Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
CAPÍTULO 1: CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD GENERAL Objetivos Los objetivos son
Configurar divisas y tipos de cambio.
Creación de períodos en un nuevo ejercicio.
Creación de intervalos de fecha.
Crear, modificar y eliminar códigos de motivo.
Creación de valores de dimensión financiera.
creación de un conjunto de dimensiones.
Configuración de reglas de asignación.
Comparación de los distintos métodos de asignación.
Introducción La contabilidad general es la contabilidad formal que contiene los registros contables de una empresa. Para que la contabilidad general sea funcional, configure el plan contable, los calendarios fiscales, las entidades jurídicas y las divisas. El plan contable es una lista de cuentas principales y dimensiones financieras que se permiten mediante una o varias estructuras contables. Los calendarios fiscales especifican el período de tiempo en el que se registran los datos financieros mientras que la configuración de divisa determina las divisas disponibles para las transacciones empresariales. En este curso se explica cómo trabajar con el plan contable y sus múltiples dimensiones. Estas dimensiones se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los beneficios, los centros de coste y otra información financiera importante. En este curso también se definen las reglas y los métodos de asignación.
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Operaciones Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Configuración de divisas y tipos de cambio La configuración de la divisa es un paso obligatorio en Microsoft Dynamics AX ® y se usa para registrar las transacciones financieras. La funcionalidad de multidivisa se puede usar si la empresa usa más de una divisa. Si la organización tiene varias entidades jurídicas y realiza transacciones en varias divisas, el mantenimiento de éstas y su tipo de cambio correspondiente es fundamental.
Configuración de divisas En Microsoft Dynamics AX, se proporcionan todas las divisas de forma predeterminada. Las divisas divisas se cargan la primera vez que un usuario abre abre el formulario Parámetros de Contabilidad general. Para ver las divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por último, en Divisas.
ILUSTRACIÓN 1.1 FORMULARIO DIVISAS Solo una divisa puede representar la divisa de triangulación. De forma predeterminada, la divisa seleccionada seleccionada como divisa de triangulación triangulación es EUR . Para cambiar la divisa de triangulación, primero debe desactivar la casilla Divisa de referencia para la triangulación del registro EUR del formulario Divisas. A continuación, puede seleccionar la opción Divisa de referencia para la triangulación en la divisa deseada.
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Operaciones Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Configuración de divisas y tipos de cambio La configuración de la divisa es un paso obligatorio en Microsoft Dynamics AX ® y se usa para registrar las transacciones financieras. La funcionalidad de multidivisa se puede usar si la empresa usa más de una divisa. Si la organización tiene varias entidades jurídicas y realiza transacciones en varias divisas, el mantenimiento de éstas y su tipo de cambio correspondiente es fundamental.
Configuración de divisas En Microsoft Dynamics AX, se proporcionan todas las divisas de forma predeterminada. Las divisas divisas se cargan la primera vez que un usuario abre abre el formulario Parámetros de Contabilidad general. Para ver las divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por último, en Divisas.
ILUSTRACIÓN 1.1 FORMULARIO DIVISAS Solo una divisa puede representar la divisa de triangulación. De forma predeterminada, la divisa seleccionada seleccionada como divisa de triangulación triangulación es EUR . Para cambiar la divisa de triangulación, primero debe desactivar la casilla Divisa de referencia para la triangulación del registro EUR del formulario Divisas. A continuación, puede seleccionar la opción Divisa de referencia para la triangulación en la divisa deseada.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Nombres y símbolos de divisa Cada divisa puede tener atributos específicos asociados. El nombre, el símbolo y el código de divisa son específicos de cada divisa. A continuación se muestran las divisas:
$ - Dólar de EE.UU
€ - Euro Campo
Descripción
Divisa
El identificador único (un código de hasta tres caracteres) para la divisa seleccionada. seleccionada. Ejemplos:
Nombre
USD: dólar estadounidense
EUR: euro
CAD: dólar canadiense
Una descripción de la divisa. divisa. Esto se imprime normalmente normalmente en los cheques y otros documentos. Ejemplos:
Símbolo
Dólar estadounidense
Euro
Dólar canadiense
Normalmente se utiliza en informes. Ejemplo: $
Código de divisa
El código estándar de la divisa tal y como lo ha definido la Organización internacional para la estandarización (ISO).
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Operaciones Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Divisas de contabilidad y notificación Microsoft Dynamics AX utiliza el concepto de Divisa de contabilidad y Divisa de notificación.
Divisa de contabilidad: la unidad de medida monetaria habitual que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones económicas en las cuentas contables. En versiones anteriores de Microsoft Dynamics AX, esto se llamaba la divisa de la empresa.
Divisa de notificación: la unidad de medida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido convertido de las transacciones transacciones económicas en las cuentas contables para fines de informes financieros y de administración.
Un ejemplo de esto sería cuando tuviera una empresa subsidiaria en Canadá y la empresa principal se encuentra en Estados Unidos. Al ejecutar los informes, desea ver los resultados de las operaciones empresariales en dólares canadienses (CAD). Para ello, debe convertir los dólares estadounidenses (USD). CAD, el sistema usa el tipo de cambio definido en el formulario Tipos de cambio para convertir los importes importes para la notificación.
Procedimiento: Activar una divisa para la conversión de divisas La configuración del convertidor de divisas permite las conversiones numéricas para las transacciones en línea. línea. Si está activada la casilla Conversión, el sistema convierte automáticamente los importes de las transacciones en las cuadrículas utilizando los tipos de cambio del panel inferior. Esta configuración permite la presentación de la información financiera en una divisa distinta de la divisa predeterminada de la empresa en formularios e informes. Parar completar esta conversión, haga doble clic en Convertidor de divisa en la barra de estado de estos formularios.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Realice los siguientes pasos para convertir a otra divisa. 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por último, en Divisas. 2. Seleccione una divisa. 3. Active la casilla Conversión para activar una divisa para su conversión. 4. En los campos Prefijo o Sufijo, especifique el símbolo de la divisa que figura antes o después de un importe. SUGERENCIA: introduzca un espacio antes del símbolo de la divisa para separarlo del del importe.
Cambio de la divisa mostrada Cuando una divisa está habilitada para la conversión, puede mostrar la información financiera en un formulario o informe en una divisa que no sea la de la contabilidad. Para ello, siga estos pasos: 1. En la barra de estado, haga clic en el campo Divisa para abrir el formulario Convertidor de divisa. 2. Seleccione cualquiera de las divisas que se hayan configurado para su conversión en el formulario formulario Convertidor de divisa. 3. Introduzca la fecha usada para la conversión en el campo Fecha del índice. 4. Haga clic en una divisa para seleccionar la nueva divisa. El formulario Convertidor de divisa se cierra automáticamente y el campo Divisa de la barra de estado muestra la nueva divisa. Todos los formularios, las consultas y los informes que originalmente mostraban importes en la divisa de la empresa ahora muestran la divisa seleccionada. Realice los siguientes pasos para regresar a la divisa predeterminada de la empresa: 1. Abra el formulario Convertidor de divisa. 2. Haga clic en el botón Restablecer para volver a la divisa de contabilidad del libro mayor.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Procedimiento: Establecimiento de las opciones de redondeo Realice los siguientes pasos para establecer las opciones de redondeo para cada divisa. 1. En el formulario Divisas, seleccione una divisa. 2. Presione el tabulador hasta llegar a la sección Reglas de redondeo. 3. Redondee las sumas en función de una unidad fija para los importes de transacciones generales. Por ejemplo, los importes de las transacciones se redondean a la unidad más cercana a 0,01. Especifique la unidad general de redondeo en el campo Redondeo de redondeo general. 4. Redondee las sumas para Pedidos de ventas, Pedidos de compra y Precios. Tienen un Método de redondeo y también un Método de redondeo. Método de redondeo: introduzca la unidad para redondear importes, como 0,10 o 1,00. Método de redondeo: seleccione la convención de redondeo que se aplica al número a la derecha de la unidad de redondeo que se ha especificado en el cuadro de texto Regla de redondeo:
Normal: redondea hacia arriba del número 5 en adelante y hacia abajo si el número es igual o inferior a 4.
