OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO “MICROSOFT EXCEL”
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UF0321: Aplicci!"#$ I"%!&'()ic$ *# H!+$ *# C(lc,l! . Microsoft Excel 2007 -.0 HORAS/
Tabla de contenido
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Introducci Introducción... ón......... ........... .......... ........... ........... ........... ............ ........... ........... ............ .................... ....................4 ......4 Concep Conceptos tos bási básicos cos de Micros Microsoft oft oce oce Excel.. Excel...... ......... .......... ......... ........ ......... ......... .... 2.1 Tipos ipos de dato datos s que se se pueden pueden intr introdu oducir cir en en una hoja hoja de cálc cálculo.... ulo...........5 .......5 2.2 Tipos ipos de opera operador dores es que se se pueden pueden util utiliza izarr en una form formula.. ula...... ........ ........ ........6 ....6 2.3 Funciones... unciones........ .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ................. ..................... ................ ..... 7 ! Conoci Conociend endo o los co"a co"ando ndos s "ás "ás usado usados s de Micro Microsof softt Excel..... Excel............. ........# # 3.1 omandos omandos de la pesta!a pesta!a inicio... inicio........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..............." .........." 3.2 #esta!a #esta!a insertar... insertar........ .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... ............ .................. ..................... ..................10 ........10 3.3 #esta!a #esta!a dise!o dise!o de de pá$ina... pá$ina........ .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............11 .......11 4 $or"ula $or"ulas s % funciones funciones...... ........... ........... ........... .......... ............... .......................... ...........................12 ...........12 %.1 &perador &peradores es más utilizado utilizados s en las f'rmulas.. f'rmulas....... .......... .......... .......... ............ .................. .............13 ..13 %.2 (ntroduci (ntroducirr funcio funciones nes con el asistente... asistente........ ......... ......... .......... .......... .......... .......... ........... ...............1% .........1% %.3 )jempl )jemplos os de de las las funcio funciones nes que que usar usaremo emos s para para *nes *nes de de la clas clase..........17 e..........17 &eferencia &eferencias.... s......... ........... ........... ........... ............ ........... ........... ...................... ................................ ...................21 ...21 5.1 +efer +eferencia encias s relati relati,as,as- asolutas asolutas / mitas.. mitas....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ........21 .21 5.2 +efer +eferencia encias s eter eternas... nas........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ............... ...................22 ........22 ' $or"at $or"ato o de celdas.... celdas......... .......... ........... ........... .................... ............................... ............................22 ............22 7 Corrección Corrección orto(rá)ca orto(rá)ca...... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ............... .............22 ...22 # *rá)cos.. *rá)cos........ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ........... ........... ...............2! ..........2! + I"á(enes I"á(enes ,ectoriales ,ectoriales % no ,ectoriale ,ectoriales.... s......... ........... ........... .......... ....................24 ...............24 .1 (nsertar (nsertar imá$enes... imá$enes........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ .................. ..................... ...................25 .........25 .2 anipular anipular ima$enes... ima$enes........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ................. .................27 .......27 10 Insertar Insertar autofor"a autofor"as.... s......... .......... ........... ........... ........... ............ ........... .................... ........................2# .........2# 10.1 (4)+T (4)+T+ &++T.................. &++T...................................... ........................................ ....................................... ................... 30 11 I"portar datos de otros sitios a excel........................................!1 12 $iltrar $iltrar re(istros re(istros de una tabla......... tabla............... ........... ........... ............ ............. .....................! ..............! 12.1 Filtrar datos en )cel............................... )cel................................................... ........................................... ....................... .. 35 12.2 Filtrar iltrar por ,arios criterios criterios o columnas.. columnas....... .......... .......... ............... .................... ..................... .............36 ..36 12.3 +emo,er un *ltro............................ *ltro................................................ ........................................ .................................. .............. 37 1! $iltro $iltro a,an-ado.. a,an-ado........ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ........... ........... ................ ................!7 .....!7 13.1 plicar plicar un *ltro *ltro a,anzado a,anzado a los datos......... datos.............. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............3" .......3" 14 ubtotales en Excel................................. Excel...................................................................42 ..................................42 1%.1 )l ot'n 4utotal en )cel................................. )cel.................................................... ................................... ................ %3 1 Tablas diná"icas........................ diná"icas.......................................................................4' ...............................................4' 15.1 89u: es una tala tala dinámica;..... dinámica;.......... ......... ......... .......... ............ ................. ..................... ..................... ............ %6 15.2 +eporte +eportes s
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Introducci Introducción... ón......... ........... .......... ........... ........... ........... ............ ........... ........... ............ .................... ....................4 ......4 Concep Conceptos tos bási básicos cos de Micros Microsoft oft oce oce Excel.. Excel...... ......... .......... ......... ........ ......... ......... .... 2.1 Tipos ipos de dato datos s que se se pueden pueden intr introdu oducir cir en en una hoja hoja de cálc cálculo.... ulo...........5 .......5 2.2 Tipos ipos de opera operador dores es que se se pueden pueden util utiliza izarr en una form formula.. ula...... ........ ........ ........6 ....6 2.3 Funciones... unciones........ .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ................. ..................... ................ ..... 7 ! Conoci Conociend endo o los co"a co"ando ndos s "ás "ás usado usados s de Micro Microsof softt Excel..... Excel............. ........# # 3.1 omandos omandos de la pesta!a pesta!a inicio... inicio........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..............." .........." 3.2 #esta!a #esta!a insertar... insertar........ .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... ............ .................. ..................... ..................10 ........10 3.3 #esta!a #esta!a dise!o dise!o de de pá$ina... pá$ina........ .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............11 .......11 4 $or"ula $or"ulas s % funciones funciones...... ........... ........... ........... .......... ............... .......................... ...........................12 ...........12 %.1 &perador &peradores es más utilizado utilizados s en las f'rmulas.. f'rmulas....... .......... .......... .......... ............ .................. .............13 ..13 %.2 (ntroduci (ntroducirr funcio funciones nes con el asistente... asistente........ ......... ......... .......... .......... .......... .......... ........... ...............1% .........1% %.3 )jempl )jemplos os de de las las funcio funciones nes que que usar usaremo emos s para para *nes *nes de de la clas clase..........17 e..........17 &eferencia &eferencias.... s......... ........... ........... ........... ............ ........... ........... ...................... ................................ ...................21 ...21 5.1 +efer +eferencia encias s relati relati,as,as- asolutas asolutas / mitas.. mitas....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ........21 .21 5.2 +efer +eferencia encias s eter eternas... nas........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ............... ...................22 ........22 ' $or"at $or"ato o de celdas.... celdas......... .......... ........... ........... .................... ............................... ............................22 ............22 7 Corrección Corrección orto(rá)ca orto(rá)ca...... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ............... .............22 ...22 # *rá)cos.. *rá)cos........ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ........... ........... ...............2! ..........2! + I"á(enes I"á(enes ,ectoriales ,ectoriales % no ,ectoriale ,ectoriales.... s......... ........... ........... .......... ....................24 ...............24 .1 (nsertar (nsertar imá$enes... imá$enes........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ .................. ..................... ...................25 .........25 .2 anipular anipular ima$enes... ima$enes........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ................. .................27 .......27 10 Insertar Insertar autofor"a autofor"as.... s......... .......... ........... ........... ........... ............ ........... .................... ........................2# .........2# 10.1 (4)+T (4)+T+ &++T.................. &++T...................................... ........................................ ....................................... ................... 30 11 I"portar datos de otros sitios a excel........................................!1 12 $iltrar $iltrar re(istros re(istros de una tabla......... tabla............... ........... ........... ............ ............. .....................! ..............! 12.1 Filtrar datos en )cel............................... )cel................................................... ........................................... ....................... .. 35 12.2 Filtrar iltrar por ,arios criterios criterios o columnas.. columnas....... .......... .......... ............... .................... ..................... .............36 ..36 12.3 +emo,er un *ltro............................ *ltro................................................ ........................................ .................................. .............. 37 1! $iltro $iltro a,an-ado.. a,an-ado........ ........... ........... ............ ........... ........... ........... .......... ........... ........... ................ ................!7 .....!7 13.1 plicar plicar un *ltro *ltro a,anzado a,anzado a los datos......... datos.............. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............3" .......3" 14 ubtotales en Excel................................. Excel...................................................................42 ..................................42 1%.1 )l ot'n 4utotal en )cel................................. )cel.................................................... ................................... ................ %3 1 Tablas diná"icas........................ diná"icas.......................................................................4' ...............................................4' 15.1 89u: es una tala tala dinámica;..... dinámica;.......... ......... ......... .......... ............ ................. ..................... ..................... ............ %6 15.2 +eporte +eportes s
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1 Introducción Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. En sí, Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsot !ice. Esto quiere decir que si "a conocemos otro programa de !ice, como #ord, $ccess, etc., etc., resultará amiliar utilizar dicho programa, puesto que muchos iconos " comandos uncionan de orma similar en todos los programas. Cuando se inicie Excel %erá una pantalla como la siguiente
Los tipos de datos que se pueden introducir en una celda son: a) Textos b) Números c) Fórmulas d) Funcio ncion nes e) Ca Cara racte ctere ress espec especia iale less
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&ara modiicar el contenido de una ce c elda al mi m ismo tiempo que se esté escri'iendo o más tarde, después de la introducci(n solo presione la tecla )* o ir directamente a la 'arra de (rmulas haciendo clic en la parte del dato a modiicar.
