SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN ORGANISASI SEKTOR PUBLIK
(Disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Akuntansi Sektor Publik kelas D)
Oleh :
1.
Siti Khodijah
(150810301103)
2.
Gita Kinanti Mentari
(150810301105)
3.
Priandini Rahmawati Pratiwi
(150810301120)
Dosen :
Taufik Kurrohman, SE.,MSA.,Ak.,CA.,QIA.,CfrA.,AAP-B
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS JEMBER OKTOBER, 2017
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Allah SWT, karena atas perkenan-Nya makalah tentang Sistem “
Pengendalian Manajemen Organisasi Sektor Publik dapat diselesaikan dengan baik. ”
Dalam pembahasan makalah yang kami susun membahas mengenai sistem pengendalian manajemen yang diterapkan pada organisasi sektor publik seperti pemerintahan. Pada makalah ini akan dibahas secara detail mengenai pengertian dan fungsi sistem pengendalian manajemen sektor publik, tipe-tipe pengendalian manajemen, struktur pengendalian manajemen, serta proses pengendalian manajemen sektor publik. Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk memnuhi tugas mata kuliah akuntansi sektor publik. Serta memberikan pengetahuan tambahan untuk penulis dan pembaca mengenai sistem pengendalian yang diterapkan pada organisasi sektor publik. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari makalah ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk memperbaiki penulisan makalah ini.
Jember, Oktober 2017
Penulis
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................ ...................2 DAFTAR ISI..................................................................................................................3
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN ORGANISASI SEKTOR PUBLIK
2.1
Pengertian dan fungsi sistem ............................................... .............................4
2.2
Tipe Pengendalian Manajemen.........................................................................4
2.3
Struktur Pengendalian Manajemen................................................ ..................5
2.4
Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik..............................................8
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................. .....14
3
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN ORGANISASI SEKTOR PUBLIK 2.1 Pengertian dan fungsi sistem
Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu proses untuk menentukan suatu sasaran agar seluruh fungsi dapat dilaksanakan sesuai dengan fungsinya. Sedangkan proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan. Fungsi pengendalian manajemen meliputi : 1) Perencanaan 2) Koordinasi 3) Komunikasi informasi 4) Pengambilan keputusan 5) Memotivasi orang-orang dalam organisasi 6) Pengendalian 7) Penilaian kinerja 2.2 Tipe Pengendalian Manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu: 1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategi yang dijabarkan dalam bentuk program-program. 2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
4
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan. 2.3 Struktur Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggung jawaban (Responsibility centers). Pusat pertanggung jawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pusat pertanggung jawaban yang dipimpinnya. Suatu organisasi merupakan kumpulan dari berbagai pusat pertanggung jawaban. Adapun tujuan dibuatnya pusat pertanggung jawaban tersebut adalah: 1) Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilai kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya. 2) Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi. 3) Memfasilitasi terbentuknya goal congruence. 4) Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat. 5) Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan. 6) Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien. 7) Sebagai alat pengendalian anggaran. Pusat pertanggung jawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Penilaian kinerja manajer sangat penting karena dengan adanya penilaian kinerja dapat diketahui apakah manajer pusat pertanggung jawaban tersebut melaksanakan wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Tanggung jawab manajer pusat pertanggung jawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target kinerja. Input diukur dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan output diukur dengan jumlah produk/output yang dihasilkan. Pusat-Pusat Pertanggung jawaban (Responsibility Centre) pada dasarnya terbagi menjadi 4 jenis pertanggung jawaban, yaitu;
5