Hacia abajo: redondea todos los números hacia abajo.
Redondeo por arriba: redondea todos los números hacia arriba.
NOTA: el valor del campo Redondeo de redondeo general afecta a todos los valores de todos los módulos.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Consideraciones sobre la Opción de redondeo Todos los importes de registro se redondean al factor más cercano de la unidad especificada, independientemente de si se calculan y registran de forma automática o de si el usuario los introduce manualmente. En el formulario Parámetros de Contabilidad general:
Especifique el importe máximo de redondeo para un asiento en la divisa predeterminada en el campo Diferencia máxima de decimales.
Configure el redondeo de las divisas secundarias en el campo Redondeo de decimales máximo en la divisa de notificación.
ILUSTRACIÓN 1.2 PARÁMETROS DE CONTABILIDAD GENERAL
Género de la divisa El género de la divisa se utiliza en los países de habla hispana para definir el género que se imprimirá en los cheques e informes. Seleccione Femenino si la divisa seleccionada tiene un género femenino y el género se utiliza en cheques e informes. El valor predeterminado para este campo es Masculino que, en realidad, significa sin género.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Procedimiento: Creación de tipos de cambio Los tipos de cambio son datos que se comparten en todo el sistema y solo es necesario configurarlos una vez. Los tipos de cambio se agrupan de forma que permiten diferentes tipos de cambio para dos divisas. Algunos ejemplos son compra, venta, valor puntual y presupuesto. Realice los siguientes pasos para convertir a otra divisa: 1. Para tener acceso al formulario Tipos de cambio, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuación, haga clic en Tipos de cambio. 2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un registro nuevo. 3. Introduzca la identificación del tipo de cambio en el campo Tipo de cambio y una descripción en el campo Nombre. 4. Guarde el registro y cierre el formulario.
ILUSTRACIÓN 1.3 TIPOS DE CAMBIO
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Procedimiento: Creación de tipos de cambio de divisas Si una empresa trabaja con varias divisas y usa diversas conversiones de tipo de cambio. Realice los siguientes pasos para configurar los tipos de cambio adicionales: 1. Para tener acceso al formulario Tipos de cambio de divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuación, haga clic en Tipos de cambio de divisas o desplácese desde el formulario Tipo de cambio. 2. Seleccione un Tipo de cambio en la lista desplegable. 3. Haga clic en el botón Nuevo. 4. Defina los tipos de cambio necesarios entre un par de divisas, para ello seleccione una divisa en Desde divisa y la lista desplegable A divisa. NOTA: solo puede haber un par de divisas y el sistema no admite introducir una pareja recíproca. Por tanto, si ya tiene la configuración de USD a EUR, no puede crear un par de divisas de EUR a USD para el mismo tipo de cambio. El sistema calculará el tipo recíproco automáticamente si no puede encontrar el par de divisas exacto durante la conversión. Si solo tiene la configuración de USD a EUR y especifica un importe de transacción en EUR en una entidad jurídica donde la divisa contable es USD, el sistema primero buscará el par de divisas exacto en el tipo de cambio usado por la contabilidad: EUR a USD. Si no se encuentra, el sistema buscará después USD a EUR y calculará el tipo recíproco.
5. Defina la Unidad de presupuesto. Normalmente, el sistema se basa en una unidad o en cien unidades. Si el campo se establece en cien unidades, el tipo de cambio debería especificar el equivalente de cien unidades de la divisa extranjera. Por ejemplo, si la divisa “De” es dólares estadounidenses y la divisa “A” es euro, el tipo de cambio debería especificar cuántos dólares estadounidenses equivalen a cien euros. 6. Seleccione el intervalo de fechas, para ello introduzca Desde fecha y Hasta fecha en los campos correctos. Este intervalo de fechas se utiliza para filtrar la presentación de los tipos de cambio en la cuadrícula. De forma predeterminada, este intervalo se establece en 30 días antes y 30 días después de la fecha actual.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 7. Es posible agregar diversas fechas de tipo de cambio en un solo par de divisas, para ello haga clic en el botón Agregar. 8. También es posible quitar fechas de tipo de cambio en un solo par de divisas, para ello haga clic en el botón Quitar. 9. Guarde el registro y cierre el formulario. NOTA: puesto que la misma divisa puede tener diversos tipos de cambio, la fecha de registro determina el tipo aplicado.
Por ejemplo: se especifica un tipo de cambio el 1 de enero y otro tipo, el 1 de febrero. Si se factura un pedido de ventas el 15 de enero, se utiliza el tipo de cambio del 1 de enero para calcular el importe de la misma. Si se realiza un ajuste del cambio el 2 de febrero, el tipo de febrero se utiliza como un ajuste.
ILUSTRACIÓN 1.4 TIPOS DE CAMBIO DE DIVISAS
Procedimiento: Creación de cuentas de revalorización Cuando se ejecuta la revalorización de divisa, pueden producirse diferencias de tipo de cambio debido a una variación en los mismos. Esto también se utiliza en la liquidación de pagos y facturas de clientes y proveedores. Los procesos de revalorización generarán importes de pérdidas o ganancias no realizadas donde el proceso de liquidación generará importes de pérdidas o ganancias realizadas.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general En cada cuenta contable, defina las cuentas principales donde se contabilizarán las pérdidas o ganancias por el tipo de cambio. Realice los siguientes pasos para configurar las cuentas de pérdidas o ganancias por el tipo de cambio específico de divisas: 1. Abra Contabilidad general, seleccione Configurar, Divisa, y, a continuación, seleccione Cuentas de revalorización de divisa. 2. Seleccione la cuenta en el campo Cuenta contable. 3. Seleccione una Divisa y defina las cuentas principales en las que se registrarán las pérdidas o ganancias realizadas y no realizadas para la divisa de esa contabilidad. 4. Repita los mismos pasos para cada cuenta contable/divisa. 5. Guarde el registro y cierre el formulario. NOTA: si n se necesitan cuentas diferentes de pérdida y ganancias para cada divisa, esta configuración también se puede realizar desde el formulario Contabilidad general Configurar > Contabilidad .
ILUSTRACIÓN 1.5 FORMULARIO CUENTAS DE REVALORIZACIÓN DE DIVISA
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Divisas de denominación Agregue las divisas que se denominan como la divisa de triangulación y se deben triangular con ésta durante el proceso de conversión de divisa.
ILUSTRACIÓN 1.6 FORMULARIO DIVISAS DE DENOMINACIÓN
Divisas de contabilidad y notificación Microsoft Dynamics AX permite divisas de contabilidad y notificación Divisa de contabilidad: es la unidad demedida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones económicas en las cuentas contables. También se le puede hacer referencia como “empresa” o divisa contable. Divisa de notificación: es la unidad de medida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones económicas en las cuentas contables para fines de informes financieros y de administración.
