1
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah Informasi saat ini memang sangat pesat berkembang. Bisa didapat melalui media cetak seperti buku dan media elektronik seperti laptop. Tentunya dengan jaringan internet. Dan salah satu tempat yang memiliki sumber informasi atau pengetahuan ialah perpustakaan. Baik itu perpustakaan yang ada di sekolah, perguruan tinggi atau bahkan perpustakaan nasional sekalipun sangat banyak informasi yang bisa kita dapat. Di STIKOM CKI Buaran juga terdapat sebuah perpustakaan yang berisikan ratusan buku eksemplar yang terdiri dari beberapa mata kuliah yang diterapkan di STIKOM CKI. Koleksi buku terbilang kurang begitu lengkap dan masih harus diperbaharui. Dan tata letaknya pun masih bercampuran, tidak sesuai dengan kategori. Dalam beberapa tahun belakangan ini, perpustakaan STIKOM CKI kurang perawatan. Salah satunya pada aplikasi perpustakaannya. Sekitar tahun 2010 kebawah, memang sudah ada aplikasi untuk perpustakaan. Bahkan sudah sampai e-library. Akan tetapi, setelah penjaga perpustakaan sudah tidak lagi bertugas, aplikasi tersebut sampai saat ini tidak dipakai. Terlebih pada persoalan anggota perpustakaan. Dengan tidak adanya daftar anggota perpustakaan, maka peminjaman buku saat ini dengan cara manual. Sehingga, terkadang buku yang dipinjam tidak tepat waktu dalam pengembalian, tidak ada bukunya bahkan bisa aja hilang. Peminjam hanya memberikan identitas Nim dan Nama saja untuk meminjam buku, akan tetapi tidak sedikit yang tidak menulis Nim dan Nama ketika meminjam buku yang ada di perpustakaan. Dengan melihat keadaan seperti itu, penulis ingin meneliti bagaimana proses yang berjalan dalam perpustakaan di STIKOM CKI. Dan penelitian
2
ini penulis memberi judul “ Analisa Sistem Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan STIKOM CKI Buaran Jakarta Timur Dengan Metode PIECES“.
B.
Ruang Lingkup dan Batasan Masalah Mengacu dengan tidak adanya daftar anggota perpustakaan serta pada proses peminjaman dan pengembalian buku yang masih manual pada perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI) maka perlu dirumuskan masalah agar penelitian ini terarah dan mengenai pada tujuan. Ruang lingkup dari penelitian ini adalah : 1. Proses peminjaman buku pada perpustakaan stikom cki 2. Proses pengembalian buku pada perpustakaan stikom cki 3. Kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan stikom cki Berdasarkan penjelasan masalah yang diatas, penulis membatasi masalah yaitu peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan STIKOM CKI Buaran.
C.
Maksud dan Tujuan Penulisan Maksud dari penulisan ini adalah sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) Program Strata Satu pada Program Studi Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI). Sedangkan tujuan dari penulisan ini adalah : 1. Mengetahui bagaimana proses peminjaman buku 2. Mengetahui bagaimana proses pengembalian buku 3. Mengetahui stok buku yang tersedia
3
D.
Sistem Penulisan Dalam penyusunan skripsi ini, penulis membagi ke dalam lima bab sebagai berikut : BAB I :
PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan dan batasan masalah,
maksud dan tujuan
penelitian serta sistematika penulisan. BAB II :
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini berisi tentang definisi dan pengertian dari judul yang dibahas. BAB III :
METODE PENELITIAN
Bab ini menguraikan lokasi penelitian, teknik penelitian dan variabel penelitian. BAB IV :
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini membahas bagaimana proses sistem peminjaman dan pengembalian buku dan menguraikan masalah yang terjadi serta pembahasannya. BAB V :
KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisi kesimpulan dan saran – saran.
4
BAB II LANDASAN TEORI
A.
Definisi dan Pengertian 1. Definisi Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen dan kompenennya menurut Jerry FithGerald, Ardra F. Fitzh Gerald dan Warren D.Stallings bahwa: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur
-
prosedur
yang
saling
berhubungan,
berkumpul
bersama - sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”, Menurut ( Jogiyanto,2008:1) “Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu”, Menurut (Tata Sutabri,2012:10).
Jadi sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Adapun syarat-syarat sistem, yaitu :
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem
Tujuan organisasi lebih penting dari tujuan elemen
5
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batasan, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Tidak semua sistem memliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar yang diperlihatkan pada gambar berikut :
Tujuan
Mekanisme Pengendalian Masukan
Transformasi
Keluaran
Gambar 2.1 Bagian-bagian komponen dari suatu sistem yang
dapat mengendalikan operasinya sendiri Data masukan diubah menjadi data keluaran (output) melalui elemen transformasi. Mekanisme pengendalian memantau proses transformasi agar sistem tersebut dapat memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada sebuah proses dengan menggunakan suatu lingkaran umpan balik untuk mendapatkan sebuah informasi dari sistem output dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian ini sendiri membandingkan sinyal - sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada input jika sistem operasi memang perlu diubah. Dan tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik dab tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open loop system). Berikut gambar sistem lingkaran terbuka :
Masukan
Transformasi Gambar 2.2 Sistem lingkaran terbuka
Keluaran
6
Suatu sistem dengan tiga elemen pengendali (tujuan, mekanisme pengendalian dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed loop system).
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sebuah sistem, ini menjelaskan bahwa sistem berada pada lebih satu tingkat. Sedangkan pengertian supersistem adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar. Menurut (Jogiyanto 2008:3-4) karakteristik sistem sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Component System) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, Komponen
bekerja sistem
sama dapat
membentuk
berupa
suatu
satu
kesatuan.
subsistem
atau
bagian - bagian dari sistem. b. Batasan Sistem (Boundary System) Ruang lingkup suatu sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan lainnya atau dengan sistem dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment System) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersbut, disebut dengan lingkungan luar sistem. d. Penghubung Sistem (Interface System) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem yang disebut dengan penghubung sistem interface. e. Masukan Sistem (Input System) Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa perwatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input).
Maintenance
input
adalah
energi
yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroprasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
7
f.
