[Audit avancé] Cycle Achats-Fournisseurs

Institut National des Sciences Comptables et de l’Administration l’Administration d’Entreprises

« AUDIT DU CYCLE ACHATS/FOURNISSEURS » Présenté par : MF1 301 ANDRIANASOLO Nirisoa Mireille MF1 305 ANDRIANONY Sylvia Henintsoa MF1 319 RAHARISON RAHARISON Fitia Henintsoa MF1 322 RAJAOFERA Alain Chan MF1 342 RASOLOMALALA Joan Lalaina MF1 344 RAMANAMIZAO Ioby Nirina MF1 350 RANDRIAMILANDY Barinjaka MF1 354 RALISON Johary Lalaina Lalaina MF1 360 RAZAFIMAHAY Murielle Prisca

Enseignant : M me ivomboahangy m e RATE RATEFI FINJ NJAT ATOV OVO O N ivomboahangy

Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS

TABLE DES MATIERES

I.

LE CYCLE ACHATS ........................................................................................... 4

Les services intervenants....................................................................................................... 4 Déclenchement de la commande ........................................................................................... 4 Acceptation des livraisons.....................................................................................................5 Constatation des dettes..........................................................................................................5 Aspect fiscal ......................................................................................................................... 5 Paiement des factures............................................................................................................6 II.

L’AUDIT DU CYCLE ACHATS ............................................................................ 7

A.

LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES ............................................................ 7

Dans le compte de résultat : .................................................................................................. 7 Dans le bilan : ....................................................................................................................... 7 B.

PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS.................................... 7

Toutes les charges et dettes sont enregistrées......................................................................... 8 Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise .................................... 8 Les charges sont enregistrées dans le bon exercice ................................................................ 8 Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés ....................................................... 9 C.

PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION........................................ 9

Toutes les commandes sont fondées ...................................................................................... 9 Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés ................................. 9 Toutes les factures concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorisées à être enregistrées ............................................................................................... 10 Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées..................................... 11 III. L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES ............. 13

Objectifs ............................................................................................................................. 13 Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs ............................................................ 13 a) Procédures d’examen analytique .................................................................................. 13 b) Procédure de base ........................................................................................................ 13 c) Procédures générales.................................................................................................... 13 Les erreurs possibles ........................................................................................................... 14

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INTRODUCTION

L'audit quelle que soit sa nature, légal ou contractuel devient une nécessité pour certaines entreprises et une obligation pour d'autres. Au niveau de sa mission, l'auditeur traite les différents cycles relatifs à l'activité de l'entreprise notamment les postes du bilan et du compte de résultat pour essayer d’avoir une vision générale sur l’entreprise et ses différents cycles. Nous pouvons citer à ce titre : • Le cycle Immobilisations • Le cycle Stocks • Le cycle Achats - Fournisseurs • Paie • Charges - Créditeurs etc....

Les entreprises consacrent environ 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. A cet effet, nous allons nous pencher de près sur la section Achats-Fournisseurs qui représente une section importante dans la vie d'une entreprise car elle doit régulièrement gérer son approvisionnement ainsi que ses relations avec ses fournisseurs et le cycle achatsfournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite. Afin de contrôler le cycle, l’auditeur doit obligatoirement s’assurer de l’existence des procédures et leur respect pour pouvoir mesurer son degré de tolérance au niveau des ajustements relevés. Quels sont donc les principaux objectifs du contrôle interne du cycle AchatsFournisseurs dans une mission d'audit ? Et quelles sont les techniques pratiquées à ce stade de la mission ? C’est essentiellement ce que nous allons essayer de traiter dans cet exposé.

3


I.

LE CYCLE ACHATS

Dans le cas d’absence de manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures concernant le cycle achat afin d’acquérir le maximum d’information pour une meilleur compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci est possible par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit avec une vue plus détaillée du circuit. 1) Les services intervenants

A ce cycle, il faut s’assurer de la séparation des tâches. Dans le cadre d'un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants : (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) -

Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d'achat » dans des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

-

Service "Achats". Il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achat, soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

-

Service "Réception". Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité).