Por ejemplo: La sede principal de la empresa está ubicada en los Estados Unidos y una filial está en Canadá. Para ver informes financieros en la divisa canadiense (CAD), el sistema utiliza a los tipos de cambio definidos en el formulario Tipos de cambio para convertir importes en USD a CAD.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Procedimiento: Cambio de la divisa mostrada Después de activar una divisa para la conversión de divisa, realice los siguientes pasos para mostrar la información financiera en una divisa distinta de la predeterminada de la empresa: 1. En la barra de estado, haga clic en el campo Divisa para abrir el formulario Convertidor de divisa. 2. Seleccione cualquiera de las divisas que se hayan configurado para su conversión en el formulario Convertidor de divisa. 3. Introduzca la fecha usada para la conversión en el campo Fecha del índice. 4. Haga clic en una divisa para seleccionar la nueva divisa. El formulario Convertidor de divisa se cierra automáticamente y el campo Divisa de la barra de estado muestra la nueva divisa. Todas las pantallas, consultas e informes que originalmente mostraban importes en la divisa de la empresa se ven en la nueva divisa. Realice los siguientes pasos para regresar a la divisa predeterminada de la empresa. 1. Abra el formulario Convertidor de divisa. 2. Haga clic en el botón Restablecer para volver a la divisa predeterminada de la empresa. NOTA: cuando cambia la divisa mostrada, la divisa predeterminada de la empresa no se modifica. Además, éste no es un cambio global; no afecta a ningún otro usuario de la empresa ni modifica la transacción original. También pretende ser una estimación del importe en la divisa seleccionada.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Práctica 1.1: Configuración de un tipo de cambio de divisa Escenario Ken es el controlador de Contoso Entertainment USA (CEU). CEU utiliza dólares de EE.UU. como la divisa predeterminada de la empresa. CEU ha conseguido un cliente nuevo ubicado en Sudáfrica que utiliza el Rand sudafricano (ZAR). Se debe realizar un seguimiento de las transacciones en esta divisa con dos decimales. A partir del 1 de abril de 2011, 12,35 USD equivalen a 100 ZAR. Tras analizar la cuestión, Ken ha determinado que se deben establecer las siguientes cuentas de registro para la nueva divisa. Campo
Valor
Pérdida realizada
801300
Ganancias realizadas
801500
Pérdida no realizada
801400
Ganancias no realizadas
801600
Ejercicios de nivel avanzado 1. Configure las cuentas de registro de rand sudafricano (ZAR) y las opciones de redondeo. 2. Configure el tipo de cambio. 3. Convierta la unidad de presupuesto ZAR a 100.
Ejercicios de nivel intermedio 1. Para configurar la divisa y especificar las cuentas de registro y las opciones de redondeo, siga estos pasos: o
o
Abra el formulario Divisas e introduzca una regla de redondeo general. Abra el formulario Cuentas de revalorización de divisa y defina las cuentas principales adecuadas.
2. Configure el tipo de cambio para la divisa ZAR. 3. Para configurar ZAR para la conversión de divisas, seleccione 100 en el campo Unidad de presupuesto.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Paso a paso Realice los siguientes pasos para configurar las opciones de redondeo de divisas: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuación, haga clic en Divisas. 2. Resalte la divisa ZAR. 3. Haga clic en la ficha desplegable Reglas de redondeo y, en el campo Regla de redondeo general, introduzca 0,01. 4. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario. Realice los siguientes pasos para configurar las cuentas de registro de divisas: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuación, haga clic en Cuentas de revalorización de divisa. 2. Seleccione CEU como la Contabilidad. 3. Resalte la divisa ZAR. 4. En la línea Ganancias realizadas, escriba 801500 en el campo Cuenta principal. 5. En la línea Pérdida realizada, escriba 801300 en el campo Cuenta principal. 6. En la línea Ganancias no realizadas, escriba 801600 en el campo Cuenta principal. 7. En la línea Pérdida no realizada, escriba 801400 en el campo Cuenta principal. 8. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario. Realice los siguientes pasos para configurar el tipo de cambio: Cada divisa requiere una entrada de tipo de cambio con una fecha en blanco. 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuación, haga clic en Tipos de cambio de divisas. 2. En el campo Tipo de cambio, seleccione Predeterminado en la lista desplegable. 3. Haga clic en el botón Agregar. 4. En el campo Fecha inicial, haga clic en el icono de calendario. 5. Seleccione 01/04/11. 6. En el campo Tipo de cambio, escriba 12,3500. Realice los siguientes pasos para configurar ZAR en la conversión de divisas: 1. Seleccione 100 en el campo Unidad de presupuesto. 2. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Configuración de períodos y ejercicios El ejercicio en Microsoft Dynamics AX se puede:
Establecer de cualquier duración
Dividir en cualquier número de períodos
Compartir entre varias entidades jurídicas
Tanto el ejercicio como los períodos se pueden configurar según las siguientes medidas de tiempo:
Años
Meses
Días
Cada período (a nivel de contabilidad) se puede:
Cerrar por completo o ponerse En espera para bloquear los registros de transacciones
Establecer para permitir que los usuarios seleccionados puedan continuar realizando una actualización de uno o varios módulos
La función de períodos y ejercicios es muy útil para la preparación y conciliación de las cuentas periódicas y anuales.
Configuración de períodos y ejercicios Los calendarios fiscales se comparten entre varias entidades jurídicas, Las ventajas de compartir calendarios fiscales incluyen lo siguiente:
Compatibilidad con varios calendarios fiscales para cada entidad jurídica.
Por ejemplo: Activos fijos pueden requerir dos calendarios, uno para auditorías y otro para impuestos. Tener varios calendarios le permite ejecutar depreciaciones paralelas.
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Reducción de la configuración necesaria para cada entidad jurídica ya que se puede utilizar el mismo calendario fiscal para varias entidades jurídicas.
Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Antes de registrar transacciones, se debe dividir un ejercicio en períodos ya que las transacciones no se pueden registrar a menos que se cree un período para la fecha de registro. NOTA: Microsoft Dynamics AX registra transacciones en función de fechas, no de períodos. Los períodos contables se utilizan para la creación de informes. El cierre de los períodos contables permite a los usuarios cerrar la contabilidad secundaria para asegurarse de que no se registren transacciones adicionales.
Escenario Phyllis, la jefa de contabilidad, desea definir calendarios para distintos propósitos y compartirlos entre diarios diferentes, sin tener que crearlos en cada entidad jurídica.
Procedimiento: Creación de calendarios fiscales compartidos Realice los siguientes pasos para crear un nuevo calendario fiscal: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuación, haga clic en Calendarios fiscales. 2. Haga clic en el botón Calendario fiscal nuevo. 3. Introduzca el nombre del calendario que va a crear en el campo Calendario. 4. Introduzca una descripción del calendario fiscal en el campo Descripción. Esta descripción puede imprimirse en los informes. 5. Introduzca las fechas de Inicio y Final del ejercicio inicial en los campos adecuados. 6. Introduzca el Nombre del ejercicio de ejercicio inicial que se asociará con este calendario fiscal. 7. Introduzca la Longitud del período y la Unidad de los períodos. Estos campos trabajan juntos para determinar cuántos períodos se crearán. 8. Haga clic en el botón Crear. NOTA: siempre existirá un período Abierto y Cierre creado junto con los parámetros de número especificado en los campos Longitud del período y Unidad .
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Ejemplo: Longitud del período introducido en la configuración
Unidad introducida en la configuración
Número de períodos creados
1
Días
367
1
Meses
14
1
Año
3
ILUSTRACIÓN 1.7 FORMULARIO AÑO DE CALENDARIO FISCAL
Revisión de períodos nuevos Al crear un nuevo calendario fiscal, el sistema crea lo siguiente:
Un período de apertura con el Tipo de Apertura
Una serie de períodos (o período) con el Tipo de En proceso de desarrollo
Un período de cierre con el Tipo de Cierre
NOTA: no hay ningún control de Estado del período en el formulario Calendario fiscal . Esto es porque cuando se comparte un calendario entre múltiples entidades jurídicas, todas las entidades jurídicas puede que no estén preparadas para cerrarse al mismo tiempo. Por tanto, controle el estado de período según la entidad jurídica, en su contabilidad ( Contabilidad general > Configurar > Contabilidad > Calendario contable ).
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Los tipos de períodos se definen de la siguiente manera:
Apertura: el período se puede usar para registrar los saldos de apertura del período anterior.
En proceso de desarrollo: el período se puede usar para registrar las transacciones contables.
