Avantajele folosirii tehnologiei Workflow in sistemele ERP

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE Facultatea de Cibernetica, Statistica şi Informatica Economica

Avantajele folosirii tehnologiei Workflow in sistemele ERP

Conducator ştiintific

Lect.univ.dr. Razvan Bologa

Absolvent

Ionut ANDRONACHE

Avantajele utilizarii tehnologiei Workflow in sistemele ERP

Academia de Studii Economice Facultatea: Cibernetică, Statistică şi Informatică Informatică Economică

Bucureşti 2010

CUPRINS 2. Sisteme ERP........................... ...................................................... .............................................................. ............................................... .................. ...... 6 2.1. Istorie........................................ Istorie................................................................... .............................................................. ............................................ .........6 6 2.2. Functionalitate......................... Functionalitate.................................................... ...................................................... ..............................................6 ...................6 2.3. Avantaje furnizate de un sistem ERP ............................................................... ...............................................................7 7 2.4. Necesitatea unui sistem ERP.......................................................................... ERP............................................................................9 ..9 3. Conceptul de Workflow ........ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ............ ........ ........ .... 11 3.1. Ce este Workflow-ul? ......................................................... ..................................................................................... ............................11 11 3.1.1. Functiile “Build-time” .............................................. ................................................................ .............................. ..............14 ..14 3.1.2. Functii de control ale procesului de “Run-time” .................................... ..14 3.1.3. Interactiuni ale activitatilor la “Run-time” ( la momentul rularii/ executiei) ...........................................................................................................................15 3.1.4. Distributie & Interfete de sistem .................................. ............................................. ...................... ................15 .....15 3.2. Evolutia conceptului de Workflow................................ Workflow........................................................... ...................................17 ........17 3.1.5. Procesarea Imaginilor .................................................. .............................................................................17 ...........................17 3.1.6. Managementul documentelor..................................................................17 3.1.7. Posta electronica si Directoarele.............................. Directoarele........................................................... ................................18 ...18 3.1.8. Aplicatii de grup................................................................................... grup.......................................................................................18 ....18 3.1.9. Aplicatii bazate pe flux de transactii............................................... transactii........................................................19 .........19 3.1.10. Proiect de suport software.....................................................................19 2 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE


Academia de Studii Economice Facultatea: Cibernetică, Statistică şi Informatică Economică

3.1.11. BPR si sisteme structurate de instrumente de design............................19 3.1.12. Separarea functionalitatilor de workflow................................................20 4. Tehnologia Workflow in sistemul SAP...................................................................21 4.1. Integrare robusta cu componentele mySAP.com ..........................................21 4.2. Vizualizarea statusului in modul grafic...........................................................22 4.3. Mecanismul de rutare.....................................................................................23 4.4. Deadline/ Escalare..........................................................................................23 4.5. Managementul de sincronizare......................................................................24 4.6. Integrarea cu produse pentru grupuri colaborative si mySAP.com.................24 4.7. Adaptori de proces ad hoc (Interogari de baze de date, Atasamente, Expedieri)..............................................................................................................24 4.8. Integrarea cu alte sisteme prin intermediul Internetului................................25 4.9. Integrarea cu Aplicatiile de desktop (Microsoft Word, Lotus SmartSuite, etc.) ..............................................................................................................................25 5. Lucrare practica (Workflow pentru aprobarea crearii in sistem a unui furnizor) .. . 26 5.1. Specificatii functionale...................................................................................26 5.2. Specificatii tehnice.........................................................................................26 5.3. Flux de imagini din aplicatia workflow............................................................26 6. BIBLIOGRAFIE....................................................................................................27

3 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



1. INTRODUCERE Toate organizatiile au nevoie in cadrul Sistemelor sale Informatice de o anumita forma de procesare a tranzactiilor, implicit inregistrarea activitatilor care lucreaza cu valori numerice, precum şi posibilitatea de a face modificarile in structura si contracte. Multe organizatii folosesc aplicatii dedicate penru procesarea activitatilor companiei cu ajutorul tranzactiilor, dar tot mai multe organizatii aleg pachete ERP pentru a satisfacerea aceasta nevoie. Sistemele ERP sunt in doua moduri diferite de aplicatii dedicate de procesare bazate pe tranzactii. Mai intâi de toate, acestea sunt concepute pentru a atinge un grad ridicat de integrare a datelor in Sistemul Informational al Intreprinderii. Din acest motiv, ele sunt adesea numite: aplicatii de datecentrice. In al doilea rând, pachetele ERP sunt pachete software standard, şi, prin urmare, foarte parametrizabile.

