Auditoria Administrativa Ubicación, Necesidad, Antecedentes y Conceptos de la Auditoria Administrativa 1.1. Ubicación de la auditoria administrativas dentro del proceso administrativo en una organización social La auditoria es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de control y cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de control y es una técnica estratégica utilizada en la organización de tal manera que nos muestra el estado en el que se encuentra nuestra organización y toda la estructura que la compone. Todo esto mediante un análisis completo de toda la organización. También se le dice medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con sugerencias para la organización las cuales son para corregir algún error o proceso que sea necesario para el funcionamiento de la organización. Entonces decimos que la auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el efectivo funcionamiento de la organización y si en su caso es necesario para corregir algún defecto o error tanto en procesos como en la información además de todo esto con la auditoria se analiza el estado actual de la organización y que tan lejos se encuentra de lo que quiere ser. 1.2.
Origen y alcance de la auditoria administrativa
La auditoria se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa; su género, su especie pertenece al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administración general. Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos. Violación de autoridad-responsabilidad que ha sido asignada Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad Interferencia entre línea y asesoría, definición de funciones Organización costosa innecesaria Difícil y costoso control Demasiados o pocos jefes, área de control adecuado a las necesidades Deformación de la comunicación y de la información entre los niveles de la organización Conflictos de competencia y personal falto de motivación Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa Decisiones lentas, demoras a la orden del día Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusión Gerente autoritario, no existe comunicación y participación Falta de coordinación, privan los intereses personales a los generales Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginación Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero Mucha ostentación, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales
Falta de financiamiento oportuno, etc. Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una técnica e instrumento que tiene como objetivo revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y métodos de la administración lo cual constituye su ubicación en la fase del control dentro del proceso de la administración. Alcances Para realizar una auditoría administrativa en cualquier clase de la empresa debe de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de los mismos. La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas aéreas, además de comprender entre otros aspectos lo que a continuación se enumeran: Objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, estrategias, estructuras de mando y jerarquía, estructura financiera, ejecución, comunicaciones, métodos de control, resultados, relaciones fiscales, vínculos comerciales, recursos materiales, recursos humanos, organización, puestos de trabajo, mercadotecnia, producción, finanzas, etc. Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y /o servicios Sistemas de calidad
1.3.
Conceptos según diversos Autores
La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuesto tratadistas de la materia. E. F. Norbeck: Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos. En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoría para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que forman la empresa. Willian P. Leonard: Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas. Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la administración en determinadas aéreas que requieren economías y practicas mejoradas. J. Fernandez Arena: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización. La revisión estructural de la empresa se puede llevar por aéreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor. J. Rodriguez Valencia: Expresa que es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar.
1.4.
Necesidades Legales y Sociales de la Auditoria Administrativa
Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales. Social: Se utiliza para demostrar que la organización es una empresa sustentable que no daña ningún tipo de interés social, ni entorno en el que la sociedad está desarrollándose. 1.5.
Ámbito de Aplicación
La auditoria administrativa continuamente mantiene vigiladas todas las aéreas que componen la estructura de la empresa u organización. Planeación Producción Finanzas Personal Relaciones públicas Control 1.6.
Conceptos y Vinculación de los Diferentes Tipos de Autoridad Administrativa
La autoridad es la facultad de que esta investidura persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. Tipos de autoridad 1. Formal: Cuando es conferida por la organización es decir que emana de un superior para ser ejercida por otras personas. 2. Técnica: Nace de los conocimientos especializados de quien la posee. 3. Personal: Se origina en la personalidad del individuo. La auditoria administrativa se encuentra estrechamente relacionada con todas las autoridades administrativas ya que al realizar la auditoria se le realiza a toda la estructura desde los obreros hasta los directivos de la organización, ya que como hemos dicho anteriormente dicha se enfoca en un análisis total para encontrar y corregir cualquier tipo de irregularidad. 2. La Auditoria Administrativa Interna y Externa 2.1. Ubicación de la auditoría interna en un organismo social Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad
del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes. SON HECHAS POR PERSONAL DE LA EMPRESA. UN AUDITOR INTERNO TIENE A SU CARGO LA EVALUACIÓN PERMANENTE DEL CONTROL DE LAS TRANSACCIONES Y OPERACIONES Y SE PREOCUPA EN SUGERIR EL MEJORAMIENTO DE LOS MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO QUE REDUNDEN EN UNA OPERACIÓN MÁS EFICIENTE Y EFICAZ. Uno de los principales problemas de la auditoría interna son las relaciones entre el auditor y el personal que a su vez son sus compañeros de trabajo ya que esto puede interferir en los resultados de la auditoria por el simple hecho de conocerlos y tener una relación más cercana con ellos. Administrativa Externa dentro de un Organismos Social La auditoría externa es la realizada por un individuo externo ajeno a la organización, es la más recomendable para empresas medianas y grandes ya que con ello se garantiza una eficacia y veracidad en los resultados de dicha auditoria. Ventajas: Disponer de un equipo de apoyo de trabajo especializado en la materia, independencia de criterio para formular observaciones, tranquilidad de lo que puede señalar cualquier anomalía sin el temor de perjudicar a persona alguna, contar con el respeto de la organización, rápido acceso a los niveles de decisión, velocidad de respuesta, contar con una visión imparcial de su organización, experiencias análogas en el campo de trabajo. Desventajas: Presión por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a la pérdida de su empleo, deficiente conocimiento de la cultura organizacional, que no trata a los clientes de la organización por lo que no percibe sus expectativas, rigidez obsesiva al formular sus observaciones. 2.2. Marco Funcional de la Auditoria Administrativa dentro de un Organismo Social La auditoria es la encargada de encontrar de encontrar y corregir las irregularidades de una empresa mediante un estudio detallado de todos los integrantes de la organización, con esto podemos decir que sirve para encontrar cual es el estado en el que se encuentra actualmente la empresa y que tan lejos o cerca se encuentra de llegar a las metas propuestas dentro del proceso de planeación, decimos esto ya que la auditoria es un medio de control y cambio de procesos erróneos e ineficaces. Además de esto podemos decir que la auditoria cuenta de 4 fases que son: Planeación, examen, evaluación y presentación.
