AUDITORÍA Y CONTROL DE LA EMPRESA EMPRESA La Auditoria, a través del tiempo, se ha concebido como un ejercicio para evitar la corrupción y el fraude; también para conocer y revelar con independencia el estado del arte de las organizaciones, en procura de alertar sobre la pérdida de los objetivos previstos en su concepción. Sin embargo las actuales prácticas no revisten los análisis integrales que generen valor agregado al sistema organizacional, y sus resultados antes que ser la manifestación independiente de los hallazgos en busca del mejoramiento, se limitan a cumplir un rol figurativo y en muchas ocasiones, tan solo cumplen con las disposiciones legales (que obligan su funcionamiento) obligatorias vigentes. No es difícil descubrir, que ha pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los organismos de control del Estado como la Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Revisorías Fiscales, Veedurías ciudadanas, Fiscalías, Superintendencias, entre otras, aún perdura y es mas crítica la situación de las entidades, permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades criticas de índole administrativo, financiero y misional, por lo que se deduce que no es quien ejerce el proceso evaluador quien garantiza los resultados, si no la manera de su aplicación y la materialización de las recomendaciones como producto de su función auditora. Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Requisitos de un buen control Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección. Importancia del control Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor.
Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo. La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior en las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década, debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos.; puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas, de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado. Las organizaciones que mantengan y verifican las condiciones de control interno, en sus actividades técnicas, operativas, administrativas y financieras, permitirán conocer la situación real de las mismas,, de ahí su trascendencia e incidencia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. Entonces, la operación de un sistema de control requiere del talento Humano la existencia de : o Compromiso Institucional. o Comportamiento ético. o Cambio Cultural Profundo. o Adecuados mecanismos de selección y administración de personal. (meritocracia). o Manual de funciones y de requisitos mínimos por área y por cargo. o Manuales de procesos y procedimientos. o Perfiles especializados según objetivos y funciones del área. o Responsabilidades por los resultados de su propia gestión. o Escala jerárquica, líneas de autoridad precisas. o Evaluación de desempeño del personal. o Régimen de meritos y sanciones. o Permanente capacitación. o Controles inmersos en los procesos y procedimientos e intrínsecos al desarrollo de las funciones de todos los cargos de la entidad.
o Conocimiento de la Misión, Visión y Objetivos de la entidad como del área. o Reglamento Interno o Bienestar Social. o Seguridad Social. o Autocontrol y Autogestión. FORMAS DE CONTROL MAS UTILIZADOS AUDITORÍA INTERNA
La profesión de auditoría interna está vinculada a procesos de supervisión y con objeto de tener garantías de que la actividad de la auditoría interna se realiza con criterios de eficacia los auditores se integran en el instituto de auditoría interna, cuya génesis se produce en el año 1941 en la ciudad de Nueva York. Los principios o criterios que persigue el instituto son: Proporcionar a nivel internacional normas para el desarrollo práctico de la auditoría interna y así como la emisión de certificados que reconozcan el ejercicio de la profesión La investigación, divulgación y promoción hacia sus miembros del conocimiento de información concerniente al campo de la auditoría interna, así como los aspectos relacionados con el control interno Establecimiento de reuniones de carácter internacional que permitan el intercambio de conocimientos Aglutinar a todos los auditores internos de tal forma que se permita divulgar experiencia en auditoría y promover la educación en este campo. La independencia está establecida por la estructura de la organización y las líneas de reporte. La objetividad se logra mediante una apropiada actitud mental. La actividad de auditoría interna evalúa la exposición al riesgo del gobierno, las operaciones y los sistemas informáticos de la organización, con respecto a lo siguiente: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa. Protección de activos. Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
AUDITORIA EXTERNA
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada. La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc. La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización. Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
CONTROL DE GESTIÓN
El control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla. Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de control de gestión. La primera es aquella que incluye únicamente al control operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado con la contabilidad de costos, mientras que la segunda integra muchos más elementos y contempla una continua interacción entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestión centra su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos. El control de gestión es un proceso complejo y dinámico, que se compone de una serie de etapas que se incorporan unitariamente aunque de manera separable. El proceso comienza con la recolección de la información básica, luego hay un proceso de inteligencia para cruzar y relacionar esa información básica y generar los indicadores, debidamente clasificados y agrupados en un tablero de control, cuya evolución determina las recomendaciones a efectuar a través del informe de control de gestión. En base a las recomendaciones, la dirección superior adoptará las medidas concretas con el objeto de reducir amenazas y debilidades e incrementar fortalezas y aprovechar oportunidades. Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso, expuesto sintéticamente, implica: • Conocer acabadamente la organización • Obtener informa ción completa de cada área en cuanto a su organización y
actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones,... delegación de autoridad y asignación de responsabilidades,...). • Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus
aspectos (características, volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores,..). • Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y
como respaldo a los objetivos de la dirección superior (mecanismos de control interno). • Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y
quién la utiliza.
• Obtener del contexto toda la información necesaria vinculada a las actividades de
la empresa. • Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral. • Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión (tablero de
comando): -- determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma). -- determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma. • Analizar objetivos versus resul tados obtenidos para llegar a un diagnóstico:
-- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia. -- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas las variables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y macroambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados. • Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior.
Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior. Proteger los recursos de la organización buscando una adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control contable) Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas (control administrativo) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control administrativo) Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización (control administrativo) Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldas la gestión (control contable) Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control administrativo)
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación de los cuales hace parte la auditoría interna (control administrativo) Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, características y funciones (control administrativo)
DIFERENCIA ENTRE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERATIVA Auditoría financiera.- El añadido financiero tiene por objetivo distinguirla de otros tipos de auditoría. Este se lleva a cabo para determinar si el conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Auditoria operativa o de gestión.- Es un examen detallado de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilización de sus recursos humanos, financieros, materiales, sus métodos , controles y su forma de operar. En esencia la auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva suficiente.