Pachete ERP contin inglobate cunoştinte ale proceselor de afaceri. Cu toate acestea, aceste pachete nu sunt in masura sa reprezinte (parametrizat) procesele de afaceri in mod explicit, intr-un mod natural. Prin urmare, pachetele de tip ERP (la fel ca alte aplicatii de procesare bazate pe transactii) nu reuşesc sa ofere instrumente pentru gestionarea unor astfel de procese de afaceri. Aceasta lucrare analizeaza pachete ERP şi ofera argumente asupra avantajelor folosirii tehnologiei Workflow integrata in acestea.

Aplicatiile de gestionare prin workflow sunt adesea pozitionate pentru a rezolva aceasta problema de gestionare a proceselor de afaceri. Mai ales intr-un EAI (Enterprise Application Integration) serviciu de software, solutii de management al workflow-ului sunt considerate un ingredient cheie. Cu toate acestea, nu este uşor de integrat aplicatii de gestionare a workflow-ului pe aplicatii centrate pe date, mai ales atunci când resursele trebuie sa fie partajate intr-un proces de afaceri. Managementul de gestionare a workflow-ului este proiectat sa se concentreze asupra unui singur caz (sau proces de exemplu), şi toate interferenta rezulta intre cazuri (cum ar fi punerea la dispozitie a resurselor), conduce la probleme. Prin urmare, o integrare a 4 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



managementului workflow-ului cu sisteme de procesare prin tranzactiilor nu va oferi o solutie satisfacatoare pentru gestionarea integrata a datelor şi cu atât mai mult pentru managementul resurselor. Lucrarea ofera de asemenea si exemple de probleme care pot aparea impreuna cu diferite abordari pentru a le solutiona.



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



2. Sisteme ERP 2.1.

Istorie

Istoria sistemelor ERP dateaza din anii 1960 cand acest tip de aplicatie software era folosit cu preponderenta pentru asistarea procesului de productie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning).

Deşi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu işi extindeau functionalitatile şi spre alte zone de interes pentru o intreprindere precum contabilitate, resurse umane, vânzari.

Incepand cu anii ’90 sistemele ERP au inceput sa ia forma aplicatiilor actuale. Deşi dupa aparitia MRP functionalitatile acestui tip de programe au inceput sa se extinda, ERP-ul actual a luat fiinta in momentul in care informatiile au putut fi centralizate intr-o platforma comuna şi functionalitatile sale au fost integrate.

Astazi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea functionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu aplicatiile WEB.

2.2.

Functionalitate

Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperita de catre o aplicatie specifica. Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat utilizând o baza de date comuna, sau pot functiona independent. Pot fi enumerate câteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei intreprinderi: 6 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



•

Productie : planificarea si urmarirea productiei

•

Gestiune : evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor şi incasarilor

•

Salarii : calculul salariilor şi managementul informatiilor referitoare la personal

•

Contabilitate : evidenta financiar contabila

•

Imobilizari : evidenta mijloacelor fixe şi calculul amortizarii

•

CRM: managementul relatiilor cu clientii

•

BI: rapoarte, analize, prognoze

2.3.

Avantaje furnizate de un sistem ERP

Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim:

Reducerea costurilor operationale Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, •

precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.

•

Facilitarea managementului operatiunilor curente

Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.

•

Optimizarea stocurilor

In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.

•

Cresterea nivelului de onorare a comenzilor

Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

•

Imbunatatirea cashflow-ului

Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati.

•

Integrarea informatiilor financiare

Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei 8 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea

si

mentinerea

relatiilor

cu

clientii

si

partenerii

de

afaceri.

Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

2.4.

Necesitatea unui sistem ERP

In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: Motivatii tehnologice •

Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent).

•

Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu.

•

Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor.

•

Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.

•

Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business.

•

Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta.

Motivatii operationale 9 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



•

Optimizarea proceselor de business

•

Reducerea costurilor structurale

•

Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor

•

Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente

•

Implementarea a noi strategii de business

•

Expansiunea masiva a businessului

•

Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



3. Conceptul de Workflow 3.1.

Ce este Workflow-ul?

Workflow-ul este preocupat de automatizarea procedurilor in care documentele, informatiile sau sarcinile sunt transmise intre participanti in functie de un set definit de reguli pentru a atinge, sau contribuie, la un obiectivul global al companiei.

In timp ce workflow-ul poate fi organizat manual, in practica, cele mai multe workflowuri sunt organizate in contextul unui sistem IT, pentru a oferi sprijin computerizat pentru automatizarea fluxurilor de activitati.

