Universidad Universi dad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
Empresa auditora asociados Huascaran SAC LA EMPRESA AR!"N#US$R"A PARAM!NA SAA% N!S A &R"N#A#! UN RESPAL#! PARA P!#ER REAL"'AR EL CONTROL INTERNO AL AREA DE TESORERIA ( )UE C!MPREN#E LA ES$RUC$URA( ES$RUC$URA( LAS P!L"$"CAS( EL PLAN #E !RAN"'AC"*N( !RAN"'AC"*N( EL C!NJUN$! #E ME$!#!S + PR!CE#"M"EN$!S PR!CE#"M"EN$!S #"R""#AS #"R""#AS A CUS$!#"AR + A#M"N"S$RAR A#M"N"S$RAR L!S ME#"!S ME#"!S NECESAR"!S EN P!#ER #E LA EMPRESA #E F!RMA EF"CA' + #EACUER#! A LAS #"REC$R"CES MARCA#AS P!R LA #"RECC"!N%
CONTROL INTERNO Integrantes: 1 . R A M IR E Z G A R C I A, Orlando. 2 . O C A Ñ A E S P IN O Z A, !ll!a". # . R O S A$ I O R A M I R EZ , % e s s e n ! a . & . T R ' ( IL L O TR'(ILLO, Ana 5.
CA$ILLO RO(AS, ()o!*!s.
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DEDICATORIA
A nuestro profesor de curso Ing. Marco Guzmán uien nos A #ios( nuestros ,adres - seres !rinda sus conoc conocimien imientos" tos" pacien paciencia cia # su confi confianza anza d$a a .ueridos /ás cercanos .ue sie/,re d$a en c%ases # tam!i&n a nuestros padres # seres ueridos están ,endientes de cada uno de más cercanos ue siempre están pendientes de cada uno de nosotros a,o-ándonos - /otivándonos /otivándonos nosotros apo#ándonos cada momento en ue necesitamos. necesitamos.
en cu/,lir nuestros o01etivos( asi/is/o a la ,ro2esora CPCC%
DR.CORAL DR.CORA LY DE LOS SANTOS
,or 0rindarnos su orientación en la ela0oración del ,resente tra0a1o% RONCEROS
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DEDICATORIA
A nuestro profesor de curso Ing. Marco Guzmán uien nos A #ios( nuestros ,adres - seres !rinda sus conoc conocimien imientos" tos" pacien paciencia cia # su confi confianza anza d$a a .ueridos /ás cercanos .ue sie/,re d$a en c%ases # tam!i&n a nuestros padres # seres ueridos están ,endientes de cada uno de más cercanos ue siempre están pendientes de cada uno de nosotros a,o-ándonos - /otivándonos /otivándonos nosotros apo#ándonos cada momento en ue necesitamos. necesitamos.
en cu/,lir nuestros o01etivos( asi/is/o a la ,ro2esora CPCC%
DR.CORAL DR.CORA LY DE LOS SANTOS
,or 0rindarnos su orientación en la ela0oración del ,resente tra0a1o% RONCEROS
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AGRADECIMIE'TO Damos gracias a todas %as personas personas ue nos !rindaron su apo#o para rea%izar rea%izar e% presente presente tra!a(o tra!a(o de auditor$a" auditor$a" e% cua% no s)%o es importa importante nte para nosotros nosotros sino sino tam!i&n tam!i&n para todo todo aue% ue tenga acceso a esta informaci)n. Agradecemos a% *ersona% de Departamento de Tesorer$a uienes nos !rindaron !r indaron su s u apo#o" apo #o" respondiendo a %as di+ersas preguntas ue ten$amos con respecto a %a E+a%uaci)n de% Contro% Interno de% Departamento en menci)n" asimismo agradecemos a Rosa%inda ,%ores. por su aporte a nuestro desarro%%o de% tra!a(o # a nuestra profesora Cora%i de %os Santos Ronce Roncero ross por por impu impu%s %sar ar %a in+e in+est stig igac aci) i)n n es nues nuestr tra a au%a au%a"" %ogr %ogran ando do afia afianz nzar ar nues nuestr tros os conocimientos.
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I'TROD-CCIO'
E% tra!a(o de in+estigaci) in+estigaci)n n se a desarro%%ado desarro%%ado en !ase a %a informaci)n informaci)n proporcionada proporcionada por %a AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A no so%o como medio de detectar deficiencia" +io%aciones o fraudes" sino como medio de concientizar a %os directi+os de %a necesidad de imp% imp%em emen enta tarr un adec adecua uado do Cont Contro ro%% Inte Intern rno o ue ue cont contri ri!u !u##a a una una ma# ma#or efic eficac acia ia # producti+idad de% departamento de tesorer$a. Es una erramienta surgida de %a imperiosa necesidad de accionar proacti+amente %os efectos de suprimir # 0 o disminuir significati+amente %a mu%titud de riesgos ue a#an afectado %os distintos tipos de organizaciones" sean &stos pri+ados o p1!%icos" con o sin fines de %ucro. *or %o tanto e% e2amen de In+estigaci)n de Contro% Interno en e% 3rea de Tesorer$a se rea%iz) de acuerdo con %as 'ormas Genera%es de Auditoria4 'AGA" 'ormas Internaciona%es de Audit uditor oria ia"" 'IAS 'IAS55 %a ap%i ap%ica caci ci)n )n de dic dicas as norm normas as reu reuie iere ren n ue ue se p%an p%anififi iue ue adecuadamente %a in+estigaci)n en forma de Auditoria Este pro#ecto tiene como fina%idad +erificar e% funcionamiento de% área de tesorer$a en %a empresa ue deta%%amos a continuaci)n.
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CARTA DE *RO*-ESTA DADO *OR /A *O,ESORA DECA'ATO
+Ao de la Consol!da*!-n del Mar de Gra/ 0a*)o, 1 de n!o del 213 CARTA N4 352135$56CEC%6 Sr7a8. ENCARGA$A $E LA EMPRESA AGROIN$'STRIALPARAMONGA S.A.A Presente.5 AS'NTO: presentaci)n de a%umnos para tra!a(o de in+estigaci)n De mi consideraci)n6 Es grato dirigirme a usted con %a fina%idad de e2presar%e mi sa%udo # a %a +ez acer de su conocimiento ue dentro de% curso de auditoria financiera I de% 7II 89: se encuentra programado en e% si%a!o tra!a(os de in+estigaci)n re%acionados con e% curso" a fin de afianzar sus conocimientos aduiridos en %as au%as. *or ta% moti+o" so%icito a usted a usted %a autorizaci)n para ue %os siguientes a%umnos puedan rea%izar una +isita a su prestigiosa empresa # asi concretar su tra!a(o de in+estigaci)n.
APELLI$OS % NOM9RES • • • • •
$NI
Ram$rez Garc$a" Or%ando Ocaa Espinoza" Bi%%iam Cadi%%o ro(as" (oicis Rosadio ramirez" #essenia Tru(i%%o Tru(i%%o Ana
;<=;>?@< ;?>?= ;<?<< ;<<<>;= @;??<F
Agradeciendo %a atenci)n a% presente" me suscri!o de usted
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MEMORAN$O $E PLANEAMIENTO ANTECE$ENTES % 9ASE LEGAL /a compa$a AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A como resu%tado de% proceso de %a Reforma Agraria" seg1n /e# ' F;;F@" se constitu#) e% ? de octu!re de F>; en Cooperati+a con %a denominaci)n de Cooperati+a Agraria Azucarera *aramonga /tda. ' ?; !a(o e% contro% # mane(o de %os tra!a(adores. E% FF de setiem!re de F>> %a Asam!%ea Genera% de De%egados acord) %a transformaci)n de% mode%o empresaria% de Cooperati+a por e% de Sociedad An)nima A!ierta de accionariado difundido con e% nom!re de Agro Industria% *aramonga S.A.A. rigi&ndose !a(o %a /e# Genera% de Sociedades" a partir de% F de enero de F>>=. Dica constituci)n a sido inscrita en %os registros p1!%icos de %a pro+incia de 9arranca mediante fica ' <;@. Su domici%io %ega% está u!icado en %a A+. ,errocarri%
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión ORGANIGRAMA
#"REC$!R"
EREN$E ENERAL
R$E% #E R$E% A#M"N"S$RAC"!N R$E% #E !PERAC"!NES MISION + RELAC"!NES % ISION C!N$A&"L"#A# C!MUN"$AR"AS
R$E% #E L!"S$"CA
R$E% #E PERS!NAL
DPT.AUDITO
R$E% #E PR!+EC$!S
R$E% LEAL
!s!-n R$E% #E CAMP!
R$E% #E E(ercer FA&R"CA
%iderazgo g%o!a% en e% cu%ti+o e industria%izaci)n de %a caa de az1car # en e% desarro%%o de negocios +incu%ados.
