su vez coincide con la suma acumulada de todos los asientos en el Libro Diario (F°3) según punto (1.9) También se observa la otra igualdad igualdad de la partida doble A = P + C, es decir la suma de los saldos deudores por S/. S/. 35.500.00 es igual a la suma de los los saldos acreedores (ver funciones punto 2)
