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Departamentalização ORGANIZAR!
PODC - PLANEJAR No planejamento, define-se onde a organização pretende chegar e como isso será feito. Devem ser estipulados: - Objetivos e Metas - Meios de Realização (Atividades e Recursos) - Meios de Controle PODC - ORGANIZAR Corresponde a constituir a própria organização, por meio de sua estrutura, de forma a permitir a divisão do trabalho entre diversas unidades administrativas, equipes e pessoas. Inclui também a alocação de equipamentos, pessoas e recursos produtivos em geral, de forma a permitir a constituição de processos produtivos racionais e eficientes, em função dos resultados planejados. PODC - DIRIGIR Trata dos esforços de liderança e coordenação das pessoas, das equipes e dos processos produtivos que elas realizam, de forma a assegurar o melhor aproveitamento possível dos recursos, sempre com foco nos resultados organizacionais.
Definindo a estrutura organizacional: 1. Analisar os objetivos 2. Dividir o trabalho segundo critérios adequados 3. Definir responsabilidades 4. Definir níveis de autoridade 5. Desenhar a estrutura da organização Divisão do Trabalho Processo por meio do qual as atividades são divididas em partes e as partes são atribuídas a pessoas ou equipes O trabalho é dividido em unidades, de acordo com critérios adequados a cada caso. Cargos e Responsabilidades CARGO: Menor unidade de trabalho da estrutura organizacional, correspondendo a um conjunto de atividades que seu ocupante deverá realizar. RESPONSABILIDADES: Deveres das pessoas para a realização de atividades. A descrição do cargo corresponde ao conjunto das responsabilidades a ele atribuídas.
Hierarquia e Amplitude (1)
PODC - CONTROLAR Significa verificar se os planos e programações estão sendo executados da maneira adequada, permitindo identificar de forma tempestiva correções necessárias. Engloba: - Definição de padrões - Medição do que está sendo realizado - Comparação entre realizações e padrões - Adoção de medidas corretivas
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Hierarquia e Amplitude (2)
Estrutura Linear
Estrutura ACHATADA: Grande número de subordinados por chefe Pequeno número de chefes Estrutura AGUDA: Pequeno número de subordinados por chefe Grande número de chefes Hierarquia e Amplitude (3) FATORES (de Bardkull) para determinar a amplitude de controle ideal: Similaridades das funções supervisionadas Proximidades dos funcionários Complexidades das funções Grau de controle e direção requeridos Grau de coordenação requeridos Relevância e complexidades das tarefas Centralização e Descentralização Estrutura CENTRALIZADA: Concentração de autoridade pessoas
em
poucas
Estrutura DESCENTRALIZADA : Distribuição do poder de decisão, mediante delegação de atribuições e autoridade A delegação pode se dar entre pessoas e entre unidades organizacionais Departamentalização Principais critérios: Funcional Geográfico Produto Cliente Áreas de conhecimento Projetos Processos Unidade de negócios
Vantagens Estrutura simples e de fácil compreensão, pois a estrutura é claramente expressa no organograma. Clara definição das atribuições e responsabilidades; Facilidade de implantação; Estabilidade, pois, como as relações de autoridade e as funções são bem definidas, a organização tende a um funcionamento constante; Ideal para pequenas empresas: fácil operacionalização e pela economia que sua estrutura simples pode oferecer; Ideal para situações de permanência e estabilidade. Desvantagens A estabilidade das relações formais dificulta a ocorrência de transformações e mudanças, de forma que não é adequada para ambientes turbulentos; A autoridade linear, baseada no comando único, pode tornar-se autocrática, aumentando a rigidez das relações hierárquicas; A unidade de comando torna o chefe um generalista, pois pelo chefe, transitam todos os produtos de seus subordinados; Com o crescimento da organização, conduz ao congestionamento das linhas formais de relacionamento e comunicação, devido à centralização da supervisão. Estrutura Linha-Estafe
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Vantagens Inclui assessoria especializada e potencialmente inovadora para a organização, mas preservando o princípio da unicidade de comando; Permite a atuação conjunta e coordenada de órgãos de linha e de estafe. Desvantagens Possibilidade de conflito entre órgãos de linha e de estafe; Dificuldades na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e estafe.
Pode resultar objetivos.
em
confusão
quanto
aos
Especialização
Estrutura Funcional
Estrutura Matricial Organização Funcional Consiste em determinar as unidades responsáveis pelas funções organizacionais Pode ser usado sucessivamente dentro dos departamentos Pode ser usadas em pequenas e grandes organizações Nem sempre haverá um departamento exclusivo para cada função Vantagens Proporciona o máximo de especialização; Permite melhor supervisão técnica, devido à especialização; Permite o desenvolvimento de comunicações diretas; Proporciona a segregação das funções de planejamento e de controle das funções de execução. Desvantagens Resulta na diluição da autoridade, com situações de múltipla supervisão; Pode ocorrer uma tendência de concorrência entre os especialistas; Pode resultar em excessiva especialização;
Vantagens Combinação dos benefícios e minimização das desvantagens referentes às estruturas funcionais e por projeto / produto; Combinação de esforços de especialização e coordenação; Facilita o foco no lucro e no aproveitamento dos recursos; É uma possível resposta à crescente complexidade das organizações; É uma possível resposta à turbulência do ambiente em que as organizações estão inseridas.