M!s!-n *roducir # comercia%izar az1car de caa # otros !ienes de negocios +incu%ados para %a Satisfacci)n de nuestros c%ientes" mediante %a optimizaci)n de %os procesos" contando con co%a!oradores comprometidos # capacitados" %ogrando ni+e%es de renta!i%idad # competiti+idad g%o!a%" actuando con responsa!i%idad socia% # am!ienta%.
N'ESTROS ALORES: Responsa!i%idad Honestidad /ea%tad Confidencia%idad Seguridad Tra!a(o en euipo
R$E F"NAN
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión POL;TICAS F. Compromiso con %a me(ora contin1a de% desempeo de% sistema de gesti)n de ca%idad. <. Registran sus transacciones # operaciones comercia%es en %a conta!i%idad a !ase de efecti+o" !a(o e% principio de %o de+engado # %o perci!ido. ?. /as +entas a c%ientes se efect1an principa%mente en efecti+o # en ciertas casos se otorgan per$odos m$nimos de cr&dito de apro2imadamente = d$as. . /as transacciones en moneda e2tran(era Jue sustancia%mente se refieren a% d)%ar estadounidenseK se traducen a %a moneda naciona%. =. *romue+en %a moti+aci)n" e% desarro%%o # compromiso de% tra!a(ador e%igiendo a %os co%a!oradores de% ao. @. Capacitaci)n # moti+aci)n a% persona% para %ograr un a%to ni+e% de compromiso" responsa!i%idad # eficiencia en e% cump%imiento de sus tareas con &nfasis en temas de ca%idad" inocuidad # seguridad. ;. Se efect1a un contro% de sus aspectos am!ienta%es a fin de ue %as operaciones se desarro%%en sin de(ar impactos negati+os a% am!iente # a %as po!%aciones de nuestra área de inf%uencia. . Desempean un ro% importante en e% desarro%%o de %a comunidad paramonguina" principa%mente por %a generaci)n de emp%eo directo e indirecto ue deri+a de sus acti+idades" por %o cua%" se forta%ece e% +$ncu%o entre %a empresa # %a comunidad. >. Cua%uier cam!io en cua%uiera de %a po%$tica o procedimiento se dará a conocer de!idamente a %os c%ientes registrados. F.En e% proceso de captaci)n de nue+os c%ientes por parte de %os +endedores" se in+estiga su capacidad de pago. FF. Se cump%e con %os reuisitos de certificaci)n ISO >F6< "a!i%itaci)n sanitaria otorgada por DIGESA " +a%idaci)n t&cnica oficia% de% *%an HACC* JDIGESAK
CONTROL INTERNO A LA EMPRESA O9(ETIO General : Emitir una opini)n so!re %a e+a%uaci)n de% contro% interno
Es
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión de %os contro%es internos imp%ementados # determinar e% riesgo de auditor$a para definir %a natura%eza" oportunidad # a%cance de %as prue!as de% e2amen.
ALCANCE $EL E>AMEN /a auditor$a se %%e+ara a ca!o en cump%imiento a %as normas de auditor$a genera%mente aceptadas" %as normas internaciona%es de auditor$a" %os principios de conta!i%idad genera%mente aceptados" %as normas internaciona%es de informaci)n financiera5 %os principios esta!%ecidos en e% pa$s # de %a profesi)n. As$ como %as po%$ticas imp%antadas por %a empresa.
PROGRAMA $E A'$ITORIA E% programa de auditoria forma parte de% presente p%an de auditoria" e% cua% se +a a ref%e(ar en e% tra!a(o de campo.
IN6ORMACI?N A$MINISTRATIA. E@'IPO $E A'$ITORIA N F
GRA$O APELLI$OS % NOM9RES C*CC Ram$rez Garc$a" Or%ando
MATRIC'LA CARGO F
< ? =
C*CC C*CC C*CC C**C
F<= F> FFF F<>
Ocaa Espinoza" Bi%%iam. Tru(i%%o Tru(i%%o" Ana Cadi%%o ro(as" Loicis Rosadio Ram$rez" essenia
6IRMA
Grte Auditoria Lefe de Euipo A. ,inanciero A. ,inanciero
0ORAS ESTIMA$AS /a auditor$a inicia e% < de (unio de% <F@. *ara %a rea%izaci)n de %a auditor$a se a estimado oras om!res por d$a en un mes J%unes 4 7iernesK.
N F <
GRA$O APELLI$OS % NOM9RES C*CC Ram$rez Garc$a" Or%ando C*CC Ocaa Espinoza" Bi%%iam.
MATRIC'LA CARGO F
B < <
0ORAS @ @
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión ? =
C*CC C*CC C*CC
Tru(i%%o Tru(i%%o" Ana Cadi%%o ro(as" Loicis Rosadio Ram$rez" essenia
F> FFF F<>
Lefe de Euipo A. ,inanciero A. ,inanciero Tota%
< < < 1
@ @ @ #
0ONORARIOS PRO6ESIONALES /os onorarios profesiona%es por %a rea%izaci)n de %a auditor$a se an con+enido en %a suma de F nue+os so%es. N GRA$O APELLI$OS % NOM9RES MATRIC'LA CARGO B 0ONORARIO F C*CC Ram$rez Garc$a" Or%ando F Lefe Euipo F= F=. C*CC Cadi%%o ro(as" Loicis FFF A. ,inanciero F F. = cpcc Rosadio Ram$rez" essenia F<> A.,ianciero F F. 1 1,.
CRONOGRAMA $E ACTII$A$ES (n!o
(l!o
26 al 23
Plan!=!*ar la Ad!tor!a
ACTII$A$ Entre!sta *on el Gerente Planea"!ento Eala*!-n del Control Interno
TraDao de Ca"
ElaDora*!-n de In=or"e Sstenta*!-n de In=or"e
PRIMERA ISITA:
27
34
30
1
5
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión RESPONSA9LES Auditor *rincipa%6 Ra"reF Gar*a, Orlando. Gerente de Auditoria : O*aa Es
0'AC0O, 2# de (n!o del 213. EMPRESA ASOCIA$OS 0'ASCARAN S.A.C
CPCC. Or%ando Ram$rez Garc$a Matricu%a ' F
N O
PROCE$IMIENTOS
RE6. P.T.
0EC0O POR
6EC0A
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: Ap%iue e% cuestionario de contro% interno a efectos de e+a%uar e% grado de confia!i%idad de% mismo. 3 A.1 CA(A
1
OE
2
TTA
2J3213
2J3213
7erifiue si e% ca(ero tiene acceso a %os registros conta!%es. 7erifiue si e2isten ceues en !%anco" de e2istir indague %as razones de firmar ceues en !%anco # cuá% es e% contro%. 9
A.2 6ON$O 6I(O
#
OE
2J3213
Eala*!-n de Control Interno H r!esgos . Comprue!e si e2iste un fondo fi(o para ca(a menor5 as$ como %a autorizaci)n de %a 8 disponi!i%idad de% mismo # si estas operaciones son %%e+adas en %i!ros & 7 conta!%es. 6
Identifiue %os fondos ue de!en recontarse" confirmando su natura%eza # nom!re de% custodio. 3 Efect1e un arueo" recontando !i%%etes" monedas e inspeccionando documentos. *repare una %ista de %os compro!antes de gastos" # otros documentos de% fondo. tanto por e% responsa!%e de% arueo como por e% su(eto de% arueo en sea% de conformidad" ;
5 A.# 9ANCOS
Eala*!-n de Control Interno H r!esgos.
CR( CR( RR%
2J3213 2J3213 2J3213
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión O!tenga de %a empresa" una re%aci)n de %as personas autorizadas a firmar ceues durante e% periodo !a(o e2amen. E2amine e% mane(o de %os ceues en tránsito de %a empresa. So%icite confirmaci)n directa de %os sa%dos con !ancos.
Huaco" < de Lunio de% <F@ HECHO *OR6
RE7ISADO *OR6
C*CC. Tru(i%%o Tru(i%%o Ana Matricu%a ' F> LE,E DE EN-I*O
C*CC. Ocaa Espinoza Bi%%iam Matricu%a ' F<= GERE'TE DE A-DITORIA
A*RO9ADO *OR6
C*CC. Ram$rez Garc$a Or%ando Matricu%a ' F
$ra0a1o de ca/,o
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ISITAS F 7ISTA Teniendo como tra!a(o de in+estigaci)n en e% tema de Contro% Interno de% curso de Auditoria ,inanciera se decide poner en práctica" en una empresa por %a cua% nuestro grupo de in+estigaci)n decidi) rea%izar en %a Empresa AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. para e%%o se so%icit) e% permiso correspondiente a dica empresa" o!teniendo satisfactoriamente %a aceptaci)n. Se a eco %a +isita a %a empresa ue se descri!e a continuaci)n6 O!tu+imos %os principa%es datos de informaci)n !ásica de %a empresa AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. u!icada en %a ciudad de *ARAMO'GA a% norte de /ima" pro+incia de 9arranca" de caracter$stica principa%" en e% procesamiento de Az1car. I',ORMACI' GE'ERA/
AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A No"Dre de E"
@F R'C <0<0F>; 6e*)a de 6nda*!-n6 SOCIEDAD A'O'IMA T!