Definitie – Workflow Facilitarea sau automatizarea computerizată a unui proces de afaceri, în totalitate sau partial.

Workflow este adesea asociat conceptului de “Business Process Re-engineering (BPR)”, care este preocupat cu evaluarea, analiza, modelare, definirea şi punerea in aplicare a proceselor operationale ulterioare ale domeniului principal de activitate al unei organizatii (sau alta entitate juridica). Deşi nu toate activitatile BPR rezulta in implementari de workflow, tehnologia workflow este de multe ori o solutie adecvata care prevede separarea logica a procedurilor de afaceri şi sistemul operational de suport IT, care sa permita modificarile ulterioare sa fie incorporata in normele de procedura care definesc respectivul domeniu de afaceri. In schimb, nu toate implementarile de workflow participa in mod necesar la exercitiu BPR, ca exemplu, implementarile pentru automatizea unei proceduri de afaceri deja existente.

Un Sistem de Management bazat pe tehnologia Workflow este unul care prevede automatizarea procedurala a unui proces de afaceri prin gestionarea secventei de activitati de 11 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



munca şi utilizarea resurselor umane adecvate şi / sau a resurselor IT asociate cu masuri de activitati diferite.

Definitie - Sistemul de Management baza pe tehnologia Workflow Un sistem care defineşte complet, gestionează şi execută "workflow-uri" prin executarea de software-uri ale căror ordine de executie sunt ghidate de o reprezentare pe calculator a logicii fluxului de lucru.

Un proces de afaceri individual pote avea un ciclu de viata variind de la cateva minute la zile (sau chiar luni), in functie de complexitatea şi durata activitatilor constitutive diferite. Aceste sisteme pot fi puse in aplicare intr-o varietate de moduri, folosesc o mare varietate de component IT şi infrastructururi de comunicatii şi pot sa op ereze intr-un mediu variind de la grupuri de lucru locale de mici dimensiuni pana la mari intreprinderi. Astfel, un Modelul de Referinta ar lua in considerare o vedere de ansamblu a gestionarii fluxurilor de lucru, care este destinat sa cuprinda varietatea tehnicilor de punere in aplicare şi mediile operationale care caracterizeaza aceasta tehnologie.

In ciuda acestei varietati, toate sistemele de WFM prezinta anumite caracteristici comune, care ofera o baza pentru dezvoltarea şi integrarea capacitatiilor de interoperabilitate intre diferite produse. Model de referinta descrie un model comun pentru construirea sistemelor de workflow şi identifica modul in care aceastea pot fi legate de diferite abordari alternative de implementare.

La cel mai inalt nivel, toate sistemele WFM pot fi caracterizate prin aportul operational adus in trei zone functionale: -

functiile “Build-timp”, care definesc, şi eventual, modeleaza, procesul fluxului de lucru şi

a activitatilor sale constitutive -

functiile de control “Run-time” care se ocupa cu gestionarea proceselor fluxului de lucru

intr-un mediu operational şi secventierea diferitelor activitati in care sunt manipulate, ca parte a fiecarui proces 12 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



-

interactiuni “Run-time” dintre utilizatorii umani şi instrumentelor IT pentru procesarea

etapelor diverse de activitati

Figura 1 ilustreaza caracteristicile de baza ale sistemelor de WFM şi relatiile dintre aceste principale functii.

Figura 1 – Caracteristicile sisemelor bazate pe tehnologia Workflow



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



3.1.1. Functiile “Build-time” Functiile “Build-timp” sunt cele care rezulta dintr-o definitie computerizata a unui proces de activitate. In timpul acestei faze, un proces de activitate este transpus din lumea reala intr-o definitie formala computerizata, prin folosirea unuia sau mai multor analize, tehnici de modelare şi definire a unui sistem. Definitia rezultat este uneori numita un model de proces, un proces şablon, un proces de date, sau o definitie de proces. In acest document, vom folosi termenul de definitie de proces.

Definitie – Definitie de proces Reprezentare computerizată a unui proces care include definirea manuală şi definirea fluxului de lucru.

O definitie de proces cuprinde in mod normal, un numar de paşi de activitate distincti, asociati cu procesarea computerizata şi / sau operatiuni uman şi normele care reglementeaza progresia procesului prin diferiti paşi de activitati. Definitia de proces poate fi exprimata in forma de text sau grafice sau printr-o notatie formala. Unele sisteme de workflow pot permite modificari dinamice ale definitiei de proces de la mediul “run-time” operational, astfel cum este indicat de sageata de feed-back din diagrama de mai sus.