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Desvantagens Ocasiona dupla subordinação, encerrando a unicidade de comando; Enfraquece a coordenação vertical; O êxito depende essencialmente da coordenação e colaboração das unidades. Estrutura em Rede
interativos, que se reúnem visando à obtenção de um determinado objetivo.” O conceito proposto engloba grupos formais, que são definidos pela estrutura da organização; e grupos informais, ou seja, alianças que se formam de maneira natural no ambiente de trabalho e não são determinadas pela estrutura ou pelas normas da instituição, com propósitos de trabalho ou não. Grupos x Equipes
Flexibilidade: Redes Organizacionais • São constituídas por um conjunto de unidades ou organizações com atividades coordenadas, por meio de contratos, acordos ou relações interpessoais • Surgem como alternativa às estruturas hierárquicas rígidas e formais • Proporcionam flexibilidade e dinamismo estrutural • Caracterizam-se pela descentralização da autoridade • Apresentam maiores níveis de democracia nas decisões (o que pode resultar em lentidão nos processos decisórios) • Proporcionam alto grau de autonomia aos seus membros • Baseiam-se no compartilhamento de informações, conhecimentos e diversas formas de recursos • Podem dificultar a prestação de contas e a responsabilização dos atores participantes • Requerem um equilíbrio preciso entre integração e independência dos participantes da rede • Demandam formas eficientes de comunicação e coordenação • Requerem novos métodos de gestão e controle Trabalho em Equipe: Grupos Para Robbins: “Um grupo é definido como o conjunto de dois ou mais indivíduos, interdependentes e
Para Robbins: “Um grupo de trabalho interage basicamente para compartilhar informações e tomar decisões para ajudar cada membro em seu desempenho na sua área de responsabilidade.” “Uma equipe de trabalho gera uma sinergia positiva por meio do esforço coordenado. Os esforços individuais resultam em um nível de desempenho maior do que a soma das contribuições individuais.” Grupos x Equipes Modelo Mecânico Adequado a ambientes estáveis Trabalho especializado Papéis determinados Padronização de tarefas Hierarquia reforçada Centralização da autoridade Controles burocráticos fortes Organização informal: símbolos de status Modelo Orgânico Adequado a ambientes turbulentos Equipes multifuncionais Papéis complexos e dinâmicos Integração complexa Descentralização da autoridade Autonomia Controles burocráticos fracos
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Organização competência
informal:
baseada
em
COMUNICAÇÃO: FUNÇÕES • Informação: a comunicação tem também como função passar informações para tomada de decisões. • Controle: toda organização tem hierarquias e orientações formais e informais, que controlam o comportamento dos funcionários. A comunicação formal de controle refere-se às regras formais comunicadas verbalmente ou por escrito, e a comunicação informal de controle referese às regras não verbais. • Motivação: o estabelecimento de metas e o feedback dos progressos são exemplos do uso da comunicação para motivar e reforçar o comportamento desejável nos funcionários. • Expressão emocional: para muitos, o grupo de trabalho é uma fonte primária de interação social, de maneira que as pessoas se utilizam do grupo para expressar sentimentos, (in)satisfações e necessidades. COMUNICAÇÃO: PROCESSO
COMUNICAÇÃOORGANIZACIONAL • • •
Comunicação entre pessoas! Comunicação como mecanismo integração nas organizações
de
COMUNICAÇÃO: ELEMENTOS • Transmissor • Receptor • Canal de Comunicação • Mensagem • Codificação • Transmissão • Recepção • Decodificação • Feedback
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Barreiras à Comunicação • Escolha de Canais Inadequados • Escolha de Linguagem Inadequada • Limitação de Expressão Relacionada às Emoções • Desatenção ao Feedback • Percepção Seletiva • Filtragem Tipos de Falhas no Processo de Comunicação
FALHAS • A sobrecarga ocorre quando a fonte envia uma quantidade de informação superior à capacidade de processamento do receptor. Assim, o destinatário não será capaz de receber e decodificar de forma adequada a mensagem, tornando a comunicação ineficaz. • A omissão ocorre quando a mensagem transmitida contém lacunas. Nesse caso, nem todo o conteúdo desejado irá chegar ao receptor, também limitando a eficácia do processo de comunicação. • A distorção ocorre quando a mensagem chega à fonte, mas por alguma razão sofre alterações que a tornam diferente do que pretendia o emissor. Ou seja, não há lacunas, mas sim desvios de significado.