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión A% +isitar %a parte interna de %a empresa podemos o!ser+ar en %a pared %os mura%es donde resa%ta %a misi)n # +isi)n de %a empresa tam!i&n muestra %os reportes de acti+idades durante e% d$a" %a infraestructura es de %o me(or porue muestra todo %os sea%es de seguridad uiere decir ue cump%e estrictamente con %a certificaci)n JISOK >F ue muestra en sus documentos" de!emos de mencionar" ue %a empresa tra!a(ando para o!tener %a certificaci)n ISO <<.
EAL'ACION $EL CONTROL INTERNO COMPONENTES $EL CONTROL INTERNO
AM9IE'TE DE CO'TRO/ E7A/-ACIO' DE RIESGO ACTI7IDAD DE CO'TRO/ I',ORMACI' COM-'ICACI'
AM9IE'TE DE CO'TRO/ En e% área de tesorer$a se a podido notar un !uen am!iente de contro% #a ue e% (efe de tesorer$a # e% persona% de% área sa!en !ien %o ue de!en # tienen ue acer. E% (efe de tesorer$a tiene !ien definidas sus funciones" su responsa!i%idad # muestra continuamente por pa%a!ras # acciones" un compromiso con e%e+ado ni+e% &tico %o ue permite determinar una %$nea de comportamiento apropiado en %a toma de decisiones. esto se de!e a ue %a empresa tiene imp%ementado e% c)digo de &tica producto de% sentir de %os miem!ros ue %a integran" mediante e% aná%isis de %os principios" +a%ores # á!itos %o ue constitu#e una gu$a &tica de !uen carácter organizaciona%. /o ue corro!ora a un adecuado contro% interno. *or otra %ado se o!ser+) ue e2iste competencia profesiona% es decir ue cada tra!a(ador de% área posee un ni+e% de preparaci)n # e2periencia ue se a(usta a %os reuisitos especificados. Es decir conocen !ien sus responsa!i%idades # sa!en c)mo acer%o. Sin em!argo" de!emos de indicar ue e% asistente de tesorer$a de!er$a ser capacitado" indicándose%e de forma escrita %as %a!ores ue de!e cump%ir" además e% persona% ue %a!ora con e%%os durante muco tiempo tam!i&n es necesario ue se %es !rinde capacitaci)n "de!ido a ue en este mercado g%o!a%izado se necesita ir acrecentando %os conocimientos.
POLITICA CONCILIACION 9ANCARIA
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión 1. O9(ETIO Esta!%ecer un mecanismo de contro% ue permite detectar posi!%es diferencias de efecti+o o partidas conci%iatorias pendientes de ac%arar" mediante aná%isis comparati+o de %os e2tractos !ancarios # %os sa%dos en %i!ros" con e% fin de determinar notas de cr&dito # notas de d&!ito sin conta!i%izar" as$ como ceues girados pagados por e% !anco ue no an sido registrados en %i!ros.
2. ALCANCE Esta po%$tica de!erá ser ap%icada por e% Departamento de Tesorer$a *aramonga # Tesorer$a /ima.
#. PROCE$IMIENTO aK Compro!ar mediante e+a%uaci)n si %as conci%iaciones !ancarias mensua%es de %as cuentas corrientes cump%en con os procedimientos adecuados para %a e%a!oraci)n. !K Esta!%ecer e% sa%do seg1n e% %i!ro +erificando %as sumas # determinado %a correcci)n de %os cá%cu%os aritm&ticos para esta!%ecer e% sa%do de fin de mes. cK Tomar e% sado a% cierre seg1n e2tractos !ancarios en+iados por e% !anco # si es necesario confirmar directamente con %as entidades !ancarias %os sa%dos ue aparecen en dicos e2tractos. dK Comparar %os ceues girados registrados en e% %i!ro au2i%iar de !ancos con %os ceues pagados por e% !anco seg1n %os respecti+os e2tractos" re%acionar %os ceues ue est&n pendientes de pago. eK Cruzar %as consignaciones registradas en %os %i!ros con %os a!onos en dep)sitos ue figuren en %os e2tractos !ancarios. Constatar con %os compro!antes de consignaci)n si en caso ta% no aparece registrado a%g1n a!ono en dep)sito. fK Re%acionar %as notas de cr&dito ue figuran en %os e2tractos !ancarios # ue no aparezcan registradas en %os %i!ros. gK Compro!ar ue se efectu) %a conci%iaci)n !ancaria cump%iendo con %os procedimientos adecuados. Comparar e% sa%do de% e2tracto !ancario con e% sa%do seg1n e% %i!ro. Si e2iste diferencia entre e% sa%do seg1n e2tracto !ancario # e% sa%do seg1n %i!ro se de!e tener en cuenta si a# girados pagados por e% !anco # ue no an sido registrados en %i!ros. Nue se a#an registrado en e% %i!ro ceues girados no pagados por e% !anco # ue no se a#an inc%uido en %a re%aci)n de ceues pendientes de pago Si a# diferencia de %os importes entre consignaciones registradas en %i!ros # %os dep)sitos a!onados a% e2tracto !ancario Consignaciones pendientes de registro #a sea en %i!ros o en !ancos" no consideradas en %a re%aci)n de partidas en transito • •
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Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión •
Diferencia en %os importes entre %as consignaciones registradas en %i!ros # %os dep)sitos a!onados a% e2tracto !ancario.
POLITICA CAN(E % RENOACION $E LETRAS POR PAGAR 1. O9(ETIO Definir # esta!%ecer e% procedimiento para %os can(es de ,acturas" 'otas de D&!ito" notas de Cr&dito a /etras por pagar.
2. ALCANCE Esta po%$tica de!erá ser ap%icada por e% Departamento de /og$stica" Tesorer$a" Gerencia Administrati+a # Apoderados" ue participen en proceso de can(e.
#. PROCE$IMIENTO •
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•
•
• •
-na +ez apro!ada %a Orden de Compra" E% agente de Compra %a entregara o fa2eara a% pro+eedor para ue remita %a mercader$a. A%mac&n de Materia%es reci!irá %a mercader$a" Gu$a de Remisi)n de% pro+eedor # Orden de Compra. -na +ez +erificado emitirá e% Mo+imiento de% A%mac&n Jnota de ingresoK E/ AGE'TE DE COM*RAS ADL-'TARA /A O0C" G0R" '0I" ,actura # %a /etra teniendo presente ue %a feca de giro no de!e ser antes de% ingreso a A%mac&n" para e% trámite en e% Departamento de Conta!i%idad. Tesorer$a +erificara # registrara %os documentos en e% Sistema" %uego emitirá e% Compro!ante de Retenci)n. /a %etra de!erá ser aceptada 1nicamente por %os apoderados de %a empresa. -na +ez aceptada %a %etra se sacara copia para ad(untar%a a %a ,actura" G0R. '0I" O0C # se arci+ara en forma corre%ati+a de acuerdo a% n1mero de asiento generado.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión !RAN"RAM GERENTE $E A$MINISTRACION % RELACIONES COM'NITARIAS
S'PER:ISOR $E RELACIONES COM'NITARIAS
TECNICO A$MINISTRA$OR $E :ENTAS
ASISTENTE $E RELACIONES COM'NITARIAS
A'>ILIAR $E :ENTAS
(E6E $E CONTROL $E GESTION
(E6E $E ALMACEN $E PRO$'CTOS TERMINA$OS
(E6E $E IN6RAESTR'CT'RA % $ISEÑO AR@'ITECTONICO
S'PER:ISOR $E AREAS :ER$ES
S'PER:ISOR $E ACTI:O 6I(O % ARC0I:O CENTRAL
(E6E $E TECNOLOGIAS $E LA IN6ORMACION
ASISTENTE $E TESORERIA
A'>ILIAR A$MINISTRATI:O
A'>ILIAR A$MINISTRATI:O
OPERARIO $E AREAS :ER$ES
A'>ILIAR $E ACTI:O 6I(O
ANALISTA PROGRAMA$OR
CA(ERO
S'PER:ISOR $E ALMACEN $E PRO$'CTOS TERMINA$OS
S'PER:ISOR $E O9RAS %SER:ICIOS GENERALES
S'PER:ISOR $E MANTENIMIENTO $E :I:IEN$A % O6ICINA
A'>ILIAR $E ARC0I:O CENTRAL
A$MINISTRA$OR $E 9ASE $E $ATOS % COM'NICACIONES
OPERA$OR $E MONTACARGA
OPERARIO $E SER:ICIOS GENERALES
ASISTENTE $E MANTENIMIENTO $E :I:IEN$A % O6ICINA
ALMACENERO
SOPORTE TECNICO LIMA 5 PARAMONGA
OPERARIO $E MANTENIMIENTO $E :I:IEN$A % O6ICINA
OPERARIO $E LIMPIEZA