3.1.2. Functii de control ale procesului de “Run-time” La “run-time” definitia de proces este interpretat de catre software-ul care este responsabil pentru crearea şi controlul instantelor operationale ale procesului, planificand diferitele etape ale activitatilor din cadrul procesului şi invocand resursele umane si tehnice adecvate. Aceste functii de control ale procesului “run-time” actioneaza ca legatura intre proces, asa cum a fost el modelat in procesul de definire, şi procesul din lumea reala, reflectata in interactiunile “run-time” ale utilizatorilor şi ale aplicatiilor IT. Componenta de baza este programul (software) de contol al sistemului de management workflow (sau "engine"), responsabil pentru crearea si eliminarea de procese, controlul activitatii de planificare in cadrul 14 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



unui proces operational şi interactiunea cu aplicatiile IT sau a resurselor umane. Acest software este adesea distribuit intre mai multe platforme de computere pentru a face fata proceselor care functioneaza pe o arie geografica larga.

3.1.3. Interactiuni ale activitatilor la “Run-time” ( la momentul rularii/ executiei) Activitatile individuale in cadrul unui proces de workflow sunt, de obicei, concentrate pe operatiunile umane, de multe ori realizate in colaborare cu instrumentele IT (de exemplu, completarea unui formular), sau cu procese de operare a datelor care necesita un program special pentru a opera asupra acestor date ( de exemplu, actualizarea unei baze de date de comenzi cu o noua inregistrare). Interactiunea cu software-ul de control al procesului este necesara pentru a transfera controlul intre activitati, sa verifice starea de functionare a proceselor, de a initia aplicatii si a returna datele corespunzatoare. Este de dorit a avea un cadru standardizat pentru sprijinirea acestui tip de interactiune datorita mai multe avantaje, inclusiv utilizarea unei interfate consistente pentru mai multe sisteme de lucru şi capacitatea de a dezvolta instrumente comune de aplicatii care sa poata interactiona cu diferite produse de workflow.

3.1.4. Distributie & Interfete de sistem Capacitatea de a distribui sarcini şi informatii intre participanti este o caracteristica esentiala distinctorie a infrastructurii “runtime” de workflow. Functia de distributie poate functiona la o varietate de nivele (de la grupuri de lucru la organizatii) in functie de domeniul de aplicabilitate al workflow-ului; el poate folosi o varietate de mecanisme care stau la baza comunicatiilor (poşta electronica, trimitere de mesaje mai departe, obiecte tehnologice de distributie, etc.) O viziune alternativa de nivel superior a arhitecturii workflow care subliniaza acest aspect de distributie este prezentata in figura 2 .

Adoptarea serviciului de workflow este demonstrat ca functia de baza de infrastructura cu interfete pentru utilizatori şi aplicatiile distribuite in intreagul domeniu workflow. Fiecare dintre 15 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



aceste interfete este un punct potential de integrare intre adoptarea serviciului de workflow şi in alte infrastructuri sau componente ale aplicatiei.

Figura 2 – Distributia procesului de adoptare al serviciului de workflow Fluxul de lucru poate implica transferul sarcinilor intre produse workflow ale diferitilor producatori pentru a permite ca diferite parti ale procesului de afaceri sa fie adoptate pe platforme diferite sau retelele care folosesc produse special sa fie potrivite acestei etape a procesului. In acest scenariu fluxul din caseta centrala trece intre doua sau mai multe produse workflow - de exemplu, activitati de 1,2 şi 5 pot fi executate de un sistem de workflow şi activitati 3 şi 4 de catre un sistem diferit, cu un control al trecerii prin punctele dintre ele ale intregului proces de workflow. Standarde care sprijina acest transfer intre workflow-uri permite dezvoltarea de aplicatii composite de workflow folosind mai multe produse diferite de workflow care functioneaza impreuna ca o entitate logica unica.

Aceasta gama de interfete se refera la: 16 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



-

specificatii pentru procesul de definire a datelor şi de schimb intre ele

-

Interfete pentru sprijinirea interoperabilitatii intre sisteme de workflow diferite

-

Interfete pentru sprijinirea interactiunii dintre o varietate de tipuri de aplicatii IT

-

Interfete pentru sprijinirea interactiunea utilizatorilor cu functiile sistemelor de operare

-

Interfete pentru oferirea de sisteme de monitorizare şi functii metrice pentru a facilita

gestionarea mediilor composite de aplicatii workflow.

3.2.

