Apostila Auxiliar de Escritorio - Curso Gratis

1 │ Curso Auxiliar de Escritório

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CURSO DE AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

"A aprendizagem é um simples apêndice de nós mesmos; o nde quer que estejamos, está também nossa aprendizagem."

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William Shakespeare


MENSAGEM PET CURSOS

Na cotação das empresas de primeira linha, a moeda da vez chama-se competência. Ser competente é mais do que gerar resultados e ter resposta pronta para qualquer problema; é sim, a capacidade de agregar valores e processos que ficarão na organização, mesmo depois que você não fizer mais parte dela. No dicionário das empresas modernas, competência significa a soma de conhecimentos, habilidades e comportamentos para gerar resultados superiores nas mais diversas situações. Conhecer bem a sua área de atuação virou uma necessidade básica, para lançar seu passe no mercado. Descobrir o que você sabe fazer bem e como isso pode interessar ao mercado é, portanto, uma questão urgente de sobrevivência profissional. Hoje, o profissional busca informações para lidar com o desconhecido, atua melhor sob pressão e consegue trabalhar em situações de escassez. O que ele deve fazer é manter, o tempo todo, seu foco vinculado ao da empresa. Dessa forma, naturalmente, vai perceber como se portar e que atributos deverão desenvolver frente a novos desafios. Quanto mais qualidades técnicas e habilidades interpessoais possuir em sua base, melhor. O seu interesse, a sua vontade de desenvolver, a sua capacidade de superar expectativas, as suas atitudes, o seu jeito de se relacionar com os outros e o seu comportamento profissional, é que irão lhe conferir status e ascensão profissional. O que faz a diferença é quanta responsabilidade você, como profissional, consegue obter dentro da organização. O recado é: tenha foco. Descubra o que quer fazer, como fazer bem e faça. É simples assim! Sucesso e boa sorte em sua nova jornada! Equipe PET CURSOS. Aula N° 01 DOCUMENTAÇÃO EMPRESARIAL

Nas empresas, é crucial lidar com dados e informações importantes para fundamentar tomada de decisões. Registrar e armazena-los são essenciais para as empresas garantirem os resultados de suas atuações. Os dados e as informações podem ser armazenados de forma mecânica ou informatizados e, devem antes circular pelas várias pessoas e departamentos ligados àqueles assuntos, para conhecimento. Outra questão importante para a qualidade dos negócios, é o poder da empresa de resgatar e de recuperar dados e informações com rapidez e em tempo hábil para serem utilizados. A recuperação de um dado ou de uma informação dentro da empresa fica a cargo do pessoal que realiza o serviço de apoio administrativo, que deverá fazê-lo com toda presteza e rapidez, de modo a facilitar qualquer decisão que a empresa precise tomar a partir da análise dos fatos, evitando assim, a improvisação. Sendo assim, disponibilizamos algumas fontes de dados e informações existentes em documentos importantes para o bom andamento de uma empresa, a saber: - Contrato Social => Acordo firmado entre os sócios, estabelece: finalidades e objetivos da empresa, sua localização e o grau de participação de cada sócio, com os respectivos direitos e deveres. - CNPJ => Nº. de identificação da empresa na SRF, válido em todo território nacional e com prazo de validade determinado. - Inscrição Estadual => Nº. de identificação da empresa no estado onde se localiza. - Inscrição Municipal => Nº. de identificação da empresa no município onde atua. - Pedido => Documento de uso interno da empresa, assinado pelo cliente, que registra os produtos que ele deseja comprar.

FORMULÁRIO DE PEDIDO DE COMPRA NOME: CPF/CGC: ENDEREÇO: BAIRRO: CIDADE/ESTADO: CEP/TELEFONE: Título

Valor Unitário

Quantidade

FRETE: (__) SEDEX (__) REEMBOLSO POSTAL ASS. CLIENTE:

VALOR:

TOTAL GERAL:

Total


- Nota Fiscal => Documento que contém a descrição do produto ou serviço vendido ao cliente, através do qual: o governo fiscaliza os negócios, apurando os valores das vendas para cobrança de tributos e os consumidores têm seus direitos protegidos, podendo circular livremente com o produto adquirido.

- Carta de Correção de Nota Fiscal => Documento usado para corrigir erro de preenchimento na NF em poder do cliente, o que impossibilita o cancelamento da mesma.