Keluaran Sistem (Output System) Hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain.
g. Pengolahan Sistem (Process System) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Objective System) Memliki tujuan dan sasaran yang pasti. Artinya bila suatu sistem tidak memiliki sasaran operasi, maka sistem itu tidak ada gunanya. Suatu sistem dapat dikatakan berhasil apabila tepat mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. Jadi, sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya yang memiliki tujuan atau sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. 2. Definisi Analisa Sistem
Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution)dan rencana - rencana perusahaan (business plan). Menurut (Yakub, 2012:142). Analisa sistem adalah teori sistem umum yang sebagai sebuah landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/menganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (biasa jadi lebih
8
sederhana dan lebih interatif) atau melakukan beberapa perbaikan serupa. Menurut (Mulyanto, 2009:125) Jadi analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi
permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3. Definisi Peminjaman dan Pengembalian Buku a. Peminjaman dan Pengembalian
Meminjamkan adalah menyerahkan barang atau uang untuk dipinjam, memberikan barang kepada orang lain untuk dipakai dan kalau sudah sudah waktunya harus dikembalikan. Sedangkan mengembalikan adalah menyerahkan barang yang telah dipinjam dengan waktu yang telah ditetapkan. Peminjaman buku adalah meminjamkan barang cetakan berupa lembaran - lembaran kertas yang dijilid yang disebut buku dengan jangka waktu yang ditetapkan untuk dikembalikan. Pengembalian buku adalah mengembalikan buku yang telah dipinjam dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. menurut “http:// kamus bahasa indonesia .org / pinjam ” (Diakses tanggal 29 Desember
2013 Pukul 21.59 WIB). b. Buku
Buku adalah kumpulan kertas atau bahan lainnya yang dijilid menjadi satu pada salah satu ujungnya dan berisi tulisan atau gambar. Setiap sisi dari sebuah lembaran kertas pada buku disebut halaman. Menurut “http://id.wikipedia.org/wiki/Buku” (Diakses tanggal 29 Desember 2013 Pukul 22.05 WIB).
9
4. Definisi Perpustakaan Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan istilah - istilah pustaka, pustakawan, kepustakawanan dan ilmu perpustakaan. Akan tetapi secara harfiah, perpustakaan adalah sebuah bangunan fisik tempat menyimpan buku - buku atau bahan pustaka. Berikut definisi perpustakaan dari beberapa ahli : “Perpustakaan adalah salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pengguna sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan”. Menurut (Darmono, 2007:3) Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung / bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku - buku koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu - waktu diperlukan oleh pembaca. Menurut (Sutarno NS, 2008:11). Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan pengertian perpustakaan secara umum adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik buku - buku ataupun bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan digunakan secara berkelanjutan oleh pemakainya sebagai informasi. a) Jenis-jenis Perpustakaan
Untuk lebih dapat memahami apa itu perpustakaan perguruan tinggi, maka terlebih dahulu kita mengacu pada jenis-jenis perpustakaan. Berikut adalah beberapa jenis dari perpustakaan : 1. Perpsutakaan
Umum
adalah
perpustakaan
yang
diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani
10
masyarakat umum. Kriteria perpustakaan umum adalah sebagai berikut : o
Terbuka untuk umum
o
Dibiayai oleh dana umum atau yang berasal dari masyarakat
o
Jasa yang diberikan pada hakikatnya bersifat cumacuma atau tidak perlu membayar
2. Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang tergabung dalam sebuah sekolah yang dikelola oleh sekolah yang bersangkutan untuk mencapai tujuan pendidikan secara umum. Yang termasuk perpustakaan sekolah yaitu : o
Perpustakaan Taman Kanak-kanak
o
Perpustakaan SD
o
Perpustakaan SLTP
o
Perpustakaan SLTA
3. Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan Perguruan Tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Tujuan utamannya membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Setelah memperhatikan beberapa pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahan maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi yang memiliki tujuan dan fungsi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta menyajikan informasi kepada civitas akademika sebagai penunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi.
11
b) Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Lazimnya pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah staf pengajar dan mahasiswa, akan tetapi sering pula mencangkup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi. Bagi mahasiswa, sebagai wadah atau sumber referensi bahan pustaka setiap mata kuliah, baik dari tingkatan awal hingga pasca sarjana. Sedangkan untuk staf pengajar mencari sumber terbaru yang berorientasi pada kebutuhan dengan diperhitungkan agar program yang dilaksanakan berlangsung dengan efektif dan selalu melayani pengguna (mahasiswa) selama menjalankan pendidikan di perguruan tinggi yang bersangkutan. Serta memperkaya pengetahuan yang relevan pada mahasiswa dan dosen. Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan daripada perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber - sumber informasi ilmiah di perpustakaan tersebut dan selalu melayani pengguna (mahasiswa) selama pendidikan diperguruan tinggi yang bersangkutan. Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut : a. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang mendukung
pencapaian
tujuan
pembelajaran,
pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. b. Fungsi
Informasi
Perpustakaan
merupakan
sumber
informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. c. Fungsi
Riset
Perpustakaan
mempersembahkan
bahan - bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir
12
sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. d. Fungsi Rekreasi menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna
untuk
membangun
dan
mengembangkan
kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. e. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni civitas akademika dan staf nonakademik. f.
Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
g. Fungsi
Interpretasi
Perpustakaan
sudah
seharusnya
melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber - sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
5. Definisi Variabel Variabel adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek, atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulannya. Menurut (Sugiyono, 2007:2).
6. Definisi Sampel dan Populasi Menurut Margono (2010:121,118) adalah “Sampel adalah sebagai bagian dari populasi sedangkan Populasi adalah seluruh data yang menjadi perhatian kita dalam suatu ruang lingkup dan waktu yang kita tentukan”.
7. Definisi Metode PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan atau
13
juga sering disebut dengan analisis pieces. Adapun pengertian dari analisis pieces sebagai berikut Menurut Hanif Al Fatta (2007) : 1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance ) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). 2. Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. 3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi
pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. 4. Analisis Pengendalian ( Control ) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. 6. Analisis Pelayanan ( Service ) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
14
B.
ALAT BANTU ANALISA SISTEM 1. Flowchart (Bagan Alir)
“Flowchart/Bagan Alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem”, menurut (Krismiaji,2010:71). Flowchart adalah gambaran atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah - langkah dan urutan - urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmensegmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisi alternatifalternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelasaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya kedalam bentuk program dengan bahasa program. Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya. Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu :
15
Input berupa bahan mentah
Proses pengolahan
Output berupa bahan jadi
Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat digunakan urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu : Start : berisi instruksi untuk persiapan peralatan yang
diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah. Read : berisi instruksi untuk membaca data dari suatu
peralatan input. Process : berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemesahan
masalah sesuai dengan data yang dibaca. Write : berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan
keperalatan output. End : mengakhiri kegiatan pengolahan.