Evolutia conceptului de Workflow

Multe tipuri de produse dupa piata IT au sprijinit aspecte legate de functionalitatea workflow-ului pentru un numar de ani, desi este doar relativ recent de cand importanta sa a fost recunoscuta cu adevarat. Evolutia workflow-ului ca tehnologie a cuprins deci o serie de domenii diferite de produse.

3.1.5. Procesarea Imaginilor Tehnologia Workflow-ului a fost strâns asociata cu sistemele de procesare de imagini şi multe sisteme de procesare de imagini au functionalitati de workflow, incorporate sau furnizate impreuna cu un produs de workflow specific. Multe proceduri de afaceri implica interactiunea cu informatii pe suport de hârtie, care ar putea fi nevoie sa fie capturate ca imagini de date ca parte a unui proces automatizat. Odata ce informatii pe suport de hârtie a fost colectate electronic ca imagini de date, adeseori este nevoie sa fi distribuite intre un numar de participanti diferiti pentru scopuri diferite in cadrul procesului, care implica, eventual, interactiunea cu alte aplicatii IT, creând astfel o cerinta pentru functionalitatea de workflow.

3.1.6. Managementul documentelor Tehnologia de management al documentelor este preocupat de gestionarea ciclului de viata al documentelor electronice. Tot mai mult, acest lucru include deasemenea si facilitati pentru gestionarea arhivelor de documente distribuite in cadrul unei organizatii ca o resursa 17 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



disponibila cu facilitati de rutare a documentelor (sau chiar a parti separate de documente) persoanelor fizice pentru acces la informatii sau actualizarea in functie de rolurile lor specifice referitoare la un anumit document. Documentul poate face parte dintr-o procedura de afaceri specifica, care necesita acces la document de catre personalul intreprinderii care urmeaza sa desfasoare activitati separate in functie de o anumita ordine, conform unor norme procedurale – ex. o forma centrata pe procesarea de documente a workflow-ului.

3.1.7. Posta electronica si Directoarele Poşta electronica ofera facilitati insemnate pentru distribuirea de informatii intre indivizi in cadrul unei organizatii sau intre organizatii; utilizarea mecanismelor de directore nu numai ca ofera o modalitate de a identifica participantii individuali intr-un domeniu de e-mail, ci şi un potential de inregistrare a informatiilor despre atributele utilizatorilor individuali, cum ar fi rolurile organizatie sau alte atribute referitoare la procedurile de afaceri. Astfel, sistemele de poşta electronica, a progresinsusi in directia functionalitatii de workflow prin adaugarea de comenzi de rutare pentru a identifica o secventa de destinatari pentru anumite tipuri de mail-uri, ca raspuns la o anumita forma de procedura de afaceri.

3.1.8. Aplicatii de grup Industria de aplicatii de grup a introdus o gama larga de aplicatii software concepute pentru a sprijini şi de a imbunatati interactiunile intre grupuri de persoane. Initial, multe dintre aceste aplicatii folosite in grupuri de lucru au imbunatatit procesele informale, oferind acces la buletine de jurnal / aplicatii de planificare pe o baza ad-hoc. Cum domeniul de aplicare al acestor programe s-a raspândit spre afaceri mai formale axate pe interactiuni de grup a aparut o cerinta crescânda de a oferi un cadru mai formal şi controlabil procedural pentru a sprijini utilizarea de astfel de aplicatii de grup. Tehnologia flux de lucru ofera o solutie la acest tip de cerinta. 18 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



3.1.9. Aplicatii bazate pe flux de transactii Pentru multi ani aplicatii care sa sprijine anumite categorii de proceduri de afaceri ("tranzactii") au fost dezvoltate prin utilizarea de functionalitati de gestionare a operatiuniilor in termen de monitoare TP şi / sau software de management al bazelor de date. De la stilul initial centralizat de lucru, astfel de aplicatii software au pus la dispozitie tot mai multe aplicatii bazate pe transactii disponibile pe o gama tot mai mare de platforme computerizate. Aplicatiile bazate pe tranzactii, prezinta de obicei caracteristici importante de robustete şi de sprijin pentru parti vitale ale tranzactiilor; cu toate acestea, ele nu prezinta de obicei o separare intre procedura logica de afaceri şi folosirea diferitelor instrumente de aplicatii care ar potea fi necesare pentru a sprijini activitatile individuale in cadrul procesului de afaceri. In timp, acest lucru a dus la o cerinta de a consolida capacitatile de workflow pentru a controla procedurile de afaceri cu abilitatea de a folosi programe traditionale bazate pe tranzactii corespunzatoare diferitelor procese de afaceri, precum şi alte tipuri de aplicatii (bazate pe documente sau pe munca la birou, etc) pentru alte parti ale procesului de afaceri.

