APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN POLITEKNIK NEGERI MALANG JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

BUKU TEORI DAN PRAKTEK KOMPUTER MS ACCESS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN POLITEKNIK NEGERI MALANG

APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

Drs. Bambang Soepeno, MMKOM, MM

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI MALANG 2012

HALAMAN PENGESAHAN PENULISAN BUKU / MODUL 1. a. Judul

: APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

2. Data Pribadi Penulis : a. Nama lengkap dan gelar b. Jenis Kelamin c. NIP/Golongan d. Strata/ Jab. Fungsional e. Jabatan Struktural f. Fakultas/Jurusan f. Bidang Ilmu g. Alamat Kantor h. Telp/Fax/email i. Alamat Rumah j. Telepon/Fax

: Drs. Bambang Soepeno. MMKom, MM :L : 195906171989101001 / Vb : S2/Lektor Kepala : Pembina : Administrasi Bisnis : Manajemen dan Komputer : Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang : 0341 – 404424 / 0341 – 404420 / [email protected] : Jl. Candi Panggung Perum Taman Indah Soekarno Hatta 86 Malang : 0341- 40878 / 0341 – 400878

Menyetujui Ketua jurusan Administrasi Bisnis,

Malang, September 2012 Penulis,

Drs. Heru Utomo, MELECCOMM NIP. 19641208 199003 1 003

Drs. Bambang Soepeno, Mkom, MM NIP. 19590617 198910 1 001

Mengetahui Pembantu Direktur I,

Drs. Ludfi Djajanto, MBA NIP. 19620421 198803 1 003

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur alhamdulillah atas petunjuk dan rahmat Nya, sehingga dapat diselesaikan buku berjudul Buku Komputer Teori Dan Praktek Ms Access modul “Aplikasi Ms Access untuk Data Pegawai” Pada buku ini, kami sadari bahwa hasilnya masih jauh dari sempurna sehingga terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati penulis memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan, kepada yang terhormat:

1. Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang. 2. Drs. Heru Utomo, MELECCOMM, selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Malang. 3. Drs. Ludfi Djajanto, MBA, selaku Pembantu Direktur I Politeknik Negeri Malang. 4. Semua

pihak yang

telah

memberikan

bimbingan, motivasi, bantuan dan

masukan sehingga dapat terselesaikannya buku ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga buku ini dapat bermanfaat.

Malang, September 2012 Penulis


ii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................................... i KATA PENGANTAR..................................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii BAB I

1

DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS ...................................................... 1 1.1.

Data Base Managemen System ........................................................................ 1

1.2.

Konsep Database ............................................................................................. 3

1.3.

Perancangan Database ..................................................................................... 3

1.4.

Model Konseptual Database............................................................................. 4

1.5.

Pengertian Microsoft Access ............................................................................ 7

1.6.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access ...................... 8

1.7.

Mengaktifkan Microsoft Access....................................................................... 8

1.8.

Database dalam Microsoft Access .................................................................... 9

1.9.

Fasilitas Table.................................................................................................. 9

1.10. Fasilitas Queries ............................................................................................ 14 1.11. Fasilitas Forms .............................................................................................. 15 1.12. Fasilitas Reports ............................................................................................ 16 1.13. Fasilitas Macros ............................................................................................. 18 1.14. Fasilitas Modules .......................................................................................... 18 1.15. Mengakhiri Microsoft Access ........................................................................ 18 BAB II

20

PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM ................................................................. 20 2.1.

Membuat File, Table dan Form ...................................................................... 20

2.2.

Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT ............................................. 21

2.3.

Membuat Tabel DATA_KARYAWAN ......................................................... 22

2.4.

Membuat Form Data Karyawan ..................................................................... 25


iii

BAB III

26

MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY) ................................................ 26 3.1.

Filter .............................................................................................................. 26

3.2.

Sort ................................................................................................................ 26

3.3.

Query ............................................................................................................ 27

BAB IV

29

RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE) ................................................... 29 4.1

Relationships ................................................................................................. 29

4.2

Menggabung Dua Table Dalam Query ........................................................... 32

4.3

Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query ........................ 33

BAB V .......................................................................................................................... 34 MEMBUAT LAPORAN (REPORT) ............................................................................ 34 5.1.

Membuat Report / Laporan ............................................................................ 34

5.2.

Membuka Report / Laporan ........................................................................... 39

5.3.

Memperbaiki (Edit) Report / Laporan ............................................................ 39

BAB VI

40

MEMBUAT MACRO ................................................................................................... 40 6.1.

Membuat Macro ............................................................................................ 40

6.2.

Menjalankan Macro ....................................................................................... 41

6.3.

Mendesign ulang (Edit) Macro....................................................................... 41

BAB VII

42

SWITCBOAED MANAGER (MENU) ......................................................................... 42 7.1

Penyusunan Menu dengan Form .................................................................... 42

7.2

Penjalankan Menu dengan Form .................................................................... 44

7.3

Pengedit Menu dengan Form ......................................................................... 44

7.4

Membuat Menu dengan Switchboard ............................................................. 44


iv

BAB I DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS

Pembahasan materi praktek mata kuliah Aplikasi Macro Access, agar mudah dipahami, maka harus ditunjang pemahaman teori terlebih dahulu, Dalam pembahasan teori seorang mahasiswa harus dapat membaca dan mengerti peranan dokumen dasar, pelaksanaan normalisasi, design database ( meliputi file database, table, query, form, report dan macro), dan pembuatan program secara terintegrasi. 1.1.

Data Base Managemen System Data Base Management System adalah struktur dan hubungan antar data yang diatur dan dikelola oleh sebuah program aplikasi database. Program Aplikasi akan melaksanakan proses input (memasukkan), edit (memperbarui), delete (menghapus), menganalisis dan melaporkan data. Sebagai contah program aplikasi adalah Microsoft Access, aplikasi ini bukanlah yang paling cepat atau paling hebat, melainkan yang paling mudah dari yag ada. Sistem manajemen Database dapat diartikan sebagai berikut :  Database adalah sekumpulan informasi yang berhubungan untuk tujuan tertentu, seperti database pelanggan, database karyawan dll  Basis Data (database) yaitu kumpulan dari sejumlah data yang tidak terbatas.  Disistemkan, yang berarti distrukturkan dan diatur berkaitan antar data-data tersebut, dan yang menstrukturkan dan mengaturnya adalah program perangkat lunak. Secara lebih specifik, sistem manajemen Database adalah untuk menciptakan pengelolaan data yang bericirikan sebahgai berikut : Memudahkan Pengaksesan Data, meretrieve data dari sejumlah data dengan cara yang cepat dan hasilnya benar. Mengurangi redudansi dan Inkosistensi data, Mengurangi redudansi ( lebih data / data overload ) dan inskonsistensi data yaitu :