2 Concep Conceptos tos bási básicos cos de Micr Microso osoft ft oce oce Exce Excell Hoja de Cálculo: Es un programa que es capaz de tra'ajar con números de orma sencilla e intuiti%a, para lo cual se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras " gráicos. Libro de Trabajo: +n li'ro de tra'ajo es el archi%o que creamos con Excel, s decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará ormando el li'ro de tra'ajo. Cuando se a're el programa, automáticamente se a're un nue%o li'ro de tra'ajo con el nom're pro%isional de i'ro -. Hoja de Cálculo: Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un li'ro de tra'ajo. Es una herramienta mu" útil para todas aquellas personas que tra'ajen con gran cantidad de números " necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Las ojas de trabajo están !ormadas por columnas " !ilas# Colum Columnas nas:: Es el conjunto de celdas seleccionadas %erticalmente. Cada columna se nom'ra por letras, por ejemplo $, , C, . . . .$$. . . $. Filas: Es la selecci(n horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. Celdas: Es la intersecci(n de una columna " una ila " se nom'ra con el nom're de la columna a la que pertenece " a continuaci(n el número de su ila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna $ " la ila - por lo tanto la celda se llama $-. acti%a a una celda cuando el cursor cursor está posicionado posicionado Celdas $cti%as: /e le llama celda acti%a en alguna celda preparado para tra'ajar con ésta, " se identiica porque aparece más remarcada que las demás.
Fila $cti%a: Es la ila donde se encuentra la celda acti%a " columna acti%a, columna de la celda acti%a. &an'o: Es un 'loque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. os rangos son %itales en la Hoja de Cálculo, "a que todo tipo de operaciones s realizan a 'ase de rangos.
2.1 Tipos de datos datos que se pueden introducir en una hoja de cálculo En una hoja de cálculo se pueden introducir %arios tipos de datos acá una lista a continuaci(n.
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un dato que se (alores Constantes: /e reiere a introduce directamente en una celda. &uede ser un número, una echa + hora o un texto.
Números: Números: 0entro de la numeraci(n se inclu"en los signos especiales de suma, resta, multiplicaci(n " 0i%isi(n. 0i%isi(n. 1 2 3 4 respecti%amente. introducirr una echa u hora, hora, únicamente únicamente ha" que escri'ir escri'irla la en la Feca Feca " Hora: Hora: &ara introduci orma en que se desea que aparezca. Cuando se introduzca una echa comprendida entre los a5os -6*6 " *7*6, s(lo será necesario introducir los dos últimos dígitos del a5o, sin em'a em'arg rgo o para para aque aquellllas as ech echas as que que no esté estén n comp compre rend ndid idas as entr entre e dich dicho o rang rango, o, necesariamente de'eremos introducir el a5o completo.
Texto: xto: el texto puede contener, letras, dígitos " otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. +na celda puede contener hasta -8,777 caracteres de texto. Fórmulas: Es una secuencia ormada por %alores constantes, reerencias a otras celdas, nom'res, unciones u operadores. Es una técnica 'ásica para el análisis de datos se pueden realizar di%ersas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como 1, 2, 3, 4, /e, Cos, etc. . . En una (rmula se pueden mezclar constantes, nom'res, reerencias a otras celdas, operadores " unciones. &ara indicarle al programa que lo que %amos a introducir es una (rmula se de'e empezar siempre por el signo 9.
2.2 Tipos de operadores operadores que se pueden utilizar en una una formula peradores $ritm*ticos: /e emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo, 1 2 3 4 : perador tipo Texto: /e emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo; < peradore peradoress relaciona relacionales: les: /e emplean para compara %alores " proporcionar un %alor l(gico =>erdadero =>erdadero o )also? como resultado de la comparaci(n. Ejemplo; @ A 9 @9 A9 @A peradores de re!erencia: Bndican que el %alor producido en la celda reerenciada de'e ser utilizado en la (rmula. perador de &an'o: El cual es indicado por dos puntos ; " se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo $-;D. perador perador de +nión: +nión: Bndicado por una coma =,? el cual une los %alores de dos o más celdas. Ejemplo; $-,D. Cuando ha" %arias operaciones en una misma expresi(n, cada parte de la misma se e%alúa " se resuel%e en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. /e pueden utilizar paréntesis para modiicar el orden de prioridad " orzar
%
la resoluci(n de algunas partes de que otras.
una
expresi(n
antes
Las operaciones entre par*ntesis son siempre ejecutadas antes que las que están !uera del par*ntesis# Cuando a" expresiones que contienen operadores de más de una cate'or,a- se resuel%e antes las que tienen operadores aritm*ticos- a continuación las que tienen operadores de comparación " por último las de operadores ló'icos# Cálculos combinados Cuando en una misma (rmula tenemos que realizar dierentes tipos de cálculo, Excel resol%erá las operaciones dentro de la (rmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separaci(n en términos. 0e este modo, el resultado de 91F1D4 es G,8 que resulta de;
/i necesitamos o'tener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la (rmula, para indicarle a Excel que primero de'e realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. 0e este modo, el resultado de 9=1F1D?4 es F, que resulta de;
2.3 Funciones +na unci(n es una (rmula especial escrita con anticipaci(n " que acepta un %alor o %alores, realiza unos cálculos con esos %alores " de%uel%e un resultado. Iodas las unciones tienen que seguir una sintaxis u orden, " si esta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. $ continuaci(n algunos consejos que se de'en tener en cuenta al momento de ela'orar una unci(n;
a) Los ar'umentos o %alores de entrada %an siempre entre par*ntesis# No dejes espacios antes o despu*s de cada par*ntesis# b) Los ar'umentos pueden ser %alores constantes .número o texto)- !órmulas o !unciones# c) Los ar'umentos deben de separarse por un punto " coma /0 Ejemplo; 9/uma=a-;'? esta unci(n equi%ales a 9a-1a*1a1'-1'*1'
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Cuando introducimos una (rmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. 0ependiendo del tipo de error puede que Excel nos proponga una correcci(n o no. $sí mismo se puede detectar un error sin que nos a%ise cuando aparece la celda con un sím'olo en la esquina superior izquierda tal como esto;
$ continuación se detallan al'unos de los mensajes de error que se pueden producir en 2xcel " una bre%e explicación de la ra3ón por la cual se produce el error# 4T25T: /iendo IEJI! un %alor que puede cam'iar dependiendo del tipo de error. &or ejemplo; KKKKK se produce cuando el ancho de una columna no es suiciente para mostrar todos los datos de la celda o 'ien cuando se utiliza una echa o una hora negati%a. 46N+78 Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. 469(;<8 Cuando se di%ide un número por cero. 4=N7>&2? Cuando Excel no reconoce el texto de la (rmula. 4N;$ Cuando un %alor no está disponi'le para una unci(n o (rmula. 46&2F8 /e produce cuando una reerencia de celda no %álida. 46N+78 Cuando se escri'en %alores numéricos no %álidos en una (rmula o unci(n. 46N+L8 Cuando se especiica una intersecci(n de dos áreas que no se intersectan. Iam'ién en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un sím'olo en la esquina superior izquierda.