Flowchart yang digunakan dalam penelitian Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah Flowchart Dokumen (Document Flowchart). Flowchart Dokumen menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Kegunaan flowchart dokumen untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. Adapun simbol - simbol yang digunakan dalam flowchart dokumen, antara lain : Simbol Dokumen : menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Simbol Manual : menunjukkan pekerjaan manual Simbol Simpanan Offline : file non-komputer yang C
diarsip urut tanggal
Connector : jalur arus dokumen
16
a. Pedoman - pedoman dalam membuat flowchart Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : 1) Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2) Aktifitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati - hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3) Kapan aktifitas dimulai dan berkahri harus ditentukan secara jelas. 4) Setiap langkah dari aktifitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi
kata
kerja,
misalkan
MENGHITUNG
LABA
PENJUALAN. 5) Setiap langkag dari aktifitas harus berada pada urutan yang benar. 6) Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati - hati. Pecabangan - percabangan yang memotong
aktifitas
yang
sedang
digambarkan
tidak
perlu
digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7) Gunakan simbol - simbol flowchart yang standar. 2. Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan
sistem
perangkat
lunak.
Menurut
(Verdi
Yasin,2012:194).
UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem yang besar dan kompleks. UML tidak hanya digunakan dalam proses pemodelan perangkat lunak, namun hampir dalam semua bidang membutuhkan pemodelan. Bagian - bagian utama yang terdapat dalam UML adalah sebagai berikut :
17
1) View View digunakan untuk melihat sistem yang dimodelkan dari beberapa aspek yang berbeda. View bukan melihat grafik, tapi merupakan suatu abstraksi yang berisi sejumlah diagram. 2) Use Case View Mendeskripsikan
fungsionalitas
sistem
yang
seharusnya
dilakukan sesuai yang diinginkan external actors. Actor yang berinteraksi dengan sistem dapat berupa user atau sistem lainnya. 3) Logical View Mendeskripsikan bagaimana fungsionalitas dari sistem, struktur statis (class, object,dan relationship ) dan kolaborasi dinamis yang terjadi ketika object mengirim pesan ke object lain dalam suatu fungsi tertentu. 4) Component View Mendeskripsikan implementasi dan ketergantungan modul. Komponen yang merupakan tipe lainnya dari code module diperlihatkan dengan struktur dan ketergantungannya juga
alokasi
sumber
daya
komponen
dan
informasi
administrative lainnya. 5) Concurrency View Membagi sistem digambarkan
ke dalam proses dan prosesor.View ini
dalam
diagram
dinamis
(state,
sequence,
collaboration, dan activity diagrams) dan diagram implementasi (component dan deployment diagrams) serta digunakan untuk pengembang (developer), pengintegrasi (integrator), dan penguji (tester). 6) Deployment View Mendeskripsikan
fisik
dari sistem
seperti komputer dan
perangkat (nodes) dan bagaimana hubungannya dengan lainnya. 7) Diagram
18
Diagram berbentuk grafik yang menunjukkan simbol elemen model yang disusun untuk mengilustrasikan bagian atau aspek tertentu dari sistem. Sebuah diagram merupakan bagian dari suatu view tertentu
dan
ketika
digambarkan
biasanya
dialokasikan untuk view tertentu. Adapun jenis - jenis diagram yang digunakan dalam penelitian ini, sebagai berikut : a. Uses Case Diagram Uses case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem dan bukan “bagaimana”. Menurut (Verdi Yasin,2012:198). b. Activity Diagram Menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Menurut (Verdi Yasin,2012:201). c. Class Diagram Class
Diagram
diinstansiasi
adalah
akan
sebuah
spesifikasi
yang
jika
sebuah
objek
dan
menghasilkan
merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan
tersebut
(metode/fungsi).
Menurut
(Verdi
Yasin,2012:198).
d. Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa pesan yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek - objek yang terkait). Menurut (Verdi Yasin,2012:201).
19
BAB III METODE PENELITIAN
A.
Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan di perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI) Jakarta yang beralamat di Jl. Radin Inten II, Buaran Klender Jakarta 13470. Telp. (021) 862 6444 Hunting Fax. (021) 862 6444. 1)
Sejarah Singkat STIKOM CKI
Dilatar belakangi oleh keprihatinan terhadap kondisi dan kualitas pendidikan khususnya pendidikan komputer di tanah air, dimana hanya sebagian kecil saja dari masyarakat kita yang berkesempatan untuk mengenyam pendidikan komputer disebabkan masyarakat kita masih beranggapan bahwa pendidikan komputer hanya dimungkinkan untuk kalangan yang mampu dan tertentu saja. Melihat keadaan yang demikian itu, maka dengan visiuntuk menjadi kiblat baru dunia Pendidikan Tinggi Teknologi Informasi ditanah air dan kemauan yang keras diatas segala keterbatasan yang ada, pada tanggal 2 Mei 2000 bertepatan dengan Hari Pendidikan Nasional didirikanlah sebuah Lembaga Pendidikan Manajemen Informatika dan Komputer Cipta Karya Institute (LPMIK CKI) sebagai realisasi dari keinginan untuk memberikan sumbangan pemikiran dan sarana bagi pengembangan pendidikan khususnya dari lembaga ini kepada masyarakat dikhususkan pada pendidikan profesional dalam bidang Graphic Design, Web Design dan Programming untuk program program profesional setara Diploma II dan Diploma I. Sambutan yang diberikan masyarakat cukup antusias dibuktikan dengan banyaknya jumlah mahasiswa yang mendaftar termasuk juga serta program pendidikan singkat (Short Course).