1

Kemampuan untuk menyimpan data yang sama di satu tempat yang sama dan kemampuan untuk memanipulasi data. Penyimpanan data yang sama pada tempat berbeda dapat memungkinkan terjadinya inkonsistensi data yang dapat menimbulkan problem pada saat manipulasi data. Mengisolasikan data untuk distandarisasikan, menstrukturisasi data dan menyeragamkan data. Masalah dalam database yang biasa timbul adalah apabila data yang tersimpan dalam file dalam format yang tidak seragam. Hal tersebut menimbulkan kesulitan dalam merancang program aplikasi yang diperlukan

untuk mengakses dan

mengelola data yang diperlukan. Oleh karena itu, sistem manajemn database dan program aplikasi digunakan untuk mengelola dan mengolah penstrukturan dan penyeragaman data tersebut. Mudah digunakan oleh banyak pemakai, Sitem Manajemen Database beserta program perangkat lunam dapat digunakan untuk berbagai sumber daya atas database. Sitem Manajemen Database yang demikian digunakan untuk tujuan effisiensi, yaitu suatu sumber database yang digunakan oleh beberapa orang dalam waktu yang bersamaan maupun sumberdaya data yang efisien. Mengamankan data, Sitem Manajemen Database mampu membatasi spesifikasi pemakai dan membatasi sumber database yang diakses oleh pemakai. Tidak semua orang diperbolehkan untuk mengakses semua data. Tujuan database yang demikian ini digunakan untuik menjaga kerahasian data maupun untuk menjaga tidak rusaknya database dari akses yang tidak diotorisasi. Menjaga integrasi data, Program Aplikasi dan Sitem Manajemen Database dapat digunakan

untuk

mengintegrasikan

beberapa

data

yang

terpisah-pisah.

Konsekuensinya hubungan antar data tersebut harus diketahui sebaik-baiknya sehingga dapat digunakan untuk merancang program yang effisien. Menciptakan Independensi data, masalah ini berhubungan dengan Sitem Manajemen Database dan Program Aplikasi. Apabila suatu data berubah struktur datanya, maka program aplikasinya digunakan untuk memanipulasi tanpa harus merubah seluruh data.


2

1.2.

Konsep Database Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatus berhubungan dengan pengolahan data, penyediaan informasi dan menggunakan referensi. Sebuah database didalam microcoft access adalah sekumpulan data atau informasi yang disimpan dalam table. Melalui Access, dapat diorganisasikan seluruh informasi yang dimiliki, cukup dalam sebuah database. Didalam file tersebut, informasi atau data dipisah pisahkan kedalam ruang penyimpanan yang disebut Tabel. Tabel – table tersebut terdiri baris (disebut record) dan kolom (disebut field). Sebuah field dapat berisi nama, alamat, kota atau jenis informasi lain. Dari table dapat ditampilkan atau diambil data yang diperlukan dengan memakai fasilitas Query (dynaset – kumpulan informasi yang dinamis) Untuk dapat menampilkan data sehingga dapat melihat, menambah dan memperbarui isi dari table dapat digunakan fasilitas Form. Untuk dapat menampilakan dan mencetak informasi yang berasal dari table atau query dapat menggunakan fasilitas Report.

1.3.

Perancangan Database Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik. Perancangan model konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisa data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang. Pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relational saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model network.


3

1.4.

Model Konseptual Database Perancangan model konseptual tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antara file Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua buah teknik a.

Teknik Normalisasi

b.

Teknik Entity Realationship

.TEKNIK NORMALISASI Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table – table yang menunjukkan entity ( Tabel ) dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada

saat

menambah/insert,

mengahapus/delete,

mengubah/update,

membaca/retrive pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat data basei yang optimal. Isitilah – istilah dalam Realational Database. Itsilah

Definisi

Relational Database

Access

Entiti

Tabel

Orang, Tempat atau konsep yang dibutuhkan untuk menyimpan informasi.

Atribut

Field

Bagian dari informasi yang mendifinisikan entiti

Relationship

Relationship

Hubungan antar dua entiti

Primary Key

Primary Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan kejadian khusus pada sebuah entiti. Primery key mengidentifikasikan baris atau record khusus dalam table yang unik.

Candidate Key

Candidate Key

Atribut atau kumpulan atribut yang dibutuhkan primery key, tetapi tidak padat digunakan seperti primery key.

Foreign Key

Foreign Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan entiti yang dimana entiti lain dihubungkan.

Aturan Bisnis Key

Triggers

Suatu kondisi dimana foreign key dapat diselipkan, diupdate, atau dihapus

Domain

Definisi dari sebuah kolom atau atribut. Biasanya mendekripsikan tipe data, panjang, format, keunikan dan lain-lain.


4

Bentuk Tidak Normal Merupakan bentuk data yang akan direkam,

tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Bentuk data seperti ini diperoleh apa adanya sesuai saat pengumpulan data. Bentuk Normalisasi Kesatu (1NF/First Normal Form) Bentuk Normal Kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field – field berupa atomic value (nilai data terkecil). Tidak ada set atribut (field) yang berulang ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua. Contoh Bentuk Normalisasi Kesatu : Data Kelas, Kelas 3 A, untuk klas Fisika Instrukturnya adalah Suroso Kelasa 3 C, untuk klas Matematika instrukturnya adalah Paulus Kelas 3 B, untuk klas Komputer instrukturnya adalah Bagus Untuk data diatas dapat dilaksanakan bentuk Nomalisasi kesatu, sebagai berikut Atrubut / Field : Kode_Kelas, Nama_Kelas dan Instruktur Tabel/ Entity : Kelas Sehingga secara keseluruhan dapat dituliskan 1NF sebagai berikut : Kelas (Kode_Kelas, Nama_Kelas,Instruktur) Dengan data : Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Data diatas merupakan bentuk 1NF karena tidak ada yang berganda dan tiap attribute satu pengertian yang tunggal.


5

Bentuk Normalisasi Kedua (2NF / Second Normal Form) Bentuk Normal Kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memnuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primery key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya. Contoh : Terdapat data siswa No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kelas1

Kelas2

22354001

Basuki

Karman

1234

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

1254

Kelas3

1244

Terdapat data kelas Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Bentuk Normal Kesatu dari kedua data diatas adalah sebagai berikut : No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kode_Kelas

22354001

Basuki

Karman

1234

22354001

Basuki

Karman

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

22345002

Nia

Rizki

1254

22345002

Nia

Rizki

1244


6

Bentuk Normal Kedua ( 2NF) dari data diatas adalah sebagai berikut : RELASI Siswa, No_Siswa

Nama

Wali_Studi

22354001

Basuki

Karman

22345002

Nia

Rizki

RELASI AmbilKelas, No_Siswa

Kode_Kelas

22354001

1234

22354001

1244

22345002

1234

22345002

1254

22345002

1244

1.5.