3.1.10.

Proiect de suport software

Software care sa se ocupe de aplicatii de dezvoltare IT complexe (ex., IPSEs - " Integrated Project Support Environments") a oferit de multe ori o forma de functionalitate de workflow in mediul proiectului, pentru "transferul" de sarcini de dezvoltare intre indivizi şi de rutare de informatii intre indivizi pentru a sprijini aceste sarcini. In unele cazuri, acest tip de software a fost generalizat pentru a sprijini o mai larga vedere de afaceri orientata spre proces şi de o gama mai larga de instrumente de aplicatii - oferind o capacitate de workflow mai general.

3.1.11.

BPR si sisteme structurate de instrumente de design

Instrumente de Remodelare a Procesului de Afaceri (Business Process Re-engineering) 19 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



au oferit suport IT pentru activitatile de analiza, modelare şi (re)-definire a proceselor de afaceri de baza ale unei organizatii, precum şi posibilitatea unor eventuale schimbari in astfel de procese sau rolurile organizatorice şi responsabilitatile asociate cu astfel de procese. Aceasta poate include analize a structurii procesului şi fluxuri informaionale de suport ale acestora, rolurile indivizilor sau a unitatilor organizationale in cadrul procesului şi actiuni intreprinse ca raspuns la diferite evenimente, etc. O extensie naturala a acestor instrumente este de a facilita punerea in aplicare a procesului cu suport pentru infrastructura IT pentru a controla fluxul de lucru şi activitatile conexe in cadrul procesului de afaceri.

3.1.12.

Separarea functionalitatilor de workflow

Piata produselor de workflow a evoluat dealungul unei largi game de industrii IT şi este cel mai probabil va continua sa faca acest lucru, cu o gama larga de produse axate pe una sau mai multe aspecte particulare ale cerintei generale de workflow. Unele pot fi furnizate impreuna cu alte domenii tehnologice, cum ar fi procesarea de imagini sau managementul documentelor, altele pot fi mai mult focalizate pe uz general. Aceasta multitudine de produse va permite o alegere larga pentru punerea in aplicare a circumstantelor individuale şi este recunoscut incurajata. Cu toate acestea, creşte, de asemenea, necesitatea unor standarde in cadrul industriei pentru a permite diferitelor produse sa interactioneze impreuna şi sa se integreze in cadrul unei arhitecturi globale centralizate.



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



4. Tehnologia Workflow in sistemul SAP Pentru a intampina o gama larga de cerinte referitoare la scenariile de afaceri si mediile de dezvoltare diferite ale clientilor, motorul de dezvoltare SAP de workflow ofera o varietate de facilitati si posibilitati de integrare. Oferind acestea intr-un singur serviciu, ofera o abordare consistenta care permite realizarea de dezvoltari ulterioare ale procesului. Sute de sabloane de workflow sunt disribuite odata cu sistemul inca din momentul implementarii.

4.1.

Integrare robusta cu componentele mySAP.com

Integrarea directa in transactiile mySAP.com, tranzactiile web componente ale aplicatiei web1 (Internet Application Component – IAC), si portalurile este unul dintre cele mai mari avantaje al folosirii motorului de dezvoltare de web workflow SAP. Ca exemplu, cand un utilizator verifica o inregistrare poate sari direct in modul grafic al log-ului procesului care foloseste acea inregistrare, vazand cand a fost procesata si cine a fost implicat in procesarea ei.

Alternativ, un utilizator poate sa porneasca un proces workflow oarecare care se refera la o inregistrare fara as face probleme referitoare la cine este implicat in proces sau cum ruleaza procesul. Workflow-ul se ocupa de asta automat. Asta este folositor pentru a evita situatiile in care un utilizator realizeaza ca ceva nu este in regula dar nu stie cum sa corecteze sau pe cine sa contacteze. Fara workflow utilizatorul cel mai probabil ar ignora situatia sperand ca altcineva se va ocupa de ea. Pe de alta parte, daca un workflow a fost definit, utilizatorul doar porneste workflow-ul si il lasa sa urmeze o rutina prestabilita, care implica inclusiv notificarea si a celorlalti participanti dea lungul procesului de rulare.