! Conociendo los co"andos "ás usados de Microsoft Excel 3.1 Comandos de la pestaña inicio omando que sir,e para pe$ar el contenido del #ortapapeles.
orta la selecci'n del documento / lo pe$a en el portapapeles.
opia la selecci'n / la coloca en el portapapeles.
opia el formato de un sitio a otro.
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amia el tama!o de letra amia el tipo de letra plica e$ritas al Teto plica ursi,as al Teto 4ura/a el Teto
=otones que sir,en para camiar el lu$ar del teto en la celda
amia el color de la letra en las celdas.
plica ordes a las celdas seleccionadas
plica color de fondo a las celdas seleccionadas
amia el tama!o de letra
omina celdas pre,iamente seleccionadas.
linea el teto a la izquierda entra el Teto en la celda
os permite ele$ir el formato en que se mostraran los ,alores en una celda.
omando que hace que todo el contenido de una celda sea ,isile mostrándolo en ,arias l>neas.
linea el Teto a la erecha.
umenta la cantidad de decimales que se muestran en la celda.
isminu/e la cantidad de decimales que se muestran en la celda
amia el formato de la celda a oneda. uestra el ,alor de la celda como un porcentaje
uestra el ,alor de la celda con separador de iles +esalta celdas interesantesenfatiza ,alores poco usuales.
a formato rápidamente a un conjunto de celdas / lo con,ierte en una tala. plica rápidamente un formato a una celda con los estilos prede*nidos.
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(nserta eldas- *las o olumnas. )limina eldas- *las o olumnas. amia el alto de las *las / el ancho de columnas
+ealiza una suma de las cantidades de las celdas seleccionadas. )limina todo de la celda o quita el formato de la misma.
&r$aniza los datos de manera ascendente o descendente.
3.2 Pestaña insertar rea una tala con los datos seleccionados para administrar / analizar datos relacionados.
+esume los datos de un conjunto de celdas con una tala dinámica
(nserta imá$enes predise!adas en el documento- inclu/endodiujos- sonidos- pel>culas.
(nserta una ima$en de un archi,o o us.
(nserta formas pre,iamente dise!adas.
(nsertaor$ani$ramasdia$ramas.
"
)l presente su?men@ sir,e para insertar $ra*cas tal / como se ,en en los iconos de los comandos.
4ir,e para diujar un cuadro de Teto. 4ir,e para insertar encaezados / pies de pá$ina.
=ot'n o comando que sir,e para mostrar el cuadro de dialo$o para ele$ir el tipo / sutipo de $rá*co a insertar.
4ir,e para incrustar un documento en el liro de traajo.
(nserta tetos rt>sticos en el liro de traajo.
3.3 Pestaña diseño de página 4elecciona el tama!o de los már$enes para el documento.
amia la orientaci'n amia el tama!o de)stalece el área de)stalece una ima$en pre,iamente seleccionada de la pá$ina. la hoja de traajo. impresi'n. como fondo de la pá$ina.
#ermite ,isualizar o no las l>neas de cuadricula de la hoja de cálculo. #ermite imprimir o no las l>neas de cuadricula de la hoja de cálculo.
#ermite ,isualizar o no los encaezados de la hoja de cálculo. #ermite imprimir o no los encaezados de la hoja de cálculo.
Nota: de la &esta5a )ormulas únicamente utilizaremos el siguiente 'ot(n nos ser%irá para insertar unciones preesta'lecidas en nuestra hoja de cálculo.
el cual
$sí mismo de la &esta5a Le%isar
para ines de la clase el 'ot(n ortograía en el li'ro de tra'ajo.
únicamente utilizaremos
que nos ser%irá para hacer una re%isi(n de la
4 $or"ulas % funciones +na unci(n predeinida por Excel *77 o por el usuario que opera con uno o más %alores " de%uel%e un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la (rmula que la contiene. a sintaxis para cualquier unci(n es la siguiente;
Nombre@!unción.ar'umento10ar'umentoA0# # # ar'umentoN)# Bi'uen las si'uientes re'las: •
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•
•
/i la unci(n %a al comienzo de una (rmula de'e empezar por el signo 9. os argumentos o %alores de entrada %an siempre entre paréntesis. o se de'e dejar espacios antes o después de cada paréntesis. os argumentos pueden ser %alores constantes =número o texto?, (rmulas o unciones. os argumentos de'en de separarse por un punto " coma N.
2jemplo# B+7$.a1:cD) Tenemos la !unción B+7$ .) que de%uel%e como resultado la suma de sus ar'umentos# 2l operador /: nos identi!ica un ran'o de celdas- as, $1:CD indica todas las celdas incluidas entre la celda $1 " la CD as, la !unción anterior será equi%alente a: $1E$AE$E$GE$E$IE$JE$DE>1E>AE>E>GE>E>IE>JE>DEC1ECAECECGECEC IECJECD Iam'ién las (rmulas pueden contener más de una unci(n, " pueden aparecer unciones anidadas dentro de la (rmula como por ejemplo;
suma.a1:bG);suma.c1:dG) a unci(n anterior, lo que hará es que primero sumará el rango de las celdas comprendidas entre a- " 'F " el rango de las celdas comprendidas entre c- " dF, " posteriormente di%idirá el sumando de la primera con el de la segunda.
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Existen muchos tipos de unciones dependiendo del tipo de operaci(n o cálculo que realizan. $sí ha" unciones matemáticas " trigonométricas, estadísticas, inancieras, de texto, de echa " hora, l(gicas, de 'ase de datos, de 'úsqueda " reerencia " de inormaci(n.
NT$: C+$N9 ($7B $ NT&9+C& +N$ FK&7+L$ B27&2 92>27B NT&9+C& $NT2B M+2 LB 9$TB +N BN #
.1 !peradores más utilizados en las f"rmulas os operadores son sím'olos que identiica Excel con operaciones aritméticas " es el enlace entre * argumentos a continuaci(n se muestra una ta'la con los operadores utilizados más comúnmente en Excel.
B7>L 92L 2&$9&
2&$CKN M+2 &2$LO$
E
/+M$
P
LE/I$
Q
M+IB&BC$
;
0B>B0E
R
EJ&!ECB$CB!
S
+B! 4 C!C$IE$L
C!M&$L$CB! B+$ O+E
C!M&$L$CB! M$P!L O+E
U
C!M&$L$CB! ME!L O+E
C!M&$L$CB! M$P!L B+$ O+E
U
C!M&$L$CBQ ME!L B+$ O+E
U
C!M&$L$CBQ 0B/IBI!
Cuando en una (rmula utilizamos %arios operadores, Excel realizará las operaciones según su jerarquía siguiendo los parámetros que se muestran a continuaci(n; -. Exponentes *. Multiplicaciones " di%isiones . /umas " restas
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F. +ni(n concatenar D. Bgual que, ma"or que, menor que, ma"o igual que, menor igual que, distinto.
.2 #ntroducir funciones con el asistente +na unci(n como cualquier dato se puede escri'ir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel *77 dispone de una a"uda o asistentes para utilizarlas, así nos resultará más ácil tra'ajar con ellas. &ara introducir una unci(n con el asistente de Excel seguir el siguiente procedimiento; a? Clic en la pesta5a )(rmulas '? Clic en el 'ot(n Bnsertar unci(n c? En el cuadro de diálogo elegir el tipo de unci(n que se desea introducir =Excel nos permite 'uscar la unci(n que necesitamos escri'iendo una 're%e descripci(n de la unci(n necesitada en el recuadro uscar una unci(n, de esta manera no es necesarios conocer cada una de las unciones que incorpora Excel? d? Escri'ir el rango de las celdas en las que se encuentran los datos a utilizar en la unci(nN " e? Clic en $ceptar.