- Recibo => Geralmente é numerado, destaca o valor recebido por uma pessoa ou empresa pela venda de algum produto

ou prestação de serviço.

Aula N° 02


- Nota Promissória => É um título pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, determinada quantia em dinheiro,

num certo prazo. Como é emitida pelo próprio devedor, ela passa a ser um título de crédito desde a sua emissão, e o seu possuidor ou portador poderá, logo após o vencimento, não sendo paga, propor ação executiva para recebê-la.

- Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA => Documento para pagar prestadores de serviços que não possuem NF, onde é descontado o ISS.


Aula N° 03

- Contrato de Locação => Oficializa uma transação imobiliária de aluguel, assinado pelo locador e pelo locatário, com respectivas firmas reconhecidas em cartório.



- Recibo de Aluguel => Comprova o pagamento de aluguel, taxas, impostos e outras despesas decorrentes e especificadas no contrato de locação.

- Documento de Arrecadação Federal – DARF => Utilizado para o recolhimento dos impostos federais como: PIS, COFINS, Contribuição Social e Imposto de Renda.

- Ficha de Estoque => Documento de controle interno na empresa que possui a finalidade de registrar a movimentação de uma determinada mercadoria no estoque.


Aula N° 04 CONTRATOS DE TRABALHO Conceituação => O contrato individual de trabalho poderá ser acordado verbalmente ou por escrito e por prazo

determinado ou indeterminado. Prazo Indeterminado => É aquele que, na sua constituição, as partes não fixaram o termo final e prolonga-se no tempo. Caso o empregado seja demitido sem justa causa, terá direito ao aviso prévio de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Todo contrato que suceder, dentro de 6 (seis) meses, a outro por prazo determinado, salvo se a expiração deste dependeu da execução de serviços especializados ou da realização de certos acontecimentos, configura-se como contrato por prazo indeterminado. Prazo Determinado => É o contrato cuja vigência depende de termo pré-fixado ou da execução de serviços especificados. Ao seu término, o empregado não tem direito ao aviso prévio. Somente terá validade nos seguintes casos: - Serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo. - Atividades empresariais de caráter transitório. - Contrato de experiência. O contrato por prazo determinado não poderá ser estipulado por mais de 2 (dois) anos e se prorrogado mais de uma vez passará a vigorar por prazo indeterminado. Contrato de experiência => Constitui-se em uma das formas de contrato por prazo determinado admitido pela legislação trabalhista e não pode ser superior a 90 (noventa) dias. Não é aconselhável a celebração de contratos por períodos demasiadamente curtos, por exemplo, uma ou duas semanas. A prorrogação do contrato é permitida por uma única vez, desde que não ultrapasse os 90 (noventa) dias. É recomendável que os contratos sejam feitos com 30 (trinta) dias e prorrogados por mais 60 (sessenta) ou por dois períodos de 45 (quarenta e cinco) dias.


REGISTRO DE EMPREGADO Conceituação => Em todas as atividades é obrigatório o registro de empregado em livro, ficha ou sistema eletrônico,

sendo extensivo aos empregados rurais. Os empregados domésticos estão excluídos dessa obrigação. A autenticação do primeiro livro ou grupo de fichas de empregado, bem como de suas continuações, será efetuada pela Delegacia Regional do Trabalho, por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento do empregador. Sistema de Informatização => A empresa pode optar pela adoção do sistema informatizado, utilizando-se de arquivo magnético ou ótico para o registro de seus empregados, bem como, para armazenar informações dos empregados admitidos anteriormente à implantação do sistema, tornando-se desnecessária sua autenticação.


DADOS A SEREM PREENCHIDOS NA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL

Aula N° 05 MOVIMENTO DE CAIXA

O Movimento de Caixa ou Fluxo Diário de Caixa é uma das principais funções administrativas na empresa e tem como objetivo controlar todo o dinheiro que entra e que sai durante o expediente financeiro da empresa. É composto por data do movimento, código da transação, histórico da transação, entrada, saída e saldo total do movimento. É através do movimento do Caixa que a empresa pode organizar suas vendas, pagamento de despesas, recebimento de contas e, pode ainda, auxiliar o controle de estoques. O saldo final do Movimento de Caixa tem que ser correspondente ao dinheiro do Caixa da empresa, caso isto não ocorra, pode ter havido alguma transação feita de maneira incorreta ou algum desvio do dinheiro do Caixa. Todo dinheiro que a empresa receber durante o dia, seja através de alguma venda à vista, recebimento de contas, empréstimos adquiridos e outros, devem ser lançados no campo de Entrada e do dinheiro que sair da empresa durante o dia, seja através de algum pagamento de despesas ou empréstimos, concessão de vale a funcionários, compra de materiais, equipamentos e outros, deverão ser lançados no campo de Saída. O campo Saldo é o resultado da diferença entre as Entradas e as Saídas de dinheiro durante a movimentação diária da empresa. Todo caixa precisa ser iniciado com um saldo inicial, cujo valor é estipulado de acordo com a necessidade da empresa. Transações que não afetam o Caixa