In plus, multe parti ale motorului web de dezvoltare workflow SAP foloseste servici existente mySAP pentru a executa anumite procese fundamentale decat sa le duplicite. Astfel de exemple sunt: organigrama manageriala, serviciile de comunicatii si infrastructurile de securitate. 21 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



Acestea sunt avantajele, dar de asemenea trebuie amintit faptul ca multe aplicatii pornesc workflow-uri direct, bazanduse pe motorul de dezvoltare workflow SAP pentru a ghida procesul prin sistem. Cu alte cuvinte, motorul de dezvoltare workflow SAP ofera o parte intriseca a componentelor functionale SAP. 4.1.

Sistemul grafic de dezvoltare pentru workflow-uri

Sistemul grafic de dezvoltare pentru workflow-uri permite construirea sau extinderea unui proces doar prin aducerea si punearea de pasi individuali (bazati pe transactii, module functionale, etc.) in procesul definit. O gama intreaga de elemente de modelare sunt disponibile pentru a fi puse intr-un workflow. Tipuri diferite de ramuri logice, bucle si sisteme de escalari pot fi adaugate cu conditii setate pentru a determina automat ramura logica d e urmat.

Diferite tipuri de formulare (SAP, Lotus Notes, Microsoft Outlook, HTML) pot fi generate si mentinute in sistemul grafic de dezvoltare workflow pentru ca un pas anume din workflow sa poata fi accesat din platforme diferite fara a fi nevoie ca procesul initial definit sa fie remodelat. Intradevar, formularele pot fi generate din platforme multiple in acelasi timp pentru ca un user sa poata accesa o activitate folosind un formular HTML pe un browser web iar altul sa poata executa activitatea direct din inbox-ul personal dupa Lotus Notes.

4.2.

Vizualizarea statusului in modul grafic

Exista o varietate de log-uri de procese care pot fi afisate: -

Grafic (bazat pe definirea grafica a workflow-ului)

-

Sumar (folosit de utilizatorul operational pentru a determina ce s-a facut pana acuma si de catre cine)

-

Cronologic (pentru auditi)

-

Tehnic (pentru procesele de debugging) 22

Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



Se poate naviga direct catre aceste log-uri din interiorul tranzactiei implicata in procesul de afacere (ex. In timp ce vizualizati o cerere a unui inginer). Aceasta este disponibila automat (presupunand ca aplicatia a permis aceasta optiune) fara nevoia de a face vreo customizare, si are avantajul de a oferi o legatura semnificativa intre obiecte de business aparent nerelationate intrun proces de business care ruleaza in mai multe aplicatii.

4.3.

Mecanismul de rutare

Algoritmi de rutare pot fi folositi pentru a determina utilizatorul care actioneaza asupra task-ului. Aceasta automotizare este foarte folositoare atunci cand vrei sa eviti pierderea in asteptarea unui superior care sa atribuie manual un task catre altcineva din departamentul sau. Cei mai complexi algoritmi pot fi rezolvati chemand un FM (function module), dar cele mai multe cereri se rezolva simplu atribuind utilizatori sau unitati organizationale conform unor criterii simple fara nevoia de a trebui programat ceva.

Managementul Organizational care este parte din Serverul Web de Aplicatii SAP, poate fi folosit pentru a simplifica administrarea utilizatorului. Aceasta este o operatie care este foarte des ceruta de multi clienti SAP. Alte mecanisme precum lista de distributie, mecanisme de subscriere sau (daca situatia o cere) asignarea imediata a unui utilizator supervizor pot fi folosite ca alternative.

4.4.

Deadline/ Escalare

Escalarea este o parte importanta a procesului managerial. Este folosita pentru a realinti utilizatorilor despre task-urile care astepta sa fie executate. Pot fi deasemenea folosite pentru a controla procesul direct. Ca exemplu, escalarea poate specifica faptul ca daca o aprobare de nivel 4 nu vine in doua zile, atunci cererea poate fi trimisa automat in stadiu final al procesului, 23 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



trimitand notificare catre persoanele implicate. Escalarea merge la fel cand o anumita actiune este pornita automat cand timpul de raspuns la o cerere a fost depasit.

4.5.

Managementul de sincronizare

Evenimente sofisticate permit unui anumit proces sa porneasca automat, in urma unor schimbari ( de status, de HR, de modificari asupra unor documente, etc.) care au avut loc in sistemul SAP. Aceste evenimente pot fi folosite de asemenea pentru a sincroniza procese intre ele. De exemplu, daca un furnizor este blocat, cererea initial facuta catre acest furnizor poate fi trimisa inapoi pentru a putea fi directionata catre u n furnizor disponibil.

4.6.