Los tipos de !unciones que existen son: •
Funciones de !eca " ora
•
Funciones de texto
•
Funciones de búsqueda
•
Funciones que buscan un %alor
•
Funciones !inancieras
•
V otras !unciones entre las que se encuentran las que nosotros usaremos para !ines de la clase " para lo cual se muestra una tabla de los nombres de *stas " la !unción que reali3an#
F+NCKN
92BC&CKN
Funciones matemáticas " tri'onom*tricas
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$/=número?
0e%uel%e el a'soluto de un número
$E$I!LB!=?
0e%uel%e un número entre 7 " -
C!MB$I=númeroNtama5o?
0e%uel%e el número de com'inaciones para un número determinado de elementos
C!/=número?
0e%uel%e el coseno de un ángulo
EIEL!=número?
Ledondea un número hasta el entero inerior más pr(ximo
EJ&=número?
Lealiza el cálculo de ele%ar ReS a la potencia de un número determinado
)$CI=número?
0e%uel%e número
+MEL!.L!M$!=número,orma?
0e%uel%e el número pasado en ormato decimal a número Lomano
&B=?
0e%uel%e el %alor de la constante pi
&!IECB$=númeroNpotencia?
Lealiza el cálculo de ele%ar un número a la potencia indicada
&L!0+CI!=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.
L$BU=número?
0e%uel%e la raíz cuadrada del número indicado
LE/B0+!=númeroNnúmVdi%isor?
0e%uel%e el resto de la di%isi(n
el
actorial
%alor
de
un
F+NCN2B 2BT$9WBTC$B 729$#$&7.número10número0X)
0e%uel%e la media arm(nica de un conjunto de número positi%os
M$J=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e el %alor máximo de la lista de %alores
MB=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e el %alor máximo de la lista de %alores
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ME0B$$=número-Nnúmero*N T?
0e%uel%e la mediana de la lista de %alores
M!0$=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e el %alor que más se repite en la lista de %alores
&L!ME0B!=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e la media aritmética de la lista de %alores
>$L=número-Nnúmero*NT?
0e%uel%e la %arianza de una lista de %alores
W.E/BM!.M$P!L=matrizNX?
0e%uel%e el %alor X2ésimo ma"or de un conjunto de datos
W.E/BM!.ME!/=matrizNX?
0e%uel%e el %alor X2ésimo menor de un conjunto de datos
F+NCN2B LKC$B )$/!=?
0e%uel%e el %alor l(gico also
>EL0$0EL!
0e%uel%e %erdadero
el
%alor
l(gico
/B=prue'aVl(gicaN%alorVsiV%edaderoN%alorVsiV 0e%uel%e un %alor u otro, según also? se cumpla o no una condici(n !=%alorVl(gico?
Bn%ierte el proporcionado
%alor
l(gico
P=%alorVl(gico-N%alorVl(gico*NT?
Comprue'a si todos los %alores son %erdaderos
!=%alorVl(gico-N%alorVl(gico*NT?
Comprue'a si algún %alor l(gico es %erdadero " de%uel%e >EL0$0EL!
F+NCN2B 92 NF&7$CN 2B>L$NC.%alor)
Comprue'a si se reiere a una celda %acía
E/ELL=%alor?
Comprue'a si un %alor es un error
E/!BC!=%alor?
Comprue'a si un %alor es l(gico
E/!IEJI!=%alor?
Comprue'a si un %alor no es de
1%
tipo texto E/IEJI!=%alor?
Comprue'a si un %alor es de tipo texto
E/+MEL!=%alor?
Comprue'a si un %alor es de tipo numérico
IB&!=%alor?
0e%uel%e un número que representa el tipo de datos del %alor.
.3 $jemplos de las funciones que usaremos para %nes de la clase. Funciones estad,sticas: •
&L!ME0B! de%uel%e la media aritmética. a sintaxis es la siguiente; 9&L!ME0B!=argumento-Nargumento*NT.?
•
M$J de%uel%e el %alor máximo de la lista de %alores. a sintaxis es la siguiente; 9M$J=argumento-Nargumento*NT..?
•
MB de%uel%e el %alor mínimo de la lista de %alores. a sintaxis es la siguiente; 9MB=argumento-Nargumento*NT.?
•
M!0$ de%uel%e el %alor que más se repite en la lista de %alores. a sintaxis es; 9M!0$=argumento-Nargumento*NT.?
•
ME0B$$ de%uel%e la mediana, el %alor central, de la lista de %alores. a sintaxis es; 9ME0B$$=argumento-Nargumento*NT.?
•
•
C!I$L de%uel%e cuantos números ha" en la lista de argumentos; 9C!I$L=argumento-Nargumento*NT.? C!I$L$ de%uel%e cuantos %alores =números o texto? ha" en la lista de argumentos. 9C!I$L=argumento-Nargumento*NT.?
15
•
C!I$L./B cuenta el dentro del rango que cumplen %arios criterios.
numero
de
celdas,
9C!I$L./B=argumento-NcriterioVcondici(n? •
C!I$L.$C! cuenta el numero de celdas en 'lanco dentro de un rango.
Funciones de búsqueda: •
+/C$L. usca un %alor en la 9+/C$L=%alorV'uscadoNmatrizVdeV'usquedaNmatrizVdeVresultado?
•
+/C$L> usca un %alor en la primera columna de la izquierda " de%uel%e el %alor en la misma ila desde una columna especiicada. a sintaxis es; 9+/C$L>=%alorV'uscadoNmatrizVdeV'usquedaNindicadorVcolumnaNordenado?
Funciones de !eca " ora: •
$H!L$ esta unci(n nos de%uel%e la echa " la hora actual del sistema con ormato echa " hora. 9$H!L$=?
•
H!P esta unci(n de%uel%e la echa actual del sistema. /u sintaxis es; 9H!P=?
•
)ECH$ /uponiendo que día, mes " a5o aparezcan por separado, en celdas independientes, esta unci(n la junta en una echa completa. 9)ECH$ =?
•
0B$, ME/, $Y! 0ada una echa determinada, usar las unciones 0Z$, ME/ " $Y! para extraer de la misma el día, mes " a5o en celdas dierentes. 90B$=? 9ME/=? 9$Y!=?
Funciones ló'icas: •
/B Especiica una prue'a l(gica, de%ol%iendo un %alor si se cumple " otro si no se cumple.
16
9/B =criterioVcondici(nN%alorVsiV%erdaderoN%alorVsiValso?N •
P de%uel%e %erdadero si todos sus argumentos son %erdad 9P=%alorVlogico-N%alorVlogico*NT..?
•
! de%uel%e %erdadero si alguno de sus argumentos son %erdad. 9!=%alorVlogico-N%alorVlogico*NT..?
Funciones !inancieras: •
&$! calcula el pago de un préstamo 'asándose en pagos constantes " en una tasa de interés constante ; /intaxis; 9&$! = Bnterés N &lazos N Capital ? $rgumentos; [ Bnterés; Bnterés anual del préstamo =para calcular mensualmente se di%idirá por -*?. [ &lazos; úmero total de pagos anuales del préstamo =para mensualidades se multiplica por -*?. [ Capital; Cantidad solicitada de préstamo
•
&$!BI 0e%uel%e el interés pagado en un período especíico por una in%ersi(n 'asándose en pagos peri(dicos constantes " en una tasa de interés constante. /intaxis; 9&$!BI=Bnterés N &eríodo N &lazos N Capital ? $rgumentos; Bnterés; Bnterés anual del préstamo =para calcular mensualmente se di%idirá por -*?. &eríodo; úmero de plazo para el que se calcula el interés. &lazos; úmero total de pagos anuales del préstamo =para mensualidades se multiplica por -*?. [ Capital; Cantidad solicitada de préstamo.