20
Atas desakan kebutuhan mahasiswa untuk melanjutkan kejenjang S1 dan keinginan dari pengelola untuk lebih fokus lagi pada dunia pendidikan yang sesungguhnya dan masukkan dari masyarakat, maka pada tahun 2001 didirikan Yayasan Cipta Karya Institusi (YCKI), yang kemudian memprakarsai berdirinya sebuah Sekolah Tinggi dengan nama Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika dan STIKOM CKI, ditandai dengan keluarnya izin pada tanggal 5 September 2002. STIKOM CKI membuka dua program studi , yaitu: - Teknik Informatika - Sistem Informasi Sejak awal berdirinya STIKOM CKI telah menerapkan kurikulum berbasis kompetensi. Sehingga dalam penyusunan kurikulum jauh lebih leluasa dalam penentuan muatan materi kurikulum yang berkualitas global dan uptodate. Bagi mereka yang menjadi warga STIKOM CKI, maka sekedar menjadi sarjana tidak berlaku. Sebab setiap mahasiswa Program Sarjana akan dibekali dengan Keahlian Plus yang diminati di dunia kerja dan usah, melengkapi Kurikulum Nasional. STIKOM CKI bertekad tidak hanya menjadi salah satu pergutruan tinggi terbaik yang bisa dijadikan contoh secara nasional, tapi juga menghasilkan lulusan yang bermasa depan baik. Dari tahun ketahun STIKOM CKI terus berkembnang dan meningkat, baik dari segi jumlah siswanya maupun jumlah kampusnya. Tercatat sampai saat ini jumlah mahasiswa STIKOM CKI telah mencapai jumlah mahasiswa lebih dari 724 orang. Tahun 2009 sesuai dengan surat keterangan dari BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dengan nomor 015 / BAN-PT / AkXII / S.I /VI/2009, program studi Sistem Informasi telah terakreditasi. Disusul dengan program studi Teknik Informatika pada tahun 2010, sesuai dengan surat keterangan BAN PT nomor 001 / BAN-PT / Ak-XII / S.I /IV /2010.
21
Sampai saat ini Kampus STIKOM CKI telah beberapa kali mendapat bantuan beasiswa dari pemerintah melalui fasilitas Bantuan Beasiswa SUPERSEMAR. Bantuan untuk Mahasiswa Berprestasi dan bantuan untuk mahasiswa yang tidak mampu. Dengan adanya fasilitas Beasiswa tersebut, telah banyak memberikan manfaat kepada mahasiswa yang tidak mampui secara ekonomi untuk dapat terus melanjutkan pendidikannya di STIKOM CKI. Dan Kampus STIKOM CKI telah beberapa kali diberikan kepercayaan oleh pihak ketiga untuk kerjasama dalam pembuatan program-program aplikasi dan pembangunan program berbasiskan web. Selain itu STIKOM CKI dalam rangka visi dan misinya dalam pengabdian kepada masyarakat, sejak
dari awal berdirinya telah
melakukan bimgbingan dan binaan kepada sekolah-sekolah menengah di lingkungan sekitar dengan memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan dan sertifikasi gratis untuk program operator dan desain grafis. Selain itu juga menyelenggarakan seminar dan workshop cuma-cuma bagi para siswa sekolah menengah dan mahasiswa yang semua itu dengan satu tujuan agar keberadaan Kampus STIKOM CKI dirasakan manfaatnya oleh masyarakat pada umumnya, sekaligus mengenalkan TRIDHARMA PERGURUAN TINGGI.
22
2)
Struktur, Tugas dan Wewenang Ketua YCKI
Dewan Pembina
Penasihat
Ketua STIKOM CKI
Puket I
Ketua Program Studi TI
Pembantu Prodi TI
Puket II Bid. Adm & Keu
Bag. Administrasi Umum
Ketua Program Studi SI
Pembantu Prodi SI
Puket III Bid. Kemahasiswaan
Kepala Rumah Tangga
Kepala Lab.
Asisten Lab.
Front Office
Front Office
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI)
Dengan melihat struktur tersebut, penulis akan menerangkan posisi, tugas dan wewenang jabatan masing-masing. a. Ketua Ketua bertanggung jawab kepada : Ketua Yayasan Wewenang : 1) Menetapkan kebijakan dan pengelolaan akademik 2) Recruitment karyawan baru
23
3) Reward and punishment 4) Cuti karyawan 5) Membuat perencanaan, melakukan bimbingan, koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan akademik / pendidika, administrasi / keuangan, kemahasiswaan dan kegiatan lainnya b. Puket I Bidang Akademik Bertanggung jawab kepada : Ketua Wewenang : 1) Membantu ketua menetapkan kebijakan bidang akademik pendidikan 2) Membantu ketua dalam menyusun perencanaan, melakukan bimbingan, koordinasi dan
pengawasan terhadap
semua
kegiatan akademik / pendidikan, antara lain : a) Menyelenggarakan ujian masuk / testing mahasiswa baru b) Menyusun tenaga pengajar / dosen c) Menetapkan ketentuan-ketentuan yang mengatur tentang pelaksaaan ujian d) Menandatangani ijazah e) Menyelenggarakan ceramah - ceramah, kuliah umum dan seminar-seminar dilingkungan kampus f) Mengawasi pengelolaan perpustakaan g) Mengawasi
pelaksanaan
penelitian
dan
pengabdian
masyarakat h) Mengawasi pelaksanaan perkuliahan dan sidang 3) Membantu ketua dalam menyusun laporan pertanggung jawaban atas jalannya kegiatan akademik, khususnya bidang pendidikan 4) Membuat SK karyawan dan SK dosen 5) Kerjasama perpustakaan
dengan
penerbit
dalam
melengkapi
buku
24
6) Mengadakan
evaluasi
pelaksaan
kegiatan
dilingkungan
perpustakaan dan mengambil tindakan bila dipandang perlu 7) Mewakili ketua apabila ketua berhalangan dalam hal yang menyangkut bidang akademik / pendidikan 8) Membentuk lembaga ilmiah dilingkungan akademik dengan persetujuan ketua 9) Mengusulkan kepada ketua untuk pengangakatan tenaga-tenaga dosen dan sekertariat 10) Membuat laporan pertanggung jawaban atas jalannya kegiatan akademik kepada ketua dan instansi dilingkungan pendidikan nasional serta instasi pemerintah lainnya yang berkepentingan setiap akhir tahun c. Puket II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan Bertanggung jawab kepada : Ketua Wewenang : 1) Membantu ketua dalam menetapkan kebijaksanaan bidang administrasi dan keuangan 2) Membantu ketua dalam menyusun perencanaan, melakukan bimbingan, koordinasi dan pengawasan
terhadap
semua
kegiatan administrasi / keuangan antara lain : a) Menyusun tata kerja / prosedur kerja administrasi umum sesuai dengan pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi b) Menetapkan ketentuan - ketentuan yang mengatur tentang hubungan / koordinasi dengan perguruan tinggi lain, khususnya di bidang pengembangan sarana fisik c) Menyelenggarakan penyusunan arsip dan dokumentasi, khususnya