Questões de Prova 01. Selecione a opção correta. a) A departamentalização funcional tem como principal característica a existência de uma estrutura funcional por produto. b) A departamentalização por produto foca o desempenho técnico, financeiro e econômico dos nichos de mercado. c) A departamentalização por clientes concentra competências semelhantes do seu corpo de funcionários em uma mesma unidade. d) A departamentalização geográfica pode apresentar a duplicação de atividades funcionais e concentra a sua atenção em cada território de atuação da organização. e) A departamentalização por fases do processo produtivo facilita o monitoramento das tendências do mercado e garante a verticalização da organização. 02. Complete a frase com a opção correta: A essência da organização que adota uma estrutura .......................... é combinar duas formas de departamentalização – a funcional com a de produto ou projeto. Isso significa que há um balanço delicado de dupla subordinação. a) matricial b) por equipes c) hierárquica d) em redes e) Adhocrática 03. Assinale como verdadeira (V) ou falsa (F) as afirmativas a respeito dos tipos tradicionais de organização. ( ) A estrutura funcional é caracterizada por uma autoridade funcional ou dividida de acordo com as funções exercidas por cada um dentro da organização ( ) Na estrutura linha-staff a especialização é substituída por uma abordagem holística da organização onde cada setor é simultaneamente operação e assessoria. ( ) A estrutura linear é baseada na autoridade linear, que significa que cada superior tem
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autoridade única e absoluta sem reparti-la com ninguém ( ) Na estrutura linha-staff as áreas responsáveis pelos objetivos vitais da empresa estão ligadas em linha enquanto os órgãos de assessoria não possuem uma autoridade linear ( ) A estrutura linear é caracterizada por uma ênfase na especialização. Cada órgão contribui com sua especialidade para a organização sem diluição da unidade de comando. Escolha a opção correta. a) V, F, V, V, V b) F, V, F, V, F c) V, V, F, F, V d) V, F, V, V, F e) F, F, V, V, V
diversas empresas em diferentes mercados, sendo marcada pela individualidade das organizações.
07. Organizações horizontais e não burocráticas se utilizam, mais comumente, de uma estrutura linear, basicamente caracterizada por flexibilidade estrutural, favorecimento do trabalho em equipes de cooperação e descentralização de autoridade/responsabilidade.
08. A estrutura organizacional que subordina um funcionário a dois chefes simultaneamente se denomina estrutura linear.
04. A empresa Soluções Inovadoras S. A. optou por desenvolver a departamentalização por projetos, onde ocorre a combinação de estruturas por função e por produto. Foi solicitado a você que apresentasse um organograma da nova estrutura. O organograma escolhido foi: A) matricial B) de linha C) BCG D) cruzado ou conjugado E) linha x staff 05. Quando a Administração Pública, diante da complexidade das atividades por ela desenvolvidas, distribui competências, no âmbito de sua própria estrutura, a fim de tornar mais ágil e eficiente a prestação dos serviços, ocorre a técnica administrativa intitulada:
09. Uma das conseqüências da estrutura matricial é evitar a ambigüidade.
10. Se, no Ministério das Comunicações, existir um servidor que esteja subordinado direta e unicamente a um chefe, mas receba orientações técnicas de outro órgão, essa situação caracterizará uma estrutura linhaestafe.
11. Caso o Ministério das Comunicações busque contemplar uma estrutura que disponha seus órgãos componentes em áreas especializadas em assuntos específicos e que possua servidores especialistas nestes temas, essa disposição caracterizará uma estrutura funcional.
12. As equipes são vantajosas porque rompem a rigidez hierárquica das empresas baseadas em compartimentos, facilitam o processo de comunicação interna e reúnem pessoas com conhecimentos de várias áreas, aproximando-as.
a) descentralização. b) desconcentração. c) delegação. d) privatização. e) desburocratização. 06. A organização em rede tem sido um instrumento facilitador na formação de monopólios sobre tecnologias e meios de produção, assim como na exclusão de
13. A estrutura organizacional que possui apenas três grandes áreas e nelas enfatiza as chefias das áreas específicas como
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pessoas, finanças e produção exemplo de estrutura matricial.
é
um
14. Nas organizações estruturadas verticalmente, o excesso de subdivisões hierárquicas constitui uma barreira à fluidez da comunicação, retardando as reações da empresa aos estímulos levantados pelo ambiente externo.
15. No processo de comunicação, a percepção e interpretação, por parte do receptor, do significado da mensagem recebida é denominada (A) codificação. (B) feedback positivo. (C) decodificação (D) tautologia. (E) resposta. 16. Para reduzir as dificuldades de comunicação nas organizações públicas derivadas do padrão burocrático de gestão é recomendável (A) Investir em novas tecnologias da informação. (B) Incentivar fluxos descendentes de informação. (C) concentrar o fluxo de informação oficial na intranet. (D) fortalecer os fluxos laterais ou horizontais de informação. (E) Eliminar os fluxos informais de comunicação.
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GABARITO 01. D 02. A 03. D 04. A 05. B 06. Errado 07. Errado 08. Errado 09. Errado 10. Certo 11. Certo 12. Certo 13. Errado 14. Certo 15. C 16. D
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