Pengertian Microsoft Access Menurut Catapult dalam bukunya Step by Step Microsoft Access 2000

Microsoft Access adalah yaitu “ Sistem manajemen database yang canggih yang bisa dipergunakan

secara

efisien

untu

menampilkan

dan

mengelola

database.”(Catapult,1999:xii). Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database yang paling lengkap dan canggih saat ini yang dibuat Microsoft Cooperation dari Amerika Serikat. Dengan menggunakan Microsoft Access kita dapat merancang, membuat, mengelola database secara mudah sehingga membantu penyelesaian pekerjaan kantor dengan cepat dengan hasil yang memuaskan. Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu. Beberapa keuntungan yang diperoleh dalam menggunakan program Microsoft Access antara lain: 1. Dapat mengolah data dengan baik. 2. Mudah penggunaannya dan memperoleh hasil yang akurat.


7

3. Kita dapat membuat desain tampilan report maupun form dengan lebih baik dan mudah. 4. Dapat menghasilkan informasi dengan cepat karena tidak perlu menuliskan perintah-perintah (bahasa program) untuk menampilkan informasi tertentu.

Ini

memudahkan user karena tidak perlu menghapalkan perintah-perintah yang rumit. 1.6. 1.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access Komputer Pentium 166 (minimal), diatas itu akan lebih baik misalnya Pentium II atau Pentium III.

2.

Komputer dengan Windows 97, Windows 98 atau Windows 2000.

3.

RAM 16 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 32 MB atau 64 MB.

4.

VGA Card 1 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 4 MB atau 8 MB.

5.

Hard Disk 1,2 GB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 3,2 GB atau 6,4 GB.

1.7.

Mengaktifkan Microsoft Access Untuk memulai atau membuka program aplikasi Microsoft Access adalah

sebagai berikut: 1. Nyalakan komputer sampai desktop windows tampil di layar komputer. 2. Klik tombol Start Menu pada taskbar. 3. Pilih menu Program Office. 4. Klik Microsoft Access, maka akan muncul kotak dialog Microsoft Access:  Blank Access Database, untuk membuat sebuah database yang masih kosong.  Access database wizards, pages, and projects, untuk membuat sebuah database baru dengan berdasarkan fasilitas wizards, pages, and project yang sudah disediakan oleh Microsoft Access.  Open an existing file, untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya. 5. Pilih salah satu yang diinginkan dan klik OK.


8

6. Jika kita akan membuat file database baru, maka klik menu Blank Access database, kemudian ketikkan nama file database pada kotak File Name, lalu klik Create. 7. Jika database telah ada dan kita ingin mengaktifkannya kembali, maka cukup klik Open an Existing File kotak dialog sebelumnya. 1.8.

Database dalam Microsoft Access Database pada Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro, dan modul. 3.3.4.1 Tables Tabel adalah “kumpulan data yang merupakan komponen utama pada sebuah database.” (Diki Septanto,1998:579).

Tabel merupakan objek

pertama dalam sebuah database yang mengawali pembuatan suatu aplikasi database. 1.9.

Fasilitas Table Pembuatan tabel dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa macam cara.

Klik New pada kotak dialog database windows, maka akan muncul kotak Dialog New Table yang berisi beberapa metode pembuatan tabel, antara lain: a. Datasheet view Pilihan ini akan membuat tabel dengan metode Datasheet View. Tabel ini memiliki 20 field dengan nama standar Field 1 sampai Field 20. Nama-nama field tersebut dapat diganti sesuai dengan kebutuhan dengan mengklik kanan dua kali pada kepala kolomnya lalu mengetikkan nama yang baru. b. Design View Ini adalah cara pembuatan tabel yang paling kompleks. Metode Design View akan menampilkan nama field (Field Name), jenis datanya (Data Type), serta sebuah kolom keterangan (Description) yang merupakan kolom optional (boleh tidak diisi). Teks yang dituliskan pada kolom description nantinya akan terlihat pada Status Bar sebagai keterangan, ketika field yang bersangkutan sedang dipilih pada tabel atau form.


9

c. Table Wizard Fasilitas wizard ini akan membuat tabel dengan mengikuti tahap-tahap pembuatan tabel berdasarkan format aneka tabel yang disediakan oleh Microsoft Access dan kita tinggal memilih yang sesuai dengan kebutuhan. d. Import Table dan Link Table Kedua pilihan ini memungkinkan untuk memasukkan data ke dalam tabel yang berasal dari aplikasi-aplikasi windows lainnya seperti MS. Word, MS. Excel, dan sebagainya. Data Field Tiap field pada tabel harus didefinisikan jenis datanya. Dalam Microsoft Access terdapat berbagai pilihan jenis data, antara lain: a. Text Jenis data ini dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca. Sebuah feld berisi jenis data teks dapat menampung sebanyak 255 karakter. Tatanan default yang digunakan adalah 50 karakter. b. Memo Untuk menerima data teks sampai 65.535 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca serta simbol grafik. c. Number Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu. d. Date/Time Untuk menerima data nilai tanggal dan waku serta nilai tahun yang dimulai dari 100 sampai dengan 9999. e. Currency Hanya dapat menerima data berjenis angka dengan format mata uang. f. Auto Number Menyimpan nomor-nomor secara berurutan secara otomatis. Nomor 1 diketikkan bagi record pertama, nomor 2 sebagai record nomor 2 dan seterusnya. g. Yes/No


10

Tipe ini untuk menerima satu data dari dua nilai yang ada yaitu Yes/No, True/False atau On/Off. h. OLE Object Untuk menerima sebuah image grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara atau video yang dapat diambil dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum dari data tipe OLE Object adalah 1 GB. i.

Hyperlink Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah dan grafik serta tipe data ini berhubungan dengan jaringan.

j.

Lookup Wizard Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat Anda ambil dari tabel maupun query.

Properti Data Type a. Properti untuk Text Ukuran field harus selalu dituliskan.

Nilainya berkisar antar 1-225, yang

menunjukkan jumlah karakter maksimum yang bisa disimpan oleh setiap record (baris) pada field tersebut. Defaultnya adalah 50. Untuk pengaturan tampilan data jenis Text dengan menggunakan simbol sebagai berikut: @ : Membutuhkan karakter & : Tidak membutuhkan karakter < : Diubah ke huruf kecil > : Diubah ke huruf besar b. Properti untuk Memo Jenis data yang tidak mempunyai pengaturan ukuran field. Bisa untuk menyimpan data sampai seukuran 1,2 GB, tapi hanya akan membutuhkan ruang hard disk sebanyak yang diperlukan. Properti jenis data Memo ini sama dengan simbolsimbol yang ada pada jenis data Text. c.