- Depreciação, amortização e exaustão => São as meras reduções do ativo. - Provisão para devedores duvidosos => Estimativa de prováveis perdas com clientes que não representa desembolso para a empresa.. - Reavaliação -> Embora haja aumento do valor do ativo permanente e do patrimônio líquido, não representa desembolso ou encaixe. - Acréscimos ou diminuições de itens de investimentos pelo método de equivalência patrimonial.



Aula N° 06 CONTROLE DE CONTA CORRENTE

O controle de Conta Corrente é utilizado para organizar e controlar as vendas a prazo que as empresas fazem durante o mês. Nele são lançados todos os débitos e créditos, ou seja, quando o cliente compra à prazo, lança-se o valor no débito e aumenta no valor do saldo, quando o cliente paga a dívida ou alguma parcela de dívida, lança-se o valor no crédito e diminui o saldo abatendo o valor pago. Resumindo: quanto mais o cliente compra, maior fica o seu saldo devedor da sua conta na empresa e quanto mais ele paga as prestações ou salda as compras, menor fica seu saldo devedor. O controle de Conta Corrente facilita a visualização das dívidas dos clientes e, conseqüentemente, o valor que a empresa tem para receber durante determinado período. Através dele é possível verificar as parcelas atrasadas de cada cliente, assim como, as que foram pagas antecipadamente ou saudadas. É necessário controlar as vendas a prazo, porque nem sempre o cliente termina de pagar uma dívida para realizar outra.

EXERCÍCIO: Você trabalha como auxiliar financeiro de uma loja de móveis e eletrodomésticos e precisa realizar o controle de Conta Corrente da cliente Escolástica Sanches durante o período de sete meses. Preste atenção às datas e somente lance novas compras se ela estiver com os pagamentos das parcelas em dia.

04/08 – Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827,50. 18/08 – Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135,48 sem entrada. 24/09 – Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19,90 sem entrada. 08/10 – Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100,00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80,00. 25/11 – Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200,00. Atenção:

O exercício acaba quando todos os lançamentos estiverem feitos e todas as parcelas estiverem pagas. O resultado final terá que ser saldo igual à zero. DATA 04/08 18/08 24/09 08/10 25/11

DESCRIÇÃO

Compra de um televisor em cinco vezes iguais com entrada e prestações fixas de R$ 827,50. Compra de um aparelho DVD em três vezes iguais de R$ 135,48 sem entrada. Compra de um Edredom Casal em quatro vezes iguais de R$ 19,90 sem entrada. Compra de uma Máquina Fotográfica com entrada de R$ 100,00 e mais cinco parcelas fixas de R$ 80,00. Compra de um jogo de jantar em três vezes sem entrada com parcelas fixas de R$ 200,00.

DÉBITO

CRÉDITO

SALDO

4.137,50

827,50

3.310,00

406,44

3.716,44

79,60

3.796,04

500,00 600,00

100,00

4.296,04 4.896,04


Aula N° 07 PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO CURRÍCULO

A forma mais utilizada para quem está pretendendo entrar ou alcançar uma promoção no mercado de trabalho, é a entrega de currículos nas empresas. Modelo de currículo: ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA

Rua Nereu Ramos, 177 – Centro – Chapecó/SC Estado Civil: Solteiro

Fone: (49) 3321-0052 Nasc.: 09/04/1982

QUALIFICAÇÕES PROFISSIONAIS

- Profissional dinâmica com facilidade de relacionamento com o público; - Preocupação com atendimento ao púbico e clientes; - Perfil de acordo com o mercado de trabalho; - Conhecimento em rotinas administrativas; - Conhecimento em rotina trabalhista; - Conhecimento em crédito e cobrança; - Conhecimento em vendas; - Conhecimento em matemática financeira; - Conhecimento em redação comercial; - Conhecimento e habilidade em telemarketing. FORMAÇÃO