yang
mengenai
sejarah
pengembangan akademis d) Menyelenggarakan pengadaan akademis
pendirian
dan
25
e) Menyusun tata kerja / prosedur kerja, administrasi keuangan yang efektif dan efisien 3) Membantu ketua dalam menyusun laporan pertanggungjawaban atas jalannya kegitan akademik, khususnya bidang administrasi dan keuangan. 4) Mewakili
ketua
apabila
ketua
berhalangan
dalam
hal
menyangkut dalam bidang administrasi dan keungan 5) Pengelolaan data karyawan 6) Pengelolaan dan pembayaran pajak-pajak serta rekening operasional kantor. d. Puket III Bidang Kemahasiswaan Beratanggung jawab kepada : Ketua Wewenang : 1) Membantu ketua dalam menyusun kebijaksanaan bidang kemahasiswaan 2) Membantu ketua dalam menyusun perencanaan, melakukan bimbingan, koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan kemahasiswaan, antara lain : a) Menetapkan ketentuan - ketentuan yang mengatur tentang pemilihan Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) dan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) b) Membimbing dan mengarahkan MPM dan BEM dan para Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam segala kegiatan baik didalam maupun diluar kampus 3) Membantu ketua menyusun laporan pertanggung jawaban atas jalannya kegiatan akademik khususnya bidang kemahasiswaan 4) Mewakili ketua apabila ketua berhalangan dalam hal yang menyangkut bidang kemahasiswaan e. Ketua Jurusan Bertanggung jawab kepada : Ketua Wewenang :
26
1) Konversi nilai pindahan dan lanjutan 2) Evaluasi silabus dan Sap (rapat evaluasi, pokok bahasan) 3) Sidang skripsi, komprehensip (persiapan pelaksanaan, proposal, pembimbing, edit data) 4) Penunjukkan dosen koordinator mata kuliah utama dan non utama 5) Penunjukkan dosen PA 6) Pedoman dosen pengajar 7) Evaluasi soal - soal hasil ujian 8) Mengawasi pelaksanaan LAB komputer 9) Menyusun kurikulum 10) Kuliah umum 11) Mengusulkan
kepada
pimpinan
mengenai
tenaga
pengajar/dosen untuk mengikuti kursus - kursus, pendidikan, latihan, seminar, dan loka karya dalam rangka pengembangan mutu pendidikan. 12) Mengusulkan kepada pimpinan untuk pengangkatan dan pemberhentian tenaga pengajar/dosen 13) Pengembangan website 14) Penyusunan database mahasiswa, dosen, keuangan, karyawan. 15) Membantu Puket I bidang akademik dalam kegiatannya yang menyangkut jurusan 16) Membuat laporan pertanggung jawaban kepada pelaksanaan tugas jurusan sesuai dengan sistem laporan yang berlaku. f. sekretariat Jurusan Bertanggung Jawab kepada: Ketua Wewenang: 1) Membantu mempersiapkan jadwal kuliah 2) Membantu segala kegiatan ketua jurusan 3) Monitoring perkuliahan 4) Mengadakan persiapan kegiatan jurusan
27
5) Entri
data:
absen
dosen,
absen
mahasiswa,
pendftaran
mahasiswa baru, daftar ulang/susulan perbaikan, daftar wisuda 6) Mewakili ketua jurusan dalam melaksanakan tugas harian apabila ketua jurusan berhalangan 7) Melakukan koordinasi kerja dengan dosen jurusan dalam rangka melakukan bimbingan dan penyuluhan studi terhadap para mahasiswa dan melakukan konsultasi dengan para orang tua/wali mahasiswa. 8) Membantu ketua jurusan dalam membuat laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas jurusan sesuai dengan sistem laporan yang berlaku. g. Ketua Bagian Keuangan dan Administrasi Umum Bertanggung jawab kepada: Ketua Wewenang: 1) Data karyawan 2) Mmonitor kehadiran karyawan 3) Membuat rekap kehadiran untuk honor 4) Honor dosen/pembayaran 5) Honor karyawan 6) Administrasi keuangan 7) Membuat permohonan data dan ATK 8) Keabsahan buku kas 9) Pajak - pajak dan tagihan - tagihan luar 10) Bertanggung jawab terhadap semua surat - surat masuk, surat keluar, serta pendistribusiannya ke semua bagian 11) Mengarsipkan semua dokumen - dokumen penting dari semua bagian 12) Bertanggung jawab terhadap keabsahan data yang ada di bagian umum h. Kepala Laboratorium Komputer
28
Bertanggung Jawab kepada: Puket I bidang akademik dan ketua jurusan Wewenang: 1) Jadwal praktek/asistensi 2) Pelaksanaan praktek 3) Instalasi software 4) Perawatan Hardware 5) Job tugas petugas 6) Membantu daftar ulang 7) Modal Praktikum 8) Kursus dan training 9) Uji coba pengembangan software dan hardware 10) Pengawasan lab 11) Angket lab 12) Kartu lab 13) Prosedur dan tata tertib lab 14) Maintenance peralatan dan ruang lab i. Kepala Rumah tangga Bertanggung jawab kepada: Ketua Wewenang: 1) Ruangan/ kebersihan 2) Inventaris kantor 3) Pajak-pajak dan rekening 4) Maintenance peralatan kantor 5) Membantu marketing dan pengembangan j. Kepala Perpusatakaan Bertanggung Jawab kepada: Puket I bidang akademik Wewenang: 1) Entri peminjaman buku 2) Anggota baru perpustakaan 3) Laporan peminjaman buku, tabloid, jurnal, dll.
29
B.
Teknik Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah metode verifikasi yaitu bentuk penelitian yang ditujukan pada pemecahan masalah terhadap kejadian-kejadian yang sifatnya aktual, dianalisis secara kualitatif dalam rangka menguji kebenaran hipotesis yang diajukan. 1.
Teknik Pengumpulan Data Dalam
pengumpulan
data
-
data
yang
dibutuhkan,
penulis
menggunakan beberapa metode, yaitu : 1) Penelitian Lapangan (Field Research) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan peninjauan langsung ke tempat objek penelitian dan memperoleh data primer. Cara - cara pengumpulan data primer melalui : a) Observasi Pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada perpustakaan STIKOM CKI. b) Wawancara Penulis mengajukan pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu secara tertulis meupun secara lisan mengenai masalah malasah yang akan diteliti kepada mba Amelia Eka A bagian Front Office yang menangani perpustakaan. c) Kuesioner Seperangkat pertanyaan yang diberikan secara langsung kepada mahasiswa untuk diisi. (lihat di lampiran) 2) Studi Literatur (Library Research) Yaitu informasi yang didapat dari buku - buku catatan dan sumber - sumber lain (internet) yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
30
2.