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión E7A/-ACIO' DE RIESGO En atenci)n a ue Agro Industria% *aramonga S.A.A JAI*SAK es una entidad +igi%ada por %a Superintendencia 'aciona% de Aduanas # Administraci)n Tri!utaria" por ende es de importancia ue se est&n reconociendo ue %os riesgos #a no son simp%emente pe%igros ue e+itar" sino ue en mucos casos" oportunidades ue apro+ecar #a ue %as mismas son identificadas" ana%izadas # mane(adas para e% %ogro de o!(eti+os de mucas empresas Agro Industria%es # en genera% en otras empresas de diferentes sectores econ)micos. *or e%%o a% no e2istir una adecuada segregaci)n de funciones donde %as personas ue mane(an e% efecti+o tienen acceso a% registro conta!%e # a %a +ez rea%izan %as
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión E7A/-ACIO' DE RIESGO En atenci)n a ue Agro Industria% *aramonga S.A.A JAI*SAK es una entidad +igi%ada por %a Superintendencia 'aciona% de Aduanas # Administraci)n Tri!utaria" por ende es de importancia ue se est&n reconociendo ue %os riesgos #a no son simp%emente pe%igros ue e+itar" sino ue en mucos casos" oportunidades ue apro+ecar #a ue %as mismas son identificadas" ana%izadas # mane(adas para e% %ogro de o!(eti+os de mucas empresas Agro Industria%es # en genera% en otras empresas de diferentes sectores econ)micos. *or e%%o a% no e2istir una adecuada segregaci)n de funciones donde %as personas ue mane(an e% efecti+o tienen acceso a% registro conta!%e # a %a +ez rea%izan %as conci%iaciones esto puede con%%e+ar en ue a%g1n momento %a empresa sufra a%g1n tipo de fraude o error" %a cua% no sea a presentado asta e% momento" #a ue es un persona% de confianza ue %a!ora desde ace mucos aos. ,ina%mente" resu%ta de suma importancia" informar ue %a a%ta direcci)n es e% principa% responsa!%e de %a e+a%uaci)n de% riesgo" sin em!argo tam!i&n es responsa!i%idad de cada uno de %os emp%eados ue %a!oran en ese área" uienes en e% desarro%%o de sus %a!ores %%egaren a detectar una operaci)n de carácter inusua%" es decir" ue se sa%ga de %os parámetros de norma%idad" de reportar%o inmediatamente a% (efe de Tesorer$a. ACTI7IDADES DE CO'TRO/ Agro Industria% *aramonga S.A.A JAI*SAK cuenta con una Lunta Genera% ue es %a má2ima autoridad. A e%%a %e corresponde fi(ar %as po%$ticas ue de!en ap%icarse para %a e(ecuci)n de %a funci)n misiona% # administrati+a de %a empresa cuando %a norma %ega% %o permite. *ara e% cump%imiento de %a ap%icaci)n de este componente Agro Industria% *aramonga S.A.A JAI*SAK se apo#a en %as siguientes erramientas6
a. A*t!!dad de *ontrol Preent!o Autorización de las transacciones •
• •
/os registros conta!%es son +erificados por e% (efe de persona% # e% Gerente de Administraci)n" además de firmar e% reporte de% departamento de Tesorer$a. /os ceues se e2piden con firmas mancomunadas. Está proi!ido firmar ceues en !%anco
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/os ceues emitidos son no negocia!%es. Controles sobre el acceso a los recursos y archivos
En e% área de Tesorer$a de!emos de indicar ue %a entidad cuenta con una ca(a fuerte a %a cua% so%o tienen acceso %os ca(eros" a$ se guarda e% fondo de ca(a cica" además de e%%o %os ca(eros son %os 1nicos ue no conocen %a c%a+e de ingreso a% softare Titanium. /os compro!antes de egresos se marcan con se%%o fecador para e+itar fraudes o pagos por dup%icado" en e% caso de %as empresas ue no tengan cuenta corriente. De!emos de destacar %a seguridad f$sica ue presenta %a Empresa Agro Industria% *aramonga %a cua% cuenta con mecanismos de contro% de acceso ta%es como puertas de seguridad" # circuitos monitoreados por cámaras para entrar a %a p%anta de %a empresa" inmediatamente se so%icita e% documento de identidad a %os +isitantes. /os +isitantes de %as oficinas de %a Agro Industria% de!en ser esco%tados durante todo e% tiempo por persona% de% área usuaria" además toda persona ue se encuentre dentro de %a entidad de!erá portar su identificaci)n otorgado por %a empresa en un %ugar +isi!%e. J7er Ane2oK
D. A*t!!dad de $ete**!-n Conciliación Bancaria:
/a Conci%iaci)n 9ancaria es uno de %os procedimientos de contro% ue peri)dicamente se rea%iza por %os emp%eados de Tesorer$a de %a empresa Agro Industria% *aramonga S.A.A JAI*SAK" genera%mente de forma mensua%" seg1n %o reuerimientos de %a administraci)n con %a fina%idad de %%e+ar un contro% de% efecti+o disponi!%e # uti%izado en %os 9ancos" %as mismas ue son preparadas por persona% independiente a% de %a firma de ceues o registro de efecti+o. Este procedimiento de contro% es %%e+ada a ca!o por %a entidad porue compara %as partidas ue aparecen en e% estado de cuenta ue %a empresa reci!e de% !anco con %as partidas ue tiene conta!i%izadas en %a cuenta !anco en sus %i!ros de conta!i%idad. /os estados de cuenta son recepcionados # cerrados por e% encargado de practicar %as conci%iaciones" además de e%%os se contro%an %as transferencias de fondos entre !ancos" se in+estigan oportunamente %as notas de cargo # a!ono ue aparecen en e% estado de cuenta corriente" entre otros.
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Arqueos Sorpresivos:
Es e% procedimiento principa% ap%ica!%e e% e2amen de% efecti+o ue consiste en e% aná%isis de %as transacciones de% efecti+o" durante un %apso determinado" con e% o!(eto de compro!ar si se a conta!i%izado todo e% efecti+o reci!ido # por tanto e% sa%do ue arro(a esta cuenta" corresponde con %o ue se encuentra f$sicamente en ca(a en dinero efecti+o" ceues o +a%es5 además de!emos de mencionar ue se de(a constancia de %os arueos mediante actas" %os mismos ue son rea%izados semana%mente. I',ORMACIO' COM-'ICACI' En e% área de tesorer$a e2iste una comunicaci)n constante entre todo e% persona% ue %a!ora en %a respecti+a área" pero aue%%a comunicaci)n es (eráruica" es decir" e% gerente administrati+o de Re%aciones Comunitarias mantiene comunicaci)n directa con e% (efe de Tesorer$a" o tam!i&n %%amado (efe de contro% de gesti)n" e% cua% se encarga de informar e% cump%imiento de metas ue sir+e para uso interno # a%gunas +eces tam!i&n para uso e2terno J!ancos" c%ientes" pro+eedoresK. De!emos sea%ar ue %a empresa cuenta con mura%es donde se pu!%ica por e(emp%o e% programa de pago de uti%idades a %os accionistas minoritarios" %os e+entos deporti+os5 este mura%es +a +ariando s su informaci)n con e% transcurrir de% d$a.
S'PERISI?N % SEG'IMIENTO De e2iste una super+isi)n por parte de% (efe de tesorer$a de ue se cump%an e% sistema de contro% interno esta!%ecido en e% área de tesorer$a #a ue este ace un seguimiento a %as acti+idades de contro% de ue se est&n rea%izando correctamente para ue de esta manera se pueda +a%orar %a eficacia # ca%idad de su funcionamiento. Cada medida de contro% imp%ementada so!re %os procesos # operaciones de %a entidad" son o!(etos de monitoreo oportuno para as$ determinar su +igencia" consistencia # ca%idad" as$ como para efectuar %as modificaciones ue sean pertinentes para mantener su eficacia.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión /as de!i%idades # deficiencias detectadas como resu%tado de% proceso de monitoreo son registradas # puestas a disposici)n de %os responsa!%es con e% fin de ue tomen %as acciones necesarias para su correcci)n.
COM*O'E'TES DE CO'TRO/ I'TER'O
ASISTENTE $E TESORERIA O9(ETIO GENERAL
E(ecutar %os procesos administrati+os de %os distintos trámites desarro%%ados en %a -nidad de Tesorer$a" ceueando" c%asificando # registrando documentos de di+ersa $ndo%e # ap%icando correctamente %as normas # procedimientos definidos para e%%o" a fin de dar cump%imiento a cada uno de esos procesos.