Cierre: el período se puede utilizar para registrar las transacciones de contabilidad general para cerrar un período fiscal.
Modificación de calendarios fiscales Una vez creado el calendario fiscal, es posible Dividir, Eliminar o Crear período de cierre en el formulario Calendario fiscal, para ello haga clic en el botón adecuado.
Para dividir un período existente en dos períodos, haga clic en el botón Dividir período. Escriba la fecha inicial del nuevo período y, a continuación, haga clic en Aceptar para crear el nuevo período y regresar al formulario Períodos.
Para crear un período de cierre para un período fiscal, haga clic en el botón Crear período de cierre. El sistema crea de forma automática un período de apertura y otro de cierre para el ejercicio, pero no para cada período individual.
NOTA: también es posible crear múltiples períodos de cierre. Esto permite, por ejemplo, realizar el seguimiento de los ajustes de auditoría externa en períodos independientes.
Para eliminar un período con un estado En proceso de desarrollo, haga clic en el botón Eliminar. El botón Eliminar no está disponible si el período fiscal seleccionado tiene el estado Apertura. No aparece ningún mensaje de advertencia ni error al eliminar un período abierto con historial de transacciones. Las transacciones no se borran y la fecha final del período anterior al eliminado se modifica para que coincida con la fecha inicial del período siguiente.
Después de realizar los cambios en los períodos, se recomienda ejecutar la función Volver a calcular períodos contables.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Práctica 1.2: Creación de períodos en un nuevo ejercicio Escenario Ken, el controlador de Contoso Entertainment USA (CEU), debe crear un Nuevo ejercicio. CEU tiene un ejercicio que empieza el 1 de julio y se divide en períodos de un mes.
Ejercicios de nivel avanzado Cree el calendario del ejercicio para el año 2012, que comienza el 1 de julio de 2011.
Ejercicios de nivel intermedio 1. En el formulario Calendarios fiscales, haga clic en el botón Calendario fiscal nuevo para crear el ejercicio para el año 2012. 2. Seleccione la duración del período de un mes.
Paso a paso 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuación, haga clic en Calendario fiscal. 2. Haga clic en el botón Calendario fiscal nuevo. 3. Introduzca FIS-2012 en el campo Calendario. 4. Introduzca Ejercicio 2012 en el campo Descripción. 5. En el campo Inicio del ejercicio, introduzca 01/07/2011. 6. En el campo Fin del ejercicio, introduzca 30/06/2012. 7. Introduzca 2012 en el campo Nombre del ejercicio. 8. En el campo Longitud del período, introduzca 1. 9. En el campo Unidad, haga clic en la flecha para seleccionar Meses. 10. Haga clic en el botón Crear para crear el ejercicio. 11. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Intervalos de fecha Cree y gestione los intervalos de fecha que se pueden utilizar en los informes financieros y generales. Los intervalos de fecha le permiten crear fechas dinámicas. Cuando utilice intervalos de fecha, puede configurar períodos predefinidos al ejecutar informes financieros. Estos intervalos también se pueden utilizar al configurar una regla de asignación.
Escenario Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), ejecuta un extracto de dimensión todos los meses. En lugar de especificar las fechas cada vez que ejecuta el informe, seleccione un intervalo de fechas. El intervalo de fechas rellena automáticamente las fechas de inicio y fin. Por tanto, no es necesario que Ken especifique dichas fechas al ejecutar el extracto de dimensión.
Procedimiento: Creación de intervalos de fecha Realice los siguientes pasos para crear intervalos de fecha: 1. Para tener acceso al formulario Intervalos de fecha, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Períodos e Intervalos de fecha. 2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un registro nuevo. 3. Introduzca un código de intervalo de fechas en el campo Código de intervalo de fechas. Utilice un código que sea fácil de identificar al configurar los intervalos de fecha en los informes financieros y generales; por ejemplo, PA para período actual. 4. Introduzca una breve descripción del intervalo de fechas en el campo Descripción.
ILUSTRACIÓN 1.8 FORMULARIO INTERVALOS DE FECHA
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Procedimiento: Creación de intervalos de fecha; inicio y fin Realice los siguientes pasos para definir con mayor detalle las fechas de inicio y fin de un intervalo de fecha. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Seleccione la unidad de tiempo que es la base del cálculo en la lista Antes. 3. Especifique el punto de partida del intervalo en el campo Inicio/Fin. Estos datos se utilizan con el valor de la lista Antes para establecer el punto de partida del intervalo de fechas. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos Antes e Inicio/Fin:
Nombre del campo
Valor
Antes
Ejercicio
Inicio/Fin
Inicio
Fecha del cálculo
13/03/2012
Punto de partida
01/01/2012
Nombre del campo
Valor
Antes
Trimestre
Inicio/Fin
Fin
Fecha del cálculo
13/03/2012
Punto de partida
03/31/2012
NOTA: el campo Fecha del cálculo es igual a la fecha del sistema. Al cambiar la fecha del sistema, ( Archivo > Herramientas > Fecha de la sesión ), se cambiarán todos los valores del área Cálculo de la fecha de formulario en consecuencia.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Procedimiento: Creación de intervalos de fecha; futuro o pasado Realice los siguientes pasos para establecer si un intervalo de fechas se extiende en el futuro o el pasado. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Indique si el intervalo debe extenderse hacia el futuro o el pasado: seleccione el signo + para el futuro o el signo - para el pasado en el campo +/-. El campo +/- se basa en el campo Antes. El número se multiplica por las unidades de tiempo del campo Días, meses, años o períodos. 3. Seleccione la unidad de cambio de la fecha inicial del intervalo en el campoDías, meses, años o períodos. El número de unidades se muestra en el campo +/-. Las elecciones se reflejan en el campo Posterior a los ajustes. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos +/- y Días, meses, años o períodos: Campo
Valor
Antes
Año
Inicio/Fin
Inicio
+/-
1
Días, meses, años o períodos Años Fecha del cálculo
13/03/2012
Punto de partida
01/01/2012
Posterior a los ajustes
01/01/2012
Campo
Valor
Antes
Año
Inicio/Fin
Inicio
+/-
-1
Días, meses, años o períodos Años Fecha del cálculo
13/03/2012
Punto de partida
01/01/2012
Posterior a los ajustes
01/01/2012
NOTA: si los campos +/- y Días , meses , años o períodos están vacíos, el campo Posterior a los ajustes será igual al valor del punto de partida.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Procedimiento: Creación de intervalos de fecha; posterior Siga estos pasos a fin de seleccionar la base para los ajustes de la fecha en el campo Posterior a los ajustes. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Seleccione una unidad de tiempo para determinar la fecha inicial o final del campo Desde fecha en el campo Posterior. El campo Desde fecha se basa en el valor del campo Posterior a los ajustes. Este campo se utiliza como base de cálculo en las columnas de informe financiero; puede ser la fecha inicial o final de una unidad de tiempo seleccionada en el campo Posterior. 3. Seleccione si la unidad de tiempo del campo Posterior se debe establecer al comienzo o al final de la unidad de tiempo en el campo Inicio/Fin. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos Posterior e Inicio/Fin. Campo
Valor
Posterior a los ajustes
17/04/2012
Posterior
Ejercicio
Inicio/Fin
Inicio
Desde fecha
01/01/2012
Campo
Valor
Posterior a los ajustes
17/04/2012
Posterior
Trimestre
Inicio/Fin
Fin
Desde fecha
30/06/2012
Procedimiento: Creación de intervalos de fecha, inicio bloqueado Realice los siguientes pasos para utilizar una fecha específica. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Introduzca una fecha inicial fija en el campo Inicio bloqueado. Todos los demás valores se sobrescriben y el valor se transfiere al campo Desde fecha.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Códigos de motivos Los códigos de motivo son códigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transacción. Por ejemplo, los auditores o directores habitualmente desean ver los motivos registrados para diversas transacciones como inversiones. Cuando se utilizan códigos de motivo estándar en lugar de texto de transacción, se proporcionan instrucciones detalladas sobre qué códigos se deben seleccionar. Los códigos de motivo estándar también permiten que los directores y auditores analicen el historial de transacciones por motivos específicos. Los códigos de motivo se pueden utilizar con lo siguiente:
Contabilidad general
Proveedores
Clientes
Banco
Procedimiento: Creación de un código de motivo Un código de motivo se puede seleccionar en los siguientes procesos de entrada de Contabilidad general:
Entrada de diario general
Solicitudes de asignación de proceso
Propuesta de eliminación
Consolidación, periódica en línea
Realice los siguientes pasos para crear un código de motivo de contabilidad general: 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuación, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un motivo nuevo. 3. Introduzca un Código de motivo único como identificación.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 4. Introduzca un Comentario predeterminado para el código de motivo. El comentario que introduzca se mostrará como comentario predeterminado cada vez que seleccione este motivo en las transacciones. Puede cambiar el comentario del motivo predeterminado.