Jenis dan Sumber Data Data - data yang dibutuhkan dalam penelitian ini terdiri dari data
primer dan data sekunder. 1) Data Primer Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian yang berupa tanggapan, kritik, saran, pertanyaan dan penilaian dari mahasiswa sebagai responden; penjelasan dan keterangan pihak manajemen
Kampus
STIKOM
CKI
bagian
yang
menanangi
perpsutakaan. 2) Data Sekunder Data yang diperoleh secara tidak langsung, didapatkan dari data atau arsip perpustakaan STIKOM CKI. 3.
Populasi dan Sampel Dalam penelitian yang menggunakan metode survey, tidaklah selalu
perlu meneliti semua individu dalam populasi, karena disamping memakan biaya yang besar juga membutuhkan waktu yang lama. Dengan meneliti sebagian dari populasi, penulis mengharapkan hasil yang diperoleh akan dapat menggambarkan sifat populasi yang bersangkutan. Populasi dalam penelitian ini adalah mahasiswa STIKOM CKI Buaran Jakarta Timur, teknik pengambilan sampel atau teknik sampling adalah suatu cara mengambil sampel yang representatif dari populasi dengan rumus dari Yamane, berikut :
31
Keterangan : n
= jumlah sampel
N
= jumlah populasi
e
= presisi (ditetapkan 5% dengan tingkat kepercayaan 95%)
Akan tetapi, penulis mengambil 30 responden mahasiswa STIKOM CKI Buaran Jakarta Timur didasarkan pada pendapat yang dikemukakan oleh Sevilla (1993:163) bahwa : “Untuk metode penelitian deskriptif dengan cara korelasional jumlah sampel 30 orang dapat mewakili populasi yang ada”. Dari hasil data yang terkumpul, penulis mencoba untuk mengolah dan menganalisi data tersebut dengan menggunakan analisis kualitatif dan analisis kuantitatif. Maksud dari kedua analisis tersebut adalah : 1. Analisis Kualitatif Yaitu analisis yang mengungkapkan suatu masalah tidak dalam bentuk angka melainkan dengan nilai yang didasarkan pada hasil pengolahan data dan penilaian penulis. 2. Analisis Kuantitatif Yaitu analisis yang menginterpretasikan data dalam bentuk angkaangka
dan
digunakan
sebagai
alat
dalam
statistik
sehingga
memudahkan dalam menaksirkan data mentah yang diperoleh. Dalam mengumpulkan dan mengolah data yang diperoleh dari kuesioner dengan cara memberikan bobot penilaian dari setiap pernyataan berdasarkan skala Likert. Menurut Sugiono (2012;93) Skala Likert merupakan metode pengukuran yang digunakan untuk mengukur, pendapat dan persepsi seseorang atau kelompok orang tentang fenomena sosial. Untuk keperluan analisis secara kuantitatif, maka jawaban yang diperoleh dari kuesioner akan diberikan bobot penilaian berdasarkan skala Likert baik itu yang positif atau negatif seperti yang terlihat pada tabel berikut :
32
Tabel 3.1 Skala Likert Pernyataan Sangat Puas Cukup Puas Puas Kurang Puas Tidak Puas
Bobot 5 4 3 2 1
Selain itu, penelitian ini juga menggunakan metode PIECES. Metode PIECES adalah metode analisis sebagai dasar untuk memperoleh pokok - pokok permasalahan yang lebih spesifik.
C.
Variabel Penelitian Dalam penelitian ini, penulis menetapkan variabelnya yang mewakili metode PIECES sebagai berikut : 1. Performance (Kinerja dari perpustakaan) 2. Informasi yang diberikan dari perpustakaan 3. Biaya apa saja yang harus dikeluarkan 4. Pengecekan terhadap jumlah buku 5. Efisiensi dalam pencarian buku 6. Layanan dari bagian perpustakaan
33
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Prosedur Sistem Berjalan
a. Prosedur Isi Data (Proses 1.0) Bagian perpustakaan menginput data mahasiswa yang hendak meminjam buku. b. Prosedur Penyerahan Buku (Proses 2.0) Setelah bagian perpustakaan menginput data mahasiswa, selanjutnya buku yang akan dipinjam diserahkan ke mahasiswa dengan ketentuan yang berlaku c. Prosedur Pengembalian Buku (Proses 3.0) Bagi
mahasiswa
yang
ingin
mengembalikan
buku,
menyerahkan buku ke bagian perpustakaan, selanjutnya bagian
perpustakaan
mengecek
apakah
pengembalian
tersebut sesuai dengan tanggal peminjaman. Jika sesuai maka form peminjaman di arsipkan, bila tidak sesuai maka dikenakan denda. d. Prosedur Bayar Denda (Proses 4.0) Apabila dalam masa pengembalian tidak sesuai dengan form
peminjaman
(lebih
dari
masanya)
maka
akan
dikenakan denda. Denda ini dibayarkan mahasiswa ke bagian perpustakaan. Data bayar denda ini kemudian diarsipkan.
34
2. Flowchart Dokumen Berjalan
Dalam prosedur peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika (STIKOM CKI) Buaran Jakarta Timur masih dikerjakan secara manual. Dengan pengelolaan masih secara manual tersebut berbagai kesulitan pun terjadi seperti pada pengelolaan
data
buku,
transaksi
peminjaman
dan
pengembalian buku, sehingga data dan informasi yang dibutuhkan tidak dapat dengan mudah dikelola dam diketahui. Prosedur pengelolaan buku, peminjaman dan pengembalian yang digambarkan pada flowchart dokumen seperti berikut :
35
SISTEM PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER CIPTA KARYA INFORMATIKA BUARAN JAKARTA TIMUR Mahasiswa
Bag. Perpustakaan
Mulai
c
KTM
KTM
Isi data diri dan data buku yang dipinjam
Cek ketersediaan buku
Jika ada dicatat di form peminjamannya
Data buku
Form Pemin aman
KTM
Data buku
Form Pemin aman
Data buku
Form Pemin aman
Data buku
Cek form peminjaman
Form Pemin aman
Jika tidak sesuai
Denda
Form Pemin aman ok
Denda
c Bayar denda
Data bayar
Selesai
Gambar 4.1 Flowchart Dokumen Berjalan
36
3. Unified Modeling Language
a. Use Case Diagram System
Data Buku <
>
Isi Data
Penyerahan Buku
Pengembalian Buku Mahasiswa
Bag. Perpustakaan <>
Denda
Bayar
Gambar 4.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan
-
Mahasiswa dan Bag. Perpustakaan sebagai aktor dari use case diagram yang saling berinteraksi.