•
&$!&LB 0e%uel%e el pago de un capital de una in%ersi(n determinada, 'asado en pagos constantes " peri(dicos " una tasa de interés constante. /intaxis;
17
9&$!&LB=Bnterés Capital ?
N
&eríodo
N
&lazos
N
$rgumentos; Bnterés; Bnterés anual del préstamo =para calcular mensualmente se di%idirá por -*?. &eríodo; úmero de plazo para el que se calcula el interés. &lazos; úmero total de pagos anuales del préstamo =para mensualidades se multiplica por -*?. Capital; Cantidad solicitada de préstamo.
Funciones aritmeticas: •
/+M$ de%uel%e la suma de los %alores pasados como argumentos. /intaxis; 9/+M$=argumento-Nargumento*NT.?
•
$/ de%uel%e el %alor a'soluto de un número. /intaxis; 9$/=argumento?
Funciones de texto: •
C!C$IE$L /ir%e para unir cadenas de texto, normalmente incluidas en celdas distintas =aunque no necesariamente?. 9C!C$IE$L=argumento-Nargumento*NT.?
•
BUO+BEL0$ P 0ELECH$ Estas unciones permiten extraer de una cadena de texto el n\ de caracteres que indiquemos a partir del primer carácter de la izquierda =unci(n BUO+BEL0$? o de la derecha =unci(n 0ELECH$?. 9BUO+BEL0$=argumentoNn\decaracteres?
•
H$$L; Encuentra la posici(n que ocupa un carácter determinado en una cadena de texto. 9H$$L=RaSNSarcelonaS? nos de%ol%erá *.
•
EJIL$E; extrae el n\ de caracteres que indiquemos de una cadena de texto a partir de la posici(n que especiiquemos.
1"
9EJIL$E=RarcelonaSNFN? decir, tres caracteres a partir del F\ carácter =incluido?. •
nos de%ol%erá RcelS, es
/+/IBI+BL cam'ia un carácter o cadena de caracteres por otro carácter o cadena dentro de un texto dado. $sí, 9/+/IBI+BL=R$naVonzálezSNSVSNS R? Con%ierte $naVonzález en $na onzález.
&eferencias Cuando tra'ajamos en Excel " más concretamente cuando hacemos uso de (rmulas " unciones casi es seguro que pongamos reerencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la (rmula. as reerencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una (rmula escri'imos 9/+M$=$-N-? nos estamos reiriendo a que sume el contenido de $1 " el contenido de >1#
&.1 'eferencias relati(as) a*solutas + mi,tas Cuando copiamos " pegamos o extendemos con la unci(n $utorellenar hacia a'ajo o hacia la derecha una ormula contenida en una celda, las ormulas resultantes son las mismas pero o'ser%aremos que se ha incrementado la reerencia a ilas o a columnas, dependiendo si 'ajamos o nos mo%emos a la derecha al pegar las celdas o extender con la opci(n $utorellenar. &or ejemplo a las celdas *, C " 0F son referencias relativas . En algunas ocasiones, sin em'argo, esta actualizaci(n de reerencias no es desea'le. /i la aplicaci(n de'e eectuar un cálculo con un dato situado en una determinada celda, no interesa que la reerencia a dicha celda cam'ie cuando copiamos la (rmula a otro lugar. &ara indicar que la reerencia de una celda de'e mantenerse inalterada emplearemos referencias absolutas.
Excel emplea tres tipos de reerencias para las celdas de la hoja de cálculo; •
•
•
En las referencias relativas, las reerencias que contienen la (rmula se modiican al copiarla o extenderla en otra celda, ajustándose a la nue%a posici(n. Este es el tipo de reerencias por deecto. /e escri'e como $-, $D, ectT En las referencias absolutas, cuando se copia la (rmula en otra celda las reerencias que contiene la (rmula no %arían. Este tipo de reerencias se escri'en como ]$]-, ]]-, etcT as referencias mixtas son una com'inaci(n de am'os tipos de reerencias. /i escri'imos la reerencia como ]$-, la parte de la columna es ija " la parte de la ila %arianteN de este modo, la parte de la ila se ajustará automáticamente a la u'icaci(n de la (rmula " la parte de la columna, por el contrario, permanecerá ija. /i por el contrario, escri'imos la reerencia como $]-, ocurrirá a la in%ersa.
1
&.2 'eferencias
e,ternas
1# &e!erencias a otras ojas- para lo cual de'emos indicar el nom're de la hoja seguido del signo de exclamaci(n " el nom're de la celda. A# &e!erencias a otros libros- para hacer reerencia a otros li'ros, de'emos indicar el nom're del li'ro entre corchetes " el resto como aca'amos de %er.
' $or"ato de celdas &ara aplicarle el ormato o dise5o deseado a cada una de las celdas de nuestro li'ro de tra'ajo utilizar los su'menús Fuente- $lineación- Número " Celdas- que se encuentran en la pesta5a inicio del programa Excel.
7 Corrección orto(rá)ca a herramienta de correcci(n ortográica nos a"uda a corregir automáticamente errores ha'ituales de escritura. &ara %isualizar " poder modiicar algunas de las opciones de autocorrecci(n asignadas por deecto, seguir los siguientes pasos; -. Clic en el 'ot(n oice *. Clic en 'ot(n opciones de Excel . /eleccionar la categoría Le%isi(n en el cuadro de diálogo. &ara realizar una re%isi(n de la ortograía " gramática de un li'ro de tra'ajo hacer lo siguiente; a? /ituarse en la primera celda de la hoja de cálculo
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'? /eleccionar la pesta5a opci(n !rtograía.
Le%isar
"
elegir
la
La manera a utili3ar el corrector orto'rá!ico es de la misma en que se usó cuando se %io el pro'rama 7icroso!t !!ice Yord A<
# *rá)cos +n gráico es la representaci(n gráica de los datos de una hoja de cálculo " acilita su interpretaci(n. a utilizaci(n de gráicos hace más sencilla e inmediata la interpretaci(n de los datos. Cuando creamos un gráico en Excel podemos optar por crearlo de la siguiente manera; a? Como gráico incrustado; Bnsertar el gráico en una hoja normal como cualquier otro o'jeto. '? Como hoja de gráico; Crear el gráico en una hoja exclusi%a para el gráico, en las hojas de gráico no existen celdas ni ningún otro tipo de o'jeto.
ara insertar 'rá!icos se puede acer de la si'uiente manera: a? /eleccionar pre%iamente el rango de celdas que se quiere que participen en el gráico, es decir el rango de los datos que se desean graicar. '? Clic en la &esta5a Bnsertar c? Clic en uno de los tipos de gráicos del su'2menú gráicos d? Clic en uno de los su'2tipos de gráicos
Nota: &ara cam'iar el tipo de gráico hacer lo siguiente. a? Clic so're el gráico '? Clic en la pesta5a 0ise5o c? Clic en el 'ot(n Cam'iar tipo de gráico del su'2menú Iipo d? Elegir el tipo " su'tipo de gráico deseado e? Clic en aceptar /i desea cam'iarle la apariencia al gráico insertado lo puede hacer con los comandos siguientes, mismos que se encuentran en la pesta5a 0ise5o, la cual aparece al tener seleccionado el gráico.
21
$sí mismo con los comandos de la pesta5a )ormato misma que aparece cuando se tiene seleccionado el gráico.