ILUSTRACIÓN 1.9 FORMULARIO MOTIVOS DE CONTABILIDAD
Procedimiento: Modificación de un código de motivo Los códigos de motivo se pueden modificar en cualquier momento. El Comentario predeterminado y los Tipos de cuenta también se pueden cambiar. Realice los siguientes pasos para modificar un código de motivo: 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuación, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Seleccione el Código de motivo que desee modificar.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 3. Modifique el Comentario predeterminado para el código de motivo. 4. Desactive la casilla Contabilidad. En cuanto se desactiva la casilla Contabilidad, el código de motivo ya no se muestra en los formularios de entrada de transacciones de contabilidad general y no se puede utilizar.
Procedimiento: Eliminación de un código de motivo Realice los siguientes pasos para eliminar un código de motivo. 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuación, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Seleccione el Código de motivo que desee eliminar. 3. Desactive la casilla Contabilidad. Podrá eliminar un Código de motivo solo si no hay tipos de cuenta asociados con él. Si se ha seleccionado el código de motivo para utilizarlo desde otro módulo, desactive las otras casillas de Tipo de cuenta o abra el formulario Motivos desde Base para desactivar todas esas casillas. 4. Haga clic en el icono Eliminar. 5. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo Confirmar eliminación.
Dimensiones financieras Las dimensiones financieras tienen las siguientes características:
Proporcionan una descripción más detallada de las transacciones.
Simplifican el proceso contable al habilitar el análisis detallado sin la creación de un plan contable detallado.
Se definen para analizar y clasificar transacciones financieras de la siguiente manera: o
o
Normalmente, las transacciones financieras se organizan según los números de cuenta y de asiento. Hay otras opciones de agrupación y clasificación disponibles cuando se asignan varias dimensiones a las transacciones.
Le permiten ver el archivo de datos desde distintas perspectivas para mejorar la eficacia al realizar el seguimiento de las cifras en las cuentas.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Se pueden utilizar en todo el sistema.
Agregan dimensiones a los datos base, por ejemplo: o o o
Cuentas contables Clientes Proveedores
Se copian en las transacciones de forma automática.
Escenario Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), debe analizar las cifras de la empresa desde otra perspectiva distinta a las cuentas contables. Ken desea realizar informes y consultas estadísticas de ventas basadas en los centros de coste y los departamentos. Por tanto, decide configurar dimensiones como complemento a los números de cuenta y de asiento.
Procedimiento: Creación una dimensión financiera Realice los siguientes pasos para crear una nueva dimensión financiera. 1. Para tener acceso al formulario Dimensiones financieras, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Dimensiones financieras y, a continuación, haga clic en Dimensiones financieras. 2. Haga clic en el botón Nuevo. 3. En el campo Usar valores de, seleccione una entidad definida por el sistema en la que basar la dimensión financiera. Los valores de dimensión financiera se crearán a partir de esta selección. Por ejemplo, para crear valores de dimensión para proyectos, seleccione Proyectos. Se creará un valor de dimensión para cada nombre de proyecto. 4. Introduzca el nombre de la dimensión financiera que va a crear en el campo Nombre de dimensión. 5. En el campo Nombre de columna de informe, introduzca el nombre de la dimensión financiera que se va a mostrar como nombre de columna en los informes. 6. En el campo Máscara de valor de dimensión, introduzca una máscara de formato que se va a utilizar para crear valores de dimensión financiera. Una máscara de formato limita la cantidad y el tipo de información que se puede introducir para los valores de dimensión. Por ejemplo, si el valor de dimensión debe ser de 3 caracteres, podría introducir XXX.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 7. Este campo está disponible solo cuando selecciona < Dimensión personalizada > en el campo Usar valores de. 8. Haga clic en el botón de Valores de dimensión financiera para introducir más detalles acerca de la dimensión financiera. 9. Haga clic en el botón Traducciones para abrir el formulario Traducción del texto, en el cual puede introducir el texto que se mostrará en diferentes idiomas para la dimensión financiera seleccionada. 10. Haga clic en el botón Traducción de cuenta principal para abrir el formulario Traducción del texto, en el cual puede introducir el texto que se mostrará en diferentes idiomas para la cuenta principal.
ILUSTRACIÓN 1.10 DIMENSIONES FINANCIERAS
Detalles de valores de dimensión financiera Utilice el formulario Detalles de valores de dimensión para configurar los detalles de los valores de dimensión financiera. Puede configurar las opciones para los valores de dimensión que se pueden compartir entre un plan contable y una entidad jurídica. También puede configurar las opciones específicas para los valores de dimensión basados en el plan contable o de la entidad jurídica especificada.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Haga clic en el botón Valores de dimensión financiera del formulario Dimensión financiera para introducir los valores detallados. NOTA: dependiendo de lo que elija en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará, algunos campos no estarán disponibles Campo
Descripción
Valor de dimensión
Muestra el valor de dimensión financiera para la dimensión seleccionada en el formulario Detalles de dimensión.
Descripción
La descripción del valor de dimensión financiera.
Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará
Seleccione el nivel de valor de dimensión financiera que se mostrará. Si selecciona Valor compartido, se muestran los campos que se pueden compartir entre un plan contable y una empresa. También puede configurar los valores para un plan contable o entidad jurídica específicos, para ello seleccione Plan contable o Empresas. Si selecciona Plan contable, algunos campos no estarán disponibles y podrá anular la información compartida para el plan contable seleccionado. Si selecciona Empresas, algunos campos no estarán disponibles y podrá anular la información compartida para la empresa seleccionada y se mostrarán campos adicionales específicos de la empresa seleccionada.
Detalles de valores de dimensión financiera, ficha General Expanda la ficha General para especificar los detalles de parámetros generales para la dimensión. Campo
Descripción
Activo desde
Introduzca o seleccione la fecha a partir de la cual el valor de dimensión financiera está activo. Si se deja en blanco, no hay límite de fecha inicial.
Activo hasta
Introduzca o seleccione la fecha hasta la cual el valor de dimensión financiera está activo. Si se deja en blanco, no hay límite de fecha final.
Suspendido
Seleccionar esta casilla para evitar todos los registros en el valor de dimensión financiera seleccionada. No se puede suspender un valor de dimensión financiera que esté asignado como un cuenta de grupo presupuestario en otra cuenta.
1-30
Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Campo
Descripción
Propietario
Seleccione el número de empleado responsable de este valor de dimensión financiera.
Dimensión del grupo
Introduzca un nombre de dimensión del grupo. Se puede utilizar para agrupar valores específicos de dimensión financiera en el mismo valor de dimensión al consolidar entidades jurídicas. Este campo solo está disponible cuando Valor compartido está seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará.
Calcular el total a partir de varios valores de dimensión
Seleccione esta casilla para sumar importes de uno o varios valores de dimensión.