Properti Number


11

Ukuran field (field Size) bagi jenis data Number ini harus selalu dituliskan karena akan menentukan jenis bilangan yang bisa disimpannya. Pilihan yang tersedia meliputi: Byte, bilangan 0-225 tanpa pecahan desimal. Integer, bilangan sekitar –32000 sampai dengan 32000 tanpa pecahan atau desimal. Long Integer, bilangan sekitar –2 juta sampai 2 juta tanpa pecahan atau enam desimal. Single, memberikan nilai bilangan nyata (bilangan yang mungkin memiliki pecahan terkecil) dengan ketelitian sampai 7 digit di belakang titik desimal. Double, memberikan nilai bilangan nyata dengan ketelitian sampai 15 digit di belakang titik desimal. Replication ID, digunakan sebagai pengenal khusus saat menyalin tabel ke dalam dokumen replikanya (salinannya). General Number, merupakan piliha default. Bilangan ditampilkan seperti apa yang diketikkan. Currency, akan menampilkan bilangan negatif dalam tanda kurung dan warna merah. Dua angka desimal ditampilkan dan sebuah koma (atau tanda pisah lain) digunakan setiap tiga digit bilangan. Fixed, menampilkan setidaknya satu digit. Dua angka desimal akan ditampilkan jika properti dari Decimal Places tidak diubah. Standart, memakai koma (atau tanda pisah lain) untuk memisahkan setiap tiga digit, dan dua angka desimal tampil jika propertinya tidak diubah. Percent, menampilkan nilai bentuk persentase. Scientific, menampilkan nilai dalam bentuk notasi scientific. d. Properti untuk Date/Time General Date (19/02/03 17:54:53) Long Date (19 Februari 2003) Medium Date (19-Feb-2003) Short Date (19/02/03) Short Time/Medium Time (19:54) Long time (22:19:54)


12

Field Properties Beberapa bagian dari field properties adalah sebagai berikut: a. Field Size Field Size digunakan hanya untuk jenis data text dan memo. Untuk Text field ukurannya antara 0-225 karakter(normalnya 50), sedangkan untuk jenis Memo field sizenya sampai 65.535 karakter. b. Input Mask Properti ini berguna untuk mementukan aturan bagi pengetikan/pemasukan data. Simbol-simbol dalam input mask diantaranya adalah: untuk memerintahkan harus diisi dengan angka 0-9. 9 untuk diisi angka atau spasi tapi bukan suatu keharusan. L untuk mengharuskan diisi huru dan tidak boleh dikosongkan. ?

harus diisi huruf tetapi bisa dikosongkan.

& bisa diisi sembarang karakter. C tidak boleh diisi sembarang karakter. > untuk mengubah menjadi huruf besar. < untuk mengubah menjadi huruf kecil. !

simbol ini menandakan bahwa pengetika dilakukan dari kanan ke kiri.

\

untuk menampilkan karakter apa adanya.

c. Caption Untuk mengubah judul field yang akan ditampilkan pada laporan. d. Default Value Adalah semua nilai yang muncul secara otomatis pada saat pertama kali melakukan pengetikan data. Default Value ini berlaku untuk semua jenis data kecuali Auto Number dan OLE Object. e. Validation Rule dan Validation Text Digunakan untuk mengecek cara pemasukan data.

Validation Rule akan

mengevaluasi suatu data saat diketikkan atau disunting didalam field. f.

Required


13

Properti inii digunakan untuk memastikan bahwa suatu field tidak boleh kosong dan harus diisi dengan data. g. Allow Zero Length Properti ini mengatur boleh atau tidak diisi dengan angka 0. h. Indexed Properti ini untuk membantu mempercepat akses pencarian ke suatu kumpulan data, terutam yang berukuran besar. Hanya data jenis Memo, Yes/No, dan OLE Object yang tidak bisa dibuatkan indeksnya. 1.10. Fasilitas Queries Queries adalah “bagian dalam access yang digunakan untuk mengatur data mana saja yang terdapat pada suatu tabel yang perlu ditampilkan.” (Diki Septanto,1998:580). Selain itu query bisa mengatur syarat/kriteria agar suatu data dapat ditampilkan, mengatur urutan data, menghapus data serta melakukan perhitungan. a. Fasilitas Query Fasilitas Query digunakan untuk menentukan serta mengelompokkan field dan record dimana saja dari suatu tabel yang akan ditampilkan. Selain itu query juga mengatur urutan dari penampilan data didalamnya. Query seringkali digunakan sebagai pengganti tabel. Karena Form atau Report bisa dibuat berdasarkan sebuah tabel atau query yang sudah ada. Perubahan yang dilakukan pada data di dalam query, otomatis akan ikut mengubah isi tabel karena hubungan dinamis antara query dengan tabel yang menjadi dasar pembuatannnya. Untuk memulai bekerja pada sebuah query baru, pilihlah Queries tab pada Database Windows, laluk klik tombol New. Setelah itu akan muncul kotak dialog New Query dengan berbagai pilihan metode pembuatan query. b. Fasilitas Filter Selain query, fasilitas untuk pengelompokkan data sederhana atau hanya untuk kepentingan sementara. Access telah menyediakan fasilitas filter yang berfungsi mirip dengan Query, yang bisa ditetapkan untuk menyaring data pada tabel atau form. Bedanya, adalah filter tidak bisa diberi nama, maka sebuah tabel atau form


14

hanya bisa digabungkan dengan sebuah filter saja. Apabila kita membuat filter baru maka filter yang lama akan terhapus. Secara klasik ada tiga macam filter yang disediakan Access, meliputi: -

Filter By Selection, memilih record yang akan ditampilkan dengan menandai data pada tabel dalam metode Datasheet View.

-

Filter By Form, memilih record yang ditampilkan dengan mengisi sebuah form yang bentuknya mirip tabel dalam metode Datasheet View.

-

Advanced Filter/Sort, memilih record yang ditampilkan serta cara pengurutannya.

1.11. Fasilitas Forms Form adalah “ sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrolkontrol untuk proses memasukkan, memeriksa, dan memperbaiki data.” (LPKBM Madcoms Madiun,2001:26) Fasilitas Form Form digunakan untuk mempermudah memasukkan data tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya.

Access menyediakan berbgai

fasilitas yang membantu dalam pembuatan form tersebut. Bahkan Access juga memberi fasilitas yang memungkinkan penggunanya untuk membuat form dengan desain masing-masing. Adapun metode-metode pembuatan Form adalah sebagai berikut: 1.

Klik Tab Form pada Database Windows.

2.

Design View, untuk membuat form dalam bentuk desain bebas.

3.

Form Wizard, pembuatan form dengan tuntunan Wizard.

4.

AutoForm Columnar, membuat form dengan urutan tabel dari atas ke bawah.

5.

Autoform Tabular, membuat form dengna susunan field yang memanjang seperti tabel.

6.

AutoForm Datasheet, membuat form yang tampilannya menyerupai tabel dalam metode Datasheet View.

7.

Chart Wizard, untuk membuat grafik.

8.

Pivot Table Wizard, membuat form dengan pivot table dari Microsoft Access.


15

Untuk membuat form dengan desain sendiri, pilihlah Design View.