-
Isi data, penyerahan buku, pengembalian buku dan bayar termasuk uses case atau sebuah kegiatan yang dilakukan oleh aktor
-
Data buku termasuk include pada use case diagram, ini menunjukkan ketika aktor (mahasiswa) mengisi data, maka data buku yang akan dipinjam juga termasuk didalamnya.
-
Denda termasuk extend pada use case diagram, dimana denda akan dikenakan bila pengembalian buku tidak sesuai dengan lama peminjaman yang ditetapkan.
37
b. Activity Diagram Mahasiswa
Bag. Perpustakaan
Mengisi data diri dan data buku Membawa KTM
yang dipinjam
Cek ketersediaan buku
Jika ada dicatat di form peminjaman
Form peminjaman dan buku
Form peminjaman dan buku diberikan ke mahasiswa
Form peminjaman dan buku dikembalikan
Cek tanggal peminjaman buku
Jika tidak sesuai
Form peminjaman ok
Denda
Bayar denda
Data bayar
Gambar 4.3 Activity Diagram Sistem Berjalan
38
c. Class Diagram Buku Kode Buku Judul Buku Tahun Terbit Pengarang Stok
Mahasiswa Nim Nama Jurusan Semester
1
*
Form Peminjaman 0 No Form * Nim Kode Buku Tanggal Peminjaman Tanggal Pengembalian
1
Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Berjalan
Keterangan : Satu mahasiswa bisa tidak meminjam buku, akan tetapi bisa juga meminjam buku Satu mahasiswa bisa meminjam satu buku, akan tetapi bisa juga meminjam lebih dari satu buku
39
d. Sequence Diagram
Mahasiswa
Peminjaman
Pengembalian
Form Peminjaman
Bag. Perpustakaan
Form Create () Add No. Form Nim Kode buku Tanggal Pinjam Tanggal Kembali
Gambar 4.5 Sequence Diagram Sistem Berjalan
Keterangan : Bagian Perpustakaan menulis data mahasiswa didalam form peminjaman yang berisikan data tanggal peminjaman, judul buku dan tanggal pengembalian buku.
40
A. DATA HASIL PENELITIAN Data
mahasiswa
dan
dosen
yang
meminjam
buku
pada
perpustakaan STIKOM CKI dalam kurun tahun 2010-2013, sebagai berikut : Tabel 4.1 Daftar Peminjam Buku Perpustakaan STIKOM CKI Tahun 2010 2011 2012 2013
Total 25 0 0 45
Tabel 4.2 Daftar Pengembalian Buku Perpustakaan STIKOM CKI Tahun 2010 2011
Total 25 0
2012 2013
0 45
Tabel 4.3 Stok Buku Perpustakaan STIKOM CKI Tahun 2010 2011 2012 2013
Total 385 387 390 398
Dengan menggunakan data primer yang diambil dari kuesioner, diperoleh data pribadi responden yang meliputi: jenis kelamin dan jurusan. Setelah melihat hasil pengumpulan kuesioner sebanyak 30, maka dapat diketahui gambaran mahasiswa STIKOM CKI sebagai berikut :
41
1)
Tabel Semester Tabel 4.4 Semester Semester I
Frekuensi 20
% 66.66
III V VII Total
2 3 5 30
6.66 10 16.66 100
Sumber : Data primer yang telah diolah
Dari data tabel diatas, kuesioner diberikan secara acak ke mahasiswa semester I sebanyak 20 orang atau 66.66% , semester III sebanyak 2 orang atau 6.66% , semester V sebanyak 3 orang atau 10% dan semester VII sebanyak 5 orang atau 16.66%
2)
Tabel Jurusan Tabel 4.5
Jurusan Teknik Informatika Sistem Informasi Total
Jurusan Frekuensi 25 5 30
% 83.33 16.67 100
Sumber : Data primer yang telah diolah
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa jurusan teknik informatika lebih dominan dengan jumlah 25 orang atau sebesar 83.33%, sedangkan jurusan sistem informasi dengan jumlah 5 orang atau sebesar 16.67%.
42
3)
Tabel Kelas Tabel 4.6 Kelas Kelas Pagi
Frekuensi 25
% 83.33
Malam Sabtu Minggu Total
5 0 0 30
16.67 0 0 100
Sumber : Data primer yang telah diolah
Dari tabel diatas, sebagian besar responden yang diambil adalah kelas pagi sebesar 25 orang atau 83.33% dan kelas malam 5 orang atau 16.67%.