Integrarea cu produse pentru grupuri colaborative si mySAP.com

Permitand utilizatorii sa acceseze o lista de activitati prin intermediul clientului lor standard de email sau prin portal (Microsoft Outlook, Lotus Notes, IAC Web Inbox si Portalul Organizatiei – mySAP) reprezenta un pas important in acesarea de catre acestia a procesului de afaceri. Integrare directa este important in mod special pentru procese sporadice dar critice. Motorul de dezvoltare SAP Web Workflow ofera aceste integrari, foarte usor de realizat, fara necesitatea de a fi nevoie sa se faca alti pasi speciali la realizarea workflow-ului.

4.7.

Adaptori de proces ad hoc (Interogari de baze de date, Atasamente, Expedieri)

Odata ce workflow-ul a fost configurat si ruleaza, utilizatori ii maresc eficienta folosind atasamente (de exemplu sa justifice o decizie) sau interogari (pentru a aduce informatii suplimentare). Alti utilizatori pot vedea acest log dupa ce procesul s-a terminat. Asta reprezinta in mod categoric un avantaj asupra email-urilor, pentru ca email-urile vor fi sterse sau vor ramane ascunse in inbox-ul recipientului. Atasamentele si interogarile (cu raspunsul lor) pot fi citite direct din log-ul workflow-ului de catre oricine care are autorizatiile corespunzatoare. 24 Conducător ştiintific


Absolvent

Ionut ANDRONACHE



Aditional pasi sau subsecvente (subworkflow-uri) pot si adaugate unui workflow in timp ce ruleaza acestea fiind automat vizibile in modul grafic al workflow-ului. Alti utilizatori pot fi adaugati pe loc si agenti predeterminati pot fi inlocuri in proces (daca autorizatiile si configurarile permit asta).

4.8.

Integrarea cu alte sisteme prin intermediul Internetului

Chiar si procesele traditionale vor avea nevoie de suport informational prin internet mai devreme sau mai tarziu. Motorul de dezvoltare SAP Workflow suporta tehnologie XML (WfXML), interfata definita de Coalitia de Management a Workflow-ului (Workflow Management Coalition) sa permita sistemelor de workflow oferite de diferiti producatori sa interactioneze intre ele. In plus, pot fi trimise mesaje SOAP proprii sau chemate servicii web direct din workflow.

4.9.

Integrarea cu Aplicatiile de desktop (Microsoft Word, Lotus SmartSuite, etc.)

Cateodata este folositor de a produce prin intermediul workflow-ului documente bazate pe aplicatii de desktop. De exemplu, un workflow care creeaza un contract bazat pe un template Microsoft Word poate fi definit si completat cu datele acumulate in timpul procesarii. Asta este folositor in mod particular pentru creearea de documente complexe unde formatul cat si continutul sunt foarte importante. In acest exemplu, departamentul legal, care este implicat mai incolo in proces, care in continuare posibilitatea de a adauga propriile schimbari inainte ca forma finala a contractului sa fie trimisa si semnata. De asemenea, daca procesul se bazeaza pe surse externalizate de traducatori, avocati sau scriitori, timpul salvat si controlul castigat asupra procesului este semnificativ daca acesti utilizatori vor fi integrati si ei in proces prin intermediul internetului.



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



5. Lucrare practica (Workflow pentru aprobarea crearii in sistem a unui furnizor) 5.1.

Specificatii functionale

5.2.

Specificatii tehnice

5.3.

Flux de imagini din aplicatia workflow



Absolvent

Ionut ANDRONACHE



6. BIBLIOGRAFIE 1. Rickayzen, Dart, Brennecke, Schneider “Practical Workflow for SAP”; SAP Press

(2007) ISBN 978-1-59229-006-2 2. David Hollingsworth “Workflow Management Coalition – The Workflow

Reference Model”(1995); The Workflow Management Coalition – Document number TC00-1003 3. Layna Fischer: Workflow Handbook 2005, Future Strategies, ISBN 0-9703509-8-

8 4. Setrag Khoshafian, Marek Buckiewicz: Introduction to Groupware, Workflow

and Workgroup Computing , John Wiley & Sons, ISBN 0-471-02946-7 5.

“National Projects at the heart of excellent services – The Benefits of Workflow” (decembrie 2004).

6. http://www.wfmc.org/Published-Research/White-Paper/View-category.html 7. http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow 8. http://en.wikipedia.org/wiki/Management_information_system



Absolvent

Ionut ANDRONACHE

Avantajele folosirii tehnologiei Workflow in sistemele ERP

Recommend Documents