-

Service "Stocks". Il reçoit la marchandise du service "Réception" et fait les enregistrements correspondants.

-

Service "Comptable". Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

-

Service "Trésorerie". Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement)

2) Déclenchement de la commande

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks'.

4


Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : -

qui peut déclencher la commande ?

-

quand passer la commande ?

-

quelle quantité faut-il commander ?

-

à quel fournisseur doit-on s'adresser ?

3) Acceptation des livraisons

Les objectifs du contrôle interne en ce domaine sont de garantir principalement que : -

les délais de livraison prévus sont respectés ;

-

les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande ;

-

les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

4) Constatation des dettes

Le contrôle interne doit garantir que : -

les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ;

-

la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

5) Aspect fiscal 

Pour une entreprise assujettie à la TVA, enregistrer : - le montant hors taxe des achats au débit des comptes d’achats correspondants ; - le montant de la TVA correspondante, au débit du compte 4456 « ETAT : TVA déductible » ; - le montant TTC des achats au crédit du compte de tiers correspondant.



Pour une entreprise non assujettie à la TVA, enregistrer : - le montant TTC des achats au débit des comptes d’achats correspondants ; - le même montant TTC au crédit du compte de t iers correspondant.

5


6) Paiement des factures

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : -

les factures sont contrôlées avant mise en paiement';

-

la mise en paiement est dûment autorisée ;

-

les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

6


II.

L’AUDIT DU CYCLE ACHATS

A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES

1)

Dans le compte de résultat :

Ce sont les comptes 60 « Achats consommés » et subdivisions :

2)

-

601

Achat de matières premières

-

602

Achat d’autres approvisionnements

-

604

Achats d’études et de prestations de services

-

605

Achat de matériels, équipements et travaux (de faible valeur)

-

606

Achats non stockés de matières et fournitures

-

607

Achats de marchandises

-

609

Rabais, Remises, Ristournes obtenus sur achat

Dans le bilan :

Ce sont les comptes de tiers correspondants aux comptes d’achats cités ci-dessus, essentiellement les comptes 40 « Fournisseurs » et comptes rattachés -

401

Fournisseurs de biens et services

-

403

Fournisseurs de biens et services : effet à payer

-

404

Fournisseur d’immobilisation

-

405

Fournisseur d’immobilisation : effet à payer

-

408

Fournisseurs, factures non parvenues

-

409

Fournisseurs débiteurs

B. PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS

-

Toutes les commandes sont fondées ;

-

Toutes les marchandises ou services reçus ont été commandés ;

-

Toutes

les

factures

concernant

les

marchandises

ou

services

correctement autorisées et enregistrés ; -

Tous les paiements sont correctement enregistrés et comptabilisés.

7

reçus

sont


Les objectifs peuvent être regroupés de la façon suivante :

1)

-

Toutes les charges et dettes sont enregistrées ;

-

Toutes les charges et dettes enregistrées correspondent à des faits réels ;

-

Les achats sont enregistrés dans le bon exercice ;

-

Les paiements sont correctement suivis.

Toutes les charges et dettes sont enregistrées (exhaustivité des enregistrements)

Les risques pouvant exister : -

Omission de l’enregistrement d’une facture reçue ;

-

Réception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture à recevoir ;

2)

-

Omission de l’enregistrement d’un avoir ;

-

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.

Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (Réalité des enregistrements)

Les risques pouvant exister : Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opération irrégulière ou non autorisée, d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques peuvent se traduire de la manière suivante :

3)

-

Enregistrement d'achats non effectués (ou de services non rendus à l'entreprise) ;

-

Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées ;

-

Non détection d'erreurs qui peuvent entacher les factures ;

-

Non détection d'erreurs d'enregistrement.

Les charges sont enregistrées dans le bon exercice

Le risque pouvant exister est le mauvais rattachement des charges à un exercice (entraînant une surévaluation ou une sous-évaluation des résultats).

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4)

Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés

Les risques pouvant exister : -

Double paiements ;

-

Paiements illicites.