1. Pusat biaya Pusat biaya merupakan pusat pertanggung jawaban yang presentasi manajer di nilai berdasarkan biaya yang telah di keluarkan suatu unit organisasi disebut suatu pusat biaya apabila ukuran kinerja dinilai berdasarkan biaya yang telah digunakan (bukan nilai output yang di hasilkan). Pusat biaya banyak di jumpai pada sector publik karena output yang dihasilkan sering kali ada akan tetapi tidak dapat di ukur atau hanya secara fisik tidak dalam rupianya. Contoh pusat biaya adalah departemen produksi, dinas sosial, dan dinas pekerjaan umum. Pusat biaya pertanggung jawaban memiliki ciri-ciri karakteristik sebagai berikut: a) Melaksanakan tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan perolehan pendapatan atau laba. b) Diberi wewenang untuk mengatur biaya dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya. c) Prestasinya diukur berdasarkan perbandingan biaya yang dianggarkan dengan realisasinya. Input atau biaya pada pusat biaya diukur dalam unit moneter (nilai uang) tetapi output-nya tidak selalu dapat diukur dalam unit moneter. 2. Pusat Pendapatan (Revenue Centre)
Merupakan pusat pertanggung jawaban dimana pimpinannya bertanggung jawab atas pendapatan. Bertanggungjawab artinya mempunyai kewenangan atas hal-hal yang dapat meningkatkan pendapatan, seperti menentukan harga jual dan biaya-biaya yang secara tidak langsung bisa relevan atau tidak sama sekali. Atau juga pusat pendapatan adalah pusat pertanggung jawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapat yang dihasilakan. Contoh pusat pendapatan, dinas pendapatan daerah dan departemen pemasaran. Pendapatan merupakan sesuatu yang lebih banyak dipengaruhi oleh factor eksternal (sentiment pasar), sehingga upaya untuk meningkatkannya tidak sebanding lurus dengan pengorbanan atau biaya yang terjadi. Hal ini menjadi isyarat bagi pimpinan untuk cermat
6
dalam mengkaji pengendalian biaya yang relative dimaksudkan untuk meningkatkan pendapatan. Contohnya: Biaya Riset Pemasaran. 3. Pusat Laba (Profit Centre)
Pusat laba merupakan pusat pertanggung jawaban dimana kinerja finansialnya diukur dalam ruang lingkup laba, yaitu selisih antara pendapatan dan pengeluaran. Laba merupakan ukuran kinerja yang berguna karena laba memungkinkan pihak manajemen senior dapat menggunakan satu indikator yang komprehensif dibandingkan harus menggunakan beberapa indikator. Keberadaan suatu pusat laba akan relevan ketika perencanaan dan pengendalian laba mengaku kepada pengukuran unit masukan dan keluaran dari pusat laba yang bersangkutan. Manfaat pusat laba yaitu: a) Keputusan operasional dapat dilakukan lebih cepat karena tidak memerlukan pertimbangan dari kantor pusat. b) Kualitas keputusan cenderung lebih baik, karena dilakukan oleh orang yang benar benar mengerti tentang keputusan tersebut. c) Manajemen kantor pusat bebas dari urusan operasional rutin dan bias lebih fokus pada keputusan yang lebih luas. d) Kesadaran laba (Profit Consciousness) lebih meningkat pada manajer pusat laba, karena ukuran prestasinya adalah laba. e) Pengukuran prestasi pusat laba lebih luas daripada hanya pengukuran pada pusat pendapatan dan pusat biaya yang terpisah. f) Manajer pusat laba lebih bebas berkreasi. g) Dapat difungsikan sebagai pusat atau sarana pelatihan yang handal, karena pusat laba hampir sama dengan satu perusahaan yang independen. h) Memudahkan kantor pusat untuk memperoleh informasi profitabilitas dari komponen produk-produk perusahaan. i) Untuk meningkatkan kinerja bersaing karena outputnya siap pakai atau jelas, dan sangat responsif terhadap tekanan. 4. Pusat Investasi (Investment Centre) 7
Yaitu pusat pertanggung jawaban yang kinerja pimpinannya dinilai dari prestasinya memanfaatkan asset perusahaan, sehingga menghasilkan pendapatan atau laba yang maksimal bagi perusahaan. Kewenangan pusat investasi menyangkut pengelolaan laba (yang terdiri atas pendapatan dan biaya) serta mengelola asset yang dipergunakan untuk memperoleh laba. Pusat investasi prestasinya diukur berdasarkan perbandingan antara laba yang diperoleh dengan asset (investasi) yang dipergunakan. Tujuan dari pengukuran prestasi pada pusat investasi adalah sebagai berikut: a) Menyediakan informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan mengenai investasi yang digunakan oleh manajer divisi dan memotivasi mereka untuk melakukan keputusan yang tepat. b) Mengukur prestasi divisi sebagai kesatuan usaha yang berdiri sendiri. c) Menyediakan alat perbandingan prestasi antar divisi untuk penentuan alokasi sumber ekonomi. Informasi dari pusat investasi dapat memotivasi : a) Menghasilkan laba yang memadai dengan wewenang mengambil keputusan tentang sumber ekonomi dan fasilitas fisik yang digunakan. b) Mengambil keputusan untuk menambah investasi bila investasi tersebut memberikan kembalian (return) yang memadai. c) Mengambil keputusan untuk melepas atau mengurangi investasi yang tidak memberikan kembalian (return) yang memadai. Bentuk pusat investasi adalah kantor pusat perusahaan atau unit bisnis strategis maupun divisi yang diberi wewenang atau kebijakan maksimum dalam menentukan keputusan operasi yang tidak hanya berjangka pendek , tetapi juga tingkat (besarnya) dan tipe (jenis) investasi. 2.4 Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik
Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan cara komunikasi formal dan informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang terdiri dari : 8
(1) perumusan strategi (2) perencanaan strategi (3) penganggaran, dan (4) penilaian/evaluasi kinerja. Saluran informasi dapat dilakukan dengan komunikasi langsung yaitu pertemuan informal, diskusi
dll.