6'NCIONES, ACTII$A$ES %O TAREAS
•
•
•
•
Ceuea ue %as )rdenes de pago est&n correctamente e%a!oradas # contengan %os soportes respecti+os. C%asifica %as )rdenes de pago seg1n conceptos # montos. Registra # en+$a %as )rdenes de pago" seg1n monto esta!%ecido" a %as autoridades competentes para autorizar e% pago. Registra # en+$a a Impuesto So!re %a Renta de %a Instituci)n %as )rdenes de pago por concepto de ser+icios prestados a %a Instituci)n" para %a correspondiente deducci)n.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión •
•
Reci!e # codifica manua%mente %as )rdenes de pago" seg1n %ista de conceptos o moti+os de pago. Transcri!e en e% computador %a informaci)n contenida en %as )rdenes de pago para ingresar%a en e% sistema de %a unidad.
•
Mantiene actua%izado registros manua%es o computarizados de datos.
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Desg%osa %istas de ceues # %as organiza por dependencias # !ancos.
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Reci!e # ceuea )rdenes internas para transferencias !ancarias de!idamente conformadas" ca%cu%ando monto de %as mismas # +erificando su coincidencia con %os montos de %as %istas de ceues # e% n1mero de cuenta de cada !anco.
•
•
•
Entrega %as )rdenes internas conformadas # sus respecti+os soportes a su superior inmediato para su autorizaci)n. /e+anta informe de irregu%aridades detectadas en %os procesos e informa a su superior inmediato. Ordena # e%a!ora re%aci)n de ceues de+ue%tos" indicando datos de %os ceues" concepto # raz)n de de+o%uci)n" para informar a contro% financiero.
•
/%e+a contro% de caducidad de %os ceues emitidos # depositados en ca(a.
•
E%a!ora informes peri)dicos de %as acti+idades rea%izadas.
•
Rea%iza cua%uier otra tarea af$n ue %e sea asignada. E/EME'TOS DE CO'TRO/ I'TER'O
PLAN $E ORGANIZACI?N /a empresa cuenta con un Manua% de Organizaci)n # ,unciones ue está de!idamente apro!ado por %a Lunta genera% de Accionistas" e% cua% a% t&rmino de cada per$odo está •
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión su(eto a re+isi)n # son actua%izados de acuerdo a %os reuerimientos. En dico manua% constan %as funciones de cada área # se respeta %as %$neas de (eraru$a.
NIELES $E A'TORIZACI?N •
E2isten ni+e%es de (eraru$a en %a empresa" ue son ref%e(ados en su organigrama" # asimismo se respetan %as autorizaciones correspondientes a cada departamento por %a persona de ma#or (eraru$a.
PRCTICAS SANAS •
•
•
En %a empresa e2isten di+ersas estrategias para e% %ogro de sus o!(eti+os # metas pre+istas. E% área de administrati+a +erifica si e% monto a perci!ir por %os c%ientes es e% correcto. E% área de Conta!i%idad +erifica %as !o%etas de +enta # documentaci)n sustentadora" antes de% pago.
PERSONAL I$?NEO •
•
/a empresa cuenta son un persona% adecuado" a% cua% constantemente se %e e+a%1a su desempeo # contro%a su asistencia E% persona% reci!e una capacitaci)n # cump%en con %os imp%ementos ue cada empresa reuiere.
MAN'AL $E ORGANIZACION % 6'NCIONES TESORERIA
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión E% 3rea de Tesorer$a # Ca(a se encarga de instrumentar # operar %as po%$ticas" normas" sistemas # procedimientos de contro% necesarios para sa%+aguardar %os recursos financieros de %a empresa" promo+iendo %a eficiencia # eficacia de% contro% de gesti)n" # atendiendo con oportunidad # competencia %as so%icitudes de pago de %os diferentes compromisos contra$dos por %a empresa de acuerdo a %o esta!%ecido dentro de %as po%$ticas de %a empresa. /a nota com1n de todos %os sa%dos de %as cuentas de este departamento es ue a!rá de estar a disposici)n de %a empresa de forma inmediata.
6INALI$A$ Rea%izar %a oportuna gesti)n # co!ro de recursos en efecti+o" conforme a% ca%endario financiero autorizado de %a empresa.
Atender todos %os aspectos re%ati+os a %a o!tenci)n de ser+icios !ancarios ue reuiera %a operaci)n financiera de %a empresa.
Desarro%%ar # esta!%ecer e% sistema de administraci)n integra% de %os recursos financieros de %a empresa.
7igi%ar ue %a documentaci)n soporte de %a sa%ida de efecti+o cump%a con %os reuisitos de carácter fisca% # de contro% interno.
Registrar # contro%ar %os recursos financieros pro+enientes de% ca%endario financiero.
Administrar # contro%ar %a disponi!i%idad de %as cuentas !ancarias de ceues # de in+ersi)n" para mantener %a %iuidez suficiente para acer frente a %os compromisos de rea%izaci)n inmediata # e+itar %a generaci)n de recursos ociosos.
Remitir a% Departamento de Conta!i%idad" e% informe diario de %as operaciones !ancarias" de dispersi)n de fondos" ingresos # egresos" respa%dada &sta con %os documentos compro!atorios # (ustificati+os origina%es" ue garantice su adecuado registro dentro de %a conta!i%idad de %a empresa.
Coordinar %as acti+idades de% persona% a!i%itado para pago de p%ani%%as
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
Contro%ar %as disponi!i%idades de %as cuentas !ancarias de ceues # de in+ersi)n" rea%izando conci%iaciones mensua%es contra %os sa%dos reportados en %os estados de cuenta !ancarios
Rea%izar %as demás acti+idades ue %e sean encomendadas por %a Gerencia Genera% # afines a %as funciones # responsa!i%idades inerentes a% cargo.
$OC'MENTACION
7a%e de sa%ida de efecti+o.
/iuidaci)n de fondo fi(o.
9o%eta de dep)sito de %os !ancos.
Ceues.
Reci!os de co!ranza.
/iuidaciones de co!ranza.
Compro!antes de tesorer$a.
,acturas.
9o%etas de 7entas.
Autorizaciones internas.
Compro!antes de ser+icios.
Reci!os de ser+icios p1!%icos.
Compro!ante de pagos de ar!itrios municipa%es.
PERSONAL @'E INTERIENEN a8 (E6E $EL $EPARTAMENTO $E TESORERIA % CA(A
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión Entre sus responsa!i%idades tenemos6
*rogramar %os recursos financieros para acer frente a %os compromisos contra$dos por %a Entidad en e% desarro%%o norma% de sus acti+idades.
Coordinar %a in+ersi)n de recursos financieros para asegurar %a optimizaci)n de %os mismos a fin de contri!uir en e% forta%ecimiento de %a so%+encia econ)mica de %a Entidad.
7erificar %a facturaci)n de %os ser+icios proporcionados para asegurar %a ap%icaci)n correcta de %os datos con e% prop)sito de finiuitar %os compromisos sea%ados en %os contratos # so%icitudes de ser+icio.
Re+isar %as cuentas por co!rar a c%ientes para efectuar %os co!ros de acuerdo a %as condiciones # p%azos estipu%ados en %os contratos" a fin de mo+i%izar %a circu%aci)n de efecti+o.
7erificar %os registros conta!%es de %os diferentes conceptos de ingresos ue tiene %a empresa" a fin de cump%ir con %os *rincipios de Conta!i%idad Genera%mente Aceptados.
!K RES*O'SA9/E DE CALA Entre sus responsa!i%idades tenemos6
Administrar e% fondo fi(o de ca(a cica" para sufragar %as compras menores.
Custodiar %os +a%ores en ca(a fuerte.
Rea%izar e% corte diario de ingresos de %a empresa.
Rea%izar %as acti+idades inerentes a su responsa!i%idad ue %es sean encomendadas por %a Gerencia de ,inanzas.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
Administrar %os documentos comercia%es ta%es como6 ceues" facturas # notas de cr&dito para e+itar e% ma% uso de %os mismos en per(uicio de %os intereses de %a empresa" as$ como %a e%a!oraci)n de% reporte mensua% de ceues e2pedidos.
Rea%izar +$a e%ectr)nica e% pago de impuestos.
E%a!orar reportes mensua%es de ingresos # facturas cance%adas.
6'NCIONAMIENTO E% departamento de tesorer$a eng%o!a todas %as operaciones producti+as de %as acti+idades re%acionadas con e% efecti+o en todas sus fases de financiaci)n distri!uci)n # reintegros Este departamento está mu# %igado con e% de departamento de +entas # e% de compras" #a ue en am!as se cierra con %as operaciones de recepci)n # desem!o%so de efecti+o %as cua%es son %a fuente de %as transacciones de% departamento de tesorer$a. E% funcionamiento para e% proceso de transacci)n correspondiente a este departamento +ariara de una empresa a otra. De manera genera% se pueden destacar %as siguientes funciones en e% departamento de tesorer$a6
Custodia f$sica de% efecti+o # %os +a%ores as$ como su administraci)n.
Administraci)n" e(ecuci)n # contro% de %as operaciones financieras # de in+ersi)n.