C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION

1) Toutes les commandes sont fondées

Compte tenu du contrôle interne existant, l’auditeur devra considérer les points suivants : -

Si les bons de commandes sont prénumérotés, vérifier la séquence numérique et pointer aux achats correspondants (test de conformité)

-

S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer, par d’autres moyens qu’ils ont tous été pris en compte et ont été honorés : s’assurer qu’il y a eu appels d’offres et analyser les dossiers

-

Pour certains bons de commandes sélectionnés, s’assurer que l’achat a été correctement approuvé. Les commandes ainsi choisies doivent couvrir à la fois des achats de stocks, de fournitures et services et les acquisitions d’immobilisations.

Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests pour couvrir la période allant de l’intérim au final. 2) Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés

-

Si les bons de réception sont numérotés, vérifier la séquence numérique et s’assurer qu’ils ont tous été pris en compte. S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer par d’autres moyens que les marchandises recues ont fait l’objet d’une entrée en stock et que la dette correspondante a été enregistrée.

-

Choisir certains bons de réception et s’assurer que : les marchandises recues ont été vérifiées (description, quantité et prix) ; les marchandises recues ont été comparées aux marchandises commandées ; la facture correspondante a été recue ou provisionnée.

-

Tester certaines opérations telles que : marchandises retournées ou en litige ; réception partielle ; articles en dépôt, consignation, réparation.

Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests de conformité jusqu’à la fin de clôture. 9


3) Toutes

les

factures

(y

compris

les

achats

d’immobilisations

et

des

frais

généraux)concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorisées à être enregistrées

Compte tenu du contrôle interne existant, procéder a ux contrôles suivants : -

Tester les procédures pour s’assurer que toutes les factures recues sont enregistrées (par exemple si les factures sont numérotées en séquence au service courrier, pointer la séquence numérique au journal des achats)

-

Choisir certaines factures et s'assurer que : 

les factures ont été comparées aux bons de réception correspondants



les prix ont été comparés avec ceux figurant sur 1es bons de commandes, les tarifs, catalogues, etc



-

l’exactitude

arithmétique

a

été

vérifiée

En matière d'imputation des factures, faire les sondages suivants : 

pointer l’enregistrement de la facture avec le journal d’achat (ou d’OD) et sa contre-partie (fournisseurs, créditeurs divers, immobilisations, etc ).



Additionner les journaux d’achat en lignes et en colonnes



Sélectionner des écritures au grand livre et pointer aux journaux d’achat, de trésorerie, etc



Choisir certaines factures et s’assurer que les contrôles en matière d’imputation comptable ont été effectués et matérialisés



Vérifier l’imputation de certaines factures



Sélectionner quelques litiges et retour de marchandises. Vérifier aux pièces justificatives et s’assurer qu’un avoir a été obtenu et enregistré



-

Vérifier les procédures en matière de vente directe

Parcourir les journaux d’achats de l’exercice et du début de l’exercice suivant, relever et tester les opérations très importantes ou inhabituelles.

Au final, revoir le contrôle interne et, le cas échéant, étendre les tests de conformité jusqu’à la date de clôture. Les procédures qui suivent doivent être envisagées pour vérifier que toutes les dettes sont enregistrées : -

Obtenir une balance individuelle fournisseurs à la date de clôture et rapprocher du grand livre.

-

Comparer avec l’exercice précédent et analyser les comptes qui n’apparaissent 10


plus à la clôture de l’exercice sous revue. -

Analyser les importants soldes débiteurs. Envoyer des demandes de confirmation et, le cas échéant, proposer une écriture de reclassement.

-

Analyser les dettes anciennes ou en litige.

-

Pointer les soldes aux pièces justificatives (factures, etc …).

-

Choisir les fournisseurs principaux (soldes importants et importants crédits cumulés, y compris des soldes nuls) et envoyer des demandes de confirmation de solde à la date du bilan. Confirmer également les effets à payer.

-

En cas de non réponses, envoyer des relances.

-

Pour les fournisseurs importants qui n’ont pas répondu, les joindre au téléphone, éventuellement, aller sur place, obtenir leurs relevés.