No permitir entrada manual
Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca de forma manual un valor para esta dimensión financiera en los diarios.
Este campo solo está disponible cuando Valor compartido está seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará.
Este campo solo está disponible cuando Valor compartido está seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará.
Empresas Si Empresas está seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensión que se mostrará, están disponibles las fichas Formato de informe financiero y Contabilidad de costes. A continuación se describe cómo utilizar cada uno de los campos de la ficha Formato de informe financiero: Campo
Descripción
Invertir el signo
Active esta casilla para ocultar el signo menos en el informe financiero al representar esta dimensión financiera. Los ingresos y gastos se muestran normalmente en los saldos de crédito y débito, por lo que los saldos de crédito tienen un signo menos y los de débito no tienen signo. Si se activa esta casilla, no se muestra el signo menos de los ingresos en el informe.
Columna
Seleccionar el número de columna en la que se imprime la dimensión financiera al imprimir el informe financiero. Puede definir el número de columnas que se usarán para imprimir una definición de columna única. Por ejemplo, si introduce 2 en el campo Número de columnas del formulario Informe financiero, para una definición que muestra el saldo actual, el saldo de esta dimensión financiera se imprimirá en dos columnas.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Campo
Descripción
Negrita
Seleccione si la dimensión financiera seleccionada debe imprimirse en negrita en el informe financiero.
Cursiva
Seleccione si la dimensión financiera seleccionada debe imprimirse en cursiva en el informe financiero.
Línea superior
Seleccione si la dimensión financiera seleccionada debe ir precedida de una línea en blanco en la copia impresa del informe financiero.
Línea inferior
Seleccione si la dimensión financiera seleccionada debe ir seguida de una línea en blanco en la copia impresa del informe financiero.
Subrayar el texto
Seleccionar si se debe subrayar el texto al imprimir la dimensión financiera seleccionada en el informe financiero.
Subrayar la cuenta
Seleccionar si se deben subrayar los importes al imprimir la dimensión financiera seleccionada en el informe financiero.
En la siguiente tabla se describe cómo utilizar cada uno de los campos de la ficha Contabilidad de costes ampliada: Campo
Descripción
Bloqueado para las transacciones de costes
Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transacción de costes en Contabilidad de costes para esta dimensión financiera.
Bloqueado para las transacciones de servicio
Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transacción de servicio en Contabilidad de costes para esta dimensión financiera.
Bloqueado para la distribución
Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transacción de distribución en Contabilidad de costes para esta dimensión financiera.
Bloqueado para asignación
Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transacción de asignación en Contabilidad de costes para esta dimensión financiera.
Plantillas de dimensión financiera Las plantillas de dimensión se pueden utilizar para patrones comunes utilizadas para distribuir importes de documento de origen. Use el formulario Plantillas predeterminadas de la dimensión financiera para crear una plantilla de combinaciones de valores de porcentaje y dimensión financiera. La información de la plantilla se usará para mostrar los valores de dimensión financiera predeterminados al distribuir importes de documento de origen.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general Seleccione Contabilidad general, haga clic en Configurar, Dimensiones financieras y, a continuación, haga clic en Plantillas predeterminadas de la dimensión financiera. Use la siguiente tabla para introducir la información adecuada: Campo
Descripción
Id. de plantilla
Especificar una identificación de la plantilla.
Porcentajes y valores de dimensión de la plantilla
Introduzca el porcentaje que se aplicará en la distribución.
Dimensiones financieras
Seleccione la dimensión que se utilizará con el porcentaje que se aplicará en la distribución.
Entrada de dimensión financiera Una vez configurados los valores de dimensión, puede asignarlos a lo siguiente:
Cuentas contables
Transacciones de contabilidad general
Transacciones de clientes
Clientes
Transacciones de proveedores
Proveedores
Por ejemplo, el cliente 4037 puede configurarse por dimensiones de departamento y centro de coste. Al crear un pedido de ventas para el cliente 4037, en el pedido de ventas se rellena automáticamente las dimensiones definidas, pero los valores se pueden cambiar. En todo Microsoft Dynamics AX, puede separar los datos de diferentes maneras utilizando dimensiones. Por ejemplo, puede vincular un número de departamento a cada transacción y, a continuación, ejecutar una consulta que muestre los saldos por código de departamento.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Práctica 1.3: Asignación de valores de dimensión de la cuenta contable Escenario Charlie, presidente y director general de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), le ha solicitado a Phyllis, jefa de contabilidad, informes financieros mensuales por departamento, centro de costes y motivo. Phyllis ha determinado que los gastos de limpieza del edificio se deben registrar siempre en el centro de costes Mantenimiento de edificios.
Ejercicios de nivel avanzado Ayude a Phyllis a introducir las opciones de validación de dimensiones necesarias para la cuenta 605110.
Ejercicios de nivel intermedio Para garantizar la precisión de los informes financieros, asegúrese de que las transacciones registradas en la cuenta de gastos de limpieza (605110) siempre especifiquen: 1. Dimensión del centro de costes: Mantenimiento de edificios
Paso a paso 1. Haga clic en Contabilidad General, Común y, a continuación, haga clic en Cuentas principales. 2. Seleccione la cuenta 605110, Gastos de limpieza, y haga clic en el botón Editar. 3. Seleccione las empresas en el campo Seleccionar el nivel de la cuenta principal para mostrar. 4. Seleccione CEU en el campo Empresas. Quizás tenga que hacer clic en el icono de la cruz verde para seleccionar la empresa. 5. Expanda la ficha desplegable Dimensiones financieras. 6. En el campo Centro de costes, haga clic en la flecha para seleccionar la cuenta Mantenimiento de edificios. 7. Cierre el formulario.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Conjuntos de dimensiones financieras Los conjuntos de dimensiones financieras tienen varios propósitos. Los conjuntos de dimensiones financieras se utilizan para determinar cómo se representan los informes y las consultas relacionados con la contabilidad general. Los conjuntos de dimensiones financieras se utilizan para calcular saldos durante el proceso de registro. Los saldos también pueden programarse para calcularse o actualizarse manualmente. Los saldos se almacenan según el conjunto de dimensiones financieras y se calculan en función de la opción de cálculo al registrar o programación por lotes. Los conjuntos de dimensiones financieras también controlan los datos que se muestran en la página de lista Saldo de comprobación. El orden en que los conjuntos de dimensiones financieras se tienen en cuenta en los informes afecta a cómo se clasifican las transacciones y como se presentan los campos. Por ejemplo, el conjunto Departamento y Centro de coste indica que el tipo de dimensión Departamento va primero y el Centro de coste va segundo. Por lo tanto, el conjunto financiero considerado es el compuesto de Departamento y Centro de coste. Los importes de Departamento se presentarán en primer lugar y los importes de Centro de coste, en segundo. El conjunto de dimensión financiera definido se puede usar solo o en parejas al solicitar o realizar un informe en transacciones financieras. La selección de un conjunto de dimensiones financieras principal y secundario se tienen en cuenta al presentar los resultados. El conjunto de dimensiones financieras secundario detalla las cifras del conjunto de dimensiones financieras principal. La selección de un conjunto de dimensiones financieras secundario se limita a los enfoques que no comparten un tipo de dimensión con un conjunto de dimensiones financieras principal. Por lo tanto, si el conjunto de dimensiones financieras principal está compuesto de Cuenta principal y Departamento, éstas no se pueden seleccionar en el conjunto de dimensiones financieras secundario.
Escenario Sara, directora financiera (CFO) de Contoso Entertainment USA (CEU), debe:
Analizar las transacciones financieras basadas en dimensiones y cuentas contables combinadas. Por ejemplo, Sara ve los ingresos por ventas de cada departamento o país.
Determinar cómo se deben organizar las transacciones financieras cuando los usuarios ejecutan informes y realizan consultas.