Seguimiento # contro% de %as deudas con entidades de cr&dito en cuanto a %a %iuidaci)n de% principa% e intereses # a% cump%imiento de %as condiciones contractua%es forma%izadas.
Operaciones de recepci)n # desem!o%so de efecti+o" inc%u#endo conci%iaci)n de sa%dos.
METO$OS $E EAL'ACION $EL CONTROL INTERNO PAPEL $E TRA9A(O N 1
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión C'ESTIONARIO $E CONTROL INTERNO Con re%aci)n a% cuestionario de contro% interno practicado en e% área de Tesorer$a de %a empresa Agro Industria% *aramonga S.A.A a %o cua% estamos practicando %a auditoria. Dico cuestionario está formado por una %ista o re%aci)n de preguntas ue an sido formu%adas teniendo en cuenta %as su! partidas ue conforman %a cuenta Efecti+o # Eui+a%ente de Efecti+o. *ara e%%o se e(ecutara preguntas Treinta # Tres J??K" cu#as respuestas fuero de %a siguiente manera6 •
7eintioco J<K respuestas afirmati+as" ue representa o eui+a%e a% >U de% tota%.
•
Cinco J=K respuestas negati+as" ue eui+a%e a% FU de% tota%.
/as cua%es acen un tota% de% FU de %as preguntas formu%adas en e% cuestionario de contro% interno efectuado para %a presente auditoria. Dicas respuestas fueron dadas por %a Ca(era E%+a *anto(a Cadi%%o de %a empresa Agro Industria% *aramonga S.A.A" e% procedimiento se inici) e% d$a +iernes a %as >6 am. Durante e% desarro%%o de todo e% proceso de contro%" interno no u!o pro!%emas o a%tercado a%guno. Como sustento de todo %o p%anteado en e% presente papa% de tra!a(o ad(unto e% cuestionario de contro% interno con su respecti+o resumen de respuestas.
/as oras emp%eadas para %a rea%izaci)n de% presente pape% de tra!a(o es de dos oras. Huaco" ? de Lunio de% <F@
C*CC. Cadi%%o Ro(as Loicis Matr$cu%a ' FFF A-DITOR ,I'A'CIERO C-ESTIO'ARIO
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión C'ESTIONARIO $E EAL'ACI?N $E CONTROL INTERNO
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión C/IE'TE 6 AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA SAA ,ECHA DE A*/ICACI'6 F0;0<F@
N 1
2
#
&
N N CA(A % 9ANCO % 6ON$OS 6I(OS SI O A A.5 ASPECTOS GENERALES VEmiti) %a empresa instrucciones por Q escritoW Se entregaron %as instrucciones a6 a8 todo e% persona% de% departamento de tesorer$a Q D8 E% contador genera% Q VCump%e e% encargado de% custodio con sus funcionesW Q VSe encuentran con p)%izas de mane(o de ca(eroW Q
VSe a incorporado medios e%ectr)nicos para o!tener informaci)n financiera # !ancaria actua%izadaW 9.5 CA(A 9.1.5 Caa Ingresos H CoDranFas V/os fondos recepcionados se depositan en !ancos $ntegramente # a %a !re+edad 1 posi!%e dentro de %as < orasW V/os ingresos de ca(a están centra%izados en una persona ue no tiene autorizaci)n para firmar ceues" no tienen acceso a 2 registros conta!%es # no mane(a conci%iaci)n !ancariaW VSe uti%iza reci!os pre numerado para # contro%ar %os ingresos reci!idos.W VSe e2piden %os reci!os de ca(a a% momento de efectuarse %a recepci)n de & dineroW
Q
COMENTARIOS
/os ca(eros cuentan con una prima de ca(a en cump%imiento de %os principios !ásicos de% contro% interno Titanium" e% cua% tiene ciertas deficiencias en %os registros
Q
Q
Q Q
/os ca(eros tienen acceso a %os registros conta!%es # tam!i&n a %as conci%iaciones
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
Ese e+a%uado por Lefe de Tesorer$a "e% Gerente de Comercia%izacion # e% Gerente de Conta!i%idad
V7erifican %os registros conta!%es de %os diferentes conceptos de ingresos ue Q tiene %a empresaW
9.2.5 CA(A5Egresos 3
VSe %%e+a un registro deta%%ado de% contro% de% desem!o%soW
VTodos %os pagos a e2cepci)n de %os de% fondo fi(o de ca(a cica" son ecos mediante ceuesW
J
VA% acer e% pago" e2igen ue %os reco(a %a persona a uien +a dirigido e% ceueW
VSe acen %os pagos so%amente !asándose en compro!antes apro!ados # Q con %a documentaci)n sustentadora respecti+aW Q@!n lo a
1
VHa# contro%es so!re e% resguardo de %os ,ormu%arios uti%izados para %a emisi)n de Q %os desem!o%sosW
11
VSe e2piden ceues con firmas mancomunadasW
Q
Q
Q
Q
A tra+&s de %istados de egresos de ca(a ue a% fina% de% d$a es +isado por e% (efe de tesorer$a A%gunas +eces se paga con dinero en efecti+o a so%icitud de% pro+eedor *uede recoger%o un representante ad(untando una carta poder E% Gerente de conta!i%idad # e% (efe de tesorer$a /os formu%arios están guardados en una !)+eda o ca(a fuerte donde so%o pueden ingresar %os ca(eros. un miem!ro de% directorio # e% gerente de un área
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
12
/a entidad en+$a una correspondencia a% !anco indicándo%e cuando a# un cam!io en %as firmas autorizadas" a %a misma +ez e% !anco %e en+$a a %a entidad un formato de cam!io de firmas.
Q V/a entidad dispone de procedimientos adecuados ue permitan notificar a% !anco %os cam!ios en %as firmas autorizadas para %a apro!aci)n de %os desem!o%sos mediante ceues o transferenciasW C.5 6ON$O 6I(O Q 1 VCuenta con fondos fi(osW V/os fondos fi(os están en ca(a o en una Q 2 entidad !ancariaW VE% custodio de% fondo fi(o es un emp%eado independiente de %a recepci)n de %os fondos" co!ranzas # recepci)n de dinero # en genera%W
Q VSe considera ue e% monto de% fondo fi(o & es razona!%eW VE% mo+imiento de ca(a se de(a para importes m$nimosW VTodo reuerimiento de fondo" pre+iamente son apro!ados por a%g1n 3 funcionario autorizadoW VNui&nesW VSe emiten %os ceues de reem!o%sos de fondo fi(o a fa+or de %a persona encargada de %a custodiaW
Q
Q
Q
Q
/os fondos están en ca(a cica. E% ca(ero recepciona fondos # a %a custodia e% fondo fi(o. E% fondo fi(o osci%a entre s0 " # s0F" " e% cua% es reeem!o%sado uincena%mente o cuando se reuiera. *ara %os gastos de transporte # cuando nos !rinda ser+icio un mecánico. Es apro!ado por e% Gerente Administrati+o # por un miem!ro de% Directorio. Es girado a fa+or de% ca(ero
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión VMediante u& documento se rea%iz) %a J autorizaci)n de% fondo fi(o" Jcreaci)nKW
Q
Q VSe rea%iza arueos peri)dicamenteW $.5 CONCILIACIONES 9ANCARIAS VCuantas cuentas corrientes tiene %a 1 empresa # en ue !ancosW VSe contro%an de!idamente %os ceues ue tienen muco tiempo pendientes de 2 co!roW
3
PAPEL $E TRA9A(O N 2
Tres6 9anco de %a 'aci)n" 9anco de Cr&dito # 9anco Continenta%.
Q
Q
VSon arci+adas en orden secuencia% %as Q # conci%iacionesW V/as conci%iaciones !ancarias de todas %as cuentas son preparadas mensua%mente por emp%eados ue no rea%izan funciones de firmar ceues o & registro de efecti+oW V/as conci%iaciones !ancarias son re+isadas # apro!adas por un funcionario Q responsa!%e inmediatamente despu&s de su terminaci)nW VSe in+estigan oportunamente %as notas de cargo # a!ono ue aparecen en e% estado de cuenta corrienteW
A tra+&s de un documento entrega a rendir cuenta. 'o se rea%izan arueos
Q
/as conci%iaciones son e%a!oradas mes a mes. Q
/os e%a!oran %os mismos ca(eros
Por el (e=e de Tesorera H
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión E6ECTIO % E@'IALENTE $E E6ECTIO E% ca(ero o custodio de efecti+o cump%e tareas mu%tifunciona%es #a ue tiene acceso a% registro de %as operaciones en e% %i!ro !ancos # tam!i&n mane(a %as conci%iaciones !ancarias ue son rea%izadas mensua%mente" %as mismas ue son re+isadas por e% Lefe de Tesorer$a5 sin em!argo asta e% momento %a empresa no a tenido pro!%emas a adu%teraci)n de registros conta!%es o disponi!i%idad de efecti+o. Tam!i&n se procedi) a re+isar %os registros de ca(a" con %o cua% tam!i&n se pudo compro!ar si se rea%izaron transferencias" a fa+or de uienes se rea%izaron # en u& feca se emitieron %os ceues. Además %os ceues se e2piden con firmas mancomunadas" %as personas autorizadas para firmar %os ceues son6
Bong /u 7ega Erasmo" Director ,ernández Roncag%io%o Lorge" Gerente Administrati+o.