Tetapi untuk

menghemat waktu , gunakanlah form wizard. Langkah-langkah dalam membuat Form melalui Form Wizard, adalah: 1.

Buka file database, klik Tab Forms, lalu klik New.

2.

Pada kotak dialog New Form, pilih Form Wizard, kemudian klik OK.

3.

Muncul file-file yang berasal dari tabel atau query.

4.

Setelah muncul kotak dialog pertama, masukkan field-field yang akan digunakan dalam form.

Klik (>) untuk memasukkan satu field, atau klik (>>) untuk

memasukka semua field, kemudian klik Next. 5.

Setelah muncul kotak dialog kedua, pilih lay out form yang dikehendaki, apakah berbentuk Columnar, Tabular, atau Datasheet. Kemudian klik Next.

6.

Setelah muncul kotak dialog yang ketiga, pilih desain yang sesuai. Kemudian klik Next.

7.

Pada kotak dialig yang terakhir, ketikkan judul form yang dibuat, lalu klik Finish untuk mengakhiri pembuatan form dengan menggunakan Wizard, sekaligus memunculkan hasilnya.

1.12. Fasilitas Reports Report adalah “ sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang diberikan.” (LPKBM Madcoms Madiun, 2001:26). a. Fasilitas Report Report atau Laporan merupakan hasil akhir dari berbagai pengolahan atau pemrosesan data. Pada umumnya laporan disajikan dalam bentuk sudah tercetak di kertas. Untuk itu report yang disajikan harus diusahakan sebaik dan serapi mungkin sehingga memudahkan pihak lain dalam memahami isi laporan tersebut. Seperti halnya dengan pembuatan form, dalam pembuatan report, Access juga memberikan berbagai fasilitas pembuatan report termasuk dengan desain sendiri. Tetapi untuk mempercepat pembuatan report, dapat menggunakan fasilitas wizard. Pilihan-pilihan yang tersedia pada report sama dengan pilihan yang disediakan oleh form.


16

Langkah-langkah dalam pembuatan report atau laporan dengan menggunakan wizard adalah: 1.

Klik Tab Reports pada Database Windows.

2.

Klik perintah New,

maka akan muncul kotak dialog New Report dengan

memberikan perintah sebagai berikut: 

Design View, membuat report dengan desain bebas.



Report Wizard, membuat report dengan bantuan tahap demi tahap oleh wizard.



AutoReport Columnar, membuat AutoReport dengan urutan field dari atas ke bawah.



AutoReport Tabular, membuat AutoReport dengan menjajarkan field. Bermanfaat jika pembuatan report didasarkan pada query yang hanya memiliki sedikit field, sehingga bisa muat seluruhnya pada kertas.

3.



Chart Wizards, menampilkan wizard pembuatan grafik.



Label Wizards, menampilkan wizard untuk membuat label surat.

Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik Report Wizard.

Untuk kemudian

memberikan pilihan sebagai berikut: 

Pilih dan klik tabel atau query yang ingin dibuatkan reportnya, kemudian klik Next.



Pilih dan klik nama field yang ingin disertakan yang mana terdapat pada record.

4.

Kelompokkan field sesuai yang dibutuhkan.

Jenis field bilangan tidak dapat

digunakan sebagai pengelompokkan, karena field tersebut akan dijumlahkan dalam kelompoknya dan dalam jumlah total. Setelah mengelompokkan field kemudian klik Next. 5.

Langkah ketiga adalah mengatur urutan data yang akan dilaporkan, sistem pengurutan ini menggunakan Ascending dan Descending.

Setelah menentukan

sistem pengelompokkan, pilih Next. 6.

Langkah keempat adalah memilih layout report.

Ada beberapa pilihan bentuk

report, diantaranya adalah:  Stepped, report yang berbentuk bertingkat.  Portrait, report yang berbentuk memanjang.


17

 Landscape, report yang berbentuk melebar.  Selain itu dapat juga menentukan apakah lebar tiap field disesuaikan dengan lebar kertas. Klik Next. 7.

Langkah kelima adalah memilih model report yang akan digunakan. Style Report terdiri dari:  Bold Casual  Compact  Corporate  Formal  Soft Gray

Jika sudah selesai menentukan model report yang akan digunakan, klik tombol Next. Langkah terakhir adalah mengetikkan judul report. Judul default akan sesuai dengan nama tabel atau query yang menjadi dasar pembuatan report. Klik tombol Finish untuk mengakhiri Report Wizards. 1.13. Fasilitas Macros Menurut Diki Septanto (1998:580) macro adalah: Merupakan fasilitas untuk mengotomatisasi sekaligus menghemat waktu yang diberikan dalam pembuatan aplikasi database.

Macro adalah kumpulan beberapa

perintah yang digunakan berulang-ulang. Dengan penggunaan Macro, kita tidak perlu mengulang urutan pemanggilan perintah tersebut. 1.14. Fasilitas Modules Modules adalah “ program-program yang ditulis dengan access basic.” (LPKBM Madcoms Madiun,1998:26) 1.15. Mengakhiri Microsoft Access Untuk mengakhiri Microsoft Access klik tombol X (pojok kanan atas) yang tampak pada seluruh jendela aplikasi windows 2000.

Klik tombol close akan

mengakhiri aplikasi Access dan mengembalikan pada Desktop. Selain itu juga dapat


18

memilih File Exit dari menu bar untuk menutup aplikasi.

Adalah penting untuk

menutup aplikasi apapun dengan benar ketika selesai menggunakan program dan jangan lupa untuk menyimpannya terlebih dahulu. Ketika mengklik tombol close atau memilih File Exit, Access akan memeriksa secara otomatis agar yakin bahwa setiap pekerjaan yang sudah dibuat tersimpan dalam Hard Disk atau Disket.


19

BAB II PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM

2.1.

Membuat File, Table dan Form Membuat file merupakan langkah awal dalam Ms Access, dimana file ini akan

menampung seluruh data dan object dari Ms Access. File database Ms Access akan disimpan pada file dengan extension . mdb Didalam file akan tertampung semua komponen, meliputi Object Table s/d object Modules

Metode Pembuatan Table dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :


20

Metode Pembuatan Form dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :

2.2.

Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT Mengaktifkan Microsoft Access dan membuat File Database Baru Ikutilah

prosedur berikut ini untuk mengaktifkan MS Aceess dan membuat File Database baru, a.

Cari dan klik Tombol Start Windows

b.

Cari dan klik Menu Program.

c.

Cari dan klik Menu Office .

d.

Cari dan klik Menu Access.

e.

Maka MS Access Telah Aktif.

f.

Klik pada Create a new file

g.

Klik Blank databe

h.

Pilih Folder Tempat menyimpan data

i.

Tulis nama file database ( KARYAWAN_UDIKLAT)


21

2.3. a.

Membuat Tabel DATA_KARYAWAN Buat Normalisasi data berikut seseuai penjelasan pada BAB 1

DAFTAR EVALUASI KINERJA DAN JABATAN UDIKLAT PANDAAN (Data Pegawai Per Pebruari 2008) NO.