Segundo grau completo

CURSOS EXTRACURRICULARES -

Auxiliar Administrativo com Secretariado; Crediarista com serviços de cobrança; Telemarketing; Informática - Nível I – Digitação, Windows e Office; Informática – Nível II – Corel Draw e Photoshop;

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

Empresa: Escritório Contábil Somatudo

Duração: 2 anos Cargo: Auxiliar Administrativo ANTONIO CARLOS DE OLIVEIRA E SILVA


ENTREGA DO CURRÍCULO

Entregar currículo para secretária ou qualquer outra pessoa que não seja o responsável pela contratação é o mesmo que jogar na loteria, a probabilidade de chegar à pessoa certa é mínima. Devemos entender que o ser humano quando se sente ameaçado tente a se defender, por exemplo: Você está trabalhando e o seu chefe de vez em quando pega no seu pé, cobrando uma produtividade maior e de repente aparece algum procurando emprego, uma boa apresentação pessoal, currículo organizado e bem elaborado, boa fluência verbal, enfim, uma pessoa que se seu chefe conhecer pode ser o seu substituto na empresa. O que você faria? Entregaria ou não o currículo ao chefe? A maioria das pessoas imediatamente rasga e joga fora o currículo. Este exemplo nos demonstra que devemos entregar de maneira diferenciada, segue abaixo uma dica para a entrega do currículo: 1 – Quantos currículos devem entregar por dia? A conta é simples, quantas empresas têm na sua cidade? Em quais delas você gostaria de trabalhar? Exemplo: Tem 300 empresas na cidade, mas gostaria de trabalhar nas empresas do comercio que totalizam 125. Em 30 dias quero arrumar um trabalho, portanto: 125 dividido por 30 é igual a 05 currículos entregues por dia durante 30 dias. Quanto uma pessoa reclama que está desempregada devemos fazer a seguinte pergunta a ela. Quantos currículos você entrega por dia? Entregar 01 currículo por dia, semana ou mês e conseguir trabalho é ganhar na loteria mesmo!!! 2 – Como fazer para passar pela secretária ou atendente? - Deve saber/descobrir, o nome do responsável, antes de chegar ao atendente e secretária; - Deve colocar o currículo dentro de um envelope ofício branco para transmitir uma idéia de documento; - Diálogo: - Olá, eu sou o Antonio e gostaria de falar com o Sr. Pedro. Ele está? (candidato) - Sobre o que seria? (secretária) - É um assunto do interesse dele. (candidato) - Mas sobre o que seria? (secretária) - O Sr. Pedro está, por favor. (candidato) Quando você não fala o que seria e pede para falar com a pessoa dizendo o nome dele, transmite a idéia de que a conhece e se trata de um assunto importante. - Quando está diante do Sr. Pedro: - Bom dia/tarde, Sr. Pedro eu sou o Antonio, sou um profissional da área administrativa, caso o Sr. esteja selecionando um profissional desta área eu estou a sua disposição (neste momento tire o currículo do envelope e o entregue), muito obrigado. - Se retire do ambiente. Caso o Sr. Pedro queira fazer alguma pergunta ele irá fazer, mas caso não falar nada se retire do ambiente. Lembre-se: “Você é um profissional, tem seu valor, colocando-se a disposição da empresa caso ela esteja selecionando um profissional da área”. Assim, irá repetir a entrega de currículo de empresa em empresa, mas quando não puder entregar diretamente para o dono ou responsável pela contratação, não deixe, volte outro dia, afinal de contas o seu currículo é um documento importante, pois retrata a sua vida profissional. PROVAS SITUACIONAIS:

1. O cliente reclama que não recebeu o troco e você tem certeza que já o efetuou. Como proceder? 2. Após o fechamento do movimento de caixa foi detectada uma diferença. Que providências você tomaria para solucionar o problema? 3. Você está atendendo clientes no caixa, a fila está longa, o telefone está tocando, os clientes estão nervosos e há falha nos sistema que gerencia o caixa. Como você lidaria com esta situação? 4. Numa venda promocional, uma loja de departamentos deu um desconto de 5% sobre as seguintes mercadorias: uma TV R$ 1.125,00, uma geladeira R$ 897,00, um ventilador R$ 65,00, um rádio R$ 289,00 e 15 CD’s a R$ 26,00 cada. Se você fosse adquiri-las quanto gastaria? 5. Um cliente comprou uma jaqueta por R$ 634,00, um cinto por R$ 22,40 e dois pares de meia por R$ 5,80 cada. Qual foi o total de cada prestação, considerando que o cliente deu uma entrada de R$ 50,00 e o restante dividiu em 3 vezes? (A compra em 03 prestações sem juros). 6. Quanto você gastou na compra de um jogo de jantar de R$ 625,00 e uma enceradeira de R$ 256,00, sendo que você obteve um desconto de 12,5% no preço do jogo de jantar e 5% na enceradeira 7. Você está atendendo uma cliente que entra no provador com 03 peças para provar, ao sair a cliente lhe devolve 02 peças. O que você faria?