/a *o%$tica de %a empresa a determinado oras especia%es para %a entrega de ceues" siendo %as mismas emitidas entre %as 6 pm # =6 pm *osteriormente se +erific) ue %os compro!antes de egresos están de!idamente *re 'umerados # ue son tam!i&n anotados en una %i!reta de contro% de!ido a ue e% sistema e%ectr)nico de informaci)n presenta inconsistencias" podiendo ocasionar %a dup%icaci)n de pagos o pagos en e2ceso. De!emos sea%ar ue %a cuenta corriente no recepciona mucos ingresos de!ido a ue %a entidad tiene domici%iada en /ima e% departamento de Comercia%izaci)n # una oficina de Tesorer$a" por e%%o ue %os c%ientes ue son en gran ma#or$a %os supermercados %imeos" son %os ue depositan ma#ormente en %a cuenta corriente ue %a empresa posee en /ima. E% tiempo emp%eado para %a e%a!oraci)n de% presente pape% de tra!a(o es de ? oras. *aramonga" F de (u%io de% <F@
C*CC. Rosadio Ramirez essenia Matr$cu%a ' F<> A-DITOR ,I'A'CIERO
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión PAPEL $E TRA9A(O N #
E6ECTIO % E@'IALENTE $E E6ECTIO /a empresa Agro Industria% *aramonga S.A.A cuenta con un fondo fi(o de ca(a" e% cua% tiene un importe de S0 "" e% cua% está a cargo de %a Sra. 'anc# Ace+edo # es uti%izado para e% pago de importes m$nimos como6 a%imentos # !e!idas" +iáticos o de menor cuant$a. *ara %a reposici)n de% fondo" e% custodio de% ,ondo ,i(o presenta e% formato +entrega a rend!r *enta del 6ondo 6!o/, ad(untando %os documentos sustentatorios" e% mismo ue está de!idamente autorizado por e% Lefe de Tesorer$a # e% Gerente de Administraci)n" emiti&ndose un ceue de reem!o%so a fa+or de% custodio de% fondo fi(o. *osteriormente se procedi) a rea%izar e% arueo de ca(a cica" e% cua% es ad(untado a% presente documento. E% tiempo emp%eado para %a e%a!oraci)n de% presente pape% de tra!a(o es de = oras.
Huaco" F de (u%io de% <F@
C*CC. Cadi%%o Ro(as Loicis Matr$cu%a ' FFF A-DITOR ,I'A'CIERO
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
PAPEL $E TRA9A(O N &
E6ECTIO % E@'IALENTE $E E6ECTIO
/a entidad mane(a tres cuentas !ancarias en6 9anco de %a 'aci)n" 9anco de Cr&dito # 9anco Continenta%" siendo &sta 1%tima %a ue cuenta con ma#or mo+imiento. So%icitamos %os estados de %as cuentas !ancarias a %a empresa para %a e%a!oraci)n de %as conci%iaciones !ancarias. A% cierre de% presente mes no se e%a!oraron %as conci%iaciones de %as cuentas de% 9anco de Cr&dito" !anco de %a 9anco de %a 'aci)n" 9anco Continenta%" de!ido a ue e% sa%do registrado por %a empresa coincid$a con e% de% estado de cuenta 9ancaria de Lunio # no u!o ning1n ceue en tránsito.
*aramonga" < de (u%io de% <F@
C*CC. Cadi%%o Ro(as Loicis Matr$cu%a ' FFF A-DITOR ,I'A'CIERO
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión MEMORA'D-M DE CO'TRO/ I'TER'O
SEÑOR: /ACA 7ARGAS LOSE A'TO'IO
Gerente Genera% AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. *resente.
I. INTRO$'CCION 'uestra Sociedad Auditora 0'ASCARAN SAC efectu) e% E2amen ,inanciero a% área de Tesorer$a de %a COM*AXYA AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. correspondiente a% E(ercicio <F@. E% e2amen de Auditoria se rea%iz) de acuerdo con %as 'ormas Genera%es de Auditoria4 'AGA" 'ormas Internaciona%es de Auditoria" 'IAS5 %a ap%icaci)n de dicas normas reuieren ue se p%anifiue adecuadamente %a auditoria. Se +iene efectuando %a e+a%uaci)n de %a estructura # e% contro% interno para o!tener una razona!%e seguridad de %a eficiencia # efecti+idad de %os mismos imp%antados en e% área de tesorer$a" ue permita determinar áreas cr$ticas # puntos de atenci)n para %a e(ecuci)n de %a Auditoria. Ante %o cua% se están e+a%uando %os siguientes componentes6 Am!iente de contro%" e+a%uaci)n de riesgo" acti+idades de contro% gerencia%" sistema de informaci)n # comunicaci)n # monitoreo. Se pro!) %a so%idez" confianza # efecti+idad de% área" determinándose a%gunas deficiencias # de!i%idades ue inciden en %a gesti)n de ca(a # !ancos de %a entidad. De!emos sea%ar ue %os aspectos # ecos p%anteados en e% presente documento fueron oportunamente comunicados a %os di+ersos ni+e%es funciona%es de %as áreas # unidades de %a compa$a efectos ue conocidos %os ecos se dispongan %as medidas correcti+as ue e% caso reuer$a" a!i&ndose o!tenido recepti+idad # siendo informados de %as acciones dispuestas para corregir o su!sanar %os mismos. Como resu%tado de %a e+a%uaci)n se
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión determinaron a%gunas de!i%idades en e% contro% interno" en %os procesos # procedimientos administrati+os5 %as mismas ue se deta%%an seguidamente6
II O9SERACIONES: 1. CAPACITACION AL PERSONAL. Se a detectado ue no e2iste una adecuada capacitaci)n de% persona% ue se integra a %a entidad por parte de% (efe de tesorer$a #a ue se a podido o!ser+ar ue %as instrucciones se %as ace +er!a%mente mas no tienen una capacitaci)n pre+ia ue pueda a#udar a %a me(or # eficiente gesti)n de% área de tesorer$a.
2. $E6ICIENCIAS EN EL SISTEMA $E PROCESAMIENTO $E $ATOS E% Sistema De *rocesamiento De Datos Titanium permite e% do!%e registro de un ceue #a emitido %o cua% se a identificado mediante %as t&cnicas de %a o!ser+aci)n # e% cuestionario rea%izado en %a respecti+a área %o ue uiere decir ue este sistema es eficiente en ciertos puntos" porue a %a ora de registrar un ceue ue #a a sido registrado con anterioridad este sistema no identifica ta% eco %o cua% inducir$a a %a determinaci)n ue a pesar de ser un sistema ue se acomoda adecuadamente a %os procesos" transacciones " registros de %a entidad tiene una deficiencia ue de!e corregirse o me(orarse.
#. CARENCIAS $E 'NA A$EC'A$A SEGREGACI?N $E 6'NCIONES /a persona encargada de% custodio de ca(a de!e dedicarse so%o a ta% funci)n # no tener m1%tip%es funciones como6 registrar %as operaciones en e% diario # efectuar %as conci%iaciones #a ue en un futuro puede traer como consecuenciencia ue se incurre en un riesgo de error o de fraude aunue ue este tipo de riesgo nunca se a presenciado en %a entidad.
III. CONCL'SIONES E% termino de% presente tra!a(o de in+estigaci)n nos de(a satisfecos por e% conocimiento # e2periencia aduirido en e% tema de contro% interno de% área de Tesorer$a en %a empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. ue emos +isto %as +irtudes # deficiencias en e% funcionamiento de% área" ue de %a cua% nos %%e+amos una gran impresi)n porue muestra m$nimos deta%%es de errores.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión /a Empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. tiene como acti+idad principa% %a e%a!oraci)n de Az1car. /a fina%idad de este tra!a(o de In+estigaci)n fue conocer %a eficacia # eficiencia en rea%izar %a imp%ementaci)n de Contro%es Internos # ap%icaci)n" procesos" po%$ticas para %a optimizaci)n de% rendimiento de %a Empresa. /os defectos m$nimos ue se encontr) en %a Empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. es ue no cuentan con un manua% de descripci)n de funciones # de procedimientos de %os tra!a(adores" para me(orar e% sistema de contro% interno en e% Departamento de Tesorer$a. En e% Departamento de Tesorer$a e% persona% a sido poco capacitado. E% contro% interno es indispensa!%e en toda organizaci)n porue %e a#uda" a tra+&s de procedimientos" a sa%+aguardar sus acti+os" +erificar %a razona!i%idad # confia!i%idad de su informaci)n financiera" ta% como se e+idenci) en %os resu%tados de% tra!a(o desarro%%ado en e% departamento. Su forma organizaciona% # comunicaci)n de %a empresa en e% área de tesorer$a tiene un funcionamiento )ptimo. /a tesorera # e% persona% de% área cump%en con sus funciones encomendadas correctamente.