NIPEG

NAMA

JABATAN

1

5783006-R

MUHAMMAD TAUFIQ

MANAJER UDIKLAT

2

5482102-Z

SUSILA PURWANDAKA

AHLI PELATIHAN PEMBANGKITAN

3

5379006-T

MURWADI HS.

4

5380047-B

BASUKO TUNGGAL EKO

5

5483072-S

6 7

TEMPAT

TGL

LAHIR

LAHIR

BINJAI

15-Jun-57

PONTIANAK

14-Jul-54

AHLI PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

JAKARTA

07-Feb-53

AMA PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

CEPU

18-Sep-53

MARSIMAN, BE


KEBUMEN

06-Mar-54

5276014-T

MOCH. NATSIR

ASMEN PENGEMBANGAN DAN EVALUASI

MALANG

27-May-52

5482110-Z

SOENARYO, BSc

ASMEN PEMASARAN DAN PENGAJARAN

PURWOREJO

03-Feb-54

8

6894087-A

AGUNG BINTORO

ASMEN. ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

9

5691051-Z

MUDJIONO

AMA PELATIHAN PEMBANGKITAN

10

5778019-D

DJOKO SETIONO


11

5984024-P

MUCHAMAD NUH

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

KEDIRI

08-Jun-59

12

5476022-T

HARI PURNOMO


BLITAR

03-May-54

13

5476016-T

BODI GUNADI WASITO

AMU PELATIHAN PEMBANGKITAN

TASIKMALAYA

04-Mar-54

14

5476028-T

HARRY MOERWANTORO


SURABAYA

08-May-54

15

5274003-T

SUTRISNO

AMU PEMASARAN DAN PENGAJARAN

JEPARA

22-Mar-52

16

5376027-T

K OSIM


SURABAYA

06-Jun-53

17

5885002-T

BAMBANG SUKMADJAJA

AMU PELATIHAN PELAYANAN PELANGGAN

JAKARTA

01-May-58

18

7094102-G

KHOIRUR ROHMAT


MALANG

04-Mar-70

19

5780011-T

DUDY TRIANTONO

AMP PENGEMBANGAN MATERI

SEMARANG

04-Sep-57

20

5276019-T

L. ENDANG

AMP PEMASARAN JASA DIKLAT

SOLO

09-Aug-52

21

5376026-T

KOESJANTO

AMP PENGEMBANGAN DAN LABORATORIUM

SURABAYA

21-Mar-53

22

6485022-T

TOHA NGAFIF

TERAMPIL UTAMA AKUNTANSI

CILACAP

25-Dec-64

23

5685017-T

GUNAWAN WIHARTONO

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGAJARAN

AMBARAWA

15-Nov-56

24

5982040-T

RIJANA SETIJAWAN


SURABAYA

26-Oct-59

25

5778007-T

CHOLI Q

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN

TALANG

24-Jul-57

26

5576033-T

SUY ON O

TERAMPIL UTAMA WISMA

MALANG

11-Oct-55

27

6695033-T

H ARIY ON O


KEDIRI

10-Jun-66

28

6995034-T

SUGENG KUSTOMO

TERAMPIL UTAMA ADMINISTRASI SDM

PASURUAN

21-Sep-69

29

6391040-T

AGUNG SETYAWAN


KEDIRI

23-Oct-63

30

6895036-T

SAMSUL HIDAYAT

TERAMPIL UTAMA KEUANGAN

JOMBANG

06-Jul-68

31

6895037-T

A. SYAIFUDIN I.

TERAMPIL UTAMA KEUANGAN

PALEMBANG

17-Oct-68

32

6895038-T

M. SETIYOSO


MALANG

21-Sep-68

33

6591059-T

SU GIY ON O


PONOROGO

23-Jan-65

34

6791050-T

TEDDY HARDIANTO

TERAMPIL UTAMA SEKRETARIAT

BANDUNG

08-Sep-67

35

7095035-T

DEDI SUSANTO

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN D

SURABAYA

11-Sep-70


MADIUN

02-Jul-68

TRENGGALEK

28-Mar-56

BLITAR

15-Des-57

22

b. Ikutilah prosedur berikut ini untuk membuat Tabel DATA_KARYAWAN Tampilan Windows Database Access

-

Klik Objects

-

Klik Tables

-

Pilih dan Klik Create table in Design view

-

Klik New

Selanjutnya tertampil kotak dialog, New table sebagai berikut :

-

Pilih/Klik Design View

-

Klik OK.


23

Selanjutnya tertampil mode design view strukture table berikut :

-

-

Buat/Ketik struktur table dengan susunan struktur sebagai berikut :

Simpan struktur table dengan cara,  Klik bar Close

atau tekan Ctrl+F4, selanjutnya akan tertampil kotak

dialog Klik pilihan Yes  Ketik nama file DATA_KARYAWAN, ketik pada kotak dialog Save As Table Name :  Klik OK


24

Selanjutnya tertampil kotak dialog Primary key define  Pilih/Klik No (table tanpa primery key)  Pembuatan Table DATA_KARYAWAN selesai 2.4.

Membuat Form Data Karyawan

Membuat FORM DATA_KARYAWAN dengan design berikut, dengan metode wizard.

Ikutilah prosedur berikut ini untuk membuat FORMDATA_KARYAWAN a. Carilah dan klik Object Form b. Carilah dan klik Tombol New. c. Carilah dan klik Pilihan Form Wizard d. Pilih pada kotak dialog Choose the table dengan pilhan table DATA_KARYAWAN e. Klik OK f. Pilih dan klik pada form wizard dialog bar >> g. Klik Next h. Pilih dan klik layout (justified) i.

Klik Next

j.

Pilih dan klik style (Industrial)

k. Klik Next l.

Ketik title form (FORMDATA_KARYAWAN)

m. Klik Finish n. Selesai sudah prosedur pembuatan form dengan metode wizard Tugas : Inputkan data DATA_KARYAWAN dengan memakai fasilitas form yang telah dibuat Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

25

BAB III MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY)

Mengolah data (proses data) dalam MS Access dapat dilaksanakan dengan Filter, Sord dan fasilitas Query. 3.1.

Filter Filter merupakan fasilitas yang disediakan untuk menyaring database record sesuai keperluan, data yang dihasilkan dari proses filter merupakan informasi yang diperlukan. Contoh kasus

: Pemakai table data DATA_KARYAWAN menghendaki

informasi data karyawan dengan tempat kelahiran Surabaya. Untuk menampilkan informasi sesuai yang dikehendaki pada kasus diatas dapat dikikuti prosedur sebagai berikut : a. Open table DATA-KARYAWAN b. Klik menu Record, pilih Filter, Pilih dan Klik By Form c. Tempatkan kursor pada cell kolom (field) Tempat Kelahiran d. Klik control button dan pilih SURABAYA e. Klik bar Apply Filter, maka tertampil informasi data pegawai dengan tempat kelahiran surabaya. Untuk membebaskan dari format filter Klik bar Remove Filter 3.2.