Sistem
pengendalian
manajemen
suatu
organisasi
dirancang
untuk
mempengaruhi orang-orang di dalam organisasi tersebut agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi. Prengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui sistem pengendalian dan manajemen informasi yang diranc ang secara formal. Dalam suatu organisasi setiap individu pasti mempunyai tujuan person. Untuk menyingkapi ini perlu adanya jembatan yang mampu menghantarkan organisasi mencapai tujuannya, yaitu tercapainya keselarasan antara tujuan individu dan tuuan oraganisasi.Dalam hal ini hendaknya pengendalian manajemen dapat digunakan sebagai jembatan untuk mewujudkan goal congruence yaitu keselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi. Faktor yang mempengaruhi goal congrunce dapat dikategorikan dalam dua kelompok yaitu faktor pengendalian formal dan informal. Faktor pengendalian formal misalnya : sistem pengendalian manajemen dan sistem aturan. Sedangkan faktor informal terdiri dari ekstrenal dan internal. Yang bersifat eksternal contohnya etos kerja dan loyalitas karyawan ( dalam pemerintahan kita kenal sebagi abdi negara dan abdi masyarakat), sedangkan yang bersifat internal : kulktur organisasi, gaya manajemen dan gaya komunikasi. 1. Perumusan Strategi (strategy formulation)
Perumusan strategi merupakan proses pehnentuan visis, misi, tujuan, sasaran, target, arah dan kebijakan serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggungjawab manajemen puncak. Dalam organisasi pemerintahan perumusan strategi dilakukan oleh dewan legislatif yang hasilnya berupa GBHN yang akhirnya merupakan acuan bagi eksektutif dalam berindak. Hasil perumusan strategi bersifat permanen dan jangka panjang bias berjangka 4,5, 10 bahkan 20 tahun. Perubahan visi, misi dan tujuan oragnisasi sangat jarang dilakukuan oleh organisasi baik itu pemerintahan atau swasta. 9
Yang berubah hanyalah strategi untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Pertimbangan untuk revisi strategi biasanya kalau muncul perubahan lingkunan yang berupa ancaman atau peluang baru. Perubahan lingkungan dalam organisasi sektor publik sanat mungkin karena organisasi sektor publik dipengaruhi oleh faktor politik, ekonomi, sosial dan budaya. Ketidak stabilan ekonomi dan politik yang terjadi secara terus menerus dapat mendorong pemerintah untuk sewaktu-waktu mengeluarkan kebijakan dan strategi baru. Ancaman dan peluang baru dapat muncul setiap saat. Karenanya perumusan strategi bersifat tidak sistematis dan tidak harus kaku. Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT. Analsisi ini dikembangkan dengan menganalisis faktor internal yang menjadi kekuatan dan kelemahan dalam suatu organisasi dan faktor eksternal yang merupakan ancaman dan peluang. Berdasarkan analisis SWOT oganisasi dapat menentukan startegi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi perusahaann dapat berubah atau mengalami revisi jika terdapat lingkungan yang berubah yang dipengaruhi adanya ancaman dan kesempatan, misalnya adanya inovasi teknologi baru, peraturan pemerintah baru atau perubahan lingkungan politik dan ekonomi lokal dan global. Proses perumusan pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi perkembangan disektor swasta. Sama halnya dengan sektor swasta tahap awal dari manajemen strategi adalah perencanaan. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Menurut Olsen dan Eadi (1982) proses perumusan strategi terdiri dari 5 komponen dasar yaitu : 1) Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan rerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai
10
2) Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimangkan pada saat merumuskan strategi organisasi 3) Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai factor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategi. 4) Perumusan, evaluasi dan pemilihan strategi. 5) Implementasi dan pengendalian rencana strategik. 2. Perencanaan Strategi (strategic planning)