+ I"á(enes ,ectoriales % no ,ectoriales &odemos mejorar la presentaci(n de nuestros li'ros de tra'ajo, por lo cual Excel nos orece la posi'ilidad de elegir e insertar imágenes de un conjunto de imágenes predeinidas del programa, pero tam'ién ha'rá un momento determinado en el cual necesitaremos introducir una imagen que se encuentra almacenada en algún directorio del disco duro o en alguna unidad de almacenamiento extraí'le como un disco compacto, 0>0 o memoria +/. os tipos de imágenes con que se puede tra'ajar en Excel son;
má'enes desde arci%o- Bmágenes otográicas procedentes de cámaras digitales, Bnternet o programas. Cuando ha'lamos de imágenes, en general, nos estaremos reiriendo a este tipo de imágenes no %ectoriales.
má'enes prediseZadas- Bmágenes predise5adas, procedentes de las li'rerías que Excel tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando %ectores, lo que permite hacerlas más grandes o peque5as sin pérdida de resoluci(n, tam'ién se pueden desagrupar en los elementos que las ormas, introducir cam'ios " %ol%erlas a agrupar. En realidad podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de o'jetos gráicos.
$uto!ormas- es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para dise5ar nuestros propios di'ujos.
Bmart$rt- las cuales son %arias plantillas para crear organigramas.
Yord$rt- r(tulos disponi'les de una galería que se pueden personalizar con di%ersas opciones.
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0ichos o'jetos pueden mo%erse, copiarse, cam'iarles el tama5o, %ariarles la intensidad, etc. &ara lo cual disponemos de %arias 'arras de herramientas, pero undamentalmente usaremos las pesta5as 0ise5o " )ormato las cuales aparecen con comandos distintos según sea el o'jeto que se seleccion(.
-.1 #nsertar imágenes ara insertar una ima'en prediseZada .ima'en %ectorial) se'uir el si'uiente proceso: a? Clic en la pesta5a Bnsertar '? Clic en Bmágenes predise5adas c? Escri'ir el nom're de la imagen que 'uscamos en el cuadro de diálogo que sale en la parte derecha de la pantalla, o 'ien teclear 3.3 " dar un enter para que nos despliegue todas las imágenes predise5adas d? +'icar el puntero del mouse so're la imagen deseada " dar clic so're la lechita que apunta hacia a'ajo e? Clic en Bnsertar. lic
$parecerá en la parte derecha de la pantalla el siguiente cuadro de diálogo
23
)scriir en :sta área el nomre de la ima$en que uscamos o ien A.A para que nos desplie$ue la totalidad de las imá$enes de la lic en =uscar
lic sore la
lic en (nsertar
ara nsertar una ima'en almacenada en el disco duro o en al'ún medio de almacenamiento extra,ble .ima'en no %ectorial) se'uir el si'uiente proceso# a? Clic en la pesta5a Bnsertar. '? Clic en Bmagen c? En el cuadro de diálogo que nos salga 'uscar en el directorio o en el medio extraí'le la imagen que deseamos insertar d? Cuando ha"amos encontrado la imagen deseada darle clicN " e? Clic en Bnsertar
2%
lic en (ma$en
lic sore la ima$en que deseamos insertar.
lic en (nsertar
-.2 anipular imagenes 0e orma general para manipular cualquier o'jeto =imagen, di'ujo, #ord$rtT? insertado en nuestra hoja de cálculo, de'eremos seguir los mismos pasos; &ara mo%er la imagen a cualquier parte de la hoja de cálculo únicamente ha" que posicionar el puntero del mouse so're la imagen, " presionar " mantener presionado el 'ot(n primario del mouse " arrastrar hasta la posici(n que deseemos. &ara modiicar el tama5o de una imagen, situar el cursor en las esquinas del o'jeto " cuando cam'ie de orma a una do'le lecha, hacer clic " arrastrarlo para conseguir el nue%o tama5o. &ara manipular el estilo, 'rillo, contraste, etc., de una imagen, de'emos utilizar la pesta5a )ormato, que aparece cuando seleccionamos un o'jeto, "a sea una imagen, gráico, autoorma u organigrama. ara tener una mejor comprensión de los comandos que utili3aremos de dica pestaZa a continuación se detalla una bre%e explicación de cada uno de los comandos de *sta: ot(n que sir%e para controla el 'rillo de la imagen. ot(n que sir%e para controlar el contraste de la imagen.
25
ot(n que nos imagen seleccionada.
aplicar
eectos
a
la
ot(n que nos permite hacer %ol%er a la imagen a su estado original, antes de que le hu'iésemos aplicado ningún cam'io. ot(n que hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. /i se ejecuta ésta opci(n es posi'le que no puedas %ol%er al estado original, además la imagen puede perder resoluci(n. ot(n que nos permite aplicar un eecto %isual a la imagen, como una som'ra, resplandor, o eecto d. ot(n que nos permite especiicar el color, ancho " estilo de la línea de la imagen seleccionada.
ot(n que nos permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla un poco más atracti%a.
10 Insertar autofor"as +na autoorma es un di'ujo que se traza de manera predeinida. ^ste noes es mu" útil cuando no se es há'il di'ujando con el rat(n, por lo cual Excel dispone de %arias ormas listas para usar, las cuales nos permitirán realizar esquemas, diagramas de lujo " otros.
$ continuación ilustraciones de cómo insertar una auto!orma# lic en la pesta!a (nsertar
lic en Formas
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lic sore la forma que deseamos diujar.
B posicionar el puntero del mouse sore el área en la que queremos diujar la autoformapresionar / mantenerlo presionado- el ot'n primario del mouse / arrastrar hasta otener el tama!o deseado.
Notas: tambi*n se dispone de rectas o cur%as ajustables- as, como dibujo a mano al3ada para poder reali3ar tra3os personali3ados# ara modi!icar el tamaZo de la auto!orma se ace de la misma manera que se ace con las imá'enes# $si mismo al'unas imá'enes tienen un rombo amarillo que sir%e para distorsionar o cambiar la !orma del 'rá!ico tal " como se %e en los ejemplos#
27
Tambi*n se pueden cambiar los colores de las l,neas- el color de relleno- aZadir e!ectos de sombra " d- todo lo anterior se puede reali3ar usando las di!erentes opciones de la pestaZa Formato# $[$9& T25T $ +N 9>+\: ara aZadir texto a un dibujo se'uir el si'uiente procedimiento: a) Clic secundario sobre la auto!orma b) Clic en modi!icar texto c) $'re'ar el texto deseado d) Clic !uera de la ima'en#
1/.1#0$'T' !'4'T +n #ord$rt es un título o r(tulo dentro de la hoja de tra'ajo, tam'ién conocido como texto artístico. /olo de'emos introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de #ord$rt " automáticamente al darle la orden al programa que cree o introduzca un texto artístico o #ord$rt, #ord creará un o'jeto gráico #ord$rt. 2n un Yord$rt- 2xcel no detectará nin'ún error orto'rá!ico- pues *ste es considerado un objeto#
2"
&ara insertar un Iexto $rtístico o siguientes pasos;
#ord$rt
•
Clic en la pesta5a Bnsertar
•
Clic en #ord$rt
•
Elegir el Estilo que más nos guste
•
Escri'ir el texto que se le desea aplicar el estiloN "
•
Clic uera del texto.
siga
los
lic en la #esta!a (nsertar
lic en ordrt
)le$ir- / dar clic en el dise!o deseado.
)scriir el teto al que queremos aplicarle ordrt
2
lic fuera del teto.
Nota: cuando se a seleccionado pre%iamente el texto- "a no será necesario escribirlo pues se creará el Yord$rt a partir de la selección#
11 I"portar datos de otros sitios a excel &ara importar datos de otros programas o sitios #e' a Excel podemos hacerlo de * maneras, la primera es la de introducir los datos manualmente %isualizándolos de la uente pro%eniente " la segunda es utilizando el asistente para importar datos que Excel no orece. ^stas son las uentes, de las cuales Microsot Excel nos permite importar datos a nuestra hoja de cálculo.