Aula N° 08 A Qualidade no Atendimento: “Aquilo que você não pode medir, não pode ser aperfeiçoado, e aquilo que é medido é feito” (J. Young).      

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Não aceite os pequenos erros. Procure sempre se superar. Evite erros por desatenção. Procure fazer certo da 1ª vez. Crie o hábito de verificar que está sendo feito. Jamais se irrite quando um cliente interromper seu trabalho. Lembre-se, é ele quem paga o seu salário. Se a mesma pergunta for feita 5 ou 6 vezes, lembre-se de que são clientes diferentes. Responda com o mesmo entusiasmo da 1ª vez. Quando estiver na frente do atendimento, você representa a própria empresa. Se errar, erre a favor do cliente. Verifique o quanto os outros estão satisfeitos com o seu esforço. Exija qualidade de sua equipe de trabalho. Crie uma palavra chave para sua empresa de modo que só os funcionários a identifiquem. Esta palavra será pronunciada como forma de alerta, sempre que o princípio do bom atendimento não for praticado.

Importante: Mantenha-se atento. Grandes idéias podem vir de fontes inesperadas. Qualidade Pessoal e Qualidade do Serviço

A qualidade pessoal é a base de todas as outras qualidades e inicia uma reação em cadeia de melhoramentos como um processo de desenvolvimento. Os esforços e o desempenho dos indivíduos determinam a percepção dos clientes, a favor do serviço a ser prestado. O desenvolvimento da qualidade pessoal do provedor de serviço irá elevar imediatamente sua qualidade. Fatores de Influência na Qualidade: Reconhecimento => O fator que mais influencia é a auto-estima. O nível de auto estima é determinado pelo

reconhecimento/ recompensas que recebemos pelo desempenho, e assumem uma posição central na moderna Psicologia e este conceito é chamado por ela de “AFAGO” (qualquer espécie de atenção que as pessoas sejam capazes de demonstrar). Reprimendas ou críticas, também elevam ou abaixam a auto-estima. Conhecendo as Metas => Seu nível de qualidade tende a cair, quando as metas não são claras e objetivas e você não compreende porque está executando uma tarefa específica. Se mantenha atualizado a respeito dos resultados do trabalho do qual você faz parte. O sucesso ou o fracasso influenciam sobremaneira o humor e o desejo de assumir novos projetos. Motivação é fundamental ao cumprimento de metas. Ambiente Psicológico => Deve ser: funcional, harmonioso, possuir equipamentos técnicos apropriados e atualizados e deve ser caracterizado por: respeito mútuo, informação completa, altos padrões éticos, confiança, segurança, tolerância, bom humor, cordialidade e prioridades. Experiência e Habilidades => Quando você é bom em alguma coisa, normalmente você gosta de fazê-la, aumentando suas chances de ser bem sucedido e conseqüentemente, recompensado. Atualize-se sempre. Tempo Disponível => Tempo demais ou falta de tempo, afetam o desenvolvimento do trabalho pautado em metas e qualidade, sendo assim, deve-se encontrar um equilíbrio que melhor se adapte ao seu ritmo de trabalho, quando se está sob quantidade de pressão. Normas de Ouro:       

Fixe metas de qualidade pessoal. Verifique o quanto às outras pessoas estão satisfeitas com seu trabalho/atendimento. Evite cometer erros, na dúvida, pergunte. Execute tarefas de forma eficaz. Seja comprometido. Aprenda a terminar aquilo que começa. Seja ético, não prometa o que sabe que não cumprirá.

Encantar o cliente

É o verdadeiro caminho para o sucesso e significa: Satisfazer suas necessidades. Superar suas expectativas. Conquistar sua preferência. Ser criativo, pois sem os clientes, nada é possível.    

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