2.3.
Diferencias entre Auditoría Interna y Externa
La principal diferencia entre una auditoría interna y una externa radica en que la primera se lleva a cabo por personal de la propia empresa y la segunda es realizada por una firma de Contadores Públicos debidamente certificados, este último, para que su validez tenga trascendencia. La primera tiene la ventaja de que se practica en la propia empresa, mientras que la segunda además de esta opción podrá hacerlo también, previo acuerdo, fuera de la misma. Ventajas de la auditoría interna: Se practica dentro de la propia empresa. La lleva a cabo personal de la misma empresa. Se tiene acceso a toda la información y documentación. Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno. Las fallas detectadas son corregidas inmediatamente. No se necesita todo un protocolo para iniciar la revisión. Puede ser total o de algún procedimiento o cuenta en específico. Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para cumplir con esta función. Desventajas: Los ejecutores de la revisión podrían utilizarla como medio de poder. Los ejecutores no tienen independencia profesional. Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos. Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de mejores posiciones en la empresa. Ventajas de la auditoría externa: El auditor tiene independencia profesional. Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicación de los procedimientos generales. Pueden ser contratados para un trabajo en específico. Sus resultados son relevantes en el medio económico. Sus sugerencias tienden a una estandarización preestablecida. Desventajas: Son contratados por un precio y tiempo determinado. La calidad del personal a intervenir depende del punto anterior. No toda la información está a su alcance. Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante. El tiempo es una presión para su revisión. En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades.
Sus sugerencias pocas veces son atendidas y más cuando la empresa cuenta con un departamento de auditoría interna. 2.4. El perfil del LAE en los roles de Auditor Formación Académica De acuerdo con diversos estudiosos de la materia (Enrique Benjamín Franklin F., 2004, Giovanny E. Gómez, 2001, Robert J. Thierauf, 1999) estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial. Psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico. Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio. Formación Complementaria Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. Formación Empírica Entre los conocimientos idóneos del auditor para contribuir a la preparación y realización de la auditoría destacan: Administración general e internacional Teoría de la organización Metodología de investigación Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales Análisis y diseño de estructura organizacionales Sistemas y procedimientos Empowerment Planeación estratégica Sistemas de información Correlación Reingeniería Finanzas Teoría de las decisiones Inteligencia emocional Mercadotecnia Modelos de inventario Costos Presupuestos Control total de calidad Benchmarking Programación lineal
Desarrollo organizacional Liderazgo Comercio internacional Innovación tecnológica Habilidades y Destrezas del auditor administrativo En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter: Actitud positiva Estabilidad emocional Objetividad Sentido institucional Saber escuchar Creatividad Respeto a las ideas de los demás Mente analítica Conciencia de los valores propios y de su entorno Capacidad de negociación Imaginación Claridad de expresión verbal y escrita Capacidad de observación Iniciativa Discreción Facilidad para trabajar en grupo Comportamiento ético Experiencia Una de las características fundamentales que se deben considerar en el auditor, es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus observaciones. Por la naturaleza de la función a desempeñar, existen varios campos que tiene que dominar: Conocimiento de las aéreas sustantivas de la organización Conocimiento de aéreas adjetivas de la organización Conocimiento por esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prácticos Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza Conocimiento personal basado en elementos diversos Ética profesional
Tenemos que entender que uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, es el relativo a la ética. La ética profesional del auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para con el público, hacia los clientes y colegas y los niveles de conducta máximos y mínimos que debe poseer. La ética desde un punto de vista organizacional, puede ser definida como los principios morales y las normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios, Estos forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el periodo de formación académica y, posteriormente, en el transcurso de la vida productiva. Finalmente, podemos entender a la ética como un elemento primordial para la auditoria administrativa, ya que todas las acciones de un auditor, deben de sustentarse en ella. Si bien el impacto y la credibilidad de su trabajo dependen de la precisión y calidad de sus resultados, invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética. Responsabilidad de su ejercicio El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoria, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para este efecto, debe de poner especial cuidado en: Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridos Cumplir con las normas o criterios que se le señalen Capacitarse en forma continua También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, porque se debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.