43
B. HASIL PENGOLAHAN DATA 1.
Kuesioner
Setelah data kuesioner diolah, dapat dijelaskan variabel yang digunakan dalam mewakili metode PIECES berbentuk tabel sebagai berikut : Tabel 4.7 Kesioner
Skor No
Indikator
1. 1.1
Analisa Performance (Kinerja) Bag. Perpustakaan selalu berada di tempat Bag. Perpustakaan berpakaian rapi Mencatat ketika meminjam buku Analisa Information (Informasi) Penjelasan yang diberikan bag. Perpustakaan Bag. Perpustakaan memberikan
1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 4.3 5. 5.1 5.2 5.3 6. 6.1 6.2 6.3
petunjuk penempatan buku Bag. Perpustakaan mengetahui susunan buku Analisa Economy (Ekonomi) Pembuatan laporan dengan buku besar Denda yang dikenakan Biaya pembelian buku pencatat Analisa Control (Kontrol) Kebersihan ruangan Kondisi Buku Perarutan perpustakaan Analisa Eficiency (Efisiensi) Penempatan Buku Pencarian Buku Laporan tepat sasaran Analisa Services (Layanan) Pinjam dan Kembali setiap saat Bag. Perpustakaan melayani dengan sopan Kondisi Ruangan Rata - rata
Jml
Rata -rata
Ket
1
83
2.76
P
9
0
89
2.96
P
6
13
8
65
2.16
KP
1
10
15
3
72
2.40
KP
0
4
9
12
5
72
2.40
KP
2
2
8
9
9
69
2.30
KP
1
2
10
15
2
71
2.36
KP
3 2
5 2
10 7
2 10
10 9
79 68
2.63 2.26
P KP
0 1 0
1 1 0
7 12 10
13 5 8
9 11 12
60 66 58
2.00 2.20 1.93
KP KP KP
0 0
0 0
7 5
13 15
10 10
57 55
1.90 1.83
KP KP
0
1
10
10
9
63
2.10
KP
2 1
1 1
7 12
9 8
11 8
74 69
2.46 2.30
KP KP
0
0
10
8
12
58
1.93
KP
40.93
2.27
KP
SP
CP
1
1
2
P
KP
TP
19
8
4
15
1
2
1
44
Ket : SP : Sangat Puas CP : Cukup Puas P : Puas KP : Kurang Puas TP : Tidak Puas 1.00 – 1.79 : Tidak Puas 1.80 – 2.59 : Kurang Puas 2.60 – 3.39 : Puas 3.40 – 4.19 : Cukup Puas 4.20 – 5.00 : Sangat Puas Berdasarkan tabel diatas, kepuasan mahasiswa dari rata – rata keseluruhan menyatakan kurang puas sebesar 2.27 (KP) pada intercal 1.80 – 2.59 H₀=
rxy
< 0
: Kualitas perpustakaan tidak memiliki pengaruh
positif pada kepuasan mahasiswa H= ₁
rxy
>0
: Kualitas perpustakaan memliki pengaruh positif
pada kepuasan mahasiswa rxy
=
(n * xy) – (x)²(y)² √[(n*x²)(x)² ][(n*y²)(y)²]
=
(30*3386) – (83*1214) √[(30*245)(83)² ][(30*49908)(1214)²]
=
=
=
(101580) – (100762) √[(461)][(23444)]
818 √10807684
818 3288
=
0,248
Berdasarkan hasil perhitungan dapat dilihat adanya pengaruh positif terhadap kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan STIKOM CKI sebesar 0.248
45
2.
Metode Pieces
Dalam menganalisa sebuah sistem, biasanya dilakukan terhadap beberapa aspek seperti kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Analisa ini disebut dengan PIECES Analisys. 1) Analisa Kerja (Performance) Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan STIKOM CKI dirasakan kurang efisien dan efektif jika dilihat dari hasil respon mahasiswa. Misalkan dalam pencarian buku, ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat manual. Solusi untuk membantu dalam pencarian buku, bisa dengan komputerisasi dan penataan buku yang sesuai dengan kategorinya. 2) Analisa Informasi (Information) Pada sistem informasi yang ada di perpustakaan STIKOM
CKI
masih
kurang
akurat
dan
tepat.
Dikarenakan pembuatan laporan masih manual, sehingga dapat terjadi beberapa kelemahan. Solusi
untuk
pembuatan
laporan
bisa
dengan
menggunakan aplikasi komputerisasi misalkan dengan program vb.net dengan database mysql 2008 sehingga dapat
mempermudah
bagian
yang
menangani
perpsutakaan. 3) Analisa Ekonomi (Economy) Dalam
pembuatan
laporan
pada
perpustakaan
STIKOM CKI masih manual, artinya masih membutuhkan
46
sebuah buku besar untuk mencatat buku apa saja yang dipinjam oleh mahasiswa. Dalam hal ini, setidaknya ada biaya yang harus dikeluarkan, walaupun sedikit. Untuk
mengurangi
pengeluaran
biaya
tersebut,
pembuatan laporan bisa dengan komputerisasi. 4) Analisa Kontrol (Control) Dengan masih manualnya pembuatan laporan pada perpustakaan STIKOM CKI, kemungkinan masih terjadi kesalahan kecil dan besar yang dapat terjadi, untuk itu diperlukan
pengawasan
untuk
mengurangi
tingkat
kesalahan dalam pembuatan laporan. 5) Analisa Efisien (Efficiency) Selama ini penataan buku, pembuatan laporan masih kurang. Penempatan buku masih berantakan, tidak sesuai dengan kategorinya. Jadi ini memakan waktu dan sangat tidak efisien. Solusi untuk mempermudah dalam pencarian buku bisa dengan komputerisasi dengan mengecek ketersediaan buku dan memberikan nomor pada setiap buku sesuai kategorinya. 6) Analisa Layanan (Service) Bagian
pelayanan
yang
ada
sekarang
cukup
memuaskan dari hasil respon beberapa mahasiswa. Untuk meningkatkan pelayanan, maka dibutuhkan sumber daya manusia yang memadai.
47
BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Setelah melakukan suatu analisa terhadap sistem perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika Buaran Jakarta Timur ini maka penulis dapat mengambil kesimpulan terhadap sistem yang bisa dikembangkan sebagai berikut : 1. Kinerja perpustakaan STIKOM CKI dirasakan masih kurang efektif dan efisien. 2. Masih kurang akurat dan tepat dalam pembuatan laporan dan masih membutuhkan buku besar dalam pencatatan laporan. 3. Kemungkinan masih terjadi kesalahan - kesalahan kecil dan besar yang dapat terjadi. 4. Dalam
pencarian
buku
yang
ingin
dipinjam
masih
membutuhkan waktu yang cukup lama, karena penempatannya masih belum rapi. 5. Pelayanan yang dirasakan oleh mahasiswa cukup baik.
B. SARAN Penulis
memberikan
saran
-
saran
guna
mengoptimalkan
peningkatan kinerja pada perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika : 1. Untuk meningkatkan pelayanan pada perpustakaan, perlu ditambahkan sumber daya manusia yang bisa meningkatkan mutu pelayanan dan bisa mengikuti perkembangan yang ada saat ini. 2. Dengan
sistem
komputerisasi
dapat
membantu
pembuatan laporan peminjaman dan pengembalian buku.
dalam
48
3. Dalam mengurangi atau meminimalisir terjadinya kesalahan, bisa menggunakan aplikasi perpustakaan dengan vb.net dan database nya mysql. 4. Diperlukan pengurutan buku yang sesuai dengan kategori masing – masing guna memudahkan mahasiswa yang hendak meminjam buku. 5. Tingkat pelayanan diharapkan ditingkatkan kembali, agar mahasiswa nyaman dan merasa puas yang hendak ingin meminjam buku atau hanya sekedar membaca buku.