&ara importar datos seguir los siguientes pasos; a? Clic en la &esta5a 0atos '? Clic en !'tener 0atos Externos c? Elegir la uente de la cual deseamos o'tener los datos d? Clic en Bmportar. c? I$$/ +na ta'la en Excel es un conjunto de datos organizados en ilas o registros, en la que la primeraila contiene las ca'eceras de las columnas =los nom'res de los campos?, " las demás ilas contiene los datos almacenados. Es como una ta'la de 'ase de datos, de hecho tam'ién se denominan listas de 'ase de datos. Cada ila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con *DD campos " 8DDD registros. as ta'las son mu" útiles porque además de almacenar inormaci(n, inclu"en una serie de operaciones que permiten analizar " administrar esos datos de orma mu" c(moda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos;
30
•
!rdenar los registros
•
)iltrar el contenido de la ta'la por algún criterio
•
+tilizar (rmulas para la lista a5adiendo algún tipo de iltrado
•
Crear un resumen de los datos
•
$plicar ormatos a todos los datos.
ara crear una tabla se'uir el si'uiente procedimiento: a? /eleccionar el rango de celdas, "a sea con datos " %acías, que queremos incluir en la lista. '? Clic en la &esta5a Bnsertar c? Clic en Crear Ia'la d? /i en el rango seleccionado hemos incluido la ila de ca'eceras =recomendado?, acti%aremos la casilla de %eriicaci(n Ra lista tiene enca'ezadoS e? Clic en $ceptar. d? +/! 0E )!LM+$LB! E EJCE; +n ormulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escri'ir o mostrar con acilidad una columna de datos. +n ormulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté acti%a, " pulsar el 'ot(n el cual lo de'emos agregar a la 'anda de opciones de $cceso rápido en %irtud que éste no se encuentra predeterminado en dicha 'anda, a continuaci(n se detallan los pasos a seguir para agregar dicho 'ot(n a la cinta de opciones de acceso rápido. a? Clic en el 'ot(n !ice '? Clic en !pciones de Excel c? Clic en &ersonalizar
d? Clic en so're la lechita de la siguiente área e? Clic en Comando que no están en la cinta de opciones ? uscar " darle clic a la opci(n )ormulario
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g? Clic en $gregar h? Clic en $ceptar
ara introducir datos usando el !ormulario se'uir el si'uiente procedimiento: a? Escri'ir pre%iamente los enca'ezados que deseamos llenar con la unci(n de )ormulario. '? /eleccionar las celdas en las que se encuentran los enca'ezados que deseamos %isualizar en el cuadro de diálogo de )ormulario c? Clic en el 'ot(n ormulario d?
Bntroducir los datos en el cuadro de diálogo de )ormulario " cada %ez que terminemos de introducir los datos de una ilaN
e? 0ar un enter.
Nota: para a're'ar más re'istros- dar clic en nue%o o bien posicionarse en el último " dar un enter# ara buscar un re'istro se'uir el si'uiente procedimiento: a? &osicionarnos pre%iamente en la celda que contiene el primer enca'ezado '? Clic en el 'ot(n ormulario c? Clic Criterios d? Escri'ir en los campos que nos despliega el nom're del registro a 'uscar e? Clic en /iguiente
ara eliminar un re'istro usando el asistente de !ormulario se'uir el si'uiente procedimiento: a? os posicionamos pre%iamente en la celda que contiene el primer enca'ezado '? uscamos el registro de que deseamos eliminar " una %ez lo ha"amos encontrado damos clic en el 'ot(n Eliminar c? En el cuadro de diálogo de conirmaci(n damos clic en $ceptar. e? $&BC$L + E/IB! $ $ I$$. &ara aplicarle un estilo a una ta'la, seguir el siguiente procedimiento;
a? Clic en cualquier celda de la ta'la
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'? Clic en la pesta5a 0ise5o c? Elegir uno de los estilos disponi'les en el área de Estilos de Ia'la fC !L0E$L 0$I!/ 0E +$ I$$.
&ara ordenar datos "a sea de orma ascendente =de $ a U? o de orma descendente =de U a $? seguir el siguiente proceso;
a? /eleccionar el rango de datos que deseamos ordenar '? Clic en el 'ot(n !rdenar " )iltrar de la &esta5a Bnicio c? Elegir " dar clic "a sea orden $scendente de $ a U o 0escendente de U a $
12 $iltrar re(istros de una tabla Existe una característica en Excel conocida como $utoiltrar que permite esconder los registros de una ta'la de Excel excepto aquellos que deseamos %er. $l !iltrar los re'istros de una tabla s(lo estamos mostrando un su'conjunto de los datos " de esa manera tenemos una mejor %isi'ilidad de los mismos para realizar un 'uen análisis.
12.1Filtrar datos en $,cel El iltrado no re2ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no cumplen con los criterios especiicados. &ara aplicar un iltro so're los datos de una ta'la sigue los siguientes pasos. Haz clic dentro de la ta'la " selecciona el comando rdenar " Filtrar que se encuentra en el grupo Modiicar de la icha Bnicio " dentro de las opciones mostradas selecciona )iltro;
Bnmediatamente aparecen lechas de iltrado al lado de los enca'ezados de cada columna. /i "a ha'ías dado ormato a los datos como ta'la pre%iamente, entonces estas lechas de iltrado "a esta'an presentes. $hora haz clic so're la lecha de iltrado de la
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columna que deseas iltrar " Excel inclu"e cada uno de los %alores únicos de la columna.
desplegará una lista que
&ara aplicar el iltro en los datos remue%e la marca de selecci(n de la opci(n =/eleccionar todo?. Esto limpiará todas las cajas de selecci(n permitiéndote seleccionar solamente las opciones que estás interesado %er;
12.2Filtrar por (arios criterios o columnas &uedes seleccionar múltiples cajas de selecci(n para iltrar por %arios criterios. $l hacer clic en el 'ot(n $ceptar Excel desplegará solamente los datos que cumplen son la selecci(n realizada. Iam'ién puedes aplicar iltros en %arias columnas a la %ez, solamente
3%
repite los pasos que aca'amos de otra columna.
re%isar para cualquier
&odrás notar que una columna tiene un iltro aplicado porque el ícono de lecha de iltrado es reemplazado por un ícono de iltro.
12.3'emo(er un %ltro &ara remo%er un iltro puedes hacer clic so're el ícono de iltro de la columna deseada " seleccionar la opci(n >orrar !iltro
/i has aplicado iltros a %arias columnas " deseas quitar todos los iltros al mismo tiempo puedes hacer clic en el comando rdenar " !iltrar " seleccionar la opci(n orrar
1! $iltro a,an-ado En Excel puedes realizar un iltrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la inormaci(n. Este tipo de iltrado es conocido como Filtro a%an3ado " en esta ocasi(n te mostraré c(mo utilizarlo. /upongamos la siguiente ta'la de datos.
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os criterios por los cuales se realizará el iltrado de'en especiicarse dentro de celdas de la misma hoja. /upongamos que deseo iltrar los registros del departamento de )inanzas.
&ara este ejemplo coloqué los criterios por arri'a de la ta'la de datos aunque realmente su u'icaci(n no es de importancia.
13.1plicar un %ltro a(anzado a los datos $ntes de aplicar el iltro a%anzado de'o seleccionar la ta'la de datos =$F;0-? " posteriormente ir a la icha 0atos " pulsar el 'ot(n $%anzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar . /e mostrará el cuadro de diálogo Filtro a%an3ado.
36
!'ser%a c(mo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del !iltro a%an3ado necesarias. /olamente resta pulsar el 'ot(n $ceptar para aplicar el iltro.
El resultado es precisamente lo que necesito, así que el !iltrado a%an3ado ha sido exitoso. &ero ahora tengo un desaío ma"or _C(mo podría hacer para especiicar condiciones para una segunda columna` /upongamos que deseo iltrar la inormaci(n de las personas que tienen apellido Hernández " que además pertenecen al departamento de )inanzas. &ara iltrar los datos por estos criterios de'o agregar dichas condiciones en otra celda.
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!'ser%a c(mo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior "a que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora a'arca tam'ién las celdas que contienen el criterio para el $pellido. $l aceptar los cam'ios Excel aplicará el !iltro a%an3ado adecuadamente.
0e la misma manera puedes especiicar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especiicado una sola condici(n por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del iltro la inormaci(n del departamento de Bnormática. &ara ello solamente agregaré una ila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
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$l aceptar los cam'ios Excel iltrará la inormaci(n de los empleados de )inanzas con apellido Hernández " además mostrará la inormaci(n de los empleados del departamento de Bnormática sin importar el apellido que tengan.