Sort Sort merupakan fasilitas untuk proses data berupa peng urutan data menurut

abjad ( A ke Z atau Z ke A) Contoh kasus, pemakai data table DATA_KARYAWAN menghendaki tampilan data nama karyawan diurutkan sesuai index abjad dari A ke Z untuk mempermudah pencarian nama karyawan sesuai abjad awal nama karyawan, maka dapat diikiti prosedur sebagai berikut :


26

a. Open Table DATA_KARYAWAN b. Klik Record, Pilih Sort, Pilih dan Klik Sort Ascending 3.3.

Query Query merupakan fasilitas dalam MS Access digunakan untuk menentukan serta

mengelompokkan field dan record dimana saja dari suatu tabel yang akan ditampilkan. Selain itu query juga mengatur urutan dari penampilan data didalamnya.

Query

seringkali digunakan sebagai pengganti tabel. Karena Form atau Report bisa dibuat berdasarkan sebuah tabel atau query yang sudah ada. Perubahan yang dilakukan pada data di dalam query, otomatis akan ikut mengubah isi tabel karena hubungan dinamis antara query dengan tabel yang menjadi dasar pembuatannnya. Query dapat dibuat dengan berbagai metode sebagai berikut :

Contoh Kasus, pemakai data base berkeinginan membuat laporan meliputi data nama pegawai, tempat lahir, tanggal lahir dan umur pada tahun 2008. Maka langkah pertama adalah dibuat query. Pada kasus diatas dapat dibuat query dengan nama UMUR_KARYAWAN dengan mengikuti prosedur sebagai berikut : a. Klik Object Query b. Klik bar New c. Pilih Design View, Klik OK d. Pada Show Table, Klik Table dan Klik nama table DATA-KARYAWAN, Klik Add


27

e. Klik Close Selanjutnya akan tertampil jendela design query, f. Drag field nama pegawai ke kolom 1 g. Drag field tempat lahir ke kolom 2 h. Drag field tanggal lahir ke kolom 3 i.

Ketik pada cell Field pada kolom 3 UMUR : 2008-YEAR([GLLAHIR]) Ketik pada Cell Input Mask 999 “Tahun” (untuk menampilkan properties kolom klik scondary button mouse)

j.

Klik pada ckeck show sampai tampil tanda 

k. Simpan design dengan cara klik pada bar control close l.

Pada dialog save pilih dan klik Yes

m. Pada kotak dialog save as isi/ketik UMUR_KARYAWAN n. Klik OK Untuk menampilkan hasil klik bar Open Display hasil


28

BAB IV RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE)

Relationships merupakan fasilitas dalam Ms Access untuk menggabungkan data dari dua table atau lebih dengan satu field tertentu sebagai field kunci. 4.1

Relationships Untuk membuat relationships minimal terdapat 2 table berbeda, untuk contoh

kasus dalam buku ini maka dibuat table ABSENSI. a. Buat table ABSENSI dengan struktur sebagai berikut :

b.

Laksanakan relationships dengan prosedur sebagai berikut :

-

Klik menu Tool, Pilih dan Klik Relationships, selantujnya tertampil display sebagai berikut :


29

c.

Klik pilihan Table, Klik ABSENSI, Klik Add

d.

Klik pilihan Table, DATA_KARYAWAN, Klik Add

e.

Klik Close, akan tertampil display sebagai berikut :

f.

Drag dari field NIK DATA_KARYAWAN ke field NIK ABSENSI, akan tertampil display sebagai berikut :


30

g. Klik pada Enforce Referential Integrity h. Klik Create, akan tertampil display sebagai berikut :

i.

Klik bar Close

untuk menyimpan format relationships

j.

Klik Yes pada dialog untuk penyimpan

Selesai prosedur pembuatan relationships


31

4.2

Menggabung Dua Table Dalam Query Dua table yaitu table DATA_KARYAWAN dan table ABSENSI dapat digabung

dalam query, dengan tujuan data dari dua table tersebut selanjutnya dapat ditampilakan sebagai data maupun sebagai informasi. Kedua table tersebut akan di gabung dalam query dengan nama QUERY_ABSENSI Ikuti prosedur berikut untuk membuatnya a. Klik Object Query b. Klik New c. Klik Design View, Klik OK selanjutnya tertampil display sebagai berikut :

d. Klik Table e. Klik DATA_KARYAWAN, Klik Add f. Klik ABSENSI, Klik Add g. Klik Close, selanjutnya tertampil display sebagai berikut

h. Drag field NIK dari table ABSENSI ke kolom 1 i.

Drag field NAMA dari table DATA_KARYAWAN ke kolom 2


32

j.

Drag field NIPEG dari table DATA_KARYAWAN ke kolom 3

k. Drag field TANGGAL dari table ABSENSI ke kolom 4 l.

Drag field JAMDATANG dari table ABSENSI ke kolom 5

m. Drag field JAMPULANG dari table ABSENSI ke kolom 6 n. Simpan design struktur query dengan klik bar close o. Klik Yes pada peringatan save p. Ketik QUERY_ABSENSI pada dialog save as, akhiri dengan Klik OK Selesai prosedur pembuatan QUERY_ABSENSI 4.3

Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query Query dari dua table diatas dapat dipakai sebagai media untuk input data, edit

data, delete data maupun untuk display data. Field – field yang tertampil adalah sesuai dengan struktur yang telah dibuat. Pengaruh

dari

relationship,

karena

field

NAMA,

NIPEG

dari

table

DATA_KARYAWAN telah mempunyai data, maka secara otomatis akan tertampil. Untuk meng inputkan data absen pada QUERY_ABSENSI, ikuti prosedur sebagai berikut : a. Klik QUERY_ABSENSI b. Klik bar Open c. Inputkan angka 1 pada cell NIP selanjutnya tertampil display sebagai berikut :

d. Isi Cell TANGGAL, JAMDATANG dan JAMPULANG Maka telah selesai input untuk satu data

Tugas : Inputkan seluruh data pegawai untuk absen 1 hari


33

BAB V MEMBUAT LAPORAN (REPORT)

Report merupakan fasilitas didalam Ms Access untuk menyusun laporan, dimana sumber data dapat diambil dari data Table maupun dari Query. Laporan dapat disusun dalam berbagai metode pilihan sebagai berikut

5.1.

Membuat Report / Laporan Dalam membuat contoh report, disini akan dipakai metode report dengan Report

Wizard. Data yang dipakai bersumber dari QUERY_ABSENSI Untuk membuat report dengan nama LAPORAN_ABSENSI dapat diikuti prosedur sebagai berikut : a. Klik Objects Reports b. Klik New, akan tertampil display sebagai berikut,


34

c. Klik pada pilihan Report Wizard d. Klik pada kontrol Choose the Table ….. nama query QUERY_ABSENSI e. Klik OK, akan tertampil display sebagai berikut :

f. Klik pada bar

, maka semua nama field berpindah ke kanan

g. Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut


35

h. Pada jendela Report wizard Klik by ABSENSI i.

Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut

j.

Pada pilihan any grouping, abaikan (tidak dibuat grouping) langsung Klik Next, Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut


36

k. Pada Sort, lakukan sort by Ascending pada field NAMA, lanjutkan dengan Klik Next dan akan tertampil display sebagai berikut

l.

Klik Tabular, Klik Next dan akan tertampil display sebagai berikut


37

m. Klik pada pilihan Compact, Klik Next dan akan tertampil display sebagai berikut

n. Ketik nama report LAPORAN_ABSENSI, Klik Finish Prosedur pembuatan report selesai


38

5.2.

Membuka Report / Laporan

Untuk membuka / menjalankan report / laporan dapat diikuti prosedur sebagai berikut : a. Klik Object b. Klik Reports c. Klik Nama report ( LAPORAN_ABSENSI) d. Klik Preview Prosedur membuka report / laporan selesai 5.3.

Memperbaiki (Edit) Report / Laporan

Untuk memperbaiki / edit report / laporan dapat diikuti prosedur sebagai berikut : e. Klik Object f. Klik Reports g. Klik nama report ( LAPORAN_ABSENSI) h. Klik Design Prosedur memperbaiki / edit report / laporan selesai


39

BAB VI MEMBUAT MACRO

Macro merupakan fasilitas dalam Ms Access untuk otomatisasi perintah. Macro yang disusun dalam berbagai aaction dapat menjadi sebuah program. 6.1.

Membuat Macro

Pembuatan macro dapat dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut a. Klik pada Objects Macros b. Klik New, selanjutnya akan tampil display sebagai berikut

c. Klik pada control action untuk memilih perintah yang dipergunakan (contoh open form untuk form DATA_KARYAWAN), selanjutnya akan tampil display sebagai berikut

d. Pengisian Action Arguments dapat disesuaikan dengan kebutuhan ( contoh Form Name : FORMDATA_KARYAWAN, Data Mode : Edit dst )


40

e. Klik control bar Close

untuk menyimpan design macro

f. Klik Yes, pada dialog save g. Tulis nama macro (contoh MACRO_FORMKARYAWAN), selanjutnya Klik OK Selesai prosedur pembuatan Macro 6.2.

Menjalankan Macro

Untuk menjalankan macro ikuti prosedur berikut a. Klik nama macro (contoh MACRO_FORMKARYAWAN) b. Klik run Atau double klik pada nama macro 6.3.

Mendesign ulang (Edit) Macro

Untuk edit macro ikuti prosedur berikut c. Klik nama macro (contoh MACRO_FORMKARYAWAN) d. Klik Design Dalam pembuatan macro, perintah dapat disusun lebih dari satu perintah sesuai logika program yang disusun. Macro dapat dipakai pada action button design, switchboard action button maupun dalam penyusunan program access visual basic.

Tugas : 1. Buat Macro untuk open query UMUR_KARYAWAN dengan nama MACRO_UMUR 2. Buat Macro untuk open query QUERY_ABSENSI dengan nama MACRO_ABSENSI 3. Buat Macro untuk open report LAPORAN_ABSENSI dengan nama REPORT_ABSENSI 4. Buat Macro untuk Close dengan nama MACRO_SELESAI


41

BAB VII SWITCBOAED MANAGER (MENU)

Didalam Ms Access terdapat berbagai fasilitas didalam penyusunan menu, yaitu melalui Form design dengan memanfaatkan button, label dengan fasilitas link maupun dengan memnfaatkan switchboard manager 7.1

Penyusunan Menu dengan Form Penyusuan menu dengan form dapat mengikuti sebagai berikut (beserta contoh) a. Klik pilihan Form pada Objects b. Klik New c. Pilih mode design View d. Klik OK (tanpa mengisi nama table atau nama query) akan tampil display sebagai berikut :

e. Media design pada detail adalah tempat untuk mendesign detail tampilan, design dapat juga di letakkan di Header/Footer sesuai dengan kebutuhan dengan mengaktifkan Header dan Footer. Dalam design ini buat rancangan sesuai display berikut


42

f. Membuat label MENU UTAMA, caranya - Klik bar Label pada Toolbox

, drag di bidang detail selanjutnya ketik

MENU UTAMA - Lakukan dengan prosedur yang sama untuk labet 2, 3 dan 4 g. Membuat action button pada label 1 (FORM INPUT DATA KARYAWAN), caranya - Klik kotak label 1 (FORM INPUT DATA KARYAWAN) - Klik menu View, pilih dan Klik Properties, akan tampil display sebagai berikut

- Klik Event, Klik contol Button pada on Click, pilih nama macro MACRO_FORMKARYAWAN akan tampil display sebagai berikut :

- Klik close Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

43

Untuk action pada label 2, 3 dan 4 lakukan prosedur yang sama h. Setelah selesai mengisi action label, tutup form design dengan klik pada control bar close i. 7.2

Klik Yes pada dialog save Penjalankan Menu dengan Form

Untuk mengaktifkan menu dengan form, Klik pada nama form dan aktifkan dengan Klik pada bar Open. Atau Doeble Klik pada nama Form 7.3

Pengedit Menu dengan Form Untuk mengedit menu dengan form, Klik pada nama form dan edit dengan Klik pada bar Design. Selanjutnya lakukan redesign sesuai dengan rancangan yang dikehendaki.

7.4

Membuat Menu dengan Switchboard Membuat menu dengan switchboar, prosedurnya lebih mudah dibanding membuat menu dengan form. Prosedur pembuatan menu dengan switchboard dapat mengikuti langkah sebagai berikut a. Klik pada menu Tools, Pilih (sorot) Database Utilities, Pilih dan Klik Switchboard Manager, selanjutnya akan tertampil display sebagai berikut :

b. Klik edit, selanjutnya akan tampil display sebagai berikut :


44

c. Edit Text Main Switchboard dengan Text MENU UTAMA d. Klik pada bar New, selanjutnya akan tertampil display sebagai berikut :

e. Ketik pada Text INPUT DATA KARYAWAN f. Pilih pada command lewat control button pilihan Open Form in Edit Mode g. Pilih nama form, lewal control button form dengan nama FORMDATA_KARYAWAN h. Klik OK Laksanakan dengan prosedur yang sama untuk pilihan

i.

Klik Close untuk menyimpan format design, selanjutnya akan tertampil display sebagai berikut :


45

j.

Klik Close untuk menyimpan design switchboar

k. Untuk menjalankan switchboar, Klik pada Object Form nama form Switchboard dan Klik bar Open.


46

APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN POLITEKNIK NEGERI MALANG JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

Recommend Documents