Perencanaan strategik merupakan proses pemantauan program-program, aktivitas atau proyek yang akan dilaksdankan suatu organisasidan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan. Perbedaan dengan perumusan strategi adalah bahwa perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan strategi, sedangkan perencanaan strategic
adalah
proses
menentukan
bagaimana
mengimplementasikan
strategi
tersebut.Hasil perencanaan strategik berupa rencana-rencana strategik. Dalam proses perumusan strategi , manajemen memutuskan visi,misi dan tujuan oganisasi. Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan strategi dalam bentuk program-program. Perencanaan strategik merupakan proses yang sistematis yang memilikiu prosedur dan skedul yang jelas. Organisasi yang tidak memiliki atau tidak melakukan perencanaan strategik akan mengalaami masalah dalam penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran yang terlalu berat, alokasi sumberdaya yang tidak tepat sasaran dab dilakukannya pilihan strategi yang salah. Orientasi dilakukannya manajemen strategik pada organisasi manajemen organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership dan strategic organization. Perencanaan srategi sangat penting bagi organisasi, sehingga manfaatnya perencanaa srategik bagi organisasi antara lain: a) Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif
11
b) Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan c) Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal d) Sebagai rerangka pelaksanaan tindakan jangka pendek e) Sebagai sarana manajemen untuk memahami strategi organisasi secara lebih jelas f) Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer
puncak
dengan
manajer
dibawahnya,
sehingga
memungkinkan
terjadi
persetujuan antara manajer puncak dengan manajer level dibawahnya mengenai strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan, yang nantinya akan mendorong goal congruence. 3. Penganggaran
Apabila tahap perencanaan strategi telah selesai dilakukan, tahap berikutnya adalah menentukan anggaran. Tahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. proses penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. perbedaan tersebut terutama adalah adanya pengaruh politik dalam proses penganggaran. 4. Penilaian/Evaluasi Kinerja
Penilaian kinerja merupakan bagian akhir dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat penegndalian. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dapat dilakukan dengana menciptakan mekanisme reward dan punishment. Sistem pemberian penghargaan dan hukuman dapat digunakan sebagai pendorong untuk pencapaian suatu strategi. Sistem reward dan punishment harus didukung oleh manajemen kompensasi yang memadai. Manajemen kompensasi merupakan mekanisme penting untuk mendorong motivasi manajer untuk mencapai tujuan organisasi. Intensif positif pada manajer disebut sebagai reward dan intensif negatinya disebut sebagai punishment. Peran peting adanya
12
penghargaan dalam suatu organisasi akan mendorong tercapainya tujuan oragnisasi dan untuk menciptakan kepuasan setiap individu. Pemberian reward dapat berupa financial atau non financial, yang bersifat financial misalnya kenaikan gaji, bonus dan pemberian tunjangan, sedangkan non financial dapat berupa promosi jabatan, penambahan tanggung jawab, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik dan pengakuan. Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman pada kondisi tetentu diperlukan, tetapi orientasi penilaian harus selalu pada pemberian penghargaan.
13
DAFTAR PUSTAKA
Prof. Dr. Mardiasmo. MBA. Ak. 2009. Akuntansi Sektor Publik , Yogyakarta : CV Andi offset Nordiawan, Deddi. 2006. Akuntansi Sektor Publik , Jakarta : Salemba Empat Rahmat, Sundari. 2015. Tugas Makalah Akuntansi Sektor Publik. Bab 8 Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik . http://blogspot.co.id, diakses tanggal 2 oktober 2017 Neehera. 2010. Makalah Sistem Pengendalian Manajemen. http://neehera.blogspot.co.id, diakses tanggal 2 oktober 2017
14