Como podrás o'ser%ar, es acti'le especiicar una condici(n por cada ila del rango de criterios. 0e esta manera puedes crear un !iltro a%an3ado en 2xcel.
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14 ubtotales en
Excel
Cuando tienes una ta'la de datos con una gran cantidad de inormaci(n, los subtotales en 2xcel nos pueden a"udar a comprender e interpretar mejor la inormaci(n. Excel permite agregar su'totales de una manera mu" sencilla. /upongamos la siguiente ta'la de datos de donde quiero o'tener los subtotales de %entas por cada mes;
o primero que de'o hacer es ordenar los datos por la columna so're la cual se o'tendrán los subtotales. &ara este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. a columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna " posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la icha Bnicio.
%0
a ta'la quedará ordenada por
mes.
1.1$l *ot"n u*total en $,cel &ara realizar la inserci(n de los subtotales en 2xcel de'o pulsar el comando /u'total que se encuentra en la icha 0atos dentro del grupo Esquema.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Bubtotales.
%1
Me de'o asegurar de que la primera lista desplega'le tenga seleccionada la opci(n Mes "a que indica que para cada cam'io de mes se insertará un su'total. $demás utilizaré la unci(n /uma " la columna >entas que aparecen seleccionadas. $l hacer clic en $ceptar se insertarán los subtotales.
%2
!'ser%a c(mo Excel ha insertado una ila nue%a que contiene el su'total para cada mes. $demás a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los su'totales. $l hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae;
%3
1 Tablas diná"icas +na ta'la dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a %arios criterios de agrupaci(n, representado como una ta'la de do'le entrada que nos acilita la interpretaci(n de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir o'teniendo dierentes totales, iltrando datos, cam'iando la presentaci(n de los datos, %isualizando o no los datos de origen.
1&.156u7 es una ta*la dinámica8 +na tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero tam'ién es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. /i eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. as tablas dinámicas te permiten resumir " analizar ácilmente grandes cantidades de inormaci(n con tan s(lo arrastrar " soltar las dierentes columnas que ormarán el reporte.
1&.2'eportes 9e,i*les Es %erdad que puedes ormar mu" 'uenos reportes con lo que "a sa'es de Excel, pero imagina la siguiente situaci(n. Pa has creado un gran reporte que compara el total de %entas en las dierentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las %entas de cada regi(n con los tipos de productos %endidos. P por si uera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las %entas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es mu" pro'a'le que tengas que empezar desde cero para crear los nue%os reportes.
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$ortunadamente Excel tiene la uncionalidad de ta'las dinámicas que a"uda a resol%er este pro'lema. $l utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escri'ir una sola (rmula, pero lo más nota'le será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
1&.3$l (erdadero pro*lema de las ta*las dinámicas Muchos usuarios de Excel e%itan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran mu" complicadas a primera %ista. $unque las ta'las dinámicas pueden parecer desaiantes, la realidad es que el pro'lema radica en que mu" pocas %eces se explican adecuadamente. En %arias ocasiones he leído li'ros o tutoriales en Bnternet que utilizan términos como R$nálisis multidimensionalS, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.
1&. Funcionamiento de las ta*las dinámicas as tablas dinámicas en 2xcel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras dierentes para poder o'tener la inormaci(n que necesitamos. En esta ocasi(n explicaré el uncionamiento 'ásico de una ta'la dinámica. /upongamos que tienes una ta'la de datos que contiene mucha inormaci(n so're las %entas de la compa5ía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
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empresa, tam'ién la ciudad %entas correspondientes para cada ciudad.
donde se %ende " las
Ie han solicitado un reporte con el total de %entas por ciudad " el total de %entas por producto. $sí que lo que necesitas hacer es sumar las %entas para cada ciudad " sumar las %entas de cada producto para o'tener el reporte. En lugar de utilizar (rmulas podemos utilizar una tabla dinámica para o'tener el resultado deseado. +na ta'la dinámica nos permite hacer una comparaci(n entre dierentes columnas de una ta'la. &uedes imaginarte una ta'la dinámica de la siguiente manera;
o primero que de'emos hacer es especiicar los campos de nuestra ta'la de datos que %amos a comparar. Elegimos las ciudades como las ilas de nuestra tabla dinámica;
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Excel tomará todos los %alores de ciudades de nuestra ta'la de datos " los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los %alores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. $hora hacemos lo mismo para especiicar las columnas de la ta'la dinámica.
)inalmente elegimos una columna de %alores numéricos que serán calculados " resumidos en la tabla dinámica;
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$sí tendrás un reporte que compara las ciudades " los productos " para cada com'inaci(n o'tendrás el total de %entas. o más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una ta'la de datos " hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un 'uen análisis de la inormaci(n.
1&.&C"mo crear una ta*la dinámica Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
1&.:Crear una ta*la dinámica en $,cel 2/1/ Haz clic so're cualquier celda de la ta'la de datos que se desea considerar en la nue%a tabla dinámica.
%"
$hora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Ia'las de la icha Bnsertar.
/e mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. /i es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la ta'la dinámica.
%
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la ta'la dinámica en una nue%a hoja de Excel o en una "a existente. Haz clic en el 'ot(n $ceptar " se creará la nue%a ta'la dinámica.
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Excel agregará en la parte izquierda del li'ro la tabla dinámica " en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está di%idida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir " por de'ajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán orma al reporte "a sea como columna, ila, %alor o como un iltro. &ara completar la tabla dinámica de'emos arrastrar los campos al área correspondiente. /iguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior , colocaré como columna el campo &roducto " como ila al campo Ciudad. )inalmente como %alores colocaré el campo >entas.
0e manera predeterminada Excel aplica la unci(n /+M$ a los %alores " la tabla dinámica que resulta después de hacer esta coniguraci(n es la siguiente;
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+tilizando una tabla dinámica ue posi'le crear un reporte de una manera ácil " sin la necesidad de utilizar (rmulas. &ronto %eremos c(mo se pueden ela'orar ta'las dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis proundo de la inormaci(n.
1&.;Partes de una ta*la dinámica en $,cel usto cuando se ha creado una ta'la dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponi'les " por de'ajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
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Filtro de in!orme . os campos que coloques en esta área crearán iltros para la ta'la dinámica a tra%és de los cuales podrás restringir la inormaci(n que %es en pantalla. Estos iltros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas " ilas especiicadas. 2tiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la ta'la dinámica. 2tiquetas de !ila. Contiene los campos que determinan las ilas de la ta'la dinámica. (alores. /on los campos que se colocarán como las RceldasS de la ta'la dinámica " que serán totalizados para cada columna " ila.
+na %ez especiicados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica co'ra %ida. &uedes tener una ta'la dinámica uncional con tan solo especiicar las columnas,
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ilas " %alores. os iltros son solamente herramienta para mejorar el análisis so're los datos de la ta'la dinámica.
una
1' Crear un (rá)co diná"ico +n 'rá!ico dinámico es un gráico que está 'asado en los datos de una ta'la dinámica " que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier iltro so're la inormaci(n. Con este tipo de gráico podrás a"udar en la comprensi(n de los datos de una ta'la dinámica.
1:.1C"mo crear un grá%co dinámico en $,cel &ara crear un gráico dinámico de'es hacer clic so're cualquier celda de la ta'la dinámica que ser%irá como 'ase del gráico " posteriormente hacer clic so're el comando rá!ico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la icha !pciones.
/e mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráico que deseas utilizar.
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+na %ez que has seleccionado el gráico adecuado Excel lo insertará en la hoja de tra'ajo. !'ser%a c(mo el gráico se modiica al momento de aplicar algún iltro so're la ta'la dinámica;
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0e igual manera puedes iltrar la inormaci(n utilizando los 'otones de iltrado que aparecen dentro del 'rá!ico dinámico;
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