I. RECOMEN$ACIONES
; Retomar por parte de %a A%ta Direcci)n %as capacitaciones a %os tra!a(adores" esto +a a permitir e% desarro%%o de% aprendiza(e" aduiri&ndose nue+as formas de tra!a(o" además de un ma#or rendimiento en sus tareas %a!ora%es ue se +a a +er ref%e(ado en %a producti+idad de %a entidad. ; Es importante para un )ptimo procesamiento de informaci)n ue se rea%ice un mantenimiento continuo de% softare Titanium" %ogrando de esta forma %a correcci)n de errores" optimizaci)n # e%iminaci)n de funciones o!so%etas # optimizaci)n. ; Se sugiere a %a gerencia imp%antar una po%$tica de Tesorer$a donde se %e asignen distintas funciones a %os tres ca(eros" #a ue aue%%os pueden desempearse en cua%uiera de %as tres funciones" de ta% forma ue se e+itar$a ue una so%a persona tenga responsa!i%idad # acceso de informaci)n por una transacci)n comp%eta. Huaco" @ de (unio de% <F@. <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< CPCC% Ra/=rez arc=a !rlando Matricula N> :393 Auditor Princi,al
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión E"
IN6ORME 6INAL IN6ORME $E A'$ITORIA OPERATIA $E LA EMPRESA AGRO IN$'STRIAL PARAMONGA S.A.C. E"
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión A% determinar %a auditoria operati+a de %a entidad Agro industria% *aramonga S.AC. En e% área de tesorer$a se detectaron %as siguientes o!ser+aciones6
a) Necesidad de practicarse capacitaciones al personal recientemente contratado en el del Departamento de tesorería
Cond!*!-n /as capacitaciones a% persona% ingresante en %os 1%timos aos no se efect1an" so%o se programan para e% persona% de producci)n.
Cr!ter!o Corresponde a %a entidad a!er rea%izado %as capacitaciones anua%mente para incrementar e% capita% inte%ectua% de% emp%eado reci&n contratado as$ como de %os emp%eados permanentes.
E=e*to Esta actitud tiene como consecuencia ue e% persona% cuente con conocimientos o!so%etos" ue %a producti+idad # ca%idad de% tra!a(o decrezca # a %a +ez no permite agi%izar %a toma de decisiones # %a so%uci)n de pro!%emas.
Casa ,a%ta de coordinaci)n para rea%izar cursos de capacitaci)n" seminarios por parte de %os emp%eadores" %os cua%es +en esta opci)n como un gasto # no como una in+ersi)n. b) alta de mantenimiento del Sistema !lectrónico de "n#ormación
Cond!*!-n /a deficiencia e2istente en e% Sistema E%ectr)nico de Informaci)n" no permite una adecuada custodia de %as transacciones ue se rea%izan a diario en e% Departamento de Tesorer$a.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión Cr!ter!o /a entidad de!e esta!%ecer como prioridad %a seguridad # protecci)n %a informaci)n procesada promo+iendo %a oportunidad # +eracidad de %a captura de datos.
E=e*to Tiene como consecuencia ue %as o!%igaciones sean pagadas de manera ine2acta" con importes ma#ores o menores a %a factura conta!i%izada.
Casa /a fa%ta de compromiso de %os má2imos e(ecuti+os de %a empresa #a ue aue%%os de!er$an tomar una actitud +igi%ante tratando de atenuar de forma inmediata" %as riesgos ue se presentan . C) CA$!NC"A D! %NA AD!C%ADA S!&$!&AC"'N D! %NC"'N!S
Cond!*!-n /a persona encargada de% custodio de ca(a está autorizada para registrar %os ingresos # egresos asimismo tam!i&n se encarga de e%a!orar %as conci%iaciones.
Cr!ter!o De acuerdo a %a 'IA ?F=" se de!e designar una funci)n espec$fica a cada emp%eado" de ta% forma se imp%anta una correcta acti+idad de pre+enci)n.
E=e*to Esta deficiencia traer$a como consecuencia ue no se conozcan %os errores en %os co!ros rea%izados" es decir" no se %%eguen a depositar o ue %os desem!o%sos efectuados no aparezcan registrados en %os %i!ros de %a entidad.
Casa Esta!%ecimiento de una nue+a asignaci)n de funciones de!ido a %a reducci)n de +entas en %os dos 1%timos aos.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
CONCL'SIONES
E% termino de% presente tra!a(o de in+estigaci)n nos de(a satisfecos por e% conocimiento # e2periencia aduirido en e% tema de contro% interno de% área de Tesorer$a en %a empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. ue emos +isto %as +irtudes # deficiencias en e% funcionamiento de% área" ue de %a cua% nos %%e+amos una gran impresi)n porue muestra m$nimos deta%%es de errores. /a Empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. tiene como acti+idad principa% %a e%a!oraci)n de Az1car. /a fina%idad de este tra!a(o de In+estigaci)n fue conocer %a eficacia # eficiencia en rea%izar %a imp%ementaci)n de Contro%es Internos # ap%icaci)n" procesos" po%$ticas para %a optimizaci)n de% rendimiento de %a Empresa. /os defectos m$nimos ue se encontr) en %a Empresa AGROI'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. es ue no cuentan con un manua% de descripci)n de funciones # de procedimientos de %os tra!a(adores" para me(orar e% sistema de contro% interno en e% Departamento de Tesorer$a. En e% Departamento de Tesorer$a e% persona% a sido poco capacitado. E% contro% interno es indispensa!%e en toda organizaci)n porue %e a#uda" a tra+&s de procedimientos" a sa%+aguardar sus acti+os" +erificar %a razona!i%idad # confia!i%idad de su informaci)n financiera" ta% como se e+idenci) en %os resu%tados de% tra!a(o desarro%%ado en e% departamento. Su forma organizaciona% # comunicaci)n de %a empresa en e% área de tesorer$a tiene un funcionamiento )ptimo. /a tesorera # e% persona% de% área cump%en con sus funciones encomendadas correctamente.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión
RECOMEN$ACIONES
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Retomar por parte de %a A%ta Direcci)n %as capacitaciones a %os tra!a(adores" esto +a a permitir e% desarro%%o de% aprendiza(e" aduiri&ndose nue+as formas de tra!a(o" además de un ma#or rendimiento en sus tareas %a!ora%es ue se +a a +er ref%e(ado en %a producti+idad de %a entidad. Es importante para un )ptimo procesamiento de informaci)n ue se rea%ice un mantenimiento continuo de% softare Titanium" %ogrando de esta forma %a correcci)n de errores" optimizaci)n # e%iminaci)n de funciones o!so%etas # optimizaci)n. Se sugiere a %a gerencia imp%antar una po%$tica de Tesorer$a donde se %e asignen distintas funciones a %os tres ca(eros" #a ue aue%%os pueden desempearse en cua%uiera de %as tres funciones" de ta% forma ue se e+itar$a ue una so%a persona tenga responsa!i%idad # acceso de informaci)n por una transacci)n comp%eta.
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión $ICTAMEN $E A'$ITORIA A LOS SEÑORES MIEM9ROS $EL CONSE(O $E LA ENTI$A$ Hemos efectuado %a auditoria De% área contro% de gesti)n Jtesorer$aK de %a empresa AGRO I'D-STRIA/ *ARAMO'GA S.A.A. A cargo de% Econ. Gusta+o Guti&rrez *ea%oza (efe de% área ue tiene por responsa!i%idad %a +erificaci)n de% correcto funcionamiento de contro% interno # ue se cump%an con %os o!(eti+os de% área. Esta responsa!i%idad inc%u#e6 disear" imp%antar" mantener e% contro% interno pertinente en e% área de tesorer$a para ue est&n %i!re de presentaciones err)neas" #a sea como resu%tado de se%eccionar # ap%icar %os procedimientos adecuados para e% registro de ingreso # sa%ida de efecti+o. 'uestra responsa!i%idad consiste en e2presar una opini)n so!re e% área de tesorer$a !asado en nuestra auditor$a. /a auditor$a fue rea%izada de acuerdo con %as normas de auditor$a genera%mente aceptadas # normas de auditora financiera. Ta%es normas reuieren ue p%anifiuemos # rea%icemos %a auditoria con %a fina%idad de o!tener seguridad razona!%e de ue e% contro% interno no contiene errores importantes. en consecuencia rea%izamos e% estudio # o!ser+aci)n de% área de tesorer$a de %a entidad de% distrito de *aramonga ap%icando para e%%o %a metodo%og$a de contro% interno necesaria. Consideramos ue nuestra auditoria constitu#e una !ase razona!%e para fundamentar nuestra opini)n. En nestra o