Para ver los ingresos por ventas de todos los departamentos de CEU, Sara decide crear un conjunto de dimensiones que consiste en cuentas contables y dimensiones de departamento.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Procedimiento: Creación un conjunto de dimensiones financieras Realice los siguientes pasos para crear un conjunto de dimensiones: 1. Para tener acceso al formulario Conjunto de dimensiones financieras, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Dimensiones financieras y, a continuación, haga clic en Conjuntos de dimensiones financieras. 2. Introduzca un identificador único para dar un nombre al conjunto de dimensiones en el campo Conjunto de dimensiones financieras. 3. Introduzca un nombre descriptivo en el campo Nombre. 4. Expanda la ficha desplegable Dimensión financiera. 5. Seleccione una o varias dimensiones en el panel Dimensiones disponibles que se deben incluir en el conjunto de dimensiones financieras. Haga clic en las flechas para agregar las dimensiones al panel Dimensiones seleccionadas. Para cada conjunto de dimensiones financieras, se debe seleccionar al menos una dimensión. La dimensión financiera que constituye el patrón de fila principal (conjunto financiero principal) debe aparecer primero y la dimensión que se muestra dentro de cada fila principal debe aparecer en segundo lugar (conjunto financiero secundario). Por ejemplo, para imprimir un informe que muestre los ingresos por ventas por departamento, se deberá seleccionar la dimensión de departamento en primer lugar y las cuentas contables en segundo lugar.
ILUSTRACIÓN 1.11 FORMULARIO CONJUNTOS DE DIMENSIONES
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Asignaciones de períodos La asignación es el proceso de distribución de importes monetarios en una o varias cuentas o en combinaciones de cuentas y dimensiones. Microsoft Dynamics AX tiene la posibilidad de usar reglas de asignación predefinidas para realizar asignaciones generadas. La asignación generada consiste en la distribución de importes registrados o fijos a combinaciones de cuentas de destino o dimensiones en cualquier momento, lo que genera nuevas entradas de diario. Las reglas de asignación tienen numerosos métodos de cálculo, incluidos los siguientes:
Base
Porcentaje fijo
Peso fijo
Distribución equitativa
Las asignaciones también proporcionan la capacidad de realizar asignaciones en varias empresas, acción que se conoce como asignaciones de empresas vinculadas.
Escenario Phyllis, directora de contabilidad de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), crea una nueva regla de asignación de empresas vinculadas para que la empresa de servicios eléctricos distribuya los gastos de servicios generales en cada departamento en base a porcentajes fijos. La regla se aplica al nuevo ejercicio que comienza el 1 de enero de 2012. Puesto que Phyllis no desea que la nueva regla se utilice hasta entonces, introduce 01/01/2012 como fecha inicial. Como CEU suele revisar sus reglas de asignación todos los ejercicios, Phyllis introduce 31/12/2012 como fecha final de la regla. Phyllis introduce notas detalladas sobre la base y los motivos de la regla de asignación. Phyllis selecciona a continuación la plantilla de Microsoft ® Word que se implementó cuando en CEU se realizó una revisión de auditoría para documentar la regla de asignación por completo. Cuando Phyllis termina de redactar el documento, vincula una copia de éste a la regla. Cualquier persona que desee obtener información adicional sobre la regla podrá abrir el documento o imprimir un informe Definición de reglas de asignación.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 Definición de reglas de asignación contable Las reglas de asignación contable le permiten definir los resultados que desee en el proceso empresarial de asignaciones. Cada regla de asignación contable tiene cuatro componentes principales:
La configuración de General determina qué campos estarán disponibles en las fichas de las reglas.
Los datos de Origen de la asignación también se conocen como grupo de asignaciones.
El Destino define la forma en que se deben distribuir los resultados del cálculo de la asignación en las líneas de distribución de destino.
Las entradas de Contrapartida equilibran las líneas de distribución de destino.
Procedimiento: Creación de una regla de asignación contable Realice los siguientes pasos para crear una regla de asignación: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Registro y, a continuación, haga clic en Regla de asignación de contabilidad. 2. Haga clic en el botón Nuevo para crear una regla nueva. 3. Introduzca la Regla como identificación. 4. Introduzca una Descripción de la regla. 5. De forma opcional, seleccione la Fecha de vigencia inicial y la Fecha de vigencia final para la regla.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 6. Active la casilla Activa si la regla de asignación está disponible para procesarse.
ILUSTRACIÓN 1.12 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIÓN DE CONTABILIDAD
Procedimiento: Creación de una regla de asignación contable, ficha General Realice los siguientes pasos para completar la configuración de los parámetros generales de la regla de asignación. Ellos determinan los campos que estarán disponibles en las fichas de las reglas. 1. En el formulario Regla de asignación de contabilidad, seleccione la ficha General. 2. Revise o cambie los parámetros de la ficha Visión general en las secciones Identificación y Administración. 3. Consulte el campo Fecha de última ejecución, que muestra la fecha en que un usuario procesó por última vez la regla de asignación y creó distribuciones. 4. Active la casilla Regla de empresas vinculadas si la regla de asignación indica que se va a procesar en varias empresas.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 5. Seleccione el Método de asignación: o
o
o
o
Base: con esta opción, se define cómo y en qué proporción los importes de origen se distribuyen en las diferentes líneas de destino. Por ejemplo, la asignación basada en la cantidad de ingresos, donde el coste de los gastos de publicidad de la empresa se comparte entre todos los departamentos, se basa en las ventas de cada departamento en proporción a las ventas departamentales totales. Porcentaje fijo: con esta opción, se aplican los criterios definidos en el origen de la asignación y se utiliza un importe de porcentaje fijo que especifica el usuario para determinar el importe de asignación de destino. Peso fijo: con esta opción, se aplican los criterios definidos en el origen de la asignación y se utiliza un importe de peso fijo que introduce el usuario para determinar el importe de asignación de destino. Distribución equitativa: con esta opción, se aplican los criterios definidos en el origen de asignación y se distribuye el importe de forma equitativa en las líneas de distribución de destino.
ILUSTRACIÓN 1.13 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIÓN DE CONTABILIDAD, FICHA GENERAL 6. En el campo Origen de datos, seleccione el origen del importe que desee asignar: o o
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Contabilidad Valor fijo
Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 7. Si está seleccionado Valor fijo en el campo Origen de datos, introduzca un valor en el campo Valor fijo. 8. Si está seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos, seleccione la operación aritmética que se va a aplicar al valor de origen en el campo Operación matemática. 9. Si está seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos y Multiplicar o Dividir en el campo Operación matemática, introduzca un número en Importe por el que se multiplicará o dividirá el valor de origen. 10. Si está seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos, seleccione un intervalo de fechas para determinar los períodos contables utilizados para el origen de la regla de asignación. Si no se determina ningún intervalo de fechas, se seleccionará todo lo compensado para la cuenta o combinación de dimensiones de cuenta elegidas para la asignación de origen. 11. Seleccione una asignación en el campo Nombre de diario. El campo Descripción muestra la descripción del diario de asignaciones. 12. Si selecciona Distribución equitativa como método de asignación, elija la cuenta de origen que desee utilizar desde la lista Mantener cuenta desde. 13. Si está seleccionado Distribución equitativa como método de asignación, seleccione la opción correspondiente en la lista Mantener dimensión desde para indicar si desea utilizar la dimensión y cuenta de destino de origen o una dimensión y cuenta de destino especificadas por el usuario.