-

Vérifier les réponses reçues. Faire rapprocher les réponses en désaccord et vérifier ces rapprochements aux pièces justificatives. Souvent les réponses reçues font apparaître des passifs non enregistrés (ou non provisionnés par ailleurs) qui donnent lieu à des écritures d’ajustement.

-

Préparer une statistique des confirmations fournisseurs et effets à payer.

-

S’assurer que les procédures de cut-off sont correctes (tous les bons de réception sans facture ont été provisionnés et toutes les factures enregistrées pour lesquelles la marchandise n’est pas reçue ont pour contrepartie, selon les cas, un compte de régularisation actif ou un compte de marchandises en t ransit)

-

S’assurer de la validité des provisions de fin d’année par une recherche des passifs non enregistrés. Cette revue comprend une analyse des opérations de l’exercice suivant (factures reçues, paiements effectués, etc…), ainsi qu’une revue des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (ou comités de gestion), communication directe avec les avocats, etc…

4) Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées

Compte tenu du contrôle interne existant, envisager les tests suivants : -

Vérifier en lignes et en colonnes les totaux des journaux de trésorerie (caisse et banque)

-

Vérifier les reports (ou contreparties) des journaux de trésorerie aux comptes fournisseurs, effets à payer et autres journaux, y compris le grand livre.

-

Pointer certains paiements (par chèque, par caisse et par virements) aux pièces 11


justificatives. -

Revoir les rapprochements de banque et s’assurer que les chèques émis et non présentés y figurent bien. Analyser les chèques émis depuis plusieurs mois et non encore présentés.

-

Si les factures sont en séquence, vérifier la séquence des factures payées (les manquants doivent être en comptes fournisseurs, effets à payer, etc …). S’assurer que le paiement a été approuvé et que la facture a été annulée après paiement.

-

Revoir les journaux de trésorerie et de caisse de l’exercice et de l’exercice suivant et : 

Pointer aux pièces justificatives les paiements ayant pour contrepartie directe un compte de charges (qui donc n’ont pas transité par un compte de tiers).



Analyser les opérations inhabituelles ou peu fréquentes ou très importantes.



S’assurer que les escomptes, rabais, remises et ristournes sont correctement comptabilisés.

Au final, revoir les contrôles internes et, le cas échéant, étendre les tests de conformité jusqu’à la date de clôture. Aspects légaux et règlementaires

En matière d’importations, l’auditeur doit s’assurer que les formalités légales et règlementaires ont été respectées et, en particulier, que : 

Les demandes de quota ont été faites en bonne et due forme ;



Les licences d’importation ont été demandées et obtenues ;



Un crédit bancaire (presque toujours un crédit documentaire) a été demandé et obtenu ;



Un dossier d’importation est tenu et tous les documents nécessaires y figurent ;



Les paiements ont été faits conformément à la règlementation des changes.

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III.

L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

1) Objectifs

-

Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise ;

-

Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan (exhaustivité) ;

-

Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués, essentiellement pour les dettes en devises étrangères ;

-

Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture.

2)

Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseur a) Procédures d’examen analytique

-

Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus.

-

Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents

b) Procédure de base

-

Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai d’encaissement et de décaissement

-

Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice

-

Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures

-

Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

c) Procédures générales

-

Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes

-

Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les comptes annuels 13


-

Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer

-

Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan

-

S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la différence de change figure dans le compte 666 « Pertes de changes » ou 766 « Gains de changes »

-

Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probables de réalisation

3) Les erreurs possibles

-

Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés

-

Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de produits ou de prestations

-

Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement

-

Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant

-

Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice

-

Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs

-

Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice

-

Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs

-

Le journal des achats n’est pas correctement totalisé

-

Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau du grand livre

-

Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des achats

-

Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas comptabilisés

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CONCLUSION La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise d’aujourd’hui du fait des changements économiques qu’a connu cette fin du siècle et qu’a créé une concurrence non seulement sur les produits finis mais aussi sur l’allocation des ressources. La nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel peut être créé sur toutes les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise, notamment la fonction achat.

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[Audit avancé] Cycle Achats-Fournisseurs

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