Procedimiento: Creación de una regla de asignación contable, origen Realice los siguientes pasos para configurar los parámetros del origen de la regla de asignación, también conocido como grupo de asignaciones. 1. En el formulario Regla de asignación de contabilidad, seleccione el botón Origen. 2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro. 3. En la lista Configuración de campo, seleccione asignar desde una Cuenta o combinación de Dimensión y cuenta. 4. Si está seleccionado Dimensión financiera en el campo Configuración de campo, seleccione una Dimensión financiera.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 5. En el campo Criterios de origen, escriba la información de la cuenta o dimensión desde la que desee realizar la asignación. Puede utilizar caracteres comodín para especificar los códigos de las cuentas o dimensiones. Por ejemplo, si la Dimensión financiera seleccionada es Departamento y los criterios de origen son Admin, el sistema mostrará información que incluya la dimensión de departamento igual a Admin o una dimensión de departamento sin especificación.
ILUSTRACIÓN 1.14 FORMULARIO ORIGEN DE REGLA DE ASIGNACIÓN DE CONTABILIDAD
Procedimiento: Creación de una regla de asignación contable, destino Realice los siguientes pasos para completar la configuración de los parámetros de destino de la regla de asignación, que definen la forma en que se deben distribuir los resultados del cálculo de asignación en las líneas de distribución de destino. 1. En el formulario Regla de asignación de contabilidad, seleccione el botón Destino. 2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un registro nuevo. 3. El campo Empresa muestra la empresa en que se creó la regla de asignación. Si la regla de asignación es de empresas vinculadas, los usuarios pueden modificar este campo. 4. Seleccione la cuenta para la asignación en el campo Hasta cuenta. 5. Seleccione la Dimensión a la que la desea asignar.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 6. Seleccione la dimensión ExpensePurpose que desea asignar. 7. Si el campo Método de asignación se ha configurado en Base, seleccione el Id. base con el que desee asociar la línea de destino.
ILUSTRACIÓN 1.15 FORMULARIO DESTINO DE REGLA DE ASIGNACIÓN DE CONTABILIDAD
Procedimiento: Creación de una regla de asignación contable, contrapartida Realice los siguientes pasos para completar la configuración de los parámetros de contrapartida de la regla de asignación. Ellos definen las entradas de contrapartida que establecen el balance de las líneas de distribución de destino. 1. En el formulario Regla de asignación de contabilidad, seleccione la ficha Contrapartida. 2. En el campo Cuenta de contrapartida de, seleccione el lugar donde se encuentra la cuenta de contrapartida. o
Origen: el proceso de asignación utilizará la cuenta correspondiente definida en el origen.
3. Especificado por el usuario: el proceso de asignación utilizará el valor de la cuenta de contrapartida especificado. Si se establece Cuenta de contrapartida desde en Especificado por el usuario, seleccione la Cuenta de contrapartida. 4. En el campo Dimensión de contrapartida desde, seleccione el lugar donde se encuentra la cuenta de contrapartida. o
o
Origen: el proceso de asignación utilizará el valor de dimensión correspondiente definido en el origen. Especificado por el usuario: el proceso de asignación utilizará el valor de dimensión de contrapartida especificado.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 5. Si el campo Dimensión de contrapartida desde se configura en Especificado por el usuario, seleccione la dimensión que desee asociar con la regla de asignación.
ILUSTRACIÓN 1.16 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIÓN DE CONTABILIDAD, FICHA CONTRAPARTIDA
Escenario Phyllis ejecuta el informe Definición de reglas de asignación que ofrece información detallada sobre las reglas de asignación del año en curso. El informe contiene detalles acerca de cada regla, incluyendo el Id. de regla, la descripción, el número de cuenta de origen o de destino, las combinaciones de dimensiones, las fechas de inicio y de fin efectivas, los detalles del método de cálculo, información de uso y otros datos de configuración.
Procedimiento: Impresión del informe de definición de las reglas de asignación Realice los siguientes pasos para imprimir el informe Definición de reglas de asignación: 1. Para tener acceso al informe Definición de reglas de asignación, haga clic en Contabilidad general, Informes, Datos base, Varios y, a continuación, haga clic en Definición de reglas de asignación. 2. Seleccione criterios como Regla de asignación de contabilidad.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 3. Haga clic en Aceptar para imprimir.
ILUSTRACIÓN 1.17 INFORME DEFINICIÓN DE REGLAS DE ASIGNACIÓN
Escenario Phyllis ejecuta una propuesta de asignación sin registrarla para revisar los resultados de la asignación y las distribuciones detalladas que se crearán sobre la base de la regla de asignación utilizada. Si los resultados son precisos, Phyllis registrará la entrada.
Procedimiento: Procesamiento de una solicitud de asignación contable Después de crear una regla de asignación, puede procesarla y obtener una vista previa o registrar un diario de asignaciones. Para configurar un diario de asignaciones, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Diarios y, a continuación, haga clic en Nombres de diarios. Realice los siguientes pasos para utilizar el formulario Solicitud de asignación de proceso para crear un diario de asignaciones. 1. Haga clic en Contabilidad general, Periódico y, a continuación, haga clic en Solicitud de asignación de proceso. 2. Seleccione una regla de asignación. 3. Seleccione la fecha en que desee incluir los importes de contabilidad para su asignación en el campo Fecha inicial. Esta fecha se corresponde con el intervalo de fechas en la regla de asignación. 4. Seleccione la fecha en que desee registrar el diario de asignaciones en la contabilidad general en el campo Fecha de registro de contabilidad general.
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012 5. Seleccione la acción que se realizará si el proceso de asignación genera un importe de origen cero. o
o
Seleccione Proceso para crear las distribuciones de destino, según corresponda. Seleccione Detener para crear un error que avise cuando se seleccione un importe de origen cero y detenga el proceso de asignación.
6. En el campo Opciones de propuesta, seleccione una preferencia de registro. o
o
Seleccione Solo propuesta para revisar los resultados de la asignación sin su registro. Seleccione Solo registro para registrar los resultados de la asignación directamente en la contabilidad general.
7. Haga clic en Aceptar. NOTA: el campo Fecha de última ejecución muestra la fecha en que un usuario procesó por última vez una regla de asignación y creó líneas de distribución.
ILUSTRACIÓN 1.18 FORMULARIO SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE PROCESO
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Resumen En el curso Configuración de la contabilidad general, se describe la configuración inicial para comenzar a trabajar con las operaciones financieras de Microsoft Dynamics AX. Aquí se proporcionan introducciones básicas para configurar:
Divisas y tipos de cambio
Calendarios fiscales
Dimensiones financieras y conjuntos de dimensiones financieras
Asignaciones de períodos
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Evaluación de conocimientos Realice una evaluación de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. ¿Qué efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012?
2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero ( ) Falso 3. ¿Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un período? ( ) Sí ( ) No 4. ¿Qué son los códigos de motivo?
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general 5. ¿Cuáles son las partes de una regla de asignación? ( ) General ( ) Origen ( ) Destino ( ) Contrapartida 6. ¿Qué método de asignación define cómo y en qué proporción se distribuyen los importes de origen en las diferentes líneas de destino haciendo referencia a los saldos de otras dimensiones de cuenta? ( ) Base ( ) Porcentaje fijo ( ) Peso fijo ( ) Distribución equitativa
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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics ® AX 2012
Interacción rápida: Lecciones aprendidas Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este capítulo
1.
2.
3.
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Capítulo 1: Configuración de la contabilidad general
Soluciones 1. ¿Qué efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012? RESPUESTA MODELO: El valor se utiliza para redondear todos los importes de todos los módulos
2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero () Falso 3. ¿Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un período? ( ) Sí () No 4. ¿Qué son los códigos de motivo? RESPUESTA MODELO: Los códigos de motivo son códigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transacción
5. ¿Cuáles son las partes de una regla de asignación? () General () Origen () Destino () Contrapartida 6. ¿Qué método de asignación define cómo y en qué proporción se distribuyen los importes de origen en las diferentes líneas de destino haciendo referencia a los saldos de otras dimensiones de cuenta? () Base ( ) Porcentaje fijo ( ) Peso fijo ( ) Distribución